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Le catalogue des fichiers
14 avril 2011
CATFICH
PPDT et JMH - avril 2011
Plan de la présentation
Préambule1. Objectifs2. Cibles
– Les Principes– La Pratique
3. Cohérence– Conseils– La solution "citoyenne"
4. Fréquence5. Conclusion
PPDT et JMH - avril 2011
PREAMBULE (rajouté)
1. Le catalogue n'est pas "Big Brother" .2. Le catalogue recense les structures et pas
le contenu des fichiers.3. Comment se fait alors l'accès au contenu
des fichiers ? 4. Les déclarations.5. En résumé.
PPDT et JMH - avril 2011
Le catalogue n'est pas Big Brother
Le catalogue ne recense pas le contenu des fichiers.
Interroger le catalogue ne permettra pas de connaitre le montant de la retraite de M. Guillaume Tell, rue des arbalètes 12, Genève.
PPDT et JMH - avril 2011
Le catalogue recense les structures et pas le contenu des fichiers
C'est-à-dire le contenant, l'enveloppe des fichiers, la liste des champs de données contenus dans le fichier.
Il permet de connaitre la nature des informations du fichier, mais pas les informations elles-mêmes.
– Montant retraite mais pas 2000 CHF
– Sexe mais pas masculin– Nom mais pas Schmidt
PPDT et JMH - avril 2011
Comment se fait alors l'accès au contenu des fichiers ?
Le citoyen trouvera sur le web la liste des fichiers susceptibles de contenir des informations personnelles le concernant, grâce à des outils de recherche adaptés.
Il ne trouvera pas directement ces informations ( diagnostic, montant retraite, courriel par exemple ) sur le web.
Pour connaitre le détail des informations le concernant (le contenu des fichiers) il devra ECRIRE à l'institution qui lui répondra.
PPDT et JMH - avril 2011
Les déclarations
Se font quant vous créez un fichier ou demander l'accès à un fichier existant ailleurs.
De gros changements de structure de fichier imposeront une nouvelle déclaration.
Mais le fait qu'une nouvelle personne intègre le fichier des Sapeurs-Pompiers de Meyrin, par exemple, ne constitue pas un motif de nouvelle déclaration :
– car il s'agit là du contenu du fichier qui n'est pas du ressort du catalogue.
PPDT et JMH - avril 2011
En résumé du préambule :
Le catalogue informe du contenu des fichiers et de l'adresse des propriétaires détenteurs de ces fichiers.
Il ne contient pas les informations réellement contenues dans les fichiers.
Il permet aux institutions de dialoguer et de collaborer.
Il permet au citoyen de savoir où s'adresser pour connaitre et vérifier les informations personnelles susceptibles de le concerner dans les institutions soumises à la loi genevoise.
Le catalogue est insensible à l'entrée de nouvelles personnes dans un fichier.
Il ne bouge que si de nouvelles informations sont susceptibles d'être enregistrées dans un fichier ( ex : nouveau numéro AVS 13 doit être légalement référencé ).
PPDT et JMH - avril 2011
1 Objectifs du catalogue
Le préposé cantonal (PPDT) dresse et tient à jour un catalogue des fichiers des institutions publiques, comportant les précisions utiles sur les informations traitées, la base légale de leur traitement, leur état de validité ou la fréquence de leur mise à jour et de leur épuration, et leur accessibilité.
Les fichiers éphémères ne recensant ni données personnelles sensibles ni profils de la personnalité sont exemptés de l’enregistrement au catalogue des fichiers.
Le catalogue des fichiers est public et rendu facilement accessible.
(LIPAD)
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
2 : Cibles : Les Principes
A) La déclaration B) Quoi C) ResponsabilitéD) Comment
"Les principes sont aux lois ce que les lois sont aux faits."
