RANCANG BANGUN SISTEM PENJADWALAN PRODUKSIDAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU

UD.KARYA JATI

Miqdad Mashabi

1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabayaemail: mickmack_07@yahoo.com

Abstract : Every manufacturing company always has a production planning and inventory of raw materials. Without the production planning and inventory of raw materials, the company is faced with the risk can’t meet customer needs and the cost of carry or storage costs are high.

The company's production data prior periods predicted using the single moving average to obtain the planning and the amount of goods produced in the next period. The output of the single moving average forecasting becomes the input of raw material inventory system using economic order quantity, so as to provide information on the company about the conditions of supply of raw materials which include the optimal point and the reorder point.

The condition of raw material inventory and production scheduling system can help the company, especially the PPIC in determining the data item and the quantity of goods produced in the next period. While the condition of inventories may help the purchasing department to determine what raw materials are purchased and the amount of raw materials to be ordered.

Keywords: Production planning, inventory, single moving average and the economic order quantity.

Manajemen persediaan yang baik

merupakan salah satu faktor keberhasilan

suatu perusahaan manufacturing untuk

melayani kebutuhan perusahaan dalam

menghasilkan suatu produk yang berkualitas.

Setiap perusahaan manufaktur memerlukan

penjadwalan produksi yang tepat untuk

mengembangkan proses produksi. Salah satu

upaya yang dilakukan adalah dengan

penjadwalan produksi yang bertujuan untuk

mencegah terjadinya kekurangan bahan baku

produksi pada saat proses produksi.

UD.Karya Jati adalah salah satu

perusahaan industri manufaktur yang

bergerak di bidang furniture, produk yang

diproduksi antara lain, lemari, meja belajar,

rak serba guna. Dalam perusahaan ini setiap

periode produksi berbeda-beda jumlah

produksinya, tergantung jumlah permintaan

distributor. Bila jumlah produksi setiap

periode tidak diperhitungkan secara tepat,

maka akan terjadi kelebihan atau bahkan

kekurangan persediaan bahan baku produksi.

1

Berdasarkan uraian diatas, diperlukan

sebuah sistem yang dapat meramalkan

persediaan bahan baku produksi di masa

datang pada penjadwalan produksi periode

berikutnya. Untuk menentukan jumlah

persediaan bahan baku yang diperlukan pada

periode berikutnya dan titik pemesanan

kembali (reorder point) digunakan Economic

Order Quantity (EOQ).

Peramalan banyak mempunyai arti,

maka peramalan tersebut perlu direncanakan

dan dijadwalkan sehingga diperlukan suatu

periode waktu yang paling dibutuhkan untuk

membuat suatu kebijakan dan beberapa hal

yang mempengaruhi kebijakan tersebut.

Dengan adanya sistem untuk menjadwalkan

persediaan bahan baku ini diharapkan dapat

membantu pihak perusahaan UD.Karya Jati,

terutama bagian produksi, sehingga tidak

terjadi keterlambatan dalam proses

produksinya.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Kristanto (2003:2), sistem

adalah kumpulan elemen – elemen dan

bekerja sama untuk memproses masukan atau

input yang ditunjukkan kepada sistem

tersebut dan mengolah input tersebut sampai

menghasilkan keluaran atau output yang

diinginkan. Adapun penjelasan tentang

elemen – elemen dari sistem adalah :

a. Tujuan, sistem dapat berupa tujuan

usaha, kebutuhan pemecahan masalah,

dan lain sebagainya.

b. Batasan, merupakan batasan – batasan

yang ada dalam mencapai tujuan dari

sistem, yang dapat berupa peraturan –

peraturan, permasalahan yang dibahas

peralatan, persinil dan lain sebagainya.

c. Penghubung, penghubung merupakan

media antara satu subsistem dengan

subsistem lain sehingga output

(keluaran) dari subsistem akan dapat

menjadi input (masukan) bagi sub sistem

lain.

d. Input (masukan), merupakan bagian

yang bertugas untuk menerima data

masukan, dimana data dapat berupa asal

masukan, frekuensi pemasukan data dan

jenis pemasukan data.

e. Proses, merupakan bagian yang

memproses masukan data menjadi

informasi yang sesuai dengan keinginan

penerima.

f. Output (keluaran) merupakan keluaran

atau tujuan akhir dari sistem yang dapat

berupa laporan, tabel atau grafik.

