Upload
al-qarni
View
58
Download
12
Embed Size (px)
Citation preview
MANAJEMEN LOGISTIK OBATRS. UNIVERSITAS HASANUDDIN
INSTALASI FARMASI RSUH
INSTALASI FARMASI RSUH
Kepala Instalasi
Koordinator Diklat
Koordinator Pelayanan
Koordinator Perbekalan &
Gudang Produksi
Koordinator Farmasi Klinik,
PIO & Mutu
INSTALASI FARMASI RSUH
Tujuan pokok & Fungsi
Sebagai unit pelayanan non struktural yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan Pengelolaan
perbekalan dan kegiatan pelayanan Farmasi Klinik sesuai standar
Manajemen pengelolaan obat
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait dimulai dari
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan
pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi
Manajemen pengelolaan obat
Pengelolaan obat di RS (Seto dkk, 2004), Tahap-tahapnya :
Perencanaan Pengadaan
Penyimpanan
Pendistribusian Penggunaan
Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Drug Management Cycle Penerimaan, Penyimpanan, Pendistribusian
Pengendalian, Penghapusan,Administrasi,
pelaporan serta evaluasi
Pemilihan, perencanaan, pengadaan
• KepMenKes No. 1197 Th. 2004 ttg Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit
Perbekalan farmasi : Sediaan farmasi yang terdiri dari
- Obat- Bahan obat- Alat kesehatan- Reagensia- Radio farmasi- Gas medis• PP 51 2009 ttg Pelayanan Kefarmasian
Jenis Produk/Perbekalan
INSTALASI FARMASI RSWSKebijakan kegiatan :
1. Pemilihan 6. Pendistribusian
2. Perencanaan 7. Penghapusan
3. Produksi 8. Administrasi/Pencatatan & Pelaporan
4. Penerimaan
5. Penyimpanan
9. Monev / Penilaian
FARMASI KLINIK
A
B
A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
1. Pemilihan • Merupakan proses kegiatan sejak dari
meninjau :– Masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit– Identifikasi pemilihan terapi– Bentuk dan dosis– Menentukan kriteria pemilihan dengan
memprioritaskan obat esensial– Standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui
standar obat. • Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif
Apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian.
• Usulan dari SMF dan Farmasi
• Peran KFT• Penyusunan Formularium• Dukungan SIM di RS
PenerimaanPemilihan(Selection)
KFT
Formularium
SIMRS
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
2. Perencanaan • Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan
jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran
• Untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain:
– Konsumsi– Epidemiologi– Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
Pedoman Perencanaan
DOEN Formularium Rumah Sakit
Standar Terapi Rumah Sakit
Ketentuan yang berlaku di RSUH
Data catatan medik
Anggaran yang tersedia
Penetapan prioritas Siklus penyakit Sisa persediaan
Kondisi di Instalasi Farmasi RSUH
Penetapan Anggaran
Metode Konsumsi :
berdasarkan pemakaian tahun lalu dan sisa
persediaan
Belum Pernah alasan
epidemiologi
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
3. Pengadaan • Merupakan kegiatan untuk merealisasikan
kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui:
– Pembelian:• Secara tender (oleh Unit Layanan Pengadaan );• Secara langsung dari pabrik/distributor/ pedagang
besar farmasi– Produksi/pembuatan sediaan farmasi:
• Produksi Steril; (steril)• Produksi Non Steril; (Salep, bedak, pengenceran
alkohol)– Sumbangan/droping/hibah. – Konsinyasi
PenerimaanPengadaan(Purchasing)
Tepat jenis Tepat jumlah
Tepat waktu Harga optimal
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
4. Produksi • Merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk,
dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
• Kriteria obat yang diproduksi:– Sediaan farmasi dengan formula khusus;– Sediaan farmasi dengan harga murah;– Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil; – Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran;– Sediaan farmasi untuk penelitian;– Sediaan nutrisi parenteral ;– Rekonstruksi sediaan obat kanker (masih
dilakukan langsung oleh dokter & perawat)
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
5. Penerimaan • Merupakan kegiatan untuk menerima
perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.
• Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:– Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa; – Barang harus bersumber dari distributor utama;– Harus mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS);– Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus
mempunyai certificate of origin;– Expire date minimal 2 (dua) tahun.
Dokumen kontrol
Cocokkan: • Surat Pesanan dengan Faktur/Nota Barang• Barang datang (Perbekalan farmasi) dengan spesifikasi• Barang datang dengan Surat Pesanan
PenerimaanPenerimaan(Receive)
Surat Pesanan
Faktur / Nota
Dokumen Perencanaan
Dokumen kontrol
Dokumen SP/OPB/PO
Faktur
vs
• Jumlah dan jenis• Harga• Spesifikasi• Pencatatan Expire Date• Pemeriksaan kualitas - kemasan - produk (utuh, warna, bentuk, dsb)• Suhu waktu datang - cek ice box• Waktu datang• dll
PenerimaanPenerimaan(Receive)
Cek kualitas produk
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
6. PenyimpananTujuan 1. Memelihara mutu sediaan farmasi2. Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab3. Menjaga ketersediaan4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
Dokumen kontrol
PenerimaanPenyimpanan
KARTU STOK
Nama barang, bentuk sediaan, kekuatan (dosis)
Pabrik/Supplier /Pemasok
barang
No. Batch, ED Jumlah
(satuan dos/ satuan terkecil)
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
6. Penyimpanan • Merupakan kegiatan
pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan: – Berdasarkan sumber
anggaran– Berdasarkan bentuk
sedian dan jenisnya– Berdasarkan alfabetis– Berdasarkan suhu dan
kestabilan obat– Berdasarkan FIFO (First
in First out ) dan FEFO (First expired First out)
– Berdasarkan penyimpanan khusus (hight alert )/ LASA, psikotropik, elektrolit kuat, narkotik, sitostatik)
– Berdasarkan sifat explosif (mudah meledak) mis . Gas medik, alkohol
• Fasilitas• Kondisi• SistemPerhatikan
Prinsip:Memastikan kondisi penyimpanan sesuai syarat penyimpanan dari pabrik (suhu, kelembaban , cahaya)
Memastikan pasien mendapatkan barang sesuai kondisi yang dipersyaratkan
Di gudang
depo
Penyimpanan(Storage)
tempat pelayanan
Perhatikan antara suhu yang disyaratkan dengan suhu ruangan kita
Penyimpanan(Storage)
•Suhu kamar 25 – 30 °C•Suhu sejuk 8 – 15 °C•Suhu dingin 2 – 8 °CSuhu•Kering <65%•Lembab 65-80%
Kelembaban
•Terlindung dari cahaya matahari•Peka terhadap cahayaCahaya
Menjadi pilihan
Kepuasan pelanggan
Kualitas pelayanan
Kualitas produk
Penyimpanan yang baik
Perhatikan persyaratan penyimpanan
Caranya?
Suhu kamar25 – 30oC Suhu sejuk 8– 15 oCSuhu dingin2 – 8oC
Beku < 0oC
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
7. Pendistribusian • Merupakan kegiatan mendistribusikan
perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
• Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan: – Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada;– Metode sentralisasi atau desentralisasi;– Sistem ”floor stock”, resep individu, UDD (unit
dose dispensing) , ODD (one day dose dispensing,) atau kombinasi.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
7.1. Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap
Diselenggarakan secara : Sentralisasi dan atau desentralisasi
dengan sistem persediaan lengkap di ruangan,
Sistem resep perorangan, Sistem unit dosis (UDD & ODD) Sistem kombinasi oleh Depo / apotek
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH
7.2 Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan Diselenggarakan secara :
Sentralisasi (khusus pasien askes untuk obat DPHO) dan atau desentralisasi dengan sistem resep individual oleh Apotik Rumah Sakit.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSWS
7.3. Pendistribusian Perbekalan Farmasi di luar jam kerja Diselenggarakan oleh:
a. Apotik / Depo farmasi yang dibuka 24 jam
b. Ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi.
