MANAJEMEN KESEHATAN

Fungsi-fungsi manajemen

PERENCANAAN (PLANNING)

Perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses penganalisaan dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan demi masa depan yang lebih baik.

Berisi 3 kesimpulan:1. Perencanaan harus didasarkan pada analisis dan

pemahaman sistem dengan baik2. Perencanaan pada hakikatnya menyusun konsep dan

kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan misi organisasi.

3. Perencanaan secara implisit mengemban misi organisasi untuk mencapai tujuan demi masa depan yang lebih baik.

“Perencanaan adalah suatu proses yang menghasilkan suatu uraian yang terinci dan lengkap tentang

suatu program atau kegiatan yang akan dilaksanakan”.

Jenis-jenis perencanaan

1. Berdasarkan jangka waktu berlakunya rencana: Panjang (10-25 tahun), menengah (5-7 tahun), pendek (1 tahun).

2. Berdasarkan tingkatan: Induk, Operasional, Harian.3. Berdasarkan ruang lingkupnya: Strategis, Taktis,

Menyeluruh, Terintegrasi.

Pada kenyataannya sulit memisahkan tujuan hanya berdasarkan masing-masing jenis.

• Proses perencanaan menggunakan pendekatan pemecahan masalah.

• Tahapan proses perencanaan:

Identifikasi Masalah Prioritas Masalah

Evaluasi Pelaksanaan Perencanaan

Identifikasi masalah

1. Sumber masalah kesehatan dapat dapat diperoleh dari berbagai cara antara lain:

2. Laporan kegiatan dari program kesehatan yang ada.

3. Survailance epidemiologi atau pemantauan penyebaran penyakit

4. Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan perencanaan kesehatan

5. Hasil kunjungan lapang, supervisi dan sebagainya.

Penentuan prioritas masalah

Dalam mengidentifikasi masalah tentunya didapatkan lebih dari satu masalah, dengan berbagai pertimbangan perlu ditentukan masalah yang menjadi prioritas, dengan cara:

1. Tehnik skoring: memberikan nilai (scor) terhadap masalah tersebut dengan menggunakan parameter (ukuran) antara lain: Prevalence, Severity, Rate of increase, degree of unmeet need, social benefit, technical feasibility, resources availability

Penentuan prioritas masalah

2. Tehnik Non-skoring: Masalah dinilai dengan diskusi kelompok “Nominal Group Tecnique” (NGT): 1) Delphi Technique: peserta diskusi memiliki keahlian yang sama, 2) Delbeq Technique: peserta diskusi memiliki keahlian yang berbeda-beda.

Perencanaan pemecahan masalah

1. Menetapkan Tujuan: membuat ketetapan-ketetapan tertentu yang ingin

dicapai dalam perencanaan tersebut. Tujuan yang baik apabila dirumuskan secara kongkrit

dan dapat diukur. 1) Tujuan Umum: masih bersifat umum, lingkup luas,

dapat dijabarkan dalam tujuan khusus, pada umumnya bersifat abstrak.

2) Tujuan Khusus: jembatan untuk mencapai tujuan umum, tujuan umum dapat tercapai tujuan-tujuan khusus sudah tercapai.

2. Menetapkan rencana kegiatan: Uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pada umumnya mencakup 3 hal pokok: • Persiapan, • Pelaksanaan (kegiatan pokok), • Penilaian (kegiatan mengevaluasi kegiatan

dalam rangka pencapaian program).

3. Menetapkan Sasaran (target group): adalah kelompok masyarakat tertentu yang akan digarap oleh program yang direncanakan tersebut.

1) Sasaran langsung: kelompok yang langsung dikenai oleh program.

2) Sasaran tak langsung: kelompok yang menjadi sasaran antara program tersebut, namun berpengaruh sekali terhadap sasaran langsung.

4. Waktu: Tergantung dengan jenis perencanaan yang dibuat serta kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena waktu dan kegiatan dijadikan dalam satu matriks ”Gant Chart”.

5. Organisasi dan Staf: Diuraikan organisasi dan sekaligus staf atau personel yang akan melaksanakan kegiatan atau program, uraian tugas (jobdescription) setiap staf.

6. Rencana anggaran: uraian tentang biaya-biaya yahg diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan mulai dari persiapan sampai pada evaluasi, meliputi: biaya personalia, operasional, sarana prasarana, penilaian, dll.

7. Rencana Evaluasi: suatu uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk menilai sejauhmana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan tersebut telah tercapai.

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Mengatur personel atau staf yang ada di dalam institusi tersebut agar semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana tersebut dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya semua tujuan dapat dicapai.

