Manual 02-2008

8/20/2019 Manual 02-2008

1/35

Aprendamos a administrar,llevar nuestras cuentas,manejar y controlar el almacén

MANUAL DE CAPACITACION A JASS

Zona Alto Andina N° 2N° 2

Saneamiento Ambiental Básico en la Sierra Sur

Dirección regionalde Vivienda,Construcción ySaneamientoRegión - Cusco

8/20/2019 Manual 02-2008

2/35

Aprendamos a administrar,

llevar nuestras cuentas,

manejar y controlar el almacén

MANUAL DE CAPACITACION A JASS

Zona Alto Andina N° 2N° 2

Cusco - Perú

2008

8/20/2019 Manual 02-2008

3/35

Publicación del Gobierno Regional Cusco y del Proyecto de

Lic. Hugo E. González Sayán.Presidente Regional.

Eco.Gerardo Basterrechea B.Gerente General Regional .

Mag.WashingtonAlosilla Robles.Gerente Regional de DesarrolloSocial.

Arq.Fernando Florez Paiva.Director Regional de Vivienda, Construcción y Saneamiento

Lic.Ediltrudis LeónFarías. Coordinadora SANBASUR,responsable del ComponenteSocial.

Lic.Ediltrudis LeónFarías.

Ing. Herberth Pacheco De la Jara.

Ing.Jorge LoayzaAlfaro.

Abog.NancyMálaga Carrasco.

Blgo.Carlos Quiroga Quispe.

Ing.Fredy Camal Paucar.

Ing. Wilberth ValderramaCondo.

Ing.Hernán HuayotumaBustamante.

AlexTorres Del Carpio.

Equipode Producción de la 2daEdición.2003.Lic.EdiltrudisLeón Farías.Ing.Wilfredo SucsaVillegas.

Especial reconocimiento al Ing. JulioAlegría Galarreta, Director de SANBASUR 2000-2006, por el apoyo y asesoramientotécnico permanente.

Avda Micaela Bastidas Nº 480-Wanchaq-CuscoTelefax. Nº 084- 225751- 084.222173/084-242582

Cusco,Octubre 2008

Se autoriza la reproduccióntotal o parcial delcontenido de la presente Guía, siempre quese cite la fuente.

Saneamiento Ambiental Básico en la Sierra Sur(SANBASUR)

GobiernoRegional:

DirecciónRegional de ViviendaConstrucción y Saneamiento- SANBASUR

EquipoTécnico SANBASUR,responsablede la revisióny actualización de la 3era edición. 2008:

Equipoparticipante:

DibujosyDiagramación:

Impresión

[email protected]

8/20/2019 Manual 02-2008

4/35

PRESENTACION

El GOBIERNO REGIONAL, a través de la Dirección Regional deVivienda, construcción y Saneamiento - SANBASUR, pone al alcancede los miembros del Consejo Directivo de la Junta Administradora de

Servicios de Saneamiento (JASS), el presente manual ”Aprendamos aadministrar, llevar nuestras cuentas, manejar y controlar el almacén”,cuyo propósito es contribuir a mejorar la organización y el desarrollo decapacidades para la gestión de los servicios de Saneamiento

Ambiental Básico.

Esperamos que este manual sirva a la Municipalidad y al Centroo Puesto de Salud para que el personal responsable de saneamientopueda capacitar y brindar asistencia técnica y seguimiento a las JASS

comunal, en la perspectiva de lograr una gestión adecuada de losservicios de saneamiento sobre todo a los miembros de su ConsejoDirectivo.

Este manual tiene tres partes principales, la primera presentalos aspectos básicos para una buena gestión y administración; lasegunda está referida a los aspectos contables, detalla a través deejemplos prácticos aspectos referidos al manejo de caja, archivocontable , la tercera parte, plantea lo relacionado al control y manejo de

almacén.

Esperamos que los miembros del Consejo Directivo de la JASS,durante su capacitación y después de ella, asuman la tarea de efectuar de manera eficiente la gestión de los servicios de Saneamiento Básicode sucomunidad.

8/20/2019 Manual 02-2008

5/35

Administrando nuestroServicio de Saneamiento Básico

Es cuidar de los bienes, servicios,intereses de la comunidad, en elmanejo del sistema de agua potable,alcantarillado, letrinas sanitarias ydisposición de los residuos sólidos.

¿ Quién es el responsable directo de la Gestiónde los Servicios de Saneamiento Básico ?

