__________________________________________________________________________________________

RUJ: JBN No. (A)/100-4/1149/( 88 )

25 Oktober 2001

Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Setiausaha Tetap KementerianSemua Ketua JabatanSemua Pegawai DaerahSemua Penolong Pegawai Daerah, Daerah KecilSemua Bendahari Daerah

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI BILANGAN 10 TAHUN 2001JADUAL PEMBAYARAN SARAAN ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM NEGERI, ANGGOTAPENTADBIRAN, ADUN DAN PENCEN ANGGOTA PENTADBIRAN DAN ADUN BULANAN BAGI TAHUN2002

1. TUJUAN

Tujuan surat pekeliling ini ialah untuk :-

1.1. Mengumumkan tarikh pembayaran gaji dan pencen bulanan bagi tahun 2002.

1.2. Mengumumkan tarikh akhir penghantaran/penerimaan borang-borang input pengemaskiniantunggakan saraan bagi tahun 2002.

1.3. Menjelaskan garis panduan penyediaan pembayaran saraan yang dibuat melalui Sistem GajiPusat (SGP) dan Sistem Baucar Berasingan (SBB) yang lebih sempurna dan sistematik.

1.4. Menjelaskan peraturan-peraturan lain yang berkaitan dengan pembayaran saraan.

2. JADUAL PEMBAYARAN GAJI DAN PENCEN BULANAN SERTA JADUALPENGHANTARAN/PENERIMAAN BORANG-BORANG INPUT BAGI TAHUN 2002

Tarikh pembayaran gaji dan pencen bulanan bagi tahun 2002 adalah seperti di Lampiran A manakalatarikh akhir penghantaran/penerimaan borang-borang input pengemaskinian tunggakan saraan bagitahun 2002 adalah seperti di Lampiran B yang dikepilkan.

2/….

Telefon : 088-257111Faks : 088-212655E-mail : bn.jbn@sabah.gov.my

JABATAN BENDAHARI NEGERIWisma KewanganBeg Berkunci No. 205888595 Kota KinabaluSabah, Malaysia

- 2 -JBN No. (A)/100-4/1149/( 88 ) 25 Oktober 2001

3. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PEMBAYARAN GAJI BULANAN

Untuk memastikan gaji bulanan dapat diproses dengan licin dan dibayar mengikut jadual, panduan-panduan seperti berikut hendaklah dipatuhi :-

3.1. Mengisi borang-borang input pengemaskinian dengan betul dan lengkap. Ini termasuklahpenggunaan kod-kod komputer yang betul seperti kod bayaran, kod potongan, kod bank sertanombor pekerja, nombor ahli/rujukan KWSP, nombor cukai pendapatan dan sebagainya.

3.2. Menghantar borang-borang input tersebut lengkap dengan dokumen-dokumen penyokong padaatau sebelum tarikh akhir penghantaran/penerimaan borang input seperti di Lampiran B.Borang-borang input yang lewat diterima tidak akan diproses.

3.3. Menyemak dan membetulkan borang-borang input yang ditegur serta mengembalikan borang-borang tersebut dengan segera.

3.4. Menyemak baucar bayaran dan laporan-laporan lain yang berkaitan dengan penuh telitisebelum menjadualkan ke dalam Buku vot dan menghantar kembali untuk pembayaran. KetuaJabatan hendaklah memaklumkan sebarang kesilapan, kesalahan atau maklumat yangtertinggal secara bertulis dengan serta merta dan mengambil tindakan sewajarnya sepertiyang dikehendaki di perenggan 3.1.

3.5. Menyediakan baucar bayaran gaji bulanan yang dibuat melalui SBB dengan betul dan lengkaptermasuk pengisian Borang PAY-B ( PIN.96 ) dan menghantar dokumen-dokumen tersebut kepejabat pembayar 7 hari sebelum tarikh pembayaran gaji bulanan.

3.6. Menyediakan baucar bayaran gaji kakitangan yang bergaji hari dengan bersih, betul danlengkap serta menghantar baucar tersebut pada hari berkerja pertama bulan berikutnya.

4. PANDUAN-PANDUAN LAIN YANG BERKAITAN DENGAN PEMBAYARAN SARAAN

Ketua Jabatan diingatkan supaya mengambil perhatian sepenuhnya kepada peraturan-peraturan berikutsupaya pengendalian pembayaran saraan dapat berjalan dengan licin dan teratur:-

3/…

- 3 -JBN: A/100-4/1149/(88 ) 25 Oktober 2001

4.1. Memaklumkan serta membuat pengemaskinian dengan menggunakan borang input tertentubagi kakitangan yang gaji mereka dihentikan/ditangguhkan akibat pemberhentian kerja,peletakan jawatan, bersara, meninggal dunia, tindakan tatatertib atau sebagainya dengan sertamerta.

