Kirjurin ohjeet - kirkonpilvi.sakasti.fi · 0.1 3.11.2014 ET Dokumentin ensimmäinen versio 0.2 11.9.2015 ET Dokumentin toinen versio 1.0 15.3.2016 ET Kappale 1 Yleistä kuvasivujen

Kirjurin ohjeet

Digitoidun aineiston tarkastaminen ja korjaaminen

Eeva Toivari

11.9.2015

Päivitetty 15.3.2016 Päivitetty 20.12.2016 Päivitetty 16.3.2017

Käyttöohjeen muutoshistoria

Versio Päivämäärä Tekijä Muutoksen sisältö

0.1 3.11.2014 ET Dokumentin ensimmäinen versio

0.2 11.9.2015 ET Dokumentin toinen versio

1.0 15.3.2016 ET Kappale 1 Yleistä kuvasivujen tarkastamisesta ja korjaamisesta; päivitetty otsikko ”Yleistä Digi -sovelluksesta”, täydennetty ohjetta ja päivitetty näytönkuvat, lisätty alakappaleet 1.1 ja 1.2

Kappale 2 Digitoitujen kirkonkirjojen kirjaluettelo; täydennetty ohjetta ja päivitetty näytönkuvat

Kappale 3 Pääkirjan (rippikirjan) tarkastaminen ja korjaaminen; täydennetty ohjetta ja päivitetty näytönkuvat

Kappale 4 Historiakirjan tarkastaminen ja korjaaminen; täydennetty ohjetta ja päivi-tetty näytönkuvat

Kappale 5 Hakukorttien kuvasivujen tarkastamien ja korjaaminen; täydennetty oh-jetta ja päivitetty näytönkuvat

Kappale 6 Perhelehtien tarkastaminen ja korjaaminen; täydennetty ohjetta ja päivi-tetty näytönkuvat

Kappale 8 Muistion luonti; täydennetty ohjetta ja päivitetty näytönkuvat

1.1. 20.12.2016

ET Kappale 1. Päivitetty Digin 1.0.59.0 version mukaisesti näytönkuvat, tarkennettu ohjetta Digin yleisesittelyn osalta.

Kappaleet 1.1. ja 1.2. Lisätty kirkonkirjojen ja perhelehtien tarkastamiseen liittyvä ohjeistus ”Miten digitoidun aineiston tarkastustyötä tehdään” sekä päivitetty näytön-kuvat.

Kappale 2. Lisätty kirjaluettelon Status -sarakkeen esittelyn kohtaan lause ”Jokainen poistettu kuvasivun hakemistotieto siirtyy poistomerkittyihin kuvasivuihin”.

Kappale 3.1. Täydennetty ohjetta ”pääkirjan kaikkien sivujen haku arkistotunnus-haun avulla” muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 3.2. Täydennetty ohjetta ”Erikoiskirjaimen sisältävän sukunimen/kylän nimen haku” ja ”Etuliitteisen sukunimen haku” ohjeilla.

Kappale 3.4. Täydennetty ohjetta ”Pääkirjan kuvasivun hakemistotiedon käsittely” muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 3.5. Täydennetty ohjetta ”Pääkirjan kuvasivun siirtäminen toiseen kirjaan” muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 4.1. Täydennetty ohjetta ”Historiakirjan kaikkien sivujen haku arkistotun-

1

nushaun avulla” muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 4.3. Täydennetty ohjetta ”Historiakirjan kuvasivun hakemistotiedon käsitte-ly” muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 5.1. Täydennetty ohjetta ”Hakuluettelokortin haku sukunimen perusteella” hakukorttien järjestäytymisen osalta.

Kappale 5.2. Täydennetty ohjetta ”Hakukortin kuvasivun hakemistotiedon käsittely” muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 6. Täydennetty ohjetta ”Perhelehtien tarkastaminen ja korjaaminen”.

Kappale 6.1. Täydennetty ohjetta ”Perhelehtien haku sukunimen avulla” muuttunei-siin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta sekä lisätty ”Vinkki 2. Perhelehtien aak-kostuminen”.

Kappale 6.2. Täydennetty ohjetta ”Perhelehden päähenkilön haku henkilötunnus-haun avulla” muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 6.3. Täydennetty ohjetta ”Perhelehti -kuvasivun hakemistotietojen käsitte-ly” muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 6.4. Täydennetty ohjetta ”Kesken jääneen perhelehtien tarkastustyön jat-kaminen” perhelehtien sukunimien hakutuloksessa järjestäytymisen osalta.

Kappale 6.5. Lisätty uusi ohje ”Perhelehden kuvasivun siirtäminen toiseen kirjaan”.

Kappale 7. Täydennetty ohjetta ”Aineiston merkitseminen tarkastetuksi” muuttunei-siin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 8.1. Täydennetty ohjetta ”Seurakuntakohtainen muistio” esimerkeillä erilai-sista seurakuntakohtaisista muistioista sekä muuttuneisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 8.2. Täydennetty ohjetta ”Kirjakohtainen muistio” muuttuneisiin näytönku-viin liittyvien ohjeiden osalta.

Kappale 8.4. Täydennetty ohjetta ”Perhelehden kuvasivukohtainen muistio” muuttu-neisiin näytönkuviin liittyvien ohjeiden osalta.

1.2. 16.3.2017 ET Digitoidun aineiston tarkastaminen ja korjaaminen. Alkutekstin (sivu 5.) toinen kap-pale kirjoitettu uudelleen. Päivitetty Digin version 1.0.60.0 mukaisesti näytön kuvat kaikkiin kappaleisiin.

Kappaleet 1., 1.1. ja 1.2, lisätty ohjeistus kuvasivun suurentamisesta.

Kappaleet 3.4., 4.3., 5.2. ja 6.3. lisätty ohjeistus kuvasivun suurentamisesta ja hake-mistotietojen kopioinnista.

Kappaleet 8., 8.1., 8.2., 8.3., 8.4. ja 8.5. päivitetty kappaleet kokonaan uudestaan.

2

Sisällys

Digitoidun aineiston tarkastaminen ja korjaaminen ...................................................................................................... 4

1 Yleistä Digi –sovelluksesta ......................................................................................................................................... 5

1.1. Yleistä kirkonkirjojen tarkastamisesta ja korjaamisesta ........................................................................ 10

1.2. Yleistä perhelehtien tarkastamisesta ja korjaamisesta .......................................................................... 13

2 Digitoitujen kirkonkirjojen kirjaluettelo ............................................................................................................... 17

2.1 Kirjatietojen katseleminen ja korjaaminen .............................................................................................. 18

2.2 Uuden kirjan luonti kirjaluetteloon .......................................................................................................... 19

2.3 Tyhjän kirjan poisto kirjaluettelosta ......................................................................................................... 21

3 Pääkirjan (rippikirjan) tarkastaminen ja korjaaminen ......................................................................................... 22

3.1 Pääkirjan kaikkien sivujen haku arkistotunnushaun avulla .................................................................. 22

3.2 Pääkirjan sivun haku sukunimen / kylän nimen perusteella ................................................................ 23

3.3 Pääkirjan sivun haku sivunumeron perusteella....................................................................................... 25

3.4 Pääkirjan kuvasivun hakemistotiedon käsittely ..................................................................................... 27

3.5 Pääkirjan kuvasivun siirtäminen toiseen kirjaan ..................................................................................... 31

4 Historiakirjan tarkastaminen ja korjaaminen ........................................................................................................ 35

4.1 Historiakirjan kaikkien sivujen haku arkistotunnushaun avulla .......................................................... 35

4.2 Historiakirjan haku kirjatyypin ja vuoden perusteella ........................................................................... 36

4.3 Historiakirjan kuvasivun hakemistotiedon käsittely.............................................................................. 38

5 Hakukorttien kuvasivujen tarkastaminen ja korjaaminen ................................................................................. 41

5.1 Hakuluettelokortin haku sukunimen perusteella ................................................................................... 41

5.2 Hakukortin kuvasivun hakemistotiedon käsittely ................................................................................. 43

6 Perhelehtien tarkastaminen ja korjaaminen ......................................................................................................... 47

6.1 Perhelehden haku sukunimihaun avulla .................................................................................................. 47

3

6.2 Perhelehden päähenkilön haku henkilötunnushaun avulla .................................................................. 49

6.3 Perhelehti -kuvasivun hakemistotietojen käsittely ................................................................................ 50

6.4 Kesken jääneen perhelehtien tarkastustyön jatkaminen ...................................................................... 54

6.5. Perhelehden kuvasivun siirtäminen toiseen kirjaan .............................................................................. 55

7 Aineiston merkitseminen tarkastetuksi ................................................................................................................ 58

8 Muistion luonti .......................................................................................................................................................... 58

8.1 Seurakuntakohtainen muistio .................................................................................................................... 59

8.2 Kirkonkirjakohtainen muistio .................................................................................................................... 63

8.3 Kuvasivukohtainen muistio ........................................................................................................................ 64

8.4 Muistion ja liitetiedoston lisääminen ....................................................................................................... 66

8.5 Muistiotietojen käsittely ............................................................................................................................. 72

4

Digitoidun aineiston tarkastaminen ja korjaaminen

Seurakunnan digitoimat kirkonkirja- ja perhelehtiaineistot importoidaan Kirjuri-järjestelmän (myöh. Kirjuri) Digi-osioon (myöh. Digi). Aineistojen tarkastaminen, korjaaminen ja tarkastetuksi merkitseminen on seurakun-tien tehtävä; uudet digitoidut aineistot tulevat aina ensin seurakunnalle tarkastettavaksi ja korjattavaksi. Digi-toitu aineisto merkitään tarkastetuksi, kun koko aineisto on käyty järjestelmässä läpi ja varmistettu sen vir-heettömyys. Näin estetään virheellisten aineistojen pääsy Kirjuriin. Vasta tarkastetuksi merkitsemisen jälkeen aineisto siirtyy käytettäväksi ja siitä voidaan tehdä aineisto- ja jatkohakuja (pääkirjojen, historiakirjojen, haku-luetteloiden ja perhelehtien jatkohakuja).

Aineiston tarkastuksen yhteydessä lisätään Digissä seurakuntaan, kirkonkirjaan tai kirkonkirjan/perhelehden kuvasivuun liittyviä muistiinpanoja laatimalla erillisiä muistioita tai lisäämällä PDF-muotoon tallennetun liite-tiedoston. Muistioiden ja liitetiedostojen lisääminen on ohjeistettu kohdassa 8.4.

Aineiston tarkastaja tarvitsee Kirjurin käyttöoikeuksista Digin ylläpitäjän (R-YP-DIGI) tai Digin pääkäyttäjän (R-PK-DIGI) käyttöoikeudet tarkastettavan seurakunnan digiaineistoon. Tarvittavat Digin käyttöoikeudet myöntää kirkkoherra tai rekisterijohtaja. Käyttöoikeuksien lisäksi tarvitaan varmennekortti tai -tikku, jolla kirjaudutaan sovellukseen luotettavasti. Mikäli sinulta puuttuu varmenne, ole yhteydessä omaan IT-alueeseesi.

Voit aloittaa digiaineiston tarkastamisen, kun olet saanut alla olevan kaltaisen sähköpostiviestin:

Tarkastettavaksi ilmoitettu digitoitu kirkonkirja- ja perhelehtiaineisto tarkastetaan Kirjurin Digissä, johon kir-jaudutaan osoitteessa:

https://kirjuri.evl.fi/digi/app?command=login

https://kirjuri.evl.fi/digi/app?command=login

5

Ohjelma pyytää varmenteen PIN-koodia, jonka jälkeen Digin etusivu avautuu Kirkonkirjat-välilehdelle.

1 Yleistä Digi –sovelluksesta

Digin kirjautumisen etusivun näkymä

Digi avautuu Kirkonkirjat -välilehdelle. Etusivun vasemmassa yläkulmasta löytyvät Kirkonkirjan, Perhelehden ja Taskun välilehdet. Etusivun oikeasta yläkulmasta löytyy ohjelman toimivuuteen liittyviä painikkeita:

- ohjelman kielisyyden saat vaihdettua valitsemalla Suomen tai Ruotsin lipun. Ohjelma kysyy vielä varmistus-kysymyksen

- ”Haku” linkkiä painamalla pääset miltä kirkonkirjan tai perhelehden sivulta tahansa takaisin Kirkonkirjat -välilehdelle

- ohjelman toimittajan tuottaman Käyttöohjeen saat tulostettua ”Käyttöohje” painikkeesta

- ohjelmasta kirjaudutaan ulos valitsemalla ”Kirjaudu ulos” painike

6

Seurakunnan tietojen näkyminen Digissä

- Valitse vetovalikon seurakuntalistasta seurakunta, jonka tietoja haluat katsoa ja paina ”Avaa”.

Seurakunnan tiedot -sivulla näkyy ohjelmaan vietyjä seurakunnan tietoja kuten

- seurakunnan nimitiedot seurakunnan äidikielen mukaan (suomen- ja/tai ruotsinkielinen nimi)

- seurakunnan PRV-koodi (paikallinen rekisteriviranomainen)

- lakkautuneen seurakunnan osalta uuden seurakunnan nimitieto ja liittymisvuosi.

