Kelompok Organisasi KepemimpinanI. PENDAHULUAN Organisasi merupakan wadah yang dibentuk oleh sekelompok orang (lebih dari satu) yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran bersama. Beberapa hal penting dari definisi tersebut adalah organisasi dibentuk atau terdiri dari manusia, adanya pembagian tugas, adanya koordinasi/kendali terhadap tindakantindakan anggotanya dan adanya tujuan bersama yang ingin dicapai. Sebuah organisasi, ketika berdiri tentunya memiliki maksud (intention) kenapa bentuknya seperti tersebut. Bentuk formal organisasi diharapkan merupakan bentuk terbaik yang mendukung sepenuhnya pencapaian sasaran sang pendiri atau visi organisasi tersebut. Konfigurasi formal itulah yang dinamakan sebagai struktur organisasi. Namun, sayangnya kadang antara pembentukan struktur organisasi dengan relasi/hubungan formal didalamnya belum sepenuhnya berjabat erat dengan visi organisasi. Kadang ada yang mismatch atau tidak link dengan sasaran strategis organisasi. Bahkan dalam beberapa hal tidak sepenuhnya mencerminkan aturan dasar (basic principle) struktur organisasi yang baik. Karena itulah, pembentukan struktur organisasi yang tepat merupakan syarat utama yang penting agar visi organisasi dapat tercapai. Salah satu cara membentuk struktur organisasi adalah dengan membuat disain organisasi (organization design). Disain organisasi sendiri merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process), dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi. Didalamnya, ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam organisasi baik unit maupun subsub unitnya, serta definisi peran dan proses yang lebih detil dalam unit maupun sub unit tersebut. II. ISI

Desain organisasi adalah sebuah proses memilih dan mengelola aspek struktural dan budaya termasuk karakteristik informasi yang dilakukan para manajer sehingga organisasi mampu mengendalikan kegiatan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Sasaran desain organisasi adalah menggunakan struktur yang memberikan fasilitas pengimplementasian strategi. Desain organisasi dapat juga dinyatakan sebagi proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. Desain organisasi menuntut manajer untuk melihat secara bersamaan ke dalam organisasi dan ke luar organisasi. Ada empat bagian untuk membangun desain organisasi, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, hirarki dan koordinasi. Dalam pengembangan desain organisasi ada dua hal yang penting; pertama perubahan strategi dan lingkungan berlangsung dengan berlalunya waktu, desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan dalam struktur

termasuk mencoba dan kemungkinan berbuat salah dalam rangka mensyusun desain organisasi. Manajer hendaknya memandang desain organisasi sebagai pemecahan masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan gaya situasional atau kontingensi, yaitu struktur yang ada didesain untuk menyesuaikan keadaan organisasi atau sub unitnya yang unik. Desain organisasi menekankan pada sisi manajemen dari teori organisasi dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Pentingnya desain organisasi adalah mencapai keunggulan kompetiti, mengacu pada kontingensi, memanajemen perbedaan/diversity, peningkatan effisiensi, peningkatan motivasi, pengendalian lingkungan, penyempurnaan koordinasi dan motivasi serta mengembangkan strategi implementasi. Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsifungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Di dalam pembentukan struktur organisasi itu sendiri, ada beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut, diantaranya :y y y y y

Struktur organisasi memberi prioritas pada pelanggan kunci (key customer priorities) Struktur tersebut mampu mengurangi dan menghilangkan duplikasi organisasi Struktur menyederhanakan lapisan manajemen di dalam organisasi. Struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi (channel of communication) di dalam organisasi. Struktur organisasi tersebut memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas.

Dalam kerangka konsep struktur organisasi banyak dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal. Faktor internal yang mempengaruhi antara lain :y y y y y

Visi dan Misi organisasi Strategi Organisasi Model kepemimpinan (leadership model) Kebijakan maupun prosedur Budaya organisasi

Faktor eksternal yang mempengaruhi disain struktur organisasi antara lain :y y y y y y

Pelanggan Supplier Pemerintah Aturan formal, hukum dan perundangan Teknologi Manajemen Dan stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll).