PPDT et JMH - avril 2011
A) La déclaration
Les raisons d'être du catalogue– Protéger les données
personnelles– Améliorer la transparence
Ce qui doit motiver une déclaration
– Existence de fichiers à déclarer
– Intérêts réciproques– Travail collaboratif
Les bénéfices attendus– Meilleure connaissance et
meilleur partage de l'information entre institutions
– Meilleure information du public
PRINCIPES
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
B) Quoi déclarer
Quelques définitions
Les fichiers à déclarer
Ceux à ne pas déclarer
PRINCIPES
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
Quelques définitions
Fichier : tout système destiné à réunir, sur quelque support que ce soit, des données personnelles d’un segment de population déterminé, et structuré de manière à permettre de relier les informations recensées aux personnes qu’elles concernent
Donnée personnelles : données personnelles (ou données), toutes les informations se rapportant à une personne physique ou morale de droit privé, identifiée ou identifiable
Données sensibles : données personnelles sensibles, les données personnelles sur :
– 1° les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques, syndicales ou culturelles,
– 2° la santé, la sphère intime ou l'appartenance ethnique,
– 3° des mesures d'aide sociale, – 4° des poursuites ou sanctions pénales ou
administratives
Profil de personnalité : profil de la personnalité, un assemblage de données qui permet d’apprécier les caractéristiques essentielles de la personnalité d’une personne physique
PRINCIPES
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
4 types de fichiers dans le catalogue
1 Données personnelles incontestables
2 Annuaires (identité- adresse seulement)
3 Résultats statistiques (non nominatifs)
4 Catalogue ou inventaire de produits (listes avec très peu de données personnelles)
PRINCIPES
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
Les fichiers à ne pas déclarer
Fichiers éphémères ne contenant pas de données personnelles sensibles
Fichiers ne contenant pas de données personnelles
Fichiers de travail à usage personnel
PRINCIPES
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
C) Répartition des rôles
PRINCIPES
Déclaration des fichiers
Responsables LIPAD et SI des
institutions
Conseils aux déclarantsPublication des fichiers
PPDT
ppdt
Une répartition simple et claire des rôles
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D) Comment déclarer
Un outil dédié : CATFICH solution de gestion
1. Typologie2. Structure3. Données4. Liens entre
déclarations5. Contraintes6. Facilités
PRINCIPES
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1) Typologie de déclaration
Consultation : pour visualiser les données d'un fichier externe,
Transmission : pour utiliser des données externes et de les reprendre dans vos propres fichiers,
Création : pour créer un nouveau fichier.
Attention à bien choisir
PRINCIPES
PPDT et JMH - avril 2011
Les différences entre les 3 typologies
PRINCIPES
Données disponibles
Données visibles
CONSULTATION
Données disponibles
Données utilisables
TRANSMISSION
CREATION DE FICHIER
Lien informel ou .csv
Lien formel
Lien formel
Chez les autres
Chez vous
Les données accédées ne changent pas de noms
Les noms des données sont libres,
modifiables et conformes à votre
métier
Données du service
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2) Structure d'une déclaration
Une entête :– Description du fichier, catégories
de données (mots-clefs) : champs obligatoireschamps obligatoires
– Bases légales, type et nom de fichier, objet
– Remarques
Des lignes de données : (1 ligne au minimum)
– Simples lignes de texte avec indentation(s) possibles
– Facilités de saisie et de récupération pour un usage ultérieur
PRINCIPES
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3) Les données
Sont de simples lignes de texte
Regroupables avec des niveaux d'indentation
Pas de bibliothèque de libellés à gérer
Pas de mots-clefs à mettre sur les données
PRINCIPES
PPDT et JMH - avril 2011
4) Les liens entre déclarations
Une déclaration de création peut être reliée par un lien mère-fille à une ou plusieurs déclarations de consultation ou de transmission.
Inversement, une déclaration de consultation ou de transmission n'est reliée qu'à UNE et UNE SEULE déclaration de création par un lien fille- mère.
PRINCIPES
NON !
PPDT et JMH - avril 2011
Matérialisation des liens
PRINCIPES
Lien mère vers fille
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5) Les quelques règles à respecter
Découplage des opérations de déclarations :
– Demandes d'accès : Transmission/Consultation
– Demandes de création
Une demande d'accès ne fait appel qu'à un seul fichier déjà publié.
Avantages :
– Pas de mélange des genres– Simplicité de gestion
PRINCIPES
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6) Des facilités pour déclarer
Des outils de gestion et d'indentation pour faciliter le regroupement des données sans gérer un objet Rubrique
Des imports et exports des lignes de données en fichier .csv / Excel
– Possibilités ainsi de reprendre rapidement des données d'une déclaration à une autre.
