Upload
febryo-feliandra
View
282
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
1/87
DIKLAT ADMINISTRASI
PERKANTORAN MODERNTINGKAT DASAR
MODUL MANAJEMEN ARSIP MODERN
Penulis: C. ANDREY. I. NAPITUPULU.,M.Si
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
2/87
Badan Pengembangan Sumber Daya ManusiaHukum dan HAM
2014
Hak Cipta Pada : (isi dengan lembaga)
Edisi Tahun (isi dengan tahun)
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Jl. Gandul Raya No. 4. Depok 16512
Manajemen Arsip Modern
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
3/87
iii
KATA PENGANTAR
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
4/87
iv
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
5/87
v
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR …………………………………………………………….. iii
DAFTAR ISI ………………………………………………………………………. v
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
A. Deskripsi Singkat .................................................................... 3
B. Hasil Belajar ........................................................................... 3
C. Indikator Hasil Belajar ............................................................. 3
D. Pokok Bahasan ....................................................................... 3
E. Manfaat .................................................................................. 4
BAB II TATA NASKAH DINAS ................................................................ 5
A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat ....................................... 5
B. Prosedur Pengurusan Surat .................................................... 11
C. Latihan .................................................................................. 23
D. Rangkuman ............................................................................. 24
BAB III PENGERTIAN DAN JENIS ARSIP................................................ 25
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip ........................................ 25
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis .................................... 27
C. Sistem Arsip .......................................................................... 29
D. Latihan ................................................................................... 31
E. Rangkuman ............................................................................. 32
BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING ) .................................................. 33
A. Organisasi dan Filing ............................................................... 33
B. Penataan Berkas (Filing ) ........................................................ 34
C. Peralatan Filing ....................................................................... 43
D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip ............................ 47
E. Latihan .................................................................................. 50
F. Rangkuman ............................................................................ 50
BAB V PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL .............. 52
A. Pengertian Arsip Vital ............................................................ 53
B. Identifikasi Arsip Vital ............................................................ 53
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
6/87
vi
C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia ....... 55
D. Pemeiiharaan Arsip Vital ......................................................... 56
E. Metode Perlindungan .............................................................. 58
F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital ..................... 59
G. Pencegahan terhadap Bencana .............................................. 60
H. Latihan ................................................................................... 61
I. Ringkasan ............................................................................. 62
BAB VI PENYUSUTAN ARSIP .................................................................. 63
A. Konsep Penyusutan Arsip ...................................................... 63
B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip .................................. 65
C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip ................................................ 66
D. Penetapan Jangka Simpan .................................................... 67
E. Latihan ................................................................................... 67
F. Rangkuman ............................................................................ 68
BAB V ARSIP ELEKTRONIK ……….……………………………………. 69
A. Pengertian Arsip Elektronik ..................................................... 69
B. Jenis Arsip Elektronik .............................................................. 71
C. Mengelola Arsip Elektronik…………………………………….. .. 74
D. Pengantar Tata Naskah Dinas Elektronik................................ 76
E. Latihan ……………………………………………………………. 77
F. Rangkuman ……………………………………………………... . 78
Daftar Pustaka…………………………………………………………………... 79
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
7/87
vii
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
8/87
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi SingkatKetatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan
tugas danfungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan
pembangunan di lingkunganinstansi pemerintah, seperti sekretariat
lembaga tinggi negara, kementerian, danlembaga pemerintah
nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusatdan daerah
khususnya di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemeritnahadalahUndang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Ruang
lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata NaskahDinas Instansi Pemerintah. Juga terdapat dalam Permenkumham NOMOR: 5 tahun 2012 meliputi jenis dan format, penyusunan naskah dinas, tatasurat dinas, penggunaan lambing Negara, logo dan cap dinas danperubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas. Kedua,Permenkumham Nomor 6 Tahun 2012 tentang Pola Klasifikasi Arsip,meliputi Kode unit Utama, Kode Unit Kerjas, Kode Unit Kerja KantorWilayah, Kode masalah fasilitatif, Kode masalah substantive, MasalahFasilitatif dan Masalah Substantif. Dalam hal teknis pelaksanaan TataNaskah Dinas Elektronik terdapat pada buku panduan TNDE KemkumhamRI Tahun 2013 yangberisi tampilan awal TNDE, Tampilan Beranda danLink Kerja, Prosedur Penerimaan Surat Dinas, Dasar-dasarPengklasifikasian penomoran surat, contoh pembuatan naskah surat dinasdan Fitur Pencarian.
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi
setiaporganisasi, baik itu organisasi pemerintah pusat, daerah maupun
bisnis.Keseluruhan organisiasi pada dasarnya membutuhkan informasi.
Informasimenjadi bagian sangat penting untuk mendukung proses kerja
administratif danpelaksnanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam
menghadapi perubahansituasi dan kondisi yang berkembang dengan
cepat.
Menurut Schwartz dan Hemon (1993), informasi pada saat sekarang
merupakansumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value
and a cost ofproduction).Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin
komersialnya informasi,sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi
peluang untuk dapatdiperjualbelikan.Di samping itu, proses pengolahan
yang tepat, dan penemuankembali informasi dengan cepat, akurat dan
lengkap memiliki kuantitatif yangdapat dikukur secara ekonomi.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
9/87
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
10/87
3
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
peningkatan efisiensi danperwujudan administrasi penyelenggaraan
pemerintahan dan pembangunan, sertapelayanan publik inilah yang
menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya.
B. Deskripsi Singkat
Diklat manajemen perkantoran modern ditujukan bagi jabatan fungsional
umum, khususnya mata Diklat Manajemen arsip modern ini, dimaksudkan
untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dansikap para jabatan
fungsional umum tentang manajemen kearsipan modern, yang ruang
lingkupnyaterdiri atas pengurusan surat baik surat masuk mapun surat
keluar; pengertian,tipologi dan fungsi arsip, penataan arsip (filing ),
pengamanan dan pemeliharaan,sera penyusutan arsip.
C. Hasil BelajarSetelah mempelajari Modul Manajemen kearsipan modern ini, peserta
diharapkan mampu untukmenata arsip sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.
D. Indikator Hasil Belajar
Setelah pembelajaran selesai, peserta dapat:
1. Mengurus atau menangani surat masuk maupun surat keluar
2. Menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan
siklusarsip.3. Menjelaskan hubungan antara organisasi dan filing ;
4. Menjelaskan bebagai macam sistem filing ,
5. Melaksanakan prosedur filing ,
6. Menjelaskan serta menggunakan peralatan filing ,
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,
8. Mengamankan dan memelihara arsip
9. Menyusutkan arsip
E. Pokok Bahasan
Setelah mempelajari Manajemen kearsipan ini, peserta diharapkan dapat:
1. Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip;
2. Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip.
3. Hubungan antara organisasi dan filing;
4. Bebagai macam sistem filing,
5. Prosedur filing,
6. Peralatan filing dan penggunaannya
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,
8. Penangamanan dan pemeliharaan arsip,
9. Penyusutan arsip
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
11/87
4
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
F. Manfaat
Peserta diklat dan pembaca dapat memperoleh pengetahuan
mengenai manajemen arsip modern dan pengenalan tentang arsipelektronik,
.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
12/87
5
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
BAB II
TATA NASKAH DINAS
Setelah Anda mempelajari pengertian tata naskah dinas instansi
pemerintah, Anda diharapkan dapat : menjelaskan pengertian tata naskah
dinas instansi pemerintah dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan
pengurusan surat, permasalahandalam pengurusan surat, pertimbangan
asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskanprosedur pengurusan surat
masuk dan surat keluar
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
RI Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinasdisebutkan bahwayang disebut dengan surat dinas adalah sebagai acuan
penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintahdengan tujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam
penyelenggaraan pemerintahan.Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
mempunyai sasaran tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah; terwujudnyaketerpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan
unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;terwujudnya kemudahan dankelancaran dalam komunikasi tulis;tercapainya efektivitas dan efisiensipenyelenggaraan tata naskah dinas;berkurangnya tumpang-tindih danpemborosan penyelenggaraan tatanaskah dinas.
A. Asas Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkanasas sebagaiberikut.
1. Efektif dan EfisienPenyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif danefisiendalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,spesifikasiinformasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yangbaik, benar, danlugas.
2. PembakuanNaskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yangtelahdibakukan.
3. PertanggungjawabanPenyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan darisegiisi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
13/87
6
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
4. KeterkaitanKegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satukesatuansistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dantepatsasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. KeamananTata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,penyampaiankepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dandistribusi.Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Mempunyai Ruang lingkup meliputipengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunannaskahdinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda
Pengertian umum dalam tata naskah dinas antara lain.1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yangmeliputi
tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan
akronim,kearsipan, serta tata ruang perkantoran.2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasikedinasan
yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yangberwenang dilingkungan instansi pemerintah dalam rangkapenyelenggaraan tugaspemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulisyangmeliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,pengamanan,pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas,serta mediayang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkantataletak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dancapdinas.
