Lãng phí thời gian - Nguyên nhân và cách khắc phục

MỤC LỤC LỜI MỞ ......................................................................................................................... 1

NỘI DUNG ................................................................................................................... 3

1. Một số khái niệm .................................................................................................... 3

1.1. Thời gian là gì? ................................................................................................. 3

1.2. Giá trị của thời gian .......................................................................................... 3

1.3. Thế nào là lãng phí thời gian? .......................................................................... 3

1.4. Khái niệm quản lý thời gian .............................................................................. 3

2. Nguyên nhân dẫn đến việc quản lý thời gian chưa hợp lý gây mất thời gian ... 3

2.1. Không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lặp kế hoạch làm việc ................. 3

2.2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết/ khách không mời ........................................ 4

2.3. Điện thoại/ internet ........................................................................................... 5

2.4. Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng ............................................ 5

2.5. Tính trì hoãn khi làm việc ................................................................................. 6

3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công

việc ............................................................................................................................... 7

4. Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian ..................................................... 9

4.1. Lập kế hoạch làm việc ....................................................................................... 9

4.2. Làm việc có tổ chức và quản lý góc làm việc, học tập .................................... 10

4.3. Biết nói “không” ............................................................................................. 11

4.4. Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả ............................................ 12

4.5. Tính kỷ luật đối với bản thân .......................................................................... 13

4.6. Sử dụng công cụ quản lý thời gian .................................................................. 14

4.7. Sử dụng nguyên tắc SMART ............................................................................ 17

KẾT LUẬN ................................................................................................................ 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 22

Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc

Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com

BLOG “SHARE TO BE SHARED”

LỜI MỞ

“Thời gian là vàng” - câu nói luôn đúng với mọi thời đại, thậm chí, nó còn quý

hơn vàng rất nhiều lần. Đặc biệt trong xu thế hiện nay, con người đang cố gắng chạy

đua với thời gian…Sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu đã tác động mạnh tới việc sử

dụng quỹ thời gian vốn có của mỗi người. Mọi thứ dường như đang chuyển động

nhanh dần và nhanh dần lên, hối hả và gấp gáp.

Con người chúng ta nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau. Chúng ta phí

phạm thời gian cũng như chúng ta tiêu phí sản phẩm hàng hóa vậy. Thời gian mỗi khi

mất đi không bao giờ lấy lại được. Mọi người trong chúng ta đều có khoảng thời gian

giống nhau nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng nó. Và cuộc sống ngày nay

với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm

việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng

như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất

biến mỗi ngày có 24 giờ, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi

chỉ sau 365 ngày thì không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng thời gian hiệu quả.

Có người thấy 24 giờ một ngày thật dài, có người lại thấy nó thật ngắn ngủi không đủ

cho họ hoạt động, luôn luôn than phiền mình thiếu thời gian, và ước rằng một ngày có

nhiều hơn 24 giờ. Vậy sử sụng thời gian thế nào để thật sự tiết kiệm và đem lại hiệu

quả? Đây không phải là vấn đề dễ giải quyết khi việc đánh mất thời gian, tình trạng

lãng phí thời gian vẫn đang diễn ra hàng ngày, thời gian cứ lướt qua trước mắt chúng

ta mà chúng ta không hề nhận thức được. Sự vô hình của thời gian vô tình làm chúng

ta quên đi sự tồn tại của nó, và khi đó việc đánh mất hay lãng phí nó là lẽ tất nhiên nếu

chúng ta không thấu hiểu được vấn đề, không thấu hiểu được quy luật hoạt động của

thời gian để đưa ra cách thức sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.

Khi sự tất bật, nhộn nhịp của cuộc sống hiện đại như hối thúc mỗi chúng ta

từng phút từng giờ vận động liên tục không ngừng, khi việc sử dụng thời gian một

cách hợp lý được đánh giá cao hơn bao giờ hết thì bên cạnh, tình trạng “lãng phí thời

gian” đang rất nổi trội, không chỉ lãng phí thời gian trong cuộc sống thường ngày mà

việc lãng phí thời gian nơi công sở cũng trở thành phổ biến trong hầu hết các văn

phòng. Vậy, đâu là nguyên nhân của hiện tượng này, thực trạng lãng phí thời gian hiện

nay ra sao và làm cách nào để hạn chế việc lãng phí thời gian ấy?

http://www.chuyenmarketing.com/




Để trả lời những câu hỏi trên, cũng như bản thân muốn đi sâu vào tìm hiểu tình

trạng lãng phí thời gian hiện nay, nhóm ECO đã chọn “Lãng phí thời gian - nguyên

nhân và cách khắc phục” làm đề tài học tập, nghiên cứu. Mục tiêu hướng tới là giúp

tất cả mọi người cũng như giúp chính bản thân nhóm xác định xem mình đã lãng phí

thời gian như thế nào và cách thức để hạn chế từng nguyên nhân đó để làm việc, học

tập và sinh hoạt đạt hiệu quả cao nhất với sự phân phối thời gian hợp lý không gây

lãng phí món hàng “quý giá hơn vàng” này.





NỘI DUNG

1. Một số khái niệm

1.1. Thời gian là gì?

Định nghĩa về thời gian rất trừu tượng, nhưng có thể nói rằng thời gian là một

khái niệm, và là một đại lượng đặt ra để độ dài sự tồn tại của bất kỳ sự vật, sự việc

hoặc hiện tượng gì. Do thời gian chỉ là "khái niệm" nên không thể có chuyện "thời

gian dừng lại" được. Chỉ có sự vật hoặc sự việc dừng lại, và sự "dừng" đó cũng phải

đo bằng thời gian. Thời gian là đại lượng vật lý đặc trưng cho sự biến đổi. Có thể nó

chưa chính xác nhưng cũng gần như vậy. Hiểu nôm na nó như một giá trị trung gian

giúp ta so sánh sự biển đổi của vật chất. Thời gian là thứ quý nhất và cũng là thứ khó

để có thể sử dụng nhất. Thời gian cũng chỉ là một đại lượng tương đối và tóm lại thì

thời gian là thứ đã qua đi mà không thể lấy lại được.

