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I N V E N T A R I

Probabilmente chiunquelegga il titolo inizia già a immaginare personemunite di fogli e penne che passano tra gli scaffali a piedi o con carrelli

elevatori, identificano il materiale che si trovano davanti e ne contano

sistematicamente i pezzi, riportando suquegli stessi fogli quanto trovato e contato.Individuato l’argomento, chi legge può pensare di avere chiaro in testa cosasignifica un inventario e passerà oltre. Chi invece si sofferma qualche attimo in più vuol dire che con l’inventario ha già avuto a che fare in maniera diretta

qualche volta nel corso della sua attività,inizia a ricordare quali sono stati i risultati e i problemi dell’ultima volta in cui si è trovato coinvolto e pensa a cosa mettere in atto la volta successivaper non incorrere negli stessi errori. Proviamo a capire insieme quali sono le azioni per poter condurre questa

L’inventario. Le attività necessariee il metodo di Valentina Fantini

e Andrea Antognazza

Valentina Fantini e Andrea Antognazza, Key Project, Milano

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Costretti ad affrontarlo almeno una volta l’anno, l’inventario è sentitocome “un male necessario”, un’attività da sbrigare nel minor tempopossibile per non ostacolare o, nella peggiore delle ipotesi, bloccare laproduzione. Alcune linee guida per evitare rischi e errori nei qualispesso si incorre quando si organizza questa attività

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attività in modo efficace e chiuderla con la soddisfazione per il lavoro svolto. Si è soliti pensare all’inventario come a “un male necessario” che l’azienda si sente costretta ad affrontare almeno una volta l’anno e magari nel minor tempo possibile, perché questa attivitàostacola, se non addirittura blocca del tutto, la produzione vera e propria.

Individuiamo in pratica quali sono i rischie gli errori in cui è possibile incorrerenell’organizzare questa attività,proponendo subito dopo le linee guida per evitarli. È indispensabile dall’inizioessere però consapevoli che l’inventarioparte in azienda molto prima che glioperatori ricevano le cartelle inventarialiappena stampate e si dirigano verso

il primo scaffale. Vedremo infatti di seguitoquante e quali attività sono necessarie e fondamentali per rendere questo un momento realmente utile all’azienda e per fare in modo di perseguire obiettivi di efficacia ed efficienza nello svolgimento.

POSSIBILI ERRORISemplificando molto, l’obiettivo del personale addetto all’inventario è molto chiaro: identificare e contare tutto il materiale che si trova in azienda.Gli errori possibili, grossolani o meno,sono però molteplici. Ad esempio, puòsuccedere che:■ non tutto il materiale venga contato;■ gli strumenti di misurazione siano fuoritaratura;■ gli attrezzi per la movimentazione non siano sufficienti o adeguati;■ non tutte le aree soggette a inventariosiano state individuate;■ si verifichino errori di identificazione del materiale;■ le unità di misura del rilevamento non siano le stesse del sistema;■ ci sia ambiguità nella distinzione del materiale tra quanto in giacenza e quanto in lavorazione a bordo macchina;■ vengano inseriti a sistema azzeramenti“d’ufficio” del materiale, senza l’analisidelle possibili giustificazioni di tale valore;■ vengano persi dei fogli di rilevazione;■ si commettano errori di trascrizione

su foglio o a sistema;■ vengano omesse alcune rilevazioni in fase di trascrizione/inserimento;■ non vengano controllate tutte le aree;■ venga conteggiato materiale portato in azienda successivamente alla rilevazione e quindi non caricato.Individuati i possibili errori,probabilmente non tutti ma certo

IL CALENDARIOFIGURA 1

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i più frequenti e comuni, ora diventainteressante trovare cosa è necessariomettere in atto per prevenirli.

