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Jalapa, Agosto de 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL
ACTA NO. 57-18-08-2014, PUNTO DECIMO, INCISO R). ANEXO AL REGLAMENTO
VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA
i
DIRECTORIO:
HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN 2012-2016
Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION
CIUDADANA
Jorge Eduardo Godoy Morales
Presidente de Comisión
Mariano Rafael Lemus Portillo
Vicepresidente de Comisión
Se adhiere:
Marco Antonio García Hernández
ii
EQUIPO TÉCNICO
Luis Enrique Sandoval Menéndez
Gerente Municipal
Daniel Camposeco
Jefe de Recursos Humanos a.i.
Virgilio Mazariegos
Director Municipal de Planificación
Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez
Directora de Administración Financiera Integrada Municipal
Marcos Adán Marroquín
Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte
Astrid Maribel Lucero
Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local
Daniel Méndez
Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito
iii
iv
Contenido DIRECTORIO: ................................................................................................................................................ i
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA
..................................................................................................................................................................... i
EQUIPO TÉCNICO ........................................................................................................................................ ii
PRESENTACIÓN: .......................................................................................................................................... 1
MARCO JURÍDICO: ....................................................................................................................................... 2
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: .................................................................. 2
CÓDIGO MUNICIPAL: .............................................................................................................................. 2
REGLAMENTO INTERNO: ........................................................................................................................ 2
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ................................... 3
Misión: ........................................................................................................................................................ 4
Visión: ......................................................................................................................................................... 4
GERENCIA MUNICIPAL ................................................................................................................................ 5
Objetivos: ................................................................................................................................................ 6
Funciones: ............................................................................................................................................... 6
ORGANIZACIÓN: .......................................................................................................................................... 9
PROCEDIMIENTOS: .................................................................................................................................... 10
ANEXO ....................................................................................................................................................... 40
REGLAMENTO INTERNO DE LA GERENCIA MUNICIPAL ........................................................................ 40
1
PRESENTACIÓN:
Una de las principales metas de la actual administración ha sido el “Fortalecimiento
Institucional” para ello se encomendó a la Gerencia Municipal, diagnosticar, elaborar y
proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas administrativas
necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones,
pero sobre todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía,
Eficiencia y Empatía.
Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una sonrisa y
un saludo fraternal.
Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios
se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos.
Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras
circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con
que queremos ser tratados.
A continuación me permito presentarles el Manual de Procedimientos de la Gerencia
Municipal de la Municipalidad de Jalapa, para el cumplimiento de sus objetivos así como
el Reglamento Interno que regulan sus acciones.
Atentamente,
Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
2
MARCO JURÍDICO:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:
Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala,
son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:
a. Elegir a sus propias autoridades.
b. Obtener y disponer de sus recursos y;
c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su
jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.
Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un
concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos
directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años
pudiendo ser reelectos.
CÓDIGO MUNICIPAL:
Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del Concejo
Municipal:
i) La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.
Artículo 90. Otros funcionarios. Cuando las necesidades de modernización y volúmenes
de trabajo lo exijan, a propuesta del Alcalde, el Concejo Municipal podrá autorizar la
Contratación del Gerente Municipal, Juez de Asuntos Municipales y otros funcionarios que
coadyuven al eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de las
municipalidades, cuyas atribuciones serán reguladas por los reglamentos respectivos.
REGLAMENTO INTERNO: Reglamento interno aprobado por el Concejo Municipal en acta No. 57-18-08-2014; punto
décimo, inciso R)
3
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del
control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control
Interno y Externo Gubernamental.
Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del
Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral
II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del Organismo
ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes
públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas
generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta
a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su
magnitud y de los sistemas en funcionamiento.
Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de
control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación
de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.
1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de
manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las
diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan
manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y
aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.
4
Misión:
Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando
mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.
Visión:
Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que
permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus
habitantes.
5
GERENCIA MUNICIPAL
La Gerencia Municipal brindará apoyo y asistencia técnico administrativa al Alcalde
Municipal en la ejecución de sus atribuciones y obligaciones contenidas en el
artículo 53, del Código Municipal; cumplir en la ejecución de las disposiciones
emanadas del Concejo Municipal y/o por el Alcalde para la buena marcha de la
Administración Municipal; elevar los niveles de eficiencia y eficacia municipal
mediante la aplicación de procedimientos administrativos.
