MANUAL DE USUARIO GIRO DIRECTO VERSIÓN 2.0.0 -2019

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GIRO DIRECTO

MACROPROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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MU27-TSI

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ELABORO/MODIFICO REVISÓ APROBÓ

Nombre: Milena Amado Pérez Cargo: Ingeniera de Requerimientos Fecha: Noviembre 2019

Julio Cesar Elizalde Coordinador de Desarrollo(e) Noviembre 2019

Rafael Alberto Laverde Angarita Director Nacional de Operaciones y Tecnología Noviembre 2019

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 4

OBJETIVO ....................................................................................................................................... 4

DESCRIPCION GENERAL ........................................................................................................... 4

INGRESO AL APLICATIVO .......................................................................................................... 5

1. VALIDACION DE ARCHIVOS .......................................................................................... 6

1.1 VALIDACION DE LAS IPS ........................................................................................... 6

1.2 MONTO IPS - ARCHIVO ............................................................................................... 8

1.3 CAPITACION .................................................................................................................. 9

1.4 DETALLE DE FACTURA ............................................................................................ 11

2. SISTEMA GIRO DIRECTO.................................................................................................. 13

2.1 PERIODOS .......................................................................................................................... 13

2.2 CARGUE IPS ...................................................................................................................... 15

2.3 MONTO IPS ......................................................................................................................... 16

2.4 ENVIO FINAL ...................................................................................................................... 17

3. DIAGRAMA DE PROCESOS ............................................................................................. 21

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CONTROL DE VERSIONES

Versió

n

Fecha Elaborado por Observaciones / Descripción del

cambio

1.0 04/01/2018 Milena Amado Pérez Elaboración del Manual

2.0 25/09/2019 Cesar Augusto Gomez

Serna

Actualización del Manual

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INTRODUCCIÓN

El actual documento permite identificar los procesos que se deben de llevar a cabo para el

envío de los giros que se realizan a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS-

S por parte de Capital Salud EPS-S, que corresponde al giro de los recursos del régimen

subsidiado, en el marco de la Resolución 1587 de 2016.

OBJETIVO

Conocer el proceso en la generación, validación y cargue de la información periódica del

Giro Directo.

DESCRIPCION GENERAL

Se interpreta en todos los casos como el proceso de reporte al Ministerio de Salud y

Protección Social por parte de las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado,

de la información correspondiente al universo periódico de la facturación radicada por los

prestadores de servicios de salud, según el marco normativo del Giro Directo establecido en

las Resoluciones 1587 de 2016, 4182 de 2011 y Leyes 1122 de 2007, 1608 de 2013.

https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Resoluci%C3%B3n%201587%20de%202016.pdf

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INGRESO AL APLICATIVO

Para ingresar a la aplicación de Giro Directo, se debe escribir en el navegador la siguiente

dirección:

http://www.capitalsalud.gov.co:3410/PortalServicios/home/Index

Clic en “Portal Empleados”

Aparecerá la imagen que se visualiza a continuación, en el cual se debe colocar el

usuario NT y la respectiva contraseña

Posteriormente se debe desplegar la lista seleccionando Pagos y Giro Directo

http://www.capitalsalud.gov.co:3410/PortalServicios/home/Index

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1. VALIDACION DE ARCHIVOS

1.1 VALIDACION DE LAS IPS

Una vez recibido el archivo “IPS Registradas” por parte de la Secretaria de Salud se procede

a descargar la información en Excel, En una nueva pestaña se deja solo la información de

IPS Registradas, se debe tener en cuenta que esta información tiene que estar en la primera

hoja, la cual se debe nombrar como (Real) y no debe tener encabezado. Tal y como se

muestra en la siguiente imagen. Archivo suministrado por (“Tesorero”), como se muestra

en la Ilustración 1.

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a. Archivo de la Secretaria de Salud

Ilustración 1

a. Listado de las “IPS Habilitadas”, Con los Campos: (Nit, Beneficiario y Estado)

Primera hoja (Real), como se muestra en la Ilustración 2.

Ilustración 2

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1.2 MONTO IPS - ARCHIVO

Se recibe por parte del área de Control Interno y/o Tesorería un archivo “Monto Final

Aprobado”, en el cual se encuentra la información necesaria para generar el archivo en Excel

de “Monto Ips”; esta información debe estar en la primera hoja con el nombre (Real). Los

campos que se deben colocar son: (Nit, Nombre y ValorGiro). Archivo suministrado por

(“Tesorero”), como se muestra en la Ilustración 3.

a. Archivo enviado por Control Interno en extensión XLS

Ilustración 3

De este archivo se copia solo la información: (ID TERCERO, NOMBRE y VLR FINAL

TRASMITIDO), como no permite repetir número de Nit se debe colocar el consolidado por

cada IPS en este caso se crea una tabla dinámica y totalizando el VLR FINAL TRASMITIDO.

b. Archivo en Excel “Monto IPS”, con los Campos: (Nit, NombreIPS y ValorGiro), como se

muestra en la Ilustración 4.

