LAPORAN

TAHUN 2018

KPU KABUPATEN LINGGA Jalan Istana Kota Baru Kelurahan Daik Kecamatan Lingga Kabupaten Lingga – Provinsi Kepulauan Riau

kpukabupatenlingga KPU Kabupaten Lingga

Laporan PPID Tahun 2018

1

I. Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan

Keberadaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi

Publik (UU KIP) sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap

orang untuk memperoleh informasi publik; (2) kewajiban badan publik dalam menyediakan dan

melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara

sederhana.

Sebagai bentuk implementasi dari Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 dimana badan

publik wajib menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, KPU kabupaten Lingga

telah 3 tahun mengangkat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. KPU Kabupaten

Lingga telah menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sesuai dengan Keputusan

Ketua KPU Kabupaten Lingga Nomor : 10/Kpts/KPU-kab/031.656890/2015 tentang Penetapan

Struktur Organisasi Penunjukkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di

Lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Lingga yang kemudian mengalami

perubahan menjadi Keputusan KPU Kabupaten Lingga Nomor: 42.A/Hk.03.01.Kpt/2104/KPU-

Kab/XI/2018 tanggal 18 Oktober 2018 tentang Penetapan Struktur Organisasi, Penunjukan

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum

Kabupaten Lingga.

PPID bertanggung jawab melakukan penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian,

pelayanan, dan pengamanan informasi publik. Dalam menjalankan tugas fungsinya, PPID

dibantu oleh para petugas layanan informasi. Guna mempercepat penanganan, petugas

layanan informasi dibekali dengan panduan berupa Daftar Informasi Publik (DIP) dan Daftar

Infromasi yang Dikecualikan (DIK).

Daftar Informasi Publik (DIP) dan Daftar Infromasi yang Dikecualikan (DIK) bersifat

dinamis dan dapat dimutakhirkan setiap saat apabila diperlukan terkait dengan jangka waktu

Laporan PPID Tahun 2018

2

pengecualian dan/ atau sifat suatu informasi dan/atau terdapat penambahan atau

pengurangan data.

Laporan PPID Tahun 2018

3

II. Gambaran Umum Pelaksanaan

A. Sumber daya manusia yang menangani pelayanan dan kualifikasinya

Setelah adanya perubahan struktur organisasi PPID tahun 2018 karena adanya

penggantian komisioner dan mutasi beberapa staf, KPU Kabupaten Lingga tetap

menjalankan kegiatan PPID sesuai amanat PKPU untuk tahun ketiga pelaksanaannya.

Dalam struktur PPID yang telah dibentuk melibatkan jajaran Ketua, Anggota KPU

Kabupaten Lingga, Sekretaris dan para Kepala Sub Bagian serta staf dilingkungan KPU

Kabupaten Lingga. Adapun secara khusus, pengelolaan dan pelayanan informasi ditangani

melalui subbagian teknis penyelenggara Pemilu dan hubungan partisipasi masyarakat.

Komposisi petugas yang membidangi pelayanan PPID adalah sebagai berikut:

- PPID

PPID KPU Kabupaten Lingga adalah Kasubbag. Teknis Penyelenggara Pemilu dan

Hupmas. Penunjukkan ini dilakukan dengan alasan berkesinambungan dengan tupoksi

jabatan yang bersangkutan yaitu membidangi sosialisasi dan pelayanan publik.

- Tim Penghubung

Dalam menjalankan tugasnya, PPID dibantu oleh tim penghubung yang berjumlah 4

orang. Masing-masing tim penghubung tersebut merupakan fungsional pada subbagian

KPU Kabupaten Lingga, yaitu fungsional subbag.keuangan,umum, dan logistik;

fungsional subbag.program dan data; fungsional subbag.hukum; dan fungsional

subbag.teknis penyelenggara Pemilu dan Hupmas.

