LOITUSOHJEET - ecom.fi Yleisohje.pdfAloitusohjeet Asennus 4 • Windows-ympäristössä toimiva verkkokäyttöjärjestelmä , Windows 95, -98, -NT tai -2000. • Parikaapeliverkko,

AloitusohjeetEcom 3, uusia innovaatioita ja uusinta tekniikkaa

1 ALOITUSOHJEET1 Ecom 3, uusia innovaatioita ja uusinta tekniikkaaEcom 3 ohjelmiston pitkälle viety tuotteistus takaa ohjelmistolle korkeatasoisen laadun. Se on helppokäyttöinen Windows-ohjelmisto, jossa käyttäjä näkee välittömästi toimintansa tuloksen. Tämä reaaliaikaisuudeksi kutsuttu ominaisuus nopeuttaa oppimista ja antaa käyttäjälle varmuuden lopputuloksesta.

Ecom tuote on jokaisella asiakkaalla samanlainen, jonka ansiosta asiakaspalvelumme on laadukasta ja tehokasta.

Ecom 3 ohjelmistoon on tehty monia kehittyneitä toimintoja, jotka helpottavat sinua sen käytössä. Tässä niistä muutamia:

Älykäs “kaukosäädin” kertoo käyttäjälleen jatkuvasti niistä mahdollisuuksista, mitä voit tehdä esillä olevassa ohjel-massa. Se on oma ikkuna, joka sisältää toimintopuolen lisäksi ohjelmistovalikon, josta voi avata halutun ohjelman. Se on käyttäjää helpottava apuväline, johon kannattaa tutustua huolella. Kaukosäätimen voi myös laittaa “piiloon” ja ottaa esille aina tarvittaessa. Näin ohjelmaikkunan saa suuremmaksi helpottamaan tietojen syöttöä.

Kaikkiin suuntiin venyvät ohjelmaikkunat ovat toinen erittäin käytännöllinen toiminto. Ohjelmaikkunat voi muokata sopivan kokoiseksi näyttöruudun koon ja omien mieltymysten mukaan. Ecom muistaa tekemäsi ohjelmaikkunoiden muutokset ja antaa ne oletuksena myös seuraavalla ohjelman käyttökerralla. Sen lisäksi taulukoissa esiintyvien kenttien järjestyksen voi muokata omaan tarkoitukseen sopivaksi.

Kaikki ohjelman hakutoiminnot on koottu yhdeksi ikkunaksi, jonka tiedot päivittyvät aina sen mukaan, missä ohjelmakentässä liikutaan. Näin kaikki haut ovat kätevästi koko ajan esillä ja hakuikkunaa voi käyttää rinnakkain yhdessä varsinaisen ohjelmaikkunan kanssa. Tämä antaa ohjelmiston käyttäjälle erittäin joustavan tavan hakea ja syöttää tietoja ohjelmaan.

Ecom 3 tietokannat ovat SQL-tietokantoja. Suomeksi se tarkoittaa parasta tietokantaratkaisua, mitä rahalla saa. Tosin Ecomin tapauksessa nekin sisältyy Ecomin ohjelmistopakettiin. Jo tämä yksinään on hyvän laadun tae.

Näiden toimintojen lisäksi ohjelma sisältää paljon muita hyviä ominaisuuksia, joihin tutustutaan myöhemmin.

2 Käsikirjan toiminnasta

2.1 Käsikirja on koulutusopasEcom 3 ohjelmiston käyttöönottoon ei mene pitkiä aikoja, vaan se on mahdollisimman nopeasti helpottamassa yrityksen taloushallinnon rutiineja. Kaikki taloushallinnon toiminnot vaativat kuitenkin aina perehtymistä aiheeseen, jotta käytetty ohjelmisto tukisi mahdollisimman hyvin yrityksen toimintamalleja ja -periaatteita.

Tämä käsikirja on tehty koulutusoppaaksi sinulle. Käsikirjan avulla voit ottaa minkä tahansa ohjelman käyttöösi itsenäisesti. Jokainen ohjelma esitellään käsikirjassa samalla tavalla, kuin se esiteltäisiin koulutustilaisuudessa. Kirja etenee loogisesti, niin kuin ohjelmaa käytännössäkin hyödynnetään. Käsikirjan avulla ohjelmistoa oppii nopeasti käyttämään ja siitä saa mahdollisimman nopeasti sen hyödyn, miksi se on hankittukin, eli tehostamaan taloushal-linnon rutiineja.

1

AloitusohjeetKäsikirjan toiminnasta

Käsikirjaan on koottu ohjelmiston ominaisuuksien lisäksi tehty erilaisia malleja, miten yrityksen kannattaa toimintaansa suunnitella. Ohjekirjan lukemiseen käytetty aika tulee varmasti takaisin ohjelmistoa käytettäessä.

2.2 Ohjeita käsikirjan lukijalleLuet nyt käsikirjan yleisosaa, jossa käsitellään ohjelmiston ominaisuuksia yleisesti ohjelmiston asennuksesta lähtien. Sen lisäksi jokaisesta Ecom 3 ohjelmasta on olemassa oma erillinen osionsa, joka koostuu pikaoppaasta ja varsi-naisesta käsikirjasta.

Ohjelmakohtaisen pikaoppaan avulla ohjelmasta saa hyvän ensivaikutelman ja sen perustoiminnot tulevat tutuksi. Varsinaisessa ohjekirjassa ohjelman toimintaa käydään läpi yksityiskohtaisemmin pala palalta.

2.2.1 Käsikirjan eri tasotOhjelman normaalitoiminnon lisäksi kerrotaan aina erilaisten erikoistilanteiden ja monimutkaisempien toimintojen hallintaa. Nämä ovat toimintoja, joita kaikki käyttäjät eivät tarvitse jokapäiväisessä työssään, mutta jotka ovat välttämättömiä toisille käyttäjille. Siksi käsikirjaan on tehty eri tasoja käyttäjän tarpeiden ja osaamisen mukaan. Useimmat käsikirjan kappaleet on merkitty kirjaimin sisällön vaativuustason mukaan.

2.2.1.1 Taso A on tarkoitettu kaikille käyttäjille

2.2.1.2 Taso B vaatii kokemusta

2.2.1.3 C -taso on jo lähes ammattilainen

2.2.1.4 “Kahvipaussi” on tärkeä osa oppimista

Mikäli kuvassa ei ole mitään vaikeustasoa kuvaavaa symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat tutustumassa ohjelman käyttöön. Pikaopas on aina A-käyttäjätason tietoa. Se on tarkoitettu kertausop-paaksi ja ohjelmistoon tutustuville.

Symboli B vaatii “hereillä olon” lisäksi usein kokemusta Ecomista, jotta kappaleen käsittelemä aihe saadaan myös käytännössä hyödynnettyä. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa.

C-tason sivu on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa tai erittäin hyvää perehtymistä aiheeseen.

Kahvipaussi-merkki vaatii aina käyttäjältä laajempaa syventymistä aiheeseen. Tämän merkin kohdalla on hyvä miettiä, mitä hyötyä teidän yrityksellenne voisi olla, jos kyseinen toiminta otettaisiin käyttöön. Merkkiä käytetään yleensä sellaisissa käsikirjan kohdissa, joihin kannattaa paneutua, sillä sen avulla ohjelmiston käytössä pääsee uudelle tasolle ja ohjelmistosta saa enemmän hyötyä.

2

AloitusohjeetKäsikirjan toiminnasta

2.2.1.5 Kun käsikirjaa käytetään tietokoneelta

2.3 Laitevaatimukset

2.3.1 Yksittäisen laitteen laitevaatimukset

• Mikrotietokone Pentium prosessorilla (200 Mhz)

• 200 Mt tyhjää kovalevymuistia (100 Mt)

• 64 Mt keskusmuistia (32 Mt)

• Windows 2000, 98, 95, tai NT

• Hiiri

• Laser- tai mustesuihkutulostin (Matriisikirjoitin toimivalla Windows-ajurilla)

• CD-asema

2.3.2 Verkkoympäristön laitevaatimukset•

Ohjelmaa käytettäessä käsikirjan yleisosan saa esille painamalla kauko-säätimen ohjeet-painiketta silloin, kun mikään ohjelmisto ei ole auki. Kun sitten halutaan jonkin ohjelman käsikirja esille, avataan haluttu ohjelma ja painetaan samaa kaukosäätimen ohjeet painiketta. Käsikirjat saa myös esille käynnistä -painikkeen alta kohdasta Ohjelmat, Ecom 3 ja sen alta käsikirjat.

Ecom on ohjelmisto, jonka kehitykseen panostetaan. On tärkeää, että myös se laiteympäristö, missä ohjelmistoa käytetään, on suht’ ajan tasalla. Seuraavassa on Ecomin käyttöön suositeltavat laitteistovaa-timukset (suluissa ovat minimivaatimukset)

Verkkoversio tarkoittaa, että ohjelmistoa käytetään yhtäaikaisesti useammasta kuin yhdestä tietokoneesta ja tiedot tallentuvat yhteen paikkaan (palvelimelle) ja ovat sieltä muiden työasemien käytettävissä. Verkkoympäristöön tarvitaan oma palvelin, joka hoitaa tiedon tallentamisen ja jakamisen työasemille.