CONDIZIONI DI PARTENZA E ATTIVITÀPRELIMINARIDiventa indispensabile acquistare la consapevolezza dell’importanza di quanto definito come necessario e farne acquistare a tutti gli operatorichiamati in causa per collaborare con tale attività. Si troveranno infatti coinvolti anche enti diversi dal magazzino, col quale collaborerannoper dare i benefici sperati all’azienda. Le attività necessarie sono:■ nominare un responsabile dell’interaoperazione a cui si affiderà il compito di tirare le fila e le gerarchie a cui far riferimento in caso di problemi;■ bloccare i movimenti fisici e contabili di merce in magazzino durante le operazioni d’inventario;■ registrare a sistema informativo tutti i documenti di carico e scarico relativi a operazioni effettuate dal punto di vista fisico, in modo da riportare la corrispondenza tra dato fisico e contabile, che l’inventario si ponel’obiettivo di verificare e sistemare: documenti di trasporto in entrata da fornitori documenti di trasporto per rientro di materiale da c/lavoro liste di prelievo per materiale consegnatoalla produzione ordini di produzione interni di cui è stato completata la lavorazione documenti di trasporto in uscita versofornitori/clienti.Diventa opportuno, in relazione a questidocumenti, tenere nota delle ultimeregistrazioni (numero dei documenti);■ individuare un’area in cui collocarefisicamente la merce eventualmente in arrivo da fornitori o resa dai clientidurante le operazioni d’inventario (non deve essere contata!);■ identificare in maniera precisa il materiale prelevato dal magazzino e consegnato ai reparti produttivi in modoche non possa essere conteggiato duevolte, né possa essere in dubbio lo stato;■ sbloccare o identificare perfettamente inarea apposita la merce soggetta a collaudo;■ indicare in maniera precisa merce che per un qualsiasi motivo non è caricataa sistema (scarti, materiale non codificato,ecc.) e fornire l’elenco al responsabile delle operazioni;■ comprare e stampare le etichette di avvenuto controllo da apporre ai codicie agli scaffali conteggiati: su tali etichette

sarà riportata la data dell’inventario(potrebbe essere sufficiente mettere a legenda le colorazioni utilizzate per recuperare il periodo di rilevazionedell’etichetta) e la firma del responsabiledella conta.Avendo individuato le condizioni di partenza utili al corretto svolgimentodell’inventario, proviamo ora a entrarenello specifico dell’operatività.Sarà innanzitutto necessario stampare in maniera tempestiva le schede

d’inventario. Per prima cosa si dovràutilizzare una stampa che riporti il numero progressivo delle pagine in modo da individuare immediatamentepossibili perdite di fogli. Su tali schede gli operatori riporteranno la rilevazione di ogni codice individuato, per cuidovranno avere tutte le informazioni utili a ritrovare sui fogli il corrispondente con ciò che hanno conteggiato e lo dovranno poter fare nel modo piùveloce possibile. Le informazioni che si dovranno trovare su tali schede saranno:■ Codice■ Descrizione■ Unità di misura inventariale■ Magazzino di riferimento■ Allocazione del materiale (se presente).Una scelta non “obbligata” potrebbe esserequella di riportare la quantità in giacenza:da un lato questo consente all’operatore di vedere la quantità che il sistema si aspetta per ogni codice, ma si corre

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il rischio che l’operatore poco diligentenon conti alcuni codici, confermandosemplicemente il dato, dall’altro lato, però,il confronto tra quanto atteso e quantoconteggiato potrebbe permettereall’operatore di soffermarsi in caso di differenze significative per effettuaresubito qualche controllo aggiuntivo(allocazioni vicine, similitudine di codicicon discrepanze complementari, ecc.). Una domanda importante e non semprebanale è: “Cosa sarà oggetto

dell’inventario?” È infatti necessarioindividuare in maniera chiara tutti i magazzini fisici in azienda e tutti i magazzini gestiti contabilmente e definire quali di essi saranno oggettodell’inventario (potrebbe non esserenecessario inventariare tutto).Saranno poi possibili due grossedistinzioni tra magazzino di giacenza e magazzino di produzione (WIP).Fisicamente, logicamente e contabilmentesono voci diverse che devono mantenersidistinte e devono essere gestiteseparatamente. Ancora, può esisteremateriale di cui l’azienda è proprietaria,ma che è fisicamente dislocato presso i propri fornitori, se non presso i clienti, e con modalità diverse (c/deposito,c/lavoro – WIP esterno). Il sistema come lo gestisce? A quale magazzino sono attribuiti? Ancora, sono i clienti o i fornitori che possono essere i proprietari del materiale all’interno

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dell’azienda. Gli operatori saranno in grado di riconoscere queste sfumature? È indispensabile che qualcuno conparticolare conoscenza dei diversi stati del materiale e delle diverse collocazionipossibili si prenda carico del delicatocompito di effettuare queste distinzioni.Per rispondere in modo completo alladomanda precedente, però, dobbiamoanche definire bene “cosa” inventariare,cioè quali articoli oggetto dell’inventario:devo aver ben definito la merce che nondovrà subire rettifiche in sede d’inventarioo che l’azienda ha scelto di non gestire (es.imballi, viterie, ecc.); è infatti possibile chenon tutto il materiale debba essere oggettodi conta. Ad esempio, come verrà trattato il materiale a WIP? Presso i fornitori