El Gerente Municipal de acuerdo a la delegación de las funciones administrativas
efectuadas por El Alcalde Municipal, facilitará y velará por la consecución de los
planes, programas, proyectos y actividades aprobados por el Concejo Municipal,
debiendo coordinar acciones con la Gerencia de Programas Sociales y
Fortalecimiento del Poder Local y con las diferentes Direcciones Municipales, para el
cumplimiento de las mismas.
Así mismo el Gerente Municipal deberá velar por el desempeño eficiente y eficaz de
todas las unidades, manteniendo una estrecha relación con el Departamento de
Recursos Humanos, generando propuestas y tomando decisiones dentro del ámbito
de su competencia para el mejoramiento de los servicios públicos municipales y de
atención al público.
6
Objetivos:
De acuerdo a la delegación de las funciones administrativas efectuadas por el
Alcalde, los objetivos de la Gerencia Municipal, son los siguientes:
a. Facilitar y velar por la consecución de los planes, programas, proyectos y
actividades aprobados por el Concejo Municipal.
b. Procurar el desempeño eficiente y eficaz de las unidades técnico administrativas
de la municipalidad y su coordinación con las demás dependencias.
c. Generar propuestas y tomar decisiones dentro del ámbito de su competencia
para el mejoramiento de los servicios públicos municipales y de atención al
público.
d. Facilitar y fortalecer los procesos de administración.
e. Coordinar a las Direcciones de la municipalidad para que las funciones de cada
una, correspondan con un plan de desarrollo municipal a largo plazo.
f. Coordinar la implementación y cumplimiento de manuales y reglamentos de la
Municipalidad.
g. Favorecer el adecuado servicio de calidad a la población, por medio de una
atención rápida y eficiente en todas las Dependencias.
Funciones:
a. Proponer el régimen de organización interior y funcionamiento del gobierno
local, y el plan de desarrollo de capacidades.
b. Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de los
órganos internos a su cargo, en concordancia con las políticas de gestión
establecidas en el Plan Operativo Institucional y las disposiciones impartidas por
7
los órganos de gobierno. Es responsable del cumplimiento de los objetivos y
metas.
c. Coordinar y supervisar las labores de las Direcciones, oficinas administrativas, el
cumplimiento de las funciones y tareas específicas emanadas por la Alcaldía, el
Concejo Municipal y normas de gestión municipal vigentes.
d. Controlar, evaluar y supervisar la gestión administrativa, financiera y económica
de la Municipalidad.
e. Presentar al Alcalde conjuntamente con el Director Administrativo Financiero
Integral Municipal, el Presupuesto Municipal.
f. Elaborar y presentar conjuntamente con el Secretario Municipal, la memoria
anual de labores de la Municipalidad.
g. Asesorar y brindar apoyo técnico administrativo al Alcalde y al Concejo Municipal
en los asuntos que estos sometan a consideración.
h. A solicitud de la Alcaldía dar opinión técnica legal de Contratos, Ceses, Rotación y
Reasignación y otras acciones de personal.
i. Participar en las gestiones para obtener la asistencia técnica y financiera para la
ejecución de los planes y proyectos municipales.
j. Presidir y/o participar en las Comisiones técnicas de trabajo para formular y
recomendar acciones de desarrollo municipal.
k. Mantener informado al Alcalde sobre el funcionamiento de la estructura orgánica
y funcional de la Municipalidad y presentar las medidas correctivas que estime
conveniente para la buena marcha de la Administración Municipal.
l. Representar a la Municipalidad en actividades técnico normativas por delegación
del Alcalde, dando cuenta delas gestiones realizadas.
m. Controlar y proponer alternativas para mejorar la recaudación de los ingresos
municipales. Así como vigilar el destino de los fondos presupuestales de
conformidad con las normas vigentes.
n. Establecer y mantener coordinaciones al más alto nivel, con organismos,
instituciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras, con las cuales
8
mantendrá estrechas vinculaciones sobre asuntos relacionados a la gestión
municipal.
o. Efectuar el seguimiento pertinente en la implementación de las medidas
correctivas sobre denuncias y quejas del usuario.
p. Coordinar con el departamento de Recursos Humanos, programas de Inducción,
Capacitación y Motivación.
q. Verificar que se cumpla con los procedimientos establecidos en el reglamento
interno de Personal.
r. Integrar y/o presidir comisiones de trabajo para formular recomendaciones de
desarrollo municipal.
s. Participar con el Alcalde y los Directores en la elaboración del Plan Operativo
Anual (POA).
t. Dirigir, coordinar, programar y evaluar los planes de trabajo de las diversas
dependencias de la Municipalidad contenida en el Plan Operativo Anual de acción
Municipal.
u. Apoyar en la elaboración del Plan General de Compras y Contrataciones,
estableciendo las modalidades de compra a realizar durante el ejercicio fiscal.
v. Establecer y verificar el cumplimiento de mecanismos que mejoren la atención al
público.
w. Organizar los planes de mantenimiento de los bienes municipales y la
infraestructura de servicios.
x. Y las demás funciones y atribuciones que le sean asignadas por el Alcalde
Municipal.