3

AloitusohjeetAsennus

4

• Windows-ympäristössä toimiva verkkokäyttöjärjestelmä , Windows 95, -98, -NT tai -2000.

• Parikaapeliverkko, joka linkittää fyysisesti koneet toisiinsa

• Verkon nopeus 100 Mb/s tai suurempi

• Verkkopalvelin, mielellään erillinen, jota ei suositella työasemakäyttöön.

3 Asennus

3.1 Ohjelmiston asennus CD-levyltäAsennus alkaa syöttämällä Ecom 3 Cd sisään koneeseen. Ohjelmisto aloittaa asentamisen automaattisesti, kun CD laitetaan koneeseen.

3.1.1 Kielen valinta

Ohjelmisto ladataan CD:ltä tai se voidaan asentaa myös internetistä Ecomin sivuilta osoitteesta www.ecom.fi. Asennus sisältää oman asennusohjelman, joka ohjaa ohjelmiston asennuksessa alusta pitäen.

Häiriötilanne: Jos asennusohjelmisto ei käynnisty automaattisesti CD-levyltä, on se todennäköisesti estetty Windows-asetuksissa. Käynnistyksen voi tehdä Oma Tietokone -ohjelman kautta (se löytyy Windowsin aloitusikku-nasta omana kuvakkeena) etsimällä ensin CD-aseman ja käynnistämällä sitä kautta asennusohjelmisto, jonka nimi on Asenna (se voi olla myös asenna exe niminen tiedosto).

Ensimmäisessä asennusvalikossa valitaan ohjelmiston kieli. Toistaiseksi kielenä on vain suomi. Kielen valinnan jälkeen ohjelmisto siirtyy suoraan uuteen ikkunaan, jossa valitaan asennustapa.


3.1.2 Asennuksen valinta-ikkunaTässä ikkunassa valitaan, minkälainen ohjelmistokokonaisuus laitteeseen asennetaan.

3.1.2.1 Ohjelmiston ensiasennus

Ecomin ensiasennus suoritetaan silloin, kun yritykselle asennetaan ohjelmistoa ensimmäistä kertaa. Tämä asennus on tarkoitettu yhdestä koneesta käytettävän ohjelmiston hallintaan. Kun asennus tehdään ensiasennuksena, voi ohjelmistoa käyttää vain siitä laitteesta, mihin se asennetaan. Tämä on Ylivoimaisesti yleisin tapa asentaa ohjelmisto.

3.1.2.2 Ohjelmiston päivitys

Ohjelmiston päivitys suoritetaan silloin, kun Ecom 3 ohjelma on laitteeseen asennettu jo aiemmin ja siitä on ilmestynyt uusi versio, joka halutaan päivittää jo koneessa olevan aiemman ohjelmistoversion tilalle.

3.1.2.3 Asenna Acrobat Reader

Tämä ohjelma on välttämätön, mikäli Ecom 3-ohjelmiston sisältä halutaan käyttää käsikirjoja. Mikäli asennettavassa koneessa ei ole aiemmin kyseistä ohjelmaa, asetetaan valinta päälle (kuvassa alla).

Hiiren painallus Aloita asennus -valintaan aloittaa ohjelmiston asennuksen.

5


3.1.2.4 Verkkopalvelimen asennus (verkkoversioon)

3.1.2.5 Työaseman asennus (verkkoversioon)

3.1.2.6 Yrityksen lisäys (moniyritysversioon) )

Huomioi: Jos käytössänne on Acrobat Reader- valmisohjelmiston aiempi versio, voidaan se yleensä päivittää tämän valinnan avulla uudempaan versioon. Asia on kuitenkin hyvä tarkistaa, jottei siitä aiheudu turhia murheita. Todennäköisyys sille, että murheita syntyy, on alle 99,9 %.

3.1.3 Ohjelma aloittaa asennuksen, haluatko jatkaa?

3.1.4 Ensimmäinen asennusikkunaAsennusikkunassa ohjelma kertoo asennettavan version numeron. Seuraava-painikkeella asennus jatkuu.

3.1.5 KoekäyttösopimusEcomin koekäyttösopimus kertoo demo, eli koekäyttöön liittyvät lisenssiehdot. Ne on hyvä lukea. Kyllä-painikkeella ohjelma siirtyy seuraavaan ikkunaan.

3.1.6 AsennushakemistoTässä ikkunassa ohjelma pyytää valitsemaan hakemiston, johon Ecom 3 asennetaan. Ehdotettu hakemisto kannattaa hyväksyä ja painaa seuraava -painiketta, mikäli sen valitsemiseen ei ole olemassa joitain rajoituksia.

3.1.7 Pikakuvakkeen nimiTässä ikkunassa ohjelma pyytää antamaan ohjelmiston avaavalle pikakuvakkeelle nimen. Nimeä ei tarvitse vaihtaa. Seuraava-painikkeella asennus jatkuu.

3.1.8 Ohjelma on valmis asennettavaksiAsenna -painikkeen painallus aloittaa tietojen siirtämisen koneeseen.

Verkkopalvelin asennetaan vain silloin, kun ohjelmistoa käytetään verkkoversiona. Ecomissa voi olla yksi verkkopalvelin, joka jakaa keskitetysti tietoa muille tietokoneille. Tähän tehtävään kannattaa valita tehokas laite, jonka tarkoituksena on pääasiallisesti jakaa tietoa työasemille, joista ohjelmistoa varsinaisesti käytetään.

Ennen työaseman asennusta on tehtävä Verkkopalvelimen asennus (katso edellinen kohta). Työaseman asennus mahdollistaa ohjelmiston käytön kyseiseltä tietokoneelta. Sen avulla on mahdollista käyttää ohjelmistoa, jonka tiedot ovat Verkkopalvelimella.

Moniyrityslisenssi on tarkoitettu tilitoimistoille, joilla on useamman yrityksen tiedot samassa järjest-elmässä.

Vastaamalla kyllä, ohjelma jatkaa asennusta.

6


3.1.9 Asennus on suoritettuEcom ilmoittaa asennuksen olevan suoritettu. Lopeta painikkeella ohjelmisto on asennettu.

3.2 Asennukseen liittyviä yleisiä kysymyksiä

3.2.1 Ohjelmiston testikäyttö

Huomioi: Mikäli ohjelmisto rekisteröidään esimerkiksi internetin kautta, on se silloin aito tilaus ja se avaa ohjelmiston välit-tömästi aidoksi Ecom 3 ohjelmistoksi. Kun rekisteröit ohjelmiston, olet myös hyväksynyt rekisteröintiehdot. Nämä rekisteröinnin yhteydessä olevat sopimusehdot kannattaa siis lukea huolella.

3.2.2 Ohjelmaa testataan toisessa koneessa, kuin missä sitä aletaan käyttää

3.2.3 Asennus verkkoympäristöön

3.2.4 Ohjelmiston vaihtaminen tietokoneesta toiseen

3.2.5 Ohjelmiston poisto tietokoneesta

Kun Ecom 3 ohjelmistoa halutaan testata, asennetaan se koneeseen aivan samalla tavalla, kuin normaaliasennuskin. Ohjelmistoa voi testata 30 päivän ajan asennuksesta. Jokaisella käynnistyskerralla ohjelmisto pyytää rekisteröitymään. Peruuta -painikkeen avulla ohjelmistoon pääsee sisälle, jonka jälkeen ohjelmisto toimii, kuten aito Ecom 3 ohjelma. Testausaika on ainoa poikkeus, joka erottaa sen aidosta ohjelmistosta.

Tällöin ohjelmisto asennetaan demo-ohjelmistona ja sitä ei rekisteröidä kyseisestä harjoituskoneesta lainkaan, vaan varsinainen rekisteröinti tapahtuu siltä koneelta, mistä sitä aletaan käyttämään tuotan-nossa.

Ecomin asentaminen verkkoympäristöön sisältää kaksi vaihetta. Ohjelmiston asentaminen palvelimelle (serveri), missä ovat kaikki ohjelmiston tiedot tallennettuna ja ohjelmiston asentaminen työasemaan, josta ohjelmistoa käytetään. Ecomin asennus ohjaa näiden asennusta automaattisesti.

Ohjelmiston vaihtaminen tietokoneesta toiseen tapahtuu seuraavasti. Ensin asennetaan Ecom 3 -ohjelmisto uuteen tietokoneeseen. Sen jälkeen otetaan varmuuskopio siitä koneesta, jossa Ecomia on aiemmin käytetty. Se palautetaan Ecom 3 varmuuskopiointiohjelmistolla uuteen koneeseen.

