Laporan Proyek Perubahan Eko Maulana

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

PENINGKATAN PELAYANAN SUBBAG SDM DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN DIKLAT PEGAWAI

DI LINGKUNGAN BPK PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT

DISUSUN OLEH:

Eko Maulana

KEPALA SUB BAGIAN SDM BPK RI PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV PUSDIKLAT BPK RI

i

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan

Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun laporan proyek perubahan ini

dengan baik dan tepat waktu. Laporan ini kami beri judul :

"Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di

lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat".

Laporan ini dibuat dalam rangka melengkapi persyaratan Diklatpim Tingkat IV Angkatan I

Tahun 2014, yang disusun dengan observasi dan beberapa bantuan dari berbagai pihak

untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan yang dihadapi. Oleh karena itu,

kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak Mochammad Rudi

Wahyudi, SE,M.Ak,Ak. sebagai coach, Bapak Andi Sonny, S.H., M.M. sebagai mentor dan semua

pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada laporan ini. Oleh

karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik atas laporan

proyek perubahan ini. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami harapkan untuk

penyempurnaan laporan selanjutnya.

Akhir kata semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi kita.

Manokwari, Oktober 2014

Eko Maulana

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... ii

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................................................... iv

DAFTAR PENGERTIAN ...................................................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................................... 1

B. Tujuan Proyek Perubahan ............................................................................................. 2

C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan................................................................................. 3

D. Standar/Kriteria Keberhasilan ....................................................................................... 4

BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK ....................................................... 5

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek ....................................................................................... 5

1. Kondisi Umum .......................................................................................................... 5

2. Tim Proyek Perubahan ............................................................................................. 5

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ................................................................................. 6

C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal .................................................................. 7

1. Stakeholder Internal ................................................................................................. 7

2. Stakeholder Eksternal .............................................................................................. 8

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder................................................................ 8

4. Kendala Internal dan Eksternal ................................................................................ 11

5. Strategi Mengatasi Kendala ..................................................................................... 12

6. Capaian ..................................................................................................................... 13

7. Instrumen Monitoring yang digunakan ................................................................... 14

iii

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................................... 15

A. Kesimpulan .................................................................................................................... 15

B. Saran .............................................................................................................................. 15

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................ 17

iv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Nota Dinas perihal Pengusulan Pembuatan Keputusan Kepala Perwakilan tentang

Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat

Lampiran 2 Surat Edaran Kepala Perwakilan tentang Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat

Lampiran 3 Milis "Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat

Lampiran 4 Monitoring Diklat Pegawai

Lampiran 5 Rencana Diklat Pegawai Oktober s.d Desember 2014

Lampiran 6 Bukti Koordinasi dengan Pusdiklat

Lampiran 7 Pemaparan hasil diklat pegawai

Lampiran 8 Pelaksanaan Knowledge Transfer Forum (KTF)

Lampiran 9 Kebutuhan Diklat Pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat Tahun 2015

Lampiran 10 Laporan Hasil Survei Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi

Kebutuhan Diklat Para Pegawai di Lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua

Barat

v

DAFTAR SINGKATAN

Diklat : Pendidikan dan Pelatihan

PNS : Pegawai Negeri Sipil

SDM : Sumber Daya Manusia

LO : Liaison Officer

IKU : Indikator Kinerja Utama

SKP : Sasaran Kinerja Pegawai

vi

DAFTAR PENGERTIAN

Beberapa pengertian yang digunakan dalam laporan ini sebagai berikut :

Pelayanan adalah serangkaian kegiatan atau proses pemenuhan kebutuhan orang lain secara

lebih memuaskan dan berupa produk jasa serta mempunyai ciri seperti tidak berwujud, cepat

hilang, lebih dapat dirasakan daripada dimiliki dan pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif

dalam mengkonsumsi jasa tersebut.

Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses

pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki

kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta

keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara (Undang-Undang

Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional).

Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk

membantu mencapai tujuan organisasi (Menurut Mathis (2002); Pelatihan berorientasi ke

masa sekarang dan membantu pegawai untuk menguasai keterampilan dan kemampuan

(kompetensi) yang spesifik untuk berhasil dalam pekerjaannya.

Pendidikan dan pelatihan adalah upaya untuk mengembangkan dan meningkatkan

keterampilan pegawai baik secara teknis maupun manajerial termasuk pengembangan

kepribadian pegawai.

Pegawai adalah Pegawai Negeri Sipil pada Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) yang

telah diangkat dan ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa

Keuangan.

Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab,

wewenang dan hak seorang PNS dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara.

Atasan Langsung adalah seorang Pejabat Struktural yang mempunyai kewenangan langsung

terhadap pegawai tersebut.

Subbag SDM adalah unit kerja yang melaksanakan tugas pengurusan SDM di lingkungan BPK

Perwakilan Provinsi Papua Barat, termasuk tugas pengelolaan diklat pegawai.

Liaison Officer Diklat adalah pegawai pada Subbag SDM yang bertugas melakukan pengelolaan

kediklatan pegawai.

Indikator Kinerja Utama merupakan tolak ukur keberhasilan yang menggambarkan tingkat

pencapaian suatu tujuan, sasaran, atau kegiatan yang telah dilaksanakan BPK Perwakilan

Provinsi Papua Barat.

vii

Sasaran Kinerja Pegawai merupakan rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang

pegawai, yang mengacu pada tugas jabatan pada pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua

Barat;

Kompetensi meliputi kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh pegawai berupa

pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.

Instrumen merupakan alat ukur yang digunakan untuk mendapatkan informasi kuantitatif

tentang variasi karakteristik variabel secara objektif (Ibnu Hadjar (1996:160)).

1

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Laporan proyek perubahan ini merupakan kelengkapan atas keikutsertaan penulis pada

pelaksanaan Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Tahun 2014 dengan Pola Baru yang

menuntut setiap peserta untuk membuat suatu proyek perubahan dan

mengimplementasikan di lapangan (pada pekerjaan sesuai kewenangannya).

Dalam hal ini penulis sebagai kasubbag SDM mempunyai tugas pengelolaan SDM sesuai

dengan Keputusan BPK Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tanggal 10 Juli 2014 tetang Organisasi dan

Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan. Pada pasal 759 dari keputusan tersebut

"Sub Bagian Sumber Daya Manusia mempunyai tugas melaksanakan pengurusan SDM di

lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat". Disamping itu subbag SDM juga

mempunyai kewajiban untuk melaporkan kegiatannya secara berkala kepada Kepala

Sekretariat Perwakilan.

SOTK tersebut di atas kemudian ditindaklanjuti dengan Nota Dinas Nomor

726/ND/X/08/2014 tanggal 29 Agustus 2014 perihal Implementasi SOTK Tahun 2014 Bidang

Sumber Daya Manusia. Pada lampiran I.1 dari Nota Dinas tersebut berisi uraian jabatan

setiap unit kerja termasuk subbag SDM BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat yang antara

lain:

1. Pada huruf q : Mengoordinasikan kegiatan penyusunan konsep proposal dan usulan

daftar pegawai yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) baik di Pusdiklat

maupun di Balai Diklat guna mendukung pengembangan kompetensi pegawai.

2. huruf t : Menjalin dan membina hubungan kerja yang baik dan kondusif dengan pihak

internal (seluruh satuan kerja) maupun eksternal (seperti pemilik kepentingan, lembaga

negara/instansi pemerintah lainnya, dan sebagainya), guna mendukung kelancaran

pelaksanaan kegiatan di Subbagian Sumber Daya Manusia.

Sebagai salah satu tugas dari Subbag SDM, pengelolaan diklat juga menjadi bagian dari

Indikator Kinerja Utama (IKU) pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat. Kegiatan

tersebut telah dilaksanakan dengan baik dan secara terus menerus. Namun demikian untuk

mencapai target yang telah ditetapkan dalam IKU tersebut dibutuhkan pengelolaan diklat

yang lebih baik lagi. Dalam hal ini penulis masih menemukan beberapa hal yang harus

diperbaiki, antara lain :

2

1. Belum adanya mekanisme pengusulan peserta diklat yang ditetapkan dengan suatu

peraturan.

2. Belum ada koordinasi di setiap unit kerja dalam pengusulan peserta diklat.

3. Minimnya informasi yang diperoleh pegawai terkait pelaksanaan diklat.

4. Masih kurangnya sarana untuk berbagi informasi terkait pengelolaan SDM.

5. Belum adanya monitoring yang dapat dijadikan acuan oleh pejabat struktural untuk

mendorong stafnya mengikuti diklat.

6. Belum tersedianya rencana diklat setiap pegawai yang dapat dijadikan panduan

menyusun kegiatan lainnya.

7. Masih kurangnya kesempatan melaksanakan pemaparan hasil diklat.

Berdasarkan kondisi tersebut di atas maka penulis berusaha melakukan perbaikan pada

pengelolaan diklat pegawai dan menjadikannya sebagai proyek perubahan dalam Diklatpim

Tingkat IV dengan judul "Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi Kebutuhan

Diklat Para Pegawai Di Lingkungan Pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat".

B. Tujuan Proyek Perubahan

Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai

mempunyai tujuan :

1. Pegawai memahami mekanisme pengusulan peserta diklat;

2. Memberikan kesempatan yang sama kepada setiap pegawai untuk mengikuti diklat;

3. Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan pegawai dan organisasi;

4. Pelaksanaan diklat lebih terencana;

5. Kesempatan memaparkan hasil diklat lebih terbuka.

Dengan peningkatan pelayanan tersebut maka akan terdapat beberapa manfaat yang dapat

dirasakan oleh para stakeholder, antara lain :

1. Memberikan kemudahan mendapatkan informasi dan mendaftarkan diklat;

2. Para pejabat struktural dapat memantau kegiatan diklat stafnya;

3. Target diklat setiap pegawai dapat tercapai;

4. Perencanaan diklat dapat membantu dalam menyusun perencanaan pemeriksaan

maupun jadwal kegiatan lainnya;

5. Mendapatkan kesempatan menambah angka kredit pengembangan profesi melalui

pemaparan hasil diklat.

