Gol kommune

Internt notat

Til: Arne Fredriksen/Økonomiavdelinga Dato: 10.03.2016

Frå: Mona Hagen Referanse: 16/00709-2

Kopi: Hege Mørk/Rådmannen

Sekretariat og tenestetorg - Årsmelding 2015

Kommuneplanen sin tekstdel – om Rådmannens stab:

Staben skal støtte rådmannen i arbeidet med å:

drive og utvikle Gol kommune i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar

sjå til at dei sakene som blir lagde fram for folkevalde organ, er forsvarleg utgreidde og at

vedtak blir iverksette

framstå som ein brukarorientert kommune med godt tilgjenge til god informasjon om

kommunale tenester i fyrstelina

utvikle dei kommunale nettsidene som eit ledd i å realisere ”døgnopen forvaltning” for å gi

innbyggjarane betre innsyn i behandlinga av sine saker

I tillegg skal staben støtte rådmannens arbeid når det gjeld å:

sørgje for at dei folkevalde har tilfredsstillande vilkår for å utføre sine oppgåver

gjera kommunen til ein effektiv, fleksibel, utviklingsfokusert og nyskapande organisasjon

sikre at kommunen har eit ájourført planverk

bidra til at avdelingane når sine mål

utvikle rutinar for rapportering og kvalitetssikring av tenestene kommunen skal yte

2

sikre at kommunen har ei tilfredsstillande økonomiforvaltning både på kort og lang sikt

framstå som ein attraktiv arbeidsgjevar som legg til rette for å rekruttere og behalde kompetentemeda rbeidarar

leggje til rette for utvikling av godt arbeidsmiljø i alle avdelingane

utvikle positiv identitet og godt omdømme

gjera kommunen til ein aktiv medspelar og pådrivar i regionalt samarbeid for administrative ogtekniske fellesløysingar

Ansvarsområda som er med – storleik på avd. og fråvær 2015 (%)

Stillingsheimlar er Inkl. 100% stilling som fagansvarlig sak/arkiv for heile Hallingdal.

Utvikling løn og sosiale utgifter korrigert for refusjonar sjukefråver

(alle tal i heile 1.000 kr):

Frå 2012 er tala inkl. ei stiling som vertkommuneansvarleg for sak/arkiv og blir refundert avregionrådet (Hallingdalskommunane.

Ansvar: Ansvarsomgrep: Evt. endringar: Stillingsh.(2015)

Fråvær2015

2100 Sekretariat og tenestetorg 10,60 5,1 %

3 Mål og måloppnåing 2015:

Mål: Mål i ord: Årsak til avvik:

Personal Oppretthalde godt arbeidsmiljø og lågt sjukefråvær.

Akseptabelt mål: Sjukefråværet skal ikkje auke i 2015 på grunn av dårleg arbeidsmiljø.

Korttidssjukefråværet er lågt. Langtidssjukefråværet skuldast ikkje forhold på arbeidsplassen.

Kompetanse Dei tilsette skal til ei kvar tid vere oppdaterte på lovverk.

Kartlegge kompetansebehovet for kvar einskild medarbeider.

Avventa overordna strategisk kompetanseplan. Kartlegging er gjort gjennom medarbeidarsamtaler.

Teneste/aktivitet Brukarane skal oppleve god service når dei tek kontakt med tenestetorget.

Akseptabelt mål: besvare 90% av alle telefonar.

Ny heimeside skal på plass i løpet av 2015.

Akseptabelt mål: Auke besøkstalet på heimesida i 2015.

Talet på inngåande telefonar har gått ned med 2668 i 2015. Fleire nyttar sjølbeteningsløysingar.

Ha høgt servicenivå på sentralt postmottak.

Akseptabelt mål: Posten skal journalførast den dagen han kjem inn.

Innføring av digipost Akseptabelt mål: Kommunikasjonen med publikum skal gå føre seg digitalt i løpet av 2015.

Regional faggruppe for kontorstøtte avgjør når prosjektet skal i gang. Ikkje prioritert i 2015.

Oppgåver og aktivitetar i 2015:

Arkivtenesta I desember 2015 avleverte vi eldre og avslutta arkiv til IKA Kongsberg, som er Gol kommune sitt arkivdepot. I alt vart det 179 flyttkeasser, fordelt på 50 administrative arkiv og 26 hyllemeter rettighetsdokumentasjon. Arkivskapere var skulekontoret, ligningskontoret, herredskassa, kommunekassa, grendaskulane, teknisk etat m.fl. Hallingdal Transportsentral sørget for sikker avlevering til IKA.

Vi har jobbet med kvalitetssikring og utlegging av elektroniske skjema på nett. Samarbeid og testing saman med IKT Hallingdal. Vi har jobbet med testing for å få på plass integrasjon mellom skolesystemet Oppad og sak/arkivsystemet Public 360.

