Kundenmagazin PAGES - Ausgabe 2/2003

ABACUS PAGES 2/2003

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Editorial / 3Pages 2/2003

LIEBE LESERIN, LIEBER LESERCHÈRE LECTRICE, CHER LECTEUR

"Fressen oder gefressen werden". DiesesSprichwort trifft zur Zeit ganz besondersauf die Software-Szene zu. Es vergehtkaum ein Woche, in der nicht Meldungenvon Firmenzusammenschlüssen und Über-nahmen von Softwareunternehmen publi-ziert werden. Im Bereich der Anbieter vonbetriebswirtschaftlichen Produkten habenin den letzten Tagen und Wochen die ge-plante Übernahme von J.D. Edwards durchPeopleSoft und das unfreundliche Über-nahmeangebot von Oracle an die Aktio-näre von PeopleSoft zu Reden gegeben.

Die Tage für unabhängige Hersteller vonNischen-Software seien aber möglicher-weise ohnehin gezählt, schreibt das "WallStreet Journal" prägnant und meint dabeiweltweit agierende Software-Anbieter, diesich auf eine Nische konzentrierten.

Gut ist, dass ABACUS kein börsenkotiertesUnternehmen ist und seine Entscheidun-gen nicht aus Rücksicht auf den Börsen-kurs fällen muss. Und gut ist auch, dassABACUS ein Schweizer Unternehmen ist,das Lösungen für den lokalen Markt ent-wickelt. Dass global agierende Anbietermit ihren Produkten eben nicht die alleini-gen Rezepte für die Anforderungen in lo-kalen Märkten haben, das ist Thema imArtikel "ERP-Software" in dieser Ausgabe.

Freundliche GrüsseIhr Pages-Team

"Manger ou être mangé". Cela corres-pond tout à fait à la situation actuelle dumarché des logiciels. Il ne se passe pasune semaine, sans une publication annon-çant la fermeture ou la prise de contrôlede sociétés informatiques. Ces dernierstemps, sur le marché des produits de ges-tion d’entreprise, la prise de contrôle deJ.D. Edwards planifiée par PeopleSoft etl’offre de reprise hostile faîte par Oracleaux actionnaires de PeopleSoft ont portésà discussion.

Pour le "Wall Street Journal", les jours desfabricants indépendants qui dominent unseul créneau du marché des logiciels sontde toute façon comptés. Ce journal faitainsi référence aux sociétés informatiquesqui travaillent au niveau mondial et qui seconcentrent uniquement dans un domainede commercialisation.

Heureusement, ABACUS n’est pas uneentreprise cotée en bourse et ses décisionsne dépendent pas des cours de la bourse.Heureusement, ABACUS est une sociétésuisse qui développe des solutions infor-matiques sur un marché local. L’article"ERP-Software" de cette édition a poursujet les fabricants au niveau mondial qui,aujourd’hui, ne disposent pas, avec leursproduits, de recettes exclusives pour ré-pondre aux exigences des marchés locaux.

Avec nos meilleures salutationsVotre team Pages

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ERP-SOFTWAREGLOBALE LÖSUNGEN FÜR SCHWEIZER KMU

SAP und Microsoft drängen in denKMU-Markt. Ob und in welchemUmfang diese Absichten von Erfolggekrönt sein werden, wird sich erstzeigen müssen.

Am 30. Mai 1996 kündigte IBM Schweizmit IBM Concorde XAL einen ”neuenHighflyer unter den Anwendungslösungenfür kleine und mittlere Betriebe“ an. Die-ser wurde damals weltweit mit grossemMarketing- und Werbeaufwand lanciert.Die Software war speziell auf die ”Anfor-derungen von Handels-, Dienstleistungs-und Produktionsbetrieben abgestimmt“und unterstützte als sozusagen plattfor-munabhängige Lösung die Betriebssys-teme OS/2 Warp, DOS, Windows 95,Windows NT, Windows 3.11 sowie diverseUnix-Derivate. An der damaligen Orbit inBasel, vier Monate nach der ersten Vor-stellung, war Big Blue bereits in der Lage,gemeinsam mit acht Business-Partnernmehrere Handels- und Industrielösungenzu präsentieren, die auf der neuen Lösungbasierten. Nichts schien einer erfolgrei-chen Marktdurchdringung des neuen IBM-Produktes im Wege zu stehen.

Sucht man allerdings heute nach dieserLösung, nota bene nur sieben Jahren spä-ter, ist die Mühe vergebens. Der vermeint-liche plattformunabhängige ”Highflyer“wurde letztes Jahr an Microsoft ”vererbt“:IBM Concorde XAL mutierte im Laufe derJahre zu Damgaard XAL, anschliessend zu

Navision XAL und heisst heute MicrosoftBusiness Solution XAL. Bei Microsoft ge-hört diese Lösung zu einer von 10 ver-schiedenen ERP-Linien und wird dement-sprechend weder nachhaltig gefördert,noch wirksam propagiert. Concorde XAList ein typisches Beispiel, wie Produktevon globalen Anbietern lanciert, im Rah-men einer Änderung der Ausrichtungplötzlich wieder ausgelagert werden, umschliesslich nach einem strategischen”Deal“ endgültig in einer Schublade zuverschwinden. Obwohl sich eine Firma alsKundin von Concorde XAL durchaus be-wusst für das Branding IBM mit einem be-stimmten Produkt und einer entsprechen-den Plattform entschied, so musste siedennoch entgegen ihrer ursprünglichenEntscheidung unvermittelt zu einer Kundinvon Microsoft mutieren. Das bedeutet,dass nun das einstige ”Multiplattform“-Produkt von einem Hersteller betreut wird,für den der Unterhalt unterschiedlicherPlattformen nicht auf der Tagesordnungsteht und keine wichtige strategischeBedeutung hat.

VOM REGEN IN DIE TRAUFE 1994 kaufte IBM fünfzig Prozent der däni-schen Entwicklungsfirma Damgaard DataDevelopment. Gleichzeitig wurden Ver-träge unterzeichnet, die IBM das Rechteinräumten, Concorde XAL in Skandina-vien und später in ganz Europa zu ver-markten. Damgaard hatte in der Zwi-schenzeit aber mit der Entwicklung einerneuen ERP-Lösung namens Axapta begon-nen. Im Februar 1998 lancierte IBM diesesProdukt im nordamerikanischen Markt.Um die neue Axapta-Lösung besser zu ver-markten, eröffnete Damgaard gleichzeitigeigene Geschäftsstellen in mehreren euro-päischen Ländern und Australien. Diese Si-tuation führte dazu, dass sich IBM im No-vember 1998 entschloss, ihre Beteiligungvon 50% den beiden Firmengründern, denBrüdern Damgaard, zurück zu verkaufen.Damgaard wurde so wieder unabhängigund kam gleichzeitig in den Besitz vonzwei ERP-Lösungen.

Im November 2000 verkauften die Dam-gaard-Brüder ihre ganze Firma an den dä-nischen Konkurrenten Navision, der sei-nerseits zwei eigene ERP-Lösungen imSortiment führte. Das fusionierte Unter-nehmen firmierte nun unter dem NamenNavision Damgaard und hatte vier zuein-ander inkompatible Lösungen im Sorti-ment, die sich ausserdem gegenseitig kon-kurrenzierten.

Im Mai 2002 kaufte der Software-GigantMicrosoft für über eine Milliarde Dollardas ”Navision Damgaard“-Firmenkonglo-merat. Das hatte sich in der Zwischenzeitkaum konsolidiert und die Ländervertre-tungen, die getrennt weiter geführt wur-den, verhielten sich zueinander wie Kon-kurrenten. Spätestens zu diesem Zeitpunktwar ein Unternehmen, das sich in den90er Jahren für eine Concorde-Lösung vonIBM entschieden hatte, Kunde des Kon-kurrenten Microsoft geworden. Wärennicht vier ERP-Lösungen gleichzeitig imAngebot, die Microsoft mit Navision Dam-gaard gekauft hat, könnten dem Anwen-der die neuen Besitzverhältnisse prinzipiellegal sein und er könnte sich angesichtsdes globalen Wirkungskreises von Micro-soft getrost in Sicherheit fühlen. Erschwe-rend kommt jedoch hinzu, dass die Red-monder zusätzlich weitere Lösungen wieApertum und das gesamte ERP-Portfolioder im Dezember 2000 übernommenenFirma Great Plains im Sortiment führen.

Der Verdacht liegt nahe, dass es Microsoftbei ihrer ”Einkaufstour“ weniger um dieeinzelnen Produkte ging, als vielmehr da-rum, den Wiederverkaufskanal zu beset-zen. Der grösste Teil der Navision Wieder-verkäufer in der Schweiz beispielsweisesind IBM Vertriebspartner. Sie würdensomit Microsofts neuen Markt ”blockie-ren“. Ein Verdacht, der sich rasch erhärtenlässt: Laut einem ZDNet-Interview mit demPräsident der Microsoft Business Solution,Doug Burgum, im Februar 2003, willMicrosoft fast den gesamten Programm-code der eingekauften ERP-Lösung neu

Aktuell / 5Pages 2/2003

*) Die verschiedenen Entwicklungsumgebungen können nicht auf .Net portiert werden, da .Net selbst eine Entwicklungsumgebung ist. Es gibt keine Ankündigung, dieseproprietären Sprachen auf .Net zu portieren.

schreiben. Das werde, so Burgum, schät-zungsweise drei Jahre und 1500 Program-mierer beanspruchen. Zweifellos dürftediese neue Software-Linie eine reine .Net-Lösung werden, die somit ausschliesslichauf Microsoft-Plattformen laufen wird. Esscheint offensichtlich zu sein, dass esMicrosoft in erster Linie darum gegangenist, den Markt von plattformunbhängigenERP-Lösungen zu säubern und unter ihreKontrolle zu bringen. Damit könnte sie aufnachhaltige Weise die Zukunft ihrer .Net-Plattform sichern, die ja bisher bei dengrösseren ERP-Anbietern auf wenig Inte-resse gestossen ist.

ALLES SCHON MAL DA GEWESENErinnerung werden bei diesem Vorgehenan die Strategie wach, die der AutobauerGeneral Motors (GM) zwischen 1936 und1950 verfolgte. GM hatte damals über dieFirma ”National City Lines“, die von GM,Firestone und Standardoil gegründet wur-de, in 45 amerikanischen Städten über100 elektrische Tramsysteme aufgekauft.Der einzige Einkaufsgrund bestand darin,sie nach und nach stillzulegen und durcheigene von Benzin getriebene Autobussezu ersetzen. Man kann Microsoft durchausauch andere Interessen zugestehen alseine ausschliessliche Verdrängungspolitik.Doch diese Einkäufe von sich direkt kon-kurrenzierenden Produkten mutet zumin-dest seltsam an, zumal kurz nach demKauf bereits die Neuprogrammierung ei-ner Lösung ankündigt wurde, die nur nochunter .Net laufen wird.

Dass Microsoft zuweilen beim Kauf vonFirmen ähnlich wie General Motors vor-geht, untermauert folgender, aktuellerFall: Am 10. Juni 2003 kauft Microsoft dieFirma GeCAD, ein Hersteller von Antiviren-Software. Gleichzeitig gibt der Konzernbekannt, die Produktelinie ”RAV Antivi-rus” von GeCAD einzustellen. Über diesenKauf schreibt das deutsche Nachrichten-magazin ”Der Spiegel”: ”Der Schritt irri-tiert Branchenbeobachter, denn bisherproduzierte RAV vor allem Linux-Software,während die Windows-Abteilung ver-gleichsweise klein ist. Ganz offen wird da-rüber spekuliert, ob Microsoft mit demEinkauf wirklich ein eigenes Antivirenpro-gramm schaffen wolle, oder nur den kräf-tigsten Linux-Konkurrenten abschiessen.”Ironische Ergänzung des Spiegels: ”Micro-soft hat mit RAV den denkbar größtenEntwickler von Linux-Schutzprogrammengefunden. Ein Schelm, wer Böses dabeidenkt.”

Welche Zukunft blüht somit einem Anwen-der der IBM-Lösung Concorde XAL, die erin den 90er Jahren gekauft hat? Es kannsein, dass sich die Geschichte wiederholenwird und die Navision/Damgaard-ERP-Linien, wie bereits von IBM bestens vor-exerziert, wieder ausgelagert werden, so-bald eine neue .Net-basierende ERP-Pro-duktlinie von Microsoft verfügbar ist. Es istaber durchaus auch vorstellbar, dass sievon ihren ursprünglichen Inhabern ausSkandinavien wieder zurückgekauft oder

– was am wahrscheinlichsten ist – einfachallmählich still gelegt wird, um die neueERP-Software von Microsoft nicht zu kon-kurrenzieren. Eine Migration der verschie-denen ERP-Produktlinien auf die neue.Net-Plattform erscheint hingegen unreali-stisch, da viele dieser eingekauften ERP-Lösungen – besonders die Navision-Pro-duktlinien – proprietäre Programmier-plattformen sind. Auf deren Basis wurdenmit speziell dafür entwickelten Program-miersprachen integrierte betriebswirt-schaftliche Lösungen programmiert. Jenach Land, Händler und Branche, ja sogarKunde, werden diese Lösungen mit Hilfeder proprietären Programmiersprachenweiterentwickelt und angepasst. Microsofthat bis jetzt noch nicht bekannt gebenkönnen, ob und wie diese Sprachen auf.Net portiert werden sollen. Dieser Um-stand verunmöglicht bis auf weiteres aberdie Portierung einer bestehenden Lösungauf eine neue Plattform. Zudem könntenMigrationskosten für bestimmte Kundenins Unermessliche steigen, sobald firmen-spezifische Prozesse von Grund auf in ei-ner anderen Sprache neu programmiertwerden müssen.

PLATZ FÜR NEUESDas Geheimnis, wie lange Microsoft diebestehenden Softwarelinien weiter unter-stützen will, bleibt noch ungelüftet. In ei-nem Interview in ”Accounting Technology”im Mai 2003 erklärte jedenfalls DougBurgum, dass die Lösungen noch einige

ERP-LösungNavision C4/C5Navision XALNavision Attain (früher Financial)AxaptaGreat Plains DynamicsGreat Plains Enterprise (früher Realworld)Great Plains eEnterpriseSolomon IVSmall Business ManagerApertum

SpracheXALXALC/AL und CX++ und CC++, HTML, VB, DexterityCobolC++, HTML, VB, DexterityVisual BasicC++Centura

Entwicklungsumgebung*)

XALXALC/SideMorphX––––––

PlattformenMultiplattformMultiplattformMultiplattformMultiplattformMultiplattformMultiplattformWindows onlyWindows onlyWindows onlyMultiplattform

DatenbankXAL database|MS SQL, Oracle, DB2XAL database|MS SQL, Oracle, DB2Navision RDMS/MS SQLAxapta Server/SQL DatenbankC-tree/Pervasive SQL/MS SQLPervasive SQLMS SQL 2000MS SQL 2000MSDE 2000, MS SQL 2000 Gupta-SQLBase, Oracle MS SQL

ERP-LÖSUNGEN VON MICROSOFT


Jahre auf dem Markt bleiben würden.Ebenso unpräzise gab sich Mitch Ruud,Produktverantwortlicher bei Microsoft fürdas .Net Business Framework, auf der dieneue, noch zu entwickelnde Lösung basie-ren wird: Er erklärte im gleichen Fachblattwie Burgum, dass Kunden, die heute eineBusiness-Lösung von Microsoft kaufen,damit rechnen könnten, den Wert aus die-sen Applikationen in den nächsten drei bisfünf Jahre effizient zu schöpfen. BeideAussagen deuten jedenfalls klar daraufhin, dass für die bestehenden ERP-Lösun-gen keine langfristige Strategie existiert,es aber sehr wahrscheinlich ist, dass sieeiner neuen Microsoft-Lösung Platz ma-chen werden.

Die strategische Einkaufstour seitensMicrosoft hat aber nicht nur für betroffeneKunden Konsequenzen. Aufgeschrecktdurch das Engagement von Microsoft imMarkt betriebswirtschaftlicher Software-Anwendungen hat sich auch SAP, der tra-ditionelle Platzhirsch des oberen ERP-Preissegments, letztes Jahr in aller Eile diekleine Lösung TopManage des gleichnami-gen israelischen Startup-Unternehmensgekauft. Dies, um erstens endlich auch imKMU-Markt präsent zu sein, und zweitens,um Microsoft den Absatzkanal nichtkampflos zu überlassen. Wie IBM vor übersieben Jahren, rekrutiert nun SAP dieserTage Partner, um erneut einen so genann-ten ”Highflyer“ zu präsentieren. Diesmalträgt er den Namen Business One. Im grossangelegten Marketing-Rummel von SAPblieb nämlich fast unbemerkt, dass das neueingekaufte Produkt programmtechnischkaum in die übrige Produktelinie von SAPpasst. Auch wenn Business One in dennächsten Jahren eine Funktionserweite-rung erfahren wird und eine gesamtheit-liche Lösung nicht nur unter Mithilfe vonProdukten lokaler Anbieter möglich seindürfte, ist die Zukunft dieses Windows-Pro-duktes unsicher.

FAZITDer Verlierer in diesem Power Play ist in je-dem Falle der Kunde, der nur als Spielball ineinem globalen Markt dient. Der angeb-lichen Sicherheit, die dem Kunden von ei-nem globalen Player versichert wird –”man sei auch morgen noch da“ – stehtdie grosse Gefahr gegenüber, dass dasgewählte Produkt weder lange existiert,noch seine Unterstützung lange garantiertwerden kann. Währenddem kleinere undlokal tätige Softwarehersteller den Fokusihrer Tätigkeit ganz auf ihre Produkte rich-ten, konzentrieren sich globale Anbietervielfach nur auf Marktanteile. Diese könnenSie fast nach Belieben durch den Zu- oderVerkauf von Firmen und Produkten steuern.

Bei der Diskussion, ob lokale Anbieterauch in Zukunft neben den globalen An-bietern bestehen könnten, wird oft über-sehen, was die Geschichte schon mehr-fach bewiesen hat: Global tätige Anbietervon Softwareprodukten für das KMU-Seg-ment gab es bereits in den 80er und 90erJahren, wie zum Beispiel IBM, NCR,Philips, Baan und Scala. Diese Firmen ha-ben sich inzwischen mehr oder wenigeraus diesen Segmenten zurückgezogen undden lokalen Softwareherstellern denMarkt überlassen. Denn dieser ist zu kleinund zu fragmentiert, um ein langfristigesInteresse eines globalen Anbieters nach-haltig aufrecht zu erhalten.

Schon heute warnt das unabhängige SAP-Anwendermagazin E/3 seine Leser vor demKMU-Produkt Business One: ”Das Endedieses Pannen-, Pech- und Pleitediensteswird wahrscheinlich der Verkauf von Busi-ness One sein. Bestenfalls könnte es SAPnoch gelingen, eine eigene Gesellschaft mitweniger Altlasten zu gründen, die aufgrundbesserer Strukturen mit den geringen Pro-duktspannen besser leben kann.“ Sicher istzumindest, dass einem beim Lesen dieserAussage unweigerlich das Gefühl des”Déjà vu“ befällt.

ADOPTIERTE KINDERMicrosoft und SAP führen also gegensätz-liche Lösungen für das KMU-Segment imSortiment: SAP, die mit internetnaher, um-fangreicher, plattformunabhängiger Thin-Client-Software erfolgreich wurde, besitztnun mit Business One plötzlich eine Fat-Client-Lösung, die nur unter Windows undausschliesslich mit der Datenbank vonMicrosoft funktioniert. Microsoft hinge-gen, die seit langem nur Software produ-ziert, die ausschliesslich auf Windows ba-siert, muss nun im ERP-Bereich einengrossen Strauss von Hardware-, Plattform-und Datenbank-unabhängigen Lösungenunterstützen, was ebenfalls kaum in dieMicrosoft Philosophie passt.