Seurakunnan tiedot -sivulla näkyy myös digiin viedyt seurakunnan digitoidut kirkonkirja-aineistot kirjaluettelon muodossa. Katso lisää kohta 2.

Seurakunnan nimitietojen yläpuolella on:

- Muistio -painike, josta pääset lisäämään seurakuntakohtaisen muistion. Mikäli seurakunnan tietoihin on jo lisätty seurakuntakohtainen muistio, Muistio-painikkeen vasemmalla puolella vihreäpohjaiseen

7

tekstikenttään merkitty tieto ilmoittaa tämän seurakunnan osalta Digiin lisättyjen seurakuntakohtaisten muistioiden määrän. Katso lisää seurakuntakohtaisen muistion lisäämisesetä kohdasta 8.4. Lisätyn muistion tietoja pääset katsomaan klikkaamalla Muistio -painiketta.

- Tarkastettavat aineistot -painike, josta pääset näkemään tarkastamattomien aineistojen tilanteen.

Kirjan tiedot

Digiin viedyt seurakunnan digitoidut aineistot näkyvät Seurakunnan tiedot -sivulla kirjaluettelon muodossa.

Jokainen Digiin viety kirja muodostaa Seurakunnan tiedot -sivun kirjaluetteloon oman kirjarivin. Taulukkomuo-toiseen kirjaluettelon otsikkoon on merkitty sarakkeet: Kirjatyyppi, Kirjan numero, vvvv-vvvv (kirjan alku- ja loppuvuosi), Määre, Arkistotunnus, Status (kuvasivujen tila), Linkki kirjan ylläpito -sivulle sekä Muistio (linkki kirjakohtaiseen muistioon, linkin perässä oleva lukema kertoo muistioiden lukumäärän).

- Kirjaluettelon ”Status” sarakkeessa oleva tieto kertoo lukumäärinä kirjassa olevien aktiivisten (tarkas-tettujen), tarkastamattomien ja poistomerkittyjen kuvasivujen määrät. Ylläolevassa esimerkkikuvassa Kihniön seurakunnan 1918 – 1937 Kastettujen kirjassa 000438 I C 1 on aktiivisena 0 kuvaa, tarkasta-mattomana 296 kuvaa ja poistomerkittynä 0 kuvaa.

Kirjaluettelon Linkki -sarakkeessa olevaa ”Kirja” linkkiä painamalla pääsee katselemaan/muokkaaman Kirjan tietoja. Katso lisää kohdasta 2.1.

Kirjaluettelon Muistio -sarakkeessa olevaa ”Muistio” linkkiä painamalla pääsee näkemään kirjaan liitettyä muistiota. Linkin perässä suluissa oleva lukema kertoo kirjasta lisättyjen muistioiden määrän. Kirjakohtainen muistio on esitelty kohdassa 8.2.

Kirjaluetteloon lisätään uusi kirja valitsemalla kirjaluettelon yläpuolella vasemmassa reunassa olevan ”Luo uusi kirja” linkki. Uuden kirjan luonti kirjaluetteloon on ohjeistettu kohdassa 2.2. ja vastaavasti tyhjän kirjan poisto kirjaluettelosta on ohjeistettu kohdassa 2.3.

8

Kirkonkirjan kuvasivun tiedot

Digitoidun kirkonkirjan (pääkirja, historiakirja ja hakuluettelo) kuvasivun avaus aloitetaan hakemalla hakutulokseen ensin joko yksittäinen kuvasivu tai kyseisen kirjan kaikki sivut. Haluttu kuvasivu avautuu valitsemalla hakutulossivulta kaksoisklikkauksella haluttu hakutulosrivi.

Digitoitu kuvasivu avautuu selainpohjaisen kuvanlukijan avulla. Avatun kuvan kokoa voidaan säätää hiiren rulla-toiminnon avulla (zoomaus) sopivan kokoiseksi, jotta kuvasivulla näkyvästä tekstistä saa selvää.

Voit muuttaa myös avatun kuvan sijaintia näytöllä klikkaamalla sitä hiiren oikealla tai vasemmalla painikkeella ja ”raahaamalla” kuvaa sopivaan kohtaan, esim. niin, että kuvasivusta näkyy suurennettuna vasen yläkulma.

Suurennetun kuvan koon tallentamisesta työaseman muistiin on ohjeistettu Sakastin Kirjurin Intran versiotiedotteessa 1.0.60.0. (Avatun digikuvan kokoon liittyvien säätöjen tallennus-toiminto).

Kirkonkirjan kuvasivun yläpuolelta löytyy lisää katselua helpottavat painikkeet (suurenna, pienennä, suurenna 100%, koko näyttö, käännä värit, käännä oikealle ja näytä säätimet).

Kuvasivun katselupainikkeiden yläpuolella on Muistio-painike ja sen vieressä ohjelman antama ilmoitus, kun kuvasivu on tarkastettavana. Näiden yläpuolella näkyy kuvasivun nimeämistieto (metatieto) sekä kuvasivujen selauspainikkeet (eteenpäin ja taaksepäin). Takaisin hakutuloslistaukseen pääsee kuvasivulta valitsemalla Takaisin -painike.

Kirkonkirjan kuvasivun metatietorivi koostuu seuraavista tiedoista: seurakunnan nimi, kirkonkirjan kirjatyyppi (pääkirjat, historiakirjat, hakukortit), kirjan alku- ja loppuvuosi, kirjanumero, kuvan sivunumero, tunnistetieto (pääkirjassa ja hakukorteissa kylän nimi tai sukunimi, historiakirjoissa päivämäärä ja/tai sivunumero) ja kuva-tiedoston tiedostonimi.

Kuvasivun Ylläpito-välilehti avautuu valitsemalla ”laajenna/supista kuva” painike. Ylläpito-sivulla päivitettävien hakemistotietojen käsittely on ohjeistettu kohdissa 3.4. (pääkirjan osalta), 4.3. (historiakirjan osalta) ja 5.2. (hakukortin osalta).

Kirkonkirjan kuvasivun tietoihin lisättävän uuden muistion lisäys on ohjeistettu kohdassa 8.4.

http://rovasti.evl.fi/kirkonintra.nsf/sp2?open&cid=Content3B2D65&kolmosnavinf=navi%5CContent28EB20%5CContent3AE260%5CContent3B2D65&kolmosnavinfa=o

9

Perhelehden kuvasivun tiedot

Perhelehden kuvasivun saa avaus aloitetaan hakemalla haluttua henkilöä henkilötietojen avulla. Kuvasivu avautuu valitsemalla hakutulossivulta haluttu hakutulosrivi.

Digitoitu kuvasivu avautuu selainpohjaisen kuvanlukijan avulla. Avatun kuvan kokoa voidaan säätää hiiren rulla-toiminnon avulla (zoomaus) sopivan kokoiseksi, jotta kuvasivulla näkyvästä tekstistä saa selvää.

Voit muuttaa myös avatun kuvan sijaintia näytöllä klikkaamalla sitä hiiren oikealla tai vasemmalla painikkeella ja ”raahaamalla” kuvaa sopivaan kohtaan, esim. niin, että kuvasivusta näkyy suurennettuna vasen yläkulma.


Perhelehden kuvasivun yläpuolelta löytyy lisää katselua helpottavat painikkeet (suurenna, pienennä, suurenna 100%, koko näyttö, käännä värit, käännä oikealle ja näytä säätimet)

Kuvasivun katselupainikkeiden yläpuolella on Muistio-painike ja sen vieressä ohjelman antama ilmoitus, kun kuvasivu on tarkastettavana. Näiden yläpuolella näkyy kuvasivun nimeämistieto (metatieto) sekä kuvasivujen selauspainikkeet (eteenpäin ja taaksepäin). Takaisin hakutuloslistaukseen pääsee kuvasivulta valitsemalla Takaisin -painike.

Perhelehden kuvasivun metatietorivi koostuu seuraavista tiedoista: seurakunnan nimi, kirjatyyppi (Perhelehti-kirjat), sivunumero, versionumero, sukunimi, etunimet, henkilötunnus, mahdollinen KP-merkintä (KP= kyseinen kuva on perhelehden kääntöpuoli), monisivuisen perhelehden järjestysnumero ja kuvatiedoston tiedostonimi.

Kuvasivun Ylläpito-välilehti avautuu valitsemalla ”laajenna/supista kuva” painike. Ylläpito-sivulla päivitettävien hakemistotietojen käsittely on ohjeistettu kohdassa 6.3.

Perhelehden kuvasivun tietoihin lisättävän uuden muistion lisäys on ohjeistettu kohdassa 8.4.


10

1.1. Yleistä kirkonkirjojen tarkastamisesta ja korjaamisesta

Tarkista ensin, löytyvätkö tarkastettavaksi ilmoitetut digitoidut aineistot Digistä:

- Kirjaudu Digiin, jolloin ikkunaan avautuu Digin etusivu ja Kirkonkirjat-välilehti.

- Valitse vetovalikon seurakuntalistasta seurakunta, jonka aineistoa alat tarkastaa ja paina ”Avaa”. Voit aloittaa myös kirjoittamalla kenttään seurakunnan nimen tai nimeä, jolloin valintalista aukeaa.

- Klikkaa Seurakunnan tiedot -sivulta ”Tarkastettavat aineistot”, jolloin tarkastettavien aineistojen tie-doista muodostettu taulukko avautuu. Takaisin etusivulle pääset painamalla ylhäällä vasemmalla ole-vaa ”Paluu” painiketta.

Tarkastettavat aineistot -näkymässä esitetään Digiin viedyt tarkastamattomat aineistot. Importointipäivämää-rä-sarakkeessa näkyy aineiston järjestelmään viennin ajankohta. Aineiston kirjat -sarakkeessa näkyvät digi-toidun aineiston kirjojen tiedot kirjaluettelon muodossa. Hakemistoja- ja Kuvia-sarakkeissa ilmoitetaan hake-mistojen ja kuvien tiedot lukumäärinä.

Klikkaamalla yksittäistä kirkonkirjariviä pääsee selaamaan tarkastamatonta materiaalia kuvasivu kerrallaan. Aloita varsinainen tarkastaminen jäljempänä olevien ohjeiden mukaisesti. Näin saat aineiston käytyä läpi jär-jestelmällisesti.

11

Vinkki: Ylläpidä aineiston tarkastamisesta kirjaa esim. Excelissä. Kirjaa taulukkoon kaikki aineistossa havaitse-masi virheet ja puutteet sekä siihen tekemäsi korjaukset ja lisäykset. Kirjanpidon avulla voit reklamoida digi-toimittajalle epäselvistä tai puuttuvista kuvista ja pyytää toimittamaan uudet kuvat.

Miten tarkastusta tehdään

Digitoidun kuvasivun tarkastustyössä verrataan kuvasivulla näkyviä tietoja kuvan yläpuolelle merkittyyn meta-tietoriviin.

Digitoidun kirkonkirjan (pääkirja, historiakirja ja hakuluettelo) tarkastustyö aloitetaan Kirkonkirjat -välilehdeltä lisäämällä ensin rastin ruutuun ”Hae tarkastettavasta aineistosta”, jonka jälkeen valitaan seurakuntalistasta se seurakunta, jonka aineistoa aloitetaan tarkastamaan. Lisää toinen rasti kohtaan ”Arkistotunnushaku”, jonka jälkeen voit alasvetovalikosta valita sen kirkonkirjan, jota aloitat tarkastamaan ja klikkaa ”Hae”. Saat hakutulokseen hakemasi kirkonkirjan ”kaikki sivut” omina riveinään. Saat avattua ensimmäisen tarkastettavan kuvasivun valitsemalla kaksoisklikkauksella kyseinen hakutulosrivi. Kirkonkirjojen sivujen haku on esitelty tarkemmin kohdassa 3.2 ja 3.3 (pääkirjat), 4.2 (historiakirjat) ja 5.1 (hakuluettelot)

Kirkonkirjan kuvasivun näkymä

Avatun kuvasivun kokoa voit säätää hiiren rulla-toiminnon avulla (zoomaus) sopivan kokoiseksi, jotta kuvasivulla näkyvästä tekstistä saa selvää. Voit myös muuttaa kuvan sijaintia näytöllä esim. ”raahaamalla” hiiren painikkeiden avulla kuvasivun vasen yläkulma alkamaan vasemmasta ylänurkasta.


Kuvasivun yläpuolella näkyvä metatieto (käytetään myös nimiä indeksointi-, nimeämistieto) koostuu seura-kunnan nimen, kirjatyypin, kirjan alku- ja loppuvuoden, kirjanumeron, sivunumeron, kuvasivulle merkityn tun-


12

nistetiedon lisäksi kuvatiedoston nimestä. Metatiedoista muodostuu ns. kuvasivun hakemistotiedot, joiden avulla saadaan haettua Digissä haluttu digitoitu kuvasivu näytölle.

- Mikäli kuvasivulle merkitty metatieto ei viittaa näytöllä näkyvään kuvasivuun tai metatiedossa on vir-heitä, tulee tiedot korjata kuvasivun Ylläpito -välilehdellä.

- Klikkaa kuvasivun yläpuolella olevaa ”Laajenna/supista kuva” painiketta, jolloin kuvasivun Ylläpito-välilehti avautuu ja pääset muuttamaan/lisäämään/poistamaan kuvasivun metatiedoissa näkyviä ha-kemistotietoja (sukunimi/kylännimi ja sivunumero).

