INSTITUT AGAMA ISLAM IAI BUNGA BANGSA CIREBONspmi.bungabangsacirebon.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/SOP-BBC.pdf · F. Prosedur 1. Kurikulkum dievaluasi 1 tahun sekali berdasarkan

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BAGIAN I

TATA KELOLA BIDANG AKADEMIK

INSTITUT AGAMA ISLAM IAI BUNGA BANGSA CIREBON

2016

PROSEDUR EVALUASI KURIKULUM

Kode Ak-EK

Bidang Akademik Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membelakukan tata cara pelaksanaan evaluasi kurikulum di lingkungan IAI Bunga Bangsa Cirebon.

B. Lingkungan Penerapan

Prosedur ini dilakukan di fakultas dan Program Studi/program studi 1(satu) tahun sekali.

C. Definisi 1. Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi dan

pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Evaluasi kurikulum merupakan evaluasi terhadap relevansi kurikulum terhadap kebutuhan pengguna lulusan dan perkembangan sains dan teknologi.

D. Pihak yang terlibat 1. Semua dosen pada Program Studi yang bersangkutan. 2. Komisi Kurikulum pada Program Studi yang bersangkutan. 3. Ketua Program Studi.

E. Kriteria dan standar 1. Kurikulum dievaluasi 1 tahun sekali, pada tahun ke empat menjadi bahan untuk

pengembangan kurikulum baru. 2. Dilakukan oleh komisi kurikulum pada program studi yang bersangkutan. 3. Evaluasi berdasarkan masukan dari segenap pemangku kepentingan melalui analisis

internal dan eksternal. 4. Dokumentasi kurikulum harus mudah diakses oleh segenap pemangku kepentingan.

F. Prosedur 1. Kurikulkum dievaluasi 1 tahun sekali berdasarkan perkembangan sains dan teknologi

serta masukan dari dosen pengajar. 2. Berdasarkan hasil evaluasi, komisi kurikulum membuat laporan tertulis berisi

beberapa rekomendasi untuk dijadikan referensi bagi pelaksanaan kurikulkum yang sedang berjalan serta rekomendasi untuk pengembangan kurikulum yang akan datang.

3. Komisi kurikulum membuat laporan tertulis kepada Ketua program studi. 4. Ketua program studi melaporkan hasil evaluasi kepada Ketua Prodi.

G. Rekaman

1. Dokumentasi kurikulum berjalan. 2. Dokumentasi hasil evaluasi kurikulum.

PROSEDUR SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Kode Ak-SPMB


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara pelaksanaan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


SPMB dilakukan pada awal tahun ajaran sesuai dengan kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) adalah seleksi yang bertujuan untuk

menjaring calon mahasiswa baru berdasarkan kompetensi calon mahasiswa. 2. Calon Peserta Seleksi adalah calon peserta yang berminat untuk mengikuti ujian

saringan masuk mahasiswa baru Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC)

D. Pihak Yang Terlibat

1. Panitia SPMB yang diangkat berdasarkan SK Rektor. 2. Pimpinan IAI (Ketua dan para Ketua Prodi) 3. Calon Mahasiswa Baru

E. Kriteria dan Standar 1. Calon Mahasiswa Baru lulus Sekolah Menengah Atas (SMA), Sekolah Menengah

Kejuruan (SMK), Madrasah Aliyah (MA) atau setara SLTA. 2. Pelaksana seleksi yaitu Panitia SPMB yang diangkat oleh SK Rektor. 3. Kriteria lulus mengacu pada SK Rektor.

F. Prosedur 1. Pendaftaran Calon Peserta Seleksi

a. Calon peserta seleksi membayar biaya pendaftaran ujian saingan masuk dan mendapatkan kwitansi pembayaran dan blangko formulir pendaftaran.

b. Sekretariat SPMB menerima isian formulir dari calon peserta seleksi. c. Sekretariat SPMB melakukan perekaman data induk calon peserta seleksi ke

dalam bentuk digital.

2. Pelaksanaan Ujian Saringan Masuk Mahasiswa Baru a. Sekretariat SPMB mengalokasikan ruang untuk pelaksanaan ujian saringan

masuk. b. Panitia penyusunan soal SPMB membuat soal ujian dan kunci jawaban. c. Panitia Pengawasan Ujian SPMB melaksanakan ujian saringan masuk pada

waktu dan lokasi yang telah ditentukan.

d. Peserta seleksi mengikuti ujian saringan pada waktu dan lokasi yang telah ditentukan.

e. Panitia Pengawasan Ujian SPMB mengumpulkan berkas ujian saringan masuk untuk disampaikan kepada Panitia Evaluasi SPMB.

3. Evaluasi Pengumuman hasil Ujian a. Panitia Evaluasi SPMB melaksanakan pemeriksaan dan verifikasi berkas

hasil ujian saringan masuk berdasarkan data induk peserta ujian, lembar jawaban dan kunci jawaban.

b. Panitia Evaluasi SPMB membuat rekapitulasi dan pelaporan sebagai bahan proses penentuan kelulusan.

c. Ketua bersama Ketua Prodi melaksanakan proses penentuan kelulusan untuk menentukan peserta seleksi yang dinyatakan dapat diterima sebagai mahasiswa.

d. Peserta seleksi yang dinyatakan diterima diumumkan pada papan pengumuman, media masa dan internet.

G. Rekaman 1. Data induk peserta seleksi. 2. Alokasi ruang untuk ujian saringan masuk. 3. Daftar soal dan kunci jawaban ujian saringan masuk. 4. Data transaksi hasil test setiap peserta seleksi. 5. Rekapitulasi hasil ujian saringan masuk. 6. Daftar peserta seleksi yang diterima.

PROSEDUR EVALUASI STUDI MAHASISWA LAMA

Kode Ak-ESML

Bidang Akademik Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016 A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara pelaksanaan Evaluasi Akhir Masa Studi (AMS) mahasiswa lama di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Prosedur ini diterapkan pada akhir tahun ajaran sesuai dengan kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi

Akhir Masa Studi (AMS) adalah evaluasi batas waktu studi mahasiswa berdasarkan raihan Satuan Kredit Semester (SKS), Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) dan lama masa studi yang telah ditempuh.

D. Pihak Yang Terlibat 1. Pimpinan IAI. 2. Ketua Program Studi

E. Kriteria dan Standar

1. Evaluasi dilakukan dengan semangat untuk mencegah Drop Out (DO) melalui monitoring dan peringatan dini.

2. Ketentuan evaluasi mengacu pada SK Rektor (dibuatkan Sknya). 3. Ketentuan tentang cuti akademik mengacu pada SK Rektor (dibuatkan Sknya). 4. Mahasiswa yang sudh melampaui batas waktu studi tidak boleh melakukan

registrasi.

F. Prosedur 1. Fakultas menerbitkan daftar mahasiswa yang masuk dalam kriteria menerima

peringatan AMS (Akhir Masa Studi). 2. Ketua Prodi menandatangani surat peringatan AMS bagi setiap mahasiswa yang

akan menerima peringatan AMS. 3. Ketua Program Studi melakukan penanganan khusus bagi mahasiswa yang

terkena AMS tahap l dan tahap ll sesuai dengan SK Rektor dan melaporkannya kepada Ketua Prodi.

4. Mahasiswa yang sudah melampaui batas waktu studi tidak boleh melakukan registrasi.

G. Rekaman

1. KHS (Kartu Hasil Studi) dikeluarkan setiap per semester. 2. Daftar mahasiswa yang menereima peringatan AMS. 3. Surat peringatan AMS.

PROSEDUR PLACEMENT TEST MAHASISWA PINDAHAN

Kode Ak-PTMP


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara pelaksanaan placement test mahasiswa pindahan.

B. Lingkungan Penerapan Placement test dilakukan pada awal semester ganjil dan semester ganap sebelum registrasi.

C. Definisi Placement test adalah kegiatan untuk menyeleksi calon mahasiswa pondahan untuk menentukan lama waktu studi dan jumlah sks minimal yang harus diselesaikan.

D. Pihak yang Terlibat 1. Ketua Program Studi 2. Ketua Prodi


1. Persyaratan yang harus dipenuhi : a. Akademik : mahasiswa pindahan berasal dari Program Studi yang sama b. Administratif : transkip dan surat pengantar pindah (kecuali bagi mahasiswa

yang sudah menyelesaikan D3). 2. Biaya Studi mengikuti SK Rektor. 3. Sisa beban studi yang harus diikuti sesuai dengan hasil ekivalensi.

F. Prosedur 1. Calon mahasiswa menyerahkan persyaratan administratif pada Program Studi. 2. Ketua Program Studi melakukan ekivalensi sesuai dengan ketentuan ekivalensi

yang ditetapkan oleh masing masing Program Studi. 3. Ketua Program Studi melaporkan hasil placement test kepada Ketua Prodi.

F. Rekaman

1. Data persyaratan administratif 2. Rujukan ekivalensi 3. Hasil ekivalensi

PROSEDUR REGISTRASI

Kode Ak-REG


A. Tujuan Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara proses registrasi

mahasiswa baru dan lama.

B. Lingkup Penerapan Prosedur ini dilakukan di awal semester ganjil dan semester genap sesuai dengan kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Registrasi adalah proses administrasi yang diperlukan agar seorang mahasiswa secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) pada semester yang akan berjalan.

D. Pihak yang Terlibat 1. Bagian administrasi 2. Bagian keuangan 3. Mahasiswa

E. Kriteria dan Standar 1. Registrasi dilakukan oleh mahasiswa baru yang llos sekleksi, mahasiswa pindahan

yang lolos placement test dan mahasiswa lama yang lolos evaluasi studi menurut Karu Hasil Studi (KHS) mahasiswa yang bersangkutan.

2. Kewajiban mahasiswa adalah melunasi Dana Pengembangan Pendidikan (DPP). 3. Mahasiswa yang registrasi berhak mendapatkan pelayanan akademik sesuai dengan

haknya sebagai mahasiswa. 4. Waktu pembayaran DPP sesuai dengan kalender akademik. 5. Penanganan bagi yang terlambat registrasi sesuai denagn SK Rektor. 6. Mekanisme pembayaran cicilan sesuai dengan SK Rektor.

F. Prosedur

1. Mahasiswa membayar DPP kepada mahasiswa Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) melalui rekening yang telah ditentukan. Jika mahasiswa tidak dapat melunasi DPP sesuai dengan ketentuan dan pada jadwal yang telah ditetapkan maka mahasiswa mengikuti aturan pembayaran minimum dan cara pelunasannya sesuai dengan SK Rektor.

2. Bagian registrasi meregistrasi data mahasiswa yang telah membayar DPP sebagai mahasisaw aktif pada semester yang akn berjalan.

G. Rekaman 1. Kalender Akademik 2. Basis data mahasiswa 3. Laporan Kemajuan Studi

4. Basis data pembayaran DPP 5. Kwitansi pembayaran DPP

PROSEDUR P E R W A L I A N

Kode Ak-W


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara perwalian untuk menetapkan rencana studi mahasiswa di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Perwalian dilakukan pada awal semester sesuai dengan kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Perwalian merupakan bentuk konsultasi akademik untuk memberi kesempatan

kepada mahasiswa lama dan baru untuk menetapkan daf tar mata kuliah dan kelas yang akan diikuti pada semester yang akan datang di bawah bimbingan pembimbing akademik yang telah ditetapkan bagi yang bersangkutan.

2. Indeks Prestasi (IP) adalah bobot kualitas nilai dibagi dengan jumlah Satuan Kredit Semester (SKS) mata kuliah yang diambil.

3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) adalah IP Kumulatif dari semua semester yang telah diikuti.

4. Kartu Hasil Studi (KHS) berfungsi sebagai rapor yang berisi data kemajuan studi mahasiswa sejak semester pertama sampai semester yang lalu.

D. Pihak yang Terlibat

1. Mahasisawa, yaitu serluruh mahasiswa Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) yang sudah terdaftar (sudah registrasi), tidak sedang dalam cuti akademik, termasuk mahasiswa yang sedang melakukan kerja praktek, tugas akhir dan yang sedang menunggu sidang.

2. Pembimbing akdemik (PA) 3. Ketua Program Studi (Kaprodi) 4. Bagian registrasi 5. Bagian keuangan

E. Ketentuan dan Standar

1. Perwalian dilakukan sendiri oleh mahasiswa yang bersangkutan jika berhalangan dapat dikuasakan dengan membuat surat kuasa di atas materai yang cukup.

2. Persyaratan mata kuliah yang diambil : a. Terdapat pada daftar mata kuliah yang diselenggarakan pada semester tersebut. b. Sebarannya tidak melebihi 3(tiga) semester yang berada dalam rangka

menghindari bentrok. c. Mendahulukan mengambil mata kuliah pada semester terendah yang belum lulus.

d. Telah mengambil mata kuliah yang menjadi persyaratan dari mata kuliah yang diambil.

e. Jadwal mata kuliah-kelas yang diambil tidak ada yang bentrok. 3. Cara pemetapan indeks prestasi :

∑ bobot kualitas nilai Indeks Prestasi = ∑ bobot SKS mata kuliah

Indeks Nilai Bobot Keterangan A 4 Sangat Baik B 3 Baik C 2 Cukup D 1 Kurang E 0 Gagal

1. Jumlah SKS maksimal :

a. Mahasiswa lama berdasarkan Indeks Prestasi Sementara (IPS) pada semester yang sama (genap/ganjil) pada tahun ajaran yang lalu, mengacu pada SK Rektor.

b. Mahasiswa baru mengambil paket sesuai dengan jumlah SKS pada semester satu dan semester dua.

c. Mahasiswa pindahan berdasarkan IPK pindah. F. Prosedur

1. Perwalian Mahasiswa Lama 1) Setiap Pembimbing Akademik (PA) mengumumkan jadwal perwalian masing-

masing. 2) Mahasiswa mengambil formulir rencana studi dengan menunjukkan persyaratan

yang diperlukan. 3) Jika data pembayaran Dana Pengembangan Pendidikan (DPP) mahasiswa

belum masuk, mahasiswa terlebih dahulu mengurusnya ke Bagian Keuangan berdasarkan bukti kwitansi pembayaran DPP asli yang dibawa.

4) Mengacu pada KHS dan IPS masing-masing, mahasiswa mengisi data rencana studi dan melakukan konsultasi akadewmik dengan PA.

5) Berdasarkan KHS dan IPS mahasiswa, PA memeriksa apakah data rencana studi yang diisi telah memenuhi ketentuan serta menandatangani persetujuan jika ketentuan sudah dipenuhi.

6) Mahasiswa mengembalikan form rencana studi yang sudah disetujui pembimbing akademik pada jadwal yang sudah ditentukan dan memperoleh cetakan kartu rencana studi yang telah disahkan.

2. Perwalian Mahasiswa Baru

Bagi mahasiswa baru rencana studi ditetapkan secara otomatis tanpa persetujuan PA. Namun demikian, untuk memberi motivasi kepada mahasiswa baru proses perwalian tetap dilakukan pada awal semester di bawah pimpinan Ketua Program Studi/Program. Studi di suatu ruangan yang dihadiri oleh seluruh mahasiswa baru an seluruh PA mahasiswa baru. Dalam kesempatan ini, kepada setiap mahasiswa baru diberikan penjelasan mengenai berbagai ketentuan dalam mengikuti kegiatan akademik serta kiat-kiat untuk menghindari dan mengatasi berbagai permasalahan dalam menyelesaikan studi di Programn Studi yang bersangkutan.

3. Perwalian Mahasiswa Pindahan a. Dalam KHS mahasiswa pindahan berasal dari data hasil konveksi waktu

placement. b. Proses perwalian mahasiswa pindahan mengikuti proses perwalian mahasiswa

lama.

G. Rekaman

1. Kartu Hasil Studi (KHS) 2. Form rencana studi semester sekarang 3. Kwitansi DPP semester sekarang.

PROSEDUR JADWAL KULIAH

Kode Ak-PTMP


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatus dan membakukan tata cara pengaturan penjadwalan kuliah di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan

Penjadwalan dilakukan pada awal semester sebelum masa perwalian. C. Definisi

1. Penjadwalan kuliah merupakan kegiatan pembuatan keputusan untuk memaksimalkan pengalokasian sumber daya manusia, ruang dan waktu.

2. Jadwal adalah alokasi ruang kuliah dan waktu di fakultas yang bersangkutan (ruang-waktu) terhadap mata kuliah dan kelas (mata kuliah-kelas).

3. Sesi adalah satuan terkecil alokasi jadwal 4. Jadwal bentrok adalah kondisi dimana ada dua atau lebih sesi perkuliahan yang

dialokasikan pada dosen pengajar yang sama dan/diikuti oleh peserta yang sama. 5. Perubahan jadwal secara permanen adalah perubahan jadwal yang diberlakukan

hingga akhir semester ubtuk alasan yang dapat diterima. 6. Perubahan jadwal sementara adalah perubahan jadwal yang direncanakan yang

bersifat sementara dengan alasan yang dapat diterima. 7. Kuliah pengganti adalah penyelenggaraan perkuliahan diluar jadwal yang telah

ditentukan untuk mengganti pertemuan kuliah yang belum jadi diselenggarakan. 8. Daftar Kebutuhan Ruang Kuliah (DKRK) adalah daftar kebutuhan ruang kuliah yang

diajukan Program Studi yang disusun sesuai dengan daftar mata kuliah pada semester yang akan diselenggarakan serta estimasi jumlah kelas untuk setiap mata kuliah tersebut.

9. Alokasi ruang adalah data alokasi ruang-waktu terhadap mata kuliah-kelas untuk satu fakultas, dibuat oleh KSBAP berdasarkan DKRK dari setiap Program Studi.

10. Jadwal kuliah adalah data alokasi ruang yang sudah dilengkapi dengan data dosen pengajar untuk setiap mata kuliah-kelas untuk sebuah Program Studi.

11. Daftar Penugasan Dosen (DPD) adalah daftar penugasan dosen pada mata kuliah yang diajar sesuai dengan jadwal yang telah dialokasikan untuk sebuah Program Studi.

12. Surat Penugasan Dosen adalah surat penugasan dari Ketua Prodi bagi dosen untuk mengajar sejumlah mata kuliah-kelas pada jadwal yabg telah ditentukan selama satu semester.

D. Pihak yang Terlibat

1. Kepala Sub Bagian Akademik (KSBAP)

2. Program Studi 3. Ketua Prodi 4. Pembantu Rektor bidang Adm. Akademik 5. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan


1. Satu sesi perkuliahan lamanya adalah 60 menit. 2. Data sesi per hari

Hari Sesi

Senin s/d Kamis, dan 8.00, 9.00, 10.00, 11.00, 12.00, 14.00,

Sabtu 15.00, 15.00, 17.00, 19.00, 20.00

Jumat 8.00, 9.00, 10.00, 11.00, 14.00, 15.00,

16.00, 17.00, 19.00, 20.00

3. Mata kuliah dijadwalkan pada jam perkuliahan yang telah ditetapkan dan tidak boleh ada jadwal yang bentrok.

4. jumlah pertemuan 16 kali termasuk Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS).

5. 1 (satu) Satuan Kredit Semester (SKS) = 50 menit 6. Ketentuan penyelenggaraan perkuliahan :

a. 2 SKS : satu kali kuliah (tatap muka) selama 100 menit. b. 3 SKS : satu kali tatap muka masing-masing 150 menit atau dua kali tatap muka

per minggu, dengan tatap muka pertama 100 menit dan tatp muka kedua 50 menit dalam waktu yang berlainan.

c. 4 SKS : dua kali tatp muka, masing-masing 100 menit 7. Mata kuliah paralel diselenggarakan pada sesi yang sama. 8. Tidak menjadwalkan pada waktu yang sama untuk dua mata kuliah-kelas dari dua

semesteran yang berurutan. 9. Keterpakaian sumber daya ruang-waktu (sesi) maksimal 85% untuk mengakomodir

perubahan jadwal sementara. 10. Kuliah pengganti tidak boleh dipadatkan hanya dalam 1-2 minggu terakhir, sebelum

UTS dan UAS. 11. Jumlah sesi jadwal pengganti sesuai dengan jumlah SKS yang perlu diganti.

F. Prosedur 1. Pendataan Kebutuhan dan Alokasi Ruang

a. Program Studi menyusun Daftar Kebutuhan Ruang Kuliah (DKRK) Program Studi berdasarkan mata kuliah dan estimasi jumlah kelas (dari data satu tahun lalu) untuk setiap mata kuliah yang akan diselenggarakan dan menyerahkannya pada KSBAP.

b. KSBAP menghitung kebutuhan ruang kelas dan sesi yang diperlukan dari yang diusulkan ditambah dengan kebutuhan terhadap ruang kosong untuk jadwal pengganti.

c. KSBAP membuat Alokasi Ruang untuk fakultas. 2. Penjadwalan

a. Setelah masa perwalian, Program Studi menyusun DAFTAR Penugasan Dosen (DPD) sesuai engan jadwal dalam alokasi ruang.

b. KSBAP membuat jadwal kuliah per Program Studi. c. Program Studi memeriksa dan menyetujui jadwal kuliah. d. KSBAP membuat surat penugasan dosen.

3. Perubahan jadwal permanen a. Dosen mata kuliah-kelas yang bersangkutan mengajukan permohonan

perubahan jadwal permanen secara tertulis kepada KSBAP dan tembusannya kepada Program Studi.

b. KSBAP mencarikan data ruang sesi yang sesuai, masih kosong dan tidak menyebabkan jadwal bentrok berdasarkan data alokasi ruang.

c. KSBAP mencatat data perubahan pada data alokasi ruang dan jadwal kuliah. d. KSBAP membuat surat perubahan jadwal permanen yang telah disetujui dan

menyampaikan kepada dosen mata kuliah-kelas yang bersangkutan dan terbusannya kepada Program Studi.

e. KSBAP mengumumkan perubahan jadwal kuliah tersebut kepada mahasiswa. 4. Perubahan Jadwal Sementara

a. Dosen mata kuliah-kelas yang bersangkutan mengajukan permohonan perubahan jadwal sementara secata tertulis kepada KSBAP dan tembusannya kepada Program Studi.

b. KSBAP mencarikan data ruang sesi yang sesuai, masih kosong dan tidak menyebabkan jadwal bentrok.

c. KSBAP mencatat data perubahan jadwal sementara pada data alokasi ruang. d. KSBAP membuat surat perubahan jadwal sementara yang telah disetujui dan

menyampaikan kepada dosen mata kuliah-kelas yang bersangkutan dan terbusannya kepada Program Studi.

e. KSBAP mengumumkan perubahan jadwal kuliah sementara tersebut kepada mahasiswa.

5. Kuliah Pengganti a. Dosen mata kuliah-kelas yang bersangkutan mengajukan permohonan

perubahan jadwal pengganti secara tertulis kepada KSBAP dan tembusannya kepada Program Studi.

b. KSBAP mencarikan data ruang sesi yang sesuai, masih kosong dan tidak menyebabkan jadwal bentrok.

c. KSBAP mencatat data kuliah pengganti pada data alokasi ruang. d. KSBAP membuat surat jadwal kuliah pengganti yang telah disetujui dan

menyampaikan kepada dosen mata kuliah-kelas yang bersangkutan dan tembusannya kepada Program Studi.

e. KSBAP mengumumkan perubahan jadwal kuliah pengganti tersebut kepada mahasiswa.

G. Rekaman

1. Daftar Kebutuhan Ruang Kuliah. 2. Alikasi Ruang untuk fakultas dan setiap Program Studi. 3. Jadwal Kuliah. 4. Daftar Penugasan Dosen. 5. Surat Penugasan Dosen.

A. Tujuan Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara pengaturan pembebanan dosen di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Pembebanan dosen dilakukan pada awal semester setelah masa. C. Definisi

1. Pembebanan dosen adalah penugasan dosen untuk mengajar sejumlah mata kuliah-kelas pada jadwal yang telah ditentukan selama satu semester.

2. Jadwal kuliah adalah alokasi ruang beserta data pengajar untuk setiap mata kuliah-kelas untuk sebuah Program Studi.

3. Daftar Penugasan Dosen (DPD) adalah daftar penugasan dosen pada mata kuliah sesuai dengan jadwal yang telah dialokasikan.


1. Ketua Prodi 2. Ketua Program Studi 3. Dosen Pengajar

E. Kriteria dan Standar 1. Dosen mengajar mata kuliah yang sesuai dengan kualitas dan bidang keahliannya. 2. Mata kuliah yang pesertanya melebihi kapasitas kelas, dibuat kelas paralel. 3. Ketentuan beban mengajar dosen mengacu pada SK Rektor 4. Ketentuan beban dosen selain mengajar (Tridharma perguruan tinggi) mengacu pada

SK Rektor.

F. Prosedur 1. Pembagian penugasan dosen pada mata kuliah yang diajar dilakukan melalui rapat Program Studi, paling lambat 2 (dua) minggu sebelum perkuliahan di mulai. 2. Ketua Prodi atas usulan Kaprodi menugaskan setiap dosen pada mata kuliah yang diajar dengan menerbitkan surat tugas mengajar. 3. Bila dosen yang yang bersangkutan tidak bisa mengajar, maka penggantian dosen/pendelegasian mengajar pada orang lain diatur sebagai berikut : a. Pergantian Permanen : melalui surat tugas baru. b. Penggantian sementara : melalui persetujuan Kaprodi secara tertulis.

G. Rekaman

PROSEDUR PEMBEBANAN DOSEN

Kode Ak-BD


1. Data jumlah peserta setiap mata kuliah 2. Jadwal Kuliah 3. Daftar Penugasan Dosen 4. Surat tugas mengajar

PROSEDUR PERUBAHAN RENCANA STUDI (PRS)

Kode Ak-PRS


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara perubahan rencana studi mahasiswa di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Masa perubahan rencana studi ditetapkan dua minggu setelah masa perkuliahan berjalan sesuai dengan kalender akademik.

C. Definisi Perubahan Rencana Studi adalah periode untuk melakukan perubahan rencana studi (menambah, mengurangi atau mengganti mata kuliah yang telah dambil) selama memenuhi ketentuan.

D. Personel yang Terlibat 1. Mahasiswa 2. Pembimbing Akademik 3. Bagian Registrasi

E. Ketentuan dan Standar 1. Perubahan rencana studi dapat dilakukan jika mahasiswa yang bersangkutan telah

melakukan perwalian (penetapan rencana studi) pada semester tersebut. 2. Perubahan rencana studi dapat dilakukan untuk :

a. Menambah jumlah mata kuliah yang diambil b. Mengurangi jumlah mata kuliah yang diambil c. Mengganti mata kuliah yang telah diambil.

3. Persyaratan mata kuliah yang diambil : a. Terdaftar pada daftar mata kuliah yang diselenggarakan pada semester tersebut. b. Sebarannya tidak melebihi tiga semester yang berbeda dalam rangka

menghindari bentrok. c. Mendahulukan mengambil mata kuliah pada semester yang terendah yang belum

lulus. d. Telah mengambil mata kuliah yang menjadi pra syarat dari mata kuliah yang

diambil. 4. Jumlah sks yang diambil tidak melebihi jumlah sks maksimal yang diperbolehkan.

