INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE LA

CALIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

BOGOTÁ D.C., JULIO DE 2020

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DE LA CALIFICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

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GESTIÓN DOCUMENTAL

I-GD-03

05

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 2

2. ALCANCE ........................................................................................................................ 2

3. INGRESO A LA HERRAMIENTA ........................................................................................ 2

4. REGISTRO DE LA INFORMACIÓN..................................................................................... 4

5. REGISTRAR NUEVO ......................................................................................................... 5

5.1 Para todas las categorías de información: ......................................................................... 5

5.2 Para registros de Información Pública Clasificada y Pública Reservada ........................... 7

6 EDICIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN ......................................................... 8

7 DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................ 9

8 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ................................................................................... 9

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1. INTRODUCCIÓN Este documento describe las actividades para el registro, actualización y consulta de la calificación de acceso a la información en custodia de las diferentes dependencias de la Entidad, tomando como referencia las categorías de información identificadas en las Tablas de Retención Documental del DAPRE.

2. ALCANCE El instructivo registro y actualización de los inventarios de información, abarca aspectos administrativos y de control que deben ser evaluados y aplicados por la Alta Dirección, funcionarios, contratistas y terceros que presten sus servicios o tengan algún tipo de relación con el DAPRE, para un adecuado ingreso de la información en la herramienta para el registro de la calificación de la información dispuesta en la Entidad.

3. INGRESO A LA HERRAMIENTA La Entidad dispone de una herramienta para registrar la calificación de las categorías de información del DAPRE; se accede al aplicativo correspondiente a través de la intranet de la siguiente manera:

Acceda a la Intranet de la entidad seleccionando el ícono de la misma ubicado en el escritorio del usuario asignado:

Ubique en la parte derecha de la pantalla el ícono “Calificación de la Información:

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Nota: También se puede ingresar a través del siguiente link:

http://taurus1.presidencia.gov.co/Paginas/default.aspx Los permisos de usuario requeridos para poder hacer éste registro se gestionan con la mesa de servicios del Punto Único de Contacto del Área de Tecnología y Sistemas de Información, indicando el nombre del funcionario a cargo y actualizar cuando sea necesario. Si el funcionario aún no ha sido autorizado para registrar, la herramienta arroja un mensaje de error, de lo contrario se encontrará con la siguiente pantalla donde deberá iniciar sesión:

Aparecen dos opciones para el registro de acuerdo a la necesidad, si es un registro nuevo o si se va a ajustar uno realizado con anterioridad.

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4. REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

El insumo principal para llevar a cabo el registro de los datos es la Tabla de Retención Documental, de preferencia en su versión más reciente y que cuente con la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En el instrumento archivístico previamente se ha agrupado la información en series y sub series documentales, a las que el responsable de la información (jefe de la dependencia) ha asignado la calificación de acuerdo a lo indicado en la Guía para la Calificación de acceso a la Información producida por el DAPRE G-GD-02. Nota: Según la información haya sido calificada como Pública, Pública Reservada o Pública Clasificada, los campos requeridos en el diligenciamiento varían. Al seleccionar “REGISTRAR NUEVO ELEMENTO”, continuará en la siguiente pantalla:

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5. REGISTRAR NUEVO

Teniendo en cuenta la calificación asignada por el jefe de la dependencia, en la Tabla de Retención Documental se registran los siguientes campos:

5.1 Para todas las categorías de información: Nombre o título de la categoría de información: Término con que se da a conocer el nombre

o asunto de la información. Para efectos de la información producida por el DAPRE generalmente coincide con el nombre de la serie o sub-serie documental, cuando existe, ejemplo:

Nombre o título de la información: (Aplica únicamente para la información reservada o

clasificada): Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. De igual manera, por lo general coincide con el nombre de la Tabla de Retención Documental.

Serie: Se selecciona de una lista desplegable el nombre de la serie documental tal como aparece en la TRD el cual está precedido por el código de la misma.

Sub-serie: Teniendo en cuenta que no todas las categorías documentales tienen sub-serie, únicamente se opta por ésta opción, cuando para la información si existe la agrupación respectiva. Al igual que el punto anterior, el dato se ubica en el formato de la TRD de la siguiente manera:

En el caso que la información que se va a registrar aún no haya sido incluida en la Tabla de Retención Documental TRD, la dependencia solicita instrucciones al Grupo de Archivo General para definir el nombre a registrar, de igual manera para que sea tenida en cuenta en la siguiente actualización de las TRD. Si se considera estrictamente necesario registrarla puede elegir la opción “otra agrupación documental no existente aún en la Tabla de Retención Documental”, mientras surte el proceso correspondiente.

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En la herramienta para el registro de la información se refleja como se observa a continuación:

Descripción del contenido de la categoría de información: Relata brevemente de qué se trata la información. En lo posible incluir también los tipos documentales de los que está compuesta la categoría de información, periodicidad de producción o datos que se consideren relevantes para explicar el contenido.

Idioma: Teniendo en cuenta que la información puede presentarse en diferentes idiomas, es necesario indicar en ésta casilla la lengua o lenguas en que es posible encontrar la información.

