Upload
others
View
22
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
MAKALAH KOMUNIKASI DAN KOORDINASI
DOSEN PEMBIMBING : Ridho Muarif, M.A.B
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah dasar-dasar administrasi
Disusun oleh :
Kelompok 5
Alfina Zahrani (193101078)
Danty Danilaniar (193101029)
Lutfy Hana Almathea (193101011)
Miftah Nursa’adatun Najah (193101088)
Putri Aprilia Sari (193101031)
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita ucapkan kepada Allah SWT yang selalu memberikan
rahmat dan hidayahnya kepada pemakalah, sehingga makalah ini dapat
diselesaikan tepat pada waktunya. Serta shalawat dan salam kita hadiahkan
kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa umat
manusia dari zaman kebodohan kezaman yang penuh dengan ilmu pengetahuan
seperti saat ini.
Makalah ini kami perbuat untuk memenuhi tugas mata kuliah dasar-dasar
ilmu administrasi yang berjudul “Komunikasi dan Koordinasi”, serta makalah
dapat membantu para mahasiswa dan mahasiswi dalam mempelajari mata
pelajaran yang berkaitan dengan dasar ilmu administrasi.
Kami menyadari bahwa sepenuhnya masih ada kekurangan baik dari segi
susunan kalimat maupun tata bahasanya.Oleh karena itu, dengan tangan terbuka
kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat
memperbaiki makalah ini.Dan semoga makalah ini bisa bermanfaat dan jangan
lupa ajukan kritik dan saran terhadap makalah ini agar kedepannya bisa
diperbaiki.
Madiun, 8 Oktober 2019
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................................ i
DAFTAR ISI .............................................................................Error! Bookmark not defined.
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1
A. Latar Belakang............................................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ...................................................................................................... 2
C. Tujuan Pembahasan ................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................... 3
1. Pengertian Komunikasi ............................................................................................... 3
1.1 Komunikasi Secara Umum .................................................................................... 3
1.2 Pengertian Komunikasi Menurut Beberapa Ahli .................................................. 3
2. Proses Komunikasi ...................................................................................................... 3
2.1 Proses Komunikasi Dalam Persefektif Psikologi.................................................... 3
2.2 Proses Komunikasi Dalam Persfektif Mekanistik .................................................. 4
3. Tujuan Komunikasi ...................................................................................................... 4
4. Model-Model Komunikasi ........................................................................................... 5
5. Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi .................................................................... 5
6. Cara Berkomunikasi yang Efektif ................................................................................ 6
7. Pengertian Koordinasi ................................................................................................. 7
7.1 Pengertian Koordinasi Secara Umum ................................................................... 7
7.2 Pengertian Koordinasi Menurut Para Ahli ............................................................ 7
8. Fungsi Koordinasi ........................................................................................................ 8
9. Tujuan Koordinasi ....................................................................................................... 8
10. Prinsip-Prinsip Koordinasi yang Efektif ..................................................................... 9
11. Karakteristik Koordinasi yang Efektif ........................................................................ 9
12. Pendekatan Koordinasi yang Efektif ......................................................................... 9
BAB III PENUTUP ............................................................................................................... 11
A. Kesimpulan............................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 12
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi adalah hubungan kontak antar dan antara manusia baik
individu maupun kelompok. Dalam kehidupan sehari-hari disadari atau tidak
disadari komunikasi adalah bagian dari kehidupan manusia itu sendiri, paling
tidak sejak ia dilahirkan sudah berkomunikasi dengan lingkungan. Gerak dan
tangis yang pertama pada saat ia dilahirkan adalah tanda komunikasi (Widjaja,
1986). Sementara itu Komunikasi telah menjadi bahan dari kehidupan
manusia. Berhasilnya suatu komunikasi ialah apabila kita mengetahui dan
mempelajari unsur-unsur yang terkandung dalam proses komunikasi. Unsur-
unsur yang dimaksud adalah sumber (resource) pesan (message), saluran
(chanel, media) dan penerima (receiver, audience).
