Kallelse

Kommunstyrelsen

Tisdagen den 9 oktober 2018

RAGUNDA KOMMUN KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum 2018-10-02

KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM

Kommunstyrelsen

Plats:

Kommunkontoret, Tjädern, Hammarstrand

Tid:

Tisdagen den 9 oktober, kl. 08.00

Information

1. Ekonomi. 2. Ks ordförande, oppositionsråd, ansvariga politiker för verksamhetsområden. 3. Kommunchef. 4. Kvalitetsrapport – Skola/förskola, Maria Renvall, förvaltningschef 5. Praktisk arbetslivsorientering – PRAO, Tommy Johannesson, verksamhetschef

Beslut Val av justerare. Ks § 87 Ändring i skolskjutsreglementet Ks § 88 Delårsbokslut och prognos Ks § 89 Förslag till ny renhållningsavgift Ks § 90 Beslut om lokal ANDT-plan och CAN-undersökning 2019 Ks § 91 Revidering av författningssamling, Avgifter och Hyror för kommunens lokaler Ks § 92 Upprustning av lokal för arbetsmarknadspolitisk verksamhet Ks § 93 Svar på revisionsrapport – Granskning av offentlig struktur Ks § 94 Fastställande av dokumenthanteringsplaner Ks § 95 Individärende – sekretessbelagt Ks § 96 Tilläggsäskande budget 2019, Studie- och yrkesvägledare Ks § 97 Budgetförslag 2019 Ks § 98 Svar på revisionsrapport – Granskning av styrning och uppföljning inom Individ- och familjeomsorgen

RAGUNDA KOMMUN KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum 2018-10-02

KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM

Ks § 99 Bevakningslista Ks § 100 Anmälan av delegationsbeslut Ks § 101 Meddelanden Ks § 102 Valärende Särskilda bilagor Tänk på barnchecken (Kf § 6/97) Jonas Andersson ordförande

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 1

Ks § 87 Dnr 2017/777 Ändringar i skolskjutsreglementet

Bakgrund Skolskjutsreglementet behöver ses över, då kommunen har gjort strukturella förändringar inom skolan och att Trafikverket har åtgärdat ett farligt vägavsnitt. Trafikverket gör bedömningen att åtgärderna uppfyller kraven på en säker väg och hänvisar även till ett föräldraansvar. Bygg- och miljökontoret anser i sitt yttrande att RV 87 vid Pålgårdskorsningen räknas som farlig väg. Underlag för beslut Skolskjutsreglemente i Ragunda kommun, bilaga 1. Särskilt farliga vägar med hänsyn till barnens ålder, bilaga 2. Yttrande från Trafikverket, bilaga 3. Yttrande från Bygg- och miljökontoret, bilaga 4. Ärendet har diskuterats i BoU utskottet 2018-05-30 och 2018-09-06 Bedömning Enligt SFS 1970:340 - gäller följande; Skolskjutsning ska när det gäller tidsplaner och färdvägar ordnas så att kraven på trafiksäkerheten tillgodoses. Om närmaste lämpliga skolväg bedöms som särskilt farlig med hänsyn till barnens ålder kan fri skolskjuts beviljas utan hänsyn till avstånd. Detta sker efter en individuell bedömning. Förslag till beslut Att Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att anta ändringar i Skolskjutsreglementet samt anta ändringar i bilaga 1, enligt tjänstemannaförslag. Beslutet ska tillställas beredande tjänsteman. Beredande tjänsteman Maria Renvall Förvaltningschef BoU

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 2

Ks § 88 Delårsbokslut 2018-08-31 och prognos helår Ragunda kommun Föreligger delårsbokslut per augusti 2018 och prognos per 2018-12-31.

Underlag till beslut Delårsrapport augusti 2018 och prognos per 2018-12-31, bilaga 5.

Förslag till beslut Godkänna delårsbokslut och prognos. Föreslå Kommunfullmäktige att fastställa delårsbokslut och prognos. Beredande tjänsteman Jenny Kriström, ekonomichef

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 3

Ks § 89 Dnr 2018/636 Förslag till ny renhållningsavgift från 2019-01-01. Bakgrund Kommunen ska täcka kostnaderna för renhållningsverksamheten enligt självkostnadsprincipen genom att ta ut avgift för den renhållning som kommunen är skyldig att utföra enligt Miljöbalken. Den avgiftsskyldige är fastighetsägare/hushåll där hushållsavfall uppstår och avgiften ska betalas till kommunen. Enligt beslut i kommunfullmäktige Kf §19dnr 2004/161-459, ska renhållningen vara självfinansierad, dvs intäkterna ska motsvara kostnaderna. Enligt kap 27 miljöbalken är det kommunfullmäktige som ska anta ny taxa.

Renhållningstaxan består av två delar, grundavgift och tömningsavgift. Grundavgiften ska täcka kostnader bl.a. administration, licenser och drift av ÅVC. Tömningsavgiften ska täcka kostnader för insamling av hushållsavfall och efterkommande behandling.

Höjning av grundavgift beror på ökade kostnader för bl.a, administration och licenser. Höjda tömningsavgifter beror på ökade entreprenadkostnader för insamling av hushållsavafall och förbränning.

Underlag för beslut För att erhålla full kostnadstäckning föreslås att grundavgiften höjs med ca 1% och tömningsavgiften med ca 1 %. I nedanstående priser är moms inkluderad.

För att erhålla full kostnadstäckning för gångavstånd föreslås att avgiften höjs till 39 kr för hämtning av kärl 1,5-10 meter. I nedanstående priser är moms inkluderad Bilaga Förslag till renhållningsavgifter 2019-01-01, bilaga 6. Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar att kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige anta ny renhållningsavgift från 2019-01-01. SBU § 56 2018-09-06.

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 4

Ks § 90 Dnr 2018/633

Beslut om lokal ANDT-plan och CAN-undersökning 2019. Bakgrund

Ragunda kommun har fått vissa medel från Länsstyrelsen för att återuppta samordningen av det alkohol- och drogförebyggande arbetet. Medlen har nyttjats till att låta vår ungdomscoach med andt-samordningsuppdrag genomföra en kartläggning gällande andt-användandet bland unga, i syfte att med det resultatet i beaktande arbeta fram en plan för fortsatt andt-samordnande arbete (vilket nu gjorts).

En av planens insatser kräver separat beslut. Samtliga länskommuner har fått frågan från regionen om att delta i 2019 års upplaga av Centralförbundet för alkohol- och narkotikaupplysnings (CAN) riksundersökning av skolungdomars alkohol-, narkotika och tobaksvanor i Sverige. För regionens del har denna enkät brukat genomföras vart fjärde år, 2015 när enkäten senast genomfördes var Ragunda den enda kommun som inte deltog. Enkätundersökningen genomförs lokalt i varje kommun men regionen leder i samverkan med deltagande kommuner ett övergripande analysarbete.

Genom vår ungdomscoach bedöms vi ha resurser att åter igen kunna genomföra enkäten inklusive den länsövergripande analysen. Redan 2018 har delar av enkäten genomförts som en del i det kartläggningsarbete som ligger till grund för vår andt-plan. Underlag för beslut ANDT-plan för Ragunda kommun, bilaga 7. Bilaga med CAN-förfrågan från Region Jämtland Härjedalen, bilaga 8. Beredande tjänsteman Elin Dahlin, enhetschef Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta om att föreslå fullmäktige att anta lokal ANDT-plan samt att delta i CAN 2019 inklusive länsgemensam analysdel. SBU § 55 2018-09-06

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 5

Ks § 91 Dnr 2002/234 206 Revidering av Avgifter och Hyror för kommunens lokaler.

Bakgrund Inom Ragunda kommuns lokalbestånd finns såväl lokaler som är direkt avsedd för allmänheten men även de som i första hand är avsedda för de kommunala verksamheterna.

Kommunen vill verka för optimalt nyttjande av samtliga lokaler. Därför ges möjlighet att hyra lokaler av kommunen. Lokaler avsedda för kommunal verksamhet (skola, vård, kök o.s.v.) upplåtes enbart för uthyrning då verksamheterna inte nyttjar dem. Kostnader uppkomna i samband med detta debiteras de som hyr.

Föreningar för barn och ungdomar har möjlighet att hyra lokaler för sin ordinarie verksamhet utan att debiteras för hyreskostnader. Verksamhet i samband med läger eller dylikt debiteras. Med Barn och ungdomar menas ålderskategorier upp till och med 20 års ålder.

Övriga föreningar, företag och privatpersoner ska betala avgift för att hyra lokaler.

Dagens författningssamling gällande avgifter och hyror för kommunens lokaler är sedan 2002, och behöver revideras främst då lokaler tillkommit och andra försvunnit samt för att förtydliga rutiner och kostnader kring vår uthyrning. Underlag för beslut Bifogad bilaga ”Reviderade avgifter och Hyror 2018”, bilaga 9. Beredande tjänstemän Therese Östlin Dahlgren, förvaltare Anna-Märta Johansson, näringslivs- och landsbygdsutvecklare Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att anta den reviderade författningssamlingen gällande avgifter och hyror för kommunens lokaler.

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 6

Ks § 92 Dnr 2018/622 Upprustning av lokal för arbetsmarknadspolitisk verksamhet Bakgrund

Baserat på KS 2018/266 gällande utveckling av arbetsmarknadsenheten med tillkomst av gamla integrationsenheten och ett större mottagande av individer för arbetsmarknadspolitiska åtgärder i kommunal regi har frågan nu utretts vidare. Hösten 2018 väntas upp till sex nya grupper med en tillhörande bredd av enklare arbetsuppgifter/sysslor starta upp och som ett led i detta behövs en lokal för 1, yttre och inre skötsel av kommunens leasingbilar och 2, en lokal för upprustning av möbler och enklare snickerier.

Vi har nu fastnat för den lokal i Bispgården där del av teknisk personal idag huserar (Åsen 1:136) och som KS enligt beslut 2017/513 lagt fram som förslag till försäljning. I byggnaden finns dock viss IT-relaterad teknik (inklusive reservkraft för att inte riskera driftsstopp) som förser delar av Bispgårdens såväl kommunala som privata fastigheter med IT, vilket oavsett alternativ kommer kräva resurser för att flytta detta inför en eventuell försäljning.

Förslaget är att fastigheten undantas från försäljning och istället rustas upp och energieffektiviseras för att möjliggöra arbetsmarknadspolitiskt arbete inom ramen för AMI- arbetsmarknad och integrations uppdrag. Mer konkreta förslag är att tilläggsisolera verkstads- och tvättutrymmen samt komplettera värmesystemet med luft-luftvärmepumpar. Även ventilationen i snickerilokalen behöver ses över med tanke på arbetsmiljön. Beredande tjänstemän Rolf Ivansen, förvaltningschef Elin Dahlin, enhetschef Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen besluta om att undanta fastigheten Åsen 1:136 från tidigare beslutad försäljningslista och istället avsätta medel från investeringsbudgeten för upprustning av lokalen samt energibesparande åtgärder.

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 7

Ks § 93 Dnr: 2017/1066-007

Svar på ” Granskning av styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen” Ärendet

KPMG har av de förtroendevalda revisorerna fått i uppdrag att översiktligt

granska kommunens rutiner för upprätthållande av god offentlig struktur.

Granskningen har resulterat i ett antal rekommendationer till

kommunstyrelsen.

Underlag för beslut

Tjänsteskrivelse, bilaga 10.

Bygg- och miljönämndens beslut, bilaga 11.

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslås besluta att:

1. Godkänna förvaltningens svar på revisionsrapporten Granskning av

styrdokument

2. Överlämna svaret till revisorerna

Beredande tjänstemän

Göran Hansson, enhetschef Bygg- och miljökontoret

Carina Landin, chef kommunikationsenheten.

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 8

Ks § 94

Fastställande av dokumenthanteringsplaner Bakgrund Dokumenthanteringsplanerna är nog det viktigaste verktyget verksamheterna har när det gäller arkivarbete. De antas av kommunstyrelsen och i dessa kan vi enkelt utläsa vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras, och hur lång tid som ska gå innan gallring får genomföras. Det framgår också i vilket system informationen förvaras och hur pappershandlingar hanteras tills dess att de gallras eller förs över till ett arkiv. Genom att följa dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut underlättar vi för de framtida arkivanvändarna att förstå varför viss information är gallrad och hur de ska återsöka den som är bevarad. Dokumenthanteringsplanerna ska ses över och revideras årligen. Bilagor Dokumenthanteringsplan, Barn- och utbildningsförvaltningen, bilaga 12. Dokumenthanteringsplan, Kommunledningsförvaltningen, bilaga 13. Dokumenthanteringsplan, Samhällsbyggnadsförvaltningen, bilaga 14. Dokumenthanteringsplan, Stöd- och omsorgsförvaltningen, bilaga 15. Förslag till beslut Kommunstyrelsen upphäver den tidigare och antar de reviderade dokumenthanteringsplanerna. - att Förvaltningarna årligen reviderar sin dokumenthanteringsplan och kansliet sammanställer. - att stickprov görs och tillförs den årliga kvalitetsuppföljningen som kommunchef gör. Beredande tjänsteman Carina Landin, chef Kommunikationsenheten Kopia till Elisabeth Carlander Blom, Rolf Ivansen, Håkan Littzell, Maria Renvall

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 9

KS § 95 Individärende – sekretessbelagt Ärendet föredras vid sittande bord.

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 10

Ks § 96 Tilläggsäskande budget 2019 gällande Studie- och yrkesvägledare (SYV). Bakgrund Skolans uppdrag gällande studie- och yrkesvägledning har utökats. Syftet med SYV-arbetet är att ge eleverna kunskaper och färdigheter som underlag inför fortsatta studier och yrkesval. Från 1 augusti 2018 skärptes skollagen för nyanlända elever i åk. 7-9. Anledningen är att nyanlända elever i större utsträckning än övriga elever inte når målen i grundskolan och kommer därför inte vidare i utbildningssystemet. Därför ska det upprättas en individuell plan för studierna där det framgår vilka mål eleven har för sin fortsatta utbildning efter grundskolan. Planeringen görs i samverkan med SYV och lärare, där SYV:s uppdrag är att samordna elevens mål utifrån fortsatta studier. Från läsåret 18/19 har även skolans ansvar för praktisk arbetslivsorientering, prao. Huvudmannen är ansvarig för att prao anordnas och ska försäkra sig om att prao-platserna följer en planering utifrån elevens plan och mål för fortsattstudier och yrkesliv och att prao-platserna uppfyller arbetsmiljölagens krav. Se separat tjänstemannainformation om praktisk arbetslivsorientering. Den arbetstid som idag är avsatt i skolorna täcker endast arbetet med elevernas val i åk. 9 till gymnasiet. Därför föreslås att utöka SYV-organisationen med 80 % studie- och yrkesvägledare till en heltid för att klara av skollagens krav. Tjänsten föreslås organiseras i elevhälsan för att vara en kugge i det förebyggande elevhälsoarbetet. Förslag till beslut Att utöka studie- och yrkesvägledartjänsten från 0,2 till 1,0 tjänst med placering i elevhälsan. Kostnaden beräknas till 424,0 tkr. Beredande tjänsteman Tommy Johannesson, verksamhetschef för Elevhälsan

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 11

Ks § 97 Budgetförslag 2019 Partierna har att inkomma med förslag till budget 2019.

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 12

Ks § 98 Svar på revisionsrapport – Granskning av styrning och uppföljning, Individ- och familjeomsorgen. Bakgrund KPMG har på uppdrag av Ragunda kommuns revisorer granskat styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2017. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsens styrning och uppföljning av individ- och familjeomsorgsverksamheten är ändamålsenlig och att det finns tillfredsställande intern kontroll. Den sammanfattande bedömningen är att vissa åtgärder för att utveckla verksamheten pågår eller planeras, men att främst uppföljning av verksamheten är bristfällig och behöver utvecklas. Underlag för beslut Årshjul tillika verksamhetsplan/tids och aktivitetsplan som tydliggör individ- och familjeomsorgens, IFOs, arbetet med egenkontroll, budget- mål- och verksamhetsplanering samt uppföljning inom dessa områden. Årshjulet inkluderar även individ och familjeomsorgens arbete med det påbörjade arbetet av genomgång och revidering av verksamhetens rutiner och riktlinjer. Bilagor Rutin, skriftligt förtydligande till Årshjul och verksamhetsplan, bilaga 16. Tabell för interna och externa sammarbetspartners, bilaga 17. Rutin för insatser, bilaga 18. Förslag till beslut Ärendet är kommunicerat och redovisat i sociala utskottet. Sociala utskottet föreslår kommunstyrelsen att: Individ och familjeomsorgen har åtgärdat de påtalade bristerna, samt har en plan för fortsatt arbete med riktlinjer och rutiner utifrån KPMGs rapport: Granskning av styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen” Dnr: 2017/1066-007. Beredande tjänstemän Elisabeth Carlander Blom, Förvaltningschef Stöd och Omsorg Gun Valli, IFO chef

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 13

Ks § 99 Bevakningslista Kommunstyrelsen har att göra ändringar i bevakningslistan.

Bilaga.

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 14

Ks § 100 Anmälan av delegationsbeslut. 1. Individ- och familjeomsorgen SU § 41 - § 48 2. Samhällsbyggnadsutskottet:

Dnr 2018/401 Dnr 2018/197 805 Dnr 2018/577

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 15

Ks § 101 Meddelanden. Svar på Skolinspektionens beslut om att överlämna ärende. Samförvaltade stiftelser. Rapport sammanställd. Exekutiv auktion, fastighet i Stugun. Ärenden från Bygg-och miljönämnden Bygg- och miljönämndens verksamhetsprognos för januari-juli 2018

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 16

Ks § 102 Valärende Kommunstyrelsen har att utse ny ledamot i ServaNet.

RAGUNDA KOMMUN

Kommunstyrelsen 2018-10-09 17

BEVAKNINGSLISTA 2018

Paragraf Ärende Åtgärd Ansvar Klart

Ks § 57/12 Fastighetsrapport inkl. gräsytor Återrapportering Samhällsbyggnads-förvaltningen

Redovisas till Ks 2 ggr/år

Ks § 7/14 Avgifter o Taxor Vård- och omsorg samt Kostenheten

Årlig uppföljning Sociala utskottet Jan – 19

Ks § 8/14

Riktlinjer, rutiner, nivå – Anhörigbidrag

Årlig uppföljning Sociala utskottet Jan – 19

Ks § 24/17 Kompetensförsörjning Återrapportering Kommunchef Maj – 19

Ks § 65/17 Framtidens politiska styrning Återrapportering KS ordförande Rapporteras vid varje KS

Ks § 66/17 Reviderade ägardirektiv RetAB Redovisning Kommunchef Okt – 18

Ks § 71/18 Processen kring flytt av elever från Järåskolan

Återrapportering Samhällsbyggnadsförv. Barn- och utbildningsförv

Rapporteras vid varje KS

Barn- och utbildningsförvaltningen

SKOLSKJUTSREGLEMENTE

1. Förskola Kommunen anordnar ej skolskjuts. Vårdnadshavare ansvarar för resa till och från förskolan.

2. Fritidshem Grundskoleelev som har heltidsplats i fritidshem har ej rätt till skolskjuts. Elev som har deltidsplats i fritidshem har rätt till skolskjuts med ordinarie skolskjuts i anslutning till skoldagens början alternativt slut under förutsättning att eleven i övrigt har rätt till skolskjuts enligt detta reglemente.

3. Förskoleklass

Elev i förskoleklass har ingen lagreglerad rättighet till skolskjuts. I Ragunda kommun

erhåller dock dessa elever kostnadsfri skolskjuts på samma villkor som grundskolans

elever i årskurserna 1-2. Elev i förskoleklass har rätt till skolskjuts på samma villkor som grundskolans elever i årskurserna 1-3.

4. Val av annan skola Elev som väljer att gå i annan skola än den kommunen normalt placerat eleven i eller i fristående skola har inte rätt till kostnadsfri skolskjuts. Vårdnadshavare skall, vid skolbyte, i förväg informeras om dessa konsekvenser.

5. Skolskjutssträcka Elev har rätt till kostnadsfri skolskjuts om skolvägens avstånd från bostaden, där eleven är folkbokförd, till skolan överstiger:

• åk 1 - 2 2 km åk F – 3 2 km

• åk 3 - 5 3 km åk 4 – 5 3 km

• åk 6 - 9 4 km

Rätten till skolskjuts innebär inte med automatik att eleven får skolskjuts från bostaden till skolan. Bussens eller taxins färdväg avgör var eleven skall stiga på/av skolskjutsen. I sådana fall får eleven gå till anvisad på/avstigningsplats.

För elever som inte bor i anslutning till av- och påstigningsplats för skolskjutsning gäller km-gränsen avståndet mellan hemmet och närmast anvisad på/avstigningsplats.

6. Trafiksäkerhet Om närmaste lämpliga skolväg bedöms som särskilt farlig med hänsyn till barnets ålder kan fri skolskjuts beviljas utan hänsyn till avståndet. Särskilt farliga vägar med hänsyn till barnens ålder, se bilaga 1.

7. Medicinska skäl Elev med funktionshinder eller annan särskild omständighet kan beviljas fri skolskjuts utan hänsyn till avstånd. Behovet ska styrkas med läkarintyg.

Vid olycksfall, som inträffat under skoltid eller fritid, kontaktar vårdnadshavaren gällande försäkringsbolag. Vårdnadshavaren ombesörjer skolskjuts efter godkännande från försäkringsbolaget.

8. Väntetid Upp till 15 minuter före första/sista lektionen betraktas som rasttid. Därutöver kan väntetiden innan och efter skolstart/skolslut inte helt undvikas men bör hållas på en rimlig nivå med en strävan att den ej överskrider 25 minuter 60 minuter.

8. Ansvar För barn som ej beviljats skolskjuts på grund av avstånd till skolan ansvarar föräldrar/vårdnadshavare för att de kommer till och från skolan på ett säkert sätt.

För barn som beviljats skolskjuts ansvarar föräldrar/vårdnadshavare för att de kommer till och från anvisad hållplats/på- och avstigningsplats på ett säkert sätt. Föräldrar/vårdnadshavare har även ansvaret för barnet på av- och påstigningsplatsen. Missar eleven skolskjutsen har föräldrarna ansvaret för att eleven kommer till skolan.

Utföraren av skolskjutsen har ansvaret under färd.

Skolan ansvarar för att barnen kommer från och till av- och påstigningsplats vid skolan på ett säkert sätt.

9. Skolskjuts vid växelvis boende Barn som växelvis bor hos sina föräldrar/vårdnadshavare har rätt till skolskjuts under förutsättning att båda föräldrar/vårdnadshavare är folkbokförda i kommunen och att övriga kriterier för skolskjutsar är uppfyllda. Med växelvis boende menas att barnet vistas ungefär lika mycket, och har ett varaktigt boende hos båda föräldrarna.

10. Byte av busskort Varje busskort har en identifikationskod. Förlorat busskort skall av skolan anmälas till länstrafiken som då spärrar kortet. Kostnad för borttappade eller vårdslöst hanterade busskort: Åk F-5 utan kostnad första gången /läsår, därefter 50 :- /kort Åk 6-9 50:-/kort Länstrafiken debiterar borttappade eller vårdslöst hanterade busskort med 125 kronor. Detta gäller samtliga barn/elever oavsett ålder.

Tillägg till Ragunda kommuns skolskjutsreglemente Bilaga 1

Särskilt farliga vägar med hänsyn till barnens ålder

Längs väg Riksväg 86/87 Generellt utanför hastighetsbegränsning 70 km/h. Elever kan med hänsyn till ålder gå kortare sträckor efter vägen. Elever har rätt till skolskjuts. Kompaniet Vägsträckan Kompaniet – Stugun Elever bör inte gå efter vägen som är smal och obelyst. Elever har rätt till skolskjuts.

Bron över Indalsälven i Stugun Elever bör inte gå över bron som är smal och saknar trottoarer. Elever har rätt till skolskjuts.

Pålgårdskorsningen och sträckan fram till brandstationen i Hammarstrand Pålgårdskorsningen räknas som farlig väg. Elever bör inte gå längs sträckan. Elever har rätt till skolskjuts.

Vikbäcken Vägen har ingen belysning och en del av sträckan har hastigheten 90 km/h. Elever i skolår F - 5 F - 6 har rätt till skolskjuts.

Hej Maria! Detta kom till BMN, då Thor-Leif begärt yttrande. Det är tidigare diariefört handlingar gällande detta, hos KS med Dnr 2017/777, så därför skickar jag nu detta till Dej! (Kopia till Maggan för diareföring av den här handlingen på 2017/777) Tjingeling! Ann Från: patrik.cederberg@trafikverket.se <patrik.cederberg@trafikverket.se> Skickat: den 24 augusti 2018 14:53 Till: Bygg Miljö <bygg.miljo@ragunda.se> Ämne: VB: Yttrande över nytt skolskjutsreglemente/farliga vägar Från: Cederberg Patrik, PLmt Skickat: den 24 augusti 2018 14:50 Till: 'Thor-Leif Svärdby' <thor-leif.svardby@ragunda.se> Ämne: Yttrande över nytt skolskjutsreglemente/farliga vägar Trafikverkets ärende TRV 2018/47514 Yttrande gällande trafiksäkerheten på väg 87 och väg 323 i Pålgård/Hammarstrand, Ragunda kommun Yttrande Inom ramen för högsta tillåtna hastighet åligger det föraren att med hänsyn till rådande förhållanden anpassa hastigheten till vad trafiksäkerheten kräver. En sådan anpassning på grund av exempelvis vägens utformning, utfarter, andra trafikanter på eller invid vägen ska ske oberoende av vilken hastighet som är den högsta tillåtna på platsen. Hastigheten får aldrig vara högre än att föraren behåller kontrollen över fordonet och kan stanna det på den del av den framförvarande vägen eller terrängen som han eller hon kan överblicka och framför varje hinder som går att förutse. Att säga att en väg är trafiksäker går inte – alla gator och vägar har en potentiell trafiksäkerhetsrisk, en olycka kan ske var som helst och när som helst på vårt vägnät. Det går därför inte heller att klassa eller mäta om en väg är trafiksäker som skolväg. Generellt kan man säga att barn under 12 år inte är mogna att själva vistas i trafiken utan vuxens sällskap. De sträckor som efterfrågas i remissen är korsningen väg 87/väg 323 samt sträckan från korsningen mot brandstationen utmed väg 323. Trafikverket är väghållare för båda vägarna. Trafikmängderna utmed väg 87 är ca 1550 – 1850 fordon per årsmedeldygn. Korsningen väg 87/väg 323 är byggd med trafikdelare i form av kantstensrefuger med vänstersvängsfält för svängande fordon mot Pålgård och Hammarstrand. Korsningen är belyst. Högsta tillåtna hastighet är 70 km/tim. I den södra refugen finns en gångpassage som leder vidare mot Hammarstrand via en gång- och cykelbana. Trafikmängderna utmed väg 323 mellan väg 87 och centrala Hammarstrand är ca 2500 fordon per årsmedeldygn. Högsta tillåtna hastighet är 50 km/tim. Från väg 87 finns en gång- och cykelbana som sträcker sig till Hammarstrand utmed väg 323. Belysning finns.

Ärende Thor-Leif Svärdby, Bygg- och miljöavdelningen, Ragunda kommun, har begärt Trafikverkets yttrande såsom väghållare för det statliga allmänna vägnätet, angående förslag till ändring av Ragunda kommuns skolskjutsreglemente. Med vänlig hälsning

Patrik Cederberg Trafikingenjör patrik.cederberg@trafikverket.se Direkt: 010-123 62 04 Trafikverket

Box 810 781 28 Borlänge Telefon: 0771-921 921 www.trafikverket.se

Från: Thor-Leif Svärdby [mailto:thor-leif.svardby@ragunda.se] Skickat: den 24 april 2018 13:26Till: Cederberg Patrik, PLmt <patrik.cederberg@trafikverket.se>Ämne: Yttrande över nytt skolskjutsreglemente/farliga vägar Hej! Har fått in ett förslag till ändring av skolskjutsreglemente(bifogar bilagan, farliga vägar) som jag önskar Er syn på en specifik punkt. Det gäller den nya korsningen i Pålgård/Hammarstrand som byggdes om. Det är en övergång med refug. Min undran är om ni anser att risken är bortbyggd i och med detta och att passagen samt sträckan till brandstationen är säker för skolbarn? Skickar till dig men du får gärna passa vidare om det inte är inom ditt område! Med vänlig hälsning /Thor-Leif ___________________________________________ THOR-LEIF SVÄRDBY Bygg- och miljöavdelningen, Ragunda kommun E-POST thor-leif.svardby@ragunda.se TELEFON 0696-68 21 63 MOBIL 070-276 76 04 BESÖKSADRESS Kommunhuset, Centralgatan 15 POSTADRESS Box 150 840 70 Hammarstrand WEBB www.ragunda.se VÄXEL 0696-68 20 00 FAX 0696-68 20 05 ___________________________________________

2018Ragunda kommun

Delårsrapport augusti

Kommunstyrelsens ordförande har ordet

Ragunda kommuns organisation

Förvaltningsberättelse

Resultaträkning

Balansräkning

Kassaflödesanalys – Driftsredovisning

Investeringar

Redovisningsprinciper – Ord och uttryck

Politik

Kommunledningsförvaltning

Barn- och Utbildningsförvaltningen

Samhällsbyggnadsförvaltningen

Ragunda Bostad

Stöd- och Omsorgsförvaltningen

Bygg- och miljönämnden

Överförmyndarnämnden

Förbund

Innehållsförteckning

345

111213

14-151617182125323336 3839

3

Framför Er har Ni ännu ett delårsbokslut med goda siffror som jag har förmånen att här få kommentera. Kommunens ekonomi fortsätter vara stark och efter de första åtta månaderna kan vi konstatera att vi utan problem ser ut att klara de ekonomiska målen med råge. Det känns tryggt inför framtiden då vi vet att stora utmaningar sannolikt väntar oss.

En stor och bidragande orsak till det resultat som prognostiseras är ökade skatteintäkter och statsbidrag. De följer dels av att vi under 2017 såg en befolkningsökning och dels av att regeringen tagit sitt ansvar och gett små kommuner som Ragunda extra stöd för att klara välfärdens utmaningar. Det som lurar vid horisonten gör att vi med stor sannolikhet kommer behöva det ekonomiska utrymme som kommunen under de senaste åren byggt ut. Vi vet att befolkningstalen vänt nedåt. Vi vet att investeringsbehoven i det allmänt ägda är stora. Vi vet framförallt att vi har stora utmaningar framför oss när det gäller rekrytering av ny personal för att fylla luckorna efter de som framöver kommer att gå i pension.

Lägger man till detta då att det i flera av de nationella budgetförslagen ligger stora minskningar av stödet till kommunerna från statens sida så blir inte de utmaningarna mindre. Låt oss hoppas att så inte blir fallet.

Jag vill än en gång ta mig möjligheten att avsluta denna text med ett stort tack till alla som dagligen arbetar i medborgarnas tjänst. Det är Ni som bygger kommunen starkare och är det främre ledets kämpar. Tack för allt ert goda arbete.

Jonas AnderssonKommunstyrelsens ordförande

har ordetKommunstyrelsens ordförande

4

Jämtlands GymnasiumSamordningsförbundet i Jämtlands länJämtlands Räddningsförbund

Samägda företag och förbund Regionförbundet i Jämtlands länFörenade småkommuners aktiebolag (FSF)Jämtland-Härjedalen TurismRagundadalen Världsarv AB

Ragunda kommuns organisation

Politisk organisation

Tjänstemannaorganisation

Förvaltningsberättelse

5

Kommunstyrelsen i Ragunda kommun får härmed avge redovisning för perioden januari – augusti 2018 samt prognos för helår 2018.

Delårsbokslut 31 augusti 2018

Ragunda kommun redovisar per den 31 augusti 2018 ett resultat på + 10,7 miljoner kronor.

Kommunens nettokostnader inklusive finansiella poster för perioden januari-augusti uppgår till 231,4 miljoner kronor, vilket utgör 65,8 procent av kommu-nens budgeterade nettokostnad för hela året. I förhållande till skatte- och statsbidragsintäkter uppgår nettokostnaderna för årets första åtta månader till 95,6 procent. I avstämningen mot balanskravet redovisas ett resultat på 10,7 miljoner kronor.

