Upload
yuniar-rahmah
View
50
Download
7
Embed Size (px)
DESCRIPTION
ARSIP
Citation preview
Dr. Hj. Neti Karnati ,MPd.HP. 081310854112
Alasan Manusia Merekam Informasi
Alasan pribadi
Alasan sosial
Alasan ekonomis
Alasan hukum
Alasan instrumental
Tujuan simbolis
Pengembangan ilmu pengetahuan
MANAJEMEN ARSIP
Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan
Dokumen juga didefinisikan sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis
Arsip dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”.
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang tersebut
(Menurut UU No. 7 tahun 1971)arsip menurut fungsinya
Arsip dinamis
Dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaaan kehidupan kebangsaan atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :
- Arsip aktif
- Arsip Inaktif
PERANAN ARSIP
Kearsipan mempunyai peranan penting dalam kehidupan sehari-hari, yaitu:
a) Pusat ingatan
b) Sumber informasi
c) Alat pengawasan
d) Alat untuk membuat kebijaksanaan
e) Memudahkan pembukuan kerja
f) Pemenuhan Undang-undang
Pengklasifikasian Arsip
ARSIP
DOKUMEN(RECORD/
ARSIP DINAMIS)
ARSIP STATIS(ARCHIVES)
AKTIF
INAKTIF
Arsip Dinamis (Dokumen) dan Arsip statis
dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai aktvitas tersebut
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya maupun untuk penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara.
Odgers (2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik
Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak lagi diperlukan
Fungsi arsip bagi manajemen perkantoran
Sebagai bahan keterangan bagi segenap
anggota organisasi untuk kelancaran tugas
masing-masing
Sebagai sumber data bagi pimpinan untuk
melihat hasil pekerjaan masa lampau
Sebagai alat utnuk mengambil keputusan bagi
pimpinan dalam kebijakan organisasi
Tujuan Kearsipan
Untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
Pemerintah.
Peranan kearsipanKearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
5 macam sistem penyimpanan arsip
1. Sistem Abjad
sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad.
Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah :- Daftar Indeks - Pemberian kode surat- Penyimpanan surat
3. Sistem Nomor
Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) ditetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Dalam daftar ini terdapat 2 pembagian yaitu :- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
4. Sistem Geografis / Wilayah
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah
yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali
menurut kelompok atau tempat penyimpanan
berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat
berasal dan tujuan surat dikirim.
5. Sistem Tanggal
Adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Untuk surat masuk sering penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
Klasifikasi ArsipAdalah pengelompokan arsip berdasarkan
masalah - masalah secara sistematis dan
logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-
tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Guna daftar klasifikasi Sebagai pedoman pemberian kode surat
Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan
menyusun tempat penyimpanan surat uraian
guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
Surat yang terbaru dalam setiap folder
ditempatkan paling depan.
Pengertian kode
Suatu tanda atau simbol yang diberikan atau
yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang
dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Fungsi dari kode atau simbol adalah
menunjukkan isi yang terkandung didalam
arsip yang bersangkutan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk
pengarsipanFilling cabinet
Folder
Guide (petunjuk)
Penyekat
Kata tangkap
Alat bantu
Rak arsip
Kotak arsip
Peralatan Pengkodean Arsip
Stempel tanggal, untuk membubuhi tanggal pada surat/arsip.
Stempel nomor, untuk membubuhi nomor pada surat/arsip.
Kartu arsip yang tersusun secara alfabetis.
Peralatan Penyimpanan Arsip (Tradisional)
Kotak kartu arsipLemari kartu arsipWadah berputarMap File boxLoose life blinders (penjilid
lembar lepas)
Peralatan Penyimpanan Arsip Modern
Komputer Mikro film Mesin pembaca &
pencetak mikro film Camera Scanner CD / DVD
Penemuan Kembali ArsipSecara Manual
yaitu dilakukan dengan tangan biasa atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contoh penggunaan map dan penggunaan filling kabinet.
Secara Elektronis yaitu cara dengan dibantu tenaga listrik. Contoh penggunaan komputer dan penggunaan microfilm.
Penyusutan arsip
Adalah proses kegiatan penyiangan arsip
atau berkas untuk memisahkan arsip aktif
dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip
-arsip yang tidak berguna berdasarkan
jadwal retensi arsip.
Pemusnahan arsipProses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara membakar, menghancurkan dengan bahan kimia, dan pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.
Pemindahan arsip
Dapat terjadi dengan cara sebagai berikut:
pemindahan dari unit pengelola ke pusat
penyimpanan arsip
pemindahan statis ke arsip nasional
pemindahan arsip yang tidak terpakai ke
tempat pemusnahan
•Arsip vital, yaitu kumpulan warkat dan surat -surat yang sangat penting, yang menjadi keberlangsungan suatu instansi dan harus tetap utuh dalam bentuk aslinya, serta harus disimpan selama–lamanya.
