Upload
others
View
70
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II/c BATCH 4
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA
PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
JUDUL AKTUALISASI
PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP
LAPORAN PAKET PEKERJAAN PADA
SUBDIREKTORAT GEOMETRIK,
PERKERASAN, DAN DRAINASE
DISUSUN OLEH :
NAMA : YESSIE JULINANDA
NIP : 19940717 201802 2 001
FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN
JEMBATAN AHLI
PERTAMA
UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL
BINA MARGA
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH. VI SURABAYA
PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TAHUN 2018
DISUSUN OLEH :
NAMA : HELDA AYU WULANSARI
NIP : 199412072018022001
FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN TERAMPIL
UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA
i
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II/c BATCH 4
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA
PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP LAPORAN PAKET PEKERJAAN
PADA SUBDIREKTORAT GEOMETRIK, PERKERASAN, DAN DRAINASE
Disusun oleh :
HELDA AYU WULANSARI
199412072018022001
TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN TERAMPIL
DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA
DISEMINARKAN PADA :
HARI : JUM’AT
TANGGAL : 16 NOVEMBER 2018
MENTOR
(Encep Imam R., ST., SE., MM.)
NIP. 196401051991031012
COACH
(Yosi Darmawan A., S.T., M.T.)
NIP. 197709042003121005
PENYELENGGARA BALAI
DIKLAT PUPR WIL. VI
SURABAYA
(Ahmad Kholidi Nasution, S.ST., M.T.)
NIP. 196703041993031007
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN
JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER
DAYA MANUSIA, KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN
PERUMAHAN RAKYAT
(Ir. Nicodemus Daud, M.Si )
NIP. 196412301997031002
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa penulis panjatkan atas rahmat dan
karunia-Nya yang tak putus diberikan hingga penulis dapat menyelesaikan laporan
kegiatan aktualisasi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Laporan kegiatan
aktualisasi ini disusun sebagai pemenuhan salah satu syarat untuk menyelesaikan
Pelatihan Dasar untuk Calon PNS Kementerian PUPR Tahun 2018.
Kegiatan aktualisasi ini berisi tentang pengelolaan arsip fisik dari laporan paket
pekerjaan yang ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Isu ini
diangkat dan dicari penyelesaiannya, kemudian diaplikasikan dengan harapan
dapat meningkatkan kinerja dari Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan
Drainase.
Terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan kontribusi dalam
membantu penulis menyelesaikan laporan kegiatan aktualisasi, khususnya kepada:
1. Ir. Sugeng Gunadi, selaku mentor yang telah memberikan arahan dan
bimbingan selama proses penyusunan laporan kegiatan aktualisasi.
2. Ir. B. Gawan Soesetyo, M.T., selaku co-mentor yang telah memberikan
bimbingan dan masukan selama proses penyusunan rancangan aktualisasi.
3. Yosi Darmawan Arifianto, S.T., M.T., selaku coach yang telah memberikan
bantuan, saran, arahan, dan bimbingan selama penyusunan laporan kegiatan
aktualisasi.
4. Ir. Kemas Mohamad Nur Asikin, M.T., selaku penguji seminar rancangan
aktualisasi yang telah memberikan masukan terhadap rancangan aktualisasi
agar menjadi lebih baik.
5. Rekan-rekan CPNS Kementerian PUPR Batch IV, khususnya Kelas C, The
Bambangs, dan mentee lain yang sementor. Terima kasih banyak! Kalian
keren!
Penyusunan laporan kegiatan aktualisasi ini tidak luput dari kesalahan dan
kekurangan, oleh karena itu penulis memohon maaf dan mengharapkan pembaca
untuk memberikan kritik, saran, dan masukan yang membangun demi
penyempurnaan aktualisasi ini. Semoga laporan kegiatan aktualisasi ini dapat
menjadi manfaat bagi penulis dan pembaca pada umumnya.
Jakarta, November 2018
Penulis
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. v
DAFTAR TABEL .................................................................................................. vi
BAB 1 PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2 Tujuan Kegiatan ....................................................................................... 2
1.3 Ruang Lingkup ......................................................................................... 2
BAB 2 GAMBARAN UNIT KERJA ..................................................................... 3
2.1 Deskripsi Organisasi ................................................................................. 3
2.1.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat ................... 3
2.1.2 Direktorat Jenderal Bina Marga ........................................................ 3
2.1.3 Direktorat Pembangunan Jalan ......................................................... 4
2.1.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase ........................ 4
2.2 Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi .......................................... 4
2.2.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat ................... 4
2.2.2 Direktorat Jenderal Bina Marga ........................................................ 5
2.2.3 Direktorat Pembangunan Jalan ......................................................... 6
2.2.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase ........................ 7
2.3 Tugas Jabatan Peserta (SKP) .................................................................... 8
BAB 3 DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI .......................................... 9
3.1 Penetapan Isu ............................................................................................ 9
3.2 Gagasan Pemecahan Isu ......................................................................... 10
3.3 Matriks Rancangan Aktualisasi .............................................................. 10
BAB 4 PELAKSANAAN AKTUALISASI.......................................................... 14
4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi .............................................................. 14
4.1.1 Kegiatan 1 ....................................................................................... 14
4.1.2 Kegiatan 2 ....................................................................................... 14
4.1.3 Kegiatan 3 ....................................................................................... 15
iv
4.1.4 Kegiatan 4 ....................................................................................... 15
4.1.5 Kegiatan 5 ....................................................................................... 15
4.1.6 Kegiatan 6 ....................................................................................... 16
4.1.7 Kegiatan 7 ....................................................................................... 16
4.2 Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat ............................. 17
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 22
5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 22
5.2 Saran ....................................................................................................... 22
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 23
LAMPIRAN
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Susunan organisasi Kementerian PUPR .................................................. 5
Gambar 2.2 Struktur organisasi Direktorat Jenderal Bina Marga .............................. 6
Gambar 2.3 Struktur organisasi Direktorat Pembangunan Jalan ............................... 7
Gambar 2.4 Susunan organisasi Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan
Drainase ............................................................................................................................. 8
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Sasaran Kinerja Pegawai (CPNS) ........................................................... 8
Tabel 3.1 Tapisan Isu Menggunakan Metode USG ................................................ 9
Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi ............................................................ 11
Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat .......................... 18
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)
mempengaruhi kehidupan masyarakat dunia dari berbagai aspek. Tak bisa
dipungkiri bahwa seiring dengan perkembangan dan kemajuan jaman, Pemerintah
dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.