Pada kasus dimana jumlah sks yang diambil adalah ganjil maka jumlah sks boleh dilebihkan 1sks. Jumlah sks minimal : a. Mahasiswa lama berdasarkan Indeks Prestasi Semester (IPS) pada semester

yang sama (genap/ganjil)pada tahun ajaran yang lalu, mengacu pada SK Rektor. b. Mahasiswa pindahan berdasarkan IPK pindah.

5. Cara penetapan indeks preestasi :

∑ bobot kualitas nilai Indeks Prestasi = ∑ bobot SKS mata kuliah

Bobot Keterangan A 4 Sangat Baik B 3 Baik C 2 Cukup D 1 Kurang E 0 Gagal

F. Prosedur Jika Menggunakan Scanner/Tanpa Fasilitas Online

1) Setiap PA mengumumkan jadwal masing-masing untuk melayani konsultasi perubahan rencana studi.

2) Mahasiswa mengisi form scanner perubahan rencana studi di bagian registrasi dengan menunjukkan persyaratan yang diperlukan.

3) Berdasarkan Kartu Hasil Studi (KHS) dan Indeks Prestasi Semester (IPS), mahasiswa mengisi data perubahan rencana studi pada form scenner.

4) Berdasarkan KHS dan IPA mahasiswa, PA memeriksa apakah data perubahan rencana studi yang diisi telah memenuhi ketentuan serta menandatangani persetujuan jika ketentuan sudah dipenuhi.Mahasiswa mengembalikan perubahan rencan studi yang sudah disetujui pembimbing akademik pada jadwal yang sudah ditentukan.

G. Rekaman

1. Kartu Hasil Studi (KHS) 2. Form Rencana Studi semester sekarang. 3. Form Perubahan Rencana Studi Semester sekarang.

A. Tujuan Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penyelenggaraan kuliah di lingkungan Tinggi Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penyelenggaraan kuliah dilakukan selama masa perkuliahan pada tiap semester. C. Definisi

1. Perkuliahan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan secara terstruktur dan terjadwal yang disesuaikan dengan kurikulum yang berlaku pada Program Studi.

2. Kurikulum adalah sesuatu formula dari kelompok-kolompok mata kuliah yang disesuaikan dengan tujuan visi dan misi program studi yang dijabarkan dalam Garis Besar Program Pembelajaran (GBPP) dan Satuan Acara Perkuliahan (SAP).

D. Personel Yang Terlibat

1. Dosen 2. Mahasiswa 3. Ketua Program Studi 4. Ketua Prodi


1. Dosen memberikan perkuliahan sesuai dengan GBPP dan SAP yang telah ditentukan dalam kurikulum.

2. Jumlah perkuliahan tatap muka 16 kali, termasuk Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UTS). (lamanya durasi ujian dibuat SK Rektor).

F. Prosedur

1. Dosen mengajar berdasarkan hasil pembebanan. 2. Dosen melaksanakan perkuliahan sesuai dengan jadwal dan ruang yang telah

dialokasikan dlam penjadwalan kuliah. 3. Dosen memberikan perkuliahan sesuai dengan GBPP dan SAP yang telah

ditentukan dalam kurikulum. 4. Dosen memberikan jumlah tatap muka perkuliahan per minggu mengacu pada

besarnya satuan kredit semester (1SKS=50 Menit). 5. Dosen mengisi Berita Acara Perkuliahan. 6. Pembantu mahasiswa menandatangani Berita Acara Perkuliahan. 7. Ketua Program Studi melakukan monitoring terhadap kehadiran dosendan

mahasiswa yang dinyatakan Berita Acata Perkuliahan.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN KULIAH

Kode Ak-PK


8. Ketua Program Studi melakukan evaluasi dan koreksi terhadap pelaksanaan perkuliahan berdasarkan rekap Berita Acara Perkuliahan.

9. Berdasarkan Berita Acara Perkuliahan fakultas membat rekapitulasi pelaksanaan perkuliahan setiap bulan.

G. Rekaman

1. Jadwal perkuliahan 2. Daftar Hadir Mahasiswa 3. Berita Acara Perkuliahan

A. Tujuan Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penyelenggaraan praktikum di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penyelenggaraan praktikum berlangsung selama massa perkuliahan pada setiap semester.

C. Difinisi Praktikum merupakan kegiatan pembelajaran untuk mendukung tercapainya kompetensi lulusan.

D. Personel Yang Terlibat 1. Dosen 2. Mahasiswa 3. Ketua Program Studi 4. Ketua Prodi


1. Modul praktikum disusun sesuai dengan outcome dari mata kiliah menurut GBPP dan SAP mata kuliah.

2. Penyusun modul praktikum adalah dosen koordinator praktikum. 3. Mahasiswa harus terdaftar sebagai peserta pakrikum.

F. Prosedur

1. Praktikum dilaksanakan mengikuti modul praktikum yang telah disusun 2. Dosen koordinator praktikum bertanggungjawab atas pelaksanaan praktikum agar

sesuai dengan GBPP dan SAP yang telah ditentukan didalam kurikulum. 3. Ketua Program Studi melakukan mintoring terhadap pelaksanaan praktikum yang

dinyatakan dalam Berita Acara Praktikum. 4. Ketua Program Studi berdasarkan rekap Berita Acara Praktikum melakukan evaluasi

dan koreksi terhadap pelaksanaan praktikum. G. Rekaman

1. Jadwal Praktikum. 2. Daftar Hadir Mahasiswa. 3. Berita Acara Praktikum.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN PRAKTIKUM

Kode Ak-PP


PROSEDUR PENYELENGGARAAN UJIAN SEMESTER

Kode Ak-PUS


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penyelenggaraan ujian semester di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penyelenggaraan ujian dilakukan sesuai dengan kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Ujian merupakan bagian kegiatan untuk mengevaluasi kelulusan mahasiswa pada tiap mata kuliah yang diikuti.

D. Personel Yang Terlibat 1. Dosen 2. Mahasiswa 3. Ketua Program Studi 4. Ketua Prodi

E. Ketentuan dan Standar 1. Yang berhak mengikuti ujian adalah mahasiswa yang terdaftar pada mata kuliah

tersebut. 2. Kelulusan kuliah mahasiswa ditentukan setelah melalui kegiatan kuliah, ujian dan

evaluasi. 3. Nilai E dinyatakan tidak lulus. 4. Ketentuan pelaksanaan ujian mengacu pada SK Rektor Prodi.

F. Prosedur 1. Ketua Program Studi membuat jadwal ujian. 2. Dosen pengajar mata kuliah bertanggungjawab membuat naskah soal ujian. 3. Dosen pengajar mata kuliah melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan ujian

sesuai jadwal dan mengisi Berita Acara Ujian. 4. Dosen memeriksa berkas ujian mahasiswa dan mengumpulkan nilai paling lambat 2

(dua) minggu setelah pelaksanaan ujian. 5. Berkas-berkas ujian mahasiswa yang telah dinilai dikembalikan kepada mahasiswa

sebagai umpan balik. 6. Berdasarkan Berita Acara Ujian, Ketua Program Studi membuat rekapitulasi

pelaksanaan ujian dan melaporkannya kepada Ketua Prodi. G. Rekaman

1. Jadwal Ujian 2. Daftar Mahasiswa 3. Berita Acara Ujian

PROSEDUR PENGELOLAAN NILAI

Kode Ak-PN


A. Tujuan

Prosedur in dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara pengelolaan nilai di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Pengelolaan nilai ini dilakukan pada jadwal yang telah ditentukan sesuai dengan kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Pengelolaan nilai merupakan kegiatan untuk mengadministrasikan hasil evaluasi

belajar mahasiswa pada Basis Data Nilai. 2. Nilai T adalah nilai yang belum bisa diputuskan oleh dosen yang bersangkutan

karena ada komponen nilai yang belum masuk. D. Personel Yang Terlibat

1. Dosen 2. Ketua Program Studi 3. Ketua Prodi


1. Yang berhak menilai adalah dosen yang mengajar. 2. Nilai diserahkan kepada Program Studi paling lambat 2 minggu setelah pelaksanaan

ujian . 3. Perubahan nilai dimungkinkan karena ada kekeliruan dalam penilaian.

F. Prosedur

1. Pengelolaan Nilai Sesuai Kalender Akademik a. Nilai di-entry ke dalam system oleh petugas yang ditunjuk oleh Program Studi

pada jadwal yang telah ditentukan dalam kalender akademik. b. Nilai yang di-entry kemudian diverifikasi oleh KSBAP.

2. Pengelolaan Nilai Yang Terlambat

a. Dosen yang terlambat mengumpulkan nilai diberi surat peringatan oleh Ketua Program Studi yang ditembuskan kepada Ketua Prodi dan Ketua.

b. Nilai yang terlambat, di-entry berdaskan persetujuan Ketua Prodi.

3. Pengelolaan Perubahan Nilai a. Mahasiswa berhak melakukan complain secara tertulis terhadap hasil evaluasi

dengan menyertakan bukti-bukti kepada Program Studi. b. Perubahan nilai diusulkan oleh dosen kepada Ketua Program Studi secara

tertuklis dan di-entry berdasarkan pedrsetujuan Ketua Prodi.

c. Program Studi mencatat dan menugaskan kepada dosen yang bersangkutan untuk menindaklanjuti. Proses ini harus dapat diselesaikan dalam waktu 2 (dua) minggu sejak complain tertulis diajukan.

4. Pengelolaan Nilai T a. Nilai T berlaku satu bulan sejak diumumkan. b. Jika tidak ada perubahan, nilai T diputuskan menjadi E, dan di-entry berdasarkan

persetujuan Ketua Prodi atas usulan Program Studi. G. Rekaman

1. Basis Data Nilai 2. Form Perubahan Nilai

PROSEDUR PENERBITAN LAPORAN KEMAJUAN STUDI

Kode Ak-PLKS


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa pada setiap semester.

B. Lingkup Penerapan Kartu Hasil Studi diterbitkan pada setiap awal semester sebelum data masa registrasi sesuai dengan kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah Hasil Studi mahasiswa yang berisi prestasi akademik

yang dicapai mahasiswa pada setiap semester yang telah ditempuh. 2. Akhir Masa Studi (AMS) adalah evaluasi batas waktu studi mahasiswa berdasarkan

raihan Satuan Kredit Semester (SKS), Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) dan lama masa studi yang telah ditempuh.


1. Kepala Sub Bagian Administrasi Pendidikan (KSBAP) / KSBAAK 2. Program Studi

E. Ketentuan dan Standar 1. KHS disusun berdasarkan nilai-nilai absah yang ada dalam sistem informasi

akademik Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) 2. KHS diterbitkan bagi mahasiswa yang terdaftar pada tahun akademik berjalan. 3. KHS berisi prestasi akademik yang dicapai mahasiswa pada setiap semester yang

telah ditempuh. F. Prosedur

1. Penerbitan KHS sesuai dengan jadwal pada kalender akademik 2. KHS diterbitkan oleh fakultas 3. KHS diparaf oleh Ketua Program Studi dan Pembantu Rektor bidang Administrasi

Akademik. 4. KHS dilegalisasi oleh Ketua Prodi.

G. Rekaman

1. Kalender Akad

PROSEDUR PENYELENGGARAAN KULIAH SEMESTER PENDEK

Kode Ak-PKSP


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penyelenggaraan Kuliah Semester Pendek (KSP) di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Kuliah semester pendek diselenggarakan satu kali setelah penyelenggaraan semester genap dan sebelum penyelenggaraan semester ganjil, sesuai dengan kalender Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Semester pendek adalah semester khusus yang diselenggarakan untuk memanfaatkan sumber daya penyelenggaraan pendidikan.

D. Personel Yang Terlibat 1. Dosen 2. Ketua Program Studi 3. Ketua Prodi

E. Ketentuan dan Standar 1. Mahasiswa yang boleh ikut semester pendek adalah mahasiswa yang terdaftar pada

tahun akademik yang bersangkutan. 2. Pengambilan mata kuliah di semester pendek tetap memperhatikan pre requisite

mata kuliah. 3. Dosen mengajar mata kuliah yang sesuai dengan kualitas dan bidang keahliannya. 4. Dosen memberikan perkuliahan sesuai dengan GBPP dan SAP yang telah

ditentukan didalam kurikulum. 5. Jumlah perkuliahan tatap muka 16 kali termasuk Ujian Tengah Semester (UTS) dan

Ujian Akhir Semester (UAS). 6. Lama pelaksanaan kuliah sama dengan lama pelaksanaan kuliah di semester

ganjil/genap (1SKS=50 menit). 7. Komponen penilaian dan kriteria kelulusan sama dengan kriteria kelulusan di

semester ganjil/genap. F. Prosedur

1. Program Studi menerbitkan mata kuliah dan jadwal kuliah yang akan diselenggarakan pada semester pendek.

2. Registrasi semester pendek mengikuti jadwal dalam kalender akademik dan mengacu pada ketentuan pada SK Rektor.

3. Mahasiswa melakukan perwalian semester pendek sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

4. Pembagian penugasan dosen pada mata kuliah yang diajar dilakukan melalui rapat Program Studi, paling lambat 1 (satu) minggu sebelum perkuliahan dimulai.

5. Ketua Prodi atas usulan Kepala Program Studi menugaskan dosen pada mata kuliah yang diajar dan menerbitkan surat tugass mengajar.

6. Bila dosen yang bersangkutan tidak bisa mengajar, maka penggantian dosen/pendelegasian mengajar pada orang lain diatur sebagai berikut : a. Penggantian permanen : melalui Surat tugas baru b. Penggantian sementara : melalui persetujuan Ketua Program Studi secara

tertulis. G. Rekaman

1. Data Registrasi 2. Laporan Kemajuan Studi 3. Basis Data Nilai.

A. Tujuan Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penyelenggaraan Kerja Praktek (KP) di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penyelenggaraan mata kuliah kerja praktek dilakukan pada semester ganjil/genap.

C. Definisi Kerja Praktek (KP) adalah job training untuk melatih mahasiswa (calon lulusan) untuk bekerja pada lingkungan yang sesungguhnya.

D. Personel Yang Terlibat 1. Dosen Pembimbing 2. Ketua Program Studi 3. Instansi tempat KP 4. Ketua Prodi

E. Ketentuan dan Stanar

1. Peserta KP terdaftar sebagai peserta mata kuliah KP. 2. Pesyaratan akademik peserta KP diatur oleh Program Studi. 3. Peserta KP disediakan dosen pembimbng. 4. KP dapat diselenggarakan di instansi atau lembaga seperti perusahaan, lembaga

pemerintahan dan swasta, industri besar dan kecil, unit usaha, dll. 5. Peserta KP dinyatakan lulus jika telah melaksanakan kerja praktek,

mempresentasikan dan mengumpulkan laporan kerja praktek yang dinyatakan dalam Berita Acara Penilaian Pelaksanaan KP.

F. Prosedur

1. Program studi melakukan pembagian penugasan dosen untuk membimbing mahasiswa KP sesuai dengan daftar peserta KP.

2. Ketua Prodi atas usulan Ketua Program Studi membuat surat penugasan dosen pada mata kuliah KP.

3. Mahasisawa mengajukan permohonan KP pada instansi tempat KP yang diinginkan dengan membawa surat pengantar dari Program Studi .

4. Mahasiswa melakukan program KP di tempat KP di bawah bimbingan seorang pembimbing di tempat KP yang sesuai dengan kualifikasi.

5. Mahasiswa berkewajiban menulis laporan KP sesuai dengan format yang ditentukan oleh Program Studi dan mempresentasikan KP pada form yang resmi yang dijadwalkan oleh Program Studi.

6. Dosen Pembimbing KP berkewajiban membimbing mahasiswa dan teknik presentasi dan penulisan laporan KP dan memberikan penilaian.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN KERJA PRAKTEK

Kode Ak-PKSP


G. Rekaman 1. Daftar mahasiswa yang mengambil mata kuliah KP. 2. Surat Penugasan Dosen. 3. Berita Acara Penilaian Pelaksanaan KP.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN TUGAS AKHIR

Kode Ak-TA


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penyelenggaraan mata kuliah Tugas Akhir (TA). Di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penyelenggaraan mata kuliah Tugas Akhir dapat dilakukan pada sesmester ganjil atau genap.

C. Definisi

Tugas Akhir (TA) merupakan mata kuliah berupa karya yang harus diselesaikan oleh mahasiswa program sanjana (S1) yang tujuan nya untuk melatih mahasiswa dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan aktual di masyarakat / industri (berupa studi kasus) menggunakan teori atau ilmu yang diperoleh selama masa kuliah.


1. Dosen Pembimbing 2. Ketua Program Studi dan Ketua Prodi


1. Peserta TA terdaftar sebagai peserta mata kuliah TA dan menyelesaikan pra syarat SKS dan IPK yang ditetapkan oleh SK Rektor.

2. Peserta TA disediakan 2(dua)dosen pembimbing, terdiri dari dosen pembimbing 1 dan dosen pembimbing 2.

3. Dosen Pembimbing minimal berpendidikan S2 atau memiliki jabatan fungsional Lektor.

4. Pembuatan proposaltugas akhir dibimbingoleh dosen pembimbing. 5. Proposal topik tugas akhir mencakup topik / judul, tujuan, lingkup, jadwal (global

pekerjaan dan penyelesaian yang diperkirakan untuk satu semester serta kebutuhan anggaran).

6. Proposal TA diuji dalam seminar usulan penelitian yang dilanjutkan dengan proses pembimbingan draft TA diselesaikan dalam waktu 6 bulan.

7. Jika belum selesai dalam waktu 6 bulan maka akan dikeluarkan SK penugasan yang baru untuk selama 6 bulan ke depan.

8. Peserta TA dinyatakan lulus jika telah melaksanakan sidang TA dan dinyatakan lulus sidang TA.

F. Prosedur

1. Program Studi menugaskan dosen pembimbing untuk membimbing mahasiswa peserta TA sesuai dengan kualifikasi dan bidang keahlian.

2. Ketua Prodi atas usulan Ketua Program Studimembuat surat penugasan dosen pada mata kuliah TA.

3. Mahasiswa melakukan TA di bawah bimbingan pembimbing TA yang ditugaskan. 4. Mahasiswa berkewajiban menulis laporan TA sesuai dengan format yang ditentukan

oleh Program Studi. 5. Dosen prmbimbing TA berkewajiban menyediakan jadwal bimbingan, mendefinisikan

aan membatasi lingkup TA, membimbing pembiatan proposal TA, membimbing pada pemahaman terhadap metodologi penyelesaian masalah, membimbing materi dan pelaksanaan presentasi teknik presentasi dan penulisan laporan TA, memonitor, mengevaluasi, memotivasi.

G. Rekaman

1. Daftar mahasiswa yang mengambil mata kuliah TA. 2. Surat Penugasan Dosen. 3. Dokumen Kemajuan TA mahasiswa yang dibimbing.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN SIDANG TUGAS AKHIR

Kode Ak-STA


A. Tujuan Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penyelenggaraan Sidang Tugas Akhir di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penyelenggaraan sidang Tugas Akhir dilakukan pada setiap semester, disetiap Program Studi.

C. Definisi

Sidang Tugas Akhir (TA) adalah sebuah proses evaluasi terhadap penyelesaian Tugas Akhir melalui sebuah forum yang terdiri atas dosen penguji, dosen pembimbing, dan mahasiswa yang bersangkutan.


1. Mahasiswa yang bersangkutan 2. Dosen Pembimbing 3. Dosen Penguji 4. Ketua Program Studi

E. Ketentuan dan Standar 1. Peserta sidang TA adalah mahaiswa yang terdaftar sebagai mahasiswa Institut

Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) dan terdaftar sebagai peserta TA. 2. Peserta Sidang TA diusulkan oleh dosen pembimbing kepada Ketua Program Studi. 3. Peserta sidang TA wajib memenuhi persyaratan administrasi sidang TA. 4. Persyartan administratif sidang TA meliputi formulir persetujuan dari pembimbing TA,

sudah menyelesaikan beban studi kecuali sidang TA, mengumpulkan draft akhir laporan TA yang ditandatangani oleh pembimbing, memiliki score toefel yang disesuaikan dengan standar IAI sesuai dengan SK Rektor dan memenuhi syarat-syarat administrasi sidang yang dikeluarkan Ketua Prodi.

5. Tim penguji sidang TA terdiri dari dosen pembimbing dan penguji yang disahkan oleh SK Rektor Prodi.

6. Kuilifikasi penguji sidang TA adalah minimal S2 atau Lektor/setara. 7. Biaya sidang TA dibebankan pada mahasiswa sesuai dengan SK Rektor. 8. Penilaian TA terdiri atas nilai presentasi dan tanya jawab komprehensif, nilai laporan

dan nilai proses bimbingan (yang khusus diberikan dosen pembimbing). 9. Ketentuan mengenai penilaian dan kriteria kelulusan mengacu pada SK Rektor.

F. Prosedur 1. Dosen pembimbing mengusulkan pelakasanaan sidang TA kepada Program Studi. 2. Jadwal sidang dikeluarkan oleh Program Studi atas usulan pembimbing. 3. Tim penguji dibentuk oleh Ketua Program Studi yang disahkan oleh SK Rektor Prodi. 4. Sidang dipimpin oleh Ketua Sidang sesuai dengan SK Rektor Prodi dan dilaksanakan

pada waktu dan tempat sesuai dengan jadwal. 5. Sidang diakhiri dengan pembacaan yudisium oleh Ketua Sidang.

6. Penyerahan laporan TA paling lambat 2 (dua”) minggu setelah sidang yidisium. 7. Apabila mahasiswa yang bersangkutan dinyatakan tidak lulus maka dimungkinkan

pelaksanaan sidang ulang mengacu pada SK Rektor.

G. Rekaman 1. Kartu Hasil Studi (KHS) 2. Laporan Kemajuan Pelaksanaan TA 3. Draft final laporan TA mahasiswa yang bersangkutan 4. Jadwal sidang 5. SK Rektor Prodi tentang pengangkata dosen penguji. 6. Berita Acara Sidang

PROSEDUR PENERBITAN TRANSKIP AKADEMIK

Kode Ak-PTA


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penerbitan transkip akademik di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penerbitan transkip akademik dilakukan setelah mahasiswa menyelesaikan seluruh beban studi (lulus).

C. Definisi Taranskip akademik dilakukan setelah mahasiswa menyelesaikan seluruh beban studi (lulus).

D. Personel Yang Terlibat 1. Ketua 2. Ketua Prodi

E. Ketentuan dan StandarProsedur

1. Disusun berdasarkan nilai-nilai absah yang terbaik yang ada dalam sistem informasi akademik, sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

2. Transkip diterbitkan bagi mahasiswa yang sudah lulus. F. Prosedur

1. Transkip akademik diterbitkan setelah mahasiswa lulus. 2. Transkip diterbitkan hanya satu kali oleh IAI. 3. Transkip didelegasikan oleh Ketua dan Ketua Prodi. 4. Salinan transkip disimpan oleh IAI.

G. Rekaman 1. Basis data nilai 2. Basis data sidang

PROSEDUR

PENERBITAN IJAZAH Kode Ak-PI


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penerbitan ijazah di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penerbitan transkip akademik dilakukan setelah mahasiswa yang sudah lulus Tugas Akhir (TA) dan menyelesaikan persyaratan administrasi.

C. Definisi

Ijazah adalah bukti yang sah atas keberhasilan menempuh suatu jenjang pendidikan yang diterbitkan oleh IAI.


1. Lulusan 2. Ketua Program Studi 3. Ketua Prodi 4. Ketua


1. Ijazah diberikan kepada mahasiswa yang sudah menyelesaikan seluruh beban studi termasukTugas Akhir (sudah dinyatakan lulus dalam yudisium) dan menyelesaikan administratif.

2. Persyaratan administratif berupa menyerahkan laporan TA ke perpustakaan dan fakultas, menyumbangkan 2 buah buku berdasarkan disiplin ilmu lulusan ke perpustakaan dan tanda bebaspinjam dari perpustakaan, lunas perkuliahan dari bagian keuangan, serta biaya lainnya yang telah ditetapkan oleh institusi.

F. Prosedur

1. Lulusan mengisi formulir data lulusan untuk basis data lulusan dan menyerahkan persyaratan administratif.

2. Ketua program studi membuat surat permohonan penerbitan ijazah kepada Ketua Prodi dengan lampiran salinan Berita Acara SIDANG.

3. Ketua Prodi membuat surat permohonan penerbitan ijazah kepada Ketua. 4. Ijazah dapat diterbitkan paling lambat 2(dua) minggu setelah mahasiswa selesai

seluruh persyaratan akademik dan adinistratif.

G. Rekaman 1. Basis data mahasiswa 2. Basis data sidang 3. Basis data lulusan.

A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara evaluasi proses pembelajaran di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Evaluasi proses pembelajaran dilakukan diakhir setiap semester dan berlaku untuk semua program studi di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Evaluasi proses pembelajaran adalah evaluasi terhadap kenerja Program Studi dalam penyelenggaraan seluruh tahapan dalam proses pembelajaran dan proses pendukungnya mulai dari perwalian, penjadwalan, pembebanan dosen, persiapan bahan ajar, perkuliahan, ujian, pengeloloaan nilai dan lain-lain sesuai dengan ketentuan Evaluasi Prograam Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED)..

D. Pihak Yang Terlibat 1. Ketua Program Studi 2. Ketua Prodi 3. Ketua


1. Evaluasi proses pembelajaran dibuat berdasarka penilaian terhadap ketaatan dan kesesuaian antara ketentuan yang telah ditetapkan dengan fakta dalam pelaksanaannya.

2. fakta dalam pelaksanaan harus dari sumber data yang valid hasil pencatatan dari sistem informasi, monitoring, angket serta laporan-laporan tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan.

F. Prosedur

1. Ketua Program Studi membuat tim evaluasi proses pembelajaran yang terdiri dari dosen dan karyawan.

2. Tim evaluasi mengumpulkan hasil-hasil pencatatan dan monitoring kegiatan pembelajaran pada semester yang bersangkutan dan menyajikannya dalam format atau barang yang disediakan oleh IAI.

3. Tim evaluasi melakukan penilaian dan evaliasi terhadap semua aspek yang telah dicatat dan dimonitor sesuai dengan ketentuan dalam SK Rektor.

4. hasil evaluasi dibahas dalam rapat Program Studi yang dihadiri oleh seluruh dosen. 5. Tim evaluasi membuat laporan tertulis untuk diserahkan kepada Ketua Prodi dan

ditembuskan kepada Ketua. 6. Hasil evaluasi ditindaklanjuti oleh Ketua Program Studi, Ketua Prodi dan Ketua dalam

perencanaan dan sanksi mengacu kepada SK Rektor.

