Standard Operating ProcedureKOLEKSI JURUSAN

Program Studi S-1Jurusan Ilmu Komunikasi

Universitas BrawijayaMalang2017

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYAUN10/11.2/HK.01.02.a/PP.11.019 November 2017

Koleksi Jurusan9

Halaman 6 dari 36 SOP

KOLEKSI JURUSAN

ProsesPenanggungjawab

TanggalNama Jabatan Tandatanga

n

1. Perumusan Sinta Swastikawara, S.I.Kom., M.I.Kom

Ketua Unit Jaminan Mutu

2. Pemeriksaan Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si

Sekretaris Jurusan

3. Persetujuan Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si

Manajer Representative

4. Penetapan Dr. Antoni Ketua Jurusan

5. Pengendalian Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si

Manajer Representative

Hal. i

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI---------------------------------------------------------------------------------------------------------- i

DAFTAR ISI------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii

A. Tujuan-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait----------------------------------------------------------------------1

C. Standar Mutu yang Terkait------------------------------------------------------------------------------------------1

D. Istilah dan Definisi---------------------------------------------------------------------------------------------------------1

E. Urutan Prosedur-------------------------------------------------------------------------------------------------------------1

F. Bagan Alir------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2

G. Referensi--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4

H. Lampiran--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5

Hal. ii

A.TujuanMenjamin proses penggunaan dan peminjaman buku dan jurnal koleksi

perpusatakaan Jurusan Ilmu Komunikasi sehingga dapat bermanfaat bagi civitas akademika Jurusan Ilmu Komunikasi, untuk melengkapi koleksi perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait1. Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi2. Staf Administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi3. Dosen4. Mahasiswa

C.Standar Mutu yang TerkaitProgram Studi S1 Ilmu Komunikasi dalam mengelola koleksi jurusan

berpedoman pada Standar Mutu Akademik Universitas Brawijaya.

D.Istilah dan DefinisiPenggunaan dan Peminjaman Koleksi Jurusan yang dimaksud adalah buku-buku dan jurnal yang dimiliki oleh Jurusan Ilmu Komunikasi yang digunakan oleh dosen sebagai referensi penunjang kegiatan PBM.

Koleksi jurusan juga berupa ebook yang terdokumentasikan dalam komputer jurusan, yang hanya dapat diakses oleh dosen ataupun asdos. Bila mahasiswa memerlukan ebook tersebut dapat meminta di copy kan oleh asdos, dengan persetujuan dosen pengampu atau dosen pembimbing skripsi.

Referensi-referensi tersebut juga dapat digunakan oleh mahasiswa namun sementara ini hanya dapat dibaca di ruangan atau menggandakan melalui staf administrasi Jurusan.

E.Urutan Prosedur1. Staf administrasi jurusan mendata ketersediaan koleksi perspustakaan

jurusan.2. Staf administrasi jurusan menerima dan mengarsip dokumen (buku,

jurnal, pkn, dan skripsi) yang baru diterima.3. Staf administrasi jurusan mengatur penempatan buku berdasarkan nomor

panggil buku.4. Koordinator Laboratorium dan Staf administrasi jurusan membuat tata

tertib penggunaan koleksi perpustakaan jurusan.5. Staf administrasi jurusan menerima dan mengarsip dokumen (buku,

jurnal, pkn, dan skripsi) yang baru diterima.

6. Staf administrasi melayani mahasiswa dan dosen yang meminjam dan mengembalikan koleksi perpustakaan.

7. Dosen dan mahasiswa menggunakan koleksi perpustakaan dengan syarat mematuhi tata tertib yang telah dibuat.

F. Bagan Alir<pelaku

prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan>

Staf Administrasi Jurusan

Staf Administras

i Jurusan

Staf Administras

i Jurusan

Koordinator Laboratorium dan staf

Mulai

Mendata ketersediaan koleksi perspustakaan jurusan. (durasi 1 minggu).

Terpetakan koleksi perpustakaan jurusan

Menerima dan mengarsip dokumen (buku, jurnal, pkn, dan skripsi) yang baru diterima(durasi 6 Bulan)

Dokumentasi data koleksi perpustakaan jurusan yang masuk

Mengatur penempatan buku berdasarkan nomor panggil buku. (durasi 3 hari)

Dokumentasi koleksi jurusan, sehingga memudahkan staf / pembaca dalam mencari koleksi jurusan.

Membuat tata tertib penggunaan koleksi perpustakaan jurusan. (durasi 1 minggu)

Pedoman dalam penggunaan dan peminjaman koleksi perpustakaan jurusan

Staf Administras

i Jurusan

Mahasiswa dan Dosen

G.Referensi1. Manual Mutu Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Brawijaya2. Buku Pedoman Pendidikan FISIP Universitas Brawijaya Malang tahun 2011.