Namun sayangnya, berdasarkan data yang diambil dari GovData 360 The World
Bank menunjukkan bahwa survey yang telah dilakukan pada tahun 2016
memberikan hasil yang jauh dari kata memuaskan. Indonesia mendapatkan skor
sebesar 0,01 untuk Indeks Efektifitas Kinerja Pemerintahan (Government
Effectiveness), di mana Indonesia berada di bawah Malaysia yang memiliki indeks
sebesar 0,88 dan Singapura sebesar 2,21. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja
pemerintahan yang ada saat ini masih belum efektif.
Berdasarkan data dari Badan Kepegawaian Negara (BKN), pada tahun 2016
Indonesia memiliki 4,37 juta orang yang bekerja sebegai PNS. Memang jika
dibandingkan dengan jumlah populasi di Indonesia, hanya 1,69% masyarakat
yang bekerja sebagai PNS. Jika dihitung, berarti satu orang PNS memiliki
tanggung jawab untuk melayani 58 orang penduduk. Meskipun begitu, pada tahun
yang sama, pengeluaran negara untuk belanja pegawai pusat mencapai 31,3%,
lebih tinggi jika dibandingkan dengan proporsi belanja barang dan modal yang
hanya mencapai 26%. Dengan alokasi belanja negara yang besar, wajar jika
masyarakat menuntut adanya peningkatan pelayanan oleh Pemerintah.
Sejak tahun 2010, program Reformasi Birokrasi mulai dijalankan bersamaan
dengan keluarnya Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 81 Tahun 2010
tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025. Program ini menetapkan
8 (delapan) area perubahan yang meliputi seluruh aspek manajemen
pemerintahan, antara lain organisasi, tata laksana, sumber daya manusia aparatur,
perundang-undangan, pengawasan, akuntabilitas, pelayan publik, dan budaya
kerja aparatur (culture and mindset). Tapi pada kenyataannya, meskipun telah
dicanangkan program Reformasi Birokrasi, efektivitas kinerja pemerintah di
Indonesia masih sangat rendah. Karena itu diperlukan penanganan lebih lanjut
yaitu dengan meningkatkan kinerja pada tiap-tiap unit organisasi. Tidak hanya
hardskill, tapi kemampuan softskill juga masih perlu ditingkatkan. Dengan
mengaplikasikan nilai-nilai ANEKA ke dalam tiap pekerjaan yang dilaksanakan
diharapkan terjadi peningkatan kinerja pegawai yang nantinya akan memberikan
kontribusi positif ke dalam unit organisasi.
2
1.2 Tujuan Kegiatan
Tujuan dari kegiatan aktualisasi ini antara lain :
1. Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di dalam unit organisasi dan
mencari pemecahan masalahnya untuk meningkatkan kinerja unit organisasi;
2. Melaksanakan nilai-nilai ANEKA di dalam unit organisasi.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai berikut :
1. Lokus dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah di Subdirektorat
Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan,
Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.
2. Waktu pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini adalah 23 (duapuluh tiga) hari
kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia (BPSDM) Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.
3
BAB 2
GAMBARAN UNIT KERJA
2.1 Deskripsi Organisasi
2.1.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) Republik
Indonesia merupakan salah satu kementerian yang ada dalam Pemerintahan
Indonesia. Kementerian PUPR berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Presiden untuk urusan pekerjaan umum dan perumahan rakyat. Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dipimpin oleh seoran Menteri Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat. Visi dari Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat (PUPR) Tahun 2015 – 2019 yaitu “Terwujudnya infrastruktur
pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang handal dalam mendukung Indonesia
yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.”
Sebagai upaya untuk mewujudkan visi tahun 2015 – 2019, Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat memiliki misi yaitu mempercepat pembangunan
infrastruktur sumber daya air untuk ketahanan air, infrastruktur jalan guna
mendukung konektivitas, infrastruktur permukiman dan perumahan rakyat,
mempercepat pembangunan infrastruktur dari pinggiran, dan meningkatkan tata
kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat
yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian dan pengawasan, kesertariatan
serta penelitian dan pengembangan untuk mendukung fungsi manajemen meliputi
perencanaan yang terpadu, pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat,
dan pegawasan yang tepat.
2.1.2 Direktorat Jenderal Bina Marga
Menurut Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No.
15/PRT/M/2015, Direktorat Jenderal Bina Marga mempunyai tugas
menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang
penyelenggaraan jalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Direktorat Jenderal Bina Marga dipimpin oleh seorang Direktur Jenderal yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat. Direktorat Jenderal Bina Marga terdiri atas Sekertariat
Direktorat Jenderal, Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan, Direktorat
Pembangunan Jalan, Direktorat Preservasi Jalan, Direktorat Jembatan, dan
Direktorat Jalan Bebas Hambatan, Perkotaan, dan Fasilitasi Jalan Daerah.
4
2.1.3 Direktorat Pembangunan Jalan
Berdasarkan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No.
15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat, Direktorat Pembangunan Jalan mempunyai tugas
melaksanakan penyusunan dan bimbingan teknis standar dan pedoman
pembangunan jalan, pembinaan teknik pembangunan jalan serta pelaksanaan
pematauan dan evaluasi kinerja pembangunan jalan. Terdapat 5 (lima)
Subdirektorat dan 1 (satu) Subbagian di Direktorat Pembangunan Jalan, antara
lain Subdirektorat Standar dan Pedoman, Subdirektorat Manajemen Konstruksi,
Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Subdirektorat Pemantauan
dan Evaluasi, serta Subbagian Tata Usaha.