¿ Qué es administrar ?

El Consejo Directivo de laJunta Administradora deServicios de Saneamiento(JASS), es responsable de la

,Administración Operacióny Mantenimiento de losservicios.

3 Aprendamos a administrar, llevar nuestras cuentas, manejar y controlar el almacén

8/20/2019 Manual 02-2008

6/35

¿ Cuáles son las principales funciones del ConsejoDirectivo de la JASS vinculadas a la Administración ?

Administrar los Servicios deSaneamiento.

Elaborar el Plan de Trabajo Anual, el presupuesto anual yproponer la cuota familiar.

2°

Cobrar las cuotas familiaresmensuales.4°

3°

1°

Las Principales funciones son:

Cautelar los bienes de la JASS ylos recursos provenientes delp ag o d e c uo ta s y o tr asactividades.


8/20/2019 Manual 02-2008

7/35

Representar a la JASS, anteotras instituciones, en gestionessobre Saneamiento Básico.

R e al i za r l a o p er a ci ó n,mantenimiento del Sistema deSaneamientoBásico.

Aprobar la solicitud de nuevos

usuarios/as.

6°

8°

7°

5°

Manejar y controlar el movimientodel Almacén.


8/20/2019 Manual 02-2008

8/35

3. Padrón de Usuarios/as

Es el registro de todo los usuarios/as delosservicios de Saneamiento Básico.

Permite hacer el control del cumplimientode las obligaciones de cadausuario/a.

Nos permite conocer el total de familias ypoblación beneficiariade losservicios.

Se debe actualizar por lomenos cada dosaños.

Documentos necesarios en la Administración

1. La Solicitud

Documento que se utiliza para pedir un servicio o un bien, a la comunidad

organizaciones o instituciones.

¿ Qué documentosnecesitamos en las acciones Administrativas?

2. Libro de Actas

Documento donde se registra todas las acciones yacuerdos de laAsamblea Generalde usuarios/as.

*EllibrodeActasserálegalizado.*Debeestarsiemprealdía.* Lomanejael/la Secretario/a o su reemplazante.


8/20/2019 Manual 02-2008

9/35

Aprendamos a llevar nuestrascuentas

¿ Qué es la Contabilidad comunal?

Es el registro ordenado deingresos y gastos de dinero enefectivo y aportes valorizados,debidamente sustentados condocumentos.

¿ Quiénes son los responsables directos delmanejo contable ?

Los responsables directos delmanejo contable son el/ laPresidente/a y Tesorero/a delConsejo Directivo de laJASS.


8/20/2019 Manual 02-2008

10/35

Porque:

1°. Nos ayuda a controlary utilizar mejor nuestros recursos.

2°: Nos permite saber con cuántodineroen efectivo disponemos.

¿ Porquées importante llevarbiennuestras cuentas ?

¿ Qué documentos son necesarios para llevar la contabilidad ?

Para llevar las cuentas de:requerimos

2. Recibos de Egresos

3. Facturas y/o Boletas de Venta

4. Libro de Caja

5. Archivos

1. Recibos de Ingresos


8/20/2019 Manual 02-2008

11/35

Es un documento pre numerado que sirve para:

A. Registrar todos los ingresos de dinero en efectivo.B. Conocer cuánto dinero y por qué concepto ingresa a tesorería.

Cuotas familiares.

¿ Qué es y para qué sirve ?

Por multas y/o sanciones.

Por otras actividades como:día familiar, rifas, etc.

¿ Porqué concepto ingresa dinero a Tesorería ?

4°

3°

1°

3°


RECIBO DE INGRESOS

Nuevas conexiones domiciliarias.2°

8/20/2019 Manual 02-2008

12/35

Por la venta de Productos.

Por Donaciones.

Por alquiler de Herramientas.5°

3°

7°

6°


Por intereses de préstamosindividuales o losgenerados por una cuentabancaria, si decidimosque nuestro dinero esté

depositado en un banco.3°3°3°

8°

8/20/2019 Manual 02-2008

13/35

Conozcamos cómo es un Recibo de Ingresos:

Las partes de un Recibo de Ingresos son:

1. Nombre de la JASS.2. Numeración secuencial de los recibos.

5. Nombre del recibo.6. Nombre de la persona o institución de quien recibimos el

dinero.7. Cantidad de dinero recibido en letras y números.8. Concepto o motivo por el que se recibe el dinero.9. Firma y sello del/la Tesorero/a del Consejo Directivo de la

JASS.10. V°B°, firma y sello del/la Presidente/a del Consejo Directivo

de la JASS.