3

C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Dalam rangka meningkatkan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para

pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, penulis merencanakan

beberapa kegiatan yang harus dilaksanakan :

1. Menyusun Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat :

a. Mamahami alur pengusulan diklat pegawai (mulai dari minat diklat pegawai, jadwal

diklat dari pusdiklat, pelaksanaan diklat sampai pemaparan hasil diklat);

b. Menuangkan huruf a ke dalam bagan alur;

c. Membuat konsep Surat Edaran Kepala Perwakilan;

d. Menyampaikan konsep tersebut kepada Subbag Hukum untuk mendapatkan

pengesahan;

2. Pengesahan Mekanisme Pengusulan peserta diklat :

a. Legislasi konsep SE Kepala Perwakilan;

b. Penandatanganan oleh Kepala Perwakilan;

c. Pemaparan kepada pegawai.

3. Membuat milis SDM BPK Papua Barat

a. Mendata email pegawai;

b. Membuat group email (milis) di yahoogroups;

c. Mendaftarkan email tersebut ke dalam milis.

4. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada satker :

a. Mengumpulkan data dan informasi pegawai yang telah mengikuti diklat;

b. Membuat daftar monitoring diklat pegawai;

c. Menyampaikan kepada para pejabat struktural.

5. Menyusun rencana diklat Agustus s.d Desember 2014 :

a. Mengumpulkan informasi terkait minat diklat pegawai;

b. Membandingkan minat diklat pegawai dengan Jadwal Diklat dari Pusdiklat;

c. Menyusun rencana diklat pegawai s.d Desember 2014.

6. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait usulan peserta dan pengajuan diklat di

perwakilan :

a. Membuat ND usulan peserta diklat;

b. Membuat ND usulan penyelenggaraan diklat;

c. Membuat proposal diklat;

d. Melaksanakan diklat;

e. Membuat laporan hasil diklat.

4

7. Membuat rencana pemaparan hasil diklat :

a. Koordinasi dengan pegawai terkait rencana pemaparan diklat;

b. Menyiapkan dan menyelenggarakan pemaparan hasil diklat;

c. Membuat laporan hasil pemaparan diklat pegawai.

8. Pembuatan rencana diklat pegawai tahun 2015 :

a. Mengumpulkan informasi terkait minat diklat pegawai Tahun 2015;

b. Mengumpulkan data dan informasi rencana pemeriksaan Tahun 2015;

c. Menyusun rencana diklat pegawai Tahun 2015.

D. Standar/Kriteria Keberhasilan

Penulis sangat memahami bahwa suatu perencanaan tidak akan dapat tercapai apabila tidak

ada kerjasama yang baik atas pihak-pihak terkait dan usaha yang kuat untuk mencapainya,

begitu pula dengan rencana proyek perubahan ini. Oleh karena itu penulis menetapkan

kriteria keberhasilan dari proyek perubahan sebagai berikut :

1. Adanya Surat Edaran Kepala Perwakilan Provinsi Papua Barat tentang Mekanisme

Pengusulan Peserta Diklat;

2. Pengusulan peserta diklat sudah sesuai mekanisme yang ada;

3. Para pejabat struktural dapat melakukan monitoring diklat stafnya dengan berdasarkan

hasil monitoring diklat yang disampaikan oleh subbag SDM;

4. Tersedianya sarana berbagi informasi terkait diklat;

5. Minat pegawai untuk mengikuti diklat meningkat;

6. Tersedianya Rencana Diklat Tahun 2015;

5

II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek

1. Kondisi Umum

Pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat selama tahun 2013 telah

berjalan dengan baik. Namun demikian masih terdapat beberapa hal yang harus

diperbaiki terutama dari sistem pengusulan peserta diklat, antara lain :

a. Belum ada mekanisme yang jelas atas pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi

Papua Barat.

b. Masih kurangnya koordinasi baik internal unit kerja maupun antar unit kerja di dalam

pengusulan peserta diklat.

c. Pejabat struktural sebagai atasan langsung tidak mengetahui siapa saja pegawai di

lingkungan unit kerjanya yang telah mengikuti diklat dan yang belum.

Berdasarkan kondisi tersebut di atas maka penulis membuat kesimpulan bahwa

dibutuhkan suatu mekanisme yang mengatur pengusulan diklat pegawai sehingga

pegawai dapat memahami alur dan tata cara usulan peserta diklat. Dengan adanya

mekanisme yang baru ini diharapkan terjalin koordinasi yang baik antar pegawai dalam

satu unit kerja maupun antar unit kerja, antara staf dengan atasannya maupun antar

pejabat struktural sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara

keseluruhan. Disamping itu para pejabat struktural juga dapat berperan aktif di dalam

pengembangan kompetensi pegawai dengan melalui memonitor diklat pegawai yang

telah disampaikan subbag SDM secara berkala (triwulan).

2. Tim Proyek Perubahan

Dalam rangka melaksanakan proyek perubahan dibutuhkan suatu tim yang solid. Oleh

karena itu penulis menyusun tim Peningkatan Pelayanan Subbag SDM Dalam Memenuhi

Kebutuhan Diklat Para Pegawai Di Lingkungan Pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua

Barat sebagai berikut :

Jabatan Nama Tugas

Coach : Mochammad Rudi Wahyudi, SE,M.Ak,Ak.

memberikan arahan atau masukan kepada Ketua terkait kegiatan yang dilaksanakannya.

Sponsor : Andi Sonny, S.H., M.M.

memberikan masukan/arahan kepada Ketua yang terkait kondisi di Perwakilan.

Ketua : Eko Maulana bertugas Bertanggungjawab atas pelaksanaan

6

kegiatan peningkatan pelayanan subag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai sehingga dapat tercapai.

Anggota : Henik Rahmawati Theones Ronald Dian Tri Wahyu L Setyawan Rio Retno Wulandari

bertugas melaksanakan kegiatan yang didistribusikan oleh Proyek Leader untuk mendukung tercapainya tujuan dari kegiatan tersebut.

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan

Tahapan-tahapan di dalam Peningkatan Pelayanan Subbag SDM dalam Memenuhi

Kebutuhan Diklat para Pegawai di Lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat telah

semua dilaksanakan, namun demikian terdapat beberapa kegiatan yang mengalami

pengembangan dan membutuhkan waktu penyelesaian yang lebih lama.

1. Menyusun Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat

Penyusunan Konsep Mekanisme pengusulan peserta diklat dimulai dengan pemahaman

atas alur pengusulan diklat, menuangkan ke dalam bagan alur sampai pembuatan konsep

Surat Edaran Kepala Perwakilan. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada minggu pertama

sampai dengan minggu ke-4 dan telah diserahkan ke Subbagian Hukum untuk dilegislasi

dan mendapatkan pengesahan Kepala Perwakilan pada akhir bulan Agustus 2014.

2. Pengesahan Mekanisme Pengusulan peserta diklat

Proses legislasi Surat Edaran Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat dilaksanakan oleh

Subbag Hukum dengan mengacu ketentuan yang berlaku dan disahkan oleh Kepala

Perwakilan pada akhir bulan September 2014 (minggu ke-8).

3. Membuat milis SDM BPK Papua Barat

Kegiatan ini didahului dengan mendata email para pegawai yang kemudian dilanjutkan

dengan pembuatan milis SDM BPK Papua Barat dan telah dilaksanakan di yahoogroups

dengan nama Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat pada bulan Agustus 2014 (minggu

ke-3). Milis ini bertujuan untuk berbagi informasi terkait kepegawaian tertuama diklat dan

informasi pengelolaan kepegawaian yang lainnya.

4. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada satker

Kegiatan ini meliputi kegiatan pengumpulan data dan informasi pegawai yang telah

mengikuti diklat, membuat daftar dan menyampaikannya kepada Para pejabat struktural.

Kegiatan tersebut dilaksanakan secara terus menerus dan disampaikan secara berkala per

tiga bulan kepada stakeholders.

5. Menyusun rencana diklat September s.d Desember 2014

7

Kegiatan ini dilakukan dengan cara mendata diklat yang ingin diikuti oleh pegawai selama

bulan September s.d Desember 2014 dan membandingkan dengan Jadwal diklat yang

telah disusun oleh Pusdiklat. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Agustus (minggu ke-4).

6. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait usulan peserta dan pengajuan diklat di

perwakilan

Koordinasi dengan pusdiklat meliputi kegiatan membuat nota dinas konfirmasi peserta

diklat peran, nota dinas usulan peserta diklat, dan menyampaikannya ke Pusdiklat dan

Balai Diklat BPK. Kegiatan ini telah berlangsung secara terus menerus, terutama kegiatan

pengusulan peserta diklat.

7. Membuat rencana dan menyelenggarakan pemaparan hasil diklat

Pemaparan hasil diklat telah dilaksanakan beberapa kali di antarannya pada bulan

Agustus 2014. Kegiatan ini dapat dilaksanakan karena adanya koordinasi dengan pegawai

yang bersedia untuk membagi ilmu dan pengalaman yang dimiliki. Disamping itu juga

dilaksanakan Knowledge Transfer Forum (KTF) pada tanggal 16 Oktober 2014 (minggu ke

11) yang merupakan bagian dari peningkatan kompetensi pegawai.

8. Pembuatan rencana diklat pegawai tahun 2015

Kegiatan ini merupakan penyusunan rencana kegiatan untuk tahun 2015 dan sangat

tergantung dari pihak penyelenggara diklat. Sampai dengan saat ini, kegiatan yang telah

dilaksanakan adalah mengumpulkan rencana diklat/minat diklat yang akan diikuti

pegawai.