Kirkonkirjan kuvasivun Ylläpito –välilehden näkymä

Kuvasivun yläpuolelle merkittyjä nimeämistietoja (metatietoja) pääsee käsittelemään kuvasivun oikealle puolelle avautuvalla Ylläpito-välilehden Hakemisto -osiossa. Hakemistotiedon käsittely on esitelty kohdassa 3.4. Kuvan nimeämistietojen tarkat määritykset ovat tulostettavissa Sakastissa Kirjurin Intrassa kohdassa Digi-toinnin ohjeita ja lomakkeita ”tarjouspyynnön liite 3”.

Kuvasivun tarkastuksen yhteydessä luodaan tarvittaessa kuvasivukohtainen muistio, johon lisätään kuvassa näkyvien henkilötietojen selvennyksiä, katso tarkemmin kohta 8.4. ”Muistion ja liitetiedoston lisääminen”.

Kun kuvasivun hakemistotiedot on tarkastettu ja tarvittaessa korjattu, siirrytään seuraavaan kuvasivuun painamalla kuvan metatietorivin yläpuolella olevaa ”eteenpäin” nuolinäppäintä (ks. kuva).

Digikuvien tarkastamisessa on tärkeää, että

13

- tarkastettava kirkonkirjan kuvasivu on riittävän selkeä, - kuvan hakemistotiedot (metatiedot) on merkitty oikein eli hakemistopolkuun on merkitty oikein seu-

rakunnan nimi, kirjatyyppi, vuosiluvut, määreen tiedot, sivunumero ja tunnisteen tiedot, ja että - kirjan kaikki sivut löytyvät aineistosta.

1.2. Yleistä perhelehtien tarkastamisesta ja korjaamisesta

Tarkista ensin, löytyvätkö tarkastettavaksi ilmoitetut digitoidut aineistot Digistä:

- Kirjaudu Digiin, jolloin ikkunaan avautuu Digin etusivu ja Kirkonkirjat-välilehti. Valitse Perhelehdet -välilehti.

- Valitse seurakuntalistasta kaksoisklikkaamalla sen seurakunnan/keskusrekisterin nimi, jonka digitoitua perhelehtiaineistoa alat tarkastaa tai siirrä seurakunnan nimi nuolinäppäimen avulla oikean puoleiseen kenttään ja paina ”Avaa”.

14

- Klikkaa Seurakunnan tiedot -sivulta ”Tarkastettavat aineistot”, jolloin tarkastettavien aineistojen tie-doista muodostettu taulukko avautuu. Takaisin etusivulle pääset painamalla ylhäällä vasemmalla ole-vaa ”Paluu” painiketta.

Tarkastettavat aineistot -sivulla esitetään Digiin viedyt tarkastamattomat aineistot. Importointipäivämäärä -sarakkeessa näkyy aineiston järjestelmään viennin ajankohta. Aineiston kirjat -sarakkeessa näkyvät digitoidun aineiston kirjojen tiedot kirjaluettelon muodossa. Hakemistoja- ja Kuvia-sarakkeissa ilmoitetaan hakemistojen ja kuvien tiedot lukumäärinä.

Klikkaamalla Perhelehtikirjat -riviä pääsee selaamaan tarkastamatonta perhelehti -materiaalia kuvasivu kerral-laan. Aloita perhelehtien tarkastaminen kohdassa 6 olevien ohjeiden mukaisesti. Näin saat aineiston käytyä läpi järjestelmällisesti.

Vinkki: Ylläpidä perhelehtiaineiston tarkastamisesta kirjaa esim. Excelissä. Merkitse taulukkoon kaikki aineis-tossa havaitsemasi virheet ja puutteet sekä siihen tekemäsi korjaukset ja lisäykset. Kirjanpidon avulla voit rek-lamoida digitoimittajalle epäselvistä tai puuttuvista kuvista ja pyytää toimittamaan uudet kuvat.

Miten tarkastusta tehdään

Digitoidun kuvasivun tarkastustyössä verrataan kuvasivulla näkyviä tietoja kuvan yläpuolelle merkittyyn meta-tietoriviin.

Digitoitujen perhelehtien tarkastustyö aloitetaan Perhelehdet –välilehdeltä lisäämällä ensin rastin ruutuun ”Hae tarkastettavasta aineistosta”, jonka jälkeen valitaan seurakuntalistasta se seurakunta, jonka aineistoa aloitetaan tarkastamaan. Jos olet aloittamassa perhelehtien tarkastamista alusta, lisää ”sukunimi” kenttään ”A*” (A-kirjain ja *tähti) ja paina ”Hae” painiketta. Hakutulokseen tulee hakemallasi kirjaimella alkavien perhelehtien sukunimet aakkosissa tietyin poikkeuksin. Katso aakkostuksesta tarkemmin lisää kohdassa 6.1.

Ensimmäinen kuvasivu avautuu valitsemalla kaksoisklikkauksella haluttu hakutulosrivi.

15

Perhelehden kuvasivun näkymä



Perhelehden kuvasivun metatietorivi koostuu seuraavista tiedoista: seurakunnan nimi, kirjatyyppi (Perhelehti-kirjat), sivunumero, versionumero, sukunimi, etunimet, henkilötunnus, mahdollinen KP-merkintä (KP= kyseinen kuva on perhelehden kääntöpuoli), monisivuisen perhelehden järjestysnumero ja kuvatiedoston tiedostonimi.

Mikäli metatieto ei viittaa näytöllä näkyvään kuvasivuun tai metatiedossa on virheitä, tulee tiedot korjata ku-vasivun Ylläpito -välilehdellä.

- Klikkaa kuvasivun yläpuolella olevaa ”Laajenna/supista kuva” painiketta, jolloin kuvasivun Ylläpito-välilehti avautuu ja pääset muuttamaan/lisäämään/poistamaan kuvasivun metatiedoissa näkyviä ha-kemistotietoja (sukunimi/etunimi, henkilötunnus/syntymäaika ja sivunumero).


16

Perhelehden kuvasivun Ylläpito –välilehden näkymä

Perhelehden hakemistotietojen käsittely on esitelty kohdassa 6.3. Kuvan nimeämistietojen tarkat määritykset ovat tulostettavissa Sakastissa Kirjurin Intrassa kohdassa Digitoinnin ohjeita ja lomakkeita ”tarjouspyynnön liite 3”.

Kuvasivun tarkastuksen yhteydessä luodaan tarvittaessa kuvasivukohtainen muistio, johon lisätään kuvassa näkyvien henkilötietojen selvennyksiä. Katso tarkemmin kohta 8.4. ”Muistion ja liitetiedoston lisääminen”.

Kun kuvasivun hakemistotiedot on tarkastettu ja tarvittaessa korjattu, siirrytään seuraavaan kuvasivuun painamalla kuvan metatietorivin yläpuolella olevaa ”eteenpäin” nuolinäppäintä (ks. kuva).

Digikuvien tarkastamisessa on tärkeää, että

- tarkastettava perhelehden kuvasivu on riittävän selkeä, - kuvan hakemistotiedot (metatiedot) on merkitty oikein eli hakemistopolkuun on merkitty oikein seu-

rakunnan nimi, kirjatyyppi, sivunumero, versionumero, sukunimi, etunimet, henkilötunnus, mahdolli-nen KP-merkintä ja tunnisteen tiedot,

- ylläpito-sivulla on perhelehden kääntöpuolella rasti kohdassa KP ja monisivuisen perhelehdelle on lisätty järjestysnumero sekä että aineistosta löytyy kaikki perhelehdet.

17

2 Digitoitujen kirkonkirjojen kirjaluettelo

Seurakunnan digitoidut kirkonkirjat ja perhelehdet näkyvät Digissä Seurakunnan tiedot -sivulla kirjaluettelon muodossa. Jokainen Digiin viety kirja muodostaa kirjaluettelossa oman kirja -rivin.

Taulukkomuotoiseen kirjaluetteloon on merkitty sarakkeet: Kirjatyyppi, Kirjan numero, vvvv-vvvv (kirjan alku- ja loppuvuosi), Määre, Arkistotunnus, Status, Linkki ja Muistio (kirjakohtainen).

- Kirjaluettelon ”Status” sarakkeessa oleva tieto kertoo lukumäärinä kirjassa olevien aktiivisten (tarkas-tettujen), tarkastamattomien ja poistomerkittyjen kuvasivujen määrät. Ylläolevassa esimerkkikuvassa Kurun seurakunnan 1860 – 1866 pääkirjassa IAa:12 on aktiivisena 0 kuvaa, tarkastamattomana 332 ku-vaa ja poistomerkittynä 0 kuvaa.

Kirjaluettelon sarakkeiden esittely:

Kirjatyyppi. Digitoidulle kirjalle on merkitty Digissä arkistosuunnitelman mukaan sopiva aineistoa kuvaava kir-jatyyppi. Digiin on lisätty seuraavat kirjatyypit: Pääkirjat (sisältää myös mahdolliset lastenkirjat ja siirtoväenkir-jat), Kastetut (sisältää myös vierasseurakuntalaisten kastetut), Vihityt (sisältää myös vierasseurakuntalaisten vihityt), Kuolleet (sisältää myös vierasseurakuntalaisten kuolleiden kirjan), Muuttaneet (sisältää myös erikoiset muuttokirjat, esim. Amerikkaan muuttaneet), Seurakuntaan liittyneet ja eronneet, LV/PV/PK -kirjat (läsnä olevaan väestöön, poissa olevaan väestöön ja pois kokonaisväestöstä siirrot), Ulkomaalaisten kirjat, Perheleh-tikirjat (sisältää myös siirtoväenkortit), Hakuluettelot ja Muu aineisto.

Kirjan numero. Digitoidulle kirjalle on merkitty Digissä arkistosuunnitelman mukainen kirjan numero. Kirjan-numero kirjoitetaan numeroina, ei roomalaisilla numeroilla.

vvvv-vvvv. Digitoidulle kirjalle on merkitty Digissä kirjan alku- ja loppuvuosi. Vuosiluvut kirjoitetaan neljällä numerolla esim. 1881 - 1890. Alku- ja loppuvuotta käytetään kirjoissa, joihin on kirjattu tietoa tiettynä vuosivä-linä, kuten esim. pääkirjoissa ja joissain hakuluetteloissa.

Määre. Digitoidulle kirjalle voidaan lisätä Määre -kenttään esim. pääkirja- tai hakuluettelo -kirjatyypissä kirjaa tarkemmin kuvaava tieto, esim. naimattomien naisten -kirja, lastenkirja tai siirtoväen kirja. Muuttaneet-kirjatyypissä määre -kenttään merkitään muuton suunta ”Seurakunnasta tai Seurakuntaan”.

Arkistotunnus. Digitoidulle kirjalle on merkitty Digissä arkistosuunnitelman mukainen arkistotunnus.

18

Status. Digitoidun kirjan ”Status” kenttä ilmoittaa lukumäärinä kirjassa olevien aktiivisten (tarkastettujen), tarkastamattomien ja poistomerkittyjen kuvasivujen määrät. Jokainen poistettu kuvasivun hakemistotieto siirtyy poistomerkittyihin kuvasivuihin.

Linkki. Digitoidun kirjan kirjarivin ”Kirja” linkkiä painamalla pääsee katselemaan/muokkaaman Kirjan tietoja. Katso lisää jäljempänä kohta 2.1.

Muistio. Digitoidun kirjan kirjarivin ”Muistio” linkkiä painamalla pääsee näkemään kirjaan liitettyä muistiota. Linkin perässä suluissa oleva lukema kertoo kirjasta lisättyjen muistioiden määrän. Katso lisää kohta 8.

Uusi kirja lisätään kirjaluetteloon valitsemalla kirjaluettelon yläpuolella vasemmassa reunassa olevan ”Luo uusi kirja” linkki. Uuden kirjan luonti kirjaluetteloon on ohjeistettu jäljempänä kohdassa 2.2 ja vastaavasti tyhjän kirjan poisto kirjaluettelosta on ohjeistettu kohdassa 2.3.

2.1 Kirjatietojen katseleminen ja korjaaminen

Digiin viedyn kirkonkirjan kirjatietoa pääsee katsomaan siirtymällä Digin aloitussivulta Seurakunnan tiedot -sivulle ja valitsemalla kirjan ”Kirja” linkin kirkonkirjan kirjariviltä.

Jos aineiston tarkastuksen yhteydessä havaitaan, että jokin digitoitua kirkonkirjaa koskevista kirjatiedoista (kirjatyyppi, kirjan numero, kirjan alku- tai loppuvuosi, määre tai arkistotunnus) on virheellinen, korjataan tie-dot avautuvassa Kirjatiedot -näkymässä.

- Klikkaa Seurakunnan tiedot -sivulla kirjarivin ”Kirja” linkkiä. Kirjantiedot -näkymä avautuu uuteen ikku-naan.

19

Kirjantiedot -näkymässä voit muokata kirjan tietoja tai lisätä uuden kirjakohtaisen muistion. Katso lisää kohta 8.

- Valitse oikea kirjatyyppi vetovalikosta.