3. Fecha: día, mes y año.4. Monto de dinero en números y signo de soles.

¿ Cómo es un Recibo de Ingresos ?

¿ Cuáles son las partes de un Recibo de Ingresos ?


JASS: COMUNIDAD VERSALLES

He recibido del Sr/Sra:La cantidad de :Por concepto :

X Cuota mensual S/.

S/. 20.00

RECIBO DE INGRESOS

JULIO MAMANI QUISPEVEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES (s/. 20.00)

4 meses de Enero a Abril 10.00Cuota extraordinaria S/.Otros S/.

TOTAL S/. 20.00.

Asamblea 27/07/08 10.00

Recibí conforme V°B° conformidad

Sello y firma del Tesorero/a Sello y firma del Presidente/a

..

..

.

1

56

7

9 10

2 3

8

N° DIA MES AÑO

0001 25 10 2008

4

X

8/20/2019 Manual 02-2008

14/35

RECOMENDACIONES

2. Cada recibo será llenado por duplicado, utilizando papel carbóno autocopiable.

5. Todo comprobante o documento de Caja será llenado:

NUNCA con lápiz

6.Si el/la tesorero/aseequivocaenel llenado deun recibode ingreso,no debe romperlo, debe poner la palabra ANULADO con lapicerorojo y volvera hacerlo correctamente.

No romperlo Escribir con “Rojo”

4. Todo documento contable no debe tener borrones, caso contrarioserá invalidado.

SIEMPRE con lapicero

3. La copia se entrega a la persona de quien recibimos el dineroy el original se queda con el/la tesorero/a.



S/.

He recibido del Sr/Sra:La cantidad de :Por concepto : Cuota mensual __ S/.


Sello y firma del Tesorero/a

20.00RECIBO DE INGRESOS

JULIO MAMANI QUISPEVEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES (S/. 20.00)

4 meses de Enero a Abr il 10.00Cuota extraordinariaOtros

TOTAL

Sello y firma del Presidente/a

_asamblea 27/07/08 S/. 10.00S/.

S/. 20.00

..

.

.

N° DIA MES AÑO

0001 25 10 2008


S/.

He recibido del Sr/Sra:La cantidad de :Por concepto : X Cuota mensual S/.




JULIO MAMANI QUISPEVEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES (s/. 20.00)


TOTAL


_asamblea 27/07/08 S/. 10.00S/.

S/. 20.00

..

..

N° DIA MES AÑO

0001 25 10 2008


S/.





JULIO MAMANI QUISPES/. 20.00 VEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES


TOTAL


asamblea 27/3/08 S/. 10.00S/.

S/. 20.00

..

..

N° DIA MES AÑO

0001 25 05 2008


S/.


Reci bí conforme V °B° confo rmidad



JULIO MAMANI QUISPES/. 20.00 VEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES


TOTAL


asamblea 27/3/08 S/. 10.00S/.

S/. 20.00

..

..

N° DIA MES AÑO

0001 25 05 2008

A n u l a d o

1. Contar con talonarios de recibos.

XX

8/20/2019 Manual 02-2008

15/35

RECIBO DE EGRESOS

Es un documento prenumerado que sirve para:

A. Anotar las salidas de dinero de Caja del Consejo Directivo de laJASS.

B. El gasto debe estar sustentado con facturas, boletas de venta,recibos de honorariosprofesionalesy declaraciones juradas.


¿ Porqué concepto sale dinero de Tesorería ?

Por pago de jornales.2°

Por compra de materiales,accesorios u otras herramientas.1°


8/20/2019 Manual 02-2008

16/35

Por pago al gasfitero/a,cuandorealiza trabajos en elsistema.

Compra de refrigerioscuando se realizan trabajosen lacomunidad.

Por compra de Cloro.5°

Por Comisiones y movilidad.4°

3°

6°


Otras salidas de dineropueden ser para actividadesen cumplimiento del plan detrabajodelaJASSS.

7°

8/20/2019 Manual 02-2008

17/35


S/.

He recibido de : acantidad de :Por concepto :

Sustentación del gasto:

50.00

Tesorera de la JASS VERSALLES LCINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLESCompra de Pintura anticorrosiva

Para pintar tapas sanitarias del sistema

S/. 50.00

Recibí conforme

Firma Presidente/a Tesorero/a

Nombres y Apellidos:

..

