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INTRODUCCIÓN
El presente manual es un instrumento de apoyo que utiliza nuestra organización
“La vaca Cremosa” ya que facilita el conocimiento de los pasos a seguir en los
procedimientos que se llevan a cabo dentro de cada área de la empresa; nos
permitirá ahorrar tiempo y recursos y nos presentará de una forma más clara y
detallada lo que debemos realizar en cada función o proceso para poder obtener
mejores resultados.
JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
El siguiente manual se realizó con el propósito de ayudar, guiar y orientar a cada integrante de nuestra organización, con el fin de definir los procedimientos que debe realizar cada departamento para que no haya duplicidad de funciones ni tampoco doble archivo de las mismas funciones.
El mismo servirá para agilizar y realizar los procedimientos correctamente. Dentro del mismo encontrarán su descripción, ya que por medio de un buen trabajo se logra alcanzar el éxito tanto del departamento como de la organización.
OBJETIVOS
GENERALES
Realizar cada procedimiento con primera calidad y mayor eficiencia en trabajo de equipo para poder dar un buen servicio y poder obtener ganancias para la empresa.
ESPECÍFICOS
Hacer que cada procedimiento y norma sea conocida claramente por los departamentos.
Mejorar los procedimientos para que sean más factibles con el uso de la guía que contiene el mismo.
Llevar a cabo cada procedimiento al pie de la letra y lograr una mejora general y poder generar ganancias.
Realizar estrategias para que las normas sean conocidas por cada colaborador, y así no quebrantar ninguna por falta de conocimiento.
VENTAJAS Y/O BENEFICIOS DEL MANUAL
Dar a conocer todas las normas y/o procedimientos que se hablan en el manual a los empleados de la empresa.
Cada procedimiento se realizará al menor tiempo posible ya que estos se harán según los pasos correctos y cada colaborador sabrá qué responsabilidad tiene.
Se logrará un departamento eficiente por medio de la realización correcta de los procedimientos por ende habrá un buen servicio hacia nuestros clientes.
Cada departamento podrá delimitar el tiempo necesario para realizar algún procedimiento específico que requiera uno o varios departamentos pues con la guía sabrá qué pasos siguen y cuánto tiempo pueden dedicarle a cada uno.
Con las normas publicadas en el mismo, ningún empleado podrá quebrantarlas pues cuenta con el conocimiento suficiente de las mismas.
NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Todo empleado debe conocer sus responsabilidades en cuanto a los procesos que tenga a cargo su puesto.
Los procedimiento puede ser modificados para la mejora del mismo, siempre y cuando se autorice por el encargado de cada departamento y el gerente general.
Estos procedimientos tienen vigencia a partir de su fecha de publicación.
Los procedimientos deberán diseñarse de tal manera que apoye y ayude a la productividad de la empresa.
DIRECTORIO DE PROCEDIMIENTOS
Gerente de comercio y distribución: Definir los proveedores que requieren programas o convenios de
compra. Lograr realizar compras anuales con condiciones favorables para la
empresa así como velar por la venta de los productos Verificar que los convenios de compra con los proveedores se cumplan.
Supervisar la colocación de órdenes de compra en tiempo y forma. Autorizar el precio de venta a asistentes Ordenar pedidos para facilitar distribución con eficacia Supervisar la actualización de catálogo de proveedores y productos.
Dar bienvenida al cliente Brindar toda la información que el cliente desea. Estar al pendiente de la inquietudes y preguntas de los clientes Realizar la venta Facturar el producto Empacar el producto Entrega de producto al cliente
Departamento de Recursos Humanos
Responsable del proceso de reclutamiento, selección, inducción, capacitación, desarrollo y evaluación del desempeño del personal que formará parte de la organización, así como llevar controles necesarios para registros y estadísticas de pago de salarios, horas extras, prestaciones adicionales, ausencias, rotación, faltas, expedientes.
Procedimiento de contratación:o Publicación de los requerimientos para el puestoo Selección o Reclutamientoo Capacitación
Procedimiento de pago de planilla:o Ingresar a empleados nuevoso Calcular días trabajadoso Calcular el impuesto Igss a pagaro Emitir recibos de pagos junto con cheques
Gerente Financiero
Compras Bancos Firmas
Procedimiento de pago a proveedores
o Solicitud de factura o Emitir contraseña por la factura o Solicitar quince días hábiles para el pago de la contraseña o Especificar los horarios de pago o Emitir el cheque para el pago o Solicitar contraseña para la entrega de cheques
Gerente financiero:
Planifica actividades estratégicas con el fin de reducir costos. Planifica actividades estratégicas con el fin de mejorar el
compromiso y rendimiento de los colaboradores de la empresa.Supervisa que los instaladores y herreros cumplan con la jornada de trabajo, las normas de producción, las normas de higiene y seguridad y todas las otras establecidas por la gerencia
Coordina a su equipo de trabajo y subordinados Supervisar la entrega de trabajo totalmente terminados,
con el propósito que se cumpla con la calidad y servicio que se ofrece
Vela por la limpieza y acabado de obra, donde se realizó el trabajo.