Resultatet under samma period föregående år uppgick till 10,2 miljoner kronor och nettokostnaderna in-klusive finansiella poster utgjorde då 94,5 procent av kommunens skatte- och statsbidragsintäkter för tiden januari-augusti.

Prognos 2018

Prognosen för hela året visar mot ett resultat på 10,0 miljoner kronor vilket är 2,7 miljoner kronor högre än det budgeterade resultatet om 7,3 miljoner kronor.

De största enskilda avvikelserna i prognosen, jämfört med budget, utgörs av:

Kommunledningsförvaltningen (- 1,6 mkr)Avvikelsen består främst av för högt budgeterade skogsintäkter.

Samhällsbyggnadsförvaltningen (- 3,6 mkr)Teknisk verksamhet förväntas gå med ett underskott på 1,2 miljoner kronor. Underskottet beror på högre personalkostnader, högre underhållskostnader samt högre kostnader för vinterväghållning och takskott-ning än budgeterat. Samhällsbyggnad och utveckling gör ett överskott om 0,3 miljoner kronor. Ragunda Bostad förväntas att uppvisa ett underskott om 2,7 miljoner kronor per 2018-12-31. Underskot-tet beror främst på det stora antalet vattenskador som uppstått under året.

Bygg- och Miljönämnden (+ 0,7 mkr)Bygg och Miljö gör en avvikelse om + 0,7 miljoner kronor. Avvikelsen beror främst på att kostnader för bostadsanpassningar varit mindre än budgeterat samt att bygglovsintäkterna ökar.

Stöd- och Omsorgsförvaltningen (- 1,2 mkr)IFO gör ett underskott om 5,0 miljoner kronor. Den negativa avvikelsen beror till stor del på placeringar av barn och ungdomar samt vuxna. Vård och omsorg samt integration gör en positiv av-vikelse om 1,7 respektive 2,2 miljoner kronor.

Barn- och Utbildningsförvaltningen (- 2,1 mkr)Förskolan visar ett underskott vid årsskiftet på 1,4 mkr. Det beror främst på att personalkostnaderna av-viker från budget.Grundskolans underskott på 0,8 mkr beror även detta i huvudsak på personalkostnaderna.

Förbunden (+ 3,7 mkr)Jämtlands Gymnasium (JGY) visar på överskott med 3,6 miljoner kronor gentemot budget 2018. Beräknat utfall per 2018-12-31 baseras på prognostiserad avräk-ning från JGY. Denna avräkning visar på minskade kostnader under 2018.

Skatteintäkter och generella statsbidrag (+ 4,1 mkr)Prognosen visar på ett överskott om 4,1 mkr för skat-teintäkter och generella statsbidrag. Detta beror på att befolkningen i budget 2018 uppskattades till 5 390 personer medan den slutliga befolkningsräkningen slutade på 5 464.

Finansiella poster (+ 1,3 mkr)Minskade lånekostnader då flera lån lagts om till längre ränta än förväntat då budget för 2018 upprät-tades.Ökningen av finansiella intäkter består av ej budgete-rad utdelning från Kommuninvest.

Investeringsbudget (- 23,1 mkr)Investeringsbudgeten för 20187 uppgår till 36,5 miljoner kronor. Utfallet per den 31 augusti uppgår till 4,1 miljoner kronor. I prognosen för helår bedöms totalt 13,4 miljoner kronor att förbrukas. Det innebär en avvikelse mot budget med – 23,1 miljoner kronor.

Variationer i delårsresultatet jämfört med

prognos 2016

Skillnaden i resultatet för helårsprognosen på 10,0 miljoner kronor och resultatet i delårsbokslutet 10,7 miljoner kronor är 0,7 miljoner kronor.

6

Mål - Finansiella Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

MÅL - KOMPETENS

Likviditeten skall motsvara minst 1månads personalkostnad vilket motsvarar ca 20 miljoner kronor.

MÅL - KOMMUNIKATION

Resultatet ska vara 2,0 % 2018 av skatteintäkter och generella stadsbidrag

MÅL - KVALITET

Soliditeten skall öka mot föregående år men alltid vara minst 15 %.

MÅL - KREATIVITET

Investeringarna får inte överstiga 70 % av årets avskrivningar för 2018.

MÅL - KULTUR

För att uppnå en långsiktig stabil ekonomi ska amortering ske enligt fastställd plan och enligt beslut om att skogsintäkterna ska användas för amortering.

God ekonomisk hushållning

I ”Lagen om god ekonomisk hushållning” framgår det att kommuner ska ange mål och riktlinjer för verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Kommunen har fem övergripande finansiella mål som är fastställda av Kommunfullmäktige 2015-11-03, § 158.

Mål: Likviditeten skall uppgå till minst 20 miljoner kronor.Likvida medel per 2018-12-31 uppgår till 73,2 miljoner kronor. Även prognosen för 2018 visar på måluppfyllelse.

Mål: Årets resultat ska uppgå till 7,2 miljoner kronor (2,0 % av skatteintäkter och generella statsbidrag) Resultatet per 2018-08-31 uppgår till 10,7 miljoner kronor och prognosen visar på ett resultat om 10,0 miljoner kronor.

Mål: Soliditeten skall vara högre än 18,7 % (soliditet 2017-12-31)Soliditeten per 2018-08-31 uppgår till 21,5 %. Vid samma tidpunkt föregående år uppgick soliditeten till 20,2 %. Målet att soliditeten skall öka mot föregående år samt att den skall vara minst 15 % uppfylls därmed. Prognosen för 2018 visar även på måluppfyllelse.

Mål: Årets investeringar ska uppgå till högst 70 % av kostnaderna för årets budgeterade avskrivningar = 12,1 miljoner kronorUtöver de ordinarie investeringarna finns beslut om utökade investeringar om 24,4 miljoner kronor. Den totala investeringsbudgeten för 2018 uppgår till 36,5 miljoner kronor. Totala investeringar per 2018-08-31 uppgår 4,1 miljoner kronor. Avskrivningarna per samma datum uppgår till 10,9 miljoner kronor och därmed är målet upp-fyllt. Enligt prognosen för 2018 uppgår investeringarna till 13,4 miljoner kronor och målet uppfylls därmed inte.

Mål: Amortering skall ske med 2 miljoner kronorAmortering sker löpande med 500 tkr/kvartal. Enligt prognosen kommer amortering att ske enligt plan, 2,0 miljoner kronor, och därmed uppfylls målet.

7

Balanskravsavstämning (mkr) Prognos 2018

Utfall 180831

Bokslut 2017

Bokslut 2016

= Årets Resultat enligt resultaträkning 10,0 10,7 6,6 11,8

- reducering av samtliga realisationsvinster _ _ _ _

+ justering för realisationsvinster enligt undantagsmöjlighet _ _ _ _

+ justering för realisationsförluster enligt undantagsmöjlighet

_ _ _ _

+ orealiserade förluster i värdepapper _ _ _ _

- justering för återförening av orealiserade förluster i värdepapper.

_ _ _ _

= Årets resultat efter balanskravsjusteringar 10,0 10,7 6,6 11,8

- reservering av medel till resultatutjämningsreserv _ _ _ _

+ användning av medel från resultatutjämningsreserv _ _ _ _

= Balanskravsresultat 10,0 10,7 6,6 11,8

I nedanstående beräkning har realisationsvinster och förluster som uppkommit i samband med försäljning av anläggningstillgångar medtagits i resultatet. Efter avstämning mot balanskravet per den 31 augusti re-dovisas ett resultat på 10,7 miljoner kronor. Det finns inget balanskravsunderskott från tidigare år att reglera. Prognosen för hela 2018 visar att det inte kommer att finnas något underskott att återställa.

Orsaken är främst att antalet arbetade timmar inte kommer att kunna fortsätta öka i samma takt som hittills.

Starka resultat i kommunsektornDe snabbt ökande intäkterna från skatter, statsbidrag och reavinster gör att det ekonomiska resultatet under några år varit starkt i kommunerna. Det sammantagna resultatet ligger på 3 procent som andel av skatter och statsbidrag för de senaste tio åren, även om skillna-derna mellan kommunerna är stora. Att kommunerna har haft många goda år kan även avläsas av att medel-skattesatsen ligger på samma nivå nu som den gjorde 2005. Samtidigt har skillnaderna mellan kommunerna ökat något. Några mellanstora kommuner, främst för-ortskommuner, har sänkt skatten medan flera, mindre kommuner har höjt den.

Orosmoln i kommunernas ekonomiTrots de starka ekonomiska resultaten har det finan-siella sparandet i kommunerna varit negativt. Det innebär att kommunerna har förbrukat mer pengar än de har fått in, på grund av den höga

Omvärldsbevakning

Stark konjunktur både i världen och i Sverige. Konjunkturen i Sverige är mycket stark. BNP i värl-den beräknas öka med kraftiga 3,9 procent i år och nästan lika mycket nästa år. Även i EU är till väx ten starkare än den varit hittills under återhämtningsfasen efter den senaste finanskrisen.

Läget i världen är samtidigt osäkert och utvecklingen kan ta olika riktningar. Brexit kan komma att på-verka den ekonomiska utvecklingen, liksom USA:s handelspolitik. Konflikthärdar i Mellanöstern, Asien och Afrika påverkar den geopolitiska och ekonomiska situationen i världen.

Sverige har haft många år med stark ekonomisk tillväxt och ligger före EU i konjunkturcykeln. Här är högkonjunkturen påtaglig, och arbetskraftsbristen stor, främst inom offentlig sektor. Bristen på arbets-kraft är en starkt begränsande faktor för fortsatt stark tillväxt. Vi räknar med att skatteintäkterna i kommu-ner, landsting och regioner kommer att öka betydligt långsammare de kommande åren än de har gjort under de gångna åren.

Balanskrav

Det lagstadgade balanskravet är en miniminivå som innebär att intäkterna ska överstiga kostnaderna. Det vill säga resultatet skall vara minst noll. Vid beräkningen av resultat ska vissa poster särbe-handlas. Undantag kan dock göras om det står i över-enskommelse med god ekonomisk hushållning.

8

investeringstakten, som år 2020 beräknas vara dubbelt så hög som den var 2008. Det har också lett till att kommunernas lån har ökat med 26 procent sedan 2012.

Asyl- och flyktingmottagandet har också påverkan på kommunernas ekonomi och verksamheter. Många kommuner med ett stort mottagande har tillfälligt stärkt ekonomin, som en följd av att den statliga ersättningen överstigit de kostnader de haft hittills medan andra kommuner inte har fått full kostnads-täckning för sitt mottagande.

Gemensamt för alla kommuner är den osäkerhet som effekterna av flyktinginvandringen har på de kom-mande årens ekonomiska utveckling.

Ytterligare en osäkerhet är vad som händer inom LSS-området. Även här har konsekvenserna varit olika mellan kommunerna. Till följd av Högsta Förvalt-ningsdomstolens och Försäkringskassans bedömningar har många kommuner fått betydande kostnadsök-ningar för personlig assistans när kommunen fått ta kostnader som tidigare staten har tagit. Lagstiftningen är otydlig och öppnar för olika tolkningar. Det kommer att dröja tills tidigast 2020 innan effekterna av den pågående LSS-utredningen kan få genomslag.

Framtidens välfärdsutmaningarVälfärden har stora investerings- och rekryterings-behov. De stora kullarna under 1940-talet gör att andelen äldre i befolkningen nu ökar. Genom höga födelsetal och invandring ökar dessutom andelen barn och unga. Infrastrukturen byggdes till stor del under 1960–1980-talen och står nu inför betydande restaurerings- och nybyggnationsbehov.1990-talets ekonomiska kriser innebar låga skat-teintäkter till kommuner och landsting, samtidigt som behoven ökade. Utrymmet för investeringar och underhåll minimerades och har därefter inte kommit upp till nödvändig nivå förrän på 2010-talet, efter finanskrisen. I kombination med ett stort motta-gande av asylsökande, framförallt under 2015, bidrar detta till att de demografiskt betingade behoven och investerings-behoven nu och under några år framöver kommer att vara mycket höga. Investeringarna i kommuner, landsting och regioner har ökat och kommer att ta ett allt större utrymme av resurserna. Behovet av att bygga förskolor, skolor, sjukhus och va-system är mot den här bakgrundenstort, liksom att öka effektiviteten i nyttjandet av

redan befintliga lokaler, exempelvis genom ny teknik. Bland annat behöver kommunerna bygga en bra bit över 1000 skolor och förskolor fram till 2021. Det är en ökning av det totala beståndet med mer än 10 procent. I och med konkurrensen om arbetskraft drar byggprocesserna allt längre ut på tiden och kostna-derna har ökat.

Stora rekryteringsbehovDet höga demografiska trycket kommer främst från att antalet barn, unga och äldre ökar snabbt, sam-tidigt som andelen i arbetsför ålder ökar betydligt långsammare. Det sker samtidigt som en stor grupp läkare, sjuksköterskor och annan vårdpersonal nyligen har gått i pension. Detta bidrar till hög belastning i sjukvården, som en större andel unga nyanställda ska hantera. Inom kommunerna syns det främst när det gäller bristen på pedagogisk personal, samhällsbygg-nad-tekniskpersonal och socialsekreterare. På längre sikt bidrar invandringen positivt till sysselsättningen och utan invandring skulle arbetskraften minska de kommande åren.

Totalt sett kommer rekryteringsbehoven att öka. Skulle kostnaderna och antalet anställda fortsätta öka i samma takt som nu, det vill säga snabbare än de demografiska behoven, skulle hela nettoökningen av arbetskraften fram till 2025 behöva gå till kom-munsektorns verksamheter. Det är inte ett realistiskt scenario, varför vi har ändrat våra beräkningar jämfört med tidigare ekonomirapporter och räknar nu med att resurserna ökar i takt med demografin.

Det betyder att kostnader och antalet anställda beräknas öka i samma takt som behoven av välfärd. En effekt av den beräkningen är exempelvis oförändrad personaltäthet. Tidigare har kostnaderna och därmed sysselsättningen inom välfärden årligen ökat 0,5–1 procent snabbare än demografin, så en ökning i takt med demografin är ett trendbrott mot tidigare utvecklingstakt.

Framtidens uppdrag: att klara kompetensförsörj-ningen och välfärdens kvalitetDen första utmaningen i välfärden de kommande åren är att kunna rekrytera personal och den andrautmaningen är finansieringen. Tidigare har SKL:s beräkningar baserats på att resur-serna till välfärdsverksamheterna kommer att öka i samma takt som hittills. Den bedömning de nu gör är att det inte kommer att vara möjligt med tanke på

framtida kompetensförsörjningssituation. Deras beräkningar utgår därför från att resurserna ökar i takt med den demografiska utvecklingen.

Även ett oförändrat välfärdsåtagande ställer stora krav på kommuner, landsting och regioner. Det innebär att antalet sysselsatta behöver öka kraftigt kommande år. Fram till 2025 behöver antalet sys-selsatta öka med 124 000 personer för att bibehålla dagens verksamhetsnivå. Den totala nettoökningen av sysselsättningen fram till 2025 beräknas vara cirka 207 000, varför kommuner, landsting och regioner skulle behöva rekrytera 60 procent av den ökade nettosysselsättningen. Skulle sysselsättningen fortsätta öka i samma takt som hittills skulle hela den tillkommande sysselsättnings-ökningen behöva ske i kommunsektorn. Det är inte realistiskt. Istället behöver produktiviteten i offentlig sektor, liksom i privat sektor, öka för att vi ska klara framtidenskompetensförsörjning.

Finansieringen är också en utmaning. För att klara ett resultat på 1 procent som andel av skatter och statsbidrag samt bibehållet välfärdsåtagande måste kommuner, landsting och regioner tillföras en ökning av statsbidragen med 37miljarder kronor fram till och med 2021. För att klara det nya sparmålet på 1/3 procent av BNP fram till 2021, med detta tillskott till kommunsektorn, skulle staten behöva budgetförstärk-ningar på cirka 20 miljarder 2021. Utan en ökning av de generella statsbidragen och med ett oförändrat välfärdsåtagande, skulle kommunsektorns resultat bliminus 27 miljarder, med oför ändrade skattesatser efter 2019. Då ingår en skattehöjning 2019 med 20 öre, motsvarande 5 miljarder 2021.

Inför de utmaningar vi har framför oss kommer det att krävas att kommuner, regioner och landsting bedriver verksamheten på ett helt annat sätt än i dag. Utvecklingen pågår redan i sektorn, men det kommer att krävas mer utveckling och förändring kommande år då förväntningarna på välfärden fortsätter att öka.

För att lyckas med de omställningar som måste göras krävs:• Bättre utnyttjande av teknikens möjligheter.Många tjänster inom välfärdsverksamheterna och pro-cesser inom de flesta yrken, kan göras bättre och mer kostnadseffektivt genom att använda digitaliseringens möjligheter.

• Ökad samverkan.Samverkan måste öka mellan kommuner och mellan landsting och regioner. Det finns många uppgifter som kan utföras i samarbete för att hålla ned kostnaderna och höja kvaliteten i välfärdstjänsterna. Den möjligheten kommer att kunna realiseras bättre med den nya lag om samverkan, som trädde i kraft i juli 2018.

• Statlig styrning utifrån lokala behov.De senaste åren har inneburit en kraftig ökning av de riktade, detaljreglerande statsbidragen, medan de generella har minskat som andel av de totala statsbidragen. Det har medfört ökad ineffektivitet och har gjort det svårare att styra, utveckla och förändra verksamheterna. Den statliga styrningen behöver i betydligt högre grad utgå från de lokala behoven för att nå önskad effekt. SKL föreslår att statsbidragen till skolan blir mer utvecklingsinriktade och att statsbidragen till sjukvården blir mer långsiktiga och strategiska.

• Rekryteringsstrategier för välfärdsjobben.Kommuner, landsting och regioner arbetar redan idag med olika rekryteringsstrategier för att möta de demografiska utmaningarna, minska rekryteringsbe-hovet och öka arbetsgivarnas attraktionskraft. Arbetet medstrategierna – exempelvis att förlänga och vidareutveckla arbetslivet, se heltidsarbete som norm och att använda kompetens på ett smart sätt – kommer att fortsätta bidra till att utveckla välfärden.

Källa: SKL Ekonomirapporten maj 2018

Mål och målstyrning

Kommunfullmäktige beslutade 2012-01-20 att anta en ekonomistyrningspolicy där styrmodell för mål-styrning redovisas. Utöver de finansiella målen finns verksamhetsmål för varje förvaltning och nämnd, måluppfyllelsen gällande dessa redovisas separat under varje förvaltning och nämnd.

Organisation och samverkan

Sommaren 2005 bildade Ragunda kommun tillsammans med Bräcke, Krokom och Östersunds kommuner Jämtlands Gymnasieförbund. Kommunernas huvudsakliga syfte med bildandet av Jämtlands Gymnasieförbund är att aktivt verka för en hög utbildningsnivå i regionen. Målet är att kunna erbjuda en modern gymnasieskola av hög kvalitet och produktivitet. Ragunda gymnasieskola flyttades över till förbundet den 1 juli 2005.

9

Vi har just nu både negativt födelse- och flyttnetto. Hittills i år har det fötts 36 barn och 45 personer har avlidit. Det ger ett födelsenetto på -9 personer. 175 personer har flyttat in till kommunen och 233 personer har flyttat ut. Det ger ett flyttnetto på -58 personer.

Framtiden

I kommunens ekonomistyrningspolicy finns en plan för att uppnå resultatet 2,0 % av skatteintäkter och statsbidrag år 2018. Detta vilket motsvarar 7,2 miljoner kronor.

Prognosen visar ett resultat på 10,0 miljoner kronor. Jämfört med budget är det en positiv avvikelse på 2,7 miljoner kronor.

I budget för 2018 beräknades skatteintäkter och statsbidrag på 5 390 personer i befolkning medan den slutliga befolkningsräkningen slutade på 5 464, vilket i intäkter gör ett prognostiserat plus på helår med 4,1 miljoner kronor. Även om det ser bra ut nu är det viktigt att budgetavvikelser i god tid rapporteras, så att åtgärder kan vidtas.

Vad vi kan se under kommande år är att intäkterna inte ökar i samma takt som kostnaderna. Det innebär att man i större omfattning måste planera för och lägga förslag på större strukturella förändringar som ger stora kostnadsminskningar på sikt annars är risken stor att skatte-och statsbidragsintäkterna inte täcker kostnaderna för kommande års verksamheter.

Pensioner och förändring av pensionsskuld

Pensionsåtagandet i Ragunda Kommun redovisas från och med 1998 enligt den så kallade blandmodellen dels som en avsättning på balansräkningen och dels som en ansvarsförbindelse. Det åtagande som redovisas som en ansvarsförbin-delse uppgår 2018-08-31 till 171,8 miljoner kronor inklusive löneskatt och prognostiseras per 2018-12-31 uppgå till 170,3 miljoner kronor inkl. löneskatt. Avsättningen i balansräkningen per 2018-08-31 uppgår till 5,3 miljoner kronor och beräknas per 2018-12-31 vara 5,2 miljoner kronor.

Sedan 2004 har kommunen försäkrat den kommunala ålderspensionen, ökningen av kommunens pensionsskuld.

10

I kommunens redovisning ingår kostnader för delägande i Jämtlands Gymnasieförbund.

Från och med 2012 ingår också räddningstjänsten för Ragunda Kommun i Jämtlands Räddningstjänstförbund.

Kommunen deltar i en gemensam nämnd mellan Region Jämtland Härjedalen och länets samtliga kommuner avseende samordnad upphandling, lager-hållning och distribution av sjukvårdsprodukter.Ragunda Energi AB är till 100 % ägt av Ragunda kommun. Bolaget ska bedriva produktion, distribution och försäljning av fjärrvärme samt därmed förenlig verksamhet.

Arbetsmarknad och sysselsättning

Arbetsförmedlingens statistik avseende arbetsmark-nadsläget i Jämtland augusti 2018, visar att den totala arbetslösheten uppgick till 6,1 procent (3 820 perso-ner) av den registerbaserade arbetskraften 16-64 år. Det är en minskning med 0,6 procentenheter jämfört med samma tid 2017. I riket var motsvarande siffra 6,9 procent. Ungdomsarbetslösheten (18-24 år) i länet har också minskat, från 10,2 procent i augusti 2017 till 8,9 procent i augusti 2018. Motsvarande siffra i riket var 8,9 procent.Den totala arbetslösheten i Ragunda uppgick i augusti 2018 till 8,2 procent (öppet arbetslösa: 3,5 procent, arbetssökande som deltar i program med aktivitetsstöd 4,7 procent). Under samma period 2017 uppgick den totala arbets-lösheten till 10,0 procent. I gruppen 18-24 år uppgick arbetslösheten till 12,6 procent (öppet arbetslösa: 4,3 procent, arbetssökande i program med aktivitetsstöd 8,3 procent). Detta är en minskning med 2,5 procentenheter jämfört med augusti 2017.För gruppen utlandsfödda uppgick den totala arbets-lösheten i Ragunda till 35,3 procent (öppet arbetslösa: 13,3 procent, arbetssökande i program med aktivitets-stöd: 22,0 procent). Det är en minskning med 11,2 procentenheter jämfört med samma tid ifjol.

Befolkning

Den 31/8 har Ragunda kommun 5 371 invånare. Kommunens befolkning har minskat med 67 personer från årsskiftet. Befolkningsutvecklingen ser sämre ut än kalkylerat. I budget för 2018 har vi räknat med 5 390 personer.

Likviditet

Kassalikviditeten, som anger kommunens betalnings-förmåga på kort sikt, uppgår den 31 augusti 2018 till 168 %. En tumregel är att kassalikviditeten skall ligga på minst 100 %. Detta innebär att kommunen har förmåga att betala de kortfristiga skulderna.

Likvida medel per 2018-08-31 uppgår till 73,2 miljoner kronor.

Ingen större förändring av likvida medel eller kassalikviditet förväntas per 2018-08-31.

En god likviditet innebär bland annat att kommunen kan finansiera beslutade investeringar utan att göra nya upplåningar. Det innebär också möjligheter att amortera ner låneskulden för att minska kommunens räntekostnader eller att avsätta medel för kommande pensionsutbetalningar.

Soliditet

Soliditeten anger kommunens betalningsförmåga på lång sikt. Ju högre soliditet desto starkare långsiktig finansiell handlingsberedskap har kommunen. De faktorer som påverkar soliditeten är resultatutveck-lingen och tillgångarnas förändring.

Soliditeten uppgår den 31 augusti 2018 till 21,5 %. Sen årets början har soliditeten förbättrats med 2,8 %.

Resultaträkning (mkr) DELÅR2018-08-31

BUDGET 2018

PROGNOS2018

AVV BOKSLUT2017

DELÅR2017-08-31

Verksamhetens intäkter 75,9 111,6 116,2 4,6 132,4 89,0

Verksamhetens kostnader -296,2 -444,1 -452,2 -8,1 -462,3 -303,3

Avskrivningar -10,9 -17,3 -16,5 0,8 -16,0 -10,6

VERKSAMHETENS NETTOKOSTNADER

-231,2 -349,8 -352,5 -2,7 -345,9 -224,9

Skatteintäkter 156,9 238,8 234,7 -4,1 233,5 156,2

Generella statsbidrag 85,2 120,1 128,3 8,2 120,8 80,2

Finansiella intäkter 0,9 0,0 0,9 0,9 0,4 0,4

Finansiella kostnader -1,1 -1,8 -1,4 0,4 -2,2 -1,7

RESULTAT FÖRE EXTRAORD. POSTER

10,7 7,3 10,0 2,7 6,6 10,2

Extraordinära intäkter 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0,0

Extraordinära kostnader 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0,0

ÅRETS RESULTAT 10,7 7,3 10,0 2,7 6,6 10,2

11

RESULTATRÄKNING

Finansiering

Kommunens finansiering består främst av skatter och statsbidrag samt finansiella poster. I prognosen för skatter och statsbidrag redovisas en avvikelse på totalt + 4,1 miljoner kronor.

De finansiella posterna beräknas bli ca 1,3 miljoner kronor lägre på helår än budgeterat vilket främst beror på ej budgeterade finansiella ränteintäkter samt mins-kade räntekostnader.

Lån och räntor

Kommunens låneskuld uppgår den 31 augusti till 269,4 miljoner kronor. Enligt beslut i KF 2014-04-14 ska kommunen amortera lån med 2 miljoner kronor/år, vilket sker löpande varje kvartal.

Kostnaden för räntor har per den 31 augusti 2018 uppgått till 0,9 miljoner kronor. För hela året prognostiseras räntekostnaderna hamna på 1,2 miljoner kronor.

Eget kapital

Det egna kapitalet förändras med årets resultat. Per den 31 augusti 2018 uppgår det egna kapitalet till 92,1 miljoner kronor vilket är en ökning med 10,7 miljoner kronor sen årets början. Prognosen för hela året är att det egna kapitalet kommer att öka med 10,0 miljoner kronor från årets början.

12

Balansräkning (mkr) BOKSLUT 2017

DELÅR 2017-08-31

DELÅR2018-08-31

TILLGÅNGAR

Anläggningstillgångar

Materiella anläggningstillgångar

Mark, byggnader och tekn anläggningar 333,0 336,5 327,5

Maskiner och inventarier 9,0 6,5 7,7

Finansiella anläggningstillgångar 4,3 4,4 4,4

Summa anläggningstillgångar 346,3 347,4 339,6

Omsättningstillgångar

Förråd 0,3 0,3 0,3

Fordringar 24,4 16,0 14,6

Kassa och bank 65,4 57,2 73,2

Summa omsättningstillgångar 90,1 73,5 88,1

SUMMA TILLGÅNGAR 436,4 420,9 427,7

EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER

Eget kapital 74,8 74,8 81,4

Årets resultat 6,6 10,2 10,7

Summa eget kapital 81,4 85,0 92,1

Avsättningar

Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser 6,3 6,3 6,4

Avsättning deponier 7,4 7,4 7,4

Summa avsättningar 13,7 13,7 13,8

Skulder

Långfristiga skulder 270,8 269,4 269,3

Kortfristiga skulder 70,5 52,8 52,5

Summa skulder 341,3 322,2 321,8

SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 436,4 420,9 427,7

Panter och ansvarsförbindelser

Ansvarsförbindelser 7,9 8,9 7,9

Pensionsskuld 171,7 173,2 171,8

BALANSRÄKNING

Foto: Joakim Färdig

13

KASSAFLÖDESANALYS (mkr) BOKSLUT 2017

DELÅR 2017-08-31

DELÅR 2018-08-31

DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN

Årets resultat 6,6 10,2 10,7

Justering ej likviditetspåverkande poster 16,2 10,8 10,9

Medel från verksamheten före förändring rörelsekapital 22,8 21,0 21,6

Förändring kortfristiga fordringar 6,5 14,9 9,8

Förrändring lager 0,0 0,0 0,0

Förändring kortfristiga skulder -13,8 -31,6 -18,0

Kassaflöde från den löpande verksamheten 15,5 4,3 13,4

INVESTERINGSVERKSAMHET

Investering i materiella anläggningstillgångar -15,6 -13,5 -4,1

Försäljning av materiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0

Investering i finansiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0

Försäljning av finansiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0

Kassaflöde från investeringsverksamheten -15,6 -13,5 -4,1

FINANSIERINGSVERKSAMHET

Amortering av långfristiga skulder -2,0 -1,0 -1,5

Nyupptagna lån 0,0 0,0 0,0

Ökning/minskning långfristiga fordringar 0,1 0,0 0,0

Kassaflöde från finansieringsverksamheten -1,9 -1,0 -1,5

Årets kassaflöde -1,9 -10,1 7,8

Likvida medel vid årets början 67,3 67,3 65,4

Likvida medel vid periodens/årets slut 65,4 57,2 73,2

Specifikation av ej likviditetspåverkande poster

Justering för avskrivningar 16 10,6 10,9

Justering avsättningar 0,2 0,2 -0,1

Justering övriga poster 0 0,0 0,0

KASSAFLÖDESANALYS

NÄMND/STYRELSE BOKSLUT2017

DELÅR2017-08-31

DELÅR 2018-08-31

BUDGET2018

PROGNOS2018

AVVIKELSE2018

Kommunstyrelse 314,5 203,9 211,3 316,0 320,7 -4,7

Överförmyndarnämnd 0,9 0,8 0,6 1,0 0,8 0,2

Bygg- och miljönämnd 5,7 3,6 2,6 5,5 4,8 0,7

Summa 321,1 208,3 214,5 322,5 326,3 -3,8

Utbetalda pensioner 8,5 5,9 5,8 10,0 9,6 0,4

Avskrivningar 16,0 10,6 10,9 17,3 16,5 0,8

Riskkostnader 0,3 0,1 0,0 0,0 0,1 -0,1

Summa överföring till resultaträkning

345,9 224,9 231,2 349,8 352,5 -2,7

DRIFTREDOVISNING 2018 (mkr)

INVESTERINGAR

Proj (Belopp i Tkr) BUDGET 2018

REDOVISAT2018-08-31

AVVIKELSE PROGNOS2018

DIFF

TEKNISKA

1309 GENOMFART HMD KF§30 KRING 1 000,0 15,0 985,0 650,0 350,0

1310 TILLGÄNGLIGHETSÅTGÄRDER KF§30

1 000,0 0,0 1 000,0 0,0 1 000,0

1311 PARKERING KOMMUNHUSET §35 1 100,0 0,0 1 100,0 1 100,0 0,0

1312 TAKLYFTER NYVIKSVÄGEN 75,0 23,6 51,4 23,6 51,4

1313 BYTE VENTILATIONSAGGREGAT 2 200,0 49,2 2 150,8 2 200,0 0,0

1314 FÖRSKOLA FIBERPENNAN 0,0 695,9 -695,9 950,0 -950,0

1315 FÖRSKOLA STUGUN 700,0 282,7 417,3 700,0 0,0

1316 NYVIKSVÄGEN INOMHUSKLIMAT 200,0 80,9 119,1 200,0 0,0

1318 INVENTARIER NORNAN 100,0 55,3 44,7 100,0 0,0

1319 INVENTARIER FRÅN JGY 200,0 0,0 200,0 160,0 40,0

1322 TAKBYTE KULLSTASKOLAN 2 500,0 12,8 2 487,2 2 500,0 0,0

1329 STÄD- OCH TVÄTTMASKINER 70,0 0,0 70,0 60,0 10,0

1350 ÅTGÄRDER VID AMBULANSEN 850,0 0,0 850,0 850,0 0,0

1391 FASTIGHETSPLANER 0,0 135,4 -135,4 300,0 -300,0

SUMMA FÖRVALTNINGSFASTIGHETER

9 995,0 1 350,8 8 644,2 9 793,6 201,4

SUMMA INDUSTRI- OCH AFFÄRSLOKALER

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

1334 ORDINARIE INVESTERINGSBUDGET VA KF§30

3 850,0 0,0 3850,0 0,0 3 850,0

1336 LEDNINGSÅTGÄRDER GENERELLT 0,0 454,2 -454,2 770,0 -770,0

1337 VATTENSKYDDSOMRÅDE 0,0 42,6 -42,6 85,0 -85,0

1352 AUTOMATISERING DRIFT VA 0,0 154,5 -154,5 475,0 -475,0

1354 GENOMFART HAMMARSTRAND VA 3 500,0 222,4 3 277,6 260,0 3 240,0

SUMMA VA RENHÅLLNING 7 350,0 873,7 6 476,3 1 590,0 5 760,0

SUMMA TEKNISKA TOTALT 17 345,0 2 224,5 15 120,5 11 383,6 5 961,4

14

Proj. (Belopp i Tkr) BUDGET 2018

REDOVISAT2018-08-31

AVVIKELSE PROGNOS2018

DIFF

1359 OPPÅSEN FORSV 29B 500,0 328,9 171,1 500,0 0,0

1341 ENERGISPARÅTGÄRDER STUGUN O HMD

200,0 365,2 -165,2 600,0 -400,0

SUMMA RAGUNDA HYRESHUS TOTALT

700,0 694,1 5,9 1 100,0 -400,0

1100 BRAND 0,0 46,2 -46,2 0,0

1102 ADB 0,0 10,8 -10,8 0,0

1107 STADSNÄT STUGUN 0,0 8,0 -8,0 0,0

1110 BREDBAND KF§6 2016 15 000,0 0,0 15 000,0 15 000,0

1112 BISPGÅRDENS TÄTORT 0,0 11,8 -11,8 0,0

1113 HAMMARSTRAND 0,0 456,0 -456,0 0,0

1118 BACKBONE STUGUN 0,0 5,5 -5,5 0,0

1121 RAGUNDA ÖSTRA 0,0 3,2 -3,2 0,0

1122 STUGUNS YTTEROMRÅDEN 0,0 512,9 -512,9 0,0

1179 UTVECKLING AV HEMSIDOR 200,0 0,0 200,0 200,0

1180 SPÅR OCH LEDER 100,0 0,0 100,0 100,0 0,0

1189 INKÖP DATORER 300,0 10,4 289,6 300,0

1190 ÖVRIGA INVESTERINGAR KF§30 1 320,0 0,0 1 320,0 820,0 500,0

1191 ENERGIBESP. ÅTGÄRDER KF§30 600,0 0,0 600,0 0,0 600,0

1509 PROGRAM ADRESSHANTERING 70,0 35,4 34,6 70,0

1605 DISKMASKIN KÖK NIPÄNGEN 250,0 0,0 250,0 250,0

1609 INVENTARIER KÖK 265,0 95,1 169,9 265,0

1615 INVEST HEMVÅRD ÖVERGRIPANDE 300,0 22,2 277,8 300,0

SUMMA ÖVRIGT TOTALT 18 405,0 1 217,5 17 187,5 920,0 17 485,0

KOMMUNEN TOTALT 36 450,0 4 136,1 32 313,9 13 403,6 23 046,4

15

INVESTERINGAR

Hur vi redovisar

Ord och uttryck Outtagna semesterdagar, ferielön och okompenserad övertid har redovisats som kortfristig skuld.

