LA HISTORIA DE LA ADMINISTRACION

La historia antigua: nos muestra vestigios de que se administraron proyectos de largo alcance. En Egipto, el propósito era la preservación de la teocracia, expresada en la construcción de las pirámides. De forma similar sucedía en la cultura china, representada en la célebre muralla, que, como se sabe, fue una estrategia de guerra.

También podemos observar que los romanos y griegos logran dirigir actividades que requieren una amplia coordinación colectiva. Roma, donde la administración intervino principalmente para la guerra de expansión y también en la construcción, cultura, política, religión, deporte, entre otras actividades. Por el lado de Grecia, fue utilizada para la cultura y los motivos religiosos, nos referimos a la construcción de museos, templos y otros similares. En todas estas sociedades, naturalmente, existían el comercio y la artesanía como motivos empresariales.

Avanzando en la historia, encontraremos que, en la Edad Media, los motivos principales fueron la guerra, la política y la religión; por consiguiente, la administración sirvió a estos propósitos. No obstante, también podemos encontrar motivos empresariales incipientes en el comercio, como fue el caso de Venecia. A través de estos y otros muchos ejemplos, podemos precisar que los propósitos en diferentes momentos de la historia han servido para el avance de la administración como conocimiento y como instrumento. La historia de la evolución de la administración es interesante, no sólo como una necesidad de aprendizaje cultural, sino también para conocer cuál fue el origen de los conceptos, principios, metodologías y criterios que tiene actualmente, así como su aplicación en la organización moderna. Veremos que la construcción de este conocimiento se ha producido con la participación o aporte de teóricos, empresarios, personajes líderes de la historia, así como profesionales y científicos. Este enfoque multidisciplinario le ha dado a la administración el carácter universal que hoy ostenta.

En los albures de la historia de la administración hay dos eventos de gran importancia, los aportes de Adam Smith (1776) y la primera revolución industrial (finales de S.XVIII): Fue Adam Smith quien revolucionó el pensamiento económico con su tratado “La riqueza de las naciones” que, entre otras ideas, preconizaba las ventajas de la división del trabajo (Robbins 2010: 25). Smith concluyó que esta aumentaba la productividad, ya que perfeccionaba la habilidad y la destreza de los trabajadores, ahorraba el tiempo perdido en cambiar de una tarea a otra, y, con la invención de técnicas y máquinas, se ahorraba mano de obra (Robbins 2010: 25). Actualmente, la división de trabajo es un concepto común en cualquier actividad.La Teoría de la Administración, que suele considerarse como un fenómeno relativamente reciente, pero que en realidad empezó a tomar forma con la industrialización de Europa a partir del siglo XVIII y de Estados Unidos en el siglo XIX. 1En La primera revolución industrial, cuando se remplaza la fuerza de trabajo humana mediante la incorporación de grandes maquinarias en la industria y empieza a ser más económico elaborar productos en las fábricas que en los hogares, este auge y crecimiento marca el inicio de la necesidad de la administración del trabajo industrial.

Ahora revisaremos los principales aportes teóricos recogidos a través del tiempo por diferentes protagonistas guiados por un objetivo común: obtener una mejor productividad a través de una gestión exitosa.La teoría de la administración que estudia la teoría de las organizaciones en general y las empresas en particular es una teoría en creciente expansión y ampliación. Comenzó inicialmente estudiando algunos aspectos específicos orientados hacia los problemas más concretos e inmediatos, luego fue expandiéndose y ampliando su objeto de estudio de manera paulatina.

Conocida también como la teoría del método científico, buscó el mejor método para la realización del trabajo. Tuvo como representante a Frederick Taylor, ingeniero mecánico de profesión, que efectuó el análisis y el diseño del trabajo al establecer estándares, de modo que las tareas del trabajador estuvieran acorde a sus capacidades y aptitudes. La creatividad, el ingenio y la innovación fueron consideradas vitales para modificar las condiciones del trabajo y de los procesos de producción. Es necesario mencionar que la administración científica se centraba en el trabajo de la fábrica o de la planta de producción para resolver los problemas y mejorar la productividad de la empresa. Con la publicación de "Los principios de la administración científica" (Robbins 2010: 26), en 1911, difundió sus postulados y experiencias por todo el mundo, sobre todo en Estados Unidos y Europa.