Dalam proses komunikasi bersamaan tersebut diusahakan melalui tukar
menukar pendapat, penyampaian pesan informasi, serta perubahan sikap dan
perilaku. Pada hakekatnya setiap proses komunikasi terdapat unsur-unsur
tersebut yaitu sumber pesan, saluran dan penerimaan, disamping masih
terdapat unsur pengaruh (effects) dan umpan balik (feed back). Bagaimanapun
juga setiap komunikasi yang dilakukan senatiasa menambah efek yang positif
atau efektivitas komunikasi. Komunikasi yang tidak menginginkan efektivitas,
sesungguhnya adalah komunikasi yang tidak bertujuan. Efek dalam
komunikasi adalah perubahan yang terjadi pada diri penerima (komunikan
atau khalayak), sebagai akibat pesan yang diterima baik langsung maupun
tidak langsung, atau dari melalui media massa jika perubahan itu sesuai
dengan keinginan komunikator, maka komunikasi itu disebut efektif (Anwar
Arifin; 1984).
Oleh karenanya, dari beberapa pernyataan di atas dapat kita terapkan
dalam lingkungan sebuah organisasi. Bagi seorang Pemimpin, Manajer, atau
Kepala sekolah pada lembaga pendidikan, kecakapan berbicara,
mendengarkan, membaca dan menulis adalah penting sekali. Lingkungan dan
pekerjaannya banyak berhubungan dengan bahasa dan komunikasi.
Koordinasi sebagai aspek penting manajemen, memerlukan sebuah
sumberdaya manusia, yang didalamnya terdapat pola pikir untuk memecahkan
suatu masalah. Oleh karena itu, diperlukannya hal-hal yang berkaitan dengan
pembelajaran, guna untuk mengetahui lebih jelas dan lebih dalam apa yang
dimaksud dengan koordinasi sebagai suatu aspek penting dalam manajerial
untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada.Dalam hal ini,
2
kami mengaitkan permasalahan didalam rapat koordinasi antara unsur
muspida dalam rangka menciptakan Sitkamtib (Sistem Keamanan Ketertiban
Masyarakat ) sehubungan dengan pelaksanaan Operasi Ketupat 2013
menjelang lebaran.
B. Rumusan Masalah
1) Apa yang dimaksud dengan Komunikasi?
2) Apa yang dimaksud dengan Koordinasi?
C. Tujuan Pembahasan
1) Untuk mengetahui pengertian Komunikasi
2) Untuk mengetahui penjelasan Koordinasi
3
BAB II
PEMBAHASAN
1. Pengertian Komunikasi
1.1 Komunikasi Secara Umum
Komunikasi adalah suatu proses yang dilakukan oleh seseorang atau
beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat untuk megubah,
menciptakan perilaku orang lain dengan cara menyampaikan informasi
yang menghubungkan dengan lingkungan orang lain.
1.2 Pengertian Komunikasi Menurut Beberapa Ahli
a. Menurut Aristoles
Pengertian komunikasi menurut Aristoteles adalah alat yang dapat
digunakan oleh masyarakat untuk ikut berpartisipasi dalam proses
demokrasi.
b. Menurut Carl I. Hovland
Pengertian komunikasi menurut Carl I. Hovland adalah proses yang
mungkin dilakukan oleh pembawa informasi dengan tujuan memberikan
rangsangan kepada orang lain untuk mengubah perilakunya.
c. Menurut William I. Gordon
Pengertian komunikasi secara singkat dan ringkas dapat didefinisikan
sebagai suatu transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan.
d. Menurut Djenamar SH
Djenamar pernah mengutarakan pendapatnya bahwa pengertian
komunikasi merupakan seni untuk menyampaikan ide-ide atau informasi
tertentu dari seseorang kepada orang lain.
e. Menurut Stewart L. Tubbs & Sylvia Moss
Definisi komunikasi dapat juga diartikan sebagai perpindahan informasi
yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam sebuah proses.