5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yangmenandatanganinaskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawabkedinasan padajabatannya.
6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembagapemerintahnonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembagasetingkat menteridan lembaga lain, lembaga nonstruktural, sertapemerintah provinsi dankabupaten/kota.
7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyanBhinnekaTunggal Ika.
8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitasinstansipemerintah.
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dannaskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskansebagai berikut.
A. Naskah Dinas ArahanNaskah dinas arahan merupakan naskahdinas yang memuatkebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaanyang harus dipedomani dandilaksanakan dalam penyelenggaraantugas dan kegiatan setiap instansipemerintah yang berupa produkhukum yang bersifat pengaturan,penetapan, dan penugasan.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
14/87
7
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
B. Naskah Dinas PengaturanNaskah dinas yang bersifat pengaturanterdiri atas peraturan, pedoman,petunjuk pelaksanaan, StandarOperasional Prosedur (SOP), dan suratedaran.
a. PeraturanKetentuan lebih lanjut tentang pengertian,
kewenangan, format, dantata cara penulisan peraturan diaturdengan peraturan perundangundangan.
b. Pedoman1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yangbersifatumum di lingkungan instansi pemerintah yangperlu dijabarkanke dalam petunjuk operasional danpenerapannya disesuaikandengan karakteristikinstansi/organisasi yang bersangkutan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman
dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yanglebihtinggi dan pengabsahannya ditetapkan denganperaturanpejabat yang berwenang.
1. Pengorganisasian dalam pengurusan surat
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu
diatursistem pengendalian yang tepat. Untuk itu, mengingat bahwa
pada dasarnyakegiatan pengurusan surat tidak dapat sama
dilaksanakan pada semua instansi,ada beberapa asas pengurusan
surat yang dapat dipertimbangkan untukditerapkan pada organisasi
yang bersangkutan. Penentuan asas tersebut, tentusaja harus
mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan
b. Beban kerja serta volume surat
c. Jumlah pegawai
d. Bangunan fisik (satu atap/terpencar)
Yang dimaksud dengan asas pengurusan surat adalah penentuan
kebijakanpengorganisasian kegiatan pengurusan surat secara baku
pada suatu instansi.Pada prinsipnya, ada dua asas dalam
pengendalian surat, yaitu :
a. Asas Sentralisasi
Yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat
masukmaupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan
dandipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit
organisasi.
Keuntungan dari asas ini adalah :
1) Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur
sertaperalatannya;
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
15/87
8
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena
kegiatanpengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh
satu unit kerja.
Dengan asas sentralisasi ini maka :
1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta
pengendaliandan penyimpanan surat dilaksanakan
sepenuhnya oleh unitkearsipan;
2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus
disampaikanterlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru
boleh diterima olehunit pengolah setelah dilakukan pencatatan
oleh unit kearsipansesuai dengan tugasnya;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien, baik kartu
kendalimaupun lembar pengantar karena cukup dengan
rangkap dua.Pengendalian surat dengan asas sentralisasi hanya akan tepat
apabiladilaksanakan oleh suatu organisasi yang lingkup kerjanya
sempit danunit-unit kerjanya ada pada satu lokasi (satu atap), dan
volume suratnyarelatif kecil. Mengapa?karena kecenderungan
bahwa organisasi kecilmemiliki struktur organisasi yang
sederhana, jumlah pegawainya sedikit,serta volume suratnya
sedikit. Organisasi semacam ini cocok untukmenerapkan asas
sentralisasi dalam pengendalian surat-suratnya.
Organisasi yang ruang lingkupnya luas, dan struktur
organisasinyakompleks, asas tersebut kurang tepat untuk
diterapkan. Penerapan asassentralisasi pada organisasi yang
besar akan menimbulkan berbagaimasalah, di antaranya adalah
surat akan lambat sampai ke unit kerja sertakesulitan dalam
pengendalian pekerjaan.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentraliasi yaitu apabila pengendalian kegiatan
pengurusan surat,baik surat masuk, maupun surat keluar
sepenuhnya dilaksanakan olehmasing-masing unit kerja dalam
suatu organisasi. Masing-masing unitkerja dalam organisasi
melaksanakan dan mempertanggungjawabkanpengelolaan
suratnya masing-masing, dari penerimaan, pencatatansampai
dengan pengiriman surat keluar. Asas desentralisasi
dapatdilaksanakan pada instansi yang mempunyai ruang lingkup
dan volumekerja yang besar.
Dengan asas desentralisasi ini, maka:
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
16/87
9
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
1) Pengelolaan, pengarahan dan pengendalian surat
dilaksanakansepenuhnya oleh unit pengolah;
2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada
penerimaan danpengiriman surat keluar dan pengelolaan,
serta penyimpanan arsipinaktif;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali
maupunlembar pengantar surat, cukup dengan rangkap dua.
Keuntungan dari diterapkannya asas ini adalah, penyampaian
surat kemeja-meja kerja semakin cepat, dan kecepatan
pemrosesan surat jugaakan semakin meningkat. Kekurangan dari
asas ini adalah kemungkinanterjadinya ketidak seragaman sistem
dan prosedur, termasukperalatannya, akan semakin besar.
Dengan demikian, asas desentralisasi hanya akan dapat berjalansecarabaik, apabila terdapat satu kebijakan pengelolaan surat
yang tunggal.Dengan cara demikian, keseragaman dapat
diusahakan/ dimungkinkandengan pengawasan yang
dilaksanakan secara terpusat. Untukmelaksanakan hal tersebut,
perlu adanya unit kerja yang diberi tugasuntuk
melaksanakannya.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa
untuk menetapkan asaskebijakaan tersebut sangat bergantung
pada kondisi dan karakteristikorganisasi yang bersangkutan.
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkandalam pemilihan asas iniadalah :
1) Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan;
2) Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi;
3) Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar;
4) Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi;
5) Jumlah surat yang dikelola.
Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan
kekurangannyamasing-masing, maka sebuah organisasi yang
besar dapat menerapkanasas desentralisasi terkendali. Asas ini
merupakan gabungan dari asassentralisasi dan desentralisasi, di
mana masing-masing unit kerja dapatmelaksanakan pengurusan
suratnya sendiri-sendiri, namunpengendaliannya dilakukan secara
terpusat. Dengan cara demikian,sungguh pun masing-masing unit
kerja melaksanakan pengurusansuratnya sendiri, namun masih
dimungkinkan adanya keseragamanprosedur dan tata kerja, serta
lebih mudah dalam pengendalian danpembinaannya.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
17/87
10
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
2. Prosedur Kerja dan Tata Kerja
Sesuai dengan tujuan pengurusan surat, yaitu agar surat sampai ke
alamatyang dituju dengan cepat, tepat dan aman, maka harus dibuat
suatu rencanaprosedur kerja yang baku, sehingga apabila terjadi
pergantian pimpinan ataustaf, tidak terjadi perubahan prosedur dalam
pengurusan surat.Untuk menyusun prosedur kerja yang baik, perlu
dipertimbangkan beberapafaktor sebagai berikut :
a. Pengelompokan surat
Merupakan cara seleksi surat guna memperoleh surat-surat
penting sajayang perlu dicatat dan dikendalikan. Surat yang
bersifat rutin hanyasekedar untuk diketahui, tidak perlu dicatat
b. Pencatatan surat
Maksud dilakukan pencatatan surat adalah dalam rangka
pengendalianinformasi. Dengan demikian, surat yang perlu dicatatadalah surat yangdikategorikan sebagai surat penting saja,
sedangkan surat yanginformasinya tidak penting dan bersifat rutin,
tidak perlu dicatat. Halyang demikian dengan pertimbangan
bahwa surat yang informasinyatidak penting, jika terlambat atau
hilang tidak akan mengganggu aktivitasorganisasi. Dengan cara
demikian, efisiensi dapat dicapai.
c. Penanganan surat keluar
Di muka telah diuraikan, bahwa pemilihan asas pengurusan surat
dapatdilakukan dengan mempertimbangkan kondisi dankarakteristik masing-masingorganisasi.
Dengan pertimbangan bahwa jumlah surat keluar relatif banyak,
makasuatu organisasi besar dapat juga menerapkan asas
desentralisasi dalampengelolaan dan pencatatan surat keluarnya.