Contoh: surat keputusan pendirian suatu instansi, daftar buku induk yang berisi nilai–nilai hasil ujian serta bukti hasil kelulusan siswa
•Arsip penting yaitu kumpulan warkat dan surat-surat yang mempunyai kegunaan besar karena membantu kelancaran instansi, sangat sulit diganti bila hilang, karena biaya pembuatan yang besar atau sulit diusahakan.
Contoh : surat bukti perjanjian sewa gedung, surat perjanjian jual beli, surat
Arsip berguna yaitu kumpulan warkat dan surat-surat yang mempunyai kegunaan sementara dan hanya kadang - kadang dapat diperlukan kembali. Arsip jenis ini apabila hilang dapat dengan mudah diganti.
Contoh : pengumuman, formulir – formulr yang telah dikutip isinya.
Arsip tidak penting yaitu kumpulan warkat dan surat -surat yang habis kegunaanya setelah selesai dibaca, sehingga dapat langsung dihapuskan atau dimusnahkan.
Contoh : nota, memo, bon dll
PenaksiranNilai guna arsip adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi
Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya
ALFRED
Arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED (Santen, 1955):
1. Administratif Value
2. Legal Value
3. Fiscal Value
4. Research Value
5. Educational Value
6. Documentary Value
SISTEM PENGINDEKSAN
Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip (Gie, 2000), yaitu :
1.Sistem Kronologis2.Sistem Abjad3.Sistem Subyek4.Sistem Numerik5.Sistem Geografis
SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL
Dewasa ini, sistem kearsipan secara manual kurang begitu populer karena banyak organisasi yang mulai mengimplementasikan program paperless office dan arsip digital
Namun, Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian besar organisasi masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola berupa kertas, CD maupun media fisik lainnya
Sistem Penyimpanan Arsip
Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu:
1. Penyimpanan Terpusat (Sentralisasi)
2.Penyimpanan Desentralisasi
3. Kombinasi Kedua Sistems
1. Sistem Sentralisasi
Manfaat penggunaan sistem sentralisasi, adalah :
1. Mencegah duplikasi2. Layanan lebih baik3. Adanya keseragaman4. Menghemat waktu5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis
kantor6. Jasa kepada bagian lain7. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu8. Adanya keseragaman dalam penanganan
pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen9. Pelayanan dokumen dibawah satu atap
Kerugian sistem sentralisasi :
1. Kesulitan fisik2. Kebocoran informasi3. Berbagai bagian mungkin mempunyai
kebutuhan yang berlainan4. Adanya ketakutan akan hilangnya
dokumen5. Pemakai tidak langsung memperoleh
dokumen bila diperlukan
2. Sistem Desentralisasi
Keuntungan dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu :
1. Dekat dengan pemakai
2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan
3. Hemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas
Kerugian dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu
1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan2. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang
sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien
3. Karena proposisi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan
4. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih
5. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan
6. Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat
3. Sistem Kombinasi
Sistem kombinasi memiliki keuntungan, yaitu :
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
Menekan seminimum mungkin kesalaham pemberkasan serta dokumen yang hilang
Menekan duplikasi dokumen Memungkinkan pengadaan dokumen yang
terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik
Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan
Di sisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut :
1. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud
2. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada
3. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat
PENYIMPANAN ARSIP
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain :
1. Jenis dokumen yang akan disimpan2. Kecepatan pemanfaatan yang
diperlukan3. Kebutuhan ruangan4. Pertimbangan keamanan5. Biaya peralatan6. Biaya operasional penyimpanan7. Jumlah pemakai yang mengakses
dokumen secara teratur
PERENCANAAN RUANGAN
Salah satu faktor yang patut dipertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan disimpan pada ruang tersebut
Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan yang disangga oleh lantai dengan aman
MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
Kita selalu menggunakan kertas dalam melaksanakan pekerjaan administrasi sehari-hari, yang mengakibatkan volume dan jumlah dokumen yang dikelola oleh organisasi semakin meningkat
Walaupun sistem kearsipan manual akan memudahkan kita menemukan dokumen yang kita butuhkan, namun tingkat pertumbuhan arsip / dokumen berupa kertas akan semakin meningkat dan lambat laun menjadikan dokumen sulit untuk ditemukan
Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis
1. Cepat ditemukan2. Pengindeksan yang fleksibel3. Pencarian secara full-text4. Kecil kemungkinan file akan hilang5. Menghemat tempat6. Mengarsip secara digital7. Berbagi arsip secara mudah8. Meningkatkan keamanan9. Mudah melakukan recovery data
Hal-hal Negatif dari Penggunaan Sistem Pengelolaan Secara Elektrolis
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file2. Kesulitan untuk berbagi file karena
format file maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang virus atau terhapus secara permanen karena tidak sengaja
MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
Komputerisasi dokumen dibangun pada kekuatan dokumen kertas: Data di-scan atau dipindahkan secara elektronik dan kopi digital dengan resolusi tinggi disimpan dalam hard drive atau optical disk
Indeks elektronik dapat memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor referesi, atau tanggal dibuat