Siguiendo a Taylor, Frank y Lilian Gilbert aportaron a la teoría científica el estudio de los movimientos manuales y corporales en el trabajo, con la finalidad de eliminar aquellos movimientos que representaban desperdicios de tiempo y disminuir la fatiga del trabajador. Inventaron el micro cronómetro, y filmaron y estandarizaron los movimientos en lo que denominaron los therbligs -17 movimientos básicos en el trabajo-, contribuyendo así a la búsqueda constante del mejor método.La teoría de administración científica fue uno de los mayores aportes al conocimiento de la administración. Sin embargo, su implementación en la empresa no fue la adecuada y, entre otras consecuencias, dio origen a las luchas sindicales, casualmente en Estados Unidos, ya que no se conservó la equidad entre los incentivos económicos y la exigencia para alcanzar la productividad. Podemos aseverar que abrió una brecha entre empresa y trabajador que nunca fue solucionada, a pesar de los movimientos sindicales.Hoy las organizaciones y las empresas utilizan los criterios y métodos de la teoría de la administración científica tanto para productos como para servicios. Busca que el trabajador posea competencias, se encuentre motivado, maneje sus tiempos y movimientos, divida e integre su trabajo y se comprometa con el resto de los trabajadores.

A diferencia de Taylor, que se centraba en la productividad de la fábrica, Henry Fayol y la teoría clásica de la administración determinaron que la empresa no estaba compuesta únicamente por la planta, sino que coexistían otras funciones, como la compra, la venta, el pago de los trabajadores, la contabilidad, entre otros, que también debían ser administradas. Estas funciones son:

Funciones técnicas: Relacionadas con la producción de bienes y servicios Funciones comerciales: relacionadas con la compra, venta e intercambio Funciones financieras: relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales Funciones de seguridad: relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas Funciones contables: relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas Funciones administrativas: relacionadas con las otras cinco ya que las coordinan y sincronizan

Asimismo, señala que la administración tenía características propias y diferentes de las actividades que hoy conocemos como ejecutivas u operativas. La teoría se basaba en tres elementos: la administración de la organización como conjunto, las funciones administrativas y las catorce reglas de la administración.

La administración de la organización -o práctica gerencial-, reunía un conjunto de actividades o tareas ejecutivas u operativas dirigidas hacia lo que hoy se conoce como management. Las funciones gerenciales, por su parte, incluían planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, y, en términos prácticos, se hicieron válidas dentro de las rutinas de las organizaciones, siendo necesario aclarar que Fayol definía “dirigir” como sinónimo de “comandar”.Finalmente, los catorce principios flexibles y universales que hoy conforman la base de los diseños y estructuras modernas. Ellos son:1. División del trabajo por especialización, que redunda sobre la eficiencia.2. Autoridad que es el derecho inherente de los administradores para dar órdenes.3. Disciplina sobre el respeto de los trabajadores hacia las normas o reglas de la organización.4. Unidad de mando o que las órdenes son impartidas por un solo jefe.5. Unidad de dirección que se refiere a la existencia de un solo plan de acción que guie a administradores y trabajadores.6. Subordinación de intereses, existiendo prioridad por los referidos a la organización.7. Remuneración con carácter de ser equitativa.8. Centralización o grado en que los trabajadores e involucran en la toma de decisiones.9. Jerarquía o línea de autoridad que va desde los gerentes hasta los supervisores.10. Orden en el sentido de contar con los materiales en el lugar y momento oportunos.11. Equidad o igualdad de condiciones entre obligaciones y derechos del trabajador.12. Estabilidad en puestos que significa la garantía de disponibilidad de reemplazos para cubrir vacantes.13. Iniciativa para mejorar el trabajo o brindar ideas.14. Espíritu de grupo para preservar la armonía y unidad.

