MEETING SKILLSOWAD Business English Trainer – September 20084

Body language tipsHere are a few tips that will help you re-spond to the body language you recognise and improve yours to prevent yourself from sending the wrong signals:

Try to keep your arms and legs •uncrossed. Maintain a positive, open position.

Maintain eye contact but don’t stare.•

Avoid touching your face.•

Avoid repetitive actions.•

Respect adequate personal space •around others.

If you see signs of boredom, change •the subject or initiate interaction. Bet-ter yet, start asking questions.

If you notice a closed stance, try mir-•roring the same body language to “get on the same wavelength”.

An excellent way to get arms un-•crossed is to hand your conversation partner something to look at – a brochure for example.

How to handle assertions of dominance

Meetings in the workplace have become so frequent that most people have com-pletely lost sight of the importance of body language at the conference table. Increased familiarity with colleagues – especially those you see and meet with every day – can additionally contribute to relaxed behaviour that makes it easier to wear your heart on your sleeve.Nevertheless, business is business. There are some things you won’t want to communi-cate at the table. And other things you’d like to learn from the way someone else com-municates even though he doesn’t actually spit out the words. To prevent yourself from communicating your true feelings and be able to recognise someone else’s, you need to understand the nuances of body language.

Do you really have the listener’s attention?Perhaps more important than anything else is knowing if you really have the listener’s at-tention. If not, all attempts to sell, persuade or otherwise communicate will likely be in vain.

ListeningSomeone who is attentive and listening is probably on your side, agrees with what you are saying and believes you are credible. You can usually tell if someone is attentive because he is:

Ignoring distractions such as •other people talking, noises in the room or coming from outside, etc.Being for the most part still •( free from movement )Leaning forward•Tilting the head slightly forward•Gazing• at you with dedication, with a tendency to not be distracted by other objects or people in the roomNodding slowly•Making noises of interest like •“uh huh” and “mmm”Reflecting your communication •style by matching your body language

The signals below indicate that someone is also actively consider-ing what he has heard:

Hand on cheek: evaluation, •considerationStroking chin: trying to reach a •decisionPulling at ear: indecision•

BoredomDetecting boredom early allows you to change the subject or find another way to recapture the listener’s attention ( or graciously let him off the hook ) before you create a lasting, bad impression. Watch for these signs:

Distraction. Looking at everyone except •you, talking with others, looking at other objects in the room or into the distance, intermittently glancing at a wristwatch, wall clock or computer screen and doodling.

Repetitive action. Have you ever noticed •people drumming their fingers, tapping the end of a pencil or pen on the table, swinging their feet or twirling their hair? These are clear signs of boredom mixed with impatience and possibly irritation.

Appearance of exhaustion. Anyone who •is bored and cannot relieve his boredom will eventually appear tired. Yawning, slouching, leaning against walls for sup-port and resting the head in the hand are early indicators.

Key body-language signalsReading body language takes practice. For any given signal, there are often various in-terpretations. Use care to look for multiple signals before making any assumptions.

Körpersprache erkennen und verstehen

Signal Possible meanings

Crossed arms Closed stance against what is being said, or simply relaxing. Look for crossed legs as a cor-roboration of a closed stance.

Rubbing the eye Doubt, disbelief

Hands clasped behind back

Hostility, frustration, irritation, anger

Hands clasped behind head

Confidence, attitude of superior-ity

Legs crossed while sitting, wrapped

Apprehension, tension

Legs crossed while sitting, not wrapped, or legs not crossed

Relaxation, openness

Legs crossed under the table but arms not crossed

Attempt to hide apprehension and tension, closed or contra-dictory stance

Standing with hands on hips

Readiness or aggression

Rubbing hands Anticipation, eagerness to say something but holding back

Touching the nose Rejection, doubt, possible lying

Biting nails or gently touching hair

Insecurity, lack of self-confi-dence

Invasion of personal space, staring, giving a power handshake ( very hard and/or very long ), touching

Assertion of dominance and superiority

Action Response

Invasion of personal space

Stand your ground. Don’t back up!

Power handshake

Match the intensity of grip, then end the handshake when you’re ready by grabbing the person’s elbow and stepping to the side.

Touching Touch the other person back immediately. If you’ve been given a power handshake, touch the other person first.

VOKABELN ZUM TEXT• to wear one's

heart on one's sleeve

das Herz offen zeigen

• in vain vergebens• credible glaubwürdig• to gaze anblicken• graciously anmutig; hier: nett und

taktvoll• intermittently zeitweise• to doodle kritzeln• impatience Ungeduld• to slouch herumhängen• stance Haltung• corroboration Bestätigung

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Ausgabe Februar 2009www.owad.de/trainer

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