Dengan demikian,pencatatan surat keluar dan penyiapan
kelengkapan lain, dapat dilakukanoleh masing-masing unit kerja
sedang untuk pengiriman dapat dilakukanbersama-sama (satu
pintu). Dengan asas desentralisasi dalam pengelolaansurat
keluar, suatu organisasi yang besar dengan volume surat
keluaryang relatif banyak, dapat mengurangi kemungkinan
terjadiketerlambatan dalam pemrosesannya.
Dalam pengurusan surat keluar, penyiapan kelengkapan seperti
misalnya: penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang
penandatanganandan sebagainya dilakukan sesuai dengan
standar Tata Persuratan Dinas(Correspondence Management )
d. Pendisposisian
Adakalanya, sebuah surat harus disampaikan kepada lebih d satu
unitkerja atau pejabat. Dalam keadaan demikian, perlu
dipertimbangkanprosedur pendisposisian yang akan digunakan.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
18/87
11
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Apakah semua suratbeserta disposisi perlu difotokopi atau tidak.
Pertimbangan yangdemikian perlu dilakukan mengingat
penggandaan melalui fotokopi akanberakibat bertambahnya
duplikasi serta kurang terjaminnya keamananinformasi yang
terdapat dalam surat tersebut.
3. Pedoman Kerja
Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan
baik,maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di
dalamnyamemuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja
yang diterapkanpada instansi / organisasi tersebut.
Pedoman kerja tersebut akan memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi
Penjelasanyang lengkap dan tererinci, mengenai asaspengorganisasian, prosedurkerja dan tata kerja.
b. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasain suratSesuai dengan
asas yang telah ditetapkan untuk dipergunakan padaorganisasi
yang bersangkutan, maka tanggung jawab pengorganisasiandan
tanggung jawab dan tugas dari unit kerja harus jelas.
Keterangan yang terperinci mengenai prosedur pengurusan
surat,termasuk didalamnya mengenai tata cara pencatatan,
pengarahan dansebagainya.
4. Sumber Daya Manusia
Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam upaya
meningkatkankemampuan kerja dapat dilakukan dengan
mengikutsertakan pegawai yangbertugas dalam Diklat-diklat
Kerasipan.Hal ini perlu dilakukan untukmendudkung efektifitas dan
keberhasilan pekerjaan.
B. Prosedur Pengurusan Surat
1. Prosedur Surat Masuk
Sebelumnya telah dibahas bahwa tujuan pengurusan surat masuk
adalah agarsurat masuk dapat sampai pada alamat yang dituju dengan
cepat, tepat, amandan lengkap.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perlu disusun perencanaan
rancangansurat masuk, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai
berikut:
a. Asas yang akan dianut dalam prosedur surat masuk
b. Cara/prosedur apa yang akan diterapkan untuk meningkatkan
efisiensikerja dan penghematan
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
19/87
12
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
c. Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur
apa yangharus ditempuh untuk mengendalikannya
d. Cara apa yang akan ditempuh untuk mengurangi resiko hilangnya
suratketika sedang diproses
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat
masuk;yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan
pengarahan suratmasuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan
tujuan pengurusan surat.
Untuk mewujudkan tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar
dapatdipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur
pengurusansurat masuk.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan surat masuk
Telah diuraikan pada pembahasan sebelumnya, bahwa pemilihan
asaspengurusan surat harus mempertimbangkan kondisi dan
karateristikorganisasi yang bersangkutan. Hal ini penting dilakukan,
mengingatmasing-masing organisasi memiliki fungsi dan tugas serta
kompleksitasmasing-masing.
Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil denganstrukturorganisasi yang sederhana, beban kerja dan volume surat relatif
sedikit,dan pada umumnya hanya memiliki sejumlah kecil pegawai,
bisamenerapkan asas sentralisasi. Dengan pertimbangan yang sama,
sebuahorganisasi besar dapat menerapkan asas desentralisasi dalam
pengelolaansurat masuknya. Hal ini dilakukan mengingat organisasi
yang besar, padaumumnya memiliki beban kerja dan volume surat
yang cukup banyak,serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada
dalam satu lokasi.
b. Penyampaian surat secara langsung
Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah
suratdisampaiakan kepada alamat yang dituju dalam keadaan masih
terutup(belum dibuka lebih dahulu). Surat yang dapat disampaikan
secaralangsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yang
tidakmemerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan
proseslebih lanjut. Surat-surat semacam ini, bisa dlihat dari sampulnya.
Suratyang dapat digolongkan dalam jenis ini antara lain adalah surat-
surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan surat-surat
rutin. Suratyang bersifat rutin biasanya informasinya sekedar untuk
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
20/87
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
21/87
14
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
formulir (lembar)disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah
untuk menjagaagar surat terhindar dari corat-coret.
Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak
harusselalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan
mengkopisurat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang
perludiperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan
jumlahfotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak,
biayafotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi
akanlebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada
halamanselanjutnya.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
22/87
15
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Gambar 2-1. Lembar Disposisi
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
23/87
16
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuaidengan
kode klasifikasiKolom kode diisi dengan kode klasifikasi masalah dari
suratSifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v)
sesuaidengan klasifikasi surat.Tanggal/Nomor , diberi tanggal dan
nomor yang terdapat dalamsurat Asal diisi dengan instansi/pengirim
surat.Isi Ringkas diisi sesuai dengan maksud dalam suratKolom tanggal
penyelesaian diisi dengan tanggal yangmerupakan batas waktu
pelaksanaan disposisi.
Lampiran-lampiran dari surat yang didisposisi.Kolom instruksi/informasi
diisi dengan disposisi itu sendiriKolom diteruskan kepada, diisi dengan
nama pejabat (danjabatannya) yang ditugasi melaksanakan
disposisiSelanjutnya, lembar disposisi yang kedua disimpan ke dalam
kotaklembar disposisi sesuai dengan batas waktu penyelesaiannya.
Gambar 2-2. Kotak Lembar Disposisi
f. Mildex
Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam menetapkan
arahsurat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun
Mildex.Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas
untukmenetapkan surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang
perluformulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex
yangsederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar
subjek yangdisusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan
gambaran fungsiunit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek
tersebut sekurangkurangnyaberisi nama subjek, nama unit kerja yang
mengelola sertaperlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
24/87
17
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Contoh Mildex
Dari uraian yang telah disampaikan di atas, maka dapat
disimpulkansecara singkat bahwa Prosedur surat masuk dilakukan
sebagai berikut :1) Penerimaan surat masuk melalui pos atau kurir
2) Memeriksa kemungkinan surat salah alamat.
3) Menyortir surat. Kegiatan ini dilakukan untuk membedakan
suratdinas dengan bahan penerbitan, majalah, leaflet, dan
sebagainya.
4) Menggolongkan surat menjadi surat tertutup (rahasia,terbatas)
dansurat terbuka (surat yang dapat dibuka).
5) Surat terbuka penggolongannya didasarkan atas
derajatpengirimannya, seperti kilat, segera, biasa.
2. Prosedur Surat Keluar
Agar surat keluar dapat disampaikan kepada yang dituju dengan cepat,
perludisusun sebuah prosedur surat keluar yang harus dirancang
secara cermat.Untuk keperluan itu, maka perlu dipertimbangkan hal-hal
sebagai berikut
a. Asas yang akan diterapkan
Untuk sebuah organisasi kecil, asas satu pintu yang relatif
lebihsederhana untuk dapat diterapkan. Dengan perrtimbangan
volume suratyang lebih banyak, sebuah organisasi besar sebaiknya
menggunakan asasdesentralisasi untuk menghindari keterlambatan
dalam pengurusan suratkeluar. Untuk mencapai hasil yang
maksimal, perlu diatur kewenanganmasing-masing terminal surat
yang berada di unit kerja maupun terminalpusat.Pembagian tugas
tersebut dapat dilakukan sebagai berikut
1) Terminal surat di unit kerja
2) Menyiapkan surat, yaitu sejak dari konsep sampai surat itu
diketik,pemberian nomor dan tanda tangan
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
25/87
18
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
3) Pencatatan surat dan penyampulan
4) Terminal Pusat
a) Menerima surat dari unit kerja
b) Memeriksa kelengkapan surat seperti tanggal dan tanda
tangan
c) Menggolongkan surat berdasarkan sifat clan deraja
pengirimannya. Misalnya Surat rahasia, terbatas, biasa,
segera,kilat clan sebagainya.
d) Menstempel surat clan mengirimkannya.