9
ORGANIZACIÓN:
Concejo Municipal
Alcalde Municipal
Gerente Municipal
Secretaria
10
PROCEDIMIENTOS:
11
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-001 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
PRESENTACION DE PROPUESTAS
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Gerente
Municipal presente propuestas de planes y programas ante el Alcalde
Municipal y/o Concejo Municipal.
Alcance: Fortalecimiento Institucional
Tiempo Estimado: 1 Semana Frecuencia: Cuando se requiera
Número Actividad Responsable
1 Realizar diagnóstico de la situación actual Gerente Municipal
2 Convocar a reunión de trabajo para definir
acciones y medidas correctivas Gerente Municipal
3 Realizar reunión de Trabajo con Empleados y
funcionarios según corresponda
Directores; Jefes de Oficinas; Empleados
Municipales
4 Plantear, Proponer, Discutir, Consensuar,
Concluir
Gerente Municipal, Directores; Jefes de
Oficina, Empleados Municipales.
5 Elaborar plan de trabajo o propuesta de acción
Gerente Municipal
6 Solicitar dictamen u opinión Jurídica y de
Auditoría Interna Gerente Municipal
7 Emitir Opinión o Dictamen Asesor Jurídico
Auditor Interno
8 Presentar Propuesta o Plan de trabajo
Gerente Municipal
8 Revisar y Aprobar (o no) propuesta
Alcalde Municipal
10 Presentar Propuesta ante el Concejo Municipal
Alcalde Municipal
11 Trasladar a Comisión de Trabajo
Concejo Municipal
12 Emitir Dictamen
Comisión de Trabajo
13 Aprobar o Improbar la Propuesta
Concejo Municipal
14 Si es aprobada, iniciar con la ejecución.
Personal Involucrado.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Plan de Trabajo.
12
2. Dictamen u Opinión Jurídica.
3. Dictamen u Opinión de Auditoría Interna.
PRP-GER-DIR-001 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Gerente MunicipalDirectores / Encargados de oficinas Municipales
Asesor Jurídico Alcalde Municipal
Fase
Inicio
Convoca y coordina reunión de Trabajo
Plantea, Proponen, Discuten,
Consensuan y Concluyen sobre la propuesta de los
planes y programas
Elabora Plan o Proyecto
Solicita Dictamen Técnico o Jurídico
Analiza y emite Dictamen
Realiza enmiendas o corrección y lo traslada para
revisión al Alcalde Municipal
Recibe, Analiza y Aprueba
Presenta al Concejo Municipal
13
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-002 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
SUPERVISION ADMINISTRATIVA
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal realice supervisión en las diferentes dependencias administrativas
de la Municipalidad de Jalapa
Alcance: Control en el Cumplimiento de procesos administrativos
Tiempo Estimado: 2 horas Frecuencia: Bimensualmente
Número Actividad Responsable
1 Se presenta a la dependencia
Gerente Municipal
2 Se presenta ante los empleados municipales e indica el
objetivo de la visita Gerente Municipal
3 Atiende al Gerente Municipal en lo que requiera
Director de Dependencia
4 Solicita el Reglamento, Manuales, leyes vigentes
Gerente Municipal
5 Entrega lo requerido
Director de Dependencia
6 Entrega un cuestionario a los empleados y jefes de
oficinas para determinar el grado de conocimiento de
sus labores
Gerente Municipal
7 Realiza pequeñas entrevistas para determinar el
cumplimiento de los procedimientos y el conocimiento
de manuales, normas, leyes y reglamentos vigentes
Gerente Municipal
8 Atiende lo requerido
Empleados y Jefes de Oficinas
9 Agradece la atención prestada
Gerente Municipal
10 Realiza informe detallado de lo observado así como de
los resultados de los cuestionarios y entrevistas y lo
traslada al Alcalde Municipal con copia al Director de
dependencia
Gerente Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Cuestionario
2. Entrevista dirigida
14
PRP-GER-DIR-002 SUPERVISIÓN ADMINISTRATIVA
Gerente MunicipalDirector /Encargado de
Oficina MunicipalEmpleados Municipales
Fase
Inicio
Se presenta a la Dirección u Oficina
Municipal
Atiende los requerimientos
Realiza entrevistas, solicita completar formularios u otro medio para captar
información
Atiende los Requerimientos
Agradece la atención prestada
Elabora Informe de Trabajo y envía al Alcalde Municipal
con copia al Director y
Encargado de la oficina Municipal
FIN
15
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-003 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
SUPERVISION FINANCIERA
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal realice supervisión en la DAFIM sin perjuicio de las atribuciones
del Auditor Interno.
