Sistema de reservación de salas.

Manual de usuario V-2.0

MANUAL DE USUARIO

PROYECTO

SISTEMA DE RESERVACIÓN DE SALAS

HITSS

Versión 2.0

Fecha: 06/08/2015

Sistema de reservación de salas.

Manual de usuario V-2.0

Sistema de reservación de salas.

Manual de usuario.

Hoja de control de modificaciones.

Hoja de control de modificaciones.

Titulo Sistema de reservación de salas.

Manual de usuario.

Versión 2.0

Realizado Lic. Diana Maya

Fecha 06/08/2015

Control de versiones

Versión Descripción/Motivo versión Fecha de presentación

1.0 Documento inicial 28/06/2013

2.0 Cambios de redacción 06/08/2015

Sistema de reservación de salas.

Manual de usuario V-2.0

1. Objetivo del documento. Se pretende mostrar de una manera clara y concisa el funcionamiento de la aplicación WEB, Sistema de Reservación de Salas.

2. Manual de usuario.

2.1 Acceso al sistema.

Primeramente para poder acceder al Sistema de Reservación de Salas, es importante recordar el usuario y contraseña con el que ingresa al “Sistema de tickets”, de no ser así, notifica a soporte para el reinicio del mismo. (Ver Imagen 1.1)

Imagen 1.1: Login del sistema

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Una ves hecho el primer acceso al sistema, salir y volver a entrar al sistema para poder hacer las reservas.

Este paso es muy importante, ya que sin este dato no se puede dar acceso total al sistema para reservar los diferentes recursos. En la imagen se puede observar un acceso pero con restricciones. (Ver imagen 1.2)

Imagen 1.2: Acceso restringido

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Manual de usuario V-2.0 2.2.1 Pantalla incial.

En la Imagen 1.3 muestra la pantalla de inicio de la aplicación con los distintas opciones del sistema.

2.2.1.1 Tablón.

En este apartado se puede apreciar los anuncios del sistema, como pueden ser notificaciones de activación de correo, próximas reservas que ha solicitado el usuario. (Ver imagen 1.3)

Imagen 1.3: Inicio del Sistema de Reservacion de Salas

2.2.2 Mi cuenta.

2.2.2.1 Preferencias de notificación.

En esta pantalla de preferencias de notificación se habilita el envio de correo. Es importate que todas las opciones esten activadas en “Enviarme un correo” ya que asi el usuario siempre estará al pendiente de sus reservaciones. (Ver imagen 1.4)

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Imagen 1.4 Preferencias de notificación 2.2.3 Planificación.

2.2.3.1 Reservas.

La pantalla de reservas muestra todos los recursos disponibles para el usuario. Ver imagen 1.5. En la parte superior del calendario de reservas, se encuentra ubicado un panel con los diferentes estatus, los cuales son “Reservable”, ”No Reservable”, ”Reservado”, ”Mi Reserva”, “Pendiente”, “Pasado” y “Restringido” encerrado en color rojo (ver imagen 1.5) asi mismo arriba de los estatus se encuentra un boton de calendario en ciruclo rojo, al lado de “Default” (ver imagen 1.5), al dar clic a este boton se despliega una vista más amplia del calendario, esto permite al usuario hacer una reservación con un mes de anticipación si asi lo requiere. (Ver imagen 1.6)

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Imagen 1.5: Calendario de reservas

Imagen 1.6: Vista extendida de calendario

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Manual de usuario V-2.0 2.2.3.2 Realizar una reserva

Para realizar la reserva lleva a cabo los siguientes pasos. Paso 1: Estando en la pantalla de calendario (ver imagen 1.5), bajar hasta encontrar horarios disponibles (ver imagen 1.7) , dar clic en el recurso que se desea reservar.

Imagen 1.7: Reserva de recurso

Para este ejemplo, seleccionaré “Sala virtual” (ver imagen 1.7)

Paso 2: Al dar clic en el horario deseado, nos enviará a una nueva pantalla (ver imagen

1.8)

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Imagen 1.8: Crear una nueva reserva

De la manera mas sencilla solo configuramos: la hora de inicio de la reserva y la hora fin, tanto la opción “Repetir” como el “Titulo de la reserva” y la “Descripción de la reservar” no son campos obligatorios. Si la reservación requiere más recursos, se pueden seleccionar dando clic en “Más Recursos” (Ver circulo rojo en Imagen 1.8) ubicado en la parte superior de la hora de fecha “Inicio”, al dar clic nos enviara a la siguiente imagen (Ver imagen 1.9)

Imagen 1.9: Añadir recursos

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Seleccionamos los recursos y bajamos con el ‘scroll bar’ hasta visualizar el boton “Hecho” (Ver imagen 1.10) damos clic en el, y nuestra reservación se vera como la Imagen 1.11, marcado en rojo se observan los recursos seleccionados

Imagen 1.10: Selección de recursos.

Imagen 1.11: Vista de la reservación con distintos recursos seleccionados

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Manual de usuario V-2.0 Paso 3: Este paso solo se llevará a cabo si la reservación

requiere el recurso “Despensa”. (Ver circulo rojo en imagen 1.9)

Importante: • Revisa la politicas de “Despensa” posicionandote en el recurso en la pantalla de

calendario. (Ver imagen 1.12) • Una ves que se seleccionó el recurso depensa se debe de seleccionar todos los

articulos necesarios para su reservacion. Para realizar esto dar clic en “Accesorios (Añadir)” ubicado en la parte superior derecha de los recursos reservados. (Ver imagen 1.11)

Imagen 1.12: Politicas de Despensa

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Al dar clic en “Añadir” veremos una pantalla (Ver imagen 1.13) con los accesorios existentes en el recurso “Despensa”. Ingresamos el número de unidades requeridas y damos clic en el boton “Hecho”.

Imagen 1.13: Añadir accesorios

Paso 4:(Opcional) Podemos agregar un archivo a la reservación con un máximo de 2 MB (Ver imagen 1.14)

Imagen 1.14: Anexar archivo a la reservación

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Manual de usuario V-2.0 Paso 5: La reservación nos quedara de este modo para finalizar dar clic en el botón “Crear”. (Ver imagen 1.15)

Imagen 1.15: Reservación lista para crear

2.2.4 Reserva realizada y Estatus.

Creada la reserva podemos volver a acceder a ella dando clic en cualquier cuadro amarillo reservado para poder actualizarla, imprimir, cancelar, añadirlo a Outlook y también eliminarla antes de la fecha y hora de reservación. (Ver imagen 16) Ahora son varios recursos seleccionados ya que se eligieron distintos recursos desde “Sala Virtual”. (Ver imagen 1.17)

Imagen 1.16: Opciones de la reservación

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Imagen 1.17: Reservación de recursos

La reservación se ecuentra en estatus “Pendiente” (color amarillo), este color cambiara hasta que el responsable acepte la reservación. (Ver imagen 1.17)

2.3 Notas importantes:

• En caso de seleccionar primero los “Accesorios ” de despensa, es importante agregar el recurso “Despensa”, ya que solo de ese modo se le envía el correo al responsable de ese recurso, de no ser así solo se envía la notificación de reservación de “Sala Virtual” por ejemplo.

• No se pueden eliminar reservaciones de fechas anteriores, ya que el sistema va generando un historial.