14verkefnin eruskipulögð, útfærðog undirbúin

KAFLI 14

22014. kafli | Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin

verkefni eru skipulögð,útfærð og undirbúin

Undirbúningur er í samvinnu við börnin,

ef hann er ekki of erfiður fyrir þau.

Þetta er verkefni foringjaflokksins.

Þetta er verkefni foringjaflokksins.

hver

?hv

enær?

Nauðsynlegur undirbúningur til að verkefni geti hafist á

réttum tíma.

Útfærsla mismunandi þátta hvers verkefnis og hvernig þeir falla hver að öðrum.

Verkefnunum sem urðu fyrir valinu er raðað rökrétt upp innan dagskrár-

hringsins.

skipulag útfærsla undirbúningur

Undirbúningur hefst þegar nýtt

verkefni er í vændum.

Skipulagningu lýkur í vikunni eftir verkefnavalið og endar með gerð áætlunar sem er lögð fyrir næsta

sveitarþing.

Ýmist eru öll verkefni

útfærð í byrjun dagskrárhrings

eða eftir að hann hefst, en í tæka tíð til að ná að undirbúa síðari

verkefnin.

hvað

?

Árangur verkefna veltur að miklu leyti á því hversu vel þau eru skipulögð, útfærð og undirbúin.

221 Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin | 14. kafli

Öll verkefni sem börnin velja verða að vera með. Með því að virða ákvarðanir þeirra sýnum við að við metum þátttöku þeirra og það eykur sjálfstraust þeirra og trú á lýðræðið.

Ef gildar ástæður koma í veg fyrir að öll verkefnin sem valin voru verði unnin og fresta þarf sumum skal að gera það með hliðsjón af forgangsröðinni í valinu og sveitarþing þarf að samþykkja breytingarnar.

Þó að áherslan tengist ákveðnum þroskasviðum þarf dagskrárhringurinn að fela í sér verkefni sem efla framfarir barnanna á öðrum sviðum, þó að í minna mæli sé. Það leiðir ekki til ójafnvægis þótt lögð sé áhersla á sum svið umfram önnur af því að athyglin sem beinist að mismunandi sviðum persónuleikans er bætt upp og jöfnuð út í fleiri hringjum.

Það er mikilvægt að gott jafnvægi sé á milli hefðbundinna verkefna og valverkefna og að valverkefnin séu bæði löng og stutt.

Jafnvel þegar athyglin beinist að einu þroskasviði ættu verkefnin að vera af ólíkum toga og forðast þarf að láta svipuð verkefni taka við eitt af öðru. Ekki þarft til dæmis að setja á áætlun hverja gönguferðina af annarri til að auka líkamsþol þegar hægt er að ná sama árangri með því að iðka mismunandi íþróttir og leiki inn á milli.

Ef fjölbreytni og jafnvægi í dagskrárhring gleymist eða næst ekki af einhverjum ástæðum í valferlinu geta foringjarnir skotið inn verkefnum eða leikjum sem bæta þar úr svo framarlega sem uppstokkunin er lítilvæg og raskar ekki í meginatriðum vali barnanna. Börnin fá tækifæri til að láta í ljós skoðanir sínar á þessum breytingum þegar sveitarþingið samþykkir áætlunina eftir að skipulagningu dagskrárhringsins lýkur.

forsendur skipulagningarForingjar skipuleggja verkefni í samræmi við ákveðnar forsendur sem styðja sumar hugmyndir sem við kynntumst þegar fjallað var um forval verkefna:

22214. kafli | Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin

Hvernig er best að skipuleggja verkefnin þannig að tíminn nýtist sem best með öll þessi skilyrði í huga?

Það getur verið erfitt en eftir að hafa skipulagt tvo til þrjá dagskrárhringi ættu foringjaflokkar að geta gert það á auðveldan og skjótan hátt. Þeir gætu einnig hafa fundið vinnuaðferð sem hentar þeim vel. Skipulagsvinnu er hægt að leysa af hendi á margan hátt, eins og næstum allt annað.

Þangað til foringjaflokkurinn hefur fundið sína eigin aðferð er hér vinnuferli sem þú getur nýtt þér þegar þú skipuleggur dagskrárhring.

Taktu saman alla frídaga, hluta af virkum dögum og sérstaka hátíðisdaga sem hægt er að nota til verkefnavinnu næstu tvo til fjóra mánuði.