Huomioi: Päivitä maksutietoa vain sille koneelle, joka on aktiivisesti käytössä. Älä tee vanhalla koneella netin yli toimivaa maksutietojen päivitystä, sillä se estää sitten saman tiedon päivittämistä uuteen koneeseen. Aiemman koneen ohjelmisto kannattaa poistaa vasta sitten, kun kaikki toiminnot ovat uudessa koneessa kunnossa.

Ohjelmistoa poistettaessa on oltava erityisen varovainen, ettei poisteta vahingossa jotain sellaista, jota ei ole tarkoitettu poistettavaksi. Ecom 3 ohjelmiston poistaminen koneelta on hyvä jättää tietokoneiden toimin-nasta perillä olevien henkilöiden tehtäväksi. Ecom ohjelmisto sisältää ohjelmiston ja tietokantojen lisäksi SQL-tietokantamoottorin. Kun Ecom halutaan poistaa, poistetaan myös tietokantamoottori. Ennen sen poistoa on kuitenkin hyvä varmistaa, ettei sitä käytä myös joku toinen ohjelmisto.

7

AloitusohjeetOhjelmiston käynnistys

Ohjelmiston poisto tehdään ohjauspaneelin kautta. Ecom ei voi olla päällä, kun ohjelmistoa aletaan poistamaan. Ensimmäiseksi on käynnistettävä interbase-ohjelmakuvake. Se asetetaan pois päältä painamalla Stop-painiketta. Sen jälkeen käydään poistamassa Ecom 3 ohjelmisto ja Interbase -tietokantamoottori lisää/poista -sovelluksella, joka sekin löytyy ohjauspaneelin alta. Sieltä valitaan Lisää / poista sovellus ja valitaan poistettavat ohjelmistot.

4 Ohjelmiston käynnistys

4.1 Ohjelmaa halutaan käyttää demoversiona

4.2 RekisteröiminenAsennettu ohjelmisto toimii demona kunnes se rekisteröidään. Kun ohjelmisto toimii demona, se ehdottaa jokaisen avauksen yhteydessä rekisteröimään ohjelmiston. Ohjelmisto toimii normaalisti, vaikka rekisteröintiä ei heti suorit-taisikaan. Ohjelmistoa voi käyttää kolmekymmentä kertaa tai kuukauden ajan rekisteröimättä.

Ecom palkanlaskenta avautuu Windows-työpöydältä Ecom 3 -nimisestä pikakuvakkeesta.

Sen saa myös esille painamalla Windowsin työpöydältä painamalla Käynnistä-painiketta, jonka alta valitaan ohjelmat. Esiin tulevasta valikosta löytyy Ecom 3 -otsakkeen alta Ecom ohjelmisto -kuvake, jota klikkaamalla ohjelmisto avautuu.

Mikäli ohjelmisto kysyy salasanaa ja käyttäjää, anna kyseiset tiedot ja ohjelmisto avautuu. Ohjelma ei kysy salasanoja tai käyttäjätunnuksia ennen kuin ne asetetaan päälle ohjelman asetuksista.

Kun Ecomia käytetään Demona, vastataan silloinkin alla näkyvään ikkunaan ok. Seuraavassa ikkunassa, eli rekisteröinti-ikkunassa painetaan peruuta-painiketta, jolloin ohjelmisto avautuu normaalisti (seuraavat kappaleet sisältävät rekisteröinti-ikkunat).

8


Ecomissa on internetin yli toimiva jatkuvasti (24 h) avoinna oleva rekisteröitymistapa, jonka myötä ohjelmiston voi lisensoida milloin tahansa. Valitsemalla Internet-valinta ja painamalla OK-painiketta ohjelmiston rekisteröityminen alkaa.

Ohjelmiston voi rekisteröidä myös puhelimella ja Ecom 3 rekisteröintilevykkeellä.

Peruuta -valinnalla ohjelmisto pysyy demo-versiona ja sitä voi käyttää ja kokeilla normaalisti. Demo-käyttäjä voi hypätä seuraavat rekisteröitymiskappaleet yli.

9


Rekisteröitymisen toisella sivulla valitaan rekisteröintitapa kolmesta seuraavasta vaihtoehdosta. Painamalla OK-painiketta rekisteröinti jatkuu. Kun Ecom 3 ohjelm-istolle tehdään ensimmäinen lisensointi, valitaan kohta 1. Näin myös silloin, vaikka yrityksellä on aiemmin ollut esimerkiksi Ecom 2000 - sarjan ohjelmisto käytössä.

10


Mikäli olet rekisteröimässä ohjelmistoa internetin kautta, kysyy ohjelmisto, oletko E-Communicae Oy:n asiakas vai uusi asiakas? Jos yrityksellä on joskus ollut Ecomin ohjelmisto, valitaan ensimmäinen valinta.

Nykyiseltä asiakkaalta pyydetään täyttämään kaksi tietoa, joiden avulla tunnistus tapahtuu, eli nykyinen asiakasnumero ja varmisteena yrityksen postinumero.

Mikäli teillä on aiempi Ecomin versio käytössä, pyytää ohjelmisto antamaan käytössä olevan asiakasnu-meron, joka löytyy mm. Ecom 2000-versioiden perusoletuksista ikkunan yläosasta (kuva alla). Ecom 2000 versioissa se löytyy avaamalla ensin Ecom, ja ottamalla ohjelmat-ylävalikon alta perusoletukset-ikkunan esiin, josta löytyy asiakasnumero.

OK-painikkeella rekisteröinti etenee.

11


Seuraavassa vaiheessa on kerrottu ohjelmiston lisenssiehdot, jotka kannattaa lukea huolella. Kun lisenssiehdot on luettu ja hyväksytty valitaan Kyllä -vaihtoehto ja painetaan OK-painiketta, jolloin rekisteröinti etenee. Lisenssiehtojen hyväksynnällä käynnistätte automaattisesti asiakassuhteen E-Communicae Oy:n kanssa.

Tulosta-painikkeella lisenssiehdot saa tulostettua.

12


Käsin tehtävään, puhelintuen kautta tapahtuvan rekisteröitymisen viimeisellä sivulla annetaan seuraavat arvot, jotka saa Ecomin puhelintuen kautta. Kun arvot on annettu ja painettu OK-painiketta, rekisteröinti on suoritettu.

13

AloitusohjeetEcom avausikkuna

5 Ecom avausikkuna

Internet-rekisteröinnin viimeisellä sivulla annetaan oman yrityksen yhteystiedot, joiden perusteella ohjelmisto rekisteröidään. Tummennetut kohdat on pakollisia kenttiä, jotka on täytettävä. Kun rekisteröinti on tehty ja painettu OK-painiketta, käynnistyy lisensoitu Ecom.

Ennen varsinaista ohjelmiston tietojen syöttöä kannattaa tutustua kaukosäätimen toimintaan. Se tehdään seuraavaksi

14

AloitusohjeetOhjelmiston oletustiedot

5.1 Älykäs kaukosäädin

6 Ohjelmiston oletustiedot

Ecomissa on aivan uusi toiminto, joka helpottaa todella paljon käyttäjäänsä. Se on “älykäs kauko-säädin”. Kaukosäätimen idea on yksinkertainen. Se ohjaa ja opastaa sinua käyttäjänä koko ajan niistä mahdollisuuksista, mitä voit siinä ohjelmassa tehdä.

Esiin tulee Ecomin alkuikkuna, josta löytyy ylävalikko ja vasemmassa Ecomin toimintaa ohjaava kaukosäädin.

Varsinaiset ohjelmat avautuvat kaukosäätimen ohjelmat-valikon alta. Avatun ohjel-maikkunan alta löytyy myös kyseisen ohjelman varsinaiset käyttöohjeet, kunhan ohjelma ensin avataan. Tämä nyt lukemasi käsikirja on yleiso-hjekirja Ecomin toiminnasta. Ohjelmakohtaisessa käsikir-jassa on kerrottu tarkemmin kyseisen ohjelman käytöstä.

Kaukosäätimen muistio-paini-kkeen alle voi käyttäjä lisätä omia muistiinpanoja sekä itselle, että yrityksen muille jäsenille.

Ensimmäisellä kerralla kannattaa käydä läpi yrityksen ja ohjelmiston oletustiedot, jotta kaikki perusasiat ovat kunnossa. Nämä löytyvät kaukosäätimen asetukset-painikkeen alta. Tätä kautta voidaan muuttaa ohjelmien toimintaa sellaiseksi, kuin niitä on tottunut käyttämään. Sieltä löytyvät koko ohjelmiston toimintaan liittyviä toimintoja ja yksittäiseen ohjelmaan vaikuttavat toiminnot. Yksit-täisten ohjelmien asetukset käydään läpi ohjelmakohtaisesti kussakin ohjelmakäsikirjassa erikseen.

15


6.1 Asetusikkunoiden toiminta

Asetusikkunoissa ei ole hyväksy-valintaa, vaan tehty muutos astuu voimaan saman tien ja on käytettävissä ohjel-maikkunoissa heti seuraavalla käyttökerralla.

