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Manual de instalación del sistema de tarificación Omnitel Empresarial Versión 8.2

Introducción ......................................................................................................................... 5

Acerca de este manual .................................................................................................... 5 Descripción general del sistema de Tarificación Omnitel ......................................... 7

A. Estructura de Omnitel............................................................................................ 7 B. Soporte a Varios Conmutadores Telefónicos ...................................................... 8 C. Costeo de Llamadas Locales, Nacionales Internacionales y celulares ........... 8 D. Con la ayuda de el modulo hotelero usted podrá generar reportes que calculen tarifas diferentes a la de la compañía telefónica con el propósito de cobrar por la realización de estas. ............................................................................. 9 E. Existen ocasiones en que la compañía telefónica ofrece descuentos en sus tarifas por realizar llamadas en ciertos horarios de la semana. Omnitel le permite también configurar esta posibilidad. ......................................................... 9 F. Relación de las Llamadas Realizadas con sus Entidades Organizacionales... 9 G. Registro de Números Telefónicos, enlaces, y llamadas de una troncal a otra...................................................................................................................................... 10 H. Identificación de Llamadas Entrantes ............................................................... 11 I. Identificación de transferencia de llamadas ....................................................... 11 J. Creación Configurable de Consultas y Reportes............................................... 11 K. Ayuda para Mantenimiento y Respaldo de la Información........................... 12 L. Manejo de Permisos o Passwords ..................................................................... 13 M. Gráficas.................................................................................................................. 13 N. Generación de reportes........................................................................................ 14 O. Tarificación y Retarificación de sus Llamadas ................................................. 15 P. Exportación de la información ............................................................................ 15 Q. Generación y exportación de grupos de reportes de manera automatica ... 16 R. Presupuesto de llamadas, notificación de alarmas y restricción ................... 16 S. Visualización de reportes y graficas a través de la WEB ................................. 16 T. Administracion del sistema de tarificación vía remota ................................... 17

Algunas consideraciones operativas con respecto a su conmutador y como se costean las llamadas ...................................................................................................... 17

A. Consideración de llamadas concretadas ........................................................... 17 B. Calculo de impuestos............................................................................................ 18 C. Almacenamiento de información en su conmutador ...................................... 18

Versiones disponibles del tarificador Omnitel.......................................................... 19 A. Omnitel Empresarial ............................................................................................ 19 B. Omnitel Centralizado ........................................................................................... 19 C. Omnitel Hotelero .................................................................................................. 20 D. Omnitel Light ........................................................................................................ 20

Módulos opcionales ...................................................................................................... 20

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A. Modulo de conciliación con cuenta maestra .................................................... 20 B. Modulo de Presupuestos...................................................................................... 20 C. Modulo de Reportes Automáticos ..................................................................... 21 D. Modulo de Acceso remoto cliente-servidor (OmniView)............................... 21 E. Modulo de visualización de reportes vía WEB................................................. 21

Diferencias de la versión 8 con respecto a versiones anteriores ............................. 22 Instalación del sistema Omnitel ...................................................................................... 22

Requerimientos y preparación de equipo.................................................................. 22 A. Equipo Computacional ........................................................................................ 22 B. Acerca de su Conmutador de Líneas Telefónicas ............................................ 24 C. Preparación del Equipo Computacional ........................................................... 25

Instalación del sistema de tarifación Omnitel ........................................................... 26 A. antes de instalar el Paquete Omnitel................................................................. 26 B. Pasos para Instalar Omnitel................................................................................. 29 C. Pasos a la Post-Instalación del Paquete ............................................................. 33

Comprobación de la correcta instalación del sistema. ............................................. 36 A. Comprobar que Omnitel este recibiendo datos correctamente ..................... 36 B. Comprobar el funcionamiento de la parte administrativa de Omnitel......... 36

Configuración básica......................................................................................................... 36 Introducción ................................................................................................................... 36 Entrada al sistema.......................................................................................................... 36 El organigrama y la definición del esquema organizacional .................................. 38 Orden sugerido de configuración del sistema .......................................................... 40

A. Configuración de Recepción de Datos .............................................................. 40 B. Configuración de datos generales del sistema.................................................. 44 C. Configuración de Organigrama.......................................................................... 45 D. Configuración de grupos de troncales ( Líneas telefónicas) .......................... 56 E. Obtención de reportes predefinidos................................................................... 57

Salir del Sistema............................................................................................................. 60 Configuración avanzada................................................................................................... 60

Usuarios y manejo de contraseñas .............................................................................. 60 A. Seguridades de Acceso (Password) ................................................................... 60

Conceptos de tarifiacion ............................................................................................... 64 A. Proceso de tarificacion ......................................................................................... 64 B. Llamadas que entran a su conmutador del exterior ........................................ 65 C. Llamadas que salen de su conmutador al exterior .......................................... 65 D. Llamadas a teléfonos especiales y troncal a troncal ........................................ 68 E. Descuento por Llamadas en Horarios Específicos ........................................... 68 F. Inclusión Opcional del Impuesto ........................................................................ 68

Alta de centros de Costo............................................................................................... 68 A. Objetivo.................................................................................................................. 68 B. Altas , bajas y cambios de un centro de costo .................................................. 69 C. Relación de centros de costo con personas en el organigrama ...................... 69

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Alta de números de cliente........................................................................................... 70 Configuración de organigrama. .................................................................................. 72

A. Búsqueda de usuarios .......................................................................................... 72 B. Información adicional para cada usuario .......................................................... 77 C. Impresión del directorio ...................................................................................... 78 D. Alta y baja automática de personas en el organigrama .................................. 80 E. Generacion automatica de codigos de autorización. ....................................... 80

Alta de Tipos especiales de llamadas ......................................................................... 82 A. Definiciones ........................................................................................................... 82 B. Llamadas troncal-troncal ..................................................................................... 83 C. Troncales especiales.............................................................................................. 85 D. Números especiales.............................................................................................. 86

Tablas de costos, horarios de descuento y códigos de área..................................... 87 A. Objetivo.................................................................................................................. 87 B. Códigos de área ..................................................................................................... 88 C. Costos ..................................................................................................................... 91 D. Horarios de descuento ......................................................................................... 95

Administración, generación de reportes y gráficas. ..................................................... 98 Reportes .......................................................................................................................... 98

A. Objetivo.................................................................................................................. 98 B. Configuración de un Nuevo Reporte ................................................................. 99 C. Generación de reportes ...................................................................................... 117 D. Visualización de reportes .................................................................................. 121 E. Impresión de reportes......................................................................................... 122 F. Exportación de Reportes .................................................................................... 124 G. Envío de reportes por correo electrónico ........................................................ 126

Grupos de reportes...................................................................................................... 127 A. Objetivo de los grupos de reportes .................................................................. 127 B. Configuración de grupos de reportes .............................................................. 127 C. Generación manual de grupos de reportes..................................................... 130 D. Visualización e impresión de grupos de reportes ......................................... 131 E. Generación automática de grupos de reportes ............................................... 132

Gráficas.......................................................................................................................... 132 A. Objetivo................................................................................................................ 132 B. Configuración de gráficas .................................................................................. 133 C. Generación de gráficas....................................................................................... 142 D. Visualización e impresión de gráficas ............................................................. 144 E. Pasar una gráfica a otra aplicación usando copiar y pegar........................... 147

Prorrateo de costos ...................................................................................................... 147 A. Objetivo................................................................................................................ 147 B. Realizar proceso de prorrateo ........................................................................... 148 C. Obtención de reportes con costos prorrateados ............................................. 149

Retarificación................................................................................................................ 150

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A. Objetivo................................................................................................................ 150 B. Ejecución de Retarificación ................................................................................ 150

Cuenta Maestra ............................................................................................................ 151 A. Objetivo................................................................................................................ 151 B. Marcaciones.......................................................................................................... 152 C. Tolerancias ........................................................................................................... 152 D. Carga de Archivo................................................................................................ 153 E. Grupos de Troncales ........................................................................................... 154 F. Conciliación.......................................................................................................... 155 G. Reportes unitarios............................................................................................... 156

Módulos opcionales .................................................................................................... 158 A. Administración remota OmniView ................................................................. 158 B. Presupuestos y notificación ............................................................................... 158 C. Restricción automática de usuarios.................................................................. 167 D. Visualización de reportes vía WEB.................................................................. 168

Mantenimiento y utilerías del sistema ..................................................................... 172 A. Mantenimiento de la base de datos ................................................................. 172 B. Manejo de la base de datos de llamadas procesadas ..................................... 173

apéndices........................................................................................................................... 174 Resolución de Problemas............................................................................................ 174

A. Recepción de Datos ............................................................................................ 174 B. Llave de protección ............................................................................................. 174 C. Actualización de bases de datos ....................................................................... 174

Notas técnicas............................................................................................................... 174 Pasos para cambiar el sistema de una computadora a otra................................... 174 Actualización de códigos de área. ............................................................................. 174

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Introducción

Acerca de este manual

Para utilizar y comprender este manual de la mejor forma, usted deberá estar familiarizado con el funcionamiento del equipo computacional donde residirá este programa así como del sistema operativo que utiliza ( Microsoft Windows ).

Cuando se requiera dar a conocer un mensaje muy importante o una recomendación, usted encontrará un recuadro como se muestra a continuación.

� Este es un mensaje muy importante al cual deberá prestar mucha atención. Tal vez se trate de algún detalle que convenga resaltar en forma especial o de alguna recomendación que pueda tomar en cuenta.

Cuando aparezca un mensaje con este símbolo, significa que existe una alerta, para lo cual tendrá que tomar alguna acción.

Habrán ocasiones en que el manual le presentará una lista de puntos importantes que deberán ser considerados. Para realzar su importancia, la lista se presentará de la siguiente forma:

Este es el primero de los puntos de una lista.

Este es el segundo punto de la misma lista.

Este es el tercer punto de la lista.

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Cuando el manual le pida que siga alguna secuencia de pasos para lograr un objetivo dado, la secuencia se dará de la siguiente manera:

1.) Paso1.

2.) Paso 2.

3.) Paso 3.

En el caso de que sea necesario interactuar con alguna función del sistema operativo el manual le marcara la acción a tomar en el siguiente formato : <<Acción a tomar en Windows>>; por ejemplo, en el caso de que sea necesario acceder al explorador de windows se marcara << Explorador de Windows >>.

En ocasiones el manual le especificará que presione ciertas teclas para lograr alguna acción en su programa Omnitel. Esta especificación se hará poniendo las letras a ser tecleadas entre los símbolos "<" y ">".

Por ejemplo, si el manual pide que se teclee la secuencia de teclas Ctrl y la letra A, se escribirá de la forma siguiente:

<Ctrl-A>.

Existirán ocasiones en que este manual se enfocará exclusivamente al teclado como fuente de entrada a los programas. Para mostrar un mayor énfasis a este dispositivo, las notas especiales para teclado se mostrarán de la siguiente manera:

�

Esta es una nota especial para el uso del teclado.

Otro dispositivo que puede utilizar este paquete es el ratón. Las notas especiales que se refieran solamente a él se especificarán como se muestra a continuación.

�

Esta es una nota especial para el uso del ratón.

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Otro dispositivo que puede utilizar este paquete son los discos o disquetes. Las notas especiales que se refieran solamente a él se especificarán como se muestra a continuación.

� Esta es una nota especial para el uso del disco.

Descripción general del sistema de Tarificación Omnitel

A. Estructura de Omnitel

Omnitel está formado por dos programas: Uno que toma continuamente la información de su conmutador, que es la parte llamada “Recepción de Datos” de Omnitel, y otro que presenta la información ordenadamente según la configuración que usted o su compañía dispongan, que es la parte de “Administración de Omnitel”.

La “Recepción de Datos” se activa cuando se acceda a Windows , este programa obtiene la información de las llamadas hechas por su conmutador .

Una de las grandes ventajas de este programa es que mientras esta parte “Recepción de Datos”” recibe los datos de su conmutador, usted podrá seguir utilizando su computadora normalmente.

El programa de recepcion de datos puede variar dependiendo de la marca y modelo del conmutador, ya que algunos conmutadores se conectan a traves de la red de datos local usando protocolos propietarios y otros lo hacen a travez del puerto serial.

La parte de “Administración de Omnitel”, le permitirá obtener información sobre el uso que se le esta dando a su conmutador y a los recursos periféricos de este dentro de

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su organización, con el propósito de que usted pueda administrar de la mejor forma posible el gasto de los recursos telefónicos así como el tiempo de las personas que utilizan estos.

Omnitel trabaja sobre Windows versión XP, Vista, 7 y se sigue actualizando para soportar versiones futuras sobre este ambiente.

B. Soporte a Varios Conmutadores Telefónicos

Actualmente este paquete toma su información de varios conmutadores líderes en el mercado. Esta es una lista parcial de los modelos de conmutadores que puede manejar este paquete para la extracción de su información:

Alcatel

Nortel Mitel

Avaya

Bosh NEC

Ericsson

Harris Nitsuko

Toshiba

Tadiran Panasonic

Samsung

Cisco Siemens

Fijutsu TelRad Macrotel

Día a día se van agregando más modelos de conmutadores en nuestra lista.

C. Costeo de Llamadas Locales, Nacionales Internacionales y celulares

Omnitel le permite realizar el costeo de sus llamadas locales, nacionales, internacionales y celulares de manera muy similar a como lo realiza la compañía telefónica con quién tiene contratado este servicio.

Esto le permite conocer de antemano el monto que adeuda a la compañía telefónica. Las tarifas por llamada son ajustables y las puede cambiar si la compañía telefónica así lo hace.

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Omnitel permite cambiar tarifas automáticamente de acuerdo al volumen de llamadas con el propósito de hacer el costeo lo más cercano a los planes comerciales de las diferentes compañias telefónicas.

D. Con la ayuda de el modulo hotelero usted podrá generar reportes que calculen tarifas diferentes a la de la compañía telefónica con el propósito de cobrar por la realización de estas.

E. Existen ocasiones en que la compañía telefónica ofrece descuentos en sus tarifas por realizar llamadas en ciertos horarios de la semana. Omnitel le permite también configurar esta posibilidad.

F. Relación de las Llamadas Realizadas con sus Entidades Organizacionales

No solo el costeo de llamadas telefónicas es importante, sino que también es de gran valor de dónde provinieron las llamadas. Omnitel le dará a conocer cuándo se hizo la llamada y qué usuario de su conmutador la realizó.

Omnitel le permite asociar un usuario con un número de código de autorización (esta funcionalidad se permite solamente si el conmutador posee esa facilidad) o un número de extensión o la combinación de ambos y agruparlo con otros usuarios que formen junto con él un departamento o entidad significativa en su organización.

Con esta información, Omnitel podrá mostrarle consultas y reportes de una extensión específica, de un usuario específico, de un código de autorización específico o de un grupo de usuarios (departamento o centro de costo), etcétera.

Otro aspecto que le proporciona mucha versatilidad a Omnitel, es la facilidad en el manejo de un número ilimitado de niveles organizacionales que componen a su empresa, el cual puede visualizarse en forma gráfica.

La estructura flexible de Omnitel le permite reflejar su diseño organizacional de acuerdo a sus necesidades. Es decir, su organigrama empresarial se adapta fácilmente en el sistema, permitiéndole un manejo sencillo en sus transacciones, tales como: dar

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de alta a una persona en la empresa, con su respectiva extensión, código de autorización, el departamento o área a la que pertenece, etc.; igualmente, le permite mover cada elemento entre los diferentes niveles y también puede hacer ajustes en el organigrama.

G. Registro de Números Telefónicos, enlaces, y llamadas de una troncal a otra

El sistema Omnitel le permite tener un directorio de los números telefónicos de los lugares dónde más frecuentemente tiene necesidad de comunicarse.

Usted podrá registrar los números telefónicos de clientes, proveedores, teléfonos celulares, con su descripción y costo correspondiente.

Esta cualidad es de suma utilidad ya que al momento de obtener un reporte y analizar las llamadas, algunas de éstas serán identificadas mas rápidamente debido a que tendrán la descripción y el número telefónico que usted haya especificado, además que podrá obtener fácilmente reportes de excepción como de llamadas a lugares no convenientes para su empresa.

Omnitel le permite configurar sus enlaces privados con el propósito de que usted pueda conocer el trafico y el uso que se hace de estos, los propósitos mas frecuentes de conocer este tipo de información son el de saber de una manera confiable si la renta pagada por estos enlaces es menor que usar líneas publicas, si no se esta abusando del uso de estos, y justificar la compra de mas líneas de este tipo en caso de que las actuales estén saturadas.

Cuando una compañía tiene enlaces privados, los conmutadores tienden a dar servicios de llamas troncal a troncal , esto es a realizar llamadas que no tienen como origen una extensión interna , que su origen esta en otro conmutador, desde el punto de vista operativo esto tiene como beneficio grandes ahorros sobre todo de llamadas de larga distancia , pero desde el punto de seguridad este es un punto vulnerable. Omnitel le ayuda a monitorear estos enlaces con el propósito de que no se haga un uso indebido de ellos.

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H. Identificación de Llamadas Entrantes

Omnitel le permite identificar el origen de las llamadas telefónicas que entran a su empresa. Esta facilidad se puede obtener siempre y cuando su equipo telefónico soporte esta función y además, su empresa tenga contratado este servicio con la compañía telefónica.

Si cuenta con esta facilidad comúnmente llamada Identificador de Llamada (Caller ID), al momento de obtener un reporte detallado de las llamadas entrantes, Omnitel le muestra el número telefónico de quién le está llamando, la duración, el tiempo, número de troncal por la cual entró la llamada, extensión o persona que recibió esta llamada, etc.

La mayoría de las llamadas entrantes no generan un costo económico; sin embargo, el detalle de estas mismas nos refleja parámetros indicadores entre el consumo de tiempo y recursos vs. el desempeño laboral.

I. Identificación de transferencia de llamadas

Omnitel le permite identificar las llamadas que han sido transferidas de otras extensiones en el caso de funcionar en un ambiente empresarial , y por el contrario de consolidar en una sola llamada todas las llamadas transferidas en un ambiente hospital/ hotelero

J. Creación Configurable de Consultas y Reportes

Con Omnitel, usted puede configurar sus reportes de acuerdo a sus necesidades, ya que cuenta con un reporteador avanzado que le permite seleccionar las opciones que usted crea más conveniente para crear el formato del reporte deseado.

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Usted podrá obtener reportes por departamento o extensión específica, incluyendo tipos de llamadas como lo son: llamadas de salida locales, nacionales, internacionales, así como llamadas de entrada.

También podrá incorporar datos como la hora, el lugar, la fecha, la duración y el costo de una llamada.

En la configuración de las consultas y reportes también puede seleccionar filtros para aislar cierta información que no le interesa. Esto es con el objetivo que pueda seleccionar ciertos rangos de datos; como por ejemplo, obtener información de ciertas fechas o ciertas llamadas o determinadas extensiones de su conmutador.

K. Ayuda para Mantenimiento y Respaldo de la Información

Los desastres siempre pueden ocurrir. Aunque usted haya preparado su equipo computacional para soportar cambios bruscos y fallas en la señal de la energía eléctrica, el desgaste natural que tienen los componentes de un equipo computacional o la falta de un mantenimiento adecuado puede hacer que usted pierda su información.

Para ello hemos incluido dentro de Omnitel dos opciones para prevenirse contra la pérdida de la información. Una de ellas verifica la integridad de la información que ha tomado de su conmutador, la otra le ayuda a tomar la información que se encuentra en su equipo para pasarla a una unidad de almacenamiento secundaria.

Con el fin de evitar la acumulación de información innecesaria, Omnitel le permite respaldar información especifica de acuerdo al tipo de llamadas que le interesa mantener su historial y también, se creó una opción en el sistema, en la cual se puede indicar el rango de fechas de la información que usted desea almacenar.

A medida que pasa el tiempo, la información histórica incrementa, lo cual provoca un consumo en sus recursos; para aminorar este problema, Omnitel guarda su

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información en forma compactada, con el objetivo de obtener un archivo de tamaño relativamente pequeño, permitiéndole de esta forma conservar mas volumen de información y mantener una administración eficiente en sus recursos.

De la misma manera que Omnitel le permite respaldar su información, también le da la facilidad de recuperarla y poder manejar sus datos para efectuar cualquier operación.

La función de ‘Restauración’ funciona de manera similar a la de ‘Respaldo’, ya que también se le puede especificar el rango de fechas y el tipo de llamada de la información que se desea restaurar.

También, Omnitel le permite “Borrar” la información que no se necesite y almacenar lo que requiere su empresa.

L. Manejo de Permisos o Passwords

Para mantener la integridad y seguridad de la información, hemos diseñado una parte del sistema dedicada a la definición de "Contraseñas" o comúnmente llamadas como "Passwords", con el fin de que pueda llevar un control de acceso a cada una de las opciones del sistema.

Esto le da la facilidad de definir diferentes niveles de permiso para uno o más usuarios y a cada uno de ellos se les puede habilitar o restringir algunas o todas las áreas de acceso que posee el sistema. Por ejemplo, un usuario solamente puede tener la opción de realizar respaldos, o quizá otra persona puede ser responsable solamente de generar reportes o un supervisor del sistema que tenga acceso a todas las opciones de Omnitel.

M. Gráficas

Una de las características mas relevantes de Omnitel, es la visualización de gráficas.

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De manera similar al punto de ‘Creación Configurable de Consultas y Reportes’, usted puede configurar sus gráficas de acuerdo a sus necesidades, ya que cuenta con diferentes opciones a escoger, donde podrá seleccionar las que crea más conveniente para diseñar el formato de la gráfica deseada.

Usted podrá obtener gráficas por departamento o extensión específica, incluyendo tipos de llamadas como lo son: llamadas de salida locales, nacionales, internacionales, así como llamadas de entrada, con el objetivo de formular comparativos entre un parámetro y otro.

También podrá incorporar datos como la hora, el lugar, la fecha, la duración, el costo de una llamada, etc.

En la configuración de las gráficas, también puede seleccionar filtros para aislar cierta información que no le interesa. Esto es con el objetivo de que pueda escoger ciertos rangos de datos; como por ejemplo, obtener información de ciertas fechas o ciertas llamadas o determinadas extensiones de su conmutador.

Usted puede analizar el flujo de las llamadas telefónicas en relación con las entidades organizacionales, el tráfico de llamadas entre extensiones, troncales, el comportamiento de su conmutador, etc. Esta información puede ser muy valiosa para usted, ya que le permite tomar decisiones con respecto a la información estadística que se muestra en las gráficas.

Además, puede indicarle el tipo de gráfica (pie, barra, etc.) que desea visualizar. También, le permite tener varias gráficas abiertas para poder comparar los resultados de una y otra.