Arkivleder har jobbet en del med arkivplanen og Gol kommune har vært pilot på innføringsprosjekt sikret sone Public 360. Sekretariatet er politisk sekretariat for ordførar og folkevalde. Sekretariat har i 2015 hatt hovudfokus på å tilrettelegging og gjennomføring av kommunestyre-

og fylkestingsval og har måttet nedprioritere andre oppgåver då dette er ei tidkrevjande og

4 oppgåve som strekte seg over eit halvt år. Vi har som vanleg hatt ansvar for sekretær- og

servicefunksjonar for ordførar, kommunestyret, formannskapet, og dei øvrige politiske utvala. I

tillegg kjem ansvaret for dei ulike reglementa, samt generell rådgjevning knytta til politiske

organer og prosessar. Sekretariatet har også brukt ein del tid på å vere brukerstøtte for

folkevalde i iPad-bruk samt kjørt opplæring i bruk av iPad for nye folkevalde.

Andre sekretariat -Søknadsbehandling og administrasjon for serveringsløyve, etablerarprøver, sertifisering for sals- og skjenkeløyve, sals-og skjenkekontroll og kontroll i høve røykelova. -Sekretariat for administrasjon av legat og stiftingar. TV-aksjonen Sekretariatet har ansvar for å planlegge og organisere TV-aksjonen saman med leiar i kommunekomitéen som er varaordførar, me fekk ny varaordførar etter valget men Hanne Brunborg fullførte oppgava med TV-aksjonen. Oppgåvene består i å ringe lag/organisasjonar for å skaffe bøssebærarar, møteinnkalling og referatskriving og møteaktivitet. Det har vore gjennomført informasjonsmøte med fylkesaksjonsleder , møter i kommunekomitéen saman med områdeansvarlege, der ein fordeler områder, organiserar lister med namn på bøssebærarer. På grunn av misforståelse med eit lag som hadde sagt seg villig til å stille, vart det noko ekstra telefon/e-post arbeid for å få kabalen til å gå opp. Det var kome tilbakemelding etter fjorårets aksjon med ønske om kart over fleire av områdene/rodene. Med god hjelp av utbyggingsavdelinga fekk me dette på plass. Det har vore arbeidsmøte med banken der bøssene blir klargjorte. Sekretariatet er og med i banken på sjølve innsamlingsdagen. Tilsaman brukte sekretariatet 60 arbeidstimar på TV-aksjonen i 2015. Beredskapsarbeid Sekretariatet har oppgåver knytt til beredskapsarbeidet i kommunen i form av å vere beredskapskoordinator med ansvar for oppdatering og vedlikehald av beredskapsplaner. Spesialkonsulent ved avdelinga er beredskapskoordinator. Avdelingsleiar er med i kommunen si kriseleiing og har ansvaret for CIM som er eit elektronisk krisestøtteverktøy. Avdelingsleiar er administrator i systemet og har delteke i regionale samarbeidsmøter og ein felles storøvelse på Torpomoen i 2015. Vi har også oppretta ei felles beredskapsgruppe mellom Hallingdalskommunane for utveksling av erfaringer og samarbeid innen beredskap. Tenestetorget Tenestetorget har i 2015: Svara 15181 telefonar. Behandla 10 søknadar om parkeringsløyve. Besvara 71 megleroppgåver. Behandla 77 søknadar om TT-teneste. Behandla ca 54 vaslingslister nabovarsel. Gjort 95 avtaler for utleige Gol Byggdrift (samfunnshus, svømmehall, Hallingmo).

5 Sendt ca 170 velkomstbrev til nye innbyggjarar. Bestillt ca 51 mobiltelefonar til tilsette. Sendt 46 annonser til Hallingdølen. Kontrollert og skrivi under 446 egenerklæringer om konsesjonsfrihet.

Gol kommune på Facebook I juni 2014 lanserte Gol kommune si fyrste offisielle facebookside. Sida blir nytta til å spreie kommunal informasjon om arrangementer og søknadsfrister på tenester. Facebooksida vår er også eit verkemedel for omdømmebygging og presentasjon av gladsaker i kommunen vår. Sida blir ikkje brukt til saksbehandling. Ved nyttår 2016 nærmet vi oss 1000 likerklikk på sida og det er vi godt nøgde med med tanke på at vi ikkje bruker penger på å profilere oss. Deltaking i regionalt samarbeid Faggruppe for kontorstøtte: Gruppa har hatt 9 møter og har jobbet med:

Oppad, integrasjon til intern sone Public 360 og sikret sone Public 360

Elektroniske skjema hjemmesida

Ekspederingsmodul/digipost

Byggsøk

Speed admin – fagsystem kulturskole

Publisering hjemmsida (Prokom . S.I.)

