Click here to load reader
Upload
yakobus-tanurjaya
View
36
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
IT Transformation at Dell
Citation preview
M0244 – PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI
“IT Transformation at Dell”
TUGAS KELOMPOK (TM) – PAPER
DISUSUN O LEH KELOMPOK 4 :
Ganna Aryawiguna - 1401122066
Glory – 1401118932
Luckyanto Hanafie Wijaya – 1401113704
Steven Berry - 1401125906
Wendyo Fumanto - 1401114852
Wenny Kristanto – 1401115741
Yakobus Tanurjaya - 1401113692
Yeremia - 1401117002
JURUSAN SISTEM INFORMASI
BINA NUSANTARA UNIVERSITY
JAKARTA
2011 / 2012
ABSTRAK
Dell sebagai penyedia infrastruktur perangkat keras kini telah bertransformasi
berubah menjadi perusahaan penyedia solusi perangkat lunak dan jasa konsultasi di bidang
teknologi informasi. Untuk bertumbuh kembang dengan pesat, Dell sebagai perusahaan
yang besar harus mempunyai basis teknologi yang kuat. Dengan terus menambah
kemampuan/fitur dari perusahaan saja akan sulit karena sistem yang ada saat ini bisa jadi
tidak bisa bekerja lantaran terlalu kompleks.
Dell mengalami hambatan ketika berusaha mengimplementasikan sistem
pembayaran secara elektronik di seluruh toko baik secara online maupun offlline di seluruh
dunia. Maka, Dell membentuk tim Enterprise Architecture di mana tim tersebut memulai
dengan membuat cetak biru (blueprint) dari visi dan misi perusahaan untuk memandu
masing-masing proyek. Dell memutuskan untuk melakukan pembagian perusahaan
menjadi empat unit bisnis yang besar, dengan menunjuk wakil presiden eksekutif senior
memimpin setiap divisi.
Menggunakan cetak biru (blueprint) yang telah dibuat tersebut, tim EA dapat
menginventarisasi semua aplikasi dan teknologi yang digunakan saat dan kemudian
memetakan aplikasi untuk mendukung kemampuan bisnis perusahaan sambil
mengidentifikasi kelalaian dan redudansi yang ditimbulkan. Dell telah mengatasi
kecenderungan tadi dengan pendekatan berbasis arsitektur (Architecture-Driven
Approach). Enterprise Architecture tidak serta merta optimasi bisnis proses dan desain,
tetapi juga menjelaskan tentang tata kelola dan assessment dari setiap proses, terutama
ketika mereka melibatkan lintas-domain.
Kata kunci : Enterprise Architecture, blueprint , proses bisnis
1 | P a g e
DAFTAR ISI
ABSTRAK............................................................................................................................i
DAFTAR ISI........................................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR..........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................4
A. Latar Belakang Masalah...........................................................................................4
B. Rumusan Masalah....................................................................................................4
C. Tujuan Penelitian.....................................................................................................5
D. Manfaat Penelitian...................................................................................................5
BAB II PEMBAHASAN STUDI KASUS........................................................................6
A. Tentang Perusahaan.................................................................................................6
B. Pembahasan............................................................................................................7
1. Proses transformasi IT di Dell…........................................................................7
2. Proses rasionalisasi infrastruktur di Dell……....................................................8
3. Bagaimana transformasi proses bisnis oleh Dell………………………………8
4. Bagaimana Pelaksanaan dari Architecture yang di rancang
oleh Dell ……………………………………..………………………………..9
5. Bagaimana proses penyelarasan antara bisnis dan IT…………………………10
6. Apakah Architecture yang di lakukan
mampu untuk menghitung biaya……………………………………………...11
BAB III PENUTUP.........................................................................................................12
A. Diskusi.................................................................................................................12
B. Kesimpulan..........................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................14
2 | P a g e
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Logo Perusahaan.....................................................................................................3
3 | P a g e
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Tujuh tahun lalu Dell memulai transformasi dari sebagai penyedia infrastruktur
perangkat keras kemudian berubah menjadi perusahaan penyedia solusi perangkat lunak
dan jasa konsultasi di bidang teknologi informasi. Perusahaan tersebut telah berumur 27
tahun, pada awalnya memulai kegiatan bisnisnya dengan menjadi perusahaan penyuplai
sistem Personal Computer (PC), yang mana mengalami perkembangan pesat sehingga
mulai merambah pasar asing dan membanjiri pasar luar negeri. Seiring dengan
perkembangan PC, Dell mulai mengakuisisi beberapa perusahaan besar di tahun 2010,
seperti Perot Systems, dan tiga perusahaan besar lain di tahun 2011.