1.2. Giá trị của thời gian

Giá trị của thời gian là những gì chúng ta làm được, những hiệu quả chúng ta

đạt được trong khoảng thời gian chúng ta sử dụng. Giá trị thời gian là những lợi ích từ

việc chúng sử dụng 24 giờ mỗi ngày để làm những việc có hiệu quả. Đó là những giá

trị mà thời gian mang lại cho chúng ta.

1.3. Thế nào là lãng phí thời gian?

Lãng phí thời gian là việc sử dụng thời gian một cách không hợp lý. Việc phân

chia thời gian đó không mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc bạn thực hiện mà còn

có thể mang lại hậu quả ngược lại.

1.4. Khái niệm quản lý thời gian

Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và

đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó nhằm mang lại hiệu quả tốt

nhất cho công việc mà bạn thực hiện.

2. Nguyên nhân dẫn đến việc quản lý thời gian chưa hợp lý gây mất thời gian

2.1. Không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lặp kế hoạch làm việc

Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình cần

làm là một trong những nguyên nhân mà nhiều người mắc phải. Chúng ta thường

mang suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên thường không có mục tiêu nhất định để lập

kế hoạch làm việc cho bản thân, bỏ sót những công việc quan trọng là vấn đề thường

thấy do không phải ai cũng có trí nhớ tốt, sự loay hoay khi làm việc hay làm việc mà





không biết tiếp theo phải làm gì làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng kết quả và

những công việc khác. Tuy nhiên công việc lên kế hoạch không phải lúc nào cũng

cứng nhắc là phải làm việc này việc kia vào thời điểm này hay thời điểm khác, mà đôi

khi ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp khi có những tình huống bất ngờ tới,

phù hợp với tình trạng công việc, không nên mượn lý do để tự biện hộ cho sự lười

biếng, chậm chạp làm hỏng kế hoạch.

Rất đơn giản để đưa ra một danh sách công việc cần làm, nhưng điều quan

trọng hơn đó là phải làm công việc nào trước tiên? Liệt kê mức độ quan trọng của từng

công việc theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch làm việc. Khi

không có thứ tự ưu tiên trước sau, chúng ta thường làm việc theo cảm hứng, dẫn đến

trì trệ các công việc quan trọng, ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều

việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự.

Lặp kế hoạch là việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện kế hoạch đã đề ra,

nhưng khá nhiều người không làm, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt,

phương châm của quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít (Do more, think less!). Khi

chúng ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện

ngay và cứ theo danh sách đó mà làm.

2.2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết/ khách không mời

Mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiếu trong cuộc sống thường

nhật, nhưng cũng không phải vì vậy là chúng ta nhận lời mời của tất cả mọi người, hay

bất cứ ai.Vì đôi khi cuộc gặp gỡ là không cần thiết hoặc người khách đó làm ảnh

hưởng đến công việc của mình thì đó lại là vấn đề. Đôi khi chỉ có một nhóm bạn

nhưng chúng ta lại đi chơi, bia rượu suốt tuần, hôm nhà người này, mai nhà người kia,

tiệc này, tiệc khác, tiêu tốn biết bao nhiêu thời gian nhưng thu lại được điều chi có ích

hay các cuộc vui vẻ đó làm chúng ta mất hẳn thời gian cho công việc và gia đình, ảnh

hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, không hoàn thành tốt công việc, ảnh hưởng đến gia

đình... Cái gì nhiều quá cũng không tốt, phải biết sử dụng đúng mức và dừng đúng lúc.

Không ai không có bạn bè và những cuộc vui nhưng nếu không biết cách dừng lại,

chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền bạc, tốn cả sức khỏe mà lại không cải thiện được

gì. Chúng ta có thể gặp gỡ vui chơi khi cần thiết, khi rảnh rỗi, và có thể làm việc hiệu

quả hơn, có thể thư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp hợp lý thời gian biểu của mình.





Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian, đôi khi một

người bạn cũ, một người thân hay một ai đó quen biết bất ngờ ghé thăm, việc tiếp đón

họ là điều không thể thiếu. Nhưng chúng ta phải biết cách phân bổ thời gian và tùy

hoàn cảnh mà có cách giải quyết tốt nhất, làm sao để người khách ra về trong sự niềm

nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng phần công việc dở dang của chúng ta vẫn hoàn

thành theo đúng kế hoạch, đó là điều rất đáng lưu tâm.

2.3. Điện thoại/ internet

Đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bạn bè, người thân, nếu chỉ

nói trong ít phút thì không có gì để nói, tình trạng “nấu cháo” mới là điều đáng quan

tâm. Nó lấy đi của chúng ta từ mấy mươi phút đến vài giờ đồng hồ, thu về những thứ

phần lớn là vô bổ còn công việc thì bị gián đoạn, trễ nãi. Khi thời đại công nghệ thông

tin phát triển thì điện thoại càng nhiều chức năng hơn, nhiều những ứng dụng, những

trò chơi, hay những tiện ích giải… rất nhiều người suốt ngày cầm chiếc điện thoại

trong tay, nhắn tin, “tám chuyện”, chơi game, lướt web,… bỏ khá nhiều thời gian vào

chiếc điện thoại mà không suy nghĩ rằng mình đang bỏ rơi công việc ở phía sau.

Internet cũng là một nhân tố góp phần làm chúng ta mất tập trung trong công

việc của mình. Nó mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta biết cách sử dụng nó hợp lý.

Đôi khi ngồi vào máy tính làm việc, chúng ta lại đồng thời lướt web xem tin tức, tin

hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xã hội,… những thứ cuốn chúng ta ra khỏi suy

nghĩ ban đầu là mở máy làm việc, chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm tin đôi

chút rồi quay lại làm việc nhưng rất rất nhiều người không làm được thế. Đặc biệt

trong giới trẻ, học sinh sinh viên… internet rất có sức ảnh hưởng, “mình vào diễn đàn

này chút thôi rồi làm bài tiếp”, hay “chơi game giải trí một chút cũng hay”, nhưng 10

phút rồi nửa giờ, “thôi thêm chút nữa cũng được”, “đang hay”, “chút nữa…” và cứ thế

thời gian trôi qua, công việc, bài vở vẫn còn nguyên, nhưng game thì tăng cấp độ,

mạng xã hội thì nhiều câu chuyện gẫu, chat chít, đến lúc quay lại làm việc thì lại có

công việc khác cần làm, kế hoạch lại không hoàn thành.