Melayani mahasiswa dan dosen yang meminjam dan mengembalikan koleksi perpustakaan

Pelayanan peminjaman koleksi perpustakaan jurusan

Penggunaan koleksi perpustakaan dengan syarat mematuhi tata tertib yang telah dibuat (durasi 1 Bulan)

Mahasiswa dan Dosen memanfaatkan fasilitas yang diberikan jurusan berupa koleksi perpustakaan jurusan

Selesai

H. Lampiran 1. Instruksi Kerja Peminjam Koleksi Jurusan

INSTRUKSI KERJA

Peminjam Koleksi Jurusan

Kode Dokumen

01102 08006-ii

JURUSAN ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2014

INSTRUKSI KERJA

Peminjaman Koleksi Jurusan

Jurusan Ilmu Komunikasi

Kode Dokumen : 01102 08006 - ii

Revisi : 1

Tanggal : 1 September 2014

Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan

Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si.

Disetujui oleh : Ketua Jurusan

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si

KATA PENGANTAR

Dokumen Instruksi Kerja Jurusan Ilmu Komunikasi memberikan penjelasan yang lebih mendetail dari Manual Prosedur yang telah disusun mengenai pengelolaan peminjaman koleksi Jurusan. Diharapkan dengan Instruksi Kerja ini, akan didapatkan kejelasan mengenai deskripsi tugas Ketua Jurusan, petugas administrasi jurusan pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar di Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya, khususnya dalam bidang peminjaman koleksi jurusan.

Dokumen Instruksi Kerja ini merupakan revisi yang kelima, dimana dalam revisi ini yang diperbaharui adalah perubahan program studi menjadi jurusan dan Fakultas Ilmu Sosial menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, serta penggantian tim penyusun. Secara isi, prosedur instruksi kerja tidak mengalami perubahan signifikan. Harapan kami, dokumen ini bisa memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan di Jurusan, Fakultas maupun Universitas.

Malang, 1 September 2014

Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi,

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, S.Sos., M.Si.

NIP 197204282009121001

TIM UNIT JAMINAN MUTU

JURUSAN ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

DAFTAR ISI

Kata Pengantar...........................................................................1

Tim Penyusun.............................................................................2

Daftar Isi....................................................................................3

Instruksi Kerja............................................................................4

Diagram Alir...............................................................................8

Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP UB

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si

Manajer RepresentativeDyan Rahmiati, M.Si

Ketua UJMFitri H. Oktaviani,

M.CommunSekretaris UJM

Widya P., M.Communication

Anggota UJM :Sinta S, M.I.Kom Bayu Indra P, MAM. Fikri. AR, MA

Dwi Setyo Handoko, S.Sos

Winnie Qaidah, S. Ikom

Anggota Unsur Mahasiswa :

- Bhadrika Grahita Nandiwardhana

(Ketua HIMANIKA)- Dwi Kurniawati

Pratiwi (Sekretaris HIMANIKA)

FAKULTAS

ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Instruksi Kerja

Peminjam Koleksi Jurusan

NO. DOKUMEN

01102 08006-ii

NO. REVISI

1

HALAMAN

4

UNIT JAMINAN MUTU

TANGGAL

TERBIT

1 Sept 2014

DITETAPKAN OLEH

KETUA JURUSAN ILMU KOMUNIKASI

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si.

1 Tujuan Penjelasan tentang prosedur peminjaman koleksi referensi, jurnal dan bahan-bahan bacaan lainnya di lingkungan Jurusan Ilmu Komunikasi agar proses penggunaannya diketahui oleh pihak-pihak yang terkait dan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

2 Referensi Buku Pedoman Pendidikan FISIP Universitas Brawijaya Malang Tahun akademik 2014/2015

3 Dokumen Tata tertib penggunaan koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi Kartu pengajuan peminjaman koleksi Buku daftar peminjaman koleksi

4 Pihak yang terkait Ketua Jurusan Petugas administrasi koleksi jurusan Dosen Mahasiswa

5 Prosedur A. Layanan SirkulasiPara peminjam diharapkan mematuhi tata tertib penggunaan koleksi yang telah ditentukan oleh staf administrasi jurusan.

B. Layanan Peminjaman Koleksi1. Mengisi daftar hadir pengguna koleksi Jurusan Ilmu

Komunikasi.2. Menulis daftar koleksi yang akan dipinjam atau diminta.3. Menyerahkan daftar koleksi yang dibutuhkan oleh

pengguna layanan kepada staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.

