KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK

Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskus Maarit Outinen 2006

Tiedosta hyvinvointia 1

KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK

Maarit Outinen, StakesspecialplanerareTjänster för kommuner

Kristiina Hellstén, Åbo stadTupu Holma, Kommunförbundet



Olika sätt att

bedömma kvalitet

Kundbedömning1: feedback från patienter, anhöriga, användare av service..

Kundbedömning2: feedback från beställaren, partnern, köparen…

Självbedömning: personlig, teamet, arbetsenheten, organisationen

Kollegial bedömning: ömsesidigt mellan kollegor i samma verksamhetsområde

Benchmarking: Jämförelse av egen verksamhet mot den bästa möjliga förebilden

Intern bedömning: intern bedömning av organisationens verksamhet och handlingssätt

Extern bedömning (auditering): görs av en oberoende part eller köparen

Tupu Holma 2003



JÄMFÖRELSER - NÄR OCH VARFÖR

Efter de första perioderna av kvalitets-utvecklingen börjar man sakna en ”spegel”:

- vad har andra gjort?- vad kunde vi lära oss om andra?- hur har vi själv lyckats?



”TRADITIONELLT” STUDIEBESÖK ?

• ofta effektlös, för generell/ytlig nivå• besöket förbereds dåligt• man utvärderar inte hur man kan dra nytta till den egna verksamheten av det man lärt sig • man ger inte feedback till ”värdarna”



PEER REVIEW?

Utveckling av verksamheten inom en grupp peers (kollegor) i samma yrkesgrupp eller som arbetar med samma problem. Gruppen evaluerar systematiskt och kritiskt varandras handlingssätt

Evalueringen baserar sig vanligtvis på kriterier överenskomna på förhand, men också på yrkeskunnigheten av en erfaren kollega

På grund av evalueringen görs rekommendationer för förbättring av verksamheten

Tupu Holma 2003



BENCHMARKING?

att lära sig genom utmärkta prestationer

kallas också jämförelse med rekordnivån, sökandet efter topprestationer

effektiviteten av egen verksamhet, kvalitet och egna processer jämförs med de bästa konkurrenter eller andra i spetsen

syfte: genom jämförelsen ta ett kliv framåti verksamheten

Tupu Holma 2003



VARFÖR UTVECKLADES ETT NYTT (KVALITETSUTVECKLINGS)VERKTYG?

Behov av ett nytt, lätthanterligt och förmånligt verktyg

Mera effektiva studie- och andra liknande besök

Behov av en metod för att stöda steget från själv- bedömning till att dra nytta av en extern partner

På vilket sätt kunde man utveckla inbördes?



UTVECKLING AV MODELLEN• vid LASSO2 –projektet prövades olika verktyg för bedömning, till exempel besök• genomgång av litteratur (fanns inte mycket) • idéer från Holland (practice visit; visitatie-metoden)• utvärderingsseminarium 11/2002• år 2003 pilotprojekt vid Stakes; 91 mycket olika organisationer deltog • modellen publicerades preliminärt i LaatuPala 1/2003 och var fri att användas i testsyfte• guiden publicerades 10/2004



ENKEL MODELL - KOLLEGOR PÅ STUDIEBESÖK

Att utveckla arbetet med människori samma yrke, i likadana arbetsenheter eller somhar ett gemensamt problem/verksamhet; kärn-punkten i modellen är ett besök



VÄLJANDET AV EN PARTNER

GEMENSAM FÖRBEREDNING OCH PLANERING MED PARTNERN

BESÖKET/

BESÖK

HOS

PARTNERNUTVÄRDERING AV BESÖKET OCH NYTTAN SAMT SLUTSATSER OM NYTTJANDET I EGET ARBETE

RAPPORTERING

INLÄRNING, BLI UTVECKLAD, UTVECKLING,FÖRÄNDRING




VAD ÄR KÄNNETECKNANDE FÖR KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK?• planerat och målinriktat besök • spegling av den egna verksamheten mot partnerns verksamhet• att inhämta upplysningar genom diskussioner, observationer eller med hjälp av överenskomna frågor (fråge-/minneslistor) eller andra kriterier• omedelbart feedback till partnern• efter besöket utvärdering av egna behov för utveckling, tydliga förslag till förbättringsåtgärder och beslut för att förbättra verksamheten

Metoden kollegor på utvcklingsbesök används inte för betygsättning eller för att ge ett utlåtande gällande partnerns verksamhet!!!



ÄMNE/FOKUS FÖR UTVECKLING OCH BEDÖMNING

• vårdpraxis, verksamhetsprocess, arbetssätt• kvalitetskriterier, kriterier för bra vård och hur det realiseras• kvalitets- eller andra problem i arbetet• patienjournaler eller andra dokumenter eller dokumenteringspraxis• vårdresultat (statistik, nyckeltal, jämföringstal mm.)• kvalitetsystemet eller en del av systemet

= nästan vilket ämne som helst som kan utvecklas!



