Upload
dangkhue
View
250
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 1
LATIHAN PENGGUNAAN ASAS MICROSOFT OUTLOOK 2010
ISI KANDUNGAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 2
• PENGENALAN – Microsoft Outlook
• HANDS-ON – Create New Email
– Add peoples
– Set Attachment
– Set Calendar
– Create Tasks and Notes
– Archiving
PENGENALAN
• Microsoft Outlook merupakan sebahagian daripada suite Microsoft Office.
Walaupun sering digunakan terutamanya sebagai suatu aplikasi e-mel, ia juga
menyediakan kalendar, tugasan dan pengurusan hubungan dan pengambilan nota.
• Microsoft Outlook juga boleh digunakan sebagai suatu aplikasi secara
bersendirian, dan juga boleh beroperasi bersama-sama dengan Microsoft
Exchange Server untuk menyediakan fungsi yang dipertingkatkan bagi beberapa
pengguna dalam sesebuah organisasi, seperti peti e-mel dan kalendar yang
dikongsi bersama dan jadual masa bagi mesyuarat dan temujanji.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 3
ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010
1
2
4
6
5
3
7
8
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 4
ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010
Skrin Penerangan
1. Folder List - Kesemua senarai folder e-mail disenaraikan di Folder List termasuk Inbox, Sent Items
dan Delete Items.
- Mana-mana folder yang dihasilkan akan dipaparkan.
- Isi kandungan Folder List berubah bergantung pada Navigation Button yang dipilih.
2. Navigation
Button
- Merupakan jalan singkat berhubung dengan Mail, Calender, Contact dan Task.
- Pengguna boleh menambah atau membuang senarai aplikasi di dalam Navigation
Button.
3. Message
List
- Memaparkan kesemua senarai mesej berdasarkan Folder List yang dipilih
4. Reading
Pane
- Memaparkan isi kandungan e-mail yang dipilih untuk dibaca.
- Posisi Reading Pane boleh diubah mengikut kesesuaian pengguna.
5. People
Pane
- Mamaparkan atau menyembunyikan People Pane.
- Untuk konfigurasi Sosial Network Account.
6. To-Do Bar - Memaparkan senarai tugasan yang dilakukan pada hari ini, esok atau akan dating
termasuk temujanji dan mesyuarat.
7. Task List - Memaparkan tugasan untuk peringatan.
8. Ribbon Tab - Memaparkan ikon yang ingin dilaksanakan dengan lebih jelas Page 5
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 6
HANDS-ON MICROSOFT OUTLOOK
1. Klik Start-Up Windows
2. Pilih Microsoft Outlook 2010 atau klik pada Ikon
yang terdapat pada skrin desktop pengguna seperti yang ditunjukkan dalam gambar berikut.
1
2
MEMULAKAN APLIKASI OUTLOOK 2010
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 7
3. Klik pada New
E-mail untuk
menghantar
e-mel baru.
CREATE NEW E-MEL
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 8
4. Pengguna boleh mula menaip nama pengguna e-mel yang ingin dihantar.
5. Outlook 2010 akan mencari di Global Adress List (GAL) dan memaparkan kembali seperti gambarajah disebelah.
ADD PEOPLES
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 9
6. Pada tab Message, dalam kumpulan Include, klik Attach File.
7. Browse folder fail yang ingin dilampirkan, pilih fail tersebut dan klik Insert.
MELAMPIRKAN FAIL KE DALAM MESEJ
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 10
MELAMPIRKAN ITEM OUTLOOK KE DALAM MESEJ
8. Dalam keadaan mesej dibuka atau baru, pada tab Message dan di dalam kumpulan Include, klik Attach Item.
9. Klik Outlook Item yang ingin dilampirkan.
10. Di bawah Insert As pilih
Attachment kemudian klik
butang OK.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 11
CREATE EMEL SIGNATURE
11. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature dan kemudian klik Signatures.
12. Pada tab E-mail Signature, klik New.
13. Tulis nama bagi tandatangan e-mail dan klik OK.
14. Di ruangan Edit Signature, tuliskan teks untuk dimasukkan sebagai tandatangan.
15. Klik OK pada tab E-mail Signature untuk menyimpan tandatangan.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 12
MEMASUKKAN TANDATANGAN KE DALAM E-MAIL
Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara automatik 16. Pada tab E-mail Signature, di bawah
Choose default signature, pilih akaun e-mail untuk dikaitkan.
17. Pada senarai New Message, pilih tandatangan e-mail yang hendak digunakan.
18. Sekiranya untuk memasukkan tandatangan ketika membalas ataupun mengemukakan e-mail, pada senarai Replies/forwards pilih tandatangan email yang hendak digunakan.
19. Klik OK setelah selesai
Sambungan… Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 13
MEMASUKKAN TANDATANGAN E-MAIL
Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara manual
20. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature.