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Ilustración 4

1.3 CAPITACION

Se obtiene el archivo enviado por el tesorero, en la hoja FINAL se filtra por (CAPITA y PGP),

en el cual se encuentra la información necesaria para generar el archivo en Excel de

“Capitación”, esta información debe estar en la primera hoja con el nombre (Real). Los

campos que se deben colocar son:

Archivo en Excel “Detalle Factura” Debe contener los siguientes campos: Contabilidad (Debe

ser un incremental autonumérico), Número Radicado (Debe ser un incremental

autonumérico), Nombre_cuenta, Id_Tercero, Nombre, Centro Costo (sucursal), Prefijo (En el

campo de observaciones del archivo enviado por tesorería se obtiene el prefijo que va en

letras se puede detallar en la Ilustración 5), Num_Doc (En el campo de observaciones del

archivo enviado por tesorería, se obtiene el prefijo que va en número; en caso de no tenerlo

se debe ingresar el año, mes, día y un incremental comenzando desde el 01 como se detalla

en la Ilustración 6). Vencimiento, Fecha_Emisión, Fecha_Vencimiento (Se debe ingresar la

fecha final del mes que se está cargando), Valor Facturado, Valor Giro Directo y Modalidad

(CAPITA se modifica por CAPITACION y PGP se modifica por EVENTO), se puede ver en

la Ilustración 7.

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Ilustración 5 Ilustración 6

Ilustración 7

Los campos que no pueden estar vacíos son: Id_Tercero, Nombre, Num_Doc,

Fecha_Emisión, Fecha_Vencimiento, Valor Facturado, Valor Giro Directo y

Modalidad.

El Campo Prefijo puede o no tener información.

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Los siguientes campos deben ir, así estén vacíos: Contabilidad, Número Radicado,

Nombre_cuenta, Centro Costo (sucursal), Prefijo y Vencimiento.

En los campos Valor Facturado y Valor Giro Directo, va el mismo valor sin decimales.

Tener presente que el número (2) equivale a “Evento” y el número (1) equivale a

“Capitacion”.

El campo NUM_DOC debe ser numérico y sin cero a la izquierda.

1.4 DETALLE DE FACTURA

Se recibe por parte del área de (Cuentas Médicas “Supervisor cuentas”) un archivo .xlsx

Detalle Factura (Evento, Cápita y PGP), en el cual se encuentra la información necesaria

para generar el archivo en Excel de “Detalle de Factura”, esta información debe estar en la

primera hoja con el nombre (Real). Los campos que se deben colocar son:

Archivo en Excel “Detalle Factura” Debe contener los siguientes campos:

- Contabilidad (Debe ser un incremental autonumérico)

- Número Radicado (Debe ser un incremental autonumérico)

- Nombre_cuenta

- Id_Tercero

- Nombre

- Centro Costo (sucursal)

- Prefijo (En el campo de observaciones del archivo enviado por tesorería se obtiene

el prefijo que va en letras se puede detallar en la Ilustración 8)

- Num_Doc (En el campo de observaciones del archivo enviado por tesorería se

obtiene el prefijo que va en número en caso de no tenerlo se debe ingresar el año,

mes, día y un incremental comenzando desde el 01 se puede detallar en la

Ilustración 9)

- Vencimiento

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- Fecha_Emisión (Dia-Mes-Año se debe seleccionar esta columna del documento)

Fecha_Vencimiento (Se debe ingresar la fecha final del mes que se está cargando)

- Valor Facturado

- Valor Giro Directo y Modalidad (CAPITA se modifica por CAPITACION y PGP se

modifica por EVENTO), se puede ver en la Ilustración 10.

Ilustración 9

Ilustración 8

Ilustración 10

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Los campos que no pueden estar vacíos son: Id_Tercero, Nombre, Num_Doc,

Fecha_Emisión, Fecha_Vencimiento, Valor Facturado, Valor Giro Directo y

Modalidad.

El Campo Prefijo puede o no tener información.

Los siguientes campos deben ir, así estén vacíos: Contabilidad, Número Radicado,

Nombre_cuenta, Centro Costo (sucursal), Prefijo y Vencimiento.

En los campos Valor Facturado y Valor Giro Directo, va el mismo valor sin decimales.

Tener presente que el número (2) equivale a “Evento” y el número (1) equivale a

“Capitación”.

El campo NUM_DOC debe ser numérico y sin cero a la izquierda.

2. SISTEMA GIRO DIRECTO

2.1 PERIODOS

Clic en Periodo como se muestra en la Ilustración 11.

c. Clic en el icono “Periodo”.

Ilustración 11

Luego clic en el icono se desplegará la siguiente imagen. Se deben diligenciar los

campos; Nombre Periodo: en el cual va el nombre del archivo que se va a subir y el campo

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Descripción: en el cual va una breve observación de lo que contiene el archivo. No olvidar

señalar los cuadros de dialogo

d. Creación de Periodos y fechas, se puede ver en la Ilustración 12.

Ilustración 12

Nota: El programa permite en este paso crear varios periodos, en la práctica en el giro directo

se pueden realizar varios intentos (Nombrados por ejemplo: Diciembre 2017 V°).

