BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

PT. Bersama Makmur Raharja adalah satu-satunya dealer motor second berkualitas

dengan skala nasional. PT. BMR atau yang lebih dikenal dikalangan masyarakat dengan

nama Raharja Motor hadir untuk menjawab kebutuhan pasar akan adanya alat transportasi

yang terjangkau namun dengan kualitas terbaik. PT. BMR juga menjadi pemasok terbesar

untuk pedagang-pedagang motor second di beberapa wilayah di Indonesia. Selain itu,

BMR juga menjadi solusi bagi perusahaan pembiayaan dalam mengelola unit-unit tarikan

yang mereka miliki. Saat ini Raharja Motor memiliki lebih dari 20 outlet dengan titik

penjualan mencapai 200 titik yang tersebar di berbagai tempat di Pulau Bali, Jawa, Nusa

Tenggara Barat, Sulawesi, dan Sumatera. Posisi BMR yang strategis ini menjadikan BMR

sebagai salah satu perusahaan yang mampu berkembang pesat dan berpotensi tinggi untuk

menjadi perusahaan yang jauh lebih besar ke depannya.

Untuk membangun kompetensi organisasi yang kuat maka BMR membutuhkan

sumber daya manusia yang unggul. Salah satu metode perekrutan yang dilakukan oleh

BMR adalah melalui Management Trainee. Management Trainee merupakan proses

rekruitmen dan pencarian sumber daya manusia dengan kualitas tertentu dalam bidang

tertentu, yang dilatih intensif untuk menduduki posisi kunci dalam sebuah perusahaan.

Salah satu sistem pelatihan tersebut yang dilakukan oleh Raharja Motor adalah On the Job

Training (OJT). On the Job Training adalah suatu proses yang terorganisasi untuk

meningkatkan keterampilan, pengetahuan, kebiasaan kerja dan sikap karyawan. Dengan

kata lain On the Job Training adalah pelatihan dengan cara pekerja atau calon pekerja

ditempatkan dalam kondisi pekerjaan yang sebenarnya, dibawah bimbingan dan

pengawasan dari pegawai yang telah berpengalaman atau seorang supervisor, tujuannya

adalah supaya para Management Trainee dapat belajar dan mengetahui proses bisnis

Mokas yang ada di Cabang baik dari segi Operasionalnya maupun dari segi Marketing.

Diharapkan nantinya dengan mengikuti program OJT tersebut para kandidat Management

Trainee dapat meningkatkan potensi diri sehingga mampu memberikan kontribusi bagi

perusahaan serta dapat memberikan ide maupun saran demi kemajuan perusahaan.

1

B. TUJUAN KEGIATAN

Tujuan dari On the Job Training ini adalah memberikan gambaran secara langsung

kepada MT mengenai proses bisnis mokas Raharja Motor.

C. MANFAAT KEGIATAN

Manfaat dari OJT ini adalah :

1. Bagi peserta

a. Memberikan gambaran secara langsung kepada MT mengenai proses bisnis mokas

Raharja Motor, yang meliputi pemetaan man power cabang, proses kontrol mokas,

aktivitas marketing dan lain-lain.

b. Mendapatkan pengalaman dan dapat mengaplikasikan pengetahuan dan

kemampuan yang didapatkan.

2. Bagi perusahaan

a. Memberikan informasi mengenai keadaan real cabang dan juga sebagai bahan oleh

pusat untuk mengetahui manajemen yang dilakukan oleh BMR cabang.

b. Mendapatkan SDM baru untuk menjalankan proses bisnis perusahaan.

D. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN OJT

On the job training ini dilaksanakan dari tanggal 5 Mei 2015 – 3 Juni 2015 di BMR cabang

Binjai.