Untuk bertumbuh kembang dengan pesat, Dell sebagai perusahaan yang besar
harus mempunyai basis teknologi yang kuat. Dengan terus menambah kemampuan/fitur
dari perusahaan saja akan sulit karena sistem yang ada saat ini bisa jadi tidak bisa bekerja
lantaran terlalu kompleks.
Masalah ditemui Dell saat akan mengimplementasikan sistem pembayaran secara
elektronik di seluruh toko baik secara online maupun offlline di seluruh dunia. Bagian
departement IT dari perusahaan Dell memperkirakan akan membutuhkan waktu sekitar 18
sampai 24 bulan dalam mengembangkan ide implementasi tersebut dan menjalankannya
secara global. Tim IT menyadari bahwa dengan memiliki 12 sistem pemrosesan pesanan
yang berbeda, 27 aplikasi antarmuka untuk produk dan pelanggan serta terpisahnya data
yang terdapat di dalam data warehouse akan menghambat transformasi yang digalakkan
oleh Dell.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang akan kami dibahas
adalah, sebagai berikut:
1. Proses transformasi IT di Dell
2. Proses rasionalisasi insfrastruktur di Dell
4 | P a g e
3. Bagaimana transformasi proses bisnis oleh Dell?
4. Bagaimana pelaksanaan dari aristektur yang dirancang oleh Dell?
5. Bagaimana proses penyelarasan antara bisnis dan TI yang dilakukan oleh Dell?
6. Apakah arsitektur yang dijalankan mampu menghitung biaya?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari adanya penelitian ini adalah:
1. Menganalisa bagaimana berjalannya Enterprise Architecture dalam perusahaan.
2. Menganalisa penyelarasan antara Bisnis dan Teknologi Informasi serta strategi
perusahaan berkaitan dengan Enterprise Architecture.
3. Membahas faktor faktor yang berhubungan dengan Transformasi yang dilakukan
perusahaan seperti dukungan dari eksekutif dan Biaya implementasi.
4. Menganalisa masalah yang di hadapi oleh Dell.
D. Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan yang ingin dicapai, maka manfaat yang dapat diperoleh dan
diharapkan adalah:
1. Mengetahui dampak dari transformasi TI yang dilakukan perusahaan.
2. Memahami proses penyelerasan antara Bisnis dan Teknologi Informasi.
3. Mengetahui faktor kesuksesan dari perubahan Enterprise Architecture perusahaan.
4. Mengetahui solusi yang digunakan oleh Dell.
BAB II
5 | P a g e
PEMBAHASAN STUDI KASUS
A. Tentang Perusahaan
Gambar 1. Logo Perusahaan
Michael Dell mendirikan Dell pada tahun 1984 di Austin, Texas, dengan $ 1.000
dan memiliki visi yang unik tentang bagaimana teknologi harus dirancang, diproduksi dan
dijual. Lebih dari 5,4 juta pelanggan yang dimiliki dan anggaran tahunan TI yang dukup
besar yakni sekitar $ 1 miliar per tahun, Dell telah mencetak prestasi yang tak diragukan
lagi pada industri komputer dan dunia. Perusahaan telah mendistribusikan lebih dari
10.000 sistem setiap hari untuk pelanggan di 180 negara dan mempekerjakan 100.000
karyawan di seluruh dunia.
