Klaus Kempf

16./17. April 2008 E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

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Der „organisatorische Maßanzug“ für die digitale Bibliothek. Der Ansatz der

Bayerischen Staatsbibliothek

Klaus Kempf


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I. Einleitung: Management- und Organisationserfordernisse digitaler Medien

Meyer, S. (2005): „Managing electronic resources successfully requires a coordinated effort from many different departments“

Jewell, T. (2004): „… the workflow associated with the management of electronic resources tends to be quite complex.“

Calhoun, K. (2000): „…it can be (and often is) an iterative, highly collaborative, looping process that can involve many individuals from many functional groups.“


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II. Vom Fußball lernen …


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Außenstürmer

Halbstürmer

Mittelstürmer

Außenläufer

Verteidiger VerteidigerMittelläufer

Torhüter

Außenstürmer

Stürmer

Mittelfeldspieler Mittelfeldspieler

offensiverMittelfeldspieler

defensiverMittelfeldspieler

Außen-verteidiger

Außen-verteidigerInnen-

verteidigerInnen-verteidiger

Torhüter

Stürmer

Gestern: „WM-System“ Heute: 4- 4-2 System/“Viererkette“


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Was ist anders, was ist neu?

• Jeder (Feld)Spieler muss im Prinzip alles können.

• Das Mannschaftsgefüge ist viel flexibler geworden.

• Das Spiel ist schneller und offensiver geworden.


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III. Innovations- und Organisationsänderungsmanagement

als zentrale Aufgabenstellungen der Bibliotheksleitung


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Innovation

= Innovativ sind alle Produkte und/oder Prozesse, die innerhalb der Bibliothek erstmalig eingeführt werden.


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Komponenten des Innovationsmanagement nach J. Hauschildt

- Innovationsmanagement als ganzheitliche Aufgabe

- Erfindung, Entwicklung und Durchsetzung neuer Produkte

- Organisatorische Umsetzung der Neuerungen


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Aspekte des Organisationsänderungsmanagement

- Strukturelle Reorganisation

- Neuausrichtung der Ablauforganisation

- Verhaltensänderung der Mitarbeiter


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Entwicklung von Organisationsformen allgemein


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IV. Innovationsmanagement und Reorganisation an der Bayerischen Staatsbibliothek


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1. Restrukturierung und Enthierarchisierung


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Matrixorganisation allgemein


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Vorteile der Matrixorganisation

- Besonders geeignet bei rasch sich ändernden Umfeldbedingungen

- Konflikte werden institutionalisiert

- Mitarbeiter der Eignung entsprechend eingesetzt

- Direkte Kommunikation zwischen den Beteiligten

- Teamarbeit wird gefördert


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Matrixentwurf der BSB

Direkt

ion

Bestands-aufbau

Erschließung Benutzung IT / BVB

Ob

jekt

bez

og

enes

En

tsch

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un

gss

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m Musik

Osteuropa

Hand-schriften

Bayerische BibliothekenBayerische Bibliotheken

Funktionsbezogenes Entscheidungssystem


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Zielsetzung der Matrixorganisation in der BSB

- Flexibilisierung der Strukturen und

Stärkung projektorientierter Arbeitsweise

- Betonung der „Korsettstangenfunktion“ der großen Funktionsbereiche

- Emanzipation der einzelnen Mitarbeiter

- Berücksichtigung der spezifischen Organisationserfordernisse

digitaler Medien


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Motive für die Integration von Erwerbung und Katalogisierung

- Rationalisierungseffekt

- Integrierter Geschäftsgang

- Modellcharakter


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Die neue Hauptabteilung „Bestandsaufbau und Erschließung“


Seite 19

Enthierarchisierung


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2. Prozessorientierung und Flexibilisierung

(Schnittstellenmanagement)


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ZEM – „Organisationsplattform“ für Zeitschriften und Elektronische Medien


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ZEM – Organisationsplattform für Zeitschriften und Elektronische Medien

Merkmale der neuen Organisationsform

- Integrierter Workflow von print- und e-journals

- e-Medienbearbeitung (lokal/regional) an einer Stelle - weite Schnittstellen zu anderen Bereichen der eigenen Abteilung / anderen Abteilungen / anderen Bibliotheken


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Schnittstelle – Schnittstellenmanagement


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Begriff der Schnittstelle in der Betriebswirtschaftslehre

= Soziale Beziehung von mindestens zwei Interaktionspartnern, ohne dass dabei eine technische Beziehung zwingend ist


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Eigenschaften der Schnittstelle

- besteht aus mindestens zwei unterschiedlichen, organisatorisch getrennten Teilbereichen, die unabhängig von einander Handlungsautonomie haben;

- sie sind einander gleichgeordnet, - stehen in einer zwingenden Interaktionsbeziehung,

- die mit Konflikten verbunden ist.