Personalomkostnadspålägget uppgår till 38,33 % för år 2017

Materiella anläggningstillgångar har i balansräkningen upptagits till anskaffningsvärde minus eventuellainvesteringsbidrag och efter avdrag för avskrivningar.

Statsbidrag hänförda till redovisningsåret har tillgodogjorts årets redovisning.

Avsättning för pensioner Pensioner intjänade fr.o.m. 1998 redovisas som en avsättning i balansräkningen. Pensioner intjänade före 1998 redovisas som en ansvarsförbindelse.

Avgiftsbestämda del av pensionsskulden har bokförts som kortfristig skuld. Beräkning har skett enligt RIPS 17.

Anläggningstillgångar Fast och lös egendom avsedda att stadigvarande innehas samt värdepapper, långfristiga fordringar.

Leasing Samtliga leasingavtal utom ett (1) har klassifice-rats som s.k. operationella leasingavtal. Periodens leasingkostnader redovisas som rörelsekostnad i resultaträkningen.

Hyresavtalet gällande nya förskolan i Hammarstrand, med arbetsnamn Fiberpennan, har klassificerats som ett finansiellt leasingavtal. Objektet redovisas som en anlägg-ningstillgång och förpliktelsen att betala leasingavgifter redovisas som en skuld i balansräkningen. Nuvärdet har beräknats till minimileasingavgifterna och restvärde vid avtaltidens utgång. Avtalet löper under tre (3) år.

VA-redovisning För VA-verksamheten upprättas en separat redovisning vid årsbokslutet som kan hämtas på kommunen.

Lånekostnader Räntor belastar den period de hänförs till.

Avskrivningar Avskrivning av materiella anläggningstill-gångar görs med linjär avskrivning under den beräknade nyttjandeperioden. På tillgångar i form av mark, konst och pågående arbeten görs inga avskrivningar.Avskrivningstider som normalt tillämpas i kommunen är 3, 5, 10, 20, 33, 50 år.

Byggnader och mark- Mark Obegränsad- Verksamhetsfastigheter 20 – 50 år- Fastigheter för affärsverksamhet 20 – 33 år- Publika fastigheter 20 – 33 år- Fastigheter annan verksamhet 20 – 33 år- Bostäder 50 år

Maskiner och inventarier- Datorer 3 - 5 år- Maskiner 10 år- Övriga inventarier 5 - 10 år

LikviditetKommunens betalningsförmåga på kort sikt.

SoliditetSoliditeten visar kommunens ekonomiska styrka på lång sikt och anges i form av hur stor andel av kommunens totala resurser som utgörs av eget kapital.

ResultaträkningResultaträkningen redovisar kommunens samtliga intäk-ter och kostnader under räkenskapsåret.

AvskrivningarPlanmässig värdenedsättning av anläggningstillgångar.

NettokostnaderDriftkostnader efter avdrag för driftbidrag, avgifter och ersättningar. Finansieras med skattemedel.

BalansräkningBalansräkningen visar värdet av samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång (balansdagen).

OmsättningstillgångarTillgångar avsedda att omsättas inom ett (1) år t.ex. likvida medel, kortfristiga fordringar och förråd.

Eget kapitalEget kapital visar skillnaden mellan tillgångar och skul-der. Avser den del av kommunens tillgångar som inte är lånefinansierade.

Avsättningar Skulder eller åtaganden där det exakta beloppet inte är känt.

Långfristiga skulderSkulder med en löptid överstigande ett (1) år.

Kortfristiga skulderAvser skulder som förfaller till betalning inom ett (1) år t.ex. leverantörskulder, moms, lån som skall betalas under det närmaste året.

KassaflödesanalysI kassaflödesanalysen redovisas kommunens in- och utbetalningar under räkenskapsåret.

DriftredovisningOmfattar kostnader och intäkter för den löpande verk-samheten under året. Ett sammandrag av verksamheter-nas kostnader och intäkter förs till resultaträkningen.

InvesteringsredovisningInvesteringsredovisningen visar hur kommunens inves-teringar fördelar sig på olika verksamhetsområden under året. Investeringarna förs in i kassaflödesanalysen.

Komponentavskrivning har gorts för investeringar över 2 mkr. 6 komponenter används.-1 Stomme inkl grund, innerväggar 50 år-2 Tak, fasad, fönster och dörrar 30 år-3 Värme, sanitet, el och hissar 30 år-4 Ytskick, golv, ventilation 30 år-5 Våtutrymmen 20 år-6 Övrigt 20 år

16

Leverantörsfakturor Har i huvudsak skuldbokförts och belastat periodens redovisning.

Utställda fakturor Har i huvudsak fordringsförts och tillgodogjorts periodens redovisning

KostnadsräntorUpplupna räntor har redovisats som kortfristig skuld.

17

PolitikKS Ordförande: Jonas Andersson

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

Ekonomiskt utfall

Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018Utfallet beror till största delen på lägre kostnader än budgeterat för ersättning till förtroendevalda. Detta beror dels på färre ledamöter närvarande vid ett antal sammanträden men också på att en högre andel än vad som är budgeterat inte har sökt om förlorad arbetsförtjänst. Detta har till största sannolikhet att göra med att en relativt stor andel av våra förtroendevalda är pensionärer.

Budgeten kommer troligen att hållas, men resultatet lär nog hamna närmare budget än hur läget ser ut vid delåret. Detta främst genom att utbildnings- och materialkostnader för nyvalda fullmäktigeledamöter inte ligger budgeterat under detta år, men sannolikt kommer sådana insatser och inköp att ske under årets sista månader.

Årets händelserUnder åren har ett antal extra sammanträden i olika organ behövt hållas vilket ökat kostnaderna något. Två extra KS-sammanträden har redan skett och ett fullmäktige mer än vanligt är inplanerat under hösten till följd av valet.

Framtid Framtiden är svår att bedöma då det inte finns någon tydlig majoritet inför nästkommande år och eventuella organisationsförändringar därför är svåra att bedöma. Vad som dock är klart är att det sker en minskning av fullmäktigeledamöterna samt en arvodesökning för de fasta arvodena vilka kommer att påverka kostnaderna för politiken.

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

Politik 3 198,7 1 973,9 1 981,7 3 568,6 3 417,7 150,9

SUMMA 3 198,7 1 973,9 1 981,7 3 568,6 3 417,7 150,9

Skogsbränder härjade i Ragunda kommun under sommaren 2018. Foto: Roger Strandberg.

KommunledningsförvaltningAnsvarig nämnd: KommunstyrelsenAnsvarig tjänsteman: Håkan Littzell

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

Verksamheten för Administration/Kansli, Säkerhet/IT/Kundcenter

22 074,6 13 703,1 11 417,4 20 668,4 20 125,6 542,8

Skogsdrift -1 002,5 -803,3 -1 151,0 -4 000,0 -1 601,8 -2 398,2

Trafik 855,2 581,5 514,5 1 000,0 787,3 212,7

SUMMA 21 927,3 13 482,3 10 780,9 17 668,4 19 311,1 -1 642,7

18

Mål - KommunledningsförvaltningenBeslutade i KF 20151103 §158

Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

MÅL - KOMPETENSGenomföra chefsträffar för förbättrad ledning och styrning i kommunen. Detta ska innehålla ekonomi, personal, IT-utveckling, service, bemötande, attityder och organisationsutveckling.

MÅL - KOMMUNIKATIONEn medarbetarundersökning genomförs för att mäta och analysera hur personalen mår och upplever sin arbetsmiljö mm. Detta mäts genom en enkät vart tredje år där målet är att antalet nöjda medarbetare skall öka från mätning till mätning.

MÅL - KVALITETKommunens övergripande mål och årets politiska prioriteringar ska genomföras och följas upp under året, detta sker genom att bevakningslistor följs upp och genom att ledningsgrupp blir informerad om prioriterade ärenden av kommunchef.

MÅL - KREATIVITETDelta vid minst 2 olika sammankomster i länet för att öka insynen för hur andra jobbar och utbyta erfarenheter.

MÅL - KULTUREn kulturell aktivitet för alla kommunanställda ska samordnas och genomföras.

19

är en positiv avvikelse mot fastställd budget med ca 38 tkr. Inga större enskilda avvikelser har uppkommit under årets första 8 månader.Prognosen för 2018 visar på ett utfall om ca – 3 269 tkr. Det prognostiserade utfallet är en positiv avvikelse mot 2018 års budget om ca 60 tkr. Det finns inget som tyder på att några större avvikelser mot fastställd budget kommer att uppstå under årets sista 4 månader.

PersonalavdelningenUtfallet per 31 augusti är 2 621,3 tkr. Prognosen vid årets slut är ca 4 893 tkr som innebär en positiv av-vikelse mot budget med 624,2 tkr.

SkogsdriftI fastställd budget för 2018 fanns ett budgeterat skogsuttagsnetto om + 4 mkr. Omvärdering har gjorts under året och man har valt att minska avverkningen. Prognosen för 2018 visar på ett utfall om + 1 600 tkr.

TrafikUtfall per 2018-08-31 uppgår till 515 tkr. Detta är en avvikelse mot fastställd budget om + 152 tkr. Prognosen för 2018 visar en differens mot budget på + 213 tkr.

Årets händelserÖvergripandeEn övergripande sammanfattning för årets händelser så här långt skulle kanske enklast ges överskriften ”Extremväder”. Första tertialet präglades ju av en av de snörikaste vintrar vi sett på många år. Detta gör att vad gäller skottning, sandning, osv så avviker siffrorna högst markant. I sammanhanget kan dock konstateras att vi sluppit många skador på fastigheter, just utifrån att till exempel takskottningar gjorts i tillräcklig omfattning.

Efter detta följde också en vår med höga flöden. Detta orsakade tyvärr också skador på ett flertal av våra fastigheter, vars underhåll länge varit eftersatt. Utifrån detta togs efter sommaren beslut i utskott och kom-munstyrelse om att sjösätta ett omfattande underhålls-projekt. Förslaget återremitterades från kommunfull-mäktige och ligger idag för ytterligare beredning.

Sommaren som följde var mycket varm och torr. Effekterna av detta syntes i tillgången i våra vatten-magasin. För framtiden behöver denna fråga bevakas noggrant. De skogsbränder som följde var förstås den enskilda händelse som präglade årets första två tertial mest markant.

VerksamhetsmålKommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018Verksamhet för administration/Kansli/Säkerhet/

IT/Kundcenter

KompetensMåluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Chefsträffar genom-förs löpande. Utveckling av konceptet mot träffar med mindre grupper chefer pågår.

KommunikationMåluppfyllelse: Målet är uppfyllt då senaste medarbe-tarundersökningen genomfördes under 2016.

KvalitetMåluppfyllelse: Målet anses vara uppfyllt då arbete med övergripande frågor tas i LG. Varje LG tas kom-mande och sistlidna KS och KF upp som punkt.

KreativitetMåluppfyllelse: Målet är uppfyllt då det varit frekvent deltagande i samverkansaktiviteter, KC-möten, mm.

KulturMåluppfyllelse: Målet är ej uppnått då ingen kulturell aktivitet är genomförd.

Ekonomiskt utfall

Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018Verksamhet för administration/Kansli/Säkerhet/

IT/Kundcenter

Övergripande: Differensen mellan utfall per 2018-08-31 och budget under samma period är + 182 tkr. Prognosen för helåret 2018 visar på en avvikelse om + 346 tkr. Av-vikelsen beror främst på mindre lönekostnader än budgeterat.

Kansli/Säkerhet/IT/KundcenterIT:s konsultkostnader har blivit dyrare än beräknat då vi inte har kompetens för det nätverksarbete som krävts bl.a. vid nya accesspunkter på Skolbackens Förskola. Ingen budget för leasingbil fanns budgeterat för 2018. Kundcenters budgetering av leasing/avgifter för växel har fördyrats. I samarbete med biblioteken har vi utvecklat medborgarkontor och skyltar till dessa har belastat Kundcenters budget. Resultatet för säkerhetssamordning är enligt budget.

Ekonomiavdelningen Utfallet per 2018-08-31 uppgår till - 2 075 tkr. Detta

20

SkogsdriftInget speciellt av värde utöver ordinarie verksamhet kan noteras. Slutavverkning, gallring, skogsvård och väginvestering/underhåll har gått enligt plan.

TrafikInget anmärkningsvärt har skett under året. Som ”Trafik” under kommunledningsförvaltningen ingår endast färdtjänsten. Resterande trafik ligger centralt i länet och är sedan tidigare skatteväxlad.

Framtid

ÖvergripandeEn genomgång av såväl den politiska som tjänsteman-na-organisationen behöver göras. Arbetet med att ska-pa en logisk och obruten kedja av mål och indikatorer från politisk ledning och hela vägen ut i hela organisa-tionen måste fortsätta. Vidare behöver en genomgång av framtida inriktning ske avseende RETAB, i enlighet med tidigare fattat beslut i kommunstyrelsen.

Kansli/Säkerhet/IT/KundcenterVi kommer under denna mandatperiod att se över och förnya arbetssätt kring ärendehanteringen politik-tjänstemän. Under hösten bör vi också påbörja en undersökning om e-arkiv och hur vi ska gå vidare med detta då den länsgemensamma upphandlingen inte är aktuell. Vi ser också ett stort behov av att se över licenshanteringen av Office och verksamheterna har fått i uppdrag att inventera vilken personal som har behov av Office 365 och typen av licens. Det här kommer att innebära att varje verksamhet i framtiden får en exakt kostnad/person som då belastar verksam-hetens budget. IT har påbörjat en upphandling av en ny brandvägg samt en uppstrukturering av vår lagring.Under hösten kommer vi att göra en uppdatering av våra webbsidor och samarbeta ytterligare med närings-liv-och landsbygdsutvecklingsavdelningen gällande de turistiska webbsidorna och evenemangskalendern. Implementeringen av E-summit och Office 365 och en förändring av arbetssätt i alla förvaltningar blir ett stort arbete i höst och våren 2019. Från Säkerhet är höstens fokus utvärdering av sommarens skogsbränder samt att återuppta planeringen av det Civila försvaret.

EkonomiArbetet med att implementera ett mer digitalt arbetssätt har pågått under året och fortgår framöver. Syftet är att effektivisera arbetsuppgifterna samt attminska pappershantering och antalet hanterade

Under några veckor befann sig kommunorganisatio-nen i stabs-läge och hela kommunen engagerades i arbetet med att på olika sätt bidra till att brändernas skador begränsades.

Kansli/Säkerhet/IT/KundcenterValet har under våren/sommaren dominerat kansli-verksamheten och tagit mycket tid i anspråk. Kund-center fortsätter ett samarbete med biblioteken, bl.a. ordnade vi en kampanjvecka ”All digital week” i mars för ökad digital delaktighet. En ny servicepunkt/medborgarservice har invigts i Borgvattnet. Den nya lagstiftningen GDPR har trätt i kraft och vi ser ett fortsatt behov i förvaltningarna av information, stöd och uppföljning. Ett arbete med att förnya dokument-hanteringsplanerna i alla förvaltningar pågår. IT har under våren och sommaren arbetat med den vanliga ärendehanteringen, upphandling och ett sys-tem för hantering av mobiltelefoner (MDM/EMM), vår nya integrationsmotor/stödsystem för behörighets-hantering E-summit, samt domänflytt. Från Säkerhetsidan har utbildningar i WIS och Rakel erbjudits, även erfarenheter från övningen Hubbe 2. Under våren medverkade vi i den nationella krisberedskapsveckan.

EkonomiavdelningenEn stor uppgradering av ekonomisystemet skedde i mars 2018. Det tidigare klientbaserade systemet är numera ett webbaserat system. I september 2018 skedde ytterligare en mindre uppgradering och syste-met blev GDPR-anpassat. En uppgradering av Budget och Prognos är inplanerad till hösten 2018. I och med detta arbete blir även detta system webbaserat.

PersonalavdelningenDet har varit en stor personalomsättning inom avdel-ningen vilket inneburit att viktig kompetens lönead-ministrationen förlorats. Alla vakanta tjänster utom en har återbesatts. För att klara av att betala ut rätt lön i tid har ett samarbete med Strömsunds kommun startats upp. Låneavdelningen i Strömsund fungera som support till vår egen personalavdelning, främst kring systemansvar, kunskaper och rutiner kring löne-administrativ arbetsrätt, m.m. För att finansiera dessa tjänster och andra ökande konsulttjänster har inte en tjänst rekryterats utan får vara vakant under året.

REHAB, arbeta för högre frisktal, strategisk kompe-tensförsörjning, m.m. har kommit igång på ett bra sätt med de nya medarbetarna.

21

Barn- och utbildningsförvaltningenAnsvarig nämnd: KommunstyrelsenAnsvarig tjänsteman: Maria Renvall

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

Förskolan 24 916,5 15 606,5 15 923,8 24 014,2 25 408,7 -1 394,5

Grundskolan 37 552,6 21 778,2 26 374,7 42 795,5 43 644,8 -849,3

Kulturskolan 2 424,2 1 489,6 1 591,1 2 496,4 2 464,9 31,5

Elevhälsan 3 749,8 2 518,5 2 400,2 3 863,1 3 745,4 117,7

SUMMA 68 643,1 41 392,8 46 289,8 73 169,2 75 263,8 -2 094,6

pappersfakturor, såväl kund- som leverantörsfakturor, inom ekonomiavdelningen.

PersonalBehovet av att betala ut rätt lön i tid samt att ge verksamheterna stöd i det strategiska arbetet inom HR-området behöver kvalitetssäkras. En viktig del av kvalitetssäkringen är att minska den personbundna sårbarheten.

SkogsdriftFortsatt hög efterfrågan och därmed höga virkespriser borgar för ett bra slut på året samt ett bra 2019.

TrafikInga kända förändringar eller anmärkningsvärda kommande händelser föreligger.

Den 22 mars invigdes den nya förskoleavdelningen ”Pluto”. Fån vänster ser vi Eva Sundin (AfR), Jonas Andersson (S) och Jenny Palmquist (S).

Vernissage med åk.8 och 9 Anders-Olof skolan. Temat var ”Min plats i världen” i samarbete med Johan Högberg på Integrationsenheten.

22

Mål - Barn- och utbildningsförvaltningenBeslutade i KF 20171109 §28

Indikatorer Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

I Ragunda kommun ska minst 2 av 3 personal inom förskolan vara förskollärare. Andelen förskollärare ska öka årligen tills målet är uppfyllt.

Vi har 17 av 32 förskollärare, dvs. ca ½ mot 2/3.Kommer öka då flera läser fsk-utb.

Eleverna i Ragunda kommun ska ha inhämtat sådana kunskaper som är nödvändiga för varje enskild individ samt kunskaper för fortsatta studier.

Behörighet till yrkesförberedande program på AO-skolan. 73%Hå-skolan 86.67%

Öka frisktalet med minst 0,5 % årligen (utgångsläge frisktal december 2017)

BoU TV anställda 1/1-31/12 -17 6,08%BoU TV anställda 1/1-31/7 -18 6,51%En ökning med 0,43%

Barn och elever i Ragundas förskola/fritidshem/skola ska få en bra utbildning och goda förutsättningar för fortsatta studier och ett livslångt lärande.

Vi arbetar för att rekrytera behörig personal öka kompetensen för befintlig personal för att främja en bra utbildning

Skolan i Ragunda ska ligga över det av Skolverket beräknade meritvärdet för Ragunda. 2017: AO 174 Hansåkerskolan 216

2017:AO 171Hansåkerskolan 176

Kreativitet, kompetens, kommunikation och kvalitet är ledord inom Ragunda kommun. Kommunens verksamheter skall arbeta och vidareutveckla ett ekonomiskt, ekologiskt, socialt, långsiktigt och hållbart tänkande på alla nivåer.

Verksamhetsmål Kommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018Förutom ovanstående kommentarer i tabellen så har vi följande lärarbehörighet:Anders-Olof- och Kullstaskolan 61 %Hansåkerskolan 55 %Järåskolan 100 %

Ekonomiskt utfallKommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018

FörskolanTill stor del beror det ekonomiska utfallet på personal-kostnader bl. a pga. de varsel som inte kunde utföras i tid, samt för personal för barn i behov av särskilt stöd. Vi ser en ökning av barn i behov av särskilt stöd i förskolan, där behoven är komplicerade och går inte

att lösas med befintlig personal. Speciallärare har anställts på 50 % för att handleda personal så att de får verktyg att möta barn som utmanar, vilket är ett stort behov. Vi ser att låg kompetens och barn som utmanar ökar behovet av handledning. När detta inte fungerar resulterar det i ökad sjukfrånvaro. Vi har idag en fortsatt hög sjukfrånvaro vilket också är en del av underskottet. Vi ger studiestöd till några personer som läser till förskollärare vilket tas av vår budget.Inkomsterna i form av avgifterna till förskolan är lägre än budgeterade, vilket också påverkar resultatet. Utbildning för Övningsförskola i Stugun, ett samarbete med Miun, där vikarier tagits in vid utbildningstillfällena har också påverkat resultatet. Förskolan har en minimal budget för IT-material, varför den posten i år varit kostsam då flera datorer, telefoner mm behövt bytas.

23

GrundskolanUtvecklat det systematiska kvalitetsarbetet med handledning av MiUn, detta fortsätter med en annan handledare från MiUn. Planering och rapporteringen av kränkande behandling, särskilt stöd och elevhälsans förebyggande arbete. Läslyftet på en av skolorna som fortsätter på ytterligare en skola under detta läsår. Specialpedagogik för lärande som främst riktar sig mot Järåskolan. Förstelärare som deltar i regionalt utveck-lingsarbete (RUN) tillsammans med MiUn.

Utbildning för elever och personal angående IT-säker-het och att motverka kränkningar på nätet. Utbildning om hot- och våld för all personal i skolan. En av rektorerna har slutfört rektorsutbildning.Under läsåret 17/18 har vi haft stora problem med vår pedagogiska plattform IST. De flesta problem är nu lösta och vi räknar med att systemet ska vara i full gång under nuvarande läsår. Årskurs 4-6 från Järåskolan går detta läsår på Anders-Olof skolan.

Nyanländas lärandeKommunen ansökte till Skolverket om förlängning av projektet Nyanländas lärande och beviljades förläng-ning för läsåret 18/19.

Områden det arbetas vidare med under läsåret är bl.a:• Implementering av det systematiska kvalitetsarbetet på skolor och förskolor.• Utveckla samarbetet mellan studiehandledare och lärare samt förtydliga rollerna som tolk, studiehandle-dare och modersmålslärare.• Kompetensutveckla personalen inom förskolan inom området Flerspråkighet, via MiUn.• Utveckla lovskolans verksamhet.• Avslutad coach och metacoachutbildning för 8 personer.

KulturskolaElevantalet är fortfarande högt och många nyanlända elever anmäler sig till ämneskursen.Med fortsatta anslag från Kulturrådet har också Hans-åkersskolan fått del av ”Digitalt musikskapande”.Musikaler och föreställningar har genomförts i vanlig ordning. ”Skapande skola”-projektet organiseras av Kulturskolan och har gett eleverna många trevliga kulturupplevelser.

ElevhälsaUnder läsåret implementerades elevhälsans nya journalsystem Prorenata. Implementeringsarbetet har fungerat mycket bra.

GrundskolanEn del av det ekonomiska utfallet beror på varsel som inte kunde utföras inom ramen för budget på grund av den process som varsel innebär, då avtalstiden måste uppfyllas. Minskade intäkter från AF och socialtjänsten (gällande placerade barn). Vikariekostnader för sjukfrånvaro samt kostnaden för de första 14-sjukdagarna. Lagen om särskilt stöd Skollagen kap 3 § 10, innebär stora kostnader som inte alltid finns i budget. Större barngrupper än förväntat på fritidshemmet.

KulturskolaKulturskolan redovisar ett litet överskott som hör ihop med personalkostnader.

ElevhälsaElevhälsan redovisar ett litet överskott som hör ihop med att konsultkostnaderna har varit lägre.

Årets händelserFörskolanUnder året ändrades organisationen till att vara en förskolechef med två biträdande förskolechefer för Ragundas förskolor. Förskolechef har slutfört rektorsutbildning.Förskolans systematiska kvalitetsarbete har utveck-lats vidare, delvis i samarbete med Miun, bl.a. med implementering av ett verktyg för det på intrasidan samt fortsatt arbete med utvecklingsgruppen, samt en internutbildningsdag per arbetslag. Planerings- och fortbildningsdagar i augusti med arbete utifrån vision, mål och uppdrag. Arbete med förståelse av uppdraget och roller har genomförts och kommer fortsätta.Genomförande av utbildning med Miun för att bli övningsförskola i Stugun.Flytt av verksamhet i Hammarstrand från Skolbacken till nya lokaler vid Himlavalvet, avdelningarna ”Pluto” har genomförts under året. Fortsatt satsning på akus-tik i förskolan har gjorts i Hammarstrand.Vi har deltagit i Skolverkets satsning Läslyftet, med modulen ”Skapa och kommunicera” där alla arbetslag deltagit med en representant. Riktad kompetensut-veckling i form av stöd av SPSM och föreläsningar har genomförts till berörda avdelningar. Giftfri förskola har slutförts i inomhusmiljön, där vi rensat bort allt skadligt som vi känner till och tänker oss för när vi köper in nytt. Vi har fått pengar för att genomföra skapande förskola för våra 4-5 åringar med bl.a. teater och dans.

24

Studiehandledning/modersmålsundervisning är ett område som vi arbetar på att utveckla under projektet Nyanländas lärande. Vårt uppdrag blir att se över hur vi ska tillgodose vårt behov av modersmålsundervis-ning, t ex fjärrundervisning skulle kunna vara ett alternativ till att anställa egna i kommunen. Vi kommer fortsätta med Läslyftet i kommunens skolor.

Utvecklingen av det systematiska kvalitetsarbetet är en storsatsning som genomförs i samarbete med MiUn, där alla delar i organisationen omfattas. BRUK är ett självskattningsverktyg från Skolverket som används i vårt systematiska kvalitetsarbete. Fortsatt arbete med digitaliserad skola. Obligatorisk prao för åk 8 och 9. Utökad roll i SYV- uppdraget med individuell studieplan från åk. 7 för nyanlända elever.

Behörighetskrav för fritidshemmet då endast den som har lärarlegitimation med behörighet för fritidshem-met ska få ansvara för undervisningen på fritidshem-met. Detta innebär en ökad kostnad för BoU. Fortsatt arbete med rekrytering av behörig legitimerad personal. Viktigt att skapa en bra arbetsmiljö både gällande arbetsbelastning och fysik arbetsmiljö.

KulturskolaBehovet av musiklokal för klassmusiken på Kullsta kvarstår, liksom behovet av fortbildning av Kulturskolans personal.Arbetet med nästa års musikaler är i uppstartsfasen.Kulturskolan har fått nya projektpengar för att fortsätta arbetet med ”Digitalt musikskapande”.

ElevhälsaElevhälsan kommer att arbeta för att vara ett stöd för en likvärdig utbildning på samtliga skolor. Det kommande arbetet för elevhälsan är att ha fokus på hälsofrämjande och förebyggande arbete.

Det skall skapas tydligare riktlinjer för hur och när testerna inom ramen för diagnosplanen ska genomföras, bedömmas och användas för att kvalitetssäkra undervisningen.

Vi behöver hitta arbetsformaer för att öka det före-byggande arbetet för att förebygga elevernas stress i skolorna samtidigt som alla skolor behöver arbetamed ordningsregler och ledarskap i klassrummet.

Skolkuratorn har i samverkan med IFO fått tillgång till extern handledning, vilket är en mycket stor kvalitetsfaktor.

Inom ramen för nyanländas lärande har vi haft möjlighet att utökad närvaro av skolpsykolog för klassobservation och handledning av pedagoger.Utökat och förbättrat samarbete mellan IFO, BUP och elevhälsan vilket ses som en stor framgångsfaktor för elever i stort behov av stöd från samhällets stödinsatser.

FramtidFörskolanFörskolan har nu goda förutsättningar för att följa upp kvalitetsarbetet, med tre chefer i organisationen. Vi kommer fortsätta utvecklingen och implemente-ringen av vårt kvalitetsarbete med hjälp av Miun. Vi kommer även fortsätta rekrytera behörig personal, samt önskar stödja de som vill läsa vidare till förskol-lärare.