Farðu yfir öll helstu hefðbundnu verkefnin sem áætlað er að vinna í dagskrárhringnum í samræmi við settar dagskráráherslur: dagsferðir, útilegur, sveitarþing, hátíðir, kvöldvökur og varðelda. Það er óþarfi að tína til hefðbundin skammtíma- verkefni, stuðningsverkefni eða sérkunnáttuverkefni á þessu stigi, eins og útskýrt verður síðar.

verkefni skal skipuleggja í ákveðinni röð

223 Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin | 14. kafli

Settu helstu verkefnin inn á áætlunina til bráðabirgða og mundu að sum þarf að vinna á ákveðnum dögum, til dæmis afmælis- og hátíðisdögum, en önnur taka heilan dag eins og dagsferðir eða ná yfir helgi. Á reglulega sveitarfundi sem ekki stangast á við annað raðar þú svo þeim verkefnum sem best henta í áætlanagerðinni.

Skoðaðu næst valverkefnin sem börnin völdu – og þá þætti hefðbundnu verkefnanna sem samráð var um – og áætlaðu hvað þau þurfa langan tíma.

Bættu við tímanum sem þarf fyrir hefðbundnu verkefnin sem þú settir inn til bráðabirgða og gáðu hvort heildartíminn er nálægt æskilegri lengd dagskrárhringsins. Sé hann umfram það, þarftu að fella niður eða fresta einhverjum verkefnum eða lengja dagskrárhringinn. Ef hann er styttri þarftu að bæta við verkefnum í samræmi við settar dagskráráherslur eða stytta dagskrárhringinn dálítið.

Þegar þú hefur ákveðið lengd dagskrárhringsins getur þú lokið áætlunargerðinni með því að tímasetja valverkefnin. Mundu að sum verkefni má vinna samtímis. Hægt er að vinna nokkur valverkefni samhliða eða innan sumra hefðbundnum verkefnanna, eins og í dagsferðum eða á sveitarfundum.

Þegar þú setur valverkefnin inn í áætlunina þarftu örugglega að gera margar breytingar á fyrstu uppröðun verkefnanna áður en áætlunin tekur á sig endanlega mynd.

Það borgar sig að setja lengstu valverkefnin fyrst inn í áætlunina. Ef þú byrjar á þeim styttri þarftu örugglega að færa mörg þeirra til þegar röðin kemur að þeim lengri.

Hin endanlega áætlun er lögð fyrir sveitarþingið til samþykkis á næsta sveitarfundi. Ef einhverju af verkefnunum sem voru valin hefur verið frestað eða öðrum bætt inn í áætlunina þarf að útskýra ástæðurnar vel.

22414. kafli | Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin

leiðbeiningar umuppsetningu samfelldrar verkefnaáætlunar

Þótt þú hafir tímasett verkefni ertu ekki endilega búinn að útfæra það og veist þar af leiðandi ekki nákvæmlega hvað þarf til undirbúningsins nema verkefnið sé sótt á dagskrárvefinn eða þú hafir unnið það áður.

Á þessu stigi þarftu engu að síður að huga að ýmsum smáatriðum sem þú sást þegar þú skoðaðir mörg þeirra við forval verkefnanna. Þú þarft að vita nokkurn veginn hvað verkefnin taka langan tíma til að setja þau í áætlunina. Til að geta valið verkefni stað í verkefnaröð þarftu að vita hvaða áhöld, efni og kunnáttu þarf til að vinna það og hvort þörf er fyrir einhverja utanaðkomandi aðstoð. Þú þarft að vita hversu langan tíma tekur að útvega efni, kenna það sem kenna þarf og finna aðstoðarfólk.

Þú þarft einnig að hafa einhverja hugmynd um kostnað við hvert verkefni. Ef ekki eru til peningar fyrir einhverju verkefni þarf að bæta við það verkþætti eða öðru verkefni til að afla peninganna.

Stutt, hefðbundin verkefni eru margs konar – leikir, söngvar, dansar, sögustundir og leikþættir – og þau þarf ekki að skipuleggja í smáatriðum. Það nægir að fundum, útilegum og valverkefnum, einkum meðallöngum og löngum, sé ætlað nægilegt svigrúm til að hægt sé að skjóta inn stuttum verkefnum þegar þörf krefur.

Sama máli gegnir um stuðningsverkefni og sérkunnáttumerki sem í eðli sínu er ekki hægt skipuleggja inn í dagskrárhringinn þó að gefast verði tími til að vinna að þeim til hliðar við sveitarstarfið.

Ekki má heldur gleyma tímanum sem foringjarnir þurfa í lok hvers dagskrárhrings til að ljúka mati á persónulegum framförum barnanna.