- Korjaa tai lisää kirjan alku- ja loppuvuodet, kirjan numero ja/tai arkistointitunnus.

- Voit hakujen selkeyttämiseksi myös merkitä Määre-kenttään kirjatyyppiä tarkemmin kuvaavan tiedon (esim. tietyn ryhmän kuten ”Naimattomat naiset” tai Muuttaneet-kirjassa ”Seurakuntaan” ja ”Seurakunnasta”).

- Tallenna tiedot valitsemalla ”Tallenna”.

2.2 Uuden kirjan luonti kirjaluetteloon

Seurakunnan kirjaluetteloon lisätään tarvittaessa uusi kirja Seurakunnan tiedot -sivulla.

20

- Klikkaa linkkiä ”Luo uusi kirja”.

- Täytä uuden kirjan tarpeelliset tiedot ja tallenna tiedot valitsemalla ”Tallenna”. Tallennettuun kirjaan voit siirtää tarvittaessa kuvasivun Ylläpito-välilehdellä valitsemalla ”Hallitse kirjoja” painikkeen (ks. kohta 3.5).

Vinkki: Voit esim. luoda uuden kirjan, johon lisäät aineiston tarkastuksen yhteydessä havaitsemasi ylimää-räiset tai kahteen kertaan lisätyt kuvasivut. Lisää tällöin kirjaluettelon Määre-kenttään merkintä esim. ”POISTETTAVAT”. Aineiston tarkastamisen yhteydessä voit Ylläpito-välilehdellä (ks. kohta 3.5) siirtää pois-tettavat kuvasivut kirjaluetteloon lisäämääsi kirjaan, jossa on määreenä ”POISTETTAVAT”. Kun kaikki pois-tettavat kuvat on siirretty tähän kirjaan, ilmoita kuvasivujen poistopyyntö Kirjuriin JIRAn kautta. Kirjurin Tuki pyytää Digin toimittajaa poistamaan kirjan kirjaluettelosta.

21

2.3 Tyhjän kirjan poisto kirjaluettelosta

Digiin jälkeenpäin viedyt yksittäiset digitoidut kuvasivut siirretään tarkastamisen yhteydessä oikeaan kirjaan. Katso tästä esimerkki kohdassa 3.5 Pääkirjan kuvasivun siirtäminen toiseen kirjaan. Jäljelle jää kirja, joka on ns. tyhjä. Tyhjän kirjan voit poistaa seuraavasti:

- Mene Digin etusivulta kyseisen seurakunnan ”Seurakunnan tiedot” sivulle ja valitse kirjaluettelosta kir-ja, jonka tiedät olevan tyhjä (klikkaamalla ko. rivin ”Kirja” -linkkiä).

- Avautuvassa Kirjan tiedot -ikkunassa on painike ”Poista tyhjä kirja...”.

- Valitse ”Poista tyhjä kirja…”.

Ohjelma kysyy vielä varmistuskysymyksen ”Haluatko varmasti poistaa valitsemasi kirjan?”. Paina ”Poista” pai-niketta, jolloin kirja poistuu kirjaluettelosta pysyvästi.

22

3 Pääkirjan (rippikirjan) tarkastaminen ja korjaaminen

Pääkirjan digitoitujen kuvasivujen tarkastustyö aloitetaan Kirkonkirjat-välilehdeltä joko

- hakemalla arkistotunnushaulla hakutulosnäkymään kaikki kyseisen kirkonkirjan sivut TAI

- hakemalla kirkonkirjat sivut esille yksittäin esim. kylän tai sukunimen perusteella.

Seuraavassa (3.1. ja 3.2.) on esitelty molemmat toimintatavat. Kesken jäänyttä tarkastustyötä pääset jatka-maan hakemalla näytölle viimeksi käsittelemäsi kirkonkirjan sivun esim. sivunumerohaulla. Toimintatapa on esitelty kohdassa 3.3. Kuvasivun hakemistotietojen käsittely esitellään kohdassa 3.4.

3.1 Pääkirjan kaikkien sivujen haku arkistotunnushaun avulla

- Avaa Digin etusivu Kirkonkirjat-välilehdelle.

- Laita rasti ruutuun ”Hae tarkastettavista aineistoista”. Valitse vetovalikosta seurakunta, jonka aineis-toa olet tarkastamassa.

- Kohdassa ”Arkistotunnushaku” laita rasti ruutuun ”Hae kirjan koko sisältö” ja avaa vetovalikko (klikkaa alaspäin olevaa nuolta). Kirkonkirjat näytetään Arkistotunnushaun vetovalikossa kirjatyypeittäin (Pää-kirjat, Historiakirjat, Hakuluettelot). Valitse vetovalikosta se kirkonkirja, jonka tarkastusta olet aloitta-massa tai jatkamassa ja paina ”Hae”.

23

Hakutuloksena saat listauksena valitsemasi kirkonkirjan kaikki sivut sivunumeron mukaan nousevassa järjes-tyksessä.

Vinkki: Voit muuttaa halutessasi hakutulosjärjestystä esim. sivunumeron mukaiseksi klikkaamalla Sivunumero –otsikkoa kahdesti.

- Valitse kirjan ensimmäinen rivi kaksoisklikkauksella, jolloin varsinainen kirjan kuvasivu avautuu. Kuva-sivun hakemistotiedon käsittely esitellään kohdassa 3.4.

3.2 Pääkirjan sivun haku sukunimen / kylän nimen perusteella


- Laita rasti ruutuun ”Hae tarkastettavista aineistoista” ja valitse vetovalikosta seurakunta, jonka aineis-toa tarkastat.

- Kirjoita Sukunimi/Kylä-kenttään sukunimi tai kylän nimi (pakollinen tieto).

- Valitse valintaruutu ”Pääkirjat, sukunimihaku” ja rastita tarvittaessa myös kohdat ”Hae myös edellinen sukunimi/kylä” ja ”Hae myös tyhjät sukunimet/kylät”.

- Kohdassa ”Arkistotunnus” valitse vetovalikosta kirkonkirja, jonka tarkastusta olet aloittamassa tai jat-kamassa, ja paina ”Hae”.

24

Vinkki: Voit käyttää hakukentissä jokerimerkkiä * syötteen osana ilman rajoituksia. Esim. kun haet sukunimel-lä/kylällä ja kirjoitat kenttään pelkästään *-merkin, haku suoritetaan seurakunnan kaikista sukunimistä/kylistä. Kirjoittamalla kenttään *virta, saat hakutuloksena kaikki virta-loppuiset sukunimet/kylät, kuten Virta, Aravirta jne.

Sanan loppuun ei jokerimerkkiä tarvitse erikseen kirjoittaa, koska kaikissa Digin vapaasti syötettävissä haku-kentissä sovelletaan oletusarvoisesti jokerimerkkiä syötteen loppuun. Esim. haettaessa Virta, hakutuloksiin tulevat oletusarvoisesti kaikki Virta-alkuiset, kuten Virta, Virtanen jne. Sama tulos saadaan hakemalla Virta*.

Erikoiskirjaimen sisältävän sukunimen/kylän nimen haku

Erikoiskirjaimen (esim. í, é, õ, û, jne.), mukaan lukien ü ja ø, sisältävän sukunimen/kylän hakukenttään merki-tään nimi nimen peruskirjaimella. Esim. erikoiskirjain í merkitään peruskirjaimella i, é merkitään e, õ merkitään o ja û merkitään u, sekä ü merkitään y ja ø merkitään ö.

Etuliitteisen sukunimen haku

Pääkirjoista etuliitteistä sukunimeä haettaessa, ei sukunimen etuliitteitä, kuten de, von ja af, huomioida haku-tuloksen aakkostuksessa, joten niitä ei tarvitse merkitä hakukenttään. Sukunimen etuliitteet kuten Mc ja O’ huomioidaan normaalisti sukunimen hakutuloksen aakkostuksessa. Tarvittaessa hakukenttään voidaan merkitä sukunimen eteen jokerimerkki *.

25

Hakutuloksena saat hakuehdot (seurakunta, vuosiväli, kirjan numero, sivunumero ja määre) täyttävistä kirkon-kirjoista ne kohdat, joissa kyseisen sukunimen pitäisi aakkosjärjestyksen mukaisesti olla. Huomioi, että hakutu-loksessa sukunimien aakkostuksessa ei huomioida etuliitteitä, kuten de, von ja af. Etuliitteiset sukunimet kuten Mc ja O’ aakkostuvat hakutuloksessa normaalisti.

Varsinainen kirjan kuvasivu avataan kaksoisklikkaamalla kirjan ensimmäistä riviä. Kuvasivun hakemistotiedon käsittely esitellään kohdassa 3.4.

3.3 Pääkirjan sivun haku sivunumeron perusteella


- Laita rasti ruutuun ”Hae tarkastettavista aineistoista” ja valitse vetovalikosta seurakunta, jonka aineistoa tarkastat.

26

- Valitse valintaruutu ”Pääkirjat, sivunumerohaku” ja valitse ”Arkistotunnus” vetovalikon kirjalistasta kirkonkirja ja kirjan sivunumero sen mukaan, mitkä olivat viimeisen tarkastamasi kirkonkirjan sivun tiedot. Paina oikeasta alakulmasta ”Hae”.

Hakutuloksena saat hakemasi sivunumerorivin.

- Valitse sivunumerorivi kaksoisklikkauksella, jolloin pääset sille kirkonkirjan sivulle, johon aineiston tar-kastaminen edellisellä tarkastuskerralla jäi.

- Kuvasivun yläosassa olevaa nuolinäppäintä painamalla pääset eteenpäin tarkastamaan seuraavan ku-vasivun.

27

3.4 Pääkirjan kuvasivun hakemistotiedon käsittely

Pääkirjojen digitoitujen kuvasivujen tarkastustyö voidaan aloittaa Kirkonkirjat-välilehdeltä hakemalla edellä mainittujen kohtien 3.1., 3.2. tai 3.3 mukaisesti tarkastettavan pääkirjan ensimmäinen kuvasivu näytölle.



Kuvasivun yläpuolella näkyvä metatieto koostuu seurakunnan, kirjatyypin, kirjan alku- ja loppuvuoden, kirja-numeron, kuvan sivunumeron, kuvasivulle merkityn tunnistetiedon (henkilön sukunimi/kylän nimi) lisäksi kuva-tiedoston nimestä.

Mikäli metatiedossa on virheitä, pääset näytön yläosassa olevasta ”Laajenna/supista kuva” painikkeesta kuva-sivun Ylläpito-välilehdelle muuttamaan/lisäämään/poistamaan kuvasivulle merkittyä tunnistetietoa sekä sen sivunnumeroa erillisessä Hakemisto-osiossa.


28

Hakemisto-näkymä avautuu. Hakemistotieto koostuu kuvasivulle merkityn henkilön sukunimestä/kylän nimes-tä ja kirkonkirjan sivunumerosta.

Ylläpito välilehdellä kohdassa ”Fyysinen kirja” näkyy kirjan arkistointitunnus ja kohdassa ”Kirjat, joihin liitetty” näkyy mihin kirjaan kuvasivu on liitetty.

- Klikkaa Hakemisto-näkymässä tunnistetietorivi aktiiviseksi ja valitse painike sen mukaan, oletko pois-tamassa, muokkaamassa vai lisäämässä uutta hakemistoriviä.

29

”Muokkaa” komennolla avautuu Muokkaa hakemistoa -ikkuna, jossa voi muokata Sukunimi/Kylä-kenttään merkittyä sukunimeä tai kylän nimeä. Joissakin seurakunnissa tähän kenttään on merkitty hakemistotiedoksi sekä kylän nimi että kuvasivulle merkityn henkilön sukunimi esim. ”Kankarin kylä, Kuitunen”.

Huom! Korjaa tarvittaessa myös sivunumero, sillä pääkirjan hakemistotieto haetaan sukunimen/kylän nimen ja sivunumeron perusteella. Tallennan tiedot valitsemalla ”Tallenna”.

”Lisää” komennolla avautuu Lisää hakemisto -ikkuna, jossa voit lisätä uuden hakemistotietorivin Pääkirjan hakemistotietoon. Pääkirjan hakemistoon voi esimerkiksi lisätä toisen rivin samalle kirkonkirjan sivulle merki-tystä, toisella sukunimellä olevasta henkilöstä, esim. ”Törmä” tai ”Kankarin kylä, Törmä”.

Lisää uuteen hakemistoriviin myös sama sivunnumero. Tallenna lisäys valitsemalla ”Tallenna”.

Hakemistotiedon kopiointi

Hakemistotieto on mahdollista kopioida ”muistiin” rastittamalla Hakemisto-osiossa näkyvän hakemistotietori-vin ja valitsemalla ”Kopioi” painike. Siirry sen jälkeen sen kuvasivun Ylläpito-välilehdelle, jonka hakemistotie-toihin haluat hakemistotiedon kopioituvan ja valitse ”Liitä”. Kopiointi –toiminnallisuus lisää hakemistotiedolle sivunumeroksi +1. Voit kopioida saman hakemiston useamman kuvasivun hakemisto-osioon. Voit myös rastit-taa useamman hakemistotiedon kerralla.