2

BAB II

GAMBARAN UMUM PT. BMR

A. Sejarah Singkat PT. BMR Cabang Bekasi

BMR Cabang Bekasi didirikan pada tahun 2008 dengan berlokasi di Jl. Gatot

Soebroto No 113 F, Binjai. Saat pelaksanaan OJT, BMR Cabang Binjai memiliki 4 titik

penjualan mokas yang aktif yaitu showroom, kios Soetomo, pameran bukit lawang, dan

pameran Solo Mall Kuala. Sebelumnya terdapat titik penjualan pos Sei Rampah, pos

Cengkeh Turi dan pameran SPBU Selesai. Namun ketiga titik tersebut ditutup karena

faktor keamanan yang tidak mendukung.

B. Struktur Organisasi PT BMR Cabang Bekasi

Dalam pelaksanaan kegiatan operasional, struktur organisasi BMR Cabang Binjai

adalah sebagai berikut :

Berdasarkan struktur organisasi cabang Binjai diatas terdapat kekurangan Man

Power yaitu pada posisi sales leader. Sales leader sebenernya sangat penting untuk

mengontrol kinerja sales dan sebagai pusat penerimaan dokumen-dokumen order.

3

Mengenai masalah kekurangan man power ini, sementara tugas sales leader dilakukan

sendiri oleh Marketing Coordinator dan dibantu oleh seorang SF yang diberi kepercayaan

berada di showroom atau biasa disebut sales counter. Sebelumnya sales counter ini

menjabat sebagai sales leader namun karena selama tiga bulan tidak mencapai target maka

dipindahkan kembali menjadi sales force dan posisi sales leader kosong hingga sekarang.

BAB III

PROSES BISNIS MOKASTerdapat tiga proses inti dalam bisnis mokas yaitu proses pembelian, penjualan dan

pencairan.

A. Proses Pembelian

Pembelian unit mokas adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menyediakan

stok unit yang akan dijual oleh cabang dimana pembelian dilakukan di Parenting

Medan dan unit yang di beli telah melalui proses rekondisi. Unit yang dibeli di cabang

Binjai adalah grade A, dengan tahun keluar kendaraan yaitu tahun 2013 dan 2014.

Berikut adalah alur proses pembelian yang terjadi di cabang Binjai.

Terdapat beberapa dokumen dalam proses pembelian unit, antara lain :

1. Memo Pembelian Unit 5. BAPB-Out

2. Data Analisis 6. Harga Penawaran

3. Form Taksasi Pembelian 7. Purchase Order (PO)

4. Laporan Harian 8. BASTK

Secara prosedur, BMR Binjai sudah melaksanakan proses pembelian sesuai dengan

ketentuan yang berlaku akan tetapi terdapat beberapa kendala yang terjadi pada proses

angkut unit. Penjelasan mengenai PICA pada proses pembelian adalah sebagai berikut.

4

Parenting

Melakukan penawaran paket unit mokas

BMR Cabang

Melakukan analisa data pembelian unit

BMR HO

Jika approve oleh HO maka keluar PO pembelian PPI

P I C A KETERANGAN

Problem 1.Mekanik membawa unit tanpa BAPB OUT

2.Mekanik tidak meminta plastik pembungkus unit

Identification 1. Ketika unit akan diangkut mekanik tidak meminta BAPB OUT

2. Ketika unit akan diangkut mekanik tidak meminta plastik

pembungkus

3. Setelah meminta plastik pembungkus pihak parenting mengatakan

harus mengajukan terlebih dahulu

Corective Seharusnya mekanik meminta BAPB OUT dan seharusnya

penanganan komplain terkait penyedian pembungkus unit dapat

dilakukan secara cepat agar pemenuhan unit tidak terhambat

Action 1. Melakukan follow up kepada admin pada hari selanjutnya agar

disediakan BAPB

2. Konfirmasi ke Pak Andi PIH selaku kepala parenting untuk

menanyakan perihal pembungkus unit untuk BMR.