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Schnittstellenmanagement

= ist die nichthierarchische Koordination komplexer Innovationsprozesse


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Referate(einschl. Sonder-

abteilungen)

Mono-graphien-

erwerbung

Integrierte Jahrbuch-

bearbeitung

Unberech-neter Zugang


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abteilungen)

Mono-graphien-

erwerbung


bearbeitung


AbteilungIT lokal

Digitale Bibliothek

Verbund-zentrale


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abteilungen)

Mono-graphien-

erwerbung


bearbeitung


AbteilungIT lokal

Digitale Bibliothek

Verbund-zentrale

Info-Team Dokumentlieferung E-Medien

A B T E I L U N G B E N U T Z U N G S D I E N S T E


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III. Entwicklung und Installation neuer Workflows

Overview Flowchart Resource

Acquistion and ManagementNotification of new product

product consideration

acquisition process

receipt and physical

processing

Retention, circulation,

preservation

Overview Flowchart for Electronic Product

Acquisition and Management

Notification of new product

product consideration and

trial process

Licensing negotiation

technical evaluation

Business negotation

Implementation processes

Maintenance and review


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Auswahl

BSB - Geschäftgang Printzeitschriften

Bestellung über Agentur (ggf.

konsolidiert) / direkt und

Bestellkatalogisierung

Einlauf: endgültige Katalogisierung

Rechnungsbearbeitung

Nutzungsevaulierung / Erneuerung

Laufender Heftnachweis / Reklamation

Blindenvorgang und Katalognachtrag


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Pri

ntg

esch

äftg

ang

Auswahl

Einzeltitel Pakete (ggf. konsortial)

Bestands-

abgleich

Verhand-

lungen

TechnischeFragen

Einzeltitel

Freischaltung beantragen via

Agentur / direkt / Provider

Registrierung

Zugriffstest / ggf. Einrichtung

Passwortzugang

Rechnungslegung (ggf. mit Printrechnung)

Katalogisierung EZB / ZDB;

Freigabe Externzugriff;

Vorbereitung SFX:

Laufende Zugangskontrolle

Erneuerung: Modellwechsel der Verlage beachten

Erneuerung: Nutzungsevaluierung; Bestandsänderungen

Freischaltung beantragen via

Agentur / direkt / Provider

Zugriffstest / ggf. Einrichtung

Passwortzugang

BSB - Geschäftgang e-Zeitschriften


Seite 34

3. Projektorientierung - Innovationsdiffusion -

Wissensnetzwerk


Seite 35

Vom „Task-Force-Modell“ …


Seite 36

… zum Matrix-Projektmanagement

Digitale Bibliothek


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ZEM/DB


Seite 38

ZEND-gestützter Retrodigitalisierungsworkflow

Production System

o Digitisation on Demando Project-oriented Digitisationo Conservation Purposes

Zahlbar an $

Order

Exchange of metadate

Inhouse-onlypublication

Online Publication

Webpublication

Archival Storage

Definitive file name

URN

Digitised Object

Catalog (OPAC)

Network of Bavarian Libraries

Digitisation

Portals(BLO, ZvDD, Chronicon,...)

Search engines

OAI

URN-Resolving(XEpicur)

DNB ZEND

Administration of all metadata (bibliographic, technical, administrative)Automatic image processing

1

7

2 2

3

6

4

4

8

5

3

5

OCR


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Archivierung und Bereitstellung genuiner digitaler Veröffentlichungen

mit BABS

1) Acquisition (pull/push)

2) Catalog entry

3) Ingest with catalog ID

4) Automatic MD synchronisation

5) User requests6) Viewer output


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Lizenzieren – Digitalisieren – …


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… und Publizieren. „Publikationsplattformen“ als neue Aufgabenstellung für Bibliotheken

• Neue Rolle für Bibliotheken: Infrastruktur-Dienstleister für den digitalen Publikationsprozess

• Besonders geeignete Publikationstypen: Fachdatenbanken, Lehr- und Lernmaterialien, Nachschlagewerke, Zeitschriften

• “Zentrum für Elektronisches Publizieren – ZEP”: Bündelung von Aktivitäten zur Produktion von genuin digitalen Publikationen Historicum.net: Breite Palette geschichtswissenschaftlicher

Informationsangebote Elektronische Zeitschriften: Sehepunkte, Lesepunkte, recensio.net Publikationsplattform “Perspectivia” für die Stiftung Deutsche

Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland Weitere geisteswissenschaftliche Projekte (HyperImage u.a.)

