PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN NON PNS UPTD PJU DINAS PERHUBUNGAN KOTA DEPOK

Romy Wijayanto, S.Kom

Pranata Komputer pada Bidang Aplikasi Informatika Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Kota Depok

romy.kts@gmail.com

Abstrak UPTD PJU Dinas Perhubungan Kota Depok memilliki sumber daya manusia pegawai negeri sipil (PNS) dan non pegawai negeri sipil (PNS). Pengelolaan data kepegawaian untuk PNS sudah menggunakan sistem informasi kepegawaian, sehingga dapat berjalan sistematis dan memiliki basis data, sedangkan pengelolaan data kepegawaian untuk non pns masih dilakukan secara manual. Adapun data kepegawaian yang diolah meliputi data perencanaan, penganggaran, pengadaan, mutasi, gaji, dan absensi. Permasalahan yang ada adalah pengelolaan data kepegawaian untuk non pns yang masih manual dan belum memiliki basis data. Alternatif penyelesaian masalah (1) Merancang sebuah sistem informasi kepegawaian non pns berbasis komputer. (2) Perancangan basis data sistem informasi kepegawaian non pns untuk mempermudah proses pengolahan data. (3) Membuat sistem informasi kepegawaian non pns pada UPTD PJU Dinas Perhubungan Kota Depok. Metode penelitian yang digunakan adalah grounded research, yaitu metode penelitian yang berdasarkan fakta dan menggunakan analisis perbandingan yang bertujuan untuk mengadakan generalisasi empiris, menetapkan konsep, membuktikan teori, dan mengembangkan teori dimana pengumpulan data serta analisis data berjalan pada waktu yang bersamaan. Selain itu, penulis juga melakukan penelitian dengan metode pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Kesimpulan yang diperoleh yaitu dirancang sebuah sistem informasi kepegawaian non pns pada UPTD PJU Dinas Perhubungan Kota Depok berbasis java untuk mempermudah admin dalam proses pengolahan data seperti data pegawai, data absensi, data gaji, karena data yang diinput dan disimpan dalam basis data dapat diolah dan dipanggil setiap waktu. Kata Kunci : Sistem Informasi, Kepegawaian, Java

Abstract The UPTD PJU Transportation Service of Depok City has civil servants (PNS) and non civil servants (PNS) human resources. Personnel data management for civil servants already uses a personnel information system, so that it can run systematically and has a database, while personnel data management for non-civil servants is still done manually. The personnel data that is processed includes planning, budgeting, procurement, transfer, salary and attendance data. The problem that exists is the personnel data management for non-civil servants which is still manual and does not have a database. Alternative problem solving (1) Designing a computer-based non-civil servant personnel information system. (2) Designing a non-civil servants personnel information system database to simplify the data processing. (3) Creating a non-civil servants personnel information system at the UPTD PJU Transportation Service of Depok City. The research method used is grounded research, which is a research method that is based on facts and uses comparative analysis that aims to make empirical generalizations, establish concepts, prove theories, and develop theories where data collection and data analysis are carried out at the same time. In addition, the authors also conducted research with data collection methods by means of observation, interviews and documentation. The conclusion obtained is that a personnel information system java based was designed for non-civil servant at the UPTD PJU Transportation Service of Depok City to make it easier for admins to process data such as employee data, attendance data, salary data, because the data inputted and stored in the database can be processed and called at any time.

Keyword : Information System, Personnel, Java

PENDAHULUAN

Pemanfaatan teknologi informasi pada sebuah organisasi pemerintahan semakin dibutuhkan untuk mendukung peran pemerintah dalam meningkatkan sektor pelayanan, karena perkembangan teknologi yang sangat pesat menuntut suatu instansi untuk memperoleh informasi yang lebih cepat

dan akurat. Dengan adanya suatu sistem informasi yang sudah terintegrasi untuk pengelolaan data akan mempermudah kinerja suatu organisasi atau instansi.

Dinas Perhubungan Kota Depok merupakan salah satu perangkat daerah yang memiliki peran strategis dalam pembangunan Kota Depok. Dinas Perhubungan memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui penyediaan dan penataan sistem transportasi yang efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan pelayanan prima dan optimal kepada masyarakat. Dalam struktur organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Dinas Perhubungan Kota Depok, terdapat Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Penerangan Jalan Umum (PJU). Berdasarkan peran dan fungsinya UPTD PJU Dinas Perhubungan Kota Depok telah didukung oleh sumber daya manusia dengan status Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Non PNS. Pengolahan data kepegawaian PNS sudah menggunakan sistem informasi kepegawaian sehingga dapat berjalan dengan baik dan sistematis, sedangkan untuk non pns pengolahan data kepegawaiannya masih dilakukan secara manual, hal ini menimbulkan permasalahan, yaitu belum tersusunnya data kepegawaian meliputi data perencanaan, penganggaran, pengadaan, mutasi, gaji, dan absensi. Untuk itu dibutuhkan sebuah sistem yang mampu menyelesaikan permasalahan pengolahan data kepegawaian non pns, agar dapat dilakukan laporan secara komprehensif.

