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IMPRESE X INNOVAZIONE
La posta elettronica certificataRisparmiare attraverso il passaggio dall’affrancatura al digitale
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Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Eds Italia.
Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between Spa, Confindustria Servizi Innovativi, Gruppo Spee, Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia, Idc Italia, Microsoft, Telecom Italia.
Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti:[email protected]
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La posta elettronica rappresenta uno stru-mento di ampissima diffusione per le carat-teristiche di semplicità, immediatezza edefficacia ed è frequentemente utilizzatanelle comunicazioni interpersonali e d’uf-ficio, per scambi di messaggi, comunica-zioni di appuntamenti, trasmissione di filee documenti digitali di qualsiasi genere. Ta-li comunicazioni, talvolta anche a caratte-re formale, riguardano prevalentementeutenti tra loro noti. D’altra parte la diffiden-za ad utilizzare la posta elettronica, tra sog-getti generalmente tra loro non noti o quan-do la comunicazione assume un valore le-gale, è giustificata da alcune “debolezze”intrinseche dello strumento. È tecnicamen-
te possibile, per un abile falsario, falsifica-re il mittente, l’orario di invio, la notificadi ricezione e altri elementi di un messag-gio di posta elettronica. Inoltre, alla postaelettronica tradizionale mancano la stan-dardizzazione delle ricevute e dei compor-tamenti dei gestori, sia nei casi di attribu-zione delle caselle sia nel trattamento del-le mail in caso di anomalia. Infine, è op-portuno aggiungere che chiunque, dotatoanche di un solo personal computer, puòrealizzare un sistema completo di postaelettronica ed essere dunque gestore delservizio.L’e-mail è ormai lo strumento di comuni-cazione elettronica più utilizzato per lo
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LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Risparmiare attraverso il passaggio dall’affrancatura al digitale
scambio di comunicazioni. “La posta elet-tronica” o e-mail (acronimo di ElectronicMail) è un mezzo di comunicazione in for-ma scritta via Internet. Il principale vantag-gio dell’e-mail è l’immediatezza.I messaggi possono includere testo, imma-gini, audio, video o qualsiasi tipo di file.La posta elettronica certificata (PEC) è unsistema di posta elettronica in grado di su-perare le “debolezze” della posta elettroni-
ca e di poter essere utilizzata in qualsiasicontesto nel quale sia necessario avere pro-va opponibile dell’invio e della consegnadi un determinato documento. La postaelettronica certificata si presenta comeun’innovazione capace di generare enormirisparmi sul piano economico nei settoripubblici e privati e di semplificare i rappor-ti tra privati e tra costoro e la Pubblica Am-ministrazione. La normativa, necessaria in un paese comel’Italia dove il diritto trae fondamento dauna tradizione scritta (civil law), ha stabili-to il formato delle ricevute e le caratteristi-che tecniche di funzionamento, ha inoltre
introdotto e disciplinato, nell’ordinamentoitaliano, la figura del gestore del servizio diposta elettronica certificata (fornitore delservizio).Utilizzando un parallelo con il mondo car-taceo, potremmo dire che la posta elettro-nica sta alla lettera ordinaria come la postaelettronica certificata sta alla raccomanda-ta. Tuttavia il sistema di posta elettronicacertificata risolve alcune carenze intrinse-che della raccomandata tradizionale:• la conoscibilità certa della casella mit-
tente e, quindi, del titolare, mentre nonè tracciato colui che spedisce una racco-mandata;
• la possibilità di legare in maniera certaed opponibile la trasmissione con il do-cumento trasmesso, tale possibilità è pre-clusa con la raccomandata.