b. Batas waktu dalam menjawab surat
Penetapan batas waktu dalam menjawab surat sangat mebantu
dalamkecepatan proses surat keluar. Unsur-unsur yang terkait
langsung dengankegiatan ini adalah :
1) Keterlibatan unit kerja yang meproses surat.2) Sifat surat : kilat, biasa
3) Tingkat penting tidaknya informasi yang ada
c. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya
dilakukanpimpinan kepada bawahannya. Dengan cara demikian
pimpinan tidakperlu menandatangani semua surat keluar. Surat-
surat keluar yangbersifat tehnis operasional, penandatanganannya
dapat didelegasikankepada bawahannya. Pimpinan dapatmenandatangani surat-surat yanginformasinya berisi kebijaksanaan
an hal-hal penting lainnya. Dengancara demikian, kesibukan
pimpinan untuk menandatangani surat-suratkeluar dapat dikurangi.
d. Penulisan tanggal surat
Yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah
janganmenuliskan tanggal surat lebih awal daripada
tanggalpenandatanganannya. Tanggal surat harus ditentukan
sesuai dengantanggal penandatanganannya. Hal ini dimaksudkan,
agar ketika surattersebut sampai kepada alamat yang dituju, waktu
yang ditempuh surattersebut dari saat pengiriman sampai dengan
yang berhak adalah "waktuyang sebenarnya". Cara yang demikian
untuk menghindarikesalahpahaman, bahwa surat tersebut sampai
kepada alamat yang ditujujauh lebih lama daripada waktu yang
seharusnya.
e. Faktor pengamanan
Faktor pengamanan perlu diperhatikan mengingat sering
terjadikebocoran informasi karena kurangnya kehati-hatian
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
26/87
19
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
petugas. Untukmengatasi masalah tersebut maka pengamanan
surat, sejak daripembuatan kosep sampai pengetikannya harus
diperlakukan denganhati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi
surat-surat yang bersifatrahasia dan terbatas. Untuk keperluan
tersebut , pimpinan dapatmemproses surat itu sendiri atau
mempercayakan kepada seorang sta`yang dapat dipercaya.
f. Pengiriman Surat
Dalam merancang pengelolaan surat keluar, pengiriman surat
perlumendapat perhatian yang besar. Masalah- masalah dalam
pengirimansurat yang memerlukan pertimbangan adalah yang
berkaitan denganvolume surat keluar, tenaga yang harus
disediakan dan sarana sertaprasarana yang diperlukan.
Untuk organisasi yang lokasinya satu atap, pengiriman suratdapatdilakukan secara terpusat. Hal ini akan lebih efisien dan
efektif karena
3. Sarana Dan Prasarana
Dalam kegiatan pengurusan surat ada beberapa sarana yang
digunakan dalampencatatan, yaitu buku agenda, formulir (takah) dan
kartu (kartu kendali).Ketiga bentuk sarana pencatatan ini satu sama lain
ada keuntungan dankerugiannya serta dapat digunakan sesuai dengan
kepentingan instansi yangbersangkutan.
a. Buku Agenda
Buku Agenda adalah suatu daftar yang berisi keluar masuknya
suratsecara urut nomor. Pencatatan yang pertama baik surat
masuk atau punsurat keluar ada di dalam buku ini.
Keuntungan clan kekurangan mengguna~fan buku agenda adalah :
1) Dengan penggunaan buku agenda akan terjadi pencatatan
yangberulang-ulang.
2) Buku agenda sukar untuk dilakukan penataan.
3) Buku agenda tidak dapat membantu da'am penelusuran
lokasipenyimpanan dan penemuan kembali.
4) Buku agenda tidak dapat digunakan untuk instansi yang
volumesurat serta organisasinya besar.
5) Buku agenda dapat digunakan untuk instansi yang volume
surat sertaorganisasinya kecil.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
27/87
20
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
b. Formulir (Takah)
Pengurusan surat yang prasarana dan sarananya menggunakan
formulirtakah, adalah bila organisasi tersebut menggunakan sistem
tata naskah(takah) di dalam kegiatan administrasinya. Sistem ini
dipakai oleh MabesTNI.
Sarana takah adalah :
1) Map Takah
Dipakai untuk memberkaskan dan memproses suatu
persoalantertentu. Map takah memiliki dua penjepit naskah. Di
bagian kananuntuk menjepit naskah, sedangkan di bagian kiri
dipakai untuklembar catatan.
2) Buku Indeks PersoalanBentuk buku ini adalah semacam pola klasifikasi dan
disusunberdasarkan fungsi-fungsi organisasi, tidak berdaarkan
strukturorganisasi.
3) Buku Takah
Digunakan sebagai tempat untuk mencatat tulisan dinas yang
sedangdiproses dengan takah, baik untuk tulisan dinas yang
masuk maupunkeluar.
4) Lembar Catatan
Dipakai untuk mencatat disposisi, pengarahanpimpinan,tanggapan/saran dari staf, mencatat pembicaraan
mengenaipenyetesaian suatu tulisan dinas.
5) Buku Harian Takah
Digunakan untuk membuat catatan harian atas semua takah
yangdibuka, diedarkan dan dikendalikan oleh
sekretaris /tatausaha /pembuka takah serta tanggal
pengembaliannya. Oleh sebabitu, jumlah buku harian takah
disesuaikan dengan hari kerja yangada
6) Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT)
Digunakan untuk mencatat dan mengenda(ikan peredaran
takah.
7) Buku Ekspedisi Takah
Dipakai sebagai sarana untuk mengirimkan takah
8) Buku Daftar Pembukaan Takah
Digunakan untuk mencatat pembukaan takah setiap harinya.
9) Sampul Takah Rahasia
Dipakai ssebagai sampul pertama pengiriman takah
rahasia.Selanjutnya sampul takah rahasia dimasukkan lagi
kedalam suatumap, sehingga ciri-ciri rahasia tidak terlihat lagi.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
28/87
21
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Keuntungan dan kekurangan menggunakan
1) Digunakan untuk surat-surat yang mempunyai informasi tinggi
sertaberkesinambungan
2) Terlalu banyak formulir pengendalian yang meliputi buku
takah,lembar pengendalian takah sampai dengan lembar
catatan takah.
c. Kartu Kendali
Sistem kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nas;onal RI (ANRI)
dan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sarana yang digunakan
adalah :
1) Kartu kendali rangkap 3 (tiga)
Dipakai untuk mencatat surat-surat penting.baik saat masukmaupunkeluar. Kartu ini berfungsi sebagai pengganti buku
agenda atau kartukorespondensi, pengganti surat yang sedang
diproses di unitpengolah, sehingga ada pengendalian di unit
kearsipan. Kartu
Kendali dapat berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi,
sebagaisarana kontrol untuk unit kearsipan dimana surat
sedang diproses.
Gambar 2-3. Kartu Kendali
Keuntungan dan kekurangan menggunakan kartu kendali
a) Mudah ditata sesuai dengan tipe dan kegunaan
karenabentuknya kecil dan luwes
b) Pemberkasan tidak tergantung pada nomor agenda
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
29/87
22
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
c) Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang
d) Membantu dalam penelusuran lokasi penyimpanan surat
e) Dapat berfungsi sebagai arsip pengganti
f) Apabila kurang hati-hati, bisa hilang.
2) Lembar Pengantar
Surat biasa dan rahasia dicatat pada lembar pengantar surat
biasa danrahasia rangkap dua, baik untuk surat masuk maupun
surat keluar.
Gambar 2-4 Lembar Pengantar Surat Biasa
Pengurusan surat tertutup (surat rahasia) berbeda dengan
penanganansurat penting terbuka. Surat tertutup harus tetap
tertutup sampai padayang berhak menerimanya. Dengan demikian,
juga tidak meungkinmencatat berdasarkan informasi yang
terkandung di dalam surat. Yangpaling utama ialah agar surat-surat
tertutup tersebut penyampaiannyadapat
dipertanggungjawabkanSurat tertutup pad aumumnya surat-surat
rahasia, dan biasanya teridriatasdua sampul (amplop). Yang
pertama ( di luar) tidak terdapat tanda-tandakerahasiannya. Tanda-
tanda tersebut lazimnya terdapapt pada sampulyang kedua
(dalam), yang dibubuhi stempel dengan tulisian “Rahasia”(RHS)
yang dibubuhkan pada ujung kiri atas sampul dalam.
Pengurusansekanjutnya seperti pdalam pengurusan surat biasa.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
30/87
23
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia sebagai berikut:
Gambar 2-5 Lembar Pengantar Surat Rahasia.
