Upload
dorie
View
151
Download
6
Embed Size (px)
DESCRIPTION
KONVENSYEN ICC WILAYAH PANTAI TIMUR 26-27 JULAI 2010. SELAMAT DATANG KE . PERPUSTAKAAN, UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG, LEBUHRAYA TUN RAZAK, 26300 GAMBANG KUANTAN PAHANG. ABSTRAK PROJEK . TAJUK PROJEK : BOOKDROP YANG GAGAL PROSES PEMULANGAN BUKU RINGAN PENJIMATAN KOS : RM25,000.00. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
KONVENSYEN ICC WILAYAH PANTAI TIMUR
26-27 JULAI 2010
SELAMAT DATANG KE
PERPUSTAKAAN, UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG, LEBUHRAYA TUN RAZAK, 26300 GAMBANG KUANTAN PAHANG
ABSTRAK PROJEK
TAJUK PROJEK: BOOKDROP YANG GAGAL PROSES PEMULANGAN BUKU RINGAN PENJIMATAN KOS: RM25,000.00
Perpustakaan UMP mula menggunakan sistem RFID pada bulan Februari 2009. Pada Jun 2009 sistem bookdrop diperkenalkan untuk pemulangan buku 24 jam. Bookdrop diletakkan di luar perpustakaan dan beroperasi bersama dengan sistem RFID. Setelah diaplikasikan penggunaan bookdrop didapati ia tidak dapat memproses semua jenis buku terutamanya buku ringan. Ini mengakibatkan pengguna didenda akibat kelewatan pemulangan buku di bookdrop.
Permukaan papan gelongsor pada bookdrop yang licin dan kurang sesuai menyebabkan sensor tidak dapat mengesan tag RFID pada buku-buku ringan. Buku-buku ringan melalui papan gelongsor lebih laju berbanding buku-buku berat.
Menggunakan karpet pada permukaan papan gelongsor untuk mengurangkan kelajuan.
LATAR BELAKANG MASALAH
KREATIVITI /INOVASI
2
UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG
LOKASI UMPPENGENALAN
3
1999 – Universiti Teknologi Malaysia Kampus Cawangan Pahang (UTM-KCP)2002 – Kolej Universiti Kejuruteraan dan Teknologi Malaysia (KUKTEM)2007 – Universiti Malaysia Pahang (UMP)
SEJARAH
1. Fakulti Kejuruteraan Elektrik & Elektronik2. Fakulti Sistem Komputer & Kejuruteraan Perisian3. Fakulti Kejuruteraan Mekanikal4. Fakulti Kejuruteraan Awam & Sumber Alam5. Fakulti Kejuruteraan Kimia & Sumber Asli6. Fakulti Kejuruteraan Pembuatan & Pengurusan
Teknologi7. Fakulti Sains & Teknologi Industri8. Pusat Pengajian Bhasa Moden & Sains Kemanusiaan9. Pusat Pengurusan Teknologi
Fakulti & Pusat Kecemerlangan
Universiti Malaysia Pahang (UMP) merupakan IPTA ke-16 di Malaysia.Dahulunya dikenali sebagai Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi Malaysia (KUKTEM)
Misi
• Kami menyediakan pendidikan teknikal bekualiti tinggi melangkaui kehendak pihak berkepentingan dengan menawarkan program akademik yang cemerlang melalui persekitaran kondusif bagi menggalakkan kreativiti dan inovasi
Visi • Menjadi universiti teknikal berteraskan kompetensi bertaraf dunia
LATAR BELAKANG UMPPENGENALAN
34
CANSELOR
LPU SENAT
NAIB CANSELOR
PEJ. NB. CANSELOR-UNIT PERUNDANGAN- UNIT AUDIT DALAM
TNC [A&A]
TNC [P&I]
DEKAN [JHEPA]
PENDAFTAR
BENDAHARI
KETUA PUSTAKAWAN
DEKAN FAKULTI
PENG. PUSAT PERKHIDMATAN
SOKONGANPEJABAT TNC
PPJKA
-PEJABAT TNC -UIC-CENFED-P. PENYELIDIKAN-COE
- JABATAN HEP - PUSAT KOKURIKULUM
- BHG. SUMBER MANUSIA
- PENGURUSAN AKADEMIK
-BHG. KESELAMATAN
JAB. BENDAHARI JAB. PERPUSTAKAAN
- FKKSA - FKPPT- FKASA - FKM- FSKKP - PBMSK-FSTI - PPS
- JPPH - PTMK- PPKPK - PUSAT SUKAN- PEJ. ANTARABANGSA- PIPI-P. KESIHATAN PELAJAR
CARTA ORGANISASI UMP
KAMI DI SINI
PENGENALAN
5
TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN S48
UNIT SIRKULASI
UNIT RUJUKAN
UNIT MULTIMEDIA
UNIT AUTOMASI
TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN S48
BAHAGIANPERKHIDMATAN
MAKLUMAT
BAHAGIANPENGURUSAN
MAKLUMAT
BAHAGIANPENGURUSAN
ILMU
UNIT PEROLEHAN
UNIT PROSESTEKNIK
UNIT BERSIRI &DOKUMEN
UNIT KM PROGRAMS
UNIT KMINFRA / TOOLS
UNIT KOLEKSI KHAS
KETUA PUSTAKAWAN S54SETIAUSAHA
BAHAGIAN PENTADBIRAN
SUMBER MANUSIA
UNIT PENTADBIRAN
UNIT KEWANGAN
PERPUSTAKAAN UMP
PEKAN
CARTA ORGANISASI PERPUSTAKAANPENGENALAN
6
VISI & MISI JABATAN
VISI“Menjadi sebuah perpustakaan
universiti teknikal bertaraf dunia berkonsepkan
pengurusan ilmu”. MISI “Mewujudkan budaya perkongsian ilmu
melalui aplikasi teknologi terkini secara kreatif dan inovatif dalam menyokong program pendidikan, pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan perundingan ke arah organisasi pembelajaran.”
PENGENALAN
67
Kami bertekad dan beriltizam akan menumpukan seluruh tenaga dan usaha untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada semua pelanggan kami. Kami berikrar akan melaksanakan perkara-perkara seperti berikut :
Menyediakan kemudahan perkhidmatan, koleksi yang terkini, peralatan yang lengkap dan suasana yang kondusif;
Mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan; dan
Mengadakan program pengurusan ilmu dan pendidikan pengguna secara berterusan.