2.1.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
Berdasarkan Peraturan Menteri Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat No. 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Subdirektorat Geometrik, Perkerasan,
dan Drainase bertugas untuk melaksanakan pembinaan teknik geometrik,
perkerasan, dan drainase.
2.2 Tugas Pokok Fungsi dan Struktur Organisasi
2.2.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Pada periode tahun 2015 – 2019, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakat memiliki visi yaitu “Terwujudnya infrastruktur pekerjaan umum dan
perumahan rakyat yang handal dalam mendukung Indonesia yang berdaulat,
mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong”. Untuk mencapai visi
tersebut, misi yang diemban oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat antara lain :
a. Mempercepat pembangunan infrastruktur sumberdaya air termasuk sumber
daya maritim untuk mendukung ketahanan air, kedaulatan pangan, dan
kedaulatan energi, guna menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi
domestik dalam rangka kemandirian ekonomi;
b. Mempercepat pembangunan infrastruktur jalan untuk mendukung konektivitas
guna meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pelayanan sistem logistik
nasional bagi penguatan daya saing bangsa di lingkup global yang berfokus
pada keterpaduan konektivitas daratan dan maritim;
c. Mempercepat pembangunan infrastruktur permukiman dan perumahan rakyat
untuk mendukung layanan infrastruktur dasar yang layak dalam rangka
mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia sejalan dengan prinsip
‘infrastruktur untuk semua’;
5
d. Mempercepat pembangunan infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan
rakyat secara terpadu dari pinggiran didukung industri konstruksi yang
berkualitas untuk keseimbangan pembangunan antardaerah, terutama di
kawasan tertinggal, kawasan perbatasan, dan kawasan perdesaan, dalam
kerangka NKRI;
e. Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum dan
perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian dan
pengawasan, kesekertariatan serta penelitian dan pengembangan untuk
mendukung fungsi manajemen meliputi perencanaan yang terpadu,
pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan yang
ketat.
Susunan organisasi dari Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Susunan organisasi Kementerian PUPR
(Sumber : PU.net)
2.2.2 Direktorat Jenderal Bina Marga
Tugas dari Direktorat Jenderal Bina Marga adalah menyelenggarakan perumusan
dan pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Untuk melaksanakan tugas tersebut,
Direktorat Jenderal Bina Marga menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
a. Perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. Pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan jalan nasional;
6
c. Pelaksanaan kebijakan di bidang penguatan konektivitas yang menjadi
prioritas nasional;
d. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang penyelenggaraan
jalan;
e. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang penyelenggaraan jalan;
f. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang penyelenggaraan jalan;
g. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Bina Marga; dan
h. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.
Susunan organisasi dari Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Struktur organisasi Direktorat Jenderal Bina Marga
(Sumber: Peraturan Menteri PUPR No. 15/PRT/M/2015)
2.2.3 Direktorat Pembangunan Jalan
Direktorat Pembangunan Jalan bertugas untuk melaksanakan penyusunan dan
bimbingan teknis standar dan pedoman pembangunan jalan, pembinaan teknik
pelaksanaan manajemen konstruksi pembangunan jalan, pembinaan teknik
pembangunan jalan serta pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja
pembangunan jalan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, maka Direktorat
Pembangunan Jalan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
7
a. Penyusunan dan bimbingan teknis standar dan pedoman pembangunan jalan;
b. Pembinaan teknik pelaksanaan manajemen konstruksi pembangunan jalan;
c. Pembinaan teknik geometrik, perkerasan, dan drainase;
d. Pembinaan teknik geoteknik dan manajemen lereng;
e. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja pembangunan jalan; dan
f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
Susunan organisasi dari Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Struktur organisasi Direktorat Pembangunan Jalan
(Sumber: Peraturan Menteri PUPR No. 15/PRT/M/2015)
2.2.4 Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
Tugas dari Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase adalah
melaksanakan pembinaan teknik geometric, perkerasan, dan drainase. Untuk
melaksanakan tugas tersebut, maka Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan
Drainase menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
a. Pembinaan perencanaan teknik geometrik jalan;
b. Penyusunan dan pengembangan identifikasi kondisi dan kerusakan perkerasan
jalan serta pemodelan geometrik dan kerusakan jalan;
c. Penyediaan konsultasi teknis geometrik jalan, perkerasan jalan dan drainase;
d. Pembinaan perencanaan dan pelaksanaan teknis konstruksi perkerasan dan
drainase jalan;
e. Pengembangan dan pembinaan pelaksanaan teknologi bahan perkerasan; dan
f. Pembinaan penerapan teknik jalan kategori khusus, teknologi baru dan
teknologi tinggi.
8
Susunan organisasi yang ada pada Subdirektorat Geometerik, Perkerasan, dan
Drainase dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Susunan organisasi Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan
Drainase
(Sumber: Peraturan Menteri PUPR No. 15/PRT/M/2015)
2.3 Tugas Jabatan Peserta (SKP)
Sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat, maka diwajibkan untuk membuat Sasaran Kinerja
Pegawai (SKP) yang merupakan suatu indikator keberhasilan CPNS dalam
melaksanakan tugasnya sebagai ASN di lingkungan Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat. Kegiatan aktualisasi yang dilaksanakan
merupakan salah satu dari tugas yang ada di dalam SKP tersebut. SKP dari CPNS
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dapat dilihat pada Tabel
2.1.