4. Menyerahkan kartu tanda mahasiswa sebagai jaminan peminjaman koleksi.

5. Menerima koleksi yang akan dipinjam atau diminta staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.

C. Layanan Pengembalian Koleksi1. Menyerahkan koleksi yang dikembalikan kepada staf

administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.2. Menunggu pemeriksaan kondisi koleksi yang dipinjam oleh

staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.3. Menerima kembali Kartu Tanda Mahasiswa

D. Layanan Perpanjangan Peminjaman Koleksi1. Menyerahkan koleksi yang akan diperpanjang kepada staf

administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.2. Menunggu pemeriksaan kondisi koleksi yang dipinjam oleh

staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.3. Menerima perpanjangan peminjaman selama 7 hari.4. Menerima koleksi yang telah diperpanjang staf administrasi

Jurusan Ilmu Komunikasi.E. Penjatuhan Denda.

1. Menyerahkan koleksi yang dikembalikan kepada staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.

2. Menunggu pemeriksaan kondisi koleksi yang dipinjam oleh staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi.

3. Membayar denda sesuai dengan yang keterlambatan yang ada.

4. Menerima tanda bukti pembayaran denda dari staf administrasi Jurusan Ilmu Komunikasi

F. Penggantian Koleksi yang hilang.1. Melaporkan koleksi yang hilang kepada staf administrasi

Jurusan Ilmu Komunikasi.2. Meminta informasi identitas koleksi yang hilang sesuai

dengan buku catatan sirkulasi.3. Mencari koleksi yang hilang sesuai dengan buku catatan

sirkulasi.4. Menyerahkan koleksi pengganti kepada staf administrasi

Jurusan Ilmu Komunikasi.5. Melakukan penomoran koleksi sesuai dengan koleksi yang

diganti.Menerima kartu tanda mahasiswa setelah mengganti koleksi yang hilang.

LAMPIRAN 2. Instruksi Kerja Petugas Peminjaman Koleksi Jurusan

INSTRUKSI KERJA

Peminjam Koleksi Jurusan

Kode Dokumen

01102 08006-ii

JURUSAN ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2014

INSTRUKSI KERJA

Peminjaman Koleksi Jurusan

Jurusan Ilmu Komunikasi

Kode Dokumen : 01102 08006 - i

Revisi : 1

Tanggal : 1 September 2014

Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan

Dyan Rahmiati, S.Sos., M.Si.

Disetujui oleh : Ketua Jurusan

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si

KATA PENGANTAR

Dokumen Instruksi Kerja Jurusan Ilmu Komunikasi memberikan penjelasan yang lebih mendetail dari Manual Prosedur yang telah disusun mengenai pengelolaan peminjaman koleksi Jurusan. Diharapkan dengan Instruksi Kerja ini, akan didapatkan kejelasan mengenai deskripsi tugas Ketua Jurusan, petugas administrasi jurusan pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar di Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya, khususnya dalam bidang peminjaman koleksi jurusan.

Dokumen Instruksi Kerja ini merupakan revisi yang ketujuh, dimana dalam revisi ini yang diperbaharui adalah perubahan program studi menjadi jurusan dan Fakultas Ilmu Sosial menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, serta penggantian tim penyusun. Secara isi, prosedur instruksi kerja tidak mengalami perubahan signifikan. Harapan kami, dokumen ini bisa memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan di Jurusan, Fakultas maupun Universitas.

Malang, 1 September 2014

Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi,

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si.

NIP. 197204282009121001

Hal. 1

TIM UNIT JAMINAN MUTU

JURUSAN ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

DAFTAR ISI

Hal. 2

Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP UB

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si

Manajer RepresentativeDyan Rahmiati, M.Si

Ketua UJMFitri H. Oktaviani,

M.CommunSekretaris UJM

Widya P., M.Communication

Anggota UJM :Sinta S, M.I.Kom Bayu Indra P, MAM. Fikri. AR, MA

Dwi Setyo Handoko, S.Sos

Winnie Qaidah, S. Ikom

Anggota Unsur Mahasiswa :

- Bhadrika Grahita Nandiwardhana

(Ketua HIMANIKA)- Dwi Kurniawati

Pratiwi (Sekretaris HIMANIKA)

Kata Pengantar...........................................................................1

Tim Penyusun.............................................................................2

Daftar Isi....................................................................................3

Manual Prosedur.........................................................................4

Diagram Alir..............................................................................18

FAKULTAS

ILMU SOSIAL DAN

Instruksi Kerja

Peminjaman Koleksi Jurusan

NO. DOKUMEN NO. HALAMAN

Hal. 3

ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

01102 08006

REVISI

7

4

UNIT JAMINAN MUTU

TANGGAL

TERBIT

1 Sept 2014

DITETAPKAN OLEH

KETUA JURUSAN ILMU KOMUNIKASI

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, M.Si.