30

HUOM! Jos hakemistotieto on täysin virheellinen, muokkaa ensin hakemistorivin tunnistetietoa ”Muokkaa” komennolla tai lisää uusi hakemistotietorivi ”Lisää hakemisto” komennolla. Vasta sen jälkeen poista mahdolli-sesti väärä/tarpeeton hakemistotieto. Jos poistat kuvasivun ainoan hakemistotietorivin suoraan, et enää löydä kyseistä kuvaa.

”Poista valittu” komennolla hakemistotietorivi poistuu pysyvästi. Huomaa, että et voi palauttaa poistamaasi hakemistotietoriviä. Poistokomennon yhteydessä saat vielä varmistuskysymyksen, jolloin sinun on mahdollista perua poisto vastaamalla kysymykseen ”Ei”.

Huomioi myös, että poistamasi hakemistotieto (sen jälkeen, kun olet ensin lisännyt hakemistoon uuden hake-mistotietorivin) lisää Kirjaluettelon kohdan Status -sarakkeessa ”Poistomerkitty” tilassa olevien hakemistotie-tojen lukumäärää.

Digitoidun kirkonkirjan kaikkien kuvasivujen hakemistotietojen tarkastamisen jälkeen, kun on varmistettu tie-tojen oikeellisuudesta, voidaan merkitä kirkonkirja tarkastetuksi. Aineiston merkitseminen tarkastetuksi on ohjeistettu kohdassa 7.

31

3.5 Pääkirjan kuvasivun siirtäminen toiseen kirjaan

Digitoidun aineiston tarkastamisen yhteydessä voidaan havaita, että järjestelmästä puuttuu kuvasivuja. Seura-kunnan tulee ilmoittaa asiasta digitoimittajalle, joka toimittaa puuttuvat kuvasivut Digiin viemistä varten Kirk-kohallitukselle. Kun jälkikäteen toimitetut kuvasivut on viety järjestelmään omana kirjanaan, on tarkastamisen yhteydessä mahdollista siirtää ne omalle paikalleen oikeaan kirjaan.

Toinen siirtoa vaativa tilanne on, että tarkastuksessa huomataan kuvasivun olevan väärässä kirjassa. Oikeaan kirjaan kuvasivun siirto on ohjeistettu alla.

- Siirry siirrettävään kuvasivun Ylläpito-välilehdelle.

- Kuvasivun sijainti väärässä kirjassa selviää, kun verrataan metatietoa kuvatiedoston nimeen (ks. oheiset kuvat). Kuvasivu on indeksoitu väärän vuosikymmenen eli vuoden 1951 – 1969 kirjaan, vaikka sivun pitäisi olla vuoden 1917 – 1930 kirjassa.

- Klikkaa ”Hallitse kirjoja” painiketta, jolloin ”Kirjojen valinta” ikkuna avautuu.

32

- ”Kirjojen valinta” näkymässä valitse vasemmalta kirjaluettelosta aktiiviseksi kirja, johon kuvasivu siirre-tään, esimerkissä ”Pääkirjat 1917 – 1930:1 (Kihniön seurakunta)”. Klikkaa kirja aktiiviseksi ja paina oi-kealle osoittavaa nuolinäppäintä, jolloin kirja siirtyy oikeanpuoleiseen kenttään.

- Klikkaa vastaavasti aktiiviseksi oikeanpuoleisesta kentästä kirjaa, johon kuvasivu on ollut liitettynä, esimerkissä ”Pääkirjat 1951 – 1969:1 (Kihniön seurakunta)”, ja siirrä kirja vasemmanpuoleiseen kent-tään painamalla vasemmalle osoittavaa nuolinäppäintä.

33

- Tallenna siirto valitsemalla ”OK”. Nyt kuvasivu on siirretty oikeaan siihen kirjaan.

- Tallenna muutos painamalla vielä ”Muuta” painiketta, jolloin tieto päivittyy myös kuvasivun metatie-toon.

34

- Lopuksi saat muutoksen onnistumisesta ilmoituksen ”Sivun tietojen tallentaminen onnistui”.

Siirron onnistumisen voit tarkistaa palaamalla Digin etusivulle ja hakemalla siirtämääsi kuvasivua uudestaan esim. Arkistotunnus-haun kautta. Valitse arkistotunnuslistasta sen vuosikymmenen kirkonkirja, johon kuvasivu siirrettiin ja paina ”Hae”. Klikkaa hakutuloksesta siirtämäsi kuvasivun sivunumeroriviä. Kuvan avauduttua voit tarkistaa, että kuvasivun nimeämistiedot (metatietorivi) täsmäävät kuvatiedoston tiedostonimen kanssa.

Kuvan avauduttua voit tarkistaa, että kuvasivun nimeämistiedot (metatietorivi) täsmäävät kuvatiedoston tie-dostonimen kanssa.

35

4 Historiakirjan tarkastaminen ja korjaaminen

Digitoitujen historiakirjojen kuvasivujen tarkastus aloitetaan Kirkonkirjat-välilehdeltä joko

- hakemalla arkistotunnushaun kautta kaikki kyseisen historiakirjan sivut hakutulosnäkymään TAI

- hakemalla historiasivut yksittäin esille kirjatyypin ja vuoden perusteella. Seuraavassa on esitelty mo-lemmat toimintatavat.

Kesken jäänyttä tarkastusta pääset jatkamaan hakemalla näytölle viimeksi käsittelemäsi historiakirjan sivun esim. arkistotunnushaun avulla. Historiakirjan kuvasivun hakemistotiedon käsittely on kohdassa 4.3.

4.1 Historiakirjan kaikkien sivujen haku arkistotunnushaun avulla


- Laita rasti ruutuun ”Hae tarkastettavista aineistoista”. Valitse vetovalikon seurakuntalistasta seurakun-ta, jonka aineistoa olet tarkastamassa.

- Kohdassa ”Arkistotunnushaku” laita rasti ruutuun ”Hae kirjan koko sisältö”. Avaa Arkistotunnushaun vetovalikko. Kirkonkirjat löytyvät vetovalikossa kirjatyypeittäin (Pääkirjat, Historiakirjat, Hakuluettelot). Voit aloittaa kirjoittamaan hakukenttään ”Kastetut”, jolloin saat näkyviin kaikki ”Kastetut” kirjatyypillä

36

merkityt historiakirjat. Valitse haluamasi historiakirja, jonka tarkastuksen aloitat tai jonka tarkastustyö on kesken, ja paina ”Hae”.

Hakutuloksena saat listauksena hakemasi kirjan kaikki sivut. Hakutulos esitetään sivunumeron mukaan nouse-vassa järjestyksessä. Hakutulosjärjestystä voi muuttaa haluamansa mukaiseksi klikkaamalla taulukon yläosassa olevia otsikko-kenttää kahdesti (esim. sivunumeron tai syntymäajan otsikko-kenttiä).

- Valitse kirjan ensimmäinen rivi kaksoisklikkauksella, jolloin varsinainen historiakirjan kuvasivu avautuu. Kuvasivun hakemistotiedon käsittely esitellään kohdassa 4.3.

4.2 Historiakirjan haku kirjatyypin ja vuoden perusteella


- Laita rasti ruutuun ”Hae tarkastettavista aineistoista”, valitse vetovalikon seurakuntalistasta seurakunta, jonka aineistoa tarkastat.

- Valitse valintaruutu ”Historiakirjat, historiakirjahaku” ja syötä kirjatyyppi (pakollinen tieto), määre, vuosi (pakollinen tieto) ja kuukausi sen mukaan, mitä kirjaa alat tarkastaa tai mitkä olivat viimeisen tarkastamasi sivun tiedot. Paina ”Hae”.

37

Hakutuloksena saat hakuehdot (seurakunta, kirjatyyppi, määre, vuosi, kuukausi) täyttävistä historiakirjoista ne kohdat, joissa kyseisen päivämäärän pitäisi päivämäärän mukaan järjestettynä olla. Haku hakee syötetyllä päi-vämäärällä olevat rivit sekä syötettyä päivämäärää edeltävän ajankohdan hakemistorivit.

Historiakirjan kuvasivu avataan valitsemalla kaksoisklikkauksella sitä hakutuloksen riviä, josta tarkastusta aloi-tetaan tai jonka sivunumeroon tarkastaminen edellisellä kerralla jäi. Kuvasivun hakemistotiedon käsittely esi-tellään kohdassa 4.3.

38

4.3 Historiakirjan kuvasivun hakemistotiedon käsittely

Digitoitujen historiakirjojen kuvasivujen tarkastustyö voidaan aloittaa Kirkonkirjat-välilehdeltä edellä mainittujen kohtien 4.1., tai 4.2. mukaisesti tarkastettavan historiakirjan ensimmäinen kuvasivu näytölle.



Kuvasivun yläpuolella näkyvä metatieto koostuu seurakunnan, kirjatyypin, kirjan alku- ja loppuvuoden, kirja-numeron, kuvan sivunumeron, kuvasivulle merkityn tunnistetiedon (päivämäärä) lisäksi kuvatiedoston nimestä.



39

Hakemistotieto-näkymä avautuu. Historiakirjan (muuttaneet, kastetut, vihityt, kuolleet) hakemistotieto koostuu kuvasivulle merkitystä päivämäärästä ja sivunumerosta.

- Klikkaa Hakemisto-näkymässä tunnistetietorivi (päivämäärä ja sivunumero) aktiiviseksi ja valitse pai-nike sen mukaan, oletko poistamassa, muokkaamassa vai lisäämässä uutta hakemistoriviä.

”Muokkaa” komennolla avautuu Muokkaa hakemistoa –ikkuna, jossa voit muuttaa hakemistotiedon päivä-määrää ja/tai sivunumeroa tarpeen mukaan. Tallenna muutos valitsemalla ”Tallenna”.

40

”Lisää” komennolla avautuu Lisää hakemisto -ikkuna, jossa voit lisätä uuden hakemistotietorivin Historiakirjan hakemistotietoon. Tallenna lisäys valitsemalla ”Tallenna”.


Hakemistotieto on mahdollista kopioida ”muistiin” rastittamalla Hakemisto-osiossa näkyvän hakemistotietori-vin ja valitsemalla ”Kopioi” painike. Siirry sen jälkeen sen kuvasivun Ylläpito-välilehdelle, jonka hakemistotie-toihin haluat hakemistotiedon kopioituvan ja valitse ”Liitä”. Kopiointi –toiminnallisuus lisää hakemistotiedolle sivunumeroksi +1. Voit kopioida saman hakemiston useamman kuvasivun hakemisto-osioon. Hakemistotietoja voi kopioida myös useamman kerralla.

Jos hakemistotieto on täysin virheellinen, muokkaa ensin hakemistorivin tunnistetietoa ”Muokkaa” komennol-la tai lisää uusi hakemistotietorivi ”Lisää hakemisto” komennolla. Poista väärä/tarpeeton hakemistotieto vasta sen jälkeen. Jos poistat kuvasivun ainoan hakemistotietorivin suoraan, et enää löydä kyseistä kuvaa.

41

”Poista valittu” komennolla hakemistotietorivi poistuu pysyvästi. Huomaa, että et voi palauttaa poistamaasi hakemistotietoriviä. Poiston yhteydessä saat vielä varmistuskysymyksen, ja voit perua poiston vastaamalla kysymykseen ”Ei”.



5 Hakukorttien kuvasivujen tarkastaminen ja korjaaminen

Digitoitujen hakukorttien tarkastustyö aloitetaan Kirkonkirjat-välilehdeltä hakemalla hakukortit esille yksittäin sukunimen perusteella. Kesken jäänyttä tarkastustyötä pääset jatkamaan hakemalla näytölle viimeksi käsitte-lemäsi hakukortin kuvasivun. Kuvasivun hakemistotietojen käsittely esitellään kohdassa 5.2.

5.1 Hakuluettelokortin haku sukunimen perusteella

Avaa Digin etusivu Kirkonkirjat-välilehdelle.

- Laita rasti ruutuun ”Hae tarkistettavista aineistoista” ja valitse vetovalikosta seurakunta, jonka haku-kortteja tarkastat.

42

- Kirjoita kenttään ”Sukunimi/Kylä” viimeksi tarkastamassasi hakukortissa ollut sukunimi tai sukunimen alkukirjaimia (pakollinen tieto) esim. ”A*”.

- Hakukortit järjestäytyvät hakutulokseen sanoittaisen aakkostuksen mukaisesti seuraavin poikkeuksin;

• Sukunimen etuliitteitä, kuten de, von ja af, ei huomioida hakukorttien hakutuloksessa aakkostuksessa.

• Etuliitteiset sukunimet, kuten Mc ja O’, huomioidaan aakkostuksessa normaalisti.

• Sukunimessä esiintyvät erikoiskirjaimet, kuten í, é, õ, û, jne. mukaan lukien ü ja ø, aak-kostuvat hakutuloksessa pääkirjaimen mukaan. Eli í aakkostuu kirjaimen i mukaan, é aakkostuu kirjaimen e mukaan, õ aakkostuu kirjaimen o mukaan ja û aakkostuu kirjai-men u mukaan, sekä ü aakkostuu kirjaimen y ja ø kirjaimen ö mukaan.