3. Meminta plastik pembungkus kepada bapak kombi selaku bagian

rekondisi unit

Selain itu berdasarkan analisa stock, pencapaian pembelian cabang binjai terbilang di

angka yang sangat kecil yaitu 31% dengan data sebagai berikut :

5

Current stock 35

Purchasing 45

Sales Target 115

Ideal Stock 178

Purchasing Achievement 31%

Dengan rincian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa cabang Binjai tidak akan bisa

mencapai target karena stock tidak ideal untuk mencapai target penjualan. Untuk

manambah booking maka harus dilakukan cara lain yang tidak bergantung pada stock.

Solusi dari masalah tersebut adalah merekomendasikan cabang Binjai untuk melakukan C

to C dan Trade in. akan tetapi cabang Binjai belum berani untuk melakukan C to C ataupun

trade in dengan alasan tidak ada juknis yang jelas dari HO. Oleh karena itu saya

membuatkan juknis C to C beseta alur dan cara promosinya dan prayogi membuat bagian

trade in.

Proses Penjualan

Penjualan unit merupakan proses meliputi seluruh aktivitas penawaran unit mokas

kepada konsumen hingga unit tersebut dibeli oleh konsumen.

Berdasarkan bentuknya, penjualan unit mokas ini dapat dibagi mejadi dua tipe :

1. Penjualan Cash adalah proses penjualan unit dimana konsumen melakukan

pembayaran senilai harga yang telah disepakati.

2. Penjualan Kredit adalah penjualan dimana konsumen melakukan pembayaran

secara bertahap atau angsuran dengan jangka waktu dan nominal tertentu yang telah

disepakati dalam perjanjian jual beli kredit kepada perusahaan pembiayan. Berikut

adalah alur pembelian secara kredit yang terjadi di cabang Binjai :

6

1. Kefektifan Sales Force

Berdasarkan survey yang dilakukan bersama Prayogi Nur Utomo sebanyak 71%

dari 97 responden mengenal Raharja Motor dan sebanyak 54% mengenal Raharja Motor

dari brosur. Selain itu juga ditanyakan kepada 97 responden tersebut tentang apa yang

mereka lakukan pertama kali ketika ingin membeli sepedaa motor. Sebanyak 48,45 %

menjawab mendatangi langsung delaer motor bekas dan sebanyak 17.53 % menjawab

mendatangi stand pameran. Oleh karena itu disini saya simpulkan bahwa kunci dari

aktivitas penjualan adalah branding dengan cara canvassing dan efektifitas dari titik jual itu

sendiri. Factor yang paling berperan dalam prosses canvassing adalah Sales Force. Oleh

Karena itu disini perlu dilakukan analisa mengennai sales. BMR cabang Binjai memiliki 5

sales force yaitu Diana, Rini, Dahlia, Eka dan Irwan. Dari ke lima sales force tersebut

terdapatkelemahan dan kelebihan masing-masing. Berdasarkan analisa sales yang

dilakukan oleh prayogi Nur Utomo ada beberapa parameter yang menjadi penilaia kinerja

sales yaitu canvassing, kegigihan, network, pelayanan, follow up, dan keataatan.

Selanjutnya masing-masing sales akan dinilai dan di beri skor terhadap beberapa parameter

tersebut dan hasilnya adalah masih terdapat beberapa sales yang kurang dari segi network,

cannvassig, ketaatan dan pelayanan. Dengan demikian saya membuat langkah-langkah

agar sales force di cabang Binjai lebih efektif dan semangat dalam mencapai target

penjualan. Seorang sales pada dasarnya harus mengetahui produk yang akan ditawarkan ke

7

Hasil survey

Input laporan dan transfer DP ke HOSerah terima unit

Transaksi

Proses survey

Pooling konsumen

Menyerahkan berkas

Selling activity

konsumen. Hal ini dalam artian seorang sales harus paham betul akan keunggulan dan nilai

jual yang akan diberikan ke konsumen. Selain itu seorang sales juga harus memiliki skill

komunikasi yang baik. Dengan begitu nilai-nilai yang ditawarkan ke konsumen dapat

tersampaikan dengan jelas dan diterima dengan baik oleh konsumen tersebut. oleh karena

itu disini perlu peran MC untuk mengadakan review dan mentraining sales tentang konsep

nilai jual yang ditawarkan perusahaan serta bagaimana cara berkomunikasi yang baik

dengan konsumen. Selain itu juga terdapat sales yang memiliki network yang sedikit.