Dell telah lama dikenal sebagai salah satu produsen terbesar di dunia komputer
pribadi (PC) , Dell telah tumbuh menjadi tidak hanya sekedar penyedia hardware dan
infrastruktur global, tetapi juga layanan TI dan penyedia solusi. Pertumbuhan yang cepat
menyebabkan ekspansi regional tertentu dari satu negara ke negara. Dell sampai saat ini
tetap memiliki fasilitas manufaktur yang unik, sistem tatanan regional manajemen yang
baik, dan proses operasi yang berbeda dan sistem di seluruh dunia.
B. Pembahasan
6 | P a g e
1. Proses Transformasi IT di Dell
Rhonda Gass, Wakil Presiden Dell IT, Teknologi Strategi & Pemerintahan,
ditugaskan untuk meentukan arah masa depan bagi raksasa IT dalam jangka waktu tiga
tahun kedepan dengan didorong oleh Enterprise Architecture Dell (EA) yang dibuat oleh
tim Dell. Pada tingkat perusahaan roadmap ini termasuk sepuluh program utama yang
masing-masing melibatkan investasi dalam puluhan juta dolar dan dalam beberapa kasus,
ratusan juta dolar. Beberapa contoh dari program ini meliputi: Quote Global Cash, Jasa
Pengiriman Global, Penjualan Solusi, Eksekusi Manufaktur Global, dan transaksi berbasis
Berulang dan Penggunaan.
Oracle memberikan bimbingan eksekutif untuk memandu proses transformasi
yang dilakukan oleh Dell dengan bekerja sama dengan Gass dan arsitek usahanya untuk
membangun prospektif jangka panjang, serta mendefinisikan sistem yang diperlukan untuk
pemrosesan dan teknologi informasi yang akan dipakai. Masing-masing proyek yang
dilakukan untuk mengembangkan kemampuan secara keseluruhan, bukan hanya untuk
memenuhi kebutuhan sifatnya mendesak.
2. Proses Rasionalisasi Infrastruktur di Dell
Dalam rangka mencapai visi Dell maka diperlukan untuk merasionalisasi
infrastruktur TI. Proses transformatif melibatkan konsolidasi terhadap semua sistem secara
global untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya dan menciptakan standar baru.
Rasionalisasi membantu organisasi mengidentifikasi apa yang menjadi standar untuk
mengarahkan kepada visi mereka sambil menghilangkan kompleksitas dan system silo
yang telah mereka dibangun selama bertahun-tahun, dan mengembangkan teknologi
khusus yang akan membantu mereka sampai di sana.
Dell berpendapat bahwa, rasionalisasi dapat dimulai dengan diskusi teknis dan harus
dikendarai oleh IT; atau bisa juga dimulai pada tingkat bisnis. Sebagai contoh, sebuah
perusahaan mungkin telah didistribusikan ke seluruh dunia dan berkeinginan untuk
mengkonsolidasikan dan standarisasi proses bisnisnya yang mana bisa mendorong adanya
perubahan dalam portofolio TI. Atau bisa juga terjadi pada perusahaan yang telah melalui
merger dan akuisisi sehingga mungkin memiliki beberapa proses bisnis yang redundansi.
7 | P a g e
Rasionalisasi mengharuskan unutk memahami keadaan saat ini dari sebuah
portofolio TI yang dimiliki organisasi dan proses bisnisnya, dan kemudian memetakan
kemampuan bisnis dengan kemampuan IT yang dimiliki. Hal ini dilakukan dengan
membuat kriteria penilaian (assessment) untuk menganalisis portofolio saat ini, dan
akhirnya memutuskan standar apa yang akan mendorong organisasi ke depan.
Dalam kasus Dell, tim EA akan memulai dengan membuat cetak biru (blueprint) dari
visi dan misi perusahaan untuk memandu masing-masing proyek. Cetak biru ini ditata
sedemikian rupa sehingga mampu mendeskripsikan struktur perusahaan dalam hal strategi,
tujuan, sasaran, model operasi, kemampuan, proses bisnis, aset informasi, dan tata kelola
yang akan dipakai.
