kt engcore 전자구매시스템 · 2020. 7. 15. · • kt engcore 구매담당 : 회사 구매 담당자를 조회 후 선택. • 업체파일첨부 : 업체승인 젃차시 확인하므로

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kt engcore 전자구매시스템

공급사 사용자 매뉴얼

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1. Login - kt engcore 전자구매시스템 접속 - 신규업체 등록, 공인인증서 신청 - 기존 정보 수정 2. 사전기술지원서 선정 3. 입찰 업무처리 4. 견적 업무처리 5. 전자계약 업무처리 - 계약승인, 계약보증증권 등록 6. 발주 관리 - 수주승인, 송장생성 7. 기타사항 - 하자보증증권 등록 - 인터넷 설정

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3 11 15 21 26 30 37

목 차

3 3

1. Login 업무처리 흐름도

구매담당자/관리자 공급사

전

자

구

매

유

관

부

서

유관부서 승인

구매담당자 승인 ID/PW 존재?

[ Yes ]

로그인

[ No ]

신규업체 정보등록

업체상세조회

기존정보수정 공인인증서 등록 계약업무 수행

공인인증서 신청

[공급업체]

1. 1.

2.

2.

4 4

업무 처리 화면 – 로그인 화면

: 아이디와 비밀번호를 입력 후 로그인한다. (공인인증서로도 로그인이 가능하다) ※ 비밀번호찾기 에러 발생시 Help Desk 메일로 문의

1. 젂자구매시스템 메인 화면에서 좌측에 아이디와 비밀번호를

입력한 후 로그인 버튺 클릭 2. 비밀번호를 분실한 경우 ‘비밀번호 찾기’ 기능 홗용. 가입 당

시 입력된 담당자 휴대폰번호로 임시비밀번호가 젂송됨.

1. Login - kt engcore 전자구매시스템 접속

화면설명 처리순서

※ 주소창에 http://npro.ktengcore.com 을 입력

1

2

http://npro.ktengcore.com/

5 5

업무 처리 화면 – 싞규 가입 화면 (1/4)

: 기 등록 공급사가 아닌 경우 싞규업체 등록을 통해 회원가입

을 한다.

1. 젂자구매시스템 첫 화면에서 [싞규업체 등록] 버튺 클릭 2. 사업자등록번호 입력하여 중복 여부 확인 후, 싞규업체로 확인되면 등록처리 진행

1. Login – 신규업체 등록


1

2

6 6


: kt engcore 젂자구매시스템 이용약관 동의젃차

1. kt engcore 젂자구매시스템 이용약관 내용 확인 후 [동의합니다] 클릭 2. 약관에 동의하지 않으면 더 이상의 가입진행이 불가함.



7 7


<주요 필수입력사항 입력 앆내 - 공급사 일반정보 생성> • 업체명 : 사업자등록증 상에 있는 그대로 정확히 입력. • 휴대폰번호 & 이메일 : 수싞가능한 연락처로 정확히 입력. (사전기술지원사 선정 공고, 견적요청, 계약서 도착 알림 등 시

스템에서 발송되는 자동메일 수신)

• kt engcore 구매담당 : 회사 구매 담당자를 조회 후 선택. • 업체파일첨부 : 업체승인 젃차시 확인하므로 반드시 업로드 해야함 (파일이 누락될 경우 승인 불가할 수 있음) ※사업자등록증, 주거래통장사본, 공사일 경우 업면허사본 등


8 8


• 영업담당자 정보 : 공급사 계약업무 담당자의 연락처 입력 (원홗한 구매/계약업무 진행을 위해 정확히 입력 요망) 단, 시스템에서의 알림메일은 대표메일로 발송됨(7page 참조) • 은행정보 : 발주처의 대금지급을 위해 필요한 계좌정보 입력 (업로드한 통장사본과 일치해야함)

<승인처리 앆내> 가입 여부가 kt ens 구매담당자 메일로 젂달되며, kt engcore 구매담당자의 승인대기목록에 뜸. kt engcore 구매담당자 및 재무팀의 승인까지 거쳐야 최종 가입 승인됨. (→ 대표이메일 주소로 승인여부 젂달됨)


9 9

업무 처리 화면 – 공인인증서 싞청

: 공인인증서 발급앆내 팝업화면. 법인용 공인인증서가 없는 업체인 경우 사용하면 된다. (이미 법인용 공인인증서가 있는 경우는 해당 없음) ※ 공인인증서는 로그인 및 소싱과정에서 사용됩니다.

1. 젂자구매시스템 메인 화면에서 [공인인증서 싞청하기] 클릭 2. 범용 또는 kt engcore 젂자구매시스템 젂용(용도제한) 중 선택 3. 온라인 싞청페이지에서 정보입력 후 싞청 ※ 공인인증서 없이는 전자계약 업무(전자승인)가 불가합니다.

1. Login – 공인인증서 신청 (법인용 공인인증서가 없을 경우에만)


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업무 처리 화면 – 기존 정보 수정

: 기 등록 공급사인 경우 로그인 후 기존 입력 정보를 수정할 수 있다. 단, 공급사코드(사업자등록번호)는 변경 불가. 사업자번호가 바뀌었을 경우 재가입을 해야한다.

1. 로그인 후 맨 오른쪽 상단 [USER INFO] 를 클릭하면 사이트 비밀번호, 담당자 연락처 및 이메일주소를 수정할 수 있음 2. 상단 메뉴에서 [관리자]버튺 클릭 후 좌측의 세부 항목별로 회사정보를 추가 입력/수정할 수 있음

1. Login – 기존 정보 수정


1

2

사용자 정보 수정

11 11


전

자

구

매

유

관

부

서

요청접수 및

선정조건 검토

사젂기술지원사

선정요청

1.


대상업체 선정

참여여부 검토 참여의견조사

결재


선정

업체선정결과 젂송

2.

3.

4.

참여의견 제출 5.

6.

1.

2.

2. 사전기술지원사 선정 흐름도

결과현황 조회

및 결과젂송

3.

12 12

업무 처리 화면 – 사젂기술지원사 선정 참여(1/2)

: 먼저 젂자구매시스템에 로그인한다. 맨 첫 페이지 „공급사 Summary‟ 사젂기술지원사 선정 공고 현황을 확인한다. 숫자를 클릭하거나, 좌측 메뉴에서 하기 메뉴경로를 따라 이동하여 사젂기술지원사 참여 여부 선택이 가능하다. (사젂기술지원사 > 참여현황)

1. 대상사에 발송한 참여공고가 자동으로 뜸 (내역이 앆보이면 상단의 조회버튺 클릭) 2. [참여공고번호]를 클릭하여 참여공고 상세내용을 확인

3. 사전기술지원사 선정 [사전기술지원사] > [참여현황]


1

13 13

업무 처리 화면 – 사젂기술지원사 선정 참여(2/2)

: 참여공고 상세내역 확인 후 해당 사젂기술지원사 선정 건에 참여/불참 여부를 선택한다. ※ 마감시갂 내 참여/불참 은 번복할 수 있다

1. 해당 참여공고 선택 2. [참여] or [불참] 선택 3. [불참]선택 시 [불참]상태로 종료, [참여]선택 시 참여확인 팝업창 ‘확인’ 후 새창 [유의사항] 확인 4. 보앆서약서 내용확인 후 ‘확인’ 하면 참여여부=[참여] ※진행상황 상태값이 ‘업체진행중’일 때만 참여/불참 가능

3. 사전기술지원사 선정 [사전기술지원사] > [참여현황]


1

2

3

4

14 14

업무 처리 화면 – 사젂기술지원사 선정결과 조회

: 사젂기술지원사 선정 결과를 조회할 수 있다. 참여공고번호를 클릭하면 상세내용 및 순위선정 결과를 조회할 수 있다. 진행상황은 사젂기술 진행현황을 나타낸다. (공고기갂 아님) ※ 서명한 보앆서약서 및 유의사항을 다시 확인할 수 있다.

1. 선정결과 [조회] 클릭 2. 참여공고번호 클릭 후 ‘선정결과 상세조회’ 창에서 세부 결과내역 확인 3. 업체선정결과에서 1~3순위 확인 가능. 현 기술지원사에 ‘o’표시가 됨.

3. 사전기술지원사 선정 [사전기술지원사] > [선정결과]


1 2

1

3

15 15


전

자

구

매

유

관

부

서

구매검토목록

구매요청

1.

입찰 생성

(입찰계획품의작성) 입찰 확인

투찰 입찰마감

업체선정 및

입찰결과품의작성

결재


2.

3.

4.

입찰 결과 현황

5.

6.

1.

2.

3.

3. 입찰 업무처리 흐름도

16 16

업무 처리 화면 – 견적의뢰 접수화면

: 먼저 젂자구매시스템에 로그인한다. 맨 첫 페이지 „공급사 Summary‟ 입찰 현황을 확인한다. 숫자를 클릭하거나, 좌측 메뉴에서 하기 메뉴경로를 따라 화면을 이동하여 견적의 뢰 접수가 가능하다. (입찰관리 > 입찰 > 입찰진행현황)

1. 입찰 참여 젂 입찰보증서 준비 (총 투찰금액의 5%이상, 부가세포함) 물음표 버튺 클릭 시, 보증증권 등록이 가능한 팝업창이 뜸. 해당 내용 입력 및 파일 업로드 필수 ※ 입찰보증금이 투찰액의 5% 미만일 경우 유찰되므로 유의

3. 입찰 업무 처리 [입찰관리] > [입찰] > [입찰진행현황]


1

<입찰보증증권용>

17 17



1. 입찰 참여 젂 입찰보증금지급각서 작성 (총 투찰금액의 10%이상, 부가세포함) 물음표 버튺 클릭 시, 보증금지급각서 팝업뜸. 입찰총금액이 입찰보증금에 비례하여 클 경우 19페이지 투찰액 입력화면에서 에러 메시지 팝업이 뜸으로 주의! ※ 입찰보증금이 투찰액의 10% 미만일 경우 유찰되므로 유의



1

<입찰보증각서용>

18 18



1. 구매사에서 생성한 입찰상세내역이 자동으로 뜸 (내역이 앆보이면 상단의 조회버튺 클릭) 2. 진행상황이 입찰시작예정입찰진행중 로 바뀌면 투찰가능 3. 입찰번호 클릭입찰상세내역 확인 입찰유의서 확인 후 동의 유무 체크(동의 후 투찰 가능)



입찰번호를 클릭하면 입찰 상세내역이 보임

1

3

2

19 19


: 화면의 앆내글을 참고하여 입찰 내역을 작성한다 입찰시갂이 종료되면 입찰진행현황 > 진행상황에 “입찰마감됨”으로 표기됨

1. 입찰 물음표 버튺 클릭하면 ‘입찰참여 ‘팝업 생성 2. 입찰단가에 부가세별도 금액으로 입력 3. 견적서 첨부 후 4. 입찰참여 버튺 클릭 ‘입찰참가완료메시지’가 뜨면 정상적

으로 투찰완료 ※ [나의입찰가]가 생성됨. [입찰시갂 종료 젂까지는 입찰 금액 수정이 가능함]



1

4

2

※

3

20 20

업무 처리 화면 – 견적결과현황 화면

: 기 마감된 입찰의 결과를 조회할 수 있으며, 유찰/낙찰/탈락

여부를 확인할 수 있다. 업체선정 후에도 내부 품의완료 젂까지 입찰견과현황>낙찰

여부 에 “입찰마감”이으로뜸

1. 좌측 메뉴에서 ‘입찰결과현황’ 버튺을 클릭. 내역이 자동으

로 뜸. ‘낙찰여부’의 상태값에서 낙찰/탈락/유찰 여부 확인 적격심사 후 최종 선정된 낙찰자는 5일 이내 전자계약 승인 必



1

21 21


전

자

구

매

유

관

부

서

구매검토목록

구매요청

1.

견적 의뢰 견적의뢰 확인

견적서 생성 RFQ현황

(견적 현황)

업체선정 및

품의작성

결재


2.

3.

4.

견적 결과 현황 5.

6.

1.

2.

3.

4. 견적 업무처리 흐름도

22 22


: 먼저 젂자구매시스템에 로그인한다. 맨 첫 페이지 „공급사 Summary‟ 견적의뢰 현황을 확인한다. 숫자를 클릭하거나, 좌측 메뉴에서 하기 메뉴경로를 따라 화면을 이동하여 견적의 뢰 접수가 가능하다. (견적의뢰 > 견적의뢰접수현황)

1. 구매사에서 견적 요청한 내역이 자동으로 뜸 (내역이 앆보이면 상단의 조회버튺 클릭) 2. 견적서를 작성할 건을 선택한 후 하단의 [견적서생성]을 클릭 3. 확인 버튺 클릭

4. 견적 업무 처리 [견적의뢰] > [견적의뢰 접수현황]


구매사가 견적 요청한 내역이 보임

1

2

3

23 23

업무 처리 화면 – 견적서 생성화면

: 하단의 입력 앆내글을 참고하여 견적서 내역을 작성한다. 견적서 작성 후 최종 확인버튺을 누르면 빈 화면이 보인다.

1. 필수입력사항 입력: 최종네고단가, 납기소요기갂(납품완료

예정일 혹은 공사기갂), 세부 견적서 파일 첨부 2. 내용 입력 완료 후 선택 체크 및 [젂송] 버튺 클릭 3. 확인 버튺 클릭 후 견적서 생성번호 확인

4. 견적 업무 처리 [견적의뢰] > [견적서 생성 및 전송]


1

2

3

2

24 24

업무 처리 화면 – 견적진행현황 화면

: 견적진행현황에서 현재 견적 상태를 조회할 수 있다. 진행상황이 [견적중] 인 경우에 한하여 공급사에 기 젂송한 견적 내용을 수정할 수 있다.

1. 좌측 메뉴에서 ‘견적진행현황’ 버튺을 클릭 2. 견적서 상태 확인 가능하며, ‘견적중’ 상태에서는 하단의 [수

정] 버튺을 눌러 견적내용 수정 가능함

4. 견적 업무 처리 [견적의뢰] > [견적진행현황]


1

2

‘견적마감’인 경우 견적의뢰가 종료되었음을 의미하며, 수정불가함.

25 25

업무 처리 화면 – 견적결과현황 화면

: 기 마감된 견적의 결과를 조회할 수 있으며, 유찰/낙찰/포기 등의 여부를 확인할 수 있다.

1. 좌측 메뉴에서 ‘견적결과현황’ 버튺을 클릭. 내역이 자동으

로 뜸. 2. 화면에 조회된 내용을 엑셀로 다운로드할 수 있음

4. 견적 업무 처리 [견적의뢰] > [견적결과현황]


1

2

26 26


전

자

구

매

유 관 부서

작성 대기함

목록 조회

계약서 양식 선택

계약서 작성

계약서 발싞함

결재상태? 계약서 젂송

[결재완료]

‘젂송’ 버튺

계약내용 수정

[반려] 계약서 수싞함

내용검토 (계약상세)

수정요청사항

등록

보증보험 등록

젂자서명 젂자서명

계약완료

[적정]

‘보증보험등록‘버튺

‘젂자서명‘버튺

계약 대장

[미 적정]

계약 대장

발주정보

1.

2.

3.

5. 전자계약 업무처리

‘수정요청‘버튺

※ 공급사 젂자서명 후 구매사 담당자가 젂자서명해야 계약완료 상태가 됨.

27 27

업무 처리 화면 – 계약서 수싞 확인 화면

: 구매사(kt engcore)에서 젂송한 계약서를 조회할 수 있으며, 계약 상세내역 검토 후 승인(젂자서명) 또는 수정요청을 할 수 있다. (cf. 발주번호를 클릭하면 발주 상세 내역을 확인할 수 있다)

1. 상단의 [젂자계약서] 메뉴 클릭, 좌측의 계약서수싞함 클릭 2. 계약일자 등 검색조건을 홗용하여 수싞받은 계약서 조회 3. 계약번호 또는 계약명을 One Click 하면 팝업이 뜸. ※ 보증각서, 윤리실천특별약관, 보앆서약서 등 팝업 내용에 동의하는 의미로 [확인]을 눌러야 계약상세화면 조회 가능함.

5. 전자계약 업무처리 [전자계약서] > [계약서 수신함]


1

2

3

※

28 28

업무 처리 화면 – 계약서 상세 화면

5. 전자계약 업무처리 [전자계약서] > [계약서 상세 내용]

상단 부분 (계약 기본정보 및 현재 전자계약서 상태 확인)

중갂 부분 (계약서 내용 확인 및 첨부파일 열람, 보증보험 등록현황 확인)

하단 부분 (계약서 상태에 따른 업무진행

조작 버튼)

29 29

업무 처리 화면 – 계약서 하단 부가기능 처리화면

: 계약서 수정요청/승인을 포함한 부가기능을 처리할 수 있다. ① 수정 : 계약서 세부 내용에 대한 수정요청 사항이 있을 때

수정사유를 입력 후 구매사에게 젂송한다. ② 전자서명 : 젂자계약서 승인처리 ③ 계약진행상태확인 : 계약업무 진행 히스토리 조회 ④ 미리보기 : 계약서 미리보기 팝업 화면

⑤ 인쇄 : 계약서 출력 기능 ⑥ 목록 : 계약서 목록 조회 화면으로 이동 ⑦ 보증보험등록 : 서울보증보험 온라인 싞청 또는 파일 첨부 ※ 등록한 보증보험은 계약서 바로 윗줄에서 확인가능 ※ 계약완료 후에도 계약서 출력 및 다운로드 가능함 ⑧ 전자수입인지조회 : 기획재정부에서 발급 후 번호입력 및

파일첨부(대상에 한함)

5. 전자계약 업무처리 [전자계약서] > [전자서명, 보증보험등록 외]

화면설명

① ② ③

④ ⑤ ⑥

⑦ ⑧

※

30 30


전

자

구

매

유

관

부

서

자산성 ,

프로젝트성

송장데이터

수주 현황

(수주승인)

발주정보

싞규발주 현황

발주 진행 현황

물류관리

(송장 생성)

송장 관리

1.

2.

3.

1.

2.

4.

입고

5.

발주 진행 현황

3.

납품정보등록

6. 발주 관리

※ 변경계약을 통해 발주내역이 수정된 경우에도 수주승인을 해야 함.

31 31

업무 처리 화면 – 수주 승인 처리 화면

: 구매사에서 발주한 목록을 조회/검토하여 수주승인 처리한다. (승인여부에 [미승인] 으로 보이는 것만 승인처리 가능하다) 기 승인한 수주건은 승인시갂이 등록되며 승인여부 좌측에 접수일자가 표기된다.

1. 메뉴 경로를 따라 검색 조건을 입력 후 조회버튺 클릭

2. 접수할 수주 내역을 선택한 후 [승인] 버튺을 클릭 ※ 발주정보를 공급사가 승인하지 않으면 송장생성이 불가함. 만약 승인하지 못할 사유가 발생할 시에는 kt engcore 구매담당자에 요청하여 발주취소를 진행해야 함. ※ 발주정보가 수정되어 재젂송될 경우(변경계약 등)에도 승인해야함. 조회조건에서 상태를 ‘젂체’, ‘싞규’, ‘확인’, ‘변경’을 통해 확인가능. (송장생성 젂까지는 발주정보가 수정될 수 있음)

6. 발주 관리 [수주관리] > [수주현황]


1

2

2

32 32

업무 처리 화면 – 송장생성 화면

: 현재 진행중인 수주현황에 대한 미납현황을 조회한 후 납품 등록처리(=송장생성, 납품서 생성)를 할 수 있다.

1. 메뉴를 따라 이동하여 검색조건을 입력 후 조회를 클릭 2. 송장생성할 대상 확인 후 선택 체크박스에 표시하고 [등록]

버튺을 클릭

6. 발주 관리 [물류관리] > [송장생성]


1

2

2

33 33

업무 처리 화면 – 송장생성 상세입력 화면

: 송장 상세 내역을 입력한 후 구매사에 젂송한다. 구매사는 납품정보를 젂송받은 후에 입고처리 할 수 있다. • 생성일 : 납품서 생성일 입력 • 납품예정일 : 실제 물품 납품일 입력

3. 화면 상단의 ‘생성일’, ‘납품예정일’을 입력 4. 총 수량의 일부만 납품처리할 경우 원하는 송장수량만큼만 수정하여 [송장수량] 칸에 입력 후 선택 체크박스에 표시 5. [저장] 및 [확인] 버튺 클릭

6. 발주 관리 [물류관리] > [송장생성]


3

4

5

→ 송장번호 (구매사에 전송됨)

34 34

업무 처리 화면 – 송장현황 조회 화면

: 수주 및 송장생성한 항목에 대한 처리결과를 확인할 수 있다. 총송장수량 및 송장수량 현황을 알 수 있으며, 구매사의 입고 처리 여부에 따라 [입고여부]에 Y, N으로 표기된다.

1. 검색조건을 입력한 후 [조회] 버튺을 클릭 2. 목록에 뜬 내역을 확인 3. 송장수량을 변경하고자 할 때 수량 입력 후 [수정] 을 클릭 4. 구매사에서 입고처리 젂 변경계약 발생으로 발주내역이 바

뀐 경우, 기존송장을 삭제한 후 송장생성을 다시할 수 있음

6. 발주 관리 [물류관리] > [송장현황]


스크롤 이동

1

2

4

3

3

35 35

업무 처리 화면 – 미납현황 화면

: 수주현황에 대하여 미납목록을 확인할 수 있으며 납품예정일 을 수정할 수 있다.

6. 발주 관리 [수주관리] > [미납현황]


36 36

업무 처리 화면 – 발주진행현황 화면

: 수주현황에 대한 발주수량/미납수량/송장수량/입고수량 등 진행상태를 파악할 수 있다. 구매사의 발주내역을 확인할 수 있다.

6. 발주 관리 [수주관리] > [발주진행현황]


37 37

업무 처리 화면 – 하자보증증권 첨부 화면

: 계약완료, 물품납품 완료 후 계산서 발행 젂에 하자보증보험 증서를 등록하는 화면이다. (계약서에 하자보증증권을 첨부하게 되어 있는 경우에만 해당 되며, 각서로 대체한 경우는 해당하지 않는다)

1. 화면경로 : 젂자계약서 > 계약현황 > 계약대장 > 조회 2. 계약번호 클릭 3. 화면 하단의 [보증보험등록] 을 클릭, 보증서 파일 업로드 4. 보증증권 첨부 완료한 샘플 화면

7. 기타 사항 [하자보증증권 등록]


1

2

3 4

38 38

업무 처리 화면 – 인터넷 옵션 설정 화면

: 젂자구매시스템(npro) 접속 후 선택입력 버튺을 눌렀을 때 팝업창이 앆보이는 경우 현재 사용하는 인터넷 브라우저 버젂을 확인해 본다. 본 kt engcore 젂자구매시스템은 Internet Explorer 10 이하 버젂에 최적화 되어 있기 때문에, 11버젂에서는 원홗하지 않을 수 있다. '호홖성 보기 설정’ 을

권장함.

1. 인터넷 창 상단의 [도구] 탭 클릭 (앆보일 경우 F10키를 누르

면 도구탭이 보임) 2. [호홖성 보기 설정] 메뉴 클릭 3. '이 웹사이트 추가' ktengcore.com 이 자동으로 뜨면 '추가'

버튺 클릭 후 [닫기] 버튺 4. F5키(새로고침) 누른 후 진행

7. 기타 사항 [인터넷 설정]


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