“ L’évolution du taux de maintenance de SAP : enjeux et actions

par Christiane Féral-Schuhl

page 4

Trimestr ie l - Avr i l 2009

Le club des Utilisateurs SAP Francophones

A lire :

“Transférer des données dans SAP en évitant ABAP ? un « jeu » pour Alstom Power Servicepage 8

“UNIBÉTON : un système d’information bien « bétonné »page 8

“Groupe de Travail Real Estate : un travail concret d’influence et de partenariat avec l’éditeurpage 14

n°3Le magazine des Uti l isateurs des progiciels de gestion SAP

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Le club des Utilisateurs SAP Francophones

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ses 20 ANS

à Paris !

L’USF n°3 - Avr i l 2009 - p. 3

Ce magazine se veut être le reflet de la notion «d’échanges et de partages» chère à notre esprit, n’hésitez donc pas à nous faire partager vos avis et remarques : USF • 64, rue du Ranelagh • 75016 PARIS Tél. : 01 43 40 68 80 • Fax : 01 43 41 72 78 E-mail : contact@usf.fr

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ito

Le club des Utilisateurs SAP Francophones

Enjeux• L’évolution du taux de maintenance de SAP :

enjeux et actions . . . . . . . . . . . . . . . page 4

Décryptage & Actualités• Actualités :

Business Suite 7 : une lisibilité et une cohérence très attendues . . . . . . . page 6

Retours d’expérience• Transférer des données dans SAP

en évitant ABAP ? un « jeu » pour Alstom Power Service . . . . . . . . . . . . page 8

• UNIBÉTON : un système d’information bien « bétonné » . . . . . . . . . . . . . . . page 8

Commissions• Comment créer un groupe de travail ? . . . page 10

• Comment maintenir les connaissances après la phase de déploiement ? . . . . . . page 11

• Groupe de Travail Real Estate : un travail concret d’influence et de partenariat avec l’éditeur . . . . . . . . page 14

l’usfLe magazine des Uti l isateurs des progiciels de gestion SAP

n°3

Jean LEROUX

Président de l’USF

www.usf.fr

Après plusieurs mois de discussion au sein du SUGEN (SAP User Group

Executive Network) et de récents échanges au niveau français, l’USF a demandé

à SAP France de revoir sa position sur l’augmentation du prix de la maintenance.

Elle réclame en substance, des aménagements de la politique tarifaire en France

qui soient comparables à ceux accordés aux clients Allemands et Autrichiens.

La base adhérente de l’USF s’impatiente à juste titre et attend dorénavant des

réponses significatives dans ce domaine. Cette impatience est d’autant plus

grande pour les praticiens, que l’éditeur n’a pas été en mesure à ce jour de

démontrer concrètement la valeur correspondant à cette augmentation. Elle est

encore plus accentuée dans un contexte économique qui exacerbe la sensibilité

des entreprises face à toute nouvelle dépense. Aujourd’hui, quelles que soient

les avancées de l’Enterprise Support en matière de TCO, les investissements

sont tendanciellement à la baisse et cette exigence de SAP semble totalement

à contre courant de la réalité des entreprises.

L’USF justifie cette attitude de fermeté essentiellement par souci de protéger les

investissements des entreprises. Elle ne remet pas en cause la foi partagée par

les clients dans l’offre produit de l’éditeur qui demeure la meilleure ambassadrice

de sa réputation. Il serait dommage en effet, que ce dossier de l’Enterprise

Support écorne cette valeur commune. Toutefois, l’USF ne

souhaite pas favoriser une radicalisation de son action mais

considère que SAP doit clairement faire évoluer sa position

en reconnaissant les difficultés que l’Enterprise Support fait

peser sur les entreprises françaises.

Fort de ce constat, l’USF a contacté, dès le mois de

décembre 2008, le cabinet d’avocats FERAL-SCHUHL /

SAINTE-MARIE pour nous aider à étudier des pistes

juridiques. Je vous invite à lire l’article en page 4 qui décrit

ces pistes. Aujourd’hui, nous n’abandonnons pas pour autant la recherche

d’un compromis avec l’éditeur qui laisse entendre, à l’heure où nous mettons

sous presse, un net infléchissement de sa position. En effet, les évènements

se sont précipités dans les toutes dernières semaines, suite à la pression que

nous avons exercée auprès du SUGEN et de SAP France. L’éditeur accepterait

un étalement de l’augmentation du coût de la maintenance et favoriserait la

recherche d’un consensus sur un système d’évaluation de la qualité de service

de l’Enterprise Support, élaboré en commun.

Nous nous félicitons notamment de ce dernier point, car il marque une réelle

volonté de SAP de «jouer le jeu» dans un domaine où jusqu’alors, aucun éditeur

ne s’était engagé.

Ainsi, les initiatives prises par l’USF et le temps consacré à ces négociations,

n’ont apparemment pas été vains. Je vois, à travers cette évolution, un signe

positif de l’éditeur, que nous saluons, de vouloir poursuivre un dialogue ouvert

et constructif. C’est dans cette approche, qui a toujours été la nôtre, que nous

agissons et continuerons d’agir au nom de l’association.

Au-delà des polémiques, nous souhaitons aller encore plus loin dans notre

démarche constructive. Nous avons décidé, d’une part d’organiser une

journée de travail sur l’Enterprise Support pour vous permettre d’approfondir

vos connaissances sur le contenu réel de l’offre. D’autre part, nous lançons la

réalisation d’un livre blanc sur Solution Manager, outil essentiel pour tirer partie

de l’Enterprise Support. Nous reviendrons plus en détail sur ces deux initiatives

dans le prochain numéro de notre magazine.

analyse de risques plus complète qu’elle enrichira au fur et à mesure de ses discussions avec l’éditeur et des retours d’expérience de ses membres.