Un’ulteriore caratteristica della posta elet-tronica certificata è quella di essere adattatanto ad uno scambio tra individui quantoa quello tra applicazioni.Un’organizzazione può ricevere attraversomessaggi di posta elettronica certificata do-cumenti che possono essere immediatamen-te trattati da un’applicazione informatica,grazie alle caratteristiche delle ricevute.L’utente abituato all’utilizzo della postaelettronica non dovrà cambiare abitudinioperative o installare particolari software epotenzialmente potrà inviare o ricevereraccomandate elettroniche in una qualun-que ora e giorno dell’anno da un qualun-que dispositivo collegato ad una rete tele-matica.L’utente che voglia utilizzare la posta elet-tronica certificata potrà contare su livelli mi-nimi di servizio garantiti dalla norma ed unatrasparenza delle offerte assicurata dallapubblicazione in internet, da parte di ognigestore, di un manuale operativo relativo alservizio offerto. In tale manuale, tra l’altro,l’utente può trovare le caratteristiche di cia-scuna offerta e può in questo modo orien-tarsi tra le diverse proposte che, oltre al ri-spetto dei numerosissimi requisiti tecnici,contengono servizi aggiuntivi che valorizza-no e differenziano le singole proposte.Il lettore può trovare nell’opuscolo la de-scrizione della posta elettronica certificata,le modalità di funzionamento, le funziona-lità per gli utenti, alcuni suggerimenti perl’utilizzo, gli utilizzatori di tali servizi e lecaratteristiche dei gestori.
COME FUNZIONA LA PEC
In questo capitolo viene proposta la de-scrizione funzionale del servizio con l’e-videnza di tutti gli “attori”, a vario titolo,coinvolti nel processo di invio/ricezionedi un documento informatico.Iniziamo, quindi, elencando gli attoricoinvolti:• l’utente mittente, cioè il soggetto che
ha l’esigenza di inviare un documentoinformatico;
• l’utente destinatario, il soggetto al qua-le sarà destinato l’oggetto dell’invio;
• il gestore del mittente, il soggetto conil quale il mittente mantiene un rappor-to finalizzato alla disponibilità del ser-vizio di PEC;
• il gestore del destinatario, il soggettocon il quale il destinatario mantiene unrapporto finalizzato alla disponibilitàdel servizio di PEC;
• la rete di comunicazione, che tipica-mente può essere considerata internet;
• il documento informatico, realizzatodal mittente ed oggetto dell’invio versoil destinatario.
Sia il mittente che il destinatario devonodisporre di un PC (o altro idoneo disposi-tivo) e della connessione al proprio gesto-re di PEC. Di seguito si considererà il ca-so più generale che prevede che il mitten-te ed il destinatario facciano riferimentoa due gestori diversi; le successive consi-derazioni valgono comunque anche nelcaso in cui mittente e destinatario faccia-
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no riferimento ad uno stesso gestore. Ilpunto di partenza del processo coinvolgeil mittente che con i propri strumenti pre-dispone uno o più documenti informati-ci; è bene ricordare che la PEC è un ser-vizio di trasporto ed in quanto tale nonentra nel merito di ciò che è oggetto deltrasferimento dal mittente al destinatario.Quindi il mittente, con la PEC, può invia-re qualsiasi tipo di documento informati-co, ad esempio un testo, un’immagine, unprogramma e così via.Predisposto l’oggetto dell’invio, il mitten-te si deve far riconoscere dal sistema diPEC del proprio gestore secondo le mo-dalità da questi previste. Una modalitàche potrà trovare ampia diffusione sarà adesempio la classica accoppiata user-
id/password; ciò non toglie la possibilitàdi adottare modalità diverse e con mag-giori livelli di sicurezza quali, ad esem-pio, le smart card. Superata la fase di ri-conoscimento, il mittente, utilizzandol’interfaccia disponibile, che verosimil-mente sarà il classico client di posta elet-
tronica o in alternativa un web browser,predispone il messaggio di PEC e, quindi,lo invia. È bene evidenziare che il mitten-te opererà secondo le abituali modalitàpreviste per l’invio di un messaggio di po-sta elettronica convenzionale.A seguito dell’invio, il sistema di PEC delmittente effettua una serie di controlli fi-nalizzati a verificare la correttezza forma-le del messaggio e l’assenza di virus. Nelcaso i controlli evidenziassero delle criti-cità il messaggio non verrebbe inoltratoverso il destinatario ed il mittente riceve-rebbe una ricevuta, firmata elettronica-mente dal proprio gestore di PEC, conte-nente l’informazione che l’invio non ha