Historisk søk ESA

Litt innom oppgradering til SP 8

Faggruppe for web: Webgruppa har hatt 10 møter, en del workshops med leverandører og har vore med på 2 brukerkonferansar. Hovudfokuset til gruppa i 2015 har vore arbeidet med å få på plass nye heimesider og få på plass intranett til kommunane. Det ligg mange nasjonale føringer for korleis ei kommunal nettside skal vedlikeholdast, kva den skal innehalde og kva den skal tilby til sine innbyggjarar. Det kjem stadig nye krav til elektroniske tenester. Dei ny heimesidene vart lansert i august 2015.

Alle kommunar med unnatak av Gol fekk også på plass intranettløysing i 2015. Gol måtte vente på grunn av uavklart orrganisasjonsmodell.

I februar deltok webgruppa på kurs i regi av Nina Furu som er ein «guru» innan området.

Gruppa har hatt månadlege webmøter. I tillegg til workshops med opplæring og produksjon av innhald på nye sider.

6 I mai deltok webgruppa på Procom sin årlege brukarkonferanse. Den går over to dager i Oslo og er eit nyttig forum for dei som jobber med web. Her får ein faglege innspel til arbeidet med web. Her er forelesere frå ulike fora: direktorat, departement og leverandører av nye program og moduler. Kontrollar med sals- og skjenkeløyve Kontrollen blir utført med kjøpte tenester. Utgiftene til sals- og skjenkekontroll utgjer ca. 100.000 årleg. Avgiftene for 2014 (innkravd i 2015)utgjorde kr. 183.715. «Overskotet» blir i houvudsak nytta til førebyggjande rusarbeid, behandlings- og hjelpetiltak. Det vart gjennomført 80 sals- og skjenkekontrollar i 2015. Gol kommune har ansvar for gjennomføring av sertifiseringsprøver med utgangspunkt i alkohollova sine sals- og skjenkereglar. Kommunen utsteder sertifiseringsbevis etter bestått etablerarprøve for serveringsvirksomhet. 1 kandidat har avlagt sertifiseringsprøve i serveringslova, (2014:6). 2 kandidatar har avlagt sertifiseringsprøve i alkohollova sine skjenkereglar, (2014:6). Ingen kandidatar har avlagt sertifiseringsprøve i alkohollova sine salsreglar, (2014: 1). Statistikk - behandla saker:

Organ/sakstype 2015 2014 2013

Utvida skjenkjeløyve

6 5 3

Enkeltløyve brv/vin/øl

4 4 6

Godkj. av skjenkjestyrar, *stedfortredar

1 0 1

Brot på skjenkeløyve

1 1 0

*Det vart godkjend 1 ny stedfortreder i 2015, ingen nye skjenkestyrarar. Statistikk - Behandla saker i politiske organ:

Organ/sakstype 2015 2014 2013

Felles råd for eldre og menneske m/nedsett f.e

16 20 15

Formannskapet 72 72 70

Klagenemnd 0 1 4

Kommunestyret 103 83 55

7

Administrative mål og tiltak 2016:

Personal

Oppretthalde eit godt arbeidsmiljø og halde fram med lågt sjukefråvær. Eit akseptabelt mål er at sjukefråværet ikkje skal auke i 2016 som fylgje av dårleg arbeidsmiljø eller fysiske tilhøve på arbeidsplassen.

Kompetanse

Dei tilsette i sekretariat og tenestetorg skal til ein kvar tid vere oppdatert på lovverk og forskrifter som vedkjem deira arbeidsområde. Eit akseptabelt mål er å kartlegge kompetansebehovet og lage kompetanseplan basert på overordna strategisk kompetanseplan.

Teneste/aktivitet

1. Brukarane skal oppleve god service når dei tek kontakt med tenestetorget.

Eit akseptabelt mål er å besvare 90% av alle telefonar .

2. Ny heimeside som kom på plass i 2015 skal ha låg brukarterskel og gje enkel tilgang til skjema og sjølvbeteningsløysingar. Den skal møte dei krav og retningsliner som vert sett til offentlege nettstader. Eit akseptabelt mål er at besøkstalet på heimesida aukar i 2016 som fylgje av at fleire nyttar seg av skjema og sjølvbeteneingsløysingar.

3. Ha høgt servicenivå på felles sentralt postmottak for Gol kommune.

Eit akseptabelt mål er at inngåande post skal journalførast same dag som han kjem inn.

4. Dialogen med brukarar av offentlege tenester skal bli mer effektiv Eit akseptabelt mål er at all kommunikasjon med innbyggjarar/brukarar som ikkje har reservert seg skal gå føre seg digitalt innan utgangen av 2016.

Gol, 10.03.2016 Mona Hagen Leiar sekretariat og tenestetorg