Ces précisions données, il convient de procéder bien sûr à une analyse au cas par cas du dispositif contractuel. Si l’éditeur est toujours libre de fixer les conditions de prix de ses produits et services ainsi que les modalités d’exécution de ses services, il doit respecter les termes du contrat conclu. S’il modifie les conditions initiales du contrat et notamment le contenu de son offre, l’évolution ne peut se faire qu’avec le consentement de son client, dans le cadre d’un avenant contractuel exprès, ou bien dans le cadre du renouvellement du contrat comme c’est le cas ici.

Pour les clients qui ne souhaiteraient pas passer au niveau de service ‘entreprise’, le seul choix que SAP leur laisse est de ne pas renouveler leur contrat de maintenance du tout. Sauf clause spécifique ayant anticipé cette difficulté, il semblerait que le contrat standard SAP puisse être dénoncé par l’une ou l’autre partie avec un préavis de quelques mois à peine, délai qui ne serait pas suffisant pour choisir et installer un logiciel de substitution.

Or, selon la durée de la relation commerciale existante, une tentative de l’éditeur visant à imposer son nouveau contrat, sans un préavis suffisant, pourrait être sanctionnée comme constituant une rupture abusive. La rupture serait d’autant plus préjudiciable que l’on peut observer que les éléments prétendus de différenciation entre l’offre « Entreprise » et l’offre initiale (désormais

EnjeuxEnjeux

p. 4 - Avr i l 2009 - L’USF n°3

Enjeu

L’ÉVOLUTION DU TAUX DE MAINTENANCE DE SAP : ENJEUX ET ACTIONS

L’USF a proposé au cabinet d’avocats FERAL-SCHUHL / SAINTE-MARIE(1), de conclure un accord de partenariat visant à faire bénéficier l’USF et ses adhérents d’une assistance juridique qui peut prendre diverses formes. Plusieurs actions ont d’ores et déjà été prévues, notamment :

L’analyse des conditions contractuelles de maintenance proposées par SAP à ses clients et prospects

L’objectif est ici de formaliser les clauses-type ou un contrat-type avec les outils permettant aux membres de l’USF d’anticiper les principaux risques en la matière. Le premier de ces risques est le défaut de pérennité du logiciel, qui peut tenir tant à l’évolution de l’éditeur (par exemple une fusion) qu’à l’obsolescence du produit. Face à ce risque, il est important de prévoir l’engagement de l’éditeur d’apporter son support pendant une durée minimale, à définir, ceci malgré la tendance des éditeurs à ne proposer que des contrats de durée annuelle renouvelable tacitement. Le deuxième risque est lié à la dépendance du client à l’égard de l’éditeur. Il est donc également important d’autoriser l’intervention de prestataires autres que l’éditeur, non seulement pour les prestations d’intégration mais aussi pour des prestations comme la tierce maintenance applicative. Enfin, pour ce qui est du prix, la meilleure solution est de prévoir une clause de révision avec un indice public. Différentes formules de révision existent, et elles peuvent n’être utilisées qu’à titre de plafond, comme c’est déjà le cas pour un certain nombre de clients SAP. L’USF dispose d’une

EnjeuxEnjeux

retirée du catalogue) ne sont pas spécifiés et que SAP semble se refuser à communiquer les précisions indispensables.

La mise en place et la maintenance d’un service de FAQ via le cercle de réflexion « Enterprise Support »

D’ores et déjà FERAL-SCHUHL / SAINTE-MARIE a répondu à la première question qui lui était adressée : « Face à l’augmentation imposée du niveau de service et du prix de la maintenance, les clients de SAP peuvent-ils refuser de payer leur facture de 2009 pour la maintenance ? ». L’avis du Cabinet est accessible en ligne, sur le site intranet réservé exclusivement aux adhérents. Par souci d’efficacité, il a été convenu que toutes les questions seraient centralisées auprès du Bureau de l’USF, à charge pour lui de répercuter les questions qui ont vocation à être mutualisées au profit du plus grand nombre. Les questions sont à adresser via le site web de l’USF à compter de ce jour.

Des ateliers de formation

Ces sessions, sur demande des adhérents ou à l’initiative du Bureau de l’USF, pourront porter sur des thèmes aussi variés que « la sécurité dans l’entreprise : anticiper les risques », « comment négocier un contrat informatique », « quels sont les principaux risques d’un projet informatique »… Elles permettent d’approfondir certains sujets et de faire bénéficier les participants d’une méthodologie simple et efficace, avec pour objectif de leur permettre de mieux maîtriser les contraintes de leur environnement juridique. Ces sessions peuvent

s’inscrire dans le cadre de conventions de formation à conclure au cas par cas.

En marge de ces différentes actions, les adhérents de l’USF pourront accéder à la veille juridique hebdomadaire du Cabinet FERAL-SCHUHL / SAINTE-MARIE, accessible via le site web de l’USF.

Les adhérents qui le souhaitent pourront également bénéficier, à leur demande, d’une assistance juridique personnalisée, au taux préférentiel négocié par l’USF. Au-delà des règles générales énoncées, l’objectif est de permettre une consultation « sur mesure » pour tenir compte des cas particuliers.

(1) FERAL-SCHUHL / SAINTE-MARIE est un cabinet d’avocats spécialisés dans le domaine des technologies de l’information. Avec plus de 20 ans d’expérience, cette équipe d’une vingtaine de personnes, a acquis une solide réputation dans les secteurs de l’informatique, de l’internet et des médias (www.feral-avocats.com).