Pengkoordinasian kegiatan yang akan dilakukan suatu institusi, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, pengorganisasian mencakup beberapa unsur pokok: al:

1. Hal yang diorganisasikan ada 2 macam yaitu:a. Pengorganisasian kegiatan ialah pengaturan berbagai

kegiatan yang ada di dalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai tujuan

b. Pengorganisasian tenaga pelaksana ialah mencakup pengaturan hak dan wewenang setiap tenaga pelaksanan sehingga setiap kegiatan mempunyai penanggung jawabnya

2. Proses pengorganisasian ialah langkah-langkah yang harus dilakukan sedemikian rupa sehingga semua kegiatan dan tenaga pelaksana dapat berjalan sebaik-baiknya.

3. Hasil pengorganisasian, ialah terbentuknya wadah atau sering disebut “Struktur Organisasi” yang merupakan perpaduan antara kegiatan dan tenaga pelaksana.

• Pengorganisasian adalah suatu proses yang menghasilkan organisasi (struktur organisasi).

• Struktur organisasi adalah visualisasi kegiatan dan pelaksana kegiatan (personel) di dalam suatu organisasi. Berdasarkan pembagian kegiatan dan pelaksanaan tugas, fungsi dan wewenang, maka organisasi secara umum dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu:

a. Organisasi Lini: Pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas antara pimpinan dan pelaksana.

b. Organisasi Staf: Pembagian tugas dan wewenang tidak terdapat perbedaan yang tegas antara pimpinan dan pelaksana

c. Organisasi Lini dan Staf: adalah gabungan dari organisasi lini dan staf

PENGAWASAN DAN PENGARAHAN

Fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dengan perencanaan dan pengorganisasian adalah fungsi pengarahan dan pengawasan. Tanpa disertai pengawasan dan pengarahan perencanaan dan pengorganisasian yang baik tidak dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien

Agar pengawasan dapat berjalan dengan baik, ada 3 hal yang perlu diperhatikan:

1. Objek Pengawasan; yaitu hal-hal yang harus diawasai dalam pelaksanaan suatu rencana. Dikelompokkan menjadi 4 yaitu:

a. Kuantitas dan kualitas program: barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan atau program tersebut.

b. Biaya program: dengan menggunakan 3 standar: 1) modal yang dipakai, 2) pendapatn yang diperoleh, 3) harga program

c. Pelaksanaan (implementasi) program: pengawasan terhadap waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, dan proses pelaksanaan. Apakah sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan

d. Hal-hal yang bersifat khusus: yang ditetapkan oleh pimpinan atau manajer

2. Metode Pengawasan: pengawasan bukan mencari kesesalahan, namun mencari umpan balik yang selanjutnya memberikan pengarahan dan perbaiklan apabila kegiatan berjalan dengan tidak semestinya, dapat dilakukan dengan cara:

a. Melalui kunjungan langsung atau observasi terhadap objek yang diawasi

b. Melalui analisis terhadap laporan-laporan yang masuk

c. Melalui pengumpulan data atau informasi yang khusus ditujukan terhadap onjek pengawasan

d. Melalui tugas dan tanggung jawab para petugas khususnya para pimpinan. Pejabat/pimpinan diberikan wewenang untuk memberikan pengawasan dan pengarahan

3. Proses Pengawasan: pengawasan adalah suatu proses, berarti terdiri dari beberapa langkah:

a. Menyusun rencana pengawasan: mencakup tujuan, objek, cara, dan sebagainya

b. Pelaksanaan pengawasan: melakukan kegiatan pengawasan sesuai rencana

c. Menginterpretasi dan menganalisis hasil-hasil pengawasan. Hasil pengawasan berupa: data, dokumen, foto, hasil rekaman, untuk diolah, diinterpretasikan dan diolah

d. Menarik kesimpulan dan tindak lanjut. Dari hasil analisis kemudian disimpulkan sehingga muncul saran/rekomendasi dan tindak lanjut dari pengawasan tersebut

Pengarahan pada hekekatnya adalah keputusan pimpinan yang dilakukan agar kegiatan yang direncanakan berjalan dengan baik, dengan pengarahan ini diharapkan:

1. Adanya kesatuan perintah, menghindari kesalahan persepsi para pelaksana.

2. Adanya hubungan langsung antara pimpinan dan bawahan, mempererat hubungan pimpinan dan bawahan.

3. Adanya umpan balik langsung, sehingga dapat segera melakukan perbaikan.

Bagi para pelaksanan, pengawasan dapat bermanfaat untuk:

1. Bawahan memperoleh informasi yang jelas tentang apa yang harus dilakukan, apabila kurang jelas dapat lengsung ditanyakan sehingga menghindari kesalahan.

2. Bawahan secara langsung dalam proses belajar, karena akan mendapatkan informasi dan ketrampilan yang benar/baru.

3. Bawahan lebih merasa diperhatikan atau dihargai oleh pimpinan