C. Latihan
1. Surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan,permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepadapihak lain di luarinstansi/ organisasi yang bersangkutan. Pengertian surat
di atas tertuang/terdapat dalam :
a. UU No. 43 Tahun 2009
b. Keputusan Menpan No. 72 Tahun 2013
c. Keputusan Ka. ANRI No. 26 Tahun 2007
d. Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 2008
e. Surat Edaran No. SE/01/Tahun 2012
2. Kegiatan-kegiatan dalam pengurusan surat, kecuali :
a. Menerima surat
b. Menyortir surat
c. Menetapkan dan menentukan arah surat
d. Mencatat surat keluar
e. Memberkaskan surat
3. Dalam daur hidup arsip pengurusan surat termasuk mengelola :
a. Penciptaan (Creation)
b. Penggunaan dan Pemeliharaan (Maintenance & Use)
c. Penyusutan (Disposal )
d. Referensi
e. a dan b. benar
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
31/87
24
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
4. Pada umumny,a ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu :
a. Asas Sentralisasi
b. Asas Dekosenralisasi
c. Asas Desen:ralisasi
d. Asas Otomatisasi
e. a dan c. benar
5. Penerimaan. pengarahan, pencatatan serta pengelolaan adalah
merupakankegiatan prosedur pengurusan surat :
a. Surat masuk
b. Surat penting
c. Surat keluar
d. Surat biasa
e. Surat rahasia
D. Rangkuman
1. Surat merupakan pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat
olehorganisasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan
infomrasikedinasan kepada pihak lain.
2. Surat-surat yang berisi informasi kedinasan ini harus dikelola secara
efektifdan tepat.
3. Pengurusan surat adalah merupakan kegiatan menerima dan
mengirimkansurat masuk dan surat keluar serta juga mengarahkan sertamenyalurkan suratke unit-unit dalam lingkungan suatu organisasi.
4. Asas Sentralisasi yaitu asas pengendalian kegiatan pengurusan surat,
baiksurat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dibebankan
dandipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.
5. Asas Desentralisasi yaitu suatu asas pengendalian pengurusan surat,
baik suratmasuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh
masing-masingunit kerja dalam suatu organisasi.
6. Selain itu, pengurusan surat harus dirancang sedemikian rupa
sehinggamemberi kemungkinan untuk mempercepat proses
pendistribusian informasi.
Hal yang penting dalam proses ini adalah memperhatikan bobot
informasiyang ada dalam surat dinas, sehingga kegiatan pengurusan surat
juga meliputipengarahan serta menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam
lingkungan suatuorganisasi.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
32/87
25
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
BAB III
PENGERTIAN DAN JENIS
ARSIP
Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan,
danmenjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, arsip tersebut
fungsinyasangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi
pimpinan dalammelaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, danpengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang
dalam suatuorganisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang
fungsinya mengelolainformasi. Peranannya semakin terasa penting dengan
meningkatnya kebutuhanpenyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap,
cepat, dan akurat untuk kepentinganorganisasi tersebut.Hal ini yang menjadi
salah satu sebab perlunya sistem penyediaandan penyimpanan informasi yang
efektif.Sistem penyimpanan dan penyimpananinformasi tersebut disebut pula
filing.
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip
Banyak konsep dasar diberikan tentang arsip atau records. Dalam subbab
ini akandikemukakan tiga pendapat tentang pengetian arsip (records) ialh
dari Lundgrendan Lundgren dan Milburn D. Smith III, serta Undang-undang
No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Baiklah kita bahan terlebih dahulu pengertian arsip menurut Ludgren
danLundgren (1989), dalam bukunya Record Management in TheComputer Age,arsip merupakan buti dari suatu kejadian atau kegiatan yang
direkam dalam bentuknyata atau bersifat tangible , sehingga
memungkinkan untuk ditemukan kembali.
Dari pengertian ini dapat diambil beberapa kesimpulan dasar.Pertama,
arsip itu merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi
buktitersebut merupakan bukti bagi lebih dari satu orang. Dengan kata lain,
suatu arsipharus berisi data yang mempunyai arti sesara sosial. Dalam
konteks ini, arsipseringkali diartikan sebagai dasar untuk pegambilan
Setelah Membacabab ini, peserta diklat dapat
menjelaskan pengertian, tipologi, fungsi arsip dinamis dan
siklus arsip
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
33/87
26
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
keputusan, pengukuran danpenghitungan.Data yang telah diproses
sehingga lebih bermakna dapat diartikansebagai informasi.
Kedua, arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata.Tiga bentuk atau
mediasecara umum terdiri atas kertas ( paper ), film dan media magnetik
(magneticmedia).Arsip berbasis kertas berupa data, gambar atau teks yang
disimpan dalamsesuatu yang tekomposisi kimiawi tanpa melihat ukuran,
warna atau beerat kertas.Arsip film merupakan data, gambar atau teks
yang disimpan dalam film, termasukSetelah Anda mempelajari Bab III ini,
Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian arsip,tipologi, dan fungsi
arsip dinamis, dan siklus arsippula bentuk khusus film, seperti microfilm.
Sementara arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang
disimpan dan ditemubalikkan (retrival )melalui penulisan kode secara
magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.
Ketiga, adalah bahwa arsip dapat ditemubalikkan (retrievable).Setiap
bentuk arsipbaikapakah berbasis kertas, film, maupun media magnetik
harus dapatditemubalikkan secara fisik maupun informasinya.Arsip dapat
dibedakan dengannonarsip (nonrecord ), karena nonarsip merupakan
keseluruhan informasi dalambentuk yang tidak nyata.Salah satu contoh
nonarsip adalah percakapan biasa.
Nonarsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi “arsip”MilburnD. Smith III (1986) memberikan pengertian arsip hampir sama
sepertiLundgren, dia menyatakan bahwa arsip (record ) merupakan
keseluruhan bentukinformamsi terekam. Media arsip yang menurut Smith III
dapat berupa kertas,mikrofilm, media magnetik atau disk optic. Pendapat
Smith III ini agak berbedadengan Lundgern dan Lundgern,
mengapa?Karena media optik telah dimasukkansebagai salah satu media
arsip.
Lebih lanjut, Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa
kategori.Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media)
yang meliputidisk magnetik, diskettes, pita magnetik dan disk
optik.Umumnya, mediaelektronik digunakan untuk meyimpan informasi
arsip dalam jenis dan jumlahyang besar.Kedua, media mikrofotografik
(microphotographic media) yangmeliputi mikrofilm atau microfiche dan
computer output microforms (COM).
Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses
cepatatau penyimpanan yang sangat lama.Bentuk media yang ketiga,
adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip iniUmumnya berbentuk hard-
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
34/87
27
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
copy seperti memo-memo, surat, kontrak-kontrak danberkas projek.
Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untukreferensi
jangka pendek dan sering digunakan untuk arsip vital (vital records).Bentuk
media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal
sebagaiaudio-visual media.Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-
arsip gambarbergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video
tape.Kecenderunganterakhir mengarah kea media digital seperti laser disk,
video compact disk (VCD)yang menyimpan arsip-arsip multi data, teks,
gambar, grafik dan suara.
Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
apapunjenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan
informasi terekam,(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat
dilihat dan dibaca, dirabadan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memilikifungsi dan kegunaan. Kegunaanini dapat merupakan evidence atau
memiliki suatu legalitas tertentu yang dapatdigunakan dalam rangka
menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrative dan fungsi-fungsi
manajemen birokrasi pemerintahan dan juga bisnis.
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pokok-pokok
Kearsipanmemberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat
dan diterima olehlembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah,
swasta ataupun perorangandalam bentuk corak apapun dalam keadaantunggal maupun kelompok, yangdigunakan untuk kegiatan administrasi
sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 43 Tahun 2009).
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk
naskah yangmengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan
bagi organisasi, dandiputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada
kegunaan pada masa yangakan datang.
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis
Informasi yang terekam pada dasarnya merupakan darah kehidupan
bagiorganisasi (Smith III, 1986).Karena keseluruhan aktivitas di dalam
organisasi,baik itu pemerintahan atau bisnis, membutuhkan informasi.
Tanpa informasisebagai masukan, suatu oorganisasi tidak dapat
beradaptasi dengan lingkungan,maka pada gilirannya organisasi tersebut
akan cenderung menuju ke negativeentrophy atau kematian, atau tidak
akan berfungsi secara optimal.
Di Indonesia, dilihat dari segi fungsinya, arsip sebagai informasi
terekam,mempunyai pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
35/87
28
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
yaitu arsip dinamisdan arsip statis (Ndang-undang No. 43 Tahun
2009tentang Pokok-pokokKearsipan). Hal ini agak berbeda dengan
pengertian arsip dinamis di Amerikayang disebut sebagai records,
sedangkan arsip statis merupakan pengalihan artidari archives. Arsip
dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
danpemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di
dalampenyelenggaraan administrasi negara. Sementara itu, arsip statis
tidak lagidipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta,
tetapi dapatdimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
Arsip dinamis, berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat
dibedakanmenjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif
(inactiverecords).Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secaralangsung dan terusmenerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi.Sedangkan, arsip dinamis inaktif merupakan
arsip-arsip di mana frekuensipenggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah semakin berkurangatau berkurang.
