MAJLIS PERBANDARAN KLANG · 2016. 7. 14. · 5.0 SUMBER KUASA 5.1 Akta i. Akta kontrak 1950 ( Akta 136 ) ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 ( Akta 88 ) iii. Akta Timbang Tara 2005 (Akta 646)

MANUAL MPK BIL : 71 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

URUSAN TANDATANGAN DOKUMEN

KONTRAK

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN

MUKA

SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0

TUJUAN MANUAL 5

2.0

LATAR BELAKANG 7

3.0

DEFINISI 7 - 8

4.0

CARTA BAHAGIAN/ UNIT 8

5.0

SUMBER KUASA 9

6.0

SKOP KERJA 9

7.0

PROSES KERJA 10 – 12

8.0

CARTA ALIR 13

9.0

PENUTUP 14

10.0

LAMPIRAN 15


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya

Terbilang di Malaysia menjelang 2015 maka

menjadi tugas kita bersama sebagai wargakerja

MPK untuk berusaha membuat penambahbaikan

agar penyampaian perkhidmatan kita bermutu

tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum tibanya

pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Manual ini disediakan bertujuan untuk mempermudahkan lagi urusan

tandatangan dokumen kontrak supaya ianya lebih kukuh dan effisien di

dalam tindakan tandantangan dokumen kontrak. Oleh itu, penyediaan

manual ini akan membantu MPK dalam usaha pembaikan dari segi

kelemahan dan kecacatan di dalam urusan tindakan pendakwaan

supaya ia dapat dilaksanakan dengan cekap dan sempurna.

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita

berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam

semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya

status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dan mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya

memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat

umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan bin Mukri

Setiausaha Majlis Perbandaran Klang


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Dengan lafaz Bismillahhirahmanrrahim….. Assalamualaikum

w.r.t. dan salam perpaduan saya ucapkan. Terlebih dahulu

saya ingin bersyukur ke hadrat ilahi atas limpah dan

kurnianya penyediaan manual ini dapat direalisasikan dan

Jabatan Undang-Undang dapat menyiapkan manual kerja

bagi Jabatan Undang-Undang mengikut format dan bentuk

yang lebih tersusun dan sistematik.

Sebelum diteruskan dengan lebih lanjut lagi, ingin saya merakamkan jutaan

terima kasih kepada seluruh pegawai dan kakitangan Jabatan Undang-

Undang yang telah bekerjasama memikul tanggungjawab di dalam

menyediakan manual ini.

Adalah diharapkan agar manual ini dapat membantu pegawai dan kakitangan

di dalam menjalankan tugas dengan lebih cekap dan teratur seterusnya

menghasilkan kerja yang berkualiti tinggi. Adalah juga diharapkan agar

manual ini dapat memberi manfaat kepada kakitangan MPK seluruhnya. Akhir

sekali sebagai penutup bicara ingin saya kongsikan serangkap pantun:

“ Buah pelaga makan dihilir,

Di bawa orang dari hulu,

Sebarang kerja hendak digilir,

Supaya jangan mendapat malu”

Sekian, terima kasih.


2013


1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Tujuan manual ini sebagai rujukan dan panduan kepada warga

MPK dan warga Klang.

1.3 Menyediakan langkah – langkah tindakan agar urusan

tandatangan dokumen kontrak teratur.

1.4 Menyelaraskan tindakan dengan jabatan – jabatan berkaitan lain

yang terlibat dengan urusan dokumen kontrak untuk memastikan

urusan tandatangan dokumen kontrak adalah teratur dan

mengikut perundangan yang tepat.

1.5 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga Majlis

Perbanadaran Klang dan warga Klang.


2013


2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Unit kontrak, merupakan satu perjanjian yang diikat menerusi

undang – undang. Perjanjian ini timbul hasil daripada tawaran,

penerimaan dan balasan yang merupakan elemen – elemen

asas dalam pembentukan sesuatu kontrak.

2.2 Secara umumnya, tiada formaliti yang khusus perlu untuk

mewujudkan kontrak yang sah. Transaksi tertantuhanya sah

dilakukan dengan surat ikatan atau dengan bertulis dan lain –

lain cara yang tertentu menurut undang – undang boleh

dikuatkuasakan jika bukti bertulis.

2.3 Di Jabatan Undang – Undang urusan tandatangan dokumen

kontrak akan diuruskan oleh unit kontrak dimana unit ini

bertanggungjawab menguruskan tandatangan dan

penyempurnaan dokumen – dokumen kontrak berkaitan dari

Jabatan berkaitan seperti :

i. Jabatan Kejuruteraan.

ii. Jabatan Taman dan Rekreasi.

iii. Jabatan Perkhidmatan Persekitaran.

iv. JabatanTeknologi Maklumat.

v. Jabatan Khidmat Pengurusan.

vi. Jabatan Penilaian dan Pengurusan Harta.

vii. Jabatan Bangunan.