Kesemua faktor tersebut sangat mempengaruhi proses disain organisasi. Tentunya disain organisasi yang baik akan mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai terbentuknya struktur organisasi yang efektif dan efisien. Elemen Struktur organisasi, yaitu: Empat elemen dalam struktur organisasi yaitu :y y y y

Adanya spesialisasi kegiatan kerja Adanya standardisasi kegiatan kerja Adanya koordinasi kegiatan kerja Besaran seluruh organisasi

Ragam Bentuk Struktur Organisasi a. Organisasi Garis (Henry Fayol)

Organisasi Garis/Lini merupakan bentuk/struktur organisasi yang memberikan wewenang dari atasan kepada bawahan dan tanggungjawab ditujukan langsung dari bawahan kepada atasan. Bentuk ini sering diterapkan pada bidang kemiliteran atau peruahaan yang berskala kecil. Ciri-ciri Organisasi Garis/Liniy y y

Adanya kesatuan Perintah Pembagian Kerja jelas dan mudah dilaksanakan Organisasi tergantung pada satu pemimpin

Kelebihan/Kebaikany y y

Pengambilan keputusan cepat Pengendalian lebih mudah Solidaritas antar karyawan tinggi

Kekurangan/Kelemahany y y

Pemimpin cenderung otokratis Ketergantungan kepada atasan sangat tinggi Membatasi kesempatan karyawan untuk berkembang

b.

Organisasi garis dan staf (Harrington Emilson)

Kebijakan pimpinan sebelum dilimpahkann ke bawahan diolah terlebih dahulu dengan memperhatikan saran-saran dari staf ahli. Contohnya di Lembaga Sekolah Terdapat Wakil Kepala Sekolah. Ciri-ciri :y

Umumnya digunakan untuk organisasi besar

y y

Bidang tugas beraneka ragam sehingga memerlukan bantuan staf. Pengawasan dan Spesialisasi berkembang dengan baik

Kelebihan/Kebaikany y y y

Pembagian tugas jelas Mendorong timbulnya spesialisasi dan disiplin yang tinggi Penempatan orang pada tempat yang tepat Koordinasi mudah dijalankan

Kekurangan/Kelemahany y y

Membutuhkan biaya yang besar untuk operasionalnya Ditingkat operasinal tidak jelas antra perintah dan nasehat Solidaritas antar karyawam rendah

c.

Organisasi Fungsional (Winslow Taylor)

Setiap kepala unit dapat member perintah pada unit yang lainselama masih ada hubungan /sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. Dalam struktur organisasi fungsional dikenal adanya garis koordinasi/konsultatif. III. PENUTUP

Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Sasaran desain organisasi adalah menggunakan struktur yang memberikan fasilitas pengimplementasian strategi. Desain organisasi dapat juga dinyatakan sebagi proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. Ada empat bagian untuk membangun desain organisasi, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, hirarki dan koordinasi. Dalam pengembangan desain organisasi ada dua hal yang penting; pertama perubahan strategi dan lingkungan berlangsung dengan berlalunya waktu, desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan dalam struktur termasuk mencoba dan kemungkinan berbuat salah dalam rangka mensyusun desain organisasi. Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsifungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Di dalam pembentukan struktur organisasi itu sendiri, ada beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut, diantaranya struktur organisasi memberi prioritas pada pelanggan kunci (key customer priorities), struktur tersebut mampu mengurangi dan menghilangkan duplikasi organisasi, struktur menyederhanakan lapisan manajemen di dalam organisasi, struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi

(channel of communication) di dalam organisasi serta struktur organisasi tersebut memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas. Dalam membentuk struktur organisasi terdapat dua faktor yang mempengaruhi yaitu faktor eksternal dan faktor internal. Faktor eksternal terdiri dari pelanggan, supplier, pemerintah, aturan formal, hukum dan perundangan, teknologi manajemen, dan stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll). Sedangkan faktor internal yang mempengaruhi terbentuknya struktur organisasi adalah visi dan misi organisasi, strategi organisasi, model kepemimpinan (leadership model), kebijakan maupun prosedur dan budaya organisasi.KARAKTERISTIK INDIVIDU DALAM MEMPENGARUHI PERILAKU ORGANISASI Manusia adalah salah satu dimensi penting dalam organisasi. Kinerja organisasi sangat tergantung pada kinerja individu yang ada di dalamnya. Seluruh pekerjaan dalam organisasi itu, para anggotalah yang menentukan keberhasilannya. Sehingga berbagai upaya meningkatkan produktivitas organisasi harus dimulai dari perbaikan produktivitas anggota. Oleh karena itu, pemahaman tentang perilaku organisasi menjadi sangat penting dalam rangka meningkatkan kinerjanya. Anggota sebagai individu ketika memasuki organisasi akan membawa kemampuan, kepercayaan pribadi, pengharapan-pengharapan, kebutuhan dan pengalaman masa lalunya sebagai karakteristik individualnya. Oleh karena itu, maaf-maaf kalau kita mengamati anggota baru di kantor. Ada yang terlampau aktif, maupun yang terlampau pasif. Hal ini dapat dimengerti karena anggota baru biasanya masih membawa sifat-sifat karakteristik individualnya. Selanjutnya karakteristik ini menurut Thoha (1983), akan berinteraksi dengan tatanan organisasi seperti: peraturan dan hirarki, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab, sistem kompensasi dan sistem pengendalian. Hasil interaksi tersebut akan membentuk perilakuperilaku tertentu individu dalam organisasi. Oleh karena itu penting bagi manajer untuk mengnalkan aturan-aturan organisasi kepada anggota baru. Misalnya dengan memberikan masa orientasi. Perilaku Organisasi Pada tingkat individu, jika anggota merasa bahwa organisasi memenuhi kebutuhan dan karakteristik individualnya, ia akan cenderung berperilaku positif. Tetapi sebaliknya, jika anggota tidak merasa diperlakukan dengan adil, maka mereka cenderung untuk tidak tertarik melakukan hal yang terbaik (Cowling dan James, 1996) Untuk itu, ketika seseorang mempunyai ketertarikan yang tinggi dengan pekerjaan, seseorang akan menunjukkan perilaku terbaiknya dalam bekerja (DuranArenas et.al, 1998). Selanjutnya menurut Cowling dan James, tidak semua individu tertarik dengan pekerjaannya. Akibatnya beberapa target pekerjaan tidak tercapai, tujuan-tujuan organisasi tertunda dan kepuasan dan produktivitas anggota menurun.