avuto luogo e le relative motivazioni. Qualora i controlli, realizzati in fase di in-vio, non rilevino criticità, il gestore mit-tente provvede ad inserire, come allega-to, il messaggio preparato dal mittente eda firmarlo digitalmente. Quest’ultima ope-razione è finalizzata a garantire l’inalte-rabilità del messaggio che il mittente hapredisposto per l’invio.A questo punto, il gestore mittente prov-vede ad inoltrare tramite la rete il messag-gio verso il gestore destinatario.Quest’ultimo, ricevendo ciò che è stato inol-trato dal gestore mittente, provvede ad effet-tuare una serie di verifiche finalizzate a con-trollare la provenienza (da un gestore PECiscritto nell’apposito elenco) e l’integrità delmessaggio ricevuto. Questi ultimi controllisono finalizzati ad avere tutte le garanzie inmerito alla non alterazione del messaggionel suo transito tra un gestore ed un altro.Fra i controlli effettuati, anche in questocaso si rileva l’eventuale presenza di vi-rus che bloccherebbero l’inoltro del mes-saggio verso il destinatario. Questa situa-
zione comporta una notifica, al mittente,di mancata consegna del messaggio invia-to per problemi di sicurezza.Il gestore destinatario, quindi, procede a de-positare il messaggio nella casella del desti-natario. A conclusione di questa operazio-ne, il gestore destinatario provvede ad in-viare la ricevuta di avvenuta consegna almittente. Tale ricevuta attesta che il messag-gio inviato dal mittente è stato depositatonella casella del destinatario, (indirizzo te-lematico da questi prescelto) ed inoltre puòevidenziare anche il contenuto dell’invio(una delle opzioni prevede nella ricevutal’intero messaggio inviato). Anche in questocaso la ricevuta di avvenuta consegna è fir-mata elettronicamente dal gestore destina-tario, al fine di garantire la validità giuridi-ca della stessa nei casi di utilizzo.Il destinatario appena ha disponibile nel-la sua casella il messaggio ricevuto, dinorma riceve dal sistema di posta elettro-nica una notifica dell’evento e, quindi,può accedere al messaggio per la lettura(da notare che si tratta di una prestazionedei sistemi di posta elettronica sui qualisi basa la PEC e non dei sistemi PEC). Èimportante evidenziare che il sistema diPEC, essendo un sistema di trasporto, nonconsidera la lettura del messaggio, poichéè un’azione successiva al completamentodel processo di trasporto del messaggio,coerentemente con il fatto che il messag-gio consegnato all’indirizzo telematicoprescelto dal destinatario si intende nelladisponibilità di quest’ultimo esattamente
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quando viene depositato nella relativa ca-sella PEC che corrisponde al predetto in-dirizzo. Nelle due situazioni di invio e ri-cezione laddove il gestore rilevi la pre-senza di virus nel messaggio, non devetrasmetterlo e deve mantenere il messag-gio in un apposito archivio per una dura-ta di trenta mesi, così come previsto dal-le norme, al fine di poter effettuare suc-cessive verifiche circa l’evento rilevato.Nella figura 1 è proposta una rappresen-tazione grafica di quanto appena esposto.
I PUNTI DI FORZA E I RISPARMIDELLA PEC
La PEC per come è stata progettata è ingrado di garantire una serie considere-vole di funzionalità che costituisconodei significativi vantaggi rispetto ai ser-vizi tradizionali oggi utilizzati. In parti-colare, per capire le potenzialità e learee di applicazione della PEC, è oppor-tuno partire da un elenco dei suoi prin-cipali punti di forza:
• certificazione dell’avvenuta consegnadel messaggio nella casella di posta deldestinatario del messaggio e dei suoicontenuti;
• certificazione degli allegati al messaggio;• possibilità di allegare al messaggio
qualsiasi tipologia di informazione e/odocumento in formato digitale (comeper l’e-mail tradizionale);
• archiviazione da parte del gestore ditutti gli eventi, comprese le ricevute econ l’esclusione dei messaggi originari,per un periodo di trenta mesi;
• semplicità di trasmissione, inoltro, ri-produzione, archiviazione e ricerca deimessaggi (punti di forza tipici anchedell’e-mail tradizionale);
• economicità di trasmissione, inoltro, ri-produzione, archiviazione e facilità diricerca (quantomeno rispetto ad unaraccomandata tradizionale);
• possibilità di invio multiplo, cioè a più
destinatari contemporaneamente (e ve-rosimilmente con costi molto più bassirispetto a quelli della raccomandata);
• tracciabilità della casella mittente e,quindi, del suo titolare;
• velocità della consegna (tipica anchedell’e-mail);
• possibilità di consultazione ed uso an-che da postazioni diverse da quella delproprio ufficio o abitazione (basta unqualsiasi dispositivo, non solo PC, con-nesso ad Internet e un normale browserweb) ed in qualunque momento, graziealla persistenza del messaggio nella ca-sella di posta elettronica;
• elevati requisiti di qualità e continuitàdel servizio;
• applicazione delle procedure atte a ga-rantire la privacy dei dati personalinonché la sicurezza;
• garanzia dell’identità del mittente (tito-lare della casella).