2.4. Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng

Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn

phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Có quá nhiều

loại tạp chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới, ngăn

kéo bàn làm việc thì chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết. Chúng ta





nghĩ sao khi buổi sáng bước vào công ty, nhìn vào bàn làm việc lại thấy một khối bề

bộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồn đọng

của ngày trước… sẽ thật sự mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bề bộn đó,

có chắc chúng ta giữ được tinh thần làm việc tốt hay không? Nơi làm việc gọn gàng

sạch sẽ giữ một vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc của

chúng ta. Đồng nghiệp, bạn bè, sếp,… sẽ nghĩ sao khi nhìn vào bàn làm việc của

chúng ta, vì lý do này mà bị đánh giá không tốt thì thật không đáng.

2.5. Tính trì hoãn khi làm việc

Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất. Những

kiểu suy nghĩ “Tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai” ăn sâu vào suy nghĩ rất nhiều người,

nó làm cho bản thân chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại; điều đó lặp đi lặp lại nhiều lần,

vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch, luôn trễ trong mọi

hoạt động, đặc biệt là trong công việc. Khi gặp một công việc không ưa thích, hay

công việc đó quá khó hoặc quá dễ, hoặc tính khẩn cấp công việc không quá

cao…chúng ta thường có lối nghĩ đợi đến lúc khác hay đợi đến ngày mai khi có cảm

hứng thì sẽ bắt đầu công việc. Vấn đề ở đây là chúng ta trì hoãn hành động trong khi

đó lại thụ động chờ đợi một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán được vào ngày mai.

Chắc gì tâm trạng ngày mai đã tốt hơn hôm nay? Biết đâu ngày mai có công việc đột

xuất? Chính sự trì hoãn nhiều lần đã làm chúng ta trở thành người thiếu trách nhiệm

với bản thân, chúng ta đã phung phí đi những khoảng thời gian mà đáng ra có thể làm

những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những suy nghĩ ỷ lại, phó mặc, ngày mai hẳn

lo… để làm những công việc vô bổ, hoặc những công việc không đúng nơi, đúng lúc.

Ví dụ đối với một sinh viên: Đã không biết bao nhiêu lần định xắn tay vào dọn

dẹp cho phòng học hay phòng ngủ gọn gàng nhưng rồi vẫn chưa thực hiện được. Lên

kế hoạch là sáng chủ nhật sẽ dọn phòng, nhưng sáng thì bận đi họp nhóm, sáng thì

phải làm bài tập tiểu luận, sáng thì lại vướng vào học bài kiểm tra giữa kì…Vậy là căn

phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang tuần khác. Chờ khi bắt tay thực sự vào làm

thì mọi thứ cũng đã rối tinh lên. Trong cuộc sống, chúng ta trì hoãn rất nhiều công

việc, từ những việc nhỏ nhặt đến quan trọng nhất. Ngay cả những việc dường như rất

thường nhật nhưng chúng ta lại không làm ngay, và trì hoãn, rồi cuối cùng là không

làm!?





Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân gây ra tính thụ động, thiếu quyết

đoán và từ đó, trở thành một yếu tố cốt lõi giết chết thời gian mà chúng ta có được.

Hiểu theo một cách khác, sự trì hoãn làm kéo dài thời gian thực hiện một công việc, từ

đó làm giảm khả năng phản xạ nhanh nhạy trong mọi việc, khiến năng suất công việc

giảm. Chúng ta cứ hẹn giờ qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất công

việc, chúng ta sẽ choáng ngợp trước sự quá tải, rồi phải loại bỏ bớt những việc lặt nhặt

nhưng không kém phần quan trọng hoặc phải giải quyết quá nhiều việc trong một

khuôn thời gian ít ỏi, dẫn đến hiệu quả không cao, kết quả không được như mong đợi.

Trì hoãn gây ra các thói quen xấu khác: sự lề mề, không hành động ngay, sự thụ

động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mình đang lãng phí quá nhiều

thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên nhân để ngụy biện cho sự trì hoãn của mình, cứ

như thế họ tự làm mất đi khả năng vốn có, mất đi những cơ hội “quý báu” chỉ đến

trong nháy mắt.

Dù tính trì hoãn chủ yếu là do chủ quan cá nhân, nhưng yếu tố sức khỏe cũng

ảnh hưởng khá nhiều, sức khỏe kém sẽ làm cho chúng ta lười làm việc, cảm giác mệt

mỏi, đau nhức, cảm sốt làm chúng ta không tập trung vào công việc, dẫn đến chậm kế

hoạch làm việc nhưng sức khỏe kém là điều không ai muốn. Đôi khi nó đến bất ngờ do

nhịp sống hối hả, stress, thời tiết,… Do đó nếu rơi vào tình trạng sức khỏe không tốt

thì nên linh hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe và đồng thời vẫn đạt hiệu quả

hoàn thành kế hoạch.

3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công

việc

Đôi khi chúng ta cảm thấy rằng có lẽ một ngày 24 giờ là không đủ để hoàn

thành mọi việc. Đó là do chúng ta không quản lý tốt thời gian của bản thân mình. Việc

không quản lý tốt thời gian của bản thân có ảnh hưởng rất nhiều đến đời sống và công

việc của bản thân.

