Kawalan Dalaman Pengurusan Aset PTJ

Mohd Rodzi Bin Ahmad Juruaudit Dalam W41

Email: mohdrodzi@usm.my Samb: 5264

AGENDA

Apa itu Pengurusan Aset? Apa itu Kawalan Dalaman? Proses Kawalan Dalam Pengurusan Aset Kesimpulan

ASET KERAJAAN Aset

Aset Bukan Semasa Aset Tak

Nyata (Harta

Intelek)

Aset Fizikal

Aset Hidup

Tu

mb

uh

an

Ikan

Haiw

an

Aset Alih

Harta Modal

Inven

tori

Aset Tak Alih

Ban

gu

nan

Infr

ast

uktu

r

Tan

ah

Aset Semasa

Tunai

Pela

bu

ran

PP 6/2008 PP 5/2007 PA 1/2011

Kumpulan Aset USM

< RM1 ribu <

Harga Perolehan

Penyelenggaran Berjadual

Tidak Perlu Penyelenggaraan

Berjadual

Perabot

Harta Modal Inventori

Peralatan hospital < RM2 ribu

Kitar hayat Aset

Perancangan

Kewujudan

Penggunaan

Pelupusan

Pengurusan Aset

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan

/Kawalan

CEKAP BERKESAN EKONOMI

Objektif

Kawalan Dalaman?????

Apa itu Kawalan Dalaman?

Tanggung-jawab siapa?

Mengapa perlu Kawalan Dalaman?

Apa pentingnya kawalan dalam pengurusan aset?

Kawalan Dalaman

Apa itu Kawalan Dalaman? ◦ Proses: Penambahbaikkan (Continous Improvement)

Tanggungjawab siapa? ◦ semua pegawai USM di setiap peringkat

Mengapa perlu Kawalan Dalaman? ◦ Menghalang: Fraud External Audit Opinion: Disclaimer

◦ Imej universiti kepada awam: Polis, SPRM dan Kenyataan Media ◦ Kepercayaan kerajaan

We all as 1USM must

CARES USM

KEPENTINGAN KAWALAN DALAMAN

Compliance with applicable laws and regulations Accomplishment of the USM mission

Relevant and reliable financial reporting

Effective and efficient operations

Safeguarding of assets

Bagaimana hendak memastikan

kawalan yang berkesan dalam

pengurusan aset?

Kawalan Dalaman Yang Berkesan

Persekitaran Kawalan

Menilai Risiko

Aktiviti Mengawal

Komunikasi & Informasi

Pemantauan Objektif

Cost Centre/

PTJ

Proses 1: Persekitaran Kawalan

Kesedaran mengenai kawalan

Polisi dan Peraturan Universiti Program/kursus meningkatkan kesedaran Komitmen Ketua Jabatan Struktur Organisasi Kompetensi pegawai Penugasan kuasa and tanggungjawab ◦ Senarai Tugas dan SKT

Tindakan Tatatertib dan Surcaj Membudayakan Integriti

Senarai Tugas Pegawai Aset

Pendaftaran aset Serah Senarai Daftar Aset & Inventori ke Unit

Pengurusan Harta (UPH) Maklum pergerakan aset kepada UPH Menyedia Senarai aset di lokasi Menyedia senarai aset memerlukan

penyelenggaraan Merancang, melaksana, merekod, menilai dan

memantau penyelenggaraan pembekal

Pegawai Aset

The 360 Degree Leader Leading From the Middle

John C. Maxwell “can influence people at every level of the

organization”

Kami Memimpin

Pegawai Aset

Ketua Jabatan

Pegawai Pemeriksa

Pengguna

Pegawai Penerima

Struktur kawalan pengurusan aset USM

J/K Tetap Kewangan

J/K Pelupusan Aset & Barang

J/K Teknikal Pelupusan Peralatan

Komputer

J/K Kehilangan & Hapuskira

Naib Canselor

Kuasa Pelupusan

Pelantikan Pegawai Siasatan

Jawatankuasa Pengurusan

Aset Kerajaan (JPAK)

Unit Pengurusan

Harta, Jabatan

Bendahari

Proses 2: Menilai Risiko Kenalpasti dan kaji semua peringkat proses

pengurusan aset ◦ Perancangan pembelian ◦ Pendaftaran ◦ Penggunaan (rasmi, pergerakan dll) ◦ Penyimpanan (keselamatan) ◦ Penyelenggaraan ◦ Pelupusan/kehilangan