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FIGURA 2 - IL VALORE AGGIUNTO DELLA PEC RISPETTO AD ALTRI CANALI DI COMUNICAZIONE
PEC
PEC
PEC
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Fax
Raccomandata A/R
Consegna brevi manu
✔ certezza consegna✔ valore legale✔ certezza casella mittente
✔ velocità e semplicità✔ valore legale✔ ubiquità
✔ certezza del contenuto✔ velocità e semplicità✔ tracciabilità mittente✔ ubiquità✔ costi
✔ velocità e semplicità✔ costi✔ ubiquità
VALORE AGGIUNTO DELLA PEC
DOMINIO PEC DEL MITTENTE
DOMINIO PEC DEL RICEVENTE
MESSAGGIO
GESTORE PECRICEVUTA DIACCETTAZIONE
GESTORE PEC
MESSAGGIOIMBUSTATO
E CERTIFICATO
MESSAGGIOIMBUSTATO
E CERTIFICATO
RICEVUTA DICONSEGNA CASELLA DI POSTA
ELETTRONICA
I gestori delle PEC eseguonoi controlli su provenienza
ed integrità del messaggio,e “imbustano” la mail
FIGURA 1 - FUNZIONAMENTO DELLA PEC
Pubblica AmministrazionePer quanto riguarda i vantaggi per la PA,basti pensare che, secondo le stime inpossesso del Ministro per l’Innovazione ele Tecnologie, si calcola che la PEC sia ingrado di generare per la PA un risparmioconsiderevole: 2 euro di spesa contro i 20per l’invio tradizionale di ogni comunica-zione “raccomandata”.Come accennato i vantaggi aumentanoconsiderevolmente se la PEC entra in unflusso di gestione documentale automa-tizzato. Ulteriori vantaggi derivanti allaPA dall’utilizzo della PEC sono la diminu-zione dei contenziosi, in merito alla rice-zione e invio di documenti e la consisten-te riduzione dei tempi delle pratiche.
Business communityPer quanto riguarda le comunicazioniB2B, le aziende possono utilizzare la PECcon i propri fornitori, clienti, partner, ca-
nali di vendita ecc., per comunicazionisia di tipo economico (ad esempio, l’in-vio di fatture) e/o di tipo giuridico (adesempio, per invio di un contratto). Bastipensare alle diverse forme di comunica-zione che oggi attivano le banche (es. in-vio estratti conto), le assicurazioni o leutilities per la consegna di contratti e del-le utenze.
Il punto di vista dell’utenteLa posta elettronica certificata è ormaiuna realtà che cambierà le modalità dicomunicazione non solo fra le imprese,ma anche fra queste e la Pubblica Ammi-nistrazione; inoltre, anche i normali citta-dini avranno un notevole risparmio ditempo e denaro comunicando con la Pub-blica Amministrazione utilizzando questonuovo sistema, quando fino a ieri era pos-sibile utilizzare solo la tradizionale rac-comandata A/R.
Si comprende, quindi, come la PEC costi-tuisca oggi un servizio che presenta indi-scutibili vantaggi rispetto ai canali di co-municazione più tradizionali.A riguardo, nella figura 2 si riporta unschema che sintetizza i principali vantag-gi della PEC nei confronti delle principalimodalità di comunicazione/spedizione(e-mail tradizionale, fax, posta e conse-gna brevi manu).L’utilizzo su larga scala del documentoelettronico, nelle forme ad oggi regolatedalla normativa, potrebbe portare ad un ri-sparmio di oltre 16 miliardi di euro, di cui0,7 derivanti dalla sostituzione di racco-mandate A/R con Posta Elettronica Certi-ficata.I risparmi identificati sul costo comples-sivo del singolo documento, sono valu-tabili presumibilmente intorno al 90%per l’utilizzo della Posta Elettronica Cer-tificata (Figura 3).