Đối với đời sống, không quản lý tốt thời gian của mình điều đó đồng nghĩa với

việc chúng ta sống thiếu trách nhiệm với bản thân. Khi tự bản thân ta đã đặt ra mục

tiêu cho mình, trong thời gian hữu hạn, nhưng không lên kế hoạch cụ thể mà lại thực

hiện những việc ấy theo cảm tính thì ta dễ dàng bỏ sót việc cần phải làm, không phân

bố công việc hợp lý, làm cho mọi việc bị trì trệ, như vậy mục tiêu của ta không thể

hoàn thành theo dự định được. Phí phạm thời gian của tuổi trẻ chơi bời, không lo học





hành định hướng xây dựng tương lai như bao lớp trẻ hiện nay thì đến ngày chùn chân

mỏi gối nhìn lại bản thân, nuối tiếc và hối hận, lúc ấy than trách thì cũng vô dụng vì

thời gian thì chẳng bao giờ quay lại. Cùng một quỹ thời gian đáng lẽ bản thân cũng có

thể làm được rất rất nhiều việc nhưng tính thụ động, biếng nhác, không tự chủ bản

thân, cứ để thời gian trôi đi, phí bỏ bao nhiêu cơ hội, làm cho mình ngày càng thụt lùi

trong khi xã hội thì ngày càng phát triển, nó nhanh đến mức khiến người ta thấy chóng

mặt, hối hả xếp những lịch trình kín cả ngày để làm việc học tập, cố gắng đuổi theo nó

để không bị tụt lại phía sau. Nhưng nó lại rất khắc khe. Nó loại bỏ tất cả những ai

không biết phấn đấu nỗ lực, không linh hoạt nắm bắt thời gian và cơ hội, sự phát triển

xã hội cũng giống như thời gian, nó chẳng chờ đợi ai, không biết nắm bắt thì điều thiệt

luôn thuộc về bản thân chúng ta. Không phân chia được thời gian cho công việc, học

tập, bạn bè, gia đình và cho bản thân thì quả thật chúng ta thật thiếu trách nhiệm với

bản thân, và đó là một điều vô cùng tồi tệ, cả bản thân mình chúng ta còn thiếu trách

nhiệm thì ai dám giao công việc cho một người như thế, liệu chúng ta có thể thành

công trong xã hội ngày càng phát triển này?

Không quản lý tốt thời gian cũng ảnh hưởng đến sinh hoạt gia đình. Khi xã hội

ngày nay khiến con người ngày càng bận rộn nếu chúng ta không sắp xếp được thời

gian cho công việc và gia đình thì sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh. Công việc quá

nhiều đôi khi khiến chúng ta chẳng có thời gian để chăm sóc gia đình của mình. Việc

cơ quan, công tác, thư từ, bạn bè, giải trí, tiệc tùng, giao thiệp, người thân, nội ngoại,

bà con xa bà con gần, chăm sóc gia đình, con cái, chuyện vợ chồng, việc nhà,... Khối

khối công việc trong 24 giờ, nếu không có kế hoạch, không biết sắp xếp, phân phối

thời gian hợp lý liệu chúng ta có thoải mái được không? Nếu làm việc qua loa, công

việc không tốt thì điều kiện kinh tế gia đình và nhiều thứ khác bị ảnh hưởng, chúng ta

có vui không khi về nhà với kết quả công việc không tốt? Nếu dành thời gian cho công

việc, đi sớm về muốn, công việc thành công, ngày càng thăng tiến thì công việc lại

càng nhiều, thì thời gian đâu để cùng tham gia những bữa ăn gia đình, cùng chăm sóc

vui chơi với con cái, thiếu sự quan tâm của cha mẹ trẻ dễ dàng trở nên hư hỏng. Không

dành thời gian chăm sóc gia đình thì kết quả thường thấy đó là sự đổ vỡ, gia đình

không êm ấm, như thế thì tinh thần đâu để làm tốt công việc.?

Phân chia quỹ thời gian hợp lý cho công việc và gia đình luôn luôn đóng vai trò

quan trọng trong cuộc sống hiện đại hiện nay. Thời gian là vàng và nó ảnh hưởng đến





mọi mặt của cuộc sống, sử dụng nó hợp lý thì nó đem lại cho chúng ta những điều thật

tuyệt vời từ những thành công trong công việc đến hạnh phúc gia đình, mục tiêu mà ai

ai trong chúng ta đều hướng đến và ngược lại thì bao nhiêu rắc rối vây quanh chúng ta.

4. Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian

4.1. Lập kế hoạch làm việc

Lên kế hoạch làm việc là một quá trình chúng ta sắp xếp thời gian thích hợp

cho từng công việc để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Bằng

thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc

quản lý thời gian của mình. Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch.

Đầu tiên chúng ta nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự

định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những

hoạt động thường nhật, ngoài công việc, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm

những gì mình muốn.

Kế đến, lấp đầy những hoạt động chúng ta cần làm vào những khoảng thời gian

đấy. Song song với quá trình này là chúng ta phải luôn luôn để tâm đến trình tự

ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích, có thể phụ thuộc ở chính

chúng ta, phụ thuộc vào mối tương quan giữa những việc lớn và nhỏ. Đôi khi

phải biết hy sinh cái này vì cái kia.

Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ

thuộc vào kinh nghiệm của chúng ta. Chúng ta đang thực hiện một công việc có

tính rủi ro cao hoặc một công việc mới, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên.

Kế hoạch đã lập cần linh hoạt, hoàn toàn có thể thay đổi vào giờ chót. Nhưng lý

do để thay đổi kế hoạch nên hợp lý. Ví dụ, chúng ta không thể hoãn gặp đối tác

chỉ vì hôm nay mặt chúng ta mới nổi mụn.

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là chúng ta đang lên kế hoạch cho việc sử

dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể chúng ta vừa tránh được những căng

thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn. Nhưng cũng cần tránh lập một kế

hoạch với số lượng công việc quá tải vào một ngày để tránh làm giảm hiệu quả công

việc và sức khỏe của bản thân.

Những công cụ để hỗ trợ việc chúng ta lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch

làm việc, đương nhiên chúng ta không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ

rồi. Dù chúng ta có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu





không chúng ta lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để nhớ ra lịch làm

việc của mình.

Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:

Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.

Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc

quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.

Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.

Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm

được những gì đã đề ra.

Sau khi lập xong một kế hoạch làm việc chúng ta cần:

Xem lại bản liệt kê một tuần một lần.

Bắt đầu một ngày mới.

Thực hiện kế hoạch.