PROSEDUR EVALUASI PROSES PEMBELAJARAN

Kode Ak-EPB


G. Rekaman

1. Kalender Akademik 2. Basis data hasil perwalian dan basis data pembebanan dosen 3. Jadwal Kuliah 4. Basis databerita acara perkuliahan dan praktikum 5. Basis data monitoring proses pembelajaran 6. Basis data berita acara sidang tugas akhir 7. Data penyerahan nilai oleh dosen. 8. Basis data nilai 9. Basis data angket mahasiswa.

PROSEDUR PENDAFTARAN WISUDA

Kode Ak-PW


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara pendaftaran wisuda di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Pendaftaran wisuda dilakukan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dalam kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Pendaftaran wisuda adalah kegiatan untuk menetapkan daftar lulusan yang berhak ikut wisuda dalam satu periode sesuai dengan kapasitas wisuda.

D. Pihak Yang Terlibat 1. Program Studi 2. Panitia wisuda yang ditunjuk oleh Ketua 3. Lulusan 4. Biro akademik


1. Yang berhak ikut wisuda adalah mahasiswa yang sudah lulus Tugas Ajhir (TA) dan menyelesaikan persyaratan administratif.

2. Persyaratan administratif berupa membayar biaya pendaftaran wisuda dan blanko ijazah, mengisi formulir biodata lulusan dan pembuatan ijazah, foto resmi yang dicetak.

3. Status pemenuhan terhadap persyaratan administratif akan diakomodasikan dalam sistem informasi (basis data lulusan).

F. Prosedur

2. Lulusan menyerahkan persyaratan administrative kepadaProgram Studi. 3. Lulusan mendaftar serta membayar uang wisuda kepada panitia melalui

kesekretariatan panitia wisuda dan mengisi formulir biodata lulusan.

G. Rekaman 1. Basis data lulusan 2. Basis data wisuda

PROSEDUR PENELUSURAN LULUSAN

Kode Ak-PL


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara penelusuran lulusan di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Penelusuran lulusan dilakukan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dalam kalender akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Lulusan adalah individu yang sudah lulus menempuh pendidikan di Institut Agama

Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC). 2. Penelusuran lulusan adalah kegiatan untuk memperoleh umpan balik tentang proses

pembelajaran.

D. Pihak Yang Terlibat 1. Lulusan 2. Pengguna lulusan 3. Program studi 4. Fakultas 5. IAI


1. Data lulusan yang perlu ditelusuri meliputi waktu tunggu sampai mendapat pekerjaan yang pertama, gaji pertama yang diperoleh, kesesuaian profesi dengan penghasilan, outcomes (apresiasi pengguna lulusan terhadap kinerja lulusan dalam melaksanakan profesinya).

2. Lulusan yang ditelusiri adalah lulusan dalam 5 (lima) tahun terakhir. 3. Prosentase lulusan yang perlu ditelusuri sekurang-kurangnya meliputi 30 % dari

jumlah lulusan per tahun lulus. 4. Pendanaan dan pelaksanaan proses penelusuran lulusan alumnbi mengacu pada SK

Rektor.

F. Prosedur

1. Lulusan mengisi data awal lulusan ketika mengajukan peermohonan penerbitan ijazah.

2. PD III melakukan penelusuran (monitoring) lulusan setiap tahun dengan memanfaatkan berbagai media dan melaporkannya kepada Ketua Program Studi dan Ketua Prodi. Untuk lulusan tahun ajaran yang terakhir dimonitor dua kali sedangkan untuk lulusan tahun sebelumnya cukup dimonitor satu kali dalam satu tahun

3. Ketua Program Studi melakukan evaluasi terhadap hasil penelusuran pada tingkat Program Studi sebagai masukan bagi proses pembelajaran.

4. Ketua Prodi melakukan rekapitulasi dan evaluasi terhadap hasil penelusuran untuk menjadi masukan bagi menentukan strategi, kebijakan perencanaan dan pembuatan keputusan pada tingkat fakultas. Ketua Prodi melaporkan hasil evaluasi kepada Ketua.

5. Hasil evaluasi penelusuran menjadi bahan pertimbangan Ketua dalam menentukan strategi, kebijakan, perencanaan, dan pembuatan keputusan pada tingkat IAI.

G. Rekaman 1. Basis data lulusan

PROSEDUR MANAJEMEN PENELITIAN DOSEN

Kode Ak-MPD


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara manajemen penelitian dosen di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Manajemen penelitian dosen dilakukan sepanjang tahun ajaran, diterapkan oleh setiap Program Studi kepada seluruh dosen.

C. Definisi

1. Penelitian adalah salah satu kewajiban dosen sesuai dengan tridharma perguruan tinggi.

2. Penelitian adalah kegiatan ilmiah berupa kaji teoritik, kaji eksperimental dan pengembangan produk, metode, rancangan atau desain baru untuk mengembangkan keilmuan.

3. Manajemen penelitian dosen adalah upaya sistematis (institusional)untuk merencanakan, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan penelitian dosen agar menghasilkan penelitian yang bermutu, dapat dipertanggungjawabkan dan berkontribusi dalam menjawab permasalahan daerah maupun nasional.


1. Dosen yang bersangkutan 2. Ketua program studi, Kepala LPPM 3. Ketua Prodi

E. Kriteria dan Standar 1. Setiap program studi mendapat alokasi dana penelitian yang besar nya ditentukan

oleh SK Rektor. 2. Seleksi mempertimbangkan aspek-aspek ilmiah (substansi penelitian) manfaat

penelitian, sumbangan terhadap keilmuan, dan kinerja dosen yang bersangkutan dalam pelaksanaan penelitian selama ini.

F. Prosedur

3. Untuk penelitian yang akan didanai oleh oleh Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC),proposal ditunjukan kepada ketua program studi dan ditembuskan kepada Lembaga Penelitian dan pengabdian Masyarakat (LPPM)

4. Untuk penelitian yang didanai oleh pihak ketiga, proposal ditujukan kepada pemberi dana dan ditembuskan kepada ketua Program studi.

5. Untuk penelitian yang akan didanai oleh Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC), proposal dinilai kelayakannya ditingkat Program studi oleh pakar dibidang yang bersesuaian.

6. Hasil seleksi dilaporkan ke LPPM. 7. Pelaksanaan penelitian dimonitor dan dievaluasi secara berkala oleh LPPM.

8. Pelaporan dan publikasi hasil penelitian dipresentasikan di depan forum ilmiah fakultas yang diorganisasikan oleh LPPM dan dipublukasikan di seminar atau jurnal ilmiah.

9. LPPM melaporkan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan penelitian serta perencanaan kegiatan fakultas kepada Ketua Prodi dan tembusannya kepada Rektor.

G. Rekaman 1. Basis data proposal penelitian 2. Basis data laporan penelitian dosen 3. Basis data curriculum vitae dosen

PROSEDUR MANAJEMEN KEGIATAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

Kode Ak-MKPPM


A. Tujuan Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara pelaksanaan manajemen kegiatan pengabdian pada masysrakat di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Manajemen kegiatan pengabdian kepada masyarakat diterapkan tahun ajaran setiap Program Studi.

C. Definisi

1. Pengabdian Pada Masyarakat (PPM) adalah salah satu kewajiban dosen sesuai dengan tridharma perguruan tinggi.

2. Pengabdian Pada Masyarakat adalah kegiatan mengamalkan dan menerapkan ilm untuk membantu menyelesaikan permasalahan masyarakat/industri/lembaga pemerintah sesuai dengan bibang keilmuan /keahlian..

3. Manajemen kegiatan PPM adalah upaya sistematis (institusional) untuk merencanakan, melaksanakan,memonitor dan mengevaluasi kegiatan PPM agar menghasilkan PPM yang bermutu, dapat dipertanggungjawabkan dan berkontribusi dalam menjawab permasalahan-permasalahan di tingkat daerah maupun nasional.

E. Pihak Yang Terlibat 1. Dosen yang bersangkutan 2. Ketua program studi, Kepala PPM Fakultas dan Kepala LPPM 3. Ketua Prodi


1. Setiap program studi mendapat alokasi dana PPM yang besar nya ditentukan oleh SK Rektor.

2. Seleksi mempertimbangkan aspek-aspek manfaat dan kinerja dosen yang bersangkutan dalam pelaksanaan penelitian selama ini.

F. Prosedur 1. Program studi menyusun program PPM di awal semester. 2. Program studi menawarkan persediaan dosen untuk berpartisipasi dalam

pelaksanaan PPM yang direncanakan dalam rapat Program Studi. 3. Untuk PPM yang akan didanai oleh oleh Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon

(IAIBBC) ditunjukan kepada ketua pusat PPM fakultas dan ditembuskan kepada Lembaga Penelitian dan pengabdian Masyarakat (LPPM) IAI.

4. Dosen yang terlibat dalam kegiatan PPM yang diselenggarakan dan didanai oleh pihak ketiga, langsung melaporkan keikutsertaannya dan bukti keikutsertaannya kepada ketua Program studi.

5. Pelaksanaan PPM dimonitor dan dievaluasi secara berkala oleh ketua pusat PPM Fakultas.

6. Pelaporan PPM diserahkan kepada ketua pusat PPM Fakultas. 7. Ketua pusat PPM Fakultas melaporkan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan

penelitian serta perencanaan kegiatan PPMfakultas kepada Ketua Prodi dan tembusannya kepada ketua LPM IAI pada setiap semester.

8. Ketua pusat PPM Fakultas melaporkan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan PPM serta perencanaan kegiatan PPM nuiversitas kepada Ketua.

G. Rekaman 1. Basis data proposal dan pelaporan kegiatan PPM dosen 2. Basis data curriculum vitae dosen.

PROSEDUR IJIN PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI

Kode Ak-IPPS


A. Tujuan

Prosedur ini dilakukan untuk mengatur dan membakukan tata cara pelaksanaan ijin penyelenggaraan program studi (perpanjangan ulang atau pembukaan prodi baru) di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Prosedur ini dilakukan di program studi dengan melalui IAI 4 (empat) tahun sekali.

C. Definisi 1. Ijin penyelenggaraan program studi adalah pengawasan dan evaluasi dari

pemerintah atas penyelenggaraan pendidikan tinggi dalam rangka pembinaan dan perkembangan perguruan tinggi.

2. Ijin penyelenggaraan didasarkan pada keputusan Menteri Pendidikan Nasional no 176/O/2001 bahwa DiKetuaat Jendral Pendidikan Tinggi mempunyai tugas merumuskan dan melaksanakan kebijakan ban standarisasi teknis di bidang pendidikan tinggi.

3. Pembukaan program studi baru mengacu pada Keputusan Dirjen Dikti no. 108/DIKTI/Kep/2001 tentang Pedoman Pembentukan Program Studi dan / atau Jurusan.

D. Pihak Yang Terlibat 1. Ketua program studi 2. Ketua Prodi 3. Pembantu Rektor bidang Adm. Akademik


1. Perpanjangan ulang ijin penyelenggaraan ini mempunyai masa berlaku selama 4 (empat) tahun.

2. Pimpinan perguruan tinggi bertanggungjawab untuk penyelenggaraan program studi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3. Pimpinan perguruan tinggi wajib melaporkan proses belajar mengajar setiap program studinya sesuai dengan diktum kedua Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No. 34/DIKTI/Kep/2002 (tentang EPSBED).

F. Prosedur

1. Ketua program studi melalui Ketua Prodi mengajukan permohonan Perpanjangan ulang ijin penyelenggaraan kepada Ketua.

2. Ketua mendisposisi permohonan dari Ketua Prodi kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Akademik.

3. Pembantu Rektor bidang Adm. Akademik membuat serat permohonan kepada DIKTI melalui kopertis mengenai usulan perpanjangan ulang ijin penyelenggaraan Program Studi dimaksud.

4. Melampirkan hasil evaluasi akademik dan administrasi yang dilakukan oleh DiKetuaat Jenderal Pendidikan Tinggi (laporan EPSBED). .

G. Rekaman 1. Dokumentasi hasil evaluasi akademik. 2. Dokumentasi SK Perpanjangan ijin sebelumnya.


BAGIAN II

TATA KELOLA BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA

INSTITUT AGAMA ISLAM IAI BUNGA BANGSA CIREBON

2016

PROSEDUR SELEKSI PEREKRUTAN DOSEN DAN KARYAWAN

Kode SDM-SPDK

Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Prosedur ini untuk mengatur dan membakukan tata cara perekrutan Karyawan dan Dosen lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Prosedur ini berlaku untuk setiap unit di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Perekrutan SDM adalah kegiatan penerimaan Karyawan dan Dosen Institut Agama

IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) melalui seleksi yang didasarkan pada perencanaan SDM dan kebutuhan.

2. Magang adalah masa percobaan sebelum karyawan dan dosen ditempatkan.

D. Pihak Yang Terlibat 1. Ketua, Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan. 2. Ketua Prodi dan Ketua Program Studi 3. Kepala Biro Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian 4. Kepala Bagian Kepegawaian.


1. Perekrutan karyaawn dan dosen dilaksanakan berdasarkan rencana strategis (Rentra) IAIBBC dan perencanaan kerja yang mengindikasikan adanya kebutuhan atau kekosongan.

2. Seleksi dan perekrutan mengacu pada SK Rektor Yayasan. 3. Sebelum ditempatkan karyawan dan dosen melaksanakan magang, yang mengacu

pada SK Rektor Yayasan. 4. Penempatan karyawan dan dosen harus sesuai dengan kualifikasi dan persyaratan

lainnya yang sesuai dengan SK Rektor. 5. Dosen yang sirekrut harus sesuai dengan kompetensi keilmuannya dan minimal S2.

F. Prosedur 1. Ketua Prodi atau pimpinan unit kerja mengajukan permohonan kebutuhan karyawan

atau dosen kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan . 2. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan mengumumkan kebutuhan

karyawan dan Dosen secara terbuka. 3. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan membentuk tim seleksi

karyawan dan dosen yang disahkan dengan SK Rektor. 4. Keputusan tim Seleksi dilaporkan kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan

Keuangan 5. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan melaporkan kepada Ketua.

6. Ketua membuat usulan pengangktan kepada Ketua Yayasan. 7. Pengangkatan karyawan dan dosen disahkan oleh ketua yayasan. 8. Penempatan yayasan dan dosen dilakukan oleh Ketua sesuai dengan permohonan

kebutuhan dari Ketua Prodi atau pimpinan unit kerja.

Pihak Terkait Proses Ketua Prodi/pempinan Unit Permohonan kebutuhan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum Pengumuman Lowongan dan keuangan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum Seleksi dan keuangan dan Tim seleksi Ketua Usulan pengangkatan Yayasan Pengangkatan Ketua Penempatan

. G. Rekaman

1. Basis data karyawan dan dosen 2. Surat lamaran karyawan dan Dosen 3. Pengumuman lowongan karyawan dan dosen 4. SK Pengankatan dan penempatan karyawan dan dosen.

PROSEDUR MANAJEMEN KINERJA DOSEN

Kode Ak-MKD

Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016 A. Tujuan

Prosedur ini untuk mengatur dan membakukan manajemen kenerja dosen Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Prosedur ini diterapkan pada setiap akhir semester, berlaku untuk setiap dosen tetap, dosen kontrak dan dosen luar biasa di lingkungan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Kinerja adalah prestasi kerja dosen dalam melaksanakan tugas-tugasnya sesuai

dengan SK Rektor Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC). 2. Manajemen Kineerja adalah upaya sistematik yang dilakukan oleh Institut Agama

Islam- Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) dalam mengukur, mengevaluasi dan meningkatkan kinerja dosen.


1. Dosen yang bersangkutan 2. Mahasiswa 3. Sesama Dosen 4. Ketua program studi 5. Pembantu Rektor bidang Akademik dan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan

Keuangan. 6. Komisi Penilaian Dosen 7. Senat Fakultas 8. Ketua Prodi 9. Ketua

E. Kriteria dan Standar 1. Aspek-aspek penilaian kinerja dosen mencakup kehadiran di kampus, penyiapan

bahan ajar, kehadiran dalam memberi kuliah, cara mengajar, sikap dan penampilan dalam mengajar, kehadiran dalam mengawas ujian, kehadiran dalam rapat prodi, keikutsertaan dalam berbagai kegiatan di Program studi,/Fakultas/IAI, produk penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, publikasi ilmiah dan kedisiplinan.

2. Sumber data penilaian kinerja berasal dari basis data dosen, penilaian oleh mahasiswa, sesama dosen, Kaprodi.

3. Komisi penilaian dosen merupakan komisi independen yang terdiri dari para Guru Besar dan Guru Senior di tingkat fakultas yang dibentuk oleh senat.

F. Prosedur

1. Ketua program studi melalui Ketua Prodi mengajukan permohonan Perpanjangan ulang ijin penyelenggaraan kepada Ketua.

2. Ketua mendisposisi permohonan dari Ketua Prodi kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Akademik.

3. Pembantu Rektor bidang Adm. Akademik membuat serat permohonan kepada DIKTI melalui kopertis mengenai usulan perpanjangan ulang ijin penyelenggaraan Program Studi dimaksud.

4. Melampirkan hasil evaluasi akademik dan administrasi yang dilakukan oleh DiKetuaat Jenderal Pendidikan Tinggi (laporan EPSBED).

G. Rekaman 1. Dokumentasi hasil evaluasi akademik. 2. Dokumentasi SK Perpanjangan ijin sebelumnya.

PROSEDUR MANAJEMEN KARIR DOSEN

Kode SDM-MKRD Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Prosedur ini untuk mengatur dan membakukan manajemen karir dosen Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Prosedur ini berlaku untuk setiap dosen tetap dan dosen kontrak di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Manajemen karir adalah upaya sistematik dalam melakukan pembinaan karir dosen berdasarkan angka kredit kumulatif yang diperoleh dari melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarkat).

D. Pihak yang terlibat 1. Ketua Program Studi 2. Pembantu Rektor bidang Akademik dan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan

Keuangan 3. Komisi Penilaian Dosen 4. Komisi Guru Besar 5. Senat fakultas 6. Senat IAI 7. Rektor


1. Aspek-okuaspek Penetapan Angka Kredit (APK) untuk kenaikan jabatan fungsional Dosen mengacu pada ketentuan SK Dirjen Dikti.

2. Sumber data penilaian karir dosen : a. Untuk asisten ahli hingga Lektor berasal dari data obyektif (data dari sistem

informasi ditambah bukti dokumen). b. Untuk Lektor Kepala hinggua Guru Besar, bersumber dari data obyektif (data dari

sistem informasi ditambah bukti dokumen) dan penilaian kelayakan oleh Komisi Guru Besar IAI.

3. Komisi Penilaian dosen merupakan komisi independen yang terdiri dari para guru Besar dan Dosen Senior di tingkat Fakultas yang dibentuk oleh senat.

F. Prosedur

1. Prosedur Dokumentasi dan Monitoring Pencapaian Angka Kredit untuk Keperluan Kenaikan Jabatan Fungsional. a. Dosen segara mengumpulkan seluruh bukti dokumen setiap selesai mengikuti

kegiatan ilmiah (pendidikan, pelatihan, seminar, publikasi ilmiah, penelitian) dan pengabdian masyarakat untuk dicatat datanya ke sistem informasi.

b. Institusi (Program Studi, fakultas dan IAI) mendokumentasikan setiap surat keputusan atau surat tugas yang diperlukan oleh dosen untuk kenaikan jabatan

fungsional (surat pengangkatan, surat tugas mengajar,membimbing, menguji dan sebagainya) ke sistem informasi.

c. Ketua Program Studi secala berkala melakukan monitoring terhadap jabatan fungsional dosen dan capaian angka kreditnya dari sistem informasi.

d. Berdasarkan hasil monitoring, Kaprodi. Secara terbuka menyampaikan haasil monitoring pada rapat Program Studi untuk mendorong/menginformasikan/memfasilitasi dosen yang bersangkutan untuk segera mencapai angka kredit yang diperlukan untuk kenaikan jabatan fungsional berikutnya.

Pihak Terkait Proses Dosen Mengumpulkan dan mencatatkan bukti dokumen ke sistem informasi Institusi Medokumentasikan SK dan Surat Tugas ke Sistem Informasi Kaprodi

Monitoring capaian angka kredit dari Sistem Informasi

Kaprodi dan rapat Mendorong/Menginformasikan/memfasilitasi Program Studi pencapaian angka kredit

2. Pengajuan dan Penetapan Angka Kredit untuk Keperluan Kenaikan Jabat an

Fungsional a. Dosen yang bersangkutan mengajukan usulan Penetapan Angka Kredit (PAK)

untuk kenaikan jabatan fungsional menggunakan format borang yang sudah ditentukan dengan dukungan data dari sistem informasi.

b. Ketua Program Studi mengajukan usulan PAK untuk kenaikan jabatan fungsional dosen yang bersangkutan kepada Ketua Prodi.

c. Pemrosesan PAK : 1) Untuk kenaikan jabatan fungsional dari Asisten Ahli hingga Lektor :

a) Komisi penilaian dosen melakukan penilaian berdasarkan data obyektif untuk diajukan ke Senat Fakultas.

b) Senat Fakultas membuat surat rekomendasi kepada Ketua Prodi. c) Ketua Prodi membuat usulan PAK untuk kenaikan jabatan fungsional

dosen kepada Ketua. 2) Untuk kenaikan jabatan fungsional dari Lektor Kepala hingga Guru Besar:

a) Ketua Prodi membuat usulan PAK untuk kenaikan jabatan fungsional langsung kepada Ketua tanpa melalui pertimbangan Senat Fakultas.

b) Komisi Guru Besar IAI melakukan penilaian dan pertimbangan berdasarkan data obyektif dan penilaian kelayakan.

c) Senat IAI membuat surat rekomendasi kepada Ketua. d. Ketua menyampaikan usulan PAK untuk kenaikan jabatan fungsional Dosen

kepada Kopertis : 1) Unutuk kenaikan jabatan Fungsional dari asisten ahli hingga Lektor.

Pihak Terkait Proses Dosen Mengajukan usulan PAK sesuai borang Kaprodi Mengajukan usulan PAK kepada Ketua Prodi Senat Fakultas Memberikan Rekomendasi dan persetujuan Ketua Prodi Mengajukan usulan PAK kepada Ketua Ketua Menyampaikan usulan PAK kepada Kopertis

2) Untuk Kenaikan Jabatan Fungsional dari Lektor Kepala hingga Guru Besar.

Pihak Terkait Proses Dosen Mengajukan usulan PAK sesuai borang

Kaprodi Mengajukan usulan PAK kepada Ketua Prodi

Ketua Prodi Mengajukan usulan PAK kepada Ketua Komisi guru Menilai berdasarkan data obyektif dan Besar kelayakan Senat IAI Memberikan rekomendasi dan persetujuan

Ketua Menyampaikan usulan PAK kepada Kopertis

3. Monitoring Proses Pengajuan Penetapan Angka Kredit pada Unit dan Instansi

terkait . a. Fakultas memonitor dan mencatat perkembangan kemajuan protes PAK dan

Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen pada tingkat Ketuaat, Kopertis, dan Dikti. b. Fakultas membantu menyelesaikan hambatan-hambatan dalam proses PAK dan

kenaikan jabatan fungsional.

Pihak Terkait Proses

Fakultas Memonitor dan mencatat perkembangan

Fakultas Membantu menyelesaikan hambatan-hambatan

4. Pemutakhiran Data Berdasarkan Hasil Penetapan Angka Kredit dan Kenaikan

Jabatan Fungsional a. IAI segera memberitahukan dan menyampaikan hasil PAK dan kenaikan jabatan

fungsional dosen kepada yang bersangkutan. b. IAI memutakhirkan data dosen yang bersangkutan dalam sistem informasi untuk

keperluan penggajian, penugasan dan proses kenaikan jabatan berikutnya.


IAI Memberitahu dan menyampaikan hasil PAK

IAI Memutakhirkan data dosen yang bersangkutan

G. Rekaman 1. Basis data dosen 2. Data Penilaian Kinerja Dosen.

PROSEDUR MANAJEMEN KINERJA KARYAWAN

Kode SDM-MKK Bidang Sumber Daya Manusia (SDM)

Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Prosedur ini untuk mengatur dan membakukan manajemen kinerja karyawan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Berlaku untuk setiap karyawan tetap dan kontrak di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Manajemen kinerja adalah upaya sistematik yang dilakukan oleh Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) dalam mengukur, mengevaluasi dan meningkatkan kinerja karyawan.

D. Pihak yang terlibat 1. Pengguna jasa. 2. Karyawan yang bersangkutan. 3. Pimpinan unit kerja. 4. Komisi Penilaian Karyawan. 5. Ketua Prodi dan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan 6. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan.

E. Kriteria dan Standar 1. Aspek-aspek penilaian kinerja karyawan meliputi kehadiran tepat wktu, kecepatan

dan ketepatan dalam bekerja/memberi pelayanan, kedisiplinan, sikap dan penampilan.

2. Sumber data penilaian berasal dari basis data karyawan, masukan dari pengguna jasa dan penilaian oleh kepala bagian terkait.

F. Prosedur

1. Pengguna jasa (mahasiswa atau unit kerja lain yang menggunakan hasil kerjanya)dan pimpinan unit melakukan penilaian atas kinerja karyawan yang bersangkutan menggunakan format yang sudah ditentukan melalui SK Rektor.

2. KBTU melakukan Rekapitulasi terhadap catatan kinerja karyawan yang bersangkutan berdasarkan data dari sistem informasi untuk digabungkan dengan hasil penilaian kinerja pada butir 3.

3. Komisi penilaian karyawan melakukan evaluasi kinerja berdasarkan data penilaian yang sudah direkapitulasi KBTU dan membuat laporan tertulis kepada Ketua Prodi.

4. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan mensahkan laporan evaluasi kinerja karyawan dan menyampaikan kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan.

5. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dam Keuangan, menindaklanjuti hasil evaluasi kinerja mengacu pada SK Rektor tentang pemberian penghargaan dan sanksi.

6. KBTU, Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum dan Keuangan dan Ketua Prodi melakukan pembinaan kierja karyawan, berdasarkan rekapitulasi data penilaian dari Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan.


Pengguna jasa dan Penilaian atas kinerja karyawan Pimpinan Unit KBTU Rekapitulasi data penilaian dengan data sistem informasi Komisi Penilaian Karyawan Evaluasi Kinerja Karyawan Pembantu Rektor bidang Adm. Mensahkan laporan kinerja karyawan Umum dan Keuangan Pembantu Rektor bidang Adm. Penghargaan dan sanksi Umum dan Keuangan Pimpinan Unit Pembinaan kinerja karyawan

G. Rekaman

1. Basis Data Karyawan 2. Data Penilaian kinerja karyawan

PROSEDUR

MANAJEMEN KARIR KARYAWAN Kode SDM-MKRK Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Prosedur ini untuk mengatur dan membakukan manajemen karir karyawan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Berlaku untuk setiap karyawan tetap dan kontrak di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Manajemen karir adalah upaya sistematik dalam melakukan pembinaan karir karyawan berdasarkan catatan karir (catatan kerja, pendidikan, pengalaman,dan bakat atau kemampuan).