Alcance: Análisis de la situación Financiera y
Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: mensualmente
Número Actividad Responsable
1
Envía a la DAFIM solicitud de requerimiento de
información
a. Ejecución Presupuestaria (Ingresos y Egresos) b. Ejecución Financiera (Ingresos y Egresos) c. Saldo de Caja. d. Reporte de Compras y Contrataciones e. Reporte de Deuda f. Programación cuatrimestral de Ingresos y
Egresos g. Programación Cuatrimestral de Cuota
Financiera
Gerente Municipal
2
La DAFIM envía lo solicitado
Director AFIM
3
Analiza información y elabora informe ejecutivo
Gerente Municipal
4
Presenta al Alcalde con copia a la DAFIM informe
ejecutivo de la situación financiera
Gerente Municipal
5
Recibe Informe Ejecutivo
Alcalde Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Reportes de la DAFIM.
2. Cuadros para Programaciones.
16
PRP-GER-DIR-003 SUPERVISION FINANCIERA
Gerente Municipal Director(a) AFIMAlcalde Municipal /Concejo Municipal
Fase
Inicio
Previamente envia requerimiento de
información
Prepara Información y
entrega
Analiza información y prepara informe
ejecutivo
Recibe Informe y analiza
FIN
Ejecución Presupuestaria; Ejecución FinancieraOtra Información
17
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-004 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
SUPERVISION TRIBUTARIA
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal realice supervisión en la DAFIM sin perjuicio de las atribuciones
del Auditor Interno; específicamente en la Sección Tributaria
Alcance: Análisis del Recaudo
Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: cada 2 meses
Número Actividad Responsable
1
Solicitar a la Sección tributaria reportes de la situación
de la mora, de los servicios municipales
a. Mora de 3 meses de antigüedad b. Mora de 6 meses de antigüedad c. Mora de más de 6 meses de antigüedad d. Casos trasladados al Juzgado Municipal
Gerente Municipal
2
Entrega de los informes solicitados
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
3
Analiza información y elabora informe respectivo
Gerente Municipal
4
Presenta al Alcalde con copia a la DAFIM informe de la
situación tributaria
Gerente Municipal
5 Recibe Informe
Alcalde Municipal
6
Solicita al Concejo Municipal políticas y ordenanza para
los casos de mora incobrable
Alcalde Municipal
7
Traslada expediente a la Comisión Tributaria
Concejo Municipal
8 Emite Dictamen Comisión de Trabajo
9 Resuelve mediante acuerdo sobre la situación de
morosos con más de 6 meses Concejo Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Reportes de la DAFIM.
2. Informe de trabajo realizado.
18
PRP-GER-DIR-004 SUPERVISION TRIBUTARIA
Gerente MunicipalEncargado de la Sección Tributaria de la DAFIM
Alcalde MunicipalComisión de
Recaudación, Tasas y Arbitrios
Fase
Inicio
Solicita Información sobre situación
tributaria
Entrega información solicitada
Analiza información y elabora informe
ejecutivo
Recibe información y analiza
Solicita emisión de Políticas y
Ordenanzas para casos de cuentas con mora antigua
Reciben, Analizan y emiten Dictamen
Emiten acuerdo
FIN
19
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-005 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
REVISION DE LA MEMORIA DE LABORES
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal apoye al Secretario Municipal en la revisión de la Memoria de
Labores.