N. Generación de reportes

Los reportes configurados podrán ser creados de manera independiente o formando grupos con el propósito de realizar la tarea de generación y exportación de reportes de una manera mas eficiente.

Los reportes pueden ser visualizados por categorías en forma de árbol o directorio.

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El usuario que desee analizar la información de una manera dinámica lo podrá hacer generando reportes temporales los cueles son reportes basados en cualquier reporte configurado con la posibilidad de cambiar parámetros de una manera temporal.

O. Tarificación y Retarificación de sus Llamadas

El proceso en el cual Omnitel le asigna el costo, la descripción y el tipo de llamada a cada una de estas se le llama “Tarificación” y es un proceso que puede estar corriendo todo de manera continua , o de una manera discreta dependiendo de las necesidades de la empresa.

Sin embargo, puede ocurrir que algún dato en la configuración del tipo de llamada o el código de área esté incorrecto o que exista un cambio de tarifas y la información ya se encuentre tarificada; pensando en esto, Omnitel proporciona la facilidad de ‘Retarificar’.

La retarificación permite procesar información tarificada o no tarificada de acuerdo al rango de fechas seleccionadas. Por ejemplo, si se cambia una tarifa, un código de área o agrega un número telefónico (celular, etc.), se deberá ejecutar el proceso de retarificar para que refleje los cambios. En caso de que hubiese algún cambio en los niveles de la organizaciones (cambio de extensión, código de autorización, etc.), no es necesario retarificar, ya que Omnitel refleja el cambio automáticamente al obtener una consulta o reporte.

P. Exportación de la información

Esta característica de Omnitel le permite exportar la información ya procesada, filtrada y formateada, a diferentes tipos de archivos, como HTML , Texto , Excel y PDF, esto le permite utilizar su infraestructura de comunicaciones para hacer llegar la información generada por Omnitel , de una manera automática y sin la necesidad de desperdiciar papel.

Los archivos exportados pueden ser escritos en una carpeta del sistema de archivos de Windows o en un servidor FTP.

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Q. Generación y exportación de grupos de reportes de manera automatica

En este modulo Omnitel le ofrece la capacidad de agrupar definiciones de reportes y generarlos de manera automática con frecuencias configurables

Estos grupos de reportes tienen la capacidad de generar, exportar cada reporte a un formato predefinido y mandar los reportes por correo electrónico o subirlo a un servidor FTP.

Omnitel le permite generar definiciones de reportes de manera automática a partir de otras definiciones de reportes ya establecidas, esto con el propósito de generar de una manera rápida definiciones de reportes que contengan filtros por persona o por entidad organizacional. Un ejemplo de esto es cuando se necesita generar un tipo de reporte con filtros específicos para todo un departamento que tiene mas 50 usuarios, con esta facilidad se evita hacer manualmente cada uno de los 50 formatos de reporte.

R. Presupuesto de llamadas, notificación de alarmas y restricción

Este modulo permite definir perfiles de presupuestos de costos , numero y tiempo de llamadas, los cuales pueden ser aplicados a personas y departamentos , con el fin llevar un control presupuestal del uso telefónico, cuando un persona o departamento llegue a el presupuesto que se le asigno se genera una alarma la cual manda una serie de correos electrónico definidos para dicho presupuesto y persona los cuales contienen el reporte de llamadas detallado del periodo por el cual se disparo la alarma, adema Omnitel tiene la capacidad de cambiar la clase de servicio en el PBX para restringir al usuario de seguir utilizando el servicio telefónico.

S. Visualización de reportes y graficas a través de la WEB

Omnitel le permite visualizar reportes y graficas através de una pagina WEB, en esta manera de visualización cada usuario tiene su propio esquema de seguridad el cual solo le permite a cada usuario visualizar la información del dominio al que pertenece.

La instalación de la pagina WEB es muy simple ya que solo se necesita montar un servidor IIS en la misma PC donde corre Omnitel

La generación de graficas y reportes para la pagina WEB es muy rápida ya que permite obtener datos en menos de 30 segundos.

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T. Administracion del sistema de tarificación vía remota

Omnitel cuenta con un modulo de Administracion remota llamado OmniView, el cual es un cliente IP que corre en la PC de cada uno de los administradores de Omnivoice que requieran este servicio.

OmniView se conecta directamente con Omnitel de con un protocolo propietario, encriptado y comprimido, lo cual asegura la velocidad y la seguridad de su información.

OmniView maneja un esquema de seguridad basada en entidades organizacionales lo que permite tener independencia de información por área o por usuario.

Con OmniView cada entidad organizacional puede hacer cambios en su parte de organigrama (Extensiones, códigos, y dependencias de personas) sin necesidad de solicitar los cambios a un administrador central.

Algunas consideraciones operativas con respecto a su conmutador y como se costean las llamadas

A. Consideración de llamadas concretadas

Cuando un usuario del conmutador termina de marcar un numero telefónico valido desde una extensión del conmutador pueden pasar cualquiera de las siguientes 3 cosas : que el numero este ocupado , que no conteste el numero marcado o que se establezca la comunicación. Desde el punto de vista de la compañía telefónica la llamada comienza a contar para facturación solo en la ultima opción , pero desde el punto de vista del conmutador la llamada comenzó al momento de se intento hacer la llamada sin importar el estado final de esta.

Desde el punto de vista de Omnitel, solo deben de contar las llamadas que la compañía telefónica factura y no deben de contar los intentos de llamadas, para que esto funcione de una manera correcta se debe de tomar en cuanta las siguientes cosas:

Si su conmutador esta conectado a la compañía telefónica por medio de líneas digitales ( E1 o T1 ) el determinar cuando una llamada fue valida o no lo fue es totalmente trasparente y lo único que de usted debe de hacer es asegurarse que en el menú de Datos Generales de Omnitel , en el campo de Cambio de polaridad este en 0.

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Si su conmutador esta conectado a líneas analógicas con la compañía telefónica, es posible que exista cualquiera de los siguientes 2 escenarios: Que la compañía telefónica tenga funcionando en sus líneas un servicio que se le denomina ‘Tiempo de cambio de polaridad’ o que simplemente no lo tenga; en el primer caso usted debe de asegurarse de que en el menú de Datos Generales de Omnitel, en el campo de Cambio de polaridad este en 0. En el caso de que no cuente con este servicio, es imposible que tanto el conmutador como Omnitel sepan que llamadas fueron contestadas y cuales no lo fueron, así que la única opción es descartar o tomar como no contestadas todas las llamadas que tuvieron una duración menor a un tiempo predeterminado llamado “Tiempo de Cambio de Polaridad”.

B. Calculo de impuestos

Debido a usted puede obtener con Omnitel una gran variedad de reportes, y muchas veces las mismas llamadas se agrupan de diferente maneras de reporte a reporte, es importante la manera en que Omnitel calcula los impuestos.

La manera mas congruente de calcular impuestos es tomando como unidad indivisible cada llamada, y hacer el calculo sobre cada una de ellas. Así que en cada registró de llamada existen 2 datos, 1 con impuestos y otro sin ellos, ambos datos tienen 2 dígitos decimales, y están redondeados. Estos datos son usados para generar los totales de grupos y total de totales de grupos en los reportes.

Al estar el impuesto de cada una de las llamadas redondeado es posible que se genere un error por redondeo en totales hasta de un 0.01% si se calcula el impuesto directamente de totales.

C. Almacenamiento de información en su conmutador

Es muy importante que la computadora en la cual este instalado Omnitel este prendida todo el tiempo, ya que de lo contrario la información generada por su conmutador no podrá ser recolectada por Omnitel , a menos que su conmutador tenga la capacidad de guardar dicha información mientras que su computadora este apagada y una ves que esta sea encendida su conmutador transmita dicha información a Omnitel.

Omnitel también tiene la capacidad de conectarse a diferentes marcas de buffers los cuales se conectan a la fuente de alimentación eléctrica a donde esta conectado el PBX, dichos buffers transmiten la información recolectada hacia Omnitel en tiempo real y

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solo almacenan datos en el caso de que la conexión con Omnitel este fuera de línea o la PC donde corre Omnitel este apagada.

Versiones disponibles del tarificador Omnitel

A. Omnitel Empresarial

♦Omnitel Empresarial es un sistema de tarifación diseñado para medianas y grandes empresas las cuales tengan la necesidad de controlar las siguientes cosas:

♦Múltiples compañías proveedoras de larga distancia o telefonía básica, incluyendo enlaces internacionales

♦Enlaces privados con diferentes ciudades

♦Asignación de presupuestos por centros de costo

♦Prorrateo de costo telefónico por centro de costo

♦Conciliación con cuenta maestra

♦Control automático de presupuestos

♦Generación automática de múltiplex reportes, exportados a correo electrónico

♦Control de inventario de aparatos telefónicos

♦Control de llamadas troncal a troncal incluyendo DISAS

♦Generación de reportes en grupos

♦Posibilidad de utilizar módulos adicionales

♦Reportes vía WEB

♦Administracion remota vía OmniView

B. Omnitel Centralizado

♦Todas las facilidades de Omnitel Empresarial

♦Tiene la capacidad de manejar hasta 10000 nodos o conmutadores en un solo sistema

♦Tiene la capacidad de manejar la información de una manera independiente por conmutador o de una manera integrada al mismo tiempo

♦Puede manejar sistemas hasta de 100,000 extensiones ya que es uno de los sistemas mas rápidos y confiables del mercado

♦Posibilidad de utilizar módulos adicionales

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C. Omnitel Hotelero

♦Todas las facilidades del Omnitel Empresarial

♦Tiene la capacidad de Manejar separadamente costos y cobros

♦Los cobros pueden ser definidos con una amplia gama de políticas de acuerdo a tipos de llamadas y tipo de habitaciones

♦Omnitel Hotelero puede estar imprimiendo recibos, así como posteando la información de las llamadas a un sistema de administración hotelera

♦El formato de los recibos son totalmente configurables de una manera sencilla

D. Omnitel Light

♦Es un sistema diseñado para las empresas que cuenten con sistemas multilíneas de 8 extensiones hasta 64

♦Tiene un muy buen balance entre sencillez de operación y un buen nivel en la administración de sus recursos telefónicos

Módulos opcionales

A. Modulo de conciliación con cuenta maestra

Este modulo permite saber cuales llamadas están en Omnitel y no están en el recibo telefónico, y cuales llamadas están en el recibo y no están en Omnitel; en el primer caso son llamadas que eventualmente serán facturadas , y en el segundo caso son llamadas que por alguna razón no fueron capturadas por Omnitel o no se hicieron.

También sirve este modulo para llevar un control sobre pagos de rentas

Este modulo tiene la capacidad de comparar llamada por llamada en largas distancias y en forma de totales en servicio medido

B. Modulo de Presupuestos

Este modulo sirve para llevar un control automático del uso de los recursos telefónicos tomando en cuenta las llamadas realizadas por todos los usuarios inscritos, periodos de tiempo asignados, y montos de gasto en dinero, tiempo, y numero de llamadas.

En el caso de que algún usuario inscrito exceda el presupuesto asignado Omnitel mandara un correo electrónico tanto al usuario como a una dirección preasignada reportando el exceso

21

Omnitel también tiene la capacidad de mandar un correo electrónico a cada usuarios de este modulo cuando exceda ciertos porcentajes del total asignado, con el objetivo de que casa usuario pueda llevar un control personal de su gasto.

Omnitel permite generar avisos cuando ocurra algún evento especifico como una llamada con un tiempo alto o una llamada a un determinado numero telefónico.

C. Modulo de Reportes Automáticos

El objetivo de este modulo es automatizar la tarea de poner a Omnitel a generar reportes que regularmente tienen una cierta periodicidad en su procesamiento, así el administrador de Omnitel puede definir que reportes quiere sacar cada mes, o cada 15 días por ejemplo.

Este modulo además de generar los reportes tiene capacidad para enviarlos por correo electrónico en un formato HTML de una manera automática y con direcciones personalizadas.

D. Modulo de Acceso remoto cliente-servidor (OmniView)

Este modulo tiene como objetivo el poder acceder a la información de Omnitel desde cualquier punto de la red de una manera segura

Cada usuario inscrito para el uso de este modulo tendrá el derecho de ver únicamente la información relevante a su posición jerárquica dentro del organigrama de la empresa

Cada usuario inscrito también tendrá la capacidad de modificar la parte del organigrama a la que tiene derecho jerárquicamente.

Ya que la cantidad de información que se procesa en un sistema de tarificación grande, y es importante no generar carga innecesaria a la red de datos a la que se esta conectado, OmniView trabaja en un esquema de cliente-servidor, donde todos los reportes son procesados por el servidor de Omnitel.

Este modulo trabaja con conexiones IP.

E. Modulo de visualización de reportes vía WEB

Este modulo permite que cada usuario de la empresa pueda generar sus reportes telefónicos en tiempo real y pueda hacer esto a través de un visualizador de Internet usando un servicio IIS en la intranet de la empresa.

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Diferencias de la versión 8 con respecto a versiones anteriores

Capacidad de manejo de llamadas a teléfonos celulares

Capacidad de interfase con modulo de presupuestos

Capacidad de interfase con módulo de generación automática de reportes

Calculo de impuestos en cada llamada

Filtro por persona en la generación de reportes

Recolección de datos vía conexiones IP

Modulo de OmniView

Modulo de reportes via WEB

Ampliación de tipos de reportes

Optimización de procesos

Interfaces con nuevos conmutadores

Ampliación de filtros

Capacidad de interfase con modulo de restricción de llamadas

Capacidad de crear tipos de llamadas de acuerdo a las necesidades de cada empresa

Graficas mejoradas

Instalación del sistema Omnitel

Requerimientos y preparación de equipo

A. Equipo Computacional

El sistema operativo necesario para que esta aplicación se ejecute es el Microsoft Windows en sus versiones XP, Vista, 7.

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Las características de la computadora necesarias para que funcione correctamente Omnitel son básicamente que dicha computadora tenga un puerto seria libre para poderse conectar al conmutador en caso de que la comunicación sea serial o tener acceso a la red local en caso de que la comunicación sea por este medio, que exista una cantidad de memoria libre después de ser cargado el sistema operativo de 32 MB y que exista una cantidad libre de 20 GB en disco duro.

Además, requerirá que la microcomputadora contenga una unidad de CD-ROM.

Además de los requerimientos anteriores, la máquina deberá tener integrados los siguientes puertos:

Puerto Paralelo o USB

Este servirá para conectar la llave de protección del paquete Omnitel y a la vez sobre este conector podrá colocar una impresora paralela.

Puerto Serial ( Comunicación Serie con el PBX )

El cable servirá para conectar el cable de transmisión de datos desde el puerto serial de su computadora hasta el puerto del conmutador.

Puerto de Red en caso de que la comunicación con el PBX sea a través de este medio

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�

En el caso de que la recolección de datos sea a través de un puerto serie. La tarjeta serial que se encuentre en su computadora deberá tener la capacidad de generar interrupciones al procesador para que la parte de “Recepción de Datos” de Omnitel pueda tomar los datos de su conmutador. Es necesario que la interrupción asignada a la tarjeta serial sea única y no sea utilizada por ningún otro dispositivo incluyendo otros puertos seriales. En caso que la computadora donde se haya instalado Omnitel tenga conectado un fax, un modem, una tarjeta de red o cualquier otro sistema de comunicación, estos dispositivos deben estar configurados en un IRQ (interrupción) diferente del tres en el puerto serial

�

Se requiere que la computadora tenga un chip de reloj para contar con la hora y la fecha actual. Esto es indispensable, en el caso que el conmutador no tenga estos datos, se requiere tomarlos de la microcomputadora. La hora y la fecha deben corresponder al día actual, ya que le ayuda a conocer cuándo se recibieron las llamadas para obtener los reportes con datos correctos.

B. Acerca de su Conmutador de Líneas Telefónicas

Los datos que usted necesita residen principalmente en su conmutador de líneas telefónicas. Este conmutador necesita de un medio para transferir su información hacia la computadora.

Verifique si su conmutador contiene esta opción. Generalmente los fabricantes la incluyen como tarjeta electrónica, la cual es llamada ”Call Detail Record” (CDR); también ésta sirve para manejar una impresora externa al conmutador.

25

�

Si usted no tiene la seguridad que su equipo de líneas telefónicas contiene esta tarjeta, le recomendamos que se contacte con su distribuidor para que reciba la asesoría adecuada.

C. Preparación del Equipo Computacional

La correcta preparación del equipo computacional es crucial para la óptima operación de este paquete.

Sugerencias para la correcta instalación de la computadora donde estara instalado Omnitel

.

♦Verificar rangos de temperatura y humedad al que los equipos deben trabajar.

♦Uso de alimentación adecuada y de tierras físicas

♦Los contactos eléctricos para sus equipos deberán tener tres conectores, con la línea de tierra conectada a la tierra física de sus instalaciones.

� Asegúrese que las tierras físicas posean las mismas características, tanto la de computadora donde se encuentra instalado Omnitel y la de su conmutador y además que sean las adecuadas y que estén conectadas correctamente.

♦ Utilizar un regulador de voltaje y un supresor de picos.

♦Si su conmutador esta conectado a una fuente de alimentación ininterrumpida es conveniente que la computadora donde corre Omnitel, este conectada a esta fuente también.

♦La descripción del cable serial que utilizara para conectar su computadora esta descrito en el manual de su conmutador o bien lo podrá consultar el Apéndice C de este manual

26

�

Le recomendamos que considere la adquisición de este cable con su distribuidor. Esta persona debe conocer mejor el modo de conectar su computadora a su conmutador y en realidad, el cable resulta bastante económico.

♦Los conectores del cable serial deben estar fijados correctamente con su protector a la computadora y el conmutador.

♦El cable deberá estar fijo y protegido a todo lo largo de su recorrido.

♦El cable no deberá estar cerca de ningún equipo que pueda inducir un campo magnético, tales como reguladores de voltaje, motores, transformadores, balastras, cables de corriente, etc.

Instalación del sistema de tarifación Omnitel

A. antes de instalar el Paquete Omnitel

Verifique si el conmutador tiene la tarjeta del Reporte detallado de Llamadas y si está activada.

En el caso de que su PBX se comunique seriamente Investigue el valor de los siguientes parámetros en su conmutador:

♦Velocidad de transmisión: cuyo rango va desde 300 bps hasta 9600 bps.

♦

♦Paridad, la cual puede Par (Even), Impar (Odd) o Sin Paridad (No Parity).

♦

♦Bits de Paro (Stop), éste puede tener un valor de "1" o "2".

♦

♦Bits de Datos, cuyo rango va desde 5 bits hasta 8 bits.

♦

♦Protocolo de Comunicación: RTS/CTS, DSR/DTR o XON/XOFF.

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En el caso de que su PBX se comunique a traves de la red de datos verifique los

siguientes datos:

♦

♦Modelo del conmutador con el fin de saber que programa de adquicion de datos necesita utilizar

♦

♦Si la PC donde esta instalando Omnitel tiene algún Fierewall debe de configurarlo para que permita

pasar información por los puertos requeridos por el PBX para este propósito

♦.

� En el caso de que usted no conozca estos datos, deberá contactarse con el distribuidor que le da mantenimiento a su conmutador y de esta forma podrá obtener esta información.

En el caso de que su PBX tenga comunicación serial verifique si la computadora tiene algún puerto serial libre; en caso contrario deberá colocar una tarjeta serial en ésta.

� Cualquier computadora IBM PC o compatible solamente puede manejar dos puertos seriales simultáneamente.

En el caso de su PBX tenga comunicación por LA� su PC deberá de tener una

tarjeta de red instalada.

Verifique si la computadora tiene un puerto paralelo, si no lo posee, se deberá colocar una tarjeta paralela en su máquina que contenga este tipo de puerto; ya que le servirá para poder conectar la llave de protección del paquete y a su vez una impresora, también existen disponibles llaves USB.

�

Si usted no está seguro de saber cuál es el puerto paralelo de su máquina, le recomendamos revisar el manual de su equipo para que lo pueda identificar correctamente.

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Tender el cableado del conmutador a la computadora, el cual no debe de exceder de 50 metros.

Instalar conectores en los extremos del cable de la siguiente forma:

Del lado del conmutador, se instalará un conector, el cual puede ser DB-25 Macho o Hembra, DB-9 Macho o Hembra o cualquier otro conector que le especifique su proveedor.

Del lado de la computadora, se instalará un conector DB-25 o DB-9 Hembra dependiendo del tamaño del conector del puerto serial de la computadora.

La configuración de los cables se ilustra en el Apéndice C.

Apague su computadora.

Desconecte su impresora (si es que la tiene) del puerto paralelo de la computadora.

Conecte la llave de protección de este paquete en el mismo puerto paralelo. La llave de protección deberá mantenerse conectada a su computadora para que el programa de “Recepción de Datos” del Omnitel funcione.

Conecte la impresora, si es que la tiene, en la llave de protección. La impresora no es indispensable para que el programa de “Recepción de Datos” del Omnitel funcione. Sin embargo, es recomendable que la incluya si es que usted quisiera imprimir sus reportes o graficas de forma local.

Encienda su computadora.

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En este momento la computadora ya está lista para proseguir con la instalación del paquete Omnitel y posteriormente para recibir información del conmutador.

El proceso de instalación lo llevará prácticamente de la mano y le hará notar cuándo finalice esta operación. Simplemente siga las instrucciones que se le muestran en la pantalla.

B. Pasos para Instalar Omnitel

Inserte en su unidad de CD-ROM el disco de instalación de Omnitel.

En el <<Explorador de Windows >> localize la unidad de CD-ROM la cual debera de contenter un archivo que tenga el nombre de <Instalar.exe>, presione <<doble click>> con el botón izquierdo del mouse. Ver Figura 2-1.

Figura 2-1. Comando para Instalar.

A continuación se le muestra una ventana (Ver Figura 2-2) referente a la vía de acceso, la cual tiene como propósito definir el nombre del directorio donde quedará almacenado el paquete Omnitel. El sistema tiene como ruta predeterminada el directorio OMNITEL32; sin embargo, si usted desea modificar el nombre del directorio, puede definirlo según como lo juzgue conveniente. Al finalizar esta operación, presione <Enter> o el botón de <Aceptar> y automáticamente se crea el directorio especificado.

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En esta ventana aparece una opción para crear automáticamente los grupos de programas en el ambiente de trabajo de Windows, es muy conveniente que esté seleccionada, ya que de otra manera usted tendrá que hacer esta tarea manualmente o ejecutar los programas de OMNITEL desde el Administrador de Archivos.

Figura 2-2. Diálogo que muestra el Directorio de Acceso.

Al finalizar esta operación, presione <Enter> o un click sobre el botón de <Aceptar> y automáticamente se crea el directorio especificado.