Vinkki: Voit käyttää hakukentissä sukunimen syötteen osalta jokerimerkkiä * ilman rajoituksia. Esim. kun haet sukunimellä/kylällä ja kirjoitat kenttään pelkästään *-merkin, haku suoritetaan hakukorttien kaikista sukuni-mistä/kylistä. Kirjoittamalla kenttään *virta, saat hakutuloksena kaikki virta-loppuiset sukunimet/kylät, kuten Virta, Aravirta jne.


43

- Laita rasti ruutuun ”Hakuluettelot” ja syötä myös ”Määre” tai ”Vuosiväli”, mikäli ne ovat tiedossa. Pai-na ”Hae”.

Hakutuloksena saat hakuehdot (seurakunta, vuosiväli, kirjan numero ja määre) täyttävistä hakuluetteloista ne kohdat, joissa kyseisen sukunimen pitäisi aakkosjärjestyksen mukaisesti olla.

Hakukortin kuvasivu avataan valitsemalla kaksoisklikkauksella sitä hakutuloksen riviä, josta tarkastusta aloite-taan tai jonka sivunumeroon tarkastaminen edellisellä kerralla jäi. Kuvasivun hakemistotiedon käsittely esitel-lään kohdassa 5.2.

5.2 Hakukortin kuvasivun hakemistotiedon käsittely

Digitoitujen hakukorttien kuvasivujen tarkastustyö aloitetaan Kirkonkirjat-välilehdellä hakemalla edellä esitetyn kohdan 5.1 mukaisesti tarkastettavan hakuluettelon ensimmäisen hakukortin kuvasivu näytölle.


44


Kuvasivun yläpuolella näkyvä metatieto koostuu seurakunnan, kirjatyypin, kuvan sivunumeron, kuvasivulle merkityn tunnistetiedon (henkilön sukunimi) lisäksi kuvatiedoston nimestä.


Hakemisto-näkymä avautuu. Hakemistotieto koostuu kuvasivulle merkityn henkilön sukunimestä ja hakukortin sivunumerosta.


45

- Klikkaa Hakemisto-näkymässä tunnistetietorivi (Sukunimi, Etunimi, Sivunumero) aktiiviseksi ja valitse painike sen mukaan, oletko poistamassa, muokkaamassa vai lisäämässä uutta hakemistotietoriviä.

”Muokkaa” komennolla avautuu Muokkaa hakemistoa -ikkuna hakemistotietoon, jossa voit muokata Sukuni-mi- ja Etunimet-kenttiin merkittyjä tietoja.

- Korjaa tarvittaessa myös sivunumero. Tallenna muutokset valitsemalla ”Tallenna”.

”Lisää”-komennolla avautuu Lisää hakemisto -ikkuna, jossa voit lisätä hakukortille toisen hakemistotietorivin kuvaamaan samalla hakukortilla olevan toisen henkilön tietoja.

- Lisää hakemistoriville sama sivunnumero. Tallenna lisäys valitsemalla ”Tallenna”.



46

HUOM! Jos hakemistotieto on täysin virheellinen, muokkaa ensin hakemistorivin tunnistetietoa ”Muokkaa” komennolla tai lisää uusi hakemistotietorivi ”Lisää hakemisto” komennolla. Poista väärä tai tarpeeton hake-mistotieto vasta sen jälkeen. Jos poistat kuvasivun ainoan hakemistotietorivin suoraan, et enää löydä kyseis-tä kuvaa.

”Poista valittu” komennolla hakemistotietorivi poistuu pysyvästi. Huomaa, että et voi palauttaa poistamaasi hakemistotietoriviä. Poiston yhteydessä saat vielä varmistuskysymyksen, ja voit perua poiston vastaamalla kysymykseen ”Ei”.



47

6 Perhelehtien tarkastaminen ja korjaaminen

Digitoitujen perhelehtien kuvasivujen tarkastustyö aloitetaan Perhelehdet-välilehdeltä joko

- hakemalla perhelehden päähenkilöksi merkitty henkilö sukunimihaun avulla TAI

- hakemalla perhelehden päähenkilöä henkilötunnushaun avulla

Seuraavassa (6.1. ja 6.2.) on esitelty molemmat toimintatavat. Kesken jäänyttä tarkastustyötä pääset jatka-maan hakemalla näytölle viimeksi käsittelemäsi perhelehden kuvasivun. Toimintatapa on esitelty kohdassa 6.4. Perhelehden kuvasivun hakemistotietojen käsittely esitellään kohdassa 6.3.

6.1 Perhelehden haku sukunimihaun avulla

- Avaa Digin etusivu ja valitse Perhelehdet-välilehti.

- Laita rasti ruutuun ”Hae tarkastettavista aineistoista”

Valitse seurakuntalistasta se seurakunta, jonka digitoitujen perhelehtien kuvasivuja olet tarkastamassa. Voit klikata kursorin vasemman puoleiseen kenttään ja aloittaa kirjoittamaan seurakunnan nimeä, jolloin nimi il-mestyy seurakuntalistaan. Kaksoisklikkaamalla aktiivista seurakunnan nimeä, saat sen siirtymään oikeanpuoleiseen kenttään tai klikkaa seurakunnan nimi aktiiviseksi ja siirrä se nuolinäppäimellä oikeanpuoleiseen kenttään.

48

Löytääksesi ensimmäisen tarkistettavan perhelehden kirjoita Sukunimi-kenttään esim. A* (A-kirjain ja tähti) ja paina ”Hae”.

Vinkki 1. Voit käyttää hakukentissä jokerimerkkiä * syötteen osana ilman rajoituksia. Esim. kun haet sukuni-mellä/kylällä ja kirjoitat kenttään pelkästään *-merkin, haku suoritetaan seurakunnan kaikista sukunimis-tä/kylistä. Kirjoittamalla kenttään *virta, saat hakutuloksena kaikki virta-loppuiset sukunimet/kylät, kuten Vir-ta, Aravirta jne.


Vinkki 2. Perhelehtien aakkostuminen

Sukunimet: Sukunimet järjestäytyvät hakutulokseen sanoittaisen aakkostuksen mukaisesti seuraavin poikkeuksin:

• Sukunimien etuliitteitä, kuten de, von ja af, ei huomioida hakutuloksen aakkostuksessa.

• Etuliitteiset sukunimet, kuten Mc ja O’, huomioidaan aakkostuvat normaalisti.

• Sukunimessä esiintyvät erikoiskirjaimet, kuten í, é, õ, û, jne. mukaan lukien ü ja ø, aakkostuvat ha-kutuloksessa pääkirjaimen mukaan. Eli í aakkostuu kirjaimen i mukaan, é aakkostuu kirjaimen e mukaan, õ aakkostuu kirjaimen o mukaan ja û aakkostuu kirjaimen u mukaan, sekä ü aakkostuu kirjaimen y ja ø kirjaimen ö mukaan.

Etunimet: Etunimen väliviivaa ei huomioida hakutuloksen aakkostuksessa, vaan väliviivalliset etunimet aakkostuvat hakutulokseen kuin ne olisi kirjoitettu erikseen ilman väliviivaa

Hakutuloksena saat syötettyjen hakuehtojen mukaiset perhelehtitulokset rajattuna 500 ensimmäiseen hakutu-lokseen järjestettynä aakkosjärjestykseen sukunimen, etunimen ja henkilötunnuksen mukaan.

49

Perhelehden kuvasivu avataan valitsemalla kaksoisklikkauksella sitä hakutuloksen riviä, josta tarkastusta aloi-tetaan tai jonka sivunumeroon tarkastaminen edellisellä kerralla jäi. Kuvasivun hakemistotiedon käsittely esi-tellään kohdassa 6.3.

6.2 Perhelehden päähenkilön haku henkilötunnushaun avulla

- Laita rasti ruutuun ”Hae tarkastettavista aineistoista”

- Laita rasti ruutuun ”Hae kaikista seurakunnista henkilötunnuksella” ja syötä kenttään henkilötunnus ja valitse sivun alalaidasta ”Hae” painike.

Voit hakea henkilöä myös henkilötunnuksen alku- tai loppuosalla lisäämällä *tähti merkin joko alkuun tai loppuun, esim. ”060606*” tai ”*1234”.

50

Saat hakutulokseksi henkilötunnuksella hakemasi henkilön tiedot, mikäli henkilö on ollut sen seurakunnan jäsen, johon sinulla on Digioikeudet. Kaksoisklikkaa hakutulosriviä, niin saat digitoidun kuvasivun aukeamaan.

6.3 Perhelehti -kuvasivun hakemistotietojen käsittely

Digitoitujen perhelehtien kuvasivujen tarkastustyö voidaan aloittaa Perhelehdet-välilehdeltä hakemalla edellä mainittujen kohtien 6.1. ja 6.2. mukaisesti ensimmäisen tarkastettavan perhelehden kuvasivun näytölle.

Digitoidun kuvasivun tarkastustyössä verrataan kuvasivun yläpuolella näkyvää metatietoa digitoituun kuvasi-vulla näkyviin henkilötietoihin.



Kuvasivun yläpuolella näkyvä metatieto koostuu seurakunnan nimestä, kirjatyypistä, kuvan sivunumerosta, versionumerosta, sukunimestä, etunimestä, henkilötunnuksesta, mahdollisesta KP (perhelehden kääntöpuoli) -merkinnästä, monisivuista perhelehteä kuvaavasta lukemasta ja kuvatiedoston tiedoston nimestä.

Mikäli metatiedossa on virheitä esim. sukunimen, etunimen ja/tai henkilötunnuksen/syntymäajan osalta, pääset näytön yläosassa olevasta ”Laajenna/supista kuva” painikkeesta kuvasivun Ylläpito-välilehdelle muut-tamaan/lisäämään/poistamaan kuvasivulle merkittyä tunnistetietoa sekä sen sivunnumeroa erillisessä Hake-misto-osiossa.


51

Perhelehden hakemisto-näkymä avautuu. Hakemistotieto koostuu kuvasivulle merkityn henkilön sukunimestä, entisestä sukunimestä, etunimestä, entisestä etunimestä, henkilötunnuksesta ja sivunumerosta.

”Entiset sukunimet” ja ”Entiset etunimet”-kenttiin merkitään henkilön entiset sukunimet/etunimet. Entisten nimien lisääminen hakemistotietoihin ei ole pakollista vaan niiden lisääminen on seurakunnan harkittavissa. Jokaisesta entisestä sukunimestä suositellaan lisättäväksi oma hakemistotieto, jotta myöhemmin henkilöä voi hakea Digistä myös entisellä sukunimellä.

Ylläpito –välilehdellä on mahdollista lisätä kaksipuoleisen perhelehden kääntöpuolen kuvasivulle ”KP” (kääntöpuoli) merkintä ja/tai jos on kyseessä samaan perhelehtikokonaisuuteen kuuluvasta lisälehden kuvasivusta, niin jokaiselle samaan perhelehtikokonaisuuteen kuuluvalle kuvasivulle on mahdollista merkitä järjestysnumero (monisivuisen perhelehden järjestysnumero) esim. 1/4, 2/4, 3/4 ja 4/4.

- Klikkaa perhelehden hakemiston tunnistetieto aktiiviseksi ja valitse painike sen mukaan, oletko pois-tamassa, muokkaamassa vai lisäämässä uutta tunnistetietoa. (Esimerkin henkilötunnus on kuvitteelli-nen.)

52

”Muokkaa” komennolla avautuu Muokkaa hakemistoa -ikkuna, jossa voit korjata henkilön tunnistetiedot (su-kunimi, entiset sukunimet, etunimi, entiset etunimet, henkilötunnus, syntymäaika). Tallenna muutos valitse-malla ”Tallenna”.

”Lisää” komennolla avautuu Lisää hakemisto -ikkuna, jossa voit lisätä uuden hakemistotiedon samasta perhe-lehden kuvasta, lisäämällä lomakkeelle halutut tiedot esim. sukunimen, entisen sukunimen, etunimen, entisen etunimen, henkilötunnuksen ja sivunumeron. Tallenna lisäys valitsemalla ”Tallenna”.

Henkilöhakujen helpottamiseksi suositellaan, että päähenkilön tietojen lisäksi lisätään toiseksi hakemistotie-doksi puolison tiedot. Henkilön entinen sukunimi voidaan myös lisätä uudeksi hakemistotiedoksi. Tarpeen mukaan voidaan lisätä myös muiden perhelehdelle merkittyjen henkilöiden tiedoista uusia hakemistotietorive-jä perhelehden hakemistoon. Jos Sivunumero-tieto on käytössä, tulee jokaiseen hakemistoriviin merkitä sama sivunumero.

Jos perhelehden kääntöpuolelle on lisätty henkilöiden tietoja, tulee tarkistaa, että myös kääntöpuolen hake-mistotietoihin on lisätty päähenkilön nimitiedot sekä on rasti ruudussa ”KP” (merkintä tarkoittaa perhelehden kääntöpuolta). Muuten kääntöpuolen perhelehti ei seuraa perhelehden etusivua. Lisäksi ylläpito-sivulla on mahdollista merkitä useampisivuisen perhelehden järjestysnumero esim. 1/4, 2/4, 3/4 ja 4/4. Tallenna tieto valitsemalla ”Muuta”.