L’USF n°3 - Avr i l 2009 - p. 5

Actualités

BUSINESS SUITE 7 : UNE LISIBILITÉ ET UNE COHÉRENCE TRÈS ATTENDUES Point de vue d’Eric Rémy au sujet de SAP Business Suite 7.

SAP vient d’annoncer sa nouvelle Business Suite 7 présentée comme plus simple à implémenter, moins cher à exploiter et plus souple à utiliser, tout en mettant en avant l’architecture SOA. Parmi les membres de la commission technologie que je représente, personne n’a pu jusqu’à présent vérifier tous ces aspects, puisque le produit ne sera disponible qu’à partir d’avril 2009. Par conséquent, nous nous contenterons pour l’instant, de l’analyse fonctionnelle des éléments annoncés. Notons qu’auparavant il existait une offre intitulée Business Suite, mais qui n’était pas identifiée par un numéro de version. Elle contenait l’ensemble des produits SAP, telles que les composants : ECC, CRM, PLM… où tout était inclus de façon hétérogène, chaque composant ayant un niveau de version différent lié à des rythmes de changement indépendants les uns des autres. Aujourd’hui, avec Business Suite 7, nous allons enfin…disposer de versions alignées de nature à favoriser une rationalisation et une plus grande lisibilité de l’offre. Nous considérons ce point comme essentiel. En effet, les composants livrés dorénavant avec le niveau de version 7, appartiendront réellement à une suite homogène fondée sur le cœur ECC6. On retrouve en fait, la même logique proposée sur Microsoft Office : chaque application est alignée sur les autres et lorsqu’une nouvelle version est proposée, tous les composants sont mis à jour simultanément. Ce « toilettage » répond à des griefs remontés à l’éditeur depuis plusieurs années par l’USF, car il était très difficile de se repérer dans l’offre.

Nous disposons ainsi d’une meilleure garantie d’interopérabilité entre les modules, de manière à bénéficier d’un ensemble cohérent, globalement à jour en même temps, avec des processus métiers cohérents de bout en bout et un socle technique identique. Avec

Business Suite 7, les échanges entre les composants sont facilités, l’administration, la formation et la compétence technique acquises sur un composant sont en grande partie exploitables sur les autres.

Autre élément positif : l’intégration des composants, à partir d’une vision globale, permet au client de choisir le composant qu’il acquière et de pouvoir décider plus tard de faire l’acquisition d’une autre application, tout en ayant la garantie du même niveau de mise à jour. Certains s’interrogent malgré tout sur le risque d’obsolescence des versions actuellement utilisées dans les entreprises. Il va de soi qu’à travers cette annonce, l’éditeur trouve un moyen fort de pousser sa clientèle à effectuer la migration vers ECC6, en tant que cœur de Business Suite 7.

Les impacts en termes de migration

Avec cette nouvelle offre, le modèle change. Jusqu’à présent, pour bénéficier de nouvelles fonctionnalités au sein des différents composants de la Business Suite, il fallait effectuer une migration vers la dernière version. ECC6 a été le premier composant à ouvrir la voie de l’ajout de nouvelles fonctionnalités sans migration via les Enhancement Packages (EHP). Au mois d’avril, sort l’EHP 4 d’ECC6 et l’EHP 1 de NetWeaver en même temps que les nouveaux composants en version 7 de SRM, SCM, PLM et CRM. Toutes ces versions seront stabilisées sur plusieurs années, grâce à cette démarche des EHP, pour les faire évoluer sans migration. Cette approche constitue pour nous un gros progrès.

Néanmoins, il ne faut pas minimiser le travail correspondant à l’implémentation des EHP. C’est, certes, moins lourd qu’une migration, mais cela reste un travail important, plus conséquent que le passage de Support Package (dont leur passage est un pré-requis

Décryptage & ActualitésDécryptage & Actualités

p. 6 - Avr i l 2009 - L’USF n°3

Décryptage & ActualitésDécryptage & Actualités

en fonction du niveau d’où l’on vient). C’est un projet à part entière à mettre en œuvre.

L’arrivée de la Business Suite impose-t’elle une renégociation du contrat ?

Nous avons été rassurés sur ce sujet, eu égard à nos inquiétudes datant de la version ECC5. Avec Business Suite 7 la réponse est claire, il n’y a aucun impact, ni financier ni contractuel.

Une Version entièrement SOA

SAP fait manifestement un pas de plus dans cette voie. Cependant, sur les 2800 services basés sur SOA, il reste encore un grand nombre de services SAP conçus à l’ancienne avec des RFC. La démarche SOA, qui vise à passer tout en web services est clairement engagée mais elle est encore loin d’atteindre les 100%. La volonté est forte et somme toute positive, mais elle n’est pas encore aboutie.

Une plus grande interopérabilité et des processus métiers plus fluides

Avec Business Suite 7, le socle de NetWeaver en version EHP 1 est nettement plus riche en termes d’échanges entre les composants. SAP donne désormais accès à 2800 services d’échanges entre composants afin de faciliter l’interopérabilité et la modélisation de processus métiers élaborés de façon indépendante du composant dans lequel il doit s’exécuter. Le but est de masquer les différents composants à travers des écrans unifiés. En effet, jusqu’à maintenant les utilisateurs qui se connectaient une fois sur ECC, une fois dans CRM, puis quelquefois sur SRM, devaient s’adapter à chaque opération à un environnement de travail différent. Aujourd’hui, l’interface graphique est unifiée et plus ergonomique. Cette ergonomie était très attendue car elle constituait une faiblesse de la part de SAP.