Introduzca el nombre de la empresa sobre la caja de texto “Nombre de la Empresa” y el nombre del usuario responsable del tarificador sobre la caja de texto “Nombre del Usuario”. Ver Figura 2-3.

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A continuación, el programa de instalación comenzará a desempaquetar el sistema Omnitel sobre el directorio que usted especificó.

Figura 2-3. Diálogo para alimentar el Nombre de la Empresa y usuario.

Una vez que todos los archivos fueron copiados a su disco duro aparecerá en la pantalla un dialogo de Datos Generales (Figura 2-4) en el cual usted debe de especificar datos como el Modelo de su Conmutador y la Ciudad donde se esta instalando el sistema Omnitel, lo anterior con llamadas de larga distancia nacional de acuerdo a su origen.

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Figura 2-4. Formato de Instalación ‘Datos Generales’

Posteriormente, aparecerá en la pantalla un dialogo para configurar el puerto serial de su computadora (Figura 2-5), en el caso de que usted desconozca los datos que en este se le piden, usted podrá continuar con la instalación de OMNITEL normalmente, y posteriormente hacer los cambios necesarios para que la comunicación entre el conmutador y su computadora sea correcta.

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Figura 2-5. Configuración de Puerto Serial

También en la misma pantalla para configurar el puerto serial, le aparecerá habilitada la opción de Iniciar Recepción de Datos al entrar a Windows, y la de Iniciar el Sistema Tarificador al entrar a Windows; esto con el fin de que cuando se reinicie la PC, se carguen los sistemas automáticamente si así lo desea, si no lo puede deshabilitar.

9) Al terminar la instalación de Omnitel, se le presentará una ventana con un mensaje para avisarle que el paquete fue instalado correctamente o no. En caso de que no haya sido instalado correctamente, deberá instalarlo de nuevo, pero primeramente tendrá que borrar la información y el directorio donde quedó almacenado el paquete.

C. Pasos a la Post-Instalación del Paquete

Cerciórese que el cable de transmisión de datos esté conectado correctamente del puerto del conmutador al puerto serial de la computadora y la llave protectora del software esté colocada en el puerto paralelo de la computadora.

Una vez terminada su instalación, su PC se reinicializará automáticamente, lo anterior con el objetivo de que los cambios hechos por el instalador tomen efecto.

Una vez restablecido Windows aparecerá en ejecución dos procesos en forma de Ventana, uno llamado “Recepción de Datos” y el otro es el “Administración de Omnitel”.

Al maximizar el proceso de “Recepción de Datos” aparecera una ventada como la de Figura 2.6.

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Figura 2.6. Pantalla de Recepción de Datos

Para poder tener acceso al menú de opciones será necesario que seleccione la opción Recepción | Login del menú de opciones, con esto se desplegará un diálogo el cual le solicita su nombre de usuario y un password, cuando el sistema este recién instalado el nombre de usuario es ‘SUPERVISOR’ y el password es la tecla <ENTER>. Ver Figura 2.7.

Figura 2.7. Pantalla para el Nombre del Usuario y Contraseña.

Espere unos minutos para que el conmutador capte algunas llamadas y éstas puedan ser registradas en la computadora.

En caso que aparezcan caracteres extraños en la pantalla del proceso de “Recepción de Datos”, significa que los parámetros de comunicación que se alimentaron en la opción Recepción |

Configurar no son los correctos y deberá verificarlos.

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� El programa de “Recepción de Datos” siempre estará activado aún cuando usted se encuentre trabajando con otra aplicación que no sea Omnitel; su funcionamiento no interfiere con la ejecución de otras aplicaciones.

En caso de que no aparezca nada en la pantalla, debe realizar los siguientes pasos:

♦Verifique la correcta polarización del cable mediante un probador RS-232.

♦Verifique si la tarjeta serial está en óptimas condiciones de operación. Si ésta no funciona es probable que no tenga las interrupciones conectadas y deba de configurarla con otro tipo de puerto, también puede ocurrir que esté deteriorada, en este caso debe cambiarla.

♦Verifique que el cable de comunicación este conectado al puerto que usted marco en la configuración.

�

En caso de que usted no conozca la configuración que requiera el cable que va conectado desde conmutador a su computadora, puede contactarse con un distribuidor del paquete Omnitel para que le proporcione los datos específicos. También es conveniente consultar el apéndice ‘C’ de este manual en donde se ilustra los estándares de comunicación serial.

En el caso de que usted requiera de cambiar los datos de comunicación entre el programa de “Recepción de Datos” y el conmutador, usted deberá dar entrada a los datos que se muestran a continuación, mediante el dialogo que aparecerá al seleccionar la opción Recepción | Configurar:

♦Puerto Serial: COM1 o COM2 o COM3 o COM4 y escogerá el que tiene activado en su computadora. Este se utilizará para la transmisión de la información del conmutador a la computadora.

♦La velocidad de transmisión que usa su conmutador.

♦Los bits de datos que usa su conmutador.

♦Tipo de paridad que usa su conmutador.

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♦Bits de paro (stop) que usa su conmutador.

Número de registros escritos: Esta opción sirve para mejorar la velocidad del sistema en los casos de que el trafico de llamadas sea demasiado grande, lo anterior lo hace guardando en RAM el número de registros especificados, antes de escribirlos en disco, con esto se logra reducir la frecuencia de accesos a disco

Comprobación de la correcta instalación del sistema.

A. Comprobar que Omnitel este recibiendo datos correctamente

Maximizar la pantalla de recepción de datos

Hacer una llamada a la calle de alguna de las extensiones del conmutador, procurando que dicha llamada dure mas de 1 minuto

Usted deberá de ver la información de la llamada que usted realizo en la ventana del programa de recepción de datos, en caso contrario deberá de referirse al capitulo de resolución de problemas en el apartado de recepción de datos.

B. Comprobar el funcionamiento de la parte administrativa de Omnitel

Usted debe de abrir el programa de Omnitel32.exe, que estará en el menú de inicio de Windows en el apartado de Omnitel.

Al abrir este programa revisara la integridad de sus bases de datos y si existiera algún problema que no se pudiera resolver de manera automática se lo desplegaría en una ventana , para solucionarlo favor de referirse al capitulo de resolución de problemas; El sistema también revisa su existe una llave de protección instalada , en caso contrario instálela en el puerto paralelo

Configuración básica

Introducción

El objetivo de este capitulo es que usted pueda configurar el Omnitel de una manera sencilla para que pueda comenzar rápidamente a explotar la información que este le proporcionara.

Entrada al sistema

Tanto para entrar al sistema de “Recepción de Datos” como al sistema de “Administración” al ejecutar estos programas aparecerá una ventana como la de la a Figura 6-1. donde los sistemas piden un nombre de usuario y su clave de entrada.

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Figura 6-1. Ventana de Solicitud de Nombre de Usuario y Password.

Usted deberá de llenar correctamente las cajas de texto de “Nombre de Usuario” y de “Passsword de Accseso” y después oprimir el boton de aceptar. En el caso de que alguno de estos 2 datos este incorrecto el sistema no habilitara ningun menu a excepción de la opción “Salir”

Cuando se instala el paquete por primera vez, Omnitel ya trae consigo un nombre de usuario definido al igual que un password. Por lo tanto, en la caja de texto "Nombre del Usuario", deberá escribir la palabra "SUPERVISOR", y luego presione la tecla <Intro> donde se le pedirá que teclee el password. En la caja de texto "Password de Acceso" deberá presionar la tecla <Intro>.

El uso del "Password" sirve para mantener un control en la seguridad de la información, de modo que éste podrá ser cambiado cuando se considere necesario. Además, Omnitel le permite tener diferentes usuarios con diferentes niveles de acceso a los menús. Mas adelante se explica con mayor detalle cómo configurar y cambiar los nombre de usuarios y sus passwords respectivos.

Una vez que el usuario haya efectuado su entrada a la aplicación con su password correspondiente, visualizará una pantalla donde se encontrará un el menú principal que se encuentra dividido en ocho secciones, como se le muestra en la Figura 6-2.

♦Sistema

♦Ventanas

♦Reportes

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♦Gráficas

♦Tablas de Costos

♦Extensiones

♦Tipos de Llamadas

♦Cuenta Maestra

♦Cliente-Servidor

♦Ayuda

Figura 6-2. Menú Primario de la parte administrativa de Omnitel.

El organigrama y la definición del esquema organizacional

Realizar consultas y reportes tomando solamente la información de las llamadas que entran o salen a su empresa no significaría tal vez nada si no se encuentra relacionado de alguna manera con el esquema organizacional de su compañía.

El verdadero análisis parte de la definición de la forma en que trabaja su organización. A su compañía no sólo le interesa saber cuánto se gastó en total por llamadas telefónicas, sino quién o qué departamento realizó las llamadas, cuándo se hicieron y en qué cantidad.

Omnitel le ayuda a definir los niveles en que se encuentra formada su organización. Omnitel maneja de un número ilimitado de niveles y subniveles que a su vez dependen de otros niveles o subniveles. Con esta relación tan sencilla se puede definir un organigrama tan simple o tan complejo como su compañía lo necesite.

Un grupo puede representar una entidad de su organización. Puede ser un departamento, una gerencia o una dirección. Puede ser un grupo aislado de personas que no dependen entre sí, etcétera.

Se pueden agrupar extensiones de su conmutador de líneas telefónicas de tal manera que se asignen a una sola persona o a un grupo. Este poder le permitirá realizar reportes y consultas lo suficientemente complejas y sofisticadas como su empresa lo requiera.

Omnitel además de permitir agrupar a sus usuarios en un formato jerárquico lo cual es muy útil para obtener controlar el uso del teléfono por departamentos y

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subdepartamentos , también permite agruparlos por el centro de costo al que pertenecen, con el objetivo de descontar presupuestos y poder hacer prorrateos

Es importante destacar que cuando se esta hablando del uso que le da una persona al sistema telefónico , no se esta hablando de las llamadas que hicieron con de un numero de extensión determinada o de con un código de autorización , se esta hablando de poder rastrear el uso que esa persona hizo en todo el sistema de todas las maneras posibles.

Para determinar que llamadas fueron hechas por una persona en especifico, es necesario tomar en cuenta todas las llamadas que fueron hechas con alguno de los códigos de autorización que pertenecen a dicha persona desde cualquier extensión del conmutador o desde fuera si tuviera un servicio DISA , y todas las llamadas sin código de autorización que fueron hechas desde la lista de extensiones pertenecientes a dicha persona.

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Orden sugerido de configuración del sistema

A. Configuración de Recepción de Datos

Parámetros de comunicación

En el menú Recepción |Configurar se encuentra una ventana como la de la figura recepción de datos, en la cual se pueden seleccionar los parámetros de comunicación que deben de ser los mismos que están configurados en su conmutador además del numero de puerto serial de su computadora que es al que debe de estar conectado el cable de comunicación entre su computadora y su conmutador.

Figura recepción de datos

Una ves que selecciono los parámetros correctos, presionar el botón aceptar.

Existe otro parámetro llamado numero de regristros escritos el cual siempre tiene por defecto el valor de 1, y este solo cambia cuando el flujo de información sea muy grande, el propósito de este parámetro es determinar cuantos registros de llamadas se capturan antes de escribirlas a disco, ya que la escitura a disco es un proceso hasta cierto punto lento, esta es una manera de optimizar tiempo de proceso.

Escritura de información

Dentro de la ventana de recepción de datos se encuentra un boton llamado Configurar parámetros especiales de recepción, al momento de oprimirlo se tiene

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acceso a una ventana llamada Parámetros especiales de recepción como se muestra en la siguiente figura :

Dentro de esta ventana se pueden definir 2 grupos de datos el primero llamado Información de Paths de escritura es donde se configura la o las bases de datos en donde se estaran escribiendo la información de las llamadas

En la caja de texto Via de acceso del archivo siempre debe de ir el directorio donde se instalo Omnitel y el nombre de la base de datos debe de ser Tarifa.dbf

Si usted selecciona la caja Habialitar segundo path de escritura el sistema estará escribiendo la información recibida en la base de datos que usted especifico en la caja de texto, el objetivo de esto es mantener una copia de la información que genero su conmutador tal y como fue recibida, un ejemplo puede ser : F:\Omnitel\tarifa2.dbf, donde el formato de tarifa2.dbf es igual al de C:\omnitel32\tarifa.dbf

Si usted habilita esta opción debe de tener en cuenta que el archivo de la segunda base de datos no será depurada de una manera automática , así que usted debe de hacerlo para evitar que su disco duro se llene.

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Parámetros especiales de comunicación

La mayoría de CDRs de los conmutadores están diseñados para estar conectados a una impresora de línea , esto quiere decir que al final de cada renglón mandan un carácter especial llamado CR o LF con el propósito de que el carro de la impresora se regrese y la impresora salte una línea , Omnitel toma ese carácter para determinar el final del renglón y escribir la información de ese renglón en un campo de la base de datos, si este es el caso de su conmutador el botón de radio Marca el fin de linea CR\LF deberá de estar seleccionado.

Para el caso de conmutadores que no puedan mandar el fin de línea , es posible configurar una cadena de caracteres como fin de línea , o un numero ASCII para este propósito, en este caso también es importante definir el tamaño máximo de caracteres por renglón.

Existen algunos conmutadores que necesitan que al final del paquete de datos se les envíe un carácter de confirmación, el cual deberá de ser definido en la caja de texto llamada Numero de ASCII de carácter delimitador.

Configuración de alarmas de no recepción

Debido a que la comunicación entre el conmutador y la computadora es unidireccional es posible que bajo ciertas circunstancias la computadora deje de recibir datos y el conmutador crea que esta lo sigue haciendo, por ejemplo si se desconecta el cable accidentalmente, o si se apaga el CDR del conmutador en un mantenimiento rutinario de este.

Para prevenir la perdida de información lo mas posible, Omnitel cuenta con un esquema de alarmas que avisan cuando se cumplen algunas condiciones anormales de funcionamiento en la transmisión de datos.

Para acceder a la configuración de alarmas utilice del menú la opción Alarmas | Configurar con la cual aparecera una ventana como la de la siguiente figura:

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En el caso de que usted dese que el sistema de recepción de datos utilize su modulo de alarmas , seleccione la caja Habilitar Alarmas de no Recepción de datos en conmutador

La primera caja de texto llamada Numero Máximo de Intentos de Escritura se refiere a cuando el sistema trata de escribir en la base de datos y ocurre un error , ya sea por que el archivo esta ocupado, por que esta fuera de conexión la red , o por cualquier otra situación, este parámetro es cuantas veces va intentar de nuevo escribir antes de dispare la alarma.

La caja de texto llamada Tiempo máximo de no recepción se refiere a que si transcurre un tiempo mayor que el especificado en esta caja y no se ha recibido información del conmutador se activara la alarma, siempre y cuando esto ocurra dentro de los días y horas especificados.

Visualización de alarmas de no recepción

Si ocurre algún evento en el cual se active una alarma, el sistema de recepción de datos dará aviso utilizando una señal audible intermitente, y parpadeara el icono de la aplicación. La forma de consultar y borrar estas alarmas es utilizando la opción de menú Alarmas | Visualizar, con la cual se abrirá una ventana llamada Alarmas , donde aparece toda la información relacionada a la alarma , y desde donde se pueden borrar la alarmas utilizando el botón Borrar Todo

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Comprobación de funcionamiento

Para comprobar que el sistema de recepción de datos esta funcionando correctamente se debe de hacer una verificación visual en la ventan principal del sistema donde debe de aparecer la información de cada llamada hecha por el conmutador de una manera coherente y sin caracteres extraños, además de que el contador de Numero de Errores que aparece en la ventana principal debe de permanecer en 0, y el contador de Mensajes escritos se debe de incrementar cada vas que exista una llamada nueva.

En el caso de que usted no este recibiendo ningún tipo de información, las posibles causas pueden ser las siguientes:

Configuración incorrecta del cable de comunicación

Conexión del cable en un puerto equivocado de la computadora, en ese caso revise que el COM que configuro sea al que tiene conectado el cable

El CDR del conmutador no esta habilidado

Existe un daño en la tarjeta de puertos serie de su computadora

Existe un daño en la tarjeta serial de su conmutador

En el caso de que este recibiendo datos pero estos contengan basura lo mas probable es que los parámetros de comunicación no coincidan entre el Omnitel y conmutador.

B. Configuración de datos generales del sistema

Los datos generales de Omnitel sirven para configurar todas aquellas cosas se utilizaran en alguna parte del sistema y que tienden a no cambiar mucho con el tiempo, por eso es importante configurarlas bien desde el principio, para acceder a esta ventana se hace mediante el menú Sistema | Datos generales en el sistema de administración de Omnitel, al hacerlo aparecerá una ventana como la siguiente

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Una ves que se llenen todas las cajas de texto con los datos que se piden simplemente debe usted de oprimir el botón de Aceptar.

C. Configuración de Organigrama

Froma de acceso al Organigrama

La activación de la opción del menú “Extensiones” hará que aparezca en pantalla un menu secundario. El menú se mostrará de la siguiente manera después de activar la opción de “Extensiones” como lo presenta la Figura 8-1.

Como se puede apreciar en la Figura 8-1, el menú secundario de “Extensiones” tiene las siguientes opciones:

♦Empleados

♦Lista de Extensiones

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♦Lista de Códigos

♦Lista de Nombres de Usuarios

♦Lista de Departamentos

♦Impresión de directorio

Fig. 8-1. Menú Secundario de Extensiones

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Actualización de Departamentos y Empleados

Al ser activada la opción de "Empleados” en el menú secundario de la opción "Extensiones" del menú primario, se presenta una ventana como se muestra en la Figura 8-2

Figura 8-2. Ventana de Empleados

En esta ventana puede apreciar el organigrama de su empresa.

Cuando es la primera vez que se empieza alimentar información de los empleados y departamentos, esta ventana se mostrará vacía.

Con el uso de la tecla <Insertar>, usted puede generar un nuevo grupo o departamento. Al posicionarse a la derecha de este símbolo , presione un <doble clic> con el ratón, para que le muestre la ventana de diálogo, como se le muestra la Figura 8-3.

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Figura 8-3. Diálogo de Actualización de Empleados o Departamentos

En la caja de “Tipo de Objeto” se muestran dos botones de discriminación: “Departamento” y “Persona”.

Si selecciona el botón de “Departamento”, le permitirá crear un departamento o empresa. Ver Figura 8-3.

En la caja de texto “Nombre” introduzca una descripción corta que identifique al departamento o empresa que está agregando.

Al terminar de alimentar estos datos, presione el botón de acción “Aceptar”, de lo contrario presione el botón de acción “Cancelar”.

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Si presiona el botón de “Aceptar” para aceptar la nueva información, sobre la ventana del organigrama, podrá apreciar este símbolo con su descripción respectiva del lado derecho.

El símbolo de significa que no existen niveles más abajo, pero si usted inserta un nuevo grupo abajo de éste, el símbolo del nivel más arriba cambiará a , lo cual significa que existen niveles más abajo y si inserta un nuevo grupo, entonces existirán niveles más arriba y más abajo.

� Cuando usted selecciona el botón de discriminación “Departamento”, las opciones del diálogo se deshabilitan, solo cuando se activa “Persona”, se permite la entrada de datos a los campos restantes.

Antes de alimentar la información de un nuevo empleado, debe ubicarse en la ventana del organigrama y posicionarse a la derecha del símbolo del nombre del departamento; luego, debe presionar un <doble clic> con el ratón para que le muestre la ventana diálogo de la Figura 8-4.

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Figura 8-4. Diálogos para la actualización de un Empleado.

La activación del botón de discriminación Persona le permite dar entrada al nombre del empleado, su puesto, extensión, y su código de acceso y además información adicional (extensión auxiliar, tipo y clase de servicio, número de serie, etc.)

Dentro de la caja “Datos Generales” se alimenta el nombre del empleado y su puesto.

Para la caja de texto “Nombre”, alimente nombres y apellidos del empleado.

En la caja de texto “Puesto”, introduzca una descripción breve con respecto a la posición que ocupa el empleado dentro de la empresa.

Dentro de la caja “Datos Opcionales” se alimenta el número directo (DID), número de nómina y se selecciona el centro de costo, en caso de que usted tenga instalado el modulo de cuenta maestra el DID es muy importante para que Omnitel pueda determinar que persona acepto llamadas por cobrar al DIDs.

Para la caja de selección “Centro de Costo”se asigna el centro de costo donde se contabilizaran las llamadas realizadas por este empleado.

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Para la caja de texto “Número de Nómina”, se alimenta el número de nómina que tiene asignado este empleado.

Si el empleado posee un código de autorización que le permite efectuar llamadas al exterior (por ejemplo de larga distancia nacional o internacional), alimente uno o más códigos correspondientes dentro la caja de texto “Código de Acceso”. Presione el botón de “Agregar” cada vez que se inserta un nuevo código de acceso.

Para la caja de texto “Extensión”, introduzca uno o más número de extensión que corresponda al empleado. Presione el botón de “Agregar” cada vez que se inserta un nuevo número de extensión.

Los números de Extensión y de Código de Autorización sirven para determinar que persona hizo que llamadas a la hora de generar reportes.

Dentro de la caja de selección “Usuario de Red” se escoger el nivel de perfil que ocupa el empleado dentro de la red. Este dato sirve únicamente si usted tiene instalado el modulo de OmniView o visualiza reportes por WEB. Este dato sirve para asignarle un nivel jerárquico a cada usuario que acceda información desde el OmniView o WEB.

Al terminar de llenar el diálogo, presione el botón de acción “Aceptar” y observe en la ventana del organigrama, que el empleado es identificado por el símbolo de un teléfono .

Consulta y Modificación del Organigrama

Para modificar o consultar algún nivel, se requiere entrar a la opción de “Empleados” del menú secundario de “Extensiones” y podrá apreciar una ventana con la estructura jerárquica de su empresa, como lo muestra la Figura 8-6.

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Figura 8-6. Ventana de la Estructura Organizacional

Si usted desea consultar o modificar información de algún empleado, posesiónese a la derecha del símbolo de teléfono y presione un <doble clic> con el ratón para que se abra la ventana del diálogo, en la cual podrá consultar o modificar información.

Si usted desea consultar o modificar información de algún departamento o empresa, posesiónese a la derecha del símbolo de o y presione un <doble clic> con el ratón para que se abra la ventana de diálogo como se muestra en la Figura 8-3 y Figura 8-4, en la cual podrá consultar o modificar información.

Si realiza cambios dentro de la ventana de diálogo, presione la tecla “Aceptar” para que las modificaciones se vean reflejadas sobre la ventana del organigrama.

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Si desea desechar los cambios efectuados sobre la ventana de diálogo, presione la tecla “Cancelar” para que ignore cualquier modificación.

