Upload
vancong
View
227
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
1
MANUAL MPK BIL : 13 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL:
TAMBAHAN BARU,
MEMPERBAHARUI DAN
PENGELUARAN WANG
SIMPANAN DAN PELABURAN
TETAP
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
2
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4
1.0 TUJUAN MANUAL 5
2.0 LATAR BELAKANG 5
3.0 DEFINISI 6
4.0 CARTA UNIT 7
5.0 SUMBER KUASA 7
6.0 SKOP KERJA 7
7.0 PROSES KERJA 8-10
8.0 CARTA ALIR 11-13
9.0 PENUTUP 14
10.0 LAMPIRAN 14
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
3
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya
Terbilang diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi
tugas kita bersama sebagai wargakerja MPK untuk
berusaha membuat penambahbaikan agar
penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi,
berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum
tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.
Manual ini diharapkan dapat membantu pegawai dan kakitangan yang
terlibat melaksanakan tadbir urus yang menepati undang-undang dan
garis panduan yang digunapakai. Manual ini juga diharapkan dapat
mengekalkan system kerja yang sistematik selaras dengan objektif
perlaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik MPK 2013.
Sebagai usaha penambahbaikan dan meminimumkan kesalahan,
maka manual ini disediakan dengan tujuan supaya Majlis dapat
melaksanakan tanggungjawab dengan penuh dedikasi, telus dan
sempurna.
Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto
yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita
berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam
semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya
status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar
bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya
memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat
memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat
umumnya.
“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih
Mohd Ikhsan Bin Mukri
Setiausaha MPK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
4
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN
Jabatan Kewangan berfungsi menyediakan perkhidmatan
pengurusan kewangan kepada semua warga kerja, jabatan-
jabatan dalam Majlis, pembayar cukai serta orang awam
dengan cekap dan berkesan selaras dengan keperluan akta
yang digunapakai.
Antara sasaran Jabatan Kewangan adalah meningkatkan kecekapan
Pengurusan Kewangan dengan melaksanakan kawalan dalaman ke atas
kawalan perbelanjaan dan kawalan kutipan hasil yang efektif. Sasaran
kutipan hasil haruslah dicapai disamping memastikan pengurusan tunggakan
hasil dijalankan dengan lebih berkesan dan sistematik. Pengurusan
perbelanjaan haruslah dikawal bagi memastikan perbelanjaan berhemah dan
mampu memberi impak yang lebih besar kepada ‘stakeholder’ serta membuat
pembayaran dalam tempoh 14 hari seperti yang telah ditetapkan di dalam
Arahan Perbendaharaan.
Manual Prosedur Kerja adalah penting di dalam sesebuah organisasi
kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan kakitangan dalam
menjalankan tugas. Kecemerlangan kakitangan dalam sesebuah organisasi
tidak bergantung kepada kemampuan teknologinya semata-mata. Ianya
berkait rapat dengan kualiti kerja kakitangan dan pembaharuan sistem-sistem
kerja di dalam sesebuah organisasi itu.
Manual ini juga memberi panduan mengenai peraturan yang perlu
dipatuhi dan larangan yang perlu dihindarkan oleh semua kakitangan Majlis
bagi memberi perkhidmatan yang sentiasa berprestasi tinggi, berkualiti dan
dihormati oleh semua pihak. Oleh yang demikian, saya berharap agar
kakitangan dapat memberikan kerjasama dan sokongan dengan cekap dan
berkesan semasa menjalankan tugas.
Sekian Terima Kasih Zahrin bin Md Nasir Pengarah Kewangan Majlis Perbandaran Klang
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
5
1.0 TUJUAN MANUAL
1.0 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan
Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.
1.1 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga
Klang.
1.2 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau
agensi terlibat.
1.3 Mengalakkan cara berfikir baru di luar kebiasaan dari cara
berpikir yang sebelumnya.
1.4 Berfikir di luar kotak adalah cara berpikir di luar batasan
masalah yang ada.
1.5 Memastikan tatacara pengurusan dan kawalan tunai Majlis
Perbandaran Klang dijalankan dengan penuh tangungjawab.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Unit Akaun berfungsi untuk mengendali kesemua kerja
perakaunan, menyimpan, mengawal dan menyemak segala
kutipan dan pembayaran Majlis.