BESÖK FÖR INBÖRDES UTVECKLING

TILLÄMPNING AV MODELLEN

1. Ensidigt besök 2. Ömsesidigt besök 3. Multilateralt besök4. Andra typer av besök



KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK VS. PDCA -CIRKELN

P

plan

D do

C check

A act

1. Välj ämnet (vad vill man jämföra? för vilket ändamål behövs en spegel?

2. Klarlägg nuläget: (självbedömning: hur fungerar det hos oss)

3. Analysera orsak, definiera vad skall göras: (behov att få veta, hur det fungerar hos andra)

4. Genomför förbättringsåtgärder, ordna skolning eller träning om det behövs (planering och genomföring av besöket för inbördes utveckling)

5. Kolla påverkningar: vad lärde vi oss, kunde vi förbättra vår verksamhet?

6. Sätt i gång: träna, befästa (man inympar nya ideér i praktiken)

7. Slutsatser och framtidsplaner: (finns de nya ämnen/partner och mer att lärä sig?)

Tupu Holma 2003



ERFARENHETER AV ANVÄNDARE

+ enkel, praktisk och lätt att använda + ingen träning eller skolning behövs + checklistan är nyttig+ ger nya idéer+ stöder byggandet av nätverk + svårast att begränsa ämnet och att hålla sig vid det valda temat



VARFÖR METODEN KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK MED I VERKTYGSLÅDAN? för att kunna göra tillsammans med kollegor få nya insikter och idéer ömsesidigt lätt att använda motiverar till dokumentering och inhämtning av upplysningar

hjälper till att reflektera på sitt eget arbete

ger mod för att berätta om sitt arbete till andra gör verksamheten mera synbar och transparent

med hjälp av externa ögon kan man identifiera

’blinda punkter’



PÅ VILKET SÄTT PÅVERKAR FEEDBACK?

(sk. Johar-fönster)

Beteende/handling

Känt för mig / oss Okänt för mig / oss

Känt för andra

= synbart, observerba

rt

AFRITT OMRÅDE

BBLIND PUNKT

Okänt för andra

CPRIVAT

DOKÄND



BETYDELSE AV FEEDBACK

A

DC

BA

D

B

C

ENHET UTAN FEEDBACK

ENHET SOM DRAR NYTTA AV FEEDBACK



VÄLJANDET AV EN PARTNER

GEMENSAM FÖRBEREDNING OCH PLANERING MED PARTNERN

BESÖKET/

BESÖK

HOS

PARTNERNUTVÄRDERING AV BESÖKET OCH NYTTAN SAMT SLUTSATSER OM NYTTJANDET I EGET ARBETE

RAPPORTERING

INLÄRNING, BLI UTVECKLAD, UTVECKLING,FÖRÄNDRING





1. BÖRJA MED ETT BESLUT ATT ANVÄNDA METODEN

VÄLJ PRELIMINÄRT UTVECKLINGSÄMNET

Prioritera och begränsa: vilket ämne är viktigast och på vilket sätt det kan begränsas

Konkretisera ändamålet: vad vill man bekanta sig med, varför behövs en spegel. Med detta sätter man grund för diskussioner med både ledningen och den möjliga partnern



GÖR BESLUTET ATT ANVÄNDA METODEN, UTKRISTALLISERA SYFTET

Diskutera i enheten/med gruppen, varför välja just dennna metod och vilken nytta vi kan få Gör klart, vilken roll den skall ha i enhetens kvalitetsutveckling Försäkra att ledningen accepterar metoden och dess användning, kom överens om resurser (tid,

resekostnader) Dokumentera övervägningarnas resultat och att man förbundit sig att använda resultat för förändringar -> från början en enhetlig uppfattning, grund till rapportering

BÖRJA MED ETT BESLUT ATT ANVÄNDA METODEN (forts.)



2. VÄLJ EN PARTNER

SÖK MÖJLIG PARTNER OCH BÖRJA FÖRHANDSPLANERING

Leta efter en passlig partner och ta kontakt. Förbered för kontakttagande en kort beskrivning om enheten (primärdata,max A4, tabellform). Gör också en presentation av deltagarna. Gör partnern bekant med metoden Kom överens med partnern om ensidigt/ömsesidigt besök



(2. VÄLJ EN PARTNER forts.)