Alcance: Comunicación Social
Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: Anualmente
Número Actividad Responsable
1 En el mes de octubre solicita a cada Dirección iniciar a
elaborar la Memoria de labores de cada dependencia. Secretario Municipal
2 En la primera semana de Diciembre se solicita entregar
el primer borrador de la memoraría de labores de cada
dependencia
Secretario Municipal
3 Asignar a un Auxiliar de Secretaria u Oficial para la
consolidación de Información Secretario Municipal
4 Realizar la primera revisión del borrador de la Memoria
de Labores Secretario Municipal
5 Realizar la Segunda Revisión del Borrador de la
Memoria de labores Gerente Municipal
6 Realizar la Tercera Revisión del Borrador de la Memoria
de Labores Alcalde Municipal
7 Revisa, Corrige o Aprueba la impresión final de la
Memoria de Labores Alcalde Municipal
8 Envía a impresión y encuadernación
Secretario Municipal
9 Envía o presenta a donde corresponde la Memoria de
Labores Final Secretario Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Oficio de requerimiento del borrador y documentos finales.
2. Cronograma de fechas de recepción y revisión de cada dependencia.
3. Borrador de la memoria de Labores.
4. Documento final.
20
PRP-GER-DIR-005 REVISION DE MEMORIA DE LABORES
Secretario Municipal Gerente Municipal Alcalde MunicipalFa
se
INICIO
Requiere a los Directores entrega
de información mensualmente
Asignar a un Auxiliar de Secretaria, para la consolidación de
información
Revisar el primer borrador
Revisa y realiza correcciones u observaciones
Información Satisfactoria
Información Satisfactoria
Aprueba ImpresiónFIN
21
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-006 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
OPINION ADMINISTRATIVA
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir cuando un Jefe o
Director de dependencia requiera la opinión administrativa para el
cumplimiento de alguna acción a su cargo.
Alcance: Fortalecimiento Administrativo
Tiempo Estimado: 1 hora. Frecuencia: Cuando sea requerido
Número Actividad Responsable
1
Se presenta conflicto en la resolución de algún asunto Oficina Municipal
2
Solicita Resolución al Director
Oficina Municipal
3
No puede Resolver,
Director Municipal
4
Solicita opinión administrativa para la resolución del
conflicto presentado; mediante Oficio, correo
electrónico u otro medio que agilice la atención al
vecino.
Director Municipal
5
Recibe, Analiza y emite opinión
Gerente Municipal
6
Notifica sobre la opinión
Gerente Municipal
7
Atiende según la Opinión
Director Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Solicitud de Opinión.
22
PRP-GER-DIR-006 OPINION ADMINISTRATIVA
Empleado Municipal Gerente MunicipalDirector / Encargado de Oficina Municipal
Fase
Inicio
Surge duda sobre la resolución de algún asunto, lo presenta a su Jefe Inmediato
Solicita Opinión Administrativa para
resolver duda
Recibe, analiza y resuelve
Emite opinión Administrativa y la
notifica
Recibe e instruye para su aplicación
Atiende en base a las instrucciones de su Jefe Inmediato
Superior
FIN
23
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-007 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
REUNIONES DE EQUIPO TECNICO DIRECTIVO
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para realizar reuniones
de equipo técnico directivo.
Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional
Tiempo Estimado: De 4 a 8 horas. Frecuencia: Mensualmente
Número Actividad Responsable
1 Enviar convocatoria o recordatorio de fecha de la
Reunión de Equipo Técnico Directivo y enviar agenda
de los temas a tratar
Secretario Municipal
2 Con 5 días de anticipación a la reunión de equipo
técnico enviar requerimiento de atención de asuntos
pendientes a los otros Directores Municipales
Directores Municipales
3 Preparar información requerida
Directores Municipales
4 Presidir la Reunión de equipo técnico directivo
Alcalde Municipal /Concejal I
5 Apoyar al Alcalde o Concejal I; a la resolución de
asuntos administrativos Gerente Municipal
6 Emitir acta de Compromisos adquiridos, convenios,
resoluciones etc. para su posterior seguimiento y
control
Auxiliar de Secretaria
7 Elaborar informe de lo tratado y resuelto en la reunión
de equipo técnico directivo Gerente Municipal
8 Enviar informe a todos los participantes para el
seguimiento de los asuntos que a cada uno competa Gerente Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Solicitud de requerimientos.