La contribución de Max Weber se concentró en la estructura de la organización y las relaciones de autoridad, proponiendo una organización ideal denominada burocracia; un sistema de organización planeado para asegurar la eficiencia y la eficacia.Este se basa en cinco principios:Principio 1: Autoridad, en un sistema burocrático se debe obediencia al jefe no por sus cualidades personales, sino porque ocupa una posición que posee autoridad y responsabilidad.Principio 2: Relaciones impersonales, en una burocracia, las personas deben ocupar puestos según su desempeño, no por su lugar en la sociedad ni por sus relaciones personales.Principio 3: División del trabajo, debe especificarse claramente las responsabilidades de cada puesto así como sus relaciones con las demás posiciones de la organización. Cuando las tareas están especificadas con claridad, administradores y trabajadores saben qué se espera de ellos qué esperar unos de otros.Principio 4: Jerarquía bien definida, la autoridad se ejerce con eficacia en una organización cuando las posiciones están organizadas en una jerarquía.Principio 5: Estructura, normas y reglas los administradores deben crear un sistema bien definido de reglas, procedimientos y normas de operación uniformes para que puedan controlar el comportamiento de la organización.

Los aportes de Henry Fayol (teoría Clásica de la administración) y Max Weber (Burocracia), se complementan para dar pase a la TGA (Teoría General de la Administración) cuyo enfoque abarca la organización como un todo.La vigencia de esta teoría se mantiene; además, debemos considerarla como muy importante, ya que la labor gerencial utiliza las funciones de planeación, organización, dirección y control. La dirección, actualmente, ya no solo significa comando, sino, más bien, conducción, que se genera a partir del liderazgo y la motivación. Por su parte, el papel de la coordinación facilita el avance de los procesos. La estructura se sustenta también en las reglas de Fayol, asegurando el trabajo con normas existentes, estándares y políticas, que componen el marco de actuación. El tamaño de la empresa no es condicionante para aplicar esta teoría. Hoy es un requisito ineludible ser formal o estar formalizado; asimismo, la globalización impulsa a que las empresas se corporativicen y fusionen, y su cobertura de mercados distantes requiere asegurar lo planeado y organizado, instalando sistemas de control efectivos.

Podemos afirmar que la administración estructurada -término que trata de englobar la teoría científica, el proceso administrativo y la burocracia-, también llamada “administración tradicional” por Hellriegel representaba el trabajo organizado de las empresas: el lazo que mantenían las personas con la organización era únicamente el trabajo y en los gerentes imperaba la racionalidad. El lado humano se dirigía hacia lo laboral; por ejemplo, Taylor subordinaba la motivación a los incentivos para alcanzar a la productividad. Recordemos que, entre 1900 y 1930, la presencia de la lucha social y la representación de los trabajadores por medio de los sindicatos, consigue la legalidad definitiva, tratando de resolver los problemas de los trabajadores, muchos de ellos generados por la aplicación de los instrumentos de la administración estructurada. Como dijimos en párrafos anteriores, en esta etapa se produjo la brecha ahondada por la crisis económica de los años treinta. Por ende, ello impulsó la búsqueda de elementos humanos no considerados hasta ese momento por la administración y las empresas.

En ese contexto se realizaron los experimentos de Hawthorne (en la fábrica de Western Electric, en una localidad cercana a Chicago), dirigidos por Elton Mayo. quien utilizó técnicas científicas para analizar el trabajo de las personas descubriendo el impacto del trabajo en grupo y la incidencia la productividad. Los experimentos, desarrollados en etapas y culminados en 1932, tuvieron impacto en el aumento de la iluminación, horarios, incentivos, mejora de métodos, pausas de descanso, supervisión flexible y una mejor medición de la productividad. A pesar de la crítica y el aparente descrédito, los experimentos, luego de concluidos y tras una etapa larga de entrevistas a los trabajadores -quienes manifestaban considerarse por primera vez importantes para la empresa-, se llegó a conclusiones asociadas a las relaciones humanas de los grupos, como las siguientes:

• El trabajo es una actividad grupal y social.• Cada trabajador responde a todas las situaciones como parte del grupo.• Es necesario contar con jefes democráticos y participativos.• Cada trabajador necesita encontrarse junto a otras personas o sentirse parte de un grupo (sentido de pertenencia).• La sociedad industrial desintegra los grupos básicos de la sociedad, como la familia, los amigos, entre otros.