Elaborar el pedido de materia prima necesaria para no carecer de ello.
Elaborar ruta de pilotos, para el traslado de productos y personal, en cada obra.
Asistente Administrativo
Asiste a sus superiores en el diseño y planificación y supervisión de producción
Revisar, contestar, enviar y archivar la correspondencia y documentos de producción
Contestar las líneas telefónicas. Elaborar y presentar informes mensuales.
Disposición a nuevas tareas asignadas.
OBJETIVOS Y NORMAS DE PROCEDIMIENTO:
Gerente Financiero:
Objetivos:
Objetivos sociales.
Saber mantenerse dentro de la sociedad como un individuo con valores y propósitos dentro de ella poder hacer uso de los bienes que están entrando a la organización como lo son las ventas de los productos lácteas de la empresa, siempre poniéndonos como organización de ejemplo para los demás del dar facturas por compras.
Normas:
Facturas
Las normas dentro de la organización de productos lactros son de carácter puntual y de cumplimiento neto para todos los empleados en general desde el más alto al más bajo por lo mismo tienen que ser cumplidas al máximo entre las cuales son dar puntual las facturas y darlas sin que el cliente las pida.
La vaca Cremosa
Guatemala Guatemala
NIT: 556789-5 FACTURA No 00001
Serie B
Fecha: ____________________________________________
Señor_____________________________________________
Dirección__________________________________________
CANT DESCRIPCION VALOR
TOTAL EN LETRAS:
TOTAL Q.
PROCEDIMIENTO
No Actividad Personas Involucradas
1 Llevar la factura al contador 3
2 Pasarla a firmas con gerentes 2
3 Esperar la orden de compra 1
4 Entrega de Cheque a caja 1
5 Entrega de cheque
Área de Ventas:
Objetivos de penetración. Los objetivos para este departamento son importantes por medio de los cuales hay que penetrar en el ámbito de los clientes tomando en cuenta las consecuencias que se tienen que tener para ganarse a los clientes en todos los ámbitos. En esta área se necesita un alto seguimiento de capacitaciones hacia el personal para que tengan una serie de tips de como poder comprender al cliente, ver lo que desea y como poder convérselo de que adquieran nuestros productos por la alta calidad.
Elaborado por:Diego Ovando
Autorizado por:
______________________
Revisado por:
LIC. Edvin Galica
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Venta de Productos Lácteos Vaca Cremosa
Fecha
18 18 DE NOV. 2014
Manual De Procedimientos
PRODUCTO INGRESADO AL ALMACENCantidad de
ProductoEspecificaciones
del ProductoHora de
RecepciónPersona que
la EntregaPersona que
la Recibe
Carcarlos alvarezjona
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LIC. Edvin Galica
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Manual De Procedimientos
CONTROL DE PRODUCTO DISTRIBUIDOCantidad de
ProductoEspecificaciones
del ProductoPunto de Entrega
Fecha en Salió
Importe del Producto
F._______________________
Responsable
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LIC. Edvin Galica
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Fecha
18 18 DE NOV. 2014
Manual De Procedimientos
PROCEDIMIENTO
No Actividad Personas Involucradas
1 Llenar los reportes de ingreso 1
2 Pasarlos ala persona encargada de fírmalo 1
3 Entregarle una copia de los reportes 1
4 Entregarlo a la persona encargada de registro 1
5 Registrarlo en el Archivo 2
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Elaborado por:Diego Ovando
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LIC. Edvin Galica
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Manual De Procedimientos
Área de Publicidad y promociones:
Objetivos específicos: Los objetivos para este departamento son claves para la empresa ya que se tiene la capacidad de hacer las cosas bien en términos específicos tomando las cosas puntualmente y con deseos de sobresalir tanto exterior mente como internamente, los empleados están capacitados para poder hacer del departamento algo bueno y sobresalir positivamente.
Normas:
Estilo en las encuestas de mejora: Modo, manera, forma de ir mejorando en algunas ramas de la organización y poder ir viendo los conocimientos y las expectativas de las demás personas tanto internas de la empresa como externas.