Untuk masalah ini saya menyarankan sales terkait untuk berkenalan dengan setidaknya 5

orang baru dalam sehari dan dilanjutkan dengan memprospek 10 orang. Permasalahan

canvassing merupakan permasalahan yang saya titikberatkan disini mengingat branding

yang paling efektif di Binjai adalah brosur. Dari kelima sales tersebut terdapat sales yang

kurang aktif dalam melakukan canvassing. Untuk mengatasi masalah tersebut saya

membuatkan form jadwal canvassing. Berikut adalah alur bagaimana menjadi sales yang

efektif dan form jadwal canvassing yang saya buat dan dijalankan di BMR Binjai.

8

2. Analisa titik jual

Selama pelaksanaan on the job training di cabang Binjai, terdapat empat titik

penjualan yang aktif dan beberapa titik penjualan di tutup . Hal ini dapat dilihat pada grafik

penjualan di bawah :

9

Grafik 1 menggambarkan titik-titik mana saja yang berkontribusi banyak dalam penjualan

yaitu titik showroom, pameran bukit lawang, dan pameran solo mall kuala. Sedangkan titik

yang memberi kontribusi sedikit adalah titik pos soetomo. Yang menarik untuk di analisa

disini adalah pada minggu terakhir tanggal 22 Mei dibuka titik baru yaitu pameran solo

mall kuala yang menyumbang 6 booking dapat dilihat pada grafik 2 dimana booking

mengalami peningkatan di minggu terakhir. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dari

suatu titik jual adalah keramaian, ketepatan segmentasi, kompetitor, display unit dan

keamanan. Berdasarkan analisa saya terdapat satu faktor yang tidak dimiliki oleh pos

soetomo yang hanya menyumbang 1 booking dibandingkan dengan pameran kuala yaitu

ketepatan segmentasi. Pos soetomo berada di kota Binjai dengan kondisi masyarakat

kalangan menengah ke atas dan gaya hidup yang tidak sesuai untuk pasar motor bekas.

Selain itu jarak lokasi padat penduduk pun jauh dari lokasi pos. Hal ini menjadikan pos

soetomo sebagai lokasi yang tidak potensial untuk berjualan motor bekas. Untuk

selanjutnya pihak cabang akan lebih baik jika mempertimbangkan beberapa factor diatas

dalam menentukan titik jual baru. Selain itu pada minggu terakhir juga diberlakukan

program DP murah karena adanya serangan dari competitor yaitu motor baru. Dengan

demikian program juga merupakan factor yang berperan dalam peningkatan penjualan di

minggu terakhir.

3. Survey Purna Jual

Berdasarkan survey yang saya lakukan terhadap 40 responden yang diambil secara

acak dari daftar konsumen atau yang telah membeli produk raharja motor selama 3 bulan

terakhir, didapatkan bahwa sebanyak 45% membeli motor di Raharja Motor dikarenakan