GLI AMBITI DI APPLICAZIONEDEL SERVIZIO DI PEC
Il mercato della PEC va quindi ben al dilà di quello oggi costituito dalla tradizio-nale Raccomandata (con o senza ricevutadi ritorno).È infatti uno strumento in grado di inter-cettare le esigenze di una domanda signi-ficativa (ancora in gran parte potenziale)costituita da quanti utilizzano – per moti-vi di tempi/costi/semplicità – l’e-mail tra-dizionale per effettuare tutta una serie dicomunicazioni, ma che gradirebbero (onecessiterebbero) avere al tempo stessouna certificazione della consegna delmessaggio, dei suoi contenuti e dell’alle-gato.In tal senso, la PEC costituisce uno stru-mento in grado di rispondere non soltan-to alle esigenze della business communitye della Pubblica Amministrazione, ma an-
che a quelle dell’utenteprivato/cittadino e dellestesse famiglie (Figura 4).Nella figura 4 si riporta-no alcuni esempi concre-ti di comunicazione tra idiversi target individuatiche possono essere vei-colati attraverso la PEC.Per comodità d’esposi-zione si distinguono trecasi: Pubblica Ammini-strazione, aziende e pri-vati.
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FIGURA 4 - I TARGET DELLA PEC
PubblicaAmministrazione
PA centrale
PA locale, EE.LL.
Privati
Cittadini
Famiglie
Aziende
Grandi aziende (banche, assicurazioni, utilities)
PMI
Studi professionali (legali, notai, commercialisti, ecc.)
Raccomanda A/R PEC
Affrancatura+
Carta+
Busta+
Archiviazione
Risparmio:90%
3,29 € 0,35 €
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 2006
FIGURA 3 - COSTO COMPLESSIVO DEI DOCUMENTI
Qualunque cittadino o impresa oggi puòrivolgersi ad uno dei fornitori del servi-zio (Gestori) iscritti nell’apposito elencopubblico gestito dal CNIPA (Figura 5) edottenere, previa sottoscrizione di un con-tratto, una casella di PEC. I gestori di posta elettronica certificatapossono essere sia aziende che PubblicheAmministrazioni, ma in entrambi i casidevono aver superato con successo l’i-struttoria di accreditamento del CNIPA,che ha come scopo quello di verificare ilpossesso dei requisiti organizzativi e tec-nici, nonché di sicurezza – stabiliti dallaNorma – per l’erogazione del servizio,questo al fine di garantire una qualità deiservizi offerti all’utenza coerente con ildettato e lo spirito della norma.La scelta del gestore da utilizzare come for-nitore del servizio di PEC dovrebbe esserefatta sia in base alle proprie esigenze sia al-
assimilabile a quello della posta elettro-nica tradizionale, se si esclude la produ-zione delle ricevute e la gestione dei da-ti di certificazione (firma dei messaggi edelle ricevute/avvisi). Per la fruizione delservizio si può impiegare sia un normalebrowser di pagine Internet, come a solotitolo di esempio Internet Explorer, cheuno del client di posta tra quelli diffusisul mercato. La Norma, tuttavia, imponeche i client rispettino almeno i seguentirequisiti:• gestione del colloquio con i punti di ac-
cesso e di consegna, utilizzando canalidi trasmissione sicuri;
• gestione dell’autenticazione dell’uten-te sia in fase di invio che di ricezionedei messaggi;
• gestione della firma elettronica appo-sta sui messaggi e sulle ricevute, non-ché sugli eventuali avvisi.