Piagam Pelanggan
DASAR PIAGAM PELANGGANPENGENALAN
8
PROSES PENYUSUNAN BUKU DI RAK
PROSES PEMBELIAN BUKU
OLEH UNIT PEROLEHAN
PROSES KATALOG BUKU UNIT
PENGKATALOGAN
PROSES PEMINJAMAN BUKU
DI KAUNTER
PROSES PEMINJAMAN DI
SELF CHECK KIOSK
PROSES PEMULANGAN DI
KAUNTER @ BOOKDROP
1 2 3
445
MU
LACARTA ALIR KERJA DI
PERPUSTAKAANPENGENALAN
9
Nama kumpulan: eLIBTarikh ditubuhkan : 25 Mei 2009Tarikh pemilihan nama : 3 Julai 2009Jumlah ahli : 6 orangAlamat : Perpustakaan,
Universiti Malaysia Pahang Lebuhraya Tun Razak, 26300 Gambang, Kuantan, Pahang Darul Makmur
Bilangan projek : Satu(1)Penyertaan dalam KIK : Kali pertama (2009)Pencapaian : 1. Johan KIK Peringkat UMP 2009;
2. Persembahan Terbaik (Kategori Teknikal) Konvensyen KIK Peringkat IPTA (18-20 Februari 2010); 3. Anugerah Emas & Anugerah The Most Promising Innovative And Creative Circle, Mini Konvensyen ICC Wilayah Timur 2010
C 2010
BIODATA eLIBPENGENALAN
10
CARTA ORGANISASI eLIB
FASILITATORDzull Zabarrod Ahmad
AHLINorsaini Abdul Samat
AHLIMuhd. Firdaus b. Jaini AHLI
Shamsor Masra
AHLIAzian Abdul Rahman
SETIAUSAHAMohd. Fauzi Mohamed
KETUA KUMPULANSiti Aishah Ghani
PENGENALAN KUMPULANPENGENALAN
11
Jawatan Unit Tarikh berkhidmat
di UMP
Pencapaian akademik
Kepakaran/Kekuatan
DzullTimb. Ketua Pustakawan (S48)
Pengurusan ilmu
1 April 2004 Sarjana Sains Pengurusan Maklumat
Fasilator KIK Perpustakaan, Cetusan idea
Aishah
Pustakawan Kanan (S44)
Sirkulasi 16 Ogos 2004
Sarjana Sains Perpustakaan & Maklumat
Ketua Kumpulan, Analisis data, Persembahan
Fauzi
Pembantu Perpustakaan (S17)
Pengkatalogan
03 September 2007
STPM S/U, MS Powerpoint, Word
Azian
Timb. Ketua Pustakawan (S48)
Rujukan 2 April 2001 Sarjana Sains Pengurusan Maklumat
Cetusan idea, Analisis Data
Saini
Pembantu Perpustakaan (S17)
Sirkulasi 11 Julai 2005
SPM MS Powerpoint, Word, Pengumpulan data
Firdaus
Pembantu Perpustakaan (S17)
Sirkulasi 01 Ogos 2007
SPMV Pengetahuan teknikal, Pengumpulan data
Sham
Pembantu Perpustakaan (S17)
Sirkulasi 05 September 2007
SPM Pengumpulan maklumat, Persembahan
AHLI KUMPULAN & KRITERIA PEMILIHANPENGENALAN
12
Pemilihan nama eLIB sebagai nama kumpulan secara umumnya memberi gambaran :
Apabila bergabung menunjukkan kumpulan eLIB mendokong perpustakaan ke arah menjadi organisasi yang memberi perkhidmatan yang cekap dan efisyen kepada pelanggan berlandaskan sistem elektronik.
e
LIB
electronic
LIBrary
Putih: Simbol usaha murni dan iltizam kumpulan dalam menyelesaikan masalah
Biru: Kerjasama dan perpaduan ahli eLIB untuk mencapai kejayaan dalam menjayakan inovasi dan usaha bagi menyelesaikan masalah secara paling efisyen
Hijau: Ketenangan suasana di perpustakaan yang merupakan wadah ilmu bagi warga UMP khususnya
e • Excellent
L • Leadership
I • Intelligent
B • Brainstorming
RASIONAL LOGOPENGENALAN
13
1. PENGENALAN TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN
14
Panggilan mesyuarat/perjumpaan dibuat secara atas talian (appointment di
ecommunity UMP)eLIB memohon kebenaran daripada Ketua Jabatan agar perbincangan selama 2 jam setiap hari Jumaat pada waktu pejabat.
LULUS
SURAT KELULUSAN MESYUARAT
Bulan /Nama Mei Jun Jul Ogos Sept Okt Nov Dis Jumlah
Aishah 1 0 2 2 3 4 2 2 16
Fauzi 1 1 2 2 3 3 2 2 16
Azian 1 1 2 2 3 3 2 2 16
Firdaus 1 1 2 2 3 4 2 2 17
Saini 1 1 2 2 3 3 2 2 16
Sham 1 1 2 1 3 4 2 2 16
Jumlah 6 5 12 11 18 21 12 12 97
Jumlah kehadiran penuh : 17 minggu x 6 orang = 102Jumlah kehadiran sebenar : 97
Peratus kehadiran = 97 102
100% = 95.1%
95.1%
4.9%
Hadir Tidak Hadir
JADUAL MESYUARAT & PERJUMPAAN eLIB 2009
TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN
15
Sebarang pemakluman & tindakan segera mesyuarat ditulis di ruang kerja eLIB yang ditempatkan di Unit Sirkulasi.
1. PENGENALAN TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN
16
40%
20%
20%
20%Shif petangBertugas diluar UMPBercuti Bertugas di kampus Pekan
Edaran minit mesyuarat kepada ahli
Sebab Ahli eLIB tidak hadir mesyuarat
Bil. AktivitiAhli Kumpulan
1 Kenalpasti masalah
2 Memilih masalah
3 Kumpul & analisa data
4 Analisa Punca
5 Sasaran/ Matlamat
6 Cadangan Penyelesaian
7 Persembahan penyelesaian
8 Pelaksanaan Cadangan
9 Kumpul Data Pelaksanaan
10 Analisa Data
11 Menilai pencapaian
12 Penyeragaman 13
Analisa faedah
14 Pemantauan
MATRIK AGIHAN TUGAS
PETUNJUK :
= Tidak terlibat secara langsung = Terlibat
TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN
D
P
C
A17
KITARAN PDCA
PLAN
DO
PEMILIHAN MASALAH
CHECK
ACTIONANALISA PUNCA MASALAH
PEMANTAUAN KEPUTUSANPENYERAGAMANANALISA FAEDAH
PELAKSANAAN CADANGAN
DEFINASI MASALAH
CADANGAN PEYELESAIAN
ANALISA DATA PENGAWALAN KEPUTUSAN
PERANCANGAN
DR. EDWARDS DEMING
18
BULAN & MINGGUAKTIVITI JULAI 2009
OGOS 2009
SEPT. 2009
OKT. 2009
NOV2009
DIS2009
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5
PLAN
MENGENALPASTI MASALAH
MEMILIH MASALAH & DEFINISI MASALAH
KUMPUL DAN ANALISA DATA AWAL
CADANGAN PENYELESAIAN
DO
KELULUSAN PIHAK PENGURUSAN
PELAKSANAAN CADANGAN
MENGUMPUL DATA PELAKSANAAN
CHECK
ANALISA DATA PELAKSANAAN
PENGAWALAN KEPUTUSAN
ACTION
PERSEMBAHAN KEPADA PENGURUSAN
PEMANTAUAN
PENYERAGAMAN
ANALISA FAEDAH
PELAKSANAANPERANCANGAN
PERANCANGAN
CARTA PERBATUAN PROJEK JULAI-DISEMBER 2009
Kejayaan projek dalam tempoh 3 bulan (Sept-Nov)
19
Bil. MASALAH JUSTIFIKASI PENCADANG
1. Rekod pembayaran buku dalam sistem tidak sekata
- Sistem yang berbeza yang digunakan oleh Perpustakaan (sistem Virtua) dan Bendahari (sistem IMS) menyebabkan pihak perpustakaan tidak dapat melihat status pembayaran invois tersebut secara automatik apabila vendor bertanyakan status pembayaran invois mereka.- Integrasi hanya melibatkan pangkalan data Virtua dan IMS, tetapi tidak melibatkan antaramuka sistem aplikasi.
2.Rekod proses teknik bahan dibuat secara manual. -Rekod ditulis di buku log penggunaan tenaga dan masa.