6.1.1 Tarkista asetusikkunan värilliset otsikotAsetusikkunassa käytetään värejä, joilla kerrotaan, mihin kenttiin on välttämätöntä syöttää tietoa (punainen väri) ja mihin kenttiin olisi suotava syöttää tietoa (sininen väri). Kun näihin kenttiin on tiedot syötetty tai niiden tiedot on tarki-stettu, muuttuu väri mustaksi, jolloin ne on ainakin kertaalleen käyty läpi.

Ecomissa asetukset on koottu kaukosäätimen ohjelmat-puolen asetukset-painikkeen alle. Avautuva ikkuna on kaksiosainen: Ikkunan vasemmassa reunassa on valikko ja oikeassa osassa näkyy vasem-masta reunasta valittuun toimintoon (kuvassa tummalla) liittyvät kenttä/kentät ja niiden valinnat (kuvassa kenttä, johon tieto syötetään). Syötettävän kentän yläosassa on aina myös valitun kentän nimi (kuvassa Y-tunnus). Asetusikkuna suljetaan oikeassa alareunassa olevalla sulje-paini-kkeella.

16


6.2 Ecomin ohjelmisto-oletukset

6.2.1 Yrityksen perustiedotYrityksen perustiedot on koottu keskitetysti asetukset-painikkeen alle ohjelmisto-valikkoon. Kun tieto on syötetty, siirrytään valikon seuraavaan kohtaan tai lopetetaan painamalla ikkunan alareunassa olevaa sulje-painiketta.

6.2.1.1 Y-Tunnus

Tämä on yrityksen yhteisötunnus (aiemmin LY-tunnus), joka yksilöi jokaisen yrityksen erottaen sen muista yrityksistä

Y-tunnus voi olla myös henkilön Hetu, jota käytetään lähinnä toiminimillä.

Ecom 3 oletustiedot löytyvät kaukosäätimen ohjelmat-puolelta asetukset-painikkeen alta kohdasta ohjelmisto.Ohjelmisto-oletukset ovat automaattisesti esillä silloin, kun mitään ohjelmistoikkunaa ei ole auki. Sen saa esille myös painamalla kaukosäätimen ohjelmat-puolelta painamalla asetukset-painiketta. Asetukset painike voi olla kaukosäätimen alaosassa, jota painamalla se nousee ylös ja näyttää kuvan mukaiset valinnat. Ohjelmisto-oletukset löytyvät saman nimisen valikon alta.

Ohjelma-asetukset -ikkunasta Otsikosta näkee aina, mikä ohjelma on avattuna. Alla näkyvästä ikkunasta löytyvät Ecom 3 ohjelmiston perusoletukset.

Ikkunan vasemmassa osassa on puurakenteella kerrottu kaikki ohjelmistoasetusten osat. Kun puusta valitaan jokin valinta, näyttää ohjelma ikkunaan oikealle puolelle tähän liittyvät toiminnot.

Hiirellä on valittu ensimmäinen kenttä (tummennettuna), johon syötetään yrityksen Y-tunnuksen arvo. Valitun kentän otsake näkyy oikealla puolella.

17


6.2.1.2 Yhteystiedot

.

6.2.1.3 Osoitetiedot

Oman yrityksen toimitusosoite kirjoitetaan osoite-otsakkeen alta (ks. edellinen kuva).

6.2.1.4 Laskutusosoitetiedot

Laskutusosoitteet kopioituvat automaattisesti osoitetiedoista. Mikäli yhtiön laskutusosoitetiedot poikkeavat varsi-naisesta osoitetiedot, kirjataan ne tämän valinnan alle.

6.2.2 Yrityksen logo

Tämän valinnan alle on kerätty yrityksen yhteystiedot. Kuvassa yllä yhteystietojen edessä oli Windows-ohjelmalle tunnusmaisesti yhteystietojen edessä + arvo, joka kertoo, että sen alla löytyy lisää valintoja. Painamalla yhteystiedot-valintaa, tulee valinna eteen - arvo, ja alavalinnat aukeavat esiin. Seuraavat kentät ovat sinisinä, eli suosituksena on, että nämä tiedot syötetään kukin sille kuuluvalle paikalle. Painamalla puhelin valintaa, päivittyy myös oikealla oleva ikkuna osoittamaan, että se on nyt valittuna.

Ecomiin voidaan asettaa yrityksenne käytössä oleva logo, jota hyödynnetään mm. useissa tulosteissa.

Logon voi lisätä tämän valikon kautta valitsemasta kaukosäätimestä uusi kuva-valinnalla. Kaukosää-timestä löytyvät myös kuvan poisto-valinta.

18


6.2.3 Valuutat

6.2.3.1 Kurssit

Ecom 3 on monivaluuttaohjelmisto, joka ymmärtää kotivaluutan lisäksi muita käytössä olevia valuuttoja. Kaikki valuuttamääritykset tehdään keskitetysti tämän valuutat-valikon alta.

Yrityksen käyttämät valuuttakurssit näkyvät tässä ikkunassa. Alla näkyvään ikkunaan kotivaluutaksi on valittu Euro.

Valitun valuuttakurssin saa esille valitsemalla ensin halutun kurssin ja painamalla kaukosäätimestä Näytä kurssihistoria -painiketta.

Uusi valuuttakurssin arvo syötetään antamalla ensin haluttu päivämäärä ja antamalla uuden kurssin arvo Uusi kurssi -kenttään.

Kotivaluutan voi antaa ohjelmistoon kahdella eri tavalla, jonka voi valita suhteessa kotivaluuttaan. Yllä olevaan ikkunaan valuutta on valittu Suomen markan suhde Euroon.

Esimerkki: Kuvassa yllä on määritelty niin, että kunkin valuutan kurssi on annettu suhteessa Euroon. Mikäli valinta olisi toisin päin, näkyisi valuuttakurssi nykyinen arvo -kentässä 5,94573. tämä on hyvä huomioida valittaessa kurssien esitystapaa.

19

Aloitusohjeet
Ohjelmiston oletustiedot
6.2.3.2 Valuutta-asetukset

Tässä ikkunassa lisätään uudet valuutat ja otetaan pois jääneet valuutat. Toimenpiteet suoritetaan kaukosäätimen kautta.

6.2.3.3 Kotivaluutan vaihto

Kotivaluutan vaihto aloitetaan painamalla kaukosäätimestä vaihda kotivaluutta-painiketta. Kun painiketta on painettu ja se on vahvistettu erillisessä kysymyksessä, voidaan kotivaluutta vaihtaa avautuvasta kotivaluutta-kentästä kentän perässä olevalla valinta painikkeella (ei näy kuvassa). Ohjelmisto vaihtaa tällä painikkeella kotivaluutan koko Ecom 3 ohjelmistoon varmistavan kysymyksen jälkeen.

20


6.2.4 Internet

6.2.4.1 Palvelin sähköpostin lähetykselle

6.2.4.2 Sähköpostipalvelimen käyttämä portti

6.2.4.3 Sähköpostin lähetyksen käyttäjätunnus

6.2.5 Numeroinnit

6.3 Ecom 3 sisäänkirjautuminenTämän ikkunan avulla ohjataan ohjelmiston suojauksia ja joitain muita erityisominaisuuksia, jotka kannattaa käydä läpi.

Kaikissa ohjelmaikkunoissa on olemassa erilaisia numeroita, joita muokataan tässä ikkunassa. Jos esimerkiksi asiakasnumerointi halutaan alkavan tuhannesta, annetaan kyseiseen kenttään tämä arvo. Seuraavan kerran kun asiakkaita syötetään, ehdottaa ohjelma tätä arvoa uudelle asiakkaalle sillä varauksella, ettei se jo ole jonkun asiakkaan käytössä.

Ecom 3 oletustiedot löytyvät kaukosäätimen ohjelmat-puolelta asetukset-painikkeen alta kohdasta ohjelmisto. Ohjelmisto-oletukset ovat automaattisesti esillä silloin, kun mitään ohjelmis-toikkunaa ei ole auki. Sen saa esille myös painamalla kaukosää-timen ohjelmat-puolelta painamalla asetukset-painiketta. Asetukset painike voi olla kaukosäätimen alaosassa, jota paina-malla se nousee ylös ja näyttää kuvan mukaiset valinnat. Sisäänkirjautumisen oletukset löytyvät saman nimisen valikon alta.

21

AloitusohjeetYleisiä Ecomin ominaisuuksia ja “erikoistoimintoja”

22

7 Yleisiä Ecomin ominaisuuksia ja “erikoistoimintoja”Ecom sisältää paljon kehittyneitä toimintoja, joita tarkastellaan keskitetysti seuraavaksi.

Nämä ohjelman osat on hyvä lukea läpi, sillä se helpottaa ohjelmiston käyttöä. Varsinaiset ohjelmakohtaiset käsikirjat ovat erikseen ja näissä käsikirjoissa viitataan tässä esiteltäviin ominaisuuksiin.