Accès au Recueil Systématique Genevois pour choisir les bases légales
Possibilité de transfert d'une déclaration vers une autre unité organisationnelle (service)
Historisation des évènements
Etc.…
PRINCIPES
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
Outils de gestion et indentation des données
Outils de déplacement haut-bas et d'indentation droite et gauche
Ajout ou suppression de lignes
Données regroupées sous une donnée de regroupement
PRINCIPES
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Import / export des donnéesPRINCIPES
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Accès au RSG pour les bases légales
PRINCIPES
ppdt
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Historique des actions - évènements
PRINCIPES
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2 : Cibles : La Pratique
A) Déclarer votre tout nouveau fichier
B) Faire évoluer vos fichiers
C) Effectuer des recherches
D) Connaitre le cycle de vie des déclarations
E) La reprise des données
F) Le planning des prochaines semaines
PRATIQUE
PPDT et JMH - avril 2011
A) Déclarer votre tout nouveau fichier
1. Identifier vos besoins en amont
2. Anticiper les besoins de vos partenaires en aval
3. Identifier les données de votre fichier qui sont à déclarer
4. Structurer votre fichier en conséquence
PRATIQUE
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1) Identifier vos besoins en amont
Faites autant de déclarations d'accès (transmission/consultation) que nécessaire (1 par fichier accédé)
Les noms des données accédées resteront inchangés.
PRATIQUE
PPDT et JMH - avril 2011
2) Anticiper les besoins de vos partenaires
Faciliter le travail de vos partenaires autant que faire se peut
Un jour vous êtes client, un jour fournisseur…
Collaborez !
PRATIQUE
PPDT et JMH - avril 2011
3) Identifier les données de votre service
Choisissez le juste niveau de granularité des données, entre
– Précision …..nécessaire– Superflu ……à éviter
De manière : – à ne pas devoir redéclarer
au moindre changement applicatif
– à fournir la qualité de service indispensable à vos partenaires
Les noms des données seront ceux de votre contexte métier habituel.
PRATIQUE
PPDT et JMH - avril 2011
4) Structurer vos fichiers en conséquence
Créer des niveaux de regroupement pour préciser à qui ou à quoi se rapportent les données d'en dessous.
Utiliser Excel et les fichiers .csv pour préparer vos longues listes de données à importer.
PRATIQUE
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B) Faire évoluer vos fichiers
Pour simplifier les schémas :– Une demande publiée ne
pourra pas être ensuite complétée,
– Il faudra faire un "Annule et Remplace",
L'ancienne déclaration sera périmée,
La nouvelle demande publiée la remplacera,
– Les liens de type "Annule et remplace" ou "Remplacée par" seront visibles sur les déclarations.
PRATIQUE
Maitriser vos évolutions !!!
PPDT et JMH - avril 2011
C) Effectuer des recherches
OUI : Sur l'entête des déclarations
– Description, objet, nom de fichier, référence, etc.…
– Statut de déclaration– Catégories et sous-
catégories de donnée– Catégories d'organe déclarant – Organes déclarants
Pas sur les lignes
– Compensé par les catégories et sous-catégories de données
PRATIQUE
PPDT et JMH - avril 2011
Des recherches puissantes mais simples, sur deux onglets
Déclarant
PRATIQUE
PPDT et JMH - avril 2011
Les catégories de données
Evitent d'attacher des mots clés à chaque ligne de donnée
Permettent de réduire le nombre d'actions sans diminuer la qualité de la déclaration
Simplifient beaucoup la saisie et les recherches
Il y a actuellement une vingtaine de catégories, chacune ayant jusqu'à 10 sous-catégories.
PPDT est responsable de la gestion des catégories et sous-catégories.
PRATIQUE
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
Les catégories d'organes déclarants
Permettent de typer les déclarants, créateurs ou demandeurs de fichiers.
La catégorie est rattachée à l'organe déclarant (Unité organisationnelle - Service)
PPDT est responsable de la gestion de ces catégories d'organes déclarants)
Catégorie d'organe déclarant
PRATIQUE
ppdt
PPDT et JMH - avril 2011
D) Le cycle de vie d'une déclaration
PRATIQUE
DEBUT FIN
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E) La reprise des données
> 1100 déclarations reprises des ACE
– Catégorisation des données– Format de données
simplifié– Fichiers typés– Attribution à des services
Numérotation différente / ACE.
A revoir par les différents responsables, soit :
– Laissées telles quelles,– Annulées et remplacées.
PRATIQUE
PPDT et JMH - avril 2011
F) Le planning des prochaines semaines
29 avril : limite de réception des informations et coordonnées des déclarants.
2 mai : mise en exploitation : CATFICH est mis à la disposition des déclarants.
Printemps-Eté : travail des déclarants.