-Perlu buku log yang banyak-Ruang untuk simpanan buku log
3.Duplikasi pesanan buku di Perolehan -Sistem integrasi VIRTUA yang tidak accurate disamping staf yang
kurang mahir menggunakan sistem baru menyebabkan pesanan buku dilakukan dua kali.
4.Pengguna tidak dapat membuat peminjaman di “Self check kiosk’
-Smart card pengguna tidak diaktifkan- Pengguna tidak tahu cara yang betul menggunakan kios peminjaman buku
PEMILIHAN MASALAH SENARAI MASALAH
20
Bil. MASALAH JUSTIFIKASI PENCADANG
5.Book drop yang gagal proses pemulangan
buku ringan
- Terdapat buku yang gagal proses pemulangan di bookdrop.- Kegagalan proses pemulangan akan meningkat apabila network yang perlahan pada masa-masa tertentu.- Pengguna terpaksa merujuk kepada kaunter apabila buku gagal diproses & ini menyebabkan lebih banyak masa dihabiskan oleh staf untuk menyemak serta memberi penerangan kepada pengguna.
6.Duplikasi rekod pada
tag RFID Satu tag terdapat dua rekod bahan menyebabkan kegagalan membuat peminjaman oleh pengguna & staf di Unit Katalog perlu rewrite.- Pembaziran masa
7.Kurangnya bilangan
pengguna ke perpustakaan
- Lokasi perpustakaan yang jauh dari kediaman pelajar serta kurangnya fasiliti sokongan seperti kantin selepas waktu pejabat.-Kurang penyampaian maklumat kepada pengguna
8. Kesukaran menyemak bahan e-book
Sudah ada penyelesaian tetapi akan menyebabkan proses kerja staf bertambah iaitu dengan mewujudkan bib rekod.
PEMILIHAN MASALAH SENARAI MASALAH
21
NO SENARAI MASALAHTAHAP
KRITIKAL
TAHAP KEUPAYAA
NJUMLA
H
1. Rekod pembayaran buku dalam sistem tidak sekata
9 4 13
2. Rekod proses teknik bahan dibuat secara manual.
8 3 11
3. Duplikasi pesanan buku di Perolehan
4 2 6
4.Pengguna tidak dapat membuat peminjaman di “Self check kiosk’
8 8 16
5. Book drop yang gagal proses pemulangan buku ringan
9 10 19
6. Duplikasi rekod pada tag RFID 8 9 17
7. Kurangnya bilangan pengguna ke perpustakaan
4 6 10
8.Kesukaran menyemak bahan e-book 7 2 9 2 -
KU
RA
NG
K
RIT
IKA
L
SA
NG
AT
KR
ITIK
AL
KEUPAYAAN TINGGI
KEUPAYAAN RENDAH
|0
|1
|2
|3
|4
|5
|6
|7
|8
|9
|10
4 -
3 -
1 -
0 -
10-
9-
8 -
6 -
5
6
4
32
1
1-3KURANG
PENTING
4-6PENTI
NG
7-10SANGAT
PENTING
SENARAI PENDEK KAEDAH UNDIAN
7
8
7 -
PEMILIHAN MASALAH
22
SKALA MARKAH
Berdasarkan PLOT GRAF, 3 senarai pendek seperti di bawah:
NO. MASALAH PENCADANG
4.Pengguna tidak dapat membuat peminjaman di “Self check kiosk’
5.Book drop yang gagal proses
pemulangan buku ringan
6.Duplikasi rekod pada tag RFID
PEMILIHAN MASALAH
23
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Tidak tahu (tiada manual penggunaan)
Smar Card' tidak berfungsi
Masalah dengan status peminjaman
Tidak tahu kewujudan Self Check Kiosk
Faktor penggunatidak menggunakan Self Check Kiosk
7 %
17 %
27 %
10 %
Survey ke atas penggunaan Self Check Kiosk mengikut kategori
Staf
Pelajar
43 %57 %
Masalah 4 Pengguna tidak dapat membuat peminjaman buku di “Self check kiosk’
Definisi Masalah Kios peminjaman buku diwujudkan agar mengurangkan pengguna beratur di kaunter. Disebabkan beberapa faktor seperti masalah rekod pengguna, smart card pengguna tidak diaktifkan dan pengguna tidak tahu cara yang betul menggunakan kios peminjaman buku menyebabkan mereka gagal membuat peminjaman.
Kekerapan Purata 10 sehari
Sumber Data Pemerhatian dan survey
Implikasi Masalah Berlarutan
-Keyakinan pengguna akan menurun terhadap sistem yang baru digunakan.-Aduan daripada pengguna.-Petugas kaunter tidak dapat memfokuskan kepada tugasan mereka apabila banyak aduan.
SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH
N=30
N=30
PEMILIHAN MASALAH
24
Masalah 5 Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan
Definisi Masalah -Buku-buku ringan yang dipulangkan di Bookdrop gagal dikesan oleh sistem check-in.-Akibatnya, buku tersebut masih berstatus sedang dipinjam dan denda dikenakan sekiranya tempoh peminjamannya telah berlalu.
Kekerapan 116 buah buku seminggu
Sumber Data Rekod pemulangan bahan di Bookdrop (sistem RFID)
Implikasi Masalah Berlarutan
Keyakinan pengguna terhadap sistem RFID akan menurun, sekaligus menggagalkan budaya pemulangan buku melalui Bookdrop yang cuba diterapkan oleh perpustakaan. Peminjam pula tidak dapat memulangkan buku 24 jam sehari tanpa menggunakan Bookdrop.
Minggu 1 (8-14 Jun)
Minggu 2 (15-21 Jun)
Minggu 3 (22-28 Jun)
020406080
100120140 131 122
97
Jumlah Buku Gagal Check in di Bookdrop
PEMILIHAN MASALAH
SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH
Sumber: Unit Sirkulasi
25
Masalah 6 Duplikasi rekod pada tag RFID
Definisi Masalah
Terdapat 2 rekod bahan pada satu tag menyebabkan:-Kegagalan peminjaman bahan apabila di kaunter-Jika peminjaman pada ‘shelf check kiosk’ berjaya tetapi security gate akan berbunyi kerana transaksi untuk 1 rekod sahaja.-Pengguna terpaksa menunggu staf di Unit Katalog ‘rewrite’ bahan untuk peminjaman.
Kekerapan Purata - 42 tag seminggu
Sumber Data Statistik RFID Maintenance di Unit Katalog
Implikasi Masalah Berlarutan
-Pembaziran staf kerana seorang staf dikhususkan untuk ‘rewrite’ tag yang bermasalah.-Aduan pengguna akan meningkat.
Minggu 1 (11-15 Mei)
Minggu 2 (18-22 Mei)
Minggu 3 (25-29 Mei)
0
10
20
30
40
50
6050
43
32
Jumlah Duplikasi Rekod Pada Tag RFID
PEMILIHAN MASALAH
SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH
26
Masalah Berkaitan dengan Pengguna
PeningkatanKos
Imej Jabatan
Matlamat kumpulan
Jumlah Ranking
Pengguna tidak dapat membuat peminjaman buku di Self Check Kiosk
22 2
Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan
36
Duplikasi rekod pada tag RFID 8 3
Medium=3
Weak=1
Strong = 9
4
5
6
PEMILIHAN MASALAH
1
MATRIK DIAGRAM
27
Tema ProjekKe arah meningkatkan kepuasan pelanggan
Tema projek berkait rapat dengan
piagam pelanggan iaitu:
Menyediakan kemudahan
perkhidmatan, koleksi yang terkini,
peralatan yang lengkap dan
suasana yang kondusif;
PEMILIHAN MASALAH
‘Bookdrop’ yang gagal proses pemulangan buku
ringan
TAJUK MASALAH YANG DIPILIH
28
1. Aduan daripada pengguna mereka telah memulangkan buku di Bookdrop tetapi status di iportal masih dalam peminjaman.
PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
Iportal: sistem yang
mengandungi rekod
pengguna
http://iportal/ump.edu.my
Borang aduan yang diserahkan di kaunter Sirkulasi
29
2. Pengguna tidak boleh renew (memperbaharui) bahan dan tidak boleh request bahan lain jika ada overdue
PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
Proses renew online
Sebab-sebab pengguna tidak boleh renew atau
melanjutkan tempoh peminjaman.