Vi arbetar vidare med uppdraget, allrahelst då vi får en ny läroplan 1 juli 2019, med tydligare uppdrag gällande utbildning och omsorg. Även digitalisering benämnd tydligare i läroplanen vilket vi kommer arbeta mer med i år för att förbereda oss. Till detta har vi dock behov av en del utrustning.

Kompetensutveckling kommer ske i samarbete med SPSM som genomför sitt ”stödpaket för förskola” hos oss. Vi kommer även delta i Skolverkets satsning Läslyftet och har valt modulen ”Flera språk i barn-gruppen” utifrån skolinspektionens kritik till oss om modersmålsundervisning i förskolan. Vi deltar i den med vår utvecklingsgrupp för förskollärare. Vi kommer utveckla kompetensen hos våra barnskö-tare bl.a. genom att införa en utvecklingsgrupp för barnskötare för att stärka deras roll. Vi kommer arbeta för att få igång systemet IST vilket underlättar ansökningar, köhantering, kommunika-tion med vårdnadshavare och personalplanering. Vi fortsätter arbeta med planering och pedagogiska tankar för en ny förskola i Stugun.Vi hoppas kunna utveckla lärmiljöerna mer, både inomhus och utomhus på våra förskolor.

GrundskolanVi kommer fortsätta arbetet utifrån Nyanländas lärande. Arbetssätten ska efter utbildningarnas genomförande implementeras.

SamhällsbyggnadsförvaltningenAnsvarig nämnd: KommunstyrelsenAnsvarig tjänsteman: Rolf Ivansén

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

Teknisk Verksam-het

28 919,7 17 543,1 20 306,3 28 506,4 29 659,0 -1 152,6

Näringsliv och Utveckling

14 059,2 10 751,6 8 831,8 13 610,6 13 352,9 257,7

SUMMA 42 978,9 28 294,7 29 138,1 42 117,0 43 011,9 -894,9

25

Invigning av vår nya portabla scen i Döda Fallet med ”Smalare än Thord”.

Mål - SamhällsbyggnadsförvaltningenVerksamhetsmål beslutade i KF 180614 §26

Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

Ragunda skall profilera sig som en glesbygdskommun med kulturen i fokus. Speciellt kultur för unga.

Ragunda Kommun skall vara en arbetsplats att trivas och må bra i.

Boende och verksamma i Ragunda ska uppleva Ragunda som en lyhörd och intresserad kommun med korta återkopplingstider och korrekt behandling.

Ragunda skall ha en positiv marknadsföring.

Ragunda skall präglas av ett livslångt lärande.

26

Verksamhetsmål

Kommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018Teknisk verksamhet inkl. Ragunda Bostad samt Verk-samheten för Samhällsbyggnad och Utveckling

1. Teknisk verksamhet har vid APT:er diskuterat vär-degrunden. Nyblivna AMI har jobbat fram en gemen-sam värdegrund vars ledord blivit Trygghet, Jämlikhet och Ansvar. Värdegrunden arbetades fram med tanke på att enheten utökats och vi börjar jobba mer kvalita-tivt mot en bredd av individer och kollegor, vilket förenklas av att vi redan inledningsvis uttalat jobbat ihop oss kring vad vi vill stå för. Förhoppningen är att hela kommunens värdegrundsarbete återupptas och blir förenlig med vår värdegrund.

2. Förvaltningsgemensam aktivitet är inplanerad till i oktober.

3. Frisktalen är höga inom teknisk verksamhet samt på näringsliv- och utvecklingsenheten.

Mål - SamhällsbyggnadsförvaltningenDelmål beslutade i KF 180614 §26

Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

1. Gemensam värdegrund med tanke på bland annat bemötande

2. Ökad gemenskap

3. Öka frisktalen

4. Internt: ökad information

5. Externt: bättre återkoppling till kund

6. Attraktivare kommun

7. Aktiv i sitt eget lärande

8. Aktiv i vad arbetsgivaren vill

9. Arbete utifrån kompetens-försörjningsplanen

10. Öka motivationen

Friskvård nyttjas i varierande grad när det fungerar för verksamheten.

4. Tekniska provar att ha månadsvisa APT:er, både den externa och interna kommunikationen har förbättrats. Näringslivs- och utvecklingsenheten genomför månadsvisa APT:er och personal vet var på intranätet man hittar information. Enheten har även egna grupper på intranätet för att enkelt och snabbt kunna informera varandra.

5. Inom Tekniska finns inga Servicegarantier fram-tagna medan enheten för Samhällsbyggnad och Utveckling omfattas till viss del av rådande service-garantier. Fler garantier skulle kunna tas fram men är inte inplanerade.

6. På Tekniska sidan har vi varit dåliga på att mark-nadsföra lokaler man har påbörjat fastighetsförsälj-ningar samt förmedlar lägenheter löpande. Enheten Samhällsbyggnad och Utveckling arbetar bl.a. med projekt Cowboycertifierade tomter i syfte

27

Verksamhetsmål forts.

att marknadsföra lediga tomter. Via projekt etableringsfrämjande samverkan marknadsför vi vissa lokaler externt.

7. Tekniska personalen går med jämna mellanrum utbildningar som är nödvändiga för att kunna sköta sitt arbete. Personalen på näringsliv- och utveckling erbjuds ofta olika fortbildnings- och/eller nätverksdagar i olika frågor och deltar i den utsträckning det är möjligt och anses prioriterat. Personalen föreslår även annan kompetensutveckling.

8. Informationsdag ordnas för hela SHBF nu i höst där alla förväntas delta och årliga RUS-samtal erbjuds med återkommande kontroll av önskemål gällande kompetenshöjning. Personalen på näringsliv- och utveckling erbjuds ofta olika fortbildnings- och/eller nätverksdagar i olika frågor och deltar i den utsträck-ning det är möjligt och anses prioriterat.

9. Både med privata näringslivet och genom arbets-marknadsfrågorna arbetar delar av enheten med kompetensförsörjningsfrågor. Dock har ingen lokal åtgärdsplan beslutats än.

10. Vi har inte kommit vidare med frågan om årets medarbetare eller årets handledare än.

Ekonomiskt utfallKommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018.

Teknisk verksamhetAnsvar 230 – Teknisk AdministrationDet prognostiserade resultatet görs utifrån att verk-samheten under första delen av året inte haft full personalstyrka och inte utnyttjat konsulter i den omfattning som budgeterats. Verksamheten ser under resten av året ut att inte få några kostnader utöver vad som budgeterats. Teknisk övergripande bedöms göra ett plusresultat på 414 tkr för 2018.

Ansvar 231 – Förvaltningsfastigheter,Ansvar 232 – Industri och affärslokaler Ansvar 239 – Övrig anläggning och verksamhetVinterns stora snömängder gjorde att vinterväghåll-ningen gav ett underskott på 500 tkr. Detta ligger numera på ansvar 231 och 232, men budgeten ligger på 239, vilket förklarar överskottet på det ansvaret. Överskottet från ansvar 239 kommer därför flyttas över till ansvar 231.

För att bevara taken intakta och säkra de människor som vistades under dem, var det under vintern nödvändigt med åtskilliga takskottningar på de mest utsatta taken. Detta var inte budgeterat och är därför medverkande till underskottet på ansvar 231. Det sammanlagda beloppet för takskottningarna är 1 036 tkr.

Eftersom fastighetsenheten inte får in samma antal hyror från servicehusen som tidigare, har hyresbortfallet ökat och underskottet kommer enligt prognosen att bli 525 tkr.

Avgifterna till Servanet har ökat, och medför ett underskott på 377 tkr.

En anställd var inte budgeterad fr.o.m. april månad, men är kvar i anställningen vilket gav en icke budgeterad kostnad på 291 tkr.

Ansvar 234 – FritidsanläggningarVerksamheten som består av drift av kommunala anläggningar bedöms göra ett prognostiserat överskott på 493 tkr. Det kommer att uppstå överskott för samtliga anläggningar utom kontot för idrottsplaner och vissa åtaganden i anslutning till Kullstabacken (elljusspår m.m.).

Ansvar 235 – Vatten och AvloppVA-banken har detta år kostat mer än förväntat. På personalsidan har övertidskostnaderna dragit iväg då vi haft många avloppsstopp. Vi har under sommaren varit tvungen att ta in en vikarie för att klara verksamheten.

Ansvar 236 – RenhållningVerksamheten förväntas gå med underskott på 306 tkr. Underskottet i budgeten beror på att den nye entreprenören Lundstams kommer att ta betalt för gångavstånd från februari 2017. Denna kostnad har verksamheten inte kunnat täcka via taxor under hela 2017. Från februari 2018 kan verksamheten delvis täcka kostnaden från gångavstånd över 1,5 m via taxor. En del av underskottet beror även på högre personalkostnader under fyra månader

Ansvar 237 – StädledareStädenheten prognos + 400-500 tkr.Detta på grund av bland annat att vi budgeterat 100 % på en personal året ut som valde att ta tidigare pension, vilket resulterar i lägre kostnad då den inte är åter tillsatt.

28

Forts. Ekonomiskt utfall

Verksamheten för Samhällsbyggnad och UtvecklingSiffror innan vi börjar knappa in utgifter för resten av 2018.220 -102 461,90222 +1 775 584,1224 +405 794,7225 +111 093,2360 +126 426,5221 +111 432,0

220 – NäringslivsutvecklingAnsvaret visar på underskott men det beror enbart på felkonteringar från andra ansvar inom enheten som ska rättas upp inför årsbokslut.

221 - FolkhälsaArbetsmarknadsenheten är alltid svårberäknad efter-som olika personers kommunala arbetsmarknadsåt-gärder ger olika kostnader för kommunen (mer eller mindre i bidrag). Verksamheten per 180831 ser dock ut att vara i relativ ekonomisk balans sett till förväntat utfall. Prognosen för helår 2018 ser ut att ge ett litet underskott men med reservation för det KS-beslut från i maj som innebär att vi ska lyfta över upp till tjugofem personer från försörjningsstöd och till arbetsmarknadsåtgärd, vilket kan innebära ett över- eller underskott jämfört med nivån på försörj-ningsstöd – på längre sikt räknar vi dock med både ekonomiska och sociala vinster.

I övrigt jobbar arbetsmarknadsenheten med en hel del projektlösningar som ger oss möjligheter att växla upp och anställa personal så den totala omsättningen på enheten är relativt hög jämfört med om vi inte skulle haft de möjligheterna. Kostnaderna för ungdomskort är fortsatt högre än beräknade eftersom barn och ungdomar i asyl får busskort och som återsöks via schablonersättningar som hamnar direkt under barn och utbildningsförvaltningen.

222 – Näringslivs och Landbygdsbefrämjande åtgärderÖverskott beror på att vi föreslagit genomföra vissa av våra planerade åtgärder med hjälp av regeringspeng-arna för näringslivsutveckling istället för ur ordinarie budget samt för att vi i och med att vi fick dra in på en tjänst inte kommer genomföra vissa av de insatser vi budgeterat för.

224 – Kultur och FritidInget planerat utöver budget.

225 - TurismÖverskott till följd av högt budgeterade utgifter.

360 - BiblioteketBudgeten har ett visst överskott i och med framför allt föräldraledig personal och lägre vikariekostnader.

Årets händelserTeknisk verksamhetAnsvar 230 – Teknisk AdministrationInom teknisk verksamhet har ett antal projekt påbör-jats, projektledning, upphandling m.m. utförs inom tekniska övergripande. Nämnas kan påbörjandet av ”Nybyggnation av Stuguns förskola”, ”Genomfart Hammarstrand”, ”Byte tak Kullstaskolan” m.fl. Från och med april månad så finns inom verksamheten en person som ska arbeta med uppföljningar av kom-munens alla ”måsten” inom teknisk verksamhet som till exempel brandlarm, hissbesiktningar besiktningar tryckkärl, lekplatser, OVK, energiuppföljningar, gatlysen m.m.

Ansvar 231 – FörvaltningsfastigheterAnsvar 232 – Industri och affärslokalerAnsvar 239 – Övrig anläggning och verksamhetVintern stora mängder snö medförde reparationskost-nader på fastigheter och, som tidigare nämnts, ökade kostnader för vinterväghållning och takskottningar.Beredskapen fungerade fint under skogsbranden som härjade; ventilationer stängdes av enligt de instruk-tioner som gavs och alla medarbetare var införstådda med att rycka ut och hjälpa de kollegor som hade beredskap om det behövdes. Arbetsplatsträffar har hållits varje månad med un-dantag av semestermånaderna. För att öka förståelsen för enhetens ekonomi gör enhetschefen diagram med uppdaterade uppgifter om dels hela enhetens budget, dels underhållsbudgeten som är den del som medarbe-tarna har störst möjlighet att påverka.

Ansvar 234 – FritidsanläggningarVerksamheten omfattar driften av kommunens anläggningar som bad, idrottsplatser, hallar m.m. Av kommunens tre idrottsplatser har verksamheten på två, Hammarstrand och Stugun drivits av respektive orts idrottsförening med anläggningsstöd från kommunen.

29

för att kunna delta/arbeta med allt vi skulle behöva. Men mycket har vi ändå hunnit med, som att vi under året sökt och beviljats medel via Energimyndigheten till projektet Vindstyrka för landsbygds- och närings-livsutveckling med tanke på vindkraftsetableringar. Via en särskild regeringssatsning har vi via Tillväxtver-ket beviljats 1,7 mkr 2018 till utveckling av närings-livet och företagsklimatet och under hösten planerar vi för hur pengarna ska nyttjas. Vi har via bygdemedel fått möjlighet att köpa in en mobil scen som kommer att öka möjligheterna för evenemang i vår kommun. Vi har upprättat en Servicepunkt i Borgvattnet, där även bibliotekslån är möjligt.Vi har under våren arbetet vidare med branschträf-far för våra företagare, inom vissa branscher har det varit väldigt uppskattat och inom vissa branscher har man inte sett något behov av denna typ av träffar. Vi har i samarbete med Dick Bewarp, Cowboykåken ett projekt för att ta fram Cowboycertifierade områden i vår kommun.

Inom turismen och Leaderprojektet Dramaturgiat/ konstnärligt råd som vi haft, har vi nu fått klart för oss vad som behövs för att kunna arbeta vidare med i ut-vecklingen av evenemang vid Döda fallet. ”Turismpro-grammet” som vi arbetat fram är nu politiskt beslutat, Dunderklumpen har gått för fulla hus i Döda fallet och kommer även att sättas upp sommaren 2019 och Turism 2030-projektet är avslutat. Diggiloo besökte i somras Utanede. Vi har genom projektet ”Framtidens Besöksservice” gjort en studieresa till Irland för att titta på hur de har organiserat sin besöksnäring och deras jobb med sammanhängande turistvägar. Inköp till våra InfoPoints har även gjorts i projektet. Det är några av årets händelser inom turismen. Dessutom har Destination Ragundadalen har ansökt och blivit beviljade LONA medel (Lokala naturvårdssatsningar) i tre år för att utveckla vandringsleder i kommunen.

Biblioteksverksamheten tilldelades under året ett ekonomiskt bidrag för stärkt biblioteksverksamhet som är tänkt att gå till exempelvis sagoläsare, kreativa ledare, marknadsföring samt inköp av tekniskt utrust-ning för att möjliggöra fler aktiviteter på biblioteken. I samband med att Servicepunkt Borgvattnet startades öppnades också en biblioteksfilial med enkla lösning-ar. Det finns nu möjlighet för invånarna i Borgvattnet att dels ha några böcker på plats, dels reservera och få hämta på servicepunkten. Det anordnades träffar under All digital week med föreläsare från regionen.

Verksamheten vid Döda Fallet och Thailändska pavil-jongen har löpt på, bland de större evenemangen kan nämnas, Diggiloo och Dunderklumpen. Döda fallets servering har varit utarrenderad medan driften av paviljongen skötts i egen regi.

Ansvar 235 – Vatten och AvloppVi har under året fått laga flertalet vattenläckor samt bytt ut ledningssträckor där det inte längre fanns några befintliga rör kvar. Vi har under sommaren förberett för ombyggnation Centralgatan. Personalen har gått utbildning inom läcksökning och dricksvat-tenprovtagning under året.

Ansvar 236 – RenhållningÖvertagandet av administration, avisering av slam-tömning, debitering av slam från entreprenören Revsunds har gått bra och fortlöper enligt plan. Arbete med tillståndsansökan för Böle slambehand-lingsanläggning. Den nye entreprenören Lundstams, som sköter insamling av hushållens kärlavfall har tagit över och arbetet fortlöper enligt plan. Entreprenad-upphandlingen av förbränning av insamlat brännbart hushållsavfall är klar.

Ansvar 237 – StädledareFlytt av verksamhet från Röda huset till StrandlidenDär utveckling av vårat städsystem tas i bruk i hela Hammarstrand.

Verksamheten för Samhällsbyggnad och UtvecklingVi fick inför 2018 bespara en tjänst inom närings-livsutvecklingen, vilket gjort att vi är lite sårbara och inte riktigt hunnit med oss i den utsträckning vi skulle önska – framför allt när det handlar om att fördela arbetsuppgifter och vi ibland inte är tillräckligt många

Den 5 juni, invigdes Ragunda kommuns lokala servicepunkt på Affär’n i Borgvattnet. Edward och Sandra Van Munster driver butiken

30

Forts. Årets händelserBokstart är inne på det tredje och sista året.Biblioteken i Stugun och Bispgården har blivit Medborgarkontor och InfoPoints.

Vid arbetsmarknadsenheten har en hel del hänt under året och mer ska det bli! Enhetens arbete syftar till att sysselsätta och stärka människor som av olika anled-ning står utanför arbetsmarknaden och under vintern/våren hade vi tack vare projektmedel möjlighet att på uppdrag av politik och kommunledning arbeta med en utredning kring hur kommunen kan arbeta för att sänka kostnaderna för försörjningsstöd och istället ge individer möjlighet till sysselsättning och arbetslivser-farenhet. Utredningen mynnade bland annat ut i att arbetsmarknadsenheten från och med september slås samman med integrationsenheten och samlokaliseras till Strandliden, samt en utökad mottagning och mer kvalitativ verksamhet för arbetsmarknadsåtgärder liksom en tätare samverkan med såväl handledare som handläggare på IFO och Arbetsförmedlingen. Därutöver har året även inneburit uppstart av projekt Samverkanscirkeln med Samordningsförbundet och en projektsatsning med Arbetsförmedlingen genom vilka vi getts möjlighet att ytterligare förstärka verk-samheten genom främst mer personal. Från och med juni implementerades vårt äldsta projekt, UVAS för unga som varken arbetar eller studerar. Personen som arbetar med UVAS har under året även arbetat med en kartläggning av ANDT-användandet bland unga i kommunen (alkohol, narkotika, doping och tobak) och en åtgärdsplan till följd av detta väntas beslutas av kommunstyrelsen i oktober.

Ragunda Kommun är delägare i Servanet som har uppdraget att bygga ut bredbandsnätet i kommunen. Projektet Ragunda östra hade en planerad byggstart i Ragunda stationssamhälle under maj, kunderna valde dock att beställa fiber av ett annat bolag så projektets start gick inte att genomföra. Under sommaren har Servanet främst arbetat med följande projekt: Ham-marstrand, Bispgården, Kompaniet, Torsgård, Mört-sjön, Mårdsjön samt det ortssammanbindande nätet från Stugun till Skyttmon.

FramtidTeknisk verksamhetAnsvar 230 – Teknisk AdministrationVerksamheten utgår från att de stora projekten med ombyggnation av genomfarten i Hammarstrand samt nybyggnad av förskolan i Stugun fortsätter.

Det har även lovats medel till upprustning av kom-munens fastigheter, blir detta verklighet så behöver Tekniska övergripande förstärka sina resurser med en projektingenjör för att till fullo kunna fungera som beställare. Tekniska verksamheten har som beskrivits här ovan satsat på att komma tillrätta med alla kom-munens måsten vilket bör ge resultat under året.

Ansvar 231 – FörvaltningsfastigheterAnsvar 232 – Industri och affärslokalerAnsvar 239 – Övrig anläggning och verksamhetKullstaskolans tak förväntas vara klart i oktober.Ventilationsanläggningen på Björkhammar och ambu-lansutrymmet kommer att renoveras under hösten.En utredning runt vaktmästarnas arbetstid på de olika fastigheterna kommer göras. Detta för att kartlägga det exakta antal timmar som bör läggas ner på varje fastighet. När detta är gjort kommer vaktmästarna enbart att kunna ta sig an de arbetsuppgifter de ska ha enligt gränsdragningslistan, och de av verksamheternas önskemål som inte går under fastighetsenheten, kom-mer utföras av Ami-grupperna.

Ansvar 234 – FritidsanläggningarSatsningarna på teater i Döda Fallet fortsätter även under nästa år, en del åtgärder för att göra själva spel-platsen mer tillgänglig kommer att genomföras. Det finns även planer på lite mer långtgående insatser på parkskötseln vid Thailändska paviljongen inför nästa år. Det behöver även tas en diskussion kring moder-nisering av badet vid Koppelhällan då skicket på bas-sängen och byggnaderna inte är optimalt.

Ansvar 235 – Vatten och AvloppUnder hösten kommer vi fortsätta laga läckor som vi vet finns, sedan jobbar vi vidare med högreservoaren i Stugun. Vi kommer också att fortsätta arbetet med automatiseringen av vattenverken.

Ansvar 236 – RenhållningFortsatt arbete med sluttäckning av nedlagda depo-nierna i Stugun, Hammarstrand och Bispgården. Fortsatt analys av grundvatten vår och höst på de tre nedlagda deponierna, de mindre nedlagda bytip-parna i Mårdsjön, Borgvattnet och Fullsjön samt på Böle slambehandlingsanläggning. Fortsatt arbete med tillståndsansökan för Böle slambehandlingsanläggning tills det är klart. Fortsatt administration, aviseringar och debitering av slam och insamlat hushållsavfall via dataprogrammet EDP Future. Fortsatt drift av ÅVC, samt kontroll över insamlade

31

mängder av brännbart hushållsavfall (kärlsopor), grovavfall, farligt avfall och deponi.

Ansvar 237 – StädledareAtt städenheten fortsätter göra ett bra arbete för våra kunder.

Verksamheten för Samhällsbyggnad och UtvecklingEn projektledare har nu anställts för arbete i projekt Vindstyrka, det fortgår fram till december 2019. Företagsbesök och branschträffar för hösten är inplanerade, vi arbetar enligt näringslivsprogrammet med först och främst besök hos prioriterade företag. Beredningen av föreslagna insatser för de 1,7 mkr som vi tilldelats via Tillväxtverket pågår, här har vi läm-nat förslag till presidiet gällande områden att arbeta särskilt inriktat med. Etableringsfrämjande-projektet fortgår, man hade förhoppning att kunna permanenta projektet i Region JH under näringslivsenheten eftersom man ser vinster i en samordning för hela regionen men av olika omständigheter är det svårt. Man kommer därför att ansöka om ett nytt projekt där kommunerna går in med tid. Fortsatt utveckling av medborgarkontor och servi-cepunkt pågår, vi kommer att titta på SOT-punkter (service och trygghetspunkter), en satsning som drivs via Länsstyrelsen som en del i arbetet med civilförsvar. Projektet Innovation champions som vi är en del i och som driva av Peak Region pågår fram till sista decem-ber 2019, det är inte klart ännu vad som händer efter projekttidens slut. Vi har två VM i regionen tidigt under 2019 och vi tittar tillsammans med våra boen-deföretag på om vi kan dra nytta av dessa evenemang. Vi vill göra verkstad av att utveckla Döda Fallet utifrån de utredningar som under många år gjorts för just utvecklingen i Döda fallet. Det är viktigt att vi som anläggningsägare i vår roll arbetar parallellt med Världsarvsbolaget för att få effekt på detta. Vi fortsätter också tillsammans med Destination Ragundadalen att utveckla vandringslederna i kommunen. Cowboy-certifierade områden kommer att marknadsföras. Härnäst står också Vildhussgalan för dörren där kommunen delar ut pris till årets unga företagare, årets guldstjärnor samt årets Vildhuss. Genom Region JH/Estrad Norr kan vi nu fortsätta tit-ta på en verksamhetsplan för konstnärlig verksamhet vid Döda Fallet. En person är via Estrad avsatt för att tillsammans med oss jobba vidare med detta arbete.Bokstartsprojektet är inne på det sista året och nu

ska vi göra en egen variant, formerna är nästa klara. Medborgarkontoren på biblioteken har potentialen att utvecklas ännu mer, biblioteksverksamheten har därför sökt medel för att åka på studieresa tillsam-mans med några från kundcenter. Rekrytering extra resurs är möjlig då projektmedel från Bokstart ännu inte nyttjats. Vi tänker att det ska gå till en Barn och skolbibliotekarie, som alla andra kommuner har, och förhoppningen är att det kommer att bli en fast tjänst från 2020. Biblioteksverksamheten har också fått via regionen möjligheten att delta i det rikstäckande projektet Digitalt först, där det kommer att anordnas föreläsningar och workshops för att stärka personalens kunskaper i den digitala världen.

Bredbandsutbyggnaden i Hammarstrand, Bispgården, Kompaniet, Torsgård och Mörtsjön beräknas bli klara under november 2018. Planering pågår för hur vi ska bygga vidare från Skyttmon till Borgvattnet och under 2019 ska projektet i Mårdsjön slutföras. Troligen kan projektet i Ragunda stationssamhälle genomföras under nästa år.

På arbetsmarknadsenheten fortsätter arbetet för ett ut-ökat mottagande och en mer kvalitativ verksamhet. I september startar arbetet med ett årshjul som innebär ”inneveckor” då deltagare i olika arbetsmarknadsåtgär-der träffas i grupp för erfarenhetsutbyte, självstärkande inslag, arbetsmarknadskunskap och studiebesök, bland annat. Även handledarutbildning kommer att genomföras och även därefter kommer vi att jobba med stärkt handledarskap på olika sätt. För att klara av att ta emot fler individer för åtgärder startas nu i höst fler servicegrupper som bland annat ska arbeta med bilskötsel och återbruk. Parallellt med arbetet för utökad arbetsmarknadsenhet arbetar enheten också ihop sig med sina nya kollegor från integration där också flera spännande projekt är igång och på gång och där vi tror att vi alla med våra olika erfarenheter och arbetsuppgifter kan lära och samverka mycket med varandra. Det första gemensamma uppdraget blev tidigt i höst att jobba ihop en gemensam värde-grund som vi därefter nu ska arbeta utifrån.

Chefen för enheten kommer under hösten att delta i det regionala analysarbetet av folkhälsoenkäten ”Hälsa på lika villkor” som genomförs vart fjärde år, och är också samordnande i det lokala arbetet utifrån ett re-geringsuppdrag där Ragunda kommun ges resurser för att jobba med långsiktig socioekonomisk utveckling i kommunen.

32

Dock har vi enligt planen bytt till ett modernare låssystem i en fastighet, vi har satt in ny ventilation i några fastigheter, samt slutfört arbetet med att ener-gieffektivisera vissa fastigheter genom att byta till ener-gisnålare LED-lampor i trappuppgångar, förråd samt tvättstugor i Hammarstrand, då Stugun är klart sedan tidigare. Vi har också i den mån det funnits möjlighet löpande renoverat lägenheter i alla tre orterna.

FramtidVi planerar att gå vidare gällande energieffektivise-ringen med att ta fastigheterna i Bispgården när nu Stugun och Hammarstrand är färdigställt. Vi har för avsikt att under hösten renovera de lägenheter som står tomma och torkar upp efter vattenskadorna vi haft, under förutsättning att vi får pengar som vi äskat om till det ändamålet.Vi har också äskat om tillskjutande medel för att kun-na börja göra löpande investeringar gällande stammar, fönster och tak då våra fastigheter är gamla och dåligt underhållna. Om detta äskande av pengar beviljas är planen att arbetet kommer påbörjas under nästa år.

Ragunda BostadAnsvarig nämnd: KommunstyrelsenAnsvarig tjänsteman: Rolf Ivansén

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

Bostäder -532,8 -1 435,5 696,4 -2 150,3 519,3 -2 669,6

SUMMA -532,8 -1 435,5 696,4 -2 150,3 519,3 -2 669,6

Ekonomiskt utfallKommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018.

Då vi har ett gammalt hyresbestånd som är eftersatt gällande underhållet har vi under året haft oturen att drabbas av flertalet vattenskador pga. brustna rör, stammar och dåliga tak. Under årets första 8 månader har vi haft kostnader för vattenskador på nästan 1,9 miljoner kronor. I förlängningen innebär alla vatten-skador också att vi måste flytta befintliga hyresgäster som bor i vattenskadade lägenheter till andra tomma lägenheter under tork och renoveringstiden, vilket inneburit att vi fått in mindre intäkter då vi inte kan hyra ut de lägenheterna. Detta gör att vi på intäkts-sidan backar ca 500 tusen på årets första 8 månader mot budget. Sammantaget med att vi dessutom haft en snörik vinter med betydligt högre kostnader för snöskottning än beräknat gör att Ragunda bostad backar nästan 2,5 miljoner mot budget de första 8 månaderna av året. Tyvärr är långt ifrån alla vattenskadorna åtgärdade vilket innebär att vi även framledes måste fortsätta torka upp i bostäderna för att inte förstöra resten av huset där vattenskadorna finns. Prognosen visar därför ett underskott på 2,7 mkr mot budget då vi fortsatt idag har flera lägenheter som står tomma i väntan på åtgärd.

Årets händelserVi har under året haft det tufft med alla vattenskadade lägenheter både i Bispgården, Hammarstrand och Stugun, vilket gjort att det planerade underhållet fått stå tillbaka.

Verksamhetsmål-beslutade i KF 180614 §26Då Ragunda Bostad ligger under Samhällsbyggnadsförvaltningen har vi from 2018 samma beslutade mål som dem – se prognos 2018 Samhällsbyggnadsförvaltningen.

Det blev en snörik vinter i Ragunda kommun.

Mål Stöd- och omsorgsförvaltningenBeslutade i KF 180419 §18

Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

Att förvaltningen skall ha ett rättsäkert och professionellt handläggande/verkställande i alla typer av ärenden.

Att förvaltningen ska öka användandet av evidensbaserad praktik.Evidensbaserad Praktik/modell innebär att man använder sig av:· Den bästa tillgängliga kunskapen· Den professionelles expertis· Berörda personers situation, erfarenhet och önskemål.

Att förvaltningen ska med hållbarhet och miljömedvetenhet arbeta så att en god ekonomisk hushållning uppnås.

Att förvaltningen skall öka användandet av välfärdsteknologin och involvera teknologin i arbetet.

Att förvaltningen skall ha ett salutogent och förebyggande arbetssätt inom alla enheter.Vilket innebär att vi utgår från de resurser och förmågor som den enskilde har. Känsla av sammanhang och att stärka välbefinnande. Genom att göra sammanhanget begripligt och hanterbart ökas känslan av sammanhang.

33

Stöd -och omsorgsförvaltningenAnsvarig nämnd: KommunstyrelsenAnsvarig tjänsteman: Elisabeth Carlander-Blom

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

IFO 31 701,1 20 817,8 20 487,8 22 041,0 26 998,3 -4 957,3

Vård och omsorg

104 446,5 70 829,4 70 667,5 107 647,2 105 981,2 1 665,9

Integration -6 900,9 -5 182,3 -1 357,0 1 437,7 -755,9 2 193,7

Kostenheten 9 075,7 5 623,9 5 609,8 8 796,2 8 926,1 -129,9

SUMMA 138 322,4 92 088,8 95 408,1 139 922,1 141 149,8 -1 227,6

verksamhetsmålKommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018

IFOAktivt ärendegenomgångar varje vecka på enheten

samt extern handledning för att stärka rättsäkerheten och handläggningen. Genomgång av rutiner och rikt-linjer har också medfört att rättsäkerheten stärkts.Fast anställd personal har också medfört att målet kan uppnås. IFO har avtal tecknat av välfärdsteknolin i missbruksarbetet i öppen vård.