Tabel 2.1 Sasaran Kinerja Pegawai (CPNS)
KEGIATAN TUGAS JABATAN AK
TARGET
KUAN/
OUTPUT
KUAL/
MUTU WAKTU BIAYA
Menyusun tugas mandiri selama orientasi 4 lap 100 4 bln
Mengikuti pelatihan dasar 1 lap 100 5 bln
Mengikuti pelatihan fungsional 1 lap 100 1 bln
Mengikuti pelatihan teknis 1 lap 100 1 bln
Mengikuti pelatihan penyusunan karya ilmiah dan pelaporan 1 lap 100 1 bln
Mengikuti pengenalan kelitbangan 1 lap 100 2 bln
Mengikuti diklat bela negara 1 lap 100 1 bln
Mengisi buku lembar pencatatan hasil kerja CPNS 1 lap 100 11 bln
Menyusun laporan selama mengikuti OJT 5 lap 100 3 bln
Mengikuti pelatihan manajemen konstruksi 1 lap 100 1 bln
Subdirektorat
Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
Seksi Geometrik Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase
9
BAB 3
DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI
3.1 Penetapan Isu
Selama melaksanakan On the Job Training di Subdirektorat Geometrik,
Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan, Direktorat Jenderal
Bina Marga, didapatkan beberapa isu yang perlu mendapatkan perhatian khusus
dan dicari penanganannya. Isu-isu tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Terjadinya penumpukan surat masuk;
2. Belum adanya sharing data dan printer antar computer;
3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket pekerjaan yang sudah
selesai;
4. Tata letak inventaris kantor yang kurang rapi.
Untuk menentukan isu utama (core issue) yang akan diangkat, dilakukan tapisan
isu dengan menggunakan metode Urgency, Seriousness, Growth (USG). Metode
ini menggunakan penilaian dalam skala 1 (satu) sampai 5 (lima) untuk masing-
masing kriteria, di mana skala 1 (satu) merupakan ukuran terendah, sedangkan
skor 5 (lima) adalah ukuran tertinggi atau terparah di mana semakin tinggi skala
menunjukkan besarnya kebutuhan akan penyelesaian dari isu. Total skor dari
ketiga kriteria tersebut nantinya dijumlahkan dan untuk isu dengan total skor yang
terbesar akan diangkat sebagai isu utama. Berdasarkan hasil tapisan dengan
menggunakan metode USG, didapatkan hasil yang dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Tapisan Isu Menggunakan Metode USG
(Sumber: Olahan pribadi)
No. Isu Skor
Total Urgency Seriousness Growth
1. Terjadinya penumpukan surat
masuk 3 3 3 9
2. Belum adanya sharing data
dan printer antar computer 2 3 3 8
3.
Sulitnya melakukan
pengecekan arsip laporan
paket-paket pekerjaan
4 4 4 12
4. Tata letak inventaris kantor
yang kurang rapi 2 3 3 8
Dari Tabel 3.1, diketahui core issue atau isu utama yaitu “sulitnya melakukan
pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan” dengan total skor sebanyak 12
10
(duabelas) poin. Selanjutnya, akan dicari solusi pemecahan masalah dari isu
tersebut agar tidak berkembang dan menjadi lebih parah.
3.2 Gagasan Pemecahan Isu
Berdasarkan core issue yang telah didapatkan yaitu “sulitnya melakukan
pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan”, gagasan pemecahan masalah
yang dapat diterapkan untuk menanggulanginya adalah “Peningkatan Pengelolaan
Arsip Laporan Paket Pekerjaan pada Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan
Drainase”. Dari gagasan ini, selanjutnya dikembangkan menjadi beberapa
kegiatan yang nantinya akan menjadi output berupa pengorganisiran arsip laporan
paket pekerjaan dan pembuatan index yang terdigitalisasi, termasuk dengan
penyimpanan online agar dapat diakses dengan mudah.
3.3 Matriks Rancangan Aktualisasi
Gagasan pemecahan dari core issue yang telah diangkat direalisasikan menjadi
serangkaian kegiatan yang diaplikasikan secara nyata. Tahapan-tahapan kegiatan
yang telah dilakukan pada kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 3.2.
11
Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi
(Sumber: Olahan pribadi)
Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan
Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.
2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.
3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.
Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata
perletakan arsip laporan.
Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL
KETERKAITAN
SUBSTANSI MATA
PELATIHAN
KONTRIBUSI
TERHADAP
VISI DAN MISI
ORGANISASI
PENGUASAAN
ORGANISASI
1. Berkoordinasi dengan Kasubdit
GPD tentang pengelolaan arsip
laporan paket-paket pekerjaan
yang sudah selesai dan pem-
buatan indeks penyimpanan
arsip.
Membuat janji dengan Kasubdit. - Jadwal bertemu
dengan Kasubdit;
- Izin dan
rekomendasi
Kasubdit.
Akuntabilitas
(bertanggung jawab),
Nasionalisme (saling
menghormati), Etika
Publik (menghormati).
Pengelolaan
arsip laporan
mendukung
Misi Kemen-
terian Pekerjaan
Umum dan
Perumahan
Rakyat khusus-
nya misi ke-7
yaitu
Integritas
(menjunjung
tinggi kejujuran
dalam melak-
sanakan amanah
yang telah
diemban),
Profesional
(memiliki
komitmen untuk
bekerja secara
Menemui dan mengkomunikasi-
kan maksud dan tujuan dengan
sopan dan jelas kepada
Kasubdit.
2. Mempelajari peraturan-peraturan
tentang tata pengelolaan arsip
yang ada di Kementerian
Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.
Mencari peraturan-peraturan
yang terkait dengan tata
pengelolaan arsip.
- Resume peraturan
terkait tata penge-
lolaan arsip.
(target: 2 resume
peraturan)
Akuntabilitas (ber-
tanggungjawab), Etika
Publik (cermat, taat
pada peraturan), dan
Anti Korupsi (peduli). Mempelajari peraturan tentang
tata pengelolaan arsip.
12
Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL
KETERKAITAN
SUBSTANSI MATA
PELATIHAN
KONTRIBUSI
TERHADAP
VISI DAN MISI
ORGANISASI
PENGUASAAN
ORGANISASI
3. Berkoordinasi dengan sekertaris
dan/atau pegawai yang memiliki
wewenang dalam sistem
pengarsipan di lingkungan kerja
tersebut.