4.2. Mendapatkan nombor ahli KWSP bagi pekerja baru dengan segera serta memaklumkan melaluipengisian borang input untuk diproses pada bulan berikutnya.

4.3. Mengutip balik sebarang lebih bayaran akibat kelewatan pemberhentian kes-kes yangdinyatakan di perenggan 4.1 di atas dengan segera mengikut Arahan Perbendaharaan 327.Gaji yang terlebih dibayar hendaklah dikutip balik berasaskan gaji kasar pekerja.

4.4. Semua resit yang dikeluarkan oleh Seksyen Gaji Dan Pencen akibat pembatalan, pembetulanatau penyelarasan gaji yang melibatkan vot-vot di bawah kawalan Jabatan, hendaklahdiakaunkan (dikreditkan) ke vot Jabatan masing-masing.

4.5. Ketua Jabatan dinasihatkan supaya tidak menggunakan kod komputer bagi sebarang jenispotongan baru sekiranya kod akaun amanah bagi potongan tersebut belum diwujudkan untukJabatannya. Untuk mendapatkan kod akaun amanah tersebut, Ketua Jabatan hendaklahterlebih dahulu memohon daripada Bahagian Akaun Pusat, Jabatan Bendahari Negeri.

4.6. Untuk mengelakkan pertambahan beban kerja penyediaan dan pemprosesan input bagibayaran-bayaran tunggakan saraan serta mengelakkan daripada dikenakan denda bayarandividen KWSP maka kerjasama adalah dipohon supaya semua pegawai yang terlibat dapatmempercepatkan pengeluaran Surat Akuan Pergerakan Gaji Tahunan - JPAN(SP)G1 (Pin.GEN.4), surat lantikan memangku, menanggung kerja dan dokumen-dokumen lain yangberkaitan.

5. PENGGUNAAN BORANG INPUT DAN SURAT AKUAN PERGERAKAN GAJI TAHUNAN YANGBARU

5.1. Masih terdapat beberapa Kementerian/Jabatan menggunakan borang PAY-B dan Surat AkuanPergerakan Gaji Tahunan yang lama dalam urusan pengemaskinian pembayaran saraanbulanan. Penggunaan dokumen yang lama ini mengakibatkan proses pengemaskinian ditolak.Sekali lagi diminta kerjasama tuan untuk menggunakan borang yang terkini yang dikeluarkanoleh Jabatan Cetak Kerajaan seperti berikut:-

4/…

- 4 -JBN : A/100-4/1149/( 88 ) 25 Oktober 2001

(a) PAY-B (PIN.96)

(b) Surat Akuan Pergerakan Gaji Tahunan - JPAN(S) G1 (Pin.GEN.4)

5..2. Senarai Kod yang terdapat di belakang Borang PAY - B (PIN.96) tidak lagi digunakan.Sila gunakan Senarai Kod Saraan/Potongan Dan Kod Bank Berkomputer yang diedarkanoleh Jabatan ini melalui surat bilangan JBN : E/400-0/2146/A/(28) bertarikh 11 April 2000dan lain-lain Kod yang dikeluarkan dari masa ke masa.

6. PERKARA-PERKARA LAIN

6.1. Mengemaskini Daftar Induk Gaji (Payroll Master)

6.1.1. Ketua Jabatan disarankan supaya menyemak secara menyeluruh Daftar Induk Gaji(Payroll Master) kakitangan di bawah kawalannya. Daftar Induk gaji tersebuthendaklah sentiasa dikemaskinikan. Maklumat-maklumat pekerja yang harusdikemaskini itu termasuklah butir-butir peribadi, perkhidmatan, akademik, bayaransaraan dan sebagainya yang sudah lapuk, tidak lengkap atau yang tertinggal.

6.1.2. Ketua Jabatan juga diminta untuk mengemaskini nombor kad pengenalan lamapekerja kepada nombor kad pengenalan baru dengan serta merta.

6.2. Arahan Memberhentikan Bayaran Gaji/Potongan Gaji Yang Dibayar melaluiSistem Gaji Pusat (SGP)/Pembatalan Cek Gaji/Potong Gaji Selepas Cek Bayaran Dikeluarkan.

6.2.1. Memandangkan Jabatan ini telah melaksanakan bayaran gaji dan potongan gajikepada agensi dengan menggunakan satu cek sahaja, maka sebarang arahan dariKementerian/Jabatan untuk menghentikan gaji atau potongan gaji kepada agensi bagipekerja berkenaan atas sebab-sebab tertentu selepas cek bayaran dikeluarkanhendaklah dihantar secara bertulis ke Seksyen Gaji Dan Pencen Jabatan ini tidaklewat dari 10 hari bekerja dari tarikh jadual pembayaran gaji yang ditetapkan.