C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal

1. Stakeholder Internal

Stakeholder internal di dalam proyek perubahan ini meliputi :

a. Para pejabat struktural BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat :

o Kepala Perwakilan

o Kepala Sub Auditorat Papua Barat I

o Kepala Sub Auditorat Papua Barat II

o Kepala Sekretariat Perwakilan

o Kepala Sub Bagian Sekretariat Kalan

o Kepala Sub Bagian Keuangan

o Kepala Sub Bagian Hukum dan Humas

o Kepala Sub Bagian Umum

b. Staf pada Subbag SDM;

8

c. Seluruh staf pada pelaksana BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat.

2. Stakeholder Eksternal

Stakeholder eksternal pada proyek perubahan ini adalah Pusdiklat BPK dan Biro SDM.

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

Stakeholder mempunyai peranan dan pengaruh yang sangat penting terhadap

terlaksananya proyek perubahan ini.

Untuk itu kami membagi Stakeholder menjadi 4 jenis:

a. High Influence Actors

1) High Influence and High Importance :

a) Kepala Perwakilan

BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat mempunyai pegawai sebanyak 67 orang,

yang terdiri dari 9 Pejabat Struktural, 38 Pemeriksa dan 20 staff penunjang dan

pendukung.

Kepala perwakilan merupakan pimpinan tertinggi pada BPK Perwakilan Provinsi

Papua Barat yang mempunyai tugas dan tanggungjawab atas terlaksananya

seluruh kegiatan pada Kantor Perwakilan BPK. Kegiatan tersebut antara lain

kegiatan pemeriksaan yang merupakan kegiatan utama BPK dan kegiatan

kesekretariatan yang merupakan kegiatan penunjang dan pendukung dari

kegiatan utama tersebut. Kegiatan kediklatan merupakan bagian dari kegiatan

kesekretariatan dalam rangka meningkatkan kompetensi pemeriksa untuk

melaksanakan tugas-tugas pemeriksaan serta pencapaian diklat merupakan

bagian dari Indikator Kinerja Perwakilan.

b) Kepala Pusdiklat

Salah satu misi pusdiklat adalah "Mengembangkan kompetensi SDM BPK,

pemeriksa dan pengawas keuangan negara serta pemangku kepentingan lainnya

melalui pendidikan dan pelatihan pemeriksaan, pengelolaan, dan tanggung

jawab keuangan negara". Untuk mewujudkaan misi tersebut Pusdiklat harus

melakukan peningkatan diklat berbasis kompetensi, kurikulum, metodologi,

fasilitas maupun efektifitas hubungan kerjasama di bidang kediklatan. Kepala

Pusdiklat merupakan pejabat yang paling berwenang dan bertanggungjawab

atas tercapainya misi pusdiklat tersebut. Proyek ini merupakan pendukung di

dalam peningkatan diklat berbasis kompetensi dan penyusunan kurikulum

diklat.

9

c) Kepala Sekretariat Perwakilan

Kepala Sekretariat Perwakilan secara struktur organisasi merupakan atasan

langsung dari Kasubbag SDM yang merupakan penulis laporan proyek

perubahan ini. Sebagai seorang atasan tentunya mengharapkan seluruh

kegiatan yang berada dilingkup dan tanggunjawabnya dapat berjalan lancar dan

berhasil. Disamping itu sebagai atasan langsung maka yang bersangkutan juga

ditunjuk sebagai coach dari penulis yang mempunyai tugas untuk mengarahkan

penulis dan mengharapkan agar seluruh peserta didiknya dapat berhasil dan

lulus Diklatpim Tingkat IV ini.

2) High Influence and Low Importance :

a) Kasubaud Papua Barat I

Kepala Subauditorat Papua Barat I mengelola 19 pegawai pemeriksa (30% dari

total pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat) yang berarti pula

mempunyai kewenangan untuk memberikan persetujuan atas usulan peserta

diklat pegawai tersebut. Disamping itu yang bersangkutan juga mempunyai

tanggungjawab atas terlaksananya seluruh kegiatan pemeriksaan yang berada

dilingkup Subauditorat Papua Barat I. Sering terjadi kegiatan pemeriksaan

bersamaan waktunya dengan kegiatan diklat yang akan diikuti oleh pegawai.

b) Kasubaud Papua Barat II,

Kepala Subauditorat Papua Barat II mempunyai peran seperti Kepala

Subauditorat Papua Barat I, pegawai pada Subauditorat Papua Barat II sebanyak

19 pemeriksa (30% dari total pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat).

Kepala Subauditorat Papua Barat II juga mempunyai tanggungjawab atas

terlaksananya seluruh kegiatan pemeriksaan yang berada dilingkup unit

kerjanya.

b. Medium Influence Actors

1) Kasubbag Humas dan TU Kalan

Kepala Subbagian Hubungan Masyarakat dan Tata Usaha Kepala Perwakilan

bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan di bidang kehumasan yang terkait

dengan tugas dan fungsi BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, mengelola

perpustakaan, kesekretariatan, keprotokolan, dan menyiapkan informasi yang

dibutuhkan oleh Kepala Perwakilan, serta pemutakhiran data pada aplikasi SIMAK

dalam rangka pengukuran IKU unit kerja dan penyimpanan DEP pada lingkup tugas

10

BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Staf pada unit kerja tersebut sebanyak 3

orang dan menjadi tanggungjawab Kasubbag Humas dan TU Kalan untuk

mendorong peningkatan kompetensinya.

2) Kasubbag Keuangan

Kepala Subbagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan anggaran,

perbendaharaan, penatausahaan, dan pertanggungjawaban keuangan, serta

menyiapkan bahan pendukung dalam rangka penyusunan Laporan Keuangan BPK di

lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

Untuk dapat melaksanakan kegiatan tersebut dengan baik maka dibutuhkan

pegawai yang berkompeten di bidangnya dan saat ini pada jumlah staf pada unit

kerja tersebut sebanyak 6 orang.

3) Kasubbag Hukum

Kepala Subbagian Subbagian Hukum mempunyai tugas dan tanggungjawab

melaksanakan pemberian layanan di bidang hukum yang meliputi legislasi,

konsultasi, bantuan dan informasi hukum yang terkait dengan tugas dan fungsi BPK

Perwakilan Provinsi Papua Barat. Unit kerja ini merupakan unit kerja baru yang

dibentuk karena pemecahan subbagian sebelumnya yaitu Subbagian Hukum dan

Humas. Pegawai pada unit kerja ini sebanyak 2 orang staf dan membutuhkan

peningkatan kemampuannya di bidang hukum dan pemeriksaan.

4) Kasubbag Umum dan TI

Subbagian Umum dan Teknologi Informasi mempunyai tugas melaksanakan

pemberian layanan administrasi umum, pengelolaan arsip dan teknologi informasi,

serta melaksanakan pengurusan prasarana dan sarana di lingkungan BPK

Perwakilan Provinsi Papua Barat. Kepala Subbagian Umum dan TI saat ini

membawahi 5 orang staf dan setiap staf mempunyai kompetensi masing-masing

yang harus selalu ditingkatkan.

5) Staf SDM

Staf SDM mempunyai tugas untuk melaksanakan pekerjaan yang diberikan oleh

Kepala Sub Bagian SDM sehingga pengelolaan SDM dapat berjalan dengan baik dan

kinerja unit kerja tercapai. Staf SDM mempunyai peran yang cukup besar di dalam

pengelolaan diklat karena sebagai pelaksana kegiatan tersebut secara langsung.

3) Low Influence Actors

Pegawai secara keseluruhan mempunyai pengaruh yang sangat besar tetapi secara

perorangan pengaruhnya tidak terlalu besar dan hanya berpengaruh terhadap dirinya

11

sendiri. Disamping itu pegawai juga sangat membutuhkan diklat dalam rangka

meningkatkan kompetensinya dan memenuhi target mengikuti diklat. Bagi Pemeriksa,

kediklatan merupakan salah satu unsur penilaian dalam penghitungan angka kredit.

4. Kendala Internal dan Eksternal

Kediklatan merupakan kegiatan yang dikelola oleh Subbag SDM dan telah berjalan lama,

namum demikian permasalahan terkait masih sering terjadi dan selalu mucul yang

akhirnya menjadi kendala. Kendala tersebut ada yang berasal dari internal maupun

eksternal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dengan adanya proyek perubahan yang

dibangun oleh penulis, diharapkan dapat mengurangi dan mengatasi kendala yang ada.

Penulis membagi kendala yang dihadapi di dalam 2 kelompok berdasarkan sumber

kendala, yaitu :

a. Kendala Internal

Yang dimaksud kendala internal disini adalah kendala-kendala yang dihadapi di dalam

pengelolaan kediklatan dan berasal dari internal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat

baik berupa kebijakan, prosedur maupun sikap dari para pegawai, antara lain :

1) Masih kurangnya koordinasi baik internal unit kerja maupun antar unit kerja di

dalam pengusulan peserta diklat.

2) Belum ada mekanisme yang jelas atas pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan

Provinsi Papua Barat.

3) Informasi terkait rencana dan pelaksanaan diklat yang diterima pegawai masih

sangat terbatas.

4) Belum adanya monitoring diklat sehingga pejabat struktural sebagai atasan

langsung tidak mengetahui siapa saja stafnya yang telah mengikuti diklat dan yang

belum.

5) Usulan peserta diklat yang selama ini berjalan berdasarkan keinginan setiap

pegawai secara langsung, belum terencana dan Sub Bagian SDM hanya melakukan

kompilasi serta menyampaikan ke Pusdiklat.

6) Jadwal pelaksanaan diklat tidak sesuai dengan jadwal berakhirnya penugasan

pemeriksaan.

7) Perencanaan kegiatan pemeriksaan yang belum terencana dengan baik, salah satu

penyebabnya adalah ketepatan waktu penyampaian LKPD oleh entitas tidak sesuai

ketentuan. Batas akhir penyerahan laporan keuangan pemerintah

pusat/pemerintah daerah seharusnya 31 Maret sesuai UU No.1 Th 2004 tentang

Perbendaharaan Negara, tetapi pada kenyataannya mundur sampai bulan Juni.