Quant aux 150 fonctions nouvelles ajoutées à Business Suite 7, il est encore trop tôt pour juger de leur intérêt. Certaines paraissent intéressantes comme le fait d’intégrer un système de reporting identique dans chacun des composants. Historiquement, chaque composant disposait de requêtes propres peu puissantes et peu esthétiques. Dorénavant, le

moteur BW intégré à chaque composant, apporte des possibilités de graphiques, de courbes dynamiques, d’intégrations synchrones entre la partie reporting et la partie transactionnelles. De plus, avec le rachat de BO, certains reporting standard utilisent le composant Exelcius, qui permet, lorsque l’on fait appel aux modèles standard proposés par SAP, d’obtenir des solutions de reporting sans supplément de coût.

Autre élément positif en matière d’interopérabilité avec Microsoft, les 20 services Duet livrés en plus, sont en effet de nature à faciliter la vie des utilisateurs métiers qui peuvent ainsi rester dans l’application bureautique (outlook, par exemple) pour interagir dans SAP sans ouvrir de session SAP. Cette évolution était également très attendue.

LES PRINCIPALES AVANCÉES DE BUSINESS SUITE 7

• Un gros effort de lisibilité de l’offre.

• Des processus métiers plus faciles à mettre en œuvre et qui s’affranchissent des barrières entre les composants.

• Un système de mise à jour moins contraignant à travers les Enhancement Packages.

• Une ergonomie améliorée et unifiée.

• Une approche SOA renforcée mais non aboutie.

L’USF n°3 - Avr i l 2009 - p. 7

SAP NetWeaver Composition

SAP Business Suite

SAP NetWeaver Integration

SAP

PLM

SAP

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SAP

CR

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SAP

SCM

SAP

SRM

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Retours d’expérienceRetours d’expérience

p. 8 - Avr i l 2009 - L’USF n°3

TRANSFÉRER DES DONNÉES

DANS SAP EN ÉVITANT ABAP ?

UN « JEU » POUR ALSTOM

POWER SERVICE

TÉMOIGNAGE

André Czerner, responsable des Systèmes d’information d’Alstom Power Service.

Depuis 2000, André Czerner est

responsable des SI de l’activité APS

en France. Cette entité, qui regroupe

1900 personnes en France, Belgique,

Algérie, Maroc, Tunisie et Nigéria, a

décidé d’uniformiser sa gestion avec

SAP. Actuellement chargé du déploie-

ment d’une solution SAP (modules

PS, SI, CO, MM et SD) en Algérie,

André Czerner intervient en qualité

de chef de projet. Or, pour chaque

déploiement se pose le problème de

la migration de données. En effet, le

transfert de données en masse des

systèmes anciens vers les nouvelles

applications SAP est un élément fon-

damental de la réussite de la mise en

place de l’ERP.

La première méthode consiste à

écrire des programmes ABAP™ sur

mesure. Beaucoup d’entreprises, via

leur département informatique, ont

développé ce genre de programmes

personnalisés pour des opérations de

chargement volumineux de données.

Cependant, créer des programmes

de ce type, lorsqu’ils ne sont pas

exploités de façon récurrente, s’avère

de transit, s’avère judicieux, car il nous

facilite la préparation des données à

injecter.

Une fois les déploiements effectués, les

utilisateurs métiers se sont appropriés

l’outil et souhaitaient le conserver pour

des saisies de données récurrentes

(Exemples : nouvelles fiches articles

ou commandes d’un certain nombre

de lignes). Aujourd’hui, sur tous les

sites, des financiers, des logisticiens,

des contrôleurs de gestion et des

acheteurs, emploient cet outil au

quotidien. « Au départ nous étions

perplexes sur cette appropriation. En

fait, pour exploiter TransactionShuttle,

il suffit d’avoir une bonne connaissance

fonctionnelle de SAP et de savoir

utiliser Excel. Dans ce cas, l’écriture

d’un script est relativement facile. Par

ailleurs, nous avons sollicité SAP pour

savoir s’il existait un outil-maison. À ce

titre, nous avons reçu une formation

sur CATT, produit similaire mais peu

souple, car basé principalement sur

des fichiers CSV. De plus, il faut une

bonne connaissance technique de

SAP pour pouvoir l’utiliser. Autre élé-

ment à souligner, le service fourni en

France par Winshuttle est très satisfai-

sant, aussi bien en termes de réactivité

que de qualité ».

UNIBÉTON :

UN SYSTÈME D’INFORMATION BIEN « BÉTONNÉ »

TÉMOIGNAGE

Par Yves Behaghel, DSI d’UNIBÉTON. Partenaire : Oresys.

Filiale du 5ème cimentier mondial, Italce-

menti Group, UNIBÉTON a reconstruit

son système d’information suite à un

problème d’impasse technologique

provoqué par l’obsolescence de la

plate-forme matérielle. Ce système

répondait en grande partie aux besoins,

très coûteux et peu rentable. Dans

le cas de APS, chaque déploiement

sur site nécessitait des intégrations

supplémentaires, en raison notam-

ment de particularités pour gérer un

stock. Cela aurait conduit à reprendre

le programme ABAP pour l’adapter

à chaque site, ce qui n’était pas

envisageable.