D. Pihak yang terlibat 1. Karyawan yang bersangkutan 2. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan. 3. Ketua

E. Kriteria dan Standar Sumber data penilaian untuk pengembangn karir karyawan berasal dari basis data karyawan dan basis data penilaian kinerja karyawan.

F. Prosedur 1. Pembantu Rektor bidan Adm. Umum dan Keuangan melakukan evaluasi terhadap

karir karyawan. 2. Pembantu Rektor bidan Adm. Umum dan Keuangan dan tim penilai melakukan

seleksi terhadap pengembangan karir karyawan. 3. Ketua menerbitkan SK tentang pemberian kesempatan untuk mendapatkan

pelatihan, pendidikan, mutasi atau kenaikan jabatan sesuai dengan hasil seleksi.


Pembantu Rektor bidang Adm. Evaluasi karir karyawan

Umum dan Keuangan

Pembantu Rektor bidang Adm. Seleksi pengembangan karir Umum dan Keuangan dan tim seleksi

Ketua Kesempatan Pelatihan,

Pendidikan mutasi jabatan dan

Promosi Jabatan

G. Rekaman

1. Basis Data Karyawan dan catatan akhir 2. Data Penilaian kinerja karyawan

A. Tujuan

Prosedur ini untuk mengatur dan membakukan tata cara pensiun karyawan dan dosen Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Prosedur ini diterapkan pada seluruh karyawan tetap dan dosen tetap Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Pensiun adalah berakhirnya masa kerja keryawan dan dosen.

D. Pihak yang terlibat 1. Kabag. Kepegawaian 2. Pimpinan Unit (Ketua Prodi dan Ka. Biro) 3. Ketua

E. Kriteria dan Standar 1. Batas Usia Pensiun karyawan dan dosen diatur sesuai dengan Peraturan

Kepegawaian. 2. Batas Usia pensiun seorang Guru Besar dapat diperpanjang melalui SK Rektor.

F. Prosedur 1. Kapag. Kepegawaian memberi pemberitahuan secara tertulis kepada karyawan

dan dosen yang bersangkutan dan ditembuskan kepada pimpinan unit kerja, setahun menjelang tercapainya usia pensiun.

2. Pimpinan unit kerja menginstruksikan kepada unit-unit terkait untuk memeriksa dan menyelesaikan masalah urusan administrasi dan keuangan yang belum diselesaikan.

3. Ketua mensahkan pensiun karyawan dan dosen melalui SK Rektor.

Pihak Terkait Proses Kabag. Surat pemberitahuan masa persiapan Kepegawaian pensiun Pimpinan Unit Menginstruksikan penyelesaian masalah administrasi dan keuangan Ketua mensahkan melalui SK Pensiun

G. Rekaman

1. Basis Data Karyawan dan Dosen 2. Basis data pensiun 3. Surat keputusn pensiun karyawan dan Dosen

PROSEDUR P E N S I U N

Kode SDM-Pens Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP)

BAGIAN III

TATA KELOLA BIDANG PRASARANA DAN SARANA

INSTITUT AGAMA ISLAM IAI BUNGA BANGSA CIREBON ( IAIBBC )

2016

A. Tujuan Pengadaan bertujuan untuk menunjang peningkatan mutu pelayanan, proses pembelajaran, serta kelancaran proses kerja unit-unit agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan.

B. Lingkup Penerapan Kegiatan pengadaan mencakup proses analisa kebutuhan, pengusulan, pengadaan dan distribusi barang.

C. Definisi 1. Pengadaan adalah mengadakan berbagai yang sebelumnya tidak ada, baik berupa

sarana maupun prasarana, yang dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan yang apabila tidak terpenuhi dapat mengganggu kegiatan lain.

2. Pengadaan Prasarana meliputi : a. Pengadaan barang bergerak roda 2 (dua) atau roda 4 (empat) b. Mesin kantor, mebeler, alat laboratorium, alat kantor dan sejenisnya.

D. Pihak yang terlibat 1. Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC). 2. Ketua 3. Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum dan Keuangan 4. Kepala Biro Adm. Umum dan Keuangan 5. Kepala Bagian Umum 6. Sub. Bagian Rumah Tangga 7. Sub. Bagian Pemeliharaan dan Perbaikan


1. Pengadaan kendaraan dinas dilakukan oleh IAI dengan persetujuan Yayasan Pendidikan Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

2. Pengadaan barang dilakukan oleh Kepala Bagian Adm. Umum (KBAU), melalui proses analisis kebutuhan.

3. Pengadaan barang-barang kebutuhan rutin, seperti barang habis pakai berupa ATK (Alat Tulis Kantor) dilalukan oleh Unit kerja masing-masing atas persetujuan pimpinan unit yang berwenang.

4. Pengadaan barang yang bersumber dari anggaran IAI: • Diatas senilai Rp. 5000.000,- (lima juta rupiah) diputuskan oleh Ketua.

Pengadaan tersebut dapat dilakukan oleh Kepala Bagian Adm. Umum atau oleh pihak lain melalui penawaran.

• Pengadaan barang dengan nilai Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) sampai dengan Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) melalui persetujuan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan.

• Pengadaan barang senilai Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) diputuskan oleh Kepala Biro Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian.

PROSEDUR PENGADAAN PRASARANA

Kode PS-PP Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

5. Pembelanjaan peralatan laboratorium dapat dalakukan untuk pengusul. 6. Dalam keadaan mendesak, jika jabatan biro berhalangan, usulan dapat diteruskan

kejabatan diatasnya. 7. Pengadaan barang bergerak harus mendukung sebesar-besarnya kepentingan

unin garapan. 8. Barang bergerak dapat diadakan bila barang bergerak yang lama sudah tidak layak

pakai, kalaupun ada biaya eksploitasinya terlalu tinggi. F. Prosedur

1. Pengadaan kendaraan dinas untuk Ketua, Pembantu Rektor dan Ketua Prodi, a. Usulan dari Ketua disertai spesifikasi/data keadaan kendaraan, kepada

Yayasan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC). b. Pengadaan dilakukan oleh Panitia yang dibentuk untuk keperluan tersebut.

2. Pengadaan mebeler dan mesin kantor: a. Usul pengadaan disampaikan oleh Kepala Bagian Adm. Umum kepada Kepala

Biro Adm. Umum Keuangan dan Kepegawaian (KBAUK)/Bendahara setelah melakukan analisis kebutuhan atau berdasarkan usulan unit pengguna.

b. Kepala Biro Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian memberikan persetujuan atau pengkoreksian usulan untuk diteruskan ke Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum dan Keuangan.

3. Pengadaan peralatan laboratorium a. Usulan pengadaan disampaikan oleh jurusan disertai dengan analisis

kebutuhan kepada Walik Ketua Prodi bidang Adm. Umu dan Keuangan. b. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan memberikan persetujuan

atau koreksi usulan, untuk didisposisikan kepada Kepala Biro Adm. Umum dan Keuangan (KBAUK)/Bendahara.

c. Pekerjaan pengadaan dapat dilakukan oleh jurusan atau pihak lain melalui penawaran terbuka.

G. Rekaman

1. Daftar barang 2. Basis Data SAPRA 3. Dokumen Usulan 4. Dokumen Penunjukan atau Dokumen Lelang (jika melalui mekenisme lelang.

A. Tujuan

Pengadaan bertujuan untuk menunjang peningkatan mutu pelayanan, proses pembelajaran, serta kelancaran proses kerja unit-unit agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan.

B. Lingkup Penerapan Kegiatan pengadaan mencakup proses analisa kebutuhan, pengusulan dan pengadaan.

C. Definisi 1. Pengadaan adalah mengadakan berbagai yang sebelumnya tidak ada, baik berupa

sarana maupun prasarana, yang dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan yang apabila tidak terpenuhi dapat mengganggu kegiatan lain.

2. Pengadaan sarana meliputi pengadaan tanah atau pembangunan.

D. Pihak yang terlibat 1. Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC). 2. Ketua IAI Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


1. Pengadaan tanah atau bangunan dilakukan melalui pembentukan panitia pengadaan (ad hock) Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) atau Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

2. Pengadaan harus melalui analisis kebutuhan dan studi kelayakan sesuai dengan tata guna kendali tanah.

3. Bila karena berbagai hal yang diluar Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC), seperti pelebaran jalan/bencana/perubahan tata guna tanah maka Ketua mengusulkan pengalihan tempat kepada Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

4. Pengadaan gedung, apabila lahan masih memungkinkan berdasarkan analisa kebutuhan tata ruang atau mengganti gedung lama yang tidak layak pakai.

F. Prosedur

1. Ketua menyampaikan usulan pengadaan sarana kepada Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) disertai analisis kebutuhan.

2. Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) mempelajari usulan dan melakukan pengecekan tentang kebutuhan yang diusulkan.

3. Bila usulan disetujui, Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) membentuk Panitia Pengadaan yang diketuai oleh Ketua.

4. Panitia melaksanakan pengadaan sarana sesuai dengan ketentuan dan mekanisme lelang yang berlaku.

5. Periksaan terhadap realisasi pengadaan sarana dilakukan oleh tim pengawas yang dibentuk oeh Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

PROSEDUR PENGADAAN SARANA

Kode PS-PS Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

6. Laporan pelaksanaan pengadaan dilakukan oleh Ketua dengan menyertakan berita acara serah terima pekerjaan dan data sarana kepada Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

7. Serah terima sarana dari Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) kepada Unit garapan disertai dengan berita acara serah terima.

G. Rekaman 1. Daftar barang 2. Dokumen usulan 3. Dokumen penunjukkan atau dokumen lelang (jika pengadaan melalui mekanisme

lelang).

A. Tujuan Memastikan barang yang diterima adalah barang yang sudah sesuai dengan spesifikasi barang dalam kontrak.

B. Lingkup Penerapan Kegiatan ini mencakup proses Pemeriksaan, Penerimaan, Penyimpanan dan Distribusi barang.

C. Definisi

1. Proses Pemeriksaan Barang adalah pemeriksaan kesesuaian kemasan, kuantitas, spesifikasi dan garansi/masa purna jual barang dari rekanan dibandingkan dengan spesifikasi barang dalam kontrak.

2. Menerima dan Menyimpan barang yang sudah sesuai ke gedung. 3. Pendistribusian barang adalah penyampaian barang ke unit pengusul setelah

dilakukan pemeriksaan dan pelabelan. 3. Pengadaan sarana meliputi pengadaan tanah atau pembangunan.

D. Pihak yang terlibat 1. Kepala Bagian Umum 2. Sub. Bagian Rumah Tangga


1. Proses ini dilaksanakan ketika barang yang dikirim oleh penyedia barang sampai di Bagian Umum. Selanjutnya diperiksa dan disimpan dalam gudang atau didistribusikan langsung ke unit pengusl.

2. Seluruh proses dilakukan selama 1(satu) hari segera setelah barang tiba. F. Prosedur

1. Panitia pengadaan bersama Kepala Bagian Umum melaksanakan proses pemeriksaan dan penerimaan barang berpedoman pada copy dokumen kontrak dan BoQ (Bill of Quantity)

2. Sub. Bagian Rumah Tangga membuat daftar pemeriksaan barang dan daftar penerimaan barang.

3. Apabila terjadi perbedaan antara spesifikasi barang dalam kontrak maka Sub. Bagian Rumah Tangga atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus menjadika BoQ (Bill of Quantity) dalam kontrak sebagai acuan dalam proses pemeriksaan dan penerimaan barang, dengan selanjutnya mengubah daftar pemerimaan barang yang sebelumnya telah dibuat.

PROSEDUR PEMERIKSAAN, PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN/

PENDISTRIBUSIAN PRASARANA Kode PS-P5 Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

4. Spesifikasi barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang, maka barang ditolak oleh Sub. Bagian Rumah Tangga atau Panitia Pemeriksa/Penerima barang dan dikembalikan kepada penyedia barang untuk diganti sesuai dengan spesifikasi yang seharusnya. Penolakan dan pengembalian barang harus disertai dengan daftar penolakan dan pengembalian barang.

5. Sub bagian Rumah Tangga atau Panitia Pemeriksa/Pemerima barang harus meminta Kartu Garansi dan atau kartu jaminan purna jual barang (bagi barang yang memiliki garansi dan layanan purna jual) kepada penyedia barang.

6. Apabila barang sudah sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang, maka Sub. Bagin Rumah Tangga atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus menerima barang yang telah diperiksa untuk dicantumkan dalam daftar penerimaan barang, maka surat jalan harus diparaf oleh Sub. Bagian Rumah Tangga atau Panitia Penerima Barang untuk selanjutnya dijadikan sebagai lampiran daftar penerimaan barang sementara.

7. Barang-barang yang telah diterima Bagian Rumah Tangga atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang selanjutnya diberi label untuk disimpan atau didistribusikan ke unit pengusul.

8. Unit pengusul menerima barang disertai dengan tanda terima barang. 9. Sub. Bagian Rumah Tangga mmemasukkan data barang ke dalam basis data. • Proses Pengendalian Barang Rusak/Cacat yang sejenis. 1. Sub. Bagian Rumah Tangga mengidentifikasi dan mencatat barang-barang yang

rusak/cacat, untuk dilaporkan kepada Kepala Bagian Umum. 2. Kepala Bagian Umum melakukan proses pengecekan laporan. Jika kerusakan tidak

dapat diperbaiki, Kepala Bagian Umum mengusulkan penghapusan barang kepda Kepala Biro Adm. Umum dan Keuangan. Jika kerusakan masih dalam masa garansi, Kepala Bagian Umum mengurus layanan garansi tersebut kepada suplier.

G. Rekaman 1. Daftar barang 2. Basis data SAPRA 3. Dokumen usulan 4. Dokemen penunjukkan atau dokumen lelang (jika pengadaan melalui mekanisme

lelang).

PROSEDUR INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA

Kode PS-ISP Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Kemudahan untuk mengetahui data sarana dan prasarana dalam mengambil keputusan dalam bidang sarana dan prasarana.


Kegiatan inventarisasi mencakup proses Pendataan, Pembukuan, dan pelabelan sarana dan prasarana.

C. Definisi 1. Inventarisasi adalah kegiatan berkala untuk melakukan pencatatan dan pendaftaran

sarana dan prasarana milik/kekayaan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

2. Inventarisasi terdiri dari 4 (empat) kegiatan, yaitu : a. Pencatatan barang pada buku barang/buku penerimaan. b. Pemasukan barang ke dalam DataBase c. Pencatatan barang pada kartu barang d. Penomoran kode/pelabelan barang.

D. Pihak yang terlibat

1. Kepala Bagian Umum 2. Sub. Bagian Rumah Tangga


1. Proses inventarisasi dilaksanakan setelah proses pengadaan selesai, dan selanjutnya dilakukan secara berkala, oleh Sub. Bagian Rumah Tangga.

2. Inventarisasi sarana dan Prasarana di lingkungan Fakultas, dilakukan oleh Kepala Tata Usaha Fakultas.

3. Stock Opname sarana dan prasarana dilakukan setiap akhir tahun, dan dilaporkan kepada Kepala Bagian Umum.

F. Prosedur

1. Pencatatan barang pada buku inventaris berdasarkan kategori 2. Entry data ke dalam basis data 3. Pelabelan barang 4. Pencatatan pada kartu barang dialokasi penggunaan barang.

G. Rekaman

1. Daftar barang 2. DataBase sarana dan prasarana 3. Kartu Barang

A. Tujuan

Optimalisasi fungsi dan menjamin keamanan dan kenyamanan pengguna.

B. Lingkup Penerapan Pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana pada seluruh unit di bawah Yayasan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi

1. Pemeliharaan adalah melaksanakan segala upaya dalam proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya dan hasil guna suatu barang, alat atau fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi atau menyempurnakannya.

2. Unit garapan adalah IAI atau Fakultas. 3. Proses pemeliharaan meliputi aspek :

a. Pengusulan b. Pengelolaan c. Pembebanan biaya d. Pelaporan


1. Kepala Bagian Umum 2. Sub. Bagian Rumah Tangga 3. Bagian Pemeliharaan dan perbaikan 4. Kepala Tata Usaha Fakultas


1. Pemeliharaan sarana dan prasarana dilakukan oleh unit garapan (IAI atau fakultas) 2. Pengusulan, usul pemeliharaan oleh unit garapan (IAI atau fakultas) kepada Kepala

Bagian Umum disertai dengan rincian data/keadaan sarana dan prasarana yang diusulkan dengan diketahui oleh pejabat yang berwenang.

3. Pengelolaan : pelaksanaan pemeliharaan dilakuakn oleh Bagian Pemeliharaan dan Perbaikan atau unit garapan fakultas.

4. Pembebanan biaya : biaya pemeliharaan ditanggung oleh unit garapan pengguna. 5. Pelaporan : setiap unit garapan menyampaikan laporan tahunan pada setiap akhir

tahun anggaran yang terdiri dari : a. Keadaan sarana dan prasarana yang dipelihara. b. Biaya yang digunakan. c. Tindak lanjut dari hasil pemeliharaan.

F. Prosedur

1. Usul pemeliharaan di tingkat IAI dilakukan oleh unit pengguna kepada Kepala Bagian Umum. Usul pemeliharaan di tingkat Fakultas dilakukan oleh Kepala Tata Usaha Fakultas.

PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA

Kode PS-P2SP Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

2. Pengelolaan : Pelaksanaan pemeliharaan di tingkat IAI dilakukan oleh Bagian Pemeliharaan dan Perbaikan. Pelaksanaan pemeliharaan di tingkat Fakultas dilakukan oleh Kepala Tata Usaha Fakultas setelah mendapat persetujuan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan.

3. Pembebanan biaya : Biaya pemeliharaan ditanggung oleh Unit Garapan Pengguna. 4. Pelaporan : Setiap unit garapan menyampaikan laporan tahunan pada setiap tahun

anggaran. G. Rekaman

1. Daftar sarana dan prasarana serta keadaannya. 2. Dokumen usulan. 3. Rekaman basis data.

PROSEDUR

PENGGUNAAN RUANG AULA Kode PS-PRA Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016 A. Tujuan

Memberikan pelayanan kepada civitas akademik Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

untuk memanfaatkan aula atau lapang terbuka bagi peningkatan mutu pendidikan.

B. Lingkup Penerapan Prosedur penggunaan aula dan ruang terbuka pada seluruh unit garapan di bawah Yayasan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Aula adalah ruang tertutup dengan seluruh fasilitas yang ada didalamnya yang

diperuntukan untuk pertmuan umum yang berhubungan dengan kegiatan peningkatan mutu pendidikan.

2. Ruang Terbuka terdiri dari tempat parkir, lapangan olah raga, taman atau lahan kosong yang berada di bawah kepemilikan Yayasan Pendidikan Bunga Bangsa Cirebon.

3. Kegiatan yang meningkatkan mutu pendidikan adalah kegiatan yang dapat menunjang baik langsung maupun tidak langsung terhadap visi IAI BUNGA BANGSA CIREBOON Cirebon baik dilakukan oleh kalangan internal maupun eksternal.

D. Pihak Yang Terlibat 1. Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum dan Keuangan. 2. Kepala Biro Adm. Umum dan Keuangan. 3. Kepala Bagian Umum. 4. Sub. Bagian Rumah Tangga. 5. Sub. Bagian Pemeliharaan dan Pebaikan. 6. Bagian Tata Usaha Fakultas.


1. Penggunaan tndak merusak sarana yang ada. 2. Penggunaan tidak mengganggu proses perkuliahan. 3. Setelah selesai penggunaan, pengguna mengembalikkan keadaan semula. 4. Prioritas penggunaan mempertimbangkan tingkat urgensi dan kelayakan kegiatan. 5. Jangka waktu penggunaan paling lama 3 (tiga) hari kecuali dalam keadaan khusus

atas ijin dari Pembantu Rektor bidan Adm. Umum dan Keuangan dengan tidak mengganggu kegiatan belajar.

6. Penggunaan oleh pihak eksternal dalam bentuk kerjasama dan bukan kegiatan perdagangan minimum keras.

7. Penggunaan oleh pihak eksternal akan dikenakan biaya pemeliharaan yang besarnya diatur dalam kebijakan keuangan.

8. Penggunaan oleh pihak eksternal melampirkan perijinan dari pihak (seperti Kepolisian) jika peraturan masyarakatkannya.

F. Prosedur

1. Penggunaan oleh Pihak Internal : a. Penggunaan mengajukan surat permohonan kepada Bagian Umum melalui

Bagian Tata Usaha Fakultas. b. Jawaban penggunaan diberikan setelah Kepala Bagian Umum memeriksa jadwal

penggunaan Aula serta mempertimbangkan tingkat urgensi dan kelayakan. c. Setelah selesai menggunakan aula atau lapangan, pengguna melapor kepada

Kepala Bagian Umum. d. Sub. Bagian Rumah Tangga melakukan pengecekan dan pembersihan setelah

penggunaan. 2. Penggunaan oleh Pihak eksternal :

a. Penggunaan mengajukan surat permohonan kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan melalui Kepala Bagian Umum.

b. Jawaban penggunaan diberikan setelah Kepala Bagian Umum memeriksa jadwal penggunaan aula serta mempertimbangkan tingkat urgensi dan kelayakan.

c. Pembayaran biaya pemeliharaan kepada Kepala Bagian Biro Adm. Umum dan Keuangan.

d. Kepala Bagian Umum berkoordinasi dengan Sub. Bagian Rumah Tangga dan Bagian Satuan Pengamanan (Satpam) dalam pelaksanaan kegiatan yang diusulkan.

e. Setelah selesai menggunakan aula atau lapangan, pengguna melapor kepada Kepala Bagian Umum.

f. Sub. Bagian Rumah Tangga melakukan pengecekan dan pembersihan setelah penggunaan.

G. Rekaman

1. Surat Peminjaman. 2. Jawaban Ijin Penggunaan. 3. Surat ijin keramaian bagi kegiatan yang memerlukan berdasarkan peraturan. 4. Jadwal penggunaan.

PROSEDUR PEMINJAMAN BARANG BERGERAK DAN PERALATAN

Kode PS-PBBP Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016 A. Tujuan

Memberikan pelayanan kepada civitas akademik Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC). rasarana bagi peningkatan mutu pendidikan.

B. Lingkup Penerapan Prosedur penggunaan prasarana pada seluruh unit garapan di bawah Yayasan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Peminjaman prasarana adalah proses peminjaman yang digunakan untuk kegiatan

yang mendukung kegiatan pendidikan 2. Prasarana yang dipinjam adalah :.

a. Kendaraan roda 2 atau roda 4 yang pengadaannya bersumber dari Anggaran Yayasan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon selain kendaraan dinas pejabat.

b. Peralatan pendukung kegiatan seperti : proyektor, sound system dan sejenisnya selain peralatan laboratorium, bengkel atau studio.

c. Meja dan kursi yang diperuntukkan untuk dipinjamkan.

D. Pihak Yang Terlibat 1. Pembantu bidang Adm. Umum dan Keuangan 2. Kepala Bagian umum 3. Sub. Bagian Rumah Tangga 4. Bagian Tata Usaha Fakultas


1. Peminjaman kendaraan adalah organisasi mahasiswa, dosen dan karyawan yang ada di lingkungan IAIBBC.

2. Ijin peminjaman kendaraan di tingkat Fakultas, diputuskan oleh Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan, setelah mempertimbangkan tingkat urgensinya.

3. Setelah selesai penggunaan, pengguna mengembalikan keadaan semula. 4. Prioritas penggunaan mempertimbangkan tingkat urgensinya. 5. Jangka waktu penggunaan paling lama 3 (tiga) hari kecuali dalam keadaan khusus

atas ijin dari Pembantu Rektor bidan Adm. Umum dan Keuangan dengan tidak mengganggu kegiatan belajar.

6. Supir dan atau teknisi kendaraan adalah supir atau teknisi yang sudah ditugaskan untuk kendaraan yang digunakan.

7. Biaya untuk bahan bakar dan oli dibebankan kepada pengguna. 8. Pengguna mengembalikan kendaraan seperti dalam keadaan semula saat pinjaman

diterima. 9. Biaya perbaikan atas kerusakan yang diakibatkan oleh penggunaan oleh peminjam,

menjadi tanggungan peminjam.

F. Prosedur

1. Pemninjam mengajukan surat permohona kepada Kepala Bagian Umum melalui Bagian Tata Usaha Fakultas.

2. Jawaban penggunaan diberikan setelah Kepala Bagian Umum memeriksa jadwal penggunaan kendaraan serta mempertimbangkan tingkat urgensi dan kelayakan.

3. Setelah selesai menggunakan kendaraan, pengguna melapor kepada Kepala Bagian Umum.

4. Sub. Bagian Rumah Tangga melakukan pengecekan dan pembersihan setelah penggunaan..

G. Rekaman

1. Surat Peminjaman. 2. Jawaban ijin penggunaan 3. Jadwal penggunaan

PROSEDUR PENGGUNAAN LISTRIK DAN TELEPON

Kode PS-P2SP Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Memberikan pelayanan kepada civitas akademik IAI BUNGA BANGSA CIREBOON Cirebon untuk memanfaatkan listrik,telepon dan air bagi peningkatan mutu pendidikan.


Prosedur peminjaman listrik,telepon dan air pada seluruh unit garapan dibawah Yayasan Perguruan Tinggi 17 Agustus 1945 Cirebon.

C. Definisi

Penggunaan Listrik,Telepon dan air adalah penggunaannya untuk kegiatan yang mendukung unit kegiatan pendidikan.


1. Pembantu Rektor bidangAdm. Umum dan Keuangan 2. Kepala Bagian Umum 3. Sub. Bagian Rumah Tangga 4. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan 5. Bagian Tata Usaha Fakultas


1. Penggunaan listrik, telpon dan air menganut prinsip efisien dan efektif. 2. Listrik, telepon dan air adalah prasarana penunjang operasional kantor dan

pembelajaran. Penggunanya diluar hal tersebut harus mendapat ijin dari pejabat yang berwenang di unit garapan.

3. Listrik, telepon dan air difungsikan hanya pada jam kerja kecuali pada waktu dan tempat tertentu yang sudah ditentukan, yang jika hal tersebut tidak difungsikan akan mengganggu kegiatan.

4. Pengguna listrik untuk peralatan vital dan membutuhkan supply listrik stabil harus menggunakan cadangan generator listrik.

5. Setiap ruangan yang menggunakan listrik, wajib menyediakan alat pemadam kebakaran.

6. Teknisi / operator listrik, telepon dan air adalah teknisi atau operator yang ditugaskan dan biasa menangani prasarana tersebut.

7. Penggunaan listrik di atas 500 watt dengan menggunakan jalur tambahan ( baik sementara atau dalam jangka waktu tertentu ) harus mendapatkan ijin dari pejabat yang berwenang pada unit garapan masing – masing.