10

DP yang terjangkau. Selanjutnya 40 responden tersebut juga ditanyakan mengenai keluhan

yang kemungkinan diterima. Sebanyak 85% tidak mengalami keluhan terhadap produk

ataupun hal lainnya sedangkan sebanyak 15% mengalami keluhan yaitu terdapat oli yang

keluar, pelayanan sales yang kurang ramah saat ke showroom dan helm yang datang

terlambat. Mengenai masalah oli yang keluar sudah dikonsultasikan dengan mekanik dan

permasalahan sudah terselesaikan dimana mekanik membenarkan motor konsumen. Untuk

permasalahan sales yang kurang ramah, saya berdiskusi dengan MC agar mengedukasi

sales terkait. Selanjutnya mengenai permasalahan helm yang datang terlambat baru

terselesaikan ketika pulang ke HO dengan cara menghubungi langsung bagian marketing

dan menanyakan letak permasalahannya untuk kemudian ditentukan solusinya. Ternyata

bagian PIC yang bertugas dari pihak finance belum follow armada pengiriman sehingga

pengiriman tertunda. Untuk selanjutnya di rekomendasikan kepada pihak cabang untuk

mengajukan lebih awal lagi, berlakukan system stock dan aktif follow up PIC terkait

sehingga dapat meminimalisir keterlambatan pengiriman. Dari ke 40 responden tersebut

sebanyak 83% bersedia merekomendasikan ke orang lain tanpa disebutkan fee dan

sebanyak 87% responden setuju dengan fee Rp 200.000,- . Berdasarkan hasil survey purna

jual tersebut saya menyimpulkan bahwa perlu dilakukan survey seperti diatas dalam waktu

3 bulan sekali. Hal ini berguna sebagan branding dan untuk menjaga relationship dengan

konsumen sekaligus sosialisasi mengenai program customer get customer atau yang biasa

dikenal dengan mediator. Berikut adalah hasil survey purna jual yang dilakukan :

4. Analisa Kompetitor

Berdasarkan analisa competitor secara harga. Raharja menempati posisi yang cukup

kuat dan bersaing dari sisi DP. Dibandingkan competitor sekitar seperti Paten Top, Tanser,

Lingga, Sahabat, Rejeki , dan Prima, Raharja Motor menempati peringkat pertama dari sisi

11

DP. Berikut adalah tabel analisa beberapa competitor dari sisi harga terhadap unit Beat

2013, Beat 2014 dan Revo 2013.

Selain dari sisi harga juga dilakukan analisa competitor dari sisi 5P yaitu product,

place, promotion, people dan process. Berikut adalah hasil analisa competitor dari sisi 5P

menggunakan metode penilaian scoring:

12

Berdasarkan analisa competitor dari sisi 5P, Raharja Motor menempati posisi ke

empat di bandingksn dealer lain. Yang sangat penting dan harus diperhatikan disini adalah

dari parameter product dan place dimana Raharja motor mendapat pon rendah di

kebersihan unit dan kerapihan tempat. Oleh karrena itu saya memberikan rekomendasi

diberlakukan jadwal piket untuk menjaga kebersihan showroom. Kemudian saya buatkan

form checklist kebersihan dan kerapihan unit BMR disemua titik. Sales di masing-masing

titik ppenjualan memiliki tanggung jawab membersihkan setiap unit yang didisplay

selanjutnya sales mencheklist sesuai dengan yang tertera di form. Kegiatan ini tentunya di

control oleh MC dan dijadikan acuan dalam menilai kinerja sales. Form tersebut dapat

dilihat dibawah ini :

13

B. Pelunasan-Penagihan

Setelah adanya unit yang terjual maka adanya proses pelunasan unit dari BMR ke

FIF. Proses yang terjadi adalah BMR cabang mengirim memo pelunasan ke HO BMR

beserta dokumen-dokumen pelunasan, kemudian HO BMR yaitu departemen finance akan

14

BMR Cabang HO BMR FIF Konfirmasi Pelunasan

BPKBDokumen TagihanPencairan

melunasi unit-unit tersebut yang tertera pada memo ke FIF HO, kemudian nantinya kita

akan mendapat konfirmasi pelunasan dimana konfirmasi pelunasan tersebut berguna untuk

mengambil BPKB yang berada di parenting. Setelah BPKB diterima kemudian BPKB

tersebut dibawa lagi ke FIF beserta dokumen-dokumen tagihan lainnya untuk melakukan

penagihan AR supaya terjadi pencairan (disburse).