34

Forts. verksamhetsmålKommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018

IFOSalutogent arbetssätt: Är att involvera enskilda individers nätverk i insatser och förebyggande.Avdelningen har börjat göra uppföljningar av ärenden via Skype och videolänk.Evidensbaserat: Personalen får utbildning i nätverks-baserat praktik samt extern handledning.Nätverksbaserat arbetssätt. Ett arbete som är ständigt pågående

Vård och OmsorgAktivt ärendegenomgångar varje vecka på enheten samt extern handledning för att stärka rättsäkerheten och handläggningen. Genomgång av rutiner och riktlinjer har också medfört att rättsäkerheten stärkts.Evidensbaserat: Personalen får utbildning i nätverks-baserat praktik samt extern handledning har genoförts.Användandet. av flerpartsmöten som SIP och vårdplaneringar.Ett arbete som är ständigt pågående.Planeringsverktyg i hemtjänsten för att kvalitetssäkra insatserna.Salutogent arbetssätt: Delaktigheten i genomförande-planen och bedömning av insatser med IBIC (Indivi-dens behov i centrum).I de mån det går så försöker verksamheten ha möten via Skype och videouppkoppling.

Ekonomiskt utfallKommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018.

IFO Utfallet på ekonomiskt bistånd har varit större än väntat. Där ser en minskning under hösten genom uppbyggnaden av samarbetet med AMI.Minusresultatet består till stor del av placeringar för vuxna och barn.Minskade kostnader för fast anställd personal tar ut kostander för inhyrd personal.Prognosen för de 4 sista månaderna ser bättre ut, då flera av placeringarna under året har kunnat avslutas.

Vård och OmsorgVisar ett plusresultat. Det beror på bland annat på att sjukvårdsenheten (Legitimerad personal) visar ett

plus pga. minskat behov av vikarier och reducering av hemsjukvårdspatienter. Även kostnader för medicinsk färdigbehandlade ger ett plusresultat. Det innebär att kommunen har kunnat ta hem personerna från sjukhuset.Två enheter på särskilt boende Nyviksvägen och Nipängen har ett större minusresultat som beror på det alltmer ökade vårdbehov på våra äldreboende. Enhetschefer har fått förstärka med personal i allt längre perioder.

KostenhetenT.o.m. augusti har köken ett överskott mot budget. Det beror till största delen på lägre personalkostnader än beräknat. Det beräknas bli ett underskott med -129,9 mot budget. Orsaken till detta är att det blir lägre intäkter än beräknat för måltider på korttidsbo-ende i Hammarstrand och särskilt boende i Stugun och Bispgården. Neddragningen av antalet platser på särskilt boende fanns inte med i budget för 2018. Ett minskat antal elever medför att det blir lägre intäkter för gymnasieskolans måltider i Bispgården. Det som minskar underskottet är lägre personalkostnader, vilket beror på minskad helgtjänstgöring och färre timmar i schemat på Nipängen. Antalet tillsvidarean-ställda har minskat med en person efter 180531 (pen-sionsavgång). Yngre vikarier som därför har lägre lön. Vi kommer i köken att jobba för att undvika onödiga kostnader och på så sätt försöka minska underskottet.

Årets händelser

IFOFrån och med april är det fast anställd personal. Påbörjat ett systematiskt arbetssätt. Arbetat med tyd-liga rutiner och riktlinjer. Genomgång och planering av kompetensbehov och plan.

Vård och OmsorgAnsökningar till särskilt boende har fortsatt minska under året. Även hemsjukvårdspatienter har minskat.Fortsatt arbete kring planering av insatser i hemtjänsten.

Integration/StödboendeIntegrationsenheten arbetar med mottagning av nyan-lända i kommunen och etableringsfrämjande insatser för ett brett och inkluderande integrationsarbete. Detta har under det första halvåret 2018 resulterat i ett flertal betydelsefulla samarbeten. Tillsammans med Anders Olofskolan har enheten låtit ställa ut

35

Vi hade möjlighet att bidra i arbetet vid sommarens skogsbrand genom att ge hemvärnet tillgång till köket på AO skolan

FramtidIFOFortsätta med genomgång av rutiner och riktlinjer.Förslag till ny delegationsordning.Fortsätta att utveckla det som påbörjats under året, bl.a. öppen vården.

Vård och OmsorgEnhetschefer inom vård och kostenhet får under hösten fyra handledningstillfällen tillsammans i grupp.Efter en analys kring boendestödsorganisationen kom-mer den att vara en del av hemtjänstgruppen.

Integration/StödboendeAntalet nyanlända som etablerat sig i kommunen har minskat jämfört med föregående år och väntas ligga på en fortsatt låg nivå 2019. Samtidigt är behovet av insatser för att skapa gynnsamma förhållanden för de som redan bosatt sig i kommunen fortsatt stort. Kommunen står därför inför utmaningen att utveckla integrationsarbetet och bibehålla resurser samtidigt som det ekonomiska underlaget minskar.

Under den gångna perioden har arbetet med att sam-manföra integrationsenheten och arbetsmarknadsen-heten inletts. Ambitionen med omorganisationen är att skapa ett mer effektivt och samverkansorienterat integrationsarbete. Möjligheten att kunna växla för-sörjningsstöd mot lön och utbildning av handledare skapar bättre förutsättningar för de som står långt från arbetsmarknaden. Även fortsättningsvis arbetar enhe-ten med en hel del projektfinansierade satsningar.

Stödboendet på Strandliden kommer att avvecklas under hösten 2018. Ungdomarna kommer att flytta ut i egna lägenheter.

KostenhetenNytt schema för kökspersonal på Nipängen som är anpassat till en mindre verksamhet.Fler matgäster än väntat på AO skolan medför att vi behöver justera bemanningen.5- åringarna har flyttat från Kullsta till Skolbacken och äter fr.o.m. terminsstarten bara lunch på Kullsta skolan, men det innebär fortfarande att vi behöver extra bemanning där vid lunchen.Vi fortsätter att arbeta för ett mindre matsvinn och ser över vad vi kan göra för att köpa mera svenskt kött.

fotografier som skolans elever tagit och redigerat i kommunhuset. Enheten har dessutom ansvarat för avgiftsfria lov- och sommarlovsaktiviteter som finan-sierats med hjälp av medel från Socialstyrelsen och i samarbete med lokala föreningar.

Enheten var även delaktig i planeringen och uppförandet av teaterföreställningen Dunderklumpen vid Döda Fallet. Enheten arbetar även med projektfinansierade samarbeten med studieförbund och föreningar kopplat till bland annat svenskundervisning och samhällsinformation för asylsökanden, aktiviteter kring mötesplats Forshallen, aktiviteter vid Rondellen och bostadssamordning. I samarbete med kundcenter och biblioteket har integrationsenheten också arbetat för etablering av medborgarkontor i Stugun och Bispgården, samt bättre bemanning i kommunhusets kundcenter. Representanter från enheten deltog i början av året i SKL:s utbildning i medborgardialog, med förhopp-ning att kunna sprida detta vidare i kommunorganisationen.

Kommunen ska ta emot 10 anvisade nyanlända under året, varav 5 tagits emot under den gångna perioden. Därutöver ett tjugotal nyanlända själva valt att bosätta sig i kommunen eller invandra som anhöriga till personer som redan bor här. Integrationsenheten sörjer för att deras etablering i kommunen ska bli så bra som möjligt och bistår dem i kontakten med andra samhällsinstanser.

Under våren har vi dock sett att fler än tidigare år valt att flytta vidare. Många har vänner och släktingar på andra orter i Sverige men anledning till flytt är också att den arbetsmarknad och utbildning kommunen erbjuder inte svarar upp mot de individuella kompe-tenser och önskemål som finns.

KostenhetenVi har i samarbete med vården och Offentlig gastronomi i Jämtland/Härjedalen haft grillfest på Nyviksvägen med servering och underhållning i deras fina atrium. Det blir även grillfest på Bergegården och Nipängen under hösten.Grillat och stekt på vår murikka har vi gjort i samarbete med skolan på barnens friluftsdagar. Medarbetarna har haft möjlighet att delta i inspirations och utbildningsdagar på Torsta i Offentlig Gastronomis regi.

36

Bygg- och miljönämndAnsvarig nämnd: Bygg- och miljönämnd, ordförande Annika EklundAnsvarig tjänsteman: Göran Hansson

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

Bygg-och Miljö-nämnden

5723,9 3574,7 2651,1 5501,1 4 826,0 675,0

SUMMA 5723,9 3574,7 2651,1 5501,1 4 826,0 675,0

Mål Bygg-och MiljönämndenBeslutade i KF 180222 §13

Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

MÅL - KUNDSERVICEVi ska vara tillgängliga, professionella och serviceinriktade. Alltid se till att någon finns tillgänglig, hänvisning lämnas vid frånvaro. Ärendehandläggning inom föreskriven tid. Lämna relevant information.

MÅL - KOMMUNIKATIONVerksamheten ska kommunicera på ett tydligt, generöst och rättssäkert sätt. Följa givna rutiner vid handläggningen och fatta beslut inom föreskriven tid. Informera på ett tydligt och lättförståeligt sätt via de kanaler som erbjuds.

MÅL - KREATIVITETFrämja utvecklingen i kommunen utifrån gällande lagstiftning och antagna miljömål. Genom att i vårt arbete aktivt försöka se möjligheter i stället för svårigheter vid kontakt med kommunmedborgare och verksamhetsutövare. Utifrån det rubricerade målet främja kommunens utveckling vid planering, kontroll/tillsyn och tillståndsgivning.

MÅL - KULTURUnderlätta för bedrivandet av den kulturella verksamheten i kommunen.Skaffa tillräckligt med kunskap kring kommunens kulturella verksamheter och ajourhålla kunskapen i syfte att använda den i planering, kontroll/tillsyn, utredningar vid beslut.

37

Mål Bygg-och MiljönämndenBeslutade i KF 180222 §13

Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

MÅL - KUNDSERVICEVi ska vara tillgängliga, professionella och serviceinriktade. Alltid se till att någon finns tillgänglig, hänvisning lämnas vid frånvaro. Ärendehandläggning inom föreskriven tid. Lämna relevant information.

MÅL - KOMMUNIKATIONVerksamheten ska kommunicera på ett tydligt, generöst och rättssäkert sätt. Följa givna rutiner vid handläggningen och fatta beslut inom föreskriven tid. Informera på ett tydligt och lättförståeligt sätt via de kanaler som erbjuds.

MÅL - KREATIVITETFrämja utvecklingen i kommunen utifrån gällande lagstiftning och antagna miljömål. Genom att i vårt arbete aktivt försöka se möjligheter i stället för svårigheter vid kontakt med kommunmedborgare och verksamhetsutövare. Utifrån det rubricerade målet främja kommunens utveckling vid planering, kontroll/tillsyn och tillståndsgivning.

MÅL - KULTURUnderlätta för bedrivandet av den kulturella verksamheten i kommunen.Skaffa tillräckligt med kunskap kring kommunens kulturella verksamheter och ajourhålla kunskapen i syfte att använda den i planering, kontroll/tillsyn, utredningar vid beslut.

Vidare förväntas att bygglovintäkterna ökar samt att personalsituationen har varit ansträngd under ett års tid.

Årets händelserBygg – och miljönämnden har arbetat enligt verksam-hetsplanen och där prioriterat tillsynen för objekt med fast årlig avgift, samt inkommande övriga ärenden. Nämnden har under 2018 länsstyrelsetillsyn av hela sin verksamhet. Fram till 31 augusti i år har länsstyrel-sen tittat på livsmedelstillsynen och förelagt nämnden om ett åtgärdsprogram i elva punkter som ska tas fram för beslut av nämnden senast den 30 november i år. Tillsyn av övriga ansvarsområden kommer att ske under oktober-december 2018. Detta tar mycket tid/resurser av personalen och kommer tills stor del att påverka nämndens tillsynskapacitet under avslut-ningen av 2018. Under semesterperioden pågick ett flertal stora skogbränder där personal från bygg- och miljökontoret deltog i krisledningsgruppen. Samtliga har fått mycket beröm för sina insatser.

FramtidDelegationsordning och samtliga taxor kommer att ses över och vid behov revideras. Arbetet inleds redan nu under hösten. Tillsynen inom miljö- och hälsoskydd ska vara behovsbedömd och fortsatt koncentreras på verksamheter med fast årlig avgift. Livsmedels-tillsynen kommer att förstärkas och förändras i och med att samverkan Jämtland förstärks och fördjupas. Ärendehanteringsprogrammet är nytt, VISION, och arbetet med att koppla ihop program för karta samt ekonomikoppling pågår. Mycket arbete med bygglov och planer bedöms inför 2019-2020 då förändringar av stamnät, mindre ledningsnät samt ställverksplatser kommer att byggas om och ut.

verksamhetsmålKommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018.Bygg- och miljönämnden tillser att vi som bor och verkar i Ragunda kommun efterlever det lagar och förordningar ställer som krav på oss. Bygg- och miljönämnden arbetar kontinuerligt med att uppdatera och aktualisera information där nämnden är ansvarig. Bland annat på kommunens hemsida och där information är kopplat till blankettstrukturen på hemsidan. Bygg- och miljö-nämnden har ett flertal handläggningstider som finns fastslagna i föreskrifter och förordningar men även egna handläggningstider (totalt 22 stycken). Bedöm-ning är att de följs i stort och att det fortsätter på det sättet hela året. Likaså gäller för de fyra servicedekla-rationer som nämnden har att beakta för ny livs-medelsverksamhet, planbesked, enklare bygglov samt inspektion/kontrollrapport. Som exempel kan nämnas att nämnden antagit fyra planer under 2018 vilka samtliga har vunnit laga kraft och där planbesked lämnades i rätt tid.

Bygg- och miljönämnden har i år ett nytt tillsynsan-svar för alkoholtillståndsgivning och tillsyn alkohol. Fram till 31 augusti har handläggning och tillsyn löpt på bra och utbildning pågår för både handläggare och ordförande i Bygg- och miljönämnden (Webbkurs). Avslutningsvis så har kommunens kulturmiljöprogram fastställts och finns nu som ett underlag vid informa-tionstillfällen och planering för kommunmedborgare, företag och myndigheter med flera.

Ekonomiskt utfallKommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018.Prognosen för helårsbudgeten ligger på ett överskott på ca 675 000 kr. Åtgärder för att minska kostnader sker alltid löpande under året. Nämnden undersöker ständigt möjligheter till utbildning samt deltagande via webbsända utbildningar, webbaserade tjänster mm, där framförallt resor med utsläpp av klimatpå-verkande koldioxid kan undvikas, men även besparing ekonomiskt av hotell och vissa kurskostnader. De bedömda överskott som redovisas beror att antalet bostadsanpassningar är något lägre fram till 31 au-gusti. Några anpassningar framöver kommer dock att vara kostnadskrävande och prognosen för bostadsan-passningsdelen är högst osäker.

38

Mål ÖverförmyndarnämndBeslutade i KF 180222 §14

Uppfyllt 2018-08-31

Prognos 2018-12-31

MÅL - KOMPETENSHandläggning skall ske på likartat sätt i alla ärenden

MÅL - KOMMUNIKATIONInformera i Ragundabladet en gång per år

MÅL - KUNDSERVICE• Handläggning av nytt ärende skall påbörjas senast en vecka från det att ärendet intieras hos överförmyndaren.• Inom en vecka från förfrågan bistå med information eller hänvisning till annan instans.

MÅL - KREATIVITETUtarbeta informationsmaterial som distribueras till vård- och serviceinrättningar samt läggs ut på kommunens hemsida.

MÅL - KULTURErbjuda möjligheter för ställföreträdare att delta i studiecirklar samt informera om eventuella lagändringar m m.

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

Överförmyn-darnämnd

877,4 758,6 570,1 995,3 832,6 162,7

SUMMA 877,4 758,6 570,1 995,3 832,6 162,7

ÖverförmyndarnämndAnsvarig nämnd: Överförmyndarnämnd, ordförande Annika EklundAnsvarig tjänsteman: Ingrid Larsson

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

verksamhetsmålKommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018.

Överförmyndarnämndens mål för verksamhetsåret 2018 ser delvis ut att kunna uppfyllas. Ett av de områden som inte kommer att uppfyllas gäller möjligheterna för ställföreträdare att delta i studiecirklar. Detta på grund av att det i dagsläget inte finns lämpliga studiecirklar att tillgå. Dock kommer viss utbildning av nya ställföreträdare att ske inför attårsräkningarna skall färdigställas för innevarande år.

Ett annat område är informationsmaterial till vårdinrättningar som inte kommer att hinnas med under året.

Ekonomiskt utfallKommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018

Överförmyndarnämnden har en prognosticerad avvikelse mot budget med + 162,7 tkr. Anledningen är att kostnaderna för ställföreträdare blir lägre än beräknat. Den politiska delen kommer också att göra ett mindre överskott för 2018 enligt prognosen.

FörbundAnsvarig nämnd: KommunstyrelsenAnsvarig tjänsteman: Håkan Littzell

Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr)

Verksamhet Bokslut 2017

Delår 2017

Delår 2018

Budget 2018

Prognos 2018

Avvikelse

JGY 30 098,8 21 524,1 20 250,4 31 500,0 27 885,8 3 614,2

Räddnings-tjänst förbundet

9 900,0 6 600,0 6 746,0 10 237,0 10 119,0 118,0

SUMMA 39 998,8 28 124,1 26 996,4 41 737,0 38 004,8 3 732,2

Årets händelser2018 har hittills varit ett år med normalt ärendeflöde. Arbetet med årsräkningarna har följt nämndens riktlinjer, d v s årsräkningarna ska vara granskade och klara och arvodet utbetalt senast 30 juni, om årsräkningarna lämnats in före den 1 mars och varit kompletta. Innan året är till ända kommer endast ett ensamkommande barn att fortsatt stå under överför-myndarens tillsyn. Den utökning av administrationen med 50 % som funnits sedan 2016 kommer att från och med 1 oktober minskas till att åter vara 50 % handläggare inom nämndens kansli. Ett arbete måste därför till för att lösa ersättarfrågan.Årets FSÖ-konferens hölls under månadsskiftet maj-juni eftersom det är valår. Överförmyndarnämnden var inte representerad där.

Framtid Det pågår diskussioner i länet om gemensam nämnd och gemensamt kansli för överförmyndarna. Det diskuteras också om ett gemensamt verksamhets-system för hela länet för att ge möjlighet att hjälpa varandra med handläggning, granskningar osv. I nuläget är inget klart vad gäller detta. I budget 2019 finns kostnader upptagna för uppgradering av det verksamhetssystem som idag används. Den nuvarande versionen av Wärna kommer att fasas ut och upphöra under 2019-2020 enligt uppgifter från tillverkaren. Så någon form av uppgradering systemet måste till förr eller senare.

Ekonomiskt utfallKommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018JGYDifferensen mellan utfall per 2018-08-31 och budget för samma period är +751 tkr. Prognos 2018 visar på en positiv avvikelse om 3 614 tkr. Prognosen för 2018 baseras på prognostiserade kostnader erhållna av JGY.

RäddningstjänstUtfall per 2018-08-31 är helt i enighet med budget per 2018-08-31. Prognos 2018 överensstämmer med budget 2018.

Årets händelserRäddningstjänstRäddningstjänstförbundet har förstås i mycket hög

grad präglats av de omfattande skogsbränder som varit inom deras områden. För Ragundas del präglade två bränder (Pålgård och Näset) ett antal veckor av sommaren och krävde mycket extraarbete.

FramtidRäddningstjänstInom räddningstjänstförbundet har under en lång tid en diskussion förts avseende hur kostnader skall fördelas mellan kommunerna. Ett förslag har nu tagits fram av en kommungemensam grupp och beslut har, för Ragundas del, fattats av KF avseende kommunens inställning till förslaget.

För totalt resultat, mål och ställning hänvisas till respektive förbunds års- och delårsredovisning.

39

ragunda kommunBox 150 84070 Hammarstrand Tel 0696-68 20 00 ragunda.kommun@ragunda.se

www.ragunda.se www.facebook/ragundakommun

Årsredovisningen prodceras & trycks av Ragunda kommunEkonomiavdelningen står för fakta, sammanställning och bearbetning.

Avdelningscheferna står för fakta/text på sin respektive del.

1

Förslag till ny renhållningstaxa från och med 2019-01-01

Grundavgift

Abonnent Ny taxa Gällande taxa

Permanent boende i en- eller

tvåfamiljshus

938 kr 929 kr

Fritidsboende 608 kr 602 kr

Fritidsboende i

gemensamhetsanläggning

473 kr 468 kr

Flerbostadshus 473 kr 468 kr

Företag, restauranger, affärer,

vårdinrättningar etc

473 kr 468 kr

Kärlstorlek Ny taxa Gällande taxa

190 lit 81:50 kr / tömning 80:50 kr / tömning

240 lit 101:50 kr /tömning 100:25 kr / tömning

370 lit 157:00 kr /tömning 155 kr / tömning

660 lit 283:00 kr /

tömning

280 kr / tömning

Abonnenter utan eget sopkärl

Gemensamhetsanläggning Kullsta

fritidsområde

604 kr / år 598 kr /år

Gemensamhetsanläggning;

Sättsjön, Mörtsjön, Järsjön och

Mjösjön

439 kr / år 435 kr /år

Butik i Ragunda kommuns

hyresbestånd

604 kr / år 598 kr /år

2

Tömningsavgifter

Tillägg gångavstånd

Gångavstånd räknas från uppställningsplats för hämtfordon till kärl. Generellt gäller att kärlet placeras

maximalt 1,5 meter från fordonets stannställe, kring kärlet skall det vara fritt minst 0,6 meter. Avvikelser

från nedanstående får endast ske efter medgivande av entreprenör och renhållningen.

Kärlstorlek Ny taxa Gällande taxa

Tillägg hämtning kärl

inom 1,5-10 meter

190, 240, 370,

660

39 kr/tömning 21 kr/tömning

Tillägg från 10 meter och

uppåt

190, 240, 370,

660

39 kr/tömning 30 kr/tömning

Handlingsplan ANDT* Ragunda kommun 2018-2020

*ANDT står för Alkohol, Narkotika, Dopning, Tobak

Inledning

Denna handlingsplan är en konkretisering av Jämtlands Läns gemensamma ANDT-strategi ”Regional

ANDT, alkohol, narkotika, dopning och tobak, Jämtlands län 2015-2020”. Strategin har tagits fram i

samarbete med Länsstyrelsen i Jämtlands län, Regionförbundet Jämtlands län, Jämtlands läns

Landsting och Polismyndigheten Jämtland.

Handlingsplanen beskriver vilka insatsområden i strategin som ska och bör prioriteras lokalt i

Ragunda samt vilka aktiviteter som ska genomföras. Handlingsplanen har även sin grund i en

kartläggning av nuläget som genomförts i Ragunda kommuns grundskolor under första halvan av

2018.

Arbetet har sin grund i den nationella övergripande målsättningen för ANDT-politiken ”ett samhälle

fritt från narkotika och dopning, med minskade medicinska och sociala skador orsakade av alkohol

och med ett minskat tobaksbruk”.

Vision och mål

Visionen är att utveckla Ragunda kommun i likhet med den regionala ANDT-strategi 2015-2020; att

skapa en attraktiv, trygg och hållbar kommun där alla ska kunna växa upp och leva utan risk att

skadas på grund av sitt eget eller andras bruk av alkohol, narkotika, dopningsmedel eller tobak samt

med Sveriges lägsta brottslighet och största upplevda trygghet.

Den övergripande målsättningen med den lokala handlingsplanen för ANDT är att förbättra det

drogförebyggande arbetet så att barn och vuxna i Ragunda kommun upplever en trygg och säker

miljö utan droger, och det på bred front genom många inblandade aktörer och angreppssätt. Det

alkohol- och drogförebyggande arbetet ligger även i linje med kommunens folkhälsoplan från 2015

samt skolornas policy för alkohol- och drogförebyggande.

Genomförande/implementering/uppföljning

Kommunen ska samordna, prioritera och implementera de insatser som anges i handlingsplanen för

ANDT-förebyggande arbete i syfte att uppnå de övergripande målen. Det är av vikt att planera för

och följa upp aktiviteterna i handlingsplanen samt att revidera aktiviteterna och/eller målen vid

behov. Arbetet ska förankras och återrapporteras till kommunstyrelsen regelbundet, minst årligen.

Aktiviteter

Mål: Minska andelen föräldrar och vuxna som erbjuder och förser barn med tobak och alkohol.

(Enl. kartläggningen som gjordes VT-18 i Ragunda kommun så visar den att 30% av eleverna i åk 8-9

blir bjuden på alkohol av föräldrarna och 19% får sitt snus från föräldrar.)

Andelsmål: Minska siffran 30% till 15% till år 2020.

Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för

uppföljning

Kampanjarbete i

syfte att fördröja

alkoholdebut.

Marknadsföring

av lokala och

regionala

kampanjer

Affischer i

butiker/mackar/

företag.

Flygbladsutdelning

utanför

Systembolaget och

ombud.

Annonser i lokala

medier och

kommunens

hemsida/media.

Spridning av

Tonårsparlören

2018-

2020

ANDT-

samordnar

en

Kommunen ska

delta/genomför

a minst 2

kampanjer per

år.

Utskick ska

göras minst 2

gånger per år.

Antal

genomförda

kampanjer och

utskick, och ev

respons.

Årliga utskick till

vårdnadshavare i

syfte att

informera och

därigenom

förebygga

Utskick till

vårdnadshavare för

att informera om

langning och

kommunens arbete/

kontaktpersoner

mm inom ANDT

2018-

2020

ANDT-

samordnar

en

Samtliga

vårdnadshavare

med barn i åk 9

ska få ett

informations-

brev om

langning

Antal utskick,

och ev. respons.

Mål: Minska andelen barn och unga i grundskolan som provat alkohol, tobak och narkotika.

(Enl. kartläggningen som gjordes VT-18 i Ragunda kommun uppgav det att i åk 8-9 att hälften av(50%)

eleverna har prövat alkohol, 28-40% har prövat tobak/e-cigaretter m och utan nikotin, medan 5% har

prövat narkotika och 16% har blivit erbjuden köpa alt testa narkotika.)

Andelsmål: Minska siffran 50% till 30% till år 2020.

Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för

uppföljning

Arbeta för ett

enhetligt och

tydligt

drogförebyggand

e arbetssätt i

skolorna för att

förebygga och

snabbt fånga upp

vid misstanke om

skadligt bruk.

Ökad kunskap

om narkotika,

tobak, alkohol,

och dopning

bland vuxna som

möter unga.

Följa den regionala

ANDT-strategin, och

planerna i de lokala

ANDT.skolpolicys,

som finns på grund

– och

gymnasieskolor.

Introducera

utbildningsmaterial

(ex Koll på

Cannabis)till skolor.

Uppmärksamma

olika dagar, som

t.ex. den årliga 4.20

dagen.

2018-

2020

ANDT-

samordnare

n, skolchef

och

rektorer.

Ta fram en plan

för ett tydligt

drogförebyggan

de arbetssätt i

skolorna.

Antal skolor och

klasser som har

använt sig av

materialet.

Arbeta för

tobaksfria

skolgårdar

Tydlig skyltning och

information. Inga

inofficiella

”rökrutor”.

Info på

2018-

2020

ANDT-

samordnare

n,

tillsynshand

läggare,

Skolchef

Samtliga

högstadieskolor

ska ha fått ett

tillsynsbesök per

år med muntlig

och skriftlig

Antal

tillsynstillfällen.

Antal skolor som

har tydlig

skyltning.

föräldramöten åk 6-

9

Utökad tobakstillsyn

på skolgårdar

Erbjuda skolelever

tobaksavvänjning till

de som önskar.

Erbjuda

skolsköterskor

utbildning till

Dipl.Tobaksavvänjna

re.

och

rektorer,

Region J/H

(Elevhälsan

ansvarar för

avvänjning)

återkoppling

Samtliga skolor

ska ha en tydlig

skyltning och

information om

rökfria

skolgårdar

Samtliga elever

ska erbjudas

tobaksavvänjnin

g

Antal

skolsköterskor

som är

diplomerad

Tobaksavvänjna

re.

Verka för

fritidsaktiviteter

för barn och

unga där

nykterhet är en

förutsättning och

gagnar en

meningsfull

fritid.

Vara till stöd till

föreningar och

andra som driver

alt vill driva

mötesplatser för

unga/drogfria

barn-och

ungdomsarrange

mang inom

kommunen.

Genomföra

utbildningar för

vuxna som möter

barn o ungdomar.

2018-

2020

ANDT-

samordnare

n,

Landbygdsa

mordnare

Erbjuda minst

ett

utbildningstillfäll

e per år.

Antal

mötesplatser i

kommunen.

Antal

genomförda

utbildningar.

Mål: Minska andelen barn och unga som upplever vuxnas riskbruk

(Enl Kartläggningen som gjordes VT-18 i åk 8-9 visar att 18-27% elever i Ragunda kommun upplever

att föräldrar har druckit för mycket och att de vill att föräldrar ska sluta dricka alkohol alt ha bett

föräldrar att sluta dricka alkohol. Det framkom även att 20% av alla elever i åk 8-9 inte har någon

vuxen att tala med om de får något av ett problem.)

Andelsmål: Minska siffrorna 18-27% till 10-20% och siffran 20% till 5% till år 2020.

Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för

uppföljning

Kampanjande för

att nå individer i

riskfyllt alkohol-

och/eller

drogberoende

och därefter

erbjuda hjälp

Affischer och

marknadsföring

Ställa frågor vid

sjukvårdsbesök

2018-

2020

ANDT-

samordnar

en

Dialog med

HC.

Kommunen ska

delta/genomför

a minst 2

kampanjer per

år.

Antal kampanjer

Statistik ur hälsa

på lika villkor

och annan

officiell statistik.

Utbildning av

föräldrar.

Program och

möjligheter för

blivande

föräldrar och

föräldrar med

barn 0-18 år till

att stärka

sammanhållning

en mellan

föräldrar och

verka för ökad

kunskap kring

föräldraskap

uppväxttiden

igenom.

Föräldrautbildning

under graviditet.

Föräldrautbildning/

vägledande samspel

för nyblivna

föräldrar som även

verkar för ökad

kunskap om

narkotika, tobak,

alkohol och dopning

bland unga hos

föräldrar, men även

för enbart föräldrar.

(I samband med

bibliotekens

Bokstartsbesök kan

lämplig information

ges.)

2018-

2020

MVC/hälso

centralen,

Länsstyrels

en, Polis

Minst en

utbildning per

år ska

genomföras.

Antal

genomförda

informations-

och

upplysningsinsa

tser.

Mål: Minska andelen barn och unga i grundskolan som säger sig kunna få tillgång på alkohol,

tobak, dopning och narkotika inom 24 timmar.

(Enl kartläggningen som gjordes VT-18 i Ragunda kommun i åk 8-9 uppgavs det att upp till 33% får

tag på alkohol, tobak, dopning och narkotika inom ett dygn.)

Andelsmål: Minska siffran 33% till 20% till år 2020.

Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för

uppföljning

Tillsyn av handel

och

åldersgränser

gällande tobak

Årlig tillsynsplan och

tillsyn samt

utbildning med

minst ett besök per

företag som säljer

2018-

2020

Bygg- och

miljönämn

den/Tillsyn

Förebygga

nätdroger via

ombud.

Antal tillsyn per

år och per

företag

och alkoholvaror eller hanterar varor

som alkohol, tobak

och/eller narkotika.

Uppföljning

En förutsättning för att bedriva ett samordnat och övergripande ANDT-arbete är att arbetet

genomsyrar hela organisationen men under ledning av en samordnarfunktion samt att arbetet kan

mätas och följas upp.

Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för

uppföljning

Delta i

undersökningarn

a CAN och Hälsa

på lika villkor och

i vissa fall

andra/egna

undersökningar

som skapar en

lägesbild av

kommun-

invånares andt-

vanor.

Enligt beslutad

tidsintervall

genomförs CAN och

Hälsa på lika villkor.

2018-

2020

Region J/H,

ANDT-

samordnar

en,

folkhälsosa

nsvarig.

Delta i CAN

2019

Delta i Hälsa på

lika villkor 2018

Analysera

resultatet lokalt

för att

samordna

behov och

framtida arbete

Redovisning och

statistik på lokal

och regional

nivå.

Verktyg för att

synliggöra

problematik och

därefter agera

för att stödja.