Ainsi, APS a évalué des outils tiers

certifiés par SAP, tel que la solution

transactionSHUTTLE de Winshuttle

que la filiale anglaise avait fortement

conseillée. « Nous avons donc décou-

vert cette solution en 2005, lors du

déploiement d’une solution SAP à

Vélizy, après avoir réalisé un bench-

marking d’injecteurs de données dans

SAP. Cet outil nous a rendu un grand

service lors de ce déploiement. Son

usage était ciblé sur la reprise de

données d’un ancien système (mise

en forme et tables de transcodage)

pour les réinjecter dans SAP. Au fur

et à mesure du déploiement de SAP

en France, nous avons réutilisé cet

outil dans différents sites et à chaque

fois, il a contribué à une réduction

sensible des coûts budgétés sur le

projet France au titre de la reprise des

données. Il nous a évité de développer

des programmes ABAP spécifiques

pour chaque site. En effet, cette

méthode est longue et fastidieuse. Elle

génère pas mal de problèmes de tests,

alors que dans la solution retenue, on

obtient un scenario et un script en une

demi-journée, avec un résultat qui cor-

respond à 99 % de nos besoins. Cela

nous permit d’être plus rapide dans

nos déploiements. De plus, comme

chaque utilisateur dispose d’Excel et

sait le manipuler, il est relativement

facile d’injecter des données vers SAP

en ayant auparavant structuré les don-

nées dans la feuille de calcul. Le choix

d’Excel ou d’Access, comme fichier

toujours produire et servir le client. Elle

doit fonctionner en mode asynchrone,

c’est-à-dire que les échanges peuvent

s’effectuer en différé. Ce choix a été

pensé pour permettre aux centrales de

travailler en mode non connecté afin

de pouvoir continuer à travailler en cas

de rupture de réseau. En effet, chaque

centrale à béton possède une base de

données interne qui lui permet de fonc-

tionner quelques jours en autonome.

Un projet qui a bousculé les

habitudes

La solution mise en œuvre n’a pas été

transparente pour les utilisateurs. Le

changement a quelquefois été vécu

difficilement car les habitudes de travail

ont brutalement été remises en cause.

Même si un certain nombre de concepts

fonctionnels sont restés les mêmes,

ce fut un changement très important

pour les utilisateurs, notamment par

l’articulation entre SAP et le logiciel

spécifique. En termes d’ergonomie et

de logique de systèmes, le changement

a été manifeste. « Nous n’avions pas

imaginé que le projet serait si long. Nous

avons rencontré des difficultés à la fois

techniques et humaines. Aujourd’hui,

le système fonctionne, même s’il reste

relativement jeune et doit encore évoluer.

Il existe encore des points à améliorer,

notamment au niveau des statistiques.

Nous utilisons BW de SAP et nous avons

été contraints d’effectuer une montée de

version, ce qui a ralenti nos projets. »

mais pas de façon homogène sur le

périmètre France Belgique. De plus,

il souffrait de problèmes de fiabilité

dans les échanges d’informations, et

s’avérait impossible à faire évoluer. La

difficulté était liée à l’implantation géo-

graphique des 200 centrales à béton

en France et Belgique, accentuée par

des problèmes de communication avec

les plates-formes régionales. Chaque

direction régionale pilote une trentaine

de centrales pour récupérer tout le

travail de back office, la facturation et

la préparation en amont des contrats

et des données clients, et surtout de la

formulation des bétons.

Le système a pour vocation de gérer

l’ensemble des processus de gestion

opérationnelle de l’activité béton prêt à

l’emploi. Celle-ci couvre l’ensemble des

fonctionnalités depuis la conception

(formulation) jusqu’à la commerciali-

sation, la distribution et la facturation.

La formulation du béton correspond à

un mélange d’ingrédients défini selon

la destination et son environnement

(plancher, structure, milieu agressif…).

Le système traite jusqu’à 400 formules

différentes par centrale dont 80% utili-

sées couramment. Pour les ouvrages

particuliers, de nouvelles formules

innovantes sont recherchées pour

maximiser la performance et optimiser

la fabrication et les coûts en fonction

des matières premières. Le système

gère tous les composants, les fichiers

de formules, l’achat de matières pre-Retours d’expérienceRetours d’expérience

L’USF n°3 - Avr i l 2009 - p. 9

mières, la gestion des clients, les prix,

le catalogue produits, le contrôle des

achats de transport, la facturation.

« Le système précédent était techno-

logiquement obsolète, mais c’était la

partie communication qui nous posait

le plus de problèmes de fiabilité. Nous

avons saisi cette opportunité pour

reconstruire toute l’application en

changeant de technologies. La société

de conseil Oresys a participé à ce

changement au niveau de la phase de

recettes pour l’ingénierie de prépara-

tion et l’exécution des tests, » précise

Yves Behaghel, DSI d’UNIBÉTON.

Auparavant cette entreprise possédait

déjà SAP pour les modules financiers

et achats, mais pas sur le périmètre

Béton prêt à l’emploi. À cette occasion,

le périmètre a été considérablement

élargi. Le nouveau système aujourd’hui

repose principalement sur SAP, tandis

que la gestion de production et des

formules fait appel à du spécifique.

« Ce projet de modernisation était trop

lourd à gérer seul et nous avions assez

peu d’expériences et de maîtrise dans

l’ingénierie de recettes et la gestion

des tests. À ce niveau, Oresys nous a

été d’un grand soutien en nous appor-

tant une réelle méthodologie et des

compétences tout en restant souple et

pragmatique. Il fallait surtout avoir une

bonne vision, une bonne méthodolo-

gie, un pilotage bien structuré. »

Comment essuyer les plâtres pour

une entreprise de bétons…

Selon Yves Behaghel, l’une des diffi-

cultés a été l’utilisation de technologies

nouvelles, encore peu maîtrisées à

l’époque (2003), notamment la plate-

forme de développement .NET et

l’EAI de Microsoft BizTalk pour assurer

l’interfaçage entre SAP et le logiciel

spécifique. « Nous avons malgré tout

gagné notre pari : une centrale doit

CommissionsCommissions

p. 10 - Avr i l 2009 - L’USF n°3

COMMENT CRÉER UN GROUPE DE TRAVAIL ? Par Didier Danthez, Vice-président de l’USF.