Menggunakan cetak biru yang telah dibuat tersebut, Tim EA mulai dapat
menginventarisasi semua aplikasi dan teknologi yang digunakan saat ini, dan kemudian
memetakan aplikasi untuk mendukung kemampuan bisnis perusahaan sambil
mengidentifikasi kelalaian dan redudansi yang ditimbulkan. Ketika proses inventarisasi
tersebut dan pemetaan telah selesai dilakukan, maka hasilnya dapat memperlihatkan pada
proses mana terjadi tumpang tindih dan duplikasi aplikasi yang sekarang ini.
3. Bagaimana Transformasi proses bisnis oleh Dell
Tim Arsitektur Dell meliputi arsitek bisnis, arsitek informasi, arsitek aplikasi, dan
spesialis infrastruktur. Ketika Mereka telah menyelesaikan proses rasionalisasi maka
selanjutnya mereka mulai ke tahap berikutnya yaitu transformasi proses bisnis.
Perubahan juga terkait dengan budaya dalam lingkungan perusahaan karena
mereka bersifat teknis. Setelah menciptakan “Center of Excellence” (COE) mereka
kemudian bisa mempelajari fundamental dari proses bisnis, Dell menjalakan
perusahaannya dengan berbasis pada lima kunci area proses, dimana setiap dari proses
tersebut terdapat peningkatan rantai mata pelanggan (customer value chain):
Develop
Market
Sell8 | P a g e
Fulfill
Support
Area proses tersebutdidukung oleh area proses secara korporat sehingga mendukung
proses yang berhubungan dengan pelanggan. Pemilik proses di bagiannya memiliki mitra
dengan IT untuk membangun sistem masa depan yang berjalan sesuai dengan proses dan
kemampuan masing-masing
Sebagai contoh, area logistik sama dengan saat Anda mengirim teknisi pada layanan
pengaduan atau memberikan bagian garansi ke bagian perbaikan. Jadi fokus dari Dell saat
ini adalah merancang kemampuan logistik umum bahwa sehingga area proses dapat
menggunakan layanan yang sama. Hal ini berbeda dari pendekatan "reaksioner" yang
umum di kebanyakan perusahaan besar, di mana proses bisnis dan sistem informasi
dikembangkan dari kebutuhan proyek tertentu dan rekomendasi. Biasanya, setelah
manajemen mengidentifikasi pasar atau mendefinisikan arah strategis, departemen TI
bekerja dengan unit bisnis yang tepat akan merancang solusi TI yang diperlukan untuk
mendukung inisiatif itu. Kemudian bagian TI akan mengembangkan aplikasi yang terkait
dengan data dan infrastruktur teknologi. Seiring waktu, perusahaan akhirnya menerapkan
sistem TI yang terpisah dan terputus tanpa perencanaan yang jelas. Sehingga akan jauh dari
tujuan perusahaan untuk membentuk masa depan perusahaan. TI akan menjadi hambatan.
Dell telah mengatasi kecenderungan tadi dengan pendekatan berbasis arsitektur
(Architecture-Driven Approach).
4. Bagaimana Pelaksanaan dari Arsitektur yang dirancang oleh Dell?
Membangun arsitektur bisnis akan melibatkan proses mencerna berbagai pandangan
dari perusahaan seperti strategi bisnis, kemampuan bisnis, proses bisnis, pengetahuan, dan
organisasi. Dalam proyek EA secara umum, informasi ini digunakan selama proses
pengembangan arsitektur untuk:
Mengidentifikasi bisnis dan sponsor TI dan berpartisipasi dalam tinjauan
arsitektur dan proses transformasi yang ada dalam perusahaan.
Prioritaskan daerah di mana berfokus dalam upaya rasionalisasi.9 | P a g e
Menangkap kemampuan bisnis dan wawasan proses bisnis.
Menghilangkan redudansi dan kesenjangan dalam application portofolio.