Si usted desea mover algún objeto (empresa, departamento o empleado), posesiónese sobre el objeto que desea cambiar de lugar, a la derecha del símbolo, presione el botón del ratón, manténgalo presionado, muévase a través de la ventana hacia el lugar donde desea efectuar el cambio y suelte el botón del ratón. Observe que automáticamente se reflejan los cambios.

El sistema le permite mover un departamento completo incluyendo las personas que lo componen; de la misma forma, usted puede mover una empresa completa con los departamentos y empleados que pertenecen a ésta; o también, usted puede mover un solo objeto.

Eliminación de objetos (Empresa, Depto., Empleado)

Para eliminar algún nivel u objeto, se requiere entrar a la opción de “Empleados” del menú secundario de “Extensiones” para visualizar la ventana del organigrama de la empresa.

Para borrar, debe posicionarse sobre el objeto, a la derecha del símbolo o o y presionar la tecla de “Delete” o “Suprimir” y automáticamente se desplegará el cambio sobre la ventana del organigrama.

El sistema le permite eliminar un departamento completo incluyendo las personas que lo componen; de la misma forma, usted puede borrar una empresa completa con los departamentos y empleados que pertenecen a ésta; o también, usted puede suprimir un solo objeto.

Salida del Diálogo

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Para salir del diálogo se necesitará presionar el botón de acción "Cancelar" o activar la tecla de “Esc”.

Para salir de la ventana del organigrama, existen tres formas (se aplica para cualquier versión de Windows):

Escoger la opción de “Cerrar” de la ventana que aparece en la parte superior izquierda. (Ver Figura 8-7)

Presionar el botón que tiene dibujada una “x” en la parte superior derecha de la ventana. (Ver Figura. 8-7)

Escoger la opción “Cierra Todo” del menú secundario de la sección “Ventanas”.

Figura 8-7. Ventana de Organigrama con opciones de salida

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D. Configuración de grupos de troncales ( Líneas telefónicas)

Objetivo

Existen 2 propósitos al dar de alta las líneas telefónicas contratadas con una compañía de telecomunicaciones en Omnitel , el primero es asignarles un nombre conocido a los números de troncales de su conmutador, siendo mas fácil identificar en un reporte un nombre que un numero; el segundo objetivo es si usted tiene el modulo de cuenta maestra esta es la manera de que Omnitel pueda relacionar las llamadas facturadas en un numero telefónico , con las llamadas hechas en su conmutador a través de un numero de troncal.

Alta, Baja y cambios en grupos de troncales

Para acceder a el dialogo de configuración de grupos de troncales se hace mediante el menu Tipos de Llamadas | Grupos de Troncales con el cual aparecerá una ventana como la siguiente:

Para dar de alta un nuevo grupo de troncales es necesario asignarle un nombre el cual se debe de teclear en la caja de texto Nombre , el dato de la renta es importante para la conciliación de cuenta maestra y el dato de tipo de troncal es meramente informativo.

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Existen 2 listas que deben de ser llenadas, una es la de los números telefónicos correspondientes a los números de troncales que van en la segunda lista, es importante que únicamente se escriban los números y las troncales existentes

Si usted tiene un numero largo y consecutivo tanto de teléfonos como de troncales puede usar las cajas de texto de numero final tanto de troncales como de números ( como se muestra en la figura anterior ), si este no es el caso solo utilice las de numero inicial , y presiones el botón de agregar para que el dialogo llene la lista

Una ves que estén llenas las listas presione el botón de insertar si el grupo de troncales es nuevo o el de cambiar si solo quiere actualizar datos.

Si usted desea ver los datos de un grupo existente basta con seleccionarlo en la lista de nombre.

Si usted quiere borrar un grupo, deberá seleccionarlo en la lista de nombre y después presionar el botón de borrar.

E. Obtención de reportes predefinidos

Antes de generar reportes

Antes de genera un reporte usted deberá de haber recibido información de su conmutador mediante el programa de recepción de datos como ya se explico.

Deberá de haber configurado el modelo de su conmutador en datos generales

y si es la primera ves que tarifica se le recomienda que utilice la opción del menú Sistema | Mantenimiento.

Generar un reporte

Puede acceder al menú Reportes | Generar y podrá acceder a una ventana como la siguiente:

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En la caja de texto de Fecha inicial y Fecha final , deberan de aparecer las fechas de la primera y la ultima llamada que se realizaron en su conmutador, en el caso de que las 2 fechas sean 01-ene-1980 existe un problema en el modelo del conmutador que selecciono en datos generales.

Seleccione de la lista de títulos de reporte alguno de ellos, como el de Extensiones Detallado, después presione el botón de Generar, aparecerá una barra de avance y terminando esta, oprima el botón de Imprimir con lo que aparecera una ventana en la parte de atrás del dialogo con el reporte generado.

Visualizar un reporte generado

Para visualizar el reporte generado simplemente oprima el botón de cancelar y todos los reportes que usted genero y mando a pantalla, estarán en ventanas diferentes a través de las cuales usted podrá navegar como se muestra en la siguiente figura:

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Cambiar configuración de reporte

Una ves que ya genero y visualizo algunos reportes predefinidos es posible que quiera personalizarlos un poco con el fin de analizar la información, para realizar esto unsted puede dentro del dialogo de generación de reportes oprimir el boton de Temporal, lo cual le dara acceso a cambiar la configuración del reporte de una manera temporal que solo tendra efecto una sola ves, para conocer mas acerca de la configuración de reportes consulte el capitulo de Administración, generación de reportes y gráficas.

Impresión de reportes

La impresión de cada reporte en papel se vera de la misma manera que se visualiza en la ventana que le corresponde, por lo que el visualizador de reportes también funciona como visualizador de impresión.

Para imprimir un reporte se utiliza la opción Reportes/Impresora del menú principal y se siguen las instrucciones del dialogo.

Exportacion de reportes

Para exportar un reporte se selecciona la ventana del reporte en pantalla, se selecciona la opción Reportes/Exportar como se muestra en la siguiente figura:

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Usted debe de definir que a que tipo de formato se exportara el reporte y cual es el nombre del archivo final, después marcara el botón de aceptar.

Salir del Sistema

Usted debe de dejar la aplicación de Recepción de datos corriendo permanentemente en su computadora , y la parte administrativa de Omnitel , puede entrar a ella y salir cuando usted lo desee, para salir de esta aplicación usted deberá de acceder al menú Sistema | Salir.

Configuración avanzada

Usuarios y manejo de contraseñas

A. Seguridades de Acceso (Password)

Al seleccionar el menú Sistema| Passwords, le aparecerá una ventana como la que se muestra en la Figura 12-7.

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Figura 12-7. Ventana de Actualización de Passwords.

El objetivo de este dialogo es que usted pueda definir una lista de usuarios con diferentes privilegios, cada usuario será reconocido por Omnitel mediante su nombre de usuario, y el esquema de seguridad se basara en una clave de acceso o password. Esta lista de usuarios también es utilizada por OmniView.

A continuación se detallan las operaciones que usted puede realizar para administrar a los usuarios de Omnitel.

Alta de Passwords

En la caja de texto "Nombre del Usuario", usted escribira el nombre con el que el usuario entrara al sistema, solo puede existir un nombre para cada usuario.

En esta caja Opciones de menú se muestra una lista de opciones, las cuales pertenecen a los menús secundarios y a su vez éstas provienen de los menús primarios.

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Para agregar opciones a un usuario seleccione de la lista de Opciones de menú , las que usted requiera y presione el botón “Agregar Opciones”.

Omnitel le mostrará cada una de los accesos agregados para el usuario que está definiendo.

Una vez que haya otorgado el acceso a las opciones para el usuario, deberá presionar el botón de acción “Insertar” y automáticamente se le mostrará otra ventana de diálogo, en la cual se le pedirá el Password respectivo. Ver Figura 12-8.

En la caja de texto "Password" definirá la palabra clave de entrada al sistema para esta persona, y luego presione la tecla de acción <Intro> o el botón de “Aceptar” y el sistema le volverá a preguntar de nuevo el Password con el objetivo que usted se asegure que escribió correctamente la palabra.

Figura 12-8. Diálogo para Solicitud de Password.

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Consulta de Password / Acceso

Para consultar el Password o la información a la que tiene acceso este usuario, deberá posicionarse en la caja de texto "Nombre del Usuario" y dar entrada al nombre del usuario.

Sin embargo, si usted no recuerda el nombre de la persona lo podrá consultar de la siguiente forma: posicione el ratón en el botón que tiene indicada una flecha hacia abajo, lo identificará fácilmente ya que se encuentra a la derecha de la caja de texto, presione el botón del ratón y le desplegará una lista de todos los usuarios que tienen acceso al sistema, escoja al nombre de usuario que desea consultar, proceda a observar la Figura 12-9.

Figura 12-9. Ventana de ayuda que contiene una lista de nombre de usuarios.

Cuando usted escoge el nombre del usuario que desea consultar, automáticamente le desplegará las opciones a las que tiene acceso.

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Modificación de Password / Acceso

Si desea realizar modificaciones sobre los accesos de un usuario o de su Password, deberá seleccionar el nombre del usuario, sí como se explicó en el inciso anterior.

Seleccione los privilegios que desee que el usuario tenga y oprima el botón “Agregar Opciones”.

Si desea eliminar los accesos, basta con seleccionar las opciones existentes y presionar el botón de acción "Borrar Opciones".

Para que las modificaciones tenga válidas, deberá presionar el botón de acción "Cambiar".

Eliminación de un Password

Para eliminar un usuario con su respectivo Password, será necesario consultarlo primeramente, así como se explicó en el inciso b y luego activar el botón de acción "Borrar".

Conceptos de tarifiacion

A. Proceso de tarificacion

La parte de administración de Omnitel es un programa que al ser ejecutado, le permite explotar los datos recolectados por su parte de recepción de datos. Este programa de administración es quien guarda y costea datos de las llamadas que entran o salen de su conmutador.

Dentro del programa de administración existe un proceso llamado Traficación que es el encargado de procesar la información recibida de su conmutador. Para poder generar reportes es necesario correr este proceso primero. Este proceso puede estar ejecutándose todo el tiempo si usted así lo desea.

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A continuación se dará a conocer la manera en que Omnitel realiza los costeos para los diferentes tipos de llamadas que puede manejar su conmutador.

Para acceder el proceso de tarificación usted lo puede hacer mediante el menú Sistema|Tarificar con lo cual le aparecerá un dialogo como el siguiente:

Usted podrá dejar todo el tiempo al sistema en esta ventana, con el objetivo de que cada llamada generada por su conmutador sea tarificada inmediatamente, si usted tiene activado el modulo de generación automática de reportes o el de presupuestos deberá de dejar todo el tiempo tarificando al sistema.

B. Llamadas que entran a su conmutador del exterior

Las llamadas que entran no son costeadas, pero sí son registradas para propósitos estadísticos.

Algunos modelos de conmutadores que soportan el Caller ID (Identificador de quien llama) permiten conocer el número telefónico de quién está llamando a la empresa e identificar si es un cliente o un proveedor, etc.

C. Llamadas que salen de su conmutador al exterior

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Las llamadas que salen de su conmutador son costeadas dependiendo de la naturaleza de la misma. Las llamadas que salen al exterior pueden subdividirse en tres: Llamadas Locales, Nacionales o Internacionales.

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♦Llamadas Locales

Las llamadas locales son costeadas con tarifas fijas configurables aplicables por minuto o fracción de llamada y por llamada. Las tarifas por la realización de llamadas locales están dadas en moneda nacional.

♦Llamadas Nacionales

Las llamadas nacionales son aquellas que su empresa realiza cuando se utiliza la marcación 01 (este prefijo puede cambiar según el país

La forma de asignarle el costo a una llamada de larga distancia nacional depende de la región en donde se encuentra el numero telefónico marcado y del horario en el que fue hecha la llamada.

Existen paises en donde todas las regiones tienen el mismo costo y en esos casos solo se usa la region 1

Omnitel denomina a cada region como un numero de renglón en sus tablas de costos las cuales ya estan previamente cargadas y si usted lo prefiere puede modificarlas.

Regularmente todos los paises cobran las llamadas de larga distancia nacional en base al tiempo utilizado en la llamada.

♦Llamadas Internacionales

Las llamadas internacionales son aquellas que su compañía hace cuando se usan la marcación 001 (Canadá, Estados Unidos) o la marcación 00 (resto del mundo). La manera en que se costean estas llamadas es muy parecida a la de las llamadas nacionales. Aquí también existen grupos de localidades que se encuentran unidas en regiones particulares y significativas para la compañía telefónica.

♦Llamadas a Teléfonos Celulares

Las llamadas a telefonos celulares tiene un prefijo especifico como el 044 , la manera de costearlas es similar a las largas distancias , con la diferencia de que en la tabla de costos se especifica que es una llamada a celular.

� Cabe mencionar que los prefijos 001, 01, 00 y 044 pueden variar según el país.

Similarmente a como se costean las llamadas nacionales, para cotizar llamadas internacionales existe una tabla de tarifas aplicables en donde cada región en el mundo se encuentra numerada en algún renglón de esta tabla.

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Omnitel soporta una o varias compañías de larga distancia con diferentes tarifas.

D. Llamadas a teléfonos especiales y troncal a troncal

Esta opción permite definir los números telefónicos que son marcados frecuentemente en su empresa, como pueden ser proveedores, clientes, etc. o también las llamadas troncal a troncal (servicios DISA) o extensión a troncal (enlaces privados)

Existen algunos números telefónicos que al ser utilizados se costean de diferente manera que las llamadas locales, nacionales e internacionales. Las llamadas a teléfonos especiales agrupan a este tipo de números.

Otras llamadas que incluyen este bloque pueden ser también aquellas en las que se paga una cuota fija por su uso y que se realiza a algún teléfono específico o cuando se hace por medio de alguna troncal específica del conmutador.

Todas las llamadas especiales son reconocidas por Omnitel mediante la especificación de estos números telefónicos.

E. Descuento por Llamadas en Horarios Específicos

Existen ocasiones en que la compañía telefónica ofrece descuentos especiales cuando se tratan de llamadas nacionales o internacionales (excluyendo los tipos de llamadas donde usted especificó un costo) efectuadas en un horario preestablecido.

Omnitel se encuentra preparado para aplicar descuentos al realizar llamadas en horarios específicos.

Omnitel maneja cuatro turnos de horarios, con sus respectivos descuentos en cada día de la semana. Tanto los horarios como los descuentos son configurables en dado caso que la compañía telefónica haga alguna modificación en alguno de éstos.

F. Inclusión Opcional del Impuesto

Dentro del costeo de llamadas telefónicas se podrá incluir la aplicación del impuesto si así se desea. Esta opción es configurable por si llega a cambiar el impuesto en el futuro, y podrá ser definida dentro de una de las opciones de configuración de este programa.

Alta de centros de Costo

A. Objetivo

Agrupar los gastos de las persona en centros de costos sirve para llevar un control contable de estos de una manera ordenada, muchas veces los criterios que se siguen para asignar a cada persona a un centro de costos son diferentes a los que se siguen para asignarla jerárquicamente en la organización, por esto es que además de poder formar departamentos , Omnitel permite agrupar personas por centros de costo.

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B. Altas , bajas y cambios de un centro de costo

Para acceder al dialogo de configuración de centro de costo se hace por el menu Extensiones | Configurar Centros de costo , el cual es una dialogo como el siguiente:

Para dar de alto un nuevo centro de costo llene las cajas de texto con los datos requeridos y oprima el botón de insertar

Para borrar algún centro de costo selecciónelo desde la caja de texto Numero de Centro de Costo , y oprima el botón de Borrar

Para cambiar la información de un centro de costo , selecciónelo desde la caja de texto Numero de Centro de Costo , cambie los datos en este caso solo seria la descripción y oprima el botón de cambiar.

C. Relación de centros de costo con personas en el organigrama

Una ves que toda la información de centros de costo este completa , usted debera abrir el organigrama, tendra que hacer los cambios persona por persona

Una ves que abra el dialogo de datos de la primera persona del organigrama como se muestra en la siguiente figura

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Seleccione en la caja de texto Numero de Centro de Costo el centro de costo al que pertenece la persona, y oprima la tecla aceptar.

Así como lo hizo con la primera persona del organigrama, deberá de hacerlo con todas.

Alta de números de cliente

Objetivo

Existen empresas las cuales les interesa hacer cargos a sus clientes por el tiempo utilizado en el telefono, y muchas veces el numero telefonico no tiene nada que ver con el cliente, por ejemplo una compañía de consultoria , probablemente sus empleados

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hablan regularmente a un banco para consultar diferentes asuntos de sus clientes , asi que el telefono del banco no da ninguna información de para que cliente fue hecha la llamada .

Para resolver este problema existen conmutadores que tienen la capacidad de pedir un numero de cliente antes de hacer la llamada , probablemente también pidan el numero de código de acceso a largas distancias.

Este numero de cliente posteriormente se pasa en el CDR y Omnitel es capas de generar reportes de llamadas ordenados por ese numero, con el objetivo de que la compañía pueda cobrar a sus clientes por las llamadas que hizo en su nombre.

Altas, bajas y cambios de numero de cliente

Para acceder al dialogo de configuración de clientes se hace por el menu Extensiones | Configuración de clientes , el cual es una dialogo como el siguiente:

Para dar de alto un nuevo numero de cliente llene las cajas de texto con los datos requeridos y oprima el botón de insertar

Para borrar algún numero de cliente selecciónelo desde la caja de texto Numero de Centro de Costo, y oprima el botón de Borrar

Para cambiar la información de un numero de cliente, selecciónelo desde la caja de texto numero de cliente, cambie los datos en este caso solo seria la descripción y oprima el botón de cambiar.

Es muy importante que los números de cliente coincidan con los que se digitan en el teléfono cuando se realizan las llamadas

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Configuración de organigrama.

A. Búsqueda de usuarios

Lista de Extensiones

Antes de entrar a esta opción, deberá tener abierta la ventana que muestra la estructura Organizacional de la empresa.

Al ser activada la opción de "Lista de Extensiones” en el menú secundario de la opción "Extensiones" del menú primario, se presenta una ventana como se muestra en la Figura 8-8.

Esta opción permite realizar una búsqueda más directa y rápida sobre una extensión en particular.

En la caja de texto “Lista de Extensiones”, usted puede seleccionar alguna extensión en particular, una vez encontrado el dato que desea consultar, presione un “doble clic” con el ratón”. La ventana de diálogo se cerrará, el sistema automáticamente recorrerá el organigrama y se posicionará sobre el dato correspondiente.

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Figura 8-8. Ventana de Diálogo para consultar una extensión.

Otra forma de realizar la búsqueda de una extensión, es que usted debe posicionarse sobre la caja de texto “Buscar Por” e introducir los primeros dígitos o la extensión completa y al terminar, presione la tecla <Intro>. La ventana de diálogo se cerrará, el sistema automáticamente recorrerá el organigrama y se posicionará sobre el dato correspondiente.

Para salir del diálogo se requiere presionar el botón de acción "Cancelar" o la tecla “Esc” para no tomar la acción que se estaba efectuando en ese momento.

Lista de Códigos de Acceso

Antes de entrar a esta opción, deberá tener abierta la ventana que muestra la estructura organizacional de la empresa.

Al ser activada la opción de "Código de Acceso” en el menú secundario de "Extensiones" del menú primario, se presenta una ventana como se muestra en la Figura 8-9.

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Figura 8-9. Ventana de Diálogo para consultar por Códigos.

Esta opción permite realizar una búsqueda más directa y rápida sobre una extensión en particular.

En la caja de texto “Lista de Códigos”, usted puede seleccionar alguna extensión en particular, una vez encontrado el dato que desea consultar, presione un “doble clic” con el ratón”. La ventana de diálogo se cerrará, el sistema automáticamente recorrerá el organigrama y se posicionará sobre el dato correspondiente.

Otra forma de realizar la búsqueda de un código de acceso, es posicionándose sobre la caja de texto “Buscar Por” e introducir los primeros dígitos o el código de acceso completo y al terminar, presione la tecla <Intro>. La ventana de diálogo se cerrará, el sistema automáticamente recorrerá el organigrama y se posicionará sobre el dato correspondiente.

Para salir del diálogo se requiere presionar el botón de acción "Cancelar" o la tecla “Esc” para no tomar la acción que se efectuaba en ese momento.

Lista de Nombres de Usuario

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Antes de entrar a esta opción, deberá tener abierta la ventana que muestra la estructura organizacional de la empresa.

Al ser activada la opción de ”Lista de Usuarios” en el menú secundario "Extensiones" del menú primario, se presenta una ventana como se muestra en la Figura 8-10.

Esta opción permite realizar una búsqueda más directa y rápida sobre una extensión en particular.

En la caja de texto “Lista de Nombres de Personas”, usted puede seleccionar algún nombre en particular, una vez encontrado el dato que desea consultar, presione un “doble clic” con el ratón”. La ventana de diálogo se cerrará, el sistema automáticamente recorrerá el organigrama y se posicionará sobre el dato correspondiente.

Figura 8-10 Ventana de Diálogo para consultar por Usuarios.

Otra forma de realizar la búsqueda de un empleado, es que usted debe posicionarse sobre la caja de texto “Buscar Por” e introducir las primeras iniciales del nombre o el nombre completo y al terminar, presione la tecla <Intro>. La ventana de diálogo se

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cerrará, el sistema automáticamente recorrerá el organigrama y se posicionará sobre el dato correspondiente.

Para salir del diálogo se requiere presionar el botón de acción "Cancelar" o la tecla “Esc” para no tomar la acción que se estaba efectuando en ese momento.

Lista de Departamentos

Antes de entrar a esta opción, deberá tener abierta la ventana que muestra la estructura organizacional de la empresa.

Al ser activada la opción de ”Lista de Departamentos” en el menú secundario de la opción "Extensiones" del menú primario, se presenta una ventana como se muestra en la Figura 8-11.

Figura 8-11. Ventana de Diálogo para consultar por Deptos.

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Esta opción permite realizar una búsqueda más directa y rápida sobre un departamento en particular.

En la caja de texto “Lista de Nombres de Departamentos”, usted puede seleccionar algún nombre en particular, una vez encontrado el dato que desea consultar, presione un “doble clic” con el ratón”. La ventana de diálogo se cerrará, el sistema automáticamente recorrerá el organigrama y posicionará sobre el dato correspondiente.

Otra forma de realizar la búsqueda de un departamento, es que usted debe posicionarse sobre la caja de texto “Buscar Por” e introducir las primeras iniciales del nombre o el nombre completo y al terminar, presione la tecla <Intro>. La ventana de diálogo se cerrará, el sistema automáticamente recorrerá el organigrama y se posicionará sobre el dato correspondiente.