12

8) Masih kurangnya pemaparan hasil diklat yang telah diikuti oleh pegawai.

b. Kendala Eksternal

Kendala Eksternal dari proyek perubahan ini berupa kendala-kendala yang dihadapi

dan berasal dari eksternal BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat :

1) Dibutuhkan kebijakan dari Biro Sumber Daya Manusia dalam pemenuhan dan

penempatan pegawai sesuai dengan kebutuhan pegawai pada setiap unit kerja

terutama pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

2) Koordinasi Pusdiklat dengan Balai Diklat masih kurang, sehingga sering terjadi

miskomunikasi. Sebagai Contoh Nota Dinas yang sudah disampaikan ke Pusdiklat

tidak diteruskan kepada Balai Diklat sehingga perserta diklat yang diusulkan

tersebut tidak sampai ke Balai Diklat dan tidak dipanggil untuk mengikuti diklat.

3) Masih kurangnya penyelenggaraan diklat oleh pusdiklat BPK.

5. Strategi Mengatasi Kendala

Dalam rangka mengatasi kendala seperti yang telah disebutkan di atas (angka 4) maka

dibutuhkan tahapan-tahapan/strategi, yaitu

a. Melakukan pendekatan kepada Kepala Perwakilan dan para pejabat struktural untuk

menjelaskan pentingnya pengelolaan diklat pegawai.

b. Membuat Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat pada Subbag SDM BPK RI Perwakilan

Provinsi Papua Barat yang ditetapkan dengan Surat Edaran Kepala Perwakilan.

c. Membuat mailling list (milis) SDM BPK Papua Barat sebagai sarana memperlancar

komunikasi dengan seluruh pegawai.

d. Membuat dan menyampaikan monitoring diklat pegawai kepada para pejabat

struktural untuk digunakan sebagai alat pemantauan diklat pegawai.

e. Mendata kebutuhan diklat Oktober s.d Desember 2014 sebagai dasar perencanaan

diklat periode tersebut.

f. Melakukan koordinasi dengan pusdiklat terkait pelaksanaan diklat.

g. Mendata kebutuhan diklat Tahun 2015 sebagai dasar penyusunan rencana diklat

pegawai tahun 2015.

h. Melakukan koordinasi dan memfasilitasi pegawai terkait pemaparan hasil diklat.

i. Menyampaikan kebutuhan dan komposisi pegawai BPK Perwakilan Provinsi Papua

Barat kepada Pembina Kepegawaian.

j. Mengkonfirmasi kepada Pusdiklat dan Balai Diklat atas usulan peserta diklat dai BPK

Perwakilan Provinsi Papua Barat.

13

6. Capaian

Kegiatan yang telah dilaksanakan oleh penulis dalam rangka Peningkatan pelayanan

Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK

Perwakilan Provinsi Papua Barat, antara lain :

a. Penulis telah melakukan koordinasi dengan para stakeholder untuk memberikan

pemahaman dan dukungan atas proyek perubahan ini. Bentuk koordinasi tersebut

dapat dilihat salah satunya dengan penyampaian Nota Dinas permohonan penerbitan

keputusan Kepala Perwakilan dari subbag SDM kepada subbag Hukum (Lampiran 1).

b. Telah diterbitkannya Surat Edaran Kepala Perwakilan tentang Mekanisme Pengusulan

Peserta Pendidikan dan Pelatihan pada Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia

Perwakilan Provinsi Papua Barat, hasil dari kegiatan ini dapat dilihat pada Lampiran 2.

c. Telah dibentuknya milis BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat dengan nama

"Manokwarior" atau "Grup BPK RI Pwkl Provinsi Papua Barat" di yahoogroups dan

telah digunakan sebagai sarana berbagi informasi terkait kepegawaian pada umumnya

dan informasi diklat pada khususnya (lampiran 3)

d. Monitoring diklat telah dilaksanakan dan telah disampaikan ke masing2 satker. Nota

Dinas penyampaian monitoring diklat tersebut dapat dilihat pada lampiran 4.

e. Kebutuhan diklat pegawai telah dinventarisir dengan menggunakan Daftar Kebutuhan

Diklat Pegawai dan telah disampaikan ke Pusdiklat melalui Nota Dinas Penyampaian

Usulan Peserta diklat bulan Oktober s.d Desember Tahun 2014 (Lampiran 5)

f. Koordinasi dengan Pusdiklat telah dilakukan secara terus menerus, terutama dalam

hal pengusulan peserta diklat dan pengajuan diklat yang diselenggarakan di

perwakilan BPK baik untuk PNS maupun untuk tenaga tidak tetap. Kegiatan tersebut

dapat dilihat pada Lampiran 6.

g. Pemaparan hasil diklat telah dilaksanakan beberapa kali di antarannya pada bulan

Agustus 2014. Kegiatan ini dapat dilaksanakan karena adanya koordinasi dengan

pegawai yang bersedia untuk membagi ilmu dan pengalaman yang dimiliki, hal ini

dapat dilihat pada lampiran 7. Disamping itu juga dilaksanakan Knowledge Transfer

Forum (KTF) pada tanggal 16 Oktober 2014 (minggu ke 11) yang merupakan bagian

dari peningkatan kompetensi pegawai (lampiran 8).

h. Penyusunan rencana diklat untuk tahun 2015 sangat tergantung dari pihak

penyelenggara diklat yaitu pusdiklat BPK RI. Sampai dengan saat ini telah dilakukan

inventarisasi kebutuhan diklat pegawai tahun 2015 dan telah disampaikan kepada

Pusdiklat. Hal tersebut dapat dilihat pada lampiran 9.

14

7. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Instrumen penelitian merupakan alat bantu yang digunakan oleh penulis untuk

mengumpulkan informasi kuantitatif tentang variabel terkait proyek perubahan.

Instrumen yang digunakan oleh penulis dalam proyek perubahan ini adalah

a. Observasi

Penulis melakukan pengamatan sistem, minat pegawai dan kendala atas pengelolaan

diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dari hasil observasi diketahui bahwa

mekanisme pengusulan diklat belum jelas dan belum terkoordinir, setiap pegawai

menyampaikan formulir permohonan diklat atau secara lisan kepada LO Diklat, belum

menggunakan Nota Dinas dari atasan langsung.

b. Wawancara

Penulis juga melakukan wawancara dengan pegawai untuk menggali jenis diklat dan

sistem pengelolaan yang diinginkan pegawai. Dari hasil wawancara ini diketahui

bahwa informasi terkait diklat masih terbatas sehingga tidak setiap pegawai dapat

mengetahui jadwal diklat sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang sering

mengikuti diklat, disamping itu juga tidak ada monitoring yang dapat dijadikan acuan

oleh atasan untuk mendorong stafnya untuk segera mengikuti diklat atau

membatasinya karena terlalu sering mengikuti diklat.

c. Kuesioner

Kuesioner yang dibagikan kepada seluruh stakeholder dan berisi informasi terkait

pengelolaan diklat pada saat sebelum dan setelah proyek perubahan. Penulis

menggunakan 5 skala dalam kuesioner ini, yaitu : 1 = sangat tidak setuju; 2 = tidak

setuju; 3 = cukup setuju; 4 = setuju; 5 = sangat setuju dan 8 pertanyaan terkait

pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat. Dari hasil kuesioner

tersebut dapat disimpulkan telah terjadi peningkatan dalam pengelolaan diklat,

sebelum proyek perubahan rata-rata per pegawai menyatakan 2,84 yang artinya tidak

setuju atas pengelolaan diklat yang ada sedangkan setelah proyek perubahan rata-rata

per pegawai menyatakan 3,81 yang artinya para pegawai cukup setuju dengan

pengelolaan diklat yang ada. Tentunya hasil ini masih terus berubah seiring dengan

proyek perubahan yang kami laksanakan. Laporan dari hasil survei tersebut dapat

dilihat pada Lampiran 10.

15

III. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil pelaksanaan proyek perubahan pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Kekurangan pegawai yang cukup signifikan dibandingkan dengan beban kerja sangat

berpengaruh pada padatnya pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh setiap pegawai

(terutama pada bidang pemeriksaan). Hal tersebut mengakibatnya kurangnya

kesempatan yang dimiliki setiap pegawai mengikuti kegiatan diklat.

2. Informasi terkait diklat (antara lain : jadwal, persyaratan dan monitoring diklat) sangat

diperlukan oleh setiap pegawai sebagai bahan pertimbangan untuk perencanaan

mengikuti diklat, perencanaan kegiatan dan peningkatan kompetensi.

3. Perencanaan kegiatan (terutama kegiatan pemeriksaan) harus disusun dengan baik pada

akhir tahun sebagai acuan pelaksanaan kegiatan tahun berikutnya. Perencanaan

pemeriksaan pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat sangat terpengaruh oleh pihak

Entitas dalam menyampaikan LKPD yang masih belum sesuai jadwal. Hal ini juga

mengakibatkan kendala bagi perencanaan dan pelaksanaan kegiatan setiap pegawai.

Namun demikian perencanaan sangat diperlukan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan,

membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas

kerja organisasi.

Menurut George R. Terry: Perencanaan adalah pemulihan fakta-fakta dan usaha

menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat

perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang

akan datang yang sekiranya diperlukan untuk menghendaki hasil yang dikehendaki.

B. Saran

Saran penulis dalam rangka peningkatan pelayanan diklat para pegawai di lingkungan

pelaksana BPK RI terutama BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat :

1. Suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik apabila terjalin kerjasama yang baik antar

pihak terkait, termasuk pihak internal maupun pihak eksternal.

2. Perlunya koordinasi yang lebih baik antara Pusdiklat dan Balai Diklat, mengingat masih

terjadi beberapa informasi usulan peserta diklat dari satker yang telah disampaikan ke

pusdiklat tidak sampai ke balai diklat.

