Kundenmagazin PAGES - Ausgabe 4/2011

Pages

4/11

InhaltContenu

Aktuell 4-13

• Führende ERP-Software aus derSchweiz – KMU vertrauen auf ABACUS 4-7

• Partner Conference 2011: ABACUS am Puls der Zeit – iPad-Apps und dynamisches Reporting 8-13

Programme, Produkte, Technologien 14-19• 1000 Abrechnungen und eine ist falsch –

was tun? Einzelne Lohnabrechnungen stornieren 14-15

• Lohnabrechnungsversand per IncaMail – eine Frage der Vertraulichkeit 16-19

Aus der Praxis für die Praxis – 20-49Branchenlösungen

• AbaBau bewährt sich bei Gross undKlein – erste Erfahrungsberichteüber die neue Bausoftware 20-25

• Bauplaner wechselt von Excel- auf ERP-Lösung – Honorarabrechnung und Projektplanung leicht gemacht 26-29

• Engelberg-Titlis Tourismus vermarktet sich mit ABACUS 30-33

• Serviceaufträge mobil beim Kunden erfassen – Service- und Vertragsmanagement aus der Cloud 34-37

• Innert Kürze von Null auf Hundert – mit Hilfe des ABACUS-ERP in die Selbstständigkeit 38-41

• Alles unter einem Hut – ABACUS kombiniert mit Branchenlösung PerformX für dieKursverwaltung 42-45

• Stiftung Behindertenbetriebe Uri – Soziale Institution wächst mit ABACUS 46-49

Produktportrait 50-53

• Smarte Zeitwirtschaft für smarte Unternehmen – plus-timeZeitmanagement bei der Aduno Gruppe 50-53

Firmenportrait 54-55• Vom Kugelkopf zur ABACUS-Software –

Haus Weilgut feiert ihr zehnjähriges Bestehen 54-55

Stelleninserate 58• Bewida, All Consulting 58

Deutschland 56-59

• Ein Quantensprung für die Branche – ABACUS allprojects für Architekten und Ingenieure 56-59

Vertriebspartner News 60• Gemeinsam geht es auch für Auswertungen

von Geschäftsdaten besser – Kooperation für BI-Implementierungen 60-61

Team 62-63• Mitarbeiterportrait 62-63

Pages romandes 64-81• Add-in Excel, nouvelle version –

AbaVision est plus rapide, plus convivial et adapté à Internet 64-65

• Le successeur d’AbaView Report Writer s’appelle AbaReport 66-70

• Écritures automatiques pour délimitations périodiques et écritures répétitives 71-73

• Logiciel financier ABACUS utilisé dans le monde entier – 790 utilisateurs Web au DFAE 74-79

• GPAO ABACUS aussi pour les petites entreprises – les entreprises de fabrication font confiance à un ERP suisse 80-81

Kurse / Formation 82• ABACUS Kursprogramm bis März 2012 82• Cours jusqu’en mars 2012 82

Varia 83• Impressum Pages 4/2011 83• ABACUS-Bausoftware an Messen live

erleben 83

ABACUS PAGES 4 / 2011

Uwe Leimstoll, Dozent an der Fachhochschule Nord-westschweiz, hat als Leiter der umfangreichen Studiezur Business Software der ABACUS-Software die füh-rende Stellung im Schweizer KMU-Bereich attestiert.Er geht davon aus, dass sich eine solche Stellung nurerreichen liesse, wenn neue technische Innovationenaufgegriffen werden. Doch Technik allein genügenicht, schliesst der Professor; mindestens ebensowichtig sei eine konsequente Ausrichtung der Soft-ware auf die vielfältigen Bedürfnisse der SchweizerKMU.

Die Orientierung der Entwicklungsanstrengungen vonABACUS Research an den Bedürfnissen der Anwenderkam an der kürzlich durchgeführten Partnertagungdeutlich zum Ausdruck. Beinahe euphorisch begrüss-te ein Konferenzteilnehmer die gezeigten Neuerun-gen. Er meinte, dass die neuen Möglichkeiten die Artund Weise, wie in Zukunft mit Business Software ge-arbeitet werde, ebenso verändern dürften, wie dasHandy seinerzeit unsere Kommunikation revolutio-niert habe. Lesen Sie mehr darüber im Bericht über diekommenden Neuerungen der Version 2012 in der vor-liegenden Ausgabe des Pages. Nicht fehlen darf indieser Ausgabe auch ein Einblick in die erwähnte ERP-Marktstudie, die diesen Herbst veröffentlicht wordenist.

Wir wünschen Ihnen eine informative Lektüre.

Freundliche GrüsseIhr Pages-Team

L’année 2011 touche à sa fin et une brève rétrospec-tive nous permet d’entrevoir un exercice 2012 fortprometteur en Suisse romande.

Le choix stratégique de développer un nouveau centrede compétences ABACUS à Bienne a été un signe fortpour nos partenaires, clients et pour l’ensemble dumarché des logiciels de gestion. Depuis ce mois denovembre, la nouvelle structure répond aux demandesde support et de nouveaux engagements sont encoreprévus. La recherche de locaux aboutira tantôt afinque les travaux d’aménagement puissent débuter enjanvier 2012. Ainsi nous disposerons, dès le début del’été, d’une infrastructure à la hauteur de nos ambi-tions.

Notre nouvelle solution de niche, AbaImmo, destinéeau marché des régies immobilières a reçu un accueilplus que favorable. Les demandes de participation auprogramme ”pilote” ont été plus nombreuses que lesplaces disponibles. Les premiers clients seront implé-mentés dans le courant de l’exercice 2012. Autre faitmarquant, la solution AbaBat, destinée au secteur dela construction, sera elle aussi disponible en françaisl’année prochaine.

Point d’orgue de cette année 2011, la présentation ànos partenaires, début novembre, des futurs outils etapplications disponibles sur iPad. Après la versionABACUS vi et son modèle SaaS, ABACUS a une nou-velle fois démontré sa capacité d’innover et de jouerun rôle de précurseur au sein des éditeurs suisses delogiciels de gestion. Investir dans la recherche et ledéveloppement est la garantie d’assurer la pérennitéde nos applications.

Bonne lectureVotre Team-PAGES

Sehr geehrte Leserinsehr geehrter Leser

Chère lectricecher lecteur

Führende ERP-Software aus der SchweizKMU vertrauen auf ABACUS

Aktuell4

Laut der aktuellen Marktstudieder Fachhochschule Nordwestschweizsind die Programme von ABACUSResearch die am häufigsten einge-setzte Business Software derSchweizer KMU.

Das ist das Fazit der zumzweiten Mal nach 2003 durchge-führten Untersuchung der Fach-hochschule Nordwestschweiz. Wiebereits die erste Studie aufgezeigthat, setzen die hiesigen KMU zurUnterstützung ihrer Prozesse inden Bereichen Finanz-und Lohn-buchhaltung sowie Produktionsab-wicklung mehrheitlich auf die ABACUS-Programme. Somit istABACUS Research nach wie vor imKMU-Segment die führende Schwei-zer Herstellerin und Anbieterin be-triebswirtschaftlicher Standard-Software.

ABACUS Research

Sage

MS Dynamics

SAP

WinBiz

Eigenentwicklung

MS Office

Banana

19.42%

17.37%

6.07%

4.05%

3.51%

2.95%

2.59%

2.50%

Hersteller/Softwareprodukt: Finanzbuchhaltung

10-250 Vollzeitmitarbeitende, N=514

Gewichtet nach Grösse und Branche

Führende Stellung der ABACUSBusiness Software bei KMU ab 10 Mitarbeitern

Die Prozessbereiche der Finanz-buchhaltung und Lohnbuchhaltungwerden gemäss der repräsentativenUntersuchung am häufigsten mitBusiness Software unterstützt.Knapp 20 Prozent der befragten Un-ternehmen mit 10 bis 250 Mitar-beitenden nutzen die Finanzsoft-ware von ABACUS. Mehr als 20 Pro-zent verwenden die ABACUS-Lohn-software.

Basis der Untersuchung sind 1024ausgewertete Telefoninterviews mitFührungskräften von Unternehmenaus den Sektoren Industrie undDienstleistungen. Gemäss demBranchen-Online-Dienst Inside-ITgelte die Untersuchung der beidenWissenschaftler Uwe Leimstoll undMichael Quade als eine der bisherwohl aussagekräftigsten Studienzum Einsatz von Business Softwarebei Schweizer KMU.


Aktuell 5

ABACUS Research

Sage

MS Dynamics

WinBiz

BauBiz

SAP

Eigenentwicklung

MS Office

20.31%

16.70%

6.02%

3.67%

3.55%

3.12%

3.00%

2.12%

Hersteller/Softwareprodukt: Personalwesen/Lohnbuchhaltung



MS Office

Eigenentwicklung

ABACUS Research

Messerli

Sage

MS Dynamics

SAP

Sorba

14.62%

6.52%

5.90%

4.62%

4.33%

4.02%

1.79%

1.67%

Hersteller/Softwareprodukt: Leistungserstellung, Produktion



MS Office

MS Dynamics

ABACUS Research

Sage

Eigenentwicklung

Messerli

WinBiz

SAP

8.46%

6.52%

6.30%

6.07%

4.53%

4.02%

3.67%

3.56%

Hersteller/Softwareprodukt: Auftrags- und Projektabwicklung



In den Bereichen der Leistungser-stellung/Produktion sowie bei derAuftrags- und Projektabwicklungsind Office-Instrumente wie Excel,also explizit keine ERP-Lösungen,nach wie vor weit verbreitet. Glei-ches gilt auch für Eigenentwick-lungen, insbesondere für den Be-reich der Leistungserstellung/Pro-duktion, bei dem die am häufigsteneingesetzte Standard-ERP-Softwaredas ABACUS-PPS ist. Bei der Auf-trags- und Projektabwicklung sindLösungen von Microsoft, ABACUSund Sage in etwa gleich häufig an-zutreffen.




Aktuell6

noch zurückhaltend gegenüberdem Cloud Computing sind: Mehrals 80 Prozent der untersuchtenUnternehmen betreiben ihre Busi-ness Software ausschliesslich aufinternen Rechnersystemen. Immer-hin wären knapp 40 Prozent vonihnen bereit, betriebliche Softwarezu nutzen, die auf Rechnersyste-men im Internet betrieben wird. Fürdie Zukunft ist also ein beträcht-liches Wachstumspotenzial auszu-machen.

SAP

ABACUS Research

MS Dynamics

ProALPHA

Eigenentwicklung

MS Office

Sage

Domis

10.68%

9.14%

7.45%

6.07%

4.60%

4.29%

2.06%

1.78%

Hersteller/Softwareprodukt: Leistungserstellung, Produktion


Gewichtet nach Branche

ABACUS Research

SAP

MS Dynamics

Sage

Soreco

Ruf Informatik

Mirus

Lobos

20.41%

17.24%

12.41%

7.31%

6.29%

2.23%

1.71%

1.47%




ABACUS Research

SAP

Sage

MS Dynamics

Soreco

Ruf Informatik

Mirus

Domis

28.96%

13.87%

10.84%

8.10%

4.08%

2.32%

2.20%

1.40%




Grössere KMU setzen auf ABACUS Business Software

Eine eindrückliche Verbrei-tung hat bei Unternehmen mit 100bis 250 Mitarbeitenden die Lohn-software von ABACUS erreicht. Fast30 Prozent dieser Firmen setzen fürihre Lohnabrechnungen die ABACUS-Lösung ein, gefolgt vom entspre-chenden SAP-System sowie denSoftware-Produkten von Sage undMicrosoft.

Auf den höchsten Verbreitungsgradbei der Finanzsoftware bringt esvon allen erfassten Programmenmit über 20 Prozent die Finanz-Lösung von ABACUS. Sie liegt vordem Produkt der SAP. Für dieLeistungserstellung/Produktion so-wie für die Auftragsabwicklung beiden grösseren Unternehmen ver-zeichnen die höchsten Werte dieModule von SAP, Microsoft undABACUS.

Zufriedene Anwender Die Marktstudie konnte zu-

dem aufzeigen, dass fast alle be-fragten Unternehmen – nämlich 90Prozent – mit ihrer derzeit einge-setzten Business Software zufrie-den sind. 73 Prozent der Firmen mit1 bis 9 Mitarbeitern und 56 Prozentjener mit 10 bis 250 Mitarbeiternsagten sogar aus, sie seien ”sehrzufrieden”. Erkennbar wird anhanddieser Ergebnisse, dass Business-Lösungen einen hohen Funktiona-litätsgrad erreicht haben und somit

die Bedürfnisse der KMU in einemhohen Grad erfüllen.

Cloud Computing: Licht am Ende des Tunnels

Um die modernen Cloud-Computing-Dienste nutzen zu kön-nen, müssen Unternehmen bereitsein, Rechnersysteme ausserhalbdes Unternehmens zu nutzen undDaten ausserhalb der eigenen Fir-ma abzulegen. Ein Blick auf die ak-tuelle Situation macht deutlich,dass Schweizer KMU diesbezüglich








Statement des Studienleiters Prof. Dr. Uwe Leimstoll

"Die Business-Software-Studie 2011 ist das Ergebnis einer erfolgreichenKooperation zwischen privatwirtschaftlichen Unternehmen und unse-rer Hochschule. Die Unternehmen finanzieren die Studie und bringenaktuelle Fragestellungen ein. Die Hochschule sorgt für eine Durchfüh-rung auf wissenschaftlichem Niveau und bürgt damit für die Objekti-vität der Ergebnisse. Die Ergebnisse entsprechen auch in hohem Masseden Ergebnissen einer ähnlichen Studie aus dem Jahr 2003.

ABACUS zählt nach wie vor zur Spitzengruppe der Business-Software-Anbieter in der Schweiz; in vielen Teilbereichen ist ABACUS Marktführer.Diese führende Stellung lässt sich in einem so dynamischen Umfeld wieder Softwareentwicklung nur erreichen, wenn neue technische Mög-lichkeiten aufgegriffen und – dort wo sinnvoll – in die Software einge-baut werden. Doch Technik allein genügt nicht: Mindestens ebensowichtig ist eine konsequente Ausrichtung der Software auf die vielfälti-gen Bedürfnisse der Schweizer KMU."

Aktuell 7

Die Studie

Die Business-Software-Studie 2011 wurde vom Kompetenzschwer-punkt E-Business des Instituts für Wirtschaftsinformatik IWI der Fach-hochschule Nordwestschweiz FHNW konzipiert und durchgeführt. Sieuntersucht Unternehmen und andere Schweizer Organisationen mit 1 bis 250 Beschäftigten, gemessen in Vollzeitäquivalenten (full-timeequivalent, FTE), der Wirtschaftssektoren zwei (Industrie) und drei(Dienstleistungen) nach NOGA 2008, Wirtschaftszweige C bis S.

Die Grundgesamtheit umfasst rund 254'000 (1-9 FTE) und 42'000 (10-250 FTE) Unternehmen (Quelle: Bundesamt für Statistik BFS, Betriebs-zählung 2008). Auf Basis einer nach Unternehmensgrösse und Branchegeschichteten Stichprobe von 6'171 Adressen führte die DemoSCOPE,Adligenswil, von Mitte März bis Mitte Mai 2011 1'024 auswertbare tele-fonische Interviews durch. Zielpersonen waren Führungskräfte, insbe-sondere IT-Verantwortliche und Geschäftsführer. Eine Zusammenfas-sung der Ergebnisse ist im Internet erhältlich: www.fhnw.ch/iwi/bss

Kontakt Prof. Dr. Uwe Leimstoll und Michael H. Quade M.Sc., Kompetenz-schwerpunkt E-Business, Institut für Wirtschaftsinformatik, Fachhoch-schule Nordwestschweiz, Tel. +41 61 279 17 90, [email protected],[email protected]

Steigende Mobilität Mit der zunehmenden Ver-

breitung mobiler Endgeräte wieNotebook, PC-Tablet und Smart-phone ist das Thema "Mobile Com-puting" verstärkt in den Fokus derBusiness-Software-Anbieter ge-rückt. Bereits heute verfügt eingrosser Teil der Schweizer Unter-nehmen über mobilen Zugriff aufDaten und Funktionen ihrer Busi-ness Software. Wie gross dieser Teilist, hängt von der Grösse des Un-ternehmens ab. Von den Firmen mit100 bis 250 Beschäftigten verfügenheute nur gerade noch 14 Prozentüber keinen mobilen Zugriff. Deut-liche Unterschiede zeigen sich imBranchenvergleich: Vor allem Fir-men, die in informationsintensivenBereichen tätig sind, nutzen auchdie mobile Zugangsvariante.

Fazit Dank der kontinuierlich er-

folgten funktionalen und techni-schen Weiterentwicklung hat sichdie ABACUS Business Software inder Schweizer KMU-Landschaft alseine der am meisten eingesetztenSoftware-Lösungen durchgesetzt.Sie ist optimal auf die zukünftigenAnforderungen bei der mobilenNutzung von Business Softwarevorbereitet. Das ist auf die konse-quente Ausrichtung auf die Inter-net-Fähigkeit für die zunehmendeNutzung von betriebswirtschaftli-chen Lösungen aus der Cloud zu-rückzuführen, zusammen mit dergleichzeitigen Entwicklung mehre-rer Apps für die mobile Anwen-dung, etwa auf dem iPad.

Partner Conference 2011: ABACUS am Puls derZeit – iPad-Apps und dynamisches Reporting

Aktuell8

An ihrer jährlichen Tagung für ihre Ver-triebs- und Lösungspartner hat ABACUS diewohl umfangreichsten und weitreichendstenAnkündigungen ihrer Geschichte durchgeführt.Dabei wurde ein völlig neues Konzept für dievereinfachte Informationsabfrage in Form von Verlinkungen von Reports und damit vonDaten und Informationen sowie eine vonABACUS gehostete Internet-Plattform mitdem Namen AbaSky vorgestellt. Auf dieserkönnen die von Beratern erstellten Report-vorlagen publiziert und auf Wunsch ABACUS-Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

ABACUS lud ein und 325 Be-raterinnen und Berater von Vertriebs-und Lösungspartnern kamen wiejeden Herbst zur Partnerkonferenz,um Neuestes in Sachen ABACUS de-monstriert und erklärt zu bekommen.

Ein Feuerwerk Nachdem man die letzten

Jahre mit der Neuprogrammierungder dritten Softwaregenerationbeschäftigt war, hat sich ClaudioHintermann, CEO und Chefstratege,zum Ziel gesetzt, die ABACUS-Software auf die Version 2012 nocheinfacher und intuitiver für die In-formationsabfrage zu gestalten.Sein Entwickler-Team hat sie dafürum mächtige neue Such- und Ab-fragefunktionen ergänzt. Mit ihnenwird es zukünftig, ähnlich wie beimWeb-Surfen, sehr einfach werden,

Software aber nicht auf fertige,bestehende Dokumente, sondernauf Informationen, die bei Klicks alsReports aus der Datenbank aufbe-reitet werden. Die drei neuenWerkzeuge von ABACUS sind ers-tens Hyperlinks in Reportauswer-tungen, die mit dem WerkzeugAbaReport erstellt werden, zwei-tens Drill-down-Grafiken und drit-tens Informationswürfel. Über dieHyperlinks in Reports lassen sich imPrinzip unendliche viele Reportsmiteinander verknüpfen und somitim Nu völlig neue Informations-zusammenhänge schaffen. Drill-down-Grafiken sind zum Beispielfür Manager und KMU-Leiter ge-dacht, womit sich Grafiken wieetwa Balkendiagramme per Maus-klick sofort in die Detailzahlen auf-lösen lassen bis etwa zu denen

aus der Fülle von Daten Informa-tionen zu gewinnen. Das dürfteinsbesondere jenen Anwendern zuGute kommen, die nur sporadischin der Business Software Informa-tionen abfragen. Sie können sichdarüber freuen, dass diese Pro-grammanwendung problemlos zuhandhaben ist und trotzdem kom-plexe Abfragen ermöglicht. Dafürhat das Entwicklungsteam einenBaukasten mit Auswertungswerk-zeugen programmiert, mit denensich innert Kürze Anwendungen fürdie Aufbereitung von bereichs- undprogrammmodulübergreifendenFirmeninformationen zusammen-stellen lassen. Inspirieren liessensich die ABACUS-Entwickler vonGoogle und dem World Wide Web.Im Unterschied zu Google ver-weisen Hyperlinks in der ABACUS-


eines Originalbelegs. Der neuartigeInformationswürfel bereitet nume-rische, grafische, textliche oderauch fotografische Ansichten zujedem beliebigen Thema auf. Dazulässt er sich per Mausklick drehen,wobei er nach jeder Drehung eineneue Ansicht zeigt. Die neuartigeSuchfunktion, auf der die dynami-sche Verlinkung von Reports unddamit von Daten basiert, heisstSearchlink. Damit lässt sich ad hocdirekt in einem Dokument wie zumBeispiel in einer Rechnung und ei-nem Lieferschein auf ein Informa-tionselement klicken, worauf dieSuchsoftware dazu umgehend wei-terführende Informationen anzeigt.Aus mehreren Hyperlink-Report-vorlagen kann ein Report-Set ge-

bildet werden. Mehrere solcher Setslassen sich anschliessend aufWunsch nach Branchen geordnetund somit beispielsweise Anwen-dern aus dem Immobilien- oderBaubereich gezielt zur Verfügungstellen.

Sobald Hintermann diese Grundbe-griffe erklärt hatte, reihte sich ei-nem Feuerwerk gleich eine spekta-kuläre Softwarepräsentation an dieandere, welche die Technik und ihreweitreichenden Möglichkeiten an-hand konkreter Praxisbeispiele auf-zeigte. Die Präsentationen wurden

abwechslungsweise auf PC undiPad vorgeführt, da die verwendeteTechnik automatisch auf beidenPlattformen funktioniert.

ABACUS-Mitarbeiter Christian Gutdemonstrierte zusammen mit demProgrammentwickler Daniel Dilitzanhand einer Debitorenübersichts-liste instante Einblicke zu verschie-densten Aspekten eines Kunden,wie etwa seine Zahlungsmoral, dieletztjährigen Umsatzzahlen, diediesjährigen Quartalszahlen bis hinzum erfolgreichsten Produkt einerbestimmten Geschäftsbeziehung.

Aktuell 9

Mit so genannten integrierten Hyperlinks können neu aus Reportsmit einem Mausklick auf die blau markierten Datenfelder weitereAuswertungen kontextbezogen aufgerufen werden. Dabei lassen sich beliebig viele Reports und Standardauswertungen nacheinanderaufrufen, was ein Aufschlüsseln von Daten bis zu ihrem Ursprungerlaubt. Mit dieser Technologie sind der Analyse der Informationenkeine Grenzen gesetzt.

Aktuell10

Entwicklungsleiter Daniel Sennstellte sein eigens zusammenge-stelltes Beispiel aus dem Lohn-buchhaltungsbereich auf einemiPad selber vor. Er liess auf demdrehbaren Würfel nacheinanderDaten zu einer nach Abteilungensortierten Mitarbeiterliste, danneiner Telefon- und Geburtstags-liste aufbereiten, gefolgt von einerGrafik, welche die Lohnwerte proAbteilung darstellte. Mit Links zumMitarbeiterstammblatt konnte erschliesslich Abwesenheiten einesMitarbeitenden ebenso "aus demStand heraus" grafisch darstellenlassen wie dessen Lohnentwicklungoder dessen geleistete Arbeitsstun-den für verschiedene Projekte.

Der Aufwand für die erstmalige Er-stellung solcher Informationswür-

Finale: Um die Informationen ver-netzbarer zu machen, plant ABACUSeine Internet-Plattform namensAbaSky aufzuschalten, auf der Setsmit verlinkten Reportvorlagen zu-sammengefasst sind und Anwen-dern zur Verfügung gestellt wer-den. Um solche Reportvorlagennutzen zu können, braucht ein An-wender nur seine ABACUS-Lizenzbei AbaSky anzumelden. PassendeSets von Reportvorlagen lassensich danach auf die eigene lokaleArbeitsstation laden und problem-los in eigene verlinkte Reports inte-grieren. Ist eine ABACUS-Softwareeinmal auf AbaSky registriert, su-chen lokal erstellte Reports mitHilfe von Searchlink automatischnach weiteren, passenden Report-vorlagen-Sets. Dies nicht nur lokal,sondern via Internet auch auf

fel bewegt sich nach Angaben ihrerErsteller auf rund zwei bis fünf Ta-ge, je nach Anzahl erstellter Links.Sämtliche Würfel wurden von denABACUS-Beratern, also Nicht-Pro-grammierern, und nicht von ABACUS-Entwicklern erstellt. Dies dientedem Beweis, dass selbst Program-mierlaien eigenhändig in vernünf-tiger Zeit zu individuellen Daten-sichten gelangen und diese nichtnur selber verwenden, sondern sieauch anderen Programmbenutzernzur Verfügung stellen können.

Über der Cloud: AbaSkyNach weiteren Reportbei-

spielen aus den Bereichen Produk-tion, dem Service- und Vertragsma-nagement, der Immobilienbewirt-schaftungssoftware AbaImmo undder Anlagenbuchhaltung folgte das


AbaSky. Den Erstellern von Report-vorlagen-Sets bleibt es selber über-lassen, ob ein Set auf AbaSky füralle ABACUS-Installationen odernur für einen bestimmten Anwen-derkreis verschlüsselt zugänglichsein soll. Je nach Absicht ihrer Ur-heber können sie verschenkt, ver-mietet, verkauft, an ABACUS-Ver-sionen gekoppelt oder mit bestimm-ten ABACUS-Installationen ver-knüpft werden.

Hintermann gestand angesichts alldieser Neuheiten den Anwesenden,dass er die ABACUS-Software nochnie so "sexy" wie in diesem Momentempfunden hätte – und dies nach26 Jahren Entwicklungsarbeit!

Das iPad als ideales Erfassungs-gerät

Doch sein Pulver war nochlängst nicht verschossen. ABACUShat von Anfang an auf die Mobi-lität im Geschäftsbereich und somitauf Tablett-Rechner von Applegesetzt. Die Entwicklung scheintABACUS nun Recht zu geben:Allein für das vierte Quartal 2011wird ein Verkauf von über elfMillionen iPads erwartet. Darausliesse sich schliessen, so Hinter-mann, dass die Geschäftswelt sichimmer mehr darauf einstellt. ABACUS ist auf diese Entwicklunggut vorbereitet und hat das Gerätunter anderem für die mobileDatenerfassung positioniert. Damitwird ermöglicht, dass sich Zeiter-fassungen für Projekte vor Ort beiKunden vornehmen lassen. Mit

dem ABACUS-Kalender auf demiPad steht zudem auch jederzeit derÜberblick über Termine, Abwesen-heiten, To-do-Listen oder auch zurBewilligung vorliegende Ferienan-träge sowie pendente Kreditoren-belege zum Visieren zur Verfügung.Das iPad wird somit zum unver-zichtbaren, bequemen Informa-tionssystem und Arbeitsinstrumentfür mobile Anwender, seien sie imAussendienst oder im Managementtätig.

Damit das iPad als vollwertiges Ge-rät für die Leistungserfassung ge-nutzt werden kann, übernimmtAbaSky auch die Funktion eines ei-gentlichen iPad-Switchboards, dasjedes Apple-Tablett automatischmit der entsprechenden ABACUS-Installation verbindet – auf Wunsch

Aktuell 11

Aktuell12

auch mit Hilfe des Postzertifikats.AbaSky erstellt dabei die Verbin-dung, das AufbereitungswerkzeugAbaFusion ermöglicht es, den In-halt der auf dem mobilen Gerät an-gezeigten Informationen zu defi-nieren.

Die Formularbearbeitung passt op-timal zum iPad. Sie ermöglicht beliebige auf dem PC definiertePDF-Formulare auf dem Tablettanzu-zeigen und dort auch auszu-füllen. GeschäftsleitungsmitgliedUrsula Beutter demonstrierte ge-meinsam mit Hintermann anhandeines Wohnungsübergabeprotokollsdie Praktikabilität dieses Verfah-rens. Dabei können auf dem iPadnicht nur Formulare ausgefülltwerden, sondern auch vor Ort ge-schossene Fotos lassen sich darin

den. Sie gestattet die einheitlicheKennzahlendefinition und Berech-nung. Wie die ABACUS-Mitarbei-tenden Markus Bischof und JensGräulich demonstrierten, sind somitjetzt auch Finanzkennzahlen amiPad visualisierbar. Zielanwendersind Treuhänder und KMU-Leiter.

Neuerung, News und Erfolgs-geschichten

Zu den zentralen Neuerungender ABACUS-Version 2012 gehört dieMöglichkeit, automatisch geschäfts-bereichübergeifend zu buchen. Dieswird von der Finanzbuchhaltung,AbaProject, der Anlagen-, Lager-und Lohnbuchhaltung unterstützt.

Zur grafischen Vereinheitlichungbeim Firmenauftritt kündigte FabianGoertz die Anbindung der Office-

kinderleicht einbinden. Selbst dasUnterschreiben eines solchen For-mulars kann auf dem mobilen Ge-rät erfolgen, womit in Zukunft fürderartige Prozesse vollständig aufPapier verzichtet werden kann. Da-bei lassen sich sämtliche Informa-tionen als PDF-Dokumente zentralin der ABACUS-Datenbank ablegen.

Kennzahlen auf dem iPadAuf der Grundlage der eXtensibleBusiness Reporting Language (XBRL)wird das Erzeugen von Kennzahlen-auswertungen im Bereich der Fi-nanzberichterstattung, insbesonde-re von Jahresabschlüssen, standar-disiert möglich. Seit Ende Augustist die dazugehörige Taxonomie,respektive das Klassifikationssche-ma, dem Schweizer Recht ange-passt und somit verfügbar gewor-

Automatisationssuite Officeatworkan alle Reportprogramme inklusiveAbaReport an. Sie automatisiertund integriert das Druck-, Content-und Vortragsfolien-Management.

Einen Einblick in einen "Work inProgress" bot Jan Ansorge mit derVorführung des einfach zu bedie-nenden Fernwartungstools mitdem Namen AbaVNC. Es soll zurSupportunterstützung mit demGesamt-Servicepack für die Version2012 ausgeliefert werden.

Sämtliche ERP-Module erfuhrenVerbesserungen, die zu einem spä-teren Zeitpunkt im Magazin Pagesdetailliert vorgestellt werden. Diefür AbaWebTreuhand verantwortli-chen Joachim Vetter und ChristianGut vermeldeten, dass mit über4000 Abos, über 2500 Benutzernund 200 Betreibern erneut erhöhteBenutzerzahlen für die SaaS-Lö-sung von ABACUS registriert wer-den konnten. Diese wurden seit2008 jedes Jahr verdoppelt.

Angesichts des umfassenden An-kündigungsreigens zeigten sich dieTeilnehmer von den vorgestelltenNeuheiten und Neuerungen rund-um begeistert. Rudolf Wild, Ge-schäftsführender Partner von T & OData, meinte geradezu euphorisch,dass der alte ABACUS-Spirit ausden Anfangszeiten wieder aufer-standen sei. Revolutionär findetMichael Hänzi, Mitinhaber der TalusInformatik, das vorgestellte Ver-knüpfungskonzept von Reportsund Informationen. Zudem freut ersich, dass damit ABACUS-Informa-

tionen auch für Unternehmenslei-ter direkt und einfach abfragbarwerden. Andreas Bierbaum, Mit-glied der Geschäftsleitung derBEWIDA, findet sämtliche vorge-stellten Neuheiten sensationell. Siebrächten ABACUS einen weiterenTechnologievorsprung auf die Kon-kurrenz und bewiesen, dass ABACUSam Puls der Zeit geblieben sei.


Aktuell 13

Jürg Stricker gratuliert zur erfolgreichen ZertifizierungChristian Bischoff, WData, Urs Sieber, BEWIDA (rechts) und ...

... Peter Fankhauser, Inspirion (rechts).

1000 Abrechnungen und eine ist falsch – was tun?Einzelne Lohnabrechnungen stornieren

Programme, Produkte, Technologien14

Ab der Version 2011 können in der Lohnbuchhaltungssoftware einzelne Lohnabrechnungen selektivstorniert werden. Weiterhin lässt sich von der Möglichkeit Gebrauchmachen, einen gesamten Lohnlauf zu stornieren.

Neu wurde der Storno derFibu-Verbuchung vom Storno derentsprechenden Lohnabrechnungs-periode getrennt. Damit ist es nunmöglich, auch nur einzelne Abrech-nungen zu stornieren, ohne wiebisher gezwungen zu sein, den ge-samten Lohnlauf zu stornieren.Einzige Bedingung ist jedoch nachwie vor, dass vorgängig die bereitsdurchgeführte Fibu-Verbuchungrückgängig gemacht wird. Erst dannlässt das System nämlich einenStorno von Lohnabrechnungen zu.

wird die Verdichtung der Buchun-gen beibehalten, damit sicherge-stellt ist, dass die Lohnbuchungenin der Finanzbuchhaltung nicht de-tailliert ausgewiesen werden.

Buchungen in der Fibu werdendirekt storniert

Ist die Fibu-Verbuchung stor-niert, werden in der Finanzbuch-haltung automatisch entsprechen-de Stornobuchungen erstellt. Dabei

Wurde die Lohnperiode definitiv verarbeitet und verbucht, kann die Fibu-Verbuchungstorniert werden. Anschliessend ist es möglich, entweder die gesamte Lohn-abrechnung oder die Abrechnungen einzelner Mitarbeiter zu stornieren.


Stornieren und neu abrechnenStornierte Lohnabrechnun-

gen können in einem neuen Lohn-lauf wieder abgerechnet werden.Im Vorerfassungsprogramm lassensich die Vorerfassungsdaten vonstornierten Mitarbeitern gezieltvom alten in den neu durchzufüh-renden Lohnabrechnungslauf ko-pieren. Anschliessend können dieMitarbeiter neu abgerechnet, derFibu-Verbuchungsbeleg aufbereitetund dann in die ursprüngliche Peri-ode verbucht werden.

AuswertungenDer Sachbearbeiter hat jeder-

zeit die Möglichkeit, stornierteLohnabrechnungen erneut einzu-sehen und auf Wunsch auch aus-zudrucken. Auch im Detailjournalkönnen auf Wunsch nur stornierteAbrechnungen angezeigt werden.In sämtlichen Kumulativjournalenund Auswertungen, den nationalenAbrechnungen und den Lohnaus-weisen werden die stornierten Ab-rechnungen nicht berücksichtigt.

FazitHat sich unter Hunderten

oder sogar Tausenden von Abrech-nungen nur bei einer einzelnenLohnabrechnung ein Fehler einge-schlichen, muss nicht mehr wie bis-her der gesamte Lohnlauf storniertwerden. Mit der Einzelstornofunk-tion hat der Anwender jetzt dieMöglichkeit, ausschliesslich die fal-sche Abrechnung gezielt zu stor-nieren, in einem neuen Lauf korrektabzurechnen, um sie dann wiederverdichtet in die Fibu zu verbuchen.Das Stornieren einer einzelnen Ab-rechnung ist auch in der Lohn-Light-Software möglich.

Programme, Produkte, Technologien 15

Die zu stornierenden Lohnabrechnungen einzelner Mitarbeiter können via "Multiselekt" in der Auswahlliste markiert und danngesamthaft storniert werden.

Lohnabrechnungsversand per IncaMail – eine Frage der Vertraulichkeit

Programme, Produkte, Technologien16

Seit kurzem bietet die FundusTreuhand ihren Kunden den Versandvon Lohndokumenten per IncaMail an. IncaMail ist die einfach anwend-bare Dienstleistung der Schweize-rischen Post für den sicheren undnachweisbaren Versand von vertrau-lichen E-Mails. Die benutzerfreund-liche Lösung ist direkt in das ABACUS ERP-System integriert, hilftKosten sparen und erleichtert allenBeteiligten die Arbeit.

"Der Kunde ist König", lehrtdie Marketing-Theorie. Dieser Leit-satz scheitert allerdings oft an derunternehmerischen Praxis. Wird erjedoch einmal erfüllt, kann sichÜberraschendes ergeben wie etwabei der Fundus Treuhand in Zürich.Der Wunsch, für den Versand vonLohndokumenten IncaMail zu nut-zen, sei von einem Kunden an sieherangetragen worden, berichtetDoris Valsangiacomo. Der Kunden-betreuerin und IT-Verantwortlichenwar die Möglichkeit dieser vertrau-lichen Versandart in der ABACUS-Software zwar bereits bekannt, siereagierte zunächst aber skeptisch.Doch heute, einen Monat nachdemdie elektronische Plattform derSchweizerischen Post für den si-cheren und nachweisbaren Versanddigitaler Nachrichten bei Fundus

Software eine sehr gute und bedie-nerfreundliche Lösung, die der St.Galler Vertriebspartner, die AdviceInformatik, bei uns perfekt imple-mentiert hat."

Sichere E-Mails für sensibleDaten

Was den Versand von Lohn-dokumenten via IncaMail angeht,hat die Fundus Treuhand eine Vor-reiterfunktion im Bereich Lohnab-rechnung für KMU inne. Hinter-grund des neuartigen Kunden-Approach, der zu dem innovativenLösungsangebot von Fundus Treu-hand führte, ist die Anforderungnach einer gesteigerten Vertrau-lichkeit und einem verkleinertenadministrativem Aufwand. GeradeFinanzchefs kleiner Unternehmendrucken die Abrechnungen oft

Treuhand aufgeschaltet wurde, istsie begeistert: "Ich war überrascht,wie einfach das funktioniert."Wenn man so eine integrierteLösung ohne jeglichen technischenSupport einfach anhand einerBeschreibung einrichten könne undes dann auf Anhieb auch problem-los funktioniere, dann sei das ein-fach genial, schwärmt die Fachfraufür Finanz- und Rechnungswesen.Ein Lob hat sich Doris Valsangiacomoallein deshalb schon verdient, weilsie die Pionieraufgabe, IncaMaileinzurichten, selbst übernommenhat. Doch sie gibt es postwendendan ihre Kooperationspartner derPost weiter: "Das liegt zum einendaran, dass von Seiten der Post eineoptimale Dokumentation für dieEinrichtungsarbeiten zur Verfügungstand, zum anderen ist die ABACUS-


noch selber aus, kuvertieren sie undorganisieren den sicheren Versandder Lohndokumente. "Das alleswürde aber auch sehr gut automa-tisch funktionieren, da die Ab-rechnung in einem geschlossenenSystem bliebe", weiss PhilippMensch, Bereichsleiter Finanz &Administration von uniQservice, einServiceunternehmen für IT-/ Hard-waredienstleistungen mit rund 100Mitarbeitenden und AbaWebTreu-hand-Kunde der Fundus Treuhand.Er hat die neue Art des Mailver-sands bereits installiert und getes-tet. IncaMail ergänzt die Software-as-a-Service-Dienstleistung desTreuhand-Unternehmens optimal."Mit der AbaWebTreuhand-Lösungkann ich bereits heute einen Lohn-lauf per Fernzugriff über das Inter-net starten", erzählt Mensch. Die

bewährte Lösung wird nun um densicheren digitalen Lohnabrech-nungsversand IncaMail ergänzt.Auch für Valsangiacomo bedeutetder Sicherheitsaspekt ein wichtigerPluspunkt: "Es muss noch nichteinmal das eingeschriebene Inca-Mail sein", betont sie, "das vertrau-liche IncaMail reicht völlig aus.” ObEinschreibe- oder Public-Variante,bezüglich Sicherheit sind beidedem manuellen Verfahren überle-gen. "Sie sind aber gleichzeitig aucheinfacher, schneller und kosten-günstiger", erklärt Valsangiacomound erläutert zunächst die Bedie-nerfreundlichkeit. "Wenn man ei-nen Lohnabrechnungsjob startet,kann man einfach den Befehl ‚alleVersandarten ausführen‘ eingeben,dann entscheidet die ABACUS-Software aufgrund der im Perso-

nalstamm hinterlegten Versand-arten, ob der entsprechende Lohn-ausweis per IncaMail oder E-Mailversandt oder so wie früher ausge-druckt werden soll." Schneller gehtes nicht und einfacher offenbarauch nicht, denn Valsangiacomobetont, es sei noch nicht einmaleine Schulung notwendig gewesen.

Zeit ist Geld – vor allem beimsicheren E-Mail-Versand

"Pro versandte Lohnabrech-nung lassen sich 2.00 bis 3.50 Fran-ken einsparen", erklärt die Kunden-betreuerin und bestätigt damit dieentsprechende Aussage der Schwei-zerischen Post, dass sich mit Inca-Mail die Kosten optimieren liessen.Was aber höchste Priorität hat sinddie Kunden, deren Bedürfnisse beiFundus Treuhand genau abgeklärt


Im Personalstamm kann auf jedem Mitarbeiter individuell die Versandart hinterlegt werden.

TreuhandWirtschaftsprüfungGemeindeberatungUnternehmensberatungSteuer- und RechtsberatungInformatik - Gesamtlösungen

Für die einfachste Art der Immobilienbewirtschaftung

HEUTE IST GESTERN – MORGEN IST

Berikon Heerbrugg Oberwangen BE Reinach BL Schwyz Weinfelden

Brugg Lachen SZ Rapperswil SG Schaffhausen St.Gallen Zürich

AbaImmo

Für Auskünfte zu IncaMail wenden Siesich an:

Fundus Treuhand AGDoris Valsangiacomo Kundenberaterin und IT-VerantwortlicheBadenerstrasse 567CH-8048 ZürichTelefon +41 44 456 31 [email protected]



werden. "Wir werden demnächsteine Umfrage starten und unsereKunden befragen, ob die digitaleLohnabrechnung und deren siche-rer Versand mittels IncaMail für sieinteressant ist", sagt Valsangia-como, geht aber schon heute voneinem positiven Echo aus. Es gibtjetzt schon viele Kunden, die gernelektronisch arbeiten; an diese sollsich das neue Fundus-Treuhand-Angebot richten. Weitere Dienst-leistungen werden jetzt geprüft:Zustellungsbestätigung und Rück-verfolgbarkeit sind beispielsweisefür die Debitorenbewirtschaftungwichtig und auch der ganze Ge-schäftsverkehr kann mit IncaMailauf einer vertraulichen Ebene abge-wickelt werden. Für all die Optio-nen, die sich mit der sicheren Artdes digitalen Versands sensiblerDaten ergeben, gilt allerdings dasoberste Prinzip: "Für die Kund-schaft muss es stimmen."

Doch kaum vom aktuellen Angebotüberzeugt, werden bereits neueWünsche wach: "Wenn es jetzt

Swiss Post Solutions AG - ePost Product HouseHanspeter RodunerSägereistrasse 25CH-8152 GlattbruggTelefon +41 44 838 36 [email protected]/incamail

noch mandantenfähig wäre", sagtFinanzchef Mensch, "könnte mandie Lohndokumente im Namenjedes einzelnen Kunden versenden."Das angesprochene Problem erklärtValsangiacomo so: "Viele Kundenhaben die Lohnabrechnung an unsdelegiert und uns zum Versandautorisiert, andere möchten denVersand lieber selbst in die Handnehmen." Zu letzteren gehörtuniQservice und Philipp Menschlegt Wert darauf, dass der eigeneFirmenname als Absender er-scheint. Im Moment sind die Ver-tragsdaten in der zentralen Admi-nistration pro ABACUS-Installationund noch nicht auf Mandanten-Ebene hinterlegt – ein Anpassungs-wunsch, den Valsangiacomo umge-hend bei ABACUS in St. Gallen de-poniert hat. Zudem kümmern sichauch die Verschlüsselungsspezialis-ten der Posttochter SwissSign, aufderen Technologie IncaMail und diePost SuisseID basieren, darum, dassder Wunsch des Kunden erfülltwird. Damit er sicher König bleibenkann.

Der Empfänger der Lohnabrechnung bekommt ein E-Mail mit dem Link auf dieIncaMail-Seite. Diese kann nur geöffnet werden, wenn sich der Mitarbeiter mit demZertifikat und dem Passwort authentifiziert hat.

AbaBau bewährt sich bei Gross und Klein – Erste Erfahrungsberichte über die neue Bausoftware

Aus der Praxis für die Praxis – Branchenlösungen20

Pages im Gespräch mit AbaBau-Anwendern dreier Baufirmenvon unterschiedlicher Grösse.

Reto Capaul, Mario Cruferund Bernhard Marti berichten indiesem Artikel über ihre Erfahrun-gen mit der integrierten Branchen-lösung AbaBau. Mit den techni-schen Bauprogrammen und derWerkhoflösung ist AbaBau auf dieBedürfnisse des Hoch- und Tief-baus zugeschnitten.

Die neue Software GesamtlösungAbaBau ist bereits bei über zwanzigverschiedenen Bauunternehmen imEinsatz. Das dürfte wohl ein klaresZeichen sein, dass sie den Praxis-test erfolgreich bestanden hat. Soauch beispielsweise bei der im Bahn-infrastrukturbereich tätigen SersaGroup (Schweiz), dem BündnerHoch- und TiefbauunternehmenLazzarini sowie dem St. Galler Tra-ditionsunternehmen Bärlocher. Ex-emplarisch soll anhand dieser dreiUnternehmen aufgezeigt werden,welche Aspekte der Software fürdie befragten Bauunternehmenwichtig sind.


Aus der Praxis für die Praxis – Branchenlösungen 21

Reto Capaul, Kaufmännischer Leiter,Baugeschäft Bärlocher, St. Gallen

50

250

350

Server im Hause

Mit der Einführung vonAbaBau wurde ein weitererSchritt zur Vereinheitlichungder Arbeitsprozesse gemacht.

> Vereinfachung derArbeitsabläufe

> Integration aller Module> Zentrale Stammdaten

> Oktober 2010: Start der Einführung

> Ende 2010: Schulungzusammen mit ABACUS

> Ab 2011: alle neuenProjekte über AbaBau abgewickelt

Mario Crufer, Spartenleiter Hoch- undTiefbau, Lazzarini, Chur

310

400

180

Rechenzentrum

Für uns ist die Umstellungauf AbaBau eine Investition in die Zukunft.

> Einheitliche Datenbankfür Finanzen, Werkhof und technische Bau-programme

> Schnittstellen eliminieren

> Oktober 2010: Start Einführung

> November 2010 bis März2011: vier Schulungstage im Haus

> Ab 1.1.2011: Alle neuenProjekte mit AbaBau abge-wickelt

> Mai bis Oktober 2011:Programmoptimierungen,Verbesserungen der Ar-beitsabläufe und Darstel-lung von Auswertungen

Bernhard Marti, CFO, Sersa Group (Schweiz),Zürich

460

240

80

Server im Hause

Das Projekt AbaBau konnteinnerhalb des geplanten Kostenrahmens mit den vor-gegebenen Zielen erreichtwerden.

> Alles aus einer Hand.> Integriertes System ohne

Schnittstellen mit stan-dardisierten Prozessen –insbesondere damit allegleich kalkulieren

> Die bestehende ABACUS-Installation wurde phasen-weise auf den Einsatz derGesamtlösung AbaBau vorbereitet: Der Mandantwurde komplett neu mitKMU-Kontenrahmen auf-gesetzt.

> Phase 1, Januar 2009:Inbetriebnahme Finanzenund Lohn mit Kostenrech-nung, Kreditorenbeleg-Scanning und Archivierung

> Phase 2, Januar 2010:AbaProject und Auftrags-bearbeitung mit der Rap-portierung und Fakturie-rung

> In AbaProject ist heute dergesamte GAV Bau abge-bildet, so dass alle Berech-nungen der Zuschläge vomGAV über AbaProject lau-fen. Diese Berechnungenwurden früher im Excel erstellt.

> Phase 3, Juni 2011: AbaBauund Werkhof-Rapportierung

Gesprächspartner

Anzahl MitarbeiterAnzahl Offerten/JahrAnzahl Bau-Aufträge/JahrDatenhaltungEine Frage vorweg:Worin besteht für Sie der grösste Vorteil vonAbaBau?

Was sind die Gründe fürden Wechsel auf AbaBaugewesen?

Wie lief die Einführungvon AbaBau?


> Die Einführung von AbaBau konnte schnell realisiert werden.

> Am meisten Arbeit verur-sachten die Anpassungender Formulare an die firmenspezifischen Be-dürfnisse.

> Je nach Bauführer warder Wechsel mehr oder weniger einfach.

> Die Loslösung vom altenProgramm erfolgte relativschnell.

> Der Wechsel auf ein integ-riertes System lohnt sichauf jeden Fall.

> Prozesse müssen im Detaildurchdacht sein, damit sieoptimal in AbaBau umge-setzt werden können.

> Lazzarini ist eine der ersten Firmen, die AbaBauals umfassendes Gesamt-system mit Kalkulation,Baustellen-Controlling,ARGE-Fakturierung, Werk-hof, Finanzen, Lohn undTeil-Kostenrechnung ein-setzt.

> Bauführer sahen demWechsel auf AbaBau sehrpositiv entgegen, weil esein sehr modernes Pro-gramm ist. Jeder Wechselbraucht eine Umgewöh-nungsphase; aber innertdrei Monaten waren alleauf dem gleichen Wissens-stand wie beim altenProgramm.

> Interne Prozesse müssenvorgängig überdacht wer-den, weil mit einem integ-rierten System wie AbaBauviele Abläufe optimiert werden können.

> Die Einbindung aller Be-reiche mit Bauausführung,Kalkulation, Werkhof +Logistik, Finanzen undKostenrechnung sowieLohnwesen ist wichtig. EinIT-Projekt dieser Grössen-ordnung muss intern breitabgestützt sein.

> Vorgängig muss ein klarerLeistungsbeschrieb der ge-forderten Prozesse erstelltwerden.

> Die Einführung von AbaBauerfolgte phasenweise, da-mit die internen Ressourcenfür so ein grosses Projektgeschont werden konnten.

> Sersa hat durch die vielenTätigkeitsfelder mit Gleis-bau, Logistik, Maschinen-vermietung, Werkstatt undPersonalverleih unter-schiedlichste Prozesse, dienun gesamthaft in einemABACUS-Mandanten abge-bildet sind.

> Das Echo ist positiv, ausSicht der Kalkulation istAbaBau klar strukturiert.

> Von der Arbeitsweise her ist AbaBau den übrigen ABACUS-Programmenangepasst und somitschnell erlernbar.

> Für Sersa war entscheidend,dass intern eine starke Person verantwortlich fürein so umfassendes Projektgewesen ist. Projekte dieserGrössenordnung sind nichtausschliesslich IT-Projekte,sondern im gleichen Um-fang auch Organisations-projekte, für die viele Abläufe neu definiertwerden müssen. DiesePerson muss deshalb überein hohes Mass an Kom-petenzen verfügen, umwichtige Entscheidungendurchzusetzen. KleinesBeispiel: Vor der Einfüh-rung von AbaBau hatteSersa über zehn verschie-dene Rechnungsformulare,heute braucht es dafür nur noch ein einheitlichesRechnungsformular.

Was war an diesem Projektspeziell?

Wie haben Ihre Bauführerauf den Wechsel auf AbaBau reagiert?

Welche Tipps können SieInteressenten von AbaBau auf den Weg geben?



> Einheitliche Logik undBenutzerführung in allenProgrammen

> Bewährte Prozesse konntenin AbaBau dank Ablauf-steuerung und benutzer-definierten Feldern in ver-schiedenen Masken voll-ständig abgebildet werden.

> Spezielle Auswertungen wie Auftragsliste mit indi-viduellen Selektionen nachBauführer und Statuskonnten in AbaBau mittelsAbaReport vollständigabgebildet werden. KeineExcel- oder Wordlistenmehr im Einsatz!

> Vorher wurden viele Rech-nungen im Word erstellt.Heute ist alles in AbaBauintegriert, dadurch ist einestrukturierte Arbeitsweisesichergestellt.

> Kontrollarbeiten, insbeson-dere im Bereich Akonto-und Schlussrechnung, sindweniger aufwändig.

> Daten sind immer tages-aktuell.

> Keine Doppelspurigkeitenmehr dank Einmalerfas-sung

> Lazzarini hat pro Bauführerund Region unterschied-liche Analysenstämme. DerAufbau und die Pflege die-ser Analysenstämme sind in AbaBau wesentlich ein-facher und übersichtlicher als vorher.

> Kostenkontrolle jederBaustelle ist dank der Ein-malerfassung sofort ver-fügbar. In AbaBau sindauch keine Batchverarbei-tungen notwendig.

> Auswertungen über sämt-liche Bereiche lassen sicheinfach erstellen, weilsämtliche Daten in einerDatenbank gespeichert sind.

> Im Bereich der technischenBauprogramme ist derAufwand in etwa gleich wie früher.

> Im Bereich Werkhof erge-ben sich Erleichterungendank dem Wegfall vonSchnittstellen.

> Einsparungen werden imBereich der ARGE-Faktu-rierung erzielt, weil mitAbaBau ein vollständigintegriertes System zumEinsatz gelangt. Vorherwurde dafür teilweise Excel eingesetzt.

> Dank der zentralen Lösungin einem ABACUS-Mandantkann beispielsweise in derKalkulation nun eine Quali-tätssicherung durchgesetztwerden: Alle Bereiche kal-kulieren mit standardisier-ten und zentral verwaltetenAnalysenstämmen.Sämtliche Offerten könnenzentral kontrolliert werden.

> Die zentrale Datenhaltungin einem System eröffnet viele neue Möglichkeiten,wie etwa verbesserte Nach-kalkulation und laufendeKostenkontrolle.

> Die Stundenrapportierungerfolgt nun wesentlich effi-zienter, weil GAV-Berech-nungen in AbaProject integriert sind.

> Maschinenrapportierungund Überwachung derMaschinen sind neu imABACUS-Werkhof verfüg-bar. Dies ermöglicht eineviel bessere Kontrolle derAuslastung.

> Der gesamte Offertprozesskonnte dank Standard-formularen und Ablauf-steuerungen vereinfachtund beschleunigt werden.

Worin besteht der haupt-sächlichste Nutzen für dieUnternehmung?

Lässt sich nun Ihre Arbeiteffizienter bewältigen?


1994

2011

8 User

–

8 User

4 User

8 User

4 User

–

4 User

4 User

–

4 User

–

Bärlocher Baugeschäft AGSchuppisstrasse 3CH-9016 St. Gallen

Reto Capaul, Kaufmännischer [email protected] +41 71 282 49 49

Data Service AGMartin KollerAmriswilTelefon +41 71 577 08 88

2003

2011

40 User

8 User

280 User

4 User

6 User

4 User

1 User

8 User

8 User

–

4 User

10 User

Lazzarini AGGrossbruggerweg 1CH-7000 Chur

Mario Crufer, SpartenleiterHoch- und Tiefbau [email protected] +41 81 286 94 40

All Consulting AGHugo SchmidSt. Gallen, Brüttisellen, Luzern, Solothurn Telefon +41 84 873 37 33

2003

2011

20 User

28 User

460 User

8 User

14 User

14 User

10 User

14 User

12 User

8 User

16 User

46 User

Sersa Group Management AGWürzgrabenstrasse 5CH-8048 Zürich

Bernhard Marti, CFOSersa Group Management [email protected] +41 43 322 23 00

Axept Business Software AGRaphael KohlerEffretikon, Schönbühl,Pratteln, St. GallenTelefon +41 58 871 94 11

Data Service AGFeel secure

ABACUS-SoftwareABACUS im Einsatz seit

AbaBau im Einsatz seit

Module undAnzahl BenutzerAbaBau

Werkhof

Leistungs-/Projektabrechnung

Adressmanagement

Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Finanzbuchhaltung

Lohnbuchhaltung

Human Resources

Electronic Banking

AbaReportAnschrift

Kontaktperson

Vertriebspartner undKontaktperson



FazitMit AbaBau erfolgt die Da-

tenhaltung zentral in einem einzi-gen Software-System. Dank derSoftware sind alle Arbeitsprozessestrukturiert und vereinheitlicht,was den drei Bauunternehmen hilftGeld zu sparen, da sie ihre adminis-trativen Arbeiten effizienter erledi-gen können. Ausserdem eröffnetsie ihnen auch viele neue Möglich-keiten für die Zukunft, wie zumBeispiel eine verbesserte Nachkal-kulation und eine laufende Kosten-kontrolle der Bauprojekte.

Funktionen von AbaBau

• Offerten nach NPK oder freiem Leistungsverzeichnis• Ausmass- und Regiefakturierung• Auftragsbearbeitung mit Einkauf, Verkauf und Lager• Leistungserfassung• Werkhof• ARGE-Fakturierung• Geräte- und Personaldisposition• Ressourcenplanung• Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung• Baukostenrechnung mit integrierter Nachkalkulation• Baulohn / Human Resources• Anlagenbuchhaltung• Archivierung / Scanning• Management-Informationssystem

Vorteile von AbaBau im Überblick

• Jedes Modul von AbaBau kann einzeln eingesetzt werden.• Zentrale Stammdaten garantieren Einmalerfassung von Stamm- und

Bewegungsdaten.• Für mehrere Unternehmen können Stamm- und Bewegungsdaten

zentral im gleichen Mandant geführt werden.• Einheitliche Benutzerführung• Verarbeitung der Daten ohne Schnittstellen• Rollenmenüs abgestimmt auf die Bedürfnisse der einzelnen Benutzer• Vielfältige und übersichtliche Standardauswertungen• Mobile Datenerfassung dank Internet-Technologie• Beratung, Einführung und Support durch Vertriebspartner

Bauplaner wechselt von Excel- auf ERP-Lösung – Honorarabrechnung und Projektplanung leicht gemacht


Für die Planung und Realisierungvon unterschiedlichsten Bauprojektenkommt bei der b+p baurealisation aus Zürich seit Anfang 2011 ein voll integriertes ABACUS ERP-Gesamt-system zum Einsatz. Es löst die bisherverwendeten Excel-Tabellen für dieProjektplanung und -umsetzung sowie die Honorarabrechnung ab.

Der Leistungsausweis des1996 gegründeten Unternehmensist eindrücklich. So waren die Pla-ner von b+p für die Erstellung vonso prestigeträchtigen Bauten wieden Zürcher Prime Tower oder dieMasoala-Halle im Zürcher Zoo ver-antwortlich. Bereits an der Expo 02in Neuchâtel halfen sie bei der sehrbeachteten Realisierung des Expo-Pavillons. Und auch bei der geplan-ten Erweiterung des KunsthausesZürich wird b+p federführend tätigsein. Zu den aktuellen Bauprojektenzählen unter anderem der Neubauder Fachhochschule in St. Gallenund die Überbauung des ToniAreals in Zürich.

Die Anforderungen So standen denn die Anfor-

derungen an die Planung und dasControlling der Projekte im Vor-dergrund bei der Suche nach demgeeigneten ERP-System. Besondersdie vielfältigen Auswertungsmög-lichkeiten aus dem Leistungs-/Pro-jektabrechnungsmodul AbaProjectüberzeugten die IT-Verantwortlichenvon b+p bei der ersten Präsentationder ABACUS-Software, welche vomABACUS-Partner Delta Office durch-geführt wurde. Das Zusammenspielvon Projekteröffnung, Projektpla-nung und Zeiterfassung auf dieeinzelnen Planelemente sollte ge-nau den Nutzen bringen, der beieiner Projektführung für die ZürcherPlaner wesentlich ist. Auf einenBlick sollte ersichtlich sein, wo freiePersonalkapazitäten verfügbar sindund wo sie benötigt werden.

Damit eine solche Vielfalt an Pro-jekten überhaupt realisiert werdenkann, war b+p gezwungen, in denletzten Jahren kontinuierlich zuwachsen. Schliesslich war die Eva-luation einer ERP-Gesamtlösungunumgänglich, so dass es galt, sichvon der bisher genutzten Excel-Lösung zu verabschieden. Denn fürBauplaner ist eine sorgfältige undübersichtliche Planung für ein effi-zientes Baumanagement und einetransparente Kostenplanungen un-abdingbar. Das A und O aller Planersind die Übersicht über die Projekte,die Einsatzplanung der personellenRessourcen und die kalkulierbarenHonorare.


Ebenso wichtig ist für b+p die Be-rechnung der Projekthonorare. Da-bei ist man an die branchenübli-chen SIA-Vorgaben gebunden. DieErfassung der Kalkulationen in derERP-Software sollte ebenso kom-fortabel und flexibel sein wie mitExcel.

Laufendes PrototypingBasis für die Umsetzung des

ERP-Projekts bildete die internetfä-hige ABACUS-Version 2010 vi,wobei die zentralen Elemente derzu realisierenden Lösung AbaPro-ject und die Auftragsbearbeitungdarstellten. Dank der modulartigenStruktur der Software konnten imLauf der Zeit auch die Applikatio-nen für die Finanzbuchhaltung, De-bitoren-, Kreditoren- und Lohn-buchhaltung inkl. Electronic Ban-king hinzugefügt werden.

Für alle Projektbeteiligten war derProjektfortschritt jederzeit "greif-bar", da sämtliche Umsetzungender gestellten Anforderungen lau-fend im Mastermandanten der Soft-ware erfolgt sind. Auch Eingabe-masken, die speziell auf die Bedürf-nisse von b+p angepasst wurden,konnten sozusagen live an jederProjektsitzung auf ihre Brauchbar-keit geprüft werden.

Die LösungDie Berater der Delta Office

haben gemeinsam mit einem Teamvon Mitarbeitenden von b+p übereinen Zeitraum von einem halbenJahr sämtliche notwendigen Infor-mationen erarbeitet. Anschliessendwurde der bereits bestehende Mas-termandant "Delta Project Control"auf die individuellen Anforderun-gen der Planer angepasst. Dabeiliessen sich teilweise existierendeAuswertungen einfach überneh-men und andere anpassen.

Für die Honorarabrechnung kamden Beratern die grosse Flexibilitätund Funktionalität von AbaProjectzu Gute, konnten sie doch damitein ausgeklügeltes Berechnungs-werkzeug für die SIA-Honorare

umsetzen. Die Tabellen, welche dieABACUS-Software in AbaProject imProjektstamm zur Verfügung stellt,wurden dafür vollumfänglich ge-nutzt. Verwendung fanden auch dieaus der Software heraus benutzer-definierbaren Felder. Nun sind dieProjektleiter bei b+p in der Lage,direkt im Projekt in der SIA-Maskedie Werte zur Honorarberechnungzu erfassen. Sie erhalten danach ineiner Übersicht alle benötigtenWerte.

In einer auf einem einzigen A4-Blatt darstellbaren Auswertungsind alle Honorar- und Planungs-werte sowie die effektiven Auf-wände unter Berücksichtigung derPeriodeneingrenzung ersichtlich.


Die Honorarwerte lassen sich für jedes Projekt im Projektstamm auf der Zeitachse erfassen.


Eine einfach les- und interpretier-bare Kostenrechnung dient denVerantwortlichen nun zur Führungder gesamten Organisation. Da-rüber hinaus bietet eine übersicht-liche Auswertungsmaske den Pro-jektleitern Klarheit über den Standihres Projekts.

Um bereits zukünftigen Entwick-lungen von b+p Rechnung zu tra-gen, wurden bei der Konzeptionund Umsetzung mehrere möglicheneue Geschäftsbereiche bereitseingeplant. Dies erlaubt die prob-lemlose Abbildung zukünftigereigenständig bilanzierender Ge-schäftseinheiten in der Software.Realisiert wurde zudem eine einfa-che Kostenrechnung, die auch vonPersonen ohne besonderes buch-halterisches Vorwissen verstandenund korrekt interpretiert werdenkann.

Das ResultatDas Unternehmen verfügt

heute mit dem ABACUS-ERP übereine Lösung, die sich durch einehohe Datenintegrität und Trans-parenz auszeichnet. Sie vermeideteinerseits Doppelspurigkeiten undgarantiert andererseits eine hoheLesbarkeit der Daten und Informa-tionen.

Die Projektnachkalkulation ist auf einem A4-Blatt zusammengefasst.

Die grafische Übersicht über die Detailplanung erleichtert dem Projektleiter seineEinsatzplanung.

Maya Fischer, Leiterin der Buchhaltung b+p

”Unser Unternehmen hat mit demABACUS-ERP ein umfassendes Ar-beits-, Kontroll- und Steuerungsins-trument erhalten. Dank der inten-siven Betreuung durch die Mitar-beitenden der Delta Office währendder Konzept- und Einführungs-phase haben wir ein auf unsere Be-dürfnisse zugeschnittenes Produkterhalten. Wir sind überzeugt, mitABACUS die richtige Wahl getroffenzu haben.”


FazitSeit Anfang 2011 ist die

ABACUS-ERP-Gesamtlösung beib+p im Einsatz und begeistert mitder Möglichkeit, jederzeit aktuelleDaten abzurufen. Das Konzept vonDelta Office, eine vorkonfigurierteLösung auf der Basis der ABACUS-Standardsoftware zu erarbeiten,hat sich bei b+p bewährt. Diese kannproblemlos bei weiteren Planungs-unternehmen mit einem Minimuman Anpassungs- und Konfigura-tionsaufwand und damit kos-tengünstig eingeführt werden. b+psowie anderen Planungsunterneh-men steht damit eine flexibel er-weiterbare und damit zukunfts-fähige Lösung zur Verfügung.

Für weitere Informationen zumbeschriebenen Projekt wenden Siesich an:

Delta Office AGThomas FürstHölzliwisenstrasse 12CH-8604 VolketswilTelefon +41 44 908 20 [email protected]


Thomas Fürst, Projektleiter Delta Office

”Die Zusammenarbeit mit Maya Fischer und den Projektmitgliedern derb+p war geprägt von spannenden Diskussionen und dem Finden derbestmöglichen Lösung. Der ineinander greifende Austausch von Fach-und Produktwissen sowie der respektvolle Umgang führten zu ausge-zeichneten Resultaten.”

Eingesetzte Software bei b+p baurealisation ag

Leistungs-/Projektabrechnung 70 BenutzerAuftragsbearbeitung 4 BenutzerAdressmanagement 4 BenutzerFinanzbuchhaltung/Kostenrechnung 4 BenutzerDebitoren-/Kreditorenbuchhaltung 4 BenutzerArchivierung/Scanning 4 BenutzerLohnbuchhaltung 4 BenutzerElectronic Banking 4 BenutzerAbaView Report Writer 4 Benutzer

b+p baurealisation ag

Hauptsitz in Zürich, seit 1996Niederlassungen in Basel, Bern und St. Gallen55 MitarbeitendeSpektrum der Dienstleistungen: Gewerbe- und Wohnbauten, öffentliche Bauten für Schulen und Spitälerwww.bp-baurealisation.ch

Kurzportrait Delta Office AG

Die Delta Office AG verfügt über ein grosses Know-how in allen Bereichender ABACUS Business Software. Der hohe Praxisbezug sowie die offene undtransparente Kommunikation unterscheidet die Firma von ihren Mitbe-werbern.

Engelberg-Titlis Tourismus vermarktet sich mit ABACUS


Jährlich werden von Engelberg-Titlis Tourismus die Tourismusförde-rungsabgaben für den TourismusortEngelberg erhoben. Mit dem bis-herigen System war jedoch nur eine einzige Veranlagung pro Eigentümermöglich. Das kommunale Reglementüber die Tourismusförderungsabgabenund Kurtaxen sieht jedoch eineAbgabe pro Wohnung vor. Zu diesemZweck wurden die Leistungs- undProjektverwaltung AbaProject vonABACUS eingeführt.

Um ein lückenloses Inventaraller Wohneinheiten von Engelbergzu erhalten, suchte man die Zu-sammenarbeit mit den Elektrizi-tätswerken von Engelberg, da dieseüber eine detaillierte Datenbankaller Anschlüsse und somit allerWohnobjekte des Ortes verfügen.Diese Angaben wurden in den Pro-jektstamm von AbaProject über-nommen, wobei in diesem Fallnicht mehr von einem Projekt, son-dern von einem Objekt gesprochenwird. Das Hauptobjekt ist das Ge-bäude selber und als Unterobjektfungieren die einzelnen Wohnungs-einheiten. Auf Letzteren werdenalle Angaben hinterlegt, welche fürdie Errechnung der zu leistendenAbgaben notwendig sind.

Komplette Objektinformationen– bereit für die Zukunft

Auf dem Objekt werden sämt-liche notwendigen Informationengeführt und gepflegt, welche für dieBerechnung der verschiedenen Ab-gabetypen notwendig sind. So wer-den Tourismusförderungstaxen fürFerienwohnungen beispielsweiseaufgrund des Einwohnergleichwer-tes (Indexwert aus Quadratmeterund Anzahl Zimmer), Restaurantsnach Anzahl Sitzplätzen sowieHotels und Gruppenunterkünftenach Anzahl Betten berechnet.

Jedes erfasste Objekt wird dabeieiner Kategorie zugewiesen:

• Gebäude• Wohnhaft Engelberg• Ferienwohnung-Vermietung• Ferienwohnung-Eigennutzung• Hotel/Pension• Camping• Gruppenunterkunft• Restaurant• Gewerbe• Nicht pflichtig


Zur Zeit sind Ferienwohnungennoch kurtaxenpflichtig. Das heisst,dass jeder Feriengast wie in derHotellerie pro Logiernacht eineKurtaxe zahlen muss. Da die Mel-dung und Abrechnung dieser Taxenfür die Ferienwohnungsvermieterund die Tourismusorganisationenmit grossem Aufwand verbunden

ist, wird gesamtschweizerisch übereine Lösung nach pauschaler Kur-taxenbesteuerung nachgedacht.Durch das Führen aller Messwerte,die für eine solche Lösung notwen-dig sein könnten, ist die Engelberg-Titlis Tourismus bereits heute bes-tens vorbereitet.

Damit die Aktualität und damit dieQualität der Daten in der ABACUS-Software auch über die Zeit sicher-gestellt werden kann, wird für jedesObjekt in den Stammdaten die Re-ferenz-ID, welche aus der Daten-bank des Elektrizitätswerks (EW)stammt, abgespeichert. Durch dieseReferenz-ID ist es jederzeit möglich,einen erneuten Abgleich der Infor-mationen mit dem EW vorzunehmen.

Hohe Flexibilität durch indivi-duelle Verrechnungssteuerung

Aufgrund der erfassten Infor-mationen erlaubt nun das System,die jährlich wiederkehrenden Tou-rismusförderungsabgaben auto-matisch abzurechnen. Dafür stehenRapportvorschläge zur Verfügung,aufgrund derer die Abgaben be-rechnet und anschliessend faktu-riert werden. Da auch hier dieTheorie nicht immer der Praxis ent-spricht, wurden mehrere Möglich-keiten integriert, die auch einemanuelle Verrechnung und dieÜbersteuerung der automatischberechneten Abgaben ermöglicht.Dies ist zum Beispiel bei unterjähri-gen Wohnungswechseln durchSaisoniers, bei Weiterverkäufenoder bei Spezialvereinbarungenpraktisch. Die manuell verrechne-ten Objekte werden bei der jährli-chen Fakturierung ausgeschlossenund beschleunigen dadurch noch-mals den Prozess.

Durch die Sachbearbeiter werdenzudem die Logiernächte gemässden Meldungen der Hotels, resp.Ferienwohnungsbesitzer auf dementsprechenden Objekt im ABACUSerfasst und dann abgerechnet.


Individuell gestaltete Lasche ”Objektinformation”

Mehrere Adressen werden pro Objekt verwaltet.


Umfassendes Objekt-Controllingund Statistiken

Die erhobenen Daten werdennicht nur für die Verrechnung ge-nutzt, sondern dienen auch demumfassenden Controlling. Dadurchkann jederzeit festgestellt werden,für welches Objekt welche Abgabenabgerechnet wurden. So könnenauch alle kurtaxenpflichtigen Ob-jekte für eine frei definierbare Zeit-periode überprüft und festgestelltwerden, ob diese abgerechnet wur-den – mit erheblichem Mehrwert,da nun ”Abgabesünder” schnell undeinfach erkannt werden können.

Auch statistische Werte wie dieÜbersicht über die Anzahl Objektepro Kategorie, die Anzahl abge-rechneter Taxen pro Kategorie oderdie viel beachtete Logiernachtsta-tistik können per Knopfdruck aus-gewertet werden.

Events einfacher verkaufen mitSoftwareunterstützung

Die Abteilung MICE (Meeting,Incentive, Congress and Event) istzuständig für die Organisation vonGruppenreisen nach Engelberg. Sieofferiert ihre Veranstaltungen mitaufwändig gestalteten Offerten in-klusive Bildern der Hotels undEvents direkt aus der Auftragsbear-beitungssoftware von ABACUS. DieOfferierung wird dank Software-Unterstützung schneller und einfa-cher und erhält ein einheitlichesDesign. Ausgelöst durch den Offert-prozess werden Aktivitäten im Pro-gramm Adressmanagement gene-riert, die eine optimale Kontrolleund ein Nachfassen der pendenten

Offerten durch den zuständigenMitarbeitenden ermöglichen. EineOfferte kann im Erfolgsfall als Auf-tragsbestätigung und Rechnungweiterverwendet werden. Auch indiesen Prozessen werden zumNachfassen und für weitere Kon-trollen Aktivitäten für den betref-fenden Mitarbeitenden generiert.

VollständigesAdressmanagement

Im Adressmanagement wer-den sämtliche Adressen zentralgeführt und mit den zusätzlichenAngaben für Selektionen ergänzt,wie zum Beispiel Mailings, News-letter, Ansprechgruppen usw. Dabeikommt die von ABACUS eingeführ-te Trennung der Adresssubjekteund -objekte intensiv zum Einsatz.Die Selektionsfelder stehen jeweilsfür das Adressobjekt, das Adress-subjekt wie auch für die Kontakt-personen zur Verfügung. DieseMöglichkeiten erlauben das schnel-le Verwenden der Adressen fürMailings, Versand und Telefon-listen.

Axept Business Software AG

• 48 qualifizierte Mitarbeiter mit insgesamt mehr als 200 Mannjahren ABACUS-Erfahrung

• Unterstützung des gesamten ABACUS-Produktesortiments

• Kompetenz in Beratung und Engineering

• Umfassende Service-Level-Agreements

• Partner für Outsourcing-Lösungen• Standorte in Bern, Basel, Zürich

und St. Gallen• Permanente Hotline mit vier

Mitarbeitern• Support in Deutsch und Französisch

ABACUS-Software beiEngelberg-Titlis Tourismus

BenutzerLeistungs-/Projekterfassung 6Auftragsbearbeitung 10Adressmanagement 10Kreditoren-/Debitoren- 4buchhaltungFinanzbuchhaltung 4Lohnbuchhaltung 1Archivierung / AbaScan 1 AbaView Report Writer 4

Logiernacht-Statistik wird automatisch erstellt.


Engelberg-Titlis Tourismus

Die Engelberg-Titlis Tourismus AG ist eine Marketing- und Dienstleis-tungsorganisation mit dem Ziel, den Bekanntheitsgrad der DestinationEngelberg zu steigern und Wertschöpfung in der Region auszulösen. 90Prozent der Wertschöpfung werden direkt oder indirekt aus dem Tou-rismus erwirtschaftet. Die Gemeinde Engelberg ist somit stark von derEntwicklung des Tourismus abhängig und die Tourismusorganisationist ein wichtiges Bindeglied zwischen Gast und Leistungsträger. Ange-strebt wird ein authentisches Image für Engelberg, das geprägt ist vonder wunderschönen Bergwelt mit allen Facetten wie Wandern, Berg-steigen, Golf, Ski, Snowboard uvm. kombiniert mit der gewachsenenKultur und Geschichte.

Engelberg schliesst keine Gästegruppe aus, sondern ist für alle Men-schen offen, welche die Natur respektieren und Erholung in der einma-ligen Bergwelt des Engelbergertals suchen. Allen Gästen soll anhandihrer Bedürfnisse ermöglicht werden das richtige Angebot zu finden,um so die Freude an der und die Faszination für die Natur erleben zukönnen.

Engelberg-Titlis Tourismus AGFrédéric Füssenich, DirektorKlosterstrasse 3CH-6390 EngelbergTelefon +41 41 639 77 11www.engelberg.ch


Frédéric Füssenich Direktor

[email protected]

”Die Investition hat sich für die Engelberg-Titlis Tourismus vollumfäng-lich gelohnt. Prozesse wurden optimiert und ein umfassendes Reportingermöglicht frühzeitig auf Probleme zu reagieren. Axept war der perfektePartner. Zum ersten Mal in meiner Karriere wurde ein IT-Projekt inner-halb der vorgesehenen Zeit umgesetzt und das Budget, man glaubt eskaum, unterschritten.”

Für Auskünfte zum beschriebenenProjekt wenden Sie sich an:


Adrian Lüthi, Business Software [email protected]

Grubenstrasse 109CH-3322 Urtenen-SchönbühlTelefon +41 58 871 94 10

Spinnereiweg 6CH-8307 EffretikonTelefon +41 58 871 94 11

Hohenrainstrasse 10CH-4133 PrattelnTelefon +41 58 871 94 33

Rorschacher Strasse 294CH-9016 St. GallenTelefon +41 58 871 94 30

[email protected]

Serviceaufträge mobil beim Kunden erfassen –Service- und Vertragsmanagement aus der Cloud


Das Unternehmen Roland Studer erstellt imGrossraum von Zürich Dächer. Dabei ist für dieFirma der regelmässige Unterhalt von Dächern ein wichtiges Standbein in Form von Service und Reparaturen. Damit eine effiziente Auftrags-erteilung und Abwicklung gewährleistet werdenkann, wird die Service- und Vertragsmanagement-software von ABACUS eingesetzt. Neuerdings wird auch mobil beim Kunden vor Ort mit der Internet-fähigen Version ABACUS vi gearbeitet,wodurch eine mehrmalige Datenerfassung vermieden werden kann.

Das Unternehmen RolandStuder setzt das Service- und Ver-tragsmanagement von ABACUS be-reits seit sechs Jahren produktiv einund ist damit ein Pilotanwenderdieses Programmmoduls gewesen.

VertragsfakturierungIn einer ersten Phase wurden

bei Roland Studer lediglich dieServiceverträge über die Softwareverwaltet und fakturiert. Voraus-setzung dafür war, dass sämtlicheDächer und Teilflächen als Service-objekte in der Software erfasst undverwaltet werden sollten. Damitwurde eine effiziente Fakturierungder Verträge erst möglich. Heuteprofitiert Roland Studer von den indie Software und die damit verwal-teten Daten getätigten Investitio-nen in dem Sinn, dass die adminis-trativen Arbeiten mit dem ABACUS

Konsequenzen für die Kunden. Diese haben nun stets die Gewähr,dass erstens die Wartungsleistun-gen vertragsgemäss erbracht undzweitens die Termintreue und da-mit die Qualität des Service gestei-gert werden.

Mobiles Arbeiten mit Web-Rapporterfassung

Eine weitere Effizienzsteige-rung gelang Roland Studer zuJahresanfang, als die ersten dreiServicemonteure damit begannen,ihre Serviceaufträge vor Ort zu be-arbeiten. Dank der Internet-Fähig-keit von ABACUS vi können sich dieServicemonteure direkt übers Netzauf die zentral installierte ABACUS-Lösung verbinden und so bequemihre geleisteten Stunden und dieverbrauchten Materialien erfassen.Sie haben zudem nun immer sämt-

Service- und Vertragsmanagement-programm wesentlich vereinfachtworden sind.

ServiceaufträgeVor zwei Jahren wurde in

einem zweiten Schritt ein ersterAusbau der Lösung vorgenommen.Sämtliche periodischen Wartungs-arbeiten an den Dächern und auchdie unvorhergesehenen Reparatur-aufträge werden seitdem in derSoftware über den so genanntenServiceauftrag verwaltet und damitprogrammunterstützt abgearbeitet.Dies hat einerseits bei RolandStuder den positiven Effekt, dassseitdem sämtliche Aufträge unterKontrolle gehalten werden: Es gibtkeinen Auftrag mehr, der unfaktu-riert bleibt. Andererseits hat dieprogrammunterstützte Abwicklungder Serviceaufträge auch positive


liche Dossierinhalte wie Fotos,Checklisten, Rapporte und Verträgeder Serviceobjekte online zur Hand.Zusätzlich können sie auch die voll-ständige Historie zu einem Dacheinsehen. Denn das Unternehmenverfügt inzwischen über kompletteObjekthistorien, so dass alle Repa-raturen, Verträge, Objekt- und Kun-dendaten jederzeit und auf Knopf-druck ausgewertet werden können.

Gleichzeit wurde auch die Erstel-lung von Offerten für Servicever-träge mit Vorgaben so automati-siert, dass diese sich effizient be-rechnen und ausstellen lassen.

Keine Doppelerfassungen mehrDurch die Web-basierte Art

der Rapportierung direkt beimKunden vor Ort gibt es keine Dop-pelerfassungen von Daten mehr.Handrapporte wie früher, die zeit-verzögert erfasst wurden und im-mer wieder Fehlerquellen darstell-ten, gibt es bei Roland Studer seitAnfang 2011 nicht mehr.

Nach der erfolgreichen Testphaseder mobilen Lösung mit Notebookswurden schliesslich alle übrigenServicemonteure damit ausgestat-tet. Heute arbeiten insgesamt sechsAussendienstler damit.

AusblickSobald ABACUS ein Erfas-

sungsprogramm für mobile Gerätewie dem iPad anbieten kann, umdamit Serviceaufträge zu bearbeiten,dürfte das Unternehmen RolandStuder erneut eines der Ersten sein,das auf diese moderne Lösung setzenwird.

Der Serviceauftragsablauf Auftragseingang

Die Serviceaufträge werdenfür die geplanten Services automa-tisch erstellt. Bei einem Reparatur-auftrag ruft der Kunde die Admi-nistration an, worauf sie einen Ser-viceauftrag erstellt.

DispositionDer Serviceleiter disponiert

die Aufträge auf die verschiedenenTeams. Dadurch werden den Ser-vicemonteuren Termine in ihrenABACUS-Kalendern eingetragen.Somit weiss jeder Servicemonteur,wann er zu welchem Kunden gehenmuss.


Jeder Servicemonteur sieht im ABACUS-Kalender in der Wochenansicht seine Service-Einsätze.

Thomas Obwegeser,Geschäftsführer der Roland Studer AG

”Obwohl die Stammdatenpflege imService- und Vertragstool sehr an-spruchsvoll und aufwändig ist, er-fahre ich eine klare Prozessopti-mierung. Dank dem Einsatz derRapportierung vor Ort beim Kundenist mit Hilfe von ABACUS vi der Fak-turierungsaufwand stark reduziertworden.”


Ausführung vor Ort undRapportierung

Sobald ein Servicemonteurdie Arbeiten beim Kunden ausge-führt hat, rapportiert er seine Leis-tungen und das gebrauchte Mate-rial mit seinem Notebook vor Ortdirekt in der ABACUS-Software viaWeb-Browser. Sämtliche Note-books sind mit SIM-Karten ausge-stattet.

Zusätzlich werden Checklisten aus-gefüllt und im Dossier des Service-auftrags abgelegt. Fotos vom Zustand der Dächer lassen sichebenfalls vor Ort online im Dossierabspeichern.

Ausdruck der ausgeführtenArbeiten zur Unterschrift desKunden

Mit einem Notebook-Druckerwird die Auftragsübersicht vor Ortausgegeben und vom Kunden un-terzeichnet. Das unterschriebeneFormular wird im Büro gescanntund im Dossier des Kunden abge-legt.

Freigabe durch den ServiceleiterDer Serviceleiter prüft alle

Leistungen und Artikel ebenso wieMengen und Preise.

Fakturierung durch AdministrationDie Administration fakturiert

die Serviceaufträge und verschicktdie Rechnungen.

Serviceauftragsmaske



Roland Studer AG

Die Roland Studer ist Spezialistin für Gebäudehüllen und Gewässerschutz. Sie gehört seit Jahren zu den führen-den Unternehmen bezüglich Qualität und Service.

Heute beschäftigt die Firma 65 Mitarbeitende und konzentriert ihre Aktivitäten auf den Grossraum Zürich, dasGlattal und das Zürcher Oberland. Mit qualitativ hochstehenden Baudienstleistungen im Bereich Bedachungen,Bauspenglerei sowie Service und Reparaturen ist Roland Studer ein kompetenter Partner für Architekten, Liegen-schaftsverwaltungen, die Öffentliche Hand, Private und Generalunternehmen.

Roland Studer AGGeissbüelstrasse 7, CH-8604 Volketswil ZH, Telefon +41 44 908 66 00, Fax +41 44 908 66 [email protected]

ABACUS-Software bei Roland Studer AG

• Service-/Vertragsmanagement 10 Benutzer• Leistungs-/Projektabrechnung 100 Benutzer• Auftragsbearbeitung 6 Benutzer• AbaBau 16 Benutzer• Adressmanagement 10 Benutzer• Finanzbuchhaltung 8 Benutzer• Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung 6 Benutzer• Lohnbuchhaltung / Human Resources

bis 100 Mitarbeiter 4 Benutzer• Electronic Banking 4 Benutzer• AbaReport 10 Benutzer• Informationsmanagement 20 Benutzer• AbaNotify 1 Benutzer• Archivierung / Scanning 4/16 Benutzer

Für Auskünfte zur realisiertenLösung wenden Sie sich an:

Fidito Consult AG Geissbüelstrasse 7CH-8604 VolketswilTelefon +41 44 802 66 66

Innert Kürze von Null auf Hundert –Mit Hilfe des ABACUS-ERP in die Selbständigkeit


Als die Albis Technologies ausdem Siemens Konzern ausgegliedertwurde, hat die betriebswirtschaftlicheStandardlösung von ABACUS einezentrale Rolle auf dem Weg in dieSelbständigkeit gespielt. Dafür wurdedas zuvor von der früheren Konzern-mutter eingesetzte SAP-System innertwenigen Wochen und ohne zusätz-lichen Personalaufwand in der KMU-Software von ABACUS abgebildet.

Bis vor drei Jahren ist dieHightech-Firma noch Bestandteildes weltumfassenden Stammkon-zerns Siemens, respektive dessenSchweizer Ablegers Siemens Schweizgewesen. Als sich das Stammhausanderweitig fokussierte, wurde An-fang 2008 eine Ausgliederung an-gedacht. Der endgültige Entscheiderfolgte Ende Februar. Eine Gruppevon Kadermitarbeitern übernahmüber ein Management-Buy-Out(MBO) diesen Konzernbereich, wo-bei der Loslösungsprozess, die Grün-dung und die Weiterführung allerbisherigen Firmenaktivitäten in ei-ner ausserordentlich hohen Kadenzzu erfolgen hatten. Die Herausfor-

chen Prozesse abzubilden und diesein wesentlich schlankerer Form wei-terzuführen. Vereinfachungen wur-den deshalb zwingend. Gleichzeitigsollten mit Buchhaltung, Material-logistik und Human Resourcesneue Bereiche abgedeckt werden,die bisher zentral vom Konzern er-ledigt wurden. Man hatte zu die-sem Zeitpunkt für diese drei Auf-gabenbereiche nicht einmal Mitar-beitende gehabt, berichtet derMBO-Gesamtprojektleiter WalterWidmer.

Walter Widmer, Gesamtprojektleiter

derung bestand neben der eigentli-chen Firmengründung und demBeziehen neuer Räumlichkeiten da-rin, ein neues IT-System zusammenmit einer betriebswirtschaftlichenGesamtlösung auf den Tag der Ei-genständigkeit dieser Geschäfts-einheit in Betrieb zu nehmen. Termi-niert war dafür der 1. Oktober2008. Für die Umsetzung des Pro-jekts standen lediglich sieben Mo-nate zur Verfügung. Zur Beruhi-gung sorgten immerhin volle Auf-tragsbücher und laufende Kunden-aufträge.

Bis zu diesem Zeitpunkt wurde wieim übrigen Stammhaus R/3 vonSAP eingesetzt. Deshalb war einintegriertes ERP-System für KMUgefragt, das in der Lage sein sollte,alle bisherigen betriebswirtschaftli-


Sein Anforderungskatalog war da-gegen umfangreich: Das neue Sys-tem sollte für das zukünftige Neu-unternehmen so konfiguriert wer-den, dass sich aktuelle Daten ausdem Siemens-SAP-System zumgenau bestimmbaren Zeitpunkteins zu eins ohne Qualitätseinbus-sen übernehmen liessen. Alle ope-rativen Unternehmensprozesse soll-ten so weit als möglich im Systemabgebildet werden. Das betraf auchdie Auftragsabwicklung mit PPSund Adressverwaltung. Zusätzlichsollte die elektronische Dossierver-waltung in allen Applikationen ein-geführt werden. Ein besonderesAugenmerk galt der Verwaltung derProjekte. Der Grund: Alle Albis-Ent-wickler, also zwei Drittel der Be-legschaft, arbeiten projektbezogenmit Zeiterfassung und Aufwands-verrechnung.

Made in SwitzerlandDie wichtigste Auflage an das

Evaluationsteam lautete, währendden Datenübernahmen die Belie-ferung der Kunden nicht mit Un-terbrüchen zu gefährden. Ebensopriorisiert wurde die pünktlicheund korrekte Auszahlung der erstenLöhne an die Mitarbeitenden EndeOktober. Eine Grobevaluation vongeeigneten ERP-Systemen fandinnert weniger Wochen statt. ZurBeurteilung gelangten BusinessOne von SAP, Microsoft DynamicsAX und das ABACUS-ERP. Aufgrundder Unternehmensgrösse entschiedman sich nach Konsultationen mitden Repräsentanten der genanntenSysteme für die ABACUS-Lösung.Ins Gewicht fielen auch der Be-

kanntheitsgrad und die Verbreitungder ABACUS-Software bei Schwei-zer KMU, der Brand "made in Swit-zerland" und die nahtlose Integrier-barkeit sämtlicher Module. Es seiaber letztlich auch ein Bauchent-scheid gewesen, erinnert sichRoland Flammer, Albis-CFO. Er ver-weist auf den Auftritt des Beratersdes ABACUS-VertriebspartnersBullinger Software Systeme ausArbon, Alex Bullinger. Dieser garan-tierte überzeugend, in enger Zu-sammenarbeit mit einem internenTeam von Albis Technologies undmit Unterstützung des AbaProject-Spezialisten Remo Casale von derBDO Zürich, das gesamte ABACUS-ERP fristgerecht einzuführen unddabei mit möglichst wenig Anpas-sungen an den Standard-Applika-tionen auszukommen.

Roland Flammer, CFO

Hürden sind zum Überspringen daAngesichts des engen Zeitrahmensgalt es, sich auf das Wesentliche zukonzentrieren, nämlich das SAP-System KMU-tauglich im ABACUSabzubilden. Für andere Konzeptehätte es schlicht und einfach nichtgereicht, erklärt Flammer. Dafürmussten zuerst die Teammitgliedervon Albis die Funktionsweisen derneuen Software kennenlernen undsich unter der Ägide von Bullingerauf eine gemeinsame Terminologie

einigen. Dann musste die Datenzu-ordnung aus dem SAP-System vor-genommen, die Prozesse geklärtund in Übereinstimmung mit derFunktionsweise der ABACUS-Soft-ware gebracht werden.

Da bei Albis praktisch alle betriebli-chen Funktionen vorhanden sind,sind auch fast alle ABACUS-Modulezum Einsatz gekommen. Ihre Im-plementierung erfolgte gemäss derDringlichkeit ihres Einsatzes. Diehöchste Priorität erhielt die Auf-tragsbearbeitung inklusive PPS,damit alle laufenden Kundenauf-träge abgewickelt und gleichzeitigauch neue Aufträge akquiriert wer-den konnten. Um die Eröffnungsbi-lanz auf den ersten Oktober zu er-stellen, kamen danach die Finanz-programme mit der Anlagenbuch-haltung an die Reihe. Dann folgtendie Leistungs-/Projektabrechnungsowie die Lohnsoftware, um dieProjektstunden zu verwalten unddie Mitarbeitenden Ende Oktobererstmals zu entlohnen.

Für das Reporting der geschäftsre-levanten Zahlen an das Manage-ment wurden alle Auswertungs-funktionen verwendet. Extra benö-tigte Listen wurden mit AbaVisionerstellt. Zur Überwachung der Ar-beiten auf den verschiedenen Pro-jekten bereitete Casale in der Pro-jektverwaltungssoftware spezielleAuswertungen vor.



Anfangs mussten einzelne Son-derlösungen "gebaut" werden, daman in der kurzen Realisierungs-phase keine Zeit hatte, alle Prozesse"KMU-like" anzupassen. Die ge-wohnten SAP-Prozesse wurdensozusagen ins ABACUS "übersetzt".Drei Jahre nach dem Hochfahrendes Systems zeige es sich nun je-doch, dass die realisierten Sonder-lösungen nun immer häufiger zu"Klumpfüssen" würden und das Re-porting erschwerten, meint derABACUS-Projektleiter von AlbisTechnologies, Alfred Gnehm. Und ergibt zu bedenken, dass bei einemUmstieg wie diesem, wenn immermöglich, überprüft werden sollte,ob nicht alte Zöpfe von Anfang angleich abgeschnitten und die Pro-zesse vereinfacht werden sollten,um möglichst wenig Sonderlösun-gen in der ABACUS-Software zu er-stellen. Denn dies verringere auchdie notwendige ABACUS-Ausbil-dung. Für die Instruktion der Ent-wicklungsingenieure auf der neuenProjektverwaltungssoftware Aba-Project sei beispielsweise im Schnitteine halbe bis eine Stunde genuggewesen, berichtet er. Es sei wie dieübrigen ABACUS-Module selbster-klärend. Nur gerade die Power-Userhätten Ein- bis Zweitageskurse be-kommen.

Diesen Sommer schliesslich erfolg-te mit ABACUS vi das Update aufdie aktuellste ABACUS-Version.

betriebnahme habe problemlos ein-gehalten werden können, so dassdie Kosten für die Software heutebereits abgeschrieben seien, freutsich Flammer.

Besonders geschätzt wird beimjungen KMU, dass das ABACUS- imGegensatz zum früheren SAP-Sys-tem bedeutend weniger Betreu-ungsaufwand benötigt und Masken-anpassungen selber gemacht wer-den können. Flammer kommen-tiert: "Mich würde es stören, wennich als KMU wie früher dauernd Be-rater im Haus hätte." Er konstatiert,dass er als CFO einer KMU mit ABACUS auf das richtige Pferd ge-setzt hat: "Dank ABACUS haben wirZeit, Nerven und Geld gespart."

FazitAlle hoch gesteckten Ziele

wurden erreicht. Widmer fasst daserfolgreiche Migrationsprojekt sozusammen: "Am Anfang herrschteein Gefühl wie beim Start einesPrototypenflugzeuges. Heute sindwir mit der Lösung von ABACUSsehr zufrieden. Sie ist ausbaufähigund mit ABACUS vi auch für dieneuesten Prozessabläufe bestensgerüstet."

Die Inbetriebnahme erfolgte zumvorgesehenen Zeitpunkt, so dassder KMU-Neuling problemlos sei-nen eigenständigen Betrieb auf-nehmen konnte. Insbesondere dieFakturierung und die Zeiterfassungliefen ab dem ersten Arbeitstagunter Albis. Das Budget für die In-

ABACUS-Software bei Albis Technologies

Leistungs-/Projektabrechnung 210 Benutzer (inkl. externe)Auftragsbearbeitung 36 BenutzerPPS 12 BenutzerE-Business 4 BenutzerAdressmanagement 28 BenutzerDebitoren-/Kreditorenbuchhaltung 6 BenutzerLohnbuchhaltung / Human Resources 4 BenutzerElectronic Banking 4 BenutzerAnlagenbuchhaltung 4 BenutzerFinanzbuchhaltung 10 BenutzerInformationsmanagement 36 BenutzerAbaView Report Writer 20 Benutzer


Albis Technologies in Kürze

Albis Technologies ist ein international tätiges Technologieunterneh-men, welches kundenspezifische Lösungen im Bereich Telekommuni-kation, Set-top Boxen, Location Monitoring & Asset Management sowieEntwicklungsdienstleistungen anbietet. Das Schweizer Unternehmenmit Hauptsitz in Zürich ist in mehr als 40 Ländern aktiv. Das Herzstückder im Hause entwickelten Hardware- und Software-Produkte undLösungen basiert auf der langjährigen Expertise eines schlagkräftigenR&D Teams, welches ergänzt wird durch Know-how-Transfer von For-schungsinstituten und Hochschulen, sowie einer engen Zusammen-arbeit mit Technologiepartnern.

Innovation, Flexibilität, Qualität und auf gegenseitiger Wertschätzungberuhende, langjährige Kundenbeziehungen stehen bei Albis Techno-logies an erster Stelle. Um den sich ständig verändernden Anforderun-gen der Kunden jederzeit gerecht zu werden und sich als Unternehmenim schnelllebigen High-Tech-Bereich behaupten zu können, setzt AlbisTechnologies auf schlanke, aber sehr effiziente Prozesse und intensiveKundeninteraktionen. Albis Technologies hat sich zu einem internatio-nal anerkannten Spezialisten entwickelt, der die Entwicklung neuer in-novativer Produkte und Lösungen optimal auf die spezifischen Bedürf-nisse der national und international operierenden Kunden abstimmt.

Die Albis Technologies AG ist eine zu 100% gehaltene Tochter der AlbisTechnologies Holding AG. Insgesamt beschäftigt Albis Technologies150 Mitarbeiter.

Leave it up to us – um einen immer grösser werdenden Kunden- undPartnerkreis vom Leitprinzip der Albis Technologies zu überzeugen, istdas Unternehmen heute wie auch in Zukunft bemüht, gegenseitigesVertrauen aufzubauen, Zuverlässigkeit zu beweisen sowie gleichzeitigseine Produkte und Dienstleistungen zu optimieren und damit zumErfolg seiner Kunden und Partner beizutragen.

www.albistechnologies.com


Bullinger Software Systems AG

Die Kernkompetenz von Bullinger Software Systems AG ist dasConsulting im Bereich der betriebswirtschaftlichen Softwarelösungenvon ABACUS. Durch die Fokussierung auf ABACUS seit 17 Jahren habenwir die Erfahrung, um komplexe Projekte zu realisieren.

Datenmengen seit 2008

5'000 Projekte (Kostenträger/-stellen)11'500 Aufträge5'000 Einkaufsbestellungen10'000 Debitorenrechnungen13'500 Kreditorenrechnungen


Bullinger Software Systems AGAlex BullingerSt. Gallerstrasse 34CH-9320 ArbonTelefon +41 71 447 50 [email protected]

Filialen:Bullinger Software Systems AGPostfach 94CH-7001 ChurTelefon +41 81 250 64 62

Bullinger Software Systems AGBahnhofstrasse 26CH-8702 ZollikonTelefon +41 44 994 26 66

Bullinger Software Systems

Alles unter einem Hut – ABACUS kombiniert mitBranchenlösung PerformX für die Kursverwaltung


Swissi ist ein Dienstleistungs-unternehmen für das Risk Manage-ment und die betriebliche Sicherheitmit Niederlassungen im In- undAusland. ABACUS ist hier als ERP-Gesamtlösung im Einsatz, da sie nicht nur alle betriebswirtschaftlichenAnforderungen abdeckt, sonderngleichzeitig die Anbindung an diebereits bestehenden Systeme wie auch dem neu eingesetzten Kursver-waltungssystem PerformX gewähr-leistet.

Die Swissi AG, das ehemaligeSicherheitsinstitut, wurde 1945 alsPräventionsorganisation der Ver-sicherer für Brandschutz und Scha-densprävention gegründet. DieFirma hat sich in den letzten Jahr-zehnten zu einem bedeutendenUnternehmen entwickelt, das sichder Förderung der integralen Sicher-heit in der Industrie, in Gewerbe-und Dienstleistungsbetrieben allerBranchen verschrieben hat.

Dieser Wandel hat auch zu erhöh-ten Ansprüchen an die Geschäfts-software geführt, welche die beste-hende Applikation allerdings nichtabdecken konnte. So war zum Bei-spiel im Bereich Risk Training ange-sichts stark gestiegener Teilneh-merzahlen die eingesetzte Softwarenicht mehr in der Lage, ihre Auf-gaben korrekt zu erfüllen. "Der an

zur Abwicklung von Inspektionen ineine Gesamtlösung integriert wer-den.

ABACUS als verbindendesElementUm die gesamten Abläufe verein-facht abzuwickeln, brauchte es einso genanntes Masterprogramm:Mit der Fähigkeit, alle Stammdatenwie die Adress- und Projektdatenzentral zu verwalten, schien dieABACUS ERP-Software dafür ambesten geeignet. Sie sorgt hier alsonicht nur für die Projektverwal-tung, Fakturierung und Buchhal-tung, sondern garantiert gleichzei-tig, dass die übrigen drei SystemePerformX, Lims und Winspect mit-einander optimal harmonieren. Er-öffnet zum Beispiel ein Sachbear-beiter im Labor-Informationsma-nagementsystem eine neue Adresse,

sich positive Umstand, viele neuerKursteilnehmer zu bekommen, hatuns die Grenzen unserer adminis-trativen Abwicklung klar aufge-zeigt", erinnert sich Maria LuisaArtero, Head of Risk Training &Marketing. Erschwerend kam nochdazu, dass sich die damaligeKursverwaltungssoftware als nichtintegrierbar in eine Gesamtlösungerwies.

Aber genau das wurde angestrebt,galt es doch 56‘000 Adressen,12‘000 Projekte und 100 Kurse,welche zum Teil in verschiedenenSystemen verwaltet wurden, untereinen Hut zu bringen. Nebst einemmodernen ERP-System sollten mitPerformX eine neue Kurs- und Zerti-fikatsverwaltung sowie das bishergenutzte Labor-Informationsmana-gement-System Lims und Winspect


wird direkt aus dem Programmheraus die Adresserfassungsmaskevon ABACUS geöffnet. Dass imHintergrund eine andere Softwarezum Zug kommt, wird vom An-wender nicht wahrgenommen. So-bald eine Adresse gespeichert wird,legt das Messaging-ProgrammAbaNotify eine TXT-Datei mit denAdressinformationen in einen vor-bestimmten Ordner ab. Lims seiner-seits prüft diesen Ordner im Se-kundentakt und importiert gegebe-nenfalls eine entsprechende Ad-resse. Dieser Ablauf wird von allendrei Systemen bei Neuerfassungenoder Mutationen von Adressen undProjekten angewendet.

Eine weitere Anforderung an dasintegrierte Gesamtsystem bestanddarin, alle Bewegungsdaten wieAufträge und Buchungen nur ein-mal zu erfassen. Dies selbst dann,wenn Daten nicht direkt im zentra-len ABACUS-System eingegebenwürden. Wird nun zum Beispiel imLabor-Informationsmanagement-System eine Laborprüfung einge-geben, werden die Daten über dieAbaConnect-Schnittstelle in dieABACUS-Software übernommen,um dort anschliessend abgerechnetzu werden.

Individueller Datenabruf aufKnopfdruck

Die Verwaltung aller Stamm-und Bewegungsdaten in einem ein-zigen System ermöglicht es nun,einen blitzschnellen Gesamtüber-blick über das Unternehmen wieetwa in Form von Statistiken oderüber Debitorenausstände zu be-


Verwaltung von generellen Stammdaten wie Projektsprache, Projektkostenstelle etc.

Sämtliche Projektadressen und Verbindungen werden in einer Lasche angezeigt.

Hinterlegung der Versandadressen auf dem Projekt


kommen. ”Wir wollten individuellDaten auf Knopfdruck abrufenkönnen”, erklärt Peter Stocker, Ge-samtprojektleiter und Mitglied derGeschäftsleitung.

Die mehr als ein Jahr dauerndeProjektphase hat sich ausbezahlt,da sich die neue Lösung schonnach kurzer Zeit bewährt hat. FürProjektleiter Peter Stocker hat sichder grosse Initialaufwand gelohnt:”Es war ein hartes Stück Arbeit,ABACUS und PerformX einzufüh-ren, Schnittstellen zu entwickelnund die bestehenden Daten in diesezwei Systeme zu migrieren.”

Angesichts der hohen Zufrieden-heit mit der vorliegenden Lösungerstaunt es wenig, dass weiterePläne für Systemerweiterungenvorliegen: In naher Zukunft sollbeispielsweise ein kostenpflichtigesPortal für die verschiedenen Dienst-leistungen erstellt werden, dasebenfalls mit dem bestehendenSystem kommunizieren soll.

Nachkalkulation von Projektdaten (Haupt-/Unterprojekte)

Markieren der Adresse für die Übergabe an PerformX, LIMS und Winspect


Peter Stocker, Mitglied der Geschäftsleitungund Gesamtprojektleiter”Die wohl grösste Herausforderungbestand in der Entwicklung derSchnittstellen für eine zentrale Da-tenverwaltung. Der Aufwand hatsich auch vollständig gelohnt; wirverfügen nun über ein anwender-freundliches System, das zudemhilft, die Fehlerquellen auf ein Mini-mum zu reduzieren.”

Maria Luisa Artero, Head of Risk Training & Marketing”Dank der Integration der Kursda-ten in die ABACUS-Software sparenwir viel Zeit und können die Qualitätund Effizienz unserer Kernkompe-tenzen stetig steigern.”


BDO AGLuigi IngalaEntfelderstrasse 1, CH-5001 AarauTel. +41 62 834 92 20, Fax +41 62 834 91 [email protected] www.bdo.ch

ABACUS-Software beim Sicherheitsinstitut Swissi AG

Leistungs-/Projektabrechnung 138 BenutzerAdressmanagement 24 BenutzerAuftragsbearbeitung 18 BenutzerDebitorenbuchhaltung 26 BenutzerKreditorenbuchhaltung 4 BenutzerAnlagenbuchhaltung 1 BenutzerFinanzbuchhaltung 4 BenutzerLohnbuchhaltung 1 BenutzerElectronic Banking 4 BenutzerArchivierung 4 BenutzerAbaNotify Melde-/Informationssystem 1 BenutzerAbaView Report Writer 10 Benutzer


Fakten und Zahlen zum Sicherheitsinstitut

Gründung 1945Standort Zürich (Hauptsitz), Tochtergesellschaften, Nieder-

lassungen oder Büros in Basel, Lugano-Massagno, Neuenburg, Barcelona, Lyon, München

Mitarbeitende 130Tätigkeitsgebiet Beratung, Audits, Inspektionen, Personenzertifizie-

rungen und Ausbildungen im Bereich der integralen Sicherheit (Brandschutz, Arbeitssicherheit, Security, Prozess- und Explosionssicherheit, Chemikalien-sicherheit, Risiko Management, Business Continuity Management)

Umsatz 2010 24 Mio. CHF

Swissi AGNüschelerstrasse 45, CH-8001 Zürich, www.swissi.ch

Stiftung Behindertenbetriebe Uri – Soziale Institution wächst mit ABACUS


Innert vier Jahrzehnten ist dieStiftung Behindertenbetriebe Uri(SBU) zu einem der grössten Betriebedes Kantons geworden. Um dieHerausforderung zu meistern, brauchtes eine moderne und leistungsfähigeSoftware für das Rechnungswesen.Die SBU arbeitet seit 1998 mit ABACUS und hat kürzlich nebst demHR-Modul die branchenspezifischeAuftragsbearbeitung mit integriertemPPS eingeführt.

Die SBU kann bereits auf eineechte Erfolgsgeschichte zurückbli-cken: 1970 hat die vom Kanton Urigegründete private Stiftung ihreAktivitäten mit sieben Personen miteiner Behinderung aufgenommen.Bereits sechs Jahre später wurdedie Institution erstmals um eineWerkstatt mit 50 Arbeitsplätzenerweitert. In danach folgendenZehn-Jahres-Schritten verwandeltesich das Sozialwerk zu einem dergrössten Unternehmen im Kanton.Es beschäftigt 180 Personen miteiner Behinderung. Ausserdem bie-tet die SBU in zwei Wohnhäusern70 Bewohnerinnen und Bewohnerneinen ständigen Wohnsitz. Betreutwerden die internen und externenKlienten von rund 150 Mitarbeiten-den, inklusive Lernenden und Prak-tikanten.

gliederung der Menschen mit einerBehinderung in die Gesellschaft zuden Pflichten der SBU.

Kontinuierliches WachstumAlex Christen, langjähriger

Geschäftsführer, leitet mit der Stif-tung ein Unternehmen, das wert-schöpfungsorientiert ist. Er erklärt:”Wir verfügen über ein Globalbud-get des Kantons, das 55 Prozentunseres 14-Millionen-Budgets ab-deckt; im weiteren finanzieren wiruns aus den Erträgen der Pro-duktion in den Werkstätten und derGastronomie sowie aus den Wohn-taxen. Für Leistungen, die nicht imRahmen des Leistungsauftrags er-bracht werden können, werdenSpendengelder eingesetzt.” Die SBUhat ein sehr breites Produktions-und Dienstleistungsangebot. Her-

Die einzige Institution imKanton

Platz finden in dieser sozialenInstitution vor allem Menschen, diekörperlich oder geistig behindertsind oder eine Mehrfachbehin-derung aufweisen. Die SBU ist dieeinzige Institution im Kanton Uridieser Art. Im wesentlichen decktdie SBU vier Bereiche ab: In denAbteilungen Werkstatt und Dienstewerden den Personen mit einer Be-hinderung Arbeitsplätze im ge-schützten Rahmen und in der Ta-gesstätte Beschäftigungsplätze fürMenschen mit einer schwerenBehinderung angeboten. Im Be-reich Wohnen stehen 70 Wohn-plätze zur Verfügung. Neu einge-führt wurde das Wohnen im Alter.Last but not least gehören die wirt-schaftliche und die soziale Ein-


vorzuheben sind der Mikrofilm-dienst und die Produktion sämtli-cher Mahlzeiten für das Alters- undPflegeheim, das sich in unmittelba-rerer Nachbarschaft befindet.

In Dezenniumsschritten ist die SBUgewachsen. Der letzte grosse Um-bau fand 2006 statt. An diesenZeitabschnitten will die Institutionauch in Zukunft festhalten. In Pla-nung ist deshalb bereits eine neueTagesstätte für 60 Beschäftigungs-plätze und zwei Wohngruppen fürzwölf Wohnplätze für Schwerstbe-hinderte. Zudem sollen auch dieGastronomie, die Lingerie und dieWerkstatt erweitert werden.

Rechnungswesen: Standard-lösung mit Feinausgestaltung

So pragmatisch dieser Gross-betrieb geführt wird, wurde auchdas Rechnungswesen gestaltet. Eswird stetig den neuen Bedürfnissenangepasst. Seit Jahren verfügt dieSBU über eine Gesamtlösung fürdas Rechnungswesen. HanspeterSchuler, Sachbearbeiter Finanzenund EDV, erklärt die Entwicklungs-schritte: "1998 führte die SBU dieABACUS-Software ein. Die Lösungbeinhaltete die Module Fibu, Kos-tenrechnung, Lohnbuchhaltung,Debi, Kredi, Adressverwaltung undFakturierung. Zehn Jahre späterwurde die Anlagenbuchhaltungeingeführt und im April 2010 warder Kick-off für die Einführung derAuftragsbearbeitungssoftware unddes Human Resources-Moduls.

Schuler weiss, dass vergleichbareInstitutionen mit einer Heimlösungarbeiten. Die für die SBU realisierteLösung mit ABACUS legt dagegendas Schwergewicht auf die Unter-stützung der Leistungserbringungan externe Kunden. Eine typischeHeimlösung deckt primär die Erfas-sung und Weiterverrechnung derdurch die Institution an die Bewoh-ner erbrachten Betreuungs- undPensionsleistungen ab, was jedochnicht der Fokus der SBU ist."


Alex Christen, Leiter der Stiftung


Verkauf und Lagerwirtschaft mitABACUS

Mit Engagement und Fach-kenntnis wurden die zu erfüllendenStandards erhoben und bespro-chen. Daraus leitete ein Projekt-team die Umsetzungsrichtlinien abund erfasste mit Akribie die erfor-derlichen Grundlagendaten. Dem-entsprechend nahm die Vorberei-tung viel Zeit in Anspruch. ”Es hatsich gelohnt”, erinnert sich Schulerund erklärt: ”Wir haben eine Stan-dardlösung mit Feinausgestaltung.”Im Klartext heisst das: Mit der Auf-tragsbearbeitung von ABACUSwurde eine branchenspezifischeLösung geschaffen, um das gesam-te Produkt- und Leistungsangeboteinfach und übersichtlich in einemeinzigen Mandanten, vom Geburts-tagskartenverkauf bis zur Fertigung

weise die Warenverfügbarkeit je-derzeit abrufen". Dies ermöglicheFlexibilität und rasche Reaktionauch auf kurzfristige Verkaufs-aufträge. Positiv auf die Einführungund Schulung der verschiedenenAnwender wirke sich zudem die Be-nutzeroberfläche aus. Sie wurde andie unterschiedlichen Bedürfnisseder Bereiche Dienste/Lingerie, Be-wohnerfakturierung und Verkauf/Produktion mit Hilfe des Customi-zing angepasst. Das bedeutet: DerBenutzer erhält abgestimmt aufseinen Bereich eine auf seine Be-dürfnisse zugeschnittene Erfas-sungsmaske. Dabei wurden bei-spielsweise nicht benötigte Felderentfernt und andere in der optima-len Erfassreihenfolge platziert.

und Montage von Industriekom-ponenten, abzubilden. Eine Heraus-forderung stellte dabei der Ein-bezug der drei ProzessgruppenDienste und Lingerie, FakturierungBewohner und Verkauf/Produktiondar. In Anbetracht des breitgefä-cherten Sortiments von der Holz-urne, Heubelüftungsroste oder Git-terfächer über Kartonspulen bis hinzu Karten und Bobinen wird die beiSBU eingeführte Software zu ei-nem wertvollen und unverzichtba-ren Instrument. Denn sie muss dieverschiedenen Prozesse bei derArtikel- und Produktebewirtschaf-tung vollumfänglich abdecken.

Thomas Fischer, AbteilungsleiterProduktionsmanagement bei SBUkommentiert: "Dank dieser besse-ren Übersicht kann ich beispiels-


Für weitere Informationen zumbeschriebenen Projekt wenden Siesich an René Schönauer.

BDO AG

René SchönauerLandenbergstrasse 34CH-6002 LuzernTelefon +41 41 368 12 54Fax +41 41 368 13 [email protected]

Fakten und Zahlen zur Stiftung Behindertenbetriebe Uri

Gründung 1970Trägerschaft Private StiftungStandort Schattdorf/URAngestellte 150 (107 Vollzeitstellen)Menschen mit einer Behinderung 180Angebot Geschützte Arbeits- und Beschäfti-

gungsplätze für Menschen mit einer geistigen, körperlichen, psychischen odermehrfachen Behinderung

Wohnangebot 70 Wohnplätze (inkl. Wohnen im Alter)Jahres-Budget CHF 14 Mio. Finanzierung Erträge der Produktion

Erträge der DienstleistungenPensionsbeiträge WohnenLeistungsvereinbarung mit dem KantonSpenden


ABACUS-Software bei der Stiftung Behindertenbetriebe Uri

Auftragsbearbeitung 18 BenutzerProduktionsplanung- und Steuerung PPS 6 BenutzerFinanzbuchhaltung 12 BenutzerDebitoren-/Kreditorenbuchhaltung 4 BenutzerLohnbuchhaltung 1 BenutzerAnlagenbuchhaltung 1 BenutzerHuman Resources 10 BenutzerAdressmanagement 8 BenutzerAbaView Report Writer 6 Benutzer

Hanspeter Schuler,Sachbearbeiter Finanzenund EDV

"Im Finanzbereich zählen wir seitJahren auf den Einsatz der ABACUS-Module. Die Bedürfnisseder Auftragsbearbeitung/-abwick-lung sowie des Personalwesenserfüllen wir neu mit dem Einsatzder Module Auftragsbearbeitungund Human Resources. Aus-schlaggebend sind für uns dieintegrierte Lösung und die Sicher-heit der zukunftsorientiertenWeiterentwicklung der ABACUS-Software."

Smarte Zeitwirtschaft für smarte Unternehmen –plus-time Zeitmanagement bei der Aduno Gruppe

Produktportrait50

Die Aduno Gruppe deckt als einzige Anbieterin in der Schweiz dasgesamte Spektrum des bargeldlosenZahlens ab. Bei der Unternehmens-ressourcenplanung setzt das Finanz-unternehmen ganz auf die ABACUS-Software und beim Zeitmanagementder 570 Mitarbeitenden auf dasProdukt plus-time der ABACUS-Lösungspartnerin Lothal Datentechnik& Partner.

Die Aduno Gruppe bietet ein-fache Zahlmöglichkeiten für dentäglichen Konsum. Sie wickelt dieTransaktionen von über einer MillionKarteninhabern von MasterCard/Visa, rund 50’000 Akzeptanzstellenfür MasterCard, Visa, Maestro undPOS-Services sowie rund 50'000Kredit- und Leasingnehmer ab. DasUnternehmen ist eine Holding, inZürich Oerlikon domiziliert und ge-hört zu hundert Prozent SchweizerRetail- und Kantonalbanken. Dazugehören die Raiffeisen Gruppe, dieKantonalbanken, Regionalbanken,die Migros Bank, die Bank Coopsowie Handels- und Privatbanken.Die Gruppe ist im Januar 2006durch die Zusammenführung derbis dahin eigenständigen Gesell-

Produkt von der Stange ist. DenAusschlag zu Gunsten von plus-time von Lothal gaben jedoch inerster Linie folgende Eigenschaf-ten:

• Mehrsprachigkeit des Systemsmit Deutsch, Italienisch undFranzösisch

• Erfassungsmöglichkeit für den24-Stunden-Schichtbetrieb

• Mehrere Auswertungsmöglich-keiten für Mitarbeitende, Vorge-setzte und das Human-Resour-ces-Management

• Hohe Benutzerfreundlichkeit(visuell und funktionell)

• Verfügbarkeit von ABACUS-Schnittstellen sowohl für denPersonalstamm-Import als auchden Export der Lohnarten

• LDAP-Schnittstelle

schaften Viseca Card Services,cashgate Credit & Leasing undAduno Payment Services entstanden.

2010 hat die Firma ein modernesZeitwirtschaftsystem gesucht, dassich mit dem ABACUS-ERP vertra-gen und gleichzeitig in der Lagesein sollte, den Schichtbetrieb zuberücksichtigen. Nach mehrerenunbefriedigenden Präsentationenstiess Monika Stadler, Projekt-leiterin, Verantwortliche des HRShared Services und Mitglied desKaders der Aduno Gruppe, auf derFachmesse für Personalmanage-ment am Stand der Lothal Daten-technik & Partner nach langerSuche mit plus-time auf eine ge-eignete Lösung.

plus-time ist ein Zeitmanagement-system, das alles andere als ein


Flexible Funktionen machen denUnterschied

Heute ist plus-time bei derAduno Gruppe im Bereich des Ar-beitszeit- und Absenzmanagementsunverzichtbar geworden, insbeson-dere dort, wo es gilt, Arbeitszeiten,Mehrarbeit und Fehlzeiten bedarfs-gerecht abzubilden, auszuwertenund zu verwalten. Dank plus-timeerfolgt die Abwicklung von Abwe-senheitsanträgen wie etwa Ferienund Absenzen wegen Militär/Zivil-schutz effizient und transparent.Die Mitarbeitenden haben jederzeitdie Möglichkeit, ihre persönlichenZeitsaldi einzusehen und abzufra-gen. Zudem können Vorgesetzteeine grafische Übersicht für Abwe-senheitsanträge nutzen, um recht-zeitig Überschneidungen zu ver-meiden. Als weiteres Lösungsplusgilt, dass sich sämtliche Abläufepapierlos abwickeln lassen.

Weitere Hauptfunktionen der mo-dular konzipierten Komplettlösungsind:• Auftrags- und Projektzeiterfas-

sung zur Unterstützung bei An-gebots- und Nachkalkulationensowie Sicherstellung, dass sichProjekte auch wirklich lohnen

• Personaleinsatzplanung (PEP) zurOptimierung der Schichtplanungbei gleichzeitiger Reduktion deserforderlichen Arbeitsaufwands

• Betriebsdatenerfassung (BDE)zur Erfassung und Verwaltungvon einzelnen Aufträgen, Ar-beitsplätzen oder Kostenstellen-wechseln in der Produktion

Produktportrait 51

Übersicht des Vorgesetzten

Antragsübersicht des Mitarbeiters

Ferienplanung für die italienisch sprechenden Mitarbeiter

Produktportrait52

• Zutrittskontrolle zur Sicherungdes Betriebs vor unbefugtem Zu-tritt bei gleichzeitiger Reduktiondes personellen und logistischenAufwands zur Wahrung der Si-cherheit

• Einsetzbarkeit über WebClient als"Employee Self Service"-Portalim Intranet

• Abwicklung von Personal- undProjektzeiterfassung erfolgt dankmodernster iPhone-Applikationmobil und mit Barcode-Scanner

Zukünftiger Ausbau: IntegrationDank der Integrierbarkeit des

neuen Zeitwirtschaftsystems hatdie Aduno Gruppe in Zukunft dieMöglichkeit, aktuelle Neueintritteautomatisch aus der bestehendenABACUS-Lohnsoftware an plus-timezu übertragen. Je nach Bedarf kannein solcher Personalstamm-Importmehrmals täglich oder auch einmalin der Nacht erfolgen. Im Gegenzugkann plus-time via Datenexport dieABACUS-Lohnbuchhaltung einmalim Monat mit aktuellen Daten zuden definierten Lohnarten wie Gleit-zeitsalden, Überzeiten, Ferien undAbsenzen versorgen. Sobald diesein die ABACUS-Lohndatenvorerfas-sung übertragen sind, kann der de-finitive Lohnlauf durchgeführtwerden.

Fazit Laut Monika Stadler war der

Übergang vom alten System zuplus-time nicht ganz frei vonTücken. Einige Mitarbeiter hättensich zunächst schwer getan mit derVeränderung, berichtet sie. Dazu kamen noch unvorhergesehene

Grafische Anwesenheitsübersicht

Restferienliste

Auswertungen der Absenzen


personelle Engpässe in der Einfüh-rungsphase. Zudem brachte dieDreisprachigkeit des Unternehmensbesondere Herausforderungen mitsich, die schnelle und unbürokrati-sche Lösungen verlangten. Doch ihrFazit fällt uneingeschränkt positivaus: "Das alte System möchte ichnie mehr zurück haben". Vor allemdie gewonnene Transparenz, dieFlexibilität, die Vielseitigkeit derAuswertungen und Zuverlässigkeitdes Systems bedeuten einen echtenMehrwert für die Aduno Gruppe.Monika Stadler verweist zudem da-rauf, dass die Lösung mit den vielenAuswertungsmöglichkeiten auchein sehr gutes Controlling-Tool sei.Dass plus-time trotz anfänglicherSchwierigkeiten heute so erfolgreichbei der Aduno Gruppe im Einsatzist, habe massgeblich mit demLothal-Team zu tun, das, wie MonikaStadler feststellt, seine Dienstleistun-gen routiniert, kompetent und kun-denorientiert angeboten habe.

Mehr über plus-time erfahren Siebei:

Lothal Datentechnik & Partner AGCH-8048 ZürichTelefon +41 58 680 50 60www.lothal.ch

Das Lothal-Team freut sich aufIhren Anruf.

plus-time

plus-time lässt sich entweder als völlig eigenständiges Zeitwirtschafts-system einsetzen oder aber in bestehende ABACUS ERP-Strukturen ein-betten wie zum Beispiel in die Lohn- und Gehaltssoftware, die Finanz-buchhaltung, die Kostenrechnungslösung oder in das PPS-System.

Als modular konzipierte und branchenneutrale Software bietet plus-time vom Arbeitszeitmanagement bis zur Zutrittskontrolle ein optima-les Zeitmanagement für sämtliche Unternehmensbereiche. Zu den be-sonderen Eigenschaften gehören zudem ein Webclient, eine grafischeSchichtplanung, die Betriebsdatenerfassung und die Personaleinsatz-planung. Mit dem Webclient sind die Eingabe und das Verwalten vonArbeitszeiten über jeden PC mit Internetanschluss möglich. Die grafi-sche Schichtplanung vereinfacht und optimiert mit Hilfe einer Maskedie Verwaltung sämtlicher Mitarbeitenden im industriellen Bereich.Über das Modul für die Betriebsdatenerfassung (BDE) lassen sich mitwenigen Mausklicks einzelne Aufträge oder Kostenstellenwechsel inder Produktion über BDE-Terminal, iPhone oder Touchreader erfassen.Über ein übergeordnetes ERP-System wie das ABACUS-ERP können zu-dem Aufträge und Stücklisten importiert und kumulierte Auftragszei-ten wiederum an das System zurück übertragen werden. Die Personal-einsatzplanung (PEP) lässt sich mit Hilfe des entsprechenden Modulsauf der Basis von Ist- und Soll-Daten sowie aus im System vorhande-nen Informationen problemlos etappenweise durchführen.

Produktportrait 53

Eingesetzte Software bei Aduno Gruppe

Zeitwirtschaftssoftware plus-time 570 Benutzer

ABACUS Business SoftwareLohnbuchhaltung bis 500 Mitarbeiter 26 BenutzerHuman Resources 14 BenutzerElectronic Banking 32 BenutzerAdressmanagement 1 BenutzerArchivierung/Scanning 14 BenutzerDebitorenbuchhaltung 40 BenutzerKreditorenbuchhaltung 26 BenutzerFinanzbuchhaltung 62 BenutzerAnlagenbuchhaltung 18 BenutzerService-/Vertragsmanagement 38 BenutzerAuftragsbearbeitung 40 BenutzerAbaNotify 1 BenutzerAbaAudit 1 BenutzerAbaView Report Writer 34 Benutzer

Vom Kugelkopf zur ABACUS-Software –Haus Weilgut feiert ihr zehnjähriges Bestehen

Firmenportrait54

Die ursprünglich als SchweizerAbleger vor zehn Jahren gegründeteFirma Haus Weilgut Schweiz setzteschon bald auf Unabhängigkeit vonihrem Karlsruher Stammhaus undsuchte die Partnerschaft zu ABACUS,obwohl das Mutterhaus eine eigeneCRM-Lösung entwickelt hat.

Kurz vor der Jahrtausend-wende schien für die erfahrene IT-Projektleiterin Magdalena Wyderzunächst alles nach Plan zu laufen:Nach ihrer KV-Lehre bei einer Ver-sicherung – sozusagen noch imZeitalter der Kugelkopf-Schreib-maschine – dem früher obligatenWelschlandjahr und 20 Jahrenintensiver Tätigkeit für die Office-und ERP-Lösungen eines IT-Unter-nehmens war der Rückzug von derArbeitsfront angesagt. Gemeinsammit ihrem Mann wollte sie sich inKatalonien niederlassen. Die Kofferwaren theoretisch schon gepackt,das neue Heim gefunden. Doch wieheisst es so schön in einem Schla-ger: ”Es kommt immer alles anders,als man denkt.” Über Nacht war fürMagdalena Wyder ein ”Plan B” an-gesagt. Statt am Mittelmeer sor-

arbeiterin des Stammhauses dieNiederlassung in Bern aufzubauen.Als Verstärkung stiess bald ein frü-herer Arbeitskollege Wyders zumTeam. Diesem ist es dann auch zu-zuschreiben, dass Haus Weilgut dieABACUS-Software zusätzlich zurCRM-Lösung ”made in Germany” inihr Angebotssortiment aufnahm:”Er hat sich einfach nicht von ABACUSlösen können”, erinnert sich Wyder.Seine Hartnäckigkeit schliesslichführte vor sieben Jahren zur ABACUS-Partnerschaft. Bis heutehat man diese Neuorientierung hinzu umfassenden ERP-Lösungen mitABACUS keine Sekunde bereut,resümiert Wyder, zumal die Soft-ware professionell, praxisbezogen,stabil und vor allem sehr offen fürIntegrationen mit anderen Lösun-gen sei. Besonders schätzen sie und

genfrei die Sonnentage zu ge-niessen, erlag sie den Verlockungendes seit 1985 tätigen Karlsruher IT-Systemhauses Haus Weilgut, inBern die Schweizer Dependanceaufzubauen und selbständig zu lei-ten. Das war vor über zehn Jahren.Seitdem hat sich Haus WeilgutSchweiz mit fünf Mitarbeitendensukzessive entwickelt.

Das Karlsruher Mutterhaus ist eineerfolgreiche IBM-Partnerin. Kernihrer Aktivitäten ist eine auf derBasis von Lotus Notes program-mierte CRM-Lösung. Um kunden-nah zu betreuen, expandierte dasUnternehmen. Es verfügt derzeitneben dem Standort Bern über Nie-derlassungen in Münster undBerlin. Magdalena Wyder begannvor über zehn Jahren mit einer Mit-


ihre Mitarbeitenden, fährt sie fort,den familiären Zusammenhalt derABACUS-Community mit den ABACUS-Mitarbeitenden und übri-gen ABACUS-Vertriebspartnern.Ihre Kunden, wie sie selber auch,reisen regelmässig an die ABACUS-Kundentagungen, von denen allebis jetzt restlos begeistert gewesenwären, berichtet die Geschäfts-führerin.

Haus Weilgut Schweiz versteht sichals Integrationsanbieterin und da-bei vor allem als Spezialistin fürSchnittstellen zwischen ERP-Lösun-gen und CRM-Systemen. Der Kun-denkreis umfasst Unternehmenund Institutionen aus den Berei-chen Verbände, Handel sowieDienstleistern wie Unternehmens-beratungen, Schulen und Gastro-nomie. Typischerweise geht es da-bei um Betriebe mit bis zu 40 Mit-arbeitenden, die im GrossraumBern, Aargau und Zürich angesie-delt sind. Bei Integrationsprojektenarbeitet Haus Weilgut auch immerwieder mit anderen ABACUS-Ver-triebspartnern zusammen.

Als Höhepunkt der Geschichte vonHaus Weilgut bezeichnet Magda-lena Wyder ihre bisher grössteABACUS-Integration. Sie wurde beieiner 80-köpfigen deutschen Unter-nehmungsberatungsfirma realisiert;nota bene handelt es sich dabei umdie älteste Kundin des Mutterhau-ses. Kurz vor Abschluss der Evalua-tionsphase für ein neues Projekt-managementsystem stiessen dieProjektverantwortlichen dieser Firmaauf die ABACUS Leistungs- und Pro-

jektabrechnungssoftware AbaPro-ject. Der modulare Aufbau, dieMöglichkeit, nachträgliche Erwei-terungen in die Anwendung ein-zubauen und die hohe Bediener-freundlichkeit wären ausschlagge-bend für den für alle Beteiligtenüberraschenden Entscheid gewe-sen, auf die Schweizer Lösung zusetzen. Und es kam noch besser:Die nahtlose Integration von Aba-Project mit den für Deutschlandzertifizierten ABACUS-Finanzappli-kationen führte dazu, gleichzeitigauch die bestehenden Buchhal-tungsprogramme mit abzulösen.Auf Begeisterung stiess bei Magda-lena Wyder auch das kürzlich reali-sierte Übungsprogramm für Ar-beitslose, das Haus Weilgut Schweizzusammen mit der Stiftung Ar-beitsgestaltung umsetzte. Für dieABACUS-Schulversion wurde einMaster-Mandant entwickelt, mitdem heute in Langenthal, Bad

Ragaz und Luzern 30 Stellensu-chende ihre kaufmännischen Kom-petenzen trainieren können.

Das Jubiläumsjahr wurde miteinem Tag der offenen Tür gefeiert.Das Jubiläum hatte schon vorhererste Früchte getragen, indemneue, grössere Büroräume bezogenwurden. Von der Zukunft wünschtsich Geschäftsleiterin Wyder, dasssie ihren Kunden weiterhin Konti-nuität und Professionalität bietenkann.

Haus Weilgut Schweiz AG Looslistrasse 15CH-3027 BernTelefon +41 31 348 43 75www.weilgut.ch

Firmenportrait 55

v.l.n.r. Christoph Härmens, Kristina Michalowski, Magdalena Wyder, Georges Wyder, Beat Witschi

Ein Quantensprung für die Branche –ABACUS allprojects für Architekten und Ingenieure

Deutschland56

ABACUS Business Solutions lanciert mit der Version 2012 dieneue Branchenedition ABACUS allprojects für Architekten, Ingenieureund Planer. Die integrierte Lösungverbindet Aspekte aus verschiedenenBereichen wie Büromanagement,Unternehmensführung und Projekt-controlling und sorgt mit durchgängigkonsistenten Daten für mehr Trans-parenz, mehr Profitabilität und weniger Administrationsaufwand.

Der ganzheitliche Ansatz derSoftwarelösung ist ein Novum inder Branche. Denn, das zeigen Stu-dien und Marktanalysen: Bislangfristen die Softwareprogramme inArchitektur- und Ingenieurbüros inder Regel ein abgeschottetes Da-sein. Das Ressourcen-Managementist vielerorts eine Anwendungs-insel; nicht viel besser sieht es beider Integration von Projektcontrol-ling-Systemen aus. Häufig sind le-diglich fragmentierte Lösungenetwa für Bauzeitenplanung, Leis-tungserfassung oder Honorarer-mittlung vorhanden. Ein integrier-ter Ansatz fehlt. Diese Lücke schliesstdie Branchensoftware von ABACUSnun. Denn gerade die integrale

vor- oder nachgelagerten Syste-men erhöhen das Fehlerrisiko,erfordern personellen Mehrauf-wand für die Administration undschmälern somit die Profitabilitätdes Planungsbüros.

Die vielfach praktizierte "Pi-mal-Daumen-Buchhaltung" rechnet sichweder für ein Projekt, noch für einBüro. Die Betrachtung und Aus-wertung betriebswirtschaftlicherDaten sind mittlerweile unerläss-lich für erfolgreiche Planungsbü-ros. Sie gewährleisten die Kosten-und Terminsicherheit gegenüberdem Bauherren.

Betrachtung aller Bereiche ist derSchlüssel für mehr Kostentrans-parenz – die Voraussetzung, umProjekte profitabel und Planungs-büros wirtschaftlich zu führen.

Der gefühlte GewinnDas belegt auch der jährliche

Bürokostenvergleich, der im Auf-trag des Verbands Beratender Inge-nieure (VBI) und des Bundes Deut-scher Baumeister, Architekten undIngenieure (BDB) erhoben wird. EinResultat daraus: "Die Büros ver-zeichnen zwar eine ordentliche Auf-tragslage, aber auch eine unverän-dert miserable Ertragssituation.”Die verbreiteten Insellösungen füh-ren zu Medienbrüchen und in derFolge zu Mehrfacheingaben. Inkon-sistente, nicht zeitgerecht verfüg-bare Daten und Schnittstellen zu


Deutschland 57

Reporting

CRM Kunden-

gewinnung

Kalkulation Honorarermittlung

Angebot

LeistungserbringungArbeitspakete

Vertrag

Rechnungsstellung Fremddienstleister

FinanzbuchhaltungBilanz

ArchitektenIngenieure

Planer

Controlling versus Kreativität?Fakt ist: Architekten und In-

genieurbüros stehen heute einemverschärften Wettbewerb und sichpermanent ändernden Rahmenbe-dingungen (Stichwort Basel III) ge-genüber. Unter den Anforderungendes Alltags kommen Themen wieFinanzmanagement und Büroorga-nisation oft zu kurz; abgesehen da-von, dass Controlling nicht unbe-dingt zu den Kernkompetenzen vonArchitekten und Ingenieuren zählt.Dennoch stellen sich viele Büro-leiter die dringliche Frage: Wiekann man höhere Gewinne erzielen– ohne die Qualität und Kreativitätder Projekte zu gefährden? Ein be-sonderes Augenmerk liegt folglichauf der Kostensicherheit und Wirt-schaftlichkeit von Projekten. Undgenau darin liegt die grosse Stärkeder neuen Branchenlösung: Als op-timiertes Produkt der ABACUS ERP-Familie bringt die modular aufge-baute Software bereits ausgereifte,starke Komponenten mit, allenvoran die Module Projektcontrol-ling, Finanzbuchhaltung und Repor-ting.

Eins für AllesABACUS allprojects versteht

sich als Gegenentwurf zu sperrigen,benutzerunfreundlichen, überlade-nen oder isolierten Systemen. DieBranchensoftware entfaltet ihrevolle Wirkung als integriertes Sys-tem, das den gesamten Projekt-zyklus umfasst: Von der Akquiseund der Angebotserstellung nachHOAI über eine einfache Erfassungsämtlicher Leistungen bis hin zurProjektabrechnung und Erstellungder Bilanz.

Zur Vervollständigung der Lösunggalt es zunächst die Logik der Ho-norarordnung für Architekten undIngenieure zu verstehen, um danndas Regelwerk in der Software ent-sprechend abbilden zu können. Zudiesem Zweck wurde eine Erfah-rungsaustausch-Gruppe ins Lebengerufen. Diese setzt sich aus sechsUnternehmen unterschiedlicherGrösse und Ausprägung zusam-men, darunter: ein Büro für techni-sche Gebäudeplanung, internatio-nal agierende Landschaftsarchitek-ten und eine Ingenieursgesellschaft

mit mehreren Standorten inDeutschland. An der Seite von zweirenommierten Fachberatern undBranchenkennern wurden im Rah-men der Erfa-Gruppe regelmässigspezifische Anforderungen formu-liert, diskutiert und analysiert; ge-meinsam wurde das Produkt sosukzessive definiert und entwickelt."Der intensive Austausch war anre-gend und impulsgebend für uns.Wir konnten unser Know-how ein-bringen und signifikante Bedürf-nisse akzentuieren", bilanziert Larsvan den Hoogen von John BeckerIngenieure.

Stelleninserate58

Betriebswirtschaftliche Lösungen mit ABACUS-Software für den Handel, die Industrie und die Baubranche sind unsere Stärken. Für unser ABACUS-Team in Brüttisellen ZH suchen wir qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als

ABACUS-BERATER/PROJEKTLEITER FÜR ABABAUIn dieser Funktion sind Sie verantwortlich für die kompetente Einführung der technischen Bauprogramme bei unseren Kunden im Bauhauptgewerbe. Haben Sie Erfahrung in der Baukalkulation, als EDV-Projektleiter im Baugewerbe oder als Bauführer, dann sollten Sie unbedingt Kontakt mit uns aufnehmen. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit als Berater mit täglich neu-en Herausforderungen sowie ein tolles Arbeitsklima. Der Kontakt mit Kunden verschiedenster Branchen fordert Sie immer wieder von Neuem auf, optimale Lösungen zu finden und erfolgreich zu implementieren.

Wünschen Sie weitere Informationen? Herr Schmid gibt Ihnen gerne Auskunft ([email protected])

St.Gallen Brüttisellen Luzern Solothurn Tel. 0848 733 733 [email protected] www.all-consulting.ch Partner

B E W I D A

Aufbruch zu neuen Horizonten?

BEWIDA ist bekannt für innovative und hochinteressante ProjekteModernste Technologie (u.a. over the Cloud)Anspruchsvolle KundenInternationale LösungenBusiness Intelligence

Wir suchen Profis im Rechnungswesen und bietenFlexible Arbeitszeit und überdurchschnittliche EntlöhnungEinbindung in hoch professionelle TeamsHerausforderungen in neuen Gebieten

Steigen Sie auf den fliegenden Teppich. Wir bringen Sie weiter!Kontakt: www.bewida.ch/karriere/mybewida


Deutschland 59

Kennzahlen auf KnopfdruckDie Softwarelösung unter-

stützt Architekten und Ingenieuremit einfach anzuwendenden Ins-trumenten, die eine integrale Be-trachtung aller Bereiche und einekonsolidierte Sicht auf Daten er-möglichen, ohne dass sich Planerdafür im betriebswirtschaftlichenFormelwesen auskennen müssten.Projektstände, Auswertungen undKennzahlen lassen sich zu jedemZeitpunkt schnell und einfach er-mitteln, projektbezogene Doku-mente sind immer verfügbar. Damitsich Planungsbüros auf ihre Kern-kompetenzen konzentrieren kön-nen, benötigen sie praxistauglicheAnwendungen, mit denen sie auchvon unterwegs ihre Adressen ver-walten, Leistungen erfassen, Ter-mine managen und Bauprojektezuverlässig steuern können. Dankmoderner webbasierter Technolo-gie erreicht ABACUS allprojects ei-ne neue Qualität an Flexibilität undTransparenz: Festangestellte undfreie Mitarbeitende können jeder-zeit und überall auf das System zu-greifen, sei es vom Büro, von der

für die Zukunft bestens gerüstetsind," resümiert Matthias Dittmann,Geschäftsführer der Dittmann +Ingenieure Bauplanung. ABACUShat mit Lancierung der Branchen-software einen wesentlichen Mei-lenstein am deutschen Markt er-reicht und bewiesen: Der ver-gleichsweise kleine Aufwand, dernotwendig war, um die branchen-spezifischen Anforderungen abbil-den zu können, wird mit grossemNutzwert, hoher Wertschöpfungund überzeugten Anwendern be-lohnt.

Weitere Informationen zu derneuen Lösung erhalten Sie bei:

ABACUS Business Solutions GmbHBavariaring 44D-80336 MünchenTelefon +49 89 189 31 27-0www.abacus-solutions.de

Baustelle oder von unterwegs mitdem PC, dem Notebook oder demiPad.

Professionelle Steuerungsinstru-mente wie ABACUS allprojects schaf-fen eine systematische Grundlagezur Erfolgskontrolle und damit neu-en Freiraum für planerische Kreati-vität. Das Ergebnis: Eine profitablePerformance. Die integrierte Lösungentlastet Planungsbüros in ihremTagesgeschäft – von der täglichenBüroorganisation über ein effizien-tes Projektmanagement mit Ter-min- und Ressourcenplanung bishin zur Honorarermittlung nachHOAI und einem professionellenProjektcontrolling. "Die Bandbreitedes Softwareanbieters und das Leis-tungsspektrum der Lösung habenuns überzeugt, als Betatester anBord zu sein. Heute können wir sa-gen: Wir profitieren von dem gebün-delten Know-how der Erfa-Gruppe,dem Spezialwissen der Software-entwickler und der langjährigen Er-fahrung von ABACUS. Endlich ha-ben wir eine Lösung gefunden, diezu uns passt und mit der wir auch

Grafik

Gemeinsam geht es auch für Auswertungenvon Geschäftsdaten besser – Kooperation für BI-Implementierungen

Vertriebspartner News60

Axept Business Software undiNFORMATEC beliefern zukünftiggemeinsam den Schweizer Markt mitBusiness-Intelligence-(BI)-Lösungenauf der Basis von QlikView.

Die ABACUS-Gold-PartnerinAxept Business Software und dasSoftware-Dienstleistungsunter-nehmen iNFORMATEC, zertifizierteSolution Provider der BI-LösungQlikView, gehen eine strategischePartnerschaft ein. QlikView ist einezukunftsweisende BI-Suite undstammt von der ursprünglichschwedischen, heute in den USAdomizilierten QlikTech. WährendiNFORMATEC sein technischesKnow-how für die Umsetzung vonBI-Projekten einbringt, steht Axeptfür ihre Kernkompetenzen im be-triebswirtschaftlichen Bereich ein.Anwender sollen von gesamtheitli-chen Projektlösungen aus einerHand profitieren, wobei Axept alsGeneralunternehmerin auftritt.

"Die Nachfrage unserer Kundennach professionellen BI-Lösungenist in den letzten Jahren kontinui-erlich gewachsen", stellt RaphaelKohler, CEO und Partner der AxeptBusiness Software, fest. "Als quali-fizierte Lösungspartnerin und Dienst-leisterin im Business-Software-Be-reich möchten wir unsere Kundenganzheitlich bedienen. Da qualifi-zierte IT-Ressourcen derzeit knappsind, erweitern wir unser Produkt-portfolio mit Hilfe von ausgewähltenPartnern wie jetzt mit iNFORMATEC",freut sich Kohler.

Kooperation mit Win-Win-Situation

Die Mitarbeitenden von Axeptberaten und implementieren nichtnur Standardlösungen sondern auchanspruchsvolle, auf individuelle An-forderungen der Kunden angepass-te Speziallösungen im ABACUS-Be-reich. Betreffend Aufgabenstellun-gen im BI-Umfeld werden sie nunHand in Hand mit den Fachleutenvon iNFORMATEC zusammenarbei-ten, mit dem Ziel, betriebswirt-schaftliche und technische Aspektein die QlikView-Auswertungsplatt-form optimal einfliessen zu lassen.Die Umsetzung erfolgt durchiNFORMATEC, die über grosse Er-fahrung bei Realisierungen von BI-Projekten verfügt.


"Wir suchen unsere Partner gezieltaus und legen dabei Wert aufQualität und Persönlichkeiten. Mitder Axept Business Software undihren Mitarbeitenden haben wirbeides gefunden. Wir kommunizie-ren mit unseren Kunden und Part-nern immer in einer Sprache, dieauch verstanden werden soll. Dasist in der heutigen Zeit enorm wich-tig. Wir freuen uns sehr auf die Zu-sammenarbeit mit Axept und sinduns sicher, dass den gemeinsamenKunden die zukünftigen QlikViewBI-Lösungen einen grossen Mehr-wert bringen werden", erklärt RinoMentil, CEO iNFORMATEC.

Für weitere Auskünfte wenden Sie sich an:

Vertriebspartner News 61

Raphael Kohler, CEO Axept Business Software AG (links) und Rino Mentil, CEO iNFORMATEC Ltd.liab.co.

Raphael KohlerCEO/PartnerAxept Business Software AGSpinnereiweg 6CH-8307 EffretikonTelefon +41 58 871 94 18Mobile +41 78 659 96 [email protected]

Rino MentilCEOiNFORMATEC Ltd.liab.co.Rütiweg 1CH-4133 PrattelnTelefon +41 61 826 80 80Mobile +41 79 667 99 [email protected]

Mitarbeiterportrait

Raphael Gruber

Selbst nach seiner dreijährigen Stifti scheint der zweite KV-Lehrling in der Geschichte von ABACUS einfach nichtgenug von der Softwareherstellerin zu bekommen. So hat es den frisch gebackenen Kaufmann in seinem viertenJahr in die Supportabteilung verschlagen, wo er für Debi/Kredi zuständig ist. Aber wen wundert’s, schliesslich folgter nur seinem Motto, alles einmal gemacht zu haben und vor nichts zurückzuschrecken, was später zu bereuenwäre. Weshalb also die Umgebung wechseln, in der einem sowohl die Atmosphäre als auch Tätigkeit behagt? Sofühlt sich der St. Galler erneut pudelwohl wie in der Stiftizeit, als er als der ausgemachte Liebling der Mitarbei-terinnen der Administration galt. Wie er berichtet, schätzt er auch bei seiner neuen Tätigkeit die tolle Zusammen-arbeit, diesmal mit den Programmierern und seinem Supportteam. Nach Absolvierung der kommenden Frühlings-Rekrutenschule als Motorradfahrer ist denn für ihn der nächste Karriereschritt klar: Er will sich weiterbilden.Ansonsten reist der passionierte Kinogänger gern, spielt Handball beim HC Rover Wittenbach und pflegt intensivseinen Freundeskreis.

Team62

Evelyn Kläusler

Prägend für ihr Leben nennt die mit schneller Auffassungsgabe und Sprachtalent bedachte Ostschweizerin dasJahr, das sie mit der Jugendorganisation Up with People in Amerika, Mexiko und Japan verbracht hat. Es war aus-gefüllt mit sozialer Arbeit und Gesangsauftritten mit den Gleichgesinnten aus allen Herren Ländern. Dies geschahnach ihrer KV-Lehre. Nach mehreren Jahren bei einer Ausgleichskasse und bei Canon, wo sie ein ERP-System imSales & Marketing einführte, kam sie im Sommer 2008 zur ABACUS. Angefangen hatte sie ihrer Französischkennt-nisse wegen im französischen Support der Finanz- und Lohnprogramme. Das Kursgeben hat der ursprünglichLehrerin werden Wollenden zu einem vertiefteren ABACUS-Wissen verholfen, das sie heute als Produktmanagerinvon HR/Lohn ebenso gebrauchen kann wie ihre zusätzliche Ausbildung an der Höheren Fachschule für Wirtschaft.An ABACUS schätzt sie einfach alles, besonders die flachen Hierarchien, das familiäre Umfeld, Arbeitsressourcen inForm eines Stehpults, das Mittagessen im Al Covo und die Badmintongruppe. In ihrer Freizeit spielt sie mitunteröffentlich die erste Oboe im Orchester Musikfreunde St. Gallen und legt in der Showtanzgruppe Just4Swing bis zuzwei Auftritte pro Monat aufs Parkett.


Matthias Lutz

Nach dem KV bei einer Immobilienfirma und der Berufsmatur gelangte Matthias Lutz – auch er ein St. Galler – alsSachbearbeiter zum damaligen Startup 24translate und damit zu seinem ersten Job. Das Unternehmen wurde voneinem Ex-HSG-Studenten gegründet. Er blieb dort sieben Jahre, machte den eidgenössischen Fachausweis zum Mar-ketingplaner und kümmerte sich um die Einführung eines Auftragsbearbeitungssystems. Danach wollte er neue Be-rufserfahrungen sammeln. Bei ABACUS war weder der akademische Lehrgang der Gründer und Geschäftsführer neufür ihn, noch das Thema, welches ihn ins Softwarehaus lockte; nämlich die Immobilienlösung AbaImmo. Da sie beiseinem Eintritt im Oktober 2010 aber noch nicht so weit gewesen ist, um einen eigenen Betreuungsdienst zu bekom-men, ist er beim Kredi/Electronic-Banking-Support gelandet. ”Richtig Spass” macht ihm das Testen, das Training imfirmeneigenen Fitnessraum und die italienische Küche des Mitarbeiterrestaurants. Er hört gerne Rockmusik, besuchtregelmässig seine Schwester in Ägypten und ist ein treuer Fan des FC St. Gallen. Wie in den Spionageromanen desUS-Autors Olen Steinhauer, geht bei ihm ohne Spannung einfach nichts: Müsste er auf eine einsame Insel, würde ernicht nur sein MacBook und Musik mitnehmen, sondern auch ein Boot, um jederzeit der Langweile zu entfliehen.

Damian Wirth

Seit August letzten Jahres ist der gebürtige St. Galler nach seiner KV-Stifti im Kantonsspital und vier Jahren imPalliativzentrum bei ABACUS. Als Supporter der Fibu und Anlagen glaubt der kürzlich diplomierte Betriebswirt amoptimalsten seine Interessen und Fähigkeiten ausspielen zu können. Bei der Fibu seien die Fragestellungen eherbuchhalterischer, bei der Anlagenbuchhaltung eher technischer Art, lautet seine Einschätzung. Vom Testen ist erallerdings am meisten angetan. Zudem gibt der Supporter auch gerne Kurse. Ihm gefällt der Umgang mit den Kurs-besuchern, da er sein Wissen gerne weitergibt. Rückhalt und individuelle Unterstützung findet er bei seinem Team,was er sehr schätzt. Im Musikverein Herisau geht er jedoch seiner eigentlichen Leidenschaft nach. Er ist seit dervierten Primarklasse passionierter Klarinettist und tritt dreimal jährlich an grossen Konzerten auf. Für die Ferien-zeit sind Abenteuer angesagt. Nachdem er bereits mit Jeep und Zelt in British Columbia die Nationalparks abge-klappert und dabei nur gerade zwei Bären angetroffen hat, konzentriert er sich nun auf Naturereignisse. Seinenächste Reisedestination ist mit Island ein Land, das zwar keine Bären kennt, dafür Vulkane und Geysire.

63Team

Add-in Excel, nouvelle version – AbaVision est plus rapide, plus convivial et adapté à Internet

Pages romandes64

Il y a plus de douze ans était livréle premier add-in Excel AbaVision.Grâce à la technologie OLE, les donnéesABACUS étaient directement accessiblesà partir d'un fichier Excel. De nombreuxutilisateurs ont profité de cette facilitépour personnaliser leurs rapports dansle tableur Microsoft. Avec la versionABACUS vi, l'outil AbaVision bénéficied'une révision complète.

La nouvelle version d'Aba-Vision s'est fixée plusieurs objectifs.L'outil doit:• être simple à installer et utiliser • proposer rapidement des

extraits• être adapté à Internet.

Le nouvel AbaVision 2011 a étéentièrement retravaillé. L'outil a étéreprogrammé en Java en tant qu'application Ultra-Light-Client. Letrafic réseau entre le Client Excel etle serveur est minime. La vitesse decalcul est donc améliorée. La totali-sation du rapport se fait dans Excel.L'AbaVision actuel ne s'utilise doncplus comme sa version précédente.La définition des rapports ne s'ef-fectue plus exclusivement dans

Installation simple en tantqu'add-in Excel

L'installation d'AbaVision s'ef-fectue toujours à partir d'un menuspécial du DVD ABACUS. Un add-indoit être installé sur l'ordinateurClient. Avant la première utilisationd'AbaVision, cet add-in pourra êtrerepris par le serveur ABACUS etinstallé dans Excel. Par la suite, ilest possible de définir des extraitsAbaVision ou de recalculer des rap-ports existants à partir d'un pro-gramme Excel local ou si besoin viaInternet. La durée de préparationdes extraits a été considérablementoptimisée. Les comptabilités avecde nombreuses combinaisons desections de frais et charges par na-ture profitent de cette amélioration.

Excel. Un assistant ABACUS aidel'utilisateur à définir les paramètresde base nécessaires.

Migration des rapports existantsSelon leur définition et com-

plexité, les extraits AbaVision exis-tants peuvent être repris entière-ment et automatiquement. Lesindicateurs, calculés à l'aide de for-mules, ne peuvent pas être réutili-sés et doivent être à nouveau défi-nis. Un masque beaucoup plussimple est désormais disponiblepour leur création. Un utilisateurinexpérimenté peut définir rapide-ment des indicateurs liés auxvaleurs de solde.


AbaVision supporte les extraits desolde dans les programmes deComptabilité financière, débiteurs,créanciers, salaires et immobilisa-tions. Des extraits particuliers se-ront fournis ultérieurement pour lelogiciel de Gestion des commandes.Les extraits AbaVision peuvent re-grouper plusieurs feuilles de calcul

à l'intérieur d'un classeur Excel. Descockpits d'indicateurs financiers,par exemple, peuvent ainsi êtrecréés avec les graphiques corres-pondants.

Cours AbaVisionABACUS Research SA propo-

se des workshops sur les diverses

possibilités qu'offre la nouvelle ver-sion AbaVision. En participant à untel cours, l'utilisateur reçoit rapide-ment le savoir nécessaire pourcréer ses propres rapports Aba-Vision, qui peuvent être de grandeampleur et complexes selon lesconnaissances Excel.

Cours AbaVision

Création d'extraits avec vos propres définitions de colonnes et de lignes dans les programmes Comptabilité financière,débiteurs, créanciers, salaires et immobilisations. Définition de formules de calcul AbaVision et indicateurs financiers. Conseils et astuces pour les extraits.

Connaissances préalables: Connaissance de base Excel.Objectif: Créer ses propres rapports et les utiliser avec AbaVision. Connaître toutes

les possibilités d'AbaVision. Dates des cours à Wittenbach-St.Gall: Mardi 24 janvier 2012

Veuillez consulter le descriptif (en allemand) du cours et les éventuelles dates supplémentaires sous:www.abacus.ch/kurse/kursprogramm/

Pages romandes 65

Exemple d'un extrait AbaVision pour la Comptabilité desimmobilisations avec reflet des immobilisations

Exemple d'un extrait AbaVision pour la Comptabilitéfinancière

Assistant ABACUS pour la définition desparamètres de base AbaVision.

Le successeur d’AbaView Report Writer s’appelle AbaReport

Pages romandes66

Pour la version 2010, l’outild'édition et de rapports AbaViewReport Writer a connu une repro-grammation complète sous Java. Il porte le nom d'AbaReport et est, comme tous les programmesd'ABACUS version vi, adapté pour une utilisation Web.

Lors de la reprogrammationdu générateur de rapports, l'un desprincipaux buts a été de pouvoirreprendre les rapports AbaViewexistants, afin de ne pas devoir re-créer des rapports et formulairesdéjà utilisés dans la Gestion descommandes. Il est toutefois con-seillé de contrôler les rapportsAbaView convertis, AbaReportétant un programme entièrementréécrit.

Nous avons veillé à ce que l'utilisa-tion d'AbaReport corresponde engrande partie à celle de son prédé-cesseur, afin qu'un utilisateurAbaView expérimenté s'y retrouverapidement.

Mais il n'a pas seulement été tenucompte des utilisateurs AbaView

éventuels regroupements ou va-leurs de saisie dont ils pourraientavoir besoin. Il est ainsi possible decréer des rapports simples en peude temps. Le module d'aide peutêtre arrêté à n'importe quel mo-ment, ce qui activera tous les para-mètres déjà définis et démarrera letravail dans le designer.

chevronnés lors de la reprogram-mation. Ainsi, AbaReport contientégalement un "Assistant de créa-tion". Il s'agit d'un programmeauxiliaire qui assiste les utilisateursdébutants dans la définition de lastructure de base d'un rapport:l'assistant les soutient lors du choixde la table et de son ordre, en pas-sant par les champs nécessaires, les

Avec l'aide d'un assistant de paramétrage, les utilisateurs débutants du programmeseront en mesure de créer en peu de temps des rapports simples.


NouveautésPlus grande rapidité de calcul

Les utilisateurs expérimentésd'AbaView apprécieront la rapiditéde calcul nettement amélioréed'AbaReport. AbaView calculait lesextraits sur le poste de travail del'utilisateur en question, de tellesorte que dans un environnementClient/Serveur, tous les calculsdevaient être envoyés grâce auréseau. AbaReport, quant à lui,effectue tous les calculs seulementsur le serveur, ce qui permet uneplus grande rapidité.

Calculs multiples structurésUne nouveauté fondamenta-

le d'AbaReport est le calcul multiplestructuré d'un rapport. Il en émanede nombreuses nouvelles constel-lations, comme par exemple la re-présentation de champs additionnésde suite au début du rapport ou descalculs de pourcentages au niveaude détail, basés sur un total suivant.Cela est rendu possible par le nou-veau format de somme "Total final"qui, contrairement au "Total encontinu" connu jusqu'à présent,peut représenter un total généraldéjà au niveau du premier détail.

Dans AbaView, un fichier intermé-diaire était nécessaire, ce qui avaitpour conséquence plusieurs rap-ports et un fichier batch.

Sous-rapportsUn highlight d'AbaReport est

l'utilisation de sous-rapports. Ilexiste pour cela deux modes d'utili-sation fondamentalement diffé-rents. L'un d'entre eux est le rem-placement des fichiers intermédiai-res, qui sont d'abord exportés viaun pré-rapport et dont les résultatssont la base d'un rapport consécu-

tif. Dans AbaReport, le pré-rapportest directement intégré dans lerapport final et y est calculé, sanscréer de fichier intermédiaire phy-sique. Le résultat correspond à unfichier intermédiaire et peut,comme à l'accoutumée, être reliéou traité ultérieurement. L'utilisa-tion de fichiers batch est ainsi sup-primée.

Pages romandes 67

Par défaut, un "Total en continu" est créé pour un champ de somme. Un double-clic sur le champ inséré ou dans l'éditeur de somme permet de le transformer à toutmoment en un "Total final".

Un total en continu ou le total final peuvent sans problème être affichés au niveaudes détails.

Pages romandes68

Un autre mode d'utilisation est lechamp de rapport. Le sous-rapportet son layout complet sont insérésdans le rapport final sous la formed'un champ. Cette variante ouvrede toutes nouvelles possibilités enmatière de création de rapport.Ainsi, des éléments d'un rapportrégulièrement utilisé, comme parexemple une adresse de client ouun bulletin de versement, peuventêtre regroupés selon un principemodulaire. Un tel bloc individuel nedoit être créé qu'une seule fois etpeut ensuite être réutilisé un nombreindéfini de fois, ce qui simplifieparticulièrement l'entretien desrapports.

Cette fonction des sous-rapportspermet de représenter un nombrepratiquement illimité de "relations1 à plusieurs" entre diverses tables.Ceci n'était possible que de manièrelimitée dans AbaView et devaitpéniblement être résolu au moyende ruptures et d'”expressions".

Blocs virtuelsL'entretien peut aussi être

simplifié grâce aux blocs virtuels. Ilspermettent l'édition de parties cal-culées du rapport, par exemple dessous-totaux, au début ou à la find'un rapport. Il n'est de ce fait plusnécessaire de créer et gérer plu-sieurs rapports pour différentsdécideurs. Dans un seul extrait, il

est possible de représenter les chif-fres importants aussi bien au débutsous forme d'aperçu, pour la di-rection, que sur les pages suivantesen détail, pour les chefs de service.

L'adresse client est insérée via un champ d'un sous-rapport, ce qui simplifie considérable-ment la présentation de plusieurs formulaires comprenant une adresse.

Des informations comprimées au début du rapport et ensuite des informations détaillées peu-vent être réalisées dans un seul rapport AbaReport.


Pages romandes 69

Masques de saisieSi dans AbaView il était juste

possible de feuilleter les champs desaisie de l'index de table choisi,vous pouvez maintenant définir etintégrer autant de listes de choixque vous le souhaitez. Grâce à cela,la sélection des valeurs souhaitéesdevient un jeu d'enfant pour unutilisateur des rapports.

Lors du choix d'une date de sélec-tion, une fonction de calendrier,identique à celle connue dans lesautres programmes standardsd'ABACUS, est disponible pour l'uti-lisateur.

Parmi les autres nouveautés setrouve aussi le calcul de valeursstandards. Si, jusqu'à présent, lesdernières valeurs enregistrées étaient également les valeurs pro-posées lors du redémarrage d'unrapport, ces dernières peuventdorénavant être recalculées. Si unextrait doit, par exemple, toujourspréparer les deux dernières semai-nes, il est possible de calculer ladate de départ en relation avec ladate du jour. La date de fin est àchaque fois la date du jour.

Le champ Edit correspond au type de champ défini dans le masque de saisie. Le champ Value peut, au choix, être édité pour rendre les choses plus claires.

Des sélections répétitives peuvent être calculées par le programme.

La date de sélection a une fonction de calendrier.

Pages romandes70

Graphiques intégrésDès la version 2011, des gra-

phiques seront pour la premièrefois directement disponibles dansAbaReport grâce à l'option AbaRe-port Professional. Les exportationsvers Excel appartiendront alors aupassé. En plus des diagrammes àaires, linéaires ou des histogrammes,les diagrammes de Gantt serontégalement disponibles.

ConclusionAbaReport est un nouveau

chapitre de la création de rapportsdans le logiciel ABACUS. Des utili-sateurs, n'ayant que rarement be-soin d'extraits individuels, serontaussi bien soutenus par le nouvelassistant de définition de rapportque les utilisateurs professionnels,tributaires d'une fonctionnalité va-riée et d'une vitesse importante.

Highlights d'AbaReport

• Plus grande rapidité de calcul• Utilisation Web• Assistant pour la création de rapports• Représentation des totaux finaux au niveau des détails avec

fonctions de calcul• Sous-rapports rendant les traitements batch superflus• Divers degrés de détail au sein d'un rapport grâce aux blocs virtuels• Listes de choix dans les masques de saisie• Calcul des valeurs proposées dans les masques de saisie• Graphiques comme p. ex. diagrammes de Gantt

Disponibilité d'AbaReport

• Dès version 2010• Prend la relève d'AbaView

Report Writer• Les rapports AbaView peuvent

être repris, mais l'exactitude deleur mode de fonctionnementdoit cependant être contrôlée.

Pour une représentation graphique de la succession temporelle d'activités, sous formede colonnes, des diagrammes de Gantt peuvent directement être créés dans le nouvelAbaReport.

Des histogrammes, montrant le chiffre d'affaires d'un fournisseur sur les 3 dernièresannées, sont créés en un rien de temps.


Pages romandes 71

Écritures automatiques pour délimitationspériodiques et écritures répétitives

L'objectif du développement dela Comptabilité financière ABACUS est de simplifier, accélérer et si possible automatiser les tâches. Avec la dernière version, la clôtureannuelle ou intermédiaire ne peut pas encore être automatiquementcréée. Cependant avec l'introductiondes écritures automatiques de délimitation, le processus a été optimisé.

Des écritures peuvent êtrecréées simplement et rapidementdans la version 2011 de la Compta-bilité financière. Il peut s'agird'écritures de délimitation dans lecadre d'une clôture comptable oud'écritures répétitives pour destransactions à exécuter régulière-ment.

possible de délimiter les charges etproduits directement lors de la sai-sie pour effectuer ultérieurementdes écritures automatiques de délimitation. Pour cela, des valeurssupplémentaires doivent être saisies,à savoir le numéro et la période dedélimitation (du / au).

Définition des délimitationspériodiques

Des limites peuvent être spé-cifiées de différentes manières. Lesimputations comptables pour lecompte de délimitation (délimita-tions en cours d'année) et le compte transitoire (délimitations àla fin de l'exercice) sont à définir.Pour chaque genre de délimitationpériodique, il faut également fixer àquel moment l'écriture doit s'effec-tuer. Il est possible de choisir entre

Délimitations périodiquesJusqu'à présent, les délimita-

tions pour les clôtures périodiques,comme la clôture annuelle et tri-mestrielle dans le bilan et comptede résultat, devaient s'effectuermanuellement ou à l'aide de jour-naux provisoires. Désormais, il est

Exemple de délimitations périodiques

La charge d'assurance doit être répartie sur tous les mois de l'exercice.Pour automatiser cette répartition, une délimitation mensuelle despostes de charge doit être définie. Lors de l'imputation de la chargetotale de l'assurance, le type "Délimitation périodique" et la période(par exemple de janvier 2011 à décembre 2011) doivent être égalementsaisis. Dès que l'écriture est enregistrée, le système crée le nombred'écritures de délimitation nécessaire.

Pages romandes72

n'importe quel jour ou le dernierjour d'un mois. Pour la répétition /périodicité, il est nécessaire de pré-ciser si l'écriture de délimitationdoit être créée par mois, par tri-mestre ou par semestre. La réparti-tion selon une clé, à définir libre-ment, est également possible pourles délimitations spéciales.

Des variables sont disponibles dansle texte d'écriture. Elles permettentun texte approprié et pertinentpour les écritures générées.

Les comptes, qui doivent êtredéclenchés pour les écritures auto-matiques de délimitation, doiventêtre marqués en conséquence. Deplus, une proposition peut être in-diquée pour le numéro de délimita-tion.

Lors de la saisie d'une écriture, l'utilisateur a choisi le schéma prédéfini selon lequel le système crée les écritures de délimitation de façon autonome.

L'écriture de délimitation est préparée avec le compte à imputer, la périodicité des écritureset le texte qui peut se composer de plusieurs variables.

Saisie des écrituresSi des comptes, qui autorisent les délimitations périodiques automa-

tiques, sont choisis au moment de la saisie, le programme affiche deschamps supplémentaires pour le numéro et la période. Dès l'enregistre-ment d'une écriture, les délimitations périodiques sont effectuées automa-


Pages romandes 73

saisir la définition d'un cycle derépétition avec le type ”Écrituresrépétitives”. Comme pour les déli-mitations périodiques, la répétitionde l'écriture est immédiatementdéclenchée lors de sa saisie. Cetteaction s'effectue dès l'enregistre-ment de l'écriture originale.

tiquement par le système. Ces écri-tures automatiques ne peuventêtre ni corrigées, ni extournées. Descorrections éventuelles ne sontpossibles qu'à partir de l'écritureoriginale et en fonction des para-mètres du système. Les écritures dedélimitation ne contiennent jamaisde TVA. Cette dernière est toujoursdécomptée avec l'écriture originaleet jamais avec l'écriture de délimi-tation.

Écritures répétitivesUne nouvelle fonction existe

désormais si certaines écrituresdoivent être à nouveau rapidementimputées. Dans le programme 513”Délimitations”, il est possible de

Disponibilité

Écritures automatiques de délimitationElles sont disponibles dans le logiciel de Comptabilité financière dèsla version 2011 du 24.6.2011. Aucune option supplémentaire n'estnécessaire car cette nouvelle fonction fait partie de la version de basede la Comptabilité financière.

Elle sera libérée dans la version de base de la Comptabilité des créan-ciers, des débiteurs, Gestion des commandes et Service après-venteavec la version 2012.

Écritures répétitivesElles sont également disponibles dans la version de base de la Comp-tabilité financière dès la version 2011 du 24.06.2011.

Pages romandes74

Logiciel financier ABACUS utilisé dans le mondeentier – 790 utilisateurs Web au DFAE

Depuis l'automne 2009, les 150 établissements à l'étranger duDépartement fédéral des affairesétrangères (DFAE) travaillent avec les logiciels de comptabilité ABACUSvia Web. La centrale de Berne fait office d'exploitante de logiciels pourles 790 utilisateurs des ambassades et consulats. Le DFAE a pu réaliser ce projet prestigieux grâce au soutiendu spécialiste Axept BusinessSoftware.

La première utilisation dulogiciel financier ABACUS remontedéjà à l'année 2002. Le 1er octobre2002, la solution connue sous lenom de FINEDA est exploitée pourla première fois dans les représen-tations étrangères et à la centralede Berne. Dès 2003, toutes lesreprésentations étrangères gèrentleur comptabilité avec le logicielABACUS installé localement. Lesdonnées sont alors envoyées ettraitées à Berne. 150 comptabilitésy sont consolidées et transféréesdans le programme financier SAPde la Confédération.

passage à des clôtures mensuellesou plus fréquentes à l'étranger estirréaliste. En effet, la charge de tra-vail qui en découle pour les repré-sentations devient trop lourde. De plus, la centrale de Berne ne dis-pose plus assez de temps entre laréception des données et le trans-fert dans le système SAP pour lestravaux de révision.

Afin de pouvoir appliquer les exi-gences du NMC, il devient doncnécessaire de retravailler les pro-cessus existants du système FINE-DA et d'utiliser pour cela une tech-nique plus moderne. L'objectif prin-cipal de la centrale est de ne pluslivrer les écritures comptables desreprésentations à l'étranger avecun retard de trois mois.

Après avoir travaillé pendant quatreans avec des solutions logiciellesdécentralisées, une modificationfondamentale de l'architecturedevient nécessaire dès 2007: FINEDA devient FINEDA online.

L'impulsion est donnée lors de l'in-troduction du nouveau modèlecomptable de la Confédération(NMC) le 1er janvier 2007. Ce modè-le repose sur la clôture mensuellede l'administration. Les processusdu système FINEDA, conçus en2002, exigent la clôture trimestri-elle de chaque représentation àl'étranger et la livraison en différédes clôtures au trimestre suivantdans le système SAP. Le système nepeut plus, désormais, répondre auxnouvelles exigences. Le maintiendes processus actuels avec juste un


Dès 2007, l'étroite collaborationentre Axept, les responsables duDFAE et ABACUS Research met enavant l'idée d'une centralisation àBerne des données venant del'étranger. Le concept repose surl'installation des applications surles serveurs à Berne et sur la ges-tion centralisée des données. Lescollaborateurs des établissements àl'étranger doivent accéder au logi-ciel ABACUS via le Web. Cette solu-tion un peu futuriste à l'époque esttout à fait envisageable car la ver-sion 2007 de la Comptabilité finan-cière ABACUS arrive sur le marchéen tant que logiciel apte pour le Web.ABACUS est ainsi l'un des premiersfournisseurs à donner le signald'une nouvelle ère Internet avecl'utilisation d'une technologie Busi-ness Software. Avec cette constel-lation, les avantages pour le DFAEsont clairs: chaque comptabilité del'étranger est immédiatement dis-ponible à la centrale de Berne. Deplus, l'élimination de 150 installa-tions décentralisées à l'étrangerpermet une réduction considérabledes charges de maintenance dusystème. Les établissements àl'étranger sont également déchar-gés des tâches administrativesreprises par des spécialistes de lacentrale.

ObjectifsLes objectifs suivants ont été

formulés dans le cahier des chargesdu DFAE:

• Livraison mensuelle des donnéesconsolidées à SAP

• Ajustement de l'exercice comp-

table FINEDA à l'exercice SAP(année calendaire). Les donnéessont remises en temps réel à SAP.Les trois mois de retard doiventdisparaître.

• La surcharge de travail pour lesdouze clôtures (au lieu de quatre) par an ne doit pas serépercuter sur les représenta-tions. La centrale doit donc secharger des clôtures mensuelles,ce qui n'est possible qu'avec unesolution en ligne.

• Les travaux mensuels répétitifspour les 150 représentations àl'étranger doivent être, dans lamesure du possible, automatisés.

• La centrale doit décharger lesreprésentations avec la reprisede la gestion des utilisateurs etdes données de base et l'exécu-tion des mises à jour.

• Utilisation des nouvelles possibi-lités de la version ABACUS 2009dans la mesure où elles sont jus-tifiées pour le DFAE.

DémarcheLes travaux de base pour

l'implémentation et l'introductiondu nouveau système sont réaliséspendant la phase conceptuelle, jusqu'en mars 2008. La tenue cen-tralisée des données et les proces-sus de travail des utilisateurs pourles mois de traitement doivent êtrecréés. Au niveau de l'infrastructure,un prototype approprié permet dedémontrer qu'ABACUS est capablede traiter le volume prévu d'accèsvia Internet. La stabilité des accès,la rapidité de la bande passantedisponible sur le réseau des repré-sentations et les temps de latence

sont contrôlés. Les problèmes ap-parus, en raison des temps deréponse lents, sont enrayés grâce àl'amélioration des bandes pas-santes, la réduction des liaisonssatellites et l'optimisation du logi-ciel. Au niveau de l'application, ilfaut s'assurer que toutes les fonc-tions de la Comptabilité financièreet des débiteurs nécessaires pourl'étranger, ainsi que la solutionguichet, soient aptes à une utilisa-tion Web.

Dans le cadre de la phase d'implé-mentation, entre avril 2008 et mars2009, toutes les bases pour uneintroduction ultérieure sont misesen place. Des éléments d'applica-tion comme la gestion des utilisa-teurs, les rôles, menus, rapports,layouts, masques, listes de choix,mais aussi d'autres fonctionnalitéscomme l'outil AbaNotify ou le pro-gramme de Gestion de l'informa-tion sont implémentés dans lesversions 2008 puis 2009. Tous leséléments sont alors intensivementtestés dans deux nouveaux proto-types. En février 2009, le systèmeproductif est enfin installé et chaque composant est transféré.Parallèlement au développementdu système productif, la procédurede migration pour le roll-in des 150comptabilités de l'étranger géréessur la version 2004 est définie avecla mise à jour simultanée à la ver-sion 2009.

Pages romandes 75

Après un test pilote réussi en avrilet mai 2009 avec cinq représenta-tions de l'étranger, le roll-in défini-tif est libéré. Il comprend la migra-tion, au jour près, de 140 mandantsde l'étranger entre le 21 juillet et le18 septembre 2010. Deux jours plustard, les utilisateurs des représen-tations à l'étranger peuvent déjàtravailler sur la nouvelle versionavec des données centralisées. Unsimple manuel sur les changementsles plus importants suffit à instruirel'utilisateur final sur la nouvelleversion du logiciel. Le paramétragedu système fait en sorte que l'uti-lisateur reconnaisse facilement,dans la mesure du possible, son instrument de travail. Après la mi-gration, les responsables du projetse concentrent sur la réorganisa-tion des processus de comptabilitépendant la période de transition(clôture trimestrielle - clôture men-suelle). Le projet, qui a duré troisans, se termine avec succès en avril2010. Les échéances, le budget etles fonctionnalités définies ont étérespectés.

Les rôles des utilisateurs de l'étran-ger se réduisent à la saisie des don-nées comptables et aux extraits. Lacentrale est désormais responsablede la maintenance des données debase afin de décharger les établis-sements à l'étranger et de garantirl'homogénéité des données. Ellegère par exemple les trois types decours dans 100 monnaies étran-gères, les genres de prestation etleurs prix, le plan comptable, lagestion des utilisateurs, les extraitset modèles, etc. Tous ces compo-sants sont gérés soit de manièrecentralisée pour tous les mandantssoit pour un mandant spécifique et,si besoin, répartis automatique-ment sur tous les mandants del'étranger.

Spécifications techniques etfonctionnelles

La solution finale est exi-geante du point de vue techniqueet fonctionnel. Au niveau de lafonctionnalité, il faut prendre encompte le fait que les personnesresponsables de la comptabilité àl'étranger ne sont pas des spécialis-tes en la matière. Les utilisateursdoivent donc disposer uniquementde ce dont ils ont vraiment besoinpour travailler. Les collaborateursd'Axept maîtrisent heureusementavec succès la complexité d'unesolution simplifiée.

Malgré les différents rôles et menus du programme, il s'agit toujours du même logiciel.

Pages romandes76


Pages romandes 77

Du point de vue des exigencestechniques, le défi est de rendre lasolution utilisable 7 jours sur 7 et24h sur 24. Avec une installationutilisée dans tous les fuseauxhoraires, il est pratiquement certainque les nuits et fins de semainesont toujours décalées. De plus, lesystème doit avoir une grande dis-ponibilité et être sans défaillance.

L'accès utilisateur à FINEDA onlineest garanti de deux manières:

• Les 720 utilisateurs de l'étrangerainsi que les utilisateurs de lacentrale accèdent à l'installationcentrale via Internet grâce à latechnologie ABACUS Ultra-Light-Client (ULC). En fonctionde la définition des rôles, ils nevoient que les mandants et pro-grammes dont ils ont besoinpour leur travail.

• Douze utilisateurs de la centraleà Berne continuent à travailler demanière conventionnelle avec le logiciel via une connexionClient-Serveur. S'ils disposentdes droits de l'administrateur, ils peuvent alors utiliser toutes les fonctions des programmes ABACUS avec licence.

Structure des mandants et circulation des données de FINEDA online

Pages romandes78

Pour des raisons de sécurité, lesserveurs se répartissent sur deuxcentres de calcul et toutes lesfonctions des serveurs sont dispo-nibles en double. Une telle infra-structure permet de garantir unegrande fiabilité et disponibilité. Latenue des données mandants etdes données centrales dans MS SQLrépond aux exigences liées à la sé-curité et à une utilisation "7 x 24 h".

Atteinte des objectifsSelon le chef de projet Jörg

Portmann, les objectifs sontatteints. Le fait de centraliser lagestion des données à Berne permet de disposer des donnéesnécessaires à l'imputation dansSAP sans décalage horaire et sanslivraison de fichiers comptables.

Les écritures du mois de clôturesont soumises à une révision dansles 20 premiers jours du mois sui-vant, consolidées, converties pourl'importation et transférées dansSAP avec la date de fin du mois declôture.

Les tâches finales de clôture,comme le blocage des mois précé-dents pour les travaux de compta-bilité à l'étranger, peuvent désor-mais être réalisées efficacementpar la centrale. Berne se chargeégalement de la gestion des utilisa-teurs et des données de base. Enplus de décharger les représenta-tions de l'étranger, cette nouvelleorganisation améliore la qualité etl'homogénéité des données.

Les tâches répétitives comme l'im-pression et l'envoi de documents declôture sont automatisées dans letemps à l'aide d'AbaNotify. Si cer-taines écritures ne sont pas saisiescorrectement à l'étranger, les révi-seurs de la centrale à Berne reçoi-vent des messages électroniques.Les contrôles budgétaires com-muns à toutes les représentationss'effectuent désormais simultané-ment et plus facilement qu'aupara-vant avec la Gestion de l'informa-tion.

ConclusionGrâce au développement

visionnaire d'ABACUS Research SApour créer un logiciel de gestiond'entreprise adapté à Internet, unesolution encore impensable il y aquelques temps a vu le jour.

Design de l'infrastructure de FINEDA online


Pages romandes 79

Jörg Portmann, à propos du DFAE et de la nouvelle solution Webd'ABACUS

”La connexion online de nos établissements àl'étranger et donc la centralisation de toutes lesdonnées à Berne nous permet de toujours disposer de chiffres actualisés. La qualité des données en est améliorée. Les clôtures et la consolidation s'effectuent ainsi dans un très court laps de temps. Grâce à la fiabilité et disponibilité du système, qui dépend naturellement de la stabilité d'une connexion Internet, nous sommes très satisfaits de cette solution, aussi bienà l'étranger qu'à Berne. L'implémentation de la nouvelle solution online aété parfaite grâce aux spécialistes ABACUS d'Axept Business Software. C'estpourquoi, nous les recommandons volontiers en tant que partenaires com-pétents et expérimentés.”

Logiciels ABACUS au DFAE

Comptabilité financière: 790 utilisateursVersion de base avec les options "Mandants", "Divisions", "Bilans", "Monnaies étrangères" "Budgétisation", "Consolidation", "Interface"

Comptabilité des débiteurs: 790 utilisateursVersion de base avec les options "Mandants", "Monnaies étrangères", "Documents comptables étendus"

Solution de guichet: 790 utilisateursProgrammation individuelle - Fronted à la Comptabilité des débiteurs avec genres de prestation et table de prix

Gestion de l'information 640 utilisateurs

AbaView Report Writer 790 utilisateursAbaNotify, système d'information et de notification -Load Balancing, répartition des charges - AbaMonitor, système de surveillance des bases de données - Connexion base de données MS SQL


Roland Rufer Chef de projet / [email protected]

Grubenstrasse 109CH-3322 Urtenen-SchönbühlTéléphone +41 58 871 94 10

Spinnereiweg 6CH-8307 EffretikonTéléphone +41 58 871 94 11

Hohenrainstrasse 10CH-4133 PrattelnTéléphone +41 58 871 94 33

Rorschacher Strasse 294CH-9016 St. GallenTéléphone +41 58 871 94 30

[email protected]

Direction des ressources FinancesFreiburgstrasse 130, CH-3001 Berne

GPAO ABACUS aussi pour les petites entreprises – les entreprises de fabrication fontconfiance à un ERP suisse

Pages romandes80

La GPAO ABACUS est déjà utilisée dans 185 entreprises pour un traitement efficace des ordres defabrication. Ce logiciel fait ses preu-ves chaque jour, non seulement dansles grandes mais également dans lespetites entreprises. Parmi celles-ci, la société Küng d'Uznach, spécialiséedepuis plus de 35 ans dans la fabri-cation de très petites pièces plas-tiques techniques avec finition.

Des pièces de moulage dehaute précision sont fabriquées àpartir de nombreuses petites billesplastiques pour le secteur de lamacro. Les petites pièces de préci-sion en matière thermoplastiquepèsent moins de 0,01 gramme. Lasociété Küng est unique en songenre pour la fabrication de cespièces. ”Personne ne fait plus petit”est un des slogans de l'entreprise.Les pièces de moulage de hauteprécision peuvent être fabriquéesen petites et grandes séries. Des so-lutions globales et personnaliséessont proposées avec montage,peinture et soudage par ultrason.

Les processus de fabrication sonttrès flexibles, ce qui permet derépondre aux exigences individu-elles du client. Si nécessaire, ce dernier peut lui-même surveillertout le processus, depuis l'étape deprojet jusqu'à la fabrication finalede sa nouvelle pièce de moulage.Pour le traitement précis des ordresde fabrication, Küng fait confianceau logiciel ERP ABACUS avec saGPAO intégrée.


Pour de plus amples informations,vous pouvez contacter:

OBT AGRorschacher Strasse 63CH-9004 St. GallenTéléphone +41 71 243 34 34

Hardturmstrasse 120CH-8005 ZürichTéléphone +41 44 278 45 00

[email protected]

Highlights: Programme simple permettantune bonne traçabilité et la création d'offres spécifiques

Traçabilité complète de toutesles pièces, du développement à lapièce de série avec finition. Le clientest assuré d'une sécurité supplé-mentaire au niveau de la qualité.Au moment de l'offre, chacune deses exigences peut être prise encompte individuellement.

Pages romandes 81

Félix Küng, directeur

”En tant que partenaire, nous sommes toujours aux côtés de nos clientset pouvons répondre facilement aux différentes attentes. Il est impor-tant que nous puissions réagir rapidement à leurs exigences. Nousavons donc besoin d'un accès immédiat et efficient aux données les plusimportantes. Même avec une grande standardisation, le logiciel GPAOd'ABACUS répond à nos attentes car la solution a pu être adaptée à nospropres besoins.”

Küng AGBenknerstrasse 14CH-8730 Uznach SGTéléphone +41 55 285 30 00www.kueng-ag.ch

Küng AG: facts and figuresSecteur d’activité: Traitement des matières plastiques,

petites pièces en plastique de haute précision

Nombre de collaborateurs: 7Utilise la GPAO depuis: 2008

Logiciels ABACUS utilisésGPAO 4 utilisateursGestion des commandes 4 utilisateursComptabilité financière 4 utilisateursComptabilité des salaires 1 utilisateur

Quantités de donnéesOrdres de fabrication 1000 par anCommandes clients 1200 par anNombre d’articles / de composés 1500 Nombre de clients 216

82 Kurse / Formation

ABACUS Kursprogramm bis März 2012

Cours jusqu’en mars 2012

Anwenderkurse Wittenbach- Bern Preis proSt. Gallen Person*

Workshops gemäss AnkündigungFirmenseminar auf Anfrage

Cours de base en français Lausanne Prix par personne*

Pour les dates et toutes informations relatives aux cours en français, nous vousremercions de vous adresser à ABACUS Research SA, En Budron H14, CH-1052 Mont-sur-LausanneTéléphone 021 654 25 25, Fax 021 654 25 20Cours français de tiers :Pour d’autres cours en français organisés à Neuchâtel, veuillez consulter le site internet www.logiquinche.chou vous adresser à Logiquinche SA, Rue du Môle 1, CH-2000 Neuchâtel Téléphone 032 729 93 93, Fax 032 729 93 99

Spezialkurse Wittenbach- Bern Preis pro St. Gallen Person*

Auftragsbearbeitung/PPS Wittenbach- Bern Preis pro St. Gallen Person*

Auskünfte über freie Kursdaten und das ausführliche Schulungsprogramm erhaltenSie bei:ABACUS Research AG, KurssekretariatAbacus-Platz 1, CH-9301 Wittenbach-St.GallenTel. 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00

Anmeldungen über Internet: www.abacus.ch

Finanzbuchhaltung Mi 01. Feb. Di 10. Jan. CHF 560.–Fr 02. März Mi 14. März

FibuLight Di 24. Jan. Do 01. März CHF 480.–Gestaltbare Bilanzen Mi 08. Feb. Mi 11. Jan. CHF 560.–Anlagenbuchhaltung Do 19. Jan. CHF 560.–AbaProject Leistungs-/ Mi 29. Feb. CHF 560.–ProjektabrechnungService-/Vertragsmanagement Di 31. Jan. CHF 560.–

Di 20. März Lohnbuchhaltung Mi/Do 18./19. Jan. Do/Fr 08./09. März CHF 1120.–

Mi/Do 15./16. Feb.Human Resources Fr 02. März Mi 08. Feb. CHF 560.–Debitorenbuchhaltung Mi 18. Jan. Di 24. Jan. CHF 560.–

Di 28. Feb. Do 22. MärzKreditorenbuchhaltung Do 02. Feb. CHF 560.–

Do 08. März Fr 30. MärzElectronic Banking Di 14. Feb. CHF 480.–

Di 27. MärzAdressmanagement Di 13. März Mi 01. Feb. CHF 560.–ABACUS Tool-Kit Fr 24. Feb. CHF 560.–

Dossierverwaltung/Archivierung/ Fr 03. Feb. CHF 560.–AbaScanReportdesigner (FIRE) Do 26. Jan. CHF 560.–AbaVision Di 24. Jan. CHF 560.–

Abea Stammdaten Di 10. Jan. Di 20. März CHF 560.–Abea Verkauf Mi 11. Jan. Mi 21. März CHF 560.–Abea Verkauf Master Mi 29. Feb. CHF 560.–Abea Lager Di 07. Feb. Mi 28. März CHF 560.–Abea Einkauf Mi 08. Feb. Do 29. März CHF 560.–Abea Einkauf Master Di 17. Jan. CHF 560.–

Mo 12. MärzAbea Customizer Do/Fr 08./09. März CHF 1120.–AbaView Abea Formulardesign Di 14. Feb. CHF 560.–PPS I (Grundversion) Do 16. Feb. CHF 560.–PPS II (Option Ressourcen) Fr 17. Feb. CHF 560.–PPS Master Do 01. März CHF 560.–AbeaLight Di 07. Feb. CHF 560.–AbeaLight Master Mi 07. März CHF 560.–

Anlagenbuchh. Customizing Mi 25. Jan. Do 23. Feb. CHF 560.–Fibu Optionen I Di 17. Jan. Do 15. März CHF 560.–Fibu Optionen II Do 22. März CHF 560.–Bilanzsteuerung Di 06. März CHF 560.–Bilanzsteuerung Master Do 29. März CHF 560.–AbaProject Customizing Do/Fr 15./16. März CHF 1120.–AbaProject Auswertungen Mi 28. März CHF 560.–AbaProject Optionen Daten auf Anfrage CHF 560.–Kostenrechnung Di/Mi 21./22. Feb. CHF 1120.–Kostenrechnung Master Daten auf Anfrage CHF 560.–Lohnbuchhaltung Customizing Do 09. Feb. Di 27. März CHF 560.–Lohnarten Di/Mi 06./07. März Di/Mi 28./29. Feb. CHF 1120.–Debi Customizing Mo 30. Jan. Fr 23. März CHF 560.–Debi Master Mi 14. März Mi 25. Jan. CHF 560.–Kredi Customizing Do 23. Feb. CHF 560.–Kredi Master Do 09. Feb. Mi 15. Feb. CHF 560.–Adressmanagement Master Mi 15. Feb. Do 02. Feb. CHF 560.–Adressmanagement Optionen Di 27. März CHF 560.–AbaView Mi/Do 21./22. März Do/Fr 09./10. Feb. CHF 1120.–AbaView Master Fr 17. Feb. CHF 560.–AbaReport Di/Mi 13./14. März CHF 1120.–AbaReport Master und Update Fr 20. Jan. CHF 560.–

Mi 28. MärzAbaNotify Mi 21. März CHF 560.–Technischer Workshop Fr 27. Jan. CHF 560.–

Fr 09. MärzWorkshop Info-Management Do 01. März CHF 560.–Workshop Service-/ Do/Fr 15./16. März CHF 1120.–VertragsmanagementWorkshop E-Business Fr 23. März CHF 560.–

*exkl. MWST

Comptabilité financière sur demande CHF 560.–Comptabilité des débiteurs sur demande CHF 560.–Comptabilité des créanciers sur demande CHF 560.–Comptabilité des salaires (2 jours) sur demande CHF 1120.– AbaProject sur demande CHF 560.–

Cours d’options en français Lausanne Prix par personne*

*TVA exclue

Comptabilité financière – options sur demande CHF 560.–Comptabilité des débiteurs – customizing sur demande CHF 560.–Comptabilité des créanciers – customizing sur demande CHF 560.–Composants salaires (2 jours) sur demande CHF 1120.–ABACUS Tool-Kit sur demande CHF 560.–AbaView (2 jours) sur demande CHF 1120.–


83Varia

ABACUS-Bausoftware an Messen live erleben

ImpressumKundeninformation der

ABACUS Research AG

Abacus-Platz 1

CH-9301 Wittenbach-St.Gallen

Telefon +41 71 292 25 25

Fax +41 71 292 25 00

[email protected]

www.abacus.ch

Konzept / Gestaltung:

Ecknauer+Schoch Werbeagentur ASW

CH-9101 Herisau

Redaktionelle Mitarbeit:

matek gmbh, Zürich

Produktion:

Ostschweiz Druck, CH-9300 Wittenbach

Gezeichnete Artikel müssen nicht

die Meinung der ABACUS Research AG

wiedergeben.

Auflage: 14’000 Exemplare

Alle Rechte vorbehalten

Verfügbare Programme der Version 2011

Finanzbuchhaltung • Anlagenbuchhaltung

• Lohnbuchhaltung • Human Resources

• Debitorenbuchhaltung • Kreditorenbuch-

haltung • Electronic Banking • Auftrags-

bearbeitung • Produktionsplanung und

-steuerung • Leistungs-/Projektabrechn.

• Service- und Vertragsmanagement

• Workflow • AbaView / AbaReport

• Archivierung • E-Business • AbaShop

E-Commerce • Informationsmanagement

• FibuLight • LohnLight • AbeaLight

• Fakturierung AbaWorX • Adress-

management • AbaVision • AbaAudit

• AbaScan • AbaNotify • AbaSearch/

AbaPilot • AbaMonitor

UABACUS BUSINESS SOFTWARE

An der Swissbau in Basel und derdarauf folgenden Applitec in Luzernwird die aktuelle ABACUS vi Version2012 von AbaBau vorgestellt. Im Fo-kus stehen die ABACUS-Baupro-gramme:• Technische Bauprogramme• Werkhof• Projektverwaltung• Bau Finanz- und Rechnungswesen

ABACUS vi ermöglicht die standort-unabhängige Nutzung aller Pro-gramme. Der Zugriff erfolgt viaBrowser über das Internet oder In-tranet. An den Messen wird gezeigt,wie mit einem Windows- oderApple-Rechner Daten zentral aufeinem Server erfasst und verarbei-tet werden.

Präsentiert werden Höhepunkteaus den Technischen Bauprogram-men wie: • Leistungsverzeichnis nach NPK• Freies Leistungsverzeichnis• Offertvergleich• Ausmass und Regie• Tagesrapport• Fakturierung

AbaBau wurde kürzlich vom SMGV(Schweizerischer Maler- und Gipser-unternehmer-Verband) zertifiziert.Die Verbandsdaten für das Arbeitenund Kalkulieren mit den entspre-chenden NPK-Kapiteln stehen zurVerfügung und können in AbaBau/SMGV importiert werden.

Besuchen Sie uns auf einer derMessen und überzeugen Sie sich aneiner individuellen Präsentationvon der Leistungsfähigkeit der voll-ständig integrierten und schnitt-stellenfreien ABACUS Bau-Gesamt-lösung.

Gerne senden wir Ihnen auf Anfrage Eintrittskarten. Bestellen Sie diegewünschte Anzahl Tickets mit Angaben Ihrer Adresse und der Messe, dieSie besuchen wollen unter folgender Adresse:

ABACUS Research AG, Telefon +41 71 292 25 25, [email protected]

AbaBau Messekalender

17. – 21. Januar Swissbau Basel Halle 4.1, Stand D2001. – 03. Februar Applitec, Luzern Halle 4, Stand A 413

Tolle Angebote zum Jahresende

GIROMAT CLX.G75+Der intelligente Belegleser für alle Plattformen und Netzwerke

Der automatische Belegleser jetzt für CHF 848.– statt 998.–.

Bis 24. Dezember 2011 bestellen und volle 150 Franken sparen!

Details und Bestellungen im Shop: www.clx-shop.com

CLX.ScanPackageDer geniale Mouse Scanner und die CLX.PayApp im Bundle

Das smarte Scanning-Team jetzt für CHF 198.– statt 228.–.


Details und Bestellungen im Shop: www.clx-shop.com

CLX.PayPen Wireless for Mac

Einzahlungsscheine schnell und fehlerfrei erfassen

Der smarte Mac-Lesestift jetzt für CHF 198.– statt 248.–.


Details und Bestellungen im Shop:www.clx-shop.com

CREALOGIXE-Payment AG

Bösch 83bCH-6331 Hünenberg

Telefon +41 41 784 55 55Telefax +41 41 784 55 66

[email protected]

Unsere Weihnachtsangebote machen Ihnen das Schenken leicht. Auswählen, profitieren und Freude bereiten!

Weih

nachtsa

ktionen