Þú þarft líka að úthluta foringjunum tíma til að útfæra verkefnin og undirbúa þau með börnunum, eins og síðar kemur í ljós. Það er ekki nóg að setja verkefni í áætlunina, heldur þarf líka að gera ráð fyrir undirbúningstímanum.

225 Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin | 14. kafli

Þessar leiðbeiningar ættu að stuðla að sveigjanlegri sveitaráætlun sem auðveldar úthlutun verkefna við aðstæður sem ekki er hægt að sjá fyrir.

Best er að hefðbundin verkefni og valverkefni dreifist vel. Sama má segja um stutt verkefni, millilöng og löng. Þetta á einnig við um inni- og útiverkefni, fjörug og róleg, dags- eða kvöldverkefni, verkefni sem bara eru ætluð sveitinni og önnur með þátttöku foreldra, fjallaferðir og ferðir út úr bænum, verkefni í skátaheimilinu og utan þess. Þannig er hægt að sinna alls konar viðfangsefnum, stöðum, atburðum og vinnuaðferðum til að halda áhuga allra barnanna svo þau vilji alls ekki missa af neinu.

Það er eindregið mælt með því að þú eigir alltaf „forða“ af styttri viðfangsefnum að grípa til; óvænt verkefni, leiki, söngva, dansa, listakvöld og annað sem gæti til dæmis komið í stað verkefnis sem er á áætlun en þarf að fresta vegna þess að „það var hávaða rok og úrhelli þegar við ætluðum í dagsferðina“ eða til að bæta við dagskrá sem lauk fyrr en ætlað var af því að „börnin voru fljótari að ná tökum á viðfangsefninu en búist var við“.

Svo framarlega sem jafnvægi á milli ólíkra verkefna leyfir, er gott að hafa þau sem krefjast meiri undirbúnings í seinni hluta dagskrárhringsins en þau einfaldari í upphafi hans. Þannig er komist hjá því að vera í kapphlaupi við tímann.

Þegar sveitaráætlunin er gerð kemur líka í ljós hvort foringjarnir eru nógu margir til að leysa verkið nægilega hratt af hendi. Sé ekki svo eigum við nokkurra kosta völ; að fækka verkefnum, hægja á dagskrárhringnum eða fjölga í foringjaflokknum.

Gagnlegt er að skrifa reglulega í dagbók foringjaflokksins sem allir sveitarforingjarnir hafa aðgang að, svo að verkefnin gangi vel fyrir sig þótt skipt sé um foringja. Slíkar dagbækur geyma mikilvægan hluta af sögu sveitarinnar!

22614. kafli | Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin

Þótt reyndur foringjaflokkur geti eflaust útfært verkefni á stuttum tíma þarf yfirleitt að huga að undirbúningi verkefna með góðum fyrirvara. Löng verkefni þarf að skipuleggja með meiri fyrirvara en stutt og þau flóknari verkefni fyrr en einföld. Efnisfrek verkefni þarf að undirbúa með meiri fyrirvara en þau sem þarfnast lítillar efnisöflunar, sömuleiðis ef það þarf að kalla til utanaðkomandi aðstoðarfólk eða verið er að vinna verkefnið í fyrsta sinn.

þegar áætlun er lokið þarf aðEins og áður hefur komið fram veistu nú í grófum dráttum hvaða markmið, innihald, lengd og efnisþörf felst í verkefnunum sem þú forvaldir. Þú valdir þau af vissum ástæðum! - Sama máli gegnir um börnin!

Þegar kemur að því að hrinda verkefni í framkvæmd á tilteknum degi og þú ferð að útfæra og undirbúa það nánar, rekurðu þig eflaust á að til þess að það heppnist vel þarftu líka að sinna ýmsum verkum sem þú sást kannski ekki fyrir.

Hjá þessu er aldrei alveg hægt að komast þó að verkið verði auðveldara ef verkefnið hefur verið unnið áður eða kemur úr verkefnasafni af dagskrárvef BÍS. Þá geturðu annað hvort byggt á eigin reynslu eða stuðst við leiðbeiningar um framkvæmdina. Þetta á einkum við um verkefni af dagskrárvefnum vegna þess að öll verkefni sem þar er að finna eru vel ígrunduð og hafa mörg verið reynd við raunverulegar aðstæður. Það er þó ekki alltaf tilfellið því oft eru valin verkefni sem eru bara almennt orðuð hugmynd og margt ógert sem þarf að hugsa fyrir og útfæra ítarlega.

Hvort sem verkefnið hefur verið unnið áður eða ekki þarftu alltaf að velta því fyrir þér og sníða það að öllum börnunum og aðstæðum í sveitinni.

Í öllum þessum tilvikum er lagt til að útfærslansé unnin í ákveðinni röð

útfæra verkefnin

227 Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin | 14. kafli

fyrst þarf að skilgreina eða endurskoða markmið verkefnisins

matarpóker

Börnin eru hvött til að læra um fæðuflokkana á sveitarfundi

með því að spila á spil sem þau búa til sjálf.

sögur

Í verkefni sem stendur í eina klukkustund búa börnin til

fjarstæðukenndar sögur með því að tengja af handahófi stuttar setningar

sem þau hafa skrifað um hitt og þetta.

Markmið

Að örva ímyndunaraflið.

Að þróa ritfærni.

Að uppgötva möguleika móðurmálsins til skapandi starfs.

Að læra að vinna saman að því að semja texta.

Markmið

Að læra um ólíka fæðuflokka.

Að þekkja til hvaða fæðuflokks helstu matartegundir teljast.

Að skilja hversu mikilvægt það er að borða hollan og fjölbreyttan mat.

Þegar verkefnið var valið eða sett inn á áætlun lágu eflaust fyrir sjálfgefnar eða almennar hugmyndir um tilganginn með því. Nú gefst síðasta tækifærið til að skilgreina nákvæmlega að hverju er stefnt.

Skilgreininguna ætti að festa á blað. Hún skiptir meginmáli fyrir matið þegar verkefninu lýkur, enda er matið ætlað til að kanna hvort settum markmiðum hafi verið náð. Ef engin markmið voru tilgreind geturðu ekki byggt matið á neinu og ef þú þarf að giska á markmiðin verður matið óljóst og ruglingslegt.

Hér eru einföld og nákvæm dæmi um markmið verkefna.

Fjarstæðukenndar

22814. kafli | Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin

Enn og aftur þurfum við að hafa hugfast að markmið verkefnis eru ekki áfangamarkmið einstakra barna. Fyrrnefndu markmiðin, sem við höfum tekið nokkur dæmi um tilgreina árangurinn sem við vonumst til að sveitin hafi náð við lok verkefnisins; en þau síðarnefndutilgreina hegðun sem hvert barn hefur ákveðið að tileinka sér á tilteknu tímabili.

Þegar þú byrjar að útfæra verkefni skilgreinir þú markmið þess, en ekki áfangamarkmiðin. Á þessu stigi er óþarfi að fastsetja nákvæmlega við hvaða áfangamarkmið verkefnið styður. Það nægir að hafa almenna hugmynd um hvaða þroskasvið nýtur helst góðs af verkefninu.

Í matarpókernum í dæminu hér að ofan er stefnt að því að börnin tileinki sér hollt mataræði og þess vegna fellur hann undir svið líkamsþroska, en fjarstæðukenndu sögurnar þroska hæfileikann til að hugsa og vera frumlegur og stuðla því mest að vitsmunaþroska.

Strangt til tekið ætti að tiltaka helsta þroskasvið verkefnis í forvalinu en við getum endurtekið það núna til að fullvissa okkur um að við séum að skipuleggja og framkvæma verkefni í samræmi við dagskráráherslurnar sem við settum. Þetta er líka rétti tíminn til að fara yfir verkefnin sem börnin lögðu til og foringjarnir gátu af augljósum ástæðum ekki greint í forvalinu.

229 Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin | 14. kafli

Hvaða staður hentar verkefninu best?

Vitum við hvað það tekur langan tíma?

Hvernig koma börnin að því?

Hvaða efnivið og aðstoð fullorðinna þurfum við

og í hve miklum mæli?

Vitum við hvað efnið kostar og hvar við fáum

það?

Er verkefnið unnið „í einni lotu“ eða í nokkrum

áföngum?

Þurfum við að

varast einhverjar hættur?

Er verkefnið

til í fleiri

útfærslum?

Hvernig á að

meta verkefnið?

þegar markmiðin hafa veriðskilgreind er lokið við aðra þætti í útfærslu verkefnisinsÞegar þú hefur skilgreint markmið verkefnisins þarftu að útfæra aðra þætti þess:

23014. kafli | Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin

Vita allir hver stjórnar verkefninu?

Hvernig á að kynna verkefnið? Hver á að gera það? Hvað á að nota til þess? Hver ætlar að ná í efnið eða búa það til?

Þótt margir foringjar og jafnvel utanaðkomandi sérfræðingar taki þátt í verkefninu á einn aðili alltaf að bera ábyrgð á því og allir aðrir lúta stjórn hans.

Öll verkefni þarf að kynna, sama hvað þau eru skemmtileg, og kynninguna þarf að skipuleggja í tæka tíð.

þegar verkefnið hefur verið útfærtþarf að undirbúa framkvæmdþess á tilteknum degi

Ýmsan undirbúning þarf að inna af hendi áður en

vinna við verkefni hefst. Fjöldi verka og vinnan sem fylgir því veltur

á viðgangsefninu: Hálfs dags póstaleikur er allt öðruvísi en tveggja nátta útilega. Við

undirbúning verkefnis gæti samt verið gagnlegt að skoða „vegvísinn“ hér á eftir:

231 Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin | 14. kafli

Staðurinn þar sem verkefnið er unnið skiptir miklu máli til að góður árangur náist. Útkoman ræðst af stærð staðarins, næði, heppilegu umhverfi, hreinlæti, hávaðastigi og nálægð eða fjarlægð alls sem kann að kæta eða bæla börnin. Þetta á ekki síst við um verkefni utan skátaheimilisins. Þegar farið er í útilegu eða dagsferðir skiptir öllu máli að fara á staðinn með góðum fyrirvara til að fullvissa sig um að hægt sé að vinna verkefnið þar eins og til stóð.

Sum styttri verkefni eru unnin í einni lotu á meðan önnur, sérstaklega þau löngu, eru unnin í nokkrum mislöngum og miskrefjandi áföngum.

Mörg tilbrigði eru til við næstum öll verkefni. Ef eitt er valið útilokar það stundum öll önnur. Stundum er hægt að nota mörg tilbrigði í sama verkefni, ýmist hvert á fætur öðru eða öll í einu.

Börnin taka þátt í undirbúningi verkefna að undanskildum verkum sem þau ráða ekki við.

Þegar við þurfum aðstoð utanaðkomandi aðila verðum við að vekja áhuga þeirra. Áður en verkefnið hefst þarf að fá þá til að lofa þáttöku í því. Það er ekki hægt að fara í bjargsig án einhvers sem kann að síga í björg eða halda ljósmyndanámskeið án aðstoðar fagmanns eða áhugamanns sem hefur góða þekkingu á viðfangsefninu.

Er búið að ákveða staðinn eða hver á að finna hann og sjá um undirbúning þar? Hefurðu farið á staðinn og athugað hvort hann hentar ykkur? Hefurðu kannað hvort þurfið leyfi til að fá afnot af staðnum?

Ertu búinn að renna yfir áfanga verkefnisins og fela einhverjum að sjá um þá?

Ertu búinn að undirbúa efnið sem þú þarft fyrir öll tilbrigðin sem þú ætlar að nota?

Taka börnin þátt í undirbúningi verkefnisins?

Er fólkið sem þú þarft utan sveitarinnar áreiðanlegt og er öruggt að það mæti?

23214. kafli | Verkefnin eru skipulögð, útfærð og undirbúin

Allir standa tilbúnir í kvöldmyrkrinu á hæð fyrir utan bæinn og ætla að skoða stjörnurnar. Sá sem átti að útvega stjörnukíki kemur of seint og man ekki fyrr en hann er kominn að hann ætlaði að sækja kíkinn á leiðinni. Þeir sem hafa upplifað eitthvað svipað og þetta gleyma aldrei hvað efnisútvegun skiptir miklu máli.

Mörg verkefni kosta ekkert en önnur sem taka langan tíma eða eru efnisfrek eins og útilega eða löng valverkefni þarf að fjármagna til að hægt sé að hrinda þeim í framkvæmd eða leysa þau vel af hendi.

Sá sem stjórnar verkefninu ætti að fylgjast vel með og athuga hvort úthlutuðum verkum er sinnt þangað til verkefnið er að fullu tilbúið.

Ertu með allt sem til þarf? Er einhver sem stjórnar því? Eru til reglur um fjárhagsuppgjör verkefna sveitarinnar?

Hefurðu athugað hvort allt er tilbúið áður en verkefnið hefst?

Þegar þú útfærir og undirbýrð verkefni þarftu kannski að breyta upprunalegu áætluninni af því að nú seturðu verkefninu fastan tímaramma. Sé áætlunin sveigjanleg eins og mælt var með, ætti að vera auðvelt að gera breytingar.

Ertu búinn að athuga hvort búið er að útvega eða búa til allt efni sem þarf í verkefnið?