1 Tujuan Penjelasan tentang prosedur peminjaman koleksi referensi, jurnal dan bahan-bahan bacaan lainnya di lingkungan Jurusan Ilmu Komunikasi agar proses penggunaannya diketahui oleh pihak-pihak yang terkait dan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

2 Referensi Buku Pedoman Pendidikan FISIP Universitas Brawijaya Malang Tahun akademik 2014/2015

3 Dokumen Tata tertib penggunaan koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi Kartu pengajuan peminjaman koleksi Buku daftar peminjaman koleksi

4 Pihak yang terkait Ketua Jurusan Petugas administrasi koleksi jurusan Dosen Mahasiswa

5 Prosedur G. Layanan Sirkulasi1. Membuat tata tertib penggunaan layanan koleksi

Jurusan Ilmu Komunikasi.2. Menyiapkan buku catatan sirkulasi koleksi Jurusan Ilmu

Komunikasi.3. Melayani peminjaman dan perpanjangan peminjaman

koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi.4. Membuat laporan sirkulasi koleksi yang dipinjam

secara berkala.5. Melakukan penagihan dan menerima pembayaran

denda buku.6. Membuat laporan pembayaran denda peminjaman

koleksi secara berkala.7. Melakukan penagihan terhadap koleksi yang terlambat

dikembalikan.

Hal. 4

H. Layanan Peminjaman Koleksi1. Terima daftar koleksi yang akan dipinjam atau diminta.2. Mencari daftar koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna

layanan.3. Meminta mahasiswa menyerahkan kartu tanda

mahasiswa sebagai jaminan peminjaman koleksi.4. Menuliskan koleksi yang akan dipinjam atau diminta

pada buku sirkulasi.5. Menyerahkan koleksi yang akan dipinjam atau diminta

oleh pengguna layanan.I. Layanan Pengembalian Koleksi

1. Terima koleksi yang dikembalikan.2. Memeriksa kesesuaian koleksi yang dikembalikan

dengan buku catatan sirkulasi.3. Menulis pengembalian koleksi pada buku catatan

sirkulasi.4. Mengembalikan Kartu Tanda Mahasiswa yang

meminjam koleksi.5. Menempatkan kembali koleksi yang dipinjam pada

tempat yang semula.J. Layanan Perpanjangan Peminjaman Koleksi

1. Memeriksa kesesuaian koleksi yang akan diperpanjang dengan buku catatan sirkulasi.

2. Menambahkan jangka peminjaman selama 7 hari dari tanggal pengembalian yang telah ditentukan.

3. Menulis perpanjangan peminjaman koleksi pada buku catatan sirkulasi.

4. Menyerahkan koleksi yang telah diperpanjang kepada pengguna layanan.

K. Penjatuhan Denda.1. Terima koleksi yang dikembalikan oleh pengguna

layanan.2. Memeriksa kesesuaian koleksi yang akan dikembalikan

dengan buku catatan sirkulasi.3. Hitung dan beritahu jumlah denda yang harus dibayar

pengguna layanan atas keterlambatan pengembalian koleksi.

4. Catat denda yang dibayarkan oleh pengguna layanan.5. Laporkan jumlah denda yang ada secara berkala

kepada pengelola Jurusan Ilmu Komunikasi.L. Penggantian Koleksi yang hilang.

1. Memeriksa kesesuaian koleksi yang hilang dengan buku catatan sirkulasi.

2. Menyarankan pengguna layanan untuk mengganti koleksi dengan koleksi yang sama.

3. Memeriksa kesesuaian koleksi pengganti dengan buku catatan sirkulasi.

4. Menerima koleksi pengganti dari pengguna layanan.5. Melakukan penomoran koleksi sesuai dengan koleksi

yang diganti.6. Mengembalikan Kartu Tanda Mahasiswa yang telah

mengganti koleksi yang hilang.M. Stock Opname Koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi.

1. Menyiapkan buku catatan sirkulasi dan buku inventaris koleksi.

2. Menyiapkan lokasi tempat stock opname koleksi Jurusan Ilmu Komunikasi

3. Memeriksa keadaan koleksi.4. Memperbaiki koleksi yang dianggap rusak.5. Mengganti koleksi yang tidak layak digunakan.6. Mengembalikan koleksi ke tempatnya setelah

melakukan stock opname.

Hal. 5

7. Mencatat hasil stock opname pada buku inventaris koleksi.

Hal. 6