.

.

Conozcamos cómo es un Recibo de Egresos:

Las partes de un Recibo de Egresos son:

1. Nombre de la JASS Comunal.2. Numeración secuencial de los recibos.

4. Monto de dinero en números con el signo de soles.

6. Registrar dequién se recibeeldinero.7. Cantidad de dinero que entregamos, en letras y números.8. Motivo por el que se sale el dinero.9. Señalar el destino final del servicio.10. Firma y sello, nombres y apellidos, DNI de la persona que

recibe el dinero.11. Conformidad V°B°, sello y firma del/la Presidente/a y del/la

Tesorero/a del Consejo Directivo de la JASS.

3. Fecha: lugar, día, mes, año.

5. Nombre del recibo.

¿ Cómo es un Recibo de Egresos ?

¿ Cuáles son las partes de un Recibo de Egresos ?

RECIBO DE EGRESO

1

56

7

1011

2

4

3

8

N° DIA MES AÑO

0005 22 04 2008

9


Conformidad Vº Bº(Sello y Firma)


DNI :

8/20/2019 Manual 02-2008

18/35


S/.

He recibido del Sr/Sra:La cantidad de :Por concepto :


20.00RECIBO DE HABILITACION

DE DINERO DE CAJA

Tesorera de la JASS VERSALLESveinte y 00/100 NUEVOS SOLESCompra de cloro

Desinfección y cloración del sistema

S/. 20.00

Recibí conforme

Firma Presidente/a Tesorero/a

DNI :

OBSERVACIONES: Regularizado con BOLETA de VENTA Nro. 0005 de “Ferretería DON LUIS”.FECHA: 15 - 02 -2008

..

.

.

Este recibo tiene carácter de PROVISIONAL

1.Se utiliza:* Cuando se entrega dinero para comprar materiales, pago de

servicios u otros que no se conoce exactamente cuánto van acostar.

* Cuando la persona a quien se le dió eldinero, entrega las boletaso facturas correspondiente, se registra la fecha deregularizacióny sinohubiera seemite elRecibodeEgreso.

2. Se recomienda hacerlo imprimir de otro color, diferente al recibo deingresos y egresos.

3. Este recibo es igual al recibo de egreso, sólo cambia el numeral5 y se adiciona el12.

¿ Qué es el recibo de habilitaciónde dinero de Caja ?

N° DIA MES AÑO0002 15 02 2008

1

5

67

1011

2

4

3

8

9

12





8/20/2019 Manual 02-2008

19/35

4. El Recibo de Egresos y todo documento de salida de dinero deCaja será llenado siempre con lapicero nunca con lápiz.

RECOMENDACIONES

6. Tener cuidado que la persona a quien se le da el dinero firme el

reciboypongasunombrecompletoyelnúmerodesuDNI.


S/. ___

He recibido del Sr/Sra:a cantidad de :

Por concepto :


Recibí conforme Conformidad Sellos y firmasFirma

_50.00______

RECIBO DE EGRESO

Tesorera de la JASS VERSALLESL CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES

Compra de Pintura anticorrosiva


S/. 50.00

Presi dente/a Tesorero/a

..

.

.

N° DIA MES AÑO

0005 22 04 2003

NUNCA con lápizSIEMPRE con lapicero

1. Cada recibo será llenado por duplicado, utilizando papel carbón oautocopiable.

3. Todo documento contable no debe tener borrones.

2. La copia se da a la persona a quien entregamos el dinero y eloriginal se queda con el/la tesorero/a.

5. Si el/la tesorero/ase equivoca enel llenado deun recibode egresos,no debe romperlo, debe poner la palabra ANULADO con lapicerorojo y volvera hacerlo correctamente.

No romperlo Escribir con “Rojo”


S/.


Por concepto :



50.00

RECIBO DE EGRESO

Tesorera de la JASS VERSALLESL CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES



S/. 50.00

Presi dente/a Tesorero /a

..

.

.

N° DIA MES AÑO

0005 22 04 2008



S/.


Por concepto :



50.00

RECIBO DE EGRESO

Tesorera del JASS VERSALLESL CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES


_____Para pintar tapas sanitarias del sistema

S/. 50.00

P resi dente/a Tesorero/a

..

.

.

N° DIA MES AÑO

0005 22 04 2008


S/.