Una vez el ministerio certifica el Giro directo del mes en curso, se procede a realizar el cargue

real (Nombrado por ejemplo: Diciembre 2017 Real), en este periodo se activa el check

(Enviar Periodo Giro Real) con el objetivo de insertar las facturas en el histórico, y validarlas

en giros posteriores.

Luego aparecerá un cuadro en el cual se relaciona el periodo que se ha creado en el sistema,

así como se muestra en la siguiente imagen.

e. Descripción de la Creación del Periodo se puede ver en la Ilustración 13.

Ilustración 13

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2.2 CARGUE IPS

Un segundo paso es el Cargue de IPS, se da clic en el icono que se resalta en azul como se

muestra en la imagen.

f. Clic en el icono “Cargue IPS”, se puede ver en la Ilustración 14.

Ilustración 14

Luego dar clic en el botón de Seleccionar Archivo se anexa el archivo xlsx “IPS Habilitadas”;

en la caja de texto que está al lado debe aparecer el nombre del archivo. Posteriormente se

da clic en el icono para que se cargue el archivo y se selecciona el periodo. Se debe

mostrar la información que se subió, como se evidencia en la imagen Ilustración 15.

g. Selección y cargue de Archivo.

Ilustración 15

Por último, dar clic en el botón de Validar y Guardar, y el archivo cargado aparecerá en un

cuadro como se evidencia en la siguiente imagen.

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h. Resumen del archivo cargado, se puede ver en la Ilustración 16.

Ilustración 16

2.3 MONTO IPS

a. Un tercer paso es el Monto de IPS, se da clic en el icono que se resalta en azul como

se muestra en la imagen.

b. Clic en el icono “Monto IPS”, se puede ver en la Ilustración 17.

Ilustración 17

Dar clic en el botón de Seleccionar Archivo se anexa el archivo xlsx “Monto IPS”; en

la caja de texto que está al lado debe aparecer el nombre del archivo. Posteriormente

se da clic en el icono para que cargue el archivo y se selecciona el periodo.

c. Selección y cargue de Archivo, se puede ver en la Ilustración 18.

Ilustración 18

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2.4 ENVIO FINAL

Por último, se da clic en el icono de Inicio tal y como se muestra en la siguiente imagen, lo

anterior es para subir el archivo final de Giro Directo.

d. Clic en el icono “Inicio”, se puede ver en la Ilustración 19.

Ilustración 19

Luego se anexa el archivo Detalle Factura y Capitación, en el botón de Seleccionar Archivo

seguido del botón Cargar Archivo y Validar Archivo, en este paso el sistema sube y valida

las facturas con la malla interna generando un log de errores para los casos de duplicados

y facturas en el histórico u otros hallazgos (en este caso se envía este archivo a la respectiva

área para su corrección), por último, en el botón Generar Reporte Giro Directo se genera el

archivo plano con la estructura de la resolución 1583 de SISPRO.

e. Selección y cargue de Archivo, se puede ver en la Ilustración 20.

Ilustración 20

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Es posible que al momento de realizar el cargue se genere un Log de eventos

Ilustración 21

Al hacer clic en el cuadro marcado en rojo “Verificar log de eventos” se descarga el archivo

con la información de los errores

Ilustración 22

Para este caso se debe corregir el campo de Fecha_Emisión y subir nuevamente, si la

información está correcta el archivo se visualizará de la siguiente forma:

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Ilustración 23

Al final esta información se cargará en el cuadro de resumen, como se evidencia en la

siguiente imagen.

f. Ruta del archivo generado por el sistema, se puede ver en la Ilustración 21.

Ilustración 24

Al archivo generado se le debe adicionar el campo CodigoDane (enmarcado en verde). Y

posteriormente se entrega al área de Control Interno para su respectiva verificación y cargue

en la plataforma.

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g. Formato archivo .txt para SISPRO, Se puede ver en la Ilustración 22.

Ilustración 25

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3. DIAGRAMA DE PROCESOS

GIRO DIRECTO

SECRETARIA DE SALUD CONTROL INTERNO Y/O

TESORERIA CUENTAS MÉDICAS

EMAIL ENVIADO POR LA

SECRETARIA DE SALUD

“ IPS REGISTRADAS”

Archivo modificado con las

especificaciones Técnicas (Nit,

Nombre ,Estado)

DETALLE DE LA FACTURA

“MONTO FINAL APROBADO”

Archivo modificado con la

estructura definida (Monto

IPS)

ARCHIVO DEL DETALLE DE LA

FACTURA

(EVENTO-CÁPITA-PGP)

Creación de Periodos y Fecha Selección y Cargue Archivo

“ IPS HABILITADAS”

Selección y Cargue Archivo

“MONTO IPS”

Descripción de la Creación del Periodo

Validación del archivo cargado al

sistema

PERIODO CARGUE IPS MONTO IPS

SISTEMA GIRO

DIRECTO

INCIO

Cargue y Validación del Archivo

(EVENTO-CÁPITA-PGP)

Generación del Reporte

“GIRO DIRECTO”

Generación Formato

SISPRO

FIN

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