Ohjelmakohtaiset käsikirjat löytyvät kaukosäätimen Ohjeet-osasta, kun ohjelmaikkuna on ensin avattu ohjel-maikkunaan. Ohjekirjat saa esille myös Windows-työpöydän käynnistä-painikkeen alta ohjelmat valikon Ecom 3 otsakkeesta valitsemalla Ohjeet ja sieltä halutun käsikirjan.

7.1 Ikkunoiden muokkaus

7.2 Ecom ohjelmaikkunaOhjelmaikkunassa kirjataan ohjelmaan tietoa. Esimerkiksi palkanlaskenta on ohjelmaikkuna. Ecom ohjelmaikkuna käynnistyy kaukosäätimen ohjelmat-puolelta. On hyvä huomata, ettei Ecom 3 ohjelmaikkunoissa enää hyväksytä

6.3.1 SisäänkirjautuminenSisäänkirjautumisessa on kolme eri vaihtoehtoa: ohjelmisto avautuu suoraan, ohjelma kysyy salasanan tai ohjelma kysyy sekä käyttäjätunnuksen että salasanan ohjelmistoa avattaessa.

6.3.2 AloitusohjelmistoTässä valitaan se ohjelmisto, jota kaukosäädin ehdottaa oletuksena avattavaksi.

6.3.0.1 Enter-painikkeen käyttö

Mikäli ohjelmistossa halutaan edetä kentästä toiseen painamalla Enter-painiketta, asetetaan ohjelman asetuksiin valinta päälle. Valinta löytyy asetukset-valinnan alta sisäänkirjautumis-valikosta, josta löytyy Enter arkaimena -valinta.

6.3.0.2 Vahvista poistot

Varsinkin ohjelmiston alkuvaiheessa kannattaa tämä valinta olla päällä, miksei myös myöhemminkin. Ohjelma varmistaa, että haluatko poistaa kyseisen tiedon, mikäli olet poistamassa jotain tietoa. Tällä käyttäjä saa varmuuden sille, ettei tule vahingossa poistaneeksi jotain tarpeellista tietoa.

Voit muokata jokaisen ohjelmaikkuna mieleiseksesi ruudun koon ja mieltymystesi mukaan. Ecom muistaa tekemäsi muutokset myös seuraavalla istuntokerralla. Toisaalta, mikäli uudet ikkunoiden asettelut eivät miellytä, voi aina valita ohjelman ylävalikosta ikkuna-valikon ja valita palauta valikosta perusasetteluun -toiminnon. Tämän jälkeen ikkunat voi taas muokata halutun näköisiksi.

Ikkunoiden kokoja voit muokata joka suuntaan. Niitä voi pidentää ja leventää tai myös päinvastoin. Kenttien pituudet mukautuvat tekemiisi muutoksiin. Tämä antaa aivan uusia mahdollisuuksia muokata ikkunat mieleisekseen.


tehtyjä muutoksia, vaan ne ovat saman tien kirjattuna tietokantoihin. Tämä nopeuttaa ja helpottaa ohjelmiston käyttöä.

7.2.1 Ohjelmaikkunan pikapainikkeet

Ohjelmaikkunan yläosassa on aina pikapainikkeita, joiden avulla ohjelmiston toimintaa ohjataan. Jokaisessa ohjelmaikkunassa on samanlaiset painikkeet. Tämä helpottaa omaksumista.

Sulje-painikkeella ohjelmaikkuna sulkeutuu.

Selauspainikkeet ovat ohjelmaikkunan tietojen selausta varten. Esimerkiksi alla olevassa palkanlasken-taikkunassa voidaan selata palkansaajia.

Alkuun-painikkeella ohjelma siirtyy ensimmäisen palkansaajan kohdalle ja näyttää tämän tiedot, Edellinen -painike antaa edellisen palkansaajan tiedot, Seuraava -painike toimii vastaavasti ja Loppuun -painike näyttää viimeisen palkansaajan tiedot.

Lisää -painikkeella ohjelmaikkunaan lisätään uutta tietoa, joka tässä ikkunassa olisi uusi henkilö. Se voi olla myös uusi lasku, uusi tarjous, tilaus tai vaikka tuote, ohjelmaikkunan aiheen mukaan.

Tulosta-painikkeella voidaan tulostaa ohjelmaikkunan tietoja paperille. Mikäli jokin ikkuna on harmaana, on se tilapäisesti pois käytöstä ja tulee taas käytettäväksi, kun ohjelman tila muuttuu toiseksi. Tulosta -painike on esimerkiksi silloin harmaana, kun ei ole vielä mitään tulostettavaa.

Paras ja nopein tapa hakea ohjelmaikkunaan liittyvää tietoa on käyttää Haku-painiketta joka avaa erillisen hakuikkunan. Hakuikkunan toimintaa kuvataan tässä käsikirjassa erikseen myöhemmin

23


7.2.2 Ohjelmaikkunan erikoistilanteita

7.2.2.1 Kaukosäätimen voi piilottaa

7.2.2.2 Ohjelmaikkunaa jää kaukosäätimen taakse piiloon

Mikäli ohjelmaikkuna jää kaukosäätimen alle, pitää ohjelmaikkunan kokoa muokata sopivaksi. Se tapahtuu ottamalla hiirellä ohjelmaikkunan vasemmasta reunasta kiinni, jolloin hiiren osoitin muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi. Tämän jälkeen ikkunaa voi pienentää painamalla hiiren vasenta painiketta ja vetämällä samaan aikaan oikealle, jolloin ikkuna siirtyy kaukosäätimen alta pois. Ikkuna kannattaa siirtää kaukosäätimen reunaan asti. Ohjelma tallettaa automaat-tisesti asetetut ikkunat, ja ne ovat asetetussa järjestyksessä seuraavalla kerralla ohjelmaa käytettäessä.

7.2.2.3 Kaukosäädin ei mahdu kokonaan ohjelmaikkunaan

Jos kaukosäädin ei näy kokonaisena ohjelmaikkunassa, voidaan se muokata ikkunaan sopivaksi seuraavasti.

Jos ohjelmaikkuna jää kaukosäädin-ikkunan alle piiloon, voidaan kaukosäädin laittaa piiloon ja ottaa se sieltä esiin tarvittaessa. Kaukosäätimen alaosassa on painike, jota painamalla saadaan kaukosäädin piiloon. Kaukosäätimen saa esiin aina haluttaessa viemällä hiiren ikkunan vasempaan reunaan.

Kaukosäätimen saa silloin aina esille, kun hiiren vie ohjelmaikkunan vasempaan reunaan. Kaukosäädin tulee silloin esiin ja on käytettävissä.

Vastaavasti, jos kaukosäädin halutaan aina näkyväksi, painetaan silloin samaa painiketta. silloin painikkeessa on jätä näkyviin -teksti.

Jos kaukosäätimen yläpuolella on vapaata tilaa, voidaan sitä nostaa ylöspäin. Se tapahtuu viemällä hiiri ensin kaukosäätimen otsikon päälle ja painamalla hiiren vasenta painiketta ja pitämällä se pohjassa. Kun näin on tehty, siirtyy kaukosäädin hiiren liikkeiden mukana haluttuun kohtaan. Nyt kaukosäädintä voi nostaa ylöspäin.

Jos kaukosäädin ei vieläkään näy kokonaisena, voidaan kaukosäätimen pituutta lyhentää. Jos kaukosäätimen alaosaa ei näy ikkunassa, siirrytään ohjelmaikkunan alaosaan ikkunan oikeassa reunassa olevalla hissillä. Ohjelmaikkuna liikkuu alaspäin. Kun kaukosäätimen alaosa tulee näkyviin, voi sitä lyhentää. Lyhentäminen tapahtuu viemällä hiiri kaukosäätimen alaosan reunalle niin, että hiiren nuoli muuttuu kahteen suuntaan osoittavaksi nuoleksi, jonka jälkeen painetaan hiiren vasen painike alas. Nyt hiirtä nostamalla kaukosäädin lyhenee. Kaukosäädin kannattaa jättää suhteellisen pitkäksi, sillä se ohjaa käyttäjää ohjelm-istoa käytettäessä.

24


7.2.2.4 Ikkunoiden perusasetusten palautus

Jos ikkunoiden asettelussa jokin ikkuna katoaa, tai sen kanssa tulee muita hankaluuksia, voidaan ohjelmiston ylävali-kosta palauttaa ohjelmiston ikkunoiden perusoletukset. Palauttaminen tapahtuu valitsemasta ikkunan ylävalikosta ikkuna-otsikko ja sen alta Palauta ikkunoiden alkuperäiset ikkunakoot ja -paikat -komento.

7.2.2.5 ohjelmaikkunan perustietojen piilotus

Ecom 3 ohjelmiston tietyt ohjelmat vaativat paljon tilaa. Esimerkiksi palkanlaskentaohjelmisto voi tuntua ahtaalta, jos käytössä on vain pieni kuvaputki.