Metode penelitian yang dilakukan ini adalah dengan grounded research, yaitu metode penelitian yang berdasarkan ada fakta dan menggunakan analisis perbandingan yang bertujuan untuk mengadakan generalisasi empiris, menetapkan konsep, membuktikan teori, dan mengembangkan teori dimana pengumpulan data dan analisis data berjalan pada waktu yang bersamaan. Selain itu, penulis juga melakukan penelitian dengan metode pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi.

PENELITIAN RELEVAN

Penelitian yang berjudul Sistem Informasi Kepegawaian Pada Yayasan Nurul Iman Palembang. dengan peneliti Romadhon dan Abdurrahman tahun 2017. Hasil akhir yang diperoleh adalah melalui Aplikasi Sistem Informasi yang dibangun mampu menyelesaikan permasalahan yang ada, metode yang digunakan yaitu metodologi RUP (Rational Unified Process).

Penelitian dengan judul Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian dengan Metode Prototipe pada Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Ogan Ilir Indralaya yang dilakukan oleh Manurung tahun 2016, Penelitian ini menghasilkan kesimpulan Mengembangkan sebuah sistem informasi kepegawaian berbasis web untuk menangani data pegawai, dan data PAK dengan menggunakan PHP dan MySQL. Metode pengembangan sistem yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode prototipe.

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang dilakukan ini adalah dengan grounded research, yaitu metode penelitian yang berdasarkan ada fakta dan menggunakan analisis perbandingan yang bertujuan untuk mengadakan generalisasi empiris, menetapkan konsep, membuktikan teori, dan mengembangkan teori dimana pengumpulan data dan analisis data berjalan pada waktu yang bersamaan. Selain itu, penulis juga melakukan penelitian dengan metode pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisa Permasalahan Dari hasil penelitian yang penulis lakukan, maka penulis dapat menganalisa permasalahan yang adalah sebagai berikut: 1. Proses perencanaan, penganggaran, pengadaan, mutasi, gaji, serta absensi non pns pada UPTD

PJU Dinas Perhubungan Kota Depok belum dilakukan secara sistematis.

2. Belum tersusunnya laporan yang mampu memberikan informasi lengkap non pns pada UPTD PJU Dinas Perhubungan Kota Depok.

Alternatif Penyelesaian Masalah Berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi, maka penulis memberikan alternatif penyelesaian masalahnya, yaitu: 1. Merancang sebuah sistem informasi kepegawaian non pns pada UPTD PJU Dinas Perhubungan

Kota Depok yang berbasis komputer. 2. Perancangan basis data sistem informasi kepegawaian non pns pada UPTD PJU Dinas

Perhubungan Kota Depok, sehingga mudah dalam proses pengolahan data. 3. Membuat sistem informasi kepegawaian non pns pada UPTD PJU Dinas Perhubungan Kota

Depok

Diagram Konteks

Gambar 1. Diagram Konteks

Normalisasi Normalisasi teknik untuk merancang tabel basis data relasional guna meminimalisir duplikasi data sehingga dapat menjaga basis data dari permasalahan unomaly update. (Pahlevi, 2013)

Gambar 2. Normalisasi

Pegawai Non PNS UPTD PJU Admin

Kepala UPTD

Data Golongan Data Pegawai

Data Gaji

Minta Data

Data Absensi Data Admin

Minta Data Rekap Absensi

Data Absensi

Gaji

Kepegawaian

Sub Bag TU

Data

Data Absensi

Data Gaji

Laporan Data Admin Laporan Data Pegawai Laporan Data Absensi

Laporan Data Gaji

Minta Laporan

Sistem Informasi

Kepegawaian Non PNS

UPTD PJU Dishub Kota

Nama, Tempat_Lahir Tgl_Lahir Agama Jenis_Kelamin Thn_Penerimaan Status Pendidikan Golongan Jabatan Alamat Foto

Tabel Nama

NIP Nama

Tabel Pegawai No_Absensi Tanggal Hari NIP

Tabel Absensi Tabel Gaji

No_Slip_Gaji Periode NIP

ID Nama * User_Name Password

Tabel Admin

Golongan Jabatan Gaji_Pokok

Tabel Golongan

NIP Nama Jam_Masuk

Tabel NIP

Jam_Masuk Jam_Keluar Jumlah_Jam

Tabel Jam Masuk

Golongan Jabatan Thn_Penerimaan Gaji_Pokok Tunjangan Gaji_Kotor

Tabel Golongan

Tabel NIP

NIP Nama Golongan

Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram merupakan bentuk paling awal dalam melakukan perancangan basis data relasional. ERD biasanya memiliki hubungan binary (satu relasi menghubungkan dua buah entitas). (Shalahudin, 2015)

