Uno de los problemas ms cotidianos al que nos enfrentamosen nuestra actividad laboral es el poder administrar ladistinta informacin que manejamos continuamente: informacin delos proveedores, de los pedidos realizados, de las facturas expedidas,de los clientes, etc.

En muchos casos tenemos esa informacin bastantedesperdigada: en la agenda nos apuntamos la direccin y telfono delos proveedores de material; en una aplicacin de contabilidadincluimos los detalles de las facturas que expedimos a los clientes;creamos una hoja de clculo para apuntar los pedidos a losproveedores y otra para disponer de los detalles sobre nuestrosclientes...

La ventaja de utilizar una base de datos es disponer en un nicositio de toda esa informacin que manejamos cada da. Si necesitamosmodificar cualquier cosa, slo tenemos que hacerlo en la parte de labase de datos adecuada.

As, si necesitamos disponer de informacin sobre proveedores,consultaremos la base de datos; si lo que queremos es imprimir unafactura o albarn de pedido, utilizaremos un informe de la base dedatos.

Access es la aplicacin adecuada de Office para crear bases dedatos.

La misma idea tambin la podemos aplicar en casa. Seguro quetienes libros, compact discs y pelculas, y muchas veces no es fcilencontrar alguno de ellos.

Podremos aplicar lo que aprenderemos sobre base de datos paracentralizar toda la informacin de nuestro catlogo de libros y demsen una base de datos de Access.

De esta forma, podrs saber en qu estante est ese libro quebuscas o la pelcula que prestas a un amigo e incluso tambin serinteresante apuntar qu amigo se la lleva, para tenerlo controlado.Todo esto se podr guardar en la base de datos que crees con Access.

A lo largo de las lecciones iremos viendo cmo organizar lainformacin que queremos guardar en la base de datos, por lo que irnapareciendo conceptos como tabla, campo, tipo de datos, etc.

1

Introduccin aa AAccess

1. PARA QQU SSIRVE AACCESS?

Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Adems, tambin aprenderemos a extraer resultados de lainformacin almacenada. Por ejemplo, ya que hemos hecho el trabajode introducir todo nuestro catlogo de pelculas, por qu noaprovecharlo y disponer de un listado dividido por directores, actores,gneros, etc.?

A la hora de estudiar cmo extraer informacin til de la base dedatos iremos conociendo conceptos como los de consulta, informes,campos calculados, etc.

Todo esto no es sencillo, pero Access hace que lo sea un poco msproporcionando asistentes, plantillas, analizadores y muchas otrasherramientas.

Y, como integrante de Office 2003, en Access tendremos laposibilidad de compartir la informacin con el resto de aplicaciones.As, por ejemplo, podremos preparar un documento en Word parainvitar a la presentacin de nuestro ltimo producto a los clientes de labase de datos que tenemos en Access.

As que, manos a la obra y empecemos a conocer esta potenteaplicacin de Office 2003.

Como cualquier otra aplicacin Windows, Access se inicia atravs del men Inicio.2

Introduccin a Access

2. IINICIAR AACCESS

Al iniciar Access, aparece su ventana principal, con la quetrabajaremos a lo largo del curso.

A partir de este momento ya puedes crear o abrir una base dedatos, para lo que utilizars el Panel de tareas de la parte derecha de lapantalla.

As, por ejemplo, podemos abrir un archivo de base de datosexistente o crear una nueva base de datos.

Si no conocemos la ubicacin del archivo de base de datos quequeremos abrir, podemos acceder a Herramientas - Buscar paralocalizarlo. Esto es muy sencillo, ya que simplemente introduces algncriterio de bsqueda (como, por ejemplo, parte del nombre de la basede datos) y pulsas en el botn Ir.

3Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Introduccin a Access

Aunque Accessse ejecuta

desde el menInicio, si lo

usas habitual-mente,

es una buenaidea crear unacceso directoen el escrito-

rio. As su ini-cio ser

ms rpido.

En la figura anterior vemos que se han encontrado dos bases dedatos que se adaptan al criterio de bsqueda. Fjate que la extensinde las bases de datos de Access es MDB.

Siempre que se abre una base de datos, Access nos avisa de quepuede darse el caso de que contenga cdigo capaz de daar el equipo,como podra ser que contuviera un virus informtico.