16

3. Perlunya menggali informasi minat diklat pegawai, sebagai masukan di dalam

perencanaan pelaksanaan diklat.

4. Penambahan jenis diklat agar kesempatan mengikuti diklat menjadi lebih terbuka

(termasuk di setiap jenjang peran pemeriksa).

5. Perlunya komitmet pimpinan satker untuk memberikan kesempatan yang lebih luas bagi

pegawai untuk mengikuti diklat.

6. Perencanaan kegiatan harus disusun dengan baik sebelum tahun anggaran berjalan,

sehingga dapat dijadikan panduan pelaksanaan kegiatan.

17

DAFTAR PUSTAKA

AnneAhira.com. [2014]. Pengertian Pelayanan [Online]. Tersedia :

http://www.anneahira.com/pengertian-pelayanan.htm

Universitas Sumatera Utara [2014]. Pengertian Pelayanan [Online]. Tersedia :

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/27963/3/Chapter%20II.pdf

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan

Nasional [Online] Tersedia : http://www.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2012/10/UU20-

2003-Sisdiknas.pdf

Slideshare. (2013). Perencanaan dalam Fungsi Manajemen [Online]. Tersedia:

http://www.slideshare.net/AppleYuu1/perencanaan-27157580

Setiawan Dimas. [2014]. Definisi Pelatihan [Online]. Tersedia :

http://definisimu.blogspot.com/2012/08/definisi-pelatihan.html

Ridwan Iskandar Sudayat, SE. [2014]. Pendidikan dan Pelatihan [Online]. Tersedia :

http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/9-pendidikan-dan-pelatihan.pdf

Suharsimi Arikunto. 2000. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta [Online]. Tersedia :

https://hartanto104.files.wordpress.com/2013/11/instrumen-penelitian.pdf

Dedet Zelthauzallam. [2014]. Pengertian, Tujuan Dan Fungsi Perencanaan [Online]. Tersedia :

http://dedetzelth.blogspot.com/2013/02/pengertian-tujuan-dan-fungsi-perencanaan.html

https://plus.google.com/104410036261652889347

Pemaparan Mekanisme Pengelolaan Diklat Pegawai

pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat

MEKANISME PENGELOLAAN DIKLAT

PADA BPK PERWAKILAN

PROVINSI PAPUA BARAT

MEKANISME PENGELOLAAN DIKLAT

PADA BPK PERWAKILAN

PROVINSI PAPUA BARATPROVINSI PAPUA BARATPROVINSI PAPUA BARAT

Oleh : Eko Maulana

Mekanisme pengusulan peserta diklat

OutputPegawaiAtasan

LangsungLO DiklatPusdiklatKegiatan

Mulai

Buat &

Distribusi

FKDP

Mengkoordinir

pengisian

FKDP

Mengisi FKDP

Melakukan

pengecekan

FKDP

Melakukan

rekapitulasi &

menyampaikan

ke Pusdiklat

Berkoordinir

dengan

Pusdiklat

Menyusun RDT

& RDB

Mendistribusi-

kan RKT &

RKD

1

LO Diklat membuat dan

mendistribusikan FKDP ke setiap

satker. (Setiap bulan Agustus)

FKDP yang

terdistribusi ke

setiap satker

Atasan Langsung menkoordinir

pengisian FKDP

Pegawai mengisi FKDP sesuai

dengan kebutuhan diklatnya

Atasan Langsung mengecek FKDP

yang telah diisi pegawai dan

menyerahkan kepada LO Diklat

LO Diklat merekap dan membuat

Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP)

serta menyampaikannya ke

Pusdiklat.

LO Diklat berkoordinir dengan

pusdiklat terkait pelaksanaan diklat

yang diselenggarakan di Kantor

Perwakilan.

Pusdiklat menyusun RDT dan RDB

serta menyampaikannya ke seluruh

satker ( RDT setiap akhir November

dan RDB sertiap minggu ke-3 bulan

sebelumnya)

LO Diklat menyampaikan RDT &

RDB ke masing 2 satker beserta

RKDP

FKDP yang

terdistribusi ke

setiap pegawai

FKDP yang telah

terisi

FKDP yang lengkap

dan telah di cek

atasan langsung

ND beserta KDP

Hasil koordinasi

dengan pusdiklat

RDT & RDB

RDT & RDB

terdistribusi ke

masing2 satker

Mendistribusi-

kan RDT, RDB,

& KDP ke

masing2

pegawai

RDT & RDB

terdistribusi ke

masing2 pegawai

Atasan Langsung menyampaikan

RDT & RDB ke masing 2 pegawai

beserta RKDP

Pegawai membuat perencanaan

pelaksanaan pekerjaan dan diklat

serta mengusulkan untuk mengikuti

diklat sesuai jadwal yang tertera di

RDB.

Membuat

perencanaan &

usulan

mengikuti diklat

Rencana Kerja &

Diklat; dan

Usulan mengikuti

diklat.

1

2

4

3

9

8

7

6

5

10


OutputPegawaiAtasan


1

Pegawai membuat rencana kegiatan

dan membuat usulan mengikuti diklat

sesuai jadwal yang tertera di RDB.

Membuat

Rencana

kegiatan & ND

Usulan Mengikuti

Diklat

Rencana Kegiatan

Tahun depan dan

ND Usulan

Mengikuti Diklat

Atasan harus mempertimbangkan

tugas lain yang harus diselesaikan

terlebih dahulu.

Menyetujui ND

Usulan Mengikuti

Diklat

Setuju?

Atasan Langsung memberikan

persetujuan atas ND Usulan

Mengikuti Diklat dan

menyampaikannya kepada LO Diklat.

Ya

Tidak

ND Usulan

Mengikuti Diklat.

Verifikasi Usulan

& Buat ND

Usulan Peserta

Diklat dr Pwk

LO Diklat melakukan verifikasi atas

ND Usulan Mengikuti Diklat dari

masing2 satker, mengkompilasi dan

membuat ND Usulan Peserta Diklat

Perwakilan serta menyampaikan ke

Pusdiklat (Setiap awal minggu ke-4

bulan sebelumnya)

ND Usulan Peserta

Diklat dr

Perwakilan.

Seleksi peserta &

Buat ND

Pemanggilan

Peserta Diklat

Pusdiklat melakukan seleksi peserta

dan melakukan pemanggilan peserta

diklat.

Distribusi

informasi ke

pegawai

Pegawai

mengetahui

pemanggilan diklat

ND Pemanggilan

Peserta Diklat

Persiapan

mengikuti diklat

Pelaksanaan

Diklat

Kembali ke

satker &

serahkan Copy

Sertifikat

Pegawai siap

mengikuti diklat

Kegiatan diklat

terlaksana

Sertifikat hasil

diklat

LO Diklat menyampaikan

pemanggilan kepada para pegawai/

peserta diklat

Pegawai melakukan persiapan untuk

mengikuti diklat.

Pusdiklat menyelenggarakan dan

mengembalikan peserta diklat setelah

selesai pelaksanaan.

Pegawai kembali ke satker dan

menyampaikan copy sertikat kepada

LO Diklat

2

11

12

13

14

15

16

17

18

19


OutputPegawaiAtasan


2

Update

monitoring diklat

LO Diklat mengupdate monitoring

diklat berdasarkan sertifikat yang

diterima dari peserta diklat dan

menyampaikan Monitoring diklat ke

masing2 satker per 3 bulan.

Monitoring Diklat

yang terupdate

Memantau hasil

diklat dan

mendorong

pemaparan

Atasan Langsung melakukan peman-

tauan diklat pegawai dan mendorong

untuk mengikuti diklat agar targetnya

dapat tercapai serta mendorong

pegawai untuk memaparkan hasil

diklat.

Atasan Langsung

mengetahui diklat

yang telah diikuti

pegawai.

Berkoordinasi

dan menyiapkan

pemaparan

Persiapan

pemaparan

Pegawai melakukan koordinasi dan

melakukan persiapan pemaparan

hasil diklat.

Mendukung

penyelenggara-

an pemaparan

hasil diklat

LO Diklat memberikan dukungan

untuk pelaksanaan pemaparan hasil

diklat

Pelaksanaan

pemaparan hasil

diklat

Selesai

20

21

22

23

� Pinguin pakai sepatu

� Saya ingin dibantu

Terima Kasih

N O T A – D I N A S No.28/ND/XIX.MAN.1.1/08/2014

Kepada : Kasubag Hukum dan Humas

Dari : Kepala Sub Bagian SDM

Perihal : Permohonan penerbitan Keputusan Kepala Perwakilan tentang

Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat pada BPK RI Perwakilan

Provinsi Papua Barat

Lampiran : satu berkas

Tempat/Tanggal : Manokwari / 27 Agustus 2014

Dalam rangka meningkatkan pengelolaan diklat pegawai pada BPK Perwakilan

Provinsi Papua Barat maka perlu di tetapkan suatu mekanisme pengusulan peserta diklat

yang ditetapkan dengan keputusan Kepala Perwakilan. Untuk maksud tersebut, berikut

kami lampirkan draf Keputusan Kepala Perwakilannya.