Para salir del diálogo se requiere presionar el botón de acción "Cancelar" o la tecla “Esc” para no tomar la acción que se estaba efectuando en ese momento.

B. Información adicional para cada usuario

Dentro de los datos de cada persona perteneciente al organigrama existe un conjunto de estos que se denomina información extra , estos datos se dividen en tres grupos Datos de Movimiento , Datos de Extensión , e información extra. La información de los ultimos 2 grupo unicamente se utilza si se desea que aparezca en la impresión de directorio, la información del primer grupo se utiliza para llevar un control de altas, bajas y cambios de personas en el organigrama desde un sistema externo.

Este dialogo de información extra es similar al siguiente:

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Dentro de los datos extras que se puede modificar a cada usuario están los COS de PBX tanto para restringir como para liberar extensiones y códigos de autorización en el PBX, esto se usa si usted tiene habilitado el modulo de restricción de llamadas.

C. Impresión del directorio

Objetivo

Una ves que llena la base de datos de personas en el organigrama, esta información puede ser utilizada para otros fines además de la propia de Omnitel, asi que Omnitel proporciona una herramienta para su explotación de una maneras sencilla.

Generación de datos de directorio en una ventana

Los datos de personas pueden ser ordenados por Nombre de la persona , Codigo de Autorización , Extensión de la persona , DID, y centro de costo, ademas que se puede escoger que información de cada persona aparecera en cada renglón y si se requiere solo saber cierta información se pueden configurar filtros.

Para generar un reporte del directorio es necesario acceder al dialogo de impresión de directorio mediante el menu Extensiones | Impresión de directorio, para que este menu este activo es necesario que la ventana de organigrama este abierta.

El dialogo de Impresión de Directorio es algo similar al siguiente:

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En este Dialogo tenemos 4 conjuntos de datos, el primero es el orden, donde se puede seleccionar como queremos que se ordene el directorio que imprimirá , el segundo son los campos que usted desea que sean impresos, el cuarto se refiere a en que dispositivo sera impreso el directorio, y el cuarto nos da la oportunidad de filtrar la información del directorio.

La cobertura parcial o total es un posible filtro por departamentos, si selecciona Parcial, el directorio solo imprimiría datos relacionados con el departamento o persona que este seleccionado en el organigrama en ese momento, si seleccionas Total el filtro por departamento no tendrá efecto.

Si usted desea filtrar la información con algunos otros criterios deberá de oprimir el botón de Rango de Filtros y aparecerá el siguiente dialogo:

En este dialogo usted podrá seleccionar diferentes criterios de filtración con sus datos correspondientes, una ves que hizo lo anterior, deberá de presionar el botón de Aceptar para que los datos que escribió tengan efecto.

Para generar el directorio impreso deberá de presionar el botón de Aceptar y aparecerá la información en la pantalla o en la impresora.

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D. Alta y baja automática de personas en el organigrama

Manejo de Archivo de cambios en el organigrama.

La alta, baja, y cambio de datos en el organigrama se puede hacer utilizando un archivo tipo texto en el cual cada campo es delimitado por comas, un ejemplo de este archivo esta en el directorio donde corre omnitel y se llama EjemploOrganigrama.txt, para que Omnitel cargué este archivo es necesario utilizar el dialogo que se obtiene al accesar la opcion Extensiones/Importación de archivo tipo texto y aparecera el siguiente dialogo:

Una ves que se de aceptar a este dialogo, usted necesitara cerrar la ventana del organigrama y Omnitel cargara el archivo la siguiente ves que abra el organigrama.

E. Generacion automatica de codigos de autorización.

Configuracion de longitud de codigo

En el dialogo de datos generales usted deberá de configurar la longitud de los códigos de autorización que se generaran de manera automática.

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Generación de códigos

Omnitel generara automáticamente códigos de autorización nuevos a todos los usuarios que cuenten con uno mas de estos, acensando la opción Extensiones/ Generar códigos de autorización, cada código es etiquetado con la fecha en que fue generado con el propósito de poder borrar códigos con rango de fechas de generación. Así mismo se generara un archivo con la lista de códigos nuevos para poderlos sincronizar con el PBX.

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En esta grafica se muestra las fechas de generación de códigos de manera automática.

Una ves que se generan los códigos Omnitel manda un correo electrónico a cada persona con su nuevo código de autorización telefónico.

Sincronización automática de códigos con el PBX

Através de un script grafico es posible que Omnitel sincronice automáticamente la lista de códigos generada con los usuarios en el PBX.

Alta de Tipos especiales de llamadas

A. Definiciones

Una troncal es una línea telefónica que esta conectada a una central telefónica llamada ( Central Office ), este tipo de líneas tienen la capacidad de recibir y generar llamadas, pero no tienen la capacidad de manejar eléctricamente la línea, esto quiere

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decir no se les puede conectar un teléfono, su función realmente es la de simular un teléfono.

Una línea de extensión tiene la capacidad de recibir y generar llamadas y de manejar eléctricamente un teléfono, a este tipo de líneas es a donde se conectan los teléfonos del conmutador.

En los tres diálogos el de troncal a troncal, el de teléfonos especiales y el de troncales especiales, se manejan el botón de insertar el cual sirve para anexar un nuevo registro a la base de datos, el de borrar que sirve para borrar el registro que tiene como titulo el nombre del registro, y el de cambiar, el cual sirve para actualizar la información del registro que tiene como titulo el nombre del registro.

B. Llamadas troncal-troncal

Objetivo

Si su conmutador tiene la capacidad de recibir llamadas por una troncal y sacar esa misma llamada por alguna otra troncal con o sin intervención de una extensión, es conveniente que usted configure esta posibilidad de llamadas, ya que si bien tener una conmutador con este tipo de capacidades es muy util, si no se controla puede llegar a ser un punto de abuso, ya que cualquier persona ajena a su empresa que conozca el esquema de seguridad de su conmutador, podría hacer uso de los recursos de este pagando el costo de una llamada local.

Si usted tiene una red de conmutadores, el objetivo de poder obtener un análisis de llamadas troncal a troncal es el de poder saber que tan buen uso se le da esta dando a sus enlaces privados, ya que estos no solo están siendo usados por las extensiones del conmutador a donde estas están conectadas, también están siendo usadas por las extensiones de los demás conmutadores.

Altas, bajas y cambios de configuración de llamadas troncal a troncal

Antes de comenzar a configurar llamadas troncal a troncal es importante que usted conozca a donde estan conectados todos los números de circuito de sus troncales.

Es conveniente que agrupe sus troncales en grupos de acuerdo a su procedencia, por ejemplo un grupo de troncales publicas ( a la calle ) , un grupo de que represente un enlace al conmutador B , siendo el suyo el conmutador A, ect.

Para identificar correctamente una llamada de troncal a troncal es necesario saber por que grupo de troncales entro a su conmutador y por cual salió, por lo cual usted deberá de hacer un registro de configuración por cada combinación de grupo de troncales que existan en su conmutador, por ejemplo si usted tiene 3 grupos de troncales el A el B y el C, usted debera de dar de alta los siguientes registros: AB, AC, BA, BC, CA y CB.

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Para acceder a la configuración de llamadas troncal a troncal lo hará mediante el menú Tipos de Llamadas | Troncal a Troncal con lo cual aparecerá un dialogo con el siguiente:

El campo de Descripción es el titulo del registro que sirve como llave de acceso y como descripción de la llamada en los reportes

Los costos se pueden asignar de una manera estática usando las cajas de texto de costo por minuto y por llamada, o dinámica dependiendo del numero marcado, utilizando el nombre de una tabla de costos, previamente definida en el menú Tablas de Costos | Tablas especiales.

La identificación de la llamada se hace mediante la comparación de los números de circuito que por los que la llamada fue hecha, con los rangos de números de circuito definidos en este dialogo. Por ejemplo si se define que una llamada que entra por los circuitos entre el 010101 y el 010130 viene de Acapulco y una llamada que por los circuitos ente el 010201 y el 010220 salen a Monterrey y el conmutador esta en México, el sistema identifica a una llamada troncal a troncal que entro por el circuito 010125 y salió por el 010215 como una llamada Acapulco-Monterrey y en el caso de la figura anterior le asignara un codigo de autorización en la base de datos igual a 00110 y una extensión igual a 00210.

Los códigos y las extensiones de cargo se utilizan para agrupar en el organigrama este tipo de llamadas y asi poder utilizar todas las herramientas de Omnitel que se utilizan con personas.

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C. Troncales especiales

Objetivo

Para poder generar estadísticas de llamadas hechas a través de enlaces privados o de diferentes compañías de larga distancia se utiliza la configuración de Troncales especiales.

Altas, bajas y cambios de configuración de llamadas a troncales especiales

Para entrar a configurar sus troncales especiales usted deberá de hacerlo a través del menú Tipos de Llamada | Extensión a Troncal el cual abrirá un dialogo como el siguiente:

Usted deberá insertar un registro con su descripción por cada una de las troncales especiales de su conmutador.

Para dar de alta los circuitos correspondientes a enlaces privados usted deberá de asignar de una manera manual o por tablas de costos especiales predefinidas de números marcados los costos con los cuales Omnitel tarificara dichas llamadas.

Para dar de alta los circuitos correspondientes a las compañías telefónicas Omnitel asumiría que su conmutador esta conectado a una compañía telefónica principal la cual se regirá por la tabla de costos del sistema, y las troncales correspondientes a las compañías

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adicionales se deberán de dar de alta en este dialogo, marcando cada una de ellas como compañía telefónica.

D. Números especiales

Objetivo

Los números telefónicos especiales sirven para identificar aquellas marcaciones que tengan un propósito diferente para la empresa, o que estén restringidos o que se les quiera tarificar de una manera diferente, o en algunas ocasiones los conmutadores están conectados a sistemas de ruteo de llamadas en enlaces privados que funcionan mediante el numero marcado.

Altas, bajas y cambios de configuración de llamadas a teléfonos especiales

Para acceder al dialogo de Teléfonos especiales se hace a través de el menú Tipos de llamada | Extensión a telefonos, usted vera un dialogo como el siguiente

En la lista de telefonos usted puede incluir telefonos completos o inicios de telefonos, ademas que puede hacer una discriminación por longitud de digitos marcados

Los costos se pueden asignar de una manera estática usando las cajas de texto de costo por minuto y por llamada, o dinámica dependiendo del numero marcado, utilizando el nombre de una tabla de costos, previamente definida en el menú Tablas de Costos | Tablas especiales.

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Tablas de costos, horarios de descuento y códigos de área

A. Objetivo

Omnitel permite que usted le de mantenimiento tanto a la descripción de sus códigos de área para larga distancia como a los costos de estas llamadas, la manera en que Omnitel organiza esta información se divide en tres conjuntos de información entrelazados, estos conjuntos se pueden acceder a través de tres diálogos los cuales son:

Códigos de Área:

Permite definir los códigos de área nacionales e internacionales y su correspondiente referencia a la tabla de costos, estas referencias se denominan numero de renglón.

Costos

Esta opción edita la tabla de tarifas, permitiendo especificar los costos y sus descuentos por horario por cada numero de renglón.

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Horarios

La opción de “Horarios” contiene una tabla de descuentos aplicables en la realización de llamadas.

B. Códigos de área

Al ser activada la opción de "Códigos de Area” en el menú secundario de la opción "Largas-Distancias" del menú primario, se presenta un diálogo como se muestra en la Figura 7-2.

Figura 7-2. Actualización de la Tabla de Códigos de Area

En este diálogo se pueden alimentar, eliminar o cambiar códigos de áreas o nombres de regiones, ya sea nacionales o internacionales.

Llenado del Diálogo

En la caja de texto “Código de Arrea” introduzca los primeros dígitos del código de área, que puede tener los valores correspondientes a Larga Distancia Nacional o Internacional. En el caso de México, la correspondencia de estos valores son: “01” (Nacional), “001” (Estados Unidos y Canadá) y “00” (el resto del mundo) y lo demás corresponderá al código de área de la localidad.

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Para la caja de texto “Lugar”, alimente una descripción que identifique al número y código de área que introdujo en el campo anterior.

Al llenar manualmente el diálogo, si el código de área identifica a alguna localidad en el mundo, automáticamente desplegará un número identificador en la caja de texto “Renglón en la Tabla de Costos”.

El valor que se muestra en la caja de texto “Renglón en la Tabla de Costos”, es un número que permite agrupar varias regiones que cumplen con características similares de costo.

Para dar de alta un código de área se necesita llenar cada una de las cajas del diálogo. Una vez realizado esto se deberá presionar el botón de acción "Insertar" del diálogo.

Consulta y Modificación de Largas Distancias

Para modificar o consultar un código de área, primero se requiere seleccionar el número. Para efectuar la consulta, deberá dar entrada en la caja de texto “Código de Área” a un valor ya existente y al presionar la flecha de la caja de dialogo y automáticamente desplegará la información del lugar y el número de renglón. El mismo procedimiento se lleva a cabo cuando se desea hacer una búsqueda por la caja de texto “Lugar”.

Vea la Figura 7-3 y Figura 7-4 y observe la lista de valores.

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Figura 7-3 Ayuda para la Actualización de Código de Área

Figura 7-4 Ayuda para la Actualización de Regiones

Modificación de Largas Distancias

Para realizar algún cambio sobre este diálogo se requiere, realizar una consulta del dato que desea modificar, así como se explicó en el inciso anterior.

Si modifica información y desea que los cambios se hagan válidos, deberá presionar el botón de acción Cambiar para que Omnitel tome los nuevos valores.

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Eliminación de Largas Distancias

Para dar de baja uno de los códigos de área se requiere efectuar la consulta.. La selección del código de área lo puede efectuar como se explicó en el punto de Consulta y Modificación de Largas Distancias, luego de ello se deberá utilizar el botón de acción Borrar del diálogo para elimine el valor de la lista y de la base de datos de Omnitel.

Limpiar Dialogo

En el caso de haber llenado de datos el dialogo y quererlo limpiar para capturar datos diferentes se deberá activar el botón de acción “Limpiar”, con esta acción no se grabara ninguno de los datos que existan en ese momento en el dialogo.

Salida del Diálogo

Para salir del diálogo se necesitará presionar el botón de acción "Cancel" o activar la tecla de “Esc”.

C. Costos

Ya que muchas regiones se tarifican de la misma manera, es conveniente agruparlas para facilitar el mantenimiento de las tarifas, Omnitel agrupa estas regiones llamándolas Renglones de costos , los cuales son asociados con los códigos de área en el dialogo”Códigos de Área” explicado en la sección pasada.

Dentro de cada renglón es posible especificar datos de costos, de tipo de llamada, de horario de descuento y una descripción del área a que hacen referencia para tener una mejor visualización de estos.

Llenado del diálogo

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Al ser activada la opción de “Costos”, aparecerá el diálogo que se presenta a continuación, en la Figura 7-5.

Figura 7-5. Tabla de Tarifas.

La caja de texto "Número de Renglón" deberá contener un número que relaciona un grupo de codigos de area y que tienen la misma forma y montos de tarificaion.

La caja de texto "Tiempo 1er Periodo" define la duración inicial de tiempo de la llamada en la cual se hara un cargo diferente al resto de la llamada este cargo esta definido en la caja de texto “Costo 1er Periodo”y el tiempo esta definido en segundos

La caja de texto "Costo por Periodo" deberá tener una cantidad numérica que represente el costo por cada periodo de tiempo expresado en segundos. Este dato estará relacionado con el contenido de la caja de texto “Tiempo de Periodo (Segs)”. .

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La caja de texto "Tiempo de Periodo (Segs)" deberá contener un valor expresado en segundos y está relacionado con el costo por periodo.

Dentro de la caja de texto “Moneda”, usted puede escoger el botón de discriminación “Dólares” o el botón de “Pesos”, si desea costear sus llamadas en moneda nacional o dólares respectivamente.

En la caja de selección “Horarios de Descuento”, usted puede escoger el horario de descuento con desea costear las llamadas que correspondan a la región que agrupa el número de renglón de la tabla de costos.

Para seleccionar el horario de descuento, posicionese sobre la lista de seleccion “Horarios de Descuento” e introduzca el nombre del horario

Cualquier renglón pude ser marcado como llamada a celular marcando el boton de selección “Marcar como llamada a Celular”.

La actualización de la tabla de tarifas ofrece la oportunidad de dar de alta o modificar renglones de la tabla.

Una vez finalizada la alimentación del diálogo, proceda a la activación del botón de acción “Aceptar”.

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Consulta en la tabla de Tarifas

Para modificar o consultar un renglón en la tabla de tarifas, primero se requiere seleccionar el valor de la región. Para efectuar la consulta, deberá de seleccionar un grupo de la caja de selección “Número de Renglón”, y los datos de este aparecerán en el dialogo..

Modificación en la Tabla de Tarifas

Para modificar la configuración alguna región, se requiere efectuar la consulta de un número de renglón, así como se explicó en el inciso anterior.

Posteriormente, deberá modificarse alguna de las demás cajas de texto y grupo de botones de discriminación y presionar el botón de acción "Aceptar" del diálogo.

Ver la Figura 7-6 y observe la lista de valores cuando efectúa una consulta por región (número de renglón).

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Salida del Diálogo

Para salir del diálogo se requiere presionar el botón de acción "Cancel" o la tecla “Esc” para no tomar la operación que se estaba efectuando en ese momento y salir del diálogo.

D. Horarios de descuento

La opción de horarios especiales le ayudará a configurar sus horarios de descuento permitiéndole mayor exactitud en el costeo de sus llamadas.

Esta configuración le permitirá agrupar uno o varias regiones dependiendo de las características de costeo de cada una.

Llenado del Diálogo

La selección de la opción "Horarios" del menú secundario de "Configuración" hará que aparezca un diálogo como el que se presenta en la Figura 7-8.

Figura 7-8. Actualización de Descuentos en Horarios Especiales.

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Dentro de la caja de seleccion “Descripción” introduzca un nombre de descriptivo para el horario de descuento que desea manejar.

En este diálogo de actualización de descuentos en horarios especiales se observan hasta cuatro grupos de horarios semanales en los que se tienen varios cajas de texto para llenar.

La primer columna del diálogo indica el horario en que se aplicará el descuento especial. Las demás columnas indicarán los porcentajes a aplicar según el día de la semana.

La activación del botón de acción "Insertar" hará que todos los cambios realizados sobre este diálogo sean aplicables al costeo de las llamadas. La selección del botón de acción "Cancel" hará que ninguno de los cambios realizados sobre el diálogo no sean tomados en cuenta.

Cuando se presiona cualquiera de los botones de acción "Insertar" o "Cancel", el diálogo desaparece.

Consultas de Horarios de Descuento

Para consultar algún horario de descuento, se requiere que éste sea seleccionado.

Para efectuar esta operación, deberá posicionarse sobre la caja de selección “Descripción” y escoger el nombre del horario de descuento que desee cosultar.

(Ver Figura 7-9) sobre la cual, usted podrá escoger el horario deseado.

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Figura 7-9. Diálogo de Horarios de Descuento que muestra su lista de valores.

Modificación de Horarios de Descuento

Para realizar algún cambio sobre este diálogo se requiere, primeramente realizar una consulta del horario que desea modificar, así como se explicó en el inciso anterior.

Usted puede realizar las modificaciones que crea conveniente y para que Omnitel tome los nuevos datos para el costeo de sus llamadas, deberá presionar el botón de acción “Cambiar”.

Eliminar Horario de Descuento

Para borrar la definición de un horario de descuento, deberá primeramente consultarlo, así como se explicó en el inciso anterior. Una vez que se visualice en el diálogo el horario, se deberá presionar el botón de acción "Borrar".

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Limpiar Dialogo

El botón de acción “Limpiar” sirve para borrar los datos presentes en la pantalla de configuración de habitaciones. Si se aplica esta opción no se afecta la base de datos, sólo se borran los datos de la ventana.

Salida del Diálogo

Para salir del diálogo se requiere presionar el botón de acción "Cancel" o la tecla “Esc” para no tomar la acción que se efectuaba en ese momento y salir del diálogo.

Administración, generación de reportes y gráficas.

Reportes

A. Objetivo

La configuración de consultas y reportes es una de las herramientas más poderosas de este paquete. La intención de configurar reportes es la de tener registrados patrones establecidos para la explotación de su información.

Usted podrá modificar las configuración de reportes que vienes ya hechas en Omnitel , o podrá generar nuevas.

Cualquier configuración nueva que usted haga quedara grabada en disco y podrá ser usada en cualquier momento tanto para generar un reporte unitario como un grupo de reportes.

Cuando se activa la opción "Configurar" del menú secundario de "Reportes", aparecerá una ventana como la que se muestra en la Figura 10-2.

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Figura 10-2. Ventana de Configuración de Consultas y Reportes.

B. Configuración de un Nuevo Reporte

La configuración de un reporte necesita primeramente de un nombre que identifique al patrón que se está configurando para futuras referencias. La caja de texto "Nombre del Reporte" sirve para señalar este nombre.

Dentro de la caja de “Criterios de Configuración” aparece una serie de botones, al seleccionar cada uno de éstos, le desplegará una ventana para que usted pueda crear el formato del reporte que requiere.

Las opciones que muestra “Criterios de Configuración” se detallan a continuación:

♦Orden del Reporte

♦Tipos de Llamadas

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♦Campos a incluir

♦Criterios de Filtración

♦Formato

Omnitel soporta figuras tipo BitMap en caso que se requiera agregar un logo, un encabezado personalizado al reporte, etc. Para activar esta función, basta con activar el botón de discriminación “BitMap” y dentro de caja de selección “Buscar Archivo” se escoge la ruta donde se encuentra el archivo tipo BitMap.

Dentro de la caja “Nombre del Archivo a Exportar” se alimenta un nombre representativo a la función del reporte. El formato del reporte generado puede ser creado en un archivo tipo texto para su exportación a otra aplicación o tipo HTML, Excel, PDF o Texto para enviarlo a una dirección de correo electrónico.

Es posible configurar una dirección de FTP para que el archivo exportado sea mandado tanto de manera manual como automática.

Cada reporte pude ser público o pertenecer a uno o varios usuarios de WEB y OmniView esto con el objetivo de que cada usuario remoto solo visualice los reportes que el administrador le asigne, cabe mencionar que cuando aunque 2 usuarios pueden tener acceso remoto al mismo formato de reporte cada uno solo podrá ver la información que pertenezca al dominio de cada usuario. Por ejemplo si un usuario del departamento de sistemas y a uno del departamento de contabilidad se les asigna un reporte detallado de extensiones, el usuario de sistemas vera solo las llamadas de sistemas y igualmente el de contabilidad solo las de contabilidad.

Orden del Reporte

Al seleccionar el botón de “Orden del Reporte”, le aparecerá el diálogo que se muestra en la Figura 10-3.