2. Proses Komunikasi
Proses komunikasi dapat dikategorikan dengan peninjauan dari persfektif
psikologi dan persfektif mekanistik , yaitu:
2.1 Proses Komunikasi Dalam Persefektif Psikologi
4
Proses Komunikasi ini terjadi pada diri komunikator dan komunikan, ketika
komunikator berniat akan menyampaikan pesan kepada komunikan, maka
dalam dirinya terjadi suatu proses
2.2 Proses Komunikasi Dalam Persfektif Mekanistik
Pada proses komunikasi ini dapat diklarifikasikan secara empat tahap yakni
sebagai berikut:
a. Proses Komunikasi Secara Primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran
atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan
lambang (symbol) sebagai media primer dalam proses berkomunikasi
b. Proses Komunikasi Secara Sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan
oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunaka alat atau
sarana. Proses komunikasi secara sekunder ini dalam menjangkau
sasarannya dengan menggunakan media massa yang mempunyai
sirkulasi yang luas dan memliki daya keserampakan. Seperti surat kabar,
siaran televisi, radio, film, brosur dan lain-lain.
c. Proses Komunikasi Secara Linear
Proses secara linear adalah proses komunikasi dalam situasi tatap muka
(face-to-face communication) maupun dalam situasi komunikasi
bermedia (mediated communication). Proses komunikasi linear
umumnya berlangsung pada komunikasi bermedia, kecuali komunikasi
melalui telpon.
d. Proses Komunikasi Secara Sirkular
Dalam konteks komunikasi yang dimaksudkan dengan proses sirkular itu
adalah terjadinya feed back atau umpan balik yaitu terjadinya arus dari
komunikan ke komunikator.
3. Tujuan Komunikasi
1) Supaya yang kita sampaikan dapat dimengerti, sebagai komunikator kita
harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) dengan sebaik-baiknya
dan tuntas sehingga mereka dapat mengerti dan mengakui apa yang kita
maksud.
5
2) Memahami orang lain. Kita sebagai komunikator harus mengerti benar
aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan kemauannya.
3) Supaya gagasan dapat diterima orang lain. Kita berusaha agar gagasan kita
dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasive bukan memaksakan
kehendak.
4) Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu, menggerakan sesuatu
itu dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan. Kegiatan dimaksud
di sini adalah kegiatan yang lebih banyak mendorong, namun yang penting
harus diingat adalah bagaimana cara baik untuk melakukan.
4. Model-Model Komunikasi
a. Model Komunikasi Linear
Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren
Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication.
Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik
pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model
yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran
(channel).
b. Model Interaksional
Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954
yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para
komunikator.[4] Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari
pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses
melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung.
c. Model Transaksional
Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun
1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang
berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.
Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan
penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas
komunikasi yang terjadi.
5. Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi
a. Latar Belakang Budaya.
6
Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui
kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara
komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.
b. Ikatan Kelompok Atau Grup
Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara
mengamati pesan.
c. Harapan
Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan
sesuai dengan yang diharapkan.
d. Pendidikan
Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam
menyikapi isi pesan yang disampaikan.
e. Situasi
Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi.
6. Cara Berkomunikasi yang Efektif
Komunikasi akan dapat berjalan dengan efektif manakala ada beberapa aturan
dan kaidah yang diikuti, yaitu:
1) Komunikator menghargai setiap individu, orang maupun kelompok yang
dijadikan sasaran komunikasi.
Hal ini mensyaratkan bahwa seseorang yang melakukan komunikasi bisa
menempatkan diri, tidak menganggap dirinya sebagai orang yang paling
tahu dan paling benar.
2) Komunikator harus mampu menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang
dihadapi orang lain.