Kun esimerkiksi palkanlaskennalle halutaan lisää tilaa voidaan perustiedot piilottaa. Tällöin ylätauluun jää näkyvihenkilötiedot ja loppu on varattu palkan syöttämistä varten. Tiedot piilotetaan yläikkunassa näkyvällä erittäin pienellä kolmiolla varustetulla pitkällä painikkeella joka on ikkunan alaosassa.

Alla näkyvässä kuvassa ikkuna on pienennetty, jolloin pitkä ohut painike on noussut ylös ja peittänyt palkan syöttämisen ajan sellaiset tiedot, joita ei tarvita. Piilossa olevat tiedot saa taas esille painamalla samaa painikettuudestaan.

25


7.3 Taulukon muokkaus mieleiseksi

7.3.1 Taulukoiden erikoistilanteita

7.3.1.1 Taulukon tiedot ovat epäjärjestyksessä

Jos taulukon tiedot on muokattu “kummallisesti” tai kaikkea tietoa ei näy taulukossa sen uudelleen järjestämisen jälkeen, voidaan sen tiedot palauttaa alkuperäisiksi kuten seuraavassa kappaleessa on kuvattu.

7.3.1.2 Taulukkotietojen palautus alkuperäisiksi

Ohjelmaikkunan ollessa auki voidaan ikkunassa olevan taulukon tiedot palauttaa alkuperäiseksi painamalla taulukon päällä hiiren oikeaa painiketta, ja valitsemalla avautuvasta valikosta Palauta alkuperäiset asetukset -toiminto.

Kaikkien taulukoiden palautus alkuperäiseen asuun onnistuu valitsemalla ohjelman ylävalikon Ikkunat-valikon alta Palauta alkuperäiset sarakeasetukset taulukoihin -komento.

Ecomissa on monia taulukkoja, joihin syötetään tietoja. Tiedot syötetään taulukossa oleviin kenttiin. Näiden kenttien järjestystä voi muuttaa haluamakseen. Se tapahtuu ottamalla hiirellä halutusta otsikosta ja vetämällä se haluttuun paikkaan painamalla samaan aikaan hiiren vasemmasta paini-kkeesta. Koko sarakkeen tiedot siirtyvät haluttuun paikkaan. Myös kenttien leveyksiä voi muuttaa hiiren avulla. Näin taulukon voi muotoilla sen näköiseksi, kuin itse haluaa.

Alla olevat palkkarivit on muokattu uuteen järjestykseen esimerkin kukaan.

26


27

7.4 Raportti-ikkunoiden toiminta

Huomioi myös, että raportit voidaan esikatsella painamalla esikatselu-painiketta. Silloin ne näkyvät ensin kuvaput-kella, josta ne voidaan tulostaa tarvittaessa.

Raportit-valintojen alle on koottu ohjelmakohtaisesti siihen ohjelmaan liittyvät raportit. Kaukosäätimen Ohjelmat -valinnan kautta löytyvät ohjelmakohtaiset painikkeet, joiden alta löytyvät ohjelmakohtaisesti Raportit-valinta. Esimerkiksi Palkanlaskentaikkunan raportit löytyvät kaukosäätimen palkanlaskentapainikkeen alta tulevasta raportit -painikkeesta.

Avautuva ikkuna on kaksiosainen. Raporttivalikko löytyy ikkunan vasemmasta reunasta.

Kun vasemmassa reunassa on jokin raportti valittu hiirellä niin, että se näkyy tummalla taustalla (kuvassa maksuluettelo-raportti), näkyy oikealla raporttiin liittyvät kentät ja valinnat (Kuvassa maksupäivä). Eli oikealla olevat valinnat ovat aina sen raportin tietoja, joka näkyy vasemmalla olevasta raporttivalikosta tummennettuna, eikä se sisällä kaikkien rastitettujen raporttien valintatietoja kerralla.

Valikosta on valittu kaikki palkanmaksuun liittyvät raportit. Kaikki valinnat voidaan tulostaa kerralla joko esikatseluun tai suoraan kirjoittimelle.

On hyvä huomata, että jokaisella raportilla on omat valintansa, jotka kannattaa käydä läpi ennen raporttien tulostamista. Ohjelma tosin kysyy, että asetetaanko kaikille valituille raporteille samat valinnat, mikä helpottaa silloin, kun esimerkiksi kaikille valituille raporteille halutaan samat päivämäärärajat. Oikeasta alareunasta löytyvä sulje-painike sulkee koko asetusikkunan (ei näy kuvassa).


7.5 Ecomin tietokannat

7.6 Hakutoiminnot

Huomioi: Näitä hakutapoja kannattaa harjoitella, sillä tämän työkalun niksien osaaminen nopeuttaa huomattavasti haettavan tiedon löytämisessä.

7.6.1 Erittäin kehittynyt hakumoottori

7.6.2 Miten hakuikkunat saa esille.

Hakuikkunan saa usein esille myös kaukosäätimestä, jolloin voidaan etsiä ohjelmaikkunan liittyviin taulukoihin hakutoimintoja. Hakuikkunan toiminnoista kerrotaan lähemmin aina kunkin ohjelmaosan yhteydessä.

7.6.3 Yksi ainut hakuikkunaEcom 3 ohjelmistossa on vain yksi hakuikkuna, joka päivittyy aina sen mukaan, mitä tietoa etsitään. Esimerkiksi laskutuksessa, kun olet asiakas-kentässä, näyttää hakuikkuna asiakkaan tiedot ja kun siirryt tuoteikkunaan, on hakuikkunassa vastaavasti esillä tuotetiedot.

Mikäli käytössä on iso kuvaputki, kannattaa hakuikkunalle varata oma kiinteä paikka esimerkiksi ikkunan alaosaan, jossa ei muita ikkunoita käytetä. Silloin se voi olla ruudun tietyssä kohtaa aina auki ja valmiina käyttöön.

Ecomissa on SQL-tietokannat. Ohjelma huolehtii tietojen tallennuksesta automaattisesti ja varmentaa itse syötettyjen tietojen tallentumisen. Tämä antaa erittäin hyvän käyttövarmuuden ja huolettoman tieto-kantaympäristön. Käyttäjän ei tarvitse itse muistaa tallettaa tehtyjä muutoksia, vaan ne ovat automaat-tisesti muistissa. Se mahdollistaa myös ohjelmiston nopeamman käytön, kun voit heti muokata tekemääsi työtä ilman erillistä muokkauskäskyä. Näin ohjelmiston käyttö on joustavaa ja nopeaa.

Ecomin hakutoiminnot ovat erittäin kehittyneet ja tehokkaat. Toisaalta taas niiden käyttö on erittäin yksink-ertaista. Ecomin haku on käytettävissä yhtäaikaa käytettävän ohjelmiston kanssa.

Sen lisäksi haku on valikoiva, eli antaa näkyviin haun tulokset saman tien hakua kirjoitettaessa ja pelkästään ne tiedot, jotka täyttävät haun kriteerit. Tämä haku antaa aivan uudet ulottuvuuden erilaisten hakujen tekoon ja nopeuttaa kaikkia hakuja oleellisesti.

SQL-pohjaisissa tietokannoissa haut ovat usein suhteellisen kömpelöitä. Ecom on tässä tapauksessa erittäin positiivinen poikkeus. Siinä hakukenttä reagoi välittömästi hakukenttään syötettävään tietoon. Kun hakukenttään syöttää tietoa, rullaa ohjelmahaku välittömästi syötetyn tiedon mukaan reaaliajassa. Tämä toiminto nopeuttaa hakukentän käyttöä erittäin paljon ja nopeuttaa näin myös ohjelman käyttöön menevää aikaa.

Lähes jokaisessa ohjelman osassa on tulostusta osoittava painike, joka löytyy ohjelman ylävalikosta. Painikkeen kuvantunnuksena on taskulamppu (kuvassa oikealla).

28


7.6.4 Jokaiselle haulle oma hakukenttä

Hakutoimintaa esittävä, esimerkkinä oleva hakuikkuna on otettu esille painamalla kaukosäätimestä asetukset -painiketta ja valittu palkanlaskenta-painike, esiin tulevasta ikkunasta on valittu palkkalajit ja painettu ikkunan yläosassa oikeasta reunasta löytyvää haku-painiketta (ei näy kuvassa). Esiin tullut ikkuna on hakuikkuna.

Jokaisella hakuikkunalla on omat hakukenttänsä, joilla tietoa haetaan. Tämä antaa erittäin suuren jouston hakua tehtäessä. Haku voidaan kohdistaa suoraan esimerkiksi nimikenttään syöttämällä siihen haettavaa tietoa. Tämä tehostaa hakua huomattavasti varsinkin kun sen lisäksi käytetään vielä myöhemmin esiteltäviä lisätoimintoja.