Membuat janji dengan sekertaris
dan/atau pegawai terkait.
- Jadwal bertemu
dengan sekertaris
dan/atau pegawai
terkait;
- Mendapatkan
akses arsip
laporan paket
pekerjaan.
Akuntabilitas
(bertanggung jawab),
Nasionalisme (saling
menghormati), dan
Etika Publik (hormat
dan sopan).
“Menyelenggara
kan dukungan
manajemen
fungsional dan
sumber daya
akuntabel dan
kompeten,
terintegrasi serta
inovatif dengan
menerapkan
prinsip-prinsip
Good
Governance”.
optimal, efektif,
dan efisien),
Orientasi Misi,
dan Visioner
(mampu
mengejar
perkembangan
jaman dengan
mempermudah
akses arsip
laporan).
Menemui dan mengkomu-
nikasikan maksud dan tujuan
dengan sopan dan jelas kepada
sekertaris dan/atau pegawai
terkait.
4. Menyediakan tempat untuk
penataan arsip laporan paket-
paket pekerjaan.
Merapikan lemari yang terisi
penuh dan kurang teratur.
- Tersedianya
lemari tempat
penyimpanan
arsip.
Etika Publik (bertang-
gung jawab), Komit-
men Mutu (efisiensi),
dan Anti Korups
(sederhana)
Menyingkirkan arsip yang tidak
terpakai.
5. Mengelola arsip laporan paket-
paket pekerjaan.
Mengumpulkan arsip laporan
paket-paket pekerjaan
- Terorganisirnya
arsip laporan pa-
ket pekerjaan se-
suai dengan daftar
penomorannya.
(target : 1 paket
pekerjaan/50
laporan)
Akuntabilitas (konsis-
tensi indeks penomor-
an dengan fisik lapor-
an), Etika Publik (disi-
plin), Komitmen Mutu
(efektif & efisien),
dan Anti Korupsi
(bertanggung jawab)
Membuat indeks penomoran
sederhana.
Menyusun arsip laporan paket-
paket pekerjaan
Melakukan update tabel daftar
penomoran secara berkala.
13
Tabel 3.2 Matriks Rancangan Aktualisasi (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/HASIL
KETERKAITAN
SUBSTANSI MATA
PELATIHAN
KONTRIBUSI
TERHADAP
VISI DAN MISI
ORGANISASI
PENGUASAAN
ORGANISASI
6. Membuat penyimpanan digital
dari arsip laporan paket-paket
pekerjaan.
Membuat table indeks
penyimpanan digital sebagai
cadangan penyimpanan arsip
laporan.
- Indeks digital;
- File arsip laporan
yang berbentuk
digital;
- File arsip laporan
sudah diunggah.
(target : 1 paket
pekerjaan)
Akuntabilitas (konsis-
tensi), Etika Publik
(disiplin), Komitmen
Mutu (inovasi), dan
Anti Korupsi (ber-
tanggung jawab).
Melakukan scanning.
Mengunggah file hasil scan ke
ruang penyimpanan digital.
7. Sosialisasi pentingnya
pengelolaan arsip laporan paket-
paket pekerjaan.
Membuat konsep dan desain
poster tentang pengelolaan arsip.
- Poster (target : 1
poster)
Akuntabilitas (partisi-
patif), Etika Publik
(bertanggung jawab),
Manajemen ASN
(meningkatkan kom-
petensi pegawai).
Mencetak poster yang telah
dibuat.
Menempel poster-poster di
Subdit GPD.
Menyebarkan kuesioner ke
pegawai yang ada di Subdit
GPD
14
BAB 4
PELAKSANAAN AKTUALISASI
4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi
Untuk mendukung gagasan pemecahan isu yang telah dijabarkan sebelumnya,
diketahui terdapat 7 (tujuh) kegiatan yang harus dilaksanakan. Kegiatan-kegiatan
tersebut telah dilaksanakan dengan pelaksanaan masing-masing kegiatan antara
lain sebagai berikut :
4.1.1 Kegiatan 1
Nama Kegiatan : Berkoordinasi dengan Kasubdit GPD tentang
pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan
yang sudah selesai dan pembuatan index
penyimpanan arsip
Waktu Kegiatan : 15 Oktober 2018
Output Kegiatan : Jadwal bertemu, izin, dan rekomendasi dari
Kasubdit GPD
Tahapan Kegiatan :
1. Membuat janji dengan Kasubdit terkait.
Untuk dapat menemui Kasubdit GPD, diperlukan pembuatan janji
terlebih dahulu. Diawali dengan menemui Sekertaris dan
mengutarakan maksud dan tujuan menemui Kasubdit GPD.
Selanjutnya, dapat membuat janji untuk bertemu dengan Kasubdit
GPD pada Sekertaris.
2. Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan
dan jelas kepada Kasubdit terkait.
Bertemu dengan Kasubdit GPD pada waktu dan tempat yang telah
ditentukan sebelumnya. Kemudian mengutarakan tentang rencana
kegiatan aktualisasi yang telah diseminarkan dan penerapannya yang
akan mengambil tempat di Subdit GPD.
4.1.2 Kegiatan 2
Nama Kegiatan : Mempelajari peraturan-peraturan tentang tata
pengelolaan arsip yang ada di Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Waktu Kegiatan : 16 – 19 Oktober 2018
Output Kegiatan : Resume peraturan terkait tata pengelolaan arsip
(target: 3 resume peraturan)
Tahapan Kegiatan :
1. Mencari peraturan-peraturan yang terkait dengan tata pengelolaan
arsip.
Sebelum memulai kegiatan aktualisasi, perlu diketahui landasan
aturan tentang kegiatan pengorganisiran arsip-arsip yang ada di
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
15
2. Mempelajari peraturan tentang tata pengelolaan arsip.
Peraturan-peraturan yang sudah didapatkan kemudian dibaca dan
dipahami dengan membuat resumenya.