8. Pengguna telepon di luar keperluan dinas harus mendapat ijin dari pejabat yang berwenang pada unit garapan masing – masing.

9. Biaya atas penggunaan listrik, telepon dan air dibebankan kepada unit garapan pengguna.

F. Prosedur 1. Setelah selesai jam kerja, petugas pada masing – masing unit garapan mematikan

arus listrik yang tidak diperlukan di unit garapan masing – masing kecuali arus pada peralatan tertentu dan penerangan umum.

2. Ijin penggunaan listrik di atas 500 watt dengan menggunakan jalur tambahan ( baik sementara atau dalam jangka waktu tertentu ) disampaikan kepada Kepala Bagian Umum. Di tingkat Fakultas disampaikan kepada Kepala Tata Usaha Fakultas.

3. Jika terjadi pemadaman arus, petugas yang menangani cadangan generator harus segera menyalakan generator hingga arus listrik berjalan normal.

4. Sub. Bagian Rumah Tangga melakukan pengecekan dan pembersihan setidaknya setiap 3 (tiga) bulan dan melaporkan kepada Kepala Bagian Umum.

G. Rekaman

1. Data penggunaan listrik, telepon dan air. 2. Jadwal Pemeliharaan.

PROSEDUR PENGHAPUSAN BARANG

Kode PS-PB Bidang Prasarana dan Sarana Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016 A. Tujuan

1. Menghapuskan barang-barang yang bsudah tidak layak dipergunakan. 2. Mengurangi beban biaya pemeliharaan yang tinggi untuk untuk barang-barang yang

tidak layak dipergunakan. 3. Penghapusan barang yang hilang, digelapkan, dicuri/dirampok, terbakar atau

kerusakan akibat bencana/kerusuhan.

B. Lingkup Penerapan Kegiatan penghapusan mencakup proses pengusulan,penghapusan, proses penghapusan, dan laporan penghapusan pada seluruh prasarana pada semua unit garapan di baawah kepemilikan Yayasan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi

1. Penghapusan adalah proses pemusnahan atau penjualan prasarana yang diusulkan untuk dihapuskan.

2. Usulan penghapusan adalah surat pengusulan penghapusan atas suatu barang yang dilakukan oleh pejabat berwenang disertai persyaratan yang telah ditentukan.

3. Laporan penghapusan adalah dokumen yang berhubungan dengan proses penghapusan yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

4. Prasarana meluputi : a. Barang bergerak roda 2 atau roda 4 b. Mesin kantor, mebeler, alat laboratorium, alat kantor dan ssejenisnya.

5. Panitia penghapusan adalah panitia yang dibentuk melalui SK Rektor tentang penghapusan.


1. Yayasan Perguruan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) 2. Ketua 3. Pembantu Rektor di bidang Adm. Umum dan Keuangan. 4. Panitia Lelang 5. Tim pemeriksa barang 6. Kepala bagian umum 7. Ketua Prodi/Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan. 8. Pembantu Rektor bidang Adm. Umumdan Keuangan 9. Kepala Tata Usaha Fakultas 10. Office Boy Fakultas


1. Penghapusan prasarana dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Penghapusan yang dilakikan oleh Yayasan Perguruan Tinggi Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

2. Prasarana yang dihapuskan adalah barang inventaris yang dpat dipertanggung jawabkan, yang memenuhi salah satu syarat sebagai berikut : a. Prasarana dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dipergunakan kagi

atau diperbaiki. b. Perbaikan terhadap sarana memerlukan biaya yang besar sehingga terjadi

pemborosan. c. Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan besarnya

biaya pemeliharaan. d. Hilang akibat sesuatu di luar kekuasaan pengelola barang (misalnya bahan

kimia). e. Tidak sesuai dengan kebutuhan masa kini. f. Kelebihan persediaan yang jika disimpan lama akan rusak dan akhirnya tidak

dapat dipergunakan lagi. g. Musnah atau rusak karena bencana alam atau kerusuhan. h. Hilang karena dicuri, dirampok, diselewengkan dan sebagainya.

3. Prasarana yang dihapuskan adalah : a. Barang-barang yang sudah tidak layak dipergunakan/kerusuhan. b. Beban biaya pemeliharaan yang tinggi dibandingkan dengan manfaatnya, dan c. Barang yang hilang, digelapkan, dicuri/dirampok, terbakar; atau d. Kerusakan akibat bencana/kerusuhan

4. Penghapusan barang elektronik penyimpan data (terutama komputer) harus

didahului dengan pemindahan data un tuk kemudian dilakukan penghapusan data rekaman secara permanen.

5. Penghapusan dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu : a. Penjualan melalui lelang atau penunjukkan pembeli. b. Pemusnahkan dengan cara dibakar, dikubur dan sejenisnya. c. Pengapusan dengan cara khusus, seperti pemberian hadiah/hibah.

6. Penghapusan melalui mekanisme lelang :

a. Penawaran oleh peserta lelang dilakukan dalam amplop tertutup, yang dibuka oleh Panitia ssetelah masa penawaran ditutup.

b. Pemenang lelang adalah penawar tertinggi yang memenuhi persyaratan dan uang jaminan yang ditetapkan. Apabila penawar tidak ditetapkan sebagai pemenang, uang jaminan dikembalikan selambat-lambatnya 24 jam sesudah lelang berakhir.

c. Hasil penghapusan, melalui mekanisme lelang disetorkan pada kas Unifersitas untuk diserahkan kepada unit garapan pemilik barang yang dilelang. Biaya lelang dibebankan kepada pemenang lelang.

7. Pemusnahan terhadap barang yang diusulkan, dapat dilakukan oleh unit

gabungan/unit kerja yang bersangkutan, dengan disaksikan oleh pejabat dalam hal ini Ketua atau yang mePembantuinya.

8. Penyusutan sarana : a. Penyusutan dinyatakan berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan yang dilakukan

oleh panitia penilai yang dibentuk oleh Ketua. b. Penyusutan yang telah dinyatakan berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan

barang, dikeluarkan dari Tata Usaha pertanggung jawaban unit garapan. c. Bila barang yang susut jauh melebihi dan taksiran normal maka proses

penghapusannya disamakan dengan barang hilang/dicuri/terbakar. 9. Kehilangan prasarana dikarenakan oleh kekuatan melawan hukum oleh pihak lain,

dimana pemegang tanggung jawab tidak berdaya, serta sudah memenuhi petunjuk yang ada, maka pemegang tanggung jawab sarana, teknisi dan atau operator dibebaskan dari tuntutan ganti rugi.

F. Prosedur 1. Penghapusan prasarana melalui mekanisme lelang :

a. Pimpinan unit /Ketua membentuk panitia penghapusan (penjualan) 1) Panitia menyiapkan barang agar dapat dilelangkan. 2) Panitia melakukan pengumuman lelang secara terbuka. 3) Panitia memberikan kesempatan dan penerangan seluas-luasnya agar

peminat lelang dapat melihat/mengetahui barang yang di lelang. 4) Menentukan harga limit dari barang yang dilelang. 5) Menetapkan syarat-syarat lelang yang dibuat oleh panitia atau pejabat lelang. 6) Panitia turut menandatangani risalah lelang. 7) Pemenang lelang membayar atas barang yang dilelang kepada Bagian

Keuangan. 8) Panitia melaporkan pelaksaan lelang kepada atasan dengan melampiri

salinan risalah lelang dan bukti Tanda Setoran Hasil lelang. b. Prosedur Penawaran :

1) Penawar menyetorkan uang jaminan penawar lelang kepada Kepala Niro Adm. Umum dan Keuangan sebelum pelaksanaan lelang. Besarnya uang jaminan ditentukan oleh panitia.

2) Tawaran oleh peminat lelang dilakukan secara tertulis dalam amplop tertutup. 3) Pembukaan surat penewaran oleh panitia, dilakukan setelah masa penawaran

sudah tertutup. 4) Penunjukan pembeli oleh panitia lelang dilakukan setelah semua surat

penewaran dibuka. 5) Apabila ada penawaran tertinggi berikutnya setelah ketentuan di atas,

penawaran tertinggi tersebut dapat ditunjuk sebagai pembeli. c. Laporan pelaksanaan dibuat oleh panitia lelang disampaikan kepada Kepala

Bagian umum dilengkapi dengan : 1) Suat pengantar laporan pelaksanaan dari unit yang bersangkutan. 2) Berita Acara Lelang. 3) Bukti setoroan uang penjualan.

2. Penghapusan dengan cara pemusnahan, bagi barang yang rusak, berlebihan dan sudah tua. a. Kepala Bagian Umum mengusulkan penghapusan barang kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan disertai dengna daftar barang yang akan dihapuskan, ssetelah diketahui oleh Sub. Bagian Rumah Tangga. b. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan dan Ketua membentuk

Panitia Penghapusan dalam lingkungan unit yang bersangkutan yang terdiri dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang yang dianggap ahli/mengetahui tentang keadaan barang tersebut, dengan surat perintah pemeriksaan tentang kondisi barang, serta menetapkan prakiraan nilai barang yang diusulkan untuk dihapuskan. Jika dianggap perlu, Panitia Penghapusan dapat meminta rekomendasi dari instansi teknis yang berwenang.

c. Panitia penghapusan mengumpulkan barang yang dihapuskan di suatu tempat yang satuan kerja.

d. Panitia Penghapusan membuat Berita Acara penelitian/pengecekan barang dilampiri hasil penelitian/pengecekan atas barang yang dihapuskan.

3. Penghapusan atas barang yang hilang,digelapkan, dicuri dirampok, terbakar. a. Pimpinan unit yang bertanggung jawab atas barang, membuat laporan serta

Berita Acara Pemeriksaan pendahuluan oleh pimpinan yang bersangkutan. b. Pimpinan Unit melaporkan kejadian tersebut kepada Ketua melalui Kepala

Bagian Umum. c. Terhadap yang dicuri, dirampok, atau digelapkan, Pimpinan Unit wajib

melaporkan kejadian tersebut kepada pahak kepolisian. d. Rektotr membentuk panitia tuntutan ganti rugi untuk menghitung jumlah kerugian. e. Berita Acara penyidikan dibuat oleh pihak berenang selambat-lambatnya selama

1(satu) bulan. Bila sampai dengan waktu 1 (satu) bulan berita acara belum

dikirim, maka panitia menyusun laporan dari unit yang bersangkutan serta hasil penyidikan langsung di tempat kejadian. Kesimpulan laporan panitia berupa : 1) Terjadinya peristiwa danbesarnya kerugian yang diderita. 2) Bukti tentang kesalahan/kelalaian pegawai yang bersangkutan yang telah

mengakibatkan kerugian itu. 3) Isi dari pernyataan tentang telah lewatnya batas waktu untuk mengajukan

keberatan/pembelaan diri. 4) Pertimbangan terhadap keberatan/pembelaan diri yang diterima atau atas

tidak diterimanya sesuatu keberatan/pembelaan diri pegawai yang bersangkutan.

5) Keputusan tentang penempatan jumlah penggantian kerugian yang harus dibayar pegawai bersangkutan.

f. Salinan surat keputusan dengan pos tercatat disampaikan kepada pegawai bersangkutan agar dapat diketahui tanggal dan tanda tangan penerimanya.

g. Surat keputusan penghapusan barang tersebut dapat diterbitkan setelah penetapan tuntutan ganti rugi.

4. Penghapusan terhadap prasarana karena bencana dan kerusuhan, prosedurnya sama dengan penghapusan barang yang rusak, berlebihan dan sudah tua.

5. Kepala Bagian Umum mengusulkan hibah atau suatu barang dilampiri dengan membuat daftar barang yang akan dihibahkan disertai berita acaranya untuk diusulkan kepada Ketua.

G. Rekaman

1. SK Pengangkatan Panitia Penghapusan barang 2. Daftar barang yang dihapuskan 3. Dokumen usulan penghapusan 4. Berita Acara Pengecekan barang 5. Pengumuman lelang 6. Surat penawaran atas barang yang dilelang 7. Berita Acara pembukuan surat penawaran 8. Dokumen menunjukkan pembeli barang lelang 9. Berita Acara Penghapusan


BAGIAN IV

TATA KELOLA BIDANG K E U A N G A N

INSTITUT AGAMA ISLAM IAI BUNGA BANGSA CIREBON ( IAIBBC )

2016

PROSEDUR

PENYUSUNAN RENCANA KERJA DAN ANGGARAN Kode PS-PRKA Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Melakukan Proyeksi yang menggambarkan aktivitas penerimaan yang akan diperoleh, pengeluaran/biaya yang diperkirakan akan terjadi, dan hasil yang akan dicapai berupa dana sisa aktivitas (surplus atau defisit) pada periode anggaran tahun akademik mendatang.

B. Fungsi

1. Sebagai pedoman kerja operasional dan program investasi tahunan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC)

2. Sebagai alat pengendalian manajemen IAIBBC. C. Dasar Penyusunan Anggaran

Dasar penyusunan anggaran adalah program kerja tahunan IAIBBC, mencakup program kerja tahunan tingkat IAI, Lembaga, Biro, Fakultas, Program Studi sampai dengan UPT, yang merupakan penjabaran dari Rencana Induk Pembangunan (RIP) Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon.

D. Lingkup Penerapan

Seluruh transaksi keuangan yang diproyeksi akan terjadi menurut program kerja tahunan.

E. Definisi

1. Rencana Induk Pembangunan (RIP) Adalah rencana strategis yang mencakup rumusan dan tujuan yang hendak dicapai IAIBBC dalam waktu 5 (lima )tahun.

2. Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC yang selanjutnya disingkat RKAU merupakan cerminan dari rencana kegiatan IAIBBC yang dinyatakan dalam nilai uang, mencakup taksiran-taksiran pendapatan dan biaya (penerimaan dan pengeluaran uang) untuk aktivitas operasional investasi, maupun pendanaan serta pposisi keuangan.

3. Proyeksi aktivitas adalah proyeksi yang menggambarkan pendapatan yang akan diperoleh, dan biaya yang diperkirakan akan terjadi, serta hasil yang akan dicapai berupa sisa dana aktivitas (surplus atau defisit) pada periode anggaran.

4. Proyeksi investasi menggambarkan estimasi pengeluaran dana untuk pembiayaan barang-barang modal.

5. Proyeksi arus kas merupakan proyeksi penerimaan dan pengeluaran kas serta perubahan bersih aksi selama periode proyeksi dan estimasi sisa kas yang tersedia pada akhir tersebut.

6. Proyeksi posisi keuangan menggambarkan proyeksi tentang posisi keuangan IAIBBC pada akhir tahun anggaran setelah seluruh rencana aktivitas selesai dikerjakan.

7. Rencana Kerja dan Anggaran Fakultas (RKAF) adalah rancangan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana Fakultas untuk tahun akademik yang akan datang.

8. Rencana Kerja dan Anggaran adalah rancangan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana lembaga, biro, jurusan/prodi, UPT, unit kerja sejajar.

9. Anggaran IAI adalah rancangan estimasi pemerimaan dan pengeluaran dana tingkat IAI untuk tahun akademik yang akan datang.

F. Pihak yang terlibat 1. Pimpinan IAI 2. Pimpinan Fakultas 3. Pimpinan Program Studi 4. Pimpinan lembaga, Biro, dan UPT.

G. Kriteria dan Standar 1. Kriteria :

a. Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC disusun dengan memperlihatkan program kerja tahunan ysng merupakan penjabaran dari Rencana Induk Pengembangan (RIP).

b. Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC disusun secara terintegrasi dan terkoordinasi antara Pimpinan IAI dan Pimpinan Fakultaas dengan memperhatikan asa efisiensi dan efektifitas serta tata guna, transparansi dan akuntabilatas.

c. Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC disusun dengan prinsip penganggaran terpadu (uni budget) yang berbasis.

d. Kinerja (performance based budgeting) Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC disusun untuk masa satu tahun akademik.

e. Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC disusun secara bottom up. f. Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC disusun dengan memperhatikan :

1) Realisasi kegiatan terkhir usaha terakhir tahun berjalan 2) Estimasi hasil kegiatan yang sapat dicapai pada triwulan IV tahun berjalan. 3) RIP 4) Kebijakan Ketua IAIBBC. 5) Pertimbangan lainnya.

g. Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC disusun dengan berpedoman pada : 1) Tugas dan fungsi masing-masing satuan kerja (IAI, Fakultas, dan

Jurusan/Program Studi). 2) Rencana Strategis IAI, Fakultas maupun Jurusan/Program Studi. 3) Program Kerja. 4) Standar biaya umum dan khusus 5) Pagu sementara/definisi yang diperoleh dari dana budgeter maupun budgeter. 6) Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC untuk membiayai program kegiatan

dalam satu tahun anggaran dan menyampaikan perkiraan maju yang merupakan implikasi kebutuhan dana untuk pelaksanaan program dan kegiatan pada tahunberikutnya.

h. Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC memuat rencana kegiatan sasaran dan anggaran yang diperlukan oleh IAI, Fakultas maupun Program Studi termasuk kegiatan yang dapat dilakukan bersama (sharing activities) antara IAI, Fakultas, maupun Program Studi, dan diuraikan menurut : 1) Fungsi dan sub bagian. 2) Program 3) Kegiatan dan Sub Kegiatan 4) Kode Akun 5) Hasil/keluaran yang diharapkan

i. Pengesahan Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC dilakukan oleh Yayasan IAIBBC .

j. Bila sampai batas waktu yang telah ditentukan Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC yang diajukan tidak disahkan Yayasan IAIBBC, maka IAIBBC menggunakan Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC yang paling akhir disahkan.

2. Standar : a. Proyeksi aktivitas b. Proyeksi investasi c. Proyeksi arus kas d. Proyeksi posisi keuangan

H. Prosedur

1. Prosedur penyusunan program kerja sebagai Bagian Terkait dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Fakultas (RKAF) a. Menjelang tahun akademik baru, setiap fakultas menyelenggarakan Rapat Kerja

(Raker) yang diikuti oleh Ketua Prodiat,Pimpinan jurusan/Program Studi, Pimpinan UPT (Puslit,PPPM, Laboratorium, Pusin, dll).yang berada dalam pembinaan dan pengendalian fakultas. Fokus raker fakulltas antara lain : 1) Menyusun program kerja tahunan fakultas yang mencakup program kerja Fakultas, Juruan/Program studi, dan UPT untuk tahunakademik mendatang. 2) Merancang RKAF berdasarkan program kerja tahunan fakultas mencakup program kerja dan anggaran tahunan untuk fakultas, jurusan/program studi, UPT, RKAF, disusun berdasarkan prinsip keseimbangan. 3) Penetapan prioritas program kerja fakultas/jurusan/program studi, UPT dengan memperhatikan dan mengoptimalkan proyeksi pagu anggaran, serta proyeksi penerimaan fakultas/jurusan/program studi/UPT. 4) Menetapkan (mensyahkan) program kerja tahunan fakultas (berisikan program kerja fakultasjurusan/program studi, UPT) berdasarkan skala prioritas dan proyeksi penerimaan-pengeluaran dana yang telah disepakati dalam raker.

Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuanagan dan Kepegawaian bersama unsur Ketua Prodian lainnya menetapkan persentase anggaran penerimaan dan pengeluaran untuk setiap fakultas/jurusan/program studi, UPT atau program kerja hasil pengesahan program kerja tahunan fakultas, serta menyampaikan kepada fakultas/jurusan/program studi dan UPT.

2. Prosedur Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Fakultas (RKAF) a. Jurusan/Program studi dan UPT pada satu fakultas melakukan telaah persentase

anggaran penerimaan dan pengeluaran untuk setiap unit kerja (Fakultas/Jurusan/Program studi dan UPT) atau program kerja untuk kemudian menyepakati penetapan persentase anggaran penerimaan-pengeluaran dana setiap unit kerja dalam rapat fakultas.

b. Setoap unit kerja (Fakultas/Jurusan/Program studi dan UPT) menyesun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) unit kerjanya sesuai persentase anggaran yang telah disepakati dalam rapat fakultas dan program kerja prioritas yang telah ditetapkan dalam Raker. Unit kerja dapat merevisi program kerja prioritasnya untuk disesuaikan dengan persentase anggaran penerimaan-pengeluaran dana yang telah ditetapkan fakultas dalam rapat fakultas.

c. RKA setiap unit kerja di lingkunagn fakultas dihimpun dan disusun menjadi Rencana Kerja dan Anggaran Fakultas (RKAF).

d. Sesuai dengan pedoman umum pengelolaan keuangan IAIBBC, maka biaya dalam RKAF dikelompokkan menjadi : 1) Rencana Biaya Akademik, terdiri dari biaya : pendidikan dan pengajaran,

penelitian, pengabdian. 2) Rencana Biaya Kemahasiswaan, terdiri dari biaya : pembinaan dan

pengembangan penelaran mahasiswa, pembinaan dan pengembangan minat mahasiswa, pembinaan dan pengembangan kesejahteraan mahasiswa/beasiswa pembinaan kegiatan kemahasiswaaan humas.

3) Rencana Biaya Umum dan Administrasi mencakup biaya : pegawai, iuran pensiun (DPLK), Kesejahteraan pegawai, dana bantuan, tunjangan hsri raya, panitia adhok, pembinaan pegawai, organisasi manajemen, perjalanan dinas, rapat, pengendalian program, studi banding.

4) Rencana biaya kantor, mencakup biaya : ATK dan fotocopy, barang cetakan, perlengkapan dan jaringan komputer, listrik, air, telepon dan internet, jamuan tamu, benda pos dan materai, cleaning service.

5) Rencana biaya penelitian dan pengembangan, mencakup biaya : perencanaan teknik, perencanaan bidang usaha dan keuangan, perencanaan komputerisasi, rupa-rupa biaya penelitian dan pengembangan.

6) Biaya keuangan, mencakup biaya : bungan pinjaman, denda keterlabatan pembayaran angsuran pokok dan bunga, rupa-rupa biaya keuangan lainnya.

7) Biaya pemeliharaan, mencakup biaya : pemeliharaan inventaris kantor, pemeliharaan pembangunan, pemeliharaan kendaraan, pemeliharaan instalasi, pemeliharaan taman dan halaman , rupa-rupa umum.

8) Biaya lain-lain, mencakup biaya : biaya bank, kerugian penjualan barang usang, kerugian transaksi valuta asing, kerugian penghapusan aktiva tetap, rupa-rupa biaya/kerugian, kerugian luar biasa.

a. Program kerja tahunan fakultas bersama dengan RKAF diajukan oleh masing-masing Ketua Prodi pada rapat anggaran tingkat IAI.

3. Prosedur Penyusunan Rancangan Kerja dan Anggaran (RKA) Lembaga, Biro dan Unit Kerja Sejajar. a. Lembaga, Biro dan Unit Kerja Sejajar yang berada dalam pembinaan IAI

menyusun RKA untuk tahun akademik yang akan datang berdasarkan program kerja yang telah disusun lembaga Penyusunan rancangan anggaran lembaga memperhatikan proyeksi penerimaan dana, anggaran dan realisasi program tahun berjalan, serta kebijakan anggaran yang ditetapkan IAI.

b. Sesuai dengan bidangnya, program kerja dan RKA lembaga, Biro dan unit kerja sejajar dihimpun dan dikoordinir menjadi program kerja dan RKA Pembantu Rektor bidang akademik, Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Keoegawaian dan dan Pembantu Rektor bidang Kemahasiswaan dan Alumni.

c. Setiap Pembantu Rektor mengajukan program kerja dan RKA bidangnya pada rapat anggaran IAI.

4. Prosedur Penyusunan Anggaran IAI a. Pimpinan IAI membentuk panitia penyusunan anggaran yang terdiri dan unsur-

unsur Ketuaat dan unsur-unsur Fakultas.Panitia penyusun anggaran bertugas untuk merencanakan penerimaan DPP dan mahasiswa dengan dasar perkiraan yang mengacu pada realisasi anggaran tahun akademik sebelumnya.

b. Para Pembantu Rektor dan para Ketua Prodi mengajukan program kerja dan RKA/RKAF dalam rapat yang di pimpin Ketua.

c. Ajuan program kerja dan RKA/RKAF dibahs bersama oleh panitia anggaran, Pembantu Rektor dan Ketua Prodi.

d. Dengan memperhatikan prioritas program kerja dan RKA yang diajukan Pembantu Rektor serta RKAF yang diajukan Ketua Prodi, Ketua menetapkan kebijakan anggaran IAI.

e. Berdasarkan kebijakan anggaran IAI yang ditetapkan dalam rapat anggaran IAI, Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian menetapkan prosentase anggaran penerimaan dan Pengeluaran untuk Lembaga, Biro, unit kerja sejajar dan Fakultas serta menyampaikanya kepada pihak yang berkepentingan (Pembantu Rektor dan Ketua Prodi).

f. Para Pembantu Rektor dan para Ketua Prodi mengkoordinir penyusunan RKA unit kerjanya sesuai persentase anggaran yang telah ditetapkan dalam rapat anggaran IAI dan program kerja prioritas. Untuk keperluan penrtapan anggaran unit kerjanya, para Pembantu Rektor dan Ketua Prodi dapat meninjau ulang/revisi program kerja/prioritas guna disesuaikan dengan rapat anggaran IAI. Penyusunan RKA oleh para Pembantu Rektor dan Para Ketua Prodi mencerminkan proyeksi aktivitas, proyeksi investasi, proyeksi arus kas, dan proyeksi posisi keuangan.

g. RKA yang disusun dan dihimpun oleh setiap Pembantu Rektor dan tiap Ketua Prodi ditelaah di tingkat IAI. Bila hasil telaah anggaran program kerja yang dimaksud ternyata tidak sesuai dengan program kerja dan presentase anggaran

yang te;lah ditetapkan, maka konsep anggaran porogram kerja dimaksud dikembalikan kepada koordinator (Pembantu Rektor atau Ketua Prodi) untuk diperbaiki.

h. RKA dari tiap Pembantu Rektor dan tiap Ketua Prodi yang telah sesuai dengan pagu dan persentase anggaran untuk tiap mata anggaran kemudian dihimpun dan disusun menjadi RKAU. RKAU menggunakn prinsip keseimbangan dan menggambarkan proyeksi aktivitas, proyeksi investasi, proyeksiarus kas, dan proyeksi posisi keuangan.

i. RKAU disepakati oleh Senat IAI untuk kemudian disampoaikan kepada Yayasan IAIBBC disampaikan pada pihak-pihak yang berkepentingan (fakultas, lembaga, birop, unit sejajar di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) dan dicatat dalam sistem informasi terpadu IAIBBC (SITU)oleh petugas akutansi/pembukuan IAI.

j. Bila RKAU yang diajukan tidak disahkan Yayasan IAIBBC sampai batas waktu yang telah ditentukan, maka IAIBBC menggunakan RKAU tahunyang paling akhir disahkan.

k. RKAU yang telah mendapat pengesahan Yayasan IAIBBC dicatat pada sistem informasi terpada IAIBBC oleh petugas akutansi/pembukuan IAI. RKAU dikelompokkan menjadi anggaran penerimaan dan anggaran pengeluaran. 1. Rencana biaya akademik, terdiri dari biaya : Pendidikan dan Pengajaran,

Penelitian dan Pengabdian. 2. Rencana biaya kemahasiswaan, terdiri dari biaya : Pembinaan dan

Pengembangan minat mahasiswa, Pembinaan dan Pengembangan kesejahteraan mahasiswa/beasiswa, Pembinaan kegiatan Kemahasiswaan, Humas.