Por concepto :



50.00

RECIBO DE EGRESO

Tesorera del JASS VERSALLESL CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES


_____Para pintar tapas sanitarias del sistema

S/. 50.00

Presid ente/a Tesorero/a

..

.

.

N° DIA MES AÑO

0005 22 04 2008

A n u l a d o





DNI :

DNI :

DNI : DNI :

8/20/2019 Manual 02-2008

20/35

La Factura y/o Boleta de Venta

A. La Factura y/o boleta de venta es un documento que nosmuestra en forma detallada y valorizada los bienes,productos, materiales, herramientas, maquinarias, que secompraparalaJASS.

B. Sirvenparasustentar elgasto dedineroque realizamos.C. Es importante guardar, mantener ordenadas nuestras

facturas y/o boletas de venta y todo documento contable.D. Para obtener una factura es necesario que la JASS tenga su

Registro Unico de Contribuyente (RUC)


¿ Cómo es una Factura y Boleta de Venta ?

Boleta de Venta

Factura R.U.C. 20269508796

Adquiriente


FERRETERIA “DEL CARPIO” Av. collasuyo 3500

Cusco-Peru

FACTURA002 - 0456

Señor (es)...................................................Fecha de emisión.....................................RUC Nº.......................................................Guía de remisión......................................Por lo siguiente:

Imprenta “Aguilucho Graf”RUC Nº 10240025758

Urb. Los Jazmines - SantiagoCusco - Perú

......................................CANCELADO

SUB TOTALIGV 19%

TOTAL

JASS Pampachulla 10256584549 10/09/2008001 - 500

20

05

Tubos PVC SAP ½ “

Galones de Esmalte Sintético

S/. 10.00

S/. 35.00

S/. 200.00

S/. 175.00

S/. 375.00

S/.71.25S/. 303.75

CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNITARIO VALOR DE VENTA

JASS Pampachulla

21/09/2008

Son: Trecientos setenta y cinco con oo/100

8/20/2019 Manual 02-2008

21/35

El Libro de Caja


Esunlibroimportantedetodaorganizacióndondeseregistraelmovimientocontable de la JASS. El/la Tesorero/a del Consejo Directivo de la JASSdebellevar,usarymantenerlosiemprealdía.

Sirve: A. Para registrar todo el dinero que entra (ingresos) ytodoeldineroquesale(egresos)decaja.

B. Para controlar el manejo económico.C. Para conocer el saldo de dinero exixtente.

Debe / Ingresos / Entrada Haber / Egresos / Salida

¿ Cuáles son las partes de un Libro de Caja ?


4

8/20/2019 Manual 02-2008

22/35

27/01/08 BV 007 Pago al gasfitero 25.0015/03/08 BV 009 Compra de 05 kg de

cloro a S/. 8.00 c/kg. 48.0022/04/08 BV 012 Pasajes para viaje de

capacitación de la JASSen la municipalidad Dist. 60.00

133.00

Recomendaciones para el Registro del Libro de Caja

1. Todos los ingresos y/o egresos deberán estar respaldados por losrespectivos documentos probatorios (recibos de ingresos, egresos,boletas de venta, facturas,etc.) .

2. Las operaciones se registrarán en estricto orden por fechas, es decir cuandoserealizaron.

3. Los documentos contables serán archivados en perfecto orden, por

separado los recibos de ingresos y egresos.

El libro de caja se abre con el importe del primer efectivo de dinero quetenemos, ingreso que será registrado en el lado DEBE, indica quetenemos dinero para empezar a realizarnuestros primeros gastos.

El saldo podemos obtenerlo en cualquier momento, haciendo una resta de:ingresosmenoslosegresos.Lasumadelosingresosdebesermayoraladelos egresos, caso contrario significaría pérdida por que hemos gastado másdeloquetenemos.

El cierre del Libro de Caja, puede hacerse cada vez que creamosconveniente; sin embargo es recomendable hacer el cierre de caja cada findemes.

1. Se suma, toda la columna del DEBE (Ingreso) y del HABER (Egreso).2. Luego realizar una resta entre la suma del DEBE, menos la suma del HABER.3.El resultado es, el saldo actual.

4. El saldo debe registrarse en el siguiente mes en el DEBE.

¿ Cómo se apertura un Libro de Caja ?

¿ Cómo obtener el Saldo y hacer Cierre del Libro de Caja ?