4.1.3 Kegiatan 3
Nama Kegiatan : Berkoordinasi dengan sekertaris dan/atau pegawai
yang memiliki wewenang dalam sistem
pengarsipan di lingkungan kerja tersebut.
Waktu Kegiatan : 22 – 24 Oktober 2018
Output Kegiatan : Jadwal bertemu sekertaris dan/atau pegawai
terkait, dan akses arsip laporan pekerjaan.
Tahapan Kegiatan :
1. Membuat janji dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait untuk
bertemu dan berdiskusi perihal kegiatan aktualisasi yang akan
dilaksanakan di Subdit GPD.
2. Menemui dan mengkomunikasikan maksud dan tujuan dengan sopan
dan jelas kepada sekertaris dan/atau pegawai terkait.
Bertemu dengan sekertaris dan/atau pegawai terkait pada waktu dan
tempat yang telah ditentukan sebelumnya. Kemudian mengutarakan
tentang rencana kegiatan aktualisasi yang telah diseminarkan dan
penerapannya yang akan mengambil tempat di Subdit GPD, serta
meminta izin akses untuk merapikan arsip-arsip laporan yang ada.
4.1.4 Kegiatan 4
Nama Kegiatan : Menyediakan tempat untuk penataan arsip laporan
paket-paket pekerjaan
Waktu Kegiatan : 25 – 31 Oktober 2018
Output Kegiatan : Tersedianya ruangan di lemari tempat
penyimpanan arsip
Tahapan Kegiatan :
1. Merapikan lemari yang terisi penuh dan kurang teratur.
Untuk menyusun arsip-arsip laporan diperlukan tempat penyimpanan,
di mana didapatkan dengan merapikan lemari yang sudah tersedia
dan terisi oleh berkas-berkas lain.
2. Menyingkirkan arsip tidak terpakai.
Lemari yang penuh dapat dikosongkan dengan cara memilah berkas-
berkas sesuai dengan kategorinya.
4.1.5 Kegiatan 5
Nama Kegiatan : Mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan
Waktu Kegiatan : 31 Oktober – 13 November 2018
Output Kegiatan : Terorganisirnya arsip laporan paket-paket
pekerjaan sesuai dengan daftar penomorannya.
Tahapan Kegiatan :
1. Mengumpulkan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Setiap laporan dari paket-paket pekerjaan yang ada dikumpulkan dan
dibuat tabel untuk mencatat setiap laporan yang ada.
16
2. Membuat indeks penomoran sederhana.
Dari masing-masing laporan yang telah terdaftar kemudian dibuat
indeks penomoran sederhana berupa nomor panggil untuk masing-
masing dokumen. Nomor panggil dicetak pada kertas HVS berwarna
untuk kemudian dipotong dan tempelkan pada laporan.
3. Menyusun arsip laporan paket-paket pekerjaan.
Arsip-arsip laporan yang sudah diberi nomor panggil, disusun
berdasarkan urutan dan dikelompokan ke dalam masing-masing
kategori yang telah dibuat.
4. Melakukan update tabel daftar penomoran secara berkala.
Untuk laporan yang baru saja terkumpul agar diberikan nama panggil
dan dimasukan ke dalam tabel daftar penomoran, kemudian dapat
disusun dan dimasukan ke dalam lemari yang sesuai.
4.1.6 Kegiatan 6
Nama Kegiatan : Membuat penyimpanan digital dari arsip laporan
paket-paket pekerjaan
Waktu Kegiatan : 7 – 13 November 2018
Output Kegiatan : Indeks digital dan soft file laporan yang telah
terunggah dalam penyimpanan digital.
Tahapan Kegiatan :
1. Membuat tabel indeks penyimpanan digital sebagai cadangan
penyimpanan arsip laporan.
Daftar arsip-arsip laporan yang telah diberikan nomor panggil
kemudian dibuat salinan digitalnya melalui media Google Sheets
untuk mempermudah akses untuk pencarian arsip.
2. Melakukan scanning.
Arsip-arsip laporan yang telah diberikan nama panggil kemudian
dibuat versi digitalnya dengan melakukan scanning. Hasilnya berupa
berkas digital dengan format PDF.
3. Mengunggah file hasil scan ke penyimpanan digital.
Berkas (file) digital yang ada kemudian diunggah ke dalam
penyimpanan digital dengan media Google Drive untuk
mempermudah akses arsip-arsip laporan.
4.1.7 Kegiatan 7
Nama Kegiatan : Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan
paket-paket pekerjaan
Waktu Kegiatan : 13 – 14 November 2018
Output Kegiatan : Poster
Tahapan Kegiatan :
1. Membuat konsep dan desain poster tentang pengelolaan arsip.
Kegiatan sosialisasi diwujudkan dengan pembuatan poster mengenai
pentingnya pengelolaan arsip laporan.
2. Mencetak poster yang telah dibuat.
Poster yang telah dibuat kemudian dicetak dengan ukuran A4.
3. Menempel poster di lingkungan Subdit GPD.
Poster yang telah dicetak selanjutnya ditempel di lingkungan Subdit
17
GPD agar dapat diketahui oleh staf Subdit GPD.
4.2 Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat
Kegiatan pelaksanaan aktualisasi dilaksanakan dalam waktu 23 (dua puluh tiga)
hari kalender yang dimulai pada tanggal 15 Oktober 2018 sampai dengan 14
November 2018. Uraian teknik aktualisasi, hambatan, dan manfaat yang didapat
selama kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada Tabel 4.1.
18
Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat
(Sumber: Olahan pribadi)
Unit Kerja : Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, Direktorat Pembangunan Jalan
Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Identifikasi Isu : 1. Terjadinya penumpukan surat masuk.
2. Belum adanya sharing data dan printer antar komputer.
3. Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan.