53



Huom! Jos tunnistetieto on täysin virheellinen, muokkaa ensin hakemistorivin tunnistetietoa ”Muokkaa” ko-mennolla tai lisää uusi hakemistorivi ”Lisää hakemisto” komennolla. Poista vasta sen jälkeen väärä/tarpeeton hakemistotieto. Jos poistat kuvasivun ainoan hakemistotietorivin suoraan, et enää löydä kyseistä kuvaa.

”Poista valittu” komennolla hakemistotietorivi poistuu pysyvästi. Huomaa, että et voi palauttaa poistamaasi hakemistotietoriviä. Poistokomennon yhteydessä saat vielä varmistuskysymyksen, jolloin sinun on vielä mah-dollista perua poisto vastaamalla kysymykseen ”Ei”.


Kun kuvasivun hakemistotiedot on tarkastettu ja tarvittaessa korjattu, siirrytään seuraavaan kuvasivuun pai-namalla kuvan metatiedon yläpuolella olevaa ”eteenpäin” painiketta, katso aiempi kuva ” Perhelehden ylläpito-sivun näkymä”.

54

Kaikkien perhelehtien kuvasivujen ja kuvasivuun viittaavien hakemistotiedot on tarkastettu ja on varmistettu tietojen oikeellisuudesta, voidaan merkitä perhelehtikirkonkirja tarkastetuksi. Aineiston merkitseminen tarkas-tetuksi on ohjeistettu kohdassa 7.

6.4 Kesken jääneen perhelehtien tarkastustyön jatkaminen

Perhelehtien kesken jäänyttä tarkastustyötä pääset jatkamaan hakemalla näytölle viimeksi käsittelemäsi per-helehden.

- Avaa Digin etusivulta Perhelehdet-välilehti, laita rasti ruutuun ”Hae tarkistettavista aineistoista”, valit-se seurakuntalistasta seurakunnan nimi aktiiviseksi ja siirrä joko kaksoisklikkauksella tai nuolinäppäi-men avulla oikeanpuoleiseen kenttään.

- Kirjoita Sukunimi-kenttään viimeksi tarkastamasi perhelehden päähenkilön sukunimi ja halutessasi Etunimi-kenttään päähenkilön etunimi ja valitse sivun oikeasta alareunasta ”Hae”.

Huomioi, perhelehtien sukunimien järjestäytyminen hakutuloksessa (sanoittaisen aakkostuksen mukaisesti seuraavin poikkeuksin);

• Sukunimien etuliitteitä, kuten de, von ja af, ei huomioida hakutuloksen aakkostuksessa.

• Etuliitteiset sukunimet, kuten Mc ja O’, huomioidaan aakkostuvat normaalisti.

55

• Sukunimessä esiintyvät erikoiskirjaimet, kuten í, é, õ, û, jne. mukaan lukien ü ja ø, aakkostuvat hakutu-loksessa pääkirjaimen mukaan. Eli í aakkostuu kirjaimen i mukaan, é aakkostuu kirjaimen e mukaan, õ aakkostuu kirjaimen o mukaan ja û aakkostuu kirjaimen u mukaan, sekä ü aakkostuu kirjaimen y ja ø kirjaimen ö mukaan.

• Etunimen väliviivaa ei huomioida hakutuloksen aakkostuksessa, vaan väliviivalliset etunimet aakkostuvat hakutulokseen kuin ne olisi kirjoitettu erikseen ilman väliviivaa.

Vinkki: Voit käyttää hakukentissä jokerimerkkiä * syötteen osana ilman rajoituksia. Esim. kun haet sukunimellä ja kirjoitat kenttään pelkästään *-merkin, haku suoritetaan seurakunnan perhelehtien kaikista sukunimistä. Kirjoittamalla kenttään *virta, saat hakutuloksena kaikki virta-loppuiset sukunimet, kuten Virta, Aravirta jne.


Hakutuloksena saat syöttämäsi hakuehtojen mukaisen perhelehtituloksen. Kaksoisklikkaamalla riviä pääset siirtymään perhelehden kuvasivulle. Jatka perhelehtien kuvasivujen tarkastamista eteenpäin seuraavalle kuva-sivulle klikkaamalla kuvasivun yläosassa olevaa ”eteenpäin” painiketta.

6.5. Perhelehden kuvasivun siirtäminen toiseen kirjaan

Digitoidun aineiston tarkastamisen yhteydessä voidaan havaita, että järjestelmästä puuttuu perhelehtien ku-vasivuja. Seurakunnan tulee ilmoittaa asiasta digitoimittajalle, joka puolestaan toimittaa puuttuvat perheleh-tien kuvasivut Digiin viemistä varten Kirkkohallitukselle. Kun jälkikäteen toimitetut kuvasivut on viety järjes-telmään omana kirjanaan, on tarkastamisen yhteydessä mahdollista siirtää ne omalle paikalleen oikeaan kir-jaan.

56

Toinen siirtoa vaativa tilanne on, jos Digiin on jostain syystä viety perhelehdistä kahdet kappaleet. Tällöin lisä-tään seurakunnan kirjaluetteloon uusi kirja (perhelehtikirja), jonka määreisiin lisätään esim. ”poistettavat” erottamaan tämän tilapäisen perhelehtikirjan kirjaluetteloon jätettävästä ”oikeasta” perhelehtikirjasta.

Oikeaan kirjaan perhelehden kuvasivun siirto on ohjeistettu alla.

- Siirry siirrettävän kuvasivun Ylläpito-välilehdelle.

- Ylläpito-välilehdellä kohdassa ”Kirjat, joihin liitetty” kentässä näkyy tieto siitä, mihin kirjaan perhelehden kuvasivu on liitetty.

- Klikkaa ”Hallitse kirjoja” painiketta, jolloin ”Kirjojen valinta” ikkuna avautuu.

- ”Kirjojen valinta” näkymässä valitse vasemmalta kirjaluettelosta aktiiviseksi perhelehtikirja, johon ku-vasivu siirretään, esimerkissä ””Perhelehtikirjat”. Kaksoisklikkaa riviä tai siirrä nuolinäppäimen avulla perhelehtikirja oikean puoleiseen kenttään.

57

- Valitse aktiiviseksi vastaavasti oikeanpuoleisesta kentästä perhelehtikirja, johon kuvasivu on ollut lii-tettynä, esimerkissä ”Perhelehtikirjat [Uudet Kuvat], ja siirrä perhelehtikirja vasemmanpuoleiseen kenttään joko kaksoisklikkaamalla riviä tai nuolinäppäimen avulla.

- Tallenna siirto valitsemalla ”OK” painike. Nyt kuvasivu on siirretty oikeaan perhelehtikirjaan.

- Poista tyhjä perhelehtikirja seurakunnan kirjaluettelosta kohdan 2.3 ohjeen (Tyhjän kirjan poisto kirja-luettelosta) mukaisesti.

58

7 Aineiston merkitseminen tarkastetuksi

Kun Digi-järjestelmään importoiduista kirkonkirja- tai perhelehtiaineistoista on yksittäinen kirja kokonaisuu-dessaan tarkastettu ja metatiedot korjattu, ja olet varmistunut tarkastamasi aineiston virheettömyydestä, voit merkitä tarkastetun aineiston joko kirja kerrallaan tarkastetuksi tai sitten yhdellä kertaa kaikki aineistot. Ai-neisto merkitään klikkaamalla ”Merkitse aineisto tarkastetuksi” -painiketta.

- Saat varmistuskysymyksen ”Oletko varma, että haluat merkitä aineiston tarkastetuksi?”

- Vastaa klikkaamalla ”Kyllä”, jos olet tarkistanut kyseisen aineiston ja varmistunut tarkastamasi aineis-ton virheettömyydestä.

Tarkastettu digiaineisto tulee Digissä näkyviin kaikille niille, joilla on Kirjuri-Digin käyttöoikeudet kyseisen seu-rakunnan digitoituun aineistoon.

Seurakunnan digitoidusta aineistosta voidaan nyt tehdä aineistohakuja ja jatkohakuja (pääkirjojen, historiakir-jojen, hakuluetteloiden ja perhelehtien jatkohakuja).

8 Muistiot

Digitoidun aineiston tarkastuksen yhteydessä lisätään seurakuntaan, kirkonkirjaan tai kuvasivuun liittyviä muis-tiinpanoja laatimalla erillisiä muistioita tai lisäämällä muistioon PDF-muotoon tallennetun liitetiedoston.

Digissä on kolmenlaisia muistiotyyppejä; Seurakuntakohtainen muistio, Kirjakohtainen muistio ja Sivukohtai-nen muistio. Seurakuntakohtainen muistionäyttö avautuu sekä Digin etusivulta ja Seurakunnan tiedot -sivulta. Kirjankohtainen muistionäyttö avautuu Kirjan tiedot -sivulta. Kirjakohtainen muistio on mahdollista liittää joko

59

yhdelle tai useammalle kirjalle, joilla on sama arkistotunnus, kirjatyyppi ja seurakunta. Kuvasivukohtainen muistionäyttö avautuu kuvasivulta. Muistionäytön yläosasta näet, liittyykö muistio seurakuntaan, kirjaan vai kuvasivuun. Voit valita muistiot näytettäväksi päivämäärän, kirjoittajan tai muistiotyypin mukaan järjestettynä.

Luo tarpeellinen määrä muistioita, jotta kaikki seurakuntaan ja sen kirkonkirja- ja perhelehtiaineistoihin liitty-vät tärkeät tiedot tulevat Digiin kirjatuiksi.

Seurakuntakohtainen muistio esitellään kohdassa 8.1., kirjakohtainen muistio kohdassa 8.2. ja kuvasivukohtai-nen muistio kohdassa 8.3. Muistion ja liitetiedoston lisääminen esitellään kohdassa 8.4.

Voit muokata muistiomerkintöjä valitsemalla ”Muokkaa”. Muistioita ei voi kokonaan poistaa, mutta muistion voi merkitä ”ei-aktiiviseksi” valitsemalla ”Poista” painikkeen, sen jälkeen kyseinen muistio ei näy enää seura-kunnan käyttäjälle. Tarvitset (R-PK-DIGI) pääkäyttäjän käyttöoikeusroolin merkitäksesi muistion ”ei aktiivisek-si”. Muistiotietojen käsittely esitellään kohdassa 8.5.

8.1 Seurakuntakohtainen muistio

Seurakuntakohtainen muistio lisätään Digin etusivulla (joko Kirkonkirjat- tai Perhelehdet-välilehdellä) tai Seu-rakunnan tiedot -näkymässä. Muistioon kirjataan tarkastettavaan seurakuntaan liittyviä muistiinpanoja seu-raavasti:

1. Muistion tietoa on esim. seurakunnan oma yleinen historiatieto;

o milloin seurakunta on perustettu

o milloin lakkautettu

o mistä seurakunnista muodostunut

o mihin seurakuntiin jakautunut sekä

o suurten seurakuntakuntayhtymien kohdalla kokonaiskaavio seurakuntajaoista

Ohessa esimerkki Jämsän seurakunnan historiatiedosta;

SEURAKUNTIEN YHDISTYMISET JA SEURAKUNTAJAOT Jämsä, Jämsänkoski ja Koskenpää:

• v. 1920 - 21 Koskenpään seurakunta omaksi seurakunnakseen • v. 1925 Jämsänkosken seurakunta omaksi seurakunnakseen • 1.1.2004 Koskenpään seurakunta liittyi Jämsänkosken seurakuntaan • 1.1.2009 Jämsänkosken seurakunta liittyi Jämsän seurakuntaan

60

2. Toiseen muistioon kirjataan seurakunnan ylläpitämien kirkonkirjojen erityispiirteitä;

• miltä vuosilta kirkonkirjat ovat

• mitä kirkonkirjoja on pidetty ja

• milloin siirrytty kirkonkirjoista perhelehtiin

Ohessa esimerkki Jämsän seurakunnan kirjaluettelosta;

JÄMSÄN SRK:n KIRKONKIRJAT • Pää- ja rippikirjat 1853 -1960 • Syntyneet ja kastetut 1848 – 1997 • Lasten kirjat 1853 – 1909 • Kuulutetut 1908 -1969 • Vihityt 1848 – 1997 • Kuolleet 1848 – 1996 • Muuttaneet 1838 – 2006 • Läsnä- ja poissaolevaan väestöön siirretyt 1967 – 2008 • Kirkonkirjojen hakemisto: talokirja 1871 – 1921 • Perhelehdet 1960 – 31.12.2004 • Ulkoseurakuntalaiset kastetut, vihityt ja kuolleet 1871 – 1980

3. Omaksi muistioksi kirjataan myös tiedot seurakunnan kirkonkirjoissa ja perhelehdissä käytetyistä lyhenteistä (esim. seurakuntien nimien lyhenteet).