Kami mengharapkan Keputusan tersebut dapat diselesaikan dalam waktu yang

tidak terlalu lama.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kasubag SDM

BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat

Eko Maulana NIP. 197603022000031001

Tembusan :

1. Kepala Perwakilan

2. Kepala Sekretariat Perwakilan

KEPUTUSAN KEPALA PERWAKILAN

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN


NOMOR : /K/X-X.3/09/2014

TENTANG

MEKANISME PENGUSULAN PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PADA BADAN PEMERIKSA KEUANGAN PERWAKILAN


KEPALA PERWAKILAN BADAN PEMERIKSA KEUANGAN


Menimbang : a. bahwa diperlukan manajemen pembinaan pegawai untuk

membentuk pegawai negeri sipil yang mampu melaksanakan tugas

secara profesional dan bertanggungjawab;

b. bahwa salah satu pembinaan pegawai adalah dengan cara

melakukan pendidikan dan pelatihan;

c. bahwa dalam rangka pengelolaan pendidikan dan pelatihan bagi

pegawai pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat perlu

ditetapkan Mekanisme Pengusulan Peserta Pendidikan dan

Pelatihan;

d. bahwa sehubungan dengan huruf a, b, dan c di atas, perlu

menetapkan Keputusan Kepala Perwakilan Badan Pemeriksa

Keuangan Provinsi Papua Barat tentang Mekanisme Pengusulan

Peserta Pendidikan dan Pelatihan pada BPK Perwakilan Provinsi

Papua Barat.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974

Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041)

sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43

Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran

Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara

Nomor 3890);

2. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2006 tentang Badan Pemeriksa

Keuangan (Lembar Negara Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan

Lembaran Negara Nomor 4654);

3. Keputusan Ketua BPK RI Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tanggal 10 Juli

2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan

Pemeriksa Keuangan;

4. Keputusan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan Nomor

31/SK/I-VIII.3/08/2006 tanggal 31 Agustus 2006 tentang Tata Cara

Halaman 2 dari 6

Pembentukan Peraturan, Keputusan, dan Naskah Dinas Pada

Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia;

5. Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 380/K/X-XIII.2/10/2009

tanggal 21 Oktober 2009 tentang Standar Kompetensi Perilaku

Pegawai Badan Pemeriksa Keuangan;

6. Surat Keputusan Sekretaris Jenderal BPK RI Nomor 62/K/X-

X.3/01/2008 tentang Pelimpahan Wewenang Sekretaris Jenderal

Badan Pemeriksa Keuangan dalam Bidang Kepegawaian kepada

Para Pejabat Struktural (Unsur Pelaksana) di Lingkungan Badan

Pemeriksa Keuangan;

M E M U T U S K A N :

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PERWAKILAN BADAN PEMERIKSA KEUANGAN

PROVINSI PAPUA BARAT TENTANG MEKANISME PENGUSULAN

PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PADA BADAN PEMERIKSA

KEUANGAN PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT

BAB I

KETENTUAN UMUM

Bagian Pertama

Pengertian

Pasal 1

Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan :

(1) Pendidikan dan pelatihan yang selanjutnya disebut diklat adalah upaya untuk

mengembangkan dan meningkatkan keterampilan pegawai baik secara teknis maupun

manajerial termasuk pengembangan kepribadian pegawai.

(2) Pegawai adalah Pegawai Negeri Sipil yang disingkat PNS pada Pelaksana Badan

Pemeriksa Keuangan (BPK) yang telah diangkat dan ditetapkan dengan Keputusan

Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan.

(3) Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab,

wewenang dan hak seorang PNS dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi

negara.

(4) Atasan Langsung adalah seorang Pejabat Struktural yang mempunyai kewenangan

langsung terhadap pegawai tersebut.

(5) Subbag SDM adalah unit kerja yang melaksanakan tugas pengurusan SDM di lingkungan

BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat, termasuk tugas pengelolaan diklat pegawai.

(6) Liaison Officer Diklat yang selanjunya disebut LO Diklat adalah pegawai pada Subbag

SDM yang bertugas melakukan pengelolaan kediklatan pegawai.

(7) Indikator Kinerja Utama yang selanjutnya disebut IKU merupakan tolak ukur

keberhasilan yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu tujuan, sasaran, atau

kegiatan yang telah dilaksanakan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

(8) Sasaran Kinerja Pegawai yang selanjutnya disebut SKP merupakan rencana kerja dan

target yang akan dicapai oleh seorang pegawai, yang mengacu pada tugas jabatan pada

pelaksana BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat;

Halaman 3 dari 6

(9) Kompetensi meliputi kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh pegawai berupa

pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan

tugasnya.

Bagian Kedua

Maksud dan Tujuan

Pasal 2

(1) Maksud penetapan Keputusan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan pengelolaan

diklat pegawai pada BPK RI Perwakilan Provinsi Papua Barat.

(2) Tujuan penetapan Keputusan ini adalah:

a. Menjamin objektivitas dan transparansi dalam pengusulan peserta diklat;

b. Memberikan gambaran yang jelas kepada pegawai terkait alur pengusulan peserta

diklat;

c. Memberikan kesempatan yang sama kepada setiap pegawai untuk mengikuti diklat;

d. Memberikan kemudahan kepada pegawai dalam merencakan dan mengikuti diklat;

e. Target pengembangan kompetensi sebagaimana tercantum dalam SKP dan IKU

Perwakilan dapat tercapai.

f. Pendidikan dan pelatihan merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas

sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

BAB II

HAK DAN KEWAJIBAN

Bagian Pertama

Pegawai

Pasal 3

Hak Pegawai

(1) Mendapat informasi terkait jadwal, persyaratan dan pelaksanaan diklat;

(2) Mengusulkan diklat sesuai dengan kebutuhan;

(3) Mendapatkan kesempatan mengikuti diklat dalam rangka meningkatkan kompetensi;

(4) Mencapai target diklat sesuai dengan Sasaran Kinerja Pegawai dan Indikator Kinerja

Utama Perwakilan;

(5) Memaparkan hasil diklat yang telah diikuti;

Pasal 4

Kewajiban Pegawai

(1) Mengikuti diklat dengan sebaik-baiknya dan bertanggungjawab;

(2) Mengimplementasikan ilmu dan pengalaman yang di dapat ke dalam pekerjaan/tugas

yang diberikan atasan;

(3) Membagi ilmu dan pengalaman yang telah diperoleh kepada rekan kerja;

(4) Melaporkan hasil diklat kepada LO Diklat;

(5) Menyusun rencana diklat untuk satu tahun yang akan datang.

Halaman 4 dari 6

Bagian Kedua

Atasan Langsung

Pasal 5

Hak Atasan Langsung (Pejabat Struktural)

(1) Mendapatkan informasi diklat yang akan dan telah diikuti oleh pegawai;

(2) Memberikan persetujuan atau penolakan atas usulan diklat yang disampaikan pegawai

dengan mempertimbangkan kelancaran pelaksanaan tugas yang bersangkutan;

Pasal 6

Kewajiban Atasan Langsung (Pejabat Struktural)

(1) Mengingatkan pegawai untuk mencapai target diklat yang telah ditetapkan di dalam

SKP dan IKU Perwakilan;

(2) Memberikan penugasan kepada pegawai sesuai dengan kompetensi yang telah dimiliki;

Bagian Ketiga

LO Diklat

Pasal 7

Hak LO Diklat

(1) Menerima usulan peserta diklat pegawai;

(2) Mengusulkan peserta diklat kepada Pusdiklat;

(3) Menerima laporan hasil diklat;

(4) Memberikan dukungan pemaparan hasil diklat.

Pasal 8

Kewajiban LO Diklat

(1) Melakukan pendataan kebutuhan diklat pegawai;

(2) Menyampaikan informasi terkait kediklatan kepada pegawai;

(3) Melakukan seleksi peserta diklat sesuai kriteria yang telah ditetapkan;

(4) Mengusulkan peserta diklat yg lolos seleksi kepada penyelenggara diklat;

(5) Melakukan koordinasi dengan penyelenggara diklat;

(6) Menyelenggarakan diklat sesuai dengan kebutuhan pegawai (jika dimungkinkan);

(7) Melakukan monitoring diklat pegawai.

BAB III

MEKANISME PENGUSULAN PESERTA DIKLAT

Pasal 9

Mekanisme Pengusulan peserta diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat sebagai

berikut :

Halaman 5 dari 6

(1) LO Diklat melakukan pendataan kebutuhan diklat pegawai (tahun berikutnya) dengan

membuat dan menyampaikan Formulir Kebutuhan Diklat Pegawai (FKDP) kepada setiap

satuan kerja. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Agustus;

(2) Atasan langsung mengkoordinir pengisian FKDP;

(3) Pegawai mengisi FKDP sesuai dengan kebutuhan;

(4) Atasan langsung melakukan pengecekan FKDP yang telah terisi dan menyampaikan

kepada LO Diklat;

(5) LO Diklat melakukan rekapitulasi dan menyusun Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP) serta

menyampaikan usulan tersebut kepada Pusdiklat;

(6) LO Diklat dapat berkoordinasi dengan Pusdiklat terkait usulan pelaksanaan diklat yang

akan diselenggarakan di Kantor Perwakilan;

(7) Berdasarkan usulan diklat dari masing-masing satker, Pusdiklat menyusun Rencana

Diklat Tahunan dan Bulanan. Rencana Diklat Tahunan (RDT) disampaikan kepada setiap

satker pada bulan Desember tahun sebelumnya sedangkan Rencana Diklat Bulanan

(RDB) disampaikan pada pertengahan bulan sebelumnya;

(8) Rencana diklat tersebut disampaikan kembali kepada masing-masing satker sebagai

panduan pelaksanaan diklat;

(9) LO Diklat menyampaikan Rencana Diklat tersebut kepada seluruh pegawai dengan

disertai KDP, sekaligus mengkonfirmasi kesiapan pegawai untuk mengikuti diklat;

(10) Berdasarkan RDT pegawai dapat membuat rencana kerja dan diklat yang akan

dilakukan, sedangkan berdasarkan RDB, pegawai menyampaikan usulan dan kesiapan

mengikuti diklat sesuai dengan kreteria yang telah ditetapkan serta meminta

persetujuan atasan langsung;

(11) Atasan Langsung memberikan persetujuan atas usulan tersebut dan menyampaikannya

kepada LO Diklat dengan melalui ND Usulan Peserta Diklat (per satker). Sebelum

memberikan persetujuan, atasan langsung harus mempertimbangkan pekerjaan

pegawai yang bersangkutan;

(12) LO Diklat melakukan verifikasi usulan peserta diklat dan menyampaikannya kepada

Pusdiklat dengan melalui ND Kepala Perwakilan;

(13) Pusdiklat melakukan seleksi dan melakukan pemanggilan peserta diklat;

(14) LO Diklat menyampaikan pemanggilan diklat kepada pegawai/peserta diklat;

(15) Pegawai wajib mengikuti dan mentaati ketentuan diklat;

(16) Setelah pelaksanaan diklat selesai, pusdiklat mengembalikan peserta diklat ke satker

masing-masing dengan disertai sertifikat keikutsertaan dan kelulusan mengikuti diklat;

(17) Pegawai menyampaikan foto kopi sertifikat diklat kepada LO Diklat untuk disimpan ke

dalam arsip pegawai dan di catat dalam Monitoring Diklat Pegawai;

(18) Monitoring Diklat disampaikan secara berkala kepada masing-masing satker;

(19) Pegawai berkoordinasi dengan LO Diklat terkait pemaparan hasil diklat dan melakukan

persiapan pemaparan hasil diklat;

(20) LO Diklat memberikan dukungan atas pelaksanaan pemaparan tersebut.