4.2. Làm việc có tổ chức và quản lý góc làm việc, học tập

Góc làm việc bừa bộn chứng tỏ chúng ta không có tổ chức. Nếu chúng ta để chỗ làm

việc bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc cần chúng ta sẽ lãng

phí rất nhiều thời gian đi tìm. Thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc khác có

ích hơn. Việc sắp xếp bàn làm việc học tập một cách ngăn nắp, gọn gàng, có khoa học

là điều hết sức cần thiết. Nếu làm được điều này chúng ta cảm thấy thoải mái hơn khi

làm việc, đi ngược lại với điều này chúng ta sẽ trở thành “ Hội chứng bàn làm việc”,

khi đó cảm giác chúng ta vô cùng bực tức, cáu giận sẽ dẫn đến hiệu quả học tập không

cao. Hàng ngày, chúng ta vẫn phải xử lý hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú,

thư từ, tiểu luận….không kể hết. Chúng ta làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi

ngày?

Sắp xếp gọn gàng mỗi ngăn bàn, bỏ những gì không cần thiết và chỉ giữ lại

những giấy tờ có liên quan đến công việc.

Dọn sạch bàn, lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn. Chỉ để lại những vật dụng cần

thiết trên bàn (máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note).

Nếu làm việc cùng với nhiều người, chúng ta có thể tạo ta một ngăn làm việc

riêng của mỗi người.

Lên lịch làm việc hàng ngày.

Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi).





Sử dụng nhiều loại hộp để đựng giấy tờ và viết.

Sử dụng nhiều ngăn đựng để sắp xếp giấy tờ ngăn nắp trên bàn.

Tạo ra một ngăn kéo riêng để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.

Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ.

Mua hộp hay giá đựng tạp chí để lưu trữ sách, tạp chí, danh mục liệt kê mà

chúng ta muốn giữ.

Tạo ra một tập hồ sơ để đựng các bài trên các tạp chí hay quét chúng vào máy

vi tính.

Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.

Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp chúng ta tìm thông tin một cách nhanh

hơn.

Không được chồng các tập hồ sơ lên nhau. Nó có thể làm một số giấy tờ trong

hồ sơ bị rơi.

Không bao giờ cho quá nhiều đồ vào ngăn kéo. Nó có thể làm chúng ta khó

kiếm được tài liệu.

Chia hồ sơ thành những tập nhỏ kèm theo những tập tài liệu bên trong.

Để những tập tài liệu cần thiết ở trước mặt.

Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch

hay làm mất giấy tờ.

Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.

Giữ thực đơn của nhà hàng mà chúng ta thích để có thể gọi thức ăn hay đặt bữa

tối trên đường về nhà.

Khi sử dụng nhiều tài khoản séc, chúng ta nên mã hóa màu trên các tấm séc để

dễ dàng xác định.

Cuối mỗi dự án hay sự kiện, chúng ta nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu

trữ lại nó.

Xếp giấy tờ ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi

bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái hơn.

4.3. Biết nói “không”

Biết nói “không” là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để khằc phục

việc lãng phí thời gian. Nhưng việc này thật sự không đơn giản khi mà hầu hết các lời





mời rất hấp dẫn. Việc cần làm là phải kiên định với một công việc đang làm và không

bỏ dở hoặc mất tập trung. Vấn đề khó khăn nhất của các bạn trẻ bây giờ là ham chơi

hơn ham học, ham làm, tất cả chúng ta chỉ muốn nghỉ ngơi, đi chơi nhiều hơn muốn

làm việc. Chỉ cần một lời mời là sẵn sàng hủy mọi công việc hoạch tính trước đó để đi

chơi. Hoặc nếu có sự từ chối, sẽ nhận được lời phản hồi là “Lúc nào rủ cũng không đi”

hoặc “lần này đông đủ, thiếu bạn mất cả cuộc vui, cố gắng sắp xếp, một người vì mọi

người đi”… Cách tốt nhất để nói không đó là nói “không”. Vì càng vòng vo tìm cách

nói dối thì thứ nhất, chúng ta đã tự lừa dối bản thân, thứ hai, chúng ta không xem trọng

bạn bè. Nếu chúng ta bận thật sự, họ sẽ hiểu và thông cảm cho chúng ta. Nhưng gặp

trường hợp nếu đó là cuộc họp lớp lớn hoặc thăm thầy cô. Chúng ta có thể điều chỉnh

lại thời gian biểu của mình, tính quan trọng nhất của thời gian biểu là tính khoa học và

linh hoạt. Chúng ta hãy luôn sẵn sàng khi có một sự cố hoặc linh hoạt thay đổi việc

làm, sắp xếp theo các khác để bản thân hoàn thành số chỉ tiêu đã đạt ra trong ngày mà

vẫn cảm thấy thoải mái. Nói “không” đúng lúc còn có nghĩ chúng ta đã trưởng thành

và có suy nghĩ, biết đặt việc quan trọng hơn lên trên và có trách nhiệm với việc mình

đang làm. Tuy nhiên, vẫn nên sử dụng hợp lý và không nên trả lời quá thẳng thừng

khiến cả hai bên đều cảm thấy có lỗi.

4.4. Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả

Làm việc trong sự thoải mái, không căng thẳng là lúc tính hiệu quả của chất

lượng công việc được đẩy lên cao nhất. Diễn biến tâm lý và sự thích ứng thời gian của

mỗi chúng ta trong một ngày khá phức tạp, điều đó ảnh hưởng ít nhiều đến công việc

chúng ta đang làm, một tâm trạng không tốt, hay một buổi trưa oi bức với căn phòng

làm việc chật chội không máy điều hòa…tất cả chúng đều làm ì đi sự nhanh nhẹn, linh

hoạt và chính xác của chúng ta. Chính vì vậy việc lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm

việc hiệu quả trong một ngày là hết sức cần thiết.

Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc vào buổi

sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi

sáng? Những công việc quan trọng luôn yêu cầu tính tư duy rất cao, việc lựa chọn

không gian và thời gian tốt kết hợp với tâm trạng thoải mái sẽ giúp chúng ta phát huy

tốt nhất khả năng vốn có của mình; khi đó sự tập trung, tính chuẩn xác, sáng tạo sẽ đưa

chúng ta tới kết quả một cách nhanh nhất và đạt được hiệu quả một cách tốt nhất. Một

khi những công việc quan trọng được giải quyết tốt, áp lực sẽ được cởi bỏ rất nhiều, sự





nhẹ nhõm lúc này trở thành động lực để chúng ta hoàn thành nốt những công việc còn

lại.