3. Rencana biaya Administrasi dan Umum, mencakup biaya : Pegawai, Iuran pensiun, Kesejahteraan pegawai, Dana Bantuan, Tunjangan Hari Raya, Panitia Adhok, Pembinaan Pegawai, Organisasi dan Manajemen, Perjalanan dinas, Rapat, Pengendalian Program ,Studi Banding.

4. Rencana biaya kantor, mencakup biaya : ATK dan fotocopy, barang cetakan, perlengkapan dan jaringan komputer, listrik, air, telepon dan internet, jamuan tamu, benda pos dan materai, cleanning service/office boy.

5. Rencana biaya penelitian dan Pengembangan, mencakup biaya : Perencanaan teknik, Perencanaan bidang usaha dan keuangan, Perencanaan komputerisasi rupa-rupa biaya penelitian biaya keuangan lainya.

6. Biaya keuangan, mencakup biaya : bunga pinjaman, keterlambatan pembayaran angsuran pokok dan bunga, rupa-rupa biaya lainya.

7. Biaya Pemeliharaan, mencakup biaya : Pemeliharaan Inventasir kantor, Pemeliharaan bangunan, Pemeliharaankendaraan, Pemeliharaan instalasi, Pemeliharaan taman dan halaman, rupa-rupa umum.

8. Biaya lain-lain, mencakup biaya : Biaya bank, Kerugian Penjualan barang usang, kerugian transaksi valuta asing, kerugian penghapusan aktiva tetap, rupa-rupa biaya/kerugian, kerugian luar biasa.

I. Rekaman

1. Program kerja UPT, Jurusan/Program studi, Fakultas, Lembaga, Biro, Unit Kerja Sejajar sebagai dasar penyusunan RKA.

2. Dokumen persentase anggaran penerimaan dan pengeluaran Fakultas sebagai dasar Penyusunan dan Penetapak RKAF.

3. Dokumen persentase anggaran penerimaan dan pengeluaran IAI sebagai dasar penetapan RKAU.

4. Dokumen persentase anggaran penerimaan dan pengeluaran Lembaga, Biro, Unit Kerja Sejajar sebagai dasar penyusunan dan penetapan RKA Pembantu Rektor bidang Akademik, Pembantu Rektor bidang Adm. Umum dan Keuangan dan Kepegawaian, dan Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni.

5. RKA setiap unit kerja di lingkungan fakultas (Fakultas, Jurusa/Program Studi, UPT).

6. Dokumen dan basis data RKAF, Mencakup proyeksi aktivitas, investasi, arus kas dan proyeksi posisi keuangan.

7. Dokumen dan basis data RKA lembaga, Biro, unit sejajar mencakup proyeksi aktivitas, investasi, arus kas dan proyeksi posisi keuangan.

8. Dokumen dan basis data RKA Pembantu Rektor (I,II dan III), mencakup proyeksi aktivitas, investasi, arus kas dan proyeksi posisi keuangan.

9. Dokemen kebijakan anggaran yang ditetapkan Ketua. 10. Dokumen RKAU, mencakup proyeksi aktivitas, investasi, arus kas dan proyeksi

posisi keuangan. 11. Basis data proyeksi aktivitas, mencakup : rencana pendapatan dan rencana

pembiayaan. Rencana pendapatan terdiri dari Rencana Pendapatan Usaha (PDU), dan Pendapatan di Luar Usaha (PLU), PDU terdiri dari : Dana penyelenggaraan Pendidikan, (DPP), Dana Pengembangan (DP), Pendapatan Dana Laboratorium (PDL), Pendapatan Dana Tugas Akhir (PDTA), Pendapatan Dana Kegiatan (PDK) , Pendapatan Dana Semester Pendek (PDSP), Pendapatan Cuti Kuliah (PCK). PLU mencakup : bunag deposito dan jasa giro, pendapatan dari hasil penjualan barang inventaris dan baragng bekas, fee jasa konsultasi, fee jasa penelitian dan pendapatan lainya yang bukan berasal dari hasil kegiatan operasional rutin IAIBBC. Rencana Biaya mencakup : biaya akademik, biaya kemahasiswaan, biaya umum dan administrasi biaya kantor, biaya penelitian dan pengembangan, biaya keuangan, biaya pemeliharaan, biaya lain-lain.

12. Basis data proyeksi Investasi mencakup : investasi tanah dan penyempurnaan tanah, bangunan/gedung, peralatan dan perlengkapan, kendaraan/alat pengangkutan, inventaris/perabot kantor.

13. Basis data dan proyeksi arus kas, mencakup proyeksi penerimaan kas dari operasi dan non operasi, proyeksi pengeluaran kas untuk operasi dan non operasi, perubahan bersih (selisih penerimaan dan pengeluaran) kas, estimo saldo kas pada awal tahun anggaran, estimo saldo pada akhir tahun anggaran.

14. Basis data proyeksi posisi keuangan mencakup : proyeksi neraca. 15. Bais data RKAU, RKA Pembantu Rektor,Lembaga, Biro, Unit sejajar, RKAF, dan

RKA setiap unit kerja di lingkungan Fakultas pada SITU.

PROSEDUR

PENCAIRAN DANA ANGGARAN BAGI FAKULTAS, LEMBAGA, BIRO DAN UNIT KERJA

Kode PS-PDA Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara pencairan dana RKA di lingkungan IAI yang dikoordinir dan dikndalikan oleh para Pembantu Rektor.


Prosedur diperuntukan bagi lembaga, biro dan unit kerja sejajar yang berada dalam koordinasi dan kendali para Pembantu Rektor yang akan mencairan dana bulanan untuk program kerja yang telah dianggarkan.

C. Definisi 1. RKAU (Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC) definitive ada;ah program kerja

tahunan IAIBBC yang mencerminka rencana kegiatan IAIBBC dalam bentuk satuan uang, mencakup taksiran-taksiran pendapatan dsn biaya (penerimaan dan pendapatan uang)untuk aktivitas operasional, investasi, arus kas, serta posisi keuangan periode akuntansi berjalan yang telah disahkan oleh Yayasan IAIBBC.

2. Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) definitive adalah bagian dari RKAU definitif berbentuk program kerja dan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana fakultas untuk tahun akuntansi berjalan.

3. Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) definitive adalah bagian dari RKAU berbentuk program kerja dan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana lembaga, biro, unit kerja sejajar yang ada di bawah pembinaan dan pengendalian IAIBBC untuk tahun akuntansi berjalan.

4. Dokumen Pendukung Pencairan Dana Kegiatan yang telah dianggarkan adalah dokumen-dokumen legal yang digunakan sebagai dasar pengeluaran dana, mencakup : a. Kerangka Acuan Kerja atau dokumen yang dipersamakan. b. Datar gaji untuk pencairan gaji. c. Rincian Anggaran Biaya (RAB) d. Dasar Penetapan Harga Satuan Biaya. e. Draft surat perjanjian kerja (nila kerja)

5. Surat Perintah Membayar (SPM) adalah surat perintah Ketua yang diterbitkan Pembantu Rektor Adm. Umum Keuangan dan Kepegawaian, kepada pemegang dana di biro keuangan IAIBBC mengeluarkan sejumlah dana guna membiayai aktivitas yang telah ditetapkan dalam RKAU definif atau membayar sejumlah biaya yang menjadi beban IAIBBC.

D. Pihak yang terlibat 1. Ketua IAIBBC 2. Pembantu Rektor di bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian dan Kepala

Biro Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian sebagai penyalur dan kegiatan yang telah dianggarkan oleh RKA.

3. Para Pembantu Rektor sebagai pengendali realisasi program unit kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

4. Para Ketua Prodi/Direktur Pascasarjana sebagai pengendali realisasi program kerja unit kerja yang menjadi tanggung jawabanya.

5. Petugas akuntansi/pembukuan. 6. Bendahara/Pemegang dana.


1. RKAF definitif disusun oleh Fakultas, sementara RKA definitif untuk lembaga, biro, unit kerja sejajar disusun oleh , lembaga, biro, unit kerja sejajar yang berada dalam pembinaan dan penendalian IAIBBC.

2. RKAF definitif dan RKA definitif disusun berdasarkan RKAU definitif, syakni RKAU yang telah disahkan oleh Yayasan IAIBBC.

F. Prosedur

1. Menjelang akhir bulan periode akuntasi berjalan, bendahara/pemegang dana di Fakultas, Lembaga, Biro, Unit sejajar di lingkungan IAIBBC membuat surat permohonan pencairan dan RKAF atau RKA kepada Kepala Biro Adm. Umum,

2. Keuangan dan Kepegawaian IAIBBC yang dilengkapi dokemen pendukung pencairan dana RKAF/RKA yang telah dianggarkan berupa : a. Kerangka acuan kerja atau dokumen yang dipersamakan. b. Daftar gaji untuk pencairan gaji c. Rincian Anggaran Biaya (RAB) d. Dasar Penetapan Harga Satuan Biaya e. Surat Perjanjian Kerja (bila ada) f. Dokumen lain yang berfungsi sebagai pendukung cairan dana.

3. Petugas pembukuan/akuntansi IAIBBC melakukan verifikasi atas Dokumen Pencairan Dana RKAF Yang dibuat bendahara Fakultas dan RKA yang dibuat bendahara/pemegang dana Lembaga, Biro, Unit kerja sejajar. Verifikasi dilakukan dengan mencocokan butir-butir usulan pencairan pencairan RKAF/RKA definitif dengan RKAU definitif.Bila usulan pencairan dana RKAF/RKA definitif belum sesuai dengan RKAU definitif, maka usulan pencairan dana tersebut dikembalikan untuk diperbaiki. Pada kasus tertentu, ketidaksesuaian antara usulan pencairan dana RKAF/RKA definitif dengan RKAUdefinitif dapat dikonsultasikan kepada tanggung jawab keuangan (misalnya : Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian dan Ketua Prodi untuk tingat Fakultas, Ketua Lembaga/Biro dan Pembantu Rektor untuk lembaga dan Biro yang berada dalam pengendalian masing-masing Pembantu Rektor).

4. Bila dokumen pendukung pencairan dana RKAF/RKA yang telah sesuai dengan RKAU definitif, petugas di Biro Adm. Umum Keuangan dan Kepegawaian IAIBBC menyiapkan surat usulan pencairan dana RKAF/RKA kepada Ketua melalui Pembantu Rfektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian.

5. Usulan Pencairan dana RKAF/RKA yang telah sesuai dengan RKAU definif dapat disetujui Rekror untuk kemudian Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian membuat Surat Perintah Membayar (SPM).

6. Usulan pencairan dana program kerja non budgeter jurusan/prodi/program pascasarjana dilakukan oleh Ketua Jurusan/Prodi/program pascasarjana kepada Ketua Prodi/Direktur Program pascasarjana melalui Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian / Pembantu Direktur bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian program pascasarjana, sementara untuk lembaga/biro/unit kerja sejajar dilakukan oleh ketua lembaga/biro/unit kerja sejajar kepada Ketua melalui Pembantu Rektor yang membawahinya.

G. Rekaman

1. Surat Permohonan Pencairan Dana RKAF/RKA bulanan. 2. Dokumen pendukung pencairan dana RKAF/RKA mencakup :Kerangka Acuan Kerja

atau Dokumen yang dipersamakan, daftar gaji untuk pencairan gaji, RAB, Dasar

penetapan harga satuan biaya, surat perjanjian kerja, dan dokumen pendukung lainnya..

3. Surat perintah membayar (SPM) 4. Basis data realisasi RKAU, RKAF, RKA untuk lembaga/biro/unit kerja sejajar dab

pencatatan pengeluaran dana pada SITU.

PROSEDUR PENCAIRAN DANA ANGGARAN BAGI JURUSAN/PROGRAM STUDI DAN UPT

Kode PS-PDAJPU Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara pencairan dana RKA di lingkungan Fakultas/Program Pascasarjana yang dikoordinir dan dikendalikan oleh para Pembantu Rektor/Pembantu Direktur Pascasarjana.


Prosedur diperuntukan jurusan/program studi, program pascasarjana, UPT dan unit kerja sejajar yang berada dalam koordinasi dan kendali para Pembantu Rektor/Pembantu Direktur Pascasarjana yang akan mencairan dana bulanan untuk program kerja yang telah dianggarkan.

C. Definisi 1. Rencana Kerja dan Anggaran Fakultas (RKAF) definitif adalah bagian dari RKAU

definitif berbentuk program kerja dan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana fakultas untuk tahun akuntansi berjalan.

2. Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Jurusan/Prodi/Program Pascasaarjana/UPT definitif adalah bagian dari (RKAF) definitram pascasarjana, UPT dan unit kerja sejajar yang berada di bawah pembinaan dan pengendalian fakultas/program pascasarjana untuk tahun akuntansi berjalan.

3. Dokumen pendukung pencairan dana kegiatan yang telah dianggarkan adalah dokumen-dokumen legal yang digunakan sebagai dasar pengeluaran dana, mencakup : a. Perangka Acuan Kerja, atau dokumen yang dipersamakan. b. Daftar gaji untuk pencairan gaji c. Rincian Anggaran Biaya (RAB) d. Dasar Penetapan Harga Satuan Biaya e. Draft Surat Perjanjian Kerja (bila ada)

4. Surat Perintah Membayar (SPM) adalah surat perintah Ketua Prodi/Direktur pascasarjana yang diterbitkan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian/Pembantu Direktur bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian Pascasarjana kepada bendahara fakultas untuk mengeluarkan sejumlah dana guna membiayai aktivitas yang telah ditetapkan dalam RKAF difinitif atau membayar sejumlah biaya yang menjadi beban fakultas/program pascasarjana.

D. Pihak yang terlibat 1. Ketua Prodi/Direktur pascasarjana 2. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian/ Pembantu

Direktur bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian Pascasarjana dan Sub Bag Keuangan sebagai penyalur dana kegiatan yang telah dianggarkan dalam RKA Jurusan/Prodi, UPT, Unit Kerja Sejajar.

3. Para Pembantu Rektor/ Pembantu Direktur Pascasarjana sebagai pengendali realisasi program kerja unit kerja yang menjadi tanggung jawabanya.

4. Petugas akuntansi/Pembukuan 5. Bendahara/Pemegang dana


1. RKAF definitif disusun oleh Fakultas/ Direktur pascasarjana, sementara RKA definitif untuk jurusan/program studi/program pascasarjana, UPT, unit kerja sejajar yang berada dalam pembinaan dan penendalian fakultas/direktur pascasarjana.

2. RKA definitif jurusan/program studi/program pascasarjana, UPT, unit kerja sejajar disusun berdasarkan RKAFdefinitif yang merupakan bagian integral dari RKAU.

F. Prosedur 1. Menjelang akhir bulan periode akuntasi berjalan, bendahara/pemegang dana di

jurusan/program studi/program pascasarjana, UPT, unit kerja sejajar di lingkungan Fakultas/program pascasarjana membuat surat permohonan pencairan dana RKA kepada Sub Bagian Keuangan Fakultas/Program Pascasarjana yang dilengkapi dokumen Pendukung Pencairan Dana RKA yang telah dianggarkan berupa : a. Kerangka acuan kerja atau dokumen yang dipersamakan. b. Daftar gaji untuk pencairan gaji c. Rincian Anggaran Biaya (RAB) d. Dasar Penetapan Harga Satuan Biaya e. Surat Perjanjian Kerja (bila ada) f. Dokumen lain yang berfungsi sebagai pendukung cairan dana.

2. Petugas pembukuan/akuntansi fakultas /program pascasarjana melakukan verifikasi atas Dokumen Pencairan Dana RKAYang dibuat bendahara/pemegang dana jurusan/program studi, program pascasarjana, UPT, unit kerja sejajar. Verifikasi dilakukan dengan mencocokan butir-butir usulan pencairan RKA definitif dengan RKAF definitif.Bila usulan pencairan dana RKA definitif belum sesuai dengan RKAFdefinitif, maka usulan pencairan dana tersebut dikembalikan untuk diperbaiki. Dana RKA definitif dengan RKAF definitif dapat dikonsultasikan kepada penanggung jawabRKA (Ketua jurusan/ program studi/program pascasarjana, UPT, Unit kerja sejajar).

3. Bila dokumen pendukung pencairan dana RKA definitif telah sesuai dengan RKAF definitif, petugas di Sub Bag Keuangan Fakultas/Program Pascasarjana BBC menyiapkan surat usulan pencairan dana RKA kepada Ketua Prodi/Direktur Pascasarjana melalui Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian/ Pembantu Direktur bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian pascasarjana.

4. Usulan Pencairan dana RKA telah sesuai dengan RKAF definif dapat disetujui Ketua Prodi/Direktur Program pascasarjana untuk kemudian Pembantu bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian/ Pembantu Direktur bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian program pascasarjana membuat Surat Perintah Membayar (SPM).

5. Usulan pencairan dana program kerja non budgeter jurusan/prodi/program pascasarjana dilakukan oleh Ketua Jurusan/Prodi/program pascasarjana Ketua Prodi melalui Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian / Pembantu Direktur bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian program pascasarjana, sementara untuk UPT/Unit Kerja sejaja dilakukan oleh ketua UPT/Unit kerja sejajar kepada Ketua Prodi/direktur pascasarjana melalui Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian / Pembantu Direktur bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian pascasarjana.

G. Rekaman

1. Surat Permohonan Pencairan Dana RKA bulanan. 2. Dokumen pendukung pencairan dana RKA mencakup :TOR atau Dokumen yang

dipersamakan, daftar gaji untuk pencairan gaji, RAB, Dasar penetapan harga satuan biaya, surat perjanjian kerja, dan dokumen pendukung lainnya.

3. Surat perintah membayar (SPM) 4. Basis data realisasi RKAU, RKAF, RKA untuk jurusan /program studi/program

pascasarjana, UPT unit kerja sejajar dan pencatatan pengeluaran dana pada SITU.

PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELOLAAN DPP DP SERTA DANA NON DP DAN DP

Kode PS-PPD Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara penerimaan dan pengelolaan Dana Penyelenggaraan Pendidikan (DPP), Dana Pengembangan (DP), serta Dana di luar DPP dan DP.


Prosedur berlaku untuk semua transaksi penerimaan dan pengelolaan Dana Penyelenggaraan Pendidikan (DPP), Dana Pengembangan (DP), serta Dana di luar DPP dan DP di IAIBBC.

C. Definisi 1. Sember dan jenis penerimaan keuangan di lingkungan IAIBBC meliputi :

a. Dana Penyelenggaraan Pendidikan (DPP), b. Dana Pengembangan (DP), c. Dana di luar DPP dan DP

2. DPP adalah dana yang ditarik (diperoleh) sebagai kewajiban mahasiswa baru dan atau mahasiswa yang diperuntukkan bagi kepentingan penyelenggaraan serta pembinaan pendidikan selama mahasiswa mengikuti pendidikan di lingkungan IAIBBC untuk satu periode waktu tertentu yang besarnya sesuai dengan peraturan dan ketentuan yana berlaku.

3. DP adalah dana yang dikenakan/dibebankan kepada mahasiswa baru yang dibayarkan pada saat melakukan pembayaran DPP pertama kali pada waktu awal tahun ajaran masuk ke IAIBBC untuk disediakan/disimpan dalam anggaran masing-masing unit kerja pe;aksana kegiatan penyelenggaraan pendidikan dalam satu periode waktu tertentu sebagai penunjang pelaksana Tri Dharma Perguruan Tinggi yang besarnya sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.

4. Pendapatan di luar DPP/DP, adalah sumber penerimaan IAIBBC di luar penerimaan dan diperoleh dari DPP dan DP terdiri dari : a. Pendapatan yang diterima dari mahasiswa oleh fakultas seperti biaya

laboratorium, Semester Pendek, Ujian Akhir Program (Sidang/Tesis/Disertasi), Bimbingan Skripsi/Tesis/Disertasidan Pendaftaran Ujian Akhir Semester.

b. Jasa IAI adalah jasa penelitian, terapan, dan pengembangan berdasarkan kontrak, termasuk jasa konsultasi kepada instansi- instansi pemerintah, IAI lainnya dan dunia usaha.

c. Usaha lain yang dikembangkan dan dikelola oleh IAI dan Fakultas, seperti Holding Company dengan berbagai bentuk perusahaan di bawah nya, misal : Lembaga Konsultasi, Student Union (kantin dan unit usaha intern kampus lainnya).

d. Dana kegiatan yang selanjutnya disebut DK, yaitu terdiri dari kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), pendaftaran wisuda, dan Orientasi Program Studi dan Pengenalan Kampus (OSPEK).

e. Pendapatan lai-lain yaitu pendapatan yang diperoleh di luar kegiatan pokok adalah termasuk pendapatan bunga deposito, pendapatan jasa giro, penjualan

barang-barang bekas, keuntungan penjualan aktiva tetap, keuntungan atas transaksi valuta asing.

5. Bank yang dipergunakan adalah lembaga keuangan bank yang ditunjuk dan ditetapkan oleh Ketua IAIBBC atas sepengetahuan Yayasan IAIBBC untuk menyimpan, mengelola dan mengeluarkan segenap dana yang timbul dan diperoleh IAIBBC.

D. Pihak yang terlibat 1. Bank penghimpunan dana IAIBBC 2. Pimpinan IAI 3. Yayasan IAIBBC 4. Mahasiswa atau orang tua/wali mahasiswa 5. Petugas pencatat DPP/DP/dana non DPP dan DP di IAI

F. Kriteria dan Standar 1. Sumber dan jenis penerimaan dan keuangan di lingkungan IAIBBC, Meliputi :

a. Dana Penyelenggaraan Pendidikan (DPP) b. Dana Pengembangan (DP) c. Dana di luar DPP dan DP

2. Dana Penyelenggaraan Pendidikan : a. Penggunaan Dana Penyelenggaraan Pendidikan (DPP) diatur lebih lanjut dalam

peraruran tersendiri yang ditetapkan IAIBBC atas usul Fakultas. b. DPP tidak dapat dipergunakan langsung melaikan harus dahulu disetorkan ke

dalam rekening bank yang ditunjuk IAIBBC secara penuh dan tepat waktu. c. Pada dasarnya setiap angkatan mahasiswa di lingkungan IAIBBC berlaku satu

kategori dan daftar kategori diatur dalam peraturan tersendiri. Khusus bagi mahasiswa baru dapat dikenakan kategori lebih tinggi dibanding kategori mahasiswa lama.

d. Kategori DPP unutk mahasiswa IAIBBC ditetapkan oleh pimpinan IAIBBC atas usul Fakultas dan disetujui Yayasan IAIBBC. DPP untuk mahasiswa IAIBBC ditetapkan oleh pimpinan IAIBBC atas usul fakultas dan disetujui Yayasan IAIBBC serta berlaku untuk satu tahun akademik.

e. DP wajib dibayarkan sekaligus untuk 2 (dua) smester pada tahun akademik berjalan, kekecualian terhadap hal tersebut baik berupa keringanan dan atau kebebasan dan kewajiban DPP ditetapkan oleh pimpinan IAI atas usul pimpinan fakultas yang bersangkutan.

f. Khusus bagi mahasiswa yang berasal dari keluarga besar IAIBBC diberikan keringanan yang akan ditetapkan dalam peraturan tersendiri.

g. Segala kesalahan dan atau kelalaian untuk membayar DPP oleh mahasiswa baru/lama akan dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku di IAIBBC dan atau peraturan hukum yang berlaku.

3. Dana Pengembangan (DP) a. Penggunaan Dana Pengembangan (DP) diatur dalam peraturan tersendiri yang

ditetapkan IAIBBC atas usul Fakultas. b. Dana Pengembangan (DP) tidak dapt dipergunakan langsung melainkan harus

terlebih dahulu disetorkan ke rekening bank yang ditunjuk IAIBBC secara penuh dan tepat waktu.

c. Dana Pengembangan (DP) pada dasarnya berlaku khusus bagi mahasiswa baru dengan satu kategori dan daftar kategori sebagaimana diatur dalam peraturan sendiri.

d. Tarif Dasar Dana Pengembangan (DP) ditetapkan oleh pimpinan IAI atas persetujuan Yayasan IAIBBC untuk tiap-tiap awal tahun akademik.

e. Dana Pengembangan (DP) dapat ditambah/dinaikan oleh pimpina IAI atas dasar persetujuan orang tua/wali mahasiswa baru untuk kemudian persetujuan orang tua/wali mahasiswa tersebut dituangkan dalam bentuk pernyataan kesanggupan orang tua/wali di atsa kertas bermaterai serta dilaporkan hasilnya Kepada Ketua untuk diinformasikan kepada Yayasan IAIBBC.

f. Dana Pengembangan (DP) wajib dibayarkan sekaligus pada tahun akademik bersama-sama dengan pembayaran DPP untuk tahun akademik yang bersangkutan.

4. Dana di luar DPP dan DP . a. Dana di luar DPP dan DP tidak dapat dipergunakan langsung melainkan harus

terlebih dahulu disetorkan ke rekening bank yang ditunjuk IAIBBC secara penuh dan tepat waktu.

b. Penggunaan Dana di luar DPP dan DP diatur lebih lanjut dalam peraturan tersendiri yang ditetapkan oleh Retor.

c. Aktivitas di lingkungan IAIBBC yang produktif dan efektif menghasilkan dana di luar DPP dan DP akan diberikan intensif khusus yang diterapkan IAIBBC .

1. IAIBBC membuka rekening bank untuk keperluan menampung setoran DPP, DP, dana non DPP dan DP.

6. Mahasiswa baru dan atau mahasiswa lama mengurus sendiri/melalui wali/orang tuanya segala administrasi setoran DPP, DP, dana non DPP dan DP kepada IAIBBC untuk kemudian yang bersangkutan Wali/Orang Tuanya wajib menyetorkan langsung pembayaran DPP, DP, dana non DPP dan DP ke dalam rekening bank yang telah ditunjuk sesuai batas waktu yang telah ditetapkan.

7. Tanda bukti setor DPP asli atas nama mahasiswa yang bersangkutan wajib disimpan untuk dipergunakan bagi keperluan daftar ulang, perwalian dan atau ujian-ujian di Fakultas masing-masing tembusannya wajib diserahkan kepada petugas pencatat DPP di IAIBBC untuk diproses lebih lanjut.

8. Rangkap/tembusan bukti setor DPP wajib dibukukan dan dilaporkan kepada pimpinan IAI dan atau pejabat yang ditunjuk untuk itu.