Di lain pihak, organisasi berharap dapat memenuhi standar-standar sekarang yang sudah ditetapkan serta dapat meningkat sepanjang waktu. Masalahnya adalah cara menyelaraskan sasaran-sasaran individu dan kelompok dengan sasaran organisasi; dan jika memungkinkan, sasaran organisasi menjadi sasaran individu dan kelompok. Untuk itu diperlukan pemahaman bagaimana orang-orang dalam organisasi itu bekerja serta kondisi-kondisi yang memungkinkan mereka dapat memberikan kontribusinya yang tinggi terhadap organisasi. Belajar dari Vroom Menurut Teori Pengharapan, perilaku kerja merupakan fungsi dari tiga karakteristik: (1) persepsi anggota bahwa upayanya mengarah pada suatu kinerja (2) persepsi anggota bahwa kinerjanya dihargai (misalnya dengan gaji atau pujian) (3) nilai yang diberikan anggota terhadap imbalan yang diberikan. Menurut Vrooms expectancy theory, perilaku yang diharapkan dalam pekerjaan akan meningkat jika seseorang merasakan adanya hubungan yang positif antara usaha-usaha yang dilakukannya dengan kinerja (Simamora, 1999). Perilaku-perilaku tersebut selanjutnya meningkat jika ada hubungan positif antara kinerja yang baik dengan imbalan yang mereka terima, terutama imbalan yang bernilai bagi dirinya. Guna mempertahankan individu senantiasa dalam rangkaian perilaku dan kinerja, organisasi harus melakukan evaluasi yang akurat, memberi imbalan dan umpan balik yang tepat. IMADIKLUS.COM Beberapa hambatan yang mungkin dihadapi pihak-pihak berkepentingan dalam penerapan MBS adalah sebagai berikut : 1) Tidak Berminat Untuk Terlibat Sebagian orang tidak menginginkan kerja tambahan selain pekerjaan yang sekarang mereka lakukan. Mereka tidak berminat untuk ikut serta dalam kegiatan yang menurut mereka hanya menambah beban. Anggota dewan sekolah harus lebih banyak menggunakan waktunya dalam hal-hal yang menyangkut perencanaan dan anggaran. Akibatnya kepala sekolah dan guru tidak memiliki banyak waktu lagi yang tersisa untuk memikirkan aspek-aspek lain dari pekerjaan mereka. Tidak semua guru akan berminat dalam proses penyusunan anggaran atau tidak ingin menyediakan waktunya untuk urusan itu. 2). Tidak Efisien Pengambilan keputusan yang dilakukan secara partisipatif adakalanya menimbulkan frustrasi dan seringkali lebih lamban dibandingkan dengan cara-cara yang otokratis. Para anggota dewan sekolah harus dapat bekerja sama dan memusatkan perhatian pada tugas, bukan pada hal-hal lain di luar itu. 3). Pikiran Kelompok Setelah beberapa saat bersama, para anggota dewan sekolah kemungkinan besar akan semakin kohesif. Di satu sisi hal ini berdampak positif karena mereka akan saling mendukung satu sama lain. Di sisi lain, kohesivitas itu menyebabkan anggota terlalu kompromis hanya karena tidak merasa enak berlainan pendapat dengan anggota lainnya. Pada saat inilah dewan sekolah mulai terjangkit pikiran kelompok.

Ini berbahaya karena keputusan yang diambil kemungkinan besar tidak lagi realistis. 4) Memerlukan Pelatihan Pihak-pihak yang berkepentingan kemungkinan besar sama sekali tidak atau belum berpengalaman menerapkan model yang rumit dan partisipatif ini. Mereka kemungkinan besar tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang hakikat MBS sebenarnya dan bagaimana cara kerjanya, pengambilan keputusan, komunikasi, dan sebagainya. 5) Kebingungan Atas Peran dan Tanggung Jawab Baru Pihak-pihak yang terlibat kemungkinan besar telah sangat terkondisi dengan iklim kerja yang selama ini mereka geluti. Penerapan MBS mengubah peran dan tanggung jawab pihak-pihak yang berkepentingan. Perubahan yang mendadak kemungkinan besar akan menimbulkan kejutan dan kebingungan sehingga mereka ragu untuk memikul tanggung jawab pengambilan keputusan. 6). Kesulitan Koordinasi Setiap penerapan model yang rumit dan mencakup kegiatan yang beragam mengharuskan adanya koordinasi yang efektif dan efisien. Tanpa itu, kegiatan yang beragam akan berjalan sendiri ke tujuannya masing-masing yang kemungkinan besar sama sekali menjauh dari tujuan sekolah. Apabila pihak-pihak yang berkepentingan telah dilibatkan sejak awal, mereka dapat memastikan bahwa setiap hambatan telah ditangani sebelum penerapan MBS. Dua unsur penting adalah pelatihan yang cukup tentang MBS dan klarifikasi peran dan tanggung jawab serta hasil yang diharapkan kepada semua pihak yang berkepentingan. Selain itu, semua yang terlibat harus memahami apa saja tanggung jawab pengambilan keputusan yang dapat dibagi, oleh siapa, dan pada level mana dalam organisasi. Anggota masyarakat sekolah harus menyadari bahwa adakalanya harapan yang dibebankan kepada sekolah terlalu tinggi. Pengalaman penerapannya di tempat lain menunjukkan bahwa daerah yang paling berhasil menerapkan MBS telah memfokuskan harapan mereka pada dua maslahat: meningkatkan keterlibatan dalam pengambilan keputusan dan menghasilkan keputusan lebih baik.