Möjligt att

analysera

hälsodata för

barn och

ungdomar på

gruppnivå

Årliga elevhälso-

undersökningar i på

förhand givna

årskurser

2018-

2020

Elevhälsan/

skolchef

Analysera

resultatet lokalt

för att

samordna

behov och

framtida arbete

Årsredovisning

1(2)

2018-06-20

Tfn: 063-14 24 89

E-post: hanna.viklund@regionjh.se

Region Jämtland Härjedalen Folkhälsoenheten Box 654 831 27 Östersund

Region Jämtland Härjedalen Folkhälsoenheten

Box 654

Till kommunchefer/direktör i länet 831 27 Östersund

Möjlighet att delta vid Skolelevers skolvaneundersökning 2019

Sedan 1971 har Centralförbundet för alkohol- och narkotikaupplysning (CAN)

genomfört årliga riksundersökningar av skolungdomars alkohol-, narkotika och

tobaksvanor i Sverige. Det planeras under 2019 att genomföra enkätundersökningen

Skolelevers drogvanor som en totalundersökning för elever i åk 9 och i gymnasiets år 2 i

Jämtland Härjedalen. Syfte är att ge ett nuläge och följa utvecklingen av ungdomars

drogvanor över tid och för att lokalt skapa ett trovärdigt och kunskapsbaserat

beslutsunderlag. För att få ett så säkert och representativt urval som möjligt är ert

deltagande viktigt. Denna information går ut som en förfrågan till länets alla kommuner

för att ta reda hur ni ställer er till deltagande i undersökningen år 2019 och då även till

medfinansiering.

Bakgrund

Vid regionens samverkansråd den 20 mars 2017 beslutades det att rekommendera länets

kommuner och Region Jämtland Härjedalen att samtliga länsgemensamma enkäter inom

folkhälsoområdet (Skolelevers drogvanor, Hälsa på lika villkor och Hälsosamtalet i

skolan) ska genomföras (enligt förslag på tidsplan) och därmed även följas upp. I

Jämtland Härjedalen har Skolelevers drogvaneundersökning tidigare genomförts 2008,

2012, 2015 och är nu planlagd att genomföras 2019.

Förslag till genomförande

Det är CAN som står för datainsamlingen som sker under våren 2019 (brukar vanligtvis

vara mellan sport- och påsklov) ute på skolorna. Folkhälsoenheten vid Region Jämtland

Härjedalen ansvarar därefter för bearbetning och analys på läns- och kommunnivå.

Analysen sker under hösten 2019 i process tillsammans med bl.a. kommunernas

ANDT-samordnare och Länsstyrelsen och resultatet planeras att presenteras under

början av 2020.

För att samarbetet kring befolkningsenkäten ska bli så smidigt och givande som möjligt får

varje kommun utse en kontaktperson som är mottagare av information gällande

undersökningen. Kontaktpersonen svarar också för att kommunen är delaktig i den

länsgemensamma analysprocessen kring enkäten samt för information, resultatspridning

mm inom sin kommun.

2018-06-19 2(2)

Förslag till finansiering

Förslag till finansiering av enkäten är samma upplägg som (i alla fall) de senaste två

genomförda undersökningarna:

Länsstyrelsen 50 %

Region Jämtland Härjedalen 25 %

Deltagande kommuner 25 %

Förslaget innebär att kostnaden för respektive deltagande kommun baseras på antal

elever i hemkommunen (utifrån Skolverkets statistik) och att både åk 9 och år 2 på

gymnasiet deltar. CAN har en redovisningsgräns på 50 individer men alla besvarade

enkäter ingår i länsrapporten. Priset för undersökningen år 2018 var 42,95 kr/enkät men

CAN räknar med att höja priset något till 2019 (år 2015 var priset per enkät 34,50 kr).

Enligt elevstatistik från Skolverket (Siris) är det ett högre elevantal 2018 än vad det var

2015. Skillnaden i pris kommer således att bero både på att priset per enkät har höjts

och att det är ett större elevantal 2019 än vad det var 2015, ca 900 elever fler, varav

drygt hälften är i Östersunds kommun. Observera därför att priserna i tabellen nedan bara är

ungefärliga och att det troligtvis kommer att bli något högre.

Kommun Prel pris 2019 pris 2015

Berg ca 1700 kr (1565 kr)

Bräcke ca 1300 kr (1565 kr)

Härjedalen ca 2500 kr (895 kr endast åk 9)

Krokom ca 3100 kr (2907 kr)

Strömsund ca 2600 kr (2460 kr)

Åre ca 3900 kr (2013 kr)

Östersund ca 23100 kr (10959 kr)

Ragunda ca 1000 kr (deltog ej)

Senast den 29 september önskar vi att ni meddelar Hanna Viklund folkhälsoenheten

Region Jämtland Härjedalen (enligt kontaktuppgifter nedan) om ert deltagande i

undersökningen och även vilken kontaktperson er kommun utser.

Välkommen att ställa frågor till Hanna Viklund, folkhälsoenheten.

Kontaktperson folkhälsoenheten Region Jämtland Härjedalen

Hanna Viklund, folkhälsosamordnare

e-post: hanna.viklund@regionjh.se

Tel: 063-14 24 89

Avgifter&

hyror för

kommunens

lokaler &

anläggningar

2018Avgifter & hyror för kommunens lokaler och anläggningar som hyrs för arrangemang/aktiviteter som inte inberäknas som ordinär verksamhet. Ordinär verksamhet =Gratis Idrott och kultur via föreningar & organisationer i kommunen samt kommunens egna arrangemang

Avgifter

Lokaler Föreningar, organisationer företag inom kommunen

Föreningar, organisationer företag utom kommunen

Forshallen Hall

750/dygn 1500kr/dygn

Cafeteria 200kr/dygn 500kr/dygn

Hall samt cafeteria

850kr/dygn 2000kr/dygn

Nornan * Danssal

500kr/dygn 1000kr/dygn

Danssal, cafeteria, kök 850kr/dygn 2000kr/dygn

Cafeteria, kök

200kr/dygn 500kr/dygn

Konferensrum gamla delen

0kr 250:-/halvdag 500:-/dygn

Konferensrum nya delen

250:-/halvdag 500:-/dygn 300:-/halvdag 600:-/dygn

Badhuset Bad och bastu

40kr/tillfälle för vuxna 20kr/tillfälle för barn upp till 12 år

* Om du som företag hyr kontor på Nornan ingår naturligtvis konferenssalen i kostnaden, under

förutsättning att den bokas enligt gällande regler.

Avgifter och Hyror tas vid arrangemang, aktiviteter som:

Är entrébelagda

Försäljer varor och produkter

Kostnaden för hyran gällande Forshallen och Nornan är exklusive städning. Vid

bokning av dessa skall kontakt tas med kommunens städenhet för överenskommelse

gällande städning.

Vid önskemål om hyra av andra lokaler som kök, slöjdsalar mm, kontaktas alltid Kundcenter, som i

sin tur tar kontakt med ansvarig tjänsteman.

(* 1) Startavgift. Iordningställande av Läktare

(*2) Startavgift. Uttransport/intransport samt resning och nedmontering. Görs av kommunen

anvisad/inköpt personal

Thailändska Paviljongen sbu beslut DIARIENR: KS 2018/15

Den näringsidkare eller privatperson som önskar använda paviljongen skall dels ha

ändamålsenlig kunskap om kulturen kring paviljongen, museet och området i övrigt, samt att

denne åtar sig ansvaret för anläggningen och dess inventarier i samband med privata besök.

Ansvarsförsäkran via blankett i samband med utkvittering av nycklar ska då göras, liksom

begränsningar i att det inte ska innebära mer jobb i form av exempelvis snöskottning eller

städning. Samma entré som vid gruppresor under ordinarie öppettider, vilket för säsongen

2018 är 40 kr/person

Övriga lokaler och anläggningar

Föreningar/organisationer inom kommunen

Föreningar/organisationer utom kommunen

Företag

Gymnastiksalar Stugun, Bispgården, Hammarstrand

0:-/dygn 100:-/timme 1500:-/dygn 150:-/timme 2000:-/dygn

Idrottsplats eller annan fritidsanläggning i samband med träningsläger el dylikt

0:-/dygn 100:-/timme 1500:-/dygn 150:-/timme 2000:-/dygn

Anläggningar Föreningar/organisationer inom kommunen

Föreningar/organisationer utom kommunen

Företag

Vridläktare inklusive förare

(*1) 2 500kr Dygnshyra 1000kr exkl moms

(*1 ) 4 000kr Dygnshyra 1000kr exkl moms

(*1) 4 000kr Dygnshyra 1000kr exkl moms

Vridläktare Fast läktare

(1*) 500kr Dygnshyra 1000kr exkl moms

(*1) 2 500kr Dygnshyra 1000k exkl moms

(*1) 2 500kr Dygnshyra 1000kr exkl moms

Scenvagn (*2) 8 000 kr Dygnshyra 1000kr exkl moms

(2*) 8 000 kr Dygnshyra 1000k exkl moms

(*2) 8 000 kr Dygnshyra 1000kr exkl moms

Dokumenttyp

Tjänsteskrivelse Datum

20180921 Beslutad av

Gäller från

Dokumentansvarig

Carina Landin, Chef kommunikationsenheten Diarienr.

REV 218/7

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00

BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Svar på revisionsrapport - Granskning av offentlig struktur

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslås besluta att:

1. Godkänna förvaltningens svar på revisionsrapporten Granskning av styrdokument

2. Överlämna svaret till revisorerna

Ärendet

KPMG har av de förtroendevalda revisorerna fått i uppdrag att översiktligt granska kommunens

rutiner för upprätthållande av god offentlig struktur. Granskningen har resulterat i ett antal

rekommendationer till kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen att säkerställer att arkiven är skyddade mot brand och annan skada,

samt att dessa ska vara tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. En

handlingsplan för genomförandet bör fastställas. Se avsnitt 3.2

Svar: Vårt centralarkiv är i väldigt dåligt skick och under många års tid har det

bortprioriterats i kommunens investeringsbudget. Det har tidigare tagits fram ritningar

för ett nytt arkiv, men det var för ett antal år sedan och kraven för arkivlokaler kan ha

skärpts: https://riksarkivet.se/arkivlokaler-riktlinjer-regelverk. Jag föreslår att KS uppdrar

till Samhällsbyggnadsförvaltningen att uppdatera den befintliga planen/ritningarna och då

samtidigt se över om biblioteken kan vara intresserade av en samverkan. Forskarplatser

saknas i det befintliga förslaget. Det uppdaterade förslaget kan då ställas mot att det finns

möjlighet att köpa tjänst och hyra lokaler av Östersunds Kommun avseende

centralarkivet. Utan investeringsmedel kan vi dock inte göra någonting.

Beslut hur man vill göra angående centralarkivet bör tas av KS.

Kommunstyrelsen att fastställa en handlingsplan för införande av e-arkiv, alternativt

säkerställa att kommunen följer lagstiftningen genom att förvara elektronisk information

på papper. Se avsnitt 3.2

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00

BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Svar: Ragunda Kommun deltog under två års tid i en länsgemensam upphandling av e-

arkiv som i början av 2018 lades ner. Vi har påbörjat ett arbete att se om vi tillsammans

med Bräcke, som vi också delar diariesystem med, kan hitta en gemensam lösning. Även

här krävs medel för att köpa in system samt köp av utbildning. Kommunstyrelsen bör

uppdra till Kommunledningsförvaltningen att ta fram en handlingsplan.

Kommunstyrelsen att fastställa riktlinjer för god arkivvård och att en plan för vilken

tillsyn som ska utföras fastställs. Resultatet av tillsynen bör vidare dokumenteras, och om

brister har noterats bör det framgå vilka åtgärder som ska vidtas. Se avsnitt 3.2

Svar: Arkivmyndigheten (Kommunstyrelsen) bör uppdra till

Kommunledningsförvaltningen att ta fram riktlinjer för god arkivvård. Tillsyn bör

genomföras inom ramen för kommunens systematiska kvalitetsarbete och bör där ingå

som en eller flera punkter.

En del av de riktlinjer som efterfrågas har vi redan idag då dokumenthanteringsplanerna

bör ses som en del av det arbetet. Vi har under våren tillsammans med verksamheterna

gått igenom dem och under hösten kommer ett ärende till KS att anta nya

dokumenthanteringsplaner. Att man årligen reviderar dessa bör finnas i respektive

förvaltnings årshjul. I dokumenthanteringsplanerna framgår hur gallring och bevarande av

dokument bör ske.

Kommunstyrelsen och bygg- och miljönämnden att säkerställa att samtliga medarbetare

och förtroendevalda har kunskap om lagstiftningen och kommunens rutiner gällande

offentlighet, sekretess, arkivering och informationshantering utifrån

dataskyddsförordningen. Se avsnitt 3.3

Svar: En utbildning för kommande mandatperiod angående offentlighet och sekretess är

under planering för både politiker och tjänstemän.

I samband med det kommer vi också att ha en utbildning i vårt diariesystem W3D3 som

vi har uppdaterat och utvecklat. Vi kommer nu säkerställa att ärendekedjorna i

mötesprocesserna blir digitala och överskådliga samt att behörighet till ärendena blir

korrekta och i enlighet med GDPR.

Vad gäller KPMG:s bedömning angående att det saknas teknisk lösning för hantering av

film- bild och ljudfiler stämmer inte. Det går alldeles utmärkt att i vårt diariesystem spara

filer av olika format. Däremot måste handläggare få kunskap om att det går och hur man

gör. Diarieförda filer går utmärkt att plocka ut om någon begär ut dessa. Vad gäller

verksamheternas minnesanteckningar och utkast är de inte offentliga handlingar. Dessa

blir allmänna först om de expedieras eller arkiveras.

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00

BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

I övrigt ligger kommunens rutiner och information angående ärendehantering och

registrering, författningssamling, GDPR och dokumenthanteringsplaner på kommunens

intranät så att alla medarbetare kan läsa dessa.

Kommunstyrelsen och bygg- och miljönämnden att utveckla den interna kontrollen

gällande följande lagstiftning (Se avsnitt 3.3) Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105)

Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) Förvaltningslagen (SFS 2017:900)

Arkivlagen (SFS 1990:782)

Svar. Detta bör som i svar ovan ingå i den tillsyn som genomförs inom ramen för

kommunens systematiska kvalitetsarbete och bör uppdras åt kommunchef att tillse detta.

Se också BMN §67 20180829

Dokumenttyp

Dokumenthanteringsplan Giltighetstid

Uppdateras varje år Beslutad av

XXXXXXX XXXXXXX Gäller från

2018-XX-XX Dokumentansvarig

Förvaltningschef Barn- och utbildning Diarienr.

XXXXXXX

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00

BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen

Grundskolan................................................................................................................... 2

Förskolan ........................................................................................................................ 4

Elevhälsan ....................................................................................................................... 7

Särskolan ......................................................................................................................... 8

Kulturskolan ................................................................................................................... 8

Dokumenthanteringsplan

Barn- och utbildningsförvaltningen

2

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Grundskolan

Protokoll från elevvårdskonferenser ProReNata Efter 10 år Bevaras

Protokoll från APT Intranätet Efter 10 år Bevaras

Protokoll från klasskonferenser Pärm i tjänsterum

Gallras vid inaktualitet

Skolrådsprotokoll Närarkiv Efter 3 år Bevaras

Intyg om anpassad studiegång Elevakt i ProReNata

Efter 3 år Bevaras

Ledighetsansökningar, elever Elevakt i ProReNata

Gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter läsårets slut.

Frånvarohandlingar IST Gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter läsårets slut.

Skriftlig information i samband med utvecklingssamtal

IST Gallras vid inaktualitet, senast vid avslutad skolgång (grundskola)

Handlingar som rör kontakter med målsmän IST Gallras vid inaktualitet

Kurs eller timplaner P: Gallras vid inaktualitet

Läsårsscheman IST/ Untis Gallras vid inaktualitet

Kvalitetsredovisning P: Efter 3 år Bevaras

Förteckning över elever placering under PRAO

Lärare & rektors arbetsrum

Gallras efter 3 år

Redovisning av lärartimmar IST/ Untis Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Barn- och utbildningsförvaltningen

3

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

RUS-samtal Skickas till personal

Gallras vid inaktualitet

Åtgärdsprogram IST Efter 3 år Gallras efter 3 år. Bevaras för elever födda 5, 15 & 25

Elevakter ProReNata Efter 3 år Gallras efter 3 år. Bevaras för elever födda 5, 15 & 25

Elevvårdsärenden ProReNata Efter 3 år Gallras efter 3 år. 5, 15 & 25 bevaras

Nationella prov, resultat och sammanställningar

IST Efter 3 år Alla svar på nationella prov förutom svenska kan gallras efter 5 år. Svenska bevaras.

Nationella prov i svenska, resultat och sammanställningar

IST Efter 3 år Bevaras

Betygskataloger Närarkiv Efter 3 år Bevaras

Betygskopior Närarkiv Efter 3 år Bevaras

In och utflyttningsanmälan Expedition Gallras vid inaktualitet

Klasslistor IST Efter 3 år Bevaras

Skolskjutsunderlag IST Gallras vid inaktualitet

Trygghetsärenden Prorenata Gallras vid inaktualitet

Ansökningar; språkval, längre ledighet, gruppbyte, studiehandledning, modersmålsundervisning

Expedition Gallras vid inaktualitet

Handlingsplaner Intranätet Gallras vid inaktualitet. Uppdateras löpande

Dokumenthanteringsplan

Barn- och utbildningsförvaltningen

4

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Ansökning och uppsägning av fritidshemsplats

Expedition Gallras vid inaktualitet

Medgivandeblankett IST Gallras vid inaktualitet

Stadsbidragsansökningar Ja W3D3 Gallras efter 10 år

Anmälan om kränkande behandling Pärm hos rektor, förvaltningschef

Gallras vid inaktualitet. Efter barnet sluta på skolan

Förskolan

Ansökningar till förskola Expedition, IST Gallras vid inaktualitet – när barnet placerats. Övergår till IST när systemet är igång.

Placeringar av barn i förskola Expedition, IST Gallras vid inaktualitet – när vårdnadshavare har tackat ja till platsen. Övergår till IST när systemet är igång.

Svar på placeringsmeddelande Expedition, IST Gallras vid inaktualitet – när barnet registrerats. Övergår till IST när systemet är igång.

Närvarolistor för barn i förskolan Pärm, respektive avdelning - IST

Sparas i 2 år. Övergår till IST när systemet är igång.

Uppgifter om vistelsetid Pärm, respektive avdelning. IST

Gallras efter 2 år. 2 år efter vistelsetidens slut Övergår till IST när systemet är igång.

Uppsägning av förskoleplats Expedition, IST Gallras vid inaktualitet. Övergår till IST när systemet är igång.

Förteckningar över barn i respektive förskola IST Gallras vid inaktualitet

Förteckningar över förskolor IST Gallras vid inaktualitet

Handlingar och beslut i förtursärenden Ja IST Efter 3 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Barn- och utbildningsförvaltningen

5

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Kö- och beläggningsstatistik IST Efter 3 år Bevaras

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan

Intrasidan P: Gallras vid inaktualitet

Protokoll Arbetslagsmöte Reflektionstid Pärm & P: Gallras vid inaktualitet

Protokoll Husmöte Förskola P: och Intrasidan på respektive hus

Gallras vid inaktualitet

Protokoll APT P: och Intrasidan under Förskolan

Gallras vid inaktualitet

Dagböcker, planeringskalender (när de använts för dokumentation och planering)

På resp avdelning

Gallras vid inaktualitet

Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet -kvalitetsarbete

Intrasidan, kvalitetsarbetet

Gallras vid inaktualitet

Fotografier Extern hårddisk – i låst skåp

Gallras vid inaktualitet.

Barnlistor (med personuppgifter) IST Gallras vid inaktualitet

Brandlista IST Gallras vid inaktualitet

Dokumentation med fotografier och text P: under respektive avdelning

Gallras vid inaktualitet

Övrig dokumentation Pärm samt P: på respektive avdelning

Gallras vid inaktualitet

Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet

Tjänsterum Gallras vid inaktualitet. Handlingarna hos Ekonomi och beslutet hos förskolechefen.

Dokumenthanteringsplan

Barn- och utbildningsförvaltningen

6

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov

P: under Ledning Gallras vid inaktualitet

Handlingar rörande skador och/eller tillbud. Personal

Ja Adato

Gallras vid inaktualitet

Handlingar rörande skador och/eller tillbud. Barn

P: Gallras vid inaktualitet

Korrespondens med vårdnadshavare eller annan med uppgifter väsentliga för barn eller förskola

Ja Tjänsterum, W3D3

Gallras vid inaktualitet.

Korrespondens med personal eller annan med uppgifter väsentliga för verksamheten

Adato eller P: under Ledning

Gallras vid inaktualitet

Handlingsplaner Intrasidan Gallras vid inaktualitet

Kvalitetsredovisning Ja Intrasidan, samt P: under Ledning-Bou

Efter 3 år Bevaras

Åtegårdens fk verksamhetsberättelse Pärm Efter 3 år Bevaras

Beslut Arbetsmiljöverket, Skolverket, Skolinspektionen o.s.v. gällande verksamheten.

Ja Pärm på chefskontoret, P: under Ledning

Efter 3 år Bevaras

Barnärenden, handlingsplaner BIBAS Pärm på chefskontoret, P: under Ledning

Gallras efter 3 år. Efter barnet slutat förskolan.

Rus Tillbaka till personal eget ansvar, Pärm P:

Gallras vid inaktualitet

Föräldrarådsprotokoll P: Ledning

Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Barn- och utbildningsförvaltningen

7

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Anmälan av kränkande behandling Pärm chefskontoret, förvaltningschef

Gallras vid inaktualitet. Efter barnet sluta på förskolan.

Schema personal P: Ledning

Gallras vid inaktualitet. Tidigast vid läsårets slut

Orosanmälningar P: Ledning Gallras vid inaktualitet. När barnet lämnar förskolan

Kölistor IST och P: Ledning

Gallras vid inaktualitet

Stadsbidragshandlingar Ja W3D3 Gallras efter 10 år

Elevhälsan

Anteckningar, t.ex elevsamtal, protokoll Prorenata/ elevakt

Gallras vid inaktualitet

Anteckningar, t.ex psykologåterlämning Prorenata/ elevakt

Efter 3 år Bevaras

Psykologutredning Prorenata/ journal

Efter 3 år Bevaras

Intyg Prorenata/ elevakt

Gallras vid inaktualitet

Eget kartläggningsmaterial/ utredningar Prorenata/ elevakt

Efter 3 år Bevaras

Resultat av kartläggningsmaterial/ utredningar

Prorenata/ elevakt

Efter 3 år Bevaras

Kontakt med myndigheter Prorenata Gallras vid inaktualitet

Elevuppgifter Prorenata & IST Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Barn- och utbildningsförvaltningen

8

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Patientjournal Prorenata Efter 3 år Bevaras

Särskolan

Inskrivning/ utskrivning särskola Diarieförs Prorenata/ elevakt

Efter 3 år Bevaras. Sekretess

Korrespondens med föräldrar Diarieförs Prorenata/ elevakt

Efter 3 år Bevaras. Sekretess

Kulturskolan

Anmälningsblanketter P: Gallras vid inaktualitet

Deltagarlistor P: Gallras vid inaktualitet

Arbetsschema P: Gallras vid inaktualitet

Statistik P: Bevaras

Affischer P: Efter 5 år Bevaras

Projekt: Skapande Skola Ja W3D3 Gallras efter 10 år

Projekt: Skapande Förskola Ja W3D3 Gallras efter 10 år

Dokumenttyp Dokumenthanteringsplan Giltighetstid Uppdateras varje år

Beslutad av XXXXXXX XXXXXXX

Gäller från 2018-XX-XX

Dokumentansvarig Förvaltningschef Kommunledningsförvaltningen

Diarienr. XXXXXXX

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Dokumenthanteringsplan Kommunledningsförvaltningen Ledningsorgan ............................................................................................................... 2

Valnämnd ....................................................................................................................... 4

Allmän administration .................................................................................................. 6

Kundcenter/ telefoni ......................................................................................... 6

Information och marknadsföring ..................................................................... 7

Arkiv/ Diarie ....................................................................................................... 8

Projekthantering.................................................................................................. 9

IT......................................................................................................................... 10

Personaladministration ............................................................................................... 12

Personal .............................................................................................................. 12

Löner .................................................................................................................. 15

Ekonomiadministration .............................................................................................. 16

Dokumenthanteringsplan

Politisk ledning och styrning

2

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Anvisning: Gäller Arbetsutskott, arvodesberedning, fullmäktige, beredningar (även tillfälliga beredningar), delegationer, presidier, presidiedelegation, styrelse, utskott, valberedning Annonser till tidningar P:/informatör Gallring efter 2 år

Arvodesbestämmelser p:/kansli Nej Bevaras

Avtal Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras

Delgivningar och meddelanden Ja Närarkiv Gallring efter 4 år

Diarieförda handlingar Ja W3D3 och närarkiv

Efter 5 år Bevaras

Diarielistor Ja W3D3 Efter 1 år Bevaras. Utskrift sker 1 gång/år. Diarienummerordning ur datasystemet.

Ljud- och bildupptagningar (bandinspelningar, ljudfiler, o d)

Ja p:/kansli och central server, W3D3

Efter 5 år Bevaras

Föredragningslistor (dagordning/kallelser) Ja Närarkiv Efter 4 år Bevaras

Förtroendemannaregister Ja P:/ Efter 4 år Bevaras

Inkomna och utgående skrivelser Ja W3D3 Efter 10 år Bevaras

Justeringsanslag Site vision/ närarkiv

Efter 10 år Bevaras

Kungörelser Site vision Gallring efter 2 år

Dokumenthanteringsplan

Politisk ledning och styrning

3

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Närvarolistor Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras, kan ingå i protokoll

Protokoll Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras

Protokollsbilagor Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras

Voteringslistor Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras. Ingår ofta i protokollsbilagor.

Representation, fullmäktiges presidium

Förtjänsttecken (motsvarande) Närarkiv Efter 10 år Bevaras

Gåvor till kommunen Närarkiv Efter 10 år Bevaras

Representationslistor och registreringsförteckningar

Närarkiv Efter 5 år Bevaras

Tackbrev och ordförandekorrespondens Närarkiv Efter 5 år Bevaras

Vänorter, handlingar Närarkiv Efter 5 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Valnämnden

4

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndigheten (och länsstyrelsen) som enbart gäller ett val

Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Kan förstöras efter valet

Brevröster, för sent inkomna Gallras vid inaktualitet. Kan förstöras efter valet när valet vunnit laga kraft.

Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec om förtidsröstningen och om dubblettröstkort)

Närarkiv Informatör

Efter 4 år Bevaras

Kvitton avseende från Posten mottagna röster

Närarkiv Sparas under valperioden (4 år)

Omslag med ytterkuvert från godkända budröster

Närarkiv Sparas under valperioden (4 år)

Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand

Närarkiv Sparas under valperioden (4 år)

Protokoll över mottagna förtidsröster Närarkiv Sparas under valperioden (4 år)

Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler

Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Kan förstöras efter valet när valet vunnit laga kraft.

Röstlängder som använts vid val Närarkiv Efter 4 år Bevaras

Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag)

Närarkiv Efter 4 år Bevaras

Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud)

Närarkiv Efter 4 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Valnämnden

5

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över (motsv)

Ja Närarkiv Efter 4 år Bevaras

Valnämndens diarieförda handlingar Ja Närarkiv Efter 4 år Bevaras

Valnämndens protokoll Ja Närarkiv Efter 4 år Bevaras

Väljarförteckningar Närarkiv Sparas under valperioden (4 år)

Dokumenthanteringsplan

Kundcenter/ telefoni

6

Serie, Handlingar Diareförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning

Svara för Kundcenter, dokumentation Kundcenter

P:/Kundcenter Gallras vid inaktualitet, förfrågning, ärenden och dokumentation rörande Kundcenter. Gäller när statistik är sammanställd

Statistik Kundcenter P:/Kundcenter Gallras efter 1 år. Rapporteras för uppföljning av verksamheten

Hantera televäxel, växelsystem Växelsystem P:/Kundcenter

Gallras vid inaktualitet. Om uppgifterna trycks på papper till en telefonkatalog bevaras ett exemplar årligen

Hantera växel, uppgifter i växelsystem Växelsystem Gallras vid inaktualitet, sekretess kan förekomma

Statistik telefoni Växelsystem Gallras efter 1 år

Dokumenthanteringsplan

Information och marknadsföring

7

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Profilprodukter p/ Efter 3 år Bevaras

Leda styra organisera information och marknadsföring. Grafisk profil.

Ja W3D3 Efter 3 år Bevaras

Hantera grafisk profil och varumärke p/ Gallras vid inaktualitet. Om handlingarna ingår i ett ärende bevaras de i W3D3 annars kan de finnas i andra system och kan då gallras.

Hantera profilprodukter W3D3 Efter 3 år Gallras vid inaktualitet. Om handlingarna ingår i ett ärende bevaras de i W3D3 annars kan de finnas i andra system. Ett exemplar av varje profilprodukt sparas till centralarkivet.

Publicera på intern webb Interna webb Gallras vid inaktualitet. Skapade ytor kan gallras, information som bevaras flyttas över till p:/

Publicera på extern webb Externa webb Gallras vid inaktualitet

Publicera på sociala medier Facebook, Instagram

Bevaras i den plattformen

Hantera release- och presskontaktshandlingar p/ Gallras vid inaktualitet. Kan bevaras i ärenden

Pressmeddelanden p/ Efter 3 år Bevaras

Hantera broschyrer p/ Efter 5 år Bevaras, två exemplar av varje broschyr bevaras

Annonsera p/ Kan gallras när vederbörlig kontroll eller uppföljning gjorts eller när annonsen är inaktuell

Informationsplan för händelser, extraordinära händelser och vid höjd beredskap

Ja W3D3 Efter 3 år Bevaras, registreras som eget ärende tillsammans med tillhörande nämndhandlingar.

Bildarkiv, digitala och analoga

p/ Se generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar

Dokumenthanteringsplan

Arkiv och diarieföring (registrering)

8

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Medgivande för postöppning Intranät Gallras vid inaktualitet

Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse

Gallras vid inaktualitet

Händelseregistrerade handlingar W3D3 Gallras efter 2 år. Handlingar som registrerats i diariet utan att kopplas till ett ärende.

Diarium W3D3 Efter 1 år Bevaras. Registrator skriver årligen ut listor över alla ärenden dels i nummerföljd, dels efter initierare. Listorna arkivläggs tillsammans med de diarieförda handlingarna i den första volymen för respektive år.

Korrespondens av betydelse Ja W3D3, i det diarieförda ärendet

E-post, SMS, röstmeddelanden, meddelanden från social media skrivs ut och scannas in. Om det inte går görs en tjänsteanteckning i det diarieförda ärendet.

Dokumenthanteringsplan Ja W3D3 Efter 1 år Bevaras. Ska uppdateras årligen

Postlistor Gallras vid inaktualitet

Arkivförteckningar Efter 10 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Projekthandlingar

9

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning

Avtal, texsamarbetsavtal, sponsoravtal, outsourcingavatl

Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras

Delrapporter Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras

Ekonomisk slutredovisning Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras

Förstudier Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras

Korrespondens av avgörande betydelse, överrenskommelser etc.

Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras

Korresponden, rutinmässig Nej Outlook och p:/ Gallras vid inaktualitet

Protokoll med dagordning och deltagarlista (Styrgrupper, projektgrupper/ arbetsgrupper, referensgrupper, eventuella delprojekt)

Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras

Minnesanteckningar Nej P:/ Gallras vid inaktualitet

Projektdatabas Efter 5 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

IT

10

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Avtal Ja W3D3 Efter 5 år Bevaras

Förstudier Ja G:\IT-enheten Efter 5 år Bevaras

Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser mm av långsiktig betydelse

Ja G:\IT-enheten Efter 5 år Bevaras

Korrespondens, rutinmässig Exchange/ Servicedesk

Gallras vid inaktualitet

Minnesanteckningar G:\IT-enheten Gallras vid inaktualitet

Protokoll med dagordning och deltagarlista Ja P:/IT Efter 5 år Bevaras

Beställning Digital servicedesk

Gallras vid inakualitet

Projektdirektiv Ja Efter 5 år Bevaras, Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Ingår ofta i Diarieförda handlingar

Projektplaner Ja G:\IT-enheten Efter 5 år Bevaras, Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet

Slutrapporter Ja Närarkiv Efter 5 år Bevaras

Utvärderingar Ja G:\IT-enheten Efter 5 år Bevaras

Försäkran (tillgång IT-system) Närarkiv Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

IT

11

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Användaridentiteter Active Directory Gallras vid inaktualitet

Utlåningsavtal iPad Närarkiv Gallras vid inaktualitet

Systemdokumentation IT-system G:\IT-enheten Gallras vid inaktualitet

Driftdokumentation IT-system G:\IT-enheten, Servicedesk

Gallras vid inaktualitet

Arbetsmaterial G:\IT-enheten Gallras vid inaktualitet

Mötesanteckningar G:\IT-enheten Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Personal

12

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Handlingar gällande anställning

Ansökningshandlingar Dator och personakt

Efter 5 år Bevaras

Annonser Dator och personakt

Efter 5 år Bevaras

Meritförteckning Dator och personakt

Efter 5 år Bevaras

Betygskopior Dator och personakt

Efter 5 år Bevaras

Utdrag ur brottsregister Dator och personakt

Efter 5 år Bevaras

Anställningsavtal Dator och personakt

Efter 5 år Bevaras

Betygskopior från sökande som ej anställts. HR- supporten Gallras 2 år efter tillsättning

Tjänstgöringsbetyg Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Entledigande

Ansökan om och beslut om uppsägning Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Underrättelse om anställnings upphörande Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Utredning om uppsägning Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Uppsägning på egen begäran Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Löner

15

*Arkiv 2/3 = Arkiv nr 2 på våning 3

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Lönelistor Lönekontoret Efter 5 år Bevaras

Sökregister Arkiv 2/3 Efter 5 år Bevaras

Läkarintyg Arkiv 2/3 Gallras efter 3 år

Anställningsavtal Arkiv 2/3 Efter 5 år Bevaras, ev. gallras efter 10 år

Tjänstgöringsrapporter Arkiv Gallras efter 3 år

Reseräkningar-kvitton Arkiv Gallras efter 7 år

Debiteringsunderlag Lönekontor Gallras efter 1 år

Beslut från kronofogden Arkiv Gallras efter 1 år efter ärendets avslut

Redovisningslistor, kronofogden Arkiv Gallras efter 2 år

Intresseavdragslistor för personal kaffe Lönekontor Gallras vid inaktualitet

Folksam pension – löneväxling Personakt Efter 5 år Bevaras

Friskvård Pärm arkiv Gallras efter 7 år

Dokumenthanteringsplan

Personal

13

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Handlingar rörande rehabilitering

Rehabutredningar pågående Adato system Efter 5 år Bevaras i verksamhetssystem. Skrivs ut om systemet byts ut och bevaras i personakt

Rehabutredningar avslutade Adato-system Efter 5 år Bevaras i verksamhetssystem. Skrivs ut om systemet byts ut och bevaras i personakt

Läkarintyg Adata-system Efter 5 år Bevaras i verksamhetssystem. Skrivs ut om systemet byts ut och bevaras i personakt

Trygghetsförsäkring vid arbetsskada

Ansökan med underlag om ersättning i enlighet med TFA-KL

Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Försäkringskassans beslut om sjukersättning Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Meddelande om anställnings upphörande i samband med varaktig sjukersättning

Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Tjänstegrupplivsförsäkring

Ansökan om ersättning enl. TGL-KL Ja Personakt i arkiv Gallras efter 2 år

Underlag till ansökan; dödsfallsintyg och släktutredning personintyg

Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Beslut om ersättning Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Allmän administration

Arbetsplatsträffar, minnesanteckningar Pärm i tjänsterum

Gallras efter 2 år

Dokumenthanteringsplan

Personal

14

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Övriga handlingar

Arbetsmiljöutbildning, kursintyg Personakt, arkiv 2/3

Efter 5 år Bevaras

Anteckningar vid konflikthantering, handledning, stödsamtal

Personakt, Adato Efter 5 år Bevaras

Omplacering

Utredning om omplacering Adato till avslut sen personakt

Efter 5 år Bevaras

Utlåtande och beslut i omplaceringsärende Adato till avslut sen personakt

Efter 5 år Bevaras

Handlingar rörande tjänstepension

Ansökan om tjänstepension Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Beslut och uträkning av tjänstepension Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Dödsfallsintyg Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Arbetsskador

Anmälan av arbetsskada Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras

Utredning om arbetsskada IA-system 2018 Efter 5 år Bevaras

Läkarutlåtande om arbetsskada IA-system 2018 Efter 5 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Ekonomi

16

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Årsredovisning Ja P:

Efter 10 år Bevaras

Delårsrapport Ja P:

Efter 10 år Bevaras

Budget Ja P:

Efter 10 år Bevaras

Årsbokslut P:

Efter 10 år Bevaras

Bokslutsbilagor P: Dagarkiv 2 år Efter 10 år Bevaras

Huvudböcker P:

Efter 10 år Bevaras

Månadsrapport P:

Gallras efter 10 år

Anläggningsregister P:

Gallras efter 10 år

Verifikationer

Dagrapport kassa Dagarkiv 2 år

Gallras efter 10 år

Dagjournal Dagarkiv 2 år

Gallras efter 10 år

Kontoutdrag/kontoavstämning Dagarkiv 2 år Gallras efter 10 år

Bokföringsorder Dagarkiv 2 år

Gallras efter 10 år

Transaktionslista bokföringsorder P:

Gallras efter 10 år

Dokumenthanteringsplan

Ekonomi

17

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Utanordningar Dagarkiv 2 år

Gallras efter 10 år

Momsredovisning Dagarkiv 2 år

Gallras efter 10 år

Leverantörsfakturor/utbetalningar

Leverantörsfakturor Scanningsföretag Dag-/närarkiv

Gallras efter 10 år

Betalningsuppdrag Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år

Utbetalningslista bankgiro Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år

Kvittens utbetalningslista Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år

Avstämningslista bankgiro/plusgiro Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år

Fonder/stiftelser

Årsredovisning Ja P:

Efter 10 år Bevaras

Verifikationer, fakturor, övrig bokföring Dag-/närarkiv Gallras efter 2-10 år, hantering enligt ovan.

Kundfakturering/inbetalningar

Debiteringslista P: Gallras efter 10 år

Avstämningslista integrerade poster P: Gallras efter 2 år

Felöversikt/rättelser integrerade poster P: Gallras efter 2 år

Dokumenthanteringsplan

Ekonomi

18

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

OCR-listor, matchade betalningar Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år

Profina, inkasso – krav Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år

Övrigt

Lånehandlingar/låneavtal Ja P: Gallras vid inaktualitet

Attestlistor P: Gallras efter 10 år

Värdehandlingar, borgensförbindelser Ja Kassaskåp

Nej Bevaras. Flyttas inte till centralarkivet.

Inaktuella säkerhets- och värdehandlingar

Kassaskåp

Gallras efter 2 år

Dokumenttyp Dokumenthanteringsplan Giltighetstid Uppdateras varje år

Beslutad av XXXXXXX XXXXXXX

Gäller från 2018-XX-XX

Dokumentansvarig Förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen

Diarienr. XXXXXXX

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Dokumenthanteringsplan Samhällsbyggnadsförvaltningen

Renhållningen ................................................................................................................ 2

VA.................................................................................................................................... 4

Administration Renhållning och VA .......................................................................... 5

Kund ..................................................................................................................... 6

Ekonomi ............................................................................................................... 7

Tekniska .......................................................................................................................... 8

Besiktningar ......................................................................................................... 9

Städenheten .................................................................................................................. 10

Näringsliv- och utvecklingsenheten .......................................................................... 11

Näringsliv, utveckling och turism ................................................................... 11

Arbetsmarknad och integration ...................................................................... 12

Bibliotek ............................................................................................................. 14

Övriganläggning och underhåll ................................................................................. 16

Övergripande ............................................................................................................... 17

Dokumenthanteringsplan

VA och Renhållning

2

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Renhållning

Upphandlingar entreprenader renhållning Arb-underlag pärm tjänsterum

FFU med bilagor och inkomna anbud i det digitala upphandlingsverktyget TendSign.

Avtal, entreprenader Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum

Gallras vid inaktualitet

Tillståndsansökningar för anläggningar tillhörande renhållningen

Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum

Bevaras Till tillsynsmyndighet, Lst eller BoM

Miljörapport, SMP till Länsstyrelsen P: Bevaras i på P då gamla handlingar kan behövas

Renhållningsordning Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum

Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas

Avfallsplan Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum

Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas

Renhållningstaxor, arb-underlag P: Pärm tjänsterum

Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas

Renhållningstaxor Diarieförs W3D3 Via SBU, KS och KF.

Taxor VA Diarieförs W3D3 Via SBU, KS och KF.

Dispens enl §§35, 36 och 37, renhållningsordningen.

Diarieförs Förs in på kund i EDP Future

Bevaras i systemet

Överklagan dispensansökningar Diarieförs W3D3 Pärm, närarkiv

Gallras vid inaktualitet

Debiteringsunderlag El-kretsen, FTIAB etc Pärm tjänsterum Underlag till ekonomi, Bevaras

Kommunikation Länsstyrelse Diarieförs Outlook E-post sparas i särskild mapp i Outlook

Dokumenthanteringsplan

VA och Renhållning

3

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Kommunikation Bygg- och miljökontoret Diarieförs Outlook/ P:

E-post sparas i särskild mapp i Outlook/ Sparas

Kommunikation entreprenörer Outlook E-post sparas i särskild mapp i Outlook

Analysrapporter grundvatten P: Bevaras, original hos analysföretaget

Sammanställning analyser i diagram P: Bevaras under P

Protokoll och övrigt underlag gällande VA Z renhållare

P: Bevaras under P:

Rapport från Säkerhetsrådgivare ang rutiner mm om farligt avfall på ÅVC

Pärm tjänsterum Gallras efter 5 år

Foton besökta fastigheter för bedömning byggnadsstatus, §36

P: Gallras vid inaktualitet

Information extern, allmän P: Gallras vid inaktualitet

Kommunikation renhållningsabonnenter Outlook, Digitalt, EDP Future

E-post sparas i särskild mapp i Outlook

Statistik insamlade avfallsvolymer på ÅVC och kärlsopor

P: Bevaras under P:

Statistik insamlade avfallsvolymer på ÅVC och kärlsopor sammanställt i diagram

P: Bevaras under P

Driftsinstruktioner ÅVC P: Gallras vid inaktualitet. Sparas så länge anläggning är i drift.

Egenkontrollprogram Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum

Bevaras, Skickas till tillsynsmyndighet, gallras när ny utfärdas

Avslutningsplaner avfalls- och slamanläggningar

Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum

Bevaras, Till tillsynsmyndighet, Lst eller BoM

Dokumenthanteringsplan

VA och Renhållning

4

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Polisanmälningar P: Pärm tjänsterum

Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas

Klagomål av rutinartad karaktär Outlook, brev Gallras efter 2 år. Förvaras så länge uppgifterna behövs för uppföljning.

Anläggningar renhållning, smst per anläggning

Diarieförs, viss del

Pärm tjänsterum W3D3 viss del

Bevaras, delar rensas vid inaktualitet

Budgetunderlag, renhållning Budget & Prognos Pärm tjänsterum

Bevaras för att titta på gamla underlag

VA

Anläggningsdokumentation gällande drift och underhåll

Pärm/anläggning Gallras vid inaktualitet. Till närarkiv efter 1 år.

Avtal Diarieförs W3D3 Pärm/tjänsterum

Bevaras då handling kan behövas. Till närarkiv efter 1 år

Analyser av dricksvatten + avlopp Mail Pärm/tjänsterum

Bevaras då handling kan behövas. Till närarkiv efter1 år

Vattenskyddområde Pärm/tjänsterum P:

Bevaras. Till närarkiv efter 1 år

Kemikalierregister Pärm/tjänsterum P:

Uppdateras kontinuerligt

Ansökan VA- anslutningar, Servisanmälan Diarieförs W3D3 Pärm/tjänsterum

Bevaras i närarkiv

Kundhandlingar Pärm/tjänsterum P:

Bevaras då man tittar i gamla handlingar

Vattenmätare register P: Future/Kamstrup

Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

VA och Renhållning

5

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Verksamhetsområden V-Kartor Pärm/tjänsterum Va-banken

Bevaras i systement

Spolning/rörinspektioner P: Pärm tjänsterum

Gallras vid inaktualitet

Ledningsförnyelse VA-Banken Bevaras i systemet

Register VA, som brandposter, ventiler, brunnar

VA-Banken Bevaras i systemet

Investeringsplaner P: Uppdateras kontinuerligt

Budget P: Uppdateras Kontinuerligt

Avtal, entreprenader Diarieförs W3D3 Pärm/tjänsterum

Bevaras då gamla handlingar behövs

ABVA, VATAXA Diarieförs W3D3 Pärm/tjänsterum

Bevaras då gamla handlingar behövs

Ärenden till SBU Diarieförs W3D3 Bevaras i systemet

Kommunikation entreprenörer, myndigheter, kunder

Outlook E-post sparas i särskild mapp i Outlook

Projektdokument, inkl bilder Pärm/tjänsterum P:

Gallras efter 10 år. Till närarkiv efter 1 år

Besiktningsprotokoll Pärm/tjänsterum P:

Gallras efter 10 år. Till närarkiv efter 1 år

Administration (VA och renhållning)

Externa rutiner och vägledningar. Tjänsterum P:

Gallras vid in aktualitet. Närarkiv tryckt material, original i dator.

Dokumenthanteringsplan

VA och Renhållning

6

Serie, Handlingar

Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Trycksaker, original, egenproducerade - broschyrer - faktablad - klistermärken - planscher - "Renhållningsinformation" - "Sortera rätt", mm.

Tjänsterum P:

Bevaras Ett exemplar för bevarande ska lämnas till kommunarkivet.

Kund

Ansökningar/blanketter/beställningar till VA och renhållning/slam

Diarieförs W3D3 Tjänsterum FUTURE

Gallras efter 7 år. Blanketter som dispenser, anslutningar,

Kundregister EDP FUTURE Gallras vid in aktualitet. Uppdateras kontinuerligt, rensas årligen.

Slamregister Tjänsterum/ Edp Future

Gallras vid inaktualitet Gamla register sparas i tjänsterum. 1 år.

Enkäter, kundundersökningar - enkätsvar

Tjänsterum

Bevaras, Gäller större och mer övergripande enkäter. Till Närarkiv efter avslutande.

Skrivelser till/från kunder Ägarbyten

Tjänsterum Future

Gallras efter 2 år. Dokument som kan bli fakturaunderlag sparas i 7 år.

Fotografier, arbetsmaterial, bilägges ibland tjänsteskrivelse

Tjänsterum P:

Till närarkiv efter året slut. Gallras vid inaktualitet. Stora delar av fotona är digitala, men vissa finns även på papper.

Mailkorrespondens med kunder Outlook Gallras efter 2 år. Mailet sparas i särskild mapp i mailsystemet. Kommentar skrivs oftast också på kundbild

Dokumenthanteringsplan

VA och Renhållning

7

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Vattenavläsningar Kamstrup/Future

Gallras 7 år. Avläsning inläses i future.

Ekonomi

Bokföringslistor; avstämning, avskrivningar. Tjänsterum Gallras efter 7 år. Till närarkiv efter året slut.

Medgivandeblankett Autogiro Tjänsterum Gallras vid inaktualitet. Gallring sker när autogirot upphör att gälla, dvs när avanmälan görs eller kunden avlider.

Fakturaunderlag, ÅVC, bl a Tjänsterum Gallras efter 7 år. Till närarkiv efter året slut.

Ärendehandlingar från Profina- Bouppteckningar, konkurs etc.

Tjänsterum Gallras efter 2 år efter inaktualitet. Till närarkiv efter året slut. Här ingår: Dödsboanmälan, Bouppteckningar, Konkurs, Rättegångsfullmakt, Skuldsanering

Betalningspåminnelser och inkassokrav Tjänsterum Server EDP

Gallras efter 7 år. Till närarkiv efter året slut Registreras på kund i Future

Inbetalningar, Fakturajournal, utlandsbetalningar, manuella betalningar, inkassoinbetalningar

Tjänsterum Edp Future

Gallras efter 7 år. Till närarkiv efter året slut Registreras på kund i Future

Dokumenthanteringsplan

Tekniska

8

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Arrendeavtal Diarieförs W3D3 Närakriv

Bevaras i närarkiv då gamla avtal kan behövas göras om

Nyttjanderättsavtal Diarieförs W3D3 Närakriv

Bevaras i närarkiv då gamla avtal kan behövas göras om

Självdeklaration Närarkiv Gallras efter 7 år enligt bokföringslag

Servitutsavtal, VA-ledningar Diarieförs fr.o.m 180101

W3D3 Närakriv

Bevaras i närakriv då man kan behöva titta i gamla avtal

Lantmäteriförrättningar Diarieförs W3D3 Närakriv

Bevaras i närakriv då man kan behöva titta i gamla avtal

Frikraftsavtal Diarieförs fr.o.m 180101

W3D3 Närakriv

Bevaras i närakriv då man kan behöva titta i gamla avtal

Fastighetsregister (lagfart, köpehandlingar för kommunägda fastigheter)

Diarieförs W3D3 Närakriv

Nödvändiga handlingar bevaras i närarkiv

Handlingar försålda fastigheter Diarieförs W3D3 Närakriv

Nödvändiga handlingar bevaras i närarkiv

Diverse avtal (radiosändare, SOS-alarm, markupplåtelseavtal för elanläggningar)

Närarkiv Gallras vid inaktualitet

Servitutsavtal Diairieförs W3D3 Närakriv

Bevaras i närarkiv då gamla avtal kan behövas göras om

Fastighetstaxering Närarkiv Gallras vid inaktualitet

Vägbelysning Närarkiv Bevaras i närarkiv då man inbland tittar i gamla handlinga

Översiktsplan Närarkiv Bevaras i närarkiv då man inbland tittar i gamla handlinga

Dokumenthanteringsplan

Tekniska

9

Serie/ Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Garantiförbindelser Närarkiv Bevaras i närarkiv då man inbland tittar i gamla handlinga Original skickas

Borgensförbindelser, För entreprenadarbeten

Närarkiv Bevaras i närarkiv då man inbland tittar i gamla handlinga Original skickas

Vattendomstolens domar: • Vattenuttag vid grundvattentäkt, • Oppåsen 1:72 Mål A 5/70 • Vattenuttag vid grundvattentäkt, • Ragundabotten 1:851 Mål A 4/70 • Vattenuttag vid grundvattentäkt,

Stugubyn 3:57(3:114) Mål 13/52

Tjänsterum Bevaras i tjänsterum då man tittar i gamla handlingar

Besiktningar och kontroller

Besiktningar: Pannor, portar, hissar, tryckkärl, grytor, varmvattenberedare, vridläktare

Pärm i tjänsterrum P:

Gallras vid inaktualitet

Fuktutredningar Närarkiv Bevaras i närarkiv då gamla handlingar kan behövas

Polisanmälan Diarieförs Närarkiv Bevaras i närarkiv då gamla handlingar kan behövas

Avtal Diarieförs Närarkiv Bevaras i närarkiv då gamla handlingar kan behövas

OVK Protokoll Pärm i tjänsterrum P:

Original till bygg och miljö, gallras vid in aktualitet

Elrevision Pärm i tjänsterrum P:

Gallras vid inaktualitet

Köldmedia Pärm i tjänsterrum P:

Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas Original till bygg och miljö

Dokumenthanteringsplan

Städenheten

10

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Allmän Administration

Arbetsplats träffar, minnes anteckningar, Rus samtalen

Pärm i låst skåptjänsterum

Gallras efter 2 år

Fackliga överläggningar Pärm i låst skåp, tjänsterum

Bevaras, då gamla handlingar kan behövas

Städ scheman Pärm i låst skåp, tjänsterum

Bevaras, då gamla handlingar kan behövas

Kvalitets kontroller Pärm i låst skåp, tjänsterum

Bevaras, då gamla handlingar kan behövas

Handlingar rörande rehabilitering

Läkarintyg Pärm i låst skåp tjänsterum

Bevaras, då gamla handlingar kan behövas

Rehab utredningar I Adato system Bevaras i systemet

Handlingar gällande anställningar

Anställnings avtal Pärm i låst skåp på tjänsterummet

Bevaras, då gamla handlingar kan behövas

Timlönerapporter Pärm i låst skåp på tjänsterummet

Gallras efter 3 år

Dokumenthanteringsplan

Näringslivs- och utvecklingsenheten

11

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Näringsliv, utveckling och turism

Handlingsprogram, policys, strategier, antagna Diarieförs Ärendehanteringssystem

10 år Bevaras

Handlingsprogram, policys, strategier, redigerbart original

Ärendehanteringssystem

Gallras vid inaktualitet

Dokument, skrivelser tex förfrågningar, yttranden, remisser

P: Gallras vid inaktualitet

Avtal Diarieförs Ärendehanteringssystem/tjänsterum

10 år Bevaras. Handskrivna original i pärm

Protokoll/utdrag Diarieförs Tjänsterum 10 år Gallras, original i ärendehanteringssystem

Ansökningar stöd/bidrag/tillstånd/dyl, inkl bilagor

Diarieförs Tjänsterum/ ärendehanteringsystem

Gallras vid inaktualitet

Föreningars års-/verksamhetsberättelser Tjänsterum 10 år Bevaras

Stipendiater utdelade och föreslagna Diarieförs Ärendehanteringssystem

10 år Bevaras

Budget- och ekonomiunderlag Tjänsterum Gallras efter 2 år

Projektdokumentation; medfinansiering, protokoll/dagordning/ deltagarlista

P: 10 år Bevaras

Minnesanteckningar P: Gallras vid inaktualitet

Minnesanteckningar och uppgifter företag/föreningar

Verksamhetssystem

Bevaras i enlighet med leverantörens villkor

Dokumenthanteringsplan

Näringslivs- och utvecklingsenheten

12

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Enkäter/rapporter P: Gallras vid inaktualitet

Produktionsmaterial i tryckt format Tjänsterum Bevaras (ett exemplar/produkt)

Produktionsmaterial och marknadsföring i digitalt format

P: Gallras vid inaktualitet

Korrespondens via digitala medier Digital kanal Gallras efter 2 år

Underlag för statistik (avidentifierad) P: Gallras vid inaktualitet

Register över föremålssamling ex vid Thailändska paviljongen

Diarieförs P: Bevaras

Arbetsmarknad och integration

Handlingsprogram, policys, strategier, antagna Diarieförs Ärendehanteringssystem

Bevaras

Handlingsprogram, policys, strategier, redigerbart original

Ärendehanteringssystem

Gallras vid inaktualitet

Personakter/beslutsunderlag Arbetsförmedlingen/ feriejobb

Låst skåp Bevaras. Förvaras hos personalavdelningen efter 2 år

Personakter mottagna nyanlända Tjänsterum/P: Gallras vid inaktualitet. Gallras minst var 6:e månad.

Migrationsverket: Beslut om anvisningar, redovisning av schablonersättningar etc.

Ärendehanteringssystem/tjänsterum

Bevaras

Dokument, skrivelser tex förfrågningar, yttranden, remisser

P: Gallras vid inaktualitet

Protokoll/utdrag Tjänsterum Gallras, original i ärendehanteringssystem

Dokumenthanteringsplan

Näringslivs- och utvecklingsenheten

13

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkivet

Anmärkning Informations-klassning

Avtal Diarieförs Ärendehanteringssystem/tjänsterum

10 år Bevaras, handskrivna original i pärm

Projektdokumentation; medfinansiering, protokoll/dagordning/deltagarlista

P:/tjänsterum Bevaras, ekonomiska underlag bevaras hos ekonomiavdelningen

Minnesanteckningar P: Gallras vid inaktualitet

Enkäter/rapporter Pärm el motsvarande/ digitala mappar/e-post

Gallras vid inaktualitet

Korrespondens via digitala medier Digital kanal Gallras efter 2 år

Budget- och ekonomiunderlag Ekonomisystem/P:

Gallras efter 2 år

Rekvisitioner av bidrag till Arbetsförmedlingen

Låst skåp Gallras efter 2 år

Återsök Migrationsverket (formulär, kvitton, beslut etc.)

Tjänsterum Bevaras.

Aviseringar om utbetalningar Verksamhetssystem (Arbetsförmedlingens)

Gallras i enlighet med leverantörens villkor

Produktionsmaterial i tryckt format Tjänsterum Bevaras (ett exemplar/produkt)

Produktionsmaterial och marknadsföring i digitalt format

P:

Underlag för statistik (avidentifierad) P: Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Näringslivs- och utvecklingsenheten

14

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkivet

Anmärkning Informations-klassning

Bibliotek

Handlingsprogram, policys, strategier, antagna Diarieförs Ärendehanteringssystem

10 år Bevaras

Handlingsprogram, policys, strategier, redigerbart original

Ärendehanteringssystem

Gallras vid inaktualitet

Dokument, skrivelser tex förfrågningar, yttranden, remisser

P: Gallras vid inaktualitet

Avtal Diarieförs Ärendehanteringssystem/tjänsterum

10 år Bevaras, handskrivna original i pärm

Protokoll/utdrag Pärm Gallras vid inaktualitet, original i ärendehanteringssystem

Register över låntagare Verksamhetssystem

Gallras 2 år efter inaktualitet

Förteckning medieinnehav; tryckt och digital media/böcker

Verksamhetssystem

Bevaras i enlighet med leverantörens villkor

Förteckning utlån Verksamhetssystem

Bevaras

Projektdokumentation; medfinansiering, protokoll/dagordning/deltagarlista

P: Bevaras

Minnesanteckningar P: Gallras vid inaktualitet

Enkäter/rapporter Tjänsterum Gallras vid inaktualitet

Budget- och ekonomiunderlag Ekonomisystem/P:

Gallras efter 2 år

Produktionsmaterial i tryckt format Tjänsterum Bevaras (ett exemplar/produkt)

Dokumenthanteringsplan

Näringslivs- och utvecklingsenheten

15

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkivet

Anmärkning Informations-klassning

Produktionsmaterial och marknadsföring i digitalt format

P: Gallras vid inaktualitet

Korrespondens via digitala medier Digital kanal Gallras efter 2 år

Underlag för statistik (avidentifierad) Enhetsgemensam mapp

Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Övrig anläggning och underhåll (ansvar 239)

16

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Vägföreningar, protokoll mm Pärm tjänsterum Gallras vid inaktualitet

Statsbidrag enskild väg 33128 ”Toppstugevägen”

Diarieförs W3D3 Pärm, närarkiv

Ansökningar och beslut bevaras

Budgetunderlag Vägar – belysning - grönområden

Pärm tjänsterum Bevaras då man tittar i gamla handlingar

Upphandlingar teknisk verksamhet Diarieförs W3D3 Tendsign pärm tjänsterum

FFU med bilagor och inkomna anbud i det digitala upphandlingsverktyget TendSign.

Avtal, teknisk verksamhet

Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum

Gallras vid inaktualitet

Leasingavtal, arbetsmaskiner mm teknisk verksamhet

Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum

Gallras vid inaktualitet, ex vid friköp

Debiteringsunderlag Trafikverket Pärm tjänsterum Underlag till ekonomi, sparas

Besiktning lekplatser Pärm, närarkiv Underlag från besiktningsföretag Föregående besiktning gallras när ny är gjord

Vägföreningar, protokoll mm Pärm tjänsterum Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Övergripande

17

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Ledningsgruppens protokoll och handlingar P: Bevaras,gallras vid inaktualitet

Tekniska handlingar och utredningar Närarkiv/ P:

Förvaras på tjänsterum till dess att projekt/utredning färdigställts

Protokoll, fackliga förhandlingar Personalavdelningen

Protokoll förvaras av personalavdelningen

Utgående skrivelser Diarieförs W3D3 tjänsterum, närarkiv, P:

Kan förvaras på tjänsterum under viss tid.

Avtal Diarieförs W3D3 Tjänsterum/ P:

Gallras vid inaktualitet.

Polisanmälan Närarkiv

Garantier Diarieförs W3D3 Närarkiv

E-post Diarieförs W3D3 Outlook

Gallras vid inaktualitet. Diarieförs i förekommande fall.

Driftsavtal Diarieförs Tjänsterum/Närarkiv P:

Gallras vid inaktualitet.

Dokumenttyp Dokumenthanteringsplan Giltighetstid Uppdateras varje år

Beslutad av XXXXXXX XXXXXXX

Gäller från 2018-XX-XX

Dokumentansvarig Förvaltningschef Stöd- och omsorgsförvaltningen

Diarienr. XXXXXXX

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Dokumenthanteringsplan Stöd- och omsorgsförvaltningen

Övergripande ................................................................................................................. 2

Handläggning av ärende ..................................................................................... 2

Genomförande av insatser ................................................................................. 3

Avgiftshandläggning ........................................................................................... 4

Administration ..................................................................................................... 4

HSL ................................................................................................................................. 6

Individ- och familjeomsorgen ..................................................................................... 8

Administration ..................................................................................................... 8

Barn och Familj ................................................................................................... 8

Familjehem/kontaktperson ........................................................................ 10

Placering barn ............................................................................................ 11

Övrigt......................................................................................................... 12

Försörjningsstöd ............................................................................................... 13

Förmedlingsmedel/ egna medelsförvaltning ................................................... 15

Socialt kontrakt ......................................................................................... 15

Familjerätt .......................................................................................................... 16

Faderskap .................................................................................................. 16

Adoption .................................................................................................... 18

Vårdnad, boende, umgänge ......................................................................... 19

Dödsbo ....................................................................................................... 21

Vuxen, missbruk och beroende ...................................................................... 22

Huvuddokument i ärende ........................................................................... 22

LVM ........................................................................................................ 24

Dokumenthanteringsplan

Stöd- och omsorgsförvaltningen

2

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras efter 5 år efter avslutas ärende, förutom för födda 5, 15, 25 i vare månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. Handläggning av ärende

Ansökan om bistånd Arkivskåp/ Treserva

5, 15, 25 efter 5 år

Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner.

Journalanteckningar Treserva

5, 15, 25 efter 5 år

Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner.

Utredningar i individärende Treserva

5, 15, 25 efter 5 år

Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner.

Sammanställningar/underlag från andra myndigheter

Arkivskåp/ Treserva

5, 15, 25 efter 5 år

Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner.

Beslut om bistånd i individärende Treserva

5, 15, 25 efter 5 år

Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner.

Överklagande med bilaga Arkivskåp/ Treserva

Efter 5 år Bevaras

Yttrande till Förvaltningsrätt, Kammarrätt, Högsta Förvaltningsdomstolen eller IVO

Treserva

Efter 5 år Bevaras

Dom/beslut Förvaltningsrätt, Kammarrätt, Högsta Förvaltningsdomstolen

Arkivskåp/ Treserva

Efter 5 år Bevaras

Korrespondens av betydelse i ärendet Arkivskåp/ Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Brev, mail, fullmakter och liknande

Dokumenthanteringsplan

Stöd- och omsorgsförvaltningen

3

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Planer Arkivskåp/ Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. SIP, Individuell plan.

Anmälan/Beslut om företrädare Arkivskåp/ Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. God man, förvaltare, vårdnadshavare.

Anmälan/anteckning som inte leder till ärendes uppkomst

Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Aktualisering görs

Uppdrag/Beställning Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Samtycke till kontakt med andra

Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Muntligt samtycke registreras, skriftligt i akt

Arbetsbeskrivningar och Rutiner Intranätet Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Var och ens ansvar att läsa/ta del

Hemkörning från dagligvaruhandel P: Gallras vid inaktualitet

Genomförande av insatser

Planering för erbjudande Särskilt boende P: Gallras varje halvår

Genomförandeplaner Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner.

Journalanteckning Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner.