Menyelaraskan TI dengan strategi bisnis dan tujuan perusahaan.
Dell memiliki metode yang sistematis untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap tahun
usaha tim arsitekturnya berdiskusi untuk meninjau kemampuan dasar dan menyelesaikan
rencana strategis perusahaan. Rencana ini biasanya berfokus tiga sampai lima tahun ke
depan. Gass dan timnya membahas tentang corporate-wide map yang menggambarkan
domain bisnis yang spesifik. Tim arsitektur bisnis mencari capability gaps dan kemudian
berinteraksi dengan tim arsitektur bagian solusi, tim arsitektur informasi, dan tim
infrastruktur untuk mengisi kesenjangan tersebut. Perusahaan tim arsitektur Dell
memelihara arsitektur tiga-tahun yang dijadikan referensi untuk masing-masing domain,
yang mereka memperbarui setiap kuartal.
5. Bagaimana Proses Penyelarasan antara Bisnis dan TI?
Dell memprioritaskan investasi TI dengan menyesuaikan pada referensi arsitektur
dan mengidentifikasi kemampuan yang memberikan return tertinggi atas investasi. Gass
dan timnya membuat referensi model teknologi dan memberikan review atas arsitektur
untuk mengatur upaya transformasi yang dijalankan perusahaan. Tim EA secara berkala
menilai sejauh mana setiap status proyek tersebut apa dalam perjalanan ke referensi
arsitektur yang dibuat dalam tiga tahun atau tidak.
Dell telah menjelaskan kepada manajer dan pemilik proses bisnis bahwa mereka
tidak memiliki sebuah organisasi atau persyaratan organisasi. Sebaliknya, mereka memiliki
kemampuan di setiap area proses serta aset tertentu yang berhubungan dengan daerah itu,
termasuk arsitektur bisnis, proses bisnis, dan aplikasi produksi.
Arsitek perusahaan biasanya tidak diminta untuk mendefinisikan atau
mengoptimalkan proses bisnis, tetapi mereka dituntut untuk memahami proses-proses
dalam kaitannya dengan strategi bisnis organisasi secara keseluruhan. Cara ini untuk
memastikan bahwa masing-masing departemen sesuai dengan praktek bisnis yang
10 | P a g e
konsisten dan terstandarisasi. EA mempertahankan perspektif lintas-domain yang mewakili
visi dan persyaratan dari organisasi secara keseluruhan.
Demikian pula, Enterprise Architecture tidak serta merta optimasi bisnis proses dan
desain, ia juga menjelaskan tentang tata kelola dan assessment dari setiap proses, terutama
ketika mereka melibatkan lintas-domain. Arsitek perusahaan biasanya bukan analis proses.
Mereka menentukan bagaimana proses berinteraksi dengan proses inti lainnya, dan
bagaimana proses berdampak terhadap perusahaan. Untuk melakukan hal tersebut dengan
baik mereka harus memahami faktor-faktor eksternal dan internal yang mempengaruhi
organisasi. Faktor eksternal meliputi hal-hal seperti peraturan yang diharuskan dari luar.
Faktor internal meliputi spesifikasi TI dan persyaratan operasional bisnis. Dengan memiliki
tata kelola yang solid akan membuat segalanya menjadi lebih mudah untuk mengantisipasi
bisnis dan resiko TI dan memastikan segalanya sejajar dengan strategi perusahaan,
kebijakan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Apakah arsitektur yang dijalankan mampu menghitung biaya?
Ketika Dell memutuskan untuk melakukan pembagian perusahaan menjadi empat
unit bisnis yang besar, dengan menunjuk wakil presiden eksekutif senior memimpin setiap
divisi maka biaya transparansi penuh untuk IT Services menjadi suatu keharusan. Gass
mengatakan ini telah menjadi cara yang terbaik agar mendapat dukungan dari pemimpin
senior sehingga terlibat dalam pengembalikan keputusan.