- Helpdesk

Helpdesk bertugas melayani permntaan permohonan informasi yang dalam tugasnya

berkoordinasi dengan tim penghubung dan PPID. KPU Kabupaten Lingga memiliki dua

orang helpdesk. Helpdesk memiliki kompetensi mengenai tugas dan fungsi KPU serta

Laporan PPID Tahun 2018

4

memiliki keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi sehinga dapat menunjang dalam

melaksanakan tugas pelayanan informasi.

Mengingat pentingnya sinergi pengelolaan PPID di lingkungan KPU Kabupaten Lingga,

PPID beserta tim penghubung dan helpdesk mengadakan rapat dan forum koordinasi guna

melihat perkembangan layanan PPID dan mengumpulkan masukan dari masing-masing bagian

untuk perbaikan layanan informasi publik agar lebih maksimal.

PPID KPU Kabupaten Lingga dalam berkoordinasi antara helpdesk dengan tim

penghubung untuk meminta data yang dimohonkan oleh pemohon informasi menggunakan

memo dinas secara resmi.

PEMBINA KOMISIONER KPU KAB.LINGGA

ZULYADIN HASBULLAH JULIYATI, A.Md RIO AKMAL BUKIT

ASRY

TIM PERTIMBANGAN

KOMISIONER DEVISI

SOSIALISASI

SEKRETARIS KPU

KAB.LINGGA

KASSUBAG TEKNIS DAN

HUPMAS

KASSUBAG PROGRAM DAN

DATA

KASSUBAG KEUANGAN, UMUM DAN

LOGISTIK

KASUBBAG HUKUM

JULIYATI,A.Md MEGAWATI MIRANDA

OCTORIDA,SE DAROL

KADMI,S.IP

LIFALDI RACHMAN M,SE

HENDRI ZONES S.

SH

ATASAN PPID

SEKRETARIS KPU

KAB.LINGGA

1. Memutuskan dan mengevaluasi akses publik

dilingkungan KPU;

2. Menyelesaikan masalah yang muncul terkait

manajemen pengelolaan dan pelayanan

informasi publik dilingkungan KPU;

3. Mengevaluasi kinerja,struktur, dan

penanggung jawab akses informasi publik

dilingkungan KPU;

4. Memastikan manajemen pengelolaan dan

pelayanan informasi publik dilingkungan

KPU telah sesuai dengan peraturan

perundangan.

Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi berwenang memberikan pertimbangan atas seluruh informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi publik di lingkungan KPU

1. Menetapkan dan

mengevaluasi

kebijakan akses

publik

dilingkungan

KPU;

2. Menetapkan

keputusan

pengujian

konsekuensi atas

informasi yang

dikecualikan

dilingkungan

KPU;

3. Melakukan

pembinaan

kepada PPID

dilingkungan KPU

Laporan PPID Tahun 2018

5

B. Sarana dan prasarana pelayanan

Guna memperlancar pelayanan informasi publik, PPID menyediakan ruang dan meja

layanan

informasi publik yang dilengkapi dengan berbagai kelengkapan. Pemohon yang ingin

menyampaikan permintaan informasi secara langsung dapat mendatangi ruang layanan

MEGAWATI

PPID

KASSUBAG TEKNIS DAN HUPMAS

MIRANDA OCTORIDA,SE

TIM PENGHUBUNG SUBBAG

KEUANGAN,UMUM & LOGISTIK

SUBBAG TEKNIS & HUPMAS

SUBBAG HUKUM SUBBAG PROGRAM

DAN DATA

SARINA M.TAHIR IDRIS BONA HATTA

HELPDESK SUBBAG TEKNIS DAN

HUPMAS

4. Merencanakan,mengorganisasikan,melaksan

akan,mengawasi dan mengevaluasi

pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan

pelayanan informasi publik dilingkungan

sekretariat KPU.

5. Menghimpun informasi publik dari seluruh

unit kerja dilingkungan sekretariat KPU.

6. Menata dan menyimpan informasi publik

yang diperoleh dari seluruh unit kerja

dilingkungan sekretariat KPU.

7. Menyeleksi dan menguji informasi publik

yang termasuk dalam kategori dikecualikan

dari informasi yang terbuka untuk publik

1. Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi

kepada publik;

2. Mengumpulkan,mengelola data serta

membangun sistem informasi;

3. Mengkoordinasikan penyelesaian sengketa

hukum yang berkenaan dengan masalah

informasi publik kepada bagian hukum KPU.