21. Pilih mana-mana tandatangan yang telah dihasilkan.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 14
22. Selepas semua proses sebelumnya selesai. Pengguna sepatutnya mendapat hasil seperti di gambarajah sebelah.
23. Klik Send untuk menghantar e-mel.
Sambungan…
MENGHANTAR E-MEL
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 15
LATIHAN MAIL
Menghantar E-Mel Bersama Lampiran (Outlook Item)
1. Tekan butang New E-mail
2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To:
3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject.
4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text.
5. Tekan butang Attach Item.
6. Pilih E-mel yang ingin dilampirkan dari folder Inbox.
7. Pilih Attachment dibawah Insert As, kemudian klik butang OK.
8. Klik butang Send.
9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda.
*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan di sebelah.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 16
KALENDAR
Microsoft Outlook 2010
Menjadualkan mesyuarat
Menetapkan atau menghilangkan peringatan
- Bagi semua temujanji dan mesyuarat baru yang dibuat
- Bagi temujanji dan mesyuarat yang sedia ada
- Bagi mesej e-mail, kenalan dan tugas
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 17
MENJADUALKAN MESYUARAT
1. Di ruangan Calendar, pada tab Home dan di dalam kumpulan New, klik pada New Meeting.
2. Atau klik kanan pada tarikh di dalam Calendar dan klik New Meeting Request.
3. Keybord shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + Q
4. Manakala di ruangan Location, tuliskan lokasi mesyuarat. Jika pengguna menggunakan akaun Microsoft Exchange, pilih Room yang ada kekosongan.
5. Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir bagi temujanji.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 18
6. Pada tab Meeting, di dalam kumpulan Show,
klik pada Scheduling Assistant. Scheduling
Assistant membantu penghantar mencari
masa mesyuarat yang paling baik dan sesuai.
7. Klik pada Add Attendees dan pilih nama atau
akaun email untuk menjemput bagi
menghadiri mesyuarat.
8. Kemudian klik Required atau Optional dan klik
OK.
9. Klik Send untuk menghantar jemputan
mesyuarat.
10. Untuk menjadikan temujanji berulang, pada
tab Appointment, di dalam kumpulan Option,
klik Recurrence .
Sambungan… Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 19
MENJADUALKAN MESYUARAT
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKAN PERINGATAN MASA
Bagi semua Temujanji dan Mesyuarat Baru yang dibuat
1. Klik pada tab File bagi ‘Backstage view’, kemudian klik Option.
2. Klik pada Calendar.
3. Untuk menjadikan peringatan On atau Off bagi kesemua temujanji dan mesyuarat, didalam Calender Option, padamkan tanda kotak pada Default Reminder.
4. Sekiranya tanda Default Reminder dipilih, masukkan atau pilih masa peringatan sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 20
Bagi Temujanji dan Mesyuarat yang sedia ada
1. Buka kalendar bagi temujanji atau mesyuarat.
2. Pada tab Appointment, didalam kumpulan Option, pilih masa peringatan pada senarai naik turun Reminder sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku.
3. Untuk menjadikan peringatan Off, pilih None pada senarai turun naik Reminder.
Sambungan… Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 21
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKAN PERINGATAN MASA
Bagi Mesej E-mail, Kenalan dan Tugas-Tugas
1. Pada tab Home, didalam kumpulan Tags, klik pada Follow Up dan kemudian pilih Add Reminder.
2. Pada kotak dialog Custom, padamkan tanda kotak Reminder, jika tanda kotak Reminder dipilih masukkan atau pilih masa peringatan bagi mesej e-mail, kenalan atau tugas.
Sambungan… Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 22
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKAN PERINGATAN MASA
LATIHAN KALENDAR
MENJADUALKAN TEMUJANJI MENGGUNAKAN FUNGSI KALENDAR
1. Tekan butang New Appointment
2. Masukkan tajuk berkenaan temujanji di dalam kotak Subject.
3. Masukkan tempat dimana temujanji akan dilakukan pada kotak Location.
4. Tetapkan Start Time dan End Time bergatung kepada masa temujanji yang dikehendaki.
5. Masukkan maklumat tambahan berkenaan temujanji didalam kotak Text.
6. Klik butang Save & Close.
7. Semak dan pastikan temujanji yang dimasukkan tadi berjaya dipaparkan pada fungsi Kalendar.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 23
KENALAN
Microsoft Outlook 2010
Mewujudkan kenalan dari mesej e-mail yang diterima
Menambah kenalan dari electronic business card yang diterima
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 24
MEWUJUDKAN KENALAN DARI MESEJ E-MAIL YANG DITERIMA
1. Buka atau paparkan mesej e-mail yang mengandungi nama penghantar atau penerima untuk dijadikan senarai kenalan.
2. Klik kanan pada nama
dan kemudian klik
pada Add to Contacts.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 25
MENAMBAH KENALAN DARI ELECTRONIC BUSINESS CARD YANG DITERIMA
1. Dalam mesej yang telah dibuka, klik kanan pada Electronic Business Card atau lampiran fail .vcf pada Reading pane, kemudian klik Add to Contacts.