DEBE / INGRESOS HABER / EGRESOS

FECHA N° DOC CONCEPTO MONTO FECHA N° DOC CONCEPTO MONTO

15/01/08 RI 0003 Pago por la 10 Instalaciones 500.0030/01/08 RI 0014 Cuota familiar de 5 usuarios

a 20.00 100.0015/02/08 RI 0018 Multa Sra. María Quispe V. 10.00

610.00


TOTAL EGRESOS:

TOTAL INGREOS:

Ejemplo :

PARA CERRAR:

RESUMEN:

TOTAL EGRESOS:610.00133.00

TOTAL INGRESOS:

SALDO 477.00

8/20/2019 Manual 02-2008

23/35

Ejercicio práctico sobre

el Manejo de nuestroLibro Caja:

FECHA N° DOC CONCEPTO MONTO FECHA N° DOC CONCEPTO MONTO

01/01/08 Saldo año 2007 500.0015/01/08 RI 0003 Pago por nueva instalación 500.00

30/01/08 RE 0005 Cuota familiar de 5 mesesusuario JUAN QUISPE

30/01/08 RI 0006 Alquiler de herramientas 8.00

10.001018.00

27/01/08 BV 0007 Pago al gasfitero 25.0030/01/08 B/V 0025 Compra de Cloro 30.00

Llave de paso tipo bola 15.00

RESUMEN:Total INGRESOS S/. 1018.00Total EGRESOS S/.SALDO AL MES DE ENERO

70.00

948.0070.00

» La JASS, de la Comunidad de Lauramarca, del Distrito de Huayopata,Provincia de La Convención, tiene un saldo del año 2007, equivalente a S/.500.00Nuevo Soles.

»

»

»

»

»

El día 15 de Enero del 2008, mediante el Recibo de Ingresos N° 003, recibeS/. 500.00 Nuevo Soles, por concepto de pago nueva instalacióndomiciliaria.

El día 27 de Enero del 2008, mediante el Recibo de Egresos N° 007, sepaga al gasfitero por reparación de 1 válvula de paso y deudas anteriores lacantidad de S/.25.00 Nuevo Soles.

El día 30 de Enero del 2008 recibe por alquiler de herramientas a lacomunidad vecina S/. 8.00Nuevo Soles, con el Recibo de Ingresos N°006

El día 30 de Enero del 2008, compran Cloro por valor de S/. 30.00 NuevoSoles y una llave de paso tipo bola con S/. 15.00 Nuevo Soles, con Boletade VentaN°0025de laFerretería “La Estrella”.

El mismo día, el usuario JUAN QUISPE paga S/. 10.00, por su cuotafamiliar a S/. 2.00 Nuevo Soles por 5 meses que adeudaba, emitiéndose elRecibo de IngresoN°005.

¿Cómo registramos en el Libro de Caja ?¿Cuál eselsaldo que tiene la JASS a fines del mesdeEnero2003?


8/20/2019 Manual 02-2008

24/35

1. Ordenar los documentos por fechas.2. Empezar a ordenar por el documento más antiguo, de modo

que el último recibo esté encima.

3. Separar cada mes con una hoja o cartulina rotulada.

4. Llevar un archivo por año, si es poca documentación, separar con una cartulina rotulada el año anterior.

A. Es un folder donde se guarda en forma ordenada los documentos dela administración y contabilidad del Consejo Directivo de la JASS,(facturas, boletas de venta y otros documentos que sustentan elgasto).

B. Para ordenar estos documentos se puede utilizar un fólder o unarchivador de palanca.

¿ Cómo archivar nuestros documentos ?

El Archivo


FOLDER ARCHIVADOR DE PALANCA


8/20/2019 Manual 02-2008

25/35

Debe tener los siguientes archivos:

1. Archivo de Correspondenciaenviado y recibido.

2. Archivos de ingresos oentradas de dinero

* Cartas.* Solicitudes.* Oficios.* Notificaciones.

Donde guardamos en formao rd en ad a l as c op ia s d edocumentos por dinero recibido aTesorería de la JASS.

3. Archivos de egresos o

salidas de dinero

Donde guardamos en formaordenada los documentossustentatorios de los gastos querealizamos.

¿ Quién es el encargado de guardar los archivos ?

El/la tesorero/a es el responsable deguardar los archivos de ingresos ysalidas de dinero y el inventario de losbienes de la responsabilidad de laJASS.

El/la secretario/a es el/la encargado/ade tener el libro de actasy el archivo decorrespondenciaal día.

¿ Qué archivos debe manejar elConsejo Directivo de la JASS ?