1. Membantu menyelesaikan sengketa

pelayanan informasi publik bersama dengan

bagian hukum KPU;

2. Menyiapkan bahan dan membantu

melakukan pengujian konsekuensi dengan

melibatkan Tim Pertimbangan Pelayanan

Informasi dan Pembina PPID;

3. Membuat dan menyampaikan laporan hasil

pelaksanaan kegiatan secara berkala 3 (tiga)

bulan sekali maupun sewaktu-waktu kepada

atasan PPID.

Membantu tugas dan fungsi Tim

Penghubung Pengelola Informasi

dan Dokumentasi di lingkungan

KPU.

Laporan PPID Tahun 2018

6

informasi

tersebut. Pendokumentasian terhadap informasi dilakukan PPID dengan menyimpan data

berupa hardcopy dan softcopy pada laptop serta hardisk.

Pelayanan informasi dilakukan melalui Bagian Teknis dan Hupmas KPU Kabupaten

Lingga di Jl. Istana Robat, Daik Lingga. Selain mebelair, desk pelayanan PPID KPU Kabupaten

Lingga juga dilengkapi dengan formulir-formulir untuk keperluan pelayanan informasi sesuai

petunjuk PKPU Nomor 1 Tahun 2015.

Foto Desk Layanan Informasi Publik

Berikut beberapa kelengkapan fasilitas desk layanan informasi publik yang dimiliki

KPU Kabupaten Lingga:

1. Meja dan Kursi Front Desk sebanyak 1 buah

2. 1 Unit Laptop

3. 1 Unit Printer

Laporan PPID Tahun 2018

7

4. 1 Unit Mesin Fotocopy

5. 1 Unit Telepon dan Faximile

6. 2 Unit Air Conditioner

7. 1 Unit TV Plasma

8. 10 Unit PC Unit yang terkoneksi dengan internet

9. Daftar Informasi Publik

10. Formulir transaksi layanan informasi publik, antara lain:

a. Formulir permintaan informasi publik;

b. Formulir tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik;

c. Formulir tanda bukti penyerahan informasi publik;

d. Formulir pemberitahuan tertulis;

e. Formulir pengajuan keberatan;

f. Formulir tanda bukti penggandaan informasi.

Disamping penyediaan ruang dan meja layanan informasi, untuk mengakomodir

kepentingan publik dalam mengakses layanan permohonan informasi, KPU Kabupaten

Lingga juga menyediakan akses layanan permohonan informasi PPID melalui e-mail

ppid.kpukablingga@gmail.com dan aplikasi online E-PPID yang tersedia di website

https://ppid.kpu.go.id/.

Selain akses tersebut, bagi masyarakat yang hendak menyampaikan pertanyaan

umum berkaitan dengan tugas fungsi KPU Kabupaten Lingga serta pertanyaan seputar

penyelenggaraan Pemilihan Umum dapat juga dilakukan melalui akun media sosial Facebook

KPU Kabupaten Lingga dan Instagram @kpukabupatenlingga.

Laporan PPID Tahun 2018

8

C. Anggaran Pelayanan

Kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi untuk tahun anggaran 2017

menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara yang terdapat pada Sub Bagian

Teknis dan Hupmas.

Pelayanan yang selama ini diberikan kepada pemohon informasi tidak mengalami

kendala biaya krn pemohon mendapatkan informasi melalui softcopy dokumen dan hardcopy

yang mereka fotocopy dengan biaya pribadi.

Laporan PPID Tahun 2018

9

III. Rincian Pelayanan Informasi Publik

Selama Tahun 2018, PPID KPU Kabupaten Lingga menerima : 22 pemohon

informasi yang seluruh permintaan disampaikan melalui Desk Layanan Informasi Publik.