Amorcer un groupe de travail au sein de l’USF ne relève pas du miracle. Il est le fruit, soit d’une opportunité, telle que l’arrivée d’une nouvelle version d’un module SAP qui suscite des interrogations, soit d’un adhérent qui recherche d’autres personnes de l’association qui seraient confrontées à un problème qu’il a rencontré.

Dans ce dernier cas, nous proposons à l’adhérent de prendre le leadership d’un groupe et de monter une première réunion en définissant un ordre du jour. Cependant, cette perspective effraie généralement nos adhérents par crainte de devoir y consacrer trop de temps. Or, nous sommes là, Laure et moi-même, pour mettre le pied à l’étrier et faciliter la mise en place de cette réunion. Nous lui suggérons, lorsque le sujet semble porteur et fédérateur, d’organiser une première journée « retours d’expériences » avec des sociétés pour témoigner et un expert du domaine pour apporter un peu de recul sur cette problématique. Ainsi, le sujet est introduit et un premier tour de table permet le partage des expériences et l’identification des sujets qui pourraient être évoqués pour la suite. Le premier pas est alors accompli en douceur et dans la plupart des cas, le groupe est lancé.

Comment partager l’expertise acquise au sein des commissions ?

Au démarrage d’un projet, nous sommes déjà de fins connaisseurs car chacun apporte des solutions à travers son expérience de la construction d’un projet. Mais très vite, des utilisateurs, confrontés à des cas particuliers qu’ils ont résolus, deviennent de vrais experts. Or, les tests qui ont fonctionnés ou les solutions trouvées ne sont pas forcément rendus publics. Notre rôle est donc d’arriver à organiser la diffusion de toute cette connaissance au travers du réseau des membres de l’USF.

n DERNIÈRE MINUTE ! LE WEB MEETING AU SERVICE DE L’USF

Vous pouvez dorénavant participer à des réunions de commissions ou groupe de travail via une Web Conférence. En effet, l’USF s’est doté d’un système de conférence de type Web meeting ouvert aux adhérents qui ont des difficultés à se rendre dans nos locaux.

Chaque adhérent peut ainsi suivre par internet les présentations commentées en audio sur leur PC. Pour connaître la procédure à suivre, allez sur le lien ci-après :

http: //www.usf.fr/les_thematiques/wiki/l_usf_et_la_web_conference/la_web_conference

n UN ACCÈS À L’ASUG POUR LES ADHÉRENTS USF !

L’USF a le plaisir de vous informer que vous pouvez dès maintenant adhérer gratuitement à l’ASUG, le club des utilisateurs SAP américains, dans le cadre de l’adhésion à l’USF. Compte tenu des difficultés budgétaires ambiantes, nous avons décidé de vous offrir cet accès, et de le prendre en charge, sans augmentation des cotisations. Le processus consiste simplement à transmettre votre demande d’inscription à Laure Mazuel [laure.mazuel@usf.fr] et à rafraîchir votre mémoire de vos connaissances de la langue de Shakespeare.

CommissionsCommissions

L’USF n°3 - Avr i l 2009 - p. 11

COMMENT MAINTENIR LES CONNAISSANCES APRÈS LA PHASE DE DÉPLOIEMENT ? Stéphane Echavidre, animateur

du Groupe de Travail “Formation“ et Directeur

“Organisation et Méthodes“ chez Go Sport,

répond à nos questions.

Pourquoi avez-vous choisi ce thème au sein de votre groupe de travail ?

La plupart des entreprises qui changent de système d’information sont tôt ou tard confrontées à la problématique de la gestion des connaissances des utilisateurs.Go Sport a déployé SAP en février 2008, tous nos collaborateurs ont donc été formés à un nouvel outil informatique et nous nous posons la question de savoir comment maintenir leur niveau de compétence et comment éviter que chacun puisse, peu à peu, employer des méthodes individuelles de travail au lieu de conserver les réflexes hérités des bonnes pratiques enseignées au départ. Nous avons remarqué, que cette seconde approche conduisait fréquemment à pervertir le système d’information.Ce constat, partagé au sein du Groupe de Travail, est d’autant plus problématique qu’un gros effort de formation est consenti au moment où l’on change le système. Lors de cette étape clé, tout le monde est mobilisé pour faire en sorte que le nouveau système soit bien utilisé, que les utilisateurs soient bien formés avec un accompagnement très important. Or, après 3 ou 4 ans, le retour sur investissement n’est pas forcément évident car beaucoup de paramètres ont changé : la théorie a été confrontée à la pratique du quotidien, à la vraie vie du système d’information et l’investissement initial n’est plus porteur car il s’est dilué dans les pratiques individuelles.

Comment, malgré les formations initiales, des pratiques individuelles s’installent et faussent un peu la donne ?