Per un elenco completo e maggiormente
dettagliato delle caratteristiche dei clientper l’utilizzo della PEC si rimanda alle Re-gole Tecniche allegate al Decreto Ministe-riale 2 novembre 2005.Mediante il servizio di posta elettronicacertificata è possibile spedire qualunque ti-po di documento prodotto con strumentiinformatici (anche sottoscritto con firma di-gitale), tuttavia – proprio per le sue caratte-ristiche peculiari – è preferibile utilizzarlonelle comunicazioni “ufficiali” che richie-dono la certificazione delle fasi di invio ericezione del messaggio e degli eventualiallegati, come ad esempio l’invio di docu-mentazione ad una Pubblica Amministra-zione. Benché sia preferibile utilizzare ilservizio di PEC per questo tipo di comuni-cazioni, ciò non esclude il suo impiego an-che per i casi in cui non sia necessario di -sporre delle certificazioni prodotte.L’utente del servizio di posta elettronicacertificata riceve nella propria casella, se il
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le offerte tecniche e commerciali che cia-scun gestore propone, che devono essererese disponibili sul sito Internet dichiaratonella fase di accreditamento presso il CNI-PA. Inoltre, ciascun Gestore è obbligato perlegge a pubblicare sul proprio sito anche ilManuale Operativo del servizio, che de-scrive le soluzioni tecniche adottate, tral’altro, per l’accesso e l’utilizzo della pro-pria casella, oltre che per garantire i previ-sti livelli di sicurezza nella trasmissione.L’offerta di ciascun Gestore di Posta Elet-tronica Certificata, benché debba rispettarei livelli minimi di servizio e i requisiti im-posti dalla Norma, può variare nel detta-glio: l’utente può stipulare un contratto conil proprio Gestore richiedendo singole ca-selle, un intero dominio cui fanno capo piùcaselle, oltre che ulteriori servizi non rego-lamentati. Dopo aver stipulato un contrattocon il fornitore prescelto, l’attivazione del-la casella(e) di PEC avviene seguendo laprocedura definita dal fornitore e descrittanel Manuale Operativo predetto. Dopo l’at-tivazione della casella di PEC ogni utenteha a disposizione tutti i servizi, normati enon, che il gestore mette a disposizione:gestione completa della casella (lettura,cancellazione, spostamento, etc. deimessaggi), gestione delle ricevute di in-vio e ricezione opponibili a terzi in casodi contestazione, accesso ai log delleoperazioni svolte in caso di smarrimentodelle ricevute; tutto questo rispettando ilivelli minimi di qualità del servizio sta-biliti dalla Norma. L’utilizzo della PEC è
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processo di invio e ricezione va abuon fine, due ricevute: una di accet-tazione da parte del proprio Gestoree una di avvenuta consegna da partedel Gestore, del destinatario. Qualo-ra una ricevuta venga inavvertitamen-te cancellata oppure smarrita, l’uten-te può richiederne copia al proprioGestore, utilizzando i canali e le mo-dalità che quest’ultimo mette a dispo-sizione. Questa possibilità, garantita dallaNorma, è volta alla salvaguardia del-l’utente in caso di contenzioso nelquale si richieda la documentazioneattestante l’invio e la ricezione di un mes-saggio; tuttavia, è bene sottolineare chel’archivio delle operazioni svolte (log), dalquale è possibile riprodurre le ricevute, vie-ne tenuto a disposizione dal Gestore pertrenta mesi.La disponibilità da parte del mittente del-la ricevuta di avvenuta consegna non ga-rantisce la lettura del messaggio da partedel destinatario, è solo la certificazioneche il messaggio spedito, eventualmentecontenente allegati, è stato consegnato –inalterato – nella casella di Posta Elettro-nica Certificata del destinatario. Inoltre, ildestinatario di un messaggio di PEC nonpuò negarne l’avvenuta ricezione, dal mo-mento che la ricevuta di avvenuta conse-gna, firmata ed inviata al mittente dal Ge-store di PEC scelto dal destinatario, ripor-ta la data e l’ora in cui il messaggio è sta-to consegnato nella casella di PEC del de-
stinatario, certificandone, di fatto, l’avve-nuta consegna. Come ulteriore valore ag-giunto rispetto alla raccomandata carta-cea, la PEC consente non solo di certifica-re le fasi di invio e ricezione di un mes-saggio, ma, utilizzando la ricevuta di av-venuta consegna “completa” (che riportaanche tutti gli eventuali allegati), si puòcertificare che il contenuto ricevuto è esat-tamente quello che era stato inviato.È importante sottolineare che il servizio diPosta Elettronica Certificata è “completo”,ovvero produce le certificazioni – a valorelegale – attestanti l’invio e la consegna diun messaggio, solo se entrambi gli interlo-cutori dispongono di caselle PEC, anche fa-centi capo a Gestori diversi (dovendo i variGestori garantire l’interoperabilità dei servi-zi offerti). Contrariamente, qualora da unacasella di PEC si spedisca un messaggio adun destinatario che non ha una casella di
posta certificata, l’unica ricevuta prodottadal sistema è quella di accettazione, prove-niente dal Gestore del mittente. Infine, qua-lora un messaggio di posta elettronica ordi-naria venga spedito ad un destinatario PECpossono presentarsi due distinte situazioni:il messaggio non viene accettato dal Gesto-re e, quindi, non arriva al destinatario, ov-vero il messaggio entra nel sistema PEC egiunge al destinatario all’interno di una bu-sta di anomalia (per maggiori dettagli si ri-manda alle Regole te cniche allegate al De-creto Ministeriale 2 novembre 2005). I cri-teri per la gestione della posta elettronicaordinaria sono a discrezione del Gestore(che deve, comunque, comunicarli ai pro-pri utenti) il quale potrebbe decidere, adesempio per limitare il dannoso fenomenodello spam, di non accettare messaggi pro-venienti da domini non PEC.