Sekiranya pengguna mempunyai overdue bahan atau denda check
box tidak akan terpapar untuk renew
Contoh
30
3. Memastikan kepuasan pengguna dan staf meningkat ke atas fasiliti serta sistem RFID yang baru sahaja digunakan.
PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
Selari dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 agar memastikan jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang
dijanjikan dipatuhi setiap masa.
31
4. Membudayakan penggunaan Bookdrop di kalangan pengguna
PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
Bookdrop digunakan pada Jun 2009. Jumlah pemulangan di Bookdrop hanya
25.3% dari jumlah pemulangan 2030 naskhah .
Sekiranya jumlah pemulangan meningkat di bookdrop, petugas di kaunter dapat memberi tumpuan pada perkhidmatan
lain.
Perkhidmatan di kaunter:i.Peminjaman & pemulangan
ii. Tempahan makmal komputeriii. Prabayar mesin mencetak dan
fotokopi.iv.Tempahan bilik diskusi
v.Urusan dendavi.Aduan penggunavii. Loker berkunci 32
Menyediakan kemudahanperkhidmatan
, koleksi yang terkini, peralatan yang lengkap dan suasana kondusif;
Mengamalkan perkhidmatan mesra
pelanggan
PIAGAM PELANGGAN
Mempertingkatkan mutu kemudahan yang
sedia ada untuk keperluan dan
kepuasan
BIDANG TUGAS UNIT SIRKULASI
Mewujudkan budaya perkongsian ilmu melalui aplikasi teknologi terkini
secara kreatif dan inovatif dalam menyokong
program pendidikan, pengajaran dan pembelajaran,
penyelidikan dan perundingan ke arah
organisasi pembelajaran
MISI JABATAN
Kegagalan buku check in menggunakan
Bookdrop
PERMASALAHAN
Pengubahsuaian ke atas Bookdrop bagi mengurangkan
kegagalan buku check in….
PENAMBAHBAIKAN
PROJEK KAMI
33
PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
5. Hubungkait Masalah dengan Misi Jabatan
Memastikan Bookdrop dapat
berfungsi dengan baik bagi menjadikan
perkhidmatan perpustakaan lebih canggih dan efisyen,
setanding perpustakaan universiti lain
Membudayakan pemulangan buku
melalui bookdrop di perpustakaan UMP
Meningkatkan imej jabatan
PERANCANGA
NOBJEKTIF PROJEK
34
SURAT PERMOHONAN
PERANCANGA
NSURAT KELULUSAN TAJUK PROJEK
35
eLIB memohon surat kepada Ketua Pustakawan untuk kelulusan
ISTILAH DIGUNAKAN
• Check out = Peminjaman buku• Check in = Pemulangan buku• Renew = Pembaharuan pinjaman• Overdue = Buku yang melebihi tempoh peminjaman • Request = Tempahan bahan melalui iportal
bagi bahan yang dalam peminjaman
pengguna lain • iportal = Sistem pencarian serta rekod pengguna atas talian • RFID = Radio Frequency Identification
PERANCANGA
N
PAPARAN UTAMA IPORTAL UNTUK PENGGUNA
MENYEMAK REKOD MEREKA
http://iportal.ump.edu.my
Istilah-istilah di atas digunakan untuk projek ini dan juga digunakan dalam
perkhidmatan kepada pengguna perpustakaan UMP
36
BOOK DROPKiosk pemulangan buku yang komponennya
terdiri dari ruang memasukkan buku, papan gelongsor, sensor RFID di hujung sebelah bawah papan gelongsor, bin atau bekas buku yang mempunyai spring di tengah dan berbentuk segi empat tepat.
Pandangan hadapan Book Drop
Papan gelongsor
Bin atau bekas buku
Sensor di bahagian bawah papan
gelongsor
WHAT ?
PERANCANGA
NDEFINISI 5W 1H
37
WHAT ?
Sensor pada Bookdrop tidak dapat mengesan data pada buku ringan yang beratnya kurang atau sama dengan 236.87gm
Contoh buku ringan
KEGAGALAN MEMPROSES BUKU RINGAN
PERANCANGA
NDEFINISI 5W 1H
Sensor pada papan gelongsor
38
RFID TAG Tag yang diletakkan pada setiap buku
yang mengandungi data buku dan ia akan dikesan oleh sensor RFID apabila proses pemulangan.
Sensor di bawah papan gelongsor untuk mengesan RFID tag pada buku-buku yang dipulangkan melalui bookdrop.
SENSOR
WHERE ? BOOKDROP Kiosk pemulangan buku di luar
bangunan perpustakaan
DEFINISI 5W 1H PERANCANGA
N
39
WHEN ? Semasa berlaku
proses pemulangan buku di Bookdrop oleh pengguna perpustakaan
Pengguna perpustakaan(pelajar, pensyarah, staf pentadbiran)
PERANCANGA
NDEFINISI 5W 1H
WHO ?
40
WHY ? Pergerakan buku
ringan terlalu laju sehingga sensor tidak dapat mengesan data pada RFID Tag.
HOW ?
Berat serta saiz buku berbeza
Kadar kelajuan buku ketika melalui papan gelongsor lebih laju bagi buku ringan dan tidak dapat dikesan oleh sensor RFID
DEFINISI 5W 1H PERANCANGA
N
Buku ketika menuruni papan gelongsor
41
Pinjam di kaunter/self check kiosk
Status peminjaman oleh pengguna
Pemulangan di Bookdrop
Rekod pengguna di iportal (status
peminjaman).
Rekod pengguna di iportal (tiada peminjaman).
LATAR BELAKANG PROJEK PERANCANGA
NPerpustakaan UMP mula menggunakan sistem RFID pada bulan Februari 2009
Pada Jun 2009 sistem Bookdrop diperkenalkan untuk pemulangan buku 24 jam.
• Buku –buku diambil oleh staf Unit Sirkulasi setiap pagi, petang dan sebelum perpustakaan ditutup untuk disusun di rak.
• Bookdrop di perpustakaan UMP berfungsi bersama sistem RFID. Dimana buku yang dipulangkan akan terus dikemaskini rekod pengguna di dalam sisteM VIRTUA. Pengguna boleh menyemak rekod peminjaman/status dalam iportal.
42
SPB SERVER
SECURITY PANEL
RFID SYSTEM WORK FLOW
BOOK DROP(Proses Pemulangan) SELFCHECK
(Proses Peminjaman)
STAFF STATION 1( Kaunter Perkhidmatan)
STAFF STATION 1 UNIT @
CATALOGGING
INVENTORY WANDCONNECTED VIA BLUETOOTH
(Pengurusan Rak)
LEGENDSENDING DATARECEIVING DATA
SPB : Sistem Perpustakaan Bersepadu
STAFF STATION 2( Kaunter Perkhidmatan)
1.Pilih bahasa pada skrin. Arahan untuk sentuhkan smart card pada reader terpapar
2. Masukkan buku satu persatu
3. Pemulangan buku pada papan gelongsor di sebelah dalam
4. Buku yang berjaya akan terpapar pada skrin.Tekan butang setelah selesai. Resit pemulangan senarai bahan yang berjaya sahaja
5. Staf Unit Sirkulasi akan mengambil buku di book drop untuk semakan.
6. Buku disusun di rak
PERANCANGA
NPROSES PEMULANGAN BUKU
MU
LATA
MAT
43
PERANCANGA
NKATEGORI BUKU DAN KELAYAKAN PEMINJAMAN
KATEGORIAHLI
JUMLAH PINJAMAN BAHAN
(NASKHAH)
TEMPOH MASA PINJAMAN
(HARI)
Staf Akademik 15 naskhah 30 hariStaf Bukan Akademik 10 naskhah 14 hariPelajar Ijazah Sarjana 15 naskhah 30 hariPelajar Sarjana Muda & Diploma
10 naskhah 14 hari
Ahli Publik (Peminjaman)
3 naskhah 21 hari
Pengguna boleh memperbaharui pinjaman (renew) jika:i. Tiada dendaii. Buku tidak overdue (melebihi tempoh
pemulangan)
Renew boleh dilakukan oleh pengguna melalui iportal (atas talian) iaitu http://iportal.ump.edu.my
Denda bagi lewat pemulangan adalah RM0.20 sehari bagi setiap naskhah. Pengguna boleh menyemak denda melalui iportal.
44
Kategori Bil. Status
Open shelf 27,968 Boleh dipinjam
Red Spot 163 Pinjaman 2jam
Fiksyen 315 Boleh dipinjam
Green Spot 239 Boleh dipinjam
Reference 3010 Tidak boleh dipinjam
Bil. Buku Mengikut Kategori Hingga Jun 2009
Contoh paparan rekod pengguna untuk menyemak denda dan juga bahan overdue
Tempat Pemulangan
Bil. Buku
Gagal Denda
Kaunter 1517 - RM211.20
Bookdrop 513 220 (43%)
RM312.20
KUTIPAN DENDA BERDASARKAN AKIBAT KEGAGALAN PEMULANGAN DI
BOOKDROP
PERANCANGAN
Sumber: Unit Sirkulasi
5 NASKHAH 10 NASKHAH
2 HARI 0.20 X 2 HARI X 5 =RM2.00
0.20 X 2 HARI X 10 =RM4.00
3 HARI 0.20 X 3 HARI X 5 =RM3.00
0.20 X 2 HARI X 10 =RM6.00
DENDA LEWAT PULANG BUKU ADALAH RM0.20 sehari Contoh: Pengguna memulangkan bahan pada Jumaat jam 9:00 malam, Bookdrop gagal memproses & petugas Unit Sirkulasi akan semak pada hari Isnin. Denda yang dikenakan pada setiap bahan adalah RM0.40. Jika 5 naskhah bahan pengguna akan dikenakan denda sebanyak RM2.00. 45
Jumlah Kutipan Denda Bulan Jun 2009
Kaunter Bookdrop0
200
400
600
800
1000
1200
1400
16001517
513
211.20312.20
Pemulangan BukuDenda (RM)
PERANCANGAN
346
UJIAN MENDAPATKAN DATA AWAL
Bagi mendapatkan data peratus kegagalan, ujian dijalankan pada 4 Ogos 2009.
Kaedah Bil Sampel Tanggungjawab
Sampel Rawak 150 (48% dari jumlah buku ringan iaitu 315)
Jenis Buku Berjaya Gagal Jumlah
Buku Berat 130(87%)
20(13%)
150
Ringan 105(70%)
45(30%)
150
Ujian mendapati 30% buku ringan gagal proses pemulangan
buku berat buku ringan 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
87%
70%
13%
30%
berjayagagal
Geraf keputusan ujian ke atas buku berat dan buku ringan
Kenapa 5%?
PERANCANGAN PENETAPAN SASARAN
3
Universiti Maklumat Staf dihubungi
Tarikh
USIM
•Bookdrop jemana TAGXIS •Peratus gagal kurang dari 1% sebulan.
Mohd Salbihan b. Salman06-7986246
15/7/2009
UMT
•Bookdrop jenama 3M•16% gagal sebulan
Fatimah Salim09-6684416
15/7/2009
Mesyuarat Staf Perpustakaan Bil 5/2009 pada 21/7/2009.Edaran minit dalam bentuk
elektronik
Benchmarking tidak dapat dilakukan kerana jenama bookdrop berbeza.Tambahan pula
kedua-dua menggunakan conveyor di Bookdrop mereka.
5%-10% kegagalan sehari merujuk kepada Mesyuarat Perpustakaan. Namun ahli eLIB
menetapkan untuk mencapai 5%.
47
Sebelum Selepas0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%30%
5%
Gagal Proses Pemulangan
48
PERANCANGAN PENETAPAN SASARAN
1. WHAT Buku ringan gagal proses pemulangan
2. HOW MUCH Gagal 5% sahaja dari 30%
3. WHEN TO ACHIEVE November 2009
Mengurangkan peratus buku ringan yang gagal proses pemulangan melalui Book Drop daripada 30% kepada 5% dalam tempoh 3 bulan.
MANUSIA
BAHAN
Sensor gagal mengesan buku
Permukaan papan gelongsor yang licin.
Akibat
Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan
Pengguna kurang prihatin Baru
didedahkan
Bahan/material kayu yang kurang sesuai
Pergerakan terlalu laju
Buku ringan
Tiada manual disediakan
MESIN/ALAT
Jenis kertas tidak dinyatakan semasa pemesanan
Kertas kurang berkualiti
Papan gelongsor cerun
Mencampak buku Masukkan dua buku serentak
Kurang pengetahuan
PERSEKITARAN
Kedudukan Bookdrop tidak sesuai
Menghadap matahari
Bookdrop panas
PERANCANGA
NRAJAH SEBAB DAN AKIBAT
49
Punca Sumber Penemuan Siapa Keputusan
Pengguna baru didedahkan
•Papan pemakluman di eCOMMUNITY •Papan notis perpustakaan
-Tiada sebarang pemakluman di ecommunity*Tiada sebarang manual atau pemakluman di papan notis perpustakaan bersebelahan berdekatan Bookdrop.
PERANCANGA
NVERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
Papan notisPaparan pemakluman di
eCOMMUNITY
FAKTOR MANUSIA
TIADATIADA
Tiada sebarang pemakluman di pemakluman atas talian di
ecommunity.
Tiada sebarang pemakluman di papan notis perpustakaan di Bilik 24 Jam (bersebelahan
Bookdrop)
YA
50
Punca Sumber Penemuan Siapa Keputusan
Tiada manual disediakan
-Bookdrop
-PPKPK (prosedur ISO UMP)
-Tiada cara-cara menggunakan Bookdrop dipaparkan.
-Perpustakaan tidak tersenarai untuk Pensijilan ISO. UMP hanya mensijilkan MS ISO 9001:2008 untuk Pengajaran & Pembelajaran serta Skop Perkhidmatan Latihan Luaran.
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
PERANCANGANFAKTOR
MANUSIA
YA
51
PERPUSTAKAAN TIDAK TERLIBAT DENGAN PROSEDUR ISO
Disebabkan tiada prosedur ISO
menyebabkan proses kerja yang berkaitan
dengan Bookdrop tidak dinyatakan
dengan jelas dan tiada manual disediakan.
TIADA MANUAL
Punca Sumber Penemuan Siapa Keputusan
Pergera-kan terlalu laju
-Ujian ke atas Book-drop
-Ujian dilakukan dengan mencatatkan masa. Hasilnya berat buku kurang dari 236.87gm akan melalui papan gelongsor pada kadar kurang dari 1.0 saat.
100 150 200 250 300 350 400 450 500 5500.00
0.20
0.40
0.60
0.80
1.00
1.20
1.40
1.60
1.80
0.920.98
0.9
1.030.990.980.970000000000001
1.12999999999998
1.3
1.2
1.4
1.63
1.5
1.231.17
1.071.071.1
1.231.17
1.67
1.3
Purata Laju Berdasarkan Berat Buku Sebelum Inovasi
Purata Laju
PERANCANGA
NVERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
Berat (gm)
Masa (saat)
FAKTOR MESIN/ALAT
YA
52
Purata laju diperolehi dengan ujian sebanyak 3 kali bagi senaskhah buku.
Dari data tersebut didapati buku ringan akan melalui papan gelongsor lebih laju berbanding buku berat. Namun, tiada hubungan secara langsung antara
berat buku dan juga kelajuan.
Punca Sumber Penemuan Siapa KeputusanKedudukan papan gelongsor cerun
-pemerhatian dan ukuran sudut yang dilakukan oleh staf
-Didapati kecerunan papan gelongsor adalah 60 darjah .-Kecerunan menyebabkan pergerakan lebih laju bagi buku ringan
PERANCANGA
NVERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
FAKTOR MESIN/ALAT
Lukisan kecerunan papan gelongsor pada pandangan sisi
Kecerunan papan gelongsor 60 ̊
YA
53
Punca Sumber Penemuan Siapa Keputusan
Jenis kertas tidak dinyatakan semasa pemesanan
Katalog Penerbit di Unit Perolehan
Dalam katalog penerbit tidak dinyatakan jenis bahan atau jenis kertas pada buku
CINTA SI KUCING PARSIPenulis: Marwilis Haji YusofHalaman: 512 Harga: RM19.90ISBN: 978-983-124-501-9
CINTA SI KUCING PARSIPenulis: Marwilis Haji YusofHalaman: 512 Harga: RM19.90ISBN: 978-983-124-501-9
PERANCANGA
NVERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
Tiada sebarang penyataan tentang kualiti atau jenis kertas
CONTOH KATALOG
FAKTOR BAHAN
CONTOH KATALOG
YA
54
Punca Sumber Penemuan Siapa Keputusan
Bahan/material yang kurang sesuai
Pemerhatian ahli
-Permukaan papan gelongsor diperbuat dari maica.-Material yang digunakan untuk papan gelongsor terlalu licin.
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
PERANCANGAN
Permukaan papan gelongsor yang diperbuat daripada maica
FAKTOR BAHAN
YA
55
Punca Sumber Penemuan Siapa Keputusan
Kedudukan Bookdrop mengadap matahari (panas)
Manual /dokumen dari vendor
Tiada kaitan sensor (reader) Bookdrop dengan perubahan cuaca. Spesifikasi tender dari pembekal
PERANCANGA
NVERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
TIDAK
FAKTOR PERSEKITARAN
Spesifikasi tender dari pembekal
56
PUNCA MASALAH
CADANGANPENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKAN PENCADANGKEPUTUSAN
PENGGUNABARU
DIDEDAHKAN
MENGADAKAN DEMO PENGGUNAANBOOKDROP
1.MENINGKATKAN TAHAP PENGETAHUAN PENGGUNA
1.BEBAN KERJA BERTAMBAH
PERANCANGA
NCADANGAN PENYELESAIAN
TIADA MANUAL
DISEDIAKAN
MENCETAK DAN MENGEDARKAN MANUAL
MENYEDIAKAN MANUAL PENGGUNAANBOOKDROP
1.MEMUDAHKAN PENGGUNA UNTUK MERUJUK
1.TIDAK SEMUA PENGGUNA MEMBACA MANUAL
MEMBERI PANDUAN TERPERINCI KEPADA PENGGUNA
MELIBATKAN KOS YANG BANYAK (6000 PENGGUNA)
57
PUNCA MASALAH
CADANGANPENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKAN PENCADANGKEPUTUSAN
PERGERAKAN TERLALU
LAJU
MEMASANG ROLLER PADA PAPANGELONGSOR
PERGERAKAN BUKU TERKAWAL
ROLLER DIPERBUATDARI BESI AKIBATKANGANGGUAN PADA SENSOR
PERANCANGA
NCADANGAN PENYELESAIAN
MEMASANG CONVEYOR
PERGERAKAN BUKU TERKAWAL TANPA
BERGANTUNG PADA BERAT ATAU
MATERIAL BUKU.
KOS TINGGI RM25,000.
Contoh conveyor
Sumber: http://www.hytrol.com/brandinfo/hcctraining/abc.html
Lakaran roller oleh Shamsor 58
PUNCA MASALAH
CADANGANPENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKAN PENCADANGKEPUTUSAN
JENIS KERTAS TIDAK
DINYATAKAN SEMASA
PEMESANAN
RUJUK LAMAN WEB PENERBIT
RUJUK KATALOG PENERBIT
MUDAH DIDAPATIDARI PENERBIT/PEMBEKAL
TIDAK SEMUA KATALOG MENYATAKAN JENIS BAHAN/KERTAS
MUDAH DAN CEPAT UNTUK DIAKSES
KESUKARAN BILA RANGKAIANTIDAK BERFUNGSI(NETWORK DOWN)
HUBUNGI SYARIKATPENERBIT
DAPAT MAKLUMATLEBIH JELAS
1.KOS TINGGI UNTUK BIL TELEFON2.MELAMBATKAN PROSES PEMESANAN
PERANCANGA
NCADANGAN PENYELESAIAN
59
PUNCA MASALAH
CADANGANPENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKANPENCADANGKEPUTUSAN
BAHAN/MATERIAL
YANGKURANG
SESUAI
MENGGUNAKANKARPET
1.MENGURANGKAN KELAJUAN PERGERAKAN BUKU2.DALAM KEPAKARAN AHLI3.KOS SEDIKIT
BELUM TERBUKTI
PERANCANGA
N CADANGAN PENYELESAIAN
MENAMPAL STATIC MAT PADA PAPAN GELONGSOR
1.MUDAH DIPEROLEHI, MURAH.2. SESUAI UNTUK BUKU RINGAN DAN KULIT BUKU YANG LICIN.
1.TIDAK SESUAI PADA KULIT BUKU KESAT.
2. TIDAK TAHAN LAMA.
60Contoh static mat di pasaran
MENYEDIAKAN MANUAL PENGGUNAAN BOOKDROP
Menyediakan manual ringkas untuk rujukan pengguna
Ahli Kumpulan eLIB
Pada 03 September 2009
Di Bookdrop perpustakaan
Sebagai rujukan kepada pengguna
Menampal pada Bookdrop perpustakaan
WHAT
WHO
WHEN
WHERE
WHY
HOW
PELAKSANAA
NPLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN
61
PELAKSANAA
NPLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN MENAMPAL MANUAL
SEBELUM
SELEPAS 62
MEMASANG KARPET PADA PAPAN GELONGSOR
Memasang karpet pada permukaan papan gelongsor
Ahli Kumpulan eLIB
Bermula 08 HINGGA 11 September 2009
Pada papan gelongsor Bookdrop
Mengurangkan kelajuan buku ringan
Berdasarkan jadual perancangan eLIB
WHAT
WHO
WHEN
WHERE
WHY
HOW
PELAKSANAA
NPLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN
63
Rekabentuk permukaan papan untuk pemasangan karpet
(4-6 Sept.)
Tampal karpet pada papan. Siapkan rekabentuk
(10-11 Sept.)
Mendapatkan karpet dari pembekal mengikut saiz papan gelongsor
(30”x12”). (8-10 Sept.)
Ujian ke atas inovasi papan gelongsor Book Drop bagi mengenal pasti material karpet
paling sesuai(13 Sept-17 Okt.)
PROSES
1
2
3
4
PELAKSANAAN PEMASANGAN KARPET
Uji sahaja. Analisa data dilakukan oleh
1
Lakaran rekabentuk permukaan dari papan sebelum ditampal karpet.
64
Menelefon pembekal untuk dapatkan pelbagai jenis karpet. Pembekal memberi percuma 3
jenis karpet kerana saiz diperlukan amat kecil.
Model: Dorga Ciri-ciri:• Lebih halus ,
nipis • Jalur melintang
Karpet yang siap ditampal pada papan sebelum dipasang di
Bookdrop
Model: Cut Pile Ciri-ciri• Lebih kasar & tebal
Model: Needle Punch Ciri-ciri• Lebih halus & nipis
3
PERLAKSANAAN PEMASANGAN KARPET
65
PELAKSANAAN UJIAN KE ATAS MODEL DORGA
Proses pemasangan
31 2SelepasSebelum
Buku Berat Buku Ringan0%
20%
40%
60%
80%
100%
86% 82%
14% 18%
GagalBerjaya
KEPUTUSAN KE ATAS UJIAN 50 NASKHAH BUKU BERAT & 50
NASKHAH BUKU RINGAN
66
4
PELAKSANAAN UJIAN KE ATAS MODEL CUT PILE
Proses pemasangan
31 2
SelepasSebelum
KEPUTUSAN KE ATAS UJIAN 50 NASKHAH BUKU BERAT & 50
NASKHAH BUKU RINGAN
Buku Berat Buku Ringan0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
74%92%
26%8%
GagalBerjaya
67
4
Eh, mudahnya nak pasang
PELAKSANAAN UJIAN KE ATAS NEEDLE PUNCH
Proses pemasangan
31 2
SelepasSebelum
KEPUTUSAN KE ATAS UJIAN 50 NASKHAH BUKU BERAT & 50
NASKHAH BUKU RINGAN
Buku Berat Buku Ringan84%86%88%90%92%94%96%98%
100%
90%
96%
10%
4%
GagalBerjaya
68
4
Graf peratus kegagalan buku berat dan buku ringan
PELAKSANAAN UJI SEMULA
3
Peringkat 2: Bandingkan peratus kegagalan sebelum dan selepas (model dipilih adalah Needle Punch)
Sebelum inovasi Selepas inovasi0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
13%10%
30%
4%
Buku Berat
Buku Ringan
1 Bandingkan peratus kegagalan mengikut model
Keputusan:Ahli eLIB memilih Needle Punch
kerana hasil yang terbaik.
Ahli bersetuju memilih model Needle Punch kerana kadar kejayaan bagi buku ringan mengalami penurunan.Selain itu kegagalan bagi buku berat juga mengalami penurunan.
Dorga Cut Pile Needle Punch
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
14%
26%
10%
18%
8%
4%
Buku BeratBuku Ringan
2
69
4
PEMERIKSAAN PERBANDINGAN
Ujian (selepas pemasangan karpet)
Berjaya Gagal0
20406080
100120
105
45(70%) (30%)
Berjaya Gagal0
20406080
100120140160 143
7(5%)
(95%)
Ujian (sebelum pemasangan karpet)
N=150 N=150
Peratus kegagalan pemulangan di bookdrop menurun sebanyak 25% iaitu dari 30% ke 5% bagi buku ringan.
Contoh resit pemulangan
buku berjaya (14/10/2009)
70
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%30%
5%
Graf Peratus Gagal Check in Sebelum dan Selepas Menggunakan Needle Punch
Buku Ringan
25%
Jenis Sebelum inovasi
(%gagal)
Selepas inovasi
(% gagal)
Kadar penurunan
Buku Ringan
30% 5% 25%
Selepas ujikaji perbandingan: Ahli eLIB telah memilih untuk menggunakan Needle Punch bagi menyelesaikan “Bookdrop
yang gagal proses pemulangan buku ringan”
PEMERIKSAAN
371
PERBANDINGAN SEBELUM & SELEPAS TARGET SETTING
MENCAPAI
SASARAN!!!
Sebelum Selepas0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%30%
5%Gagal Proses Pemu-langan
Selepas Inovasi
Target Setting
Pemerhatian: Kelajuan buku bukan sahaja
bergantung pada berat buku tetapi
dipengaruhi oleh permukaan kulit buku.
MENCAPAI
SASARAN!!!
100 150 200 250 300 3500.00
0.20
0.40
0.60
0.80
1.00
1.20
1.40
1.60
1.80
Purata Laju (sebelum)
PEMERIKSAAN PERBANDINGAN PURATA MASA
SEBELUM DAN SELEPAS
Berat buku (gram)
Masa (saat)
Garis gagal
Berjaya mengurangkan kadar kelajuan buku pada bookdrop!!!
72
Apabila buku ringan melalui sensor pada
kadar kelajuan melebihi 1 saat, sensor
dapat mengesan tag dan proses
pemulangan berjaya.
Purata laju dikira dengan 3 kali proses
pemulangan bagi setiap buku.
PEMANTAUAN & PENYERAGAMAN
CADANGAN JADUAL PEMANTAUAN
Bil. Perkara Kekerapan Tindakan
Minggu1 Minggu2 Minggu3
1. Memantau keadaan karpet agar keadaan baik
1x seminggu (Isnin)
2. Mengambil data buku ringan yang gagal proses pemulangan
Setiap hari (9:00am)
3. Pastikan sensor berfungsi (server tidak down)
Setiap hari (9:00am)
4. Pastikan skrin Bookdrop berfungsi (tidak padam atau disconnect dengan sistem)
Setiap hari (9:00am)
Pemantauan pada November 2009, daripada cadangan pemantauan plot geraf peratus kegagalan Bookdrop memproses
pemulangan buku ringan seperti slide berikutnya. 73
Tarikh
PEMANTAUAN & PENYERAGAMAN
PERATUS KEGAGALAN BOOKDROP MEMPROSES PEMULANGAN BUKU RINGAN
3
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
4.7
2 2.1
4.8
1.92 2.33.8
4.74.53.95
4.34.7
17.3
0 0
4.5
2.92.5
Server down menyebabkan kadar
kegagalan meningkat
Peratus (%)
Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3
Geraf keputusan pemantauan bagi melihat
prestasi karpet pada papan gelongsor
74
Tarikh
PENYERAGAMAN PERMOHONAN AGAR DIWUJUDKAN PROSES KERJA DALAM FAIL MEJA PEMBANTU UNIT SIRKULASI
75
Ketua eLIB merangkap Ketua Unit Sirkulasi memohon agar diwujudkan proses kerja berkaitan Bookdrop.
SURAT PERMOHONAN
PERMOHONAN DILULUSKAN
FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH
SURAT PENGHARGAAN DARIPADA KETUA PUSTAKAWAN
1. MENGURANGKAN KEGAGALAN PEMULANGAN BUKU RINGAN KEPADA 5%.
76
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%30%
5%
Graf Peratus Gagal Check in Sebelum dan Se-lepas Menggunakan Needle Punch
Buku Ringan
SURAT YANG DIHANTAR KEPADA KETUA PUSTAKAWAN
FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH 2. MENGURANGKAN KADAR KELAJUAN BUKU RINGAN MELALUI PAPAN GELONGSOR DI BOOKDROP.