So schreibt auch das britische Fachblatt“Financial Director” in der Ausgabe vomJanuar 2003, dass die Microsoft Navisionund Great Plains Linien eigene, proprietä-re Entwicklungstools verwenden, die nichtmit der Microsoft Entwicklungsstrategiekonsistent sind. Weiter schreibt das Blatt,dass es im Applikationsmarkt viele Bei-spiele von gescheiterten Versuchen gibt,Produkte auf neue Technologien zu portie-ren. Zitiert wird auch Andy Smith, ein Inte-grationsmanager der Microsoft BusinessSolution, der selber zugibt, dass es nochniemand geschafft habe, ein Produkt kom-plett neu zu entwickeln.

Eine Schlussfolgerung liegt zumindest beidieser Konstellation nahe: Die beiden glo-balen Player Microsoft und SAP bieten heu-te auf dem KMU-Markt Lösungen an, dienicht der ursprünglichen Entwicklungsstra-tegie entsprechen und somit der eigenenFirmenphilosophie widersprechen. Vielmehrhandelt es sich bei beiden Fällen um Lösun-gen, die überhastet gekauft wurden, nurum den Markt zu besetzen. Kaum einesdieser Systeme dürfte langfristig überleben.Die ”adoptierten Kinder“ werden mit Be-stimmtheit Eigenentwicklungen weichenmüssen, sofern der KMU-Markt dann vonden beiden grossen Anbietern überhauptnoch als profitabel genug angesehen wird.


150 SCHWEIZER AUSLANDVERTRETUNGEN SETZEN AUF ABACUS SOFTWARE

ABACUS ist ab sofort weltweit imEinsatz. Für die Aufgaben im Rech-nungswesen verwenden alle Aus-landvertretungen die Finanzsoft-ware von ABACUS.

Um die politischen, wirtschaftlichen, kul-turellen und gesellschaftlichen Interessenim Ausland zu wahren, unterhält unserLand ein weit gespanntes Netz von rund150 Vertretungen. Dazu zählen Botschaf-ten, Konsulate, Verbindungsbüros und sogenannte Honorarvertretungen, wie sie ineinigen Feriendestinationen betriebenwerden. Die Grösse der Vertretungen vari-iert stark: Einige wie etwa in Jamaika sindsehr klein. Dort genügt es, dass die In-teressen der Schweiz von einer einzigenPerson wahrgenommen werden. Diegrösste Schweizer Vertretung dagegenbeschäftigt rund 60 Mitarbeiter. Sie befin-det sich in Washington D.C.

Dreh- und Angelpunkt der Schweizeri-schen Aussenpolitik und somit auch desAussennetzes ist das Eidgenössische De-partement für auswärtige Angelegen-heiten mit Sitz in Bern. Die ”Direktion fürRessourcen und Aussennetz“ (DRA) ist zu-ständig für die betrieblichen Belange derSchweizerischen Vertretungen und koordi-niert die verschiedenen Aufgaben, die vonden Vertretungen wahrgenommen wer-den. Dazu zählt auch die Wahl der Buch-haltungslösung. Die Software, mit derwährend mehr als zehn Jahren die Buch-haltungen der Auslandvertretungen ge-führt wurden, musste auf Anfang 2003abgelöst werden, weil sie vom Herstellernicht mehr weiter unterstützt wurde. Soerfolgte im Jahr 2001 eine WTO-Aus-schreibung, um eine neue Software unddamit auch einen neuen Partner und Lie-feranten zu finden. Die sehr komplexenAnforderungen an die neue Software wa-ren hoch und verlangten grosses Know-how von den Bewerbern. Nach einem um-fassenden Evaluationsverfahren stand imNovember 2001 fest, dass die neue Soft-ware ABACUS und der Partner DELECheissen. Der Grund lag in der Standardi-sierung und der Globalisierbarkeit derSoftware und des Rollouts.

Der Hintergrund dieses Entscheids liegt inder Personalpolitik des EDA begründet. Siekennt die so genannte Versetzbarkeit, der-zufolge jede Person im diplomatischenoder konsularischen Dienst grundsätzlichversetzbar ist und deshalb in einem Turnusvon durchschnittlich vier Jahren die Ver-tretung wechselt. Angesichts der häufigenWechsel in andere Länder oder gar Kon-tinente ist es wichtig, dass die Mitarbeiterüberall die gleiche standardisierte IT-Infra-struktur verwenden können. Damit entfal-len, zumindest auf der administrativen Sei-te ihrer Tätigkeiten, wiederkehrende Einar-beitungszeiten zum Erlernen der Software.

EIGENE BUCHHALTUNG PRO VERTRETUNG, KONSOLIDIERUNGIN BERNGrundsätzlich führt jede Vertretung ihreBuchhaltung in der jeweiligen Landeswäh-rung, im EDA-Jargon ”Hauswährung“ ge-nannt. Verschiedene Vertretungen verwen-den je nach Gastland daneben weitereWährungen. Alle drei Monate wird in denVertretungen ein Zwischenabschluss derBuchhaltung vorgenommen und die Zah-len an die Zentrale in Bern übermittelt.Dort werden alle Buchungen in einen Re-visionsmandanten eingelesen und kontrol-liert. Die revidierten Buchungen werdenanschliessend mit der Buchhaltung derEDA-Zentrale konsolidiert und der anfal-lende ”Intercompany“-Verkehr zwischenVertretungen und Zentrale automatischeliminiert. Als letzter Schritt werden diekonsolidierten Buchungen in das SAP-System des EDA eingelesen und über die-ses System der Staatsrechnung überge-ben.

EIDGENÖSSISCHES DEPARTEMENT FÜR AUSWÄRTIGE ANGELEGENHEITENDÉPARTEMENT FÉDÉRAL DES AFFAIRES ÉTRANGÈRESDIPARTIMENTO FEDERALE DEGLI AFFARI ESTERIDEPARTEMENT FEDERAL DALS AFFARS EXTERNS


GLOBALE ANFORDERUNGEN AN NEUE SOFTWAREDas Einsatzgebiet der Buchhaltungssoft-ware beim EDA besteht aus den beidenBereichen Ausland und Zentrale. Die Ins-tallationen im Ausland müssen dabei an-deren Bedürfnissen gerecht werden als inder Zentrale in Bern. Damit den unter-schiedlichen Anforderungen optimal Rech-

nung getragen werden konnte, musste dasGesamtprojekt in zwei getrennte Teilpro-jekte aufgeteilt werden. Dabei galt es zuberücksichtigen, dass die Datenzusam-menführung aus den Auslandinstallatio-nen in der Zentrale ohne grossen Aufwanderfolgen kann.

Die Anforderungen an die global einsetz-bare Software sind ungewöhnlich: So müs-sen sich neben dem Schweizer Frankenauch Währungen wie Äthiopische ”Birr“oder Paraguaynische ”Guarani“ verarbei-ten lassen. Klar, dass im umfangreichenEDA-Kontenplan zusätzliche Mechanis-men zur Auswahl von Konten zum Einsatzkommen als bei der Lösung für einetypisch schweizerische KMU. So muss zumBeispiel jedes Konto aufgrund von Such-begriffen via Eingabe in der Buchungs-maske eruiert werden können.

Hauptanforderung: Erfassung der ”Schaltergeschäfte“Die grösste Herausforderung an die Fi-nanzsoftware bestand in der Anforderung,Schaltergeschäfte abwickeln zu können,die den grössten Teil der Geschäftstätig-keit in den Auslandsvertretungen ausma-chen. Schweizer, die im Ausland ihren Passverlängern lassen wollen, können dies di-rekt bei der lokalen Vertretung vorneh-men. Diese Dienstleistung wird in der Re-gel sofort vor Ort erbracht. Die Kosten fürdie Passverlängerung werden dabei ent-weder bar oder mit Kreditkarte an einerder so genannten ”Schalterkassen“ be-zahlt.

Damit sich diese Schaltergeschäfte überdie ABACUS Finanzsoftware erledigen las-sen, musste dafür zuerst eine speziellesZusatzprogramm entwickelt werden. DieseIndividualsoftware, die exklusiv für dasEDA programmiert wurde, ist eine Erwei-terung der Debitorenbuchhaltung. Mit freidefinierbaren Leistungsarten, die an eineBeleg-/Zahlungsart gekoppelt sind, lassensich nun damit die drei Standardprozessedes EDA für Schaltergeschäfte abwickeln.Für jede Leistungsart kann pro geführteWährung ein datumsabhängiger Preis fest-gelegt werden.

Durch die Integration der Schaltergeschäf-te in die ABACUS Software werden dieseGeschäftsfälle auch direkt in der Finanz-buchhaltung korrekt verbucht.

Prozessmodell EDA


Vereinfachte BenutzerführungDank ABACUS brauchen sich die Schalter-mitarbeiter nicht um die buchhalterischenBelange der Vertretung zu kümmern. AlleEingaben erfolgen über eine auf ihre Be-dürfnisse zugeschnittene Benutzerober-fläche. Sie enthält mit dem MenügeneratorAbaSmart erzeugte spezielle Benutzer-menüs, die das problemlose Starten derSchaltersoftware und der verschiedenenAuswertungsprogramme ermöglicht. EineFunktion zur Kassenkontrolle ist mittelsAbaVision – dem ABACUS-Add-on fürExcel – ebenfalls standardmässig inte-griert.

Sollte der Fall eintreten, dass trotzdem je-mand eine Hilfestellung benötigt, steht ein220-seitiges detailliertes Anwenderhand-buch für die EDA-Anwendung zur Verfü-gung.

auf das komplexe und vielschichtige EDA-Umfeld optimiert und vorbereitet werdenmusste. Weil etwa die Buchhaltungssoft-ware mit allen anderen installierten EDA-Applikationen harmonieren muss und je-der Entscheid sprichwörtlich ”globale“Auswirkungen hat, machte bereits die Be-stimmung des Buchstabens des Ziellauf-werkes für die ABACUS Installation einengrösseren Entscheidungs- und Evalua-tionsaufwand nötig.

Die Installationsroutine in der ABACUSSoftware musste zudem so geändert wer-den, dass die Buchhalter in den Vertre-tungen selbständig die Software zusam-men mit dem bereits vorbereiteten Buch-haltungsmandanten auf dem Server instal-lieren konnten. Im Rahmen dieser Instal-lationsprozedur mussten auf dem Serverdurch das Programm zusätzlich verschie-dene Konfigurationen automatisch vorge-nommen werden wie die Freigabe vonVerzeichnissen, die Vergabe von Rechten,die Erstellung von Benutzergruppen undLaufwerkverbindungen.

DIE HERAUSFORDERUNG ”ROLLOUT“Alle Auslandvertretungen sind mit einerzeitgemässen IT-Infrastruktur ausgestat-tet. Jede Vertretung verfügt über einNetzwerk mit mindestens 2 bis maximal30 Arbeitsstationen. Auf jedes der Systemein den verschiedenen Vertretungen kannzwar von Bern aus mittels Fernzugriff di-rekt zugegriffen werden und für Einsätzevor Ort stehen im EDA auch versierte Tele-matiker zur Verfügung. Trotzdem ist es beieinem so weit verstreuten Vertretungsnetzwichtig, einen möglichst hohen Grad anStandardisierung in der IT anzustreben,damit die grossen räumlichen Distanzenzu den Systemadministratoren und die er-schwerte Erreichbarkeit der Ansprech-personen auf der anderen Seite der Erd-kugel sich nicht negativ auswirken.

Standardisierung ist immer gefragtNicht nur bei der Software war Standar-disierung bei der Auswahl der wichtigstePunkt, sondern auch bei ihrer Verteilungund Inbetriebnahme. Doch auch diese Kri-terien lassen sich mit der ABACUS Lösungmeistern, auch wenn die Software fürjeden einzelnen Schritt der Rollout-Phase

Benutzermenü mit AbaSmart erstellt

Integrierte Abwicklung der Schaltergeschäfte


Kreative Lösungen gefordertKreativität bei der Lösungssuche und prä-zise Tests waren gefragt, damit alle mög-lichen Probleme bereits vor der Aus-lieferung minimalisiert werden konnten.Der eigentliche Rollout der Software ver-lief gestaffelt. Im Zeitraum vom Dezember2002 bis März 2003 wurden alle Vertre-tungen sukzessive auf ABACUS umge-stellt. Dazu wurde für jede Vertretungneben der CD mit den Programmen undden Installationsroutinen auch eine weite-re mit den Mandantendaten erstellt. ZurVorbereitung für die Migration auf dasneue Softwareprodukt wurden alle verant-wortlichen Buchhalter der Auslandver-tretungen in Bern an einer viertägigen Be-nutzerschulung ausgebildet. Zum Ab-schluss der Ausbildung erhielt jeder Kurs-besucher ”seine“ Datenträger.

In der Zwischenzeit sind alle Migrationenin den Vertretungen erfolgreich durchge-führt worden und die ABACUS Softwaresteht weltweit im produktiven Einsatz.

Für Auskünfte zum realisierten Projektwenden Sie sich an:

Delec AGHerrn Roland RuferWorbstrasse 170CH-3073 GümligenTelefon 031 958 55 86www.delec.chE-Mail: [email protected]

KONSOLIDIERUNG – AUTOMATISCHE ELIMINATIONDas EDA setzt als erster Kunde die Option ”Automatische Elimination“ ein. Quartals-mässig werden 150 Buchhaltungen konsolidiert. Der ”Intercompany“-Verkehr zwischenden einzelnen Vertretungen und dem Hauptsitz in Bern wird automatisch eliminiert.Dafür stehen Funktionen wie Intercompany-Relation, Intercompany-Code, und identi-scher Leitwährungsbetrag zur Verfügung. Die einzelnen Vertretungen erfassen bei”Intercompany“-Bewegungen zusätzlich die Mandantennummer der Gegenvertretungund einen ”Intercompany“-Code mit maximal acht alphanummerischen Stellen. BeideMerkmale werden auch bei der Datenerfassung auf der Gegenseite berücksichtigt.Dadurch ergeben sich genügend eindeutige Identifikationsmerkmale, um diese Bewe-gungen in der Zentrale in Bern automatisch zu eliminieren. Das konsolidierte Ergebniswird anschliessend via Datenschnittstelle in die Bundesrechnung übertragen.

ABACUS IM EDA: EIN ÜBERBLICKInstallierte ABACUS Programme Finanzbuchhaltung

DebitorenbuchhaltungAnzahl Installationen weltweit 150 Anzahl Benutzer im Ausland 600 BenutzerAnzahl Benutzer in Bern 12 Benutzer

Grösste ABACUS Installation Lyon mit 15-20 Benutzernin einer Auslandvertretung 44’000 Buchungen/Jahr

1st-Level Support EDA Bern2nd-Level Support Delec AG

JÜRG BONO, PROJEKTLEITER EDA”Nach mehr als einem Jahr intensiver Zusammenarbeit mit der Firma DELEC konnte dasEidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA den Bereich Rech-nungswesen des Aussendienstes in Bern und alle Vertretungen im Ausland auf die neueBuchhaltungssoftware ABACUS umstellen.

Seit Mitte April 2003 arbeitet somit rund um die Uhr und an sieben Tagen in der Wochejemand im EDA mit ABACUS. Ab diesem Zeitpunkt haben nämlich die letzten der rund150 Vertretungen im Ausland auf die neue Buchhaltungssoftware umgestellt. In Guate-mala City beispielsweise sind Gebühren in drei Währungen einzukassieren, die im Schal-tergeschäft verbucht werden; ebenfalls in drei Währungen werden in Warschau Debi-torenbuchungen abgewickelt, währenddem in Lyon rund 15 Benutzer mit der französi-schen Version der Software arbeiten.

Ein spezieller Dank gilt den Spezialisten der Firma DELEC. Dank ihrem unermüdlichenEinsatz wurden die Parametrisierungen trotz hohen Anforderungen in der ABACUS Soft-ware und die Vorbereitungen für den Rollout kompetent, termingerecht und ohne Preis-überschreitung vorgenommen.“

12 / Adressverwaltung Pages 2/2003

ADRESSBEZIEHUNGEN ABBILDENADRESSVERWALTUNG BIETET MÖGLICHKEIT

Im Adressstamm der ABACUS Adress-verwaltung werden alle Arten vonAdressen erfasst: Adressen von Kun-den, Lieferanten, Interessenten, Mit-arbeitern. Je nach Branche, Unter-nehmung oder Organisation, in derdie Adressverwaltung zum Einsatzkommt, werden aber auch Adressenvon Schülern, Heimbewohnern, Gäs-ten, Behördenmitglieder und so wei-ter verwaltet. Durch verschiedeneCustomizing-Funktionen und dieMöglichkeit, auch die Datenbank in-dividuell zu erweitern, sind der Ver-waltung jeder Art von Adressen mitallen dazu gehörenden Informatio-nen in der Adressverwaltung prak-tisch keine Grenzen gesetzt.

Zur Verwaltung von Adressen gehörtauch, dass im Adressstamm die Be-ziehungen abgebildet werden kön-nen, die bestimmte Adressen zu an-deren Adressen aufweisen.

VERBINDUNGSARTENDie Art einer Beziehung zwischen zweioder mehreren Adressen wird mit der sogenannten Verbindungsart definiert. Stan-dardmässig vorgegeben sind bereits diefolgenden Verbindungsarten:

FA = Freie Adressverbindung LA = Lieferadresse RA = RechnungsadressePA = Privatadresse

Der Anwender kann beliebige weitere Ver-bindungsarten seinen Bedürfnissen ent-sprechend eröffnen, zum Beispiel für dieAbbildung von Beziehungen zwischen Ad-ressen folgender Art:

Lehrer – SchülerKlasse – Schüler Schüler – ElternVerband – Sektionen Sektion – MitgliederVerantwortlicher – Untergebeneusw.

Die beiden vorgegebenen Verbindungsar-ten ”Rechnungsadresse“ und ”Lieferad-resse“ können verwendet werden, wenndie ABACUS Fakturierung AbaWorX einge-setzt wird und beim Ausdruck der Doku-mente ”Lieferschein“ und ”Rechnung“andere Adressen als die des Auftrags-gebers verwendet werden sollen.

Der Kontaktperson einer Firmenadresse wird die Privatadresse zugeordnet.

Das Instrument, um Beziehun-gen von Adressen untereinan-der abzubilden, sind in derABACUS Adressverwaltung dieso genannten ”Verbindun-gen“.

Damit ist jederzeit die Transpa-renz gegeben, wer zu wemwelche Beziehung hat. Auf-grund dieser Information lässtsich auf effiziente Weise einBeziehungsnetz gezielt bear-beiten, zum Beispiel mit Mai-lings.

Die Möglichkeit, Verbindungen zwischenzwei und auch mehreren Adressen zu er-fassen, besteht seit der Version 6.0. Mitder Version 2003 der Adressverwaltungwurde diese Funktionalität nun zusätzlicherweitert.

Adressverwaltung / 13Pages 2/2003

VERBINDUNGEN ERFASSEN Im Adresserfassungsprogramm 11 kannmit der Funktionstaste ”Verbindungen“das Programm aufgerufen werden, in demdie Adressverbindungen hergestellt wer-den. Dabei lässt sich sowohl auf Ebene derAdresse selbst oder auch auf Ebene einerKontaktperson eine Verbindung zu eineroder auch mehreren Adressen definieren.Welcher Art die Beziehung zwischen zweiAdressen ist, wird durch die Eingabe derVerbindungsart festgehalten.

Eine spezielle Verbindungsart ist die Pri-vatadresse. Sie erlaubt zum Beispiel Kon-taktpersonen in einer Unternehmung dieentsprechenden Privatadressen zuzuord-

nen. Ein typisches Anwendungsbeispiel istdas Weihnachtsgeschenk, das dem Ge-schäftspartner nicht in die Firma, sonderndirekt nach Hause geschickt werden soll.Eine weitere Möglichkeit ist eine Kontakt-person, die eine separate Postadresse be-sitzt.

VERBINDUNGEN NUTZENBei Serienversänden, Mailings oder beimAusdrucken von Etiketten kann als Selek-tionskriterium neu auch die Verbindungs-art genutzt werden. Dazu muss allerdingsvorher im Definitionsprogramm für dieSelektionen – im Programm 21 – be-stimmt werden, welche Verbindungsart beieiner Selektion berücksichtigt werden soll.

KOSTEN Die Funktion der Verbindungen ist in derGrundversion der Adressverwaltung ent-halten und somit kostenlos.

Damit werden dann bei der anschliessen-den Verwendung dieser Selektion in denAuswertungs- und Druckprogrammen nurAdressen berücksichtigt, die als Verbin-dungsart dieses Kriterium zugeordnet ha-ben.

AUSWERTUNG VON VERBINDUNGENUm schnell eine Übersicht über bestehen-de Beziehungen resp. Verbindungen vonAdressen zueinander zu erhalten, ist esmit der Version 2003 der Adressverwal-tung nun möglich, in den Listen die beste-henden Verbindungen von Adressen undKontaktpersonen zu anderen Adressen an-zuzeigen. Die Darstellung dieser Listenlässt sich nach diversen Kriterien durchden Benutzer selbst gestalten.

Bei der Auswertung kann zudem festge-legt werden, ob die Darstellung der Ver-bindungen nach dem Top-Down Prinziperfolgen soll – zum Beispiel pro Lehrer alleVerbindungen zu Schülern – oder nachdem Bottom-Up Prinzip (Gegenverbin-dung), bei dem umgekehrt alle Schüler-adressen gedruckt würden mit der Ver-bindung zum Lehrer.

SCHLUSSWORTMit der Möglichkeit, Adressen und Kon-taktpersonen mit anderen Adressen zuverbinden, wird dem ABACUS Anwenderein Instrument gegeben, das es ihm er-möglicht, Beziehungen im Adressstammklar und übersichtlich abzubilden. Ge-schäfts-, Mitgliederschafts- oder Ver-bandsbeziehungen können so auf einfa-che Weise festgehalten werden.

Definition einer Adressselektion mit Berücksichtigung der Verbindungsart

Adressliste mit Ausdruck einer Adressbeziehung

14 / E-Commerce Pages 2/2003

SAG’S MIT BLUMENUND MIT ABASHOP WWW.OERTIG.CH

Rosen, Hyperikum, Gerbera, Chry-santhemen sind nur einige der Blu-men, die W. Oertig AG seinen Kundenanbietet. Der traditionsreiche Blu-menproduzent aus dem zürcheri-schen Glatttal hat sich letztes Jahrentschieden, beim Vertrieb seinerProdukte auch auf das Internet zusetzen, ganz nach der Überzeugung,dass sich Innovation und Traditionnicht ausschliessen dürfen. AchtzigProzent der Kunden von W. Oertig AGsind Endabnehmer – die Blumen-und Pflanzenprodukte eignen sichdaher gut, um auch über E-Com-merce angeboten zu werden.

VON DER FIBU-SOFTWARE ZUM E-COMMERCESeit dreizehn Jahren sind bei W. Oertig AGbereits ABACUS Programme für die Debi-toren-, Finanz- und auch Lohnbuchhaltungim Einsatz. In diese Zeit fiel auch derWechsel von den DOS-Versionen der Pro-gramme auf die Windows-Oberfläche, dieEinführung der Mehrwertsteuer, die mitder Software bewältigt werden mussteund als jüngstes Beispiel die Integrationdes E-Commerce.

Vorteil: Up-to-dateAn diesem Kundenbeispiel wird auch einerder Vorteile der ABACUS Software ersicht-lich, nämlich, dass ein Unternehmen mitdem gleichen Softwareprodukt über vieleJahre arbeiten kann und trotzdem immer àjour bleibt. Kontinuität durch Weiterent-wicklung der Software und regelmässigeUpdates garantieren den Schutz der Inves-titionen, die Oertig – wie viele andereSchweizer KMU auch – in die Softwareund Ausbildung getätigt haben. Und mitABACUS steht immer ein modernes Pro-dukt zur Verfügung, das den technologi-schen Veränderungen angepasst wird.

Vorteil: ModularitätEin weiterer Vorteil der Software vonABACUS hat sich auch bei Oertig gezeigt.Schrittweise, Modul für Modul, kann dieSoftware-Palette ausgebaut werden, ganznach den Bedürfnissen der Unterneh-mung. Die Software kann mit der Unter-nehmung wachsen und so deren Verände-rungen wirkungsvoll unterstützen.

Die 1989 erstmalig eingesetzten ABACUSProgramme für das Rechnungswesen wur-den 1998 durch die Kreditorenbuchhal-tung und die Fakturierung AbaWorX er-gänzt. Ein Jahr später wurde dann auchnoch das Modul für das Electronic Bankingeingeführt. Und als vorläufig letzter Schrittkam im letzten Jahr nun noch der E-Com-merce Teil mit AbaShop hinzu als Erwei-terung der Fakturierungssoftware.

Das Resultat bei Oertig ist nun eine Ge-samtlösung, die vom Web-Shop bis zurBuchhaltung ein durchgängiges Systembietet und damit wesentlich zur Vermin-derung des administrativen Aufwandesbeiträgt.

BLUMEN ÜBERS INTERNET MIT ABASHOPDie Zielsetzungen, die Oertig mit der Er-öffnung eines virtuellen Ladens verfolgte,waren die Vereinfachung und die Automa-tisierung von Bestellungen, die bisher vorallem von Stammkunden aus dem Firmen-kundensegment auf telefonischem Wegerfolgten.

Zudem sollte es mit dem Web-Shop er-möglicht werden, zusätzlich zum traditio-nellen Ladengeschäft auch neue Kunden-segmente im Grossraum Zürich anzuspre-chen.

Einfache ImplementierungDie Realisierung der E-Commerce-Lösungauf Basis des ABACUS Standard-Internet-Shops AbaShop erwies sich als sehr ein-fach. Die Artikelinformationen, die in derFakturierung AbaWorX ausser den Fotos be-reits alle vorhanden waren, konnten prak-tisch auf Knopfdruck direkt in einen ABA-CUS Standard-Shop auf der E-CommerceHosting-Plattform www.abacuscity.ch pub-liziert werden. Zusätzliche Software oderHardware-Infrastruktur für den Betrieb desAbaShop war nicht nötig, da diese Lösungbei ABACUS in St. Gallen gehostet wird.

Hilfreich erwies sich in der Einführungs-phase des AbaShop die Möglichkeit, Inter-net-Bestellungen automatisch über Fax andie Geschäftsstellen weiterzuleiten, dienoch nicht über eine Anbindung an diezentrale Informatik verfügen.

E-Commerce / 15Pages 2/2003

Vom Standard zum individuellenAuftrittWeil die von ABACUS bereits vorgefertig-ten Design-Varianten für den Shop nichtden Anforderungen der Corporate Identityvon Oertig entsprachen, entschied mansich für den Beizug eines externen Web-Designers, um den AbaShop entsprechendzu customizen. Mit dieser Aufgabe betraut

wurde Patrick Spahr von station.ch. Ob-wohl Spahr zum ersten Mal mit AbaShoparbeitete, fand er sich schnell zurecht. DasDesign konnte nicht zuletzt wegen des fle-xiblen Konzepts von AbaShop sehr speditivangepasst werden. Der Aufwand für dasCustomizing betrug nicht viel mehr alseinen Tag Arbeit.

Besonderheiten im Oertig-ShopEine Besonderheit der Blumenbranche istdie Lieferung der Blumen auf ein bestimm-tes Datum, an einen bestimmten Ort, miteinem individuellen Grusstext. Der Shopmusste somit diese Anforderung erfüllenkönnen, was mittels der Standardfunktio-nalität des AbaShop völlig problemlosmöglich war.

Als weitere Herausforderung erwies sichdie automatische Berechnung der Liefer-kosten, da diese aufgrund der Postleitzahldes Lieferortes errechnet werden muss.Mit der Standardfunktion der ”Versand-arten“, die im AbaShop angeboten wird,konnte auch diese Anforderung erfülltwerden. Erfasst wurden ca. 150 Postleit-zahlen aus der Region Zürich, von Bülachbis Rapperswil und die entsprechendenLieferkosten zwischen 5 und 50 Franken.Bei der Bestellung im Shop werden demShopper bei der Kostenübersicht dieseTransportkosten transparent ausgewiesen.

Pflege und Unterhalt des ShopNach der erfolgreichen und kurzen Einfüh-rungsphase von nur wenigen Tagen wirddie Pflege der Artikelstammdaten und dasregelmässige Anpassen der auf dem Inter-net-Shop angebotenen Produkte durch W. Oertig AG selbst vorgenommen. Daswechselnde, saisongerechte Angebot wieauch Preisänderungen werden dabei inder Fakturierung einmal erfasst resp.geändert und vom Programm automatischauch auf dem Shop aktualisiert, ohne wei-teres Zutun des Systemadministrators.Dabei hilfreich ist, dass im Artikelstammder Fakturierung für jeden Artikel definiertwerden kann, ob er auch auf dem Inter-net-Shop publiziert werden soll.

Unterstützend zur Seite steht, vor allemwenn es um den sporadisch anfallendenSupport geht, der Berater von Oertig AG,der ABACUS Vertriebspartner T&O DataAG.

E-Commerce / 17Pages 2/2003

FAZITMit der Standardlösung AbaShop hat dieW. Oertig AG einen sehr kostengünstigenSchritt in die Welt des E-Commerce getan.Sie profitiert von der laufenden Weiter-entwicklungen in den ABACUS Anwen-dungen und insbesonders auch im Bereichdes Shops.

Für Auskünfte zur realisierten Lösungwenden Sie sich an:

T&O Data AGHerrn Ruedi WildBurghofstrasse 21CH-8105 RegensdorfTelefon 01 843 24 24E-Mail: [email protected]

KOSTEN FÜR ABASHOP VON W. OERTIG AGEinmalig:Shop-Software keine KostenShoperstellung, Designanpassungen Fr. 3’000.–Artikelstammdatenmutationen Fr. 500.–Total Fr. 3’500.–

Wiederkehrend (pro Monat):Hostinggebühr total Fr. 95.–

Herr R. Oertig, Gärtnermeister”Der Shop kommt bei unseren Stammkunden, die in der Mehrheit Firmenkunden sind,gut an. Sie werden gegen Rechnung beliefert. Bei Privatkunden stellt man aber immernoch eine gewisse Zurückhaltung gegenüber dem Internet-Shoppen fest. Die Benutzungder eigenen Kreditkarte im Internet ist vielen potentiellen Kunden unsympathisch. So-bald sich für die Bezahlung neue, das heisst, sicherere Technologien etablieren, wird die-ses Segment zusätzlich Schwung bekommen.“

PORTRAIT W. OERTIG AG, GLATTBRUGGAuf 100’000 m2 – davon 10’000 m2 in Gewächshäusern – produziert die W. Oertig AGSchnittblumen und Pflanzen. So auch Rosen, die aus Schweizer Herkunft sonst nurschwer zu finden sind.

Aus den Treibhäusern in Wangen und Glattbrugg bei Zürich werden die eigenen Blumen-läden in Zürich-Oerlikon, Glattbrugg und im Glattzentrum beliefert. Je zwei Mal proWoche gehen die Blumen und Pflanzen auch auf die Märkte am Helvetiaplatz in Zürichund in Oerlikon. Zudem werden etwa 20% der Produkte über die Zürcher Blumenbörseen gros verkauft. Blumen und Pflanzen haben bei Oertig seit 1943 Tradition, denn dasGeschäft wird nun bereits von der zweiten und dritten Generation geführt. 50 Mitarbei-terinnen und Mitarbeiter, die je zur Hälfte in der Produktion und im Verkauf beschäftigtsind, setzen sich tagtäglich ein, damit sich die Kunden an den Blumen und Pflanzenerfreuen können.

18 / Electronic Banking Pages 2/2003

ELECTRONIC BANKING MIT KANTONALBANKEN ONBA – ONLINE BANKING SCHNITTSTELLE

Viele Finanzinstitute bieten Kundenzwei verschiedene Kommunikations-varianten für den Austausch vonZahlungsverkehrsinformationen an.Einerseits können Daten mittels Te-lebanking und einer Punkt-zu-PunktVerbindung gesendet und abgeholtwerden oder anderseits über das In-ternet unter Verwendung einerStreichliste.

Viele Finanzinstitute passen dieseSchnittstellen laufend den neuentechnologischen Herausforderungenund den stetig steigenden Kunden-anforderungen an. Eine solche An-passung hat das ONBA-System derKantonalbanken im Frühjahr 2003erfahren. Ein guter Zeitpunkt, dieseSchnittstelle in das ABACUS Elec-tronic Banking zu implementieren.

ONBA – ONLINE BANKINGSCHNITTSTELLEONBA wurde erstmals im Jahre 1997 denKunden von der Zürcher Kantonalbank alsneuer Internetzugang für den Zahlungs-verkehr angeboten. Kurze Zeit später, imNovember 1998, wurde die Schnittstelledann den anderen 10 Kantonalbanken zurVerfügung gestellt. Der elektronischeZugang über das Internet zur Bank wirdseither von den meisten Finanzinstitutenseit mehr als vier Jahren angeboten undständig weiterentwickelt.

WIESO EINE NEUESCHNITTSTELLE? Beobachtungen des Marktes haben erge-ben, dass

weniger als 5% der Bankkunden, dieauf elektronischem Weg mit der Bankkommunizieren, die Telebanking-Schnitt-stelle nutzen.

über 95% der E-Banking-Kunden dasOnline Banking über Internet nutzen.

viele der Telebanking-Kunden auch dasOnline Banking nutzen.

Eine weitere Analyse hat gezeigt, dass dasTelebanking zwar gut in Software-An-wendungen integrierbar ist, jedoch überwenig Funktionen verfügt. Im Gegensatzdazu waren bisher die Online Banking An-gebote der Finanzinstitute schlecht inERP-Systeme integrierbar, verfügten dafüraber über viele Funktionen. Aus diesenDiskrepanzen wurde das Bedürfnis nacheiner neuen Schnittstelle abgeleitet, diedie Vorteile beider Kommunikations- undE-Banking-Varianten vereinen soll. Eineumfassende Integrierbarkeit der OnlineBanking Lösungen und deren Optimierungim Rahmen von Software-Anwendungenverschiedener Hersteller sollte angestrebtwerden.

Im Mai diesen Jahres stellten die elf Kan-tonalbanken gemeinsam ihren Kundeneine neue Internet-Banking Programmver-sion zur Verfügung, die viele interessanteNeuerungen beinhaltet. Damit steht demKunden nun erstmals auch eine Schnitt-stelle zur Verfügung, über die sich der Da-tentransfer (DTA-Files, ESR-Daten, Konto-daten etc.) direkt aus einer externen ERP-Software nutzen lässt. So wird mit dieserLösung eine überzeugende und betriebssi-chere Alternative zum Telebanking miteiner Punkt-zu-Punkt Verbindung (z.B.Modem-Modem-Verbindung) angeboten.

Electronic Banking / 19Pages 2/2003

Wie es funktioniertNach dem Vertragsabschluss für das E-Banking werden dem Kunden von derBank die Vertrags- und Passwortunterla-gen zugestellt. Die Identifikation beim Ein-stieg erfolgt mittels Vertragsnummer, ei-nem persönlichen Passwort, sowie einemstets wechselnden Passwortzusatz aus derStreichliste. Das ABACUS Electronic Ban-king bietet die Möglichkeit, diese Streich-liste im Programm zu hinterlegen, umdamit den Automatisationsgrad der Über-tragung zu verschiedenen Banken zu erhö-hen. Dieses Vorgehen wird von ABACUS inAnbetracht der damit reduzierten Sicher-heit jedoch nicht empfohlen.

Die Verbindung zwischen dem ABACUSElectronic Banking und dem Finanzinstitutlässt sich wie bei der Kommunikation überyellownet oder mit den Raiffeisenbankenauf einfache Weise mit dem Installations-Assistenten im Programm 511 einrichten.Nachdem bestimmt worden ist, ob die Da-tenkommunikation über eine permanenteInternet-Standleitung (Netzwerk) odereine Wählverbindung über einen Internet-provider erfolgen soll, steht dem Zah-lungsverkehr mit dem Finanzinstitut nichts

mehr im Weg. Die Übertragung der Datenerfolgt mit einer 128-Bit Verschlüsselung,wodurch sich die Zahlungen sicher unddirekt an die Bank übermitteln und Kon-toauszüge von dort abholen lassen.

FAZITDas Release der neuen ONBA-Schnittstellevom 18. Mai 2003 und die Implementie-rung ins ABACUS Electronic Banking istein weiterer Schritt zur Erhöhung derBenutzerfreundlichkeit. Die Depotdatenund eine aussagekräftige Rückmeldung,falls ein aufgegebener Zahlungsauftragnicht ausgeführt werden kann, sind vor-läufig nur beim Online Internetbankingverfügbar. Sowohl diese Rückmeldungenals auch andere Informationen und Datensollen in einer nächsten ONBA-Versionangeboten und dann auch durch dasABACUS Electronic Banking interpretiertund verarbeitet werden können.

20 / Lohnbuchhaltung Pages 2/2003

STANDARDLÖSUNG FÜR SCHULGEMEINDENDIE OPTION TARIFE MACHT’S MÖGLICH

Durch den Lehrermangel der letztenJahren hat sich die Ausgangslage fürdie Verarbeitung der Löhne in denSchulgemeinden geändert. War frü-her ein Primarlehrer vorwiegend inder Primarstufe und ein Oberstufen-lehrer in der Oberstufe tätig, ist dieSituation heute nicht mehr so ein-deutig. Dies brachte auch für die Ab-rechnung der Löhne neue Anforde-rungen mit sich, da in der Lohnab-rechnung ein Lehrer zum Teil nachverschiedenen Tarifen abgerechnetwerden muss. Eine Herausforderung,der sich die Firma alpha. info stellteund eine Standardlösung auf Basisder ABACUS Lohnbuchhaltung erar-beitete.

Ein Lehrer – zum Beispiel im 25. Dienst-jahr – mit Primarausbildung kann in derPrimarschule und in der Sekundarschuleunterrichten. Für das Pensum in der Pri-marschule erhält er die Entlöhnung nachdem Primartarif und die Verbuchung in derFinanzbuchhaltung der Schulgemeinde er-folgt auf die Primarschule. Schwierigerwird es für sein Pensum in der Sekundar-schule. Da dieser Lehrer nicht die erforder-liche Ausbildung für die Sekundarschulebesitzt, wird er ebenfalls nach dem Pri-martarif entlöhnt. Die Verbuchung mussaber stufengerecht auf die Oberstufe er-folgen.

DIE AUFGABEDas Ziel von alpha.info war es, für dieSchulgemeinden eine Lösung zu realisie-ren, die auf einer Standardsoftware auf-baut. Sie sollte benutzerfreundlich seinund die verantwortliche Person bei der Er-stellung der Lohnabrechnungen optimalunterstützen. Durch möglichst viele Auto-matisierungen – Zugriffe auf SGV-Tabel-len, Errechnung von Familienzulagen oderähnlichem – sollten zudem die Fehler-quellen eliminiert werden. Ziel der anzu-strebenden Lösung war es auch, dass dieKosten bei zukünftigen Updates oder beiAnpassungen durch Gesetzesänderungenmöglichst gering gehalten werden kön-nen.

DIE LÖSUNGMehrere Versuche im Jahre 2001, mit ei-ner Standardsoftware diese Aufgabenstel-lung zu lösen, scheiterten. Dank Software-anpassungen von ABACUS in der Lohn-buchhaltung, die in der Realisierung derOption ”Tarife“ gipfelte, konnte im Januar2002 mit der Parametrisierung des Schul-gemeindemandanten gestartet werdenund der Schulgemeindestandard entwi-ckelte sich. Bereits zwei Monate späterwurde im März 2002 die erste Version beider Schulgemeinde Mörschwil, die als Be-tatester fungierte, eingesetzt. Im Laufe desJahres 2002 wurde der Schulgemeinde-standard weiter ausgebaut und Anfang2003 führten die ersten grösseren Ge-samtschulen diesen produktiv ein. Seit An-fang 2003 werden nun von verschiedenenSchulgemeinden im Kanton St. Gallen je-den Monat etwa 700 Lohnabrechnungenmit dem Schulgemeindestandard deralpha.info auf der ABACUS Software er-stellt.

WARUM EIN STANDARD?Mit dem Schul-Standard bietet diealpha.info den Kunden einen einfach zuinstallierenden und kostengünstigen Up-date der Lohntabellen und der geändertenLohnarten an, denn die Aufwendungenwerden einmal gemacht und unter denAnwendern aufgeteilt. Die Stellvertretungunter den Schulgemeinden oder durchalpha.info kann damit auch verbessertwerden, weil die Basis für die Lohnabrech-nungen überall identisch ist.

Lohnbuchhaltung / 21Pages 2/2003

DIE LOHNARTEN – KORREKTE VERBUCHUNGDamit die Lohnabrechung richtig darge-stellt werden kann und die korrekte Ver-buchung in der Finanzbuchhaltung sicher-gestellt wird, sind für die verschiedenenFälle Lohnarten erstellt worden. Im aktuel-len Standard sind die wichtigsten Lohn-arten enthalten. Jede Schulgemeinde kannden Standard durch eigene, weitere Lohn-arten ergänzen, um so die individuellenBedürfnisse der Schule zu erfüllen.

Damit ist auch sichergestellt, dass die Ver-buchung korrekt in die ABACUS Finanz-buchhaltung erfolgt oder über die Export-Schnittstelle in eine andere Finanzbuch-haltung übertragen werden kann.

DER PERSONALSTAMMIm Personalstamm können für die jeweili-gen Mitarbeiter neben den Personaldatenauch die entsprechenden Lohnklassen,Lohnstufen, Präsenz- und Unterrichtslek-tionen und die fixen Überzeiten (kein An-spruch auf einen 13. Monatslohn) erfasstwerden. Diese Daten werden datumsab-hängig gespeichert. Dies erlaubt es, zu-künftige Mutationen von Löhnen bereitsvorzeitig zu erfassen oder auch sofort Aus-kunft über Lohndaten aus vergangenenPerioden zu erhalten.

DIE LOHNABRECHNUNGDie Lohnberechnung erfolgt automatisch,basierend auf den im Personalstamm fest-gelegten Einstufungen und Lektionen. Da-zu werden auch die Lohntabellen desSGV/KLVK verwendet, die im ABACUS alsTabellen hinterlegt sind. Zusätzliche Datenwie Stellvertretungen, Spesen, Abzügeoder Sitzungsgelder werden bei derDurchführung des Lohnlaufes erfasst. Inder Lohnabrechnung werden die ausge-rechneten Werte sowie die Einstufungenangezeigt, womit der Empfänger derLohnabrechnung auf transparente WeiseAuskunft erhält, wie sich sein Nettosalärerrechnet.

Tarifmodell im ABACUS abgebildet

Lohnbuchhaltung / 23Pages 2/2003

ERFA-GRUPPE FÜR SCHULGEMEINDENalpha.info hat eine Erfahrungsgruppe imKanton St. Gallen ins Leben gerufen, dieaus Vertretern von Schulgemeinden, desSchulgemeindeverbandes und der alpha.info besteht. Zielsetzung ist es, zusammenmit den Kunden, den heutigen Schulge-meindestandard, der auf ABACUS basiert,weiter zu entwickeln und an die neuen An-forderungen laufend anzupassen.

Folgende Schulgemeinden arbeiten heutebereits mit dem alpha.info Schulgemein-destandard:

Schulverwaltung BuchsSchulgemeinde Ebnat-KappelPrimarschulgemeinde MörschwilPrimarschulgemeinde RapperswilSchulgemeinde Wattwil

FAZITDank der Erweiterung der ABACUS Lohn-buchhaltung durch die neue Funktion”Tarife“ wird es möglich, auch komplexeLohnsysteme abzubilden, wie dies am Bei-spiel der Schulgemeinden eindrücklichaufgezeigt werden konnte.

DER KUNDE HAT DAS WORT:Robert Büsser, Schulsekretär: ”Das bisherige Lohnprogramm der Schulgemeinde Wattwilbasierte auf dem Betriebssystem DOS. Die Vertreiberfirma kündigte unserer Schulge-meinde den Wartungs- und Supportvertrag. Aufgrund dieser Gegebenheit sahen wir unsveranlasst, die Evaluation eines neuen Programmes vorzunehmen. Das neue Programmsollte folgende Voraussetzungen erfüllen:

Unabhängigkeit betreffend ArbeitszeitKorrektes Kosten-Nutzen-VerhältnisAutomatische Berechnung der Löhne, BVG nach TariflistenInformationsbasis für die relevanten Schullohndaten des Kantons St. GallenStufenübergreifende Lohnabrechnungen ohne manuelle BerechnungenProduktivitätssteigerung

Es zeigte sich schnell, dass diese Voraussetzungen von keinem bestehenden Lohnpro-gramm erfüllt werden konnten. Die Verantwortlichen der alpha.info entwickelten in Zusammenarbeit mit Schulverwalterinnen und -verwaltern und ABACUS eine Schulstan-dardlösung, die diese Anforderungen erfüllt. Der auf den Kanton St. Gallen abgestimm-te Schulstandard ist bei uns nun seit Januar 2003 im Einsatz. Die Flexibilität des Lohn-programmes ist gross. Wir sind davon überzeugt, dass dieses Produkt die Qualität hat,um sich in Zukunft bei den Schulgemeinden durchzusetzen.“

Merkmale der Schulgemeinde Wattwil:

Anzahl verarbeitete Löhne pro Monat: 170Anzahl Schüler: 1’40020% der Lehrer und Lehrerinnen arbeiten stufenübergreifend

Für Auskünfte zur realisierten Lösung wenden Sie sich an:

alpha.info gmbhKastanienweg 1CH-9402 MörschwilTelefon 071 866 31 92Fax 071 866 31 93www.alphainfo.ch

Ansprechpersonen:Rolf Oehler: [email protected] Schlegel: [email protected]

24 / Tipps und Tricks Pages 2/2003

ETIKETTEN DRUCKENNICHTS LEICHTER ALS DAS

Ab der Version 2000 der ABACUS Adressverwaltung können Etikettenspielend einfach definiert und aus-gedruckt werden. Dabei spielt eskeine Rolle, ob es sich dabei um La-ser- oder Endlos-Etiketten jeglichenFormates handelt. Mit den verschie-denen Definitionsmöglichkeiten, diedie Etikettenprogramme dafür zurVerfügung stellen, werden die Ein-richtarbeiten wesentlich verein-facht, besonders da bereits vordefi-nierte Etikettenformate von Etiket-tenherstellern mit dem Programmmitgeliefert werden.

EINSTELLUNGEN SYSTEMDATENDamit für die Definition von Etiketten dievielfältigen Möglichkeiten der Etiket-tenprogramme genutzt werden können,muss als erster Schritt im Programm 412”Systemdaten generell“ die neue Pro-grammversion aktiviert werden. Dies ge-schieht dadurch, dass die Option ”Ver-wenden neue Programme und Definitio-nen“ angewählt wird.

Wurden auf einer älteren Version derAdressverwaltung bereits Etiketten defi-niert und abgespeichert, so können diesesDefinitionen auf einfache Weise für dieneuen Programme übernommen werden.Dazu muss die dafür vorgesehene Pro-grammfunktion ”Alte Definitionen konver-tieren“ im Programm 441 unter der Menü-position ”Extras“ ausgeführt werden. Dasalte Format wird vom Umwandlungspro-gramm automatisch angepasst, entwedergenerell für alle Länder oder nur für allejene Länder, für die das alte Format ver-wendet wurde.

Auch nach erfolgter Konversion ins neueFormat können die alten Etikettende-finitionen bis auf weiteres, falls dies über-

haupt nötig ist, noch mit den alten Etiket-tendruckprogrammen verwendet werden.

ETIKETTENTYPEN DEFINIERENAls sogenannte ”Etikettentypen“ lassensich jegliche Arten von Etiketten definie-ren, seien dies Versand-Etiketten für Cou-verts, Paket-Etiketten etc.

Vordefinierte Etiketten verwendenIm Programm 442 ”Etikettentypen“ wirdein neuer Typ eröffnet. Mit F4 kann dasFenster für die Druckersteuerung geöffnetwerden, wo auf der Lasche ”Etikettenop-tionen“ alle gängigen Etikettenmarkenwie Herma, Zweckform, Rank Xerox be-reits abgelegt sind. Die passende Etiket-tenmarke braucht nur noch ausgewählt zuwerden. Etikettenhöhe und Breite, sowieAnzahl Etiketten pro Blatt in der Breiteund Höhe, werden durch die entsprechen-de Etikettenmarke definiert.

Für die im Programm hinterlegten Etiket-tenmarken sind sogar die Bestellnummernder Hersteller zur Information hinterlegt,damit die Bestellung mit der korrektenTypenbezeichnung erfolgen kann.

Vordefinierte Etikettenmarken stehen zur Auswahl

Tipps und Tricks / 25Pages 2/2003

Eigene Etiketten definierenFalls keine der vordefinierten Etiketten-marken verwendet werden kann, bestehtdie Möglichkeit, dass der Anwender selbsteigene Definitionen vornimmt. Anstatteine Etikettenmarke auszuwählen, klicktman auf den Button ”Details“ und kanndann die spezifischen Einstellungen vor-nehmen für: Etikettenhöhe und -breitesowie die Anzahl Etiketten in der Breiteund Höhe des Blattes.

Damit beim Ausdruck der Etiketten dieAdresse resp. die auszudruckende Infor-mation schön positioniert wird, kann mitder Funktion ”Etikettenränder“ der Ab-stand des Etiketteninhaltes ”millimeterge-nau“ vom linken und oberen Rand defi-niert werden. So kann der zu bedruckendeBereich bestimmt werden, falls bei denEtiketten zum Beispiel schon das Firmen-logo aufgedruckt ist.

Mit ”Speichern als“ werden im Druckdia-log die Einstellungen für den neuen Eti-kettentyp abgespeichert. Anschliessendmuss nach dem Verlassen des Druck-dialoges der neue Etikettentyp selbst auchnoch gespeichert werden.

ETIKETTENINHALT DEFINIERENDa je nach Land unterschiedliche Adress-darstellungen notwendig sein können,sollten für eine korrekte Adressierung ent-sprechende Etikettendefinitionen pro Landabgespeichert werden. Das heisst, dasspro Etikettentyp mehrere länderspezifischeDefinitionen gespeichert sein können. Füreuropäische Länder, die alle ”grossomodo” analoge Anforderungen an die Ad-ressdarstellung haben, kann im Normalfalleine bereits erstellte Definition für einanderes Land übernommen werden. FürLänder mit speziellen Anforderungen, wiedies zum Beispiel in Überseegebieten oftder Fall ist, muss jedoch die Definitiongegebenenfalls von Grund auf neu vorge-nommen werden.

Beim Starten des Definitionsprogrammes441 muss zuerst das Land ausgewähltwerden, für das eine Etikettendefinitionvorgenommen werden soll. Mit F3 kann inder Ländertabelle gesucht werden.

Im Designbildschirm werden im linkenFenster alle Datenbankfelder angezeigt,die in einer Etikette verwendet werdenkönnen. Im mittleren Teil befindet sich daseigentliche ”Gestaltungsfenster“ und aufder rechten Seite sind diverse Detailin-formationen zum jeweils aktivierten Feldersichtlich.

Mit F5 ”Neu“ wird die Definition einerEtikette gestartet, indem zuerst der zubearbeitende Etikettentyp ausgewähltwerden kann. Gewünschte Felder lassensich aus dem Datenbankfenster mit Drag&Drop in das Gestaltungsfenster ziehen,wo ersichtlich ist, wie die Gestaltung derEtikette aussieht.

Falls es sich bei der zu definierenden Eti-kette um ein europäisches Land handelt,muss neben der Postleitzahl und dem Ortauch das Feld ”Land“ in die Etikette ein-gefügt werden. Dieses zeigt dann den je-weiligen, offiziellen ISO-Code des Landesan. Laut der schweizerischen Post genügtbei europäischen Ländern der ISO-Code,bei Ländern aus Übersee sollte das Landjedoch ausgeschrieben werden. Zudemgibt es einige Länder, die keine PLZ besit-zen.

Soll ein Etikettentyp für ein solches Landverwendet werden, zum Beispiel China, somuss zusätzlich zu den schon eingefügtenFeldern auch noch ein Feld ”Freier Text“mit dem Inhalt ”Volksrepublik China“ ein-gefügt werden. Anschliessend kann dieserEtikettentyp für das Land ”China“ gespei-chert werden.

Etikettendetails definieren

Länderauswahl

Länderspezifische Etikettendefinition

Tipps und Tricks / 27Pages 2/2003

Mit der Funktion ”ael None” kann jedesFeld an einer beliebigen Stelle in der Eti-kette platziert werden. Für jedes einzelneFeld lassen sich zudem die Attribute fett,kursiv oder unterstrichen vorgeben. Die zuverwendende Schriftgrösse und dasSchriftformat für die Etikette als Ganzeswerden unter ”Seite einrichten“ in der Ty-pendefinition der Etikette hinterlegt.

Inhalt pro Land speichernBeim Speichern einer Etikettedefinition er-scheint aus Sicherheitsgründen die Abfra-ge nach dem Land ein zweites Mal. Fallsdie Etikettendefinition für die Anwendungin der Schweiz erfolgte, muss diese Defi-nition somit für die Schweiz abgespeichertwerden. Die Etikettendefinition für dieSchweiz funktioniert, wie vorgängig be-reits erwähnt, auch für die meisten euro-päischen Länder, so dass diese Etiketten-definition ohne Änderungen auch für an-dere Länder abgespeichert werden kann.

ETIKETTEN IN DER ABACUSLOHNBUCHHALTUNGIn der Lohnbuchhaltung kann auch ohneinstallierte ABACUS Adressverwaltungdie Etikettendefinition über das Pro-gramm 3572 aufgerufen werden. Analogder Adressverwaltung wird auch in die-sem Programm zuerst das zu bearbeiten-de Land ausgewählt, worauf anschlies-send der Designer gestartet wird. Mit derFunktion ”Etikettentyp zuweisen“ undF5 gelangt man in die Typenauswahl.Das weitere Vorgehen bei der Etiket-tendefinition entspricht dem der Adress-verwaltung.

Etiketten VorschauDie integrierte Druckvorschau erlaubt es,die Darstellung der Etiketten sofort aufihre Richtigkeit und Vollständigkeit amBildschirm zu überprüfen, ohne dass dafürEtiketten für Probedrucke verwendet wer-den müssen. Allfällig notwendige Kor-rekturen der Etikettendarstellung könnenso sofort durchgeführt werden.

AUSDRUCK DER ETIKETTENMehrfachetiketten werden im Programm37 ”Adressetiketten“ und Einzeletikettendirekt im Programm 11 ”Adressen bear-beiten“ ausgedruckt, wobei in diesen Pro-grammen eine beliebige Anzahl einerEtikette ausgedruckt werden kann.

HINWEISEs ist darauf zu achten, dass der Stan-dard-Etikettentyp niemals gelöscht oderversehentlich mit einem selbst definier-ten Typ überschrieben wird. Ohne dieStandarddefinition können auch die be-nutzerdefinierten Etiketten nicht mehrangezeigt werden! Tritt ein solcher Falltrotzdem ein, ist der Support zu kontak-tieren.

Etikette für entsprechendes Land speichernEtikettenvorschau

28 / Anwenderportrait Pages 2/2003

ABACUS SOFTWARE IN DEUTSCHLANDWO DER PUNKT ZUM KOMMA WIRD

Das italienische Modehaus GiorgioArmani führt von München aus dasRechnungswesen für die eigenenFilialen in Deutschland sowie denSchweizer Detailhandel. Die Flexi-bilität der ABACUS Softwarelösungsowie länderspezifische Erweiterun-gen machen es möglich, die nationalsehr unterschiedlichen buchhalte-rischen Anforderungen aus Deutsch-land, Italien und der Schweiz mitderselben Software abzubilden. So-wohl die unterschiedlichen Mehr-wertsteuerabrechnungen nach deut-schem und schweizerischem Recht,als auch das Reporting an die Zen-trale in Mailand werden von der Ad-ministration in München mit ABACUSerledigt.

Im Frühjahr 2001 startete die GiorgioArmani-Niederlassung in Zürich die Eva-luation einer länderübergreifenden Fi-nanz- und Rechnungswesensoftware fürden deutschsprachigen Raum. Der aus-führliche Anforderungskatalog umschriebdie Geschäftsprozesse für die folgendenBereiche:

DebitorenverwaltungKreditorenverwaltungFinanzbuchhaltung mit- Abbildung des schweizerischen,

deutschen und italienischen Kontenplans (KMU, SKR03,GA)

- MWST-Abrechnung für die Schweiz und Deutschland

- Flexibilität bezüglich Reporting- Kostenstellenrechnung mit Umlagen

auf Basis Kostenarten- Schnittstelle zur bestehenden

deutschen Lohnbuchhaltungs-software

- Zahlungsverkehr für die Schweiz und Deutschland

Zum Zeitpunkt der Evaluation konnten ei-nige wichtige länderspezifische Anfor-derungen für Deutschland mit der ABACUSSoftware noch nicht vollumfänglich abge-deckt werden.

Die Kompetenz des Schweizer Marktfüh-rers, die gute Zusammenarbeit mit demImplementierungspartner Customize AGsowie die sehr grosse Flexibilität bei derGestaltung der Kontenpläne und bei denAuswertungen führten dazu, dass sichGiorgio Armani nach einer schriftlichenZusage bezüglich der Deutschland-Anpassungen für die ABACUS Software-lösung entschied. Mit der Version 2003sind diese Anpassungen nun in den Stan-dard integriert und werden offiziell vonABACUS unterstützt.

RECHNUNGSLEGUNGSSTANDARDDEUTSCHLANDIn Deutschland hält im Moment noch dasBiRiLiG (Bilanzrichtlinien-Gesetz, enthaltenim Handelsgesetzbuch HGB) die Mindest-anforderung an die Rechnungslegungsvor-schriften fest. Diese werden aber ständigweiter entwickelt und den EU-Richtlinienangepasst. Die EU wird in Zukunft – vo-raussichtlich ab 1.1.2005 – den Rech-nungslegungsstandard IAS (InternationalAccounting Standard) als Vorschrift fürFirmen ab einer gewissen Grösse und be-sonders für börsenkotierte Unternehmenvorschreiben.

Die ABACUS Software ist bereits heute inder Lage, Rechnungslegungsabschlüssenach IAS zu erstellen.

Giorgio Armani hat sich als Inbegrifffür italienisches Design und Ausdruck fürLebensgefühl weltweit als Marke etab-liert. Heute ist das italienische Modehausin unterschiedlichsten Bereichen tätig. Essind dies vor allem Oberbekleidung fürDamen und Herren, Jeans, Damen- undHerrenwäsche, Schuhe, Uhren, Accessoi-res und Düfte.

In Deutschland und der Schweiz istGiorgio Armani an folgenden Standortenmit eigenen Filialen präsent: Basel,Düsseldorf, Frankfurt, München, Ham-burg, Zürich.

Anwenderportrait / 29Pages 2/2003

KONTENPLAN DEUTSCHLANDDer Aufbau der Lösung erfolgte nach denVorgaben des Standards SRK03. Die Klas-sierung wurde in Anlehnung an dieSchweizer KMU-Gliederung aufgebaut.Zudem wurde eine Alternativklassierungfür das Reporting an den Hauptsitz inMailand eröffnet. Ziel war es, diese Klas-sierung für die Kostenrechnung einzuset-zen.

Für das Anlagevermögen, dessen Kontenmit 0 beginnen, wird mit dem Shortcutgearbeitet. Das heisst, dass bei sämtlichenKonten eine führende Null hinterlegt wird.

REPORTINGDie Anforderungen an das Reporting wa-ren vielschichtig. Das Hauptaugenmerkwurde auf die Abbildung der Bilanz undGewinn-/Verlustrechung gemäss den ver-schiedenen Anforderungen für die Rech-nungslegung in der Schweiz, in Deutsch-land und Italien gelegt. Für die Darstel-lung dieser unterschiedlichen Auswertun-gen wurde die Möglichkeit der alternati-ven Klassierung genutzt.

Zudem bestand das Bedürfnis, eine Über-sicht pro Verkaufsstelle (Kostenstelle) zuerhalten, bei der die Overheadkosten fürAdministration und Marketing auf Basisder einzelnen Kostenarten umgelegt wer-den können. Mit dem flexiblen Reporting-Tool AbaVision, dem Excel Add-On in derABACUS Software, konnte dafür eine be-nutzerfreundliche Lösung realisiert wer-den. Über eine zentrale Erfassungsmaskekönnen die Anwender im AbaVision für diezu druckenden Ist- und Budgetzahlen diegewünschten Kriterien auswählen: ZumBeispiel den zu berücksichtigenden Mo-nat, das Geschäftsjahr oder ob Buchungenaus dem Zusatzjournal und Abschlussbu-chungen mit einbezogen werden sollen.Die Umlagen können auf einem separatenArbeitsblatt prozentual pro Kostenstellehinterlegt werden. Die Aktualisierungerfolgt danach für sämtliche Arbeitsmap-pen automatisch.

AbaVision hat auch in diesem Projekt wie-der gezeigt, dass sich dieses Instrumentausserordentlich gut für einfachere Kos-tenrechnungen eignet und solche Auswer-tungen zudem zu sehr moderaten Kostenrealisierbar sind.

Deutschland ist der wichtigste undgrösste Handelspartner der SchweizerWirtschaft. Zirka 70 % aller Importe undExporte werden über deutsche Unter-nehmen abgewickelt. ABACUS hat in derVersion 2003 die Software um die wich-tigsten länderspezifischen Anforderun-gen aus Deutschland erweitert. Sie bietetdamit Schweizer Firmen mit Niederlas-sungen in Deutschland die Möglichkeit,über die Landesgrenze hinweg mit einereinheitlichen Softwarelösung zu arbei-ten. Es ist zudem geplant, die Softwaredurch KPMG Deutschland prüfen undzertifizieren zu lassen.


MWST-CODE UND -ABRECHNUNGBei der Parametrisierung der MWST-Codesmusste ein spezieller Steuertyp ”ImportUST/VST“ berücksichtigt werden. DieserSteuertyp löst gleichzeitig eine Umsatz-steuer- und Vorsteuerbuchung aus. Damitwird der Warenverkehr aus einem EU-LandMWST-technisch richtig abgewickelt.

Für die Abrechnung der deutschen Mehr-wertsteuer stehen alle Formularfelder zurVerfügung, die den MWST-Codes zugeord-net werden können. Mit der Auswahl desLayouts ”Standard_Deutschland“ kanndie Abrechnung durchgeführt und dasUmsatzsteuer-Voranmeldungsformulargedruckt werden.

ZAHLUNGSVERKEHR DEUTSCH-LAND MIT ELECTRONIC BANKINGGrundsätzlich wird zwischen dem Inland-zahlungsverkehr ”DTAUS-IZV“ (Auftrag-geber und Empfängerbank befinden sichin Deutschland) und dem Auslandzah-lungsverkehr ”DTAUS-AZV“ (Auftraggeberin Deutschland – Empfängerbank ausser-halb Deutschlands) unterschieden.

Des Weiteren werden länderspezifischeKommunikationsprotokolle für die Über-tragung der Daten verwendet. In Deutsch-land ist das Verfahren FTAM (File TransferAccess Method) sehr weit verbreitet. DasABACUS Electronic Banking ist entspre-chend vorbereitet worden und unterstütztdie deutschen Spezialitäten im Zahlungs-verkehr. Im Electronic Banking werden diemanuell erfassten Daten und die durchdas Programm disponierten Kreditoren-zahlungen im entsprechenden deutschenZahlungsformat erstellt und können andas jeweilige Finanzinstitut übermitteltwerden.

Bei Giorgio Armani wird seit Projektbeginnder Inlandzahlungsverkehr für Deutsch-land eingesetzt.

WO DER PUNKT ZUM KOMMAWIRDNicht nur gesetzliche Vorschriften müs-sen beim Einsatz von Softwareproduktenin unterschiedlichen Ländern berücksich-tigt werden. Es gilt auch zahlreichen län-derspezifischen Eigenheiten Rechnungzu tragen. Ein Beispiel dafür ist das Dezi-mal-Trennzeichen. So wird dafür inDeutschland, Polen, Frankreich undItalien ein Komma statt wie in derSchweiz üblich ein Punkt verwendet.Auch die Tausendertrennung erfolgt an-ders.

Darstellung Schweiz: 5’750.30Darstellung Deutschland: 5.750,30

Für Auskünfte zum vorgestellten Projekt inDeutschland wenden Sie sich an:

Customize AGHans-Peter BosshardUetlibergstrasse 288CH-8045 ZürichTelefon 01 880 02 [email protected]

GELUNGENER START IN DEUTSCHLANDMit der Realisierung dieses Projektes beiGiorgio Armani in München konntenABACUS und Customize ein gelungeneserstes Projekt in Deutschland verzeichnen.Weitere Installationen von ABACUS Soft-ware im süddeutschen Raum, zum Beispielbei Schweizer Unternehmen mit Nieder-lassungen in Deutschland, werden be-stimmt bald folgen.

St. Gallen, Zürich, Bern, Vevey


EFFIZIENTE AUFTRAGSBEARBEITUNG BEI WAGNER+BETONTECHNIK AG SA, SURSEE

DAS UNTERNEHMEN IM BEREICHBETONVERARBEITUNGWagner+Betontechnik AG SA ist das füh-rende Schweizer Unternehmen im Handelvon Betonverarbeitungsgeräten. Es ent-stand im Jahr 1987 durch den Zusammen-schluss der 1972 gegründeten Wagner AGmit der Tremix Betontechnik AG. Die Kern-kompetenzen der Wagner+Betontechniksind:

Verkauf und Vermietung von Maschinen,Geräten und SpezialanfertigungenVerkauf von Verbrauchsmaterialien Reparatur- und Ersatzteildienst Liefer- und AbholdienstBetonoberflächenbearbeitung

Wagner+Betontechnik liefert ihren Kun-den die gewünschten Geräte mit dem not-wendigen Schalungszubehör und garan-tiert einen umfassenden Reparaturservice.Zudem erbringt das Unternehmen spe-zialisierte Dienstleistungen in der Bearbei-tung von Betonoberflächen mit Hilfe derKugelstrahl- oder Schleiftechnik.

Das Unternehmen verfügt über vier Stand-orte, von welchen aus die gesamteSchweiz mit 5 Tournee-Fahrzeugen belie-fert wird. Sechs Aussendienstmitarbeitersorgen für eine prompte und kompetenteBeratung vor Ort.

DAS INFORMATIKPROJEKT Ausgelöst durch die Unsicherheit über dieWeiterentwicklung der bisher eingesetz-ten Auftragsbearbeitung entschied sichdie Geschäftsleitung im Frühling 2001 füreine Neuevaluation der gesamten Infor-matiklösung. Im Vordergrund stand derWunsch nach mehr Auswertungsmöglich-keiten und effektiveren Führungskenn-zahlen, welche die neue Software bietensollte. Zudem wurden vom neuen Systemeine zentrale Datenhaltung und eine opti-male Prozessunterstützung erwartet.

Nach sorgfältiger Prüfung diverser ERP-Produkte entschied sich die Geschäftslei-tung für die Auftragsbearbeitung vonABACUS in Verbindung mit den Applika-tionen Finanz-, Debitoren-, Kreditoren-,Lohnbuchhaltung, Adressverwaltung undden Report Writer AbaView. Ausschlag-gebend waren insbesondere die Zufrie-denheit mit den bisher bereits eingesetz-ten ABACUS Applikationen für die Finanz-und Lohnbuchhaltung, die Leistungs-fähigkeit der ABACUS Standardsoftware,sowie das Vertrauen in die Zukunft diesesSoftwarehauses.

AUFTRAGSBEARBEITUNGAusgangslageDas Schwergewicht des Projektes lag beider Auftragsbearbeitung. Die bisher einge-setzte Software erreichte dank langer Ein-satzdauer eine tiefe Durchdringung in derFirma, was den Entscheid bezüglich einerneuen Software erschwerte. So wurdenzum Beispiel Bestellungen in MicrosoftWord erstellt, die Lagerbewirtschaftungauf Microsoft Excel geführt, die Rück-verfolgbarkeit der Seriennummern in ei-nem Ordner dokumentiert und die Aus-wertungen für die Geschäftsleitung inExcel immer wieder neu aufbereitet.

FACTS ZUR AUFTRAGSBEARBEITUNG

Anzahl Arbeitsplätze 16Anzahl Kunden ca. 6’000Anzahl Lieferanten ca. 1’500Anzahl Artikel ca. 4’500Anzahl Aufträge 20’000/JahrAnzahl Bestellungen 2’500/Jahr Anzahl Offerten 3’000/Jahr


Anforderungen an Partner fürProjektabwicklungBei der Wahl des geeigneten Partners fürdie Realisierung des Informatikprojektesim Zusammenhang mit der ABACUS Auf-tragsbearbeitung standen die folgendenAnforderungen im Vordergrund:

Fundierte Erfahrung in ähnlicherBrancheLangjährige Marktpräsenz in Kombina-tion mit bewährten Software-Instru-mentenKompetenz und Kapazität, um eineGesamtlösung (Software und Prozess-beratung) anzubieten.

Projektablauf In Zusammenarbeit mit den Projektmitar-beitern der Firma Wagner+Betontechnikund unter Berücksichtigung der kurzenEinführungszeit entschied sich BDO Visurafür nachstehende Phasen:

Phase 1: Machbarkeitsanalyse (ABEA / Adressen) mit einem Kernteam

Phase 2: Detailkonzeption / Einführung Auftragsbearbeitung mit einemKernteam

Phase 3: Schulung der restlichen Mitar-beitenden

TerminplanNach Abschluss der Machbarkeitsanalysefand Anfang August 2002 die Kickoff-Sitzung statt. Die verbleibenden vier Mo-nate bis zum Jahreswechsel mussten ge-nügen, um die ergänzte ABACUS Lösungeinzuführen. Dies war nur möglich, weildie personellen Ressourcen der Wagner+Betontechnik und der BDO Visura verfüg-bar waren und zeitlich koordiniert werdenkonnten. Die Software-Einführung durftedabei das Tagesgeschäft nicht beein-trächtigen.

Die Erstellung des Detailkonzepts, dasAufbauen des Testmandanten, die Schu-lungen für das Kernteam sowie das Abbil-den und Testen der Geschäftsfälle bean-spruchte die Zeit bis Ende November2002. Die Schulung der restlichenABACUS AnwenderInnen und die über-schneidende Ablösung des alten Systemsfand im Dezember 2002 statt.

Dank grossem Einsatz und Elan beiderPartner konnte am 1.1.2003 mit der neu-en Software produktiv gestartet und dasalte System erfolgreich abgelöst werden.

Anforderungen an die zentraleApplikation AuftragsbearbeitungAn die Auftragsbearbeitung wurden spezi-fische Anforderungen gestellt, die Dankder Flexibilität dieses Programms alleerfüllt werden konnten.

VerkaufAbwickeln verschiedener Geschäfts-fälle (Reparaturauftrag, Handelsauf-trag, Barfaktura usw.)Aufbau eines Vertreterkonzeptes mitzentraler Verwaltung der VertreterRückverfolgbarkeit aller Artikel mitSerienummern inkl. AktivitätenBenutzersprachabhängige Verkaufs-maske Übernahme der bestehenden Artikel-,Lieferanten-, Kunden- und Adressdatenvia Schnittstellen

EinkaufAbwickeln der klassischenGeschäftsfälleKomplexes Preis- und Rabattsystem

LagerRückverfolgbarkeit der SerienummernAktuelle Lagerbestände

Spezielle AuswertungenDeckungsbeitragsrechnung mit ver-schiedenen SelektionsmöglichkeitenProvisionsumsatzstatistikKundenumsatzstatistikKundeninformationsblatt (alle Kondi-tionen, Rabatt und Staffelrabatte)

Besondere Anforderungen anABACUSIm Baugewerbe ist es üblich, dass eineVielzahl von Verkaufskonditionen vorkom-men. Bei Wagner+Betontechnik sind esca. 30’000! Diese Vielfalt ergibt sich dar-aus, dass einzelne Kunden für denselbenArtikel je nach Saison verschiedene Kondi-tionen haben können. Ebenfalls wird mitKunden- und Artikelkonditionsgruppen ge-arbeitet. Diese Tausende von Konditionengilt es, auf einfache Weise verwalten undpflegen zu können. Die Lösung für diesespezielle Anforderung heisst: AbaView inKombination mit Excel. Die Verkaufskon-ditionen werden mit dem Report Writer imExcel-Format aufbereitet und können nachder Bearbeitung im Excel über die Ver-kaufskonditionen-Schnittstelle wieder indie Auftragsbearbeitung zurück importiertwerden. Mit diesem Hilfsmittel ist der Kun-de in der Lage, alle Verkaufskonditioneneinfach, übersichtlich und mit einem mini-malen Aufwand zu pflegen.


PFLEGE DERKUNDENBEZIEHUNGENEin wichtiges Anliegen im Zusammenhangmit der Einführung einer neuen ERP-Lösung war die Schaffung eines zentralenInformationssystems bezüglich Kunden-beziehungen. In der Vergangenheit ver-waltete jeder Aussendienstmitarbeiterseine Informationen über Kontakte mitKunden und Interessenten sowie die ent-sprechenden Adressen weitgehend auto-nom. Als Informationsträger dienten ihmselbst geschaffene Lösungen, die je nachNeigung von klassischen Karteikarten biszu ausgeklügelten Excel-Dateien reichten.Auch nach Einführung des neuen ERP-Sys-tems erfolgt die laufende Aktualisierungder Kundendaten sinnvollerweise weiter-hin durch die Aussendienstmitarbeiterselbst. Durch die zielgerichtete Nutzungder vielfältigen Funktionen in der ABACUSAdressverwaltung ist es heute aber mög-lich, diese Informationen zentral zu füh-ren, auszuwerten und umfassend zu nut-zen.

Die Adressverwaltung wurde so konfigu-riert, dass pro Adresse ausgeführte undgeplante Aktivitäten mit internem oderexternem Charakter festgehalten werden.Externe Aktivitäten sind dabei Tätigkeiten,die sich auf eine bestimmte Adresse bezie-hen, zum Beispiel ein Kundengespräch in-klusive allfälliger Spesen. Mit Hilfe vonvorgegebenen Aktivitätstypen und – eineEbene tiefer – definierten Themen werdendie Aktivitäten zielgerichtet, übersichtlichund benutzerfreundlich erfasst. Mit den”internen Aktivitäten“, die sich auf denAussendienstmitarbeiter selbst beziehen,”rapportiert” dieser seine Absenzen. Akti-vitätstypen wurden für die Absenzen wieFerien, Krankheit, Ausbildung etc. defi-niert.

Eingabe des gewünschten Kunden

Aktuelle Verkaufskonditionen werden ins Excel exportiert und können einfach und effizient mutiert werden.Anschliessend werden die Daten in der ABACUS Auftragsbearbeitung aktualisiert.

Eingabe des gewünschten Kunden

Alle Kundenkonditionen können ausgedruckt und dem Kunden zugestellt werden.


INFORMATIONEN PER MAUSKLICKDamit die verschiedenen Anwender mit ih-ren unterschiedlichen Informationsbedürf-nissen aus der Fülle der Daten schnell diegewünschten Informationen gewinnenkönnen, stehen viele vordefinierte Selek-tionen zur Verfügung.

Dadurch, dass von den wichtigen Doku-menten in der Auftragsbearbeitung auto-matisch jeweils eine Kopie ins elektroni-sche Kundendossier abgelegt wird, stehendiese Dokumente auch allen Mitarbeiternzur Verfügung, die nicht direkt mit derAuftragsbearbeitung arbeiten.

ERFOLGREICHE UMSETZUNG DER ZIELEBei der Einführung der neuen ABACUS Lö-sung handelte es sich um ein anspruchs-volles Projekt: Parallel zur Ablösung desalten ERP-Systems liess Wagner+Beton-technik fast die gesamte Informatik-Platt-form erneuern. Zur nahtlosen Integrationder Westschweizer Niederlassung inCrissier wurden zudem die wichtigstenProgramme resp. Masken der Auftragsbe-arbeitung in französischer Sprache gestal-tet und die Schulungen auf Französischdurchgeführt. Bei der Umsetzung des Kon-zeptes wurden neue Erkenntnisse undWünsche nach Möglichkeit laufend miteinbezogen.

Dank intensiver und konstruktiver Zusam-menarbeit zwischen den Projektteams derWagner Betontechnik und der BDO Visurakonnte das Projekt ohne nennenswerteProbleme realisiert werden. Der produkti-ve Start am 1.1.2003 verlief dank grossemEinsatz während der Testphase praktischreibungslos. Dies war nur möglich, weilsich die Mitarbeiter der Wagner+Beton-technik mit viel positivem Engagement andie neue Aufgabe wagten.

Die anspruchsvollen Anforderungen an dieAuftragsbearbeitung wurden grösstenteilsabgedeckt. Der Wagner+Betontechniksteht nun mit ABACUS eine betriebswirt-schaftliche Gesamtlösung zur Verfügung,die als Standardlösung jederzeit update-fähig ist. Auf dieses moderne, leistungs-fähige und zeitgemässe Instrument wirdsich die Wagner+Betontechnik währendvieler Jahre verlassen können.

BDO Visura dankt den Mitarbeiterinnenund Mitarbeitern der Wagner+Beton-technik für die konstruktive und effizienteZusammenarbeit.

Für Auskünfte zur realisierten Lösungwenden Sie sich an:

Ansprechpartner BDO VisuraAuftragsbearbeitung:Remo Fluri BDO Visura SolothurnTelefon 032 624 64 [email protected]

Rechnungswesen:Peter Jakober BDO Visura LuzernTelefon 041 368 12 [email protected]

Adressverwaltung:Brigitte Christen BDO Visura LuzernTelefon 041 368 12 [email protected]


ST. OTMARS HANDBALLERINNENSPITZEKLASSE AUF DEM FELD UND IM BÜRO

Der 1. Mannschaft des TSV St. OtmarHandball Frauen kann man gratulie-ren. Den Vize-Meistertitel haben siesich mit drei spannenden Playoff-Finalspielen gegen den LC Brühl ver-dient. Die Damen von St. Otmar ha-ben Spiele geboten, die an Span-nung kaum zu überbieten waren.

CLUB SETZT AUF PROFESSIONELLETOOLSDer TSV St. Otmar Handball Frauen setztseit der Saison 2000/01 in der Buchhal-tung die ABACUS Standardsoftware Fibu-Light ein. Wegen der grossen Zuverlässig-keit dieser Software wurde entschieden,zur Abwicklung der Vereinsverwaltungeine Erweiterung der FibuLight durch dieAdressverwaltung vorzunehmen. Mit die-sem Tool wird auf die kommende Hand-ballsaison 2003/04 einerseits eine profes-sionelle Mitgliederverwaltung realisiertund andererseits werden die vielfältigenAufgaben, die es für einen reibungslosenVereinsbetrieb zu erledigen gibt, wir-kungsvoll unterstützt.

ANFORDERUNGEN UND UMSETZUNGDie Verantwortlichen des TSV St. Otmarhatten klare Vorstellungen, was ihnen dieABACUS Adressverwaltung für die effi-ziente Abwicklung der verschiedenen Auf-gaben im Verein bieten muss.

Massgeschneiderter Adressstamm Stefani & Partner AG als Implementie-rungspartner konnte die hohen Anforde-rungen an die Gestaltung der Eingabe-masken für die Erfassung der Adressendank den komfortablen Erweiterungs-möglichkeiten im Bereich der ”Freien Fel-der“ zur vollsten Zufriedenheit des TSV St.Otmar erfüllen.

In einem Verein gibt es sehr viele verschie-dene Arten von Adressen und Informatio-nen zu verwalten; zum Beispiel die einzel-nen Spielerinnen, die verschiedenenMannschaften, Funktionäre, Trainer, Vor-standsmitglieder etc. Um diese Daten zuerfassen, wurden die so genannten “Ja/Nein-Felder“ verwendet. Die Übersicht-lichkeit bleibt trotz vieler Kriterien ge-wahrt, da diese Felder auf verschiedeneLaschen aufgeteilt sind.

Die ausführliche Erfassung der Infor-mationen zahlt sich aus, weil eine flexibleAuswertungen der Daten nach diesenKriterien durch Selektionen möglich wird.

Listen, Listen, ListenMannschaftsadresslisten, Funktionärslis-ten, Vorstandslisten sind nur einige derListen und Auswertungen, die es braucht,damit den verschiedenen Bedürfnissen dervielen Verantwortlichen in einem Vereinentsprochen werden kann. Für diese Auf-gabe war der ABACUS Report Writer Aba-View das richtige Instrument. Damit konn-ten alle notwendigen Informationen überSpielerinnen wie Jahrgänge, Funktions-Codes sowie den üblichen Adressinforma-tionen dargestellt werden. Auch das Inte-grieren des Vereinslogos auf allen Aus-wertungen war ein Kinderspiel.

SerienbriefeDa die Fakturierung der Mitglieder- undLizenzbeiträge wie bis anhin noch mit Se-rienbriefen aus Word erfolgt, mussten ent-sprechende Selektionen in der Adressver-waltung definiert werden, mit denen diebetreffenden Adressen für die automati-sche Erstellung der Serienbriefe selektiertwerden.

Serienbriefe werden aber auch für die ver-schiedenen Vereinsanlässe wie Trainings-lager, Vorstandssitzungen, Generalver-sammlung, Informationsabende und soweiter benötigt.


Die Adressverwaltung bietet dafür einegute Unterstützung und die Anwenderschätzen es, wenn sie nur noch die ent-sprechend vorbereitete Selektion auswäh-len müssen und das Programm zusammenmit der gewünschten Briefvorlage denRest erledigt.

OP-KontrolleWeil die Rechnungen, wie erwähnt, mitWord erstellt werden, wird somit auch kei-ne eigentliche Debitorenbuchhaltung ge-führt. Deshalb muss in der Adressverwal-tung die Information bereit gestellt wer-den, wer wann bezahlt hat und welchePersonen ihre Beiträge noch nicht über-wiesen haben. Dazu wurden in den Ad-ressstammdaten Felder eingefügt, auf de-nen das Zahlungseingangsdatum einge-tragen wird. Mit einem AbaView-Reportkann dann eine Offene-Posten-Liste er-stellt werden.

SCHLUSSWORTDie Umsetzung des Projektes ”Adress-verwaltung“ beim TSV St. Otmar durch dieFirma Stefani & Partner AG wurde im Rah-men eines Sponsorings realisiert. Falls diesportlichen und betriebswirtschaftlichenErfolge in Zukunft weiter auf diesem ho-hen Level bleiben, dann ist als nächstermöglicher Ausbauschritt die Installationder Fakturierung AbaWorX denkbar, damitauch dieser Bereich optimiert werdenkann.

In jedem Fall verfügt das Sekretariat nunüber ein effizient einsetzbares Instrument,mit dem der Aufwand für das Erstellen dernotwendigen Adresslisten, OP-Listen so-wie der Serienbriefe minimiert werdenkann.

Für weitere Auskünfte zur realisiertenLösung wenden Sie sich an:

Vereinsadresse:TSV St. Otmar Handball FrauenPostfach 267CH-9013 St. Gallen

Kontaktperson:Leiter Nachwuchs / BreiteDaniel PfisterTelefon 078 740 90 99

Stefani & Partner AGInformatik & UnternehmensberatungABACUS Software PartnerRorschacherstrasse 294CH-9016 St. GallenTelefon 071 282 18 18

TSV ST. OTMAR HANDBALL:EINE ERFOLGSGESCHICHTESeit 20 Jahren existiert der TSV St. OtmarHandball Frauen. Mit viel Erfolg betrei-ben aktuell etwa 150 Frauen und Junio-rinnen in drei Aktiv- und sechs Nach-wuchsteams Handball auf höchstemNiveau bis hin zum Freizeit- und Anima-tionsbereich.

Das erste Team spielt seit zehn Jahrenohne Unterbruch in der Nationalliga A. Inden Jahren 1998 und 1999 gelang essogar, den Schweizermeister-Titel zu er-ringen. Das zweite Aktivteam spielt inder 1. Liga, das Dritte in der 3. Liga. Mitdieser sinnvollen Aufteilung kann denverschiedenen Interessen und Ambitio-nen der über 20jährigen entsprochenwerden. Auch denen, für die neben demHandball auch die soziale und gesell-schaftliche Komponente wichtig ist.

Ein grosses Anliegen des Vereines ist es,eine umfassende Nachwuchsabteilungzu führen. Von der höchsten bis zur tief-sten Juniorinnenstufe werden unter fach-kundiger Führung pro Woche mehr alsein Dutzend Trainingseinheiten angebo-ten. Einfach ist es nicht, immer genü-gend willige und kompetente Leute fürdie Arbeit mit der Jugend zu finden. ImTeamsport des Handballes können junge,initiative Menschen wertvolle Erfahrun-gen sammeln, die ihr späteres Leben mit-prägen. Nicht zuletzt aus diesem Grundwurde die Nachwuchsabteilung komplettneu in die Bereiche Sport, Soziales undUmfeld strukturiert.

Zentraler Adressstamm zur Verwaltung aller Informationen

Produktportrait / 39Pages 2/2003

AUSWEISE ”A LA CARTE”FÜR MITARBEITER, MITGLIEDER...

Personalausweise, Schülerausweise,Legitimationskarten mit Foto kön-nen nun von jedem ABACUS Anwen-der selbst einfach, effizient und kos-tengünstig hergestellt werden. Die-se Ausweise in Kreditkartenformatwerden dank der Zusammenarbeitmit der Firma Intercard AG direktaus den ABACUS Programmen ausge-druckt.

KARTEN FÜR KUNDENBINDUNGUND LEGITIMATION Karten sind heutzutage ein wichtiges Mar-ketinginstrument für die Kundenbindunggeworden. Eine personalisierte Kunden-karte fördert die Identifikation mit demUnternehmen. Sie erlaubt zum Beispielauch, dass sich Mitglieder mit dem Aus-weis legitimieren können, sei es bei derNutzung einer Infrastruktur wie Fitness-center oder beim Einkauf in bestimmtenGeschäften.

AUSDRUCK VON KARTEN AUS DERABACUS ADRESSVERWALTUNGNeben den vollständigen Adressinforma-tionen und branchenspezifischen Datenkönnen den Adressen und Kontaktperso-nen seit der ABACUS Version 2003 auchFotos zugeordnet werden. Dank dieser Er-weiterung können zum Beispiel Verbändeund Vereine nun für ihre Mitglieder direktaus der Adressverwaltung personalisierteAusweise erstellen.

MÖGLICHE ARTEN VON KUNDENKARTENVersicherungsausweisMitgliederausweisPersonalausweisGarantiekarte Studenten-/Schülerausweis BesucherbatchClubkarte, Member Card

Freie Gestaltung Im Programm 36 ”Adressen drucken“ istbereits ein Standard-Report definiert, mitdem Karten und Ausweise ausgedrucktwerden können. Dieser Standard-Reportkann je nach Anforderungen problemlosdurch weitere Datenbankfelder aus demAdressstamm ergänzt werden.

Die Gestaltung der Kärtchen kann zudeman die Corporate Identity der Unterneh-mung angepasst werden, indem das Fir-menlogo oder beliebige weitere grafischeElemente wie zum Beispiel auch Hinter-grundbilder in den Report integriert wer-den.

40 / Produktportrait Pages 2/2003

AusdruckSobald die Definition des Reports erstelltist, werden die Ausweise auf einem Ther-modrucker der Firma Intercard AG ausge-druckt. Dazu muss lediglich der entspre-chende Druckertreiber installiert sein, denIntercard zum Thermodrucker mitliefert.Der Ausdruck von Karten und Ausweisenwird so zum Kinderspiel.

Druck Vor- und RückseiteSoll neben der Vorderseite auch die Rück-seite eines Ausweises bedruckt werden, sokönnen mit einem entsprechend vorberei-teten Report die Kärtchen in einem einzi-gen Arbeitsgang auf der Vor- und Rück-seite bedruckt werden.

Professioneller Kartendrucker ImageCard Select

AUSDRUCK VON KARTEN AUS LOHNBUCHHALTUNG ETC.Die ABACUS Programme Lohnbuchhaltung/Human Resources, Debitoren-/Kreditoren-buchhaltung und Auftragsbearbeitung ver-wenden den zentralen Adressstamm fürdie Verwaltung von Adressen. Daraus er-gibt sich, dass die Funktionalitäten desAdressstammes auch in diesen Program-men genutzt werden können.

Ausdruck aus Lohnbuchhaltung/HRIn der Lohnbuchhaltung und im ProgrammHuman Resources besteht die Möglichkeit,mit den Programmen 37 und 118 ”Doku-mente“ schön gestaltete Personalauswei-se in Kreditkartenformat zu erstellen.

Ausdruck mit Report Writer AbaViewFalls keine Adressverwaltung oder Lohn-buchhaltung installiert ist, können solcheKarten auch mit dem Report Writer Aba-View aus der Debitoren-/Kreditorenbuch-haltung oder Auftragsbearbeitung ge-druckt werden.

Analog zum oben beschriebenen Vorge-hen in der Adressverwaltung muss zuerstauch im AbaView ein entsprechender Re-port aufgebaut und definiert werden. DenDarstellungsmöglichkeiten sind mit demReport Writer AbaView keine Grenzen ge-setzt.

Der Ausdruck der Karten erfolgt direkt ausdem Report Writer AbaView.

Produktportrait / 41Pages 2/2003

THERMODRUCKER VON INTERCARDDatacard SP35Der neue, innovative Kartendrucker für jedes Budget. Preis: ab Fr. 3’950.–

ImageCard AITDie Druckerserie für kleinere bis mittlere Kartenvolumen. Preis: ab Fr. 7’000.–

ImageCard IVDer Desktop Kartendrucker für anspruchsvolle Anwendungen und hohe Sicherheitsan-forderungen an die Karten. Preis: ab Fr. 25’000.–

KARTEN Verschiedene Qualitäten von Karten werden durch Intercard angeboten.Der durchschnittliche Preis beträgt etwa Fr. 1.– pro Karte.

INTERCARD AGDie Firma Intercard AG ist seit 1988 ein erfolgreiches Handels- und Dienstleistungsun-ternehmen mit Niederlassungen in Zürich und Würenlos. Als Generalvertreter der Pro-dukte von DataCard Corp. USA ist Intercard in der Schweiz und Liechtenstein die Num-mer 1 im Personalisieren (Thermo-, Fotodruck, Magnetstreifen- oder Chipcodierungusw.) von Plastikkarten. Karten, wie das SBB-Halbtagsabo oder der neue Führerausweisim Kreditkartenformat, sind Erzeugnisse, die mit Druckertechnologien der Intercard er-stellt wurden.

Die Intercard AG bietet neben schlüsselfertigen Lösungen für die Inhouse Produktion inihrem Servicecenter auch Lösungen für Firmen an, die Ihre Kartenproduktion outsourcenwollen. Bis zu 100’000 Karten können pro Tag personalisiert und postgerecht aufberei-tet werden. Der kleinste Kunde hat 2 Karten bestellt, für die SBB werden jährlich ca.2 Millionen Karten gefertigt. Mehr Informationen über die Firma Intercard finden auf derHomepage: www.intercard.ch.

Für Auskünfte zu den Produkten von Inter-card AG wenden Sie sich an:

Intercard AGBaslerstrasse 102 CH-8048 ZürichTelefon 01 404 54 54 [email protected]

DRUCK VON AUSWEISEN MIT ABACUS UND INTERCARDABACUS Software Programme für Ausdruck - Adressverwaltung * Programm 36 * oder AbaView

- Lohnbuchhaltung Programm 37 oder AbaView- Human Resources Programm 118 oder AbaView

- Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung AbaView- Auftragsbearbeitung AbaView

Drucker IntercardDruckertreiber

* Karten mit Foto ab Version 2003

42 / HP Pages Pages 2/2003

WIRELESS VERBINDETGEHEN SIE ”ON AIR“!

IST DIE WIRELESSRECHNIK FÜRMICH DAS RICHTIGEIst Wireless nicht viel teurer?Im Gegenteil – die Wireless-Technik kannsogar zu Einsparungen von bis zu 50%pro angeschlossenem Gerät führen. Siesparen zum Beispiel die Kosten für zusätz-liche Verkabelung, wenn Sie neue Geräteinstallieren oder Ihr Büro umgestalten.Neue Mitarbeiter sind bereits ab dem ers-ten Tag produktiv, denn sie können sofortin das bestehende System integriert wer-den – und das ganz ohne Techniker.

Ich habe bereits alles verkabelt –welche Vorteile bietet mir dann dieWireless-Technik?Ob Sie nun ein mobiler Fachmann mit ei-nem Notebook sind oder ein Manager, dervon einem Meeting zum nächsten muss, –die räumliche Flexibilität der Wireless-Technik führt zu einer höheren Produktivi-tät – und zwar genau dann, wenn Sie sieam dringendsten benötigen. Jüngste Un-tersuchungen ergaben, dass die Wireless-Technik zu einer Produktivitätssteigerungvon rund 20% führt.

Wieso ist man produktiver, wennman Wireless arbeitet?Mit dem Umstieg auf Wireless-Technikkönnen Sie Ihr tägliches Arbeitspensumwesentlich schneller als zuvor erledigen.Während Sie noch unterwegs sind oder aneinem Meeting teilnehmen, können SieE-Mails empfangen, lesen und versenden,zusätzliche Informationen abrufen oderDokumente drucken. Sie brauchen keinenAnschluss und müssen das Meeting nichtverlassen. Damit haben Sie doch ganz ne-benbei schon viel erledigt, stimmt’s?

Ist die Wireless-Technik nicht ziemlich kompliziert?Aber nein! Installation und Anwendungsind ganz einfach: Sie können den HPiPAQ Pocket PC sowie Ihre Drucker, Com-puter und Notebooks dort benützen, woes für Sie am bequemsten ist – und nichtdort, wo die Kabel enden!

Technologien wie Bluetooth oder WirelessLAN greifen ineinander und bilden die ide-ale Lösung für jedes Geschäft!

Mit Hilfe dieser Technologien können Siesich frei auf dem Firmengelände bewegenund arbeiten, wo immer Sie wollen. Woimmer Sie sich aufhalten: Sie haben dienotwendige Netzanbindung!

Selbstverständlich engagiert sich HP imWireless Computing, um auch in Zukunftdie Kompatibilität Ihrer funkbasierten Ge-räte mit den führenden Industriestandardszu gewährleisten.

Auszug aus ZDNet.de, 11.03.03

Die CeBIT bringt es an den Tag:Es gibt keine Alternative mehr zurdrahtlosen Netzwerk-Technologie.Wireless LAN hat sich durchgesetzt. DieIT-Messe CeBIT mit einer Vielzahl neuerWLAN-Produkte belegt, dass die drahtlo-se Netzwerk-Technologie nicht mehr auf-zuhalten ist. Die Prophezeiung liegtnahe: Ende dieses Jahres wird es keineBusiness-Notebooks und Tablet-PCsohne integriertes WLAN geben.

HP Pages / 43Pages 2/2003

WIRELESS LAN – DAS FLEXIBLE NETZWERKWi-Fi (Wireless-Fidelity) unangefochten auf Platz EinsWi-Fi ist die momentan beliebteste undpreiswerteste Spezifikation für WirelessLANs. Wi-Fi arbeitet im 2,4-GHz-Frequenz-bereich und überträgt Daten-Geschwin-digkeiten von bis zu 11 MBit/s. Sein aus-gewogenes Verhältnis aus Kostengünstig-keit, Bandbreite und vor allem der Reich-weite haben Wi-Fi zum dominanten Stan-dard im Unternehmensbereich gemacht.Viele Angestellte haben diese Technologiebereits übernommen, um deren Vorteileauch zu Hause für Arbeit und Freizeit nut-zen zu können.

HOTSPOTS – WLAN-VERBINDUNGEN FÜRUNTERWEGSWireless Hotspots finden immer mehrVerbreitung. Hotspots bieten Geschäfts-reisenden einen drahtlosen Breitband-Internetzugang an den wichtigsten Orten(Hotels, Konferenzzentren, Flughäfen,Bahnhöfe usw.) in der Schweiz und inganz Europa. Tendenz täglich steigend.Wir wollen, dass Sie in Verbindung blei-ben – egal wo Sie gerade sind.

WLAN MULTIPORT W200Preisgekrönte Multiport-Technologie Dieser Port erweitert die Funktionalitätausgewählter Notebooks und Desktopsum drahtlose Mobilität.

High Performance-Vernetzung deutliche Verbesserung der Funk-signalstärke im Vergleich zu PC-Karten Schnittstelle basierend auf USB-Technologie laut Industriestandard hohe Sicherheit mit 128-bit WEP-VerschlüsselungWi-Fi-zertifiziert und kompatibel mitallen IEEE 802.11-konformenProdukten

HP WIRELESS USB WL215Schnell, einfach, leistungsstark

keine zusätzliche Verkabelungeinfache Installation und Handhabunghohe Sicherheit mit 128-bit WEP-Verschlüsselung und 802.1x EAP-TLSkompatibel mit Microsoft® Windows®

98, Windows® 2000 und Windows® ME Wi-Fi-zertifiziert und kompatibel mitallen IEEE 802.11-konformenProdukten3 Jahre Garantie

Notebook

Access Point

Wireless Print Server

Netzwerkdrucker oderMultifunktionales Produkt

Netzwerk

Public Wireless LAN/Hotspots Unternehmen

Hotspot

HP iPAQ Tablet PC

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150 REPRÉSENTATIONS SUISSES À L’ETRANGER COMPTENT SUR LES LOGICIELS ABACUS

ABACUS est, dès maintenant, utilisédans le monde entier. Toutes lesreprésentations suisses à l’étrangerutilisent le logiciel de financeABACUS pour leur comptabilité.

Afin de maintenir les intérêts politiques,économiques, culturels et sociaux à l’é-tranger, notre pays entretient un réseaud’environ 150 représentations, compre-nant des Ambassades, des Consulats, desbureaux de liaison et des représentationsconsulaires, utilisés dans certaines desti-nations touristiques. La grandeur de cesreprésentations est variable. Certaines, telqu’en Jamaïque, sont très petites ; il suffitd’une personne pour représenter les inté-rêts de la Suisse dans ce pays. La plusgrande se trouve à Washington D.C. et estconstituée d’environ 60 employés.

Le département fédéral des affaires étran-gères, avec son siège à Berne, forme labase et la plaque tournante des affairesétrangères fédérales ainsi que du réseauextérieur. La direction des ressources et duréseau extérieur (DRE) est responsable desintérêts des services de la représentationsuisse et coordonne les différentes tâchesdes représentations. Celle-ci comprendaussi le choix de la solution comptable. Audébut de cette année, il a fallu remplacerle logiciel comptable, utilisé par les repré-sentations à l’étranger durant plus de dixans, car celui-ci n’était plus soutenu parson producteur. Pour cette raison un appeld’offre OMC eu lieu en 2001, afin de trou-ver un nouveau logiciel, ainsi que par lamême occasion un nouveau partenaire etfournisseur. Les exigences très complexesimposées au nouveau logiciel étaientgrandes et les candidats nécessitaient unsavoir-faire important. En novembre 2002,après une procédure globale d’évaluation,le nouveau logiciel s’appelait ABACUS etle nouveau partenaire DELEC. Ce choix aété motivé par la standardisation et lapossibilité d’une globalisation du logicielet du roll-out, ainsi que par la politique dupersonnel pratiquée par le département.Celui-ci pratique le système des transferts.

Ce système implique que toute personnetravaillant dans un service diplomatiqueou consulaire est transférable et va, pourcette raison, changer de représentation enmoyenne tous les quatre ans. Vu les chan-gements de pays ou de continents fré-quents, il est important que les employéspuissent utiliser partout les mêmes infra-structures standards. De cette façon uneéconomie de temps peut être faite auniveau de l’administration, étant donnéqu’il n’est pas nécessaire d’apprendre àutiliser un nouveau logiciel.

UNE COMPTABILITÉ INDIVIDUELLEPOUR LES REPRÉSENTATIONS,CONSOLIDATION À BERNEA priori, chaque représentation tient sapropre comptabilité dans la devise du payshôte, nommée ”devise de la maison” dansle jargon du DFAE. Suivant le pays, certai-nes représentations utilisent encore d’au-tres devises. Tous les trois mois, les repré-sentations effectuent une clôture périodi-que et transmettent leurs chiffres à la cen-trale de Berne. Toutes les comptabilitéssont alors importées dans un mandant derévision et contrôlées. Les exercices révi-sés, sont ensuite consolidés avec la comp-tabilité centrale du DFAE et le transfert”intercompany” entre les représentationset la centrale est éliminé automatique-ment. Pour finir, les comptabilités consoli-dées sont importées dans le système SAPdu DFAE et transmises au système de fac-turation de l’Etat.

EIDGENÖSSISCHES DEPARTEMENT FÜR AUSWÄRTIGE ANGELEGENHEITENDÉPARTEMENT FÉDÉRAL DES AFFAIRES ÉTRANGÈRESDIPARTIMENTO FEDERALE DEGLI AFFARI ESTERIDEPARTEMENT FEDERAL DALS AFFARS EXTERNS

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EXIGENCES GLOBALES POUR LE NOUVEAU LOGICIELLe secteur d’utilisation du logiciel au DFAEcomprend les deux domaines étranger etcentrale. Les installations à l’étranger doi-vent répondre à d’autres besoins que l’in-stallation à la centrale bernoise. Afin deréellement pouvoir répondre à ces diffé-rentes exigences, le projet global a dû être

divisé en deux parties. Il fallait toutefoispermettre une fusion simple et effectivedes données des installations étrangèresdans la centrale.

Les exigences du logiciel applicable globa-lement sont inhabituelles. Il n’est, parexemple, pas seulement nécessaire depouvoir traiter le franc suisse mais aussides devises tel que le birr éthiopien ou leguarani paraguayen. Il est naturel que desmécanismes supplémentaires pour lechoix de compte entre en jeux pour unplan comptable DFAE, celui-ci étant bienplus vaste que celui d’une PME suissehabituelle. Chaque compte doit, par exem-ple, pouvoir être trouvé sur la base de ter-mes de recherche saisis dans le masque desaisie.

Exigence principale : Saisie des”opérations au guichet”Le défi le plus important lancé au logicielde finance, consistait dans les exigencesdes opérations faites au guichet ; ces opé-rations forment l’activité principale desreprésentations à l’étranger. Les Suissesdésirant faire prolonger leur passeport,peuvent le faire directement à la représen-tation locale. Ce service est, en règle gé-nérale, directement rendu sur place. Lesfrais pour la prolongation sont alors im-médiatement payés cash ou avec unecarte de crédit à la ”caisse du guichet”.

Afin de pouvoir effectuer ces opérationsavec le logiciel ABACUS, un programmespécial à tout d’abord du être créé. Celogiciel individuel, créé exclusivementpour le DFAE, est une extension de lacomptabilité des débiteurs. Grâce auxgenres de prestations définis individuelle-ment, liés à un genre de document ou ungenre de paiement, il est possible de trai-ter les trois processus standards des opé-rations au guichet du DFAE. Pour chaquegenre de prestations, il est possible defixer un prix pour chaque devise utilisée,dépendant de la date.

Avec l’intégration des opérations au gui-chet dans le logiciel ABACUS, ces affairessont directement et correctement compta-bilisées dans la comptabilité financière.

Modèle du processus DFAE


Gestion des utilisateurs simplifiéeGrâce à ABACUS les employés au guichetne doivent pas s’occuper des affairescomptables de la représentation. Toutesles saisies sont faites sur une interface uti-lisateur ajusté à leurs besoins. Il contientun générateur de menu, AbaSmart, quiproduit des menus spéciaux pour les utili-sateurs, permettant un démarrage simpledu logiciel de guichet et des autres pro-grammes d’extraits. Une fonction pour lecontrôle de la caisse a aussi été intégréede façon standard via AbaVision, l’add-ond’ABACUS pour Excel.

Si quelqu'un devait tout de même nécessi-té une aide, un manuel détaillé d’environ220 pages est à leur disposition pourl’application DFAE.

la phase du roll-out. Etant donné, que lelogiciel de comptabilité doit être en har-monie avec toutes les autres applicationsdu DFAE et que chaque décision a réelle-ment et concrètement un effet global,même la désignation de la lettre alphabé-tique du lecteur de destination pour l’in-stallation d’ABACUS doit être minutieuse-ment évaluée.

La routine d’installation du logicielABACUS a, de plus, dû être modifiée defaçon que les comptables des diversesreprésentations puissent installer indivi-duellement le logiciel avec les mandantsde comptabilité préparés. Dans le cadre decette installation sur le serveur, le pro-gramme devait, en plus, effectuer automa-tiquement diverse configuration, tel que ledéblocage de répertoires, l’attribution dedroits, ainsi que la création de groupesd’utilisateurs et de liens entre les lecteurs.

LE DÉFI ”ROLL-OUT”Toutes les représentations à l’étranger ontà leur disposition une infrastructure infor-matique actuelle. Elles ont aussi toutes àleur disposition un réseau de 2 à 30 sta-tions de travail. Bien qu’il soit possibled’accéder directement au système des dif-férentes représentations depuis Berne, etque plusieurs télémécaniciens présentssoient à la disposition du DFAE pour destravaux sur place. Il est tout de même im-portant de standardiser au maximum lesystème informatique, afin que les grandesdistances géographiques par rapport auxadministrateurs du système et la difficultéde joindre une personne de l’autre côté duglobe, n’ait pas un effet néfaste.

La standardisation est toujoursdemandéeUne standardisation n’était pas seulementun point important pour le choix du logi-ciel, mais aussi pour sa répartition et samise en service. Ces critères ont pu êtreremplis en un tour de main avec la solu-tion ABACUS, bien que le logiciel ait dûêtre optimisé et préparé à l’univers com-plexe et varié du DFAE pour chaque pas de

Menu d'utilisateur créé par AbaSmart

Réalisation des opérations au guichet intégrée


Une solution créative est demandéeUne créativité dans la recherche d’unesolution et des testes précis ont été néces-saires, afin que tous les problèmes aientpu être minimalisés avant la livraison. Leroll-out final du logiciel a été fait par éta-pes. ABACUS à été introduit dans toutesles représentations entre décembre 2002et mars 2003. Pour cela il a fallut créerpour chaque représentation un CD avecles données des mandants en plus du CDcomprenant les programmes et les routi-nes d’installation. Pour les préparer aupassage au nouveau logiciel, tous lescomptables de Berne responsables de lareprésentation à l’étranger ont été instru-its durant quatre jours dans le cadre d’uncours pour utilisateurs. A la fin du cours,chacun reçu « son » support de données.

Entre temps toutes les représentations ontpassé avec succès au logiciel ABACUS, quiest maintenant utilisé dans le mondeentier.

Pour de plus amples informations concer-nant le projet réalisé, veuillez contacter :

Delec AGM. Roland RuferWorbstrasse 170CH-3073 GümligenTéléphone 031 958 55 86E-Mail : [email protected]

CONSOLIDATION – ÉLIMINATION AUTOMATIQUELe DFAE est le premier client utilisant l’option ”Elimination automatique”. 150 comp-tabilités sont consolidées tous les trois mois. Le transfert intercompany entre les diffé-rentes représentations et la centrale à Berne est automatiquement éliminé. Des fonc-tions tel que relation-intercompany, code-intercompany et montant en devise de baseidentique sont par contre à disposition. Chaque représentation peut aussi saisir dans lesmouvements-intercompany, le numéro de mandant d’une représentation mutuelle et uncode-intercompany possédant au plus huit positions alphanumériques. Les deux carac-téristiques lors de la saisie sont aussi observées par la contrepartie. De cette façon, ilexiste assez de caractères d’identification pour éliminer automatiquement ces mouve-ments à la centrale bernoise. Le résultat de la consolidation est ensuite transmis dans lacomptabilité fédérale au travers de l’interface.

ABACUS DANS LE DFAE : UN APERCUProgrammes ABACUS installés Comptabilité financière

Comptabilité des débiteursNombre d’installations dans le monde 150 nombre d’utilisateurs à l’étranger 600 utilisateursNombre d’utilisateurs à Berne 12 utilisateurs

Installation ABACUS la plus grande Lyon avec 15-20 utilisateursdans une représentation à l’étranger 44'000 écritures/ans

1er niveau de support DFAE Berne2ème niveau de support Delec AG

JÜRG BONO, RESPONSABLE DU PROJET DFAE”Après plus d’un an de coopération intensive avec la société DELEC, le départementfédéral des affaires étrangère ”DFAE” a pu introduire le nouveau logiciel de comptabi-lité ABACUS dans le domaine comptable du service à l’étranger à Berne et dans toutesles représentations à l’étranger.

Depuis la mi-mai 2003, il y a donc toujours au moins une personne du DFAE travaillantavec ABACUS. Désormais, les dernières des 150 représentations à l’étranger ont aussiintroduit le nouveau logiciel de comptabilité. A Guatemala City, par exemple, les taxescomptabilisées dans les opérations au guichet, sont encaissées dans trois devises diffé-rentes ; à Varsovie, la comptabilité des débiteurs utilise également trois devises ; alorsqu’à Lyon, environ 15 utilisateurs travaillent avec la version française du logiciel.

Je remercie tout particulièrement les spécialistes de la société DELEC. Grâce à leur infa-tigable travail, la mise au point des paramètres et la préparation du roll-out ont été fai-tes de façon compétente, dans les temps, et sans dépasser les coûts, malgré les hautesexigences du logiciel ABACUS.”


DEFINIR DES RELATIONS ENTRE LES ADRESSESLES POSSIBILITES DE LA GESTION DES ADRESSES

Dans la base des adresses de la Ges-tion des adresses ABACUS, tous lesgenres d’adresses peuvent être sai-sis: adresses des clients, fournis-seurs, personnes de contact et em-ployés. Mais la Gestion des adressespeut aussi contenir les adresses desélèves, professeurs, hôtes, membresde l’administration, etc. – selon lesecteur, l’entreprise ou l’organisa-tion qui utilise ce programme. Lesfonctions de customizing et la per-sonnalisation de la base de donnéesoffrent à l’utilisateur une gestiondes adresses pratiquement illimitéequi permet l’enregistrement de tousles genres d’adresses et de toutesles informations.

Une gestion des adresses doit aussipermettre de définir des relationsentre les adresses dans la base desadresses.

Les ”relations” dans laGestion des adressesABACUS permettent dedéfinir les rapports en-tre les adresses.

Ainsi, il est toujourspossible d’afficher desrelations entre les ad-resses. Ces informationsservent au traitementefficace du réseau descontacts, par exemplepour un mailing.

La version 6.0 permetdéjà de définir des rela-tions entre deux ou plu-sieurs adresses. La version 2003 de laGestion des adresses contient un élargis-sement de cette fonctionnalité.

Attribution d’une adresse privée à une personne de contact dans une adressed’entreprise

GENRES DE RELATIONSLes genres de relation définis par défautsont les suivants:

RL = Relation adresse libreAL = Adresse livraisonAF = Adresse facture AP = Adresse privée

L’utilisateur peut y ajouter d’autres genresde relation selon ses besoins. Par exemple,pour des relations entre les adresses sui-vantes:

Professeur - ElèvesClasse - ElèvesElèves - ParentsAssociation - DépartementsDépartements – MembresResponsable – Subordonnés etc.

Les deux genres de relation ”Adresse fac-ture” et ”Adresse livraison” peuvent êtreutilisés en liaison avec la facturationAbaWorX ABACUS, si, sur les documents”Bon de livraison” et ”Facture”, une autreadresse que celle du client doit être impri-mée.


DEFINIR DES RELATIONSLe bouton ”Relations” dans le programme11 ”Traiter les adresses” appelle le pro-gramme qui sert à définir les relationsentre les adresses. La définition d’unerelation entre deux ou plusieurs adressesest possible au niveau de l’adresse elle-même ainsi qu’au niveau de la personnede contact. La saisie du genre de la rela-tion détermine le type du rapport entredeux adresses.

L’adresse privée constitue un genre derelation particulier. Il permet, par exemple,l’attribution des adresses privées corre-spondantes aux personnes de contactd’une entreprise. Cette fonction est, parexemple, très utile pour l’envoi des cade-aux de Noël à l’adresse privée du parte-naire ou pour l’envoi à une personne decontact ayant plusieurs adresses.

UTILISER LES RELATIONSLe genre de relation peut aussi servir decritère de sélection lors de l’envoi en série,d’un mailing ou l’impression d’étiquettes.Pour pouvoir utiliser cette fonction, il estnécessaire de d’abord définir le genre derelation à utiliser lors d’une sélection,dans le programme 21 ”Sélection”.

Lors de l’utilisation de cette sélection pourl’impression ou les extraits, le système neprendra en considération que les adressesdont le genre de relation correspond à cecritère.

EXTRAIT DES RELATIONSLa Gestion des adresses de la version2003 offre maintenant aussi la possibilitéd’afficher rapidement un aperçu de toutesles relations entre les adresses et les per-sonnes de contact. L’utilisateur peut adap-ter la présentation de ces listes selon di-vers critères.

Liste d’adresse avec expression d’une relation d’adresse

Définition d’une sélection d’adresse avec prise en compte du genre de relation En outre, la présentation des relationspeut être affichée ou imprimée soit par leprincipe ”top-down ”(p.ex. toutes les re-lations par professeur en rapport aux élè-ves), soit par le principe ”bottom-up”(contre-relation) pour l’impression de tou-tes les adresses des élèves en relationavec un professeur.

CONCLUSIONLa possibilité de relier des adresses et per-sonnes de contact entre elles permet à l’u-tilisateur ABACUS d’afficher clairement lesrelations dans la base des adresses. Il estdonc facile de définir des relations entredes partenaires commerciaux, des mem-bres ou des associations.

PRIXCette fonction est comprise dans la ver-sion de base de la Gestion des adresses.Elle est donc gratuite.


IMPRIMER DES ETIQUETTESIL N’Y A RIEN DE PLUS FACILE

A partir de la version 2000 de laGestion des adresses ABACUS, ladéfinition et l’impression d’étiquet-tes deviennent un jeu d’enfant. Qu’ils’agisse d’étiquettes imprimées aulaser ou de bandes d’étiquettes sansfin et de tous formats, cela n’a aucu-ne importance. Grâce aux différen-tes possibilités de définition dontdispose le programme, la créationd’étiquettes est considérablementsimplifiée. Les formats prédéfinisdes fabricants d’étiquettes qui sontlivrés avec le programme en sontune des raisons principales.

PROPRIETES DES DONNEES DU SYSTEMEAfin de pouvoir utiliser les multiples possi-bilités du programme de définition des éti-quettes, il vous faut activer la nouvelleversion dans le programme 412 ”Donnéessystème – Saisie d’adresses“. Puis, il suffitde sélectionner l’option ”Utiliser nouveauprogramme et définitions“ dans l’onglet”Etiquettes“.

Si vous avez déjà défini et sauvegardé desétiquettes dans une version plus anciennede la Gestion des adresses, vous pouvezreprendre simplement ces définitions dansle nouveau programme. Vous devez alorsexécuter la fonction prévue à cet effet”Convertir anciennes définitions“dans leprogramme 441, sous ”Extras“. Le pro-gramme de conversion adapte automati-quement les anciens formats, soit de façongénérale pour tous les pays, soit unique-ment pour les pays pour lesquels l’ancienformat a été utilisé.

Même après une conversion réussie dansle nouveau format, vous pouvez encoreutilisez, si cela est toutefois nécessaire, lesanciennes définitions d’étiquettes avecl’ancien programme d’impression.

DEFINIR LES TYPES D’ETIQUETTESPar ”Types d’étiquettes“, on entend tousles genres d’étiquettes qu’il est possiblede définir (étiquettes d’envoi pour les en-veloppes, pour les paquets, etc.)

Utiliser des étiquettes pré-définiesVous pouvez ouvrir un nouveau type d’éti-quette dans le programme 442 ”Genresd’étiquettes“. <F4> vous permet d’ouvrirla fenêtre de mise en page. Toutes les mar-ques d’étiquettes courantes commeHerma, Zweckform, Rank Xerox sont déjàclassées dans l’onglet „Options d’étiquet-tes“. Il vous suffit juste de choisir la mar-que d’étiquette dont vous avez besoin. Lesdéfinitions, comme la hauteur et largeurde l’étiquette, ainsi que le nombre d’éti-quettes par feuille en largeur et en hau-teur, seront reprises par la marque d’éti-quette sélectionnée.

Dans ce programme, vous disposez mêmeégalement du numéro de commande dufabricant pour information. Vous pouvezainsi commander des types d’étiquettesavec les bonnes références.

Sélectionner les marques d’étiquettes pré-définies

Définir vos propres étiquettesSi vous n’utiliser aucune des marques d’é-tiquettes pré-définies, vous avez la possi-bilité de faire vos propres définitions. Aulieu de choisir une marque d’étiquette,vous cliquez sur ”Détails“ et vous pouvezdéfinir les caractéristiques suivantes: hau-teur et largeur de l’étiquette, nombre d’é-tiquettes à l’horizontale et à la verticale.


Pour que l’adresse et certaines informa-tions soient bien positionnées lors de l’im-pression de l’étiquette, vous pouvez défi-nir au millimètre près l’espace entre letexte et le bord gauche et supérieur de l’é-tiquette. Vous pouvez ainsi définir ledomaine à imprimer dans le cas où, parexemple, le logo de l’entreprise serait déjàimprimé sur l’étiquette.

Définir le détail des étiquettes

Avec ”Enregistrer sous...“, vous sauvegar-dez les paramètres pour le nouveau typed’étiquette. Après avoir quitter la fenêtrede mise en page, vous devez encore enre-gistrer le nouveau type d’étiquette lui-même.

DEFINIR LE CONTENU DE L’ETIQUETTEComme chaque pays a sa propre régle-mentation pour la présentation des adres-ses, il est nécessaire d’avoir les définitionspar pays pour inscrire correctement lesadresses. Cela signifie, que plusieurs défi-nitions spécifiques aux pays peuvent êtreenregistrées par type d’étiquette. Pour lespays européens, ayant plus ou moins lesmêmes exigences quant à la présentationdes adresses, il est normalement possiblede reprendre les propriétés déjà définiespour un autre pays. Pour les pays aux exi-gences spéciales, comme c’est souvent le

cas pour les pays d’outre-mer, il est néces-saire de définir entièrement ces paramè-tres.

En lançant le programme de définition441, il vous faut d’abord choisir le payspour lequel vous allez effectuer des défini-tions d’étiquettes. <F3> vous permet derechercher dans la table des pays.

Choisir un pays

La fenêtre gauche de l’écran de concep-tion indique tous les champs des donnéesde base pouvant être utilisés. La partiecentrale contient la „fenêtre de présenta-tion“. La partie droite affiche diversesinformations détaillées sur le champ acti-vé.

<F5> ”Nouveau“ permet de démarrer ladéfinition d’une étiquette après avoird’abord choisi le type d’étiquettes à trai-ter. Avec le principe Drag&Drop, vous pou-

vez prendre les champs désirés dans lafenêtre des données de base et les placerdans la fenêtre de présentation. Vousvoyez ainsi comment se présentera l’éti-quette.S’il s’agit de définir une étiquette pour unpays européen, vous devez égalementintroduire le champ ”Pays“ à côté du codepostal et du lieu. Ce champ indique alorsle code ISO officiel du pays. Selon la Postesuisse, le code ISO est suffisant pour lespays européens. Pour les pays d’outre-mer,le nom du pays doit être inscrit. De plus, ilexiste quelques pays sans NPA.

Si vous devez utilisez une étiquette pourun tel pays, comme la Chine par exemple,vous devez encore introduire un champ”Texte libre“ mentionnant ”Républiquepopulaire de Chine“ en plus des champsdéjà introduits. Vous pouvez, ensuite sau-vegarder ce type d’étiquette pour le pays”Chine“.

La fonction ”ael None” permet de placerchaque champ à n’importe quelle placedans l’étiquette. Pour chaque champ, vouspouvez préciser les attributs gras, italiqueou souligné. Dans la définition du typed’étiquette, sous ”Mise en page“, vousdevez préciser la taille et le format desécritures à utiliser pour l’étiquette.

Définition d’étiquettesselon les pays


Sauvegarder le contenu par paysEn sauvegardant une définition d’éti-quette et pour des raisons de sécurité, unmessage apparaît vous demandant unedeuxième fois le pays. Si la définition del’étiquette a été faîte pour une utilisationen Suisse, cette définition doit alors êtreenregistrée pour la Suisse. Comme déjàmentionné précédemment, la définitiond’étiquettes pour la Suisse fonctionneégalement pour la plupart des pays euro-péens. Il suffit simplement de la sauvegar-der pour les autres pays.

EDITION DES ETIQUETTESLes étiquettes multiples sont impriméesdans le programme 37 ”Etiquettes d’ad-resses“ et les étiquettes individuelles sontdirectement éditées dans le programme11 ”Traiter adresses“. Vous pouvez y pré-ciser le nombre d’étiquette à imprimer.

Aperçu de l’étiquetteL’aperçu avant impression permet de con-trôler si la présentation des étiquettes àl’écran est correcte et complète. Il n’estdonc pas nécessaire de faire un test d’im-pression. Vous pouvez effectuer tout desuite les corrections nécessaires pour laprésentation des étiquettes.

Aperçu

Sauvegarder l’étiquette pour le pays concerné

ETIQUETTES DANS LA COMPTABILITE DES SALAIRESABACUSDans la comptabilité des salaires, il estégalement possible de lancer la défini-tion des étiquettes avec le programme3572, sans que la Gestion des adressesABACUS soit installée. Comme pour laGestion des adresses, le pays à traiterdevra être d’abord choisi avant de pou-voir lancer le programme de conception.La fonction „Adjoindre genre d’étiquet-te“ et <F5> permettent d’accéder à lasélection du type d’étiquette. La procé-dure pour la définition des étiquettes estidentique à celle de la Gestion des adres-ses.

INDICATIONIl faut noter que le type standard d’éti-quette ne devra jamais être effacé ouécrasé par erreur par un type d’étiquettedéfini personnellement. Sans cette défi-nition standard, le système ne peut plusafficher les étiquettes définis par l’utili-sateur. Si un tel cas se présente quandmême, il faudrait contacter le support.

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ABACUS BASISKURSE BIS SEPTEMBER 2003

COURSJUSQU’EN SEPTEMBRE 2003

Basiskurse Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis proPerson

Finanzbuchhaltung Di 22. Juli Di 15. Juli Fr 11. Juli Fr. 530.–Di 12. Aug. Di 19. Aug. Do 21. Aug.Do 18. Sept. Do 11. Sept. Di 30. Sept.

FibuLight Mi 10. Sept. Fr. 480.–Gestaltbare Bilanzen Di 12. Aug. Fr. 530.–Anlagenbuchhaltung Di 19. Aug. Di 16. Sept. Fr. 530.–AbaProject Leistungs- / Do 03. Juli Fr. 530.–Projektabrechnung Mi 03. Sept.Lohnbuchhaltung Mi 02. Juli Do 28. Aug. Do 10. Juli Fr. 530.–

Fr 15. Aug. Fr 19. Sept. Di 19. Aug.Do 04. Sept.

Human Resources Fr 04. Juli Fr. 530.–Debitorenbuchhaltung Fr 25. Juli Do 03. Juli Fr. 530.–

Do 21. Aug. Di 02. Sept.Di 16. Sept.

Kreditorenbuchhaltung Fr 18. Juli Di 12. Aug. Fr 04. Juli Fr. 530.–Fr 22. Aug. Mi 03. Sept.Mi 17. Sept.

Electronic Banking Mi 27. Aug. Fr. 480.–Di 30. Sept.

Adressverwaltung Di 09. Sept. Di 01. Juli Fr. 530.–AbaLight Fr. 530.–AbaWorX Di 08. Juli Fr. 530.–AbaWorX Formulargestaltung Do 17. Juli Fr. 530.–Gestaltbare Auswertungen Fr 22. Aug. Mi 09. Juli Fr. 530.–AbaShop E-Commerce Fr. 530.–ABACUS Tool-Kit Fr 29. Aug. Fr. 530.–Dokumentenverwaltung Fr 29. Aug. Fr. 530.–AbaVision Do 14. Aug. Fr. 530.–Workshops gemäss AnkündigungFirmen-Seminar auf Anfrage

Cours de base en français Berne Prix par personne

Comptabilité financière Vendredi 10. Oct. Fr. 530.–Comptabilité salaires Jeudi 09. Aug. Fr. 530.–Comptabilité débiteurs Mercredi 15. Oct. Fr. 530.–Comptabilité créanciers Mardi 14. Oct. Fr. 530.–

Les cours sont organisés dès 4 inscriptions,inscrivez-vous donc sans tarder !Pour toute information quant aux cours en français,veuillez vous adresser à ABACUS Research SA,Ziegeleistrasse 12, CH-9302 Kronbühl-St. Gallen Téléphone 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00Cours français de tiers :Pour autres cours en français organisés à Neuchâtel,veuillez consulter le site internet www.logiquinche.ch ou vous adresser à Logiquinche SA,Rue du Môle 1, CH-2000 Neuchâtel Téléphone 032 729 93 93, Fax 032 729 93 99

Kursprogramm / 59Pages 2/2003

ABACUS SPEZIALKURSE BIS SEPTEMBER 2003

Spezialkurse Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis pro Person

Auftragsbearbeitung Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis pro Person

ABEA Verkauf I Mi/Do 13./14. Aug. Mi/Do 10./11. Sept. Fr. 1060.–ABEA Verkauf II Mi 20. Aug. Fr. 530.–ABEA Lager/Einkauf Do/Fr 04./05. Sept. Fr. 1060.–ABEA Fertigung Di 01. Juli Fr. 530.–ABEA Customizing Mi/Do 09./10. Juli Fr. 1300.–ABEA VBScript & Com-Objekt Fr. 650.–AbaView ABEA Formulardesign Di 15. Juli Fr. 650.–PPS Fr 15. Aug. Fr. 650.–PPS Master Fr. 650.–

FIBU Optionen I Fr. 650.–FIBU Optionen II Mi 13. Aug. Fr. 650.–Bilanzsteuerung Do 14. Aug. Fr. 650.–Bilanzsteuerung Master Di 19. Aug. Fr. 650.–Anlagenbuchhaltung Customizing Fr 11. Juli Mi 17. Sept. Fr. 650.–AbaProject Customizing Mi/Do 20./21. Aug. Fr. 1300.–AbaProject Fakturierung Mi 10. Sept. Fr. 650.–AbaProject Optionen Fr 19. Sept. Fr. 650.–Kostenrechnung Fr. 1300.–Kostenrechnung Master Fr 19. Sept. Fr. 650.–Geschäftsbereiche Daten auf Anfrage Fr. 650.–Lohnarten Di/Mi 08./09. Juli Do/Fr 21./22. Aug. Fr. 1300.–

Mi/Do 18/19. Sept.Lohnbuchhaltung Customizing Mi 20. Aug. Fr. 650.–Human Resources Master Daten auf Anfrage Fr. 650.–DEBI Customizing Do 28. Aug. Mi 16. Juli Fr. 650.–DEBI Master Di 09. Sept. Do 17. Juli Fr. 650.–KREDI Master Mi 13. Aug. Fr. 650.–Adressverwaltung Master Di 16. Sept. Fr. 650.–Adressverwaltung Customizing Mi 02. Juli Fr. 650.–AbaWorX Optionen I Di 26. Aug. Fr. 650.–AbaShop Customizing Di 01. Juli Fr. 650.–AbaView Report Writer Di/Mi 26./27. Aug. Fr. 1060.–AbaView Report Writer Master Do 10. Juli Fr. 650.–

Do 11. Sept.Technischer Workshop Di 26. Aug. Fr. 650.–

Auskünfte über freie Kursdaten und das ausführlicheSchulungsprogramm erhalten Sie bei:ABACUS Research AGSekretariat SchulungenZiegeleistrasse 12, CH-9302 Kronbühl-St. GallenTelefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00

ANMELDUNGEN AUCH ÜBER INTERNET: WWW.ABACUS.CH

Veranstaltungen / 61Pages 2/2003

VERANSTALTUNGEN VON ABACUS VERTRIEBSPARTNERN

Fidevision und ABACUSan der Gewerbeausstellung

”Schliere und meh...“Vom Freitag 29. bis Sonntag 31. August2003 findet in Schlieren eine Gewerbe-schau unter dem Motto ”Schliere undmeh...“ statt. Neben über 60 Ausstellernaus Schlieren und Umgebung, beinhaltetdas ”meh...“ folgende weitere Attraktio-nen:

Lernen Sie die Gastregion Goms kennenWanderausstellung UNO 2003 ”Jahrdes Wassers“Grosse Tombola mit prächtigen PreisenInline SkeletonlaufOldtimer FahrtenStreichelzoo

... und natürlich eine gemütliche Festbeiz,die bei schönem Wetter eine gute Stim-

mung im Freien garantiert. An beidenAbenden werden die Gäste und Ausstellerdurch ein interessantes Abendprogrammgeführt um einen unvergesslichen Abendin Schlieren verbringen zu dürfen. AmSonntagmorgen werden Sie mit beschwing-tem Dizzyland für einen Brunch begrüsst.

fidevision ag als ABACUS-Softwarepartnerlädt alle herzlich ein, im HP-Demomobilnebst den neusten Hardwareprodukten,auch die neuste Version 2003 der ABACUSSoftware kennen zu lernen.

Der Eintritt an die Ausstellung ist frei undwir erwarten auch dieses Jahr über 15000Besucher, hoffentlich auch Sie!

Für Fragen können Sie sich jederzeit anHerrn Guido Morger (OK-Mitglied) unterTelefon 01 738 50 70 wenden.

IT Conference für KMUThema Wachsende Komplexität der Informatik

16. September 2003 Seminarhotel Sempachersee, NottwilInfos und Anmeldung bei Nadja Keller, Telefon 062 834 92 18

BDO Visura Feierabendgespräch für Architekten, Ingenieure, GeometerThema: Finanzielle Führung leicht gemacht – mit unserer ABACUS-

Branchenlösung

Daten/Orte:02.09.03 Hotel Aarau West, Oberentfelden15.09.03 Konferenz-Zentrum Mövenpick, Egerkingen22.09.03 Allegro/Kursaal, Bern29.09.03 Bad Horn, Horn30.09.03 Brasserie Restaurant Lipp, Zürich27.10.03 Bahnhofrestauration, Luzern

jeweils von 17.00 h - 18.30 h mit anschliessendem Apéro

24. - 27. Sept. 2003 Orbit, Basel6. November 2003 User Conference bei der ABACUS

Betriebswirtschaftliche Lösungen

Varia / 63Pages 2/2003

Mit der Version 2004 wird die alte Bilanz-steuerung nicht mehr mitausgeliefert wer-den. Damit geht eine dreijährige Über-gangsfrist zu Ende. Systemverantwortli-che, die die alten Reports noch nicht auf

Zum zweiten Mal wird in Kronbühl-St. Gallen die User Conference für ABACUS Anwenderdurchgeführt. Reservieren Sie sich bereits heute eines der folgenden Daten:

Montag, 3. November 2003 Veranstaltung für alle KundenDienstag, 4. November 2003 Reserviert für Kunden Delec AGMittwoch, 5. November 2003 Reserviert für Kunden Bewida AGDonnerstag, 6. November 2003 Reserviert für Kunden InterBit AGFreitag, 7. November 2003 Veranstaltung für alle KundenDienstag, 11. November 2003 Reserviert für Kunden All Consulting AGMittwoch, 12. November 2003 Veranstaltung für alle Kunden

In Foren und Workshops sowie an verschiedenen Info-Points informieren wir Sie umfas-send und individuell – damit Ihr Wissen auch in Zukunft die in ABACUS Software getätig-ten Investitionen optimiert.

Im 4. Quartal dieses Jahres wird die ABACUS Version 2004 verfügbar sein.Dies hat zur Konsequenz, dass der Supportder Version 2001, die erstmals im Winter2000/2001 ausgeliefert wurde, Ende De-zember 2003 eingestellt werden muss.

Die ABACUS Support-Abteilung kann abJanuar 2004 somit nur noch Programmeab der Version 2002 unterstützen.

BILANZSTEUERUNGALTE VERSION AM ENDE DES LEBENSZYKLUS

VERSION 2001EINSTELLUNG SUPPORT PER 31. DEZEMBER 2003

ABACUS USER CONFERENCE 2003EFFIZIENZSTEIGERUNG DURCHWISSEN

IMPRESSUMPAGES 2/2003 JUNI 2003

Kundeninformation der ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 PostfachCH-9302 Kronbühl-St.GallenTelefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 [email protected]

Konzept/Gestaltung:Ecknauer+Schoch Werbeagentur ASW CH-9101 Herisau

Produktion:Ostschweiz Druck, CH-9302 Kronbühl

Gezeichnete Artikel müssen nicht die Meinung der ABACUS Research AG wiedergeben.

Auflage: 15’500 Exemplare

Alle Rechte vorbehalten

VERFÜGBARE PROGRAMME DER VERSION 2002/03Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources (HR)Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Electronic BankingAuftragsbearbeitung PPSLeistungs-/Projektabrechn. AbaProjectAbaView Report WriterArchivierungAbaShop E-Commerce

FibuLight LohnLightFakturierung AbaWorXAdressverwaltung

ABACUS Tool-Kit AbaVision AbaAgent

die neue Version der Bilanzsteuerung um-gestellt haben, sollten spätestens mit derVersion 2003 auf die neue, grafische Ver-sion dieses Programmes wechseln.

46 / Mitarbeiterportrait Pages 2/2003

Wird ein Anruf mit "ABACUS Palcic" entgegengenommen, dann hat man Sandra an der Leitung. Nach ihrer Bürolehre sammelte sie beider Firma Forster in Arbon viel Erfahrung beim Planen und Zeichnen von Küchen und später auch auf dem Sekretariat des FC St. Gallen.Aus dieser Zeit stammt ihre Freude am Fussball, die sie bis heute nicht verloren hat. Vor vier Jahren kam sie als temporär angestellteTelefonistin zur ABACUS und ist mittlerweile als "Stimme von ABACUS" und Hauptverantwortliche für die Telefonvermittlung nicht mehraus der ABACUS wegzudenken.Reisen ist ihre grosse Leidenschaft. Sie hat schon viel von der Welt gesehen, doch am besten gefällt es ihr immer noch in ihrer HeimatKroatien. Erzählt sie von den malerischen Orten am Meer, von Sonne, Land und Leuten, kommt sie so richtig ins Schwärmen. Ein kleinerErsatz für das ferne Meer ist der Bodensee, der direkt vor ihrer Haustüre liegt. An und auf dem See verbringt sie denn auch viel von ihrerFreizeit, am liebsten zusammen mit ihren Freunden.Angesprochen auf ihre Arbeit bei der ABACUS, betont sie, dass sie das grossartige Arbeitsklima schätzt.

”ABACUS, MOMENT BITTE”DIE STIMMEN AM TELEFON

"ABACUS Meier Grüezi", das ist die freundliche Begrüssung von Gerda. Die farbenfroh herausgeputzte Telefonistin, mit Wurzeln, die bisins Südtirol reichen, verbindet Anruferinnen und Anrufer seit zwei Jahren mit den gewünschten Personen bei ABACUS. Ruhe bewahrtGerda auch in stürmischen Momenten, denn sie kann auf eine lange Erfahrung als Telefonistin zurückblicken, da sie bereits vor ihrer Zeitbei der ABAUCS in dieser Funktion für ein grosses Versandhaus tätig war.Gerda’s grösstes Hobby ist die Kunst. Sie besucht leidenschaftlich gerne Museen, interessiert sich für alle Arten von Gemäldeaus-stellungen, speziell für moderne Werke und ist als Hobby-Innendekorateurin von ihrem Arbeitsplatz im "AbaHome" begeistert. Im Teamder Telefonistinnen fühlt sie sich sehr gut aufgehoben. Ihrem Lebensmotto "Lesen und Leben" ist Gerda treu und nimmt sich viel Zeitfür sich selbst und ihre Familie; deshalb hat sie bei ABACUS auch nur ein Teilzeitpensum von 50 Prozent.

GABY BUTZ

SABINE SIEBER

Mitarbeiterportrait / 47Pages 2/2003

Die Stimme zu "ABACUS Butz" gehört Gaby. Sie hat im Februar 2002 ihren ersten Anruf in der Telefonzentrale der ABACUS entgegen-genommen. Die gelernte Büroangestellte wechselte aus einem Produktionsbüro, in dem sie sechs Jahre lang Produktionsaufträge bear-beitete, an den Empfang bei ABACUS. Der Kontakt mit vielen Menschen – sei es am Telefon oder am Empfang – ist genau das, was siezu ihrem Wechsel zu ABACUS bewegte.Neben ihrer Arbeit ist Gaby besonders an Sport interessiert. Das Répertoire der Aerobic Instruktorin ist riesig und beinhaltet nebenFitness, Inline Skating und Biken noch diverse weitere Sportarten. Doch sie geniesst auch ruhigere Momente – beim Spazieren am See,beim Spielen mit ihren beiden Katzen oder bei einem Kinobesuch. So kann sie gut von der oft sehr hektischen Arbeit als Telefonistinabschalten.Was ihr neben ihrer Arbeit bei ABACUS besonders gefällt, sind die jungen Leute und der "Tschüttelichaschtä" in der Mitarbeiterbar, andem es nicht selten laut zu und her geht. Die lockere Atmosphäre, der Fitnessraum und die grosse Aussichtsterrasse, die zu Gesprächenmit anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geradezu einlädt, haben es Gaby angetan.

GERDA MEIER

"ABACUS Sieber" hört man nur noch ganz selten, denn Sabine hat den Job als Telefonistin eigentlich schon vor drei Jahren abgegeben.Seither arbeitet sie in der Administrationsabteilung und ist verantwortlich für die Bearbeitung der eingehenden Aufträge und Software-bestellungen.Die gebürtige Rheintalerin ist ein grosser Fussballfan. Egal ob St. Gallen, München oder Mailand, sie ist in allen Stadien anzutreffen.Doch auch für Musik scheut sie keine langen Wege und fährt für ein Konzert ihrer mexikanischen Lieblingsband Maná auch mal bis nachSpanien.Sabine absolvierte eine Lehre als Detailhandelsangestellte, bevor sie 1997 bei der ABACUS ihren ersten Arbeitstag hatte. Kaum hatte sieihren neuen Job angetreten, verschlug es sie aber schon ein halbes Jahr nach Neuseeland und Australien, wo sie ihr Englisch aufpolier-te.Sabine geniesst von ihrem Büro aus die schöne Aussicht auf den Bodensee – vorausgesetzt die Arbeit lässt das zu. Mit schöner Regel-mässigkeit ist sie auch im Fitnessraum im AbaHome anzutreffen.

SANDRA PALCIC

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Kundenmagazin PAGES - Ausgabe 2/2003