Medio de conservación y/o soporte: Éste campo presenta una lista desplegable en la que se selecciona si la información se encuentra únicamente en medio físico, en electrónico o si es producida en forma mixta entre las dos:

Formato: éste campo sólo se diligencia cuando la información se presente en soporte

electrónico o digital, describiendo el mismo según sea un medio audiovisual, un documento de texto, hoja de cálculo etc.

Información publicada o disponible: La información publicada hace referencia a aquella que

se encuentra en la página Web oficial de la Entidad, así como la disponible en los archivos de gestión o Archivo Central y que la ciudadanía puede consultar o solicitar de acuerdo a los procedimientos establecidos.

Lugar de consulta: De acuerdo al punto anterior, si la información está publicada, se describe la ruta de ubicación de la misma en la página Web oficial del DAPRE, y si está disponible para consulta indicar a qué dependencia se debe dirigir el ciudadano para solicitarla.

Fecha de generación de la información: Si se conoce una fecha exacta en que se generó la documentación se ingresa, sin embargo, en la mayoría de los casos no se cuenta con este dato al ser producción seriada de documentos, es decir que se generan año con año, en tal caso registra la primera fecha del año en que se produjo.

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Calificación: Se selecciona el tipo de calificación que corresponda: Pública, Pública Clasificada o Pública Reservada.

En caso de ser Información Pública solamente, se omiten los siguientes campos hasta Controles a aplicar, donde ingresa los controles para todo tipo de información que se encuentran en la Guía para la calificación de acceso a la información producida por el DAPRE G-GD-02 en la Tabla 2 Controles de acceso a la información

5.2 Para registros de Información Pública Clasificada y Pública Reservada

Adicional a los campos del numeral anterior, las casillas que siguen, se diligencian únicamente cuando la información que se va a registrar ha sido calificada como Pública Reservada o Pública Clasificada: Plazo de la clasificación o reserva: Indicar por cuánto tiempo o bajo qué circunstancias la

información calificada como reservada deja de serlo. La reserva de la información que según la Ley 1712 de 2014 no puede ser superior a 15 años, se debe indicar la fecha aproximada en que se produce la información.

Tipo de excepción: Teniendo en cuenta que pueden existir categorías de información que aun siendo clasificadas como privadas o reservadas, contienen tipos documentales que son públicos, es necesario indicar si la calificación cobija toda la categoría (Total) o sólo para una parte (Parcial). Seleccionar la opción indicada de la lista desplegable.

Objetivo legítimo de la excepción: Por medio de la lista desplegable, indique el artículo de la Ley 1712 de 2014 que cobija la calificación asignada a la información, es decir si es Pública Clasificada selecciona el artículo 18 y para la información Pública Reservada el artículo 19.

Descripción de la excepción parcial: Éste campo sólo debe diligenciarse si la calificación de clasificada o reservada es parcial, realizando la descripción puntual de los tipos documentales o las partes de ellos que no tienen la excepción.

Fundamento Constitucional o legal: Señalar con exactitud la norma, artículo, inciso o párrafo que justifica la clasificación o la reserva. Tener en cuenta que las excepciones únicamente están permitidas por una ley, decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional (ratificados por el Congreso o dispuestos en la Constitución). No es posible justificar la calificación con un decreto general o resolución.

Fundamento Jurídico de la excepción: En éste campo se explica el por qué el contenido de ésta información debe ser clasificado o reservado de acuerdo al fundamento constitucional o legal descrito en el punto anterior.

Controles a aplicar: El campo es para uso interno del DAPRE. Teniendo en cuenta que la información Pública Clasificada y Pública Reservada requiere de restricciones razonables de acceso al público, es importante que se indique qué tipo de controles se consideran necesarios para la categoría de información según el formato en que se encuentren, para mitigar los riesgos de pérdida, daño, copia no autorizada, divulgación etc. Estos controles son determinados por el responsable de la información, es decir el jefe de la dependencia.

Finalizados los registros se selecciona la opción “guardar” ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla.

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6 EDICIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Para editar o corregir la información previamente registrada, ingresa de la misma forma por la intranet en el ícono de “Calificación de la información”, y selecciona la opción “EDITAR REGISTRO” Se abre la pantalla donde encontrará los registros de todas las dependencias, se selecciona en el filtro que se ubica a la izquierda del nombre de la dependencia que se va a editar de la siguiente manera:

Al desplegar el filtro, le aparecerán los registros realizados con anterioridad:

Seguido a esto, se ubica el puntero del mouse en la figura de “hoja y lápiz” ubicada en la parte izquierda del registro, como se indica en la siguiente imagen:

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Al seleccionar, ingresará al modo de edición y aparecerá la información del registro donde es posible realizar la corrección del campo que se necesite, teniendo en cuenta los pasos descritos anteriormente en el numeral 3.1 de éste documento. Una vez terminada la edición del registro, deberá guardar la información registrada, haciendo clic en el botón “Guardar”:

Ahora, si lo que se requiere eliminar un registro, ingresando como si se fuera a editar, ubica

en la parte superior izquierda el ícono que le permite realizar esta acción:

7 DOCUMENTOS ASOCIADOS G-GD-02 Guía para la Calificación de acceso a la Información producida por el DAPRE. P-GD-12 Calificación de acceso a la información producida por el DAPRE.

8 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Área Administrativa.