2.4 Antara jenis – jenis dokumen kontrak yang diuruskan oleh Unit

Kontrak adalah:

a. Jabatan Kejuruteraan;

(i) Kerja – kerja menaiktaraf jalan – jalan Majlis,


2013


(ii) Membaik pulih dewan dan bangunan Majlis,

(iii) Menaiktaraf lampu – lampu jalan Majlis,

(iv) Menyelenggara longkang dan parit Majlis,

(v) Kerja – kerja pembekalan bitumen premix, lantern

untuk Majlis.

b. Jabatan Taman danRekreasi;

(i) Kerja – kerja menaik taraf infrastruktur padang

permainan, landskap dan padang rekreasi dalam

kawasan Majlis.

c. Jabatan Perkhidmatan Persekitaran;

(i) Kerja – kerja pembersihan dan kutipan sampah Majlis.

d. Jabatan Khidmat Pengurusan;

(i) Kerja – Kerja Pembersihan bangunan pejabat Majlis.

3.0 DEFINISI

3.1 Kontrak adalah suatu dokumen yang mengandungi terma dan

syarat – syarat yang wajib di patuhi oleh kedua – kedua pihak

yang menandatangani dokumen tersebut. Ianya juga

menyenaraikan tanggungjawab pihak selain menetapkan

spesifikasi, harga kontrak, tempoh kontrak dan lain – lain yang

berkaitan.

3.2 Urusan adalah sesuatu yang diurus.

3.3 Tandatangan ialah tanda sebagai lambang nama yang ditulis

dengan tangan oleh orang itu sendiri sebagai penanda peribadi.


2013


3.4 Dokumen adalah suatu surat yang tertulis atau tercetak yang

dapat dipakai sebagai bukti keterangan.

4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT

4.0. Carta Organisasi Unit Cukai Taksir Jabatan Undang-Undang

adalah seperti berikut:-

KHIDMAT NASIHAT

& PERUNDANGAN

UNIT KONTRAK

ZULINA BINTI YAHYA

Pegawai Undang-Undang (L44) (T)

Pegawai Undang-Undang (L) 44)(T)

FATIN NABILA BINTI PAIZAN

Pembantu Tadbir (N17) (K)

HAIRIL ZAMRI BIN A. RASID

Pem. Am Pejabat (N1) (T)

Pembantu Tadbir (N 17)(T)


2013


5.0 SUMBER KUASA

5.1 Akta

i. Akta kontrak 1950 ( Akta 136 )

ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 ( Akta 88 )

iii. Akta Timbang Tara 2005 (Akta 646)

iv. Akta Setem 1949 (Akta 378)

5.2 Pekeliling

i. Arahan Perbendaharaan

ii. Pekeliling Perbendaharaan (PP)

iii. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)

iv. Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)

6.0 SKOP KERJA

6.1 Memastikan dokumen kontrak yang diterima disemak dan diteliti

kandungannya mematuhi standard piawaian yang ditetapkan

oleh Majlis bagi memastikan ketelusan sesuatu dokumen

kontrak sebelum disempurnakan dan dimetrai oleh Kontraktor,

Setiausaha, Ahli Majlis dan Pegawai Majlis.


2013


7.0 PROSES KERJA

7.1 Menyemak dokumen – dokumen kontrak yang diterima.

7.2 Menerima arahan daripada Pegawai bersama - sama dokumen

kontrak yang lengkap seperti:

a. Cagaran Kerja (CAR POLISI)

b. Cagaran Pekerja (WORK POLISI)

c. Surat daripada Jabatan Berkaitan.

d. 4 Set Buku Kontrak

7.3 Menyemak semula dokumen-dokumen kontrak yang diterima.

Sekiranya tidak lengkap, sediakan surat kepada Jabatan

berkaitan untuk pembetulan.

7.4 Sekiranya lengkap, daftar fail dan memberi nombor fail.

7.5 Menyediakan surat panggilan menandatangani buku kontrak

yang akan ditandatangani oleh pegawai.

7.6 Menghubungi kontraktor untuk menetapkantarikh dan masa bagi

menandatangani dokumen kontrak.

7.7 Kontraktor hadir bersama dokumen-dokumen asal syarikat

berserta salinannya dan Pengarah/Pengurus (surat wakil

(Resolusi) sekiranya tidak dapat hadir).

7.8 Saksi pihak kontraktor

7.9 Cop syarikat


2013


7.10 Kad Pengenalan Pengarah /Pengurus dan saksi (salinan)

7.11 Merujuk kepada Pegawai dokumentasi dan kad pengenalan

pihak kontraktor untuk pengesahan.

7.12 Memastikan setiap muka surat buku kontrak yang perlu

ditandatangani oleh kontraktor telah dilengkapkan dan dicop

syarikat.