En nuestros días, la función de dirección se realiza incorporando el enfoque de los grupos, tanto formales como informales. La cultura propicia las manifestaciones sociales, e integra al trabajador asertivamente, apoyando también en la preservación de los grupos sociales básicos para contrarrestar el impacto de la sociedad industrial.

Esta teoría gira en torno de la conducta administrativa, el estudio de cómo deben conducirse los administradores para motivar a los empleados y alentarlos a tener un buen desempeño y comprometerse con las metas de la organización. (Jones 2006:57)Denominada también teoría del comportamiento organizacional (CO), señala que el individuo se comporta dentro de las organizaciones en función del impulso que recibe de ellas. Se enfoca en la motivación, las necesidades y las metas de las personas, desarrollando modelos de liderazgo, comunicación y toma de decisiones para enlazar las metas individuales con las organizacionales. A través de la motivación, la actitud de las personas se orienta hacia el requerimiento de la empresa. Casualmente, al tratar las teorías de motivación, veremos que todas ellas se dirigen a mantener satisfechos a los trabajadores, combinando el trabajo, la estructura de la organización y el liderazgo de los administradores.Hoy el comportamiento humano en el trabajo es estudiado y aplicado en todas las organizaciones del mundo, ya que los trabajadores son impulsados a poner en juego lo mejor de sí sin manipulaciones ni imposiciones.

Esta teoría es muy importante para la organización, ya que, a través del holismo, se describe a la empresa como un ‘todo’, teniendo sus componentes efectos combinados en el desempeño de la empresa, de una manera positiva o negativa. Se complementa con la sinergia, que se define como la suma de esfuerzos de las partes de este todo para alcanzar los objetivos de la organización. La empresa es concebida como un sistema abierto que interactúa con el entorno, así como los sistemas de información transforman elementos de entrada en elementos de salida. Haciendo el paralelo, en la empresa se reciben insumos, se elaboran productos o servicios, y luego se entregan a los clientes. La interacción con el entorno se representa en la necesidad de los clientes: sus pedidos forman parte de los insumos, interviniendo también elementos logísticos. Con esta información, las áreas de producción elaboran los productos finales que luego son puestos en los mercados para la satisfacción de estas necesidades. En la última década, la teoría de sistemas se ha renovado y sigue vigente en razón de que la empresa condiciona sus actividades: cambia, avanza o produce de acuerdo a lo que dicta el entorno.

Las situaciones positivas o negativas que se presentan durante el desarrollo de las operaciones afectan a la empresa en su ejecución. Por ello, requiere de métodos particulares para afrontar esas situaciones; es decir, ser contingente. En estos casos, debe enfatizarse la vigilancia del entorno, así como el uso apropiado y estratégico de la tecnología. Esta teoría concuerda también con la teoría de sistemas, que vimos en la sección anterior, según la cual la empresa requiere trabajar como sistema abierto.

La contingencia, que es la capacidad de prepararse para afrontar o aprovechar las situaciones que provienen del entorno , no actúa bajo esquemas definidos: depende de la creatividad con la que se diseñen los planes de contingencia. Asimismo, cada empresa afronta situaciones distintas, por lo que debe emplear métodos de contingencia diferentes.Actualmente, las organizaciones, desde la misma planificación, establecen cómo afrontarán los imprevistos, mediante los denominados planes de contingencia, para poder cumplir con los objetivos esperados. Por otro lado, y en la medida de que las organizaciones aprenden a adaptarse al cambio, mejoran los planes de contingencia.

Hasta este punto hemos revisado los aspectos más relevantes de las teorías administrativas, podemos observar que los aportes muestran enfoques diferentes para dar respuesta a las necesidades empresariales, estos enfoques se dirigen a cinco variables básicas: Las tareas, la estructura, las personas, la tecnología y el ambiente. En la actualidad la teoría administrativa se dirige a lograr el equilibrio entre estas variables básicas, orientándose a un constante proceso de adaptación en un ambiente de constante cambio.