effettueremo qualche attività? Ancora una volta non c’è una regola, ma sonodomande a cui è necessario dare risposta.Proseguendo nel progetto emergerannoaltri interrogativi a cui è fondamentalerispondere, definendo la regola chediventerà una linea guida per l’azienda.È necessario poi stabilire “come” effettuarel’inventario. È possibile infatti:■ contare tutto il materiale presente in azienda e presso i fornitori. Questascelta si applica generalmente al materialein giacenza che costituisce una vocesignificativa nel conto economico di un’azienda e il dato di partenza per la programmazione della produzione; perquesto motivo è la soluzione consigliata in particolare per il materiale a maggiorvalore complessivo e per codici strategici;■ effettuare campionamenti; questasoluzione è consigliata per categorie dicodici poco importanti dal punto di vistastrategico ed economico e per materiale

in conto deposito presso i clienti;■ compiere un’analisi ABC delle giacenzee decidere di inventariare i codici che da soli costituiscono il primo X% del valore totale. In tal caso vengonoconteggiati i codici con maggior peso in termini economici e può essere una scelta vantaggiosa per la verifica del valore di WIP, ad esempio, per il quale la metodologia proposta è di per sé dispendiosa (perché esclude la sistematicità ma richiede un’analisi e una “caccia” agli articoli), ma rimanecomunque vantaggiosa rispetto a una verifica puntuale del materiale “sui tavoli” o “in macchina” in reparto.La gestione del personale è un’altra attivitàimportante: infatti solo condividendo

le date e i termini di tale attività possiamoavere la certezza della disponibilità dellepersone. Il coinvolgimento del personalein questa attività è quasi indispensabile,perché la bontà del dato e la “velocità” concui si ottiene un buon inventario dipendemolto dalla motivazione che si riesce adare a chi svolgerà le attività vere e proprie,tanto più che in molti casi si tratta di un’operazione a stabilimento chiuso incui le persone sono “mentalmente in ferie”.Prese le decisioni che rispondono alle domande qui poste, abbiamo gli strumenti per partire con la parte più operativa e specifica.

PROCEDURA D’INVENTARIOPrese le decisioni ed effettuate le attivitàdefinite all’inizio in precedenza, il “progetto inventario” può partire. Nel caso si scelga di procedere in modosistematico, ogni squadra dovrà:■ Identificare in modo certo e univoco il codice, utilizzando tutti gli strumenti a disposizione (es. disegni tecnici).■Verificare la corrispondenza tra l’etichetta e il materiale ed eventualmente apporre una nuovaetichetta all’imballo (se errata o mancante). ■ Contare le quantità presenti a magazzino secondo l’unità di misurariportate sulle schede di rilevazione■ Indicare l’allocazione (se gestita). ■ Apporre un’etichetta di avvenuta contaper ogni codice inventariato con quantità(facoltativa) e firma dell’operatore.Nel caso si procedesse per aree, le attivitàsaranno le stesse elencate sopra, con in più due complicazioni:■ ritrovamento di materiale non di competenza dell’area: è necessarioriportare, su schede specifiche, il codice,l’unità di misura, la rilevazione e l’allocazione individuata, in modo da segnalare l’eccezione.■ materiale non trovato ma previsto: è necessaria la sicurezza di averconteggiato tutta l’area con corretteidentificazioni dei codici. Nel caso di inventario per categoria

di codice, la prima fase sarà certamente la ricerca del codice stesso all’interno di ogni area, facendosi guidare sì da indicazioni aggiuntive (ad esempio,allocazione preferenziale), ma soprattuttodall’esperienza; le informazioni che dovranno essere riportate sui foglisono invece le stesse dei casi precedenti. È necessario prestare attenzione:■ a che tutti i materiali vengano trovati (in particolare se lo stesso codice ha più allocazioni)■ ad avere la ragionevole certezza di avercercato in ogni possibile posto per ciò chenon si è trovato.

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Il coinvolgimento del personale in questaattività è quasi indispensabile, perché la bontàdel dato e la velocità con cui si ottiene un buoninventario dipendono molto dalla motivazioneche si riesce a dare a chi svolgerà le attività...

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Al termine della rilevazione completa di ogni scaffale, il responsabile della squadra di conta (o della squadra di controllo, nel caso d’inventario per categoria di codici o a campione)apporrà un’etichetta di avvenuto controllocon la propria firma sullo scaffale stesso.