2.2 Antara salah satu skop tugasan di Unit Akaun adalah
memastikan wang simpanan dan pelaburan pelaburan Majlis
dikendalikan dengan penuh tanggungjawab.
2.3 Lebihan tunai Majlis disimpan atau dilaburkan untuk
mendapatkan pulangan dan memastikan bahawa ianya dilabur
di Bank atau Institusi Kewangan yang menawarkan kadar
faedah yang tinggi.
2.4 Sebarang cadangan dan kedudukan Wang Simpanan atau
Pelaburan dibentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Tunai Kerajaan Negeri Selangor pada setiap bulan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
6
3.0 DEFINISI /SINGKATAN
3.1 PW
Pengarah Kewangan
3.2 TPW
Timbalan Pengarah Kewangan
3.3 PPW(K)
Penolong Pengarah Kewangan (Kanan)
3.4 PPW
Penolong Pengarah Kewangan
3.5 PKA
Penolong Akauntan
3.6 WST
Wang Simpanan Tetap ialah wang melebihi tempoh sebulan)
3.7 WPT
Wang PelaburanTetap (tidak melebihi tempoh sebulan)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
7
4.0 CARTA UNIT
5.0 SUMBER KUASA
5.0 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan
manual adalah seperti berikut:
i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)
ii. Arahan Perbendaharaan
6.0 SKOP KERJA
6.1 Tambahan baru Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap 6.2 Memperbaharui Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap 6.3 Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
Pengarah Kewangan
(W52)
Penolong Pengarah
Kewangan (Kanan)(W44)
Penolong Pengarah
Kewangan (W41)
Penolong Akauntan
(W27)
Pembantu Akauntan
(W17) (4 Orang)
Pembantu Tadbir
(N17) (1 Orang)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
8
7.0 PROSES KERJA
7.1 Tambahan baru Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
i. PW mengarahkan PPW(K)/PPW/PKA memasukkan
lebihan wang tunai dari akaun semasa ke dalam Wang
Simpanan Tetap/ Pelaburan Tetap.
ii. PPW(K)/PPW/PKA mendapatkan sebutharga kadar-
kadar faedah dari Bank/Institusi Kewangan seperti yang
dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan Tunai
Kerajaan Negeri Selangor untuk mendapatkan kadar
faedah tertinggi. (Lampiran 1)
iii. PPW(K)/PPW/PKA menyemak dan menilai sebutharga
tersebut dan membuat cadangan kepada Pengarah
Kewangan untuk menentukan jumlah wang tunai yang
boleh di simpan dan bank-bank yang dicadangkan.
(Lampiran 2)
iv. PPW(K)/PPW/PKA mengemukakan sebutharga tersebut
kepada PW.
v. PW memutuskan jumlah amaun pelaburan dan bank
yang dipilih.
vi. PPW(K)/PPW/PKA menerima arahan daripada PW dan
mengarahkan PA membuat perletakan pelaburan.
vii. PA menerima arahan dan menyediakan surat kelulusan
oleh YDP/SU bagi WPT dan terus menyediakan
Baucer/Surat Pindahan bagi penambahan WST.
(Lampiran 3)
viii. PA menerima Surat Kelulusan daripada YDP/SU dan
menyediakan Baucer/Surat Pindahan bagi penambahan
WPT.
ix. PPW(K)/PPW/PKA menyemak surat pemindahan wang
atau menyemak dan menandatangani baucer
pembayaran.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
9
x. PA mendapatkan 3 tandatangan sama ada daripada
PPW(K), TPW, PKP, PK, PW, SU atau YDP.
xi. PPW(K)/TPW/PKP/PK/PW/SU/YDP menandatangani
Surat Pindahan Wang.
xii. Surat Pemindahan Wang atau Cek dan surat rasmi yang
telah disediakan dihantar ke bank.
xiii. PA menerima sijil serta menyemak sijil pelaburan untuk
mengesahkan butir-butir pelaburan sama ada seperti
arahan PW dan menyimpan sijil tersebut di dalam peti
besi. (Lampiran 4)
xiv. PA mendaftarkan butir-butir sijil pelaburan dengan
menulis No. Sijil, Amaun, Tarikh Matang, Nama Bank dan
jumlah keuntungan yang dijangka untuk tujuan
pembaharuan atau pengeluara di dalam buku daftar
WST/WPT. (Lampiran 5)
xv. PA menyediakan laporan pelaburan simpanan tetap
bulanan untuk pengesahan PW.
xvi. PA mengemaskini dan menyemak Akaun Interim, Lejar
Kad Hasil dan Kawalan Manual Buku Faedah.