• Organisatorische Ansiedlung des ZEP in der Bayerischen Staatsbibliothek: Abteilung Bestandsaufbau und Erschließung


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• Entwicklung von Organisationsstrukturen für die unkomplizierte Nutzung von Werkzeugen des elektronischen Publizierens

• Bereitstellung von Know-how zur Klärung urheberrechtlicher Fragestellungen

• Erschließung der Inhalte mit Hilfe bewährter Instrumente (Fachklassifikationen, Verschlagwortung)

• Komfortable Bereitstellung im Internet

• Entwicklung leistungsfähiger, intuitiv verständlicher Suchoptionen für gezielte Recherchen

• Verlinkung mit anderen Online-Angeboten

• Langzeitarchivierung der digitalen Inhalte

ZEP - Bibliothekarische Einzelthemen


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Abteilungsleitung / BA-ES

Stabsreferat; Geschäftsstelle BA

Stabsstelle für IT-Anwendungen

Zeitschriften und Elektronische Medien (ZEM)

Länder- und Fachreferate Digitale Bibliothek (MDZ)

KoordinationZEM und DB

Koordination Medienbearbeitung

Elektronische Medien

Zeitschriftenver-waltung und Benutzungs-dienste

Erschließung von Printperiodika

ReferentenMonographien

Deutsch-sprachiger Zugang

Qualitätssicherung Medienbearbei-

tung

Englischsprachiger Zugang

Unberechneter Zugang

Zugang in sonstigen Sprachen

Normdateien(GKD, PND, SWD)

Bayerische Bibliographie

ReferentenDigitale

Bibliothek

Digitalisierung / Produktion

Sonder-geschäfts-gänge

ReferentenZEM

kooperatives Datenmanagemen

t

Referenten Fach-koordination

(ViFas)

Langzeit-archivierung

Digitalisierungs- und Fotostelle

Operative Pro-jektkoordination

Einbandstelle

Sekretariat

Zentrum für Elektronisches

Publizieren

Formal- und Sacherschließung


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Wissensnetzwerk


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Ansätze zu einem Wissensnetzwerk in der BSB

DigitaleBibliothek

BA-ESIT/BVBBenutzung

ZEM

Musik-sammlung Osteuropa

ZEP


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V. Fazit

• Innovations- und Organisationsänderungsmanagement sind vor dem Hintergrund der rasant voran schreitenden informationstechnologischen Entwicklung und des damit zusammenhängenden radikalen Umbruchs am Informations- und Medienmarkt eine von der Bibliotheksleitung bewusst wahrzunehmende strategische Aufgabenstellung.

• Notwendig ist ein wohl überlegtes und konsequent betriebenes, den gesamten „Betrieb Bibliothek“ umfassendes, gleichwohl in seinen einzelnen Komponenten modular angelegtes und insbesondere flexibel handhabbares Innovations- und Reorganisationskonzepts.

• Die Restrukturierung der Bibliotheksorganisation muß die aktuellen Entwicklungen bei Reorganisationsvorhaben in Unternehmen (Stichworte: Enthierarchisierung, Transparenz von Strukturen und Abläufen, Flexibilisierung, Projektorientierung) aufgreifen und versuchen, sie unter den besonderen Rahmenbedingungen des Bibliothekswesens (Stichworte: Öffentlicher Dienst; Ressourcenschwund) umzusetzen.


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V. Fazit - Fortsetzung -

• Entscheidend für den Erfolg der Reorganisation ist der Faktor Mensch. Es muß der Versuch unternommen werden, möglichst viele Mitarbeiter auf die „Reise Modernisierung der Bibliothek“ mitzunehmen. Dies verlangt von der Bibliotheks-leitung - auf den unterschiedlichen Ebenen - möglichst frühzeitig mit

- der Entwicklung von (Re)Organisationskonzepten und dabei vor allem der

Formulierung von Prioritäten, - dem Vertrautmachen der Mitarbeiter mit problemlösungsorientierten

Vorgehensweisen und - was Bibliothekaren immer noch schwer fällt - dem Einbringen auch radikal neuer

Problemsichten

zu beginnen.

Notwendig ist auf jeden Fall ein langer Atem und die Erkenntnis, dass Reorganisationsvorhaben nicht als „Eintagsfliege“, sondern als Daueraufgabe zu

verstehen sind.


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Stürmer

Mittelfeldspieler Mittelfeldspieler

Mittelfeldspieler



Außen-verteidiger

Außen-verteidigerInnen-

verteidigerInnen-verteidiger

Torhüter

I. Einleitung: Historische Spielweise – 4 – 5 – 1 (= Catenaccio)


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Änderungen in Spielaufbau und –taktik in jüngerer Zeit…

• Übergang von der Mann- zur Raumdeckung• Verteilung der Abwehrarbeit auf das gesamte

Team• Umgekehrt die gesamte Mannschaft ist in

Spielaufbau einbezogen• Zusammenfassend gilt: Flexibilisierung des ganzen

Mannschaftsgefüges – jeder (einschl. Torwart muss im Prinzip alles können, ohne spezielle Fähigkeiten einzubüßen und/oder zurückstellen zu müssen)

• Das Spiel wird insgesamt offensiver und schneller


Seite 50

Die integrierte Abt. Bestandsaufbau und Erschließung

Leitung BA-ES

ZEM MDZ ZEP Bucherwerb

Formalerschließung

Sacherschließung

Integrierte Buchbearbe

itung

-Printperiodika

-E-Medien

-Nutzungsdienste u.

Evaluierung

Retrodigitalisierung

ViFA

Digitale LZA

Publikationsplattformen

Produktion von e-Medien

Rechtemanagement

Bayern-Konsortium Nationales Kompetenzzentrum

NormdateienBB

Documents

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