VERIFICA DISCREPANZE E RICONTROLLICaricando i dati in modo opportuno susupporto informatico avente una strutturaconfrontabile con il sistema gestionale, è possibile individuare tutte le differenze(magazzino per magazzino, codice

per codice) tra i due valori: il dato reale e quello contabile. Inizia così un momentoimportante di analisi delle differenze, che potrebbe essere anche piuttosto lungoe deve quindi essere valutato in base ai tempi obiettivo dell’azienda.Va ricordato che, in sede d’inventario, non sarà possibile effettuare controlliapprofonditi sul passato: cosa è successo,cosa ha provocato una certa differenza? È la sede in cui prendere atto di un datoper cercare successivamente la risposta a questa domanda.Alla fine delle operazioni di controllo,avvenute sotto la direzione delresponsabile delle operazioni che valideràle discrepanze individuate, si otterranno:■ il numero di aggiustamenti: sarà un utile strumento per la stima dellabuona/cattiva gestione del magazzinoutilizzando indicatori come:

numero di aggiustamenti di inventarionumero di movimenti di magazzino

numero di codici aggiustaticodici gestiti/giacenti

■ il bilancio tra aggiustamenti positivi e negativi (a valore) per individuarel’impatto complessivo sul bilancioaziendale dell’operazione■ le differenze puntuali magazzino per magazzino, codice per codice.Con questi dati in mano si chiederàl’autorizzazione alla Direzione per la

registrazione informatica delle variazioni.Salvo casi “eclatanti” di furti ai dannidell’azienda, si arriverà al punto che verràconcessa tale autorizzazione e verrannoeffettuate le variazioni.

CONCLUSIONEBasandosi sul supporto informatico di archiviazione, è possibile procedere allaregistrazione di tutte le differenze in modomassivo, avvalendosi della collaborazionedell’EDP e questo diventa l’ultimo passocon cui l’inventario può dirsi concluso.Rimane sospesa l’ultima domanda, a cui non era possibile rispondere durante lo svolgersi del progetto: “Cosa ha generato queste differenze?” Ci sono due cose da fare assolutamente a questo punto, soprattutto nel caso in cui i dati valutati prima non siano entroi limiti di accettabilità dell’azienda:■ per il passato: nei casi più consistenti di variazione, incaricare una personasensibile al dato di magazzino e a tutte le azioni possibili di destinare una partedel proprio tempo per capire nell’ultimoperiodo cosa è successo a quei codici;■ per il futuro: organizzare un sistemad’inventario periodico mirato ad alcunearee/alcuni codici, in base ai risultatidell’esperienza appena conclusa, in mododa individuare tempestivamente eventualidifferenze, riuscendo a ricostruire la causa dell’errore per rimuoverla.A questo punto possiamo tornareall’inizio: c’era una lista di possibili errori

che potevano verificarsi. Per dire di avertrovato la soluzione dobbiamo scorrerli di nuovo e individuare qualche riga sopra l’“antidoto”. Vediamo di seguitoproblema e soluzione:■ non tutto il materiale venga contato →ricontrolli casuali■ strumenti fuori taratura → controllo acarico della Qualità■ attrezzi per la movimentazione non sufficienti → stima della disponibilitànecessaria in modo preventivo■ aree non individuate → individuazionedi tutte le aree■ errori di identificazione → supportodell’Ufficio Tecnico■ unità di misura → segnalazione su carta,personale qualificato e ricontrolli■ ambiguità tra giacenza e WIP →separazione preventiva■ azzeramenti “d’ufficio” → analisipreventiva■ perdita dei fogli → registro dei fogli di rilevazione e firma dei fogli distribuiti■ errori di trascrizione su foglio o a sistema → ricontrolli■ omissioni in fase di trascrizione/inserimento → ricontrolli■ aree non conteggiate → individuazionedelle aree e ricontrolli■ conteggio di materiale non materialeconteggiato portato in aziendasuccessivamente alla rilevazione e quindi non caricato → allestimento di un’area apposita.A tutti i possibili problemi corrispondeun’azione (preventiva o non) che se nonelimina del tutto gli errori, inevitabili,almeno contiene entro certi limiti fissati il loro impatto sui valori di magazzino. È necessario infatti “uscire” dall’inventario,correggendo gli sbagli precedenti e non deve capitare che sia l’inventario a portare con sé errori nuovi e quindinuove e maggiori incertezze sul dato.

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Va ricordato che, in sede d’inventario, non sarà possibile effettuare controlli approfonditi sul passato: cosa è successo, cosa ha provocato una certa differenza? È la sede in cui prendere atto di un dato...

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