Il quadro normativo di riferimentoA partire dal riferimento primario costitutodall’articolo 15, comma 2, della legge 15marzo 1997, n. 59 il quadro normativo re-lativo alla Posta Elettronica Certificata è co-stituito da:• DPR 11 febbraio 2005, n. 68, “Regola-
mento recante disposizioni per l’utilizzodella posta elettronica certificata, a normadell’articolo 27 della legge 16 gennaio2003, n. 3.” (G.U. 28 aprile 2005, n. 97);
• Decreto Ministeriale 2 novembre 2005,“Regole tecniche per la formazione, latrasmissione e la validazione, anche tem-porale, della posta elettronica certifica-ta” (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265);
• Circolare CNIPA CR/49 24 novembre2005, “Modalità per la presentazionedelle domande di iscrizione all’elenco
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FIGURA 5 - I GESTORI
Ad oggi risultano accreditati i seguentiGestori:• Actalis S.p.A.• Cedacri S.p.A.• Consiglio Nazionale del Notariato• EDS Pubblica Ammnistrazione S.p.A.• InfoCamere S.c.p.a.• ITNet S.r.l.• IT Telecom S.r.l.• Postecom S.p.A.• Poste Italiane S.p.A.La versione aggiornata dell’elenco deiGestori è disponibile presso il sito delCNIPA all’indirizzo: www.cnipa.gov.it.
pubblico dei gestori di posta elettroni-ca certificata” (G.U. 5 dicembre 2005,n. 283);
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82(G.U. 16 maggio 2005, n. 93), anche det-to “Codice dell’amministrazione digitale”.
Di seguito sono proposti gli elementi piùsignificativi di ciascuna delle precedentinorme.
Il regolamento d’uso della PECÈ il Decreto del Presidente della Repubbli-ca del febbraio 2005 a stabilire i principiche regolamentano l’uso della Posta Elettro-nica Certificata. Il cuore del regolamento ènella seguente disposizione “il documentoinformatico trasmesso per via telematica siintende spedito dal mittente se inviato alproprio gestore, e si intende consegnato aldestinatario se reso disponibile all’indirizzoelettronico da questi dichiarato, nella casel-la di posta elettronica del destinatario mes-sa a disposizione dal gestore”.Altri contenuti significativi del regolamen-to riguardano la definizione dei soggetti delservizio [art. 2] che sono il mittente, il de-stinatario ed il gestore.Questi ultimi hanno tra l’altro gli obblighidi: garantire l’interoperabiltà dei servizi of-ferti [art. 5, comma 2]; l’inalterabilità dei do-cumenti trasmessi [art. 11, comma 1]; di te-nere traccia delle operazioni svolte, in unapposito log, per una durata di trenta mesigarantendone la riservatezza, la sicurezza,l’integrità e l’inalterabilità [art. 11, comma 2e 3]; individuare e gestire secondo le regole
tecniche gli eventuali messaggi contenentivirus [art. 12]; garantire dei livelli minimi diservizio [art. 13].Il regolamento istituisce l’elenco pubblicodei gestori di posta elettronica certificata[art. 14, comma 1], definendo i requisitiche il candidato gestore deve dimostrare dipossedere per essere iscritto nello stesso[art 14, commi 2, 3, 4, 5 e 6].Al CNIPA, ai sensi del regolamento sono as-segnate le funzioni di vigilanza e controllosulle attività dei gestori [art. 14, comma 13].Infine, il regolamento stabilisce alcuni li-miti di utilizzo delle caselle di posta elet-tronica certificata rilasciate dalle PA ai pri-vati [art. 16, comma 2].