Với những khoảng thời gian không phải là “đỉnh” chúng ta nên dành để làm

những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Những công việc này

thường không đòi hỏi tư duy quá nhiều, áp lực không quá cao, nên chúng ta có cảm

giác thoải mái và ít lo lắng hơn. Lúc này, việc đã qua khoảng thời gian làm việc hiệu

quả nhất trong ngày không còn ảnh hưởng quá lớn tới chất lượng những công việc còn

lại… Việc kết hợp sự lựa chọn thời gian làm việc hiệu quả với phân loại, sắp xếp thứ

tự công việc là hết sức cần thiết, chúng nên đi đôi với nhau, và thực hiện song hành

nhau, có như thế chúng ta mới hoàn thành tốt những công việc trong một ngày mà mất

không quá nhiều thời gian và bản thân không phải chịu áp lực quá lớn từ số nhiều công

việc. Hơn nữa, việc tiết kiệm ấy sẽ giúp chúng ta có thêm những phút giây để thư giãn

tinh thần sau một ngày làm việc căng thẳng hay dành nhiều thời gian hơn bên gia đình

hoặc có thể dùng khoảng thời gian ấy để chuẩn bị cho những công việc của ngày hôm

sau…

4.5. Tính kỷ luật đối với bản thân

a. Khái niệm kỷ luật tự giác

Kỷ luật bản thân (hay Tự kỷ luật) là hành động dựa vào lý trí thay vì cảm xúc nhất

thời của bạn. Nó là sự vượt qua lòng ham thích và nỗi sợ trong hiện tại vì mục đích ý

nghĩa hơn cho cuộc sống. Đó là khả năng kiểm soát xung động của một người, cảm

xúc, ham muốn và hành vi. Nó có thể từ chối niềm vui và sự hài lòng ngay lập tức ủng

hộ ngay lập tức đạt được sự hài lòng lâu dài và thực hiện đạt được các mục tiêu cao

hơn và có ý nghĩa hơn.

b. Đặc điểm

Hiểu chính mình: đặc điểm đầu tiên của sự tự kỷ luật là phải tự nhận biết. Bạn cần

quyết định xem hành động nào sẽ là tốt nhất cho mục tiêu và giá trị của bạn.

Nhận thức:Tự kỷ luật phụ thuộc vào việc nhận thức cả cái bạn đang làm và không

đang làm.

Cam kết: Bạn cần phải có sự cam kết bên trong chính bản thân đối với những việc

đã đặt ra.

Can đảm: Tâm trạng, ham muốn và niềm đam mê có thể là lực lượng mạnh mẽ để

chống lại. Do đó, tự kỷ luật là phụ thuộc nhiều vào sự can đảm.





Người huấn luyện bên trong: Khi bạn thấy bản thân mình đang phân vân, hãy nói

chuyện với chính mình, tự động viên và trấn an bản thânTiếp tục thực hiện các ý

tưởng và dự án sau khi tinh thần nhiệt tình, hăng hái ban đầu đã bị xuống dốc.

c. Lợi ích của kỷ luật tự giác

Tính kỷ luật chắc chắn sẽ giúp chúng ta hoàn thành những việc khi chúng ta

cần phải hoàn thành, chứ không phải khi chúng ta cảm thấy thích hoàn thành

chúng.

Đây là chìa khóa để thành công và cả hạnh phúc, bởi chúng ta sẽ cảm thấy hài

lòng thật sự khi gặt hái kết quả từ công sức lao động chăm chỉ và bền bỉ của chính

mình.

Kỷ luật không có nghĩa là thúc ép sau lưng chúng ta, nó ở bên cạnh khích lệ chúng

ta. Khi hiểu rằng, kỷ luật là tự chăm sóc mình chứ không phải tự trừng trị mình,

chúng ta sẽ không e dè khi nhắc đến nó mà ngược lại sẽ vun đắp cho nó. Chúng ta

cần những kỹ năng để kiểm soát suy nghĩ, cải thiện sự tập trung, và để trở thành

ông chủ của tâm trí của chính bản thân mình.

Không có tính kỷ luật, cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên chao đảo và thiếu tập

trung. Nếu hành động của chúng ta tùy theo tâm trạng và ý thích thì tất cả những

điều đó không hơn gì một thú tiêu khiển. Chúng ta sẽ chẳng bao giờ trở nên xuất

sắc nếu ta không thực hiện những điều chúng ta đặt ra, những mục tiêu mà chúng

ta hướng tới với tinh thần kỷ luật tự giác cao.

Một trong những điều kỳ diệu về kỷ luật tự giác là khi có nó, chúng ta có thể làm

việc kỳ diệu và vẫn còn có rất nhiều thời gian. Đó là một trong các cách để quản lý

thời gian của mình một cách khôn ngoan.

4.6. Sử dụng công cụ quản lý thời gian

a. Đồ thị quản lý thời gian

Đồ thị quản lý thời gian là một công cụ thông minh giúp bạn quyết định tính khẩn

cấp và tầm quan trọng của một công việc cụ thể nào đó.

Tính khẩn cấp

Một việc được coi là khẩn cấp khi nó đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Khi

một việc phải hoàn thành vào một thời gian nhất định, khi hạn cuối cùng đến nó sẽ

trở nên khẩn cấp hơn. Biểu hiện của tính khẩn cấp ta thể hiện cột đứng, các công





việc mang tính khẩn cấp càng cao thì được đặt ở trên và dần xuống dưới thì mang

tính khẩn cấp ít ngay tại thời điểm ta lập đồ thị.

Ví dụ: Ta có 3 việc cần làm ở thời gian sắp tới:

1) Làm bài tập cá nhân

2) Lập ý tưởng cho bài tiểu luận

3) Kế hoạch picnic cho nhóm vào một tháng sau

Khi thời gian trôi qua, thì cả ba công việc sẽ có xu hướng chuyển dần lên trên của

trục thẳng đứng, công việc ngày càng khẩn cấp hơn.

Tầm quan trọng

Một việc được coi là quan trọng khi nó có một ý nghĩa lớn hoặc sẽ gây ra

kết quả hay hậu quả đáng kể. Mức độ quan trọng của công việc không bị ảnh

hưởng bởi thời gian trôi qua. Tầm quan trọng của công việc được thể hiện ở trục

ngang và tầm quan trọng tăng dần từ trái sang phải.