Sedangkan informasi adalah kumpulan

data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna bagi pengguna informasi tersebut.

Peranan Persediaan

Pada dasarnya persediaan mempermudah

jalannya operasi perusahaan yang dilakukan

secara berturut-turut untuk memproduksi

barang. Menurut Sujadi Prawirosentono

(2000:69), persediaan diadakan mulai dari

2

bahan baku sampai barang jadi, antara lain

berguna untuk:

1. Mengurangi resiko keterlambatan

datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan

untuk menunjang proses produksi

perusahaan.

2. Mengurangi resiko penerimaan bahan

baku yang dipesan tetapi tidak sesuai

dengan pesanan sehingga harus

dikembalikan.

3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan

secara musiman sehingga dapat digunakan

seandainya bahan/barang itu tidak tersedia

dipasaran.

4. Mempertahankan stabilitas operasi

produksi perusahaan, yang berarti

menjamin kelancaran proses produksi.

5. Upaya penggunaan mesin yang optimal,

karena terhindar dari terhentinya operasi

produksi karena ketidakadaan persediaan

(Stock Out).

6. Memberikan pelayanana kepada

konsumen dengan baik, dimana keinginan

konsumen pada suatu waktu dapat

dipenuhi dengan memberikan jaminan

tetap tersediaanya barang jadi tersebut.

Metode Economic Order Quantity

EOQ adalah jumlah unit (kuantitas)

barang yang dapat dibeli dengan biaya

minimal. Tujuan model persediaan ini adalah

menentukan jumlah pesanan yang dapat

meminimumkan biaya penyimpanan dan

biaya pemesanan persediaan. Dengan

menggunakan perhitungan EOQ, maka

persediaan yang ada di dalam gudang tidak

terlalu banyak, tapi juga tidak akan terlalu

sedikit. Sehingga aktivitas perusahaan tidak

terganggu karenanya. Salah satu masalah

dalam menentukan analisis EOQ adalah

bahwa sulit bagi kita untuk dapat

menentukan titik pemesanan kembali. Bahwa

titik pemesanan kembali diperlukan untuk

mencegah terjadinya kehabisan stok

(kekurangan) selama waktu antara

melakukan pemesanan dan penerimaan

pesanan tersebut.

Jumlah pesanan pada setiap

pembelian (Q) yang optimal akan

memperoleh total biaya persediaan (TC)

yang minimal. Secara matematis jumlah

pesanan yang optimal (Q*) dapat dihitung

sebagai berikut :

dTCdQ

=−CR

Q2+ H

2=0

atau

CR

Q2=

H2

Q2=2 CRH

Q¿=√2CRH

Persamaan untuk kuantitas pembelian

optimal :

EOQ = Q* = √2 CR / H

H = P f

B = RL / N

3

Di mana:

R : Permintaan perbulan (unit).

C : Biaya pemesanan setiap pesanan (Rp).

Q : Jumlah setiap pesanan pada setiap

pembelian (unit).

H : biaya penyimpanan perunit (Rp).

P : harga pembelian (Rp) perunit.

f : biaya penyimpanan perunit yang

dinyatakan dalam persentase.

B : titik pemesanan kembali (unit).

L : waktu tunggu (Lead time).

N : banyaknya periode lead time dalam

periode permintaan

Titik Pemesanan Kembali

Reorder point adalah saat titik di mana

harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa

sehingga kedatangan atau penerimaan barang

yang dipesan itu adalah tepat pada saat

dibutuhkan. Pemesanan kembali ini perlu

dilakukan oleh perusahaan pada setiap

periode untuk mencegah terjadinya

kekurangan barang. Sehingga aktivitas

perusahaan tidak terganggu.

Metode Single Moving Averages

Menurut Salah satu cara untuk

mengubah pengaruh data masa lalu terhadap

nilai tengah sebagai ramalan adalah dengan

menentukan sejak awal berapa jumlah nilai

observasi masa lalu yang akan dimasukkan

untuk menghitung nilai tengah. Untuk

menggambarkan prosedur ini digunakan

istilah rata-rata bergerak (moving average)

karena setiap muncul nilai observasi baru,

nilai rata-rata baru dapat dihitung. Rata-rata

bergerak ini kemudian menjadi ramalan

untuk periode mendatang. Untuk menentukan

ramalan pada periode yang akan datang

memerlukan data historis selama jangka

waktu tertentu. Misalnya dengan metode 4

bulanan moving average ramalan bulan ke- 5

baru dapat dihitung setelah bulan keempat

berakhir demikian seterusnya.