Le regole tecniche della PECIl Decreto Ministeriale approfondisce partedei contenuti proposti dal DPR e prevedecome allegato l’insieme dei requisiti tecni-co/funzionali necessari alla realizzazionedi una piattaforma software per l’erogazio-ne del servizio.
In particolare, introduce nuovi elementi didettaglio relativi a:• obbligo per il gestore di acquisire la cer-
tificazione ISO 9001:2000 [art. 20];• definizione dei requisiti organizzativi dei
gestori [art. 21/22/23].Si tratta di un documento di contenuto mol-to tecnico, che definisce le modalità di fun-zionamento del sistema informatico cherealizza la posta elettronica certificata.
Contenuti della circolare CNIPALa circolare fornisce elementi di dettaglioper la presentazione della domanda diiscrizione all’elenco pubblico dei gestori diposta elettronica certificata.In particolare, la documentazione richiestaè relativa ai seguenti ambiti:• societario;• economico-patrimoniale;• organizzativo;• tecnico-operativo/sicurezza.
Contenuti del Codice della Amministrazio-ne DigitaleIl Codice della Amministrazione Digitale
rappresenta uno strumento giuridico voltoa fornire un quadro normativo coerente,omogeneo ed unitario all’applicazione del-le nuove tecnologie nella PA.Il Codice, relativamente alla posta elettro-nica certificata, prevede:• il diritto all’uso delle tecnologie [art. 3];• indicazioni circa l’utilizzo della posta
elettronica certificata per la PA [art. 6];• l’obbligo di istituire almeno una casella
di posta elettronica certificata [art. 47];• l’utilizzo della posta elettronica certifica-
ta nei casi per i quali è necessaria l’evi-denza dell’avvenuto invio e ricezione diun documento informatico [art.48].
L’utilizzo della PEC ed il mercato di riferi-mentoI possibili impieghi della PEC vanno oltrela sostituzione o integrazione della tradi-zionale raccomandata con uno strumentocertamente più efficiente e anche menocostoso: d’altro canto, come sempre ac-cade quando si parla di innovazioni tec-nologiche, sarà il mercato stesso a scopri-re progressivamente forme d’uso che og-
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LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
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gi non è facile prevedere in modo com-pleto. Condizione necessaria affinché la PEC diven-ti effettivamente uno strumento in grado dimigliorare il sistema è che le caselle di PECraggiungano, in tempi relativamente brevi,una penetrazione molto elevata presso i di-versi target. Se tale ipotesi è sicuramente rea-lizzabile quando consideriamo le aziende,mondo tradizionalmente più rapido nell’in-trodurre strumenti innovativi, più lenta saràla penetrazione del servizio presso le ammi-nistrazioni e soprattutto presso l’utenza pri-vata, intesa come singolo cittadino. Occorreinoltre aggiungere che la PEC si presta ad es-sere introdotta in processi automatizzati evi-tando, qualora l’automazione dei flussi do-cumentali sia già presente nei back officedelle organizzazioni, l’interruzione del pro-cesso per effettuare la trasmissione di docu-menti. La crescita, quindi, della posta certifi-cata dipende anche dalla capacità dei gesto-ri ad interpretare i bisogni differenti di una
utenza molto variegata per tipologie e gradodi utilizzo.
Comunicazioni del cittadino/famigliaAnche il singolo cittadino può essere in-teressato ad attivare una propria caselladi posta certificata in quanto, come piùvolte evidenziato, facilita, velocizza erende meno costosa le comunicazioni neiconfronti della PA, ad esempio per la ri-chiesta di certificati, la contestazione del-le multe, ed in generale la gestione deirapporti con le aziende erogatrici di ser-vizi (banche, assicurazioni e utilities): sipensi, ad esempio, al caso di contenzio-si, invio di reclami/contestazioni, ecc.La possibilità inoltre di avere a disposizione,stando nella propria casa o perfino in vacan-za, uno strumento in grado di effettuare e ri-cevere comunicazioni a valore legale diqualsiasi tipo con qualunque file digitale al-legato consente un notevole livello di indi-pendenza e libertà di movimento.
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