En premier lieu, les formations initiales sont toujours animées par le souci de gérer les changements induits par l’arrivée d’un nouveau système d’information. C’est-à-dire que l’on explique aux utilisateurs comment ils vont passer d’un mode de fonctionnement à un autre, d’un outil à un autre. Ce sera la pierre angulaire de la construction des formations et du matériel pédagogique créé à cette occasion, qui ont comme objectif de faire accepter le changement aux utilisateurs. Cette étape ne survient qu’une seule fois au moment du changement, ensuite il faut adapter l’accompagnement, la documentation, les supports de cours, non

plus à la conduite du changement, mais à la pratique opérationnelle de l’utilisation de l’outil.Le besoin en lui-même, évolue une fois que la phase de changement est acceptée. Les

besoins de formations, d’outils, d’aide en ligne deviennent alors très différents car ce n’est plus la résistance au changement qu’il faut vaincre, mais un besoin opérationnel de savoir comment trouver dans le système la réponse à telle ou telle fonctionnalité.De plus, les organisations bougent : les individus ne sont pas figés à leur poste et il faut bien tenir compte des nouveaux arrivants. Ces derniers n’ont pas de réticence au changement puisqu’ils arrivent dans une nouvelle entreprise et sont donc très ouverts et favorables à une formation sur de nouveaux outils qu’ils découvrent. D’autres, qui changent de métier ou de fonction au sein de l’entreprise, doivent également s’approprier l’outil. Et enfin, il faut prendre en compte les

“ Après quelques années, la théorie se heurte à la pratique du quotidien

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évolutions du système qui, lui aussi, n’est pas figé dans l’éternité.Les besoins de formations ont donc évolué et nous sommes donc davantage confrontés à des besoins individuels qui ne sont pas de même nature. Au début, tout le monde est au même niveau en découvrant un nouveau produit. Or, après quelques années, les niveaux deviennent très hétérogènes et les personnes qui ont bien assimilé le fonctionnement n’ont pas besoin de formations complémentaires, tandis que pour d’autres, il est nécessaire de revoir en profondeur leur manière d’utiliser l’outil. En conséquence, la première problématique qui se dégage est la suivante : Comment réaligner tous les opérateurs sur l’utilisation de bonnes pratiques, plutôt que de laisser s’installer des pratiques individuelles qui peuvent parfois avoir des effets indésirables ?

Quelle est la typologie des entreprises qui participent à ce groupe de travail ?

Nous réunissons entre 12 et 15 personnes représentant une douzaine d’entreprises qui partagent la même préoccupation. Une première différence tient à la période où cette problématique est prise en compte par l’entreprise. Ensuite selon les cas, le système en lui-même sera plus ou moins stable dans le temps selon le secteur d’activité ou l’évolution stratégique de l’entreprise. Même si la problématique n’apparaît pas toujours au même moment, nous faisons tous le même constat : lorsque l’investissement dans un outil très sophistiqué a été effectué, et que l’on a passé des centaines ou milliers d’heures à former nos utilisateurs, qu’en reste-t-il ? Comment fait-on pour que cet effort ne soit pas complètement vain ?

Avez-vous réussi à dégager une méthodologie à partir de ce groupe de travail ?

Pour l’instant, après une première réunion, nous avons tous partagé la même conception de la problématique et cela nous a paru très intéressant

car les participants venaient d’horizons différents et avec des profils très divers. Certains appartiennent à l’informatique, d’autres aux ressources humaines. Tous sont concernés par la formation et le maintien de la compétence des collaborateurs. Personnellement, j’interviens chez Go Sport au niveau de l’organisation, de l’assistance à maîtrise d’ouvrage, et j’assure le lien entre les métiers et l’informatique.

Même si cela est prématuré, peut-on d’ores et déjà tirer quelques conclusions ?

Nous avons défini un plan de travail à partir de quatre grands thèmes :• Quels outils peuvent être

utilisés pour gérer et partager la connaissance entre les fournisseurs de systèmes informatiques et les utilisateurs métiers ?

• Comment pérenniser le dispositif après la phase de démarrage du projet ?

• Quelle démarche mettre en place pour favoriser la formation continue ?

• Quels sont les outils qui permettent de générer du support après la phase d’accompagnement ?

• Comment évaluer les besoins des utilisateurs et évaluer les résultats du dispositif mis en place ?

• Comment viser juste sur ce dispositif et sur ce qu’on apporte au métier entre l’autoévaluation et la mesure du résultat du dispositif mis en place ?

“ Comment réaligner tous les opérateurs sur l’utilisation de bonnes pratiques, afin d’éviter de laisser s’installer des pratiques individuelles parfois néfastes ?

COMMENT MAINTENIR LES CONNAISSANCES APRÈS LA PHASE DE DÉPLOIEMENT ? (suite)

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L’USF n°3 - Avr i l 2009 - p. 13

Pensez-vous évaluer des solutions de gestion des connaissances ?

Nous avons évoqué le sujet à propos d’un certain nombre d’outils, notamment celui de SAP : Solution Manager, qui outre ses fonctions de surveillance et de help desk, permet de formaliser des processus dans le système, de mettre en ligne l’information et de la partager. Ce produit permettrait, à travers l’interface d’aide, d’y intégrer de la connaissance sur les bonnes pratiques. Un autre outil, tel que Infopak RWD permet de construire une aide en ligne intégrée à SAP et de la rendre accessible à travers les transactions.

Au-delà de la problématique du maintien des connaissances, la réflexion abordée par votre groupe de travail semble s’inscrire dans une thématique plus large qui touche à la mise en valeur du capital humain de l’entreprise, qu’en pensez-vous ?

Oui, vous avez raison, c’est une manière d’aborder le sujet au travers de l’outil informatique.Les bonnes pratiques, les processus métiers et le capital humain de l’entreprise sont bien sûr au cœur du sujet.

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GROUPE DE TRAVAIL REAL ESTATE : UN TRAVAIL CONCRET D’INFLUENCE ET DE PARTENARIAT AVEC L’ÉDITEUR COMPTE RENDU DE LA COMMISSION USF

SUR REAL ESTATE

Trois questions à Claude Molly-Mitton.