Kom överens om praktiska saker: förberedelserna före besöket, innehållet, datum, tidschema mm. Fråga efter beskrivande material: broschyr, primärdata mm. Sänd partnern motsvarande material Informera egen personal att en partner hittats och hur processen fortsätter



3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET TILLSAMMANS MED PARTNERN

DEFINIERA OCH BEGRÄNSA ÄMNET

Klargör detaljerade mål för besöket: vad vill vi bekanta oss med och varför? Begränsa ämnet tillräckligt: begränsningen ökar djupheten Definiera mycket noggrant och konkret ämnet som jämförs Kom överens vilka ska delta i besöket och vilka vi önskar träffa vid besöket hos partnern



KONTAKTA PARTNERN PÅ NYTT

Reservera tillräckligt tid för detta skede: desto bättre ni förbereder er, desto säkrare att ni får resultat Kontakta partnern så många gånger som behövs för klarläggning av situationen Överväg om ’nyckelpersonerna’ i båda enheter borde träffas före besöket (speciellt vid ett ömsesidigt besök) Säkerställ att få träffa de viktiga/riktiga personerna Kom överens om en möjlig rundvandring Gör ännu en gång klar för partnern, vad besöket förutsätter

3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET forts.



3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET forts.

UTARBETA FRÅGE-/MINNESLISTAN OCH BESÖKPLANEN

Kolla genom självbedömning hur besöksämnet förverkligas på den egna enheten. Tänk efter på vilket sätt ni kan besanna/begrunda det: t.ex. processbeskrivningar, instruktioner, resultat Sätt upp en fråge- /minneslista till besöket: anteckna kriterier, frågor eller dylika som hjälper till vid diskussioner Överväg om kunskap eller färdighet fattas; t.ex. intervju- eller observationsteknik, rapportering Utarbeta en detaljerad besökplan: tidsschema, arbetsfördelning vid och efter besöket, vem frågar, vem antecknar osv. Sänd besöksplanen och minneslistan till partnern



4. GÖR BESÖKET

Först kolla med partnern/deltagarna besökets syfte, mål, plan, tidsschema osv. Bekanta er med omgivningen, utrustningen osv. (rundvandring) om det ingår i programmet gjord på förhand Under besöket diskuteras, frågas, observeras utvecklingsämnet med hjälp av fråge-/minneslistan. Anteckna som planerat. Vid slutet av besöket ge feedback: slutsatser av tankar och ideér som besöket framkallat. Använd tillräckligt tid till gemensam bedömning och diskussion Utvärdera tillsammans erfarenheter av användning av metoden Kom överens, hur rapporteringen skall göras



5. UTVÄRDERA BESÖKET, DRA NYTTA AV RESULTAT

Gå igenom efter besöket: vad lärde vi oss? vilka saker förstärkte våra uppfattningar? vad har vi lyckats med? vad skall utvecklas? Vilka nya idéer? Upprepa samtidigt egna uppfattningar om partnerns verksamhet och bedöm om ’kollegor på utvecklingsbesök’ känns passande för vår kvalitetsutveckling Gör slutsatser och kom överens på vilket sätt ni skall använda och dra nytta av besöksresultat: gör entydiga förslag om förbättringsätgärder, anteckna dom och kom överens omansvar, arbetsfördelning och tidsschema. Fäst extra uppmärksamhet vid uppföljning och bedömning av åtgärder



6. RAPPORTERA BESÖKET

Samla in allt material, som accumulerades under förberedning, planering och genomföring av besöket Skriv (båda parterna) rapporten för eget bruk/ömsesidigt bruk Skriv t.ex. enligt följande struktur: - beskriv fakta: vem besökte vem och varför (inledning) - kortfattat förberedningssteg (samt uppsättande av minneslistan) - genomförda bedömningar och hur det gjordes - slutsatser och upptäckter: vilka förbättringsårgärder och hur genomförandet uppföljas, vem har ansvaret



- Utvärdera besöket: vad gick bra? Vad borde vi förbättra nästa gång? - Bedöm hur besöksmodellen passar för vår användning Sänd rapporten till partnern och till ledningen av egen organisation.

RAPPORTERA BESÖKET (forts.)



7. LÄR DIG, UTVECKLA DIG, UTVECKLA VERKSAMHETEN, FÖRÄNDRA

Genomför överenskomna förbättringar enligt planen Befäst och inympa besökets resultat in i det vardagliga arbetet Följ efter enligt planen, t.ex. genom självbedömning eller genom separata undersökningar vilka resultat besöket har givit: har verksamheten förändrats enlig förbättringsåtgärden



8. REDSKAP FÖR KVALITETSUTVECKLING

Utvärdera behovet av nya besök, leta efter partner och skapa nya nätverk för samarbete. Före nya besök läs igenom rapporterna av tidigare besök, fäst speciell uppmärksamhet till vad vi har lärt oss om användning av metoden och idéerna gällande utveckling av metoden Dokumentera i verksamhetshandboken (eller kvalitetsplanen, kvalitetsprogrammet) att metoden kollegor på utvecklings- besök är en av metoderna för kvalitetsutveckling

Documents

KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK