La Caja Chica

5/14/2018 La Caja Chica - slidepdf.com

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El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dineroen efectivo reembolsable, que sirve para cancelarobligaciones no previsibles y urgentes, de valorreducido y que no sean factibles de satisfacer

mediante la emisión de cheques.



OBJETIVO

Los fondos de caja chica servirán única y exclusivamentepara cancelar pagos en efectivo, que por su monto reducidono sea factible de satisfacer mediante el proceso normal delReglamento de Adquisiciones de una empresa.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA

La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijob).- Caja Chica con Fondos Variables



CAJA CHICA CON FONDO FIJO.-

Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio dela operación se fija una cantidad determinada invariable paraasistir los gastos menores, que debe ser repuestos la mismacantidad cada vez que se va gastando. Este fondo no puede seraumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el

Gerente o el empresario determine la mejor forma deadministrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.-

Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al iniciode la operación o dentro de un periodo determinado se leasigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastosmenudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a lanecesidad de la misma o al volumen de pago que necesitacubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.



EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) pararealizar pagos de menor cuantía.

- Gastos de fotocopias

- Gastos de compra de medicamentos para botiquín- Gastos en taxis- pasajes urbanos- Gastos de Revistas y periódicos- Envíos de correspondencia- Gastos de llamadas telefónicas- Gastos de servicios de limpieza

- Gastos de artículos de limpieza- Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente



b).- Este tipo de gastos se efctúa el pago en efectivo.

c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondosutilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilicepara solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos).



REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DE

CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL

DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES

1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresasprivadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos demenor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. Elfondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dineroen efectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, conel objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo.

1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos porun fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivono llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes,que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques.



1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la OficinaFinanciera en cuando con el Departamento de Tesorería y serán

acordados bajos criterios que permitan su uso racional y práctico. Losgastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de bienesy servicios para el normal desempeño operativo y administrativo de laempresa.

1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será laautorizada, para asignar a la de Tesorería, Oficinas o Secciones dela empresa, el establecimiento de una Caja Chica cuyo monto estaráacorde con la importancia y función de la unidad solicitante

1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia

Financiera designará al responsable del manejo y custodia de losfondos. La designación de tal responsable puede ser cambiada,atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cadacaso en particular.



a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de ladependencia respectiva.

b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación lacorresponde a la gerencia financiera, con la base en lainformación que le suministre el jefe de la dependenciacorrespondiente.

En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueorespectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo ydocumentos que hubiere por inventario, firmado el acta de

recibido conforme. El original de ese documento será entregado ala sección de Contabilidad de la Empresa.



1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefeinmediato, sin previo aviso. El responsable esta en la obligación de

ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realiceplenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferenciade Caja, los dineros sobrantes serán inmediatamente depositados afavor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser reintegradosde inmediato por el responsable del funcionamiento de la CajaChica.

1.7 La omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamentopor parte de algún encargado, será motivo suficiente para lasuspensión temporal o definida de la custodia y administración de laCaja Chica.

1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondosde caja chica, se realizara el arqueo correspondiente por el jefeinmediato y el efectivo de Caja se depositara de inmediato a favor dela empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a lacuenta respectiva.



1.9 Es de responsabilidad del encargado del fondo fijo de cajachica, el cumplimiento de la presente directiva.

2. PROHIBICIONES

2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirirservicios, mercaderías, activos fijos, materiales o suministros,

cuando:

2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escalacontemplada en el Numeral 1.4.

2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.

2.1.3 Se trate de mercancías de existencia normal en el almacénde la proveeduría de la empresa.



2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobantes dudosos, alápiz con tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier

naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad.

2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados deninguna especie. Cualquier aclaración se podrá hacer en hojaadicional o al dorso del comprobante.

2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirsevalores que no tengan ningún nexo con el efectivo y justificantes.Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero,documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que notengan ninguna relación con el fondo.

2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizaroperaciones distintas a las que se destinan dichos fondos.

2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdocon lo establecido por las normas internas, reglamentarias yadministrativas vigentes en la empresa, él o los funcionarios

responsables, deberán reintegrar el monto erogado.



3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

3.1 Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica estedebidamente respaldado con la presentación de un justificante; y/osustentados mediante documentos debidamente autorizados; comofacturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC,importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que serealicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén,

quedando este con una copia del documento, para el control de entraday salida respectiva.

3.2 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagarácon el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas,pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

3.3 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a loestablecido deberá tener la autorización del Gerente General.

3.4 La Gerencia Financiera tomará las medidas de control previo y laOfic. De auditoria interna del control posterior de todo el movimiento que

origina el fondo fijo.



REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA

1.1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizará oportunamenteprevia documentación sustentadora debidamente autorizada. La reposiciónoportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y nopodrá ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chicaasignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/ode acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.

1.2 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de losdocumentos sustenta torios y codificación contable, a tramitar el giro delcheque de reposición por el departamento de tesorería a nombre deencargado del manejo del fondo fijo.

1.3 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendoen cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de losregistros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.

1.4 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados,

como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos paraCaja Chica.



DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a finde comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con laexistencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asílo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y eldepartamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de laGerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si

fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

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