2. Ubah informasi kenalan jika perlu.
3. Pada tab Contact,
didalam kumpulan
Action, klik Save & Close.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 26
LATIHAN KENALAN
MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALAN
Pengguna 1
1. Tekan butang New E-mail
2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To:
3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject.
4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text.
5. Tekan butang Attach Item -> Business Card -> Other Business Cards.
6. Pilih Contacts dari menu Look in.
7. Pilih kenalan yang ingin dihantar, kemudian klik butang OK.
8. Klik butang Send.
9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda, pastikan rakan anda menerima e-mel berserta lampiran kenalan yang dihantar tadi.
*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 27
MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALAN
Pengguna 2
1. Periksa e-mel yang diterima dari rakan anda, klik kanan pada Electronic Business Card atau lampiran .vcf kemudian pilih Add to Contacts.
2. Ubah atau tambah informasi kenalan jika perlu.
3. Klik butang Save & Close
*Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 28
LATIHAN KENALAN
TUGASAN
Microsoft Outlook 2010
Mewujudkan tugasan
Mewujudkan tugasan dari outlook item
- Menarik mesej e-mail ke to-do bar
- Menarik item ke task navigation pane
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 29
MEWUJUDKAN TUGASAN
1. Pada tab Home di mana-mana folder, di dalam kumpulan New, klik New Items dan kemudian klik Task.
2. Keyboard shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + K
3. Di ruangan Subject, tuliskan nama bagi tugasan.
4. Pada tab Task, di dalam kumpulan Actions, klik Save & Close.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 30
MEWUJUDKAN TUGASAN DARI OUTLOOK ITEM
Menarik E-mail ke To-Do Bar
1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook ke bahagian senarai tugasan pada To-Do Bar.
2. Lepaskan butang tetikus apabila garisan merah kelihatan pada tempat yang ingin dijadikan sebagai tugasan di senarai To-Do Bar.
Menarik item ke Task Navigation Pane
1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook ke ruangan Task pada Navigation Pane dan lepaskan butang tetikus setelah menarik item ke ruangan tersebut.
2. Kesemua kandungan mesej e-mail akan terkandung di dalam tugasan kecuali lampiran.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 31
LATIHAN TUGASAN
MENAMBAH TUGASAN
1. Klik pada New Items -> Task dari tab Home.
2. Masukkan tajuk tugasan di kotak Subject.
3. Tetapkan Start date, Due date dan Priority jika berkenaan.
4. Tetapkan Reminder jika ingin mengaktifkan fungsi peringatan pada masa yang dikehendaki.
5. Klik butang Save & Close.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 32
NOTA
Microsoft Outlook 2010
Membuat nota
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 33
MEMBUAT NOTA
1. Pada tab Home, di dalam kumpulan New,
klik pada More Items dan kemudian klik
Note.
2. Tuliskan perihal atau perkara pada nota.
Segala perubahan pada nota akan
disimpan secara automatik.
3. Untuk menutup nota, klik pada ikon di
atas kiri penjuru Note Window.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 34
E-MEL ARKIB
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 11
1. Arkib direka untuk menyimpan semua data dalam satu tempoh masa yang panjang.
2. Apabila proses arkib dilakukan, e-mel akan dikeluarkan dari e-mel sever dan arkib fail yang diarkib akan disimpan di dalam cakera keras komputer anda.
3. Proses arkib adalah penting untuk mengekalkan kelajuan optimum dalam aplikasi Outlook.
4. Saiz akaun Outlook yang lebih besar, akan melambatkan prestasi aplikasi Outlook.
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010
Arkib secara manual
1. Buka aplikasi Outlook 2003/2007/2010.
2. Cari tetingkap Archive.
3. Bagi Outlook 2003/2007:
– Klik pada tab File dan kemudian pilih Archive.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 12
Outlook 2003/2007
Bagi Outlook 2010:
– Klik pada tab File. Di bahagian tab Cleanup Tools, klik pada Archive.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 13
Outlook 2010
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010
1. Pilih butang radio Archive this folder and all subfolders.
2. Pilih folder yang ingin diarkibkan.
3. Klik kotak Include items with ‘Do not AutoArchive’ checked.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 14
Outlook 2003/2007/2010
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010
1. Di bahagian Archive items older than, pilih tarikh pada sebelum berlakunya arkib.
2. Klik Browse dan pilih lokasi untuk penyimpanan fail arkib.
– Pada bahagian File Name, isikan nama bagi fail yang diarkib.
– Kemudian klik OK.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 15
Outlook 2003/2007/2010
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 35
TOGETHER WE TRANSFORM