managementul.pdf

Analiza efectuată de management

1 SCOP

Procedura prezintă cerinţele şi responsabilităţile specifice activităţii de analiză a sistemului demanagement integrat efectuată de managementul organizaţiei.

2 DOMENIU

Procedura se aplică la nivelul managementului, la intervale planificate, pentru a se asiguracontinua adecvare, eficacitatea şi eficienţa SMI.

3 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

Definiţiile termenilor specifici se regăsesc în standardele SR EN ISO 9000 : 2001 Sisteme demanagement al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; SR EN ISO 14001:2005 Sistemde management de mediu.Cerinţe cu ghid de utilizare; OHSAS 18001 : 2004 Sisteme demanagement al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Specificaţii.

RM – Reprezentantul ManagementuluiRMM – Responsabilul cu managementul mediuluiRMSSO – Responsabilul cu managementul sănătăţii şi securităţii ocupaţionaleSMI – Sistem de management integrat (calitate

1 1 1/7


medIu, sănătate şi securitate ocupaţională)RAM – Raportul analizei efectuate de managementAEM – Analiza efectuată de management

4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Documentele de referinţă se regasesc în capitolul 2.2, al Manualului de ManagementIntegrat (Calitate, Protecţia mediului, Sănătate şi securitate ocupaţională), MMI-01, ediţia 1,rev. 0.

5 RESPONSABILITĂŢI

5.1 Administratorul

5.1.1 Planifică şi efectuează şedinţele managementului realizate cu scopul de a analiza SMIîn cadrul organizaţiei, pentru a întreprinde măsuri adecvate în scopul îmbunătăţirii şidezvoltării proceselor organizaţiei.

5.1.2 Aprobă RAM-ul rezultat al şedinţelor de analiză.5.1.3 Certifică prin semnătură în procesul verbal de analiză, deciziile/ măsurile luate.

5.2 Şefii compartimentelor/birourilor

5.2.1 Pregătesc rapoarte referitoare la activităţile proprii pe care le conduc, în care vor facede asemenea şi propuneri de îmbunătăţire a activităţilor specifice compartimentuluirespectiv;

5.2.2 Asigură condiţiile organizatorice necesare îndeplinirii planului de măsuri adoptat înurma AEM.

5.3 RM

5.3.1 Întocmeşte ,,Raportul analizei efectuate de management” (RAM) şi îl supune aprobăriiAdministratorului.

5.3.2 Arhivează RAM pe o perioadă de 2 ani.5.3.3 Asigură condiţiile organizatorice necesare desfăşurării şedinţei de analiză a SMI.5.3.4 Pregăteşte ordinea de zi a şedinţei AEM şi o prezintă spre analiză echipei

manageriale. 5.3.5 Asigură activităţile de secretariat necesare desfăşurării cu maximă eficienţă şi

operativitate a AEM.

2 2 2/7


6 PROCEDURA

NRCRT

ETAPAPROCES

RESPONSABIL DESCRIERE ÎNREGISTRĂRI

1 Scopul şiperiodicitatea

analizeiefectuate demanagement

RM La nivelul organizaţiei, anual se convoacăîntrunirea şefilor de compartimente, la careeste prezentat Raportul anual de activitateprecum şi orientările şi perspectiveleorganizaţiei pentru noul an, precum şi politicilesectoriale, politicile de investiţii şi analize desinteză sunt prezentate periodic (lunar sautrimestrial) în cadrul AEM.

Adoptarea SMI-ul în cadrul organizaţieipresupune angajarea organizaţiei pentru :

a) AtingErea obiectivelor propuse pe liniacalităţii, protecţiei mediului, sănătăţii şisecurităţii ocupaţională, ce constă înrealizarea unui nivel calitativ superior alproduselor şi serviciilor furnizate, pentru aputea satisface în permanenţă cerinţeleclienţilor reali şi potenţiali şi pentru a câştigaîncrederea acestora;b) aplicarea şi respectarea normelor decalitate, protecţa mediului, sănătate şisecuritate ocupaţională impuse de legile învigoare.

Pentru atingerea acestor obiective estenecesar ca SMI implementat în cadrulorganizaţiei să fie analizat periodic sau ori decâte ori este cazul pentru a desfăşuraactivităţile într-un mod de abordare unitar şicontrolat al proceselor efectuate în vedereaeficacităţii şi eficienţei acestora.

2 Premiseleanalizei SMI

RM RM organizează şedinţele de analiză a SMI:� planificat la intervale stabilite� în cazul constatării unornereguli ce necesită imediat rezolvare:

• abateri grave de la norme, legi• reclamaţii repetate venite din

partea clientului• reclamaţii privind furnizorii• constatarea unor neconformităţi

sistematice� în cazul modificărilororganizatorice� la schimbări importante înlegislaţie� pentru stabilirea unor noistrategii de dezvoltare, noi abordăriprivind relaţiile cu clienţii.

3 3 3/7


NRCRT

ETAPAPROCES


3 Convocareaparticipanţilor

Administratorul

La analiza SMI participă membrii echipeimanageriale, precum şi după caz, invitaţi.Aceştia sunt convocaţi cu cel puţin osăptămână înainte, de către Administratordiverse mijloace, în funcţie de caz (telefonic,notă de convocare, etc.) în care suntspecificate:

� tema supusă dezbaterii� data şi ora dezbaterii� locul unde se va desfăşuraşedinţa� lista participanţilor.

Convocator

4 Pregătireaanalizei

Şeficomp/birouri

Participanţii convocaţi la şedinţa de analizăpregătesc fiecare un raport privind activitateadesfăşurată în cadrul compartimentelor/birourilor pe care le conduc.