Ohessa esimerkki Jämsän seurakunnan kirjaamista kirkonkirjoissa esiintyvistä lyhenteistä;

KIRKONKIRJOISSA ESIINTYVÄT LYHENTEET: KUK = Koskenpään uusi kirja MK = Muuttokirja UK = Uusi kirja VK = Vanha kirja Infra = Siirtyy samalla kirkonkirjan sivulla toiseen paikkaan Infr = Siirtyy samalla kirkonkirjan sivulla toiseen paikkaan Obiit = Kuollut Supra = Siirtyy samalla kirkonkirjan sivulla toiseen paikkaan L.k.s.s.= Lastenkirjan sivu L.k. = Lastenkirjan sivu Seurakuntien nimien lyhenteet Hfors = Helsinki Hgin Et.s.s. = Helsingin Eteläinen suomalainen seurakunta Hgin E.s.s. = Helsingin Eteläinen suomalainen seurakunta Hgin P.s.s. = Helsingin Pohjoinen suomalainen seurakunta Hgin Sörn.s.s. = Helsingin Sörnäisten suomalainen seurakunta Hgin S.s.s. = Helsingin Sörnäisten suomalainen seurakunta

61

Muistion näkyminen Kirkonkirjat –välilehdellä

Valitse Kirkonkirjat -välilehdellä seurakuntavalikosta seurakunta, jonka muistiota haluat katsoa ja klikkaa sen jälkeen ”Muistio” painiketta tai vaihtoehtoisesti ”Avaa” painiketta avataksesi Seurakunnan tiedot -sivun.

Muistion näkyminen Perhelehdet -välilehdellä

Valitse Perhelehdet -välilehdellä seurakuntalistasta se seurakunta, jonka muistiota haluat katsoa ja klikkaa ”Muistio” painiketta tai vaihtoehtoisesti ”Avaa” painiketta avataksesi Seurakunnan tiedot -sivun.

62

Muistion näkyminen Seurakunnan tiedot -sivulla

Seurakunnan tiedot -sivulla ”Muistio” painike näkyy sivun yläosassa ja sen vasemmalla puolella vihreällä poh-jalla olevassa tekstikentässä näkyy seurakunnan tietoihin lisättyjen muistioiden määrä.

- Valitse ”Muistio” painike kun haluat katsoa muistioon lisättyjä tietoja tai lisätä uuden muistion. Muis-tio avautuu erillisenä ponnahdusikkunana.

Seurakuntakohtaisen muistion näkymä

63

Muistioikkunan vasemmassa yläosassa näkyy ”Lisää uusi muistio” painike ja vasemmassa alaosassa ”Uusi liite” painike. Uuden muistion ja liitetiedoston lisääminen on esitelty kohdassa 8.4.

8.2 Kirjakohtainen muistio

Jokaiselle digitoidulle kirkonkirjalle luodaan myös oma kirjakohtainen muistio. Muistioon merkitään kirkonkir-jan erityispiirteitä: miten kirkonkirjan merkinnät on tehty ja millä tavalla etenevänä ne on merkitty (esim. onko pääkirjoissa käytetty samaa kirjan- ja sivunumeroa vuosikymmenestä toiseen siirryttäessä ellei muuta ole mai-nittu) sekä kirkonkirjaan liittyviä erityisiä hakuvinkkejä, esim. tieto siitä, että muuttaneiden kirjassa seurakun-taan muuttaneet ovat aukeaman vasemmalla ja seurakunnasta muuttaneet oikealla sivulla ja että näistä on muodostunut digitoidut kirjat ”seurakuntaan muuttaneet” ja ”seurakunnasta muuttaneet”.

Mikäli seurakunnalla on samalle arkistotunnukselle merkittyjä eri kirjanumeroisia kirkonkirjoja, voidaan uusi muistio halutessa liittää samalla kertaa muihin saman arkistotunnuksen omaaviin eri numeroisiin kirkonkirjoi-hin (katso ohje jäljempänä).

Kirjakohtaisen muistion näkyminen Seurakunnan tiedot -sivulla

Kirjakohtaista muistiota pääsee katsomaan valitsemalla ensin kirjarivin ”Kirja” -linkin ja sen jälkeen avautuvas-sa ”Kirjan tiedot” -näkymässä ”Muistio” painikkeen tai suoraan kirjaluettelon kirjarivillä olevan ”Muistio” pai-nikkeen kautta. Kirjarivin ”Muistio” –linkin perässä näkyvä lukema ilmoittaa kirjaan lisättyjen muistioiden lu-kumäärän.

64

- Valitse ”Muistio” painike

Kirjakohtaisen muistion näkymä

Kirjakohtaisen muistioikkunan vasemmassa yläosassa näkyy ”Lisää uusi muistio” painike ja vasemmassa ala-osassa ”Uusi liite” painike. Uuden muistion ja liitetiedoston lisääminen on esitelty kohdassa 8.4.

8.3 Kuvasivukohtainen muistio

Muistio voidaan luoda myös kirkonkirjan (pääkirjat, historiakirjat, hakuluettelot) tai perhelehden kuvasivulle. Muistioon lisätään kuvaan liittyviä tarkentavia tietoja kuten tietoa korjauksista tai tekstin selvennyksiä. Esi-merkki: Jos kirkonkirjan kuvasivulla on merkintä, josta kuvaa suurentamallakaan ei saa selvää, tarkista ensin

65

vastaava merkintä alkuperäisen kirkonkirjan sivulta tai mikrofilmikortilta. Jos kirkonkirjassa hyvin näkyvä mer-kintä ei näy digitoidussa kuvasivussa selvästi, merkinnän selvennys kirjataan kuvasivulle luotavaan kuvakohtai-seen muistioon.

Muistion näkyminen kirkonkirjan kuvasivulla

Kirkonkirjan kuvasivun yläpuolella on ”Muistio” painikkeen oikealla puolella vihreä tekstikenttä, mikäli kuvasi-vulle on lisätty muistiotietoja. Lisättyä muistiotietoa pääsee katsomaan valitsemalla ”Muistio” painike.

Muistion näkyminen perhelehden kuvasivulla

66

Perhelehden kuvasivun yläpuolella on ”Muistio” painikkeen oikealla puolella vihreä tekstikenttä, mikäli kuvasi-vulle on lisätty muistiotietoja. Lisättyä muistiotietoa pääsee katsomaan valitsemalla ”Muistio” painike.

Kuvasivukohtaisen muistion näkymä

Kuvasivukohtaisen muistioikkunan vasemmassa yläosassa näkyy ”Lisää uusi muistio” painike ja vasemmassa alaosassa ”Uusi liite” painike. Uuden muistion ja liitetiedoston lisääminen on esitelty kohdassa 8.4.

8.4 Muistion ja liitetiedoston lisääminen

Uusi muistio ja liitetiedosto lisätään muistionäytöllä valitsemalla joko ”Lisää uusi muistio” tai ”Uusi liite” pai-nike sen mukaan oletko lisäämässä uuden muistion vai liittämässä uuden PDF-muotoon tallennetun liitetiedos-ton. Tarkista ennen lisäämisen aloittamista, että muistionäytöllä näkyy oikea seurakunta ja että muistionäyttö liittyy oikeaan seurakuntaan, kirjaan tai kirjan kuvasivuun. Voit valita muistiot näytettäväksi päivämäärän, kir-joittajan tai muistiotyypin mukaan järjestettynä.

Luo tarpeellinen määrä muistioita, jotta kaikki seurakuntaan ja sen kirkonkirja- ja perhelehtiaineistoihin liitty-vät tärkeät tiedot tulevat Digiin kirjatuiksi.

Uuden muistion lisääminen

67

- Klikkaa ”Lisää uusi muistio” painiketta.

- Valitse muistiotyypin vetovalikosta muistiolle haluamasi tyyppi; esimerkissä valitaan ”Hakuohje”.

”Historia” -tyypin muistioon kirjataan esim. seurakunnan historiatietoa, milloin seurakunta on perustettu, milloin seurakunta on lakkautettu, onko se liittynyt toiseen seurakuntaan jne. Esim. ”Seurakunta on perustettu vuonna 1869, ja se on liitetty seurakuntaan X 1.1.1939.”

”Hyvä tietää” -tyypin muistioon kirjataan esim. kirkonkirjoissa ja perhelehdissä käytetyistä lyhenteistä tiedot Esim. seurakuntien nimien lyhenteet.

”Korjausmerkinnät” -tyypin muistioon kirjataan esim. kuvasivulla näkyviin tietoihin liittyviä tarkennuksia tai tietojen korjauksia.

68

”Hakuohje” -tyypin muistioon kirjataan esim. tieto siitä minkälaista merkintätapaa jäsenten merkitsemisessä pääkirjaan on käytetty, onko erillinen hakuluetteloa myös digitoitu tai että, muuttaneiden kirjassa seurakuntaan muuttaneet ovat aukeaman vasemmalla ja seurakunnasta muuttaneet oikealla sivulla ja näistä on muodostettu digitoidut kirjat ”seurakuntaan muuttaneet” ja ”seurakunnasta muuttaneet”.

”Erityispiirteet” -tyypin muistioon kirjataan esim. miten kirkonkirjan merkinnät on tehty ja millä tavalla etenevänä ne on merkitty seuraavan vuosikymmenen kirkonkirjaan. Esim. onko pääkirjoissa käytetty samaa kirkonkirjan sivunumeroa vuosikymmenestä toiseen siirryttäessä ellei muuta ole mainittu.

- Tallenna lisäämäsi muistiotieto.

Muistion lisääminen toiseen saman arkistotunnuksen omaavaan kirjaan

Mikäli seurakunnalla on samalle arkistotunnukselle merkittyjä eri kirjanumeroisia kirkonkirjoja, voidaan uusi muistio halutessa liittää muihin saman arkistotunnuksen omaaviin eri numeroisiin kirkonkirjoihin.

69

- Valitse muistiotyyppi, kirjaa muistioon haluttu muistiotieto, valitse muut saman arkistotunnuksen omaavat kirjat, joihin haluat muistion liitettävän, siirrä valitut kirjat oikean puoleiseen kenttään ja tal-lenna.

Liitetiedoston lisääminen

- Valitse ”Uusi liite”

70

- Valitse liitettävä tiedosto hakemalla se ”Selaa” painikkeen avulla.

- Valitse liitettävä PDF-muotoon tallennettu tiedosto ja paina ”Avaa” painiketta.

71

- Vahvista valitsemasi tiedoston siirto ”Tallenna” painikkeella.

Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta liitteen lisäyksestä. Liitetty tiedosto näkyy muistioikkunassa ja sen saa avat-tua ”Avaa” painikkeesta. Voit jälkeen päin lisätä ”Muokkaa” komennolla tallennetun liitetiedoston ”Lisätiedot” kenttään haluttu liitettä koskeva lisätieto.

72

8.5 Muistiotietojen käsittely

Digiin lisättyä muistiotietoa tai liitetiedostoa voi muistionäytöllä muokata ja tarvittaessa merkitä poistetuksi, jolloin se siirtyy ”ei-aktiivinen” tilaan, eikä sen jälkeen näy seurakuntien käyttäjille. Tämä edellyttää käyttäjältä Digin pääkäyttäjän R-PK-DIGI roolin käyttöoikeutta.

Muistiotiedon muokkaus

- Klikkaa muistionäytöllä sen muistion ”Muokkaa” painiketta, jonka muistiotietoja haluat käsitellä.

Muista tallentaa muistioon tekemäsi muutos valitsemalla ”Tallenna”.

73

Muistiotiedon merkitseminen poistetuksi

Digiin lisättyä muistiotietoa ei voi kokonaan poistaa, mutta sen voi merkitä poistetuksi ”Poista” painikkeella, jolloin se siirtyy ”ei-aktiivinen” tilaan eikä enää näy seurakuntien käyttäjille. Muistion tilan muuttaminen edel-lyttää Digin pääkäyttäjän R-PK-DIGI -roolin käyttöoikeutta kyseisen seurakunnan/keskusrekisterin digitoitujen aineistojen tietoihin.

- Valitse ”Poista”.

Merkitse muistiotiedon poiston syy näkyviin tulleeseen kenttään ja paina ”Poista” painiketta. Poistettu muis-tio näkyy tämän jälkeen vain Kirkkohallituksen Kirjuri-Tuen työntekijöille.

Lisätyn liitetiedoston merkitseminen poistetuksi

Digiin lisättyä liitetiedostoa ei voi kokonaan poistaa, mutta sen voi merkitä poistetuksi ”Poista” painikkeella, jolloin se siirtyy ”ei-aktiivinen” tilaan eikä enää näy seurakuntien käyttäjille. Lisätyn liitetiedoston poisto vaatii R-PK-DIGI roolin käyttöoikeutta.

74

Jos valitset ”Kyllä” painikkeen, poistettu liitetiedosto näkyy tämän jälkeen vain Kirkkohallituksen Kirjuri-Tuen työntekijöille.

*******************************

Jos sinulla on kysyttävää aineiston tarkastuksesta tai Kirjurin Digi -osiosta, tee tuki-pyyntö Kirjurin käytöntukeen JIRAan osoitteessa https://jira.evl.fi.

Kirjurin JIRAan kirjaudutaan omalla z-tunnuksella ja sen salasanalla. Tukipyynnön te-keminen on ohjeistettu Sakastissa Kirjurin Intrassa.

https://jira.evl.fi/

http://rovasti.evl.fi/kirkonintra.nsf/sp3?open&cid=Content2D3F70&kolmosnavinf=navi%5CContent28EB20%5CContent2B6A9E%5CContent2D3F70&kolmosnavinfa=o

Documents

Kirjurin ohjeet - kirkonpilvi.sakasti.fi · 0.1 3.11.2014 ET Dokumentin ensimmäinen versio 0.2 11.9.2015 ET Dokumentin toinen versio 1.0 15.3.2016 ET Kappale 1 Yleistä kuvasivujen