1. Con que variedad consume productos lácteos
Mucho __________ a veces____________ casi nunca________
2. Qué tipo de leche consume con más frecuencia?
Entera_______ Deslactoasa ______ Semi deslactosada______ de soya ___
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Elaborado por:Diego Ovando
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LIC. Edvin Galica
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Manual De Procedimientos
3. En qué lugares compra sus productos lácteos?
Tiendas al menudeo _____ Supermercados ______
Mercados______
4. Con que frecuencia lo compra?
Anual _____ Quincenal _____ Mensual _____ Semanal___ Diario____
5. Cuánto paga actualmente UD. Por un litro de leche?
5-10_____ 10-15_____ 15-20______ 20-30______ 30-50______
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Elaborado por:Diego Ovando
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LIC. Edvin Galica
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Manual De Procedimientos
PROCEDIMIENTO
No Actividad Personas Involucradas
1 Hacer un cuestionario 2
2 Redactarlo a computadora 1
3 llevarlo a impresión 1
4 Sacarle copias 1
5 mostrarle la encuesta al gerente 2
6 darlo a conocer en el departamento los encargados de area
7 encuestar a las personas externas 50
8 tener el resultado de las respuestas 25
Carcarlos alvarezjona
Elaborado por:Diego Ovando
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Manual De ProcedimientosÁrea de publicidad y promociones:
FLUJO GRAMA:
Inicio Actividad Documento Decisión Actividad Datos
Realización de cuestionario
Redacción
Llevarlo a Impresión
Sacado de copias
Muestreo de encuesta
Dar a conocerlo
Encuestar
Resultado
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Elaborado por:Diego Ovando
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Manual De Procedimientos
TERMINOLOGÍA TÉCNICA
ACTIVIDAD/TAREA:
Términos sinónimos, aunque se acostumbra tratar a la tarea como una acción
componente de la actividad. En general son acciones humanas que consumen tiempo
y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son
finitas aunque pueden ser repetitivas.
ANÁLISIS:
Acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para
reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre éstas y obtener
conclusiones objetivas del todo.
CONTROL:
Tipos: 1. control de calidad; 2. control de cantidad; 3. control de costos; 4. control de
tiempo. Es el acto de registrar la medición de resultados de las actividades ejecutadas
por personas y equipos en un tiempo y espacio determinado.
CONTROL DE CALIDAD:
El control de calidad se ocupa de garantizar el logro de los objetivos de calidad del
trabajo respecto a la realización del nivel de calidad previsto para la producción y
sobre la reducción de los costos de la calidad.
Carcarlos alvarezjona
Elaborado por:Diego Ovando
Autorizado por:
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LIC. Edvin Galica
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Fecha
18 18 DE NOV. 2014
Manual De ProcedimientosCONTROLAR:
Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema
organizacional en un tiempo y espacio determinados.
COORDINAR:
Acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera vertical y
horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todos los
elementos que participan en el trabajo.
DEPARTAMENTALIZACIÓN:
Fase del análisis administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo como un
todo, estableciendo los niveles de especialización y complejidad de todas las partes o
componentes del trabajo y dando figura al organigrama.
DIRIGIR:
Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y resultados,
con determinados recursos.
DIVISIÓN DEL TRABAJO:
Acto de segmentar el trabajo total de una organización, por especializaciones y
niveles de dificultad.
Carcarlos alvarezjona
Elaborado por:Diego Ovando
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Manual De ProcedimientosEFICACIA:
Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo
planeado.
EFICIENCIA:
Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor empleado y por unidad
de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los resultados respecto al costo de
producir esos resultados.
EVALUAR:
Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio
dados, con los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas
de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas.
FINES:
Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.
FORMULARIO:
Documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un
determinado aspecto, para ser complementada con información "variable" según cada
aplicación y para satisfacer un objetivo específico.
Carcarlos alvarezjona
Elaborado por:Diego Ovando
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LIC. Edvin Galica
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Manual De ProcedimientosFUNCIÓN:
Mandato formal permanente e impersonal de una organización o de un puesto de
trabajo.
GERENCIA:
Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer
sus respectivas demandas.
MANUAL:
Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada
materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos seleccionados
y fácilmente localizables.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura de
producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido son los
procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances,
la descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas
que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de ruta, fluxograma).
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Es la especificación de una parte del objetivo general. El conjunto de objetivos
específicos logran el objetivo general.
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Elaborado por:Diego Ovando
Autorizado por:
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LIC. Edvin Galica
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Manual De Procedimientos
OBJETIVO GENERAL:
Se define como "un deseo a lograr".
ORGANIZAR:
Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización
o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.
PROBLEMA:
Situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en un
momento histórico determinado y un lugar dado.
PROCEDIMIENTO:
Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores
distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las
operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio.
RESPONSABLES:
Son los funcionarios que reciben órdenes de sus superiores o las tienen en virtud del
puesto que ocupan, sobre actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases:
unidades organizativas o funcionarios.
SUPERVISAR:
Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas
preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados.
Carcarlos alvarezjona
Elaborado por:Diego Ovando
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LIC. Edvin Galica
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Manual De Procedimientos
HOJA DE RESPONSABILIDAD
Manual de ProcedimientosAsunto: Analista
Fecha de Impresión:Fecha de Implantación:
REVISIONES:
Fecha: ______ Página______Por_____Fecha: ______ Página______Por_____Fecha: ______ Página______Por_____Fecha: ______ Página______Por_____
El presente manual interesa a:Todos los departamentosAl departamento: ____________________________________________________________________________________
APROBACIONES: FIRMAS:
1. Lic. Edvin Galicia _____________3.____________ _____________4.____________ _____________5.____________ _____________
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Elaborado por:Diego Ovando
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Fecha
18 18 DE NOV. 2014
Manual De Procedimientos
Carcarlos alvarezjona