6.2.2. Bagi arahan untuk menghentikan bayaran gaji/potongan gaji kurang dari tempohtersebut di perenggan 6.2.1 di atas hendaklah dibuat terus ke Bank/Agensi berkenaansecara bertulis dengan memberi maklumat yang lengkap dan sesalinan surathendaklah dihantar ke Jabatan ini.

5/…

- 5 -JBN : A/100-4/1149/(88 ) 25 Oktober 2001

6.3. Pertanyaan Baucar Bayaran Berasingan

6.3.1. Untuk makluman, Jabatan ini mempunyai piagam untuk memproses baucar bayaranberasingan berkaitan dengan gaji dalam tempoh 9 hari bekerja iaitu sehinggapengeluaran cek bayaran atau pengeluaran pertanyaan (query) ke atas baucar.Kebelakangan ini terdapat banyak pertanyaan daripada pelanggan (AnggotaPerkhidmatan Awam) ke atas baucar mereka yang baru sahaja dihantar dan inimengakibatkan gangguan kelicinan proses kerja kakitangan Jabatan ini. Dengan halyang demikian, diminta kerjasama semua Ketua Jabatan untuk memaklumkan kepadakakitangan mereka untuk menjelaskan masalah ini supaya pertanyaan hanya dibuatselepas 9 hari bekerja dari tarikh baucar dihantar ke Jabatan ini.

6.4. Bayaran Gaji (Saraan) Melalui Akaun Bank Atau Institusi Kewangan

Selaras dengan kehendak surat pekeliling Kementerian Kewangan Bil. F.118/10/7 bertarikh 12Mac 1993 yang mana telah menetapkan satu kaedah pembayaran gaji (saraan) bulananuntuk semua Anggota Perkhidmatan Awam (termasuk Anggota Pentadbiran dan Ahli DewanUndangan Negeri) iaitu melalui perkreditan ke Akaun Bank/Institusi Kewangan sahaja.Untuk melaksanakan seratus peratus kehendak pekeliling tersebut, diminta kerjasamadaripada semua pihak Kementerian/Jabatan yang masih membuat bayaran gaji dalam bentukwang tunai dan cek individu supaya menukar cara bayaran ke akaun bank/Institusi Kewangansecepat mungkin. Sila ambil perhatian bahawa saraan anggota yang dibayar dalam wangtunai/cek individu tidak dapat diproses selagi nombor akaun bank belum diberi keSeksyen Gaji dan Pencen Jabatan ini.

7. Kaedah Memproses Bayaran Tunggakan/Pelarasan Saraan Ke Sistem Gaji Pusat Dan PembayaranTunggakan Melalui Baucar Berasingan.

7.1. Jabatan ini mohon perhatian tuan untuk mematuhi kehendak Pekeliling Jabatan BendahariNegeri Sabah Bil. 5 Tahun 1997 dan perenggan 6.2 dalam Pekeliling Jabatan BendahariNegeri Bil. 10 Tahun 2000 mengenai perkara tersebut di perenggan 7 di atas.

6/…

- 6 -JBN : A/100-4/1149/( 88 ) 25 Oktober 2001

8. PENUTUP

Sekiranya terdapat kemusykilan dalam pelaksanaan pekeliling ini, sila berhubung terus kepadaSeksyen Gaji Dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri melalui nombor telefon 088 257111 sambungan3109, 088-255628 atau e-mail acc.i.jbn@sabah.gov.my untuk mendapatkan maklumat ataupenjelasan lanjut.

Sekian dan terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH CEKAP DAN AMANAH"

(PHILIP N.K. CHIU)Bendahari Negeri

s.k. PengarahJabatan Kerja RayaJalan SembulanPeti Surat 12888592 KOTA KINABALU.

(u.p: Encik Denis Mijin)

s.k. PengarahJabatan PertanianMenara Khidmat88632 KOTA KINABALU.

(u.p: Cik Phak Shiu Len)

s.k. PengarahJabatan PerhutananBeg Berkunci 6890009 SANDAKAN

(u.p: Encik Rusdin Riman)

7/…

- 7 -JBN : A/100-4/1149/( 88 ) 25 Oktober 2001

s.k. PengarahJabatan Tanah Dan UkurBeg Berkunci 204488576 KOTA KINABALU.

(u.p : Encik John Angelo)

s.k. PengarahJabatan Perkhidmatan Komputer NegeriTingkat 1, Blok AWiisma Kewangan88999 KOTA KINABALU.

(u.p : Cik Cecilia Chang/Puan Chia Pit Hah/Cik Elizabeth Tai)

ACA/MGAR/nb251001

LAMPIRAN A

JADUAL PEMBAYARAN GAJI DAN PENCEN BULANAN BAGI TAHUN 2002MENGIKUT PINDAAN (SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 1 TAHUN 2001 BERTARIKH 15 FEBRUARI 2001 )

ARAHAN PERBENDAHARAAN 105 ( a ) DAN ( b ) DI MANA HARI KELEPASAN MINGGU ADALAH HARI AHAD( Ruj.: Perenggan 2, JBN : A/100-4/1149/ ( 88 ) bertarikh 25 Oktober 2001 )

TARIKH PEMBAYARAN GAJI ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM, ANGGOTAPENTADBIRAN, ADUN DAN PENCEN ANGGOTA PENTADBIRAN DAN ADUN

INSTITUSI KEWANGAN/BENDAHARI DAERAH TIDAK ADA

KEMUDAHAN BANKCEK PERSENDIRIAN

( TUNAI )HARI KELEPASAN AM

BULAN TARIKH HARI TARIKH HARI TARIKH HARI CATATANJANUARI 25.01.2002 JUMAAT 31.01.2002 KHAMIS 01.01.2002 SELASA HARI TAHUN BARU

FEBRUARI 06.02.2002 RABU 08.02.2002 JUMAAT 12.02.200213.02.200223.02.2002

SELASARABU

SABTU

TAHUN BARU CINA ( 2 HARI )

HARI RAYA QURBAN*MAC 25.03.2002 ISNIN 28.03.2002 KHAMIS 15.03.2002

29.03.2002JUMAATJUMAAT

AWAL MUHARAM ( MAAL HIJRAH )HARI GOOD FRIDAY

APRIL 25.04.2002 KHAMIS 30.04.2002 SELASA - - -MEI 23.05.2002 KHAMIS 28.05.2002 SELASA 01.05.2002

25.05.200226.05.200230.05.200231.05.2002

RABUSABTUAHAD

KHAMISJUMAAT

HARI PEKERJAHARI KEPUTERAAN NABI MUHAMMAD S.A.W

HARI WESAK ( HARI BUDDHA )PESTA KAAMATAN ( 2 HARI )

JUN 25.06.2002 SELASA 28.06.2002 JUMAAT 01.06.2002 SABTU HARI KEPUTERAAN SERI PADUKA BAGINDAYANG DIPERTUAN AGONG

JULAI 25.07.2002 KHAMIS 31.07.2002 RABU - - -OGOS 23.08.2002 JUMAAT 30.08.2002 JUMAAT 31.08.2002 SABTU HARI KEBANGSAAN

SEPTEMBER 25.09.2002 RABU 30.09.2002 ISNIN 16.09.2002 ISNIN HARI MALAYSIA DAN HARI JADI T.Y.T YANGDI-PERTUA NEGERI SABAH

OKTOBER 25.10.2002 JUMAAT 31.10.2002 KHAMIS - - -NOVEMBER 25.11.2002 ISNIN 29.11.2002 JUMAAT 04.11.2002 ISNIN HARI DEEPAVALIDISEMBER 18.12.2002 RABU 20.12.2002 JUMAAT 06.12.2002

07.12.200225.12.2002

JUMAATSABTURABU

HARI RAYA PUASA * ( 2 HARI )

HARI KRISMAS

* Tertakluk kepada perubahan.

LAMPIRAN B

JADUAL PENGHANTARAN/PENERIMAAN BORANG INPUT BAGI TAHUN 2002( Ruj.: Perenggan 2, JBN : A/100-4/1149/( 88 ) bertarikh 25 Oktober 2001 )

INPUT SARAANUNTUK BULAN

TARIKH AKHIR PENGHANTARAN/PENERIMAANBORANG INPUT PENGEMASKINIAN

( BAYARAN GAJI BULANAN/TUNGGAKAN SARAAN )

TARIKH HARI

JANUARI

FEBRUARI

MAC

APRIL

MEI

JUN

JULAI

OGOS

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

DISEMBER

03.12.2001

02.01.2002

01.02.2002

05.03.2002

05.04.2002

07.05.2002

11.06.2002

11.07.2002

08.08.2002

09.09.2002

11.10.2002.

09.11.2002

ISNIN

RABU

JUMAAT

RABU

JUMAAT

SELASA

SELASA

KHAMIS

KHAMIS

ISNIN

JUMAAT

SABTU