Gambar 3. Entity Relationship Diagram

Tampilan Layar Sistem

1. Tampilan Layar Menu Utama

Gambar 4. Tampilan Layar Menu Utama

M

1

1

M

NON PNS UPTD PJU

NIP

Nama

Tmp_lahir

Tgl_Lahir

Thn_Penerimaan

Status

J_Kelamin

ID

Nama

User_name

Password

Rekap Data

Agama

Pendidikan

Golongan

Jabatan Alamat

Gaji

Periode

NIP Gaji-Pokok

Jabatan Nama

No_Slip Gaji_Kotor

Golongan Thn_Peneri

Tunjangan Golongan

Jabatan

Gaji_Pokok

Golongan

Rekap Data

Rekap Data

M

1

1

Absensi

No_Absen

Tanggal

NIP

NIP

NIP

NIP

NIP

NIP

M

Rekap Data

Admin

Foto

2. Tampilan Layar Data Pengguna (admin) dari menu Administrator

Gambar 5. Tampilan Layar Data Departemen

3. Tampilan Layar Data Pegawai Non PNS

Gambar 6. Tampilan Layar Data Pegawai Non PNS

4. Tampilan Layar Data Absensi

Gambar 7. Tampilan Layar Data Absensi

5. Tampilan Layar Data Penggajian

Gambar 8. Tampilan Layar Laporan Data Penggajian

6. Tampilan Layar Laporan Data Pegawai Non PNS

Gambar 9. Tampilan Layar laporan Data Mobil

7. Tampilan Layar Laporan Data Absensi

Gambar 10. Tampilan Layar laporan Data Absensi

8. Tampilan Layar Laporan Data Penggajian

Gambar 11. Tampilan Layar laporan Data Penggajian

SIMPULAN

Perancangan sistem informasi kepegawaian dibuat untuk memecahkan permasalahan yang ada pada ruang lingkup UPTD PJU Dinas Perhubungan Kota Depok. Proses pendataan pegawai yang awalnya hanya memanfaatkan microsoft excel, sekarang telah diubah menjadi sistematis, sehingga semua proses pengolahan data seperti data pegawai, data absensi, dan data gaji lebih mudah dilakukan. Pembuatan laporan seluruh kegiatan seperti laporan data pegawai, laporan data golongan, laporan data absensi, hingga laporan data gaji untuk pegawai non pns pada UPTD PJU Dinas Perhubungan Kota Depok dapat diolah dengan mudah oleh admin, karena data yang diinput tersimpan dalam basis data, sehingga dapat diolah dan dipanggil setiap waktu.

DAFTAR PUSTAKA

Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2013. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Hartono, Bambang. 2013. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: Rineka Cipta. Karyati, Zetty, dkk. 2016. Bahasa Indonesia 2: Aplikasi Penulisan Karya ilmiah Bidang Teknik. Jakarta: Unindra Press. Manurung, Ester Putriani. 2015. “Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian dengan Metode Prototype pada Kantor

Dinas Pendidikan Kabupaten Ogan Ilir Indralaya”. Skripsi Tidak Diterbitkan. Prabumulih: Universitas Sriwijaya Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Pressman, Roger S., 1997. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku I, Yogyakarta: Andi Offset. Robert A. Leitch K. Roscoe Davis., (Hal 11) Definisi Sistem Informasi. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain.

Yogyakarta: Andi Offset. Romadhon, Taufik, dkk. 2012. “Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Yayasan Nurul Iman Palembang”.

Skripsi Tidak Diterbitkan. Palembang: STMIK MDP. Sujono. 2015. “Rancangan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Pada Kantor CV. Mega Cipta Pangkal Pinang” Jurnal

SIMETRIS, Vol. 6, November. Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Winarno, Agus. 2007. Analisa & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Universitas Gajah Mada. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Dokumen Resmi Pemerintah: Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-

Government. 2003. Jakarta: Sekretariat Kabinet Bidang Hukum dan Perundang-undangan. Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 08 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah. 2008. Depok: Sekretariat

Daerah Kota Depok. Peraturan Walikota Depok Nomor 113 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata

Kerja Dinas Perhubungan. 2016. Depok: Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Depok.

Peraturan Walikota Depok Nomor 28 Tahun 2018 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Unit Pelaksana Teknis Dinas Penerangan Jalan Umum Kelas A Pada Dinas Perhubungan. 2018. Depok: Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Depok.