Dokumen pelunasan untuk unit yang terjual secara kredit :

- Memo pelunasan - Form tanda terima DP

- PO System - Fotocopy KTP customer

- Slip setor DP

- Form kwitansi OTR

- BASTK

- Kwitansi subsidi DP

- BAPB Out

Dokumen pelunasan untuk unit yang terjual secara cash :

- Memo pelunasan

- BASTK

- BAPB Out

- Fotocopy KTP customer

- Slip setor penjualan

- Kwitansi pembayaran HJR

Dokuen penagihan :

- PO System - Konfirmasi pelunasan unit

- Kwitansi OTR - Fotocopy STNK

- Kwitansi DP System - Bukti pembayaran

- Kwitansi scheme - BPKB Asli

- BASTK

- Fotocopy KTP-KK

- Gesek noka nosin

- Surat persetujuan suami istri

Selama acting menjadi admin mokas di cabang Binjai, penerapan alur pencairan

yang terjadi di cabang sebenarnya sudah sesuai dengan prosedur, akan tetapi masih terd

15

apat permasalahan yang terjadi pada proses pencairan sehingga aging AR lama dan

performance collection mingguan tidak konstan. Berikut grafik mengenai collection AR

dan range aging AR selama bulan Mei :

Berdasarkan grafik diatas dapat dilihat bahwa collection AR perminggu di

cabang Binjai tidak mengalami kekonstanan dimana pada minggu keempat

performance meningkat karena factor closing. Selain itu persentase

16

collectionnya juga hanya sebesar 54% . walaupun dari segi aging hanya 3 unit

yang berada di zona merah. Seharusnya cabang Binjai bisa meningkatkan

kinerja performance menjadi lebih baik lagi dan konstan. Solusi action yang

saya lakukan untuk mengatasi masalah yang terjadi selama proses pencairan

adalah membuat papan control diruangan operasional yang berisi seperti

halnya tertera dalam laporan di excel namun dengan ditulis di papan

harapannya semua man power bisa melihat dan mengingatkan admin ketika

terjadi kekurangan dokumen dan ikut membantu mengatasi permasalahan

ketika terdapat masalah. Dengan adanya papan ini diharapkan OH juga lebih

mudah dalam mengontrol kinerja admin dalam menangani AR. Dibawah ini

adalah identifikasi problem serta solusi agar AR segera disburse yang

terangkum dalam “7 steps to disburse in 7 days” serta papan control yang

diterapkan di cabang.

17

18

19

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat saya ambil selama OJT di BMR Cabang Binjai adalah

sebagai berikut :

1. Terdapat permasalahan stock yang tidak ideal sehingga sangat sulit bagi cabang binjai

untuk mencapai target penjualan yang ditetapkan HO

2. Kurangnya control terhadap sales sehingga masih terdapat sales yang kurang aktif

3. Kurangnya kesadaran semua manpower cabang terhadap kebersihan unit yang di

display serta kebersihan showroom

4. OH kurang dalam mengontrol AR dan lebih banyak mengurus Refi sedangkan admin

yang diberi tanggung jwab memiliki jobdesk yang cukup banyak sehingga terkadang

lupa terdapat pendingan berkas ataupun kurang aktif dalam follow up sehingga

collection cabang Binjai tergolong kurang bagus.

B. Saran

Saran yang dapat saya berikan selama OJT di BMR Cabang Binjai adalah sebagai

berikut :

1. Membuatkan juknis C to C, alur serta cara promosi yang jelas agar cabang mau

menjalankan Cto C untuk meningkatkan booking

2. Membuatkan form jadwal canvassing

3. Membuatkan form checklist kebersihan unit dan jadwal piket showroom

4. Membuat papan control AR di ruang operasional dan mendiskusikan dengan admin

terkait “7 langkah mudah agar bisa disburse dalam waktu hanya 7 hari”.

20