Octobre : mise en exploitation de la solution web destinée au grand public.
PRATIQUE
ppdt
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3 Cohérence : conseils
1. Le bien fondé de déclarer .. ou pas
2. Vous n'êtes pas seuls..
3. Déclarez bien4. Soumettez5. Communiquez6. Faites évoluer
CONSEILS
PPDT et JMH - avril 2011
1) Le bienfondé de la déclaration
Examinez bien les conditions de la LIPAD
Questionnez PPDT
Consultez vos partenaires habituels
Elaborez votre stratégie en conséquence
CONSEILS
PPDT et JMH - avril 2011
2) Vous n'êtes pas seuls
Regardez ailleurs, collaborez– Faites une ou plusieurs
demandes d'accès :
Demande de consultation : si vous voulez uniquement consulter des informations sans pour autant vouloir créer un fichier chez vous,
Demande de transmission : si ces informations doivent vous être communiquées pour servir à constituer votre propre nouveau fichier,
Respectez les règles,
Utilisez les outils de facilitation.
CONSEILS
PPDT et JMH - avril 2011
3) D E C L A R E Z B I E N !
Pour créer votre nouveau fichier
Mélanger les ingrédients – Données externes, par une
ou plusieurs Demandes de Transmission
– Données internes, qui vous sont propres
Vous pouvez renommer les données externes (avec import fichier .csv si besoin)
Les liens entre la ou les déclarations de transmission utilisées et la déclaration de création que vous bâtissez restent informels, pour éviter de gérer un "cascading" sans fin de déclarations.
CONSEILS
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4) S O U M E T T E Z !
Votre fichier une fois construit, vous devez en soumettre la déclaration à PPDT.
PPDT pourra :– Vous la faire modifier si
besoin– La refuser pour des raisons
techniques uniquement– La valider : la déclaration
sera publié et rendue publique
CONSEILS
PPDT et JMH - avril 2011
5 ) Validé : PPDT P U B L I E !
Rôle de PPDT
Distinguer– Existence
physique du fichier
– Déclaration du fichier
CONSEILS
ppdt
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6) Plus tard, faites évoluer !
Cela se fera par des "Annule et Remplace".
Les données de la déclaration à remplacer vous seront reproposées.
Vous pourrez les corriger, compléter et soumettre une nouvelle déclaration.
Nombreuses facilités offertes
CONSEILS
PPDT et JMH - avril 2011
3 : Cohérence : La solution citoyenne
La solution CATFICH gestion fournit les informations utiles à la solution dite "citoyenne".
Cette solution citoyenne est celle qui sera mise à la disposition du public, sur le web en octobre prochain.
Elle permettra au citoyen de savoir où s'adresser pour connaitre, vérifier et si besoin, faire rectifier les données personnelles éventuelles le concernant.
PPDT et JMH - avril 2011
Une idée de l'interface citoyenne
La solution citoyenne
1) Recherche par organe déclarant
•Clic sur drapeau relatif à l'organe déclarant dans un carrousel
•La liste des fichiers s'affichera en dessous
•Un clic sur le fichier permet d'obtenir les coordonnées du déclarant
PPDT et JMH - avril 2011
Une idée de l'interface citoyenne
La solution citoyenne
2) Recherche globale
• Choix possible dans trois colonnes
1. Catégories de donnée
2. Catégories de déclarant
3. Nom du déclarant
• Choix possible d'une catégorie ou d'une sous-catégorie dans un champ de recherche en haut à droite.
• La liste des fichiers s'affichera en dessous en conséquence.
Catég. de donnée Catég. de déclarant Déclarant
Champ de recherche
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4 Fréquence
Quand survient un réel besoin
– de consulter un fichier,– d'utiliser un fichier,– de créer un nouveau
fichier.
Ne surdéclarez pas :– adapter la structure de
la déclaration en conséquence
– échangez et communiquez avec vos partenaires avant de déclarer
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5 Conclusion
Une solution puissante mais compacte
Faites simple !
Restez ZEN, vous ne faites :
– ni des déclarations de guerre,
– ni des déclarations d'amour ( un peu plus tout de même ! )
Garder en tête l'objectif et l'esprit de la LIPAD
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Pour plus de précisions
Questions générales
PPDTT. + 41 22 546 52 40 [email protected]
Questions techniques
JM Hautecoeur (CHA / OSI)T. + 41 22 546 52 [email protected]
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Merci pour votre attention !
Questions ?