100 150 200 250 300 3500.00
0.20
0.40
0.60
0.80
1.00
1.20
1.40
1.60
1.80
Purata Laju (sebelum)Purata Laju (se-lepas)
Berat buku (gram)
Masa (saat)
77
Purata kelajuan buku berdasarkan berat buku
Selepas pemasangan karpet
pada permukaan papan gelongsor,
kadar kelajuan buku dapat dikurangkan. Masa yang dapat dikurangkan tiada ukuran standard kerana kelajuan
buku bukan bergantung kepada berat sahaja tetapi
jenis kulit buku yang licin atau kesat mempengaruhi kelajuan buku.
FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH
3. MENINGKATKAN KEYAKINAN PENGGUNA KEPADA SISTEM YANG DIGUNAKAN TERUTAMANYA BOOK DROP
Apabila Bookdrop dapat proses pemulangan buku dengan lebih efisien dan pengguna tidak dikenakan denda
akibat kegagalan Bookdrop.
Jun(se
belum)
Novem
ber (s
elepas
)0
100020003000
1517 1356513
3224
Pemulangan KaunterPemulangan Bookdrop
050
100150200250300350
211.2262.3
312.2
32.4Denda Kaunter (RM)Denda Bookdrop (RM)
Berdasarkan rekod pemulangan dan denda di Unit Sirkulasi melalui sistem
virtua.
RM
Bil.Buku
BULAN JUM.PEMULANGAN BUKU JUM.DENDA(RM)
Kaunter Bookdrop Kaunter Bookdrop
Jumlah Gagal
JUN 1517 513 220 (42.9%)
211.20 312.20
NOVEMBER 1356 3224 143(4.43%)
262.30 32.40
78
FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH
4. MENJIMATKAN KOS RM25,000.00 UNTUK MENUKAR PAPAN GELONGSOR KEPADA CONVEYOR.
79
Sebutharga yang diberikan oleh Syarikat yang membekalkan Bookdrop di UMP.
Perkara Tanggungjawab Pegawai dihubungi
Mendapatkan anggaran kos bagi memasang book conveyor dari bookdrop sedia ada
En. Azhar Mustafa(03-77810782)
FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH
5. PENYEDIAAN MANUAL MEMBANTU MENINGKATKAN KEYAKINAN PENGGUNA UNTUK MEMULANGKAN BUKU DI BOOKDROP.
82%
10%8%
Sangat Membantu Membantu Kurang Membantu
Adakah manual membantu keyakinan pengguna untuk menggunakan Bookdrop
N=50
Survey yang dilakukan pada 28 September (3 minggu selepas menampal
manual di Bookdrop)Jun November
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
74.7%
29.7%
25.3%
70.3%
BookdropKaunter
Perbandingan jumlah pemulangan buku di Bookdrop
Jumlah pemulanganJun=2030November= 4580
80
Sumber: Sistem Virtua, Unit Sirkulasi
ANALISA FAEDAH
ANALISA KOS FAEDAH
Bahan dibekalkan
secara percuma oleh pembekal
}
NISBAH KOS FAEDAHJumlah perbelanjaan projek :Jumlah penjimatan kos Jabatan bagi
menukar kepada conveyor RM396.00 :RM25,000.00 1 : 63
PENJIMATAN KOS SEBENAR
SEBANYAKRM24,604.00
PERATUS PENJIMATAN KOS
SEBENAR SEBANYAK98.4%
Kos PentadbiranMesyuarat (makan/minum) RM2.50 x 6 x 16 RM240.00Dokumen (kertas A4 120gsm RM9.60 x 5 rim (Kertas A4 70gsm RM8.50 x 3 rimPeralatan alat tulisLain-lainJUMLAH
Kos CiptaanGam kayu RM10.00 x 1 RM10.00Papan lapis RM 0Karpet 3 jenis RM 0Skru RM 2.50 x 3 set RM 7.50Upah RM 0JUMLAH RM17.50
JUMLAH KESELURUHAN RM396.00
6
81
RM48.00RM25.50RM50.00RM15.00
RM378.50
DISAHKAN OLEH UNIT KEWANGANDipasang oleh ahli sendiri
7. FAEDAH KEPADA PERSEKITARAN
FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH
1. Kitar semula karpet terbuang. Papan gelongsor inovasi ahli eLIB
menggunakan karpet lebihan yang akan
dibuang oleh pembekal. Saiznya
yang kecil 30inci x12 inci sahaja.
2. Kitar semula. Papan plywood yang
digunakan untuk menampal karpet
adalah barangan kitar semula kerana ahli eLIB
(Shamsor) menggunakan papan
dan plywood yang tidak lagi digunakan
Dengan kitar semula barangan yang tidak
digunakan akan memberi impak
kepada persekitaran serta mengurangkan lambakan sampah di tempat pembuangan
sampah.82
FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH
8. KERJASAMA DENGAN STAF PERPUSTAKAAN YANG LAIN .
Memberi bantuan statistik dan rekod berkaitan.
Membantu mengambil gambar untuk digunakan sepanjang
projek
83
Sebagai kumpulan KIK yang perpustakaan yang pertama, ini
memberi semangat dan dorongan kepada staf lain untuk
turut memberi kerjasama dan sokongan moral dalam
menjayakan projek.
ANALISA FAEDAH
FAEDAH KEPADA AHLI eLIB
Ahli Keyakinan KefahamanKIK
Kreatif Kemahiran Komputer
Kerjasama
SBLM SLPS SBLM SLPS SBLM SLPS SBLM SLPS SBLM SLPS
Aishah 4 7 4 10 4 7 6 9 4 9
Fauzi 3 6 2 9 3 6 4 8 4 9
Azian 4 7 2 9 2 5 3 8 4 9
Firdaus 4 6 1 9 3 5 3 7 4 9
Saini 5 8 2 9 4 7 4 9 4 9
Shamsor 4 8 1 8 2 6 4 7 4 9
Jumlah 24 42 12 54 18 36 24 48 24 54
1-3LEMAH
4-6
SEDERHANA
7-10
BAIK
SKOR
84
9
Untuk mendapatkan skor, borang penilaian diberikan kepada semua ahli
selepas selesai projek KIK.
KEYAKINAN
KEFAHAMAN KIK
KREATIFKEMAHIRAN KOMPUTER
KERJASAMA
0
5
10
4
2
34
4
7
9
68
9
SebelumSelepas• Cekap
menggunakan Excel & Powerpoint.
• Faham konsep dan tools
• Faham tentang pelaksanaan projek
• Kreatif mencari penyelesaian
• Kreatif dalam tugasan
• Yakin pada diri• Yakin pada idea
• Tolong menolong bagi pelaksanaan projek
ANALISA FAEDAH
FAEDAH KEPADA AHLI eLIB
85
Bil. Perkara Ahli Terlibat
1. Menghadiri kursus/kelas kemahiran Microsoft Excell, Microsoft Powerpoint
2. Menghadiri kursus kemahiran pembentang projek /kemahiran komunikasi
3. Bengkel/Kursus KIK bagi meningkatkan lagi pemahaman KIK.
4. Memulakan projek baru pada Oktober 2010
86
PERANCANGAN eLIB PADA MASA DEPAN
SEKIAN, TERIMA KASIH
PENGHARGAAN
87