4. Kurang rapinya tata letak inventaris kantor.
Isu yang Diangkat : Sulitnya melakukan pengecekan arsip laporan paket-paket pekerjaan dikarenakan kurang teraturnya tata
perletakan arsip laporan.
Gagasan Pemecahan Isu : Pengelolaan Arsip Laporan Paket Pekerjaan di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
1. Berkoodinasi dengan
Kepala Subdirektorat
Geometrik, Perkerasan,
dan Drainase tentang
pengelolaan arsip laporan
paket-paket pekerjaan
yang sudah selesai dan
pembuatan indeks
penyimpanan arsip.
Penulis menghubungi Ibu Syarifah Huzaimah (sekertaris) dengan
sopan santun serta menyampaikan dengan jelas maksud dan tujuan
menemui Bapak Ir. Sugeng Gunadi (Kasubdit GPD). Setelah
dikonfirmasi oleh Ibu Syarifah bahwa Kasubdit GPD dapat ditemui,
penulis memasuki Ruang Kasubdit dan bertemu dengan Bapak
Sugeng. Diskusi dimulai dari penulis yang mengutarakan maksud
dan tujuan menemui Kasubdit, setelahnya penulis menjelasakan
perihal kegiatan pengelolaan arsip laporan paket pekerjaan yang ada
di Subdit GPD. Penulis menghormati dan menerima masukan dari
Kasubdit, serta berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan
sebagai bentuk tanggung jawab.
- Mendapat masukan dan
dukungan dari Kasubdit
GPD sehingga kegiatan
aktualisasi dapat
langsung dilaksanakan.
19
Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
2. Mempelajari peraturan-
peraturan tentang tata
pengelolaan arsip yang
ada di Kementerian
Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.
Sebelum melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip laporan, penulis
mencari ladasan peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip
laporan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat. Penulis mencari setiap peraturan yang ada
dengan cermat. Peraturan-peraturan yang terkait kemudian
dipelajari sebagai bentuk kepedulian dan taat pada peraturan.
Peraturan yang didapat kemudian diringkas sebagai bentuk
tanggung jawab.
- Menambah pengetahuan
tentang tata pengelolaan
arsip di lingkungan
Kementerian PUPR
sehingga membantu
pelaksanaan aktualisasi
yang sesuai dengan
aturan yang berlaku.
3. Berkoordinasi dengan
sekertaris dan/atau
pegawai yang memiliki
wewenang dalam sistem
pengarsipan di
lingkungan kerja
tersebut.
Penulis menemui Ibu Rina Kumalasari, S.T., M.T. selaku Kepala
Seksi Perkerasan Jalan dan Drainase di Subdit GPD untuk membuat
janji dengan sopan santun serta menyampaikan dengan jelas
maksud dan tujuan. Seteleh Ibu Rina dapat ditemui, penulis
memulai diskusi dengan menjelasakan perihal kegiatan pengelolaan
arsip laporan paket pekerjaan yang ada di Subdit GPD. Penulis
menghormati dan menerima masukan dari Ibu Rina, serta
berencana melaksanakannya sesuai dengan arahan sebagai bentuk
tanggung jawab. Selain itu, penulis juga meminta izin untuk
mengurus arsip laporan yang terkumpul dari tiap-tiap paket
pekerjaan yang ada di Subdit GPD.
- Mendapat masukan dan
dukungan dari Ibu Rina
selaku Kepala Seksi
Perkerasan dan Drainase,
Subdit GPD, sehingga
kegiatan aktualisasi dapat
langsung dilaksanakan.
20
Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
4. Menyediakan tempat
untuk penataan arsip
laporan paket-paket
pekerjaan.
Untuk meletakan arsip-arsip laporan dari paket-paket pekerjaan
yang ada di Subdit GPD diperlukan tempat penyimpanan.
Pengadaan lemari dilakukan secara sederhana yaitu merapikan
lemari yang sudah tersedia dan terisi penuh. Arsip-arsip yang sudah
tidak terpakai disatukan dan disimpan demi efisiensi ruangan
penyimpanan. Dengan bertanggung jawab, arsip yang masih
terpakai dirapikan kembali ke dalam lemari dan dirapikan.
- Mendapatkan ruang
penyimpanan untuk
arsip-arsip yang baru dan
membuat ruangan lebih
rapi.
5. Mengelola arsip laporan
paket-paket pekerjaan.
Arsip-arsip laporan paket pekerjaan yang sudah selesai,
dikumpulkan. Setelah itu penulis membuat tabel dengan media
Google Sheets yang diisi dengan judul-judul laporan. Tiap-tiap
laporan yang ada diberikan nomor panggil yang sesuai dengan
kategori paket pekerjaan. Pada tabel indeks, nomor panggil juga
dituliskan sesuai dengan yang dituliskan pada fisik laporan, harus
ada konsistensi antara indeks penomoran dengan fisik laporan.
Laporan yang sudah diberi nomor panggil kemudian disusun pada
tempatnya dengan diurutkan sesuai dengan nomor panggil agar
pencarian arsip menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Penulis
bertanggung jawab untuk secara disiplin melakukan update tabel
indeks penomoran secara berkala jika ada laporan yang masuk.
Ketidakseragaman ben-
tuk penjilidan menyebab-
kan beberapa arsip lapor-
an paket pekerjaan dijilid
spiral. Hal ini menyebab-
kan kesulitan dalam me-
lakukan penempelan no-
mor panggil. Selain itu,
laporan dalam satu paket
pekerjaan belum seluruh-
nya lengkap dikum-
pulkan.
Arsip laporan yang ada
menjadi lebih rapi dan
mempermudah proses
pencarian arsip.
21
Tabel 4.1 Matriks Teknik Aktualisasi, Hambatan, dan Manfaat (Lanjutan)
(Sumber: Olahan pribadi)
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI
& NILAI DASAR ASN HAMBATAN MANFAAT
6. Membuat penyimpanan
digital dari arsip laporan
paket-paket pekerjaan.