9. Laporan penerimaan dana : a. Setiap bulan pada tahun akademik berjalan pimpinan IAIBBC wajib

menyampaikan laporan penerimaan dana kepada Yayasan untuk diteruskan kepada Dewan pembina IAIBBC termasuk laporan keadaan mahasiswa terdaftar, tingkat drop out dan permasalahan-permasalahan yang dihadapi disertai alternatif pemecahannya dan bahkan jika perlu hasil auditnya.

b. Tembusan laporan berikut bukti-bukti yuridis dan jika ada hasil auditnya sepanjang menyangkut DPP dan DP mahasiswa disampaikan kepada pimpina Fakultas masing-masing di lingkungan IAIBBC .

F. Prosedur 1. Prosedur Penerimaan Dana Penyelenggaraan Pendidikan (DPP)-(Ospek, Dana

Kesehatan, Buku Panduan, KTM dan Pelatihan Komputer) per-Bank. a. Mahasiswa mengisi formulir setoran DPP yang disiapkan bank yang ditunjuk

IAIBBC. b. Berdasarkan formulir isian setoran DPP,petugas bank mencatat setoran pada

rekening DPP IAIBBC. Identitas minimal yang harus tercatat pada aplikasi setoran di bank antara lain :NPM, Nama Mahasiswa, Prodi, Tahun setoran DPP, angsuran atau penuh, sisa setoran yang masih harus dibayar mahasiswa (bila mengangsur).

c. Setelah DPP diterima petugas bank, maka petugas mengeluarkan bukti setoran DPP dan menyerahkannya kepada mahasiswa. Bukti setoran DPP yang dipegang mahasiswa wajib diarsip untuk digunakan sebagai pendukung Kontrak Rencana Studi (KRS) dan keperluan lainnya.

d. Secara periodik, bank penerima DPP IAIBBC membuat dan menyerahkan laporan penerimaan DPP kepada IAIBBC.

e. Secara periodik bank penerima DPP dan Biro Keuangan IAIBBC melakukan rekonsiliasi atas penerimaan DPP dari mahasiswa dan mengupdate data pada SITU.

2. Prosedur Penerimaan Dana Pengembangan (DP) per bank. a. Orang tua/wali/mahasiswa mengisi formulir setoran DP yang disiapkan bank yang

ditunjuk IAIBBC. b. Berdasarkan formulir isian setoran DP, petugas bank mencatat setoran pada

rekening DP IAIBBC, Identitas minimal yang harus tercatat pada aplikasi setoran

di bank antara lain :NPM, Nama Mahasiswa, Prodi, Tahun setoran DPP, angsuran atau penuh, sisa setoran yang masih harus dibayar mahasiswa (bila mengangsur).

c. Setelah DP diterima petugas bank, maka petugas mengeluarkan bukti setoran DP dan menyerahkannya kepada mahasiswa. Bukti setoran DP yang dipegang mahasiswa wajib diarsip untuk digunakan dalam berbagai keperluan akademik dan keperluan lainnya.

d. Secara periodik, bank penerima DP IAIBBC membuat dan menyerahkan laporan penerimaan DP kepada IAIBBC.

e. Secara periodik bank penerima DP dan Biro Keuangan IAIBBC melakukan rekonsiliasi atas penerimaan DP dari mahasiswa dan mengupdate data pada SITU.

3. Prosedur Penerimaan Non DPP dan Non DP per Bank dari jasa IAI.

a. Jasa IAI yang disetorkan sebagai penerimaan IAI/fakultas dihitung dan ditetapkan berdasarkan persentase dari penerimaan total jasa yang diterima unit kerja pelaksana jasa IAI. Besar persentase jasa IAI yang disetorlan sebagai penerimaan IAI/fakultas ditetapkan berdasarkan kesepakatan bersama antara unit kerja pelaksana jasa dengan pimpinan IAI/fakultas.

b. Petugas unit pelaksana jasa IAI menyetorkan dana jasa IAI yang menjadi hak IAI/fakultas melalui bank yang ditunjuk.

c. Setelah dana diterima bank, maka petugas bank mengeluarkan bukti setoran non DPP-non DP dan menyerahkannya kepada petugas yang melakukan penyetoran. Bukti setoran wajib diarsip oleh unit pelaksana jasa IAI untuk dijadikan bukti setoran.

d. Secara periodik, bank penerima non DPP-non DP IAIBBC membuat dan menyerahkan laporan penerimaan non DPP-non DP dari jasa IAI kepada IAIBBC.

e. Secara periodik, bank penerima dana dan Biro Keuangan IAIBBC.melakukan rekonsiliasi Satas penerimaan non DPP-non DP dari jasa IAI dan mengupdate data penerimaan pada SITU.

4. Prosedur Penerimaan Non DPP dan Non DP per bank dari Usaha lainnya. a. Pejabat yang ditunjuk IAI melakukan verifikasi atas laporan keuangan yang

diserahkan manajemen holding company. b. Laba holding company yang menjadi bagian IAIBBC disetorkan oleh petugas

holding company kepada rekening non DPP-non DP IAIBBC pada bank yang ditunjuk IAIBBC .

c. Setelah dana diterima bank, maka petugas bank mengeluarkan bukti setoran non DPP-non DP dan menyerahkannya kepada petugas yang melakukan penyetoran. Bukti setoran wajib diarsip holding company untuk dijadikan bukti setoran.

d. Secara periodik, bank penerima non DPP-non DP IAIBBC membuat dan menyerahkan laporan penerimaan non DPP-non DP dari penerimaan usaha lainnya.

e. Secara periodik, bank penerima dana dan Biro Keuangan IAIBBC.melakukan rekonsiliasi atas penerimaan non DPP-non DP dari holding company dan mengupdate data penerimaan pada SITU

5. Prosedur Penerimaan Non DPP dan Non DP per bank dari Pendapatan lain-lain.

a. Secara periodik, bank penerima non DPP-non DP IAIBBC membuat dan menyerahkan laporan penerimaan non DPP-non DP dari pendapatan lain-lain (jasa giro, penerimaan atas penjualan sktivs tetap, penjualan barang bekas, dll).

b. Secara periodik, bank penerima dana dan biro Keuangan IAIBBC melakukan rekonsiliasi atas penerimaan non DPP-non DP dari pendapatan lain-lain dan mengupdate penerimaan pada SITU.

6. Prosedur Penerimaan Dana Pendidikan (DPP) dan Dana Pengembangan (DP) dan

Non DPP dan Non DP tidak melalui bank :

a. Orang tua/Wali/mahasiswa mengisi formilir setoran DP yang disiapkan IAIBBC. b. Berdasrkan formulir isian tersebut petugan Keuangan IAI mencatat setoran

tersebut dan mengeluarkan tanda bukti setoran berupa kwitansi dan menyerahkan kepada mahasiswa untuk digunakan dalam keperluan akademik atau lainnya.

c. Pembayaran semester pendek, biaya laboratorium, bimbingan skripsi, melalui tugas fakultas.

d. Semua transaksi pembayaran dicatat pada SITU. G. Rekaman

1. Formulir dan bukti setoran DPP, DP, Non DPP dan DP. 2. Rekening/Giro IAIBBC di bank. 3. Laporan Giro IAIBBC di bank. 4. Catatan Rekonsiliasi bank Penerima DPP, DP, Non DPP dan DP dengan Biro

Keuangan IAIBBC. 5. Basis data penerimaan DPP, DP, Non DPP dan DP dalam SITU.

PROSEDUR PENGELOLAAN DANA PENUNJANG PEMBINAAN PENDIDIKAN

(DP3) Kode PS-PDP3 Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara pengelolaan yang mencakup penerimaan dan penggunaan Dana Penunjang Pembinaan Pendidikan (DP3).


Prosedur berlaku untuk semua transaksi penerimaan dan pengelolaan Dana Penunjang Pembinaan Pendidikan (DP3) di IAIBBC.

C. Definisi 1. Dana Penunjang Pembinaan Pendidikan adalah sejumlah dana yang disediakan

pada dan dalam anggaran masing-masing unit pelaksana kegiatan penyelenggaraan pendidikan untuk satu periode tertentu guna menunjang terlaksananya penyelenggaraan Tri Dharma Perg. Tinggi.

2. Yayasan IAIBBC bertugas membina, mengawasi dan mengkoordinasikan pendidikan di lingkungan IAIBBC.

3. RKAU (Rencana Kerja dan Anggaran IAIBBC) merupakan cermina dan rencana kegiatan IAIBBC yang dinyatakan dalam nilai uang, mencakup taksiran-taksiran pendapatan dan biaya (penerimaan dan pengeluaran) untuk aktivitas operasional, investasi, maupun pendanaan serta posisi keuangan.

4. Rencana Kerja dan Anggaran Fakultas (RKAF) adalah rancangan estimasi penerimaan dan pengeluaran dan fakultas untuk yahun akademik yang akan datang.


1. Pimpinan IAI 2. Yayasan IAIBBC 3. Panitia Penyusunan Anggaran 4. Bendaharaan DP3 5. Tim Pengawas Internal atau SATUAN Pengawas Internal (SPI)

E. Kriteria dan Standar 1. Dalam keadaan tertentu pimpinan IAIBBC dapat mengajukan usulan penggunaan

DP3 diluar dana kegiatan rutin pendidikan dan pengajaran kepada Yayasan IAIBBC. 2. Penggunaan DP3 hanya dapat dilaksanakan apabila ada persetujuan tertulis dari

Yayasan IAIBBC. 3. Penyediaan DP3 didasarkan atas kenutuhan yang sangat perlu untuk dilaksanakan

pada akademik yang bersangkutan. 4. Berdasarkan DP3 tahun akademik tertentu pada masing-masing fakultas dan IAI

didasarkan kepada penerimaan DPP tahun akademik yang bersangkutan sesuai dengan RKAU yang telah disetujui oleh pimpinan IAIBBC dan disahka Yayasan IAIBBC.

5. Untuk pengelolaan DP3, pimpinan IAIBBC diangkat bendaharawan pada masing-masing fakultas dan IAI dibantu oleh juru bayar dan pemegang pembukuan sesuai dengan aturan yang berlaku.

6. Untuk kepentingan pembangunan dan pengembangan sarana fisik dan investasi lainnya serta biaya biaya rutin Yayasan IAIBBC sesuai ketentuan yang berlaku, pimpinan IAI melalui bendaharawan IAI menyalurkan DP3 dan dana lainnya ke dalam rekening Yayasan IAIBBC.

7. Bila mana pada akhir tahun anggaran terdapat sisa DP3, maka sisa tersebut wajib disetorkan pada rekening IAIBBC yang ada pada bank yang ditunjuk oleh pimpinan IAIBBC, begitu pula untuk sisa dana-dana yang lainnya.

8. Penggunaan sisa DP3 dan sisa dana lainnya diatur lebih lanjut oleh Ketua IAIBBC atas persetujuan Yayasan IAIBBC.

9. Bendahara DP3 wajib mengadakan pembukuan/ pencatatan sesuai dengan peraturan serta pedoman yang berlaku dengan mengacu pada prinsip-prinsip Sistem Akuntansi.

10. Penyaluran DP3 dan dana lainnya kepada Yayasan IAIBBC direalisasikan setelah diperhitungkan dengan dana.

11. Kegiatan rutin pendidikan dan pengajaran untuk fakultas serta IAI. 12. Pertanggungjawaban Dana Penunjang Pembinaan Pendidikan (DP3) diatur sebagai

berikut : a. Selambat-lambatnya pada tanggal 20 bulan berikutnya pimpina fakultas dan IAI

wajib menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan DP3 bulan sebelumnya kepada Ketua melalui Bendahara IAI.

b. Selambat-lambatnya pada tanggal 25 PADA TIAP bulan berikutnya Rektoe dibantu oleh Bendahara IAI menyampaikan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) atas penggunaan DP3 pada Yayasan IAIBBC.

c. Setiap akhir tahun anggaran pimpinan IAI dan fakultas dibantu oleh bendaharawan IAI menyusun SPJ tahunan untuk dipertanggung jawabkan kepada Yayasan IAIBBC .

d. Bentuk dokumen pendukung lain lebih lanjut diatur dan diterapkan dalam petunjuk pelaksanaan (Juklak)

13. Pimpinan IAI dan atau pejabat yang ditunjuk sebagai atasan langsung bendahara wajib mengadakan pengendalian dan pengawasan terhadap kelancaran peenggunaan DP3 serat pembukuannya.

14. Setiap kesalahan dan atau pelanggaran atas pelaksanaan pemungutan DP3 berikut penggunaannya akan dikenakan sanksi lebih lanjut diatur dalam peraturan tersendiri oleh Ketua dan atau menurut serta berdasarkan peraturan hukum yang berlaku.

15. Ketua dapat mengangkat tim Pengawas Internal atau Satuan Pengawas Internal (SPI) yang bertugas untuk melaksanakan pengawasan untuk kewenangannya pada setiap saat/periode untuk sekurang-kurangnya satu kali sdalam satu tahun di tingkat IAI maupun di tingkat fakultas.

F. Prosedur 1. Prosedur Pengajuan Dana Penunjang Pembinaan Pendidikan (DP3) dan Revisi

RKAU . a. Fakultas mengajukan DP3 kepada pimpinan IAIBBC dengan melampirkan RKAF.

Ajuan paling lambat tanggal 30 (tiga puluh) hari sebelum awal semester ganjil tahun akademik yang berjalan.

b. Pimpinan IAI membentuk panitia penyusunan anggaran yang terdiri dari unsur-unsur Ketuaat dan unsur-unsur Fakultas. Panitia Penyusun anggaran bertugas untuk merencanakan penerimaan dana dari mahasiswa dengan dasar perkiraan mengacu pada realisasi anggaran tahun akademik sebelumnya sehingga dapat menetapkan besarnya anggaran DP3.

c. Panitia penyusun anggaran menyusun ajuan DP3 yang dilengkapi oleh RKAU (revisi) yang telah memasukkan unsur DP3 untuk kemudian dibahas bersama dengan pimpina fakultas dan IAI.

d. Usulan DP3 dan RKAU revisi diajukan pimpinan IAI kepada Yayasan.

e. Yayasan melakukan verifikasi atas permohonan DP3 yang diajukan IAIBBC di setujui, termasuk verifikasi RKAU.

f. Bila permohonan DP3 IAIBBC disetujui, maka Yayasan membuat surat keputusan tentang DP3 yang diajukan IAIBBC.

g. Bila persetujuan DP3 oleh Yayasan tidak sebesar ajuan, maka pimpinan IAI bersama pimpinan fakultas dan Panitia Penyusun Anggaran atau pejabat yang ditunjuk mengadakan penyesuaian anggaran atas dasar realisasi penerimaan dalam kurun waktu selambat-lambatnya enam bulan setelah tanggal persetujuan pada tahun akademik berjalan.

h. Hasil penyesuaian RKAU kemudian dilaporkan panitia Penyusun Anggaran kepada pimpinan IAI dan oleh Pimpinan IAI diteruskan kepada Yayasan untuk ditetapkan/disahkan menjadi dokumen Anggaran (DA) IAIBBC tahun anggaran yang bersangkutan.

i. Dokumen Anggaran (DA) kemudian dicacat ke dalam SITU.

2. Prosedur Pengelolaan dan Penyaluran/Penggunaan DP3 a. Dana DP3 dikelola oleh bendahara yang dibantu juru bayar dan dibukukan oleh

petugas yang ditunjuk pimpinan IAIBBC. Untuk itu, pimpinan IAIBBC mengangkat bendaharawan pada masing-masing fakultas dan IAI dibantu oleh juru bayar dan pemegang pembukuan sesuai dengan aturan yang berlaku.

b. Untuk memperoleh pembayaran DP3, bendahara fakultas dan IAI wajib mengajukan permohonan pembayaran kepada pimpinan dan IAI untuk jangka waktu 1 bulan. Besar pengajuan permohonan pembayaran didasarkan kepada anggaran masing-masing fakultas dan IAI yang telah ditetapkan oleh pimpinan IAI dan disahkan Yayasan.

c. DP3 dibayarkan oleh pimpinan IAI melalui rekening IAI pada bank yang ditunjuk oleh pimpinan IAI untuk kemudian disalurkan kepada fakultas melalui PDII Fakultas dengan satu ketentuan bahwa penyaluran DP3 ini hanya dapat dilaksanakan setelah cheque pada bank yang ditunjuk oleh pumpinan IAI ditandatangani oleh pimpinan yang memiliki wewenang untuk itu.

d. Pengeluaran DP3 mengacu kepada prosedur SPM dan prosedur SPP yang telah dibakukan.

e. Berdasarkan laporan dari juru bayar, bendahara DP3 mencatat seluruh pengeluaran dana dalam SITU.

G. Rekaman

1. Dokumen ajuan DP3 2. RKAF 3. RKAU revisi 4. Dokumen persetujuan DP3 dari Yayasan. 5. Dokumen Anggaran 6. Basis Dta Pengelolaan (penerimaan pengeluaran) DP3 dalam SITU.

PROSEDUR PENGAJUAN SURAT PERMINTAAN PEMBAYARAN (SPP)

Kode K-PSPP Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

mengatur tat cara pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Prosedur berlaku untuk semua transaksi permintaan pembayaran di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi

1. Fungsi operasional adalah unit kerja di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) yang menjalankan aktivitas yang telah diprogramkan dalam program kerja unit kerja tersebut.

2. Petugas administrasi keuangan adalah pegawai IAI yang bekerja mengelola keuangan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

3. Petugas verifikasi adalah pegawai Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) di bagian keuangan yang bertugas memverifikasi kelengkapan persyaratan pengajuan SPP.


1. Fungsi operasional pengaju SPP 2. Petugas administrasi keuangan 3. Petugas verifikasi persyaratan ajuan SPP 4. Pejabat yang mendapat otorisasi mengeluarkan atau bendahara pengeluaran.

E. Kriteria dan Standar 1. Pengajuan SPP wajib dilengkapi dengan bukti-bukti keuangan yang menjadi syarat

pengajuan SPP. 2. Pembuatan SPP dilakukan oleh pejabat yang mendapat wewenang IAIBBC.

F. Prosedur 1. Fungsi operasional mengajukan permohonan kepada fungsi administrasi keuangan

untuk membuat SPP atas aktivitas yang akan atau telah dijalankan. 2. Petugas administrasi keuangan mempersiapkan syarat-syarat pengajuan SPP dan

memeriksa kelengkapan datanya. 3. Petugas verifikasi melakukan verifikasi atas keabsahan syarat-syarat pengajuan SPP

dan melakukan pembebanan Anggaran atas pembayaran. 4. Petugas verifikasi membuat konsep SPP untuk ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang atau bendahara pengeluaran. 5. Pejabat yang berwenang atau bendahara pengeluaran menyampaikan SPP berikut

syarat-syarat pengajuannya kepada penerbit SPM.

H. Rekaman 1. Dokumen ajuan SPP 2. Dokumen hasil verifikasi 3. Surat Permintaan Pembayaran (SPP). 4. Basis data catatan ajuan SPP dalam SITU.

PROSEDUR PENERBITAN SURAT PERINTAH MEMBAYAR (SPM)

Kode K-PSPM Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

mengatur tat cara penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM) di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Prosedur berlaku untuk semua transaksi pembayaran di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi

1. Petugas administrasi keuangan adalah pegawai IAI yang bekerja mengelola keuangan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

2. Petugas verifikasi adalah pegawai Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) di bagian keuangan yang bertugas memverifikasi kelengkapan persyaratan pengajuan SPM


1. Petugas administrasi keuangan 2. Petugas Penerbit SPM

E. Kriteria dan Standar 1. Pengajuan Penerbitan SPM wajib dilengkapi dengan bukti-bukti keuangan yang

menjadi syarat penerbitan SPM. 2. Penerbitan SPM dilakukan oleh pejabat yang mendapat wewenang IAIBBC.

F. Prosedur 1. Petugas administrasi keuangan menerima SPP dan syarat-syarat penerbitan SPM

dari pejabat yang berwenang atau bendahara pengeluaran. 2. Petugas administrasi keuangan memeriksa kelengkapan syarat-syarat penerbitan

SPM dan mencatatnya dalam buku agenda. 3. Petugas administrasi keuangan melakukan dengan cara memeriksa kelengkapan

berkas SPP dan menguji keabsahan syarat-syarat penerbitan SPM 4. Bila hasil verifikasi telah sesuai dengan ketentuan, petugas administrasi keuangan

mebuat konsep Surat Perintah Membayar (SPM). 5. Surat Perintah Membayar Langsung (SPM-L) untuk gaji disertai oleh daftar

perhitungan gaji/Gaji Susulan/Kekurangan gaji/Lembur/Honor dan vakai dengan persyaratan tambahan yang ditentukan untuk setiap jenis gaji dimaksud, rekapitulasi Daftar Perhitungan Gaji dan Setoran Pajak (SSP) untuk Pajak Penghasilan (PPh.21)

6. SPM untuk pembayaran biaya langganan daya dan jasa (listrik, Telepon dan air) disertai bukti tagihan yang sah dan nomor rekening pihak ke tiga (PT. PLN, PT. Telkom, PDAM, dll).

7. Petugas administrasi keuanagn merekam SPP ke dalam aplikasi SPM yang terdapat dalam SITU.

8. Petugas administrasi keuangan mencetat konsep SPM.

9. Petugas Verifikasi melakukan verifikasi konsep SPM. 10. Sebelum ditandatangani oleh Pejabat Penerbit SPM, konsep SPM harus diperiksa

secara berjenjang. 11. Pejabat Penerbit SPM mengoreksi SPM dan menandatangani SPM 12. Petugas administrasi memberikan stempel pada SPM dan menandatangani SPM 13. Petugas administrasi keuangan melakukan backup data ke dalam penyimpan data

untuk disampaikan kepada Bendahara pengeluaran (kasir). 14. Petugas administrasi keuangan mengarsipkan/mengagendakan SPM.

G. Prosedur

1. Dokumen ajuan SPP beserta lampiran persyaratan SPP. 2. Dokumen hasil verifikasi kelengkapan berkas SPP dan hasil uji keabsahan syarat

penerbitan SPM. 3. Konsep SPM. 4. Dokumen SPM-L beserta dengan lampiran. 5. Dokumen SPM beserta lampirannya. 6. SPM yang telah ditandatangani. 7. Basis data catatan pengeluaran dari SPM dalam SITU.

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI

Kode K-PG Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara penerbitan pembayaran gaji di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Prosedur berlaku untuk semua transaksi pembayaran di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Daftar gaji adalah daftar yang berisi rincian gaji yang harus dibayar Institut Agama

IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) pada bulan tertentu. 2. Daftar hadir adalah daftar yang berisi rekapitulasi kehadiran pegawai Institut Agama

IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) pada bulan tertentu. 3. Rekapitulasi cuti adalah daftar rincian pegawai yang telah mendapat persetujuan

untuk memperoleh cuti kerja. Pihak Yang Terlibat

1. Petugas Pembuat Daftar Gaji membuat Daftar Gaji berdasarkan Daftar hadir dan Rekapitulasi Cuti.

2. Perubahan Gaji didasarkan kepada SK yang berisikan perubahan gaji. 3. Pegawai berstatus kontrak diwajibkan mengisi Catatan Kerja Harian yang ditanda

tangani oleh kepala biro dan Kabag. Yang bersangkutan. 4. Petugas pembuat daftar gaji wajib meneliti daftar hadir dan rekapitulasi cuti

sebelum membuat daftar gaji untuk kemudian melakukan verifikasi daftar gaji. E. Kriteria dan Standar

1. Petugas pembuat daftar gaji membuat daftar gaji berdasarkan daftar hadir dan rekapitulasi cuti.

2. Perubahan gaji didasarkan kepada SK yang berisikan perubahan gaji. 3. Pegawai berstatus kontrak diwajibkan mengisi catatan kerja harian yang

ditandatangani oleh Kepala Biro dan Kepala Bagian yang bersangkutan. 4. Petugas pembuat daftar gaji wajib meneliti Daftar Hadir dan rekapitulasi cuti sebelum

membuat daftar gaji untuk kemudian melakukan verifikasi daftar gaji. 5. Daftar gaji dibuat berdasarkan kelompok status masing-masing pegawai. 6. Pembayaran gaji yang tercantum dalam daftar gaji harus disetujui Pembantu Rektor

bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian diketahui Ketua. 7. Pembayaran gaji harus dicatat dalam aplikasi keuangan dalam SITU. 8. Gaji dibayarkan melalui bank BRI.

F. Prosedur 1. Pada waktu yang telah dijadwalkan, petugasa dari bagian kepegawaian memeriksa

daftar hadir dan rekapitulasi cuti berdasarkan surat permohonan cuti. Selanjutnya menyerahkan daftar hadir dan rekapitulasi cuti kepada petugas pembuat daftar gaji untuk dibuatkan daftar gaji.

2. Jika terdapat perubahan-perubahan gaji, laporan yang memuat perubahan gaji pegawai dilampiri fito copy SK. Masing-masing dikirim kepada unit kerja yang menangani verifikasi gaji. Laporan ini berlaku juga bagi pegawai yang diberhentikan pembayaran gajinya karena berakhirnya masa kerja atau mengajukan permohonan berhenti atas permintaan sendiri atau diberhentikan dengan tidak hormat atau karena sebab-sebab lain.

3. Pegawai yang masih berstatus kontrak kerja diharuskan mengisi catatan kerja harian yang ditandatangani oleh kepala biro dan kepala bagian yang bersangkutan sebelum diserahkan kepada bagian kepegawaian untuk penyiapan daftar gaji.

4. Petugas pembuat Daftar Gaji meneliti daftar hadir dan rekapitulasi cuti sebelum membuat Daftar Gaji yang dikelompokkan sesuai status masing-masing pegawai. Daftar gaji yang telah disetujui oleh kepala biro yang bersangkutan diserahkan kepada petugas verifikasi Daftar Gaji.

5. Verifikasi terhadap Daftar Gaji harus dilakukan sebelum penyiapan amplop gaji dilakukan. Verifikasi sekurang-kurangnya mencakup hal-hal sebagai berikut : a. Memeriksa jumlah pegawai dalam Daftar Gaji apakah sesuai dengan Kartu Induk

Pegawai. b. Memastikan pegawai-pegawai yang memperoleh kenaikan gaji telah dilampiri SK

kenaikannya. c. Meneliti setiap SK untuk memastikan apakah pegawai yang bersangkutan telah

mencapai waktu kenaikannya. d. Memastikan bahwa setiap pemberhentian pembayaran gaji dilakukan melalui

prosedur yang berlaku, dilaksanakan pada periode penggajian yang benar. e. Kewajiban-kewajiban pegawai yang harus dipotong dari gajinya harus dipastikan

bahwa telah diperhitungkan dengan benar. f. Memastikan bahwa angka-angka yang tercantum di dalam Daftar Gaji telah

dihitung dengan benar. 2. Jika tidak terdapat hal-hal yang perlu diselidiki lebih lanjut, Daftar Gaji yang telah

diverifikasi diserahkan kepada unit kerja yang menangani keuangan untuk menyiapkan cek dan voucher pengeluaran kas.