Ukur risiko ◦ Tetapkan tahap risiko: HML

Tindakan Menangani: Treatment, Transfer, Terminate & Tolerate

Pengwujudan Daftar Risiko

Risiko dikaitkan dengan kemungkinan kejadian atau keadaan yang dapat mengancam

pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Contoh Penentuan Tahap Risiko Pengurusan Harta Modal

Tahap Risiko

Nilai Perolehan (RM)

Tinggi Melebihi RM200,000 Sederhana RM50,000 hingga RM200,000 Rendah Kurang RM50,000

Faktor Risiko : Pendaftaran aset

Contoh Penilaian Risiko

Pusat Tanggungjawab Bilangan

Aset Nilai Aset (RM) Tahap Risiko

HUSM 439 7,518,309.15 H INFORMM 223 7,295,243.69 H JABATAN PEMBANGUNAN 5 30,100.00 L JABATAN PENDAFTAR 2 7,475.00 L PERPUSTAKAAN 2 8,319.00 L PUSAT ISLAM 3 26,500.00 L PPSK 156 8,679,927.30 H PPSG 76 6,455,532.00 H PPSP 176 5,140,800.14 H RUMAH TETAMU 2 13,200.00 L

Proses 3: Aktiviti Kawalan Mengimbangi tahap risiko dan kawalan

yang mencukupi/berpatutan ◦ Guna pendekatan (Cost-benefit)

Mengadakan prosedur/tatacara pengurusan

Jenis kawalan ◦ Preventive ◦ Detective ◦ Corrective

Aktiviti kawalan dalam pengurusan aset

Garis panduan/prosedur: ◦ Arahan Perbendaharaan, PP 5/2007, 5/2009, 2/1980, 6/1999 dll 1.Kawalan Pencegahan ◦ Kuasa melulus ◦ Pengasingan Tugas ◦ Penyimpanan selamat peti besi/alat kebakaran ◦ Penyelenggaraan berjadual ◦ Pemeriksaan fizikal

2.Kawalan Pengesanan ◦ Pemeriksaan bebas, semakan prestasi

3.Kawalan Pembetulan ◦ Laporan, pelarasan rekod

Pengasingan Tugas pengurusan aset di PTJ

Ketua Jabatan/PTJ

Pegawai Pemeriksa

Aset

( > 2 orang)

Pegawai Aset

Pegawai Penerima

Pegawai Stor

Pegawai Pemeriksa

Stok ( > 2 orang)

Pegawai Kenderaan

Pemandu

Proses 4: Komunikasi & Informasi Komunikasi ◦ MPK & FM atau dokumen ISO ◦ Perbincangan/mesyuarat berkala Formal/Informal : saluran penyampaian maklumat (e-mail, mesyuarat

PTJ dll)

◦ Kemaskini maklumat dgn. Unit Peng. Harta

Informasi ◦ Sistem Maklumat/borang kawalan ◦ Laporan Audit Dalam, kedudukan aset, Laporan

pemeriksaan/verifikasi, Laporan kerosakan/pelupusan dll Masalah-masalah pengurusan aset dsb

Proses 5: Pemantauan

Ketua Jabatan/PTJ ◦Menjalankan Pemeriksaan Mengejut ◦Melantik pegawai secara bertulis Pegawai Pemeriksa Aset Pegawai Pemeriksa Stor Pegawai Pengangkutan

Unit Audit Dalam Pasukan Inspektorat Dalaman (PID)

Kesimpulan

Kawalan dalaman merupakan faktor kejayaan /kegagalan pengurusan aset

Lemah/tidak memahami kawalan: ◦ wujud ketidakpatuhan kepada peraturan dan perundangan ◦ menjejaskan keyakinan kerajaan dan awam

Membuka peluang berlakunya rasuah salahguna kuasa dan penyelewengan

Penzahiran BUKU ◦ Bekerjasama dan bekerja bersama-sama

Outcome-based management ◦Ubah persepsi terhadap Audit Dalam

daripada fault finders kepada friendly consultant. ◦Mendorong kompetensi Pegawai Aset PTJ

membetulkan kawalan aset dan inventori dengan kerjasama erat Jabatan Bendahari.

Harapan di Akhir Kursus