2. Acta de Reunión.
3. Informe de trabajo.
24
PRP-GER-DIR-007 REUNIONES DE EQUIPO DIRECTIVO
Secretario MunicipalDirectores
MunicipalesGerente Municipal Alcalde / Concejal
Fase
Inicio
Enviar Convocatoria o recordatorio de la
Reunión
Enviar solicitud de requerimientos al
resto de directores para disponer de
información
Atender requerimiento de
los otros Directores para presentarla en
la Reunión
Apoyar al Alcalde o Concejal en asuntos
administrativos
Elaborar informe y enviar conclusiones
a todos los asistentes
FIN
Presidir la Reunión
25
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-008 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
ELABORACION DE INFORMES DE TRABAJO
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal informe al Alcalde Municipal sobre lo actuado
Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional
Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: Cuando sea requerido
Número Actividad Responsable
1
Delega al Gerente Municipal a realizar alguna actividad
Alcalde Municipal
2
Realiza la actividad
Gerente Municipal
3
Elabora informe de lo acontecido
Gerente Municipal
4
Envía o presenta el informe
Gerente Municipal
5
Recibe informe y da su Visto Bueno
Alcalde Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Informe de trabajo.
26
PRP-GER-DIR-008 ELABORACION DE INFORMES DE TRABAJO
Alcalde Municipal Gerente Municipal
Fase
INICIO
Delega al Gerente a realizar alguna
actividadRealiza la actividad
Emite informePresenta informe
FIN
27
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-009 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
REPRESENTACION EN ACTIVIDADES
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Alcalde
Municipal delegue al Gerente Municipal a representarlo en alguna actividad
que sea invitado.
Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional
Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: Cuando sea requerido
Número Actividad Responsable
1
Delega al Gerente Municipal a representar al Alcalde en
actividad invitado
Alcalde Municipal
2
Participar en la actividad
Gerente Municipal
3
Elaborar informe de lo acontecido
Gerente Municipal
4
Enviar o presentar el informe
Gerente Municipal
5
Recibir informe y dar su Visto Bueno
Alcalde Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Informe de trabajo.
28
PRP-GER-DIR-009 REPRESENTACION EN ACTIVIDADES
Alcalde Municipal Gerente MunicipalFa
se
INICIO
Delega al Gerente a representar en la
actividad
Participa en la Actividad
Emite Informe de la actividad
Presenta informe
FIN
29
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-010 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
COORDINACION CON OTRAS INSTITUCIONES
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Alcalde
Municipal le delegue al Gerente Municipal apoyar o coordinar con otra
institución, ya sea gubernamental o no gubernamental.
Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional
Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: Cuando sea requerido
Número Actividad Responsable
1
Delegar al Gerente Municipal a coordinar e
implementar acciones, con otras instituciones
Alcalde Municipal
2
Participar en reuniones, realizar e implementar planes
de trabajo, gestionar financiamiento, etc.
Gerente Municipal
3
Traslada información, planes de trabajo y acciones a
realizar a los Directores responsables
Gerente Municipal
4
Realizan acciones establecidas en planes de trabajo Directores Municipales
5
Elaborar informe de los avances y resultados
Gerente Municipal
6
Enviar o presentar el informe
Gerente Municipal
7
Recibir informe y dar su Visto Bueno
Alcalde Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Informe de trabajo.
30
PRP-GER-DIR-010 COORDINACION CON OTRAS INSTITUCIONES
Alcalde Municipal Gerente Municipal
Fase
INICIO
Delega al Gerente la Coordinación y
Ejecución de Planes y programas de
trabajo
Participa en Reuniones, Talleres, Capacitaciones, etc.
Convocadas por otras instituciones
Traslada información y coordina en Reuniones de
Equipo Directivo
Elabora Informes de los avances y
resultados
Emite Informe Recibe informe
FIN
31
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-011 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
GESTION Y SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal gestione y de seguimiento a las quejas y reclamos recibidas de los
vecinos.
Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional.
Tiempo Estimado: 3 Horas. Frecuencia: Semanalmente
Número Actividad Responsable
1 Recibe quejas y reclamos
Sección de Atención al vecino
2
Registra en control auxiliar las quejas y reclamos
recibidos
Sección de Atención al Vecino
3 Traslada al Gerente para su revisión
Sección de Atención al vecino
4 Revisa y distribuye a los Directores que corresponda
Gerente Municipal
5 Recibe, Analiza y atienden las quejas y reclamos
Directores Municipales
6 Confirma que la queja o reclamo haya sido atendido
Directores Municipales
7
Informa al vecino que origino la queja o reclamo sobre
los resultados
Sección de Atención al vecino
8
Genera un reporte y estadísticas sobre las quejas
recibidas y atendidas semanalmente y la envía al
Alcalde Municipal con copia al Gerente Municipal
Sección de Atención al Vecino
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Formulario para presentar quejas y /o reclamos.