3. Daftar gaji bersama dengan surat-surat keputusan berikut cek yang telah disiapkan selanjutnya diteruskan kepada Ketua untuk ditandatangani.

4. Daftar gaji yang telah disetujui Ketua dicatat dalam aplikasi keuangan pada SITU. G. Rekaman

1. Daftar hadir pegawai dan rekapitulasi cuti pegawai 2. Daftar perubahan gaji yang dilengkapi foto copy 3. Catatan kerja harian pegawai kontrak 4. Dokumen hasil verifikasi daftar gaji 5. Cek dan voucher pengeluaran kas 6. Daftar gaji berdasarkan kelompok status pegawai yang telah disetujui Ketua 7. Basis data catatan pengelolaan dan pembayaran gaji dalam SITU.

A. Tujuan

Mengatur tata cara pembayaran uang lembur di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Prosedur berlaku untuk semua transaksi pembayaran uang lembur di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi

1. Pekerjaan lembur adalah kegiatan operasional pegawai Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

2. Pekerjaan lembur diakui Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) adalah pekerjaan lembur yang berdasarkan permohonan Kerja Lembur (KL) dan daftar hadir lembur.


1. Bagian dan Sub. Bag Unit kerja pengaju Permohonan Kerja Lembur (PKL). 2. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian dan Pembantu

Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian. 3. Petugas pembuat daftar pembayaran uang lembur. 4. Petugas yang menyiapkan cek dan voucher pengeluaran kas.’ 5. Juru bayar.

E. Kriteria dan Standar 1. Kegiatan lembur didasarkan kepada persetujuan lembur yang diberikan oleh Kepala

Bagian. Oleh Karena itu Kepala Sub Bagian harus membuat surat permohonan Kerja Lembur (PKL).

2. Pekerjaan Lembur mendapatkan kompensasi uang lembur. 3. Pembayaran uang lembur didasarkan Daftar Hadir Lembur yang telah ditandatangani

oleh Kepala Bagian serta disetujui Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian dan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian.

4. Daftar Pembayaran Uang Lembur dibuat dalam rangkap 3 (tiga). 5. Pembayaran uang lembur dicatat pada aplikasi keuangan dalam SITU.

PROSEDUR PEMBAYARAN UANG LEMBUR

Kode K-PUL Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

F. Prosedur 1. Setiap pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan lembur harus dibuatkan

Permohonan Kerja Lembur (PKL) oleh sekurang-kurangnya kepala Sub Bagian Unit Kerja yang bersangkutan.

2. PKL selanjutnya diajukan kepada Kepala Bagiannya untuk diteliti keperluannya, sebelum tanda persetujuan diberikan.

3. Pegawai yang melaksanakan kerja lembur, mencatat jam mulai dan selesainya jam kerja lembur pada Daftar Hadir Lembur yang berlaku.

4. Daftar Hadir Lembur ditandatangani oleh Kepala Bagian yang bersangkutan dan harus mendapat persetujuan pembayaran dari Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian atau Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian.

5. Daftar Hadir Lembur yang telah disetujui oleh Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian dan Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian, selanjutnya diserahkan kepada Petugas Pembuat Daftar Pembayaran Uang Lembur.

6. Daftar Pembayaran Uang Lembur dibuat dalam rangkap 3 (tiga) berdasarkan Permohonan Kerja Lembur (PKL)dan Daftar Hadir Lembur dan diserahkan kepada petugas verifikasi Daftar Lembur.

7. Setelah diverifikasi 1 (satu) lembar Daftar Pembayaran Uang Lembur diserahkan kepada petugas yang menyiapkan cek dan voucher pembayaran kas yang selanjutnya menyerahkan kepada pimpinan untuk penandatanganan cek, 1 (satu) lembar kepada petugas juru bayar untuk penyiapan amplop pembayaran uang lembur dan 1 (satu) lembar lainnya sebagai arsip. .

G. Rekaman

1. Dokumen permohonan kerja lembur (PKL) 2. Daftar Hadir Lembur yan ditandatangani Kepala Bagian 3. Daftar pembayaran Uang Lembur 4. Cek dan voucher pengeluaran kas 5. Basis data catatan pengelolaan dan pembayaran uang lembur dalam SITU.

A. Tujuan

Mengatur tata cara pengiriman uang yang berasal dari potongan gaji di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Prosedur berlaku untuk semua transaksi pengiriman uang atas pemotongan gaji di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi

Daftar potongan gaji pegawai adalah daftar yang berisi rincian pemotongan gaji pegawai Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC) pada bulan tertentu akibat kewajiban-kewajiban keuangan yang dikenakan kepada pegawai.


1. Kepala Bagian Personalia 2. Unuit Kerja yang menangani pembukuan

E. Kriteria dan Standar 1. Kepala Bagian Personalia menyiapkan Daftar Potongan Gaji Pegawai berdasarkan

lembar 1 dari Daftar Gaji, Daftar Simpanan Wajib dan Daftar potongan lainnya. Daftar Potongan Gaji selanjutnay diserahkan kepada unit kerja yang menangani pembukuan.

2. Unit kerja yang menangani pembukuan menyiapkan Daftar Pengiriman Uang sebanyak 3 (tiga) rangkap atau tergantung dari keperluan pihak yang memerlukan.

3. Unit kerja yang menangani pembukuan menyiapkan cek dan voucher pembayaran dalam rangka 2 (dua) untuk setiap jenis Daftar Pengiriman Uang.

4. Cek dan voucher pembayaran yang disetujui ditandatangani Ketua. 5. Pembayaran/pengiriman uang dari potongan gaji dicatat pada aplikasi keuangan

dalam SITU.

F. Prosedur 1. Pada setiap akhir pembayaran gaji, Kepala Bagian Personalia menyiapkan Daftar

Potongan Gaji Pegawai berdasarkan lembar 1 dari Daftar Gaji, Daftar simpanan wajib dan Daftar Potongan lainnya. Daftar Potongan Gaji selanjutnya diserahkan pada unit kerja yang menangani pembukuan.

2. Berdasarkan Daftar Potongan Gaji tersebut unit kerja yang menangani pembukan menyiapkan Daftar Pengiriman Uang sebanyak 3 (tiga) rangkap atau tergantung dari keperluan pihak yang memerlukan.

3. Unit kerja yang menangani pembukuan menyiapkan cek dan voucher pembayaran dalam rangkap 2 (dua) untuk setiap jenis Daftar Pengiriman Uang dan meneruskan

PROSEDUR PENGIRIMAN UANG DARI POTONGAN GAJI

Kode K-PUPG Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

voucher tersebut kepada Kepala Unit Kerja yang menangani keuangan bersama semua daftar-daftar pendukung.

4. Kepala unit kerja yang menangani keuangan meriview daftar tersebut beserta seluruh pendukung yang disertakan, dan meneruskan kepada Ketua untuk penandatanganan cek dan persetujuan pembayaran.

5. Setelah ditandatangani, cek dan voucher pembayaran diserahkan kembali kepada kepala unit yang menangani keuangan untuk melaksanakan pengirimannya.

6. Selanjutnya setelah pembayaran/pengiriman uang dilaksanakan, voucher pembayaran beserta daftar-daftar pendukung diserahkan kepada unit kerja yang menangani pembukuan untuk dibukukan.

7. Pembayaran/pengiriman uang dari potongan gaji dicatat dalam aplikasi keuangan pada SITU.

G. Rekaman

1. Daftar potongan gaji pegawai dari Kepala Bagian Personalia 2. Daftar pengiriman uang dari potongan gaji yang telah ditandatangani Ketua 3. Cek dan voucher pembayaran 4. Basis data catatan pembayaran/pengiriman uang dari potong gaji dalam SITU.

PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DARI PELEPASAN PEGAWAI

Kode K-PUPG Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara pertanggung jawaban keuangan dari pegawai Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


Prosedur berlaku untuk semua pegawai Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Pelepasan pegawai adalah pemberhentian kerja atau cuti panjang di luar tanggungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


1. Bagian Personalia/Kepegawaian 2. Kepala Bagian dari pegawai yang akan dilepas 3. Bendahara unit kerja dari pegawai yang yang akan dilepas 4. Ketua

E. Kriteria dan Standar 1. Pelepasan pegawai harus dilakukan melalui surat persetujuan pemberhentian kerja. 2. Surat persetujuan pelepasan kerja diterbitkan apabila pegawai sudah tidak memiliki

pertanggungjawaban pekerjaan dan keuangan kepada Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon ( IAIBBC ).

F. Prosedur

1. Seorang pegawai berhenti/keluar atau cuti panjang di luar tanggungan harus diberi surat persetujuan pemberhentian kerja.

2. Unit kerja yang menangani kepegawaian/personalia meminta data dari unit kerja yang menangani pembukuan untuk mengetahui apakah pegawai tersebut mempunyai kewajiban keuangan yang belum diselesaikan. Dalam hal pegawai tersebut memiliki hutang, maka kewajibannya akan diperhitungkan dari hak atas gaji dan penghasilannya yang terakhir. Jika ternyata kewajibannya lebih besar dari gaji dan penghasilan lainnya yang akan diterimanya, maka yang bersangkutan harus menyelesaikan pembayaran terlebih dahulu sebelum mendapat surat persetujuan berhenti.

3. Jika semua kewajibannya telah terpenuhi, unit kerja yang menangani kepegawaian/Personalia menyiapkan formulir pelepasain pegawai dan meneruskan kepada kepala bagian dari pegawai yang bersangkutan.

4. Kepala Bagian meneliti formulir tersebut dan menentukan apakah pegawai tersebut masih mempunyai tanggung jawab atas penyelesaian tugasnya dan tanggung jawab kainnya. Jika tidak ada lagi hal-hal yang harus diselesaikan, maka Kepala bagian yang bersangkutan mencatat keadaan ini pada formulir Pelepasan Pegawai dan meneruskannya kepada bendahara di unit yang bersangkutan.

5. Bendahara memeriksa apakah hutang pegawai yang bersangkutan cukup diperhitungkan dari hasil terakhir yang akan diterima atau jika kewajibannya lebih besar dari penghasilan yang akan diterima, maka pegawai yang bersangkutan akan menerima bukti pembaayaran yang terlampir dalam formulir tersebut.

6. Bendahara selanjutnya meneruskan formulir pelepasan pegawai tersebut kepada Pembantu Rektor bidang adm. Umum, Keuangan dan kepegawaian yang akan memeriksa apakah semua kewajiban keuangan sudah diselesaikan atau dapat diselesaikan dari penghasilannya yang terakhir. Setelah ditandatangani, diteruskan kepada Ketua untuk persetujuan pelepasan pegawai.

7. Formulir pelepasan pegawai yang telah disetujui oleh Ketua akan diserahkan kepada bagian kepegawaian/personalia sebagai dasar untuk mengeluarkan nama pegawai tersebut dari daftar induk kepegawaian serta daftar gaji dan hak-hak atas penghasilan lainnya. Selanjtnya kepala bagian kepegawaian/personalia mendistribusikan fotocopy asli atau salinan dari formulir pelepasan pegawai kepada pegawai yang bersangkutan dan satu fotocopy diserahkan kepada biro keuangan sebagai arsip untuk keperluan verifikasi daftar gaji periode berikutnya.

8. Segal pertanggung jawaban keuangan dari pegawai yang berhenti dicatat dalam aplikasi keuangan pada SITU.

G. Rekaman

1. Surat persetujuan pemberhentian kerja. 2. Catatan transaksi pertanggungjawaban keuangan dan pekerjaan pegawai yang akan

dilepas. 3. Formulir pelepasan pegawai. 4. Basis Data catatan penyelesaian pertanggungjawaban keuangan dan pekerjaan

pegawai yang dilepas dalam SITU.

PROSEDUR PENGADAAN DAN PEMBELIAN BARANG

Kode K-PPB Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara pengadaan dan pembelian barang di Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Prosedur berlaku untuk semua aktivis pengadaan barang melalui transaksi pembelian barang di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi 1. Pembelian barang adalah pengadaan barang untuk keperluan operasional yang

dilakukan melalui transaksi pembelian kepada pihak penyedia barang. 2. Permintaan barang adalah pengajuan permohonan pengadaan barang dari unit kerja

yang membutuhkan barang untuk digunakan dalam kegiatan operasioanal unit kerja tersebut.

3. Daftar Permintaan Barang adalah daftar kebutuhan barang. 4. Order Pembelian adalah surat pemesanan pembelian barang.

E. Pihak Yang Terlibat 1. Bagian / Unit kerja yang mengajukan permintaan barang. 2. Pimpinan IAI/pimpinan fakultas. 3. Kepala Bagian Umum. 4. Sub. Bagian Rumah Tangga. 5. Bagian Tata Usaha 6. Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian dan Ketua

Prodi. 7. Biro Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaia, PR. II dan Ketua. 8. Biro, Bagian, Sub Bagian Keuangan.

F. Kriteria dan Standar 1. Unit kerja yang memerlukan barang mengajukan permohonan permintaan barang. 2. Pengajuan permintaan barang harus disetujui oleh Kepala Bagian/Unit Kerja pengaju. 3. Pengajuan permintaan barang yang telah disetujui Kepala Bagian/Unit kerja

diteruskan kepada pimpinan IAI atau pimpinan fakultas. 4. Sub Bagian pengadaan menilai kewajaran atas permintaan barang, mencakup

prioritas kebutuhan, kualitas dan kuantitas barang yang dibutuhkan. 5. Pembelian barang dilakukan melalui proses order pembelian berdasarkan hasil

seleksi penawaran harga dari pemasok. 6. Pengadaan barang dari pembelian dicatat dalam aplikasi sarana dan prasarana serta

aplikasi keuangan SITU.

G. Prosedur

1. Unit kerja yang memerlukan barang membuat Permintaan Barang dalam ramgka 2. Dalam Permintaan Barang harus dinyatakan keterangan tentang jumlah barang yang diminta, satuan, spesifikasi, tanggal diperlukan, tujuan/keperluannya.

2. Kepala Bagian/Unit kerja yang bersangkutan menandatangani Permintaan Barang dan meneruskan ke Pemimpinan Institut Agama Islam Bunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

3. Apabila Pimpinan IAI/Fakultas memberikan persetujuan maka Permintaan Barang lembar 1 diteruskan pada unit kerja yang yang menangani perlengkapan, sedangkan Permintaan Barang lembar ke 2 sebagai arsip.

4. Atas dasar Permintaan Barang lembar ke 1, unit kerja yang menangani perlengkapan menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat penjelasan atas spesifikasi barang yang akan dibeli dengan unit kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan yang dikehendaki.

5. Unit kerja yang menangani pembelian setelah menerima Daftar Permintaan Barang (DPB) lembar ke 1, menghubungi beberapa pemasok untuk mendapatkan penawaran harga, kemudian memeriksa penawaran harga dari beberapa pemasok dan menyeleksinya.

6. Setelah menyeleksi penawaran harga dari pemasok dan sudah memilihnya maka selanjutnya unit kerja yang menangani pembelian membuar Order Pembelian (OP) dalam rangkap 4 (empat) dan meneruskan OP tersebut kepada Kepala Bagian Tata Usaha, kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian dan Ketua Prodi untuk tingkat Fakultas. Untuk tingkat IAI, OP tersebut diteruskan kepada Kepala Bagian Umum, kepada Pembantu Rektor bidang Adm. Umum, Keuangan dan Kepegawaian dan Ketua untuk meminta persetujuan.

7. Setelah disetujui selanjutnya unit kerja yang menangani pembelian melaksanakan pembelian dan pendistribusian OP sebagai berikut : a. Lembar ke 1 ; Pemasok, sebagai tanda pemesanan pembelian. b. Lembar ke 2 ; Unit kerja yang menangani perlengkapan dan rumah tangga,

sebagai besar pemeriksaan barang pada saat penerimaan barang. c. Lembar ke 3 ; Unit kerja yang menangani keuangan, sebagai besar penyiapan

proses pembayaran. d. Lembar ke 4 ; Arsip unit kerja yang menangani pembelian.

9. Transaksi pembelian barang dicatat dalam aplikasi keuangan pada SITU.

G. Rekaman

1. Dokumen Permintaan Barang 2. Daftar Permintaan Barang (DPB) 3. Dokumen Order Pembelian (DOP) 4. Dokumen Pembelian Barang 5. Basis Data catatan pembelian barang pada aplikasi keuangan dalam SITU.

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DARI PEMBELIAN

Kode K-PBP Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara penerimaan barang yang dibeli Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Prosedur berlaku untuk semua aktivis penerimaan barang yang dilakukan melalui transaksi pembelian barang di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Penerimaan barang adalah kegiatan memeriksa dan menerima barang yang dipesan/dibeli oleh Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).


1. Pemasok/penjual barang yang dibutuhkan Institut Agama Islam Bunga Bangsa (IAIBBC)

2. Tim pemeriksa barang 3. Kepala Bagian Umum 4. Sub. Bagian Rumah Tangga 5. Unit Kerja Yang menangani Gudang 6. Unit Kerja Yang menangani Keuangan 7. Unit Kerja Yang menangani Pembelian

E. Kriteria dan Standar 1. Tim Pemeriksa Barang memeriksa barang yang diserahkan penjual/pemasok dengan

cara mencocokan barang yang ditrrima denga faktur dan bukti penyerahan. 2. Tim Pemeriksa barang menghitung, mengukur, menimbang, memeriksa kualitas, dan

kuantitas barang-barang yang diterima, untuk memastikan apakah barang yang diterima telas sesuai dengan pesanan.

3. Bila barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan, IAIBBC menyiapkan daftar voucher utang yang harus dibayar atau cek pembayaran.

4. Penerimaan barang dicatat dalam aplikasi sarana dan prasarana serta aplikasi keuangan SITU.

F. Prosedur

1. Pemasok mengirimkan barang yang dipesan bersama-sama dengan Faktur/Penyerahan rangkap 2 (dua).

2. Sebelum barang ke gudang terlebih dahulu diperiksa oleh Tim pemeriksa Barang dengan mengambil lembar ke 2 (dua) OP dari unit kerja yang menangani gudang dan mencocokkaannya dengan faktur dan bukti penyerahan. Selanjutnya menghitung, mengukur, menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barang-barang persediaan

yang diterima untuk memastikan apakah telah sesuai dengan dokumen-dokumen tersebut.

3. Setelah memeriksa kemudian menandatangani ke 2 (dua) lembar Bukti Penyerahan. Lembar ke 2 diserahkan kepada pemasok, sedangkan lembar ke 1 (satu) Bukti Penyerahan, Faktur, lembar ke 2 (dua) OP dan barang persediaan diseraahkan ke unit kerja yang menangani gudang.

4. Selanjutnya berdasarkan lembar ke 1 (satu) Bukti Penyerahan, Faktur,lembar ke 2 (dua) OP dan barang persediaan,unit kerja yang menangani gudang membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) dalam rangka 3 (tiga) dengan mencatat jumlah, satuan, nomor kode dan penjelasan dari masing-masing barang yang diserahkan. a. Jika hanya dilakukan penyerahan sebagian, petugas gudang harus menyebutkan

dalam LPB jumlah yang dipesan dan yang diterima sampai pengiriman yang terakhir untuk menghindari penyerahan lebih atau kurang.

b. Jika diantara barang-barang yang diterima terdapat barang-barang yang cacat tidak sesuai dengan pesanan maka penyerahan harus dianggap sebagai penyerahan sebagian. Dalam hal pemasok tidak dapat lagi memenuhi penyerahan maka pembayaran atas dasar jumlah dan kualitas barang yang diterima.

5. Menyerahkan LPB kepada Kepala Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga bersama lembar ke 1 (satu) Bukti Penyerahan, Faktur, lembar ke 2 (dua) OP untuk diteliti. Laporan penerimaan barang-barang non persediaan dilampirkan Berita Acara Pemeriksaan Barang, harus juga ditandatangani oleh peminta barang atau Pembantu nya yang ikut memeriksa pada saat barang diterima.

6. Kepala Bagian Umum memeriksa LPB dan menandatangani setelah meyakini kebenaran laporan dan mengembalikan kepada unit kerja yang menangani gudang ketiga lembar LPB bersama-sama dengan dokumen pelengkap.

7. Unit kerja yang menangani gudang pencatat penerimaan tersebut ke dalam Kartu Gudang sesuai tempat penyimpanan masing-masing. Dalam hal barang non persediaan yang tidak langsung diambil harus ditempatkan tersendiri dengan tanda khusus.

8. Mendistribusikan LPB dan seluruh dokumen kepada : a. Unit kerja yang menangani keuangan :

• LPB Lembar ke 1 • OP lembar ke 2 • Bukti Penyerahan lembar ke 1 • Faktur

b. Unit kerja yang menangani pembelian : • LPB lembar ke 2

c. Arsip • LPB lembar ke 3

9. Prosedur selanjutnya adalah penyiapan Daftar Voucher Utnag yang harus dibayar (DVUD) serta penyiapan cek oleh unit kerja yang menangani pembukuan sesuai Prosedur Penyiapan dan Pembayaran.

10. Transaksi penerimaan dan pembayaran pembelian barang dicatat dalam aplikasi keangan pada SITU.

j G. Rekaman

1. Barang pesanan dan faktur/bukti Penyerahan barang. 2. Dokumen berita acara pemeriksaan barang dari Tim Pemeriksa Barang 3. Laporan Penerimaan barang dari unit kerja yang menangani gudang. 4. Daftar Voucher Utang yang harus dibayar (DVUD)atau cek pembayaran. 5. Basis data catatan penerimaan barang yang dibeli dan catatan hutang atau catatan

pembayaran pembelian barang dalam SITU..

PROSEDUR PEMBELIAN AKTIVA TETAP

Kode K-PAT Bidang Keuangan Revisi Ke 1 (Pertama) Tgl. Disahkan Januari 2016

A. Tujuan

Mengatur tata cara pembelian aktiva tetap di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

B. Lingkup Penerapan Prosedur berlaku untuk semua aktivis pembelian aktiva tetap di lingkungan Institut Agama IslamBunga Bangsa Cirebon (IAIBBC).

C. Definisi Aktiva tetap adalah kekayaan IAIBBC dari investasi yang dimiliki umur ekonomis.


1. Bagian/Unit kerja yang mengajukan permintaan aktiva tetap. 2. Bagian Umum 3. Bagian Keuangan 4. Ketua

E. Kriteria dan Standar 1. Unit kerja yang memerlukan aktiva tetap mengajukan permohonan pembelian aktiva

tetap. 2. Pemohonan pembelian aktiva tetap harus disetujui Kepala Bagian Unit Kerja

tersebut. 3. Pembelian aktiva tetap didasarkan pada anggaran yangbtelah ditetapkan

(RKAU/RKA). 4. Pembelian aktiva tetap didasarkan pada penawaran harga dari pemasok. Pemasok

yang mengajukan penawaran harga sekurang-kurangnya berjumlah tiga pemasok. 5. Pembelian aktiva tetap dengan nilai lebih dari Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta

rupiah) dilakukan melalui prosedur pelelangan (tender). 6. Pembelian aktiva tetap dicatat dalam aplikasi sarana dan prasarana serta aplikasi

keuangan pada SITU. F. Prosedur

1. Pihak yang memerlukan aktiva tetap mengajukan permintaan pembelian (PP) dalam rangkap 4 (empat) kepada Kepala Bagiannya.

2. Kepala Bagian dari unit kerja yang memerlukan aktiva tetap meneliti PP dan menandatanganinya sebelum diserahkan kepada unit kerja yang menangani anggaran.

3. Kepala Unit kerja yang menangani anggaran meneliti PP tersebut untuk memastikan bahwa barang yang diminta telah dianggarkan. Menandatangani keempat lembar PP dan mengembalikan kepada unit kerja yang memerlukan untuk selanjutnya diserahkan kepada pimpinan yang membawahinya untuk meminta persetujuan.

4. Setelah disetujui oleh pimpinan yang membawahinya, diteruskan kepada Kepala Unit Kerja yang memerlukan.

5. Unit Kerja yang memerlukan aktiva tetap meneruskan PP lembar ke 2 dan ke 3 kepada unit kerja yang menangani pembelian untuk permintaan penawaran harga dari pemasok.

6. Setelah mendapat penawaran harga dari sekurang-kurangnya tiga pemasok meneruskan ketiga lembar PP tersebut bersama penawaran Harga dari 3 (tiga) pemasok kepada pimpinan Bagian Umum dan Keuangan yang disertai dengan rekomendasi terhadap pemasok yang terpilih.

7. Jika disetujui, Pimpinan Bagian umu dan Keuangan menandatangani ketiga lembar PP berikut Penawaran Harga dan meneruskannya kepada unti kerja yang menangani pembelian untuk pembuatan Order Pembelian (OP).

8. Unit kerja yang menangani pembelian membuat OP dalam rangkap 6 (enam) kepada pemasok terpilih dan meneruskan keenam OP bersama dengan PP dan Penawaran harga kepada Kepala Unit Kerja yang menangani keuangan untuk diteliti.

9. Setelah diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Unit kerja yang menangani keuangan, selanjutnya dokumen-dokumen tersebut diteruskan kepada pimpinan Bagian Umum dan Keuangan dan Ketua untuk mendapatkan persetujuan atas harga pembelian pemasok yang terpilih.

10. Unit kerja yang menangani pembelian menerima kembali seluruh dokumen yang telah disetujui oleh pimpinan bagian Umum, bagian Keuangan dan Ketua .untuk kemudian didistribusikan sebagai berikut : a. OP ke 1 s.d 3,4 dan PP ke 2 : Biro Umum, Keuangan dan Kepegawaian . b. OP ke 1 s.d 3 : Unit Kerja yang membutuhkan. c. OP ke 1 s.d 3 : Arsip.

11. Pembelian aktiva tetap dengan nilai lebih dari Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) harus dilalukan melalui prosedur pelelangan (tender), sesuai dengan ketentuan yang diatur tersendiri mengenai pelelangan.

12. Transaksi pembelian aktiva tetap dicatat dalam aplikasi keuangan pada SITU.

G. Rekaman 1. Dokumen Permintaan Pembelian 2. Dokemen harga penawaran dari pemasok atau dokumen harga lelang 3. Dokumen Order Pembelian (OP) 4. Dokumen pembelian barang 5. Basis data catatan pembelian aktiva pada aplikasi keuangan dalam SITU.


INSTITUT AGAMA ISLAM IAI BUNGA BANGSA CIREBON (IAI BBBC)

TAHUN 2016

Documents

INSTITUT AGAMA ISLAM IAI BUNGA BANGSA CIREBONspmi.bungabangsacirebon.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/SOP-BBC.pdf · F. Prosedur 1. Kurikulkum dievaluasi 1 tahun sekali berdasarkan