BULAN JUMLAH

PERMO

HONAN

WAKTU

RATA-RATA

PELAYANAN

(HARI KERJA)

JUMLAH

PERMOHONAN

YANG

DIKABULKAN

JUMLAH

PERMOHON

AN YANG

DITOLAK

ALASAN PERMOHONAN

DITOLAK

sepenuh

nya

sebagian Dikecuali

kan

Tidak

dikuasi/bel

um selesai

didokumen

tasikan

lainnya

JAN - - - - - - - -

FEB 3 1 3 - - - - -

MAR 1 1 1 - - - - -

APRIL 1 1 1 - - - - -

MEI - - - - - - - -

JUNI - - - - - - - -

JULI 4 1 4 - - - - -

AGUST 3 1 3 - - - - -

SEPT 3 1 3 - - - - -

OKT 3 1 3 - - - - -

NOV 2 1 2 - - - - -

DES 2 1 2 - - - - -

Laporan PPID Tahun 2018

10

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

REKAPITULASI PERMOHONAN INFORMASI TAHUN 2018

100%

Rekapitulasi Tindak Lanjut Pelayanan Informasi

Permohonan dikabulkan sepenuhnya Permohonan dikabulkan sebagian

Permohonan ditolak

Laporan PPID Tahun 2018

11

IV. Rincian Penyelesaian Sengketa

Sepanjang tahun 2018 tidak terjadi sengketa informasi publik. PPID KPU Kabupaten

Lingga memenuhi semua permintaan informasi publik sesuai dengan ketentuan yang berlaku

pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan

ketentuan turunannya.

Laporan PPID Tahun 2018

12

V. Kendala Eksternal dan Internal

Beberapa kendala dalam pelaksanaan layanan informasi publik di KPU Kabupaten

Lingga adalah sebagai berikut:

1. Pemahaman terhadap UU KIP belum secara optimal merata di seluruh unit kerja;

2. Struktur organisasi yang ditunjuk belum semua berkontribusi secara maksimal, sehingga

data dan informasi dari setiap Unit Kerja belum tersedia secara lengkap di Desk Layanan

PPID;

3. Pengelolaan database PPID masih manual;

4. Kendala teknis pada Layanan E-PPID, menyebabkan alur permintaan informasi, verifikasi

pemohon dan pengiriman informasi yang diminta pemohon tidak dapat dilaksanakan

melalui aplikasi E-PPID;

5. PPID masih menggunakan website laman wordpress;

Laporan PPID Tahun 2018

13

VI. Rekomendasi

Walau telah mencapai hasil yang memuaskan yaitu mendapat peringkat ke-II

keterbukaan infomasi publik kategori instansi vertikal se-Provinsi Kepulauan Riau pada

tahun 2017 dan 2018, namun perbaikan dan pelyanan informasi publik tetap adi perhatian

utama.

KPU kabupaten Lingga menyusun rencana tindak lanjut untuk mendukung

hal tersebut, diantaranya adalah:

1. Mengikuti pelatihan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang diadakan oleh

KPU;

2. Melakukan digitalisasi arsip;

3. Perbaikan tempat pelayanan informasi publik;

4. Penyusunan daftar informasi publik secara berkelanjutan;

5. Memaksimalkan peran struktur organisasi PPID;

6. Melaksanakan sosialisasi dengan OPD di Kabupaten Lingga tentang tugas dan fungsi

PPID Kabupaten Lingga;

7. Sosialisasi keberadaan PPID lewat media sosial.

Laporan PPID Tahun 2018

14

VII. Penutup

Demikian laporan tahunan secara ringkas ini disusun sebagai bahan evaluasi dan

pertanggungjawaban layanan informasi publik di lingkungan KPU Kabupaten Lingga tahun

2018. Masukan kontruktif dari semua pihak dibutuhkan untuk perbaikan layanan PPID di

KPU Kabupaten Lingga dimasa mendatang.

Daik Lingga, Juni 2019

Kasubbag. Teknis Penyelenggara Pemilu dan Hupmas selaku,

Pejabat Pengelola Infomasi dan Dokumentasi Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Lingga

Miranda Octorida, SE Penata ( III/c)

NIP. 198510222010122001