29


7.6.5 Haku yhden hakukentän tiedoilla

7.6.6 Haku useammalla kentällä yhtäaikaaKun jokaisella haulla on oma hakukenttänsä, voidaan hakuikkunasta hakea kahdesta tai useammasta kentästä yhtäaikaa. Tämä helpottaa usein löytämään vaikeammin löydettäviä kohteita. Kun haetaan useammasta kentistä yhtäaikaa, löytyy haettava tieto nopeammin.

Yleisimmin tietoa haetaan yhdestä kentästä kerrallaan. Alla olevaan ikkunaan on syötetty nimi-kenttään arvo k. Ohjelma reagoi välittömästi syötettävään tietoon sitä mukaan kun tietoa syötetään. Hakuikkunassa on nyt kaikki k-kirjaimella alkavat nimet näkyvissä (vrt. edellinen ikkuna, jossa näkyy myös muita tuotteita).

Seuraavan kirjaimen syöttö on jättänyt ikkunaan vain yhden haettavan tiedon. Se on ainoa kenttä, joka täyttää haun kriteerit, eli se on ainut hakukenttä joka alkaa sanoilla ku. Näin kahdella hakukenttään syötetyllä merkillä on löytynyt haluttu tieto.

OK-painikkeella haluttu tieto saadaan esille ohjelmaikkunaan.

30


7.6.7 Villi haku

Kuvassa on ensin syötetty nimikenttään kirjain a, jonka jälkeen kentässä oli pelkästään a-alkuisia valintoja. Kun a-alkuisia kirjaimia on erittäin paljon, on hakua tarkennettu antamalla Nro-kenttään hakua tarkentava ehto. Näin taulussa näkyy pelkästään a-kirjaimella alkavia nimiä, joiden numerointi alkaa arvolla 3. Tämä haku on erittäin käyttökelpoinen silloin, kun valittavia kohteita on paljon ja niiden määrää halutaan karsia vähemmäksi.

Villi haku tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan sitä, että hakutiedon perään lisätään *-merkki, jolloin kentän tietoa ei luetakaan heti kentän alusta, vaan ohjelma alkaa etsiä sellaisia tuotteita, joista haettava merkkijono löytyy jostain haettavan kentän sisältä.

Kuvan ikkunassa on etsitty kaikki sanat, joista löytyy sana auto. Tämä on saatu aikaan antamalla auto-sanan perään *-merkki. Näin myös vapaa autoetu on ilmestynyt mukaan löydettyihin kohteisiin. Varsinkin tämä toiminto auttaa löytämään vaikeampia kohteita.

31


7.6.8 Haku valintakentän mukaan Mikäli haun kohteet on ryhmitelty erilaisiin luokkiin, voidaan myös tällaisia kenttiä hyödyntää haettaessa kohdetta.

7.6.9 Haku tai-komennolla

7.6.10 Hakuikkunassa esiintyvien kenttien järjestäminen uuteen järjestykseen

Alla näkyvät palkkalajit on luokiteltu omiin ryhmiin. Tässä ikkunassa viimeisenä hakukri-teerinä on tällainen ryhmä. Kentän perässä on painike, josta voi valita halutun ryhmän. Kuvassa hakukriteeriksi on valittu verottomat korvaukset -ryhmä, jonka jälkeen ohjelma on karsinut hakuikkunasta kaikki muut ryhmät pois ja näyttää nyt vain verottomia korvauksia. Tämä on yksi tapa karsia pois sellaisia kohteita, joita nyt ei haeta. Myös tätä kenttää voi käyttää hyödyksi muiden hakujen kanssa yhtä aikaa.

Hakuikkunassa, kun haetaan kahdella tai useammalla hakuikkunalla yhtä aikaa, perusoletuksena on, että haussa kaikkien ehtojen on täytyttävä yhtäaikaa. Silloin hakuehtona on ja-toiminto. Mikäli halutaan, että yksikin hakuehto täyttyy, valitaan hakuikkunasta tai-komento (löytyy hakuikkunan oikeasta ylänurkasta). Se auttaa kartoittamaan erittäin vaikeasti löydettäviä kohteita varsinkin, kun sitä käytetään yhdessä villin haun kanssa (katso kyseinen kappale).

Hakuikkunassa esiintyviä kenttiä voidaan järjestää eri tavoin järjestykseen. Kun tietoa haetaan, on ne aina järjestyksessä jonkin kentän mukaan. Oletuksena järjestys on ensim-mäisen kentän mukaan ja järjestys on pienimmästä suurimpaan. Pieni harmaa kolmio kentän otsakkeessa kertoo missä järjestyksessä haettavat tiedot ovat. Kun kolmio on ylöspäin, ovat kentän tiedot kasvavassa järjestyksessä, eli penin tieto näytetään ensin. Kuvan ikkuna on Nro kentän mukaan järjestyksessä alken ensimmäisestä numerosta 1000.

32


7.6.11 Lisää ja käytä -painikkeet tietojen syötössä

7.6.12 Erikoispainikkeet

Hakuikkuna voidaan muokata vaikka aakkosjärjestykseen nimen mukaan niin että viimeinen kenttä näkyy hakuikkunassa ensimmäisenä. Se tapahtuu painamalla hiirellä Nimi -otsikkoa, jolloin hakuikkuna järjestyy ikkunaan aakkosjärjestykseen ja pieni kolmio siirtyy nro-kentästä nimi kenttään. Kun tiedot halutaan näkyvän niin, että viimeiset tuotteen näkyvät ensin, painetaan otsaketta uudelleen. Pieni musta kolmio kääntyy ylösalaisin kertoen muutoksen tapahtuneen. Kuvassa alla on näin tapahtunut ja viimeinen tuote näkyy nyt hakuikkunassa ensimmäisenä.

Sellaisissa hakuikkunoissa, jossa tietoa lisätään ohjelmaikkunan taulukkoihin, on käytössä kaksi erilaista valinta -painiketta: Lisää -painikkeella lisätään uusi rivi valitulla kentällä ja käytä -painikkeella korvataan aiemmin sillä rivillä esiintynyt tieto. Käytä siis varoen käytä-painiketta, ettei esimerkiksi valmiiksi syötettyä tietoa katoa taulukosta.

F6 funktiopainikkeella voidaan hypätä suoraan hakuikkunaan, jos se on kerran avattu kaukosäätimestä ja se on piilossa ohjelmaikkunan alla. Samalla painikkeella pääsee myös hakuikkunasta takaisin ohjel-maikkunaan. Tämä nopeuttaa hakuikkunan käyttöä, kun se voidaan ottaa esille ilman hiirtä.

33


7.6.13 Hakuikkunan käyttö suoraan taulukosta

7.6.14 Hakua helpottava apuikkuna

7.7 Kaavan lasku summaa ja lukumääräkenttää käytettäessä

7.8 Kalenterikentän ja -painikkeen toimintaperiaate

.

Kun tietoa syötetään taulukkoon, voidaan hakuikkunaa hyödyntää samanaikaisesti. Se tapahtuu siten, että hakuikkuna on oltava auki ja painetaan Alt-painike pohjaan.

Kun syötät tietoa hakukenttään, näyttä ohjelma pikkuikkunassa valmiiksi sellaisen haun, joka voi täyttää halutun ehdon ilman koko kentän syöttämistä.

Jokaisessa määrä ja kaavakentässä on oma kaavanlaskutoiminto, eli pieni plus-painike(+) kentän vasem-massa reunassa. Sen avulla voidaan tehdä perusmatemaattisia laskutoimintoja. Se on erittäin käytän-nöllinen, kun pitää muistaa jälkeenpäin, miten kyseiseen lopputulokseen on päädytty. Ohjelma näet muistaa lasketun kaavan ja näyttää sen myös jälkeen päin.

Sellaisessa kentässä, jossa ei ole käytetty kaava-toimintoa, on musta plussa ja käytetyn erottaa harmaasta plus-merkistä.

Kalenterikenttään syötetään päivämäärätietoa. Sen voi syöttää suoraan näppäimistön kautta käsin, tai oikean päivämäärän voi hakea kalenterikentän perässä olevasta kalenteripainikkeesta.

Päivämäärän muoto on konekohtaisesti määriteltävissä. Se on määritelty Windowsin ohjauspaneelissa maa-asetusten alla, josta löytyy päivämäärä -välilehti. Paljon käytetty päivämäärän muoto on p.k.vvvv. esimerkiksi 1.1.2002.

Kalenteri-ikkunan avautuu painamalla hiirellä kalenterikentän perässä olevaa kalenteripainiketta.

Taulukon kalenteri-kentässä kalenteripainike on kentän sisällä näkyvä pieni painike. Tällainen kenttä on toimintaperiaatteeltaan vastaava.

Ohjelma tuo kalenteri-ikkunan esille, josta voi hakea halutun päivämäärän.

34


7.9 Kenttäkohtaisia erikoistarkisteita

7.9.1 Pankkitilin automaattisen pitkän muodon tarkiste

7.9.2 Henkilötunnusten tarkistus

Kalenteri-ikkunassa on kuukausinäkymä. Ohjelman ehdottama kuukausi näkyy kalenteri-ikkunan keskellä. Tämän molemmilla puolilla on selauspainikkeet, joista vasemmanpuolisilla siirrytään kalenterissa taaksepäin ja oikean-puolisilla kalenterissa eteenpäin.