Ft-1 =

X t+X t−1+ X t−2+.. . .+ X t−N +1

N

keterangan:

Ft-1 = Ramalan untuk periode ke t + 1

Xt = Data untuk periode ke t

N = Jangka waktu rata – rata bergerak

Perhitungan kesalahan meramal diuraikan

dibawah ini:

1. Error = Data rill – Ramalan

ei = Xi – Fi, dimana Xi adalah data periode

ke i sedangakan Fi adalah ramalan periode ke

t.

2. Mean Absolute Error

Adalah rata – rata absolute dari kesalahan

meramal, tanpa mengiraukan tanda positif

atau negative. Mean Absolute Error = ∑i=1

n |ei|n

(Spyros, 2002).

3. Mean Squared Error

Adalah rata – rata kesalahan meramal

dikuadratkan. Mean Squared Error ∑i=1

n |ei|n

2

( Spyros, 2002).

4

Model Pengembangan

Berdasarkan proses persediaan barang

berikut disajikan Block Diagram untuk

menjelaskan alur proses yang terjadi dalam

sistem secara umum.

Gambar 1. Block Diagram

Tahap peramalan meliputi aktivitas

peramalan penjualan barang yang dilakukan

pada bulan yang telah ditentukan. Peramalan

barang periode ke-n ditentukan

menggunakan single moving averages

sedangkan untuk tahap analisa persediaan

yaitu memasukkan hasil rata-rata dari

peramalan kedalam metode EOQ (Economic

Order Quantity).

Context Diagram

Diagram ini menggambarkan

rancangan global/ keseluruhan dari proses

yang ada pada DFD. Berikut ini merupakan

tampilan dari context diagram sistem yang

dirancang.

Gambar 2. Data Flow Diagram

Pada Context Diagram diatas terdapat 6

external entity yaitu supplier, distributor,

bagian pembelian, gudang, PPIC dan bagian

produksi. Masing- masing dari entity

memberikan input dan oleh sistem diberikan

output yang berupa laporan atau data yang

diperlukan. Pada proses persediaan barang

dimulai dari penentuan peramalan dan stock

barang sehingga didapatkan stock minimum

bagi perusahaan.

DFD Level 0

Pada DFD level 0 terdapat 4 proses

utama yaitu : proses penjualan, proses

peramalan, proses pembelian dan proses

pembuatan laporan.

5

Gambar 3. Level 0 Sistem Penjadwalan

Produksi dan persediaan

HASIL DAN PEMBAHASAN

Peramalan

Gambar 4. Form Perhitungan Peramalan

Form perhitungan peramalan ini

digunakan untuk menghitung rata-rata

jumlah barang yang diproduksi pada bulan

berikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan

metode single moving average.

Gambar 5. Form Menu Produk

Form menu produk digunakan untuk

input jumlah produksi barang dan

menghitung jumlah komponen yang

diperlukan untuk memproduksi barang

tersebut.

Perhitungan EOQ

Gambar 6. Form Perhitungan EOQ

Detail_pembelian

hasil EOQ

pembelian

komponen

data_komponendata EOQ

hasil_peramalan

[hasil EOQ]

[Data order]

[Laporan Peramalan]

[Laporan Penjualan]

data peramalan

[Data Peramalan]

[Data Rencana Produksi]

[Data Stock Komponen]

[Laporan Pembelian]

data_stock

[hasil_peramalan]

permintaan

[Data Produksi]

Data Barang

master barang

[Data barang]

[Data Stock Barang]

[Data Pembelian]

[Data Komponen]

[Data Supplier]

Data penjualan

[Data Permintaan Barang]

identitas_distributor

[Data Barang]

[Data Distributor]

[Data Permintaan]

Supplier

DistributorGudang

Gudang

Bagian Pembelian

Bagian Pembelian

PPIC

Bagian Produksi

PPICPPIC

1

PENJUALAN

+

1 Data_distributor

2

PERAMALAN

+

2 Data Penjualan

3

PEMBELIAN

+

4

LAPORAN

+

3 Data Barang

4 Stock Barang

5 Hasil Peramalan

6 EOQ7 Data Komponen

9 Data Pembelian

6

Form perhitungan ini digunakan untuk

menghitung reorder point dari barang

tertentu sehingga dapat ditentukan stock

minimum pada komponen pendukung.