PENGENDALIAN
Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan
Kegiatan1.Memperkirakan/menghitung pemakaian rata
rata periode tertentu2.Menentukan stok pengaman di gudang 3.Menentukan waktu pemesanan sampai obat
diterima4.Melakukan pengendalian setiap tahapan dalam
pengelolaan perbekalan farmasi
Pengendalian
• Pemilihan obat masuk ke formularium (satu generik, satu original, 2 mitu)
• Perencanaan disusun berdasarkan kebutuhan dari depo/user, berdasarkan formularium yang berlaku, usulan baru untuk obat se izin direksi
• Perbekalan farmasi yang dipesan harus sesuai dengan perencanaan daftar kebutuhan yang diajukan oleh kepala instalasi farmasi
Pengendalian
• Penerimaan barang berdasarkan surat pesanan (kontrak) ( a.l. faktur penjualan, spesifikasi barang, jumlah, merek )
• Penyimpanan : pengendalian permintaan depo / apotik, pemantauan obat stagnan, obat yang mendekati expire / rusak , retur obat
Pengendalian
• Distribusi obat : – Dari Gudang ke Depo/apotek : Bukti
pengeluaran barang dari gudang– Dari depo/apotek ke pasien :
• penulisan resep sesuai formularium, obat diluar non formularium disetujui oleh direktur/duty,
• Pengendalian dalam regimen obat sesuai dosis• Obat yang tidak terpakai pasien yang dikembalikan
ke Farmasi• ASO (automatic stop order) dalam SIMRS• Pengendalian berdasarkan clinical pathway
PENGHAPUSAN
• Merupakan kegiatan terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar
• Tujuan: menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak
memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku
• Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar.
Penghapusan
• Barang yang rusak, expire di buatkan usulan (jumlah, jenis, mata anggaran dan nilai ) dari instalasi farmasi ke Tim penghapusan barang Rumah Sakit
Administrasi (Pencatatan) & Pelaporan
Administrasi/ Pencatatan• Pencatatan bertujuan memonitor transaksi
perbekalan farmasi yang masuk dan keluar• Pencatatan secara manual (buku & kartu
Stok) dan komputerisasi
Informasi yang diperoleh dari pencatatan1.Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)2.Jumlah perbekalan farmasi yang diterima3.Jumlah perbekalan farmasi yang keluar4.Jumlah perbekalan farmasi yang rusak / hilang /
kadaluarsa5.Perbekalan farmasi yang stagnan dan mendekati
expired
Administrasi (Pencatatan) & Pelaporan
PelaporanKumpulan catatan dan pendataan kegiatan
administrasi perbekalan farmasiTujuan Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi Tersedianya informasi yang akurat Tersedianya data yang lengkap untuk membuat
perencanaan
Administrasi (Pencatatan) & Pelaporan
Administrasi (Pencatatan) dan pelaporan
• Laporan kegiatan farmasi tiap bulan• Laporan stock opname tiap bulan• Laporan obat stagnan, dan mendekati expire• Laporan obat expire/rusak• Laporan neraca rugi laba• Laporan narkotika dan psikotropika• Laporan SPM• Laporan obat program (a.l. metadon , ARV,
Flu burung, malaria)• Laporan Farmasi klinik
MONITORING & EVALUASI
• Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi
• Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan
• Kolekting data untuk bahan evaluasi
Monitoring & EvaluasiBerdasarkan penilaian secara umum baik tingkat instalasi maupun tingkat Pimpinan / kepala
Berdasarkan pencapaian Target yang ditetapkan
PELAYANAN INFORMASI OBAT (PIO)