»

»

E g r e s o s

I n g r e s o s


8/20/2019 Manual 02-2008

26/35

Aprendamos a manejar y controlar el Almacén

¿ Qué es y para qué sirve el Almacén ?

* Es un ambiente seguro dondeguardamos todos los materialesnecesarios para la construcción,reparación o mantenimiento de losservicios de saneamiento básicoen nuestra comunidad.

* Es manejadopor un almacenero/a.

* Sirve para registrar o anotar los materiales y herramientas que entran ysalen delalmacén.

* Para cada tipo de material y/o herramienta se utilizará una hoja delcuaderno delalmacén.

* El control de almacén es muy IMPORTANTE para conocer el movimientoy donde seutilizan los materiales.

* La diferencia entre la entrada y salida de un mismo material es el SALDO

existente.

¿ Qué es y para qué sirve el Cuaderno de Almacén ?

* Elalmacenero/a es elegido/a en laasamblea de usuarios/as. Es lapersonaresponsable de controlar la entrada, salida de materiales y herramientadurantelaejecucióndelaobra.

* Después de la ejecución , el almacén estará a cargo del consejo Directivode la JASS, siestimapor conveniente podrán elegir un almacenero.


Nombre y tipo de material: Unidad:

INGRESO (ENTRADA) EGRESO (SALIDA)

Fecha Detalle

Indicar N° Guía o Factura Cantid. Fecha Cantid. Destino Saldo

Nombre y firmadel que recibe

10/08 GUÍA DE REMISIÓN 100 11/08 50 RESERVORIO 50 Juan Valderrama Jimenez

Nombre y firmadel que entrega

Mario Rivero Gomez

CEMENTO BOLSAS

8/20/2019 Manual 02-2008

27/35

Conozcamos cómo llevar el Control Visible de Almacén

La tarjeta de control visible es muyIMPORTANTE para conocer el saldoactualde cada material.

Al término de la ejecución de la obra, en elmomento de la entrega y recepción, elalmacenero/a hará entrega del inventariode materiales sobrantes al ConsejoDirectivo de la JASS.

Posteriormente, el almacén es manejadoporelConsejoDirectivodelaJASS.

Con el dinero de las cuotas familiares, secomprarán materiales y herramientasnecesarias para el mantenimiento de losservicios de Saneamiento Básico,siempre previa aprobación de la

asamblea de usuarios/as.


* El control visible se hace a travésde una tarjeta o ficha de papel ocartulina.

C on oc er d e i nm ed ia to l aexistencia, el movimiento, es decir la entrada y salida de un materialy/o herramienta.

* La ficha se pone en el almacén enel lugar donde se encuentra cadamaterial o herramienta.

Sirvepara:

»

»

»

»


Control Visible de Almacén

Nº

Material: Clavo

Fecha Movimiento

Entrada Salida Saldo

05/10/02 10 kilos 4 kilos 6 kilos

8/20/2019 Manual 02-2008

28/35

8/20/2019 Manual 02-2008

29/35

Para calcular la cuota familiar ordinaria es necesario contar con el plan detrabajo y el presupuesto anual para luego ver las fuentes de ingreso de la JASSquesolventará el presupuesto.

El procedimiento para calcular la cuota mensual es dividir el presupuestoanual entre 12 meses, que nos da el presupuesto mensual y ésta entre elnúmerode usuarios/as.

Ejemplo:

Suponiendo que el gasto anual de la JASS de Empalizada es de S/. 1,200.00(Un mil doscientos nuevos soles) y el numero de usuarios/as es de 50, la cuotamensualduranteelañoserá:

PM = PA/12 = 1,200/12 = 100Cf =PM/NºU =100/50 =2.00

La cuota familiarmensual será de S/. 2.00 (Dos NuevosSoles)

Cf = Cuota familiar PA = PresupuestoAnualPM = Presupuesto Mensual

NºU = Número deusuarios.Otra forma de cubrir el presupuesto anual, es teniendo otras fuentes de

ingreso aparte de las cuotas familiares como las siguientes:

Actividades pro-fondos de la JASSInscripción de nuevosusuarios/as.Multasy sancionesa usuarios/as.Donaciones.Otros Ingresos.

El ingreso principal para cubrirel plan de trabajo anual debeser las cuotasfamiliares de losusuarios.

Cada JASS debe realizar su plan de trabajo anual presupuestado y ser aprobadoporlosusuariosparaqueseaimplementadoenelaño.