BAB IV

BAGAN ALUR PENGUSULAN PESERTA DIKLAT

Pasal 10

Bagan Alur Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat dapat dilihat pada Lampiran Keputusan

yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Keputusan ini.

Halaman 6 dari 6

BAB IV

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 10

(1) Dengan berlakunya Keputusan ini, maka pihak terkait wajib mematuhi ketentuan yang

telah ditetapkan.

(2) Hal-hal yang belum diatur dalam Keputusan ini akan diatur lebih lanjut dengan Surat

Edaran Kepala Perwakilan BPK.

Pasal 11

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Jakarta

Pada tanggal : September 2014

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN

PERWAKILAN PROVINSI PAPUA BARAT

KEPALA PERWAKILAN

Dali Mulkana

NIP. 19681010 198903 1 003

Tembusan Keputusan ini disampaikan kepada:

• Seluruh Pegawai pada pelaksana BPK

Perwakilan Provinsi Papua Barat.


OutputPegawaiAtasan


Mulai

Buat &

Distribusi

FKDP

Mengkoordinir

pengisian

FKDP

Mengisi FKDP

Melakukan

pengecekan

FKDP

Melakukan

rekapitulasi &

menyampaikan

ke Pusdiklat

Berkoordinir

dengan

Pusdiklat

Menyusun RDT

& RDB

Mendistribusi-

kan RKT &

RKD

1

LO Diklat membuat dan

mendistribusikan FKDP ke setiap

satker. (Setiap bulan Agustus)

FKDP yang

terdistribusi ke

setiap satker

Atasan Langsung menkoordinir

pengisian FKDP

Pegawai mengisi FKDP sesuai

dengan kebutuhan diklatnya

Atasan Langsung mengecek FKDP

yang telah diisi pegawai dan

menyerahkan kepada LO Diklat

LO Diklat merekap dan membuat

Kebutuhan Diklat Pegawai (KDP)

serta menyampaikannya ke

Pusdiklat.

LO Diklat berkoordinir dengan

pusdiklat terkait pelaksanaan diklat

yang diselenggarakan di Kantor

Perwakilan.

Pusdiklat menyusun RDT dan RDB

serta menyampaikannya ke seluruh

satker ( RDT setiap akhir November

dan RDB sertiap minggu ke-3 bulan

sebelumnya)

LO Diklat menyampaikan RDT &

RDB ke masing 2 satker beserta

RKDP

FKDP yang

terdistribusi ke

setiap pegawai

FKDP yang telah

terisi

FKDP yang lengkap

dan telah di cek

atasan langsung

ND beserta KDP

Hasil koordinasi

dengan pusdiklat

RDT & RDB

RDT & RDB

terdistribusi ke

masing2 satker

Mendistribusi-

kan RDT, RDB,

& KDP ke

masing2

pegawai

RDT & RDB

terdistribusi ke

masing2 pegawai

Atasan Langsung menyampaikan

RDT & RDB ke masing 2 pegawai

beserta RKDP

Pegawai membuat perencanaan

pelaksanaan pekerjaan dan diklat

serta mengusulkan untuk mengikuti

diklat sesuai jadwal yang tertera di

RDB.

Membuat

perencanaan &

usulan

mengikuti diklat

Rencana Kerja &

Diklat; dan

Usulan mengikuti

diklat.

1

2

4

3

9

8

7

6

5

10


OutputPegawaiAtasan


1

Pegawai membuat rencana kegiatan

dan membuat usulan mengikuti diklat

sesuai jadwal yang tertera di RDB.

Membuat

Rencana

kegiatan & ND

Usulan Mengikuti

Diklat

Rencana Kegiatan

Tahun depan dan

ND Usulan

Mengikuti Diklat

Atasan harus mempertimbangkan

tugas lain yang harus diselesaikan

terlebih dahulu.

Menyetujui ND

Usulan Mengikuti

Diklat

Setuju?

Atasan Langsung memberikan

persetujuan atas ND Usulan

Mengikuti Diklat dan

menyampaikannya kepada LO Diklat.

Ya

Tidak

ND Usulan

Mengikuti Diklat.

Verifikasi Usulan

& Buat ND

Usulan Peserta

Diklat dr Pwk

LO Diklat melakukan verifikasi atas

ND Usulan Mengikuti Diklat dari

masing2 satker, mengkompilasi dan

membuat ND Usulan Peserta Diklat

Perwakilan serta menyampaikan ke

Pusdiklat (Setiap awal minggu ke-4

bulan sebelumnya)

ND Usulan Peserta

Diklat dr

Perwakilan.

Seleksi peserta &

Buat ND

Pemanggilan

Peserta Diklat

Pusdiklat melakukan seleksi peserta

dan melakukan pemanggilan peserta

diklat.

Distribusi

informasi ke

pegawai

Pegawai

mengetahui

pemanggilan diklat

ND Pemanggilan

Peserta Diklat

Persiapan

mengikuti diklat

Pelaksanaan

Diklat

Kembali ke

satker &

serahkan Copy

Sertifikat

Pegawai siap

mengikuti diklat

Kegiatan diklat

terlaksana

Sertifikat hasil

diklat

LO Diklat menyampaikan

pemanggilan kepada para pegawai/

peserta diklat

Pegawai melakukan persiapan untuk

mengikuti diklat.

Pusdiklat menyelenggarakan dan

mengembalikan peserta diklat setelah

selesai pelaksanaan.

Pegawai kembali ke satker dan

menyampaikan copy sertikat kepada

LO Diklat

2

11

12

13

14

15

16

17

18

19


OutputPegawaiAtasan


2

Update

monitoring diklat

LO Diklat mengupdate monitoring

diklat berdasarkan sertifikat yang

diterima dari peserta diklat dan

menyampaikan Monitoring diklat ke

masing2 satker per 3 bulan.

Monitoring Diklat

yang terupdate

Memantau hasil

diklat dan

mendorong

pemaparan

Atasan Langsung melakukan peman-

tauan diklat pegawai dan mendorong

untuk mengikuti diklat agar targetnya

dapat tercapai serta mendorong

pegawai untuk memaparkan hasil

diklat.

Atasan Langsung

mengetahui diklat

yang telah diikuti

pegawai.

Berkoordinasi

dan menyiapkan

pemaparan

Persiapan

pemaparan

Pegawai melakukan koordinasi dan

melakukan persiapan pemaparan

hasil diklat.

Mendukung

penyelenggara-

an pemaparan

hasil diklat

LO Diklat memberikan dukungan

untuk pelaksanaan pemaparan hasil

diklat

Pelaksanaan

pemaparan hasil

diklat

Selesai

20

21

22

23

LAPORAN

HASIL SURVEI

Peningkatan pelayanan Subbag SDM

dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai

di lingkungan BPK Perwakilan


Manokwari, Oktober 2014

Eko Maulana

Laporan Hasil Survei Peningkatan pelayanan Subbag SDM

dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai

di lingkungan BPK Perwakilan


A. Latar Belakang

Survei ini adalah salah satu media yang digunakan dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan

Diklat PIM IV angkatan 1 tahun 2014, dengan judul Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam

memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

Survei ini dilakukan dengan membagikan kuesioner kepada para stakeholder untuk memberikan

pendapatnya terhadap pengelolaan diklat yang berada pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

Dengan berdasarkan kuesioner tersebut penulis berharap mendapatkan gambaran yang riil atas

pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat apakah sudah mengalami

peningkatan dibandingkan dengan pengelolaan diklat sebelumnya.

Hasil dari survei ini akan digunakan dalam rangka peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam

memenuhi kebutuhan diklat para pegawai sesuai dengan proyek perubahan yang dicanangkan oleh

penulis.

B. Waktu dan Tempat

Kegiatan survei tersebut peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat

para pegawai dilaksanakan di Auditorium BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat pada hari Kamis

tanggal 16 Oktober 2014.

C. Peserta

Survei ini ditujukan kepada seluruh stakeholder internal atas proyek peningkatan pelayanan Subbag

SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai.

D. Pelaksanaan

Survei ini diselenggarakan pada tempat dan tanggal seperti tersebut di atas yang didahului dengan

pemaparan atas Surat Edaran Kepala Perwakilan Nomor 03/SE/XIX.MAN/09/2014 tentang

Mekanisme Pengusulan Peserta Diklat Pegawai pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat.

Kegiatan tersebut diikuti oleh 25 responden yang berperan aktif dalam menyampaikan

pendapatnya dengan mengikuti pemaparan dan mengisi kuesioner yang telah disampaikan.

Kuesioner yang disampaikan tentang pengelolaan diklat pada BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat

yang berisi dengan 8 pertanyaan dengan 5 skala pengukutan (terlampir)

Kegiatan tersebut berlangsung dengan tertib, lancar dan cukup antusias dari para peserta

pemaparan.