Dalam Perhitungan ini digunakan metode

economic order quantity yang mana inputnya

diambil dari hasil peramalan.

Pembelian

Form pembelian digunakan untuk

menyimpan data pembelian dari supplier.

Gambar 7. Form Pembelian

Penjualan

Gambar 8. Form Penjualan

Form penjualan digunakan untuk

mengetahui penjualan barang dan jumlah

barang yang telah dijual.

Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari

rancang bangun sistem penjadwalan produksi

dan persediaan bahan baku pada UD.Karya

Jati adalah sebagai berikut:

1. Penjadwalan produksi dapat dilakukan

dengan menggunakan peramalan metode

single moving average, sedangkan

persediaan bahan baku dengan

menggunakan Economic order quantity.

2. Rancang bangun sistem penjadwalan

produksi dan persediaan bahan baku

dapat menentukan jumlah barang yang

diproduksi pada periode berikutnya.

3. Sistem Penjadwalan produksi dan

persediaan bahan baku yang telah dibuat

dapat membantu pihak manajemen

UD.Karya Jati dalam menentukan jumlah

produksi barang dan stok bahan baku.

7

Saran

Adapun saran yang dapat digunakan

untuk mengembangkan aplikasi yang telah

dibuat adalah sebagai berikut:

1. Sistem yang sudah dibuat perlu

diintegrasikan dengan sistem yang lain

misalnya dengan sistem administrasi dan

gudang.

2. Sebagai pembanding dapat dicoba

dengan metode yang lain seperti metode

winter, metode holt dan metode permalan

yang lainnya. Sebagai pembanding

persediaan dapat digunakan metode lain,

selain metode EOQ misalnya economic

production quantity (EPQ), material

requirement planning (MRP) ataupun

just in time (JIT).

DAFTAR RUJUKAN

Assauri, Softjan., 2004, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

Elwood,Buffa,1996,Manajemen Operasi Produksi Modern, Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta.

Gaspersz, Vincent., 2004, Production Planning and Inventory Control, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Kristanto, Adri., 2003, Perancangan Sistem dan Aplikasinya, Gava Media Yogyakarta.

Spyros, Makridaris, Steven C. Wheelwright & Viktor E. Mcgee, 2002, Metode dan Aplikasi Peramalan, Erlangga, Jakarta

Taylor, Bernard W., 2001, SAINS MANAJEMEN Pendekatan Matematika untuk Bisnis, Buku 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Romeo, 2003, Testing Dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, STIKOM, Surabaya.

8

Lampiran 1. Context Diagram

Laporan Peramalan

Laporan Penjualan

Data barang

Data Produksi

Data Peramalan

hasil_peramalanData order

hasil EOQ

Data Rencana Produksi

Laporan Pembelian

Data Stock Komponen

Data Stock Barang

Data Permintaan Barang

Data Barang

Data Distributor

Data Permintaan

Data Pembelian

Data Komponen

Data Supplier

0

Sistem Penjadwalan Produksi dan Persediaan Bahan Baku

UD karya Jati

+

SupplierGudang

Bagian Pembelian

Bagian Produksi

Distributor

PPIC

9

Lampiran 2. DFD Level 0

Detail_pembelian

hasil EOQ

pembelian

komponen

data_komponendata EOQ

hasil_peramalan

[hasil EOQ]

[Data order]

[Laporan Peramalan]

[Laporan Penjualan]

data peramalan

[Data Peramalan]

[Data Rencana Produksi]

[Data Stock Komponen]

[Laporan Pembelian]

data_stock

[hasil_peramalan]

permintaan

[Data Produksi]

Data Barang

master barang

[Data barang]

[Data Stock Barang]

[Data Pembelian]

[Data Komponen]

[Data Supplier]

Data penjualan

[Data Permintaan Barang]

identitas_distributor

[Data Barang]

[Data Distributor]

[Data Permintaan]

Supplier

DistributorGudang

Gudang

Bagian Pembelian

Bagian Pembelian

PPIC

Bagian Produksi

PPICPPIC

1

PENJUALAN

+

1 Data_distributor

2

PERAMALAN

+

2 Data Penjualan

3

PEMBELIAN

+

4

LAPORAN

+

3 Data Barang

4 Stock Barang

5 Hasil Peramalan

6 EOQ7 Data Komponen

9 Data Pembelian

10