Menurut Betty R. Ricks (1992), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi
arsipinaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
Frekuensi
penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasimasing-masing.Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi
penggunaan terhadap arsipberbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya
sama.
Serara umum, setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun
perusahaanmemiliki arsip aktif dan inaktif. Persentase kuantitas arsip
dinamis yang disimpanatau dimusnahkan, secara umum terdiri atas:
1. 25% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip aktif.28
2. 30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif.
3. 35% arsip dinamis dapat dimusnahkan.
4. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat
disimpandi Arsip Nasional sebagai arsip statis.
Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi,
kelompok atauindividu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka
arsip tidak akantercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan
informasi keseluruhanproses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip
dinamis ini memiliki beberapafungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai
sumber informasi bagi organisasi.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
36/87
29
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Fungsiarsip ialah:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan
Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat
manajerialmanapun pasti membutuhkan informasi. Informasi yang
dibutuhkanmerupakan rekaman proses kegiatan yang telah dilakukan.
1nformasi inisesungguhnya berasal dari arsip dinamis.
2. Menunjang proses perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan
kondisiyang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan
dilaksanakanmelalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam
rencana-rencana.
Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang
mendukungperkiraan yang akan dicapai. Informasi ini dapat diperoleh dariarsip dinamis.
3. Mendukung pengawasan
Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam
tentangrencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa
yang belumdilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip
dinamis.
4. Sebagai alat pembuktian
Dalam proses pengadilan, banyak dibutuhkan informasi yang
mendukungpembuktian. Kegiatan di dalam pengadilan itu sendiri akanbanyakmenghasilkan informasi terekam, yang nantinya dapat digunakan
kembalioleh pengadilan. Seluruh informasi ini merupakan arsip dinamis
yang dapatdigunakan dalam proses pembuktian.
5. Memori organisasi/perusahaan
Keseluruhan kegiatan organisasi atau perusahaan, baik itu berupa
transaksi,aktifitas internal organisiasi/perusahaan atau keluaran yang dibuat
olehorganisiasi/perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis.
Informasiterekam ini nantinya dapat digunakan oleh organisasi/ perusahaan
dalammenjalankan kegiatannya di masa yang akan datang.
6. Arsip untuk kepentingan Politik dan Ekonomi
Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan
membutuhkaninformasi. Beragam informasi ini dapat diperoleh dari
berbagai sumber, dansalah satunya adalah berasal dari arsip dinamis.
C. Sistem Arsip
1. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban
nasionaltentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupankebangsaan.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
37/87
30
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem
kearsipanmempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam
penyimpanan arsip danmampu menyediakan informasi yang tepat,
lengkap, akurat, relevan, dan tepatwaktu secara efisien.
2. Siklus Hidup Arsip
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas
kaitannyadengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan
melewati siklushidup sebagai berikut:
a. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan
sebagaimedia penyampai informasi, sebagai dasar
perencanaan,pengeorganisaisan, pengambilan keputusan,
pengawasan dan lainsebagainya.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasiatauseseorang yang berasal luar organisasi.Kedua, dapat
diciptakan secarainternal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan
arsip eksternal sepertisurat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol
dan kendali suatuorganisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan
oleh orang lain. Namundemikian, penciptaan arsip dari dalam
dapat dikontrol dan dikendalikanberdasarkan pada kebutuhan
organisasi/perusahaan
c. Tahap Pemanfaatan Arsip (Fil ing )
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis,yaituarsip yang masih digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraanadministrasi sehari-hari.Selanjutnya, arsip
dinamis dapat dikategorikanlagi menjadi arsip dinamis aktif , yaitu
arsip yang frekuensipenggunaannya masih sangat tinggi dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus).
Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang
frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang)
dalampenyelenggaran administrasi sehari-hari.
d. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-
waktudibutuhkan di kemudian hari.Ingat to file and to find.
e. Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja
arsipdicari dan digunakan secara terus-menerus.Dalam hal ini
arsipdinamakan “dinamis aktif”.Namun demikian, arsip tidak selalu
secaraterus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau
dipindahkan.Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat
dipindahkan dari status aktifmenjadi inaktif, tetapi masih dalam
ruang lingkup kantor
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
38/87
31
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
f. Tahap pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka
ragam caradapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang
sederhana yaitudengan menghancurkan arsip dan melemparkan
ke dalam tempat sampahsampai dengan cara yang kompleks
dengan menggunakan mesin yangmahal.
Gambar 3.1. Siklus Hidup Arsip
Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis
arsip.Jikasalah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secaraserius/tidakefektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan
menjadi tidak efektif.Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan
dapat dilihat antara lainberupa:
1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;
2) Hilangnya arsip yang penting;
3) “Banjir arsip”, arsip-arsip yang sama disimpan di
beberpalokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang
sebenarnya sudah tidakberguna tetapi masih disimpan;
4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan
dalampengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya
menyangkut carapenyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal
mulai dari penciptaan, carapenyimpanan sampai dengan
pemusnahan arsip.
D. Latihan
Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling
benardengan cara melingkari huruf a, b, c, atau d.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
39/87
32
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
1. Arsip yang masih digunakan dengan frekuuensi tinggi untuk
kebutuhanperencanaan pengambilan keputusan dan pengawasan
disebut arsip...
a. Aktif
b. Inaktif
c. Vital
d. Statis
2. Salah satu sifsat arsip dinamis adalah
a. Intangible
b. Tangeble
c. Invisible
d. Imposible
3. Arsip dapat dibedakan dengan perlustakaan, karena arsip
memilikikarakteristik, kecuali:a. Bersifat unit
b. Tidak dapat ditemukan di tempat lain
c. Bersifat akumulatif
d. Tercetak
4. Sekitar 25% keseluruhan arsip yang ada dalam suautu organisasii
merupakanarsip..
a. Aktif
b. Inaktif
c. Yang dapat dimusnahkand. Semi aktif
5. Pada dasarnya, manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan
terhadapkeseluruhan daur hidup arsip yang dapat disederhanakan
dalam tigatahap/fase, yakni..
a. Penciptaaan,dan pendistribusian, penyimpanan dan penyusutan
b. Penciptaan, pendistribusian, penyimpanan dan pemindahan
c. Penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan
d. Penciptaan, penggunaan dan penyimpnan dan penyusutan
E. Rangkuman
Arsip adalah salah satu sumber informasi terekam, pada dasarnya memiliki
fungsidan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan
administrasi negara danpelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.Karena
pentingnya informamsinya, arsipharus dikelola di dalam suatu sistem yang
disebut dengan manajemen arsipdinamis.Manajemen arsip dinamis
merupakan pengelolaan tehadap keseluruhandaur hidup (life cycle) arsip.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
40/87
33
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
BAB IV
PENATAAN BERKAS (FILING)
A. Organisasi dan Filing
“Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan
fungsifiling baik dalam organisasi pemerintah maupun
swasta.Organisasi/perusahaanbanyak mengalami kegagalan, karenaorganisasi/perusahaan tersebut tidakmengakui adanya kenyataan tersebut.
Di sisi lain, organisasi/perusahaan banyakdipuji keberhasilannya, karena
menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasidan pengambilan
keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuatdengan mudah
dan cepat, sebab informasi yang penting serta merta tersedia padasaat
dibutuhkan.
Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada
filing .Pentingya filing secara visualisasi dapat digambarkan, yaitu jika
seorang pimpinanyang sangat sibuk, sedang berbicara melalui pesawat
telepon, dan tiba-tibamemerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang
datang beberapa hari yanglalu dalam suatu surat. Ia mengingat-ingat
kembali bahwa perjanjian penawaranlebih dari 3 milyard rupiah, tetapi
jumlah yang pasti ada dalam file-nya. Beberapakalimat dilontarkan kepada
sekretarisnya memintanya untuk menemukan surattersebut, sementara ia
melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon.
Dapat dibayangkan bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapatditemukanoleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama
percakapan melaluitelepon tersebut.Oleh karena suatu filing yang tepat
merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahandengan aman, maka
filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatanorganisasi”.Dan oleh karena
orang biasanya tidak selalu mungkin mengingatsegala sesuatu tentang
kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang
sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusundengan sempurna
dalam suatu organisasi.
Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan
mengerti tentang Organisasi dan filing, Penataan berkas,
Peralatan filing dan Penyimpanan filing
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
41/87
34
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka
seorangSekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus
memiliki sifat-sifattertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan
efisien dan efektif. Sifatsifattersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan,
serta menguasi bidangnya.Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris
harus mempunyai pengetahuandasar f i l ing , yaitu di mana dia harus
menyimpan semua catatan, menyiapkansemua catatan setiap kali
diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua
Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta
atau punprofesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip
untuk acuan dimasa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai
produk; data statistik,informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok;
dan tidak terbilang rincianlain harus dengan cepat tersedia melalui prosedurfiling yang sistematis. Arsip iniharus disimpan tidak hanya untuk disimpan
dengan aman, tetapi juga harus dapatditemukan dengan segera.
Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat
yangmenunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya
musnah olehkebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk
melakukan kegiatannya.Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari
kehilangan adalah sangat penting,dan merupakan bagian dari proses filing .
Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus
terhadapkebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan
cuaca.Namun demikian,dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang
disimpan harus dicegah terhadapresiko salah menempatkan.Salah memfile
arsip dapat menyebabkan kerugianorganisasi/ perusahaan beratus-ratus
ribu rupiah.Kesempatan untuk memperolehkeuntungan dapat saja lenyap,
karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualanbesar tidak dapat diperoleh
jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontraktidak siap sedia.Waktu
terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpansecara tepat
dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.
B. Penataan Berkas (Fil ing )
1. Definisi Fil ing
Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut:
Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip,
agararsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar
filing:menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman, dan dengan
suatu cara yangmemungkinkan penemuan arsip dengan cepat.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
42/87
35
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut.
“File tofind” , adalah suatu ungkapan klise, yang paling tepat.
Tanpapengorganisasian yang cermat, filing dapat menjadi sesuatu
kegiatanpencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi , yang tidak ada
tempat lagidalam dunia organisasi/ perusahaan yang modern.
Pencarian materi yangdisimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat
merupakan suatu pemborosanyang jumlahnya dapat mencapai
beratus-ratus juta rupiah.Apa yang lebihbermakna penting bahwa
organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal,tergantung pada
derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing .
Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. Untuk
biayamemelihara filing pada tingkat minimal, keputusan yang baikharus dilakukandalam memilih arsip yang akan disimpan. Tidak semua
harus di-file, hanyaarsip yang penting untuk kegiatan
organisiasi/perusahaan yang efisien. Materiyang akan disimpan dalam
file berasal dari dua sumber : (1) arsip yangberasal dari luar
organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak,katalog,
pernyataan, tagiahan; dan (2)arsip yang berasal
dalamorganisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, kontrak,
tagihan dansemacamnya. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan
biasanya kopiyang asli, arsip tersebut dalam organisasi/perusahaanbiasanya kopikarbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli.
2. Kantor dan Fil ing
Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan,
arsiptersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara
terhadap kegiatansetiap pegawai dalam organisasi/perusahaan
tersebut. Pekerjaan dalamkantor khususnya berkepentingan dengan
arsip menciptakannya dankemudian menemukan dan
menggunakannya.
Seorang Sekretaris misalnya, tanpa pemahaman tentang filing dan
sistemfiling akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya
sendiri. Lebihsering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam
menyimpan file-filepribadi pegawai. Sering ia diminta untuk
menciptakan sistem filing yanglengkap untuk organisasi/perusahaan
atau untuk memahami sistem yangsudah ada.
“Saudar i Gaharani, berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis
kepadaDepartemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial
GedungPerpustakaan yang baru.,” adalah permintaan yang biasanya
diminta dariseorang Sekretaris. Tidak hanya ia diharapkan untuk
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
43/87
36
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
mengetahui bagaimanauntuk menemukan, tetapi juga diharapkan untuk
menemukannya dengancepat. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang
telah menyelesaikan DiklatSekretaris tanpa pengetahuan yang
mendalam tentang prosedur filing, teknik,dan manajemen arsip.
Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan, filing adalah
kegiatanpurna waktu.Karena organisasi/perusahaan tumbuh, fungsi
filing menjadilebih kompleks dan menuntut.File sering disimpan dalam
lokasi sentral,terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar,
sebab adakeuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral ini, arsip
dapat lebihmudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang
membutuhkan merekauntuk tujuan referensi/acuan. Pegawai yang
spesialis dalam filing menjadiorang yang penting dalam kegiatan dalam
kantor. Supervisor file, tentu saja.diperlukan untuk mengawasi filepegawai.
Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi, Anda
telahmulai mengenal konsep dasar filing . Setiap saat Anda mencari
sebuah namadalam Direktori Telepon, atau sering kita kenal dengan
buku telepon, Andasedang memilih informasi dalam suatu buku yang
terorganinisir yangmenerapkan prinsip-prinsip filing . Nama-nama
tersebut diatur secaraalpabetis, dan pengetahuan Anda tentang abjad
membantu Anda untukmenemukan suatu nama yang Anda inginkan.Buku telepon adalah sebuahcontoh salah satu dari dua konsep dasar
mengatur arsip agar dengan mudahdisimpan berdasarkan nama.
Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebuahcontoh adalah suatu
sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip dimintaberdasarkan
nomor.
3. Sistem Filing
Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama , 2)
angka 3)nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian,
alpabet adalahdasar dari semua sistem filing , bahkan walaupun arsip
disimpan berdasarkannomor.
Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing , yaitu
a. Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain.
Dinamakansistem abjad, karena dasar pengaturan arsip
berdasarkan abjad. Arsipdiklasifikasikan berdasarkan nama
perusahaan, nama orang, namainstansi, nama tempat atau nama
barang.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
44/87
37
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang
palingbanyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak
menggunakanrelatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika
akan menyimpandan menemukan selembar arsip. Manfaat utama
adalah langsung dansederhana, sesederhana kita mengucapkan
a, b, dan c.
Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem
nomor/angka,karena adanya prosesing melalui komputer, tetapi
jenis-jenis arsipdiklasifikasikan secara abjad , misalnya surat-
surat, formulir-formulir,laporan, daftar alamat, arsip kepegawaian,
arsip kesehatan, hal-hal yangberkaitan dengan segi hukum dan
masih banyak lagi yang lain. Melaluisistem abjad, arsip-arsip ini
dapat diberkaskan baik secara tunggalmaupun berkelompok,sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengancepat bilamana
dibutuhkan.
1) Mengabjadkan
Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar
pelaksanaannyasistem abjad dapat berjalan dengan lancar,
maka harus dibakukanperaturan untuk diikuti oleh setiap
pegawai dalam organisasitersebut. Susunan dalam sistem
penataan berkas berdasarkan abjaddengan mengikuti urutanhuruf latin a sampai z, tetapi dibutuhkanaturan yang standar
dalam menangani berbagai jenis nama, sepertinama orang,
perusahaan, departemen dan lembaga
pemerintahnondepartemen.
Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam
mengindeks.Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks
ialah memilih judul(caption) di bawah mana arsip akan
diberkaskan.
2) Kata Tangkap (Caption ) dan Aturan mengindeksIstilah
mengindeks, yang digunakan dalam filing , mencakup
duakegiatan pertama, memilih kata tangkap (Capt ions ) di
mana arsipharus difile; dan kedua, menentukan urutan yang
sesuai kata-katadalam kata tangkap itu. Jelas, aturan standar
harus diamati olehsetiap siapa saja dalam menyeleksi dan
mengatur kata tangkap.
Jikasetiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri
aturan,mengakibatkan kekacauan; hanya orang yang
melaksanakan benarbenar filing dapat menemukan arsip
tersebut.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
45/87
38
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor
yangdigunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk
tujuanFiling, jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan
dalam file PTSemen Batu Raja, nama perusahaan adalah kata
tangkap.
Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah nama-nama orang
danorganisasi, dalam sistem geografis, nama-nama tempat.
Dalamsistem subyek, kata tangkap adalah nama-nama
subyek/masalah,sedangkan sistem kronologis kata tangkap
ialah tanggal.Paling tidak, ada 20 standar aturan mengindeks
yang digunakan.Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa
saya yang dianggappenting.
3) Istilah MengindeksDalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda
harusmemahami alphabet dan unit.Mengabjad adalah
pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetisdari surat,
Nama Achmad, Chairuddin, dan Damayanti diatur
dalamurutan alpabetis yang benar, karena dalam albabet, A
mendahului C,dan C mendahului D. Darmanto, Dewayanti,
Dimyati diatur dalamurutan alpabetis yang benar; meskipun
huruf yang pertama dalammasing-masing nama adalah sama,
huruf yang kedua, yang berbedadalam masing-masing nama,adalah urutan alpebetis yang benar,huruf a dalam Darmanto
mendahului e dalam Dewayanti, dan edalam Dewayanti
mendahului i dalam Dimyati. Dan seterusnya,untuk huruf yang
ketiga, keempat, dan kelima .