Penulis berinovasi melakukan penyimpanan arsip-arsip digital
laporan yang ada di Subdit GPD. Arsip laporan disimpan pada
media Google Drive dengan dikelompokan ke dalam folder
Geomterik, Perkerasan, dan Drainase sesuai dengan bidang
pekerjaannya. Penulis bertanggung jawab untuk menyalin arsip
laporan yang ada di dalam CD dan mengunggahnya ke Google
Drive. Kegiatan ini dilaksanakan secara disiplin dan konsisten
terhadap setiap laporan yang masuk.
Beberapa arsip digital
yang diberikan masih
dalam format document
sehingga Penulis harus
merubahnya menjadi
format pdf.
Mempermudah pencarian
terhadap arsip digital dan
mengurangi resiko
rusaknya arsip digital.
7. Sosialisasi pentingnya
pengelolaan arsip laporan
paket-paket pekerjaan.
Serangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan kemudian
disosialisasikan kepada seluruh staf yang ada di Subdirektorat
Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Sosialisasi ini dilaksanakan
dengan membuat poster dan kemudian ditempelkan di lingkungan
Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase. Staf diajak
menjadi lebih partisipatif dan bertanggung jawab dalam
mengelola arsip laporan. Dengan sosialisasi ini juga nantinya akan
meningkatkan kompetensi pegawai dalam mengelola arsip
laporan.
- Meningkatkan kesadaran
staf di Subdirektorat
Geometerik, Perkerasan,
dan Drainase tentang
pentingnya pengelolaan
arsip laporan.
22
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang telah dikerjakan selama 23 (dua puluh
tiga) hari kalender, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, penting untuk memahami
peraturan-peraturan terkait tata pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat;
2. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi harus menyesuaikan dengan kondisi yang
ada di Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase sehingga
diperlukan beberapa penyesuaian terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang
telah direncanakan sebelumnya;
3. Tersedianya penyimpanan digital dari arsip-arsip laporan bermanfaat untuk
menghindari terjadinya kerusakan terhadap arsip digital yang ada di
Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan rangkaian kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan di
Subdirektorat Geometrik, Perkerasan, dan Drainase, agar kegiatan dapat
dilaksanakan seterusnya maka diperlukan staf yang bertugas khusus untuk
melaksanakan pengelolaan arsip laporan termasuk memberikan nama panggil,
memperbarui indeks arsip, dan mengunggah berkas digital ke penyimpanan digital
yang telah dibuat.
23
DAFTAR PUSTAKA
Gerintya, Scholastica. 2017. Ada 4,37 Juta Orang Bekerja Sebagai PNS,
Efektifkah?. Jakarta: Tirto.id. Diakses pada 1 Agustus 2018.
(https://tirto.id/ada-437-juta-orang-bekerja-sebagai-pns-efektifkah-ctmX)
GovData360. 2016. Government Effectiveness. The World Bank. Diakses pada 1
Agustus 2018.
(https://govdata360.worldbank.org/indicators/h1c9d2797?country=IDN&in
dicator=388&countries=MYS,SGP&viz=line_chart&years=2012,2016)
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 2016. Peraturan Menteri
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 23/PRT/M/2016 tentang
Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.
Kementerian Pekerjaan Umum. 2007. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum
Nomor : 38/PRT/M/2007 tentang Pola Klasifikasi Arsip Departemen
Pekerjaan Umum.
Presiden Republik Indonesia. 2010. Peraturan Presiden Republik Indonesia
Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 –
2025.
L A M P I R A N
DOKUMENTASI KEGIATAN
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
1.
Berkoodinasi dengan
Kepala Subdirektorat
Geometrik, Perkeras-
an, dan Drainase
tentang pengelolaan
arsip laporan paket-
paket pekerjaan yang
sudah selesai dan
pembuatan indeks
penyimpanan arsip.
2.
Mempelajari per-
aturan-peraturan ten-
tang tata pengelolaan
arsip yang ada di
Kementerian
Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
3.
Berkoordinasi dengan
sekertaris dan/atau
pegawai yang
memiliki wewenang
dalam sistem
pengarsipan di
lingkungan kerja
tersebut.
4.
Menyediakan tempat
untuk penataan arsip
laporan paket-paket
pekerjaan.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
5.
Mengelola arsip
laporan paket-paket
pekerjaan.
6.
Membuat penyim-
panan digital dari
arsip laporan paket-
paket pekerjaan.
NO. KEGIATAN FOTO DOKUMENTASI
7.
Sosialisasi penting-
nya pengelolaan arsip
laporan paket-paket
pekerjaan.
OUTPUT KEGIATAN 1 : IZIN DAN REKOMENDASI KASUBDIT
Kegiatan 1 (satu) yaitu berkoodinasi dengan Kepala Subdirektorat Geometrik,
Perkerasan, dan Drainase tentang pengelolaan arsip laporan paket-paket pekerjaan
yang sudah selesai dan pembuatan indeks penyimpanan arsip.
OUTPUT KEGIATAN 2 : RESUME
Kegiatan 2 (dua) yaitu mempelajari peraturan-peraturan tentang tata pengelolaan
arsip yang ada di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
OUTPUT KEGIATAN 5 : ARSIP BERLABEL NOMOR PANGGIL
Kegiatan 5 (lima) yaitu mengelola arsip laporan paket-paket pekerjaan.
OUTPUT KEGIATAN 6 : ARSIP DIGITAL DAN PENYIMPANANNYA
Kegiatan 6 (enam) yaitu membuat penyimpanan digital dan mengunggah arsip
digital laporan paket-paket pekerjaan. Dapat diakses pada alamat website
bit.ly/ARSIPGPD2018.
OUTPUT KEGIATAN 7 : POSTER
Kegiatan 7 (tujuh) yaitu sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip laporan paket-
paket pekerjaan.