Tuplanuolet sisältävällä selauspainikkeella ohjelma siirtyy vuoden kerralla, ja toisella painikkeella selataan kuukausitasolla. Ikkunan tiedot päivittyvät välit-tömästi haetulla tiedolla.

Ehdotettu päivämäärä on neliöity. Kun haluttu päivä löytyy valitaan se hiirellä tai nuolinäppäimien avulla ja painetaan hiiren vasenta painiketta kerran tai näppäimistöstä Enter-painikkeella. Kalenteri-ikkuna poistuu ja kalenteri-kenttään on ilmestynyt valittu päivämäärä.

Huomioi: Nykyhetken saa esille painamalla ikkunan oikeassa alanurkassa olevaa painiketta. Jos se ei täsmää reaalikalenterin kanssa, kannattaa koneen päivämäärätiedot tarkistaa koneen asetuksista. Kalenteri-ikkunan saa esille tuplaklik-kaamalla Ohjauspaneelin (Käynnistä, Asetukset ja Ohjauspaneeli) Päivämäärä ja aika -kuvaketta. Esiin tulevaan ikkunaan muutetaan koneelle oikea päiväys ja kellonaika.

Ecom tekee pankkitilinumerosta pitkän pankkitilinumeron automaattisesti, mikäli annetun pankkitilinumeron tiedot täsmäävät ja se on oikealla tavalla syötetty. Tilinumero annetaan syöttökenttään väliviivalla varustettuna, ja ohjelma luo tästä automaattisesti pitkän pankkitilinumeron.

Tätä pitkää pankkitilinumeroa käytetään pankkiohjelmistojen ja Ecomin väliseen kommunikaatioon. Kun Ecom lähettää tilinumerotietoa pankkiohjelmistoon, on ne oltava pitkän pankkitilinumeron mukaisessa muodossa, ja vastaava käytäntö on silloin kun Ecom ottaa pankkiohjelmistosta vastaan käsiteltävää aineistoa.

Huomioi: Mikäli pitkässä pankkitilinumerossa on väliviivaa, ei pankkitili ole läpäissyt tarkis-tusta, eikä siitä ole voitu tehdä pitkää muotoa. Tällöin kyseessä voi olla ulkomaalainen tilinumero, jolloin tarkisteet eivät täsmää. Todennäköisempää on, että tilinumerotiedoissa on puutteita. Tällaista tilinumeroa ei voida käyttää kommunikoitaessa pankkiohjelmistojen kanssa, sillä pankkiohjelmistoissa se saa aikaan virhetapahtuman.

Ecom tarkistaa henkilötunnisteen oikeellisuuden sitä syötettäessä. Tarkistuksessa käytetään virallista tarkistuskaavaa.

35


7.10 Pikanäppäimet

7.10.1 Välilehtien selaus näppäimistön pikanäppäimien avulla

7.11 Pyöristyssännöt (c)

1 Ei käytössä

Tämä pyöristyssääntö ei ole yleisesti käytössä. Se antaa tuloksen sellaisenaan, eikä katkaise desimaalin perässä mahdollisesti olevia lisädesimaaleja. Tämä pyöristyssääntö voi aiheuttaa joskus hämminkiä, kun määrä kasvaa suureksi, ja loppusumma ei täsmää, kun kertoo a-hinnan ja lukumäärän yhteen ja vertaa sitä ohjelman antamaan loppusummaan. Suuressa lukumäärässä nämä lisädesimaalit alkavat vaikuttaa loppusummaan.

Esimerkki: jos luku on 1,889, ja se annetaan kahdella desimaalilla yksikköhinnaksi, näyttää ohjelma luvun 1,89, vaikka se on talletettuna muodossa 1,889. Kun yksikköjä on laskelmassa esimerkiksi 100, näyttää ohjelma summaksi 188,90 vaikka se olisi ohjelman näyttämän luvun mukaan 189,00. Tämä 10 penniä, joka on jäänyt piiloon yhden yksikön luvussa, aiheuttaa usein päänvaivaa.

Välilehdeltä toiselle siirtymiseen on Ecomissa tehty omat näppäimistöltä toimivat pikanäppäimet, joiden avulla voi siirtyä nopeasti niin sivuttain, kuin myös ylös-/alaspäinkin. Se tapahtuu painamalla Ctrl-painikkeen ollessa pohjassa nuolinäppäintä haluttuun suuntaan, jolloin ohjelma etenee ikkunassa välilehdeltä toiselle.

Jos esimerkiksi perustiedot- välilehdeltä halutaan siirtyä verokortit-välilehdelle, käy se painamalla Ctrl- ja nuoli oikeaan -näppäimillä.

Pyöristyksiä määriteltäessä ja tutkittaessa on hyvä muistaa, että vaikka jollekin tiedolle on määritelty millainen pyöristys hyvänsä, näytetään summat ruudulla aina kahden desimaalin tarkkuudella pyöristettynä, vaikka laskennassa olisi käytetty miten monta desimaalia hyvänsä.

Huomioi: jos tietokantaan on tallennettu luku 1,884, näytetään näytöllä 1,88. Vastaavasti jos tietokannassa on luku 1,885142, näytetään näytöllä 1,89..

36

AloitusohjeetVarmuuskopiointi

2 Katkaisu

Katkaisu poistaa kaikki mahdolliset lisädesimaalit, joita lukuun olisi sisältynyt ilman katkaisua. Tämän käyttö on huomattavasti turvallisempaa suurienkin lukumäärien käytössä.

Esimerkki: jos luku on 1,889, katkaisee ohjelma kahden desimaalin jälkeen, jolloin ohjelma tallettaa luvun 1,88. Tällöin ohjelmiston antama tulos täsmää aina käsin laskettavan tuloksen kanssa.

3 Aina ylös

Tätä pyöristyssääntöä käytettäessä ohjelma pyöristää luvun aina annettujen desimaalien tarkkuudella ylöspäin.

Esimerkki: Jos luku on 1,881, ja se annetaan kahdella desimaalilla yksikköhinnaksi, näyttää ohjelma luvun 1,89 ja tallettaa sen tässä muodossa. Tällöin ohjelmiston antama tulos täsmää aina käsin laskettavan tuloksen kanssa.

4 Aina alas

Tätä pyöristyssääntöä käytettäessä ohjelma pyöristää luvun aina annettujen desimaalien tarkkuudella alaspäin.


5 Pyöristys

Tämä pyöristyssääntö pyöristää luvut normaalin pyöristyssäännön mukaan. Käytettäessä ohjelma pyöristää luvun aina annettujen desimaalien tarkkuudella.


8 Varmuuskopiointi

Ecom varmuuskopiointi-ikkuna avautuu Windows-työpöydältä käynnistä-painikkeen alta ohjelmat-valikosta valitsemalla Ecom 3- valinta ja sen alta varmuuskopiointi. Kaikki Ecom 3 tiedot ovat yhdessä tietokannassa, joka kopioidaan sellaisenaan haluttuun varmuuskopiohakemistoon.

Mikäli yrityksenne tietokannat kopioidaan jonkin toisen järjestelmän avulla, voitte liittää Ecom 3 -hakemiston varmistettaviin tietoihin.

37


8.1 Varmuuskopioinnin otto

Varmuuskopioinnin otto -välilehdellä tehdään varmuuskopiointi. Oletuksena varmuuskopiointi otetaan saman päähakemiston alle Ecom3 varmuuskopio -hakemistoon.

Parempi vaihtoehto on ottaa varmuuskopio esimerkiksi kirjoittavalla CD-asemalla tai Zip-asemalla tai varmuuskopiointinauha-asemalla. Silloin varmistettu tieto voidaan viedä talteen johonkin toiseen tilaan ja palauttaa tieto tarvittaessa.

Varmuuskoipintihakemisto kirjoitetaan joko suoraan sitä osoittavalle riville tai se voidaan valita kentän perässä olevalla painikkeella. Esiin ilmestyvästä ikkunasta voidaan valita haluttu hakemisto.

Alla olevasta valikosta valitaan kopioitavat yritykset.

Aloita-painikkeella kopiointi alkaa.

38


8.2 Varmuuskopioinnin palautus

8.3 VarmuuskopiointiasetuksetTällä voidaan asettaa varmuuskopiointiohjelmalle asetuksia.

Varmuuskopioinnin palautus tapahtuu tämän välilehden kautta.

Palautuksessa valitaan palautettava yritys ja painetaan palauta -painiketta.

39

Documents

LOITUSOHJEET - ecom.fi Yleisohje.pdfAloitusohjeet Asennus 4 • Windows-ympäristössä toimiva verkkokäyttöjärjestelmä , Windows 95, -98, -NT tai -2000. • Parikaapeliverkko,