www.kerava.fi 1

Keravan kaupunki hankintayksikkönä -Mahdollisuudet tarjoajille

Jukka Harno

6.11.2012

www.kerava.fi 2

Volyymi ja toimintamalli• Ulkoiset palveluostot v. 2011 yht. 27 855 000 euroa • Ulkoiset tavaraostot v. 2011, yht. 5 300 000 euroa

• Sisältää KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamat puitesopimukset ja kuntayhteistyössä toteutetut hankinnat

• Ei sisällä ostoja kuntayhtymiltä ja muilta kunnilta

• Keravalla hankinnat on hajautettu virastoihin ja konserniyhtiöihin• Virastokohtainen talousarvio• Virastokohtaiset osto- ja hankintasuunnitelmat• Virastokohtaiset työvoimaresurssit hankintaprosessissa• Virastokohtainen sopimushallinta

• Keskitetyt tuoteryhmät• Kaupunkiorganisaation läpileikkaavat tavarat tai palvelut• Nimetyt viranhaltijat huolehtivat tuotteen hankintaprosessista

Han

kintalaki ja -asetu

s, erityisalojen

han

kintalaki, L

kilp

ailun

rajoitu

ksista, JulkL

, tilaajavastuu

L, JY

SE

2009 p

alvelut/tavarat, h

armaan

talou

den

vastainen

oh

jeistus

Kaupunginjohtaja

Kaupunginhallitus

Sosiaali- ja terveysvirasto

- viranhaltija

- lautakunta

Keravan kaupunkitekniikka –liikelaitos

Vapaa-aikavirasto

- viranhaltija

- lautakunta

Ohjeet, päätökset ja ohjaus

Keskushallinto

Yleinen hankinta-ohje kh 22.10.2012

Pienhankintaohje kh 23.6.2011

Kasvatus- ja opetusvirasto

- viranhaltija

- lautakunta

Tuoteryhmävast. kj:n pts 24.2.2009 ja 10.1.2013

Virastojen toimialakohtaiset tavara- ja palveluhankinnat, yhteishankintojen hyödyntäminen, KUUMA -hankintayhteistyökokoukset

Keskushallinnon hankintoja koskeva juridinen neuvonta, konsultointi ja hankintojen ohjeistaminen

Hallintosääntö, johtosäännöt, toimintasäännöt ja virastokohtainen hankintatyönjako

Keskitetysti hankittavat tuoteryhmät

Hankintoja koskevat valtuustolinjaukset

Hankintasopimusten arkistointi (kaupungin arkistointiohje)

- sopimusten hallinta, seuranta ja laadun valvonta (virastokohtainen vastuu, keskushallinto kouluttaa)

- reklamaatioden kirjaaminen (Tdoc) ja seuranta (virastokohtainen prosessi)

Kaupungin talousarvioon sisältyvät päätökset käyttötalous- ja investointimenoista

Kaupungin virastojen välinen yhteistyö hankinnoissa, talous- ja hankintapalvelut -johtoryhmä

Sähköinen hankintajärjestelmä

Kj:n ennakkolupa merkittäville tavarahankinnoille, talousarvion täytäntöönpano-ohjeet kohta 3, kh 17.12.2012

Ohjeistus hankintojen toteuttamisesta sähköisesti

www.kerava.fi 4

Virastokohtainen jaottelu

– Sosiaali- ja terveysvirasto, n.17-18 milj.euroa• hoito- hoiva- ja asumispalvelut, materiaaliostot, laite- ja

järjestelmähankinnat jne.– Kasvatus- ja opetusvirasto, n. 1 milj.euroa

• kalusteet ja kalustepienhankinnat, monitoimilaitteet, kopiokoneet, koulu- ja askartelutarvikkeet, oppikirjat ja oheismateriaalit, koulukuljetukset jne.