Pourquoi ce groupe de travail ?

Suite à une demande des membres de la commission « service public » que je préside et anime, un groupe de travail sur la gestion de biens immobiliers (SAP/RE - Real Estate) a été créé mi-2007. Mais nous nous sommes vite aperçus que le sujet concernait de façon assez similaire tous les secteurs d’activité, tant publics que privés. Aussi avons-nous décidé immédiatement que nous devions ouvrir ce groupe de travail à tous les adhérents de l’USF. Aujourd’hui d’ailleurs, près des 3 quarts de ses participants à ce groupe sont issus en fait d’entreprises privées de tous secteurs d’activité.

Ce Groupe de Travail se justifiait d’autant plus par rapport à l’évolution du produit dans sa dernière version dite « RE-FX ». Il était donc bien utile de faire un point sur ses évolutions et ses mises en œuvre pratiques. De plus, nous avions constaté à l’époque que ce module n’était pas vraiment considéré à sa juste importance au sein de SAP France. Nous souhaitions donc que l’éditeur prenne plus en considération le module de gestion des biens immobiliers.

Quels sont les principaux travaux du groupe de travail ?

Le premier travail a consisté à recenser les quelques compétences parmi les intégrateurs et les indépendants sur ce module. Ce travail était nécessaire car il y en a assez peu (quelques petites dizaines). Chacun des participants a

donc pu compléter un tableau nominatif des compétences qu’il avait pu rencontrer au sein de ses projets, tableau aujourd’hui partagé exclusivement entre les membres utilisateurs actifs de ce groupe. Ce tableau a d’ailleurs fait l’occasion d’une déclaration à la CNIL.

Le second travail a consisté à recenser les manques fonctionnels ou spécifiques aux besoins français dans le but de demander à SAP le lancement d’un programme officiel de localisation et donc de participer à l’amélioration du module RE en France.

Quels sont les résultats ?

Nous avons eu environ une année d’échanges, d’arbitrages entre les différentes demandes des membres du groupe, de précisions et de justifications légales de ces demandes (contraintes légales ou fiscales françaises notamment). Aujourd’hui, même si nous n’en sommes encore qu’au début du véritable processus, force est de reconnaître que du coté de SAP France, les choses ont évolué dans le bon sens.

D’abord, et ce depuis 2008, le module RE semble vraiment devenu un module plus stratégique pour SAP France.

Surtout, SAP France vient de confirmer officiellement lors de la dernière réunion du

“ Du côté de SAP France, les choses ont évolué dans le bon sens

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L’USF n°3 - Avr i l 2009 - p. 15

groupe de travail (27 janvier 2009) qu’il avait bien pris en compte nos différentes demandes d’évolution ou de localisation. Les spécifications détaillées de ces demandes sont actuellement en cours de rédaction chez l’éditeur, à partir des travaux du groupe de travail de l’USF. Pour certains points, SAP a néanmoins choisi de proposer plutôt des solutions alternatives (éventuellement temporaires) en considérant que la demande de localisation n’était pas justifiée. Dans certains cas, ceci peut être acceptable, dans d’autres, ce n’est pas le cas et il va falloir encore pour les membres du groupe mieux préciser et expliquer les raisons de certaines de nos demandes. En fonction de ces spécifications détaillées, le département « globalization » de SAP AG se prononcera d’ici quelques semaines sur les demandes réellement acceptées qui seront prises en compte par SAP ainsi que sur un calendrier prévisionnel de réalisation.

Au final, nous pouvons donc espérer, sans doute pour début 2010, que le module SAP RE-FX évolue dans le sens souhaité par le groupe de travail. Ce groupe aura alors prouvé qu’une collaboration fructueuse avec l’éditeur est tout à fait possible, dans l’intérêt mutuel de SAP et de ses utilisateurs, pour peu que chacun veuille bien y mettre un peu du sien.

Il faut toutefois rester encore extrêmement vigilant car le processus réel n’est qu’à peine amorcé et rien de concret n’a pour l’heure été confirmé. Souhaitons donc que les espoirs légitimes levés par ce groupe puissent se concrétiser dans les mois à venir.

Quel est le programme des réunions en 2009 ?

Nous avons échangé en séance le 27 janvier dernier sur les pro-

chains thèmes à traiter, au-delà des travaux récurrents du groupe de travail. En voici la liste, parmi laquelle les thèmes 2009 devront être déterminés :

n Reprise des données au sein d’un projet RE.

n Impacts organisationnels et RSI d’un projet RE.

n Formations à SAP/RE.

n Gestion documentaire, rattachement de documents.

n Simulation de gestion immobilière (ex : révision de prix).

n Gestion cadastrale (SAP/LUM - Land Use Management) versus SAP/RE.

n Liens et fonctionnalités complémentaires des modules RE-FX et SAP PM (Gestion de la maintenance).

“ SAP France prend en compte les demandes d’évolution ou de localisation du Club

“Vous désirez voir un sujet traité dans nos pages, n’hésitez pas à nous

en informer.

“Vous désirez témoigner de votre expérience, faîtes nous la partager.

Directeur de publication : Jean Leroux

Président du comité de rédaction : Claude Molly-Mitton

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Utilisateurs SAP Francophones.

«L’USF» le magazine du Club des Utilisateurs SAP

Francophones.

Edité par l’USF - 64, rue du Ranelagh - 75016 Paris.

www.usf.fr

Le club des Utilisateurs SAP Francophones

www.usf.fr

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