E. Hasil Survei

Dari kegiatan tersebut didapatkan hasil sebagai berikut :

1. Alur pengusulan peserta diklat lebih jelas

Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju

sebanyak 7 pegawai, Cukup Setuju = 16 pegawai dan Setuju = 2 pegawai; sedangkan setelah

pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = tidak ada, Cukup Setuju = 7 pegawai, Setuju = 16

pegawai dan Sangat Setuju = 2 pegawai. Dari data tersebut dapat dilihat bahwa sebagian besar

pegawai menyatakan mengalami peningkatan pemahaman alur pengusulan peserta diklat

sebanyak 35,71%.

2. Informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat lebih mudah di dapat

Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Tidak Setuju = 5

pegawai, Cukup Setuju = 13 pegawai, Setuju = 6 pegawai dan Sangat Setuju = 1 pegawai;

sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = tidak ada, Cukup Setuju = 1

pegawai, Setuju = 16 pegawai dan Sangat Setuju = 8 pegawai. Terjadi peningkatan kemudahan

informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat sebesar 37,18 %.

3. Pegawai mendapatkan kesempatan yang sama untuk mengikuti diklat (tidak dibeda-bedakan)


pegawai, Cukup Setuju = 15 pegawai, Setuju = 3 pegawai dan Sangat Setuju = tidak ada;

sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = 2, Cukup Setuju = 4 pegawai,

Setuju = 14 pegawai dan Sangat Setuju = 5 pegawai. Pegawai juga merasa tidak ada perbedaan

di dalam pengusulan diklat sehingga kesempatannya sama setiap pegawai sebesar 36,62%.

4. Kesempatan mengikuti diklat lebih terbuka



sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju =1 pegawai, Cukup Setuju = 4

pegawai, Setuju = 17 pegawai dan Sangat Setuju = 3 pegawai. Keterbukaan di dalam pengusulan

diklat juga meningkat 27,63%.

5. Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan



sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = 1 pegawai, Cukup Setuju = 8

pegawai, Setuju = 14 pegawai dan Sangat Setuju = 2 pegawai. Pegawai juga merasakan diklat

yang diikuti telah sesuai dengan kebutuhan mereka sebanyak 26,03%.

6. Pegawai dapat memonitor diklat yang telah diikuti


pegawai, Cukup Setuju = 15 pegawai, Setuju = tidak ada dan Sangat Setuju = 2 pegawai;

sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = 3 pegawai, Cukup Setuju = 5

pegawai, Setuju = 13 pegawai dan Sangat Setuju = 3 pegawai serta 1 pegawai tidak memberikan

pendapat. Dari hasil tersebut masih terdapat beberapa pegawai yang belum mengetahui hasil

monitoring diklat dari subbag SDM, namun demikian secara keseluruhan telah mengalami

peningkatan 27,54%.

7. Mendapat kesempatan memaparkan hasil diklat

Dari 25 responden diketahui bahwa sebelum proyek perubahan yang memilih Sangat Tidak

Setuju = 1 pegawai, Tidak Setuju = 9 pegawai, Cukup Setuju = 13 pegawai, Setuju = 1 pegawai

dan Sangat Setuju = tidak ada; sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Sangat Tidak

Setuju = tidak ada, Tidak Setuju = 3, Cukup Setuju = 7 pegawai, Setuju = 9 pegawai dan Sangat

Setuju = 5 pegawai, serta 1 pegawai tidak memberikan pendapat. Kesempatan memaparkan

hasil diklat semakin terbuka, hal ini dibuktikan dengan peningkatan kepuasan dari responden

sebesar 41,94%.

8. Pelaksanaan diklat lebih terencana



sedangkan setelah pelaksanaan proyek perubahan Tidak Setuju = tidak ada, Cukup Setuju =6

pegawai, Setuju = 15 pegawai dan Sangat Setuju = 4 pegawai. Peningkatan yang paling signifikan

terjadi pada perencanaan diklat yaitu sebesar 42,03%, sebagian besar responden merasakan

bahwa pelaksanaan diklat saat ini lebih terencana.

Dari data tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa dari seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh

subbag SDM dalam rangka "Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan

diklat para pegawai di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat" telah mengalami

peningkatan dari rata-rata pegawai memilih dengan skala 2,84 menjadi 3,81 yang artinya sebagian

besar pegawai telah merasakan manfaatnya dan menyatakan setuju telah mengalami peningkatan

pelayanan dari subbag SDM.

F. Penutup

Demikianlah hasil survei atas proyek perubahan yang telah dilaksanakan dengan tema "Peningkatan

pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan BPK

Perwakilan Provinsi Papua Barat. Semoga hasil survei ini dapat digunakan dengan baik dan

mendorong peningkatan pelayanan yang telah dilakukan oleh subbag SDM semakin maksimal.

Manokwari, 16 Oktober 2014

Hormat kami,

Eko Maulana

Laporan Hasil SurveiPeningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan

BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat

Rata2 Total Rata2 Total Rata2 Total

1 Alur pengusulan peserta diklat lebih jelas 2,8 70 3,8 95 1,00 35,71%

2 Informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat lebih mudah di dapat 3,12 78 4,28 107 1,16 37,18%

3 Pegawai mendapatkan kesempatan yang sama untuk mengikuti diklat (tidak

dibeda-bedakan)

2,84 71 3,88 97 1,04 36,62%

4 Kesempatan mengikuti diklat lebih terbuka 3,04 76 3,88 97 0,84 27,63%

5 Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan 2,92 73 3,68 92 0,76 26,03%

6 Pegawai dapat memonitor diklat yang telah diikuti 2,76 69 3,52 88 0,76 27,54%

7 Mendapat kesempatan memaparkan hasil diklat 2,48 62 3,52 88 1,04 41,94%

8 Pelaksanaan diklat lebih terencana 2,76 69 3,92 98 1,16 42,03%

Rata-rata 2,84 568 3,81 762 3,81 762

No Pengelolaan Diklat Sebelum Proyek (2013)Sebelum Sesudah Peningkatan

Hasil Survei Peningkatan pelayanan Subbag SDM dalam memenuhi kebutuhan diklat para pegawai di lingkungan

BPK Perwakilan Provinsi Papua Barat

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

1 Alur pengusulan peserta diklat lebih jelas - 7 16 2 - 2,8 70 2 3 3 3 3 3 3 4 3 3 3 3 3 2 2 2 4 2 3 3 3 2 2 3 3

2 Informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat lebih

mudah di dapat - 5 13 6 1

3,12 78 2 2 4 3 4 2 4 5 3 3 3 4 3 3 2 3 4 3 3 3 3 4 2 3 3

3 Pegawai mendapatkan kesempatan yang sama untuk

mengikuti diklat (tidak dibeda-bedakan) - 7 15 3 -

2,84 71 2 3 3 3 3 4 3 4 3 3 3 3 3 2 2 4 3 2 3 2 3 2 2 3 3

4 Kesempatan mengikuti diklat lebih terbuka - 6 12 7 - 3,04 76 2 4 3 3 4 4 4 4 3 3 3 3 3 2 2 4 4 3 3 2 3 2 2 3 3

5 Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan - 4 19 2 - 2,92 73 3 3 3 3 3 4 3 3 3 3 2 3 3 2 2 3 4 3 3 3 3 3 2 3 3

6 Pegawai dapat memonitor diklat yang telah diikuti

- 7 15 - 2

2,76 69 2 2 3 3 3 2 3 5 5 3 3 3 3 2 2 3 3 3 3 2 3 3 2 - 3

7 Mendapat kesempatan memaparkan hasil diklat

1 9 13 1 -

2,48 62 2 3 3 3 3 2 3 2 2 3 2 3 3 2 2 3 3 2 3 1 - 3 2 4 3

8 Pelaksanaan diklat lebih terencana - 8 15 2 - 2,76 69 2 3 3 3 3 4 3 3 3 3 2 3 3 2 2 3 4 2 3 2 3 2 2 3 3

Rata-rata 1 53 118 23 3 2,84 568

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

1 Alur pengusulan peserta diklat lebih jelas - - 7 16 2 3,8 95 3 4 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 4 3 3 3 4 3 4 4 4 3 3 4 4

2 Informasi terkait jadwal dan pelaksanaan diklat lebih

mudah di dapat - - 1 16 8

4,28 107 4 5 5 4 5 4 4 5 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 4 4 3 5 4

3 Pegawai mendapatkan kesempatan yang sama untuk

mengikuti diklat (tidak dibeda-bedakan) - 2 4 14 5

3,88 97 3 4 4 4 4 4 4 5 5 4 3 4 4 2 2 5 3 4 5 5 4 4 3 4 4

4 Kesempatan mengikuti diklat lebih terbuka - 1 4 17 3 3,88 97 3 4 4 4 5 5 4 5 4 4 3 4 4 3 2 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4

5 Diklat yang diikuti sesuai dengan kebutuhan - 1 8 14 2 3,68 92 4 3 4 4 4 4 4 4 5 4 2 3 4 3 3 3 4 3 4 5 4 4 3 4 3

6 Pegawai dapat memonitor diklat yang telah diikuti

- 3 5 13 3

3,52 88 3 4 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 4 2 2 4 3 3 4 5 4 3 2 - 3

7 Mendapat kesempatan memaparkan hasil diklat

- 3 7 9 5

3,52 88 3 4 4 4 3 5 4 5 5 4 2 3 4 2 2 3 3 4 5 5 - 4 3 4 3

8 Pelaksanaan diklat lebih terencana - - 6 15 4 3,92 98 3 5 4 4 4 4 5 4 4 4 3 3 4 3 3 4 4 4 5 5 4 4 3 4 4

Rata-rata - 10 42 114 32 3,81 762

Keterangan : 1 = sangat tidak setuju; 2 = tidak setuju; 3 = cukup setuju; 4 = setuju; 5 = sangat setuju.

Responden

No Pengelolaan Diklat Setelah Proyek (2014) Rata2 TotalRespondenSKALA

SKALANo Pengelolaan Diklat Sebelum Proyek (2013) Rata2 Total

Documents

Laporan Proyek Perubahan Eko Maulana