Para eksekutif dapat melihat biaya-biaya tertentu yang akan muncul setiap kali
mereka mengambil keputusan. Setiap program bisnis memiliki pengatur keuangan yang
bertindak sebagai CFO memastikan bahwa akan ada hasil yang bisa direalisasikan. Sebuah
tim audit global secara periodik memantau setiap jalannya transformasi dari berbagai
proyek agar tidak menyentuh daerah berisiko.
BAB III
PENUTUP
A. Diskusi
11 | P a g e
Dalam mengembangkan rencana strategis, Dell membentuk tim Enterprise Architecture dimana tim tersebut memulai dengan membuat cetak biru (blueprint) dari visi dan misi perusahaan untuk memandu masing-masing proyek. Untuk mengembangkan tujuan Dell, adapun tujuan-tujuan strategisnya sebagai berikut:
Melakukan proses transformasi IT di Dell dimana untuk bekerja sama dengan Gass dan arsitek untuk membangun prospektif dan mendefinisikan sistem yang diperlukan untuk pemrosesan dan teknologi informasi yang akan di pakai.
Melakukan rasionalisasi infrastruktur di Dell dimana dengan rasionalisasi dapat membantu orgranisasi mengidentifikasikan apa yang menjadi standar untuk mengarahkan kepada visi mereka sambil menghilangkan kompleksitas dan sistem silo yang telah mereka bangun dan mengembangkan teknologi khusus.
Melakukan transformasi proses bisnis yang dilakukan oleh Dell dimana dengan begitu dapat mendukung proses yang berhubungan dengan pelanggan.
Melakukan proses penyelarasan antara bisnis dan IT Mengimplementasikan cara penghitungan biaya dimana para eksekutif dapat melihat
biaya-biaya tertentu yang akan muncul setiap kali mereka mengambil keputusan dan memiliki pengatur keuangan.
Setelah tujuan-tujuan tersebut dikembangkan dapat diketahui faktor kesuksesan dari perubahan Enterprise Arsitecture yang di terapkan dalam Dell, kemudian pelaksanaan dari arsitektur yang dirancang oleh Dell berjalan baik.
B. Kesimpulan
Beberapa perusahan besar, Enterprise Architecture diperlukan untuk membuat
rincian map dan blueprint untuk menentukan aset sistem, data dan teknologi baik di
12 | P a g e
negera mereka saat ini dan masa depan negara yang diinginkan. Seperti Dell yang
telah mendemonstrasikan, Enterprise Architecture melibatkan lebih banyak jenis
latihan perencanaan rutin. Pada fondasi dell adalah visi bisnis yang berasal dari
pemahaman yang menyeluruh tentang bagaimana perusahan beroperasi. Visi tersebut
mengidentifikasi kemampuan dasar dan mengarah spesifik IT proyek untuk
mewujudkan kemampuan mereka dan memperluas mereka diseluruh perusahaan
dengan cara konsisten, cara biaya efektif. Enterprise architecture merupakan logika
pengorganisasian untuk proses bisnis dan IT infrastruktur, menyediakan pandangan
jangka panjang dari proses perusahaan, sistem dan teknologi. Berdasarkan arsitektur
ini,masing-masing proyek yang dilakukan untuk membangun kemampuan tujuan
umum, bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak.
Perjalanan tranformatif Dell, dipandu oleh tim enterprise asitektur internal, pendekatan
yang Oracle menyarankan untuk banyak perusahaan besar lainnya. Oracle enterprise
arsitektur menawarkan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana teknologi
termasuk portofolio produk Oracle berdampak pada keselarasan perusahaan,
pemerintahan, dan proses bisnis. Terbukti prinsip Oracle, peta jalan, dan referensi
arsitektur, memungkinkan perusahaan untuk menegakkan praktik terbaik dan mematuhi
prinsip prinsip arsitektur ketika mereka bergerak dari satu proyek ke proyek lain, selalu
mempertimbangkan kebutuhan keseluruhan dari perusahan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
13 | P a g e
______, Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. united states:
Author House.
14 | P a g e