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Figura 10-3 Configurar por Orden de Reporte

Sobre este diálogo, en la caja de selección “Tipo del Reporte”,usted puede escoger si lo desea ordenado por “Extensiones”, “Códigos de Acceso”, “Troncales” , “Departamentos”,”Centro de Costo”, “Clientes”, “Números Marcados”, “Lugar”,“Periodicidad de Eventos”,”Nombre de una persona” y en el caso de un hotel “Numero de Recibo”, basta con presionar el botón del ratón para seleccionar cualquier opción y posicionarse en el botón de “Aceptar”.

En el caso de los que usted seleccione ordenar su reporte por “Departamentos, “Centros de Costo”, “Nombre de una Persona” o dentro de “Periodicidad de Eventos” slecciona “Personas” o “Centros de Costo” Omnitel asignara a cada persona las llamadas que esta realizo, de la manera siguiente: Todas las llamadas hechas de cualquier extensión con los códigos de autorización marcados en la lista de códigos de la persona, y todas las llamadas que no tengan código de autorización que fueron hechas de cualquiera de las extensiones pertenecientes a la lista de extensiones de la persona.

Si usted escoge el tipo de reporte ordenado por “Departamentos”, notará que las opciones de la caja del lado derecho se activan. En la caja de selección “Nombre del Departamento”, usted puede seleccionar el nombre del departamento, compañía o empleado, dependiendo del nivel de jerarquía que requiera para el orden del reporte.

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Dentro de la caja de selección “Recorrer el Organigrama”, puede escoger que el recorrido de personas y departamentos lo haga al mismo nivel (horizontalmente) o en subniveles (verticalmente).

Figura 10-4. Visualizar impacto de la orientación.

Haciendo referencia al ejemplo que se muestra en la Figura 10-4; en el reporte, el recorrido horizontal se refleja desplegando los totales de cada departamento que se encuentren al mismo nivel del departamento que usted selecciona en la caja de selección “Nombre del Departamento”, es decir que aparecerán los totales de Contabilidad, Desarrollo. Administración y Dirección General, si usted selecciona cualquiera de los departamentos mencionados.

Si el recorrido es vertical,y usted selecciona Desarrollo, se desplegara todas las llamadas correspondientes a las personas que dependen de ese departamento, en este ejemplo serian las llamdas de Javier Salazar y las de Eric Torres.

En la caja de “Formato de Departamento”, usted le puede indicar si desea que le despliegue los nombres completos de los usuarios y las dependencias; si las opciones quedan deshabilitadas y los nombres son grandes en tamaño, Omnitel los truncará.

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Si usted escoge la opción de “Periodicidad de Eventos” se habilitaran las cajas de selección de la parte inferior baja del dialogo, utilizando las flechas que están en el lado derecho de cada una de estas , usted podrá formar una oración , semejante a “Los 10 Lugares con Mas Costo Gastado”. El resultado del reporte se generará en función de la oración configurada. Este tipo de reporte proporciona la ventaja de aislar información para obtener algo mas especifico.

Al completar la información requerida para este diálogo, presione el botón de “Aceptar” o si no desea guardar la información, presione el botón “Cancelar”.

Tipos de Llamadas

Al presionar el botón de “Tipos de Llamadas”, le aparecerá una ventana de diálogo como la que se muestra en la Figura 10-5.

Figura 10-5 Configuración por Tipos de Llamadas

En la caja de “Tipos de Llamadas”, usted puede seleccionar uno o varios de tipos de llamadas que usted desea que sean incluidas en su reporte.

Puede escoger todos o algunos de los siguientes tipos de llamadas:

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♦Llamadas Locales

♦Largas Distancias Nacionales

♦Largas Distancias Internacionales

♦Llamadas de Entrada

♦Llamadas a Teléfonos Especiales

♦Llamadas hechas por troncales especiales

♦Llamadas Troncal a Troncal

♦Interextensiones

♦Llamadas a teléfonos celulares

También puede usted escoger tipos de llamadas predefinidas en teléfonos especiales y troncales especiales así usted podrá agrupar por tipos de llamadas muy específicos por ejemplo las llamadas hechas a sus sucursales.

Es posible que usted requiera solo cierta información de algunos tipos de llamadas por ejemplo, si usted require un reporte que incluya todas las llamadas de largas distancia nacional y de las internacionales solo las hechas a Los estados unidos , usted deberá de seleccionar como tipo llamada a incluir las largas distancias nacionales y las internacionales , y seleccionar el botón de discriminación de filtros de las llamadas internacionales, usted podrá entonces configurar un filtro de llamadas que comiencen con 001, como se muestra en el apartado de filtros de llamadas.

Al terminar de seleccionar el tipo de llamadas, presione el botón de “Aceptar” para continuar.

Campos a incluir

La opción de campos incluir solamente sera utilizada cuando el reporte sea detallado, esto es que usted desee que aparezca el detalle de cada una de las llamadas que conforman el reporte.

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Al presionar el botón de “Campos a Incluir”, le aparecerá una ventana de diálogo como la que se muestra en la Figura 10-6.

En la caja de “Campos a Incluir”, usted puede seleccionar uno o varios de campos que desea que aparezcan como columnas de información en su reporte.

Sobre esta ventana de diálogo se muestran dos cajas de selección “Datos de la llamada” y “Campos a Desplegar”.

Dentro de la caja de selección “Datos de llamada” se presentan una lista de campos que se puede escoger para que aparezcan como columnas en el reporte.

Figura 10-6 Configuración por Campos a Incluir

Ambos listados de campos tienen la capacidad de aceptar múltiples selecciones, sobre las cuales actúan los botones de “Agregar”, “Todos”, “Borrar Seleccionados” y “Vaciar Lista.

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Usted deberá de tener en la lista de “Columnas a Desplegar” solamente los campos que desee que sean impresos en el reporte que esta configurando.

Si deseamos limpiar toda la caja de “Columnas a Desplegar, basta con presionar el botón de acción “Vaciar Lista”.

Al terminar de hacer uso de este diálogo y para hacer efectivas todas las operaciones realizadas, presione el botón de “Aceptar”.

Criterios de Filtración

Al presionar el botón de “Criterios de filtracion”, le aparecerá una ventana de diálogo como la que se muestra en la 10-7.

Esta sección ayuda a aislar cierta información particular que se requiera observar con más detalle. Existe un filtro para cada una de las opciones presentadas por la sección "Tipos de llamadas".

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Figura 10-7 Configuración por Criterios de Filtración

Como se comentaba anteriormente, la sección de "Criterios de Filtros" tiende a aislar cierta información específica que a usted o a su empresa interesan. La activación de una caja de selección hace que se tome en cuenta solamente la información que cumpla con las condiciones establecidas a un lado de esta caja.

Para seleccionar las cajas de criterios de filtración, deberá posicionar el botón de la izquierda y presionar el botón del ratón para activar la opción y de esta manera permitirá el acceso a la entrada de las cajas de texto.

Por ejemplo, si se quiere crear un filtro y tomar solamente la información de las llamadas realizadas entre una hora del día y otra, se deberá activar la caja de selección

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"Hora" y especificar la hora inicial y final de las posibles llamadas realizadas en este rango.

Si se desea formar un criterio de filtración por “Extensión”, se le especifica un rango inicial hasta un número límite. En caso que se desconozca el rango de extensiones a alimentar en las cajas de texto, en cada una de ellas se pueden realizar consultas. Para hacer consultas de extensiones, posicione y presione el ratón sobre el botón que tiene dibujada una flecha hacia abajo, sobre la caja de texto le aparecerá una ventana con las extensiones existentes, seleccione una de ellas ya sea con el uso del ratón o con el movimiento de las teclas.

Para formar un criterio de selección por “Número Telefónico Marcado”, se le puede indicar un número telefónico completo o también puede especificarse que tome los tres primeros dígitos. Por ejemplo:

Núm. Telefónico 8358 8360

Indica que el reporte estará condicionado a desplegar las llamadas registradas que empiezan con los números “8358”, “8359” y “8360”

Núm. Telefónico 001 001723

Indica que el reporte estará condicionado a desplegar las llamadas realizadas a Canadá o Estados Unidos, que empiecen con “001” hasta encontrar el límite de “001723”.

En el criterio de filtración por “Duración de la Llamada”, el rango de números que se introduzcan en las cajas de texto, deberá cumplir con el formato de: Hora:Minutos:Segundos.

Por ejemplo: 00:10:00 Las llamadas que duran 10 minutos.

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01:15:00 Las llamadas que duran 1 hora con 15 minutos.

En el criterio de filtración por “Costo de la Llamada”, usted puede alimentar el rango de costos que requiera conocer, los números a alimentar pueden ser enteros o fraccionarios.

Se puede usar uno o varios criterios de filtración simultáneamente, el reporte que obtendrá contendrá solo la información de las llamadas que cumplan con los criterios usados.

Si se desea formar un criterio de filtración por “Códigos de Acceso”, se le especifica un rango inicial hasta un número límite. En caso que se desconozca el rango de códigos de acceso a alimentar en las cajas de texto, en cada una de ellas se pueden realizar consultas. Para hacer consultas de códigos de acceso, posicione y presione el ratón sobre el botón que tiene dibujada una flecha hacia abajo, sobre la caja de texto le aparecerá una ventana con los códigos de acceso existentes, seleccione una de ellas ya sea con el uso del ratón o con el movimiento de las teclas.

En el criterio de filtración de “Tamaño del Número Marcado” podemos indicarle que despliegue el número marcado mayor a un número de dígitos definido o menor a un número de dígitos definido. Es decir, con esta opción podremos obtener información de llamadas cuyo número marcado excede al tamaño estándar, por ejemplo una llamada a un banco para consultar un saldo.

El criterio de filtración “Troncal” se utiliza para conocer llamadas hechas a través de una o de un rango de troncales

.

El criterio de filtración “Numero de cliente”sirve para desplegar en el reporte las llamadas hechas con el código de un rango de números de cliente.

El criterio de filtración “Centro de costo” sirve para generar un reporte que contenga llamadas hechas por un grupo de personas pertenecientes a un rango de centros de

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costos, para que este filtro tenga efecto es necesario que el reporte sea ordenado por centro de costo.

El criterio de filtración “Departamento” sirve para obtener un reporte que solo incluyan las llamadas hechas por personas pertenecientes a un departamento, hay que tomar en cuenta que las llamadas de una persona son todas aquellas que se hicieron de la extensión de la persona sin código de autorización y todas las llamadas que se hicieron de cualquier extensión con el código de autorización de dicha persona.

El criterio de filtración “Descripción”sirve para generar reportes que incluyan llamadas que tengan en su campo de descripción una cadena de caracteres especifica.

El criterio de filtración “Persona” sirve para obtener las llamadas especificas de una sola persona. Por ejemplo si se utiliza este filtro y se ordena el reporte por extensiones, obtendremos un reporte de las llamadas hechas por dicha persona agrupadas y totalizadas por el numero de extensión que utilizo esta persona para hacer dichas llamadas.

Una vez establecidos los criterios de filtración, para que sean aceptados, usted deberá presionar el botón de acción de “Aceptar.

Formato

Al presionar el botón de “Formato”, le aparecerá una ventana de diálogo como la que se muestra en la Figura 10-8.

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Figura 10-8. Activación de Opciones para Reportes Detallados

Los reportes se pueden obtener en formatos detallados o condensados. Un detallado desglosa cada uno de los movimientos de acuerdo a los parámetros de configuración y el concentrado presenta la información totalizada sin mostrar el detalle.

Si en la caja “Tipo de Impresión” se activa la opción de “Reporte Detallado” nos permite activar todas las opciones de “Datos en Totales” y las de “Tipos de llamadas a Imprimir”, la información se presentará desglosada; de lo contrario, se desplegará concentrada.

Cuando se encuentra desactivada la opción de “Reporte Detallado” se activa la caja de “Reportes Condensados” y también nos permite activar algunas opciones de “Datos en Totales” tales como: “Imprimir Costos Acumulados”, “Imprimir Códigos de Acceso”, “Redondeo de Tiempo de la Llamada”, “Imprimir Impuesto Desglosado”, se explicarán cada una de ellas en “Reportes Detallados”. Ver Figura 10-9.

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Figura 10-9. Activación de Opciones para Reportes Condensados.

Dentro de la caja de selección de “Reportes Condensados” se pueden activar las siguientes opciones:

Utilización

Con la activación de este parámetro se obtiene un porcentaje de uso de troncales, extensiones, etc., de acuerdo a los tipos de llamadas que incluye el reporte.

Por ejemplo; Cómo saber cuál es la probabilidad de que una troncal esté ocupada de las 8:00 a.m. a 1:00 p.m. de Lunes a Viernes?

Primeramente el parámetro de utilización de estar activado, el reporte diseñado para presentarse ordenado por troncal y en “Criterios de Filtración” se le indica la hora. Al generar el reporte se le indican las fechas para que tome el rango de Lunes a Viernes, y el reporte generara un numero entre 0 y 100 el cual indica el porcentaje de tipo utilizado por cada troncal en los rangos de horas y fechas indicados.

Porcentaje de Costo en Llamadas

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Con la activación de este parámetro se obtiene un porcentaje del costo de la llamada (nacional. local, etc.) con base en el costo total de llamadas.

Porcentaje de Número de Llamadas

Con la activación de este parámetro se obtiene un porcentaje del número de llamadas (nacional. local, etc.) con base al número total de llamadas.

Porcentaje de Tiempo de Llamadas

Con la activación de este parámetro se obtiene un porcentaje del tiempo de llamadas (nacional. local, etc.) con base al tiempo total de duración.

Costo de Llamadas

Con la activación de este parámetro se obtiene el costo total de llamadas de acuerdo a los campos que se incluyeron el reporte (larga distancia, nacional, internacional, etc.).

Número de Llamadas

Con la activación de este parámetro se obtiene el número total de llamadas de acuerdo a los campos que se incluyeron el reporte (larga distancia, nacional, internacional, etc.).

Tiempo utilizado en Llamadas

Con la activación de este parámetro se obtiene la suma de duraciones de las llamadas de acuerdo a los tipos de llamadas que fueron seleccionados (larga distancia, nacional, internacional, etc.).

En la caja “Datos en Totales” se visualizan las siguientes cajas de selección:

“Imprimir Costos Acumulados” indica que en el reporte se desplegarán la suma de cada uno de los subtotales hasta llegar a un gran total.

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La activación de la caja de selección “Imprimir Códigos de Acceso” indica que en el reporte se desplegará en los totales, los códigos de acceso correspondientes a los usuarios que realizaron las llamadas.

La activación de “Imprimir Columnas en Cero” indica que en el detalle del reporte se van a desplegar todas las columnas de los tipos de llamadas independientemente si están en ceros o no.

� Cuando se indica que el reporte será condensado la opción de “Imprimir Columnas en Cero” se deshabilita.

La activación de “Imprimir Totales de Servicio Medido” indica que la información del reporte detallará el total de las llamadas locales de acuerdo al orden del reporte seleccionado. Por ejemplo, el total de servicio medido se puede imprimir por cada extensión y al final del reporte, o por cada código de acceso, por cada departamento, etc.

� Cuando se indica que el reporte será condensado la opción de “Imprimir Totales de Servicio Medido” se deshabilita.

En este diálogo se pueden observar otros botones de selección, tales como los que se mencionan a continuación:

La activación de la caja de selección “Imprimir Totales Detallados” indica que en el reporte se desplegará los totales de acuerdo a los parámetros que haya definido en la caja de selección “Tipo de Llamada”.

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� Cuando se indica que el reporte será condensado la opción de “Imprimir Totales Detallados” se deshabilita.

La activación de la caja de selección “Redondeo del tiempo de la llamada” significa que el costo de las llamadas con dígitos fraccionarios serán redondeadas al siguiente número mayor.

Al activar “Imprimir Impuesto desglosado” se refiere que las llamadas tendrán incluido el impuesto al valor agregado.

Para que se forme una idea más detallada sobre la utilización de la caja “Reportes Condensados” observe y analice la Figura 10-10, la cual muestra un ejemplo de Reporte de “Extensiones Condensado” haciendo uso de cada uno de los parámetros de selección.

� Para obtener un reporte que haga uso de las opciones que se encuentran en la caja de selección de “Reportes Condensados”, debe tener la precaución de que la caja de selección “Reportes Detallados” esté desactivada.

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Figura 10-10. Ejemplo de Reporte de”Extensiones Condensado” haciendo uso de los parámetros de “Reportes Condensados”.

Visualice en la Figura 10-11, el ejemplo del resultado de un Reporte con la activación del botón de selección “Reporte Detallado”.

Al terminar del configurar su reporte, use el botón de acción “Insertar” para guardar su nuevo reporte.

Si desea descartar la información alimentada o desea salir de la ventana, presione el botón de acción “Cancelar”.

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Figura 10-11. Ejemplo de un Reporte “Extensiones Detallado” con la opción de “Reporte Detallado”.

Si el formato del reporte es detallado, usted podra seleccionar dentro de la caja “Tipos de llamadas a imprimir”, los tipos de llamadas que usted desea que su información sea impresa de una manera detallada. Por ejemplo si usted selecciono en los tipos de llamadas para su reporte “Llamadas de larga distancia nacional” y “llamadas locales” y en los tipos de llamadas a imprimir solo selecciono “Llamadas de larga distancia” usted obtendrá un reporte con la información desglosada de las llamadas de larga distancia y en los totales tendrá tanto llamadas de larga distancia como locales.

C. Generación de reportes

La generación de reportes se realiza una vez que se ha configurado al menos formato de reporte. La función de generar reportes es la de extraer la información de los archivos de llamadas costeadas por Omnitel según su configuración.

Al activar la opción "Generar" del menú secundario de "Reportes" aparecerá la Figura 10-13 que se presenta a continuación.

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Figura 10-13. Diálogo para Generación de Consultas y Reportes.

Para extraer la información de la base de datos de Omnitel, deberá especificarse el nombre de un formato de reporte previamente configurado dentro de la caja de texto "Título del Reporte". Si no está seguro de conocer bien el nombre del reporte, podrá visualizar la ventana de ayuda al posicionarse en el botón que tiene indicada una flecha hacia abajo, al presionar el ratón le mostrará la lista de nombres de reportes existentes.

Una vez que se le dio entrada al nombre del reporte a generar, proceda a introducir el rango de fechas para determinar la información que desea considerar. Las fechas límites dadas por las cajas de texto "Fecha Inicial" y "Fecha Final" deberá escribirse con el formato de Día/Mes/Año.

Luego, posesiónese sobre la caja de “Imprimir” y escoja el botón de discriminación “Pantalla” o “Impresora”, seleccione a su criterio cualquiera de las dos opciones dependiendo de sus necesidades, puesto que su reporte puede visualizarse en la pantalla o en papel.

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Al escoger el botón de selección "Salto de Página por Grupo de Movimientos" hará que imprima la información correspondiente según la configuración del reporte en páginas separadas. Es decir, si usted desea obtener un reporte por extensiones imprimirá la hoja correspondiente a cada extensión, pero haciendo un corte por hoja cuando detecte el comienzo de una nueva extensión. El objetivo de escoger esta opción es si usted desea repartir a su personal el desglose de las llamadas correspondientes a su personal para que conozcan el uso del servicio telefónico.

La desactivación de esta opción no procederá a hacer el salto de página por grupo de movimientos, sino que provocará que imprima la información de acuerdo al tamaño del papel.

Al escoger el botón de selección "Incluir Encabezado en todas las páginas” hará que imprima un encabezado en la parte superior del reporte. El objetivo de escoger esta opción es que los reportes se desplieguen con un encabezado personalizado de la empresa, el cual fue definido en la sección de “Configuración de un nuevo Reporte”.

La desactivación de esta opción dará como resultado que los reportes se impriman o se desplieguen en pantalla con un encabezado vacío.

Ahora, observe que en la caja de “Configuración” se visualiza un botón titulado como “Temporal”. La función de este botón es cambiar la configuración del reporte seleccionado sin modificar la configuración original. Al activar este botón aparecerán las mismas ventanas explicadas en la sección de Configuración de un nuevo reporte.

Una vez realizada la configuración temporal, el reporte se generará automáticamente tomando los nuevos cambios y estará listo para visualizarse en pantalla o en papel.

Esta opción es muy útil para analizar su información de una manera interactiva, ya que usted puede variar parámetros de la forma de un reporte especifico, generarlo y obtener la información en pantalla , sin tener que configurar un reporte nuevo cada ves que necesite información diferente.

120

Una vez concluidas todas las operaciones de selección de opciones, podrá generar el reporte activando el botón "Generar". Al activar este botón le aparecerá una ventana donde se le mostrará un conjunto de barras, las cuales le indican el porcentaje de procesamiento para generar este reporte. Ver Figura 10-14.

Figura 10-14. Ventana de visualización de avance en la Generación de un Reporte.

Observe que al generar el reporte le muestra el número de total de llamadas (número de la derecha) y el número de llamadas procesadas (número de la izquierda)

Una vez finalizado el proceso de generación del reporte, active el botón de acción “Imprimir” y el reporte será desplegado en el dispositivo correspondiente de acuerdo a la activación de los botones de discriminación de "Impresora" o "Pantalla".

Si no se desea generar ningún reporte y si se quiere salir de este diálogo se deberá activar el botón de acción "Cancelar" o la tecla “Esc”.

121

� Para el uso de esta opción, la información de las llamadas debe estar previamente “tarificada”.

D. Visualización de reportes

Una vez extraída (generada) la información de alguno de los reportes configurados, se podrá seleccionar la opción "Pantalla" del menú secundario de "Reportes".

Al escoger esta opción, se mostrará un diálogo tal y como se ve en la Figura 10-15.

Figura 10-15. Diálogo para realizar consultas de reportes con información previamente generada.

El nombre del reporte deberá ser el mismo utilizado para la extracción de la información de los archivos de llamadas costeadas por el conmutador. Si no tiene seguridad de conocer el nombre de este reporte, se podrá utilizar el botón que se encuentra a la derecha de la caja de texto “Nombre del Reporte”, al presionar el botón del ratón le mostrará una lista de los reportes existentes que ya fueron previamente configurados y generados.

122

�

Para visualizar un reporte en pantalla, ésta debe haber sido generado (“Generar Reporte”) previamente.

�

Si usted desea repetir el proceso de imprimir en pantalla el mismo reporte que fue previamente generado, no es necesario que accese la opción de "Configurar", ni tampoco la de "Generar", basta con volver a invocar "Pantalla", seleccionar el nombre del reporte en la lista correspondiente y presionar la botón de acción "Aceptar".