Rapoartele pot include:� stadiul atingerii obiectivelor înraport cu cele propuse la analizaprecedentă şi/sau cele propuse lanivelul anului în curs � respeCtareA sau nu atermenului acordat pentru atingereaobiectivelor şi, dacă este cazul,motivele pentru care nu s-a respectattermenul� probleme întâmpinate înrealizarea obiectivelor (neconformităţi,accidente/incidente de muncăconstatate rezolvate sau nu)� noi propuneri pentruînlăturarea neconformităţiloraccidentelor/ incidentelor de muncănerezolvate / îmbunătăţirea /dezvoltarea activităţilor desfăşurate,aceste propuneri fiind susţinute deinformaţii verificabile.

Rapoarte deactivitate

5 Elemente deintrare ale

AEM

RM/ RMSSO /RMM/

Administratorului.

Cel puţin o dată pe an sunt dezbătute în cadrulşedinţelor de analiză următoarele puncteesenţiale ale SMI: � Politica şi obiectivele referitoare la calitate,

protecţia mediului, sănătate şi securitateocUpaţiOnală

• stabilirea politicii şi aobiectivelor pentru anul în curs• modificarea acestora în funcţiede schimbările apărute

� Manual/proceduri/înregistrări SMI• manual/proceduri:

- iniţierea unei noirevizii / ediţii, după caz- elaborarea unor noiproceduri

RAM nr.

4 4 4/7


NRCRT

ETAPAPROCES


• înregistrări:- modificarea unormodalităţi de înregistrare- stabilirea unor noiînregistrări

� audituri interne/externe• prezentarea rezultatelorauditurilor precedente• stabilirea unor audituri deurmărire cu privire la acţiunilecorective/ preventive ce vor fiîntreprinse• stabilirea unei noi planificări aauditurilor

� Resurse• umane:

- necesitatea unorinstruiri/ recrutări în funcţie denoile competenţele cerute- planificarea instruirilorpe anul în curs- organizarea unorcursuri de instruire

• financiare:- stabilirea bugetuluialocat pentru activităţileexistente sau pentru investiţiilece urmează a fi făcute

• infrastructură:- elaborarea planului dementenanţă a echipamentelor/spaţiilor de lucru- achiziţionarea unornoi echipamente/spaţii delucru

� Performanţa proceselor şi conformitateaprodusului/serviciilor

• capabilitatea furnizorilor de asatisface condiţiile specificatecontractual sau cele legale şi dereglementare• controlul neconformităţilor ,acidentelor/incidentelor de muncăapărute sau potenţiale prin analizalor, modul de tratare şi aplicareaunor acţiuni corective/preventive• reclamaţiile provenite de laclient şi tratarea acestora

� Stadiul de implementare a acţiunilorcorective/preventive

• probleme întâmpinate înimplementare• încadrarea în termenul derezolvare a neconformităţilor

5 5 5/7


NRCRT

ETAPAPROCES


• eficacitatea şi eficienţaacestora evaluate în timp

� Schimbări care ar putea influenţa SMI• modificări ale structuriiorganizatorice datoratăreorganizării sau/şi dezvoltăriiorganizaţiei• noi legi şi reglementăriapărute

� Noi oportunităţi pentru îmbunătăţire şidezvoltare

• la nivel de departamente prinstabilirea unor noi modalităţi decomunicare• la nivel de organizaţie date de:

- feed-back de la client- studiul de piaţă- benchmarking - contextul socio-economic- noi indicatori aicalităţii, protecţiei MediuLui,sănătăţii şi securităţiiocupaţionale- noi legi şi reglementăriapărute.

6 Elemente deieşire

(elaborareaRAM)

RM/Administratorul

Elementele de ieşire ale AEM seconcretizează printr-un RAM, care cuprinde unproces verbal şi un plan de măsuri elaborat deRM, care se anexează la RAM. Acest plan demăsuri ce implică decizii şi acţiuni luate înurma acestei analize cum ar fi:

� declararea politicii şi aobiectivelor (re)definite în privinţacalităţii, protecţiei mediului, sănătăţii şisecurităţii ocupaţionale� revizuirea documentaţiei� stabilirea/rectificarea bugetuluialocat în funcţie de nevoileorganizaţiei� planificări referitoare la:

• procesele de realizare aprodusului – cum ar fi planificări cese realizează atunci când esteadoptată o nouă abordare derealizare a produsului sau cândeste vorba de introducerea unuinou produs pe care organizaţiaintenţionează să-l furnizezeclienţilor săi, sau legate deasigurarea infrastructurii necesarerealizării produsului (ex.mentenanţa echipamentelor/

RAM nr.

6 6 6/7


NRCRT

ETAPAPROCES


spaţiilor de lucru)• procesele suport:

- de asigurare aresurselor adecvate –financiare, umane- de îmbunătăţire –audituri interne

� iniţierea unor rapoarte deacţiuni corective/preventive� adoptarea unor noi strategii.

Acest plan de măsuri cuprinde de asemeneatermenul de realizare, precum şi responsabiliipentru îndeplinirea acestora. Planul de măsuriconstituie elementele de intrare ale procesuluide îmbunătăţire a SMI.

După aprobarea sa de către Administrator,planul de măsuri se difuzează lacompartimentele implicate.

7 Urmărireaeficienţei AEM

RM Eficienţa AEM este măsurată prin verificarearespectării termenelor cuprinse în planul demăsuri.Rezultatele acestei verificări constituieelemente de intrare pentru următoarea AEM.

Planul de măsuri

7 DIAGRAMA FLUX

Neaplicabilă

7 7 7/7

Documents

managementul.pdf