Masing-masing bagian nama orang atau organisasi
digunakandalam mengindeks adalah suatu unit. Nama
Sondang P. Siagianteridiri dari tiga unit: (1) Sondang; (2)
P.dan (3) Siagian. Namainstansi: Lembaga Administrasi
Negara, tiga unit. PerusahaanBatubara Bukit Asam, empat
unit.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
46/87
39
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Aturan Mengindeks
Urutan Alpabetis
Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit
pertamadalam setiap nama, huruf demi huruf. Unit kedua
dipertimbangkanhanya jika unit pertama sama. Unit yang ketiga
dipertimbangkanhanya jika huruf pertama dan kedua sama, dan
sebagainya.
Nama Orang
Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam
urutanini: nama keluarga, marga atau nama akhir , pertama; nama
pertama,dan nama tengah; kedua, kalau ada ;yang ketiga.Contoh
: Lisa Nurena, SE ? Nurena, Lisa, SE
Nama yang menggunakan nama keluarga, marga
Suatu nama yang menggunakan nama keluarga, marga, makanamamarga sebagai urutan pertama.
Contoh : Risson P. Sihotang ? Sihotang, Risson, P.
Nama Instansi/Perusahaan
Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama
orangdisusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks
namaperorangan yang lengkap. Di samping itu ada pula nama
bukannama orang.
Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ? Nasution,
Adnan,Buyung (&), AssociatesPT. PUSRI Jakarta ? PUSRI,Jakarta, Perseroan TerbatasMasih banyak aturan yang lain, yang
tidak sempat dibahas di sini,misalnya nama orang yang bergelar,
mempunyai nama suci, wanitayang sudah menikah dan lain
sebagainya.
b. Sistem Filing Subjek/Perihal
Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad, karena
organisasiAnda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan
masalah-masalahyang berkenaan dengan organisasi Anda, maka
Anda dapat menerapkanfiling sistem subjek dalam menyimpan
arsip-arsipnya.
Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus menentukan
terlebihdahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya
dipermasalahkandalam surat-surat setiap hari. Masalah-masalah
tersebut kemudiandikelompokkan menjadi satu subjek. Misalnya,
masalah yang berkenaandengan kepegawaian dikelompokkan
dalam satu subyek di bawah“kepegawaian”, masalah-masalah
yang berkenaan dengan keuangankeuangan dikelompokkan
dalam satu subyek “keuangan”. Selanjutnya,masalah--masalah itu
dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek)misalnya:
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
47/87
40
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Kepegawaian
Cuti
Kenaikan pangkat
Lamaran
dsb.
Keuangan
Gaji
Hadiah Lembaran
Lembur
dsb.
Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan subyek,
dansemua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah
dijadikansubsubyek. Seandainya di kemudian hari Andamemperkirakan bahwamasalah-masalah berkembang, maka Anda
dapat mengembangkanmasalah-masalah yang dijadikan
subsubyek itu menjadi sub-subsubyek,misalnya untuk subsubyek
“kenaikan pangkat” dapat dikembangkanlebih lanjut menjadi sub-
subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”,sub-subsubyek
“kenaikan pangkat golongan II”, dan seterusnya.
c. Sistem Filing Nomor (Numeric )
Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai
penggantinama orang atau instansi, sehingga disebut sistemnomor (numeric filingsystem). Pada prinsipnya, sistem
penyimpanan surat/arsip sama dengansistem abjad, hanya saja
nama-nama orang atau isntansi digantidengan kode nomor .
Misalnya, surat-surat dari dan kepada ArsipNasional Republik
Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000,atau Kartu
Nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akanberlaku
selamanya, tidak diubah.
Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing
nomor,seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank, dan
lain-lain, karenasudah memahami tata caranya, serta keuntungan
dan kerugiannya dalampenerapannya. Tetapi, masih banyak juga
instansi yang menerapkansistem filing nomor hanya beranggapan
bahwa sistem nomor lebihmudah dibandingkan dengan sistem
abjad.
Namun demikian, sebenarnya sistem nomor lebih sukar
diingatdibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah Tabanas,
pasien sebuahPuskesmas atau Trumah Sakit, pasti akan lebih
ingat namanya dasripadanomor Tabanas atau nomor pasien
Rumah Sakit. Oleh karena itu, untukmengingat kode nomornya
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
48/87
41
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
digunakan alat bantu yang disebut denganindeks, yaitu kartu kecil
yang memuat nomor dan nama nasabah, ataupasien yang dalam
penyusunannya berdasarkan urut abjad. Karena itu,sistem nomor
disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filingsystem),
lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (directfiling
system).
Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan sistem
filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. Oleh kasrena
itu, hal iniakan menimbulkan masalah jika pada suatu saat
nasabah atau si pasienlupa nomor kodenya, sebagai akibatnya
dokumennya sangat susah dicaridengan cepat. Sehingga yang
dilayani dapat dirugikan, baik dari segiwaktu, tenaga, bahkan
uang.Pelayanan mengecewakan, hanya karenasistem nomor tidak
diterapkan secara benar.Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file utama, indeks,
danbuku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku
besar.
1) Buku Besar
Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu
mapcampuran dan map perorangan. Pengunaan map
campuran inibertujuan untuk menghemat pemakaian map.
Surat masuk dankeluar dari dan kepada koresponden yang
belum lebih dari dari limaakan dicampur menjadi satudengan surat-surat yang berasal darikoresponden lain di
dalam satu file. File ini disebut file campuran.
Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang
juml;ah sudahmencapai lima surat akan dipindah ke dalam
map perorangan, dandisimpan dalam file nomor (file utama)
2) Indeks
Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu
untukmengetahui nomor file yang diberikan kepada
suatukoresponden atau nama, jika nomor yang
bersangkutanbelum/tidak diketahui. Indeks tersebut disusun
secara urut abjad,agar mudah dicari. Indeks dibuat dalam
bentuk kartu ( dibuat darikertas karton manila dengan
panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dandilengkapi dengan
kotak untuk menyimpan kartu, sehingga dapatluwes dalam
menambah, maupun dalam mengurutkan abjadnya.
3) Buku Nomor
Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang
sudahdigunakan sebagai nomor koresponden (nama)
dalam file nomor.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
49/87
42
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Koresponden yang suratnya belum mencapai lima, tentu saja
belumdicantumkan pada buku nomor ini. Untuk memfile
kartu, makasetiap kartu dari setiap nama langsung diberi
nomor.Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu
indeks. Jadisetiap nama dibuatkan kartu indeksnya.
Sedangkan untuk file surat,kartu indeksnya ada dua macam,
yaitu kartu indeks campuran dankartu indeks nomor. Untuk
koresponden yang suratnya baru sedikit(kurang dari 5),
maka kartu indeksnya belum diberi nomor, tetapidiberi tanda
berupa huruf C, singkatan dari Campuran. Selanjutnya,jika
suratnya sudah mencapai lima. maka karti indeks C
digantidengan nomor yang diambil dari buku nomor
(register ).
Dalam sistem filing nomor, ada tiga cara untukmenyimpanarsip/dokumen, dengan susunan penyimpangan
sebagai berikut :
1) Nomor Berurutan (Consecutive)
2) Nomor Tengah ( Middle Digit )
3) Nomor Akhir (Terminal Digit )
d. Sistem Geografis
Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut
daerahwilayah atau geografis, maka Anda dapat menggunakan
sistem georafis.Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalamorganisasi di mana sistemgeografis dapat digunakan, biasanya
adalah kegiatan yang mencakupdaerah-daerah wilayah lebih dari
satu tempat. Organisasi-organisasi yangmempunyai beberapa
kantor cabang juga dapat menggunakann sistemgeografis.
Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat
menggunakannama daerah wilayan sebagai kata tangkap
(caption), kemudian katatangkap tersebut dapat dikembangkan
menjadi daerah-daerah yaitu kotakota(kalau perlu sampai ke
kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut,dan selanjutnya baru
dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanamainstansi,
perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota didaerah
wilayah tersebut.
e. Sistem Fil ing Kronologis
Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun
menuruturutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu.
Surat-surat atauarsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam
filing yang palingdepan, sekretaris tanpa melihat masalah atau
perihal surat/arsip.
8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern
50/87
43
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip
yangdifile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.Sekretaris dapat
menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing, jika
kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum
banyak,sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah
dalam satu filedalam setiap bulan. Tetapi, jika kegiatan atau
aktivitas pimpinan ituberkembang demikian cepat, sehingga
menyangkut banyak masalah,maka sebaiknya Anda
menggunakan sistem lain yang lebih memadai.
Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad
selaludigunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih.
Artinya,meskipun Anda memilih sistem subyek, sistem angka
maupun sistemgeografis, Anda harus selalu menyusunnya
kembali menurut urutanabjad. Mencermati hal tersebut, Andaharus memahami secaramendalam, jka karena sistem ini akan
banyak membantu Anda dalammelaksa