Như ví dụ trên, ta xét tầm quan trọng của các công việc thì ta nhận thấy

rằng lập ý tưởng cho bài tiểu luận có tầm quan trọng nhất, tiếp theo là làm bài tập

cá nhân và kế hoạch picnic cho nhóm là ít quan trọng nhất.

Ta nhận thấy vị trí của công việc đã thay đổi, công việc sắp xếp theo mức độ khẩn

cấp và tầm quan trọng khác nhau.

(1)

(2)

(3)

Khẩn cấp (+)

Khẩn cấp (-)

(3) (1) (2)

Quan trọng (-) Quan trọng (+)





Kết hợp hai trục trên

Khi có đồ thị quản lý thời gian như vậy ta biết được việc nào cần làm trước như đồ

thị trên ta cần:

Làm bài tập cá nhân khẩn cấp hơn là lập ý tưởng cho bài tiểu luận, vì nó cần

hoàn tất sớm.

Việc lập ý tưởng cho bài tiểu luận quan trọng hơn việc lên kế hoạch pinic cho

nhóm vào tháng sau, nên cần hoàn tất việc lập ý tưởng cho bài tiểu luận.

Cuối cùng là đến việc lên kế hoạch picnic cho nhóm.

Sử dụng đồ thị quản lý thời gian là một cách hữu ích để xem xét những đòi hỏi

được đặt ra cho thời gian của bạn, nó giúp bạn đưa ra quyết định trình tự giải

quyết của công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo những mục tiêu đã đề ra.

b. Lịch công việc

Lịch công việc dành cho việc lập kế hoạch ngắn hạn. Việc lên lịch làm việc sẽ

giúp bạn theo dõi được sự tiến triển nhiều việc cùng lúc và lập kế hoạch cho bước

tiếp theo trong chuỗi các công việc. Khi có những công việc đột xuất cần giải

quyết gấp thì lịch công việc sẽ giúp ta linh hoạt thay đổi việc ưu tiên công việc

trong lịch công việc.

c. Sổ nhật kí

Sổ nhật kí dành cho việc lập kế hoạch dài hạn, để ghi lại những cuộc hẹn, sự kiện

và những cam kết cho một thời gian nào đó trong tương lai. Giúp ta xem xét bản

thân mình đã sử dụng thời gian tốt hay chưa, từ đó rút ra kinh nghiệm để hoàn

thiện bản thân.

Khẩn cấp (+)

Khẩn cấp (-)

Quan trọng (-) Quan trọng (+)

(1)

(3)

(2)





4.7. Sử dụng nguyên tắc SMART

Xác định mục tiêu trong công việc là một trong những yếu tố quản lý thời gian

hiệu quả. Nếu chúng ta không xác định được mục tiêu trong công việc thì rất khó để

quản lý thời gian của mình. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Và

cách xác định mà người ta thường đề cập đến là nguyên tắc SMART, là mục tiêu được

xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

M-Measurable: Đo đếm được

A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

R-Realistic: Thực tế, không viễn vong

T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra

Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của

chúng ta là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? Nghĩa là cần phải có con số cụ thể

để đo đếm được. Ví dụ, một tỉ hay mười tỉ... Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính

động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng

để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Cũng đôi khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể

thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc

tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều

hành đều siêu hạng (A) mà không có “chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể

có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu,

nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được

mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.

Bước tiếp theo sau khi xác định được mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó

ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà chúng ta có thể nhìn thấy hàng

ngày. Cách này giúp chúng ta luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy chúng ta hành động hướng

tới mục tiêu đề ra. Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, chúng ta sẽ

tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm chúng ta sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi

lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, và khi

nào mua đất, cất nhà…. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để

biết con đường chúng ta đi bao xa, chúng ta đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu

% kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan





trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó chúng ta sẽ biết hôm nay,

ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích

công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan

trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là

việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ

hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan

trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu

chúng ta cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá

hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi chúng ta xếp lần lượt đá-sỏi-cát, chúng ta còn chứa

được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình

chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là chúng ta phải biết phân biệt được công việc

nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý

thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người

quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và

quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ

thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy

nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham

công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao

ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 366 ngày...” và họ luôn

phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi, giải

trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận

được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày

đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên

là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, quy trình làm việc, tiếp

theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi

hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại

phía sau để nhân viên có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý

bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó”

đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người

lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.





Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên

phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu

của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng

dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu SMART, sau đó cùng thống nhất nhau về mục

tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giữa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại

chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái

Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của

nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó,

tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống

nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận

dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.





KẾT LUẬN

Tại sao trong một chừng mực thời gian nhất định, một số người chẳng làm nên

việc gì thật sự có hiệu quả kể cả những chuyện rất nhỏ nhặt trong khi đó một số khác

làm được khối việc lớn lao, to tát? Tại sao mỗi khi không có đủ thời gian để làm một

việc gì đó, hầu như ai trong chúng ta cũng than phiền, và luôn miệng ước ao rằng: “giá

như một ngày có thể dài thêm...”

Đề tài này đã giúp chúng ta tìm được câu trả lời. Một khi đã than phiền về việc

quỹ thời gian quá hạn hẹp đồng nghĩa với việc chúng ta chưa sử dụng thời gian hiệu

quả. Lúc này ta lại tự đặt ra cho mình những câu hỏi có vẻ như là rất vớ vẩn: tại sao họ

lại làm được như thế? Liệu thời gian trong một ngày của họ có phải hơn chúng ta

không hay họ tài giỏi hơn chúng ta nên họ làm việc nhiều hơn, mang lại hiệu quả cao

và đạt thành tích tốt?