Para imprimir en pantalla, sólo es necesario activar el botón de acción "Aceptar". Si desea salir de la ventana de diálogo “Pantalla” sin imprimir, se deberá activar el botón de acción "Cancelar" o la tecla de “Esc”.

E. Impresión de reportes

Una vez extraída (generada) la información de alguno de los reportes configurados, se podrá seleccionar la opción "Impresora" del menú secundario de "Reportes"

Al escoger esta opción, se mostrará un diálogo tal y como se ve en la figura 10-16.

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Figura 10-16. Diálogo para imprimir reportes previamente generados.

El nombre del reporte deberá ser el mismo utilizado para la extracción de la información de los archivos de llamadas costeadas por el conmutador. Si no tiene seguridad de conocer el nombre de este reporte, se podrá utilizar el botón que se encuentra a la derecha de la caja de texto “Nombre del Reporte”, al presionar el botón del ratón le mostrará una lista de los reportes existentes que ya fueron previamente configurados y generados.

Al escoger la caja de texto "Salto de Página por Grupo de Movimientos" hará que imprima la información correspondiente según la configuración del reporte en páginas separadas. La desactivación de esta opción no procederá a ejecutar el salto de página por grupo de movimientos, sino que lo realizará hasta que finalice de imprimir de una hoja completa. Este punto ya se explicó anteriormente en "Configuración de un nuevo Reporte".

Al escoger el botón de selección "Incluir Encabezado en todas las páginas” hará que imprima un encabezado en la parte superior del reporte. El objetivo de escoger esta opción es que los reportes se desplieguen con un encabezado personalizado de la empresa, el cual fue definido en la sección de “Configuración de un nuevo Reporte”.

Para imprimir, sólo es necesario activar el botón de acción "Aceptar". Si desea salir sin imprimir de la ventana de diálogo “Impresora”, se deberá activar el botón de acción "Cancelar" o la tecla de “Esc”.

� Para enviar un reporte a impresora, ésta debe haber sido generado (“Generar Reporte”) previamente.

124

�

Si usted desea repetir el proceso de imprimir el mismo reporte con el que ha estado trabajando, no es necesario que accese la opción de "Configurar", ni tampoco la de "Generar", basta con volver a invocar "Imprimir", seleccionar el reporte en la lista correspondiente y presionar el botón de acción "Aceptar".

F. Exportación de Reportes

Al escoger esta opción, se mostrará un diálogo tal y como se ve en la figura 10-17.

Figura 10-17. Exportar un reporte como archivo texto, HTML, Excel, o PDF

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El uso de esta sección es para guardar sus reportes en archivos tipo texto, Excel, HTML, o PDF. El objetivo de almacenarlos con este formato es que usted puede exportarlos o trasladarlos a cualquier software y trabajar con la información de su reporte de acuerdo a su conveniencia. También permite la facilidad de enviar el reporte vía correo electrónico a un determinado usuario.

Una vez extraída (generada) la información de alguno de los reportes generados, se podrá seleccionar la opción "Exportar" del menú secundario de "Reportes".

La caja de “Tipo de Archivo de Salida” sirve para seleccionar el tipo de archivo en que se desea convertir el reporte.

Si usted escoge el botón de discriminación “Texto”, su información puede ser manejada sobre una hoja de cálculo, un procesador de palabras, etc.

Si usted escoge el botón de discriminación “HTML su información se convierte en formato HTML para ser enviada posteriormente vía correo electrónico.

�

Si usted desea usar la sección de “Exportar”, debe tener seleccionado un reporte, ya sea en forma de icono o en forma de ventana, de lo contrario esta opción estará inhabilitada.

En la caja de texto “Nombre del Archivo de Salida”, introduzca un nombre representativo que identifique la información de su reporte.

Una vez finalizada la alimentación de la información sobre esta ventana de diálogo, presione el botón de acción “Aceptar”.

Si desea salir de la ventana sin ejecutar ninguna operación, presione el botón de acción “Cancelar” o la tecla “Esc”.

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G. Envío de reportes por correo electrónico

Al escoger la opción de exportación de reporte a correo electrónico aparecerá un dialogo como el siguiente:

En el cual usted podrá generar una lista de direcciones de correo electrónico a donde quisiera mandar el archivo con la información de llamadas, ese archivo previamente tubo que ser generado y exportado.

Una ves teniendo la lista de direcciones y el nombre correcto del archivo, deberá de oprimir el botón de aceptar para que Omnitel, mande el archivo a la bandeja de salida de su correo predeterminado.

Omnitel interactúa con un estándar de Windows llamado MAPI, el cual sirve para administrar los correos electrónicos de su computadora, usted debe de revisar si su computadora cuenta con este estándar instalado y si su sistema de correo electrónico esta definido como correo predefinido para MAPI.

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Grupos de reportes

A. Objetivo de los grupos de reportes

Los grupos de reportes tienen como finalidad que el usuario de Omnitel pueda generar un conjunto de reportes en una sola operación haciéndole mas simple los procesos de generación, exportación y envío a correo de reportes, adicionalmente Omnitel permite que estos grupos de reportes se generen de una manera automática, así el usuario no tiene que invertir tiempo en el proceso de generación de reportes.

B. Configuración de grupos de reportes

Para configurar o cambiar un grupo de reportes se debe de acceder el menu Reportes | Configurar grupo con lo cual aparecera en la pantalla una ventana similar a la siguiente:

Este dialogo consta de 2 partes o pestañas la primera llamada Grupo de reportes es donde se configura la lista de formatos de reportes que pertenecen al grupo y la segunda llamada Generación automática de reportes que es donde se configura si el grupo será generado automáticamente y los periodos en que esto se realizara.

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Para dar de alta un nuevo grupo de reportes usted deberá de asignarle un nombre a grupo de reportes en la caja de texto llamada Nombre de Grupo, y deberá de llenar la lista de reportes con los formatos de reportes que desee que el grupo contenga con los siguientes pasos:

♦Seleccionar un nombre de formato de reporte de la caja de selección Nombre del reporte

♦Oprimir el botón Agregar a la lista

♦Repetir esta operación hasta que la lista este completa

♦Oprimir el botón aceptar para grabar el nuevo grupo de reporte

Para borrar un grupo de reportes usted deberá de seleccionar el nombre del reporte de la lista de selección Nombre del grupo, y oprimir el botón Borrar.

Para cambiar la configuración de un grupo de reportes usted deberá de seleccionar el nombre del reporte de la lista de selección Nombre del grupo, cambiar la configuración de este y oprimir el botón aceptar

Para salir del dialogo, deberá de oprimir el botón cancelar

Si usted desea configurar un grupo de reportes para que este se genere de una manera automática deberá de seleccionar el nombre del reporte de la lista de selección Nombre del grupo, oprimir la pestaña Generación automática de reportes y aparecerá un dialogo como el siguiente:

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Usted deberá de marcar el botón de discriminación Generar automáticamente este grupo de reportes para que aparezcan habilitadas las opciones de configuración

Existen 3 maneras de asignar la frecuencia de activación del grupo de reportes las cuales son :

♦Frecuencia en numero de días, la cual nos permite generar reportes por ejemplo todos los lunes, o diariamente.

♦Frecuencia mensual, que nos permite generar reportes por ejemplo el día 1 de todos los meses

♦La lista especifica de fechas que nos permite generar una lista de días en los cuales queremos que se generen los reportes.

Por cada grupo de reportes que configuremos solo podemos asignar una solo frecuencia de generación

Cada forma de frecuencia de generación tiene una manera distinta de resolver el día en que debe de ser generado el grupo de reportes, la manera en que Omnitel resuelve los días de generación es la siguiente:

♦Frecuencia en numero de días : Lo hace estableciendo los días que corresponden a la longitud del periodo en días asignado en la caja de texto “Cada x días a partir de “, por

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ejemplo si en la caja de días se pone un 7 y en la fecha se pone 2003-04-07 que es un lunes, el reporte se generar todos los lunes a partir de esta fecha

♦Frecuencia mensual: Lo hace cuando cae un dia especifico de un mes el cual debe de ser capturado en la caja de texto “El día x de cada mes”

♦La lista especifica de fechas : Lo hace cuando la fecha actual de la computadora es igual a cualquiera de las fechas en la lista de fechas.

Una ves que el sistema sabe que es la fecha de generación de un grupo de reportes debe de resolver la fecha inicial y la fecha final de la información contenida en los reportes, esto lo hace de la siguiente manera

♦Fecha inicial : es la fecha actual de la computadora restándole, el numero de días correspondientes a los días o meses que fueron capturados en la caja de texto de intervalo de fechas de reporte, por ejemplo si queremos que los reportes sean semanales, debemos de poner un intervalo de 7 días, y si quisiéramos que fueran mensuales deberíamos de poner un periodo de 1 mes

♦Fecha final: Es la fecha actual de la computadora menos el numero días que este capturado en la caja de texto “Con fecha final de X días antes de la fecha degeneración, el propósito de este parámetro es el de que el sistema genere reportes con días completos, así si el sistema generara un grupo de reportes semanal todos los lunes, se desea que la fecha inicial sea el lunes anterior y la fecha final sea la del domingo anterior , y que el reporte se genere un lunes.

Una ves que los reportes fueron generados, estos pueden ser impresos, exportados, y enviados por correo electrónico de una manera automática, solo es necesario seleccionar los botones de discriminación correspondientes, es importante anotar que un reporte no puede ser enviado por correo electrónico si no has sido exportado, así que no es valida la opción de marcar el botón de mandar por correo electrónico si no esta marcada la de exportar , o no esta configurado en cada reporte un nombre de archivo a exportar diferente para cada reporte.

Para almacenar la configuración usted debe de oprimir el botón Aceptar

C. Generación manual de grupos de reportes

Cada ves que usted requiera generar un grupo de reportes lo podrá hacer accediendo el menú Reportes |Generar grupo y aparecerá un dialogo como el siguiente:

131

Usted deberá de seleccionar un grupo de reportes previamente definido, mediante la caja de selección Nombre del grupo, posteriormente podrá seleccionar un rango de fechas para los reportes, y presionara el botón generar. Omnitel generara todos los reportes con los formatos de reporte contenidos en el grupo de reportes seleccionado.

D. Visualización e impresión de grupos de reportes

Una ves que los reportes de un grupo determinado han sido generados usted podra visualizarlos en pantalla, mandarlos a impresión, exportalos y mandarlos por correo electrónico todas las veces que desee sin necesidad de generarlos de nuevo.

Para visualizarlos en pantalla, exportalos o mandarlos por correo electrónico usted debera de acceder al menu Reportes |Grupo a pantalla con el cual aparecera un dialogo similar al siguiente:

Usted deberá de seleccionar el nombre del grupo de reporte que desee visualizar de la lista de selección llamada Nombre del grupo, podrá opcionalmente Exportar los reportes y mandarlos por correo electrónico seleccionando los botones de discriminación correspondientes, estas operaciones se realizaran una ves que usted oprime el botón Aceptar.

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De la misma manera usted podra mandar a imprimir el grupo de reportes solo que debera de acceder al menu Reportes | Grupo a Impresora .

E. Generación automática de grupos de reportes

La función de generar los grupos de reportes de una manera automática solo se realiza si existen grupos de reportes configurados para ser generados automáticamente, y si Omnitel esta rarificando continuamente.

Gráficas

A. Objetivo

La opción del menú primario "Gráficas" le permitirá visualizar datos estadísticos sobre la información obtenida de su conmutador y podrá crear patrones de consultas y gráficas específicas que usted necesite.

Esta sección se compone de las siguientes opciones:

Configurar una Gráfica

Generar Gráfica

Impresión a Pantalla de una Gráfica

Impresión de una Gráfica

Copiar una Gráfica

Primeramente se deberá configurar una gráfica. Esta acción hará que se obtenga un patrón para explotar información estadística de la manera que más convenga, de tal forma que será desplegada sobre una gráfica.

Como segunda sección, se deberá generar la gráfica. La generación consiste en la extracción de la información tomada por su conmutador y que cumpla con las restricciones dadas en la configuración de la gráfica.

133

En la tercera y cuarta sección, se podrá observar la información encontrada en pantalla (Consulta), o imprimirla sobre papel en su impresora (Reporte).

B. Configuración de gráficas

Para configura un formato de grafica usted debe de acceder al menu Grafias|Configurar con lo cual aparecera un dialogo similar al siguiente en su pantalla

Usted debe de escribir en la caja de texto Nombre de grafica el nombe de referencia de el formato que desea construir.

Dentro de la caja de “Criterios de Configuración” aparece una serie de botones, al seleccionar cada uno de éstos, le desplegará una ventana para que usted puede crear el formato del reporte que requiere.

Las opciones que muestra “Criterios de Configuración” se detallan a continuación:

♦

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♦Tipo de Gráfica

♦Tipos de Llamadas

♦Criterios de Filtración

Tipo de Gráfica

Al seleccionar este botón le aparecerá una ventana de diálogo como la que muestra en la Figura 11-3.

Figura 11-3. Diálogo para definir Tipo de Gráfica

En esta ventana de diálogo titulada como “Tipo de Gráfica ‘X’ vs. ‘Y’”, usted podrá escoger algún botón de radio para seleccionar una opción de la columna izquierda (Extensión, Código, Troncal, Departamentoo Grupo de Troncales) y compararla con alguna opción de la columna derecha (Número de Llamadas, Costo de Llamadas, Tiempo de Llamadas).

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En el caso de que escoja en la columna izquierda la opción “Departamento” se habilitaran las opciones de “Nombre del departamento” la caja de selección “Forma de recorrer el Organigrama”, estas opciones le darán la facilidad de escoger los departamentos que usted desea que sean graficados, de acuerdo a sus totales.

Al seleccionar “Departamento” se habilita la caja de “Gráficas por Departamento” y en la caja de texto “”Departamento” puede seleccionar la dependencia a partir de la cual desea visualizar información. Además, puede indicar la orientación de extracción de información, que puede ser al “mismo nivel” (horizontal) o “subniveles” (vertical).

Si usted selecciona la opción Grupo de troncales se habilitaran las opciones correspondientes, este tipo de grafica tiene como objetivo que usted pueda conocer el comportamiento de sus troncales en el tiempo, usted podrá obtener los numero máximos de troncales ocupadas en un mismo momento dentro de un grupo, así podrá tomar decisiones con respecto a si sus enlaces están siendo subutilizados, o si están saturados.

Si usted selecciona la opción tipo de llamada, la grafica que obtendrá será una en donde se agrupen las llamadas de cada tipo, por ejemplo se obtendrá una barra por todas las Internacionales, otra por internacionales y así sucesivamente, también se podrán obtener comparativos con meses anteriores.

Una vez indicada la comparación de datos, proceda a escoger el botón de acción “Aceptar” o el botón de “Cancelar” para eliminar ese tipo de configuración.

Tipos de Llamadas

Al presionar el botón de “Tipos de Llamadas”, le aparecerá una ventana de diálogo similar a la siguiente :

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En la caja de “Tipos de Llamadas”, usted puede seleccionar uno o varios de tipos de llamadas los cuales son los que seran incluidos en la grafica.

Al terminar de seleccionar el tipo de llamadas, presione el botón de “Aceptar”

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Criterios de Filtración

Al presionar el botón de “Criterios de Filtración”, le aparecerá una ventana de diálogo similar a la siguiente:

Configuración por Criterios de Filtración

Esta sección ayuda a aislar cierta información particular que se requiera observar con más detalle. Existe un filtro para cada una de las opciones presentadas por la sección "Campos a incluir en la Gráfica" con excepción de la fecha.

La razón de dejar fuera a la fecha de esta sección es que la fecha inicial y final para obtener la gráfica son unos parámetros muy variables y prácticamente indefinidos hasta la generación de la misma. Es posible realizar filtros con fechas, sin embargo, el modo de realizarlo se explicará en la siguiente sección de este capítulo "Generación de Gráficas".

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Como se comentaba anteriormente, la sección de "Criterios de Filtros" tiende a aislar cierta información específica que a usted o a su empresa interesan. La activación de una caja de selección hace que se tome en cuenta solamente la información que cumpla con las condiciones establecidas a un lado de esta caja.

Para seleccionar las cajas de criterios de filtración, deberá posicionar el botón de la izquierda y presionar el botón del ratón para activar la opción y de esta manera permitirá el acceso a la entrada de las cajas de texto.

Por ejemplo, si se quiere crear un filtro y tomar solamente la información de las llamadas realizadas entre una hora del día y otra, se deberá activar la caja de selección "Hora" y especificar la hora inicial y final de las posibles llamadas realizadas.

Si se desea formar un criterio de filtración por “Extensión”, se le especifica un rango inicial hasta un número límite. En caso que se desconozca el rango de extensiones que deben alimentar en las cajas de texto, en cada una de ellas se pueden realizar consultas.

Para efectuar consultas por “Extensión”, posicione y presione el ratón sobre el botón que tiene dibujada una flecha hacia abajo, sobre la caja de texto le aparecerá una ventana con las extensiones existentes, seleccione una de ellas ya sea con el uso del ratón o con el movimiento de las teclas.

Para formar un criterio de selección por “Número Telefónico Marcado”, se le puede indicar un número telefónico completo o también puede especificarse que tome los tres primero dígitos. Por ejemplo:

Núm. Telefónico 8358 3580001

Indica que la generación de la gráfica estará condicionada a desplegar las llamadas registradas que empiezan con los números “8358” hasta encontrar todo lo que antes o hasta el número telefónico “8358-0001”

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Núm. Telefónico 001 001210

Indica que la generación de la gráfica estará condicionada a desplegar las llamadas realizadas a Canadá o Estados Unidos, que empiecen con “001” hasta encontrar el límite de “001210”.

En el criterio de filtración por “Duración de la Llamada”, el rango de números que se introduzcan en las cajas de texto, deberá cumplir con el formato de: Hora:Minutos:Segundos.

Por ejemplo:

00:10:00 Las llamadas que duran 10 minutos.

01:15:00 Las llamadas que duran 1 hora con 15 minutos.

En el criterio de filtración por “Costo de la Llamada”, usted puede alimentar el rango de costos que requiera conocer, los números a alimentar pueden ser enteros o fraccionarios.

Si se desea formar un criterio de filtración por “Códigos de Acceso”, se le especifica un rango inicial hasta un número límite. En caso que se desconozca el rango de códigos de acceso que deben alimentar en las cajas de texto, en cada una de ellas se pueden realizar consultas.

Para efectuar consultas por “Códigos de Acceso”, posicione y presione el ratón sobre el botón que tiene dibujada una flecha hacia abajo, sobre la caja de texto le aparecerá una ventana con los códigos de acceso existentes, seleccione una de ellas ya sea con el uso del ratón o con el movimiento de las teclas.

Se puede usar uno o varios criterios de filtración y la información será desplegada en la grafica siempre y cuando la información cumpla con los restricciones establecidas.

140

Una vez concluida la configuración de las opciones de la caja de “Criterios de Configuración”, debera de configurar las opciones de “Formato de la Gráfica”.

En la caja de “Formato de la Gráfica” se le muestran varios botones de discriminación para escoger el tipo de gráfica desplegar:

♦Gráfica de Pie

♦Gráfica de Barras

♦Gráfica de Líneas

En la siguiente figura se ejemplifican cada formato de grafica que se puede generar con Omnitel.

Gráfica de Pie y Gráfica de Barras

Una vez establecidos los criterios de configuración, para que sean aceptados, deberá presionar el botón de acción de “Insertar”.

Modificación de la Configuración de una Gráfica

141

Para realizar modificaciones en la configuración de la gráfica, basta con consultar el nombre de la gráfica y realizar los campos tal y como se especifica en la sección anterior.

Cuando se termine de realizar los cambios necesarios, se deberá activar el botón de acción "Cambiar".

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Eliminación de una Configuración de una Gráfica

Para eliminar la configuración de una gráfica , será necesario consultarlo primeramente. Luego de consultarlo, deberá activarse el botón de acción "Borrar".

Limpiar el Diálogo

Si su diálogo posea información desplegada, simplemente active el botón de acción “Limpiar” para seguir realizando otras operaciones.

La activación de esta operación no afecta los archivos de configuración de Omnitel.

Salida del Diálogo

Para salir de este diálogo y descartar cualquier operación que esté realizando en el momento, deberá activar el botón de "Cancelar" o hacer uso de la tecla “Esc”.

C. Generación de gráficas

La generación de gráficas se realiza una vez que se haya configurado al menos una gráfica. La función principal de “generar” es extraer la información de los archivos de llamadas costeadas por Omnitel según su configuración.

Al activar la opción de “Generar Gráfica” del menú secundario “Gráficas”, aparecerá un dialogo similar al siguiente:

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Para extraer la información de los archivos de Omnitel, deberá especificarse la gráfica previamente configurada dentro de la caja de texto “Titulo de la Gráfica”.

Para seleccionar la gráfica, posesiónese sobre la caja de texto, a la derecha encontrará un el botón que tiene indicada una flecha hacia abajo, presione el botón del ratón para que se despliegue la lista de nombres y con el movimiento de las flechas o el uso del ratón, seleccione la gráfica deseada.

Una vez dado el título de la gráfica a generar, introduzca un rango de fechas para que la información sea considerada dentro de los límites especificados. En las cajas de texto “Fecha Inicial” y “Fecha Final” deberá alimentar el rango de tiempos bajo el formato de Día/Mes/Año.

Una vez alimentados los parámetros necesarios para la gráfica, presione el botón de acción “Generar”, al efectuar esta operación le aparecerá una ventana como la que se muestra en la siguiente figura :

144

D. Visualización e impresión de gráficas

Una vez generada la gráficas configurada, se podrá seleccionar la opción "Pantalla" del menú secundario de "Reportes".

Al escoger esta opción, se mostrará un diálogo tal y como se ve en la figura 11-10.

Diálogo para realizar consultas con información previamente generada.

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El nombre de la gráfica deberá ser el mismo utilizado para la extracción de la información de los archivos de llamadas costeadas por el conmutador.

Si no tiene seguridad de conocer el nombre de este gráfica, se podrá utilizar el botón que se encuentra a la derecha de la caja de texto “Nombre de la Gráfica”, al presionar el botón del ratón le mostrará una lista de las gráficas existentes que ya fueron previamente configurados y generados.

�

Si usted desea repetir el proceso de imprimir en pantalla la misma gráfica que fue previamente generada, no es necesario que accese la opción de "Configurar", ni tampoco a la de "Generar", basta con volver a invocar "Pantalla", seleccionar el nombre de la gráfica en la lista correspondiente y presionar la botón de acción "Imprimir".

� Para visualizar una gráfica en pantalla, ésta debe haber sido generada (“Generar Gráfica”) previamente.

Para imprimir en pantalla, sólo es necesario activar el botón de acción "Aceptar” y automáticamente podrá apreciar una ventana que le mostrará la gráfica generada, así como se observa en la Figura 11-11.