2. Informe semanal.
32
PRP-GER-DIR-011 GESTION Y SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS
Sección de Atención Vecino
Gerencia Municipal Directores Municipales
Fase
INICIO
Recibe información
Registra en un control auxiliar
Analiza solicitudes y distribuye a los
Directores para su resolución
Recibe solicitudes, revisa y atiende la
queja
Elabora informe sobre
los casos recibidos,
atendidos y no atendidos
Informa al Vecino sobre la solución a
su problema
Presenta estadísticas e
informes sobre los casos recibidos, atendidos y no
atendidos
Analiza los casos con recurrencia y prepara plan de
acción para disolverlos
FIN
33
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-012 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
COORDINACION CON EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PARA
LA INDUCCION DE PRACTICANTES
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos,
realicen Inducción a Practicantes estudiantes.
Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional.
Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: al momento de contratación o
aceptación de practicantes.
Número Actividad Responsable
1 Presentar solicitud para realizar practica supervisada Estudiantes/ Director del
Establecimiento
2 Elabora listado de solicitudes y las presenta ante el
Alcalde Municipal Jefe de RRHH
3 Autoriza la realización de practica supervisada
Alcalde Municipal / Concejal I
4 Coordinar reunión de presentación de los Estudiantes Jefe de RRHH y Gerente
5 Realizar presentación de la Municipalidad, Misión,
Visión, objetivos, metas, estructura orgánica, etc. Gerente Municipal
6 Presentar y asignar a los estudiantes de practica
supervisada a cada una de las Direcciones Municipales Jefe de RRHH
7 Presentarse ante los Estudiantes y describir
brevemente sus funciones Directores Municipales
8 Realizar breve recorrido en las instalaciones del edificio
municipal Jefe de RRHH
9 Tomar fotografías e informar a la población Departamento de Relaciones
Públicas
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Solicitud para realizar practica supervisada
2. Fotografías para memoria de labores.
34
PRP-GER-DIR-012 COORDINACION CON RRHH PARA INDUCCION DE PRACTICANTES
Estudiantes / Establecimiento
Educativo
Depto. De RRHH / Gerente Municipal
Alcalde MunicipalDepto. De Relaciones
Públicas
Fase
inicio
Presenta solicitud para realizar
práctica supervisada
Elabora listado de solicitudes
Acepta solicitud?
Aprueba Solicitud?
Emite notas indicando que
fueron aprobados
Organiza reunión para presentar
Directores y a la Institución
Asigna a los Estudiantes
Practicantes a su lugar de trabajo
Toma Fotografías y publica para
informar sobre acciones de la
municipalidad ,
FIN
35
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-013 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
COORDINACION CON EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PARA
REALIZAR CAPACITACIONES AL PERSONAL
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos,
realicen capacitaciones al personal administrativo.
Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional.
Tiempo Estimado: 4 Horas. Frecuencia: De acuerdo al Plan Anual de
Capacitaciones
Número Actividad Responsable
1 En Enero requerir a todas las Direcciones que soliciten
capacitación a su personal Jefe de RRHH
2 Realizar diagnóstico de las necesidades y solicitar
capacitación para fortalecimiento de capacidades Directores Municipales
3 Elaborar el Plan Anual de Capacitaciones
Jefe de RRHH
4 Revisión del Plan Anual de Capacitaciones
Gerente Municipal
5 Solicitar Visto Bueno y/o aprobación del Plan Anual de
Capacitaciones Gerente Municipal
6 Aprobar el Plan Anual de Capacitaciones Alcalde Municipal
7 Enviar copia del Plan Anual de Capacitaciones a las
Direcciones Municipales, y al Sindicato de Trabajadores Jefe de RRHH
8 Gestionar apoyo técnico y financiero a diferentes
instituciones para realizar las capacitaciones Gerente Municipal
9 Coordinar la logística (Lugar y fecha, salón, sonido,
alimentación, etc.) para la realización de las actividades Jefe de RRHH
10 Realizar las capacitaciones de acuerdo al Plan Anual de
Capacitaciones
Jefe de RRHH /Gerente
Municipal
11 Cubrir los eventos, con fotografías, publicaciones y
divulgación de las mismas Departamento de RRPP
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Solicitud de necesidades de capacitación.