(Lampiran 6)
xvii. PA mengemaskini kutipan faedah-faedah simpanan tetap
setiap bulan mengikut tarikh matang sijil setiap bank.
xviii. PPW/PKA menyemak segala maklumat berkenaan Buku
Kawalan Manual, Lejar Kad Interim, Lejar Kad Hasil dan
faedah bulanan bank.
xix. PW dan PPW(K) menandatangani Laporan.
7.2 Memperbaharui Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
i. PA memaklumkan kepada PPW/PKA tarikh-tarikh
matang sijil WST/WPT untuk arahan selanjutnya
(Lampiran 7)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
10
ii. PPW(K)/PPW/PKA membuat penilaian kedudukan
baki wang tunai dalam akaun semasa.
iii. PPW(K)/PPW/PKA mencadangkan kepada PW untuk
pembaharuan.
iv. PW memberi arahan dan keputusan.
v. PA menyediakan Surat Pembaharuan untuk
memaklumkan kepada Bank tersebut (Lampiran 9)
vi. PW/TPW menandatangani Surat Pembaharuan.
vii. PA menghantar Surat Pembaharuan kepada bank.
7.3 Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
i. PA memaklumkan kepada PPW/PKA tarikh-tarikh
matang sijil WST/WPT untuk arahan selanjutnya.
(Lampiran 7)
ii. PPW(K)/PPW/PKA membuat penilaian kedudukan baki
wang tunai dalam akaun semasa.
iii. PPW(K)/PPW/PKA mencadangkan kepada PW untuk
pengeluaran.
iv. PW memberi arahan dan keputusan.
v. PA menyediakan Surat Pengeluaran untuk
memaklumkan kepada bank tersebut. (Lampiran 8)
vi. 3 tandatangan diperlukan untuk menandatangani Surat
Pengeluaran (PPW(K)/TPW/PW/PKP/PK/SU/YDP)
vii. PA menghantar Surat Pengeluaran kepada bank.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
11
8.0 CARTA ALIR
8.1 Tambahan baru Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap Rendah Abaikan/Tolak WST Sedia Surat Kelulusan WPT Terima Surat Kelulusan
Mula Beri Arahan Dapatkan sebut harga Semak dan menilai Kemuka cadangan Kadar tinggi? Beri arahan WST/WPT? Sediakan Baucer/ Surat Pindahan Hantar Baucer/Surat Pindahan Terima sijil dan buat semakan Daftar butiran sijil Sediakan Laporan bulanan Kemaskini Lejar Interim, Lejar Kad Hasil, dan Kawalan Manual Semak & Tandatangan Laporan Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
12
8.2 Memperbaharui Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
Tidak Pengeluaran Pelaburan Ya
Mula Maklum tarikh matang Menilai kedudukan tunai Majlis Kemuka cadangan Lebihan Tunai? Beri arahan pembaharuan Sediakan Surat Pembaharuan Hantar Surat Pembaharuan Tamat
8.3 Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
13
Ya Pembaharuan Pelaburan Tidak
Mula Maklum tarikh matang Menilai kedudukan tunai Majlis Kemuka cadangan Lebihan Tunai? Beri arahan pengeluaran Sediakan Surat Pengeluaran Hantar Surat Pengeluaran Tamat
9.0 PENUTUP
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap
14
Manual ini diharapkan dapat meningkatkan kestabilan kewangan Majlis
selaras dengan pembangunan yang semakin pesat seterusnya
merealisasikan visi MPK dalam membentuk sebuah bandaraya pada
tahun 2015.
10.0 LAMPIRAN
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7
10.8
10.9
Kadar faedah yang dibentangkan di dalam Mesyuarat
Pengurusan Tunai Kerajaan Negeri Selangor
Kedudukan tunai Majlis
Surat kelulusan penambahan WST, Baucer/ Surat Pindahan
Wang,Surat perletakan
Sijil pelaburan
Buku Daftar Pelaburan
Akaun Interim, Lejar Kad Hasil, Kawalan Buku Faedah
Penyata WST/WPT
Surat Pengeluaran
Surat Pembaharuan