¿CÓMO CALCULAR LA CUOTA FAMILIAR?

8/20/2019 Manual 02-2008

30/35


¿CÓMO IMPLEMENTAR LACOBRANZA?

En asamblea de usuarios/as se debe fijar la forma de pago de las cuotasfamiliares y los documentos que el tesorero/a debe manejar.

Unaestrategiapuedeserqueelúltimodía decada mesuotrafechaenelmes, todos los usuarios/as puedan pagar al tesorero/a en un lugar determinadolocal de JASS, salón comunal o casa del tesorero/a y evitar que el tesorero/aestecaminando casa por casa.

En caso de no cumplir con el pago oportuno y acumular varios meses sinpagar la cuota se realizará el corte del servicio según elprocedimientoaprobado en losestatutosy reglamentos.

Ejemplo:

Se presenta una propuesta del Plan Operativo Anual de una JASS comosugerencia.

(POAANUAL)

y el pago de las multas

8/20/2019 Manual 02-2008

31/35

PLAN OPERATIVO A NUAL DE LA JASS DE ______AÑO 20_ _

Visión. Es decir ¿Cómo queremos que sea nuestra comunidad en relación a s

Ejemplo:Al 2015, queremos que nuestra comunidad de ___________________, autogesfamilias usuarias consumen agua potable, han mejorado sus hábitos de higienesaludables y no hay desnutrición, así como los riesgos de enfermedades ligadasdisminuido.Para lograr esto debemos planificar y trabajar organizadamente, en forma conqueremos.OBJETIVO GENERAL

MEJORAR LAS CONDICIONES DE SANEAMIENTO DE LA COMUNIDA

Nº ACTIVIDADESCRONOGRAMA

Costo enSolesE F M A My Jn Jl A S O N D

1 FORTALECER LAORGANIZACIÓN DE LA JASS

1.1 Actualización del Padrón deusuarios.

1.2 Gestión para el reconocimiento y

registro de la JASS1.3. Construcción del local de laJASS(JASS WASI).

1.4 Reuniones ordinarias de usuarios

8/20/2019 Manual 02-2008

32/35


Costo enSoles

E F M A M y Jn Jl A S O N D2. MEJORAR LA GESTION DE LA

JASS2.1. Elaboración y aprobación del Plan

Operativo Anual.(POA)2.2 Cobro de cuotas familiares2.3 Participación en talleres de

capacitación sobre AOM organizadopor la Municipalidad

3. MEJORAR LOS SERVICIOS DESANEAMIENTO

3.1 Operación y mantenimiento delsistema de agua potable.

3.2. Reparación de reventones(rehabilitación)

3.3 Ampliación del sistema dedistribución

3.4 Construcción de letrinasdomiciliarias.

3.5 Construcción de relleno sanitariocomunal y familiar.

8/20/2019 Manual 02-2008

33/35


Costo enSoles

E F M A My Jn Jl A S O N D

4. OPERAR Y MANTENER ELSISTEMA DE AGUA Y DEELIMINACION DE EXCRETAS.

4.1. Limpieza del reservorio (mensual)4.2. Repintado de tapas sanitarias

(anual)4.3 Engrasado de visagras, tapas

sanitarias, cándados (cada 2 meses)4.4 Repintado de captación, reservorio,

CRP, y otros (cada 2 años)

4.4. Desinfección del sistema de agua(anual)4.5 Cloración del agua . Compra de

cloro

5 MEJORAR CONDUCTASSANITARIAS DE LAS FAMILIASUSUARIAS.

5.1. Participación en capacitación sobrehigiene y saneamiento, con elEstablecimiento de Salud.

5.2. Campañas de salud e higiene5.3. Concursos de familia y comunidades

saludables

8/20/2019 Manual 02-2008

34/35

6 GENERACION DE INGRESOSPROPIOS.

6.1. Actividades pro-fondos (parrilladas,campeonatos etc)

6.2 Otras gestiones

RESUMEN FINAL:Costo Total del Plan Operativo Anual: (primer año 2009) S/. 1,250.00º Total de ingresos de la JASS: S/. 1,500.00

SALDO:

8/20/2019 Manual 02-2008

35/35

UnaAdministraciónordenadayconlosusuarios/asbien

informados sobreelmanejocontable

delaJASS.

Nos indica una BUENA GESTIONDel Consejo Directivo de la JASS

Documents

Manual 02-2008