La globalizaciónLa globalización, entendida como acercamiento del mundo, se expresa en diferentes dimensiones y una de ellas es la empresarial: la cobertura geográfica de los mercados (tanto de clientes como logísticos), la elaboración y comercialización a través de licencias y, dentro de ellas, de franquicias, la facilidad de las transacciones a distancia (gracias a los sistemas y las telecomunicaciones), y otros aspectos que veremos más adelante.La éticaLa necesidad de incorporar e imbuir al administrador en la ética, la moral y los valores se establece, en principio, para que los actos de los gerentes sean los correctos en función de las normas de la empresa y de la sociedad. Cotidianamente nos enteramos de acciones incorrectas en cualquier parte del mundo: los ejemplos abundan. Pero el problema va más allá, cuando los propios empresarios inducen a los administradores a realizar actos indebidos respecto a sus productos o servicios, o fraguar los resultados. Las acciones incorrectas forman parte de los sistemas empresariales y las decisiones gerenciales y administrativas.La diversidad de la fuerza de trabajoLa diversidad laboral se expresa de diferentes formas, como el sexo, la cultura, la edad, el tipo de contrato laboral, la cantidad de trabajadores, la participación de la mujer, la inclusión de discapacitados, el nivel de ingresos, o la abolición de la discriminación. En gran parte, depende también de las leyes laborales de cada país. El reto es saber cómo dirigirse y relacionarse con diferentes tipos de trabajadores, lo que siempre se acompaña de problemas y necesidades a resolver.

El espíritu emprendedorRobbins (Robbins 2005: 40) define al espíritu emprendedor como el proceso por el que un individuo o grupo empeña sus esfuerzos organizados en busca de oportunidades, para crear valor y crecer, satisfaciendo necesidades y deseos mediante la innovación y diferenciación, sin importar con qué recursos cuenta en ese momento. Este espíritu emprendedor es impulsor del cambio y el avance en las empresas, posibilitando, además, la creación de nuevas organizaciones; sobre todo, de pequeñas empresas. Los negocios-eEl comercio electrónico, a través de Internet y de redes externas e internas, posibilita el intercambio de productos y servicios sin importar la distancia geográfica o física. Potencia el movimiento de los mercados para obtener mayores cantidades de productos o disponer de alternativas de compra.Administración del conocimientoRobbins (ROBBINS 2005: 42) define al conocimiento como el fomento de una cultura del aprendizaje en la que los integrantes de la organización acumulan conocimientos de modo sistemático, compartiéndolos con sus compañeros para mejorar el desempeño.El aprendizaje en la organizaciónGracias a la tecnología y a la acumulación de las experiencias, las organizaciones, en conjunto, aprenden permanentemente, lo que permite modificar su estructura, procesos, personas y productos con la finalidad de asegurar la permanencia en el mercado.Administración de la calidadLa calidad establece un producto que tiene valor para el cliente en razón de sus necesidades. De este modo, el comprador estará dispuesto de volver a adquirirlo siempre y cuando conserve las mismas características hasta llegar a su verdadero posicionamiento. Será posible asegurar la calidad en la medida de que exista una administración de la misma, expresada en su planificación, organización y control efectivo.

La administración, desde siempre, ha sido inseparable de la vida del ser humano, pues ha establecido el orden sobre acciones, prioridades, necesidades y propósitos, para los que se asocian tiempo, recursos y actividades. Sabemos que el ser humano, como individuo, utiliza también elementos de la administración en sus quehaceres cotidianos.A lo largo de la historia, el hombre se ha trazado objetivos y para alcanzarlos ha desarrollado métodos que le permitan obtener los mejores resultados, optimizando el uso de sus recursos. En este sentido podemos decir que la evolución de la administración acompaña a la de las empresas. “Se producen cambios en las prácticas administrativas cuando administradores, teóricos, investigadores y asesores buscan formas nuevas de incrementar la eficiencia y la eficacia de la organizaciones”

Hemos visto que la administración recién cobró forma durante todo el siglo XX, a pesar de haber estado presente desde hace milenios.• Primera Revolución Industrial da inicio al surgimiento de la empresa, ya que, por primera vez, se masificó la producción para atender a mercados que la requerían, con un soporte vital, como fue el avance tecnológico.• El mayor crecimiento empresarial se produjo durante la Segunda Revolución Industrial, momento en el que el empresario empezó a dejar el mando de las organizaciones a los profesionales, se requirió el apoyo de especialistas de diversas disciplinas; con su participación, empezó a revolucionarse la administración en la empresa.