Setiap orang yang melakukan komunikasi harus mampu mendengar dan siap
menerima masukan apapun dengan sikap yang positif.
3) Pesan diterima oleh penerima pesan dan dapat didengarkan dengan baik.
Hal ini berkaitan dengan media yang digunakan. Seringkali orang
melakukan komunikasi dengan individu maupun kelompok, tetapi pesan
tidak dapat dipahami karena media atau alat yang digunakan tidak
7
mendukung. Misalnya, suara di telepon putus-putus, atau microphon yang
mendengung, atau suara di telepon yang terlalu lemah. Beberapa hal tersebut
mengakibatkan penerima pesan kesulitan memahami isi pesan. Akibatnya
selain tidak respon, pemberi pesan justru tidak akan didengarkan atau
diperhatikan.
4) Kejelasan pesan sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi.
Hampir mirip efeknya dengan permasalahan media yang rusak, maka bagian
ini berkaitan dengan kejelasan isi pesan itu sendiri. Misalnya apabila
pemberi pesan menggunakan istilah-istilah yang sulit dipahami oleh
penerima pesan, maka jelas akan sulit bagi penerima pesan untuk memahami
isi pesan dan akhirnya umpan balik juga tidak akan muncul. Demikian juga
bila pemberi pesan tidak jelas dalam menyampaikan pesan akibat
penggunaan bahasa yang tidak sesuai dengan latar belakang penerima pesan,
maka akan muncul berbagai interpretasi. Akhirnya isi pesan akan bergeser,
dan komunikasi tidak dapat mencapai tujuannya.
5) Berkaitan dengan sikap rendah hati dan mau mendengarkan orang lain
Hal ini berkaitan dengan karakter dan sikap individu masing-masing, baik
pemberi maupun penerima pesan. Termasuk di dalam sikap dan sifat ini
adalah kerelaan untuk rendah hati, menghargai, dan mau mendengarkan
orang lain.
7. Pengertian Koordinasi
7.1 Pengertian Koordinasi Secara Umum
Koordinasi merupkan sebuah proses sinergi dan keseimbangan semua
kegiatan dalam pekerjaan antara satu pihak dengan pihak lain agar tercapai
tujuan setiap pihak dan tujuan bersama. Secara singkat, koordinasi adalah
suatu proses saling mengerti antara dua orang atau lebih untuk menjalankan
suatu hal.
7.2 Pengertian Koordinasi Menurut Para Ahli
Selain pengertian koordinasi diatas secara umum, berikut ini adalah
pengertian koordinasi yang dikemukakan oleh para ahli.
a. Handoko (2003:195)
Pengertian Koordinasi menurut Handoko adalah proses pengintegrasian
tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah
8
(departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi secara efisien.
b. James A.F Stoner dan Charles Wankel
Pengertian Koordinasi menurut James A.F Stoner dan Charles Wankel
adalah proses untuk mengintegrasikan berbagai tujuan dan aktivitas
dalam satuan yang berbeda (departemen maupun divisi fungsional) pada
organisasi guna meraih tujuan organisasi seefisien mungkin.
c. Ateng Syafrudin, S.H
Pengertian Koordinasi menurut Ateng Syafrudin, S.H adalah proses
rangkaian aktivitas menghubungi yang memiliki tujuan menyelaraskan
setiap tindakan dan aktivitas organisasi supaya mencapai gerak cepat
dalam rangka peraihan tujuan yang telah ditentukan.
8. Fungsi Koordinasi
1) Tercapainya KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, dan Simplifikasi)
supaya pencapaian tujuan organisasi dirah seefektif dan seefisien mungkin.
2) Menjadi problem solver di setiap masalah dan konflik semua pihak.
3) Membantu pimpinan dalam melakukan sinergi dan integrasi berjalannya
tugas-tugas yang ada dengan pihak yang berkaitan. Ketika keterkaitan
dengan berbagai unit/divisi semakin besar maka semakin tinggi kebutuhan
akan koordinasi.