2. Plan anual de Capacitaciones
3. Fotografía para memoria de labores.
36
PRP-GER-DIR-013 COORDINACION CON RRHH PARA REALIZAR CAPACITACIONES
Jefe de Recursos Humanos
Directores Municipales Gerente Municipal Alcalde Municipal
Fase
Inicio
Requerir solicitud de necesidades de
capacitación
Realiza diagnóstico de las necesidades e
informa a RRHH
Elabora Plan Anual de Capacitaciones
Recibe, Analiza y prioriza las
capacitaciones
Aprueba el Plan Anual de
Capacitaciones
Corrige e informa a los Directores sobre
el Plan de Capacitaciones
Coordina mensualmente
sobre la ejecución del Plan aprobado
Apoya en la Gestión Técnica y Financiera ante Instituciones
Ejecuta el Plan
FIN
RRPPRealiza reportaje para publicar e
informar sobre las acciones de la municipalidad
37
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA MUNICIPAL
Identificación PRP-GER-DIR-014 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
REVISION Y/O ELABORACION DE REGLAMENTOS Y MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente
Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos y los
Directores Municipales realicen revisión de los Reglamentos y Manuales de
cada dependencia, caso no existir, elaborar los mismos.
Alcance: Fortalecimiento Administrativo e Institucional.
Tiempo Estimado: 1 mes. Frecuencia: Anualmente
Número Actividad Responsable
1 Revisa con cada Jefe de oficina la existencia del
Reglamento y Manuales administrativos Director Municipal
2 Detecta la necesidad de revisar o crear reglamentos o
manuales administrativos Director Municipal
3
Informa al Gerente Municipal y al Jefe de Recursos
Humanos sobre la necesidad de crear Manuales u otros
documentos que garanticen una administración
eficiente
Director Municipal
4 Realiza Diagnóstico de la situación actual y elabora
cronograma y plan de trabajo Gerente Municipal
5 Asigna a uno o varios empleados municipales para
apoyar en la realización de los documentos Director Municipal
6 Desarrollar las actividades descritas de acuerdo al
cronograma y plan de trabajo Gerente Municipal
7 Presenta al Director Municipal y al Jefe de Recursos
Humanos; documentos para su revisión Gerente Municipal
8 Revisan y corrigen los documentos Director Municipal / Jefe de
RRHH
9 Solicitar Opinión al Asesor Jurídico y al Auditor Interno Gerente Municipal
10 Emiten opinión sobre los documentos emitidos Asesor Jurídico /Jefe de
Recursos Humanos
11
Entregar los documentos al Alcalde Municipal y/o
Secretario Municipal; para ser presentados ante el
Concejo Municipal
Gerente Municipal
12 Presenta ante el Pleno Alcalde Municipal
38
13 Solicita Dictamen a la Comisión
Concejo Municipal
14 Revisa, Corrige y Emite Dictamen
Comisión de Trabajo
15 Aprueban por Acuerdo
Concejo Municipal
16 Certifica punto de acta y lo traslada al Gerente
Municipal Secretario Municipal
17 Si el reglamento o Manual es de observancia general se
debe publicar en el diario oficial Secretario Municipal
18
Recibe certificación del Acuerdo de aprobación, lo
adjunta al documento e imprime para distribuir a los
interesados
Gerente Municipal
19 Publica documentos en medios informáticos para
conocimiento de toda la población
Departamento de Relaciones
Públicas.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Solicitud de revisión y/o creación de Reglamentos y Manuales.
2. Borrador de documentos
3. Documentos finales.
4. Dictamen Jurídico.
5. Dictamen de Auditoría Interna.
6. Dictamen de Comisión de Trabajo.
7. Punto de Acta de acuerdo de aprobación.
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PRP-GER-DIR-014 REVISION Y/O EMISION DE REGLAMENTOS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS
DIRECTOR MUNICIPAL
GERENTE MUNICIPALJEFE DE RECURSOS
HUMANOS/ ASESOR JURIDICO
ALCALDE MUNICIPAL/CONCEJO MUNICIPAL
Fase
INICIO
Revisa y determina la existencia de Reglamentos
Internos y manuales
administrativos
Solicita el apoyo para la actualización
o emisión del instrumento
administrativo
Realiza diagnóstico y establece plan de
trabajo
Desarrolla talleres, capacitaciones etc. Para la emisión del
documento
Elabora el documento
Revisa el documento, si esta correcto?
Da Visto Bueno Solicita emisión de Dictamen Técnico y
Jurídico
Recibe y Revisa el Documento
Emite Dictamen
Realiza correcciones o enmiendas
Recibe, revisa y presenta ante el
pleno, para que sea revisado por la
Comisión de Trabajo encargada
40
ANEXO
REGLAMENTO INTERNO DE LA GERENCIA MUNICIPAL
41