7.13 Setelah selesai menandatangani kesemua buku kontrak, kad

daftar nombor kontrak diserahkan kepada kontraktor sebagai

pengesahan kontrak telah ditandatangani.

7.14 Menaip surat perakuan kontrak kepada Jabatan Kewangan

dan sesalinan kepada Jabatan berkaitan yang akan

ditandatangani oleh pegawai.

7.15 Menyerahkan Buku kontrak asal (buku 1 & 2) kepada

Pembantu Am Pejabat untuk dihantar ke Lembaga Hasil Dalam

Negeri (LHDN) bagi mendapatkan pengecualian dikenakan

bayaran setem dan ditampal ke dalam buku kontrak.

7.16 Menyediakan surat kepada Yang Dipertua / Setiausaha bagi

penghantaran buku kontrak untuk ditandatangi oleh beliau.

7.17 Menghubungi Ahli Majlis bagi membuat temujanji bagi

menandatangani buku kontrak.


2013


7.18 Buku Kontrak yang telah lengkap ditandatangani diserahkan

kepada Pegawai untuk menandatangan diruang saksi bagi pihak

Majlis.

7.19 Menyediakan surat edaran dokumen ke Jabatan berkaitan

berserta:

a. Salinan asal dan 3 salinan CAR Polisi dan Work Polisi.

b. Salinan asal dan 1 salinan Bon Perlaksanaan MPK atau

Insuran.

c. Buku kontrak ke 3 dan 4 diserahkan ke jabatan berkaitan,

Buku kontrak asal disimpan oleh Jabatan Undang-

undang, manakala buku kontrak ke 2 diedarkan kepada

Kontraktor.

7.20 Menyerahkan surat edaran yang telah ditandatangani oleh

pegawai berserta dokumen kepada Pembantu Am Pejabat

untuk penghantaran. Salinan surat akuan penerimaan

difailkan dan disimpan bersama buku kontrak asal.


2013


8 CARTA ALIR

Menguruskan Dokumen Kontrak Yang Perlu Ditandatangani Oleh

Kontraktor

Terima dokumen beserta buku kontrak daripada

Jabatan berkaitan.

Selesai menandatangani buku kontrak, kad daftar

nombor kontrak diserah kepada kontraktor sebagai

pengesahan.

Menyediakan surat perakuan kontrak kepada Jabatan

Kewangan dan sesalinan kepada Jabatan berkaitan yang

ditandatangan oleh pegawai.

Mula

Tamat

Daftar fail dan beri nombor kontrak. Hubungi

kontraktor dan sediakan surat panggilan

menandatangani kontrak yang akan ditandatangi oleh

pegawai

Kontraktor beserta saksi hadir ke Jabatan Undang -

Undang bersama dokumen-dokumen yang lengkap.

Lengkap?

Taip surat pembetulan

semula kepada Jabatan

berkaitan.

Tidak

Ya

Merujuk dokumen-dokumen dan kad pengenalan

kontraktor kepada pegawai untuk pengesahan.

Menyerahkan Buku kontrak asal (buku 1 & 2) kepada

Pembantu Am Pejabat untuk dihantar ke Lembaga Hasil

Dalam Negeri (LHDN) bagi mendapatkan pengecualian

dikenakan bayaran setem dan ditampal ke dalam buku

kontrak.

Menyediakan surat kepada Yang Dipertua /Setiausaha bagi penghantaran buku kontrak untuk ditandatangi dan surat ditandatangani oleh pegawai. Menghubungi Ahli Majlis bagi membuat temujanji

bagi menandatangani buku kontrak.

Buku Kontrak yang telah lengkap ditandatangani

akan diserahkan kepada Pegawai berkaitan untuk

menandatangani diruang saksi bagi pihak Majlis.

Menyediakan surat edaran bersama dokumen dan

buku kontrak yang telah ditandatangan pegawai, dan

diserahkan kepada Pembantu Am Pejabat untuk

dihantar ke Jabatan berkaitan. Surat akuan

penerimaan difailkan.


2013


9 PENUTUP

Manual ini disediakan adalah untuk rujukan oleh warga Jabatan

Undang – Undang khasnya dan warga Majlis Perbandaran Klang

amnya. Manual ini disediakan adalah bagi memperkemas dan

menambahbaik tugasan jabatan agar dapat menghasilkan kerja yang

lebih efisyen dan berkesan untuk kepentingan Majlis khususnya.


2013


10.0 LAMPIRAN

Documents

MAJLIS PERBANDARAN KLANG · 2016. 7. 14. · 5.0 SUMBER KUASA 5.1 Akta i. Akta kontrak 1950 ( Akta 136 ) ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 ( Akta 88 ) iii. Akta Timbang Tara 2005 (Akta 646)