4) Mendukung pimpinan untuk mensinergikan dan mengatur perkembangan
antara satu unit dengan unit lainnya.
5) Terjadi pengembangan dan terjagany keharmonisan antar kegiatan yang
dijalankan baik secara fisik ataupun non fisik dan dengan stakeholders.
6) Melakukan pencegahan agar tidak timbul konflik internal dan eksternal
7) Melakukan pencegahan adanya pekerjaan yang koson di setiap unit
8) Menghindari persaingan yang buruk
9. Tujuan Koordinasi
1) Sebagai pencegah konflik dan kotradiksi
2) Sebagai pencegah persaingan yang tidak sehat
3) Sebagai pencegah pemborosan
4) Sebagai pencegah kekosongan ruang dan waktu
5) Sebagai pencegah adanya perbedaan pendekatan dan pelaksanaan
9
10. Prinsip-Prinsip Koordinasi yang Efektif
1) Prinsip kesatuan arah dan tujuan.
2) Prinsip kesepakatan tentang kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan
masing-masing pihak, termasuk target dan jadwalnya.
3) Prinsip ketaatan dan loyalitas.
4) Prinsip saling tukar informasi kegiatan, hasil yang dicapai dan masalah
yang dihadapi.
5) Prinsip saling menghormati, saling percaya dan saling membantu.
6) Prinsip Profesionalitas.
7) Prinsip saling dapat dipercaya.
8) Prinsip Ketepatan penggunaan alat koordinasi.
9) Prinsip Efisiensi
10) Prinsip adanya koordinator atau pemimpin yang menggerakan dan
memonitor seluruh pelaksanaan kerjasama dalam organisasi dan mengerti
serta mampu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.
11. Karakteristik Koordinasi yang Efektif
1) Tujuan berkoordinasi tercapai dengan memuaskan semua pihak terkait
2) Koordinator sangat proaktif dan stakeholder koorperatif
3) Tidak ada yang mementingkan diri sendiri atau kelompoknya
(egosektoral)
4) Tidak terjadi tumpang tindih tugas
5) Komitmen semua pihak tinggi
6) Informasi keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang akan ada dalam
sistem jaringan koordinasi
7) Tidak merugikan pihak-pihak yang mengkoordinasi
8) Pelaksanaan tepat waktu
9) Semua masalah terpecahkan
10) Tersedianya laporan tertulis yang lengkap dan rinci oleh masing-masing
stakeholder
12. Pendekatan Koordinasi yang Efektif
1) Teknik-teknik manajemen dasar Dengan mempergunakan teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai
pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-
prosedur.
10
2) Meningkatkan koordinasi potensialMenjadi diperlukan bila bermacam-
macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam
ukuran dan fungsi.
3) Mengurangi kebutuhan akan koordinasiDalam beberapa situasi adalah
tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini
dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan sumber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
11
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam sebuah organisasi atau lembaga pastilah ada sebuah ketua dan staff
sebagai jajarannya. Ini merupakan satu kesatuan struktur untuk mencapai
tujuan organisasi. Fungsi dalam organisasi atau lembaga akan bisa berjalan
dengan baik dan lancar dengan adanya komunikasi dan koordinasi baik dari
atas kebawahan maupun sesama bidang dan staff. Akan terjadi keheningan
jikalau satu sama lain anggota tidak saling berkomunikasi dan koordinasi,
bahkan bisa menjadi kesalahpahaman atau terjadinya konflik
12
DAFTAR PUSTAKA
http://hardiantisampit.blogspot.com/2017/02/makalah-komunikasidan-
koordinasi.html?m=1
https://www.dictio.id/t/bagaimana-cara-berkomunikasi-yang-baik-dan-
efektif/16776
https://www.maxmanroe.com/vid/sosial/pengertian-komunikasi.html
https://www.pahlevi.net/pengertian-koordinasi/