Esto slo es una advertencia que debes tener en cuenta si la basede datos que ests abriendo no es de confianza (por ejemplo, la hasobtenido de un sitio de Internet que no conoces bien o te la ha enviadoalgn desconocido por correo electrnico).

Normalmente abrirs tus bases de datos u otras provenientes dealguna fuente de confianza, por lo que puedes obviar la advertenciaque hace Access.

Ahora Access ya est preparado para realizar cualquier tarea degestin de la base de datos abierta.

Veamos los principales elementos de la ventana de Access.La ventana principal se divide en tres partes:

rea de comandos.rea de trabajo.rea informativa.

4

Introduccin a Access

3. LLA VVENTANA PPRINCIPAL

El rea de comandos, en la parte superior de la pantalla, estformada por:

- La barra de ttulo: en la que aparecer el nombre de la base dedatos con la que estamos trabajando si es que tenemos su ventanamaximizada.

- La barra de mens: para acceder a las funciones de Access pormedio de mens.

- Las barras de herramientas: situadas por debajo de la barra demens, contienen varios botones que permiten acceder rpidamente alos comandos o funciones de uso ms frecuente.

Ten en cuenta que en muchos casos hay un botn de barra deherramientas y un comando de men equivalentes. Puedes utilizar loque sea ms cmodo para ti.

En la zona central (rea de trabajo) figura la ventana de la basede datos. La ventaja que tienen las bases de datos de Access es quetodos sus elementos se almacenan en un nico archivo de extensin.mdb. El contenido de dicho archivo es el que puedes ver en estaventana.

A medida que abrimos elementos de la base de datos actual, seirn colocando en este rea de la ventana principal de Access.

5Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Introduccin a Access

En la parte inferior (rea informativa) est la barra de estado,en la que ir apareciendo informacin que sea til en funcin de latarea que ests realizando.

Mediante el cuadro de dilogo Opciones, disponible en el menHerramientas, podemos configurar distintos aspectos de Access.Dado que el nmero de fichas y opciones es grande, lo iremosexplicando conforme lo necesitemos.

Por ejemplo, puedes indicar si quieres que se muestre la barra deestado, el panel de tareas al inicio, etc.

Aparte del men principal de Access, tambin podemosutilizar los mens contextuales.Un men contextual aparece cuando se pulsa con el botn

derecho del ratn sobre un determinado objeto.

Se llama contextual precisamente porque, dependiendo del objetosobre el que hemos pulsado, el men puede ser distinto. ste es unmodo rpido de acceder a las tareas ms comunes de un determinadoelemento.

6

Introduccin a Access

4. MMENS CCONTEXTUALES

Por ejemplo, en el caso del mencontextual de una barra de herramientaspodremos indicar cules queremos que semuestren en pantalla. Las que tienen el signo

son las visibles en ese momento. Fjate queel Panel de tareas se trata como una barra deherramientas ms.

En funcin de sobre dnde pulsemos con el botn derecho,dispondremos de un men distinto.

Los mens contextuales son muy tiles, ya que en muchos casosutilizarlos es la forma ms rpida de realizar una tarea. De todasformas, no todos los objetos que ves en pantalla disponen de un mencontextual, slo aquellos en los que tiene sentido.

Finalmente, con la opcin Salir del men Archivo finalizaremosnuestro trabajo en Access. A diferencia de otros documentos de Office,en Access los cambios en los datos de la base de datos se almacenanen el momento en que se realizan, no as los cambios en el diseo delos objetos, como ya veremos.

NOTA A LA INSTALACIN DE ACCESS 2003

Access 2003 necesita que tu sistema tenga instaladoMicrosoft Jet 4.0 Service Pack 8 o posterior para sucorrecto funcionamiento. Esto te lo indica al abrir cualquierbase de datos si no lo tienes instalado.

Podrs obtener ms informacin al respecto en la ayuda deAccess (buscando el tema service pack).

Para instalar este componente adicional, puedes acceder a lapgina web:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=2deddec4-350e-4cd0-a12a-d7f70a153156&displaylang=es

Ten en cuenta que esta direccin puede cambiar a lo largo deltiempo, por lo que si no funciona, debers realizar unabsqueda del Service Pack en el centro de descargas deMicrosoft.

7Copyright (c) Computer Aided Education S.A.

Introduccin a Access