Upload
others
View
11
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
www.netcom.hr
e-Uprava
Što se arhivira?
Lokalne uprave, javne ustanove, poduzeća, škole..., odgovorni su ogromne količine informacija.
Prikupljate ih, stvarate, spremate, štitite i razmjenjujete s drugima. Do skora je većina informacija
bila u formi pisanih dokumenata i vrlo su se brzo gomilali. Veliki obim posla, ograničena
proračunska sredstva i povećanje zahtjeva za trenutni pristup informacijama predstavljaju veliki
izazov za upravljanje dokumentima koji su nastajali kroz niz godina. U današnje doba kada se
digitalizira i glas i slika i knjiga, sama digitalizacija dokumenata i nije neki veliki problem. No vrlo
je bitno da se dokumenti organiziraju da ih se može pretraživati po različitim kriterijima te da se
ubrza pristup dokumentima.
Zašto digitalni arhiv?
U klasičnom arhivu jedan dokument uvijek može gledati samo jedna osoba. Dokumenti se fizički
sele sa jednog stola na drugi, izloženi su raznim rizicima kao što su požar, poplava, krađa,
krivotvorenje i slično.
Digitalni arhiv omogućava da u isto vrijeme dokumentima pristupa više osoba s različitih mjesta.
Na taj način se vrši velika ušteda u vremenu i ubrzavaju mnogi procesi, a posebno u komunikaciji
sa strankama.
Također, omogućava da se veliki broj spisa stavi na CD/DVD/USB medij, a zatim se taj medij može
umnožiti u odgovarajući broj primjeraka. Na taj način čuva se i osigurava dokumentacija od rizika
kojima je inače izložen svaki arhiv dokumenata.
Sigurnost i statistika
Digitalni arhiv omogućava pristup samo ovlaštenim osobama. Dokumenti su na raspolaganju 24
sata, a arhiv automatski vodi i statistiku pristupa dokumentima.
Digitalni arhiv je i multimedijski! To znači da uz zapisnik sa sjednice možete arhivirati kao prilog i
zapis sa diktafona, digitalne video kamere ili digitalnog fotoaparata. Također, možete uz originalni
potpisani i ovjereni dokument dodati kao prilog i njegov izvornik kao što je dokument pisan u tekst
procesoru ili tabličnom kalkulatoru.
Vaš urudžbeni zapisnik sada evidentira mnogo više sadržaja nego do sada, a pristupiti im možete
bilo kada i s bilo kojeg mjesta. Brzo i efikasno, u djeliću sekunde, možete pronaći dokument po
svim stavkama urudžbenog zapisnika.
Budućnost?
Uskoro će i ova tehnologija biti sveprisutna u našem životu kao što su mnoge naše urede, u ne
tako davnoj prošlosti, osvojili telefaks i osobno računalo.
Preuzmite potpunu kontrolu nad Vašim dokumentima!
Lokalna uprava i samouprava
DIAR Digitalni ArhivDocument Management System
Janeza Trdine 2
51000 Rijeka, Hrvatska /Croatia/
tel. 00385 51 800 500
fax. 00385 51 212 887
Riva 6
51000 Rijeka, Hrvatska /Croatia/
tel. 00385 51 212 608
fax. 00385 51 212 887
www.netcom.hr [email protected]
Windows i Microsoft SQL Server i noviji žigovi su ili robni i uslužni znakovi tvrtke Microsoft Corp. u SAD-u i/ili drugim zemljama.
Svi korporativni zaštitni znaci vlasništvo su njihovih vlasnika. Sve specifikacije proizvoda podložne su promjeni bez prethodne najave.Slike proizvoda su informativnog karaktera. Copyright © Netcom d.o.o.
1.2-2016
Zašto digitalni arhiv i urudžbeni zapisnik?
Usklađenost
- na hrvatskom jeziku
- usklađen sa zakonom
Dostupnost i povezanost
- trenutan pristup informacijama
- pojednostavljena distribucija informacija
- brzo pretraživanje dokumenata po svim stavkama
urudžbenog zapisnika
- poboljšanje ukupne produktivnosti
- povezanost urudžbenog zapisnika i digitalnog arhiva
Produktivnost
- istovremeni rad više osoba na predmetima
- efikasnija komunikacija između odjela
- ubrzavanje svih poslovnih procesa
- povećana ažurnost
Sigurnost i ušteda
- automatska evidencija predmeta po referentima
- poboljšana sigurnost uz kontrole pristupa
- visoka razina zaštite i sigurnosti dokumenata
- isključena mogućnost gubljenja ili zamjene dokumenata
- smanjena potreba za prostorom za arhiviranje
- zaštita od nesreća i nepogoda
Veća otvorenost i kvaliteta pruženih usluga
- mogućnost pružanja web servisa
- viši nivo usluge za korisnike kako vanjske tako i interne
- viša razina pružanja usluga građanima
Vaš prvi korak ka e-Upravi
Znali ste, ali vjerojatno niste obraćali pažnju:
Obično se napravi 19 kopija jednog dokumenta!
Od 20 dokumenata 1 se izgubi!
DIAR