146

Figura 11-11. Ventana de una Gráfica por Pantalla

Si desea salir sin de la ventana de diálogo “Pantalla”, se deberá activar el botón de acción "Cancelar" o la tecla de “Esc”.

Con la selección de la opción "Impresora" del menú secundario de "Gráficas" podrá ver su gráfica sobre papel.

Usted debe de tener activa la ventana de la grafica que desea imprimir para poder ser esta impresa y después acceder al menu Graficas | Impresora.

147

�

Si usted desea repetir el proceso de imprimir la misma gráfica con la que ha estado trabajando, no es necesario que accese la opción de "Configurar", ni tampoco a la de "Generar", basta con volver a invocar "Aceptar" y que además la ventana de gráfica esté activa.

� Para enviar una gráfica a impresora, ésta debe haber sido generada (“Generar Gráfica”) previamente.

E. Pasar una gráfica a otra aplicación usando copiar y pegar

Esta opción es muy útil para transportar la gráfica de un reporte a cualquier otra aplicación.

posesiónese sobre la ventana de la gráfica que desee copiar al “Clipboard”, después seleccione la opción Gráficas | Copiar y esta ventana estará lista para ser pegada en cualquier otra aplicación.

���� Para copiar una gráfica, la ventana de ésta debe estar abierta.

Prorrateo de costos

A. Objetivo

Debido a que no siempre la facturación hecha por las compañías telefónicas concuerda al 100% con los costos emitidos por Omnitel, se implemento un proceso en el cual Omnitel pude modificar los costos de las llamadas para que coincidan perfectamente con la facturación de la compañía telefónica

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Los costos prorrateados se almacenan de manera separada a los costos reales, con el objetivo de que usted pueda manejar reportes con ambos costos todo el tiempo.

B. Realizar proceso de prorrateo

Usted puede acceder al dialogo de prorrateo mediante el menú Sistema | Prorratear con lo cual aparecerá en su ventana un dialogo similar al siguiente:

Usted deberá de llenar las fechas inicial y final de prorrateo en las cajas de texto correspondientes.

Podrá escoger entre prorratear sobre costos totales con lo que Omnitel no distinguirá por tipos de llamadas o desglosar sobre diferentes conceptos con el objetivo de que el proceso de prorrateo se lleve a cabo tomando en cuenta los diferentes tipos de llamadas.

En el caso de que usted eligiera la opción de totales debe de llenar la caja de texto correspondiente a Suma total, en el caso contrario deberá de llenar cada concepto con su costo correspondiente.

149

Para que Omnitel ejecute este proceso usted deberá de presionar el botón de aceptar.

Usted podrá ejecutar este proceso cuantas veces lo crea conveniente.

Existen casos es los cuales dentro de una misma compañía se necesitan prorratear diferentes costos en para grupos de centros de costos, si este es su caso deberá de utilizar la opción de Filtrar Información

Usted deberá de llenar los costos que desea prorratear en un grupo determinado de centros de costos y presionar el botón de Filtrar Información con lo cual aparecerá un dialogo similar al siguiente :

Usted deberá de seleccionar el primero y el ultimo centro de costos que deben de tener en sus totales los costos que usted selecciono y oprimir el botón de aceptar

Después deberá de presionar el botón de aceptar en el dialogo de Prorrateo de llamadas, para que Omnitel ejecute el proceso de Prorrateo, este proceso lo deberá de repetir por cada grupo de centros de costos que desee prorratear.

C. Obtención de reportes con costos prorrateados

Después de que usted prorrateo los costos usted podrá generar reportes utilizando este tipo de costos, para hacer esto usted únicamente deberá de cambiar en el formato de su reporte el tipo de costo a utilizar como se muestra en la siguiente figura :

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Retarificación

A. Objetivo

Algunas veces algún dato utilizado para el proceso de tarificación esta incorrecto o desactualizado, este pude ser el caso de tarifas, teléfonos especiales , troncales especiales , o llamadas troncal a troncal, para corregir los datos una ves que el proceso de tarificación ya fue ejecutado, se utiliza el proceso de Retarificación.

Este proceso también se utiliza para tarificar llamadas que no están en la base de datos predefinida, o en alguna de respaldo.

B. Ejecución de Retarificación

Antes de ejecutar el procesos de Retarificación usted debe de actualizar los datos en el sistema , como tarifas etc.

Usted tendrá acceso al dialogo de Retarificación a través del menú Sistema |Retarificar con el cual obtendrá un dialogo similar al siguiente:

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Usted deberá de llenar los rangos de fechas que desee sean retarificados si la información que retarificara es la ya existente en el sistema, usted seleccionara el botón Información Tarificada, en el caso de que quiera tarificar una base de datos de respaldo deberá de seleccionar el botón Información sin tarificar y llenar el nombre del archivo que contenga la información sin tarificar en la caja de texto Nombre de Archivo no Tarificado.

Para que Omnitel ejecute el proceso de Retarificación usted deberá de presionar el botón Aceptar.

Cuenta Maestra

A. Objetivo

Este modulo tiene tres propósitos específicos , el primero es que usted tenga la seguridad de que el monto de dinero que esta pagando a la compañía telefónica sea muy similar a lo que utilizo, el segundo es que usted sepa cuanto le debe a la compañía telefónica por llamadas no facturadas, y el tercero es asignar los costos de llamadas de entrada por cobrar a los DID correspondientes.

Para lograr estos objetivos, es necesario que usted cuente con el servicio llamado cuenta maestra por parte la compañía telefónica con la que usted tiene su contrato de servicio telefónico, con este servicio usted recibirá en un archivo tipo texto para PC la factura de lo que usted consumió en llamadas telefónicas, rentas y otros servicios mensualmente.

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Omnitel hará una conciliación entre la información de su factura y la información recibida de su conmutador, con la cual generara 4 reportes comparativos y un reporte secuencial de llamadas de su factura, los reportes comparativos son: Llamadas locales , Llamadas de larga distancia , Servicio Medido y Rentas , los cuales se explicaran mas adelante.

B. Marcaciones

La utilidad de esta opción es muy limitada y solo tiene que ver con soluciones especificas, favor de ignorarla.

C. Tolerancias

Ya que la fecha y la hora que tiene su conmutador y en algunas ocasiones su PC son usadas por Omnitel para asignar dicha información a cada una de las llamadas y pueden variar un poco con respecto a la hora y fecha que tiene la central telefónica para asignar dicha información a cada una de las llamadas facturadas, Omnitel proporciona un método para configurar ciertas tolerancias en tiempos de llamadas, en fechas y horas.

Para acceder al dialogo de Tolerancias lo hará mediante el menú Cuanta Maestra |Tolerancias de (Ld) el cual es similar al siguiente dialgo:

En este dialogo usted podrá configurar la tolerancia la hora de el inicio de la llamada, y la tolerancia de la duración de la llamada, por ejemplo si usted escribe una tolerancia de 1:00:00 en el inicio de llamada quiere decir que se buscara en la base de datos de Omnitel todas las llamadas que estén entre una hora antes y una hora después de la hora marcada en la llamada de la factura, el mismo criterio se tomara para la duración de la llamada.

Es importante que usted haga una revisión manual del archivo de llamadas facturadas, en esta revisión usted deberá de encontrar por lo menos una llamada que corresponda perfectamente con una de Omnitel, con los datos de la fecha y hora de ambas llamadas ( la de la factura y la de Omnitel) usted podrá determinar la tolerancia que debe de poner en este dialogo.

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Una ves que usted configuro estos datos a través de este dialogo las tolerancias no cambiaran hasta que usted llame a el dialogo de nuevo.

D. Carga de Archivo

Después de configurar las tolerancias usted debera de cargar el o los archivos proporcionados por la compañía telefónica que le presta los servicios, regularmente solo existe un archivo que contiene el detalle de las llamdas de larga distancias, el monto de servicio medido y las rentas de las lineas contratadas, sin embargo Omnitel proporciona el soporte para conciliar las llamadas locales una por una, esta información debe de estar en otro archivo.

Para cargar estos archivos usted deberá de acceder al dialogo Cargar Archivos de Cuenta Maestra a través de el menú Cuenta Maestra |Cargar Archivo , con lo cual usted tendrá en pantalla un dialogo similar al siguiente:

En este dialogo usted podrá cargar y descargar Archivos de cuenta maestra, para cargar un archivo nuevo usted deberá de asignarle un nombre, regularmente es el del mes y año a los que corresponde la factura, por ejemplo Julio2002, este nombre lo debe de escribir en la caja de selección llamada Nombre, posteriormente deberá de llenar las cajas de selección de Archivo de Cuenta Maestra y de llamadas locales, también deberá

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de seleccionar un formato de ese archivo , que depende de la compañía telefónica que le presta el servicio.

El botón de Descompactar Archivo de Cuenta Maestra solo funciona para Cuentas maestras de Telmex anteriores a Marzo de 1999.

Una ves que lleno los datos anteriormente descritos usted deberá de presionar el botón Insertar.

Si usted quisiera borrar un perfil de cuenta maestra, lo que deberá hacer es seccionar el nombre de este en la caja de selección: Referencia, y presionar el botón Borrar.

E. Grupos de Troncales

Es necesario que al menos los grupos o el grupo de troncales correspondiente a las llamdas hechas a traves de las lineas con las que tiene contratado su servicio telefonico esten dadas de alta. Para acceder al dialogo de Configuración de Grupos lo puede hace a traves del menu Tipos de Llamadas |Grupos de troncales, con lo cual aparecera en su pantalla un dialogo similar al siguiente:

La forma de operar este dialogo se describe en la sección Orden sugerido de configuración del sistema | Configuración de grupos de troncales.

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F. Conciliación

Este proceso es en el que se compara la información de una factura con la de las bases de datos de Omnitel y posteriormente se despegan en pantalla o se imprimen los reportes correspondientes.

Para correr este proceso usted debera de acceder el dialogo conciliación de cuenta maestra a traves de menu cuenta maestra | conciliar, con lo que aparecera un dialogo como el siguiente

En este dialogo usted debe de seleccionar el nombre del perfil que previamente había cargado, seleccionar como desea que sen impreso los reportes ya sea por pantalla o por impresora y posteriormente presionar el botón conciliar, al hacer esto arrancara el proceso de conciliación que podrá durar algunos minutos, al terminar este, Omnitel desplegara 4 reportes de comparación.

Una ves que usted ya ejecuto el proceso de conciliación y desea ver de nuevo o imprimir los reportes, solo tiene que seleccionar el nombre del perfil, el dispositivo a donde desea sean impresos los reportes y presionar el botón imprimir.

El reporte llamado ´´ Nombre del perfil´´ (Loc) es un comparativo entre la factura de llamadas locales y la información de las llamdas que estan en Omnitel. En este reporte se encuentran todas las llamdas de la factura ordenadas por fecha y hora y agrupadas por grupo de troncales , y por cada una de ellas esta su correspondiente en las bases de datos de Omnitel, en el caso de no existir un correspondiente los datos de Omnitel estarán en cero. Al final de cada grupo de troncales estará un resumen de numero de llamadas no encontradas. Un ejemplo de este reporte es el que se muestra en la siguiente figura:

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El reporte llamado ´´Nombre del perfil´´ (Ld) funcionara de la misma manera que el reporte de llamadas locales, pero con las llamadas de larga distancia

El reporte llamado ´´Nombre del Perfil´´(SM) es una comparativa del numero de llamadas realizadas entre cada número de troncal y cada numero de teléfono correspondientes a cada grupo de troncales.

El reporte llamado ´´Nombre de Perfil´´(Rentas) compara los montos de dinero asignados a rentas en los grupos de troncales con los facturados en los números telefónicos correspondientes a dichos grupos.

G. Reportes unitarios

♦Estos reportes consisten en la información de las llamadas de la facturación o de la bases de datos de Omnitel, de un mismo periodo ordenadas cronológicamente. El objetivo de estos reportes es el de poder comparar llamada por llamada tanto de Omnitel como de la factura, un ejemplo de este reporte es el siguiente:

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♦Para generar estos reportes es necesario acceder al dialogo Generar reportes unitarios mediante el menú Cuanta Maestra |Reportes Unitarios, con lo que usted tendrá en pantalla el siguiente dialogo:

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♦Usted debe de capturar la fecha inicial y la final de la información que desea que aparezca en el reporte, deberá también de escoger entre si desea usar la información de la cuenta maestra o la de las bases de datos del tarificador, posteriormente deberá de escribir un

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nombre de archivo en la caja de texto Destino, por ejemplo ‘RepCM012001.txt’, y por ultimo oprimir el botón Generar, con lo cual se generara el reporte deseado. Para que el reporte aparezca en pantalla o en impresora usted deberá de seleccionar el dispositivo , y posteriormente oprimir el botón de imprimir.

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Módulos opcionales

A. Administración remota OmniView

Descripción funcional

Instalación en el servidor

Instalación en el equipo cliente

Configuración relacionada con el módulo OmniView

Manejo del sistema cliente OmniView

B. Presupuestos y notificación

Descripción funcional

El sistema Omnitel cuenta con un modulo opcional para el control de presupuestos telefónicos en cada uno de los usuarios de una estructura organizacional.

Este avanzado sistema permite el enviar notificaciones del estado de cuenta de cada usuario en función de diferentes umbrales que son designados por un administrador central.

Este modulo comenzara a partir de una fecha designada por él administrador con la acumulación de datos para cada usuario o departamento y los comparara constantemente contra el nivel de umbral de gasto que se haya definido para este usuario y conforme vaya avanzando en el ejercicio de su presupuesto le enviara notificaciones automáticas vía correo electronico al usuario, indicando el consumo gastado hasta ese momento.

Perfiles de presupuesto:

Es posible asignar a cada usuario un perfil de presupuesto completamente configurable, que puede o no coincidir con otros perfiles, de este modo si el administrador lo desea

Configurar a donde desea sea enviada la notificación: vía correo electrónico, a una base de datos (en caso de que desee implementarse un restrictor ) o vía él modulo OmniView (administración remota).

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De igual modo puede indicar si el monitoreo de presupuestos será tomando en cuenta dinero, duración de llamadas o cantidad de llamadas.

Lista de Correos electrónicos

En esta opción el sistema creara la lista de correos electrónicos que corresponden a un determinado perfil, así como el mensaje que aparecerá en el encabezado de los mensajes que recibirán los usuarios.

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Perfil de presupuestos por Costos

En esta sección el usuario puede indicar si desea que el control del monto total asignado a un perfil sea usando el monto total o si desea desglosarlo para las diferentes categorías de llamadas. así como si desea monitorear el gasto generado aun determinado numero telefónico en particular ( Análisis de destino llamado).

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Perfil de presupuestos por tiempo de consumo en llamadas

En esta sección el usuario puede indicar si desea que el control del monto total asignado a un perfil sea usando el tiempo utilizado en las conversaciones o si desea desglosarlo para las diferentes categorías de llamadas. así como si desea que se monitoree el tiempo llamado a un determinado numero telefónico en particular ( Análisis de destino llamado).

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Perfil de presupuestos por numero de llamadas

En esta sección el usuario puede indicar si desea que el control del monto a monitorear asignado a un perfil sea usando él numero total de llamadas efectuadas o si desea desglosarlo para las diferentes categorías de llamadas. así como si desea monitorear el numero de llamadas a un determinado teléfono en particular ( Análisis de destino llamado).

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Umbrales de Notificación al usuario

En esta sección del modulo de presupuestos es posible establecer cuatro niveles de notificación de uso de presupuesto para cada perfil creado.

El nivel de notificación es manejado en porcentajes y es a completa elección del usuario.

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Periodos de Notificación:

Es posible determinar la fecha de corte a partir de la cual se comenzara la revisión de presupuestos de cada ejercicio. Es posible de hecho indicarle al sistema que el periodo sé reinicialize cada cierta cantidad de días o que se reinicie de manera automática el día “x” predeterminado de cada mes. Con esto lo que se hace es reiniciar el contador del presupuesto a cero en una determinada fecha.

Requerimientos:

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Es necesario que se cuente con la versión básica del sistema Omnitel, así como con una aplicación de correo MAPI en la computadora donde estará instalada la aplicación y que dicha aplicación cuente con una cuenta de correo valida. Para efectos prácticos una de las aplicaciones de correo mas usadas seria Outlook Express (incluida con el sistema operativo) o Outlook (Incluida con la suite de Office de Microsoft).

Es preciso además en caso de que sea un sistema con un alto volumen de llamadas el crecer la capacidad de memoria y de disco).

Interfase con modulo restrictor

En el momento que ocurra una alarma del 100% y que el usuario que la genero tenga habilitado algún perfil de restricciones , Omnitel mandara un mensaje por la red TCP/IP a la dirección asignada por el perfil de restricciones, dicha dirección puede ser local o remota, y será escuchada por el modulo de restricción de llamadas

Visualizacion de personas o departamentos con presupuestos negativos o vencidos

El administrador de Omnitel puede visualizar a las personas con presupuesto vencido en el organigrama de la empresa , estas personas aparecerán en color rojo como se muestra en la figura siguiente:

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C. Restricción automática de usuarios

Conexión con el PBX

El modulo de restricción de presupuestos se puede conectar con el PBX vía serial como emulador de terminal, vía IP como emulador de Telnet, vía WEB haciendo manejo de paginas de manera externa, vía teléfono analógico por tonos DTMF y vía emulación de teléfono digital dependiendo de la marca del PBX

Conexión con Omnitel

Este modulo se comunica con Omnitel mediante mensajes IP en la red de datos del cliente.

Configuración de script

Para cada PBX se necesita un script de comunicación diferente, en el modulo de restricción este script se hace de manera grafica y fácil de entender como se muestra en la siguiente figura:

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D. Visualización de reportes vía WEB

Instalación en la PC donde corre Omnitel

La pagina WEB debe de instalarse en la misma PC donde corre Omnitel ya que funciona como un cliente interno de Omnitel.

En necesario que la PC donde se instale tenga un IIS ( Internet information service) corriendo y es conveniente que la dirección de IP de dicha PC sea fija y que exista un nombre relacionado a esta dirección en el servidor de DNS, por ejemplo : “reportestarificador.com”

Alta de usuarios y permisos

Cada uno de los usuarios de WEB debe de darse de alta en la sección Cliente-Servidor/Usuarios Omniview en el menú principal de Omnitel, al accesar esta opcion se desplegara un dialogo similar al siguiente:

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Desde este dialogo usted podrá de una manera sencilla dar de alta y de baja usuarios de WEB y de OmniView, así como asignarles derechos y propiedades.

Una ves que dio de alta todos los usuarios que tendrán derecho a usar el sistema WEB, deberá de asignarlos a un dominio en el organigrama, es decir asignarles a que extensiones y códigos tienen derecho de ver, esto se hace en el organigrama como se muestra en la siguiente figura:

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En este ejemplo el usuario administrador solo va a poder información de las extensiones y códigos de usuario Desarrollo PBX, si se pusiera el este mismo usuario en el departamento Omnivoice , entonces el usuario administrador podría ver las extensiones y códigos de todas las personas pertenecientes a dicho departamento.

Acceso desde una pagina WEB

Desde la pagina WEB el usuario debe de llenar los datos de contraseña con los que se dio de alta el usuario en Omnitel

Generación de reportes y graficas

Una ves que el usuario tiene acceso aparecera una pantalla como la siguiente :

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En esta pantalla el usuario podrá seleccionar el reporte que desee de la lista de reportes asignados a su perfil así como el filtro que desee tanto por persona como por departamento, las fechas en las que desee obtener el reporte asi como definir si necesita el reporte en formato PDF o en la misma pagina.

En esta página se observan las graficas que se le asignaron al perfil de WEB.

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Desplegado de reporte en WEB

Una ves que se genera el reporte deseado se desplegara de la siguiente forma :

Mantenimiento y utilerías del sistema

A. Mantenimiento de la base de datos

Omnitel hace una revisión de la integridad de sus bases de datos automáticamente cada ves que el sistema es inicializado, si Omnitel detecta algún error o actualización de las bases de datos o de algún archivo lo realiza de una manera automática.

Existen ocasiones en que la información del conmutador llega con información errónea, en este caso regularmente Omnitel es capaz de filtrar esta información, sin embargo si llegara a pasar que usted detectara información incorrecta en Omnitel deberá de correr el mantenimiento de archivos de forma manual, este proceso es muy

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rápido no debe de tardar mas de 2 minutos y para hacerlo deberá de acceder el menú Sistema|Mantenimiento.

B. Manejo de la base de datos de llamadas procesadas

Respaldo de llamadas

Omnitel le permite respaldar la infamación de sus llamadas telefónicas en archivos individuales y compactados, con el fin mantener en el sistema solo la información que utiliza regularmente, y al mismo tiempo mantener de una manera segura su información histórica

Para respaldar su información usted debera de acceder al menu Sistema|Respaldos y le aparecera en pantalla un dialogo similar al siguiente:

En este dialogo usted podrá determinar con los campos de fecha inicial y final el periodo de tiempo de llamadas que desea respaldar, en la caja de texto ‘Nombre de Archivo’ usted deberá de escribir el nombre del archivo en el que desea que se respalde su información, por ejemplo C:\resplados\junio2003.pak, es conveniente que el nombre del archivo le indique las fechas de la información que contiene, usted deberá posteriormente de seleccionar el botón de radio Respaldar en Archivo Compactado’, seleccionar los tipos de llamadas que desea respaldar en la caja de selección ‘Tipos de Llamadas’ y oprimir el botón ejecutar.

Recuperación de un respaldo

El proceso de recuperación de información es muy similar al de respaldo de información , se hace mediante el mismo dialogo

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Usted podrá determinar con los campos de fecha inicial y final el periodo de tiempo de llamadas que desea recuperar, en la caja de texto ‘Nombre de Archivo’ usted deberá de escribir el nombre del archivo en el que esta respaldada su información, por ejemplo C:\resplados\junio2003.pak, usted deberá posteriormente de seleccionar el botón de radio Recuperar Archivo Compactado’, seleccionar los tipos de llamadas que desea recuperar en la caja de selección ‘Tipos de Llamadas’ y oprimir el botón ejecutar.

Es muy importante que no recupere mas de una ves la misma información por que correría el peligro de tener información duplicada.

Borrado de llamadas

Para borrar llamadas usted deberá de acceder al mismo dialogo de respaldo de información, seleccionar el rango de fechas que desea borrar, posteriormente de seleccionar el botón de radio ‘Borrar llamadas telefónicas’, y presionar el botón Ejecutar.

apéndices

Resolución de Problemas

A. Recepción de Datos

B. Llave de protección

C. Actualización de bases de datos

Notas técnicas

Pasos para cambiar el sistema de una computadora a otra

Actualización de códigos de área.