Nếu ai đang giữ trong mình những suy nghĩ ấy thì tốt nhất hãy bỏ nó đi ngay từ

bây giờ, dù là nguyên nhân nào đi nữa, chúng ta cũng đang lãng phí thời gian của

mình, lãng phí cuộc sống của mình. Đó là những suy nghĩ không chính xác và hoàn

toàn sai lầm. Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, không ai nhiều hơn và cũng

không ai ít hơn, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm

các công việc, mà mấu chốt ở đây đó là chúng ta sử dụng quỹ thời gian đó như thế nào

cho hiệu quả. Thời gian là tài sản vô giá mà ai trong chúng ta đều cũng nhận được từ

khi chúng ta có mặt trên đời. Phần lớn những nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài

sản, hơn nữa đó là thứ tài sản vô cùng quý giá, có một không hai. Người ta không thể

tích lũy nó như tàng trữ nhiên liệu. Dù muốn hay không thì chúng cũng tiêu dùng nó

với tốc độ 60 giây một phút. Như Chaplin Tyler đã có một câu nói rất hay và rất có ỹ

nghĩa: “Thời gian là nhân tố không suy suyễn và không co giãn nhất là trong cuộc

sống của chúng ta”. Cũng như mọi tài sản, thời gian có thể được kiểm soát có hiệu quả

hoặc không được kiểm soát gì cả. Và thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài

sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta không kiểm soát được gì cả.

Từ góc nhìn của những nhà quản trị, thời gian là một thứ tài sản, là nguồn vốn

quý báu bởi họ là người nắm giữ những nhiệm vụ quan trọng nhất và mức chi phí

lương cao nhất của doanh nghiệp. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng

để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận

định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu





đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong

sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai.

Hãy khắc phục tất cả nguyên nhân gây lãng phí thời gian của chúng ta, mỗi ngày cũng

chỉ có 24 giờ, nên việc sử dụng thời gian hợp lý sẽ giúp chúng ta đạt được những mục

tiêu đề ra, giảm áp lực với thời gian trong giải quyết công việc, trong một chuẩn mực

nào đó, tiết kiêm thời gian còn giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí và thành công

trong công việc cũng như trong cuộc sống, làm được nhiều việc hơn đồng nghĩa với

cuộc sống của chúng ta sẽ có ý nghĩa hơn khi nhìn lại và chúng ta không cần phải hối

hả chạy theo thời gian.

Kết thúc đề tài đó là những câu danh ngôn, những câu nói hay về thời gian mà

nhóm sưu tập được, xin cảm ơn thầy đã tạo điều kiện cho nhóm tiếp xúc và hoàn thành

đề tài này, một đề tài rất hay và vô cùng cần thiết!

“Đừng than mình không có giờ. Số giờ mỗi ngày mình có cũng ngang với số giờ của

một vị Tổng Thống”

“Hãy có thời gian cho cả công việc và hưởng thụ; khiến mỗi ngày vừa hữu ích vừa

thoải mái, và chứng tỏ rằng bạn hiểu giá trị của thời gian bằng cách sử dụng nó thật

tốt. Và rồi tuổi trẻ sẽ tươi vui, và tuổi già không có nhiều hối tiếc, và cuộc đời sẽ là

một thành công tươi đẹp” (Louisa May Alcott)

“Anh có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không” (Benjamin Franklin)

“Hỏi: Làm thế nào để không lãng phí thời gian?

Đáp: Bằng cách lúc nào cũng ý thức về điều đó.

Những điều có thể làm để lãng phí: Chờ đợi cả ngày bồn chồn trên ghế trong phòng

đợi của nha sĩ; đứng trên ban công cả chiều Chủ nhật; nghe bài giảng bằng ngôn ngữ

mình không hiểu; đi bằng đường tàu xa nhất và ít thuận tiện nhất, và dĩ nhiên đứng cả

buổi xếp hàng trước quầy vé rạp hát và rồi không mua vé; và cứ như vậy...” (Albert

Camus)

“Thời gian của bạn không nhiều, đừng lãng phí bằng cách sống cuộc đời của người

khác. Đừng nghe lời giáo điều, vì đó là suy nghĩ của người khác. Đừng để những quan

điểm ồn ào lấn át tiếng nói bên trong bạn. Hãy biết bạn muốn gì. Mọi thứ khác chỉ là

thứ yếu” (Steve Jobs).





TÀI LIỆU THAM KHẢO

Phần lớn thông tin tham khảo từ các website:

http://vi.wikipedia.org/wiki/Thời_gian

http://vuontoithanhcong.com/index.php?/topic/19286-nhung-cau-noi-noi-

tieng-cua-steve-jobs/

http://vietbao.vn/Trang-ban-doc/Lang-phi-thoi-gian-noi-cong-so-Co-phai-

do-cong-chuc/20499241/478/

http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Lanh-dao-360/Lanh-

dao/lang_phi_thoi_gian_cua_nhan_vien_va_cach_quan_ly_P2/

http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Quan-ly-360/Quan-

ly/Khac_phuc_benh_lang_phi_thoi_gian_cho_nha_quan_ly/

http://hauionline.com/showthread.php?p=836385

…

Giáo trình Quản Trị Văn Phòng – Đại học Công Nghiệp Tp Hồ Chí Minh.


http://vuontoithanhcong.com/index.php?/topic/19286-nhung-cau-noi-noi-tieng-cua-steve-jobs/

http://vuontoithanhcong.com/index.php?/topic/19286-nhung-cau-noi-noi-tieng-cua-steve-jobs/

http://vietbao.vn/Trang-ban-doc/Lang-phi-thoi-gian-noi-cong-so-Co-phai-do-cong-chuc/20499241/478/

http://vietbao.vn/Trang-ban-doc/Lang-phi-thoi-gian-noi-cong-so-Co-phai-do-cong-chuc/20499241/478/

http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Lanh-dao-360/Lanh-dao/lang_phi_thoi_gian_cua_nhan_vien_va_cach_quan_ly_P2/

http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Lanh-dao-360/Lanh-dao/lang_phi_thoi_gian_cua_nhan_vien_va_cach_quan_ly_P2/

http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Quan-ly-360/Quan-ly/Khac_phuc_benh_lang_phi_thoi_gian_cho_nha_quan_ly/

http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Quan-ly-360/Quan-ly/Khac_phuc_benh_lang_phi_thoi_gian_cho_nha_quan_ly/

http://hauionline.com/showthread.php?p=836385

Documents

Lãng phí thời gian - Nguyên nhân và cách khắc phục