– Keravan Kaupunkitekniikka -liikelaitos, kehys yli 20 milj.euroa• elintarvikkeet, kunnossapitopalvelut, suunnittelu- ja

rakentamispalvelut, materiaalit jne.– Vapaa-aikavirasto, n. 0,5 milj.euroa

• kirjaston materiaali- ja kuljetusostot, uimahallin ja liikuntapaikkojen kunnossapito- ja muut palvelut, painatus- ja opetuspalvelut jne.

5

Määrä ja ajoitus vaihtelee…

– voimassaoleva sopimuskausi– investointien määrä ja päätetty

ajoitus, käytettävissä olevat varat

– tuotteiden ja palvelujen elinkaari

– valittu palvelustrategia, oman työn käyttömahdollisuus ja osaaminen

– lainsäädäntövelvoitteet, järjestämisvastuiden muutokset

– jne.

www.kerava.fi

www.kerava.fi 6

Näkyvät hankintavaiheet• Hankinnan suunnittelu, valmistelu ja toteutustavan valinta • Hankinnan kohteen ja sitä koskevien vaatimusten määrittely • Hankintaehdotuksen laatiminen • Hankintaan sovellettavan lain ja hankintamenettelyn valinta • Hankinnasta ilmoittaminen • Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi• Tarjouspyynnön laatiminen ja lähettäminen• Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen• Tarjoajien soveltuvuuden arviointi• Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen• Tarjousten vertailu• Hankintapäätöksen tekeminen • Hankintapäätöksen tiedoksianto• Sopimuksen tai tilauksen tekeminen• Sopimuksen hallinnointi ja toimituksen valvonta• Laskujen käsittely ja maksaminen• Määrärahojen seuranta

www.kerava.fi 7

Keskeiset periaatteet

• Kilpailuttaminen• Lakiin perustuva velvoite, julkisten varojen käytön tehostaminen

ja laadukkaiden hankintojen tekeminen

• Tasapuolisuus ja syrjimättömyys• Yritysten ja yhteisöjen tasapuolisten tarjontamahdollisuuksien

turvaaminen• Hankinnoissa ei voi suosia esim. paikallisia toimijoita tai

tietyntyyppisiä tarjoajia, kuten voittoa tavoittelemattomia palveluntuottajia

Kuitenkin:– Hankinnan kohteen jakaminen ja osatarjousten salliminen

taloudellisesti järkevissä rajoissa– Palvelun käyttäjänä olevan kohderyhmän asettamat

vaatimukset hankintakriteereinä

www.kerava.fi 8

Keskeiset periaatteet• Avoimuus

• Hankintailmoitusten julkaiseminen• Pienhankinta alle 6 000 euroa

– suorahankintana ilman varsinaista kilpailuttamista mahdollisimman kokonaistaloudellisesti

• Pienhankinta 6 000 - 29 999 euroa– mikäli ei sopimusta tai puitesopimusta, kirjalliset

tarjouspyynnöt samanaikaisesti vähintään 2-5 tiedossa olevalle toimittajalle/tuottajalle

• Pilkkomiskielto ja ennakoidun arvon laskeminen huomioiden

• Suhteellisuus• Ei tarpeetonta byrokratiaa ja liian korkealla olevia

soveltuvuusehtoja tai muita ehtoja

www.kerava.fi 9

www.kerava.fi 10

Tietoa hankinnoista• Suunnitellut ja toistuvat kilpailutukset ilmoitetaan

hyvissä ajoin internetissä kilpailutuskalenterissa• Kalenterissa on kilpailutuksen kohde, sopimuskausi ja

vastuullinen virasto• Kalenteria pyritään päivittämään vähintään neljä kertaa

vuodessa

• Meneillään olevat kilpailutukset ilmoitetaan internet-sivuilla ja ne julkaistaan työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämillä HILMA-sivuilla

• www.hilma.fi• www.tarjouspalvelu.fi/kerava• www.kerava.fi/hankinnat.asp

www.kerava.fi 1113.4.2012

www.kerava.fi 1213.4.2012

www.kerava.fi 19

Kiitos!