Daganteckningar Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Sammanställs varannan månad i journalanteckning

Arbetsbeskrivningar och Rutiner Intranätet Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Var och ens ansvar att läsa/ta del

Dokumenthanteringsplan

Stöd- och omsorgsförvaltningen

4

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Brev till enskild Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Avtal med uppdragstagare (kontaktperson, ledsagare)

Personalavd Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Beslut om avgifter Treserva/ Arkivskåp

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Överenskommelse om hantering av privata medel

Hos enskild/ God man

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Fakturahantering, inköp via hemkörning Coop – faktura till enskild/god man

Redovisning om privata medel Arkivskåp boendet

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Handkassa (mycket små medel) till tex bingo, sparas i akt och redovisas till god man

Avgiftshandläggning

Avgiftbeslut Treserva personakt/ arkivskåp

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Inkomstuppgifter Personakt/ arkivskåp

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Arbetsbeskrivning, rutiner Server, under P: Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Journalanteckningar Treserva

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Överklaganden, annan särskild information i avgiftsärende

Personakt/ arkivskåp

Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Administration

Lex Sarah Diarieförs W3D3 Efter 5 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Stöd- och omsorgsförvaltningen

5

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Handlingar gällande ej verkställda beslut Diarieförs W3D3 Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Rapporteras elektroniskt till Inspektionen för Vård och Omsorg.

Mötesprotokoll tex APT Server, under P: Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Avtal vid köp av plats

Diarieförs W3D3 Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Riktlinjer-vägledning för handläggning/verkställighet

Diarieförs W3D3 Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Blanketter (mallar) SoL och LSS Intranätet Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras.

Cirkulär, domar och meddelanden av ringa eller tillfällig betydelse, allmän information

Hos chef/ handläggare

Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Stöd och omsorg HSL

6

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Journalkopior från annan vårdgivare Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Waranordinationer via fax Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Phase 20 Läkemedelsgenomgångar 1 ggr/år Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Patientbundna läkemedelslistor samt ordinationer.

Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

MMSE test Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Ansökan uppsökande munhälsobedömning samt nödvändig tandvård

Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Sårvårdsrapport Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Utskrifter ur Treserva inför läkarkontakt Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Signeringslistor läkemedel Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Vid behovsläkemedel signlista Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

”Rapport från distriktssköterska” Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Hjälpmedelskort inkontinens blankett Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Behandlingsschema kortisonkräm/salva

Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Meddelande till akutmottagningen/ meddelande från akutmottagningen.

Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Dokumenthanteringsplan

Stöd och omsorg HSL

7

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Patientbundna narkotikajournaler Patientjournal i arkivskåp

Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Narkotikajournaler, generella listor Ssk expedition Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Signeringslistor Sign Easy Under (P:) Födda 5, 15, 25 efter 10 år.

Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

8

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Administration

Anvisning: Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Avtal Diarieförs Närarkiv Efter 10 år Bevaras. Original. Gäller avtal som inte hör till

personakt.

Cirkulär och meddelanden av ringa eller tillfällig betydelse, allmän information

Hos handläggare Gallras vid inaktualitet

Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll i kommunen

Närarkiv Gallras efter 2 år

Handlingar gällande ej verkställda beslut Diarieförs Pärm i närarkiv Rapporteras elektroniskt till Inspektionen för vård och omsorg. Skrivs ut och sparas.

Lex Sarah, utredningar m.m. Diarieförs Närarkiv Efter 5 år Bevaras

Protokoll APT, minnesanteckningar Under (P:) Gallras efter 1+ år

Barn och Familj

Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras 5 år efter avslutat ärende förutom för födda 5, 15, 25 i varje månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. I nedanstående tabell kommer sådana handlingar därav under kolumnen ”Anmärkning” markeras med ”Gallras efter 5 år/Bevaras” Handlingar rörande faderskap, adoptioner och placeringar ska bevaras. Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Anmälan från polis, privatperson, hyresvärd, sjukhus

Närarkiv Efter 5 år Bevaras. Tillhör ärende eller ger upphov till ärende. Ska alltid aktualiseras och förhandsbedömas.

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

9

Serie, Handlingar

Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Anmälan LOB- och polisanmälningar Som inte leder till ärende, pärm närarkiv.

Gallras efter 5 år

Anmälan från myndighet som har anmälningsplikt, 14 kap. 1§ SoL

Som inte leder till ärende, pärm närarkiv.

Gallras efter 5 år

Ansökan om vård med ev. bilagor Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/Bevaras

Ansökan om kontaktperson/familj Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Journalanteckning i personakt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Utredning i enskilt ärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Besvär- Överklagande med bilagor Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Beslut Dom- Förvaltningsdomstol Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m.

Pesonakt Gallras vid inaktualitet

Remiss – Uppdragshandling och remisser till arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare och beroendevård

personakt Gallras vid inaktualitet

Samtycke att få ta del av handlingar från sjukhus, arbetsförmedling, försäkringskassa

Personakt Gallras vid inaktualitet, senast vid avslutat ärende

Dokumentation, genomförandeplan BBIC Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

10

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Ansökan till institutioner om vård LVU Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Korrespondens av betydelse i ärendet Personakt, genomförande-planer och vårdplaner

Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Korrespondens av betydelse Personakt. Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Exempelvis nätverkskarta (Daterat A4-papper), teckningar och dagboksanteckningar, utdrag från polisregister, vårdjournaler etc.

Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Efter 5 år Gallras vid inaktualitet. Efter journalanteckning i personakt. Exempelvis närvarorapporter, drogtester.

Registerkontroll som utgör underlag för beslut

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Ska alltid tillföras akten i läsbar form när ärendet öppnas och avslutas. Personuppgiftslagen (PUL), folkbokföringsuppgifter.

Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse

Personakt Gallras vid inaktualitet. När man tagit del av uppgifterna vid utskrift. Exempelvis bilregistret.

Fullmakt – Ex. ekonomi, sekretessavtal och företräde inför rätten

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Rapport – Polisrapporter om brott eller misstanke om brott

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Familjehem/Kontaktperson

Anmälan – Intresseanmälan om att bli familjehem

Närarkiv Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

11

Serie, Handling Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Anmälan – Intresseanmälan om att bli kontaktperson/familj

Outlook Gallras vid inaktualitet

Utredningar av familjehem, kontaktperson/familj

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Läggs upp akt oavsett om personen blir godkänd eller inte.

Avtal – Uppdragshandling Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Avtal skrivs i två exemplar, en till vardera personakt.

Avtal/Ansvarsförbindelse för kostnader Personakt (OBS ej i barnets akt)

Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Placering Barn

Anmälan från polis, skola etc. Personakt Efter 5 år Bevaras. Om anmälan kommer in under placeringstiden, oberoende av innehållet i anmälan.

Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. Vårdplaner och genomförandeplaner

Personakt Efter 5 år Bevaras

Underlag/Beslut i placeringsärende Personakt Efter 5 år Bevaras

Underställande – Handlingar rörande underställande till förvaltningsrätt

Personakt Efter 5 år Bevaras

Avtal med föräldrar Personakt Efter 5 år Bevaras

Ansökan om vård samt bilagor Personakt

Efter 5 år Bevara. Förvaras även i Förvaltningsrätt eller tingsrätt + original i akt.

Anmälan om behov av vård (till institutioner) Personakt Efter 5 år Bevaras

Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i annat hem än det egna

Personakt Efter 5 år Bevaras

Utredning – Vårdnadsutredningar Personakt Efter 5 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

12

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Utredning om lämpligt familjehem för den placerade

Personakt Efter 5 år Bevaras

Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Personakt Efter 5 år Bevaras

Dom från tingsrätt Personakt Efter 5 år Bevaras

Meddelande från institution om utskrivning Personakt Efter 5 år Bevaras

Ansvarsförbindelse/vårdavtal Personakt Efter 5 år Bevaras. Vårdavtal = Avtal mellan kommun och institution.

Dokumentation – Handlingar i namnärende Personakt Efter 5 år Bevaras

Placeringsmeddelanden från Statens Institutionsstyrelse

Personakt Efter 5 år Bevaras

Journaler med bilagor från hem för vård eller boende

Personakt Efter 5 år Bevaras

Övrigt

Dokumentation – Efterlysningar SoL Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Faxas till polisen. Ej förväxlas med LVU, LVM, handräckning. Kräver fullmakt från vårdnadshavaren.

Yttrande i körkortsärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Yttrande till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Begäran om handräckning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. För att verkställa beslut LVU.

Meddelande om förundersökning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

13

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Förundersökningsprotokoll Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Meddelanden om åtalsunderlåtelse eller att åtal ska väckas

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Begäran Beslut – Handlingar rörande rättshjälp

Personakt Gallras vid inaktualitet.

Åklagardomar Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Exempelvis yttranden.

Försörjningsstöd

Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras 5 år efter avslutat ärende förutom för födda 5, 15, 25 i varje månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. I nedanstående tabell kommer sådana handlingar därav under kolumnen ”Anmärkning” markeras med ”Gallras efter 5 år/Bevaras”. Handlingar rörande faderskap, adoptioner och placeringar ska bevaras. Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Anmälan från polis (LOB), privatperson, hyresvärd, sjukhus

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tillhör ärende eller ger upphov till ärende. Ska alltid aktualiseras och förhandsbedömas.

Grundansökan om ekonomiskt bistånd med ev. bilagor

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Journal – Journalanteckningar i personakt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Utredning i enskilt ärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Besvär överklagande med bilagor Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

14

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Beslut och Dom i Förvaltningsdomstol Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Förvaltningsdomstol, Kammarrätt, Högsta förvaltningsdomstolen, EU- domstol.

Kallelse till rättegång i enskilt ärende Gallras vid inaktualitet

Skriftligt samtycke att få ta del av handlingar från t.ex. vården, arbetsförmedling, andra kommuner, försäkringskassa.

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Korrespondens av betydelse Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Intyg, sammanfattningar, överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner. Skriftlig information till och från andra enheter inom Socialtjänsten eller andra myndigheter.

Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Gallras vid inaktualitet. Kostnadsförslag t.ex. tandläkare, glasögon, återansökningar, ej vid överklagande. Jobbsökarlista, tillfällig arbetsplan, samtycke till arbetsförmedling.

Arbetsbefrämjande åtgärder, betyg, intyg över genomgångna utbildningar, skriftliga omdömen, anställningsbeslut och arbetsintyg

Personakt Gallras vid inaktualitet

Avtal om återbetalning av socialbidrag Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Kopior: Bevis om permanent uppehållstillstånd från Invandrarverket

Personakt Gallras vid inaktualitet

Beslut från försäkringskassan ang. bostadsbidrag, sjukersättning, pension

Gallras vid inaktualitet

Läkarintyg Personakt Gallras vid inaktualitet

Lönespecifikationer Personakt Gallras vid inaktualitet

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

15

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Normberäkningar Senaste beräkningen till personakt

Gallras vid inaktualitet

Registerkontroller som utgör underlag för beslut men som endast har tillfällig betydelse

Personakt Gallras vid inaktualitet

Fullmakter ekonomi, sekretess och företräde inför rätten

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Notering om när fullmakten upphör skrivs på fullmakten.

Avtal och kopior av hyreskontrakt Personakt Gallras vid inaktualitet (efter flytt)

Dom, återkravshandlingar, domar på återkrav Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Underrättelse och besked från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning eller avhysning

Pärm i närarkiv Efter 5 år Gallras efter 2 år eller 5 år/ Bevaras. 2 år om personen inte är aktuell. Öppnat ärende 5 år

Kallelse till möte med handläggare m.m. Personakt Gallras vid inaktualitet

Yttrande: I körkortsärende och till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Yttrande i vapenärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Förmedlingsmedel/ Egna medelsförvaltning

Underlag förmedlingsmedel, räkenskaper kring den enskildes ekonomi

Personakt Efter 10år Gallras efter 10 år/ Bevaras. En förmedlingsakt SKA märkas upp ordentligt

Fullmakt om handhavande av annans medel Personakt Efter 10år Gallras efter 10 år/ Bevaras. Anteckna på fullmakten när den upphör. Markera på akten att det handlar om egen medelsförvaltning.

Socialt kontrakt

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

16

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Avtal – Aktuella hyresavtal Pärm i närarkiv Se anmärkning. Försvaras hos boendesekreterare med kopia i personakt.

Avtal – Avslutade hyresavtal Pärm i närarkiv Efter 10år Gallras efter 10 år. Förvaras i pärm efter avtalets upphörande.

Besiktningsprotokoll Tillsammans med avtal i närarkiv

Gallras efter 10 år.

Register – Förteckning över boende med socialt kontrakt

Pärm Gallras vid inaktualitet. Förvaras hos boendesekreterare, uppdateras kontinuerligt.

Familjerätt

Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras 5 år efter avslutat ärende förutom för födda 5, 15, 25 i varje månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. I nedanstående tabell kommer sådana handlingar därav under kolumnen ”Anmärkning” markeras med ”Gallras efter 5 år/Bevaras”. Handlingar rörande faderskap, adoptioner och placeringar ska bevaras. Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Faderskap

Underrättelse från skatteverket om nyfött barn till ogift mor

Närarkiv Efter 5 år Bevaras

Brev till modern med anledning av underrättelsen om nyfött barn

Närarkiv Efter 5 år Bevaras

Underrättelse från Skatteverket om inflyttat barn

Närarkiv Efter 5 år Bevaras

Journalblad Närarkiv Efter 5 år Bevaras

S-protokoll för utredande av faderskap Personakt Efter 5 år Bevaras. Sammanboende föräldrar – arkivpapper och arkivpenna måste användas.

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

17

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

MF-protokoll för utredande av faderskap Personakt Efter 5 år Bevaras. Ej sammanboende föräldrar – arkivpapper och arkivpenna måste användas.

Ä-protokoll för utredande av faderskap Personakt Efter 5 år Bevaras

För-protokoll Personakt Efter 5 år Bevaras. Båda föräldrarna är kvinnor - arkivpapper och arkivpenna måste användas.

Bekräftelse faderskap eller föräldraskap Personakt Efter 5 år Bevaras. Arkivpapper och arkivpenna måste användas.

Kopia på underrättelse om faderskap eller föräldraskap

Personakt Efter 5 år Bevaras. Underrättelsen från skatteverket fylls i och sänds åter till skatteverket. Kopia i akten.

Intyg, identitetsstyrkande handlingar Personakt Efter 5 år Bevaras

Intyg från ultraljudsundersökning, förlossning, utveckling m.m.

Personakt Efter 5 år Bevaras

Rörande nedläggning av faderskaps- eller föräldraskapsutredning

Personakt Efter 5 år Bevaras

Begäran om handräckning vid LVU-beslut eller i faderskapsmål

Personakt Efter 5 år Bevaras. Handräckning i faderskapsmål bevaras alltid.

Beslut allmän domstol eller förvaltningsdomstol

Personakt Efter 5 år Bevaras

Anmälan om gemensam vårdnad Närarkiv Efter 5 år Bevaras. Arkivpapper och arkivpenna

Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m.

Personakt Efter 5 år Bevaras

Korrespondens av betydelse Personakt Efter 5 år Bevaras. Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar.

Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Gallras vid inaktualitet. Ex. samtycke att ta del av ultraljud.

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

18

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Begäran om bistånd av utlandsmyndighet Personakt Gallras vid inaktualitet

Adoption

Korrespondens av betydelse Personakt Efter 5 år Bevaras

Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Gallras vid inaktualitet

Intyg om adoptionsutbildning Personakt Efter 5 år Bevaras

Ansökan om medgivande samt bilagor Personakt Efter 5 år Bevaras

Ärendeblad/Journalblad Personakt Efter 5 år Bevaras

Utdrag ur socialregister Personakt Efter 5 år Bevaras

Utdrag ur polisregister Personakt Efter 5 år Bevaras

Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, eftergift sekretess

Personakt Efter 5 år Bevaras

Anmälan om förslag på barn/barnbesked Personakt Efter 5 år Bevaras

Intyg samtycke med bilagor Personakt Efter 5 år Bevaras

Adoptionsutredningar Personakt Efter 5 år Bevaras

Underlag, handlingar rörande barnets ursprung

Personakt Efter 5 år Bevaras

Underlag, referenser i ärendet Personakt Efter 5 år Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

19

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkningar Informations-klassning

Yttrande från socialnämnd till tingsrätt Personakt Efter 5 år Bevaras

Yttrande från myndigheten för internationella adoptionsfrågor (MIA)

Personakt Efter 5 år Bevaras

Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd Personakt Efter 5 år Bevaras

Yttrande hälsodeklaration, läkarintyg Personakt Efter 5 år Bevaras. Från behandlande läkare.

Beslut i adoptionsärende Personakt Efter 5 år Bevaras.

Ansöka till tingsrätt om adoption Personakt Efter 5 år Bevaras. Remiss från tingsrätt om adoption

Tingsrättens dom Personakt Efter 5 år Bevaras

Återkallelse av medgivande Personakt Efter 5 år Bevaras

Överklagande med bilagor Personakt Efter 5 år Bevaras

Dom i förvaltningsdomstol Personakt Efter 5 år Bevaras

Uppföljningsrapporter Personakt Efter 5 år Bevaras. Anteckning från hembesök ect.

Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m.

Personakt Gallras vid inaktualitet

Vårdnad, boende, umgänge

Tingsrättens begäran om utredning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Remiss från domstol i vårdnad, boende, umgänge.

Utdrag ur socialregister Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras.

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

20

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Utdrag ur polisregister Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Personbevis (bilaga) Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Remiss från tingsrätten i namnärenden Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Utredning i namnärenden till tingsrätten Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Korrespondens av betydelse Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Korrespondens från part i ärendet. Skrivelser från annan kommun eller myndighet.

Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Gallras vid inaktualitet

Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Avtal sparas tills barnet fyllt 23 år (18+5 år) 5 år efter avslutat ärende.

Domar från tingsrätt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Uppdrag från tingsrätt att utse kontaktperson Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Meddelande till skatteverket, centrala studiestödsnämnden, försäkringskassan om godkänt avtal

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Intyg, äktenskapslicens/ äktenskapsdispens Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

21

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Rapport från kontaktperson Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Avtal med kontaktperson Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m.

Gallras vid inaktualitet

Utredning till förhandling, möte med handläggare m.m.

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dödsbo

Dödsfallsintyg Personakt Gallras efter 5 år. T.ex. registerutdrag från skatteverket, dödsfallsintyg med släktutredning.

Släktutredning Personakt Gallras efter 5 år. Kompletterande uppgifter = Utredning.

Ekonomisk redovisning Personakt Gallras efter 5 år. T.ex. bankkontoutdrag på papper.

Journalanteckning vid hembesök Personakt Gallras efter 5 år

Fullmakt från huvudman Personakt Gallras efter 5 år. T.ex. Granne har givits fullmakt av anhörig.

Korrespondens av betydelse i ärendet Personakt Gallras efter 5 år. Brev, e-post, telefonsamtal.

Kopia på fakturor Personakt Gallras efter 5 år. Begravningsfaktura, gravsten, minnesstund m.m.

Mottagnings-/utlämningskvitton på omhändertagna kontanter, bankmedel, värdesaker

Personakt Gallras efter 5 år. Särskild förvaltning av dödsbo när anhöriga överger dödsboet.

Tillvaratagna patienttillhörigheter vid boutrensning

Personakt Gallras efter 5 år. Vid förvaltning av dödsbo kan t.ex. foto sparas (värdesaker försäljs).

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

22

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Kopia på dödsboanmälan Personakt Gallras efter 5 år. Särskild blankett finns.

Kopia på boutredning, bouppteckning Personakt Gallras efter 5 år. T.ex. värderingspapper, meddelande om livförsäkring från försäkringsbolag.

Intyg från bouppgivare Personakt Gallras efter 5 år. Internt framtagen blankett där anhöriga intygar att den avlidne saknar tillgångar. Inte juridiskt bindande.

Vuxen, missbruk och beroende

Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras 5 år efter avslutat ärende förutom för födda 5, 15, 25 i varje månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. I nedanstående tabell kommer sådana handlingar därav under kolumnen ”Anmärkning” markeras med ”Gallras efter 5 år/Bevaras”. Handlingar rörande faderskap, adoptioner och placeringar ska bevaras. Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Huvuddokument i ärende

Ansökan om bistånd Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tillhör ärende eller ger upphov till ärende. Ska aktualiseras. Sammanfattning i journalanteckning.

Anmälan från myndighet eller annan person Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tillhör pågående ärende eller leder till ärende. Ska alltid aktualiseras och förhandsbedömas.

Anmälan LOB Pärm i närarkiv Gallras efter 1 år. Som inte leder till ärende. Sorteras in på den månad beslut om att inleda ärende eller ej tas.

Journalanteckning i personakt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

23

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Polisrapport om brott eller misstanke om brott, som tillhör pågående ärende eller leder till ärende.

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tillhör pågående ärende eller leder till ärende. Ska alltid aktualiseras och förhandsbedömas.

Polisrapport om brott eller misstanke om brott, som inte leder till ärende.

Pärm i närarkiv Gallras efter 1 år. Som inte leder till ärende. Sorteras in på den månad beslut om att inreda ärende eller ej tas.

Utredning i individärende Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Beslut om bistånd i individärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Överklagande med bilaga Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dom beslut allmän domstol och förvaltningsdomstol

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tingsrätt, hovrätt, högsta domstolen, förvaltningsrätt, kammarrätt. högsta förvaltningsdomstolen, EU

Korrespondens av betydelse i ärendet Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tex. Arbetsplaner, SIP, behandlingsplaner, vårdplaner.

Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär

Personakt Gallras vid inaktualitet. Efter införande i journal. Gäller exempelvis närvarorapporter, kallelser eller drogtester.

Intervjuformulär Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. tex. ASI, ADDIS

Remisser och remissvar Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Remisser till/från tex. Sjukvård

Samtycke till kontakt med myndigheter & annan person

Personakt Gallras vid inaktualitet. (senast vid avslutat ärende)

Företräde inför rätten Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Gäller SoL och LVM. Anteckning om när fullmakt upphör ska noteras på fullmakten.

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

24

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Yttrande till förvaltningsrätt, kammarrätt, högsta förvaltningsdomstol och IVO

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Yttrande noteras/förvaras i personakt.

Yttrande i körkorts- och vapenärende samt hemvärnsansökan

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Yttrande till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Avtal med externa utförare vid köp av plats Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Enl. 4 kap 1§ SoL.

Rapporter från externa utförare Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Rapporter och sammafattningar

Kontrakt t.ex. hyreskontrakt, tilläggsavtal, besiktningsprotokoll

Gallras vid inaktualitet

Rapporter från socialjouren Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Uppdragshandling/ Beställning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Vårdfaktura Pärm i närarkiv Gallras efter 10 år

LVM – Lagen om vård av missbrukare i vissa fall

Journalutdrag registerkontroll som utgör underlag för utredning LVM

Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Ur misstanke- och belastningsregistret, sjukhusjournaler och dyl. vid LVM.

Handlingar gällande LVM Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Genomförandeplaner Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Även individuella planer, SIP.

Journalanteckning inskrivningssamtal Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dokumenthanteringsplan

Individ- och Familjeomsorgen

25

Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv

Anmärkning Informations-klassning

Journalanteckning i personakt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras

Dokumenttyp

Rutin Giltighetstid

Vartannat år Beslutad av

Elisabeth Carlander-Blom Gäller från

2017-XX-XX Dokumentansvarig

XXXXXX XXXXXXX Diarienr.

XXXXXXX

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00

BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Rutin Individ- och Familjeomsorgens, IFO, övergripande

egenkontroll samt budget-, mål- och verksamhetsplanering

Årshjulet tillika verksamhetsplan är även rutin för IFOs övergripande planering som visar vad

och när saker ska göras i verksamheten under verksamhetsåret. Planen anger även vem som är

ansvarig för genomförandet av de olika delarna i planen. De övergripande områdena som

planen omfattar är:

Verksamhetsplanering och

uppföljning

Budget och budgetuppföljning

Målarbete och måluppföljning

Egenkontroll/kvalitetsuppföljning

Arbetsmiljö, SAM och OSA

Personaladministration

Arbetsplatsträffar och RUS-samtal

IFOs årshjul/verksamhetsplanering sträcker sig över ett år. Uppföljning av Individ- och

familjeomsorgen sker kontinuerligt under året enligt årshjulet/verksamhetsplanen.

Aktivitet- och tidplan

Verksamhetsplanering och uppföljning, Målarbete och måluppföljning, Budget

och budgetuppföljning, Egenkontroll/kvalitetsuppföljning.

Verksamhetsplanering och uppföljning, Målarbete och måluppföljning, Budget och

budgetuppföljning är markerad med grå färg i årshjulet/verksamhetsplanen.

Månadsuppföljning av budgetutfall, placeringar, ärenden är markerade med blå färg i

årshjulet/verksamhetsplanen.

- Januari - slutredovisning av föregående års verksamhet, budget, målarbete.

Sammanställning föregående års köp av beredskapstjänst.

- Februari – budgetarbetet för kommande år påbörjas.

- Mars och september – Egenkontroll – loggkontroll och dokumentgranskning.

- April, augusti, oktober – tertialredovisning av verksamhet, budgetutfall och

målarbete.

- November – mål- och verksamhetsplanering för kommande verksamhetsår.

- December – verksamhetsberättelse skrivs för innevarande år, lämnas till

förvaltningsledningen. Redovisning målplanering/målarbete till

förvaltningsledningen för kommande verksamhetsår.

- Januari, februari, mars, april, maj, augusti, september, oktober, november,

december – uppföljning av budgetutfall, placeringar, ärenden varje månadskifte,

förutom juni och juli som görs i augusti.

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00

BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Arbetsmiljö - SAM och OSA

Arbetsmiljö är markerad med rosa färg i årshjulet/verksamhetsplanen.

- Januari, februari, mars, april, maj, juni, september, oktober, november,

december – tas upp och dokumenteras på alla arbetsplatsträffar.

- Mars – v 11 skyddsrond.

Personaladministration

Personaladministration är markerad med grön färg i årshjulet/verksamhetsplanen.

- Februari – mars - lönerevision.

- December – uppdatering kompetensförsörjningsplan och sammarbetsplan.

Arbetsplatsträffar och RUS-samtal

Arbetsplatsträffar, RUS-samtal är markerad med rosa färg i årshjulet/verksamhetsplanen.

- Januari – förberedelse RUS-samtal.

- Januari – februari – RUS-samtal

- Januari, februari, mars, april, maj, juni, september, oktober, november,

december – arbetsplatsträffar.

Övriga områden i årshjul/verksamhetplan:

Städ IFO samt arkiv- och datastädning

Städ IFO samt arkiv- och datastädning är markerad med aprikos färg i

årshjulet/verksamhetsplanen.

- Mars, oktober - gallring av akter, både fysiska akter och i Treserva samt

städning av kontor och arkiv.

Uppdatering hemsida och intranät

Uppdatering hemsida och intranät är markerad med ljusblå färg i

årshjulet/verksamhetsplanen.

- Februari, september – uppdatering/revidering av intranät.

- Mars, oktober – uppdatering/revidering av hemsida.

Individ och familjeomsorgen samverkan med andra parter, interna och externa

Externa sammarb.

IFO Eko. Bistånd Barn och unga Vuxen Öppenv./beh Bitr. IFO chef IFO Chef

Externa aktörer

STR x

RTM x

Arbetsförm. x x x

Samverk.cirkel x

BuP x x x

Jämtlands gym. x

HAMSAM 2 x x

SIP, Hsl x x x x x

Vuxen psykiatrin x

Polisen x x

JämtBUS x

Centrum mot våld x x x x x

Familjehemsc. x x x x

Länets IFO chefer x

Interna samarbeten

IFO Eko. bistånd Barn och unga Vuxen Öppenv./beh Bitr. IFO chef IFO chef

Interna aktörer

Skola x x x x

Skolhälsovården x x x

Ragunda bostad x x x x

Familjecentralen x x

Integration x x x

AMI x x x

Biståndsenheten x x x x

Ragunda hyreshus x x x

Individ och familjeomsorgen samverkan med andra parter, interna och externa

Förklaring på förkortningar:

STR - Tidig samordnad rehabilitering vid sjukskrivning, samverkan mellan till exempel Försäkringskassan, hälsocentralen, större arbetsgivare,

Arbetsförmedlingen m.fl.

RTM 2 - Resursteammöte, samverkan mellan till exempel Försäkringskassan, hälsocentralen, större arbetsgivare, Arbetsförmedlingen m fl.

BUP - Barn opch ungdomspsyk

HAMSAM - Sammarbete med gymnasieskolan, utökad samhällskunskap och hälsoskola.

Sip - Samordnad individuell plan

AMI - Arbetsmarknad, integration

Individ och familjeomsorgen samverkan med andra parter, interna och externa

Dokumenttyp

Rutin Giltighetstid

Vartannat år Beslutad av

Sociala utskottet Gäller från

2018-XX-XX Dokumentansvarig

Gun Valli Diarienr.

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00

BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

RUTIN INSATSER

Generellt kring insatser

Krav på vårdplan/genomförandeplan finns i lagstiftning endast vid placering i behandlingshem (HVB), stödboende eller familjehem. Kravet på vårdplan gäller barn och vuxna, kravet på genomförandeplan gäller barn och unga (Socialtjänstlagen (2001:453) 11 kap. 3§).

Inom IFO Ragunda kommun används vårdplan/genomförandeplan som ett verktyg i alla ärenden där insatser beviljas, dvs. vårdplan/genomförandeplan tillämpas i en vidare omfattning än lagen kräver.

Studier visar att desto tydligare det är för personer vad behandling syftar till och vad den innehåller, förutsägbarhet, desto bättre effekt får den behandlingen. Vidare underlättar användande av tydliga vårdplaner/genomförandeplaner för medarbetare att följa/ompröva/anpassa upp det pågående arbetet, men även att avsluta insatser.

Nedan beskrivning av vårdplaner/genomförandeplaner följer klientens väg genom IFO och vad som ska ske i respektive fas. Rutinen är tänkt att fungera som en lathund och ett stöd för medarbetare i arbetet med vårdplaner/genomförandeplaner.

Innan insats beslutas

Upprätta vårdplan

- Upprättande av vårdplan – Ansvarig för upprättande av vårdplan är handläggande socialsekreterare

- Vad ska uppnås med insatsen (mål) – Vårdplanen ska beskriva vad som ska uppnås med planerad insats i form av mål.

- Vårdplanen ska beskriva: o Vilken insats som ska verkställas o Omfattning på insatsen – Antal träffar, hur ofta träffas o Hur uppföljning sker – Vilka deltar i uppföljning, hur ofta sker uppföljning

- Insatsen ska vara tidsbegränsad – Det ska framgå av vårdplanen när insatsen upphör. Finns det behov av ytterligare insats uppdateras gamla/upprättas ny vårdplan

- Vårdplanen skrivs tillsammans med klient – Gärna att klienten själv skriver in det denne vill. Handskriven räcker och den ska vara underskriven av klient och handläggande socialsekreterare.

Ragunda Kommun

Centralgatan 15 Box 150 844 21 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00

BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR. 21 20 00-2452

Vid beslutet om insats

Beslutet

- Ansvarig för att formulera beslutet om insats – Handläggande socialsekreterare

- Beslutsmeningen ska tydliggöra: o Vem beslutet gäller – Namn, personnummer o Vilket lagrum beslutet tas utifrån o Vilken insats beslutet omfattar o Tidsbestämt – Från och med - till och med

OBS – Finns ingen vårdplan tas inget beslut.

Under verkställighet av insats

Uppstartträff för verkställighet av insats

- Ansvarig för uppstartträff – Handläggande socialsekreterare

Upprätta genomförandeplan

- Ansvarig för upprättande av genomförandeplan: o Vid öppenvård egen regi – Behandlingspedagog eller familjebehandlare o Vid kontaktpersons-, kontaktfamilj-, familjehemsinsats – Handläggande

socialsekreterare o Vid placering i verksamhet med HVB-tillstånd eller stödboende – Det HVB eller

stödboende där placering skett.

- Hur ska målen i vårdplanen uppnås – Vilka aktiviteter ska ske kopplat till varje mål.

- Genomförandeplan upprättas direkt vid inledning av insats.

- Genomförandplan skrivs tillsammans med klient – Gärna att klienten själv skriver in. Handskriven räcker och den ska vara underskriven av klient, den som verkställer insats samt handläggande socialsekreterare.

- Boka tider för uppföljning av genomförande av insats – Handläggande socialsekreterare ansvarar

Vid avslut av insats

Avslutsträff ska genomföras med inblandade närvarande när en insats avslutas.

- Ansvarig för att avslutsträff bokas – Handläggande socialsekreterare

- Gå igenom vårdplan/genomförandeplan: o Klient skatta måluppfyllelse

